Gestion des activités

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des activités sur la version 4 d'OpenFlyers.

Alertes

L'aéronef est déjà en l'air

Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge L'aéronef est déjà en l'air cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut annuler le vol ouvert.

La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)

Cette alerte est suivie du message :

Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la formule de calcul du temps d'activité définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :

• Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
• Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
• Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul.

Le pilote X est déjà en l'air

Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut annuler le vol ouvert.

Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus

Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

Vous êtes actuellement en l'air

Si en tentant de saisir un vol, l'alerte Vous êtes actuellement en l'air apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut annuler le vol ouvert.

Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée

Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ Etat du vol en "Retour de vol".

Annuler une activité validée

Contrairement à la suppression des activités non validées et du fait de l'inaltérabilité des données, il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après sa validation. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :

1. Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement
2. Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :

1. Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
2. Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).

Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

Attention : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :

• Gestion > Activités > Activités > Liste
• Dans la colonne Annuler une activité validée, cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
• Une page listant les activités validées apparait :
  • Dans la colonne Annuler, sélectionner l'activité à annuler
  • Cliquer sur le bouton Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)

Annuler un vol ouvert

• Aller sur le planning
• Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
• Cliquer sur le bouton Annuler le vol tout en bas du formulaire.

Consulter le suivi de formation

Pour pouvoir consulter le suivi de formation d'un tiers, il faut disposer du droit de voir les suivis de formations.

Un utilisateur peut tout le temps consulter les suivis de formations qui le concernent.

Item à effectuer : Les items dont le nombre de séances effectuées est inférieur au nombre de séances prévues pour ce programme de formation.

• Aller sur la page Planning > Activités > Formations.
• Si l'utilisateur dispose du droit voir les suivis de formations, une liste déroulante intitulée Elève permet de sélectionner un élève.
• Une liste déroulante intitulée Programmes permet de sélectionner un programme de formation.
• Un bloc indique le numéro, le nom et le pourcentage de progression de la phase dans laquelle se trouve actuellement l'élève pour la formation sélectionnée précédemment. La phase actuelle correspond à la phase du premier item à effectuer (voir définition ci-dessus) suivant l'ordre prescrit par le programme de formation.
• Un bloc pour visualiser les vols renseignés pour lesquels aucune progression n'a été renseignée apparaît. Il est possible de faire défiler les vols grâce aux flèches sur le côté. Il est possible de renseigner un vol en cliquant sur la date correspondante.
• Un tableau affiche l'historique des séances précédentes de l'élève pour la formation sélectionnée précédemment. On peut naviguer de séance en séance via les flèches les côtés. Les informations sur une ancienne séance sont :
  • La date à laquelle a eu lieu la séance.
  • Le nom de l'instructeur qui a encadré la séance.
  • Les items vus durant la séance.
  • Les commentaires associés aux items.
  • Le nombre de séances où l'item a été vu sur le nombre de séances prévues selon le programme de formation.
  • Le niveau atteint par items lors de cette séance. Le niveau est représenté par une couleur.
• Un tableau concernant les séances à venir. Les items à effectuer (voir définition ci-dessus) y sont répertoriés ainsi que le niveau de l'élève pour chacun de ces items. On peut sélectionner un item pour la prochaine séance en cochant la case qui lui est associée. Ce tableau est divisé en trois parties :
  • Items à voir à la prochaine séance sur demande de l'instructeur précédent : liste les items à voir à la prochaine séance selon la demande du précédent instructeur.
  • Items reportés plus tard sur demande des instructeurs précédents : liste les items à voir aux prochaines séances selon la demande des précédents instructeurs.
  • Items à voir selon la suite logique de la formation : liste tous les items dans la suite logique de la formation.

Note : Le logiciel garde en mémoire les filtres appliqués par chaque utilisateur. Ainsi, la fois suivante, le logiciel réapplique les filtres précédemment sélectionnés.

Lister les activités

La liste des activités est accessible depuis:

• Aller sur la page Gestion > Activités > Activités > Liste.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne Valider les activités sélectionnées.
• Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne Vérifier la succession des activités.
  • la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
  • Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
  • Cliquer sur le bouton Visualiser.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

• Pointer: contient les deux icônes tout cocher et tout décocher, aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible) vous pouvez valider l'activité.
• Date: date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des patrons de format de date, affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle.
• le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place 0 (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
• le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place 1 s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
• Activités : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
• Durée : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des patrons de format d'heure, en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
• Départ : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
• Arrivée: Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
• Att. : Nombre d'atterrissages.
• Ajouts réservoirs: Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
• les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
• Compteurs: affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
  • Départ : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si ( le compteur de départ de l'activité actuelle - le compteur d'arrivée de l'activité précédente - la tolérance ) > 1.
  • Arrivée : Le compteur d'arrivée.
  • Diff. : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si ( le compteur d'arrivée de l'activité actuelle - le compteur de départ de l'activité actuelle - la tolérance ) > 1.
• Actions: L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
  • Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
  • Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
  • Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si ( le compteur de départ de l'activité actuelle - le compteur d'arrivée de l'activité précédente - la tolérance ) > 1.
  • Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées

Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci. La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :

• Aller sur Gestion > Activités > Activités > Liste.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne Mettre à jour les entrées comptables des activités. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
• Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne Pointer.
• Cliquer sur le bouton Mettre à jour les activités sélectionnées

Modifier une activité

Une activité peut être saisie :

• Soit à l'état ouvert
• Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :

• Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
• Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :

• Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
• Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté

Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'annulation d'une activité validée puis saisir une nouvelle activité.

Saisir une activité

• Aller dans Planning > Activités > Saisir une activité, remplir le formulaire

Le formulaire de saisie d'activité inclut les mécanismes suivants :

• Effet de surbrillance jaune
• Effet de surbrillance rouge
• Champs avec des valeurs par défaut
• Des alertes bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

De plus, les mécanismes suivants sont en place :

• La valeur par défaut du champ terrain de départ correspond au terrain d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ terrain de départ se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
• Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de départ rafraîchi la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du vol précédent. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
• Suivant l'activité choisie et le paramétrage de la plateforme, le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
• La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur Confirmer la validation au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
• Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
• Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
• Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, une option apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

Après la saisie d'une activité, la page affichée par défaut est :

• Le planning lors d'une ouverture d'activité
• A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure
• Dans les autres cas, l'extrait de compte de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
• Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

Demander l'ajout d'un aérodrome

Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :

XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )

Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers. Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul

Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un temps d'activité incompatible avec la formule de calcul associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :

• Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
• Changer la valeur du compteur en cours de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

Saisir un suivi de formation

Cette action peut s'effectuer depuis une simple connexion utilisateur à condition que la personne dispose du droit de saisir une activité.

Le formulaire de suivi de formation s'affiche à la suite de la saisie d'une activité formation.

Le formulaire de suivi de formation n'est éditable que par les personnes ayant participé à l'activité à savoir l'élève et le formateur. L'objectif de permettre à l'élève de pouvoir éditer le suivi de formation est en fait de permettre au formateur de gagner du temps. Ainsi, il peut laisser l'élève se connecter à OpenFlyers pour saisir l'activité et ensuite il prend la main, toujours connecté avec l'identifiant de l'élève, pour saisir le suivi de formation. Il peut même déléguer à l'élève une pré-saisie de la formation en lui demandant de renseigner les thèmes abordés au cours de l'activité.

Le point clé réside dans le fait qu'une saisie de formation n'est réputée remplie par le formateur qu'une fois que ce dernier l'a signé. Seul le formateur ayant effectué la formation peut signer le suivi de formation concerné.

La première partie du formulaire récapitule l'activité effectuée avec les informations suivantes :

• Nom de la ressource
• Date de départ
• Durée de l'activité
• Nom de l'élève
• Nom de l'instructeur
• Types d'activités

La seconde partie du formulaire permet la saisie du suivi de la formation :

• Un champ avec auto-complétion permet de sélectionner un thème parmi tous les thèmes existant. Si l'utilisateur clique sur le champ en le laissant vide, alors toute la liste des thèmes apparait. Par contre, s'il écrit un mot, comme "panne", alors seuls les thèmes ayant ce mot dans leur intitulé apparaissent. Une fois sélectionné, cliquer sur le bouton Ajouter une ligne. Reproduire cette opération si plusieurs thèmes ont été travaillées lors du vol.
• Un formulaire avec la liste des thèmes. Pour chaque thème il faut saisir le niveau atteint par l'élève. Si le thème a déjà été vu par l'élève alors il est précisé le dernier niveau atteint par l'élève pour ce thème. Il est possible de saisir un commentaire. Lorsqu'un thème est ajouté, cela créer une nouvelle colonne contenant les information du thème. Lorsque l'utilisateur clique sur le bouton supprimer, la colonne est supprimée.
• À la suite du formulaire, il est possible de saisir un commentaire général. La modification du commentaire général n'est prise en compte que si au moins un thème est présent lors de l'enregistrement.

Cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer en base de données la saisie de la fiche.

Cette fiche reste modifiable en consultant le suivi de formation.

Elle doit être signée par le formateur ayant effectué l'activité de formation pour ne plus être modifiable.

Signer une activité formation

Cette action ne peut s'effectuer que depuis le compte de l'instructeur qui est en place droite sur l'activité.

Procédure pour signer une ou plusieurs activités formation :

• Aller sur la page Planning > Activités > Formations.
• Plusieurs filtres sont disponibles permettant d'afficher les activités formation en attente de rédaction, rédigées ou signées. Par défaut les activités formation en attente de rédaction et rédigées sont affichées.
• Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne Pointer.
• Cliquer sur le bouton Signer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)

Lorsque l'instructeur va confirmer l'action de signer, le logiciel va horodater la signature et enregistrer le nom de l'instructeur. Une fois signé, il sera noté dans la colonne Signature de l'activité le texte suivant : Signé par (nom de l'instructeur) le (date et heure).

Supprimer une activité

Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'annulation d'une activité validée.

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :

• Aller sur la page Gestion > Activités > Activités > Liste.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne Valider les activités sélectionnés. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
• Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités

Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :

• Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure Valider toutes les écritures.
• Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans Gestion > Activités > Liste et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
  • Aller dans Gestion > Ressources > Actives
  • Décocher Réservable et Saisie d'activité d'une ressource existante
  • Cocher Saisie d'activité pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
  • valider les activités en allant dans Gestion > Activités > Liste
  • Revenir sur Gestion > Ressources > Actives
  • Décocher Saisie d'activité pour cette ressource
  • Re-cocher Réservable et Saisie d'activité pour la ressource qui devait être temporairement décochée

Valider une activité

Option disponible pour la validation : Regrouper les activités en une facture lors de la validation

Procédure pour valider une ou plusieurs activités :

• Aller sur la page Gestion > Activités > Activités > Liste.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne Valider les activités sélectionnés. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
• Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne Pointer.
• Cliquer sur le bouton Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en annuler l'effet.

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via l'interfaçage avec Charterware ou l'interfaçage avec ClickAndTakeoff.