Gestion des produits et des ventes and Gestion de la comptabilité côté utilisateur: Difference between pages

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=Présentation=
=Présentation=
Cette page décrit la '''gestion des produits et des ventes'''.
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion de la comptabilité côté utilisateur''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].


Pour facturer des produits, il faut que [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|la gestion des comptes soit activée]].
=Alertes générées lors de [[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'écritures_comptables|saisie d'écritures comptables]]=


Les écritures comptables générées par le moteur de facturation dépendent de la [[Gestion-des-écritures-comptables#Fusion-des-écritures-comptables|fusion des écritures]].
==Les comptes n'ont pas la même comptabilité==


Pour accéder à la gestion des produits (menu '''Admin > Ventes > Produits > Produits'''), il faut de l'un des droits suivants : [[Gestion-des-profils#Gestion-globale-des-ventes|gestion globale des ventes]], [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].
Cette alerte apparait lors d'une [[Comptabilité#Comptabilités_multiples|comptabilité multiple]] : Le compte débité et le compte crédité doivent être issues de la même comptabilité.


==[[Facturation-des-clients#Fonctionnement-et-nommage-des-variables-associées-aux-formules-de-facturation|Fonctionnement et nommage des variables associées aux formules de facturation]]==
=Consulter son compte ou celui d'un tiers=
Pour consulter son propre compte :
*'''Planning > Comptes > Extrait de compte... > "le nom de son compte"''' ou depuis le raccourci présent en en-tête de chaque page (juste en dessous du menu).


=Configuration=
Pour consulter le compte d'un tiers, il faut disposer de [[Gestion des profils#Comptes|l'un de ces droits]] : [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|'''Gestion des comptes''']], [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes|'''Voir les comptes''']] ou [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes-utilisateurs|'''Voir les comptes utilisateurs''']].
* Les produits non stockés sans tarif ne sont disponibles à l'achat qu'avec le droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]].
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' et cliquer sur la loupe du compte que l'on souhaite consulter.
*Les produits en vente libre peuvent être achetés par les utilisateurs disposant du droit [[Gestion-des-profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] ou être vendus par les utilisateurs avec le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].
*Les produits qui ne sont pas en vente libre ne peuvent être vendues qu'avec le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].


Pour définir un produit comme étant en '''Vente libre''', il faut aller dans '''Admin > Ventes > Produits > Produits''' et cocher la marque correspondante dans la colonne '''Vente libre''' de la ligne du produit concerné.
=Consulter une [[Écritures comptables#Facture-client|facture client]] ou un reçu d'encaissement=


Voir les [[Formules de calcul#Tarification|formules de tarification]].
Pour consulter une facture client ou un reçu d'encaissement, il faut :
*Aller sur [[#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|le compte concerné]]
*Cibler l'écriture recherchée
*Colonne [[#Colonne-Numéro-de-pointage,-facture-ou-reçu|'''Numéro de pointage, facture ou reçu''']], cliquer sur l'icône correspondante de la facture ou du reçu


Les paragraphes ci-dessous présentes plusieurs exemples de configuration de produit.
=Créditer son compte utilisateur=
 
Un utilisateur, qui dispose du droit [[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], peut le créditer :
==Mettre en place une règle de facturation générale pour les produits==
*Soit par '''Planning > Comptes > Actions > Approvisionner'''
Nous recommandons fortement de mettre en place cette règle qui simplifie grandement par la suite l'ajout de nouveaux produits à vendre. Cette règle à vocation à s'appliquer tout le temps. Ensuite, on peut rajouter des [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|règles en cascade]] qui viendront modifier le comportement de cette première règle de tarification en modifiant par exemple le compte produit concerné.
*Soit par '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir''' s'il dispose de droits de gestion
 
*Soit en affichant un extrait de son compte utilisateur et cliquer sur le bouton '''Approvisionner''' situé en bas à droite de l'affichage de son compte à droite de la ligne du solde de compte.
*'''Admin > Ventes > Facturation > Produits'''
Si l'utilisateur arrive sur le formulaire de saisie d'encaissement depuis un extrait de compte utilisateur, alors le compte à créditer par défaut porte le nom de l'utilisateur du compte depuis où la personne a cliqué.
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE FACTURATION'''
*Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], choisir dans le champ '''Encaissement de l'utilisateur''' le nom de l'utilisateur concerné
*Dans le champ '''Nom''', insérer ''Facturation générale des produits''
*Si l'utilisateur dispose de plusieurs comptes sur lesquels il peut effectuer son encaissement (défini par le droit [[Gestion-des-profils#Compte-sur-lequel-un-utilisateur-peut-agir|Compte sur lequel un utilisateur peut agir]]), choisir dans le champ '''Compte à créditer''' le nom du compte concerné
*Dans le champ '''Formule''', insérer ''%UNIT_PRICE_VALUE * %PRODUCT_QUANTITY''. Cette formule multiplie le tarif unitaire du produit défini dans '''Admin > Ventes > Produits > Produits''' avec la quantité commandée.
*Dans le champ '''Type de règlement''', sélectionner le type de règlement
*Dans le champ '''Nom de variable associé à la formule''', insérer ''tarifGeneral''.
*Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ '''Personne qui reçoit'''
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte Produit''.
Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "[[Wikipedia-fr:3-D_Secure|3-D Secure]]" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.
*Dans le champ '''Compte Produit à créditer''', sélectionner ''Boutique''.
*Dans les champs '''produits internes''' et '''produits externes''', sélectionner '''tous'''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
 
==Rediriger vers un autre compte produit le produit d'une vente==
Avec la [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|règle de facturation générale]] déjà en place, le produit de toute vente va dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut rediriger le produit de la vente ainsi :
 
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Produits'''.
* Cliquer sur '''AJOUTER UNE LIGNE DE FACTURATION'''
* Remplir le formulaire :
** '''Nom''' : ''produit X''
** '''Formule''' : ''@tarifGeneral''
** '''Produits internes/Produits externes''' : Cocher le ou les noms du ou des produits concernés par cette redirection.
** '''Type de compte à créditer''' : Au choix. Normalement cela doit être un compte produit.
** '''Type de compte à débiter''' : ''Compte produit''
** '''Compte à produit à débiter''' : ''Boutique''
** Valider le formulaire
Ainsi la 1ère règle générale créditera le compte produit "Boutique" et la règle ci-dessus débitera du même montant ce compte produit "Boutique" pour créditer à la place un autre compte produit au choix.
 
==Configuration d'un produit non-stocké avec tarif==
*Aller sur '''Admin > Ventes > Produits > Produits'''
Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne vide, créer un produit :
*'''Nom''' : Carte
*'''Unité''' : ''Sans unité''
*Cocher '''Vente libre''' si vous souhaitez que les utilisateurs ayant le droit '''[[Gestion-des-profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]]''' puissent acheter ce produit là.
*'''Type de vente''' : ''Produit non stocké''
*'''Tarif associé''' : ''Nouveau tarif...''
*'''Historique des montants''' : laisser ''Nouveau couple...''
*'''Date d'entrée en vigueur du tarif''' : laisser la date proposée par défaut qui correspond à la date du début d'exercice comptable. En effet, chaque nouveau tarif doit avoir un prix qui couvre depuis le début de l'exercice en cours afin de ne pas avoir d'absence de tarif applicable.
*'''Montant du tarif''' : renseigner le montant applicable
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
 
Avec la [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|règle de facturation générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger-vers-un-autre-compte-produit-le-produit-d'une-vente|rediriger le produit de la vente]].
 
==Configuration d'un produit non-stocké sans tarif défini==
Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne vide, créer un produit :
*'''Nom''' : Carte
*'''Unité''' : ''Sans unité''
*Cocher '''Vente libre''' si vous souhaitez que les utilisateurs ayant le droit '''[[Gestion-des-profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]]''' puissent acheter ce produit là.
*'''Type de vente''' : ''Produit non stocké''
*'''Tarif associé''' : ''Aucun''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
 
Avec la [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|règle de facturation générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger-vers-un-autre-compte-produit-le-produit-d'une-vente|rediriger le produit de la vente]].
 
==[[Validités#Débrayer-la-vente-d'une-validité|Mettre à jour la date d'échéance d'une validité à vendre]]==
 
==Mise en place de la TVA dans la facturation des produits==
Si vous gérez la TVA, alors il faut rajouter une ligne pour créer les mouvements liés à la TVA. On suppose qu'il existe déjà une [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|ligne de facturation générale]].
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Produits'''.
*Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE FACTURATION'''
*Dans le champ '''Nom''', renseigner ''Taux TVA standard''
*Dans le champ formule, renseigner ''@standardPrice * $tvaFranceNormale / 100'' en supposant que la variable associée à la TVA se nomme ''$tvaFranceNormale''.
*Laisser le champ '''Produit''' sélectionné pour '''Tous'''.
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''', sélectionner ''Compte utilisateur''.
*Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''.
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte TVA''.
*Dans le champ '''Compte TVA à créditer''', sélectionner ''TVA collectée''.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Remarque : dans le cas où l'on part d'un prix TTC, alors pour retrouver la TVA il faut appliquer la formule suivante :
''@standardPriceTTC * $tvaFranceNormale / (100 + $tvaFranceNormale)''
 
=[[Utilisation-de-la-comptabilité#Mettre-à-jour-les-tarifs|Gestion des tarifs]]=
 
=Utilisation=
 
==Achat de produit non stocké==
Depuis la page du planning, se rendre sur la page '''Planning > Comptes > Actions > Acheter'''. Pour avoir une vue des produits sans tarif, s'assurer de posséder le droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]].
 
Pour l'achat d'un seul produit, se placer la ligne de celui-ci :
* '''Compte utilisateur''' : Champ vide par défaut et affiché si l'utilisateur à le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]. Entrer le début du nom, prénom ou identifiant d'un utilisateur pour voir apparaitre une liste proposant les choix possibles correspondants.
* '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
* '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur l'icône qui représente un caddy avec un plus intitulée '''Ajouter au panier'''


Pour l'achat de plusieurs produits :
Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email vous sera automatiquement envoyé par OpenFlyers avec en pièce-jointe votre reçu au format PDF]].
* '''Compte utilisateur''' : Champ vide par défaut et affiché si l'utilisateur à le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]. Entrer le début du nom, prénom ou identifiant d'un utilisateur pour voir apparaitre une liste proposant les choix possibles correspondants.
* Pour chacun des produits :
** '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée
** '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée
* Cliquer sur le bouton '''Tout ajouter au panier'''


Après un achat, on est redirigé vers le panier. On peut retirer des produits du panier. On peut également en rajouter d'autres en cliquant sur le bouton '''Voir les produits en vente'''.
=Extrait de compte=
'''OpenFlyers''' offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.


Avec un utilisateur gestionnaire possédant le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]] il est possible de vendre des produits depuis la page '''Gestion > Ventes > Vendre'''.
L'extrait de compte est accessible :
*Depuis l'interface légère :
**Le bandeau des soldes de chaque compte sous le menu
** '''Planning > Comptes > Extrait de compte...''' puis sélectionner un compte
** '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' puis cliquer sur l'icône '''Extrait de compte''' du compte
** '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' puis cliquer sur l'icône '''Extrait de compte''' du compte
** '''Gestion > Comptes > Comptes > ... ''', sélectionner une catégorie de compte puis cliquer sur l'icône '''Extrait de compte''' du compte
** '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements''', pour visualiser cette page il faut posséder le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]], [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes|Voir les comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]]
* Depuis la nouvelle interface :
** Le bandeau des soldes de chaque compte sous la barre supérieure


Le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]] n'inclut pas le droit de vendre des produits sans tarif, le droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]] doit être activé activé, l'inverse est aussi vrai.
Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.


==Achat de validité==
Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.
Les utilisateurs auront le droit d'"Acheter" leur cotisation si leur profil a le droit de '''Mises à jour des dates de péremption de ses validités'''. Sinon seul les profils avec '''Mise à jour de ses validités''' pourront le faire.


[[File:Users_Profil_fr.jpg]]
Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en vert gras. En fonction du [[Gestion des profils|profil et de ses droits]], dans la colonne '''Actions''', des icônes peuvent apparaitre pour modifier ou supprimer une écriture non validée selon [[Gestion des écritures comptables#Types_d'écritures_comptable_générées_par_OpenFlyers|le type d'écriture comptable qui est générée]].


Dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités''', au premier accès, il faut acheter la validité "Cotisation" :
En bas du tableau, en fonction du [[Gestion des profils|profil et des droits]] de l'utilisateur, les boutons suivants peuvent être présents :
* En bas du tableau, sélectionner dans la liste déroulante "Cotisation". le bouton sur la gauche doit indiquer '''Acheter'''. Si le bouton est désactivé (grisé), c'est que le produit lié à la validité n'a pas l'option '''Ventes libre''' de coché.
*'''Saisir un encaissement''' : accès au formulaire de [[#Créditer-son-compte-utilisateur|saisie d'encaissement]]. Ce lien apparaît uniquement dans les extraits de comptes-utilisateurs.
* Cliquer sur '''Acheter'''. La validité doit apparaitre dans le tableau et la date limite de validité doit être au 31/12/2012
*'''Saisir un flux''' : accès au formulaire de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisie d'un flux]].


[[File:Donnés_validité_fr.jpg]]
En haut du tableau, plusieurs filtres et options sont disponibles :
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables selon la période choisie.
*Interrupteur '''UTC''' : permet d'afficher les horodatages en UTC.
*Interrupteur '''Afficher les entrées lettrées''' : permet d'afficher également les écritures déjà lettrées.
*Bouton '''Lettrer automatiquement les écritures du compte pour la période sélectionnée''' : permet de lettrer toutes les écritures de la période en un seul clic.


Si la validité "Cotisation" existe déjà dans le tableau, il faut la renouveler (par exemple, la date actuelle est le 31/12/2011). Dans ce cas, dans la colonne Limite de validité, cliquer sur l'icône "Flèche circulaire" et la date de la validité doit passer au 31/12/2012


==Colonne Numéro de pointage, facture ou reçu==
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Écritures comptables#Facture-fournisseur|facture fournisseur]], la colonne affiche le numéro de pointage.
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Écritures comptables#Facture-client|facture client]] :
**Si l'utilisateur dispose de [[Gestion des profils#Comptes|l'un de ces droits]] : [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|'''Gestion des comptes''']], [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes|'''Voir les comptes''']] ou [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes-utilisateurs|'''Voir les comptes utilisateurs''']] ou que la facture à afficher '''lui est destinée''' :
***Pour une écriture non-validée, la colonne affiche les icônes [[File:IconHTML.png]] qui amènent aux factures pro-format associées.
***Pour une écriture validée, la colonne affiche les icônes [[File:IconPDF.png]] qui amène aux factures PDF associées.
**Dans le cas contraire, ce sont les numéros des factures qui sont affichés à la place des icônes.


L'action de renouvellement/achat de validité est irréversible. Par contre, on peut [[#Annuler_l'achat_d'une_validité|annuler comptablement l'achat d'une validité et modifier la validité pour l'utilisateur concerné]].
La colonne affiche "--" lorsqu'il s'agit d'une écriture :
* D'[[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|encaissement client]].
* De [[Écritures comptables#Les-4-grands-types-d'écritures|flux]].
* De [[Écritures comptables#Facture-client|facture client]] n'ayant pas de facture associée.


==Annuler l'achat d'une validité==
=Imprimer un extrait de compte=
L'achat d'une validité est irréversible pour un utilisateur : dès qu'il a choisi d'acheter une validité, cette opération est comptablement validée et l'utilisateur n'a pas la possibiltié de revenir en arrière. Cela permet de garantir que l'utilisateur ne va pas s'attribuer des privilèges liés à son achat de validité, effectuer ce qu'il souhaite et ensuite annuler cet achat.
*Afficher l'extrait de compte souhaité
*[[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|Imprimer avec la commande du navigateur]]


Si un gestionnaire souhaite annuler un tel achat, il faut alors effectuer 2 opérations :
=Transférer de l'argent=
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Annuler-l'effet-d'une-écriture-comptable|Annuler l'effet comptable]] de la vente de la validité en saisissant un flux opposé.
Selon les droits accordés aux utilisateurs par la structure, il peut être possible d'effectuer un transfert d'argent depuis son compte vers le compte d'un autre utilisateur en suivant la procédure suivante :
*[[Validités#Débrayer-la-vente-d'une-validité|Débrayer la vente de la validité]] afin de modifier la date d'échéance pour l'utilisateur concerné.
*'''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''
 
*Dans le champ '''Compte à créditer''' choisir le nom de la personne concernée
==Annuler la vente d'un produit==
*Dans le champ '''Montant''', saisir le montant que l'on souhaite transférer
Si la vente du produit n'a pas été validée, alors il faut cliquer sur l'icône crayon correspondant à une ligne comptable de la vente du produit pour se retrouver dans le panier correspondant à cette vente. Ensuite, il faut éditer le panier soit en supprimant la ligne correspondant au produit soit vider complètement le panier.
*Remplir éventuellement le champ '''Commentaires'''
 
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' : '''Attention''' cette opération est irrévocable et une fois que vous aurez validé, il ne sera pas possible de supprimer le virement. Si vous souhaitez faire annuler l'opération il faudra contacter la personne recevant l'argent pour qu'elle fasse à son tour un transfert sur votre compte.
Si la vente du produit a été validée, alors il n'est plus possible de supprimer les écritures comptables correspondantes et il faut [[#Annuler-l'effet-d'une-écriture-comptable|annuler l'effet comptable]].
 
==Validation d'un panier par un utilisateur==
*Pour finaliser les achats et les valider, cliquer sur le bouton '''Valider tous les achats'''.
Lors de la validation de plusieurs produits, ceux-ci sont [[Facturation-des-clients#Regrouper-les-ventes-par-client|regroupés en une seule facture]].
 
Cette opération peut être effectuée plus tard en modifiant une entrée comptable générée par la vente du produit concerné. Dans ce cas, les produits restent dans le panier. On doit considérer qu'ils ne sont pas réellement vendus tant qu'ils ne sont pas validés.
 
Cependant un gestionnaire a la possibilité de [[#Validation_des_produits_en_attente_dans_les_paniers_par_un_gestionnaire|valider massivement les produits présents dans les paniers]] et ainsi de valider à posteriori les achats. Ce mode de fonctionnement peut être utile dans un [[Bien débuter avec OpenFlyers#Workflow|workflow]] où seul un gestionnaire/responsable dispose du droit d'effectuer les achats et ne souhaitent pas valider à chaque achat pour ne pas perdre de temps mais reporter cette opération en fin de journée ou en fin de semaine par exemple.
 
==Validation des produits en attente dans les paniers par un gestionnaire==
*Un gestionnaire peut valider tout ou partie des produits mis dans les paniers de chaque utilisateur :
*'''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''
*Choisir la période de ventes souhaitée dans les champs '''A partir du''' et '''Jusqu'au'''
*Choisir l'utilisateur concerné dans le champ '''Compte utilisateur''' ou laisser ''Tous'' pour faire apparaitre les ventes de tous les utilisateurs
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un tableau liste les produits mis dans des paniers et en attente de validation
*Pointer les produits à valider
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les entrées sélectionnées (cette action est irréversible)'''


Lors de la validation, les ventes sont [[Facturation-des-clients#Regrouper-les-ventes-par-client|regroupées en une seule facture par client]].
Si le message d'alerte '''Le solde du compte après opération serait inférieur au minimum autorisé (X) pour un transfert''' apparait alors cela signifie qu'une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et que vous ne disposez pas d'un solde suffisant.

Revision as of 14:00, 12 September 2025

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion de la comptabilité côté utilisateur dans la version 4 d'OpenFlyers.

Alertes générées lors de saisie d'écritures comptables

Les comptes n'ont pas la même comptabilité

Cette alerte apparait lors d'une comptabilité multiple : Le compte débité et le compte crédité doivent être issues de la même comptabilité.

Consulter son compte ou celui d'un tiers

Pour consulter son propre compte :

  • Planning > Comptes > Extrait de compte... > "le nom de son compte" ou depuis le raccourci présent en en-tête de chaque page (juste en dessous du menu).

Pour consulter le compte d'un tiers, il faut disposer de l'un de ces droits : Gestion des comptes, Voir les comptes ou Voir les comptes utilisateurs.

  • Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs et cliquer sur la loupe du compte que l'on souhaite consulter.

Consulter une facture client ou un reçu d'encaissement

Pour consulter une facture client ou un reçu d'encaissement, il faut :

Créditer son compte utilisateur

Un utilisateur, qui dispose du droit Encaisser ses paiements ou du droit Saisir les encaissements pour les tiers, peut le créditer :

  • Soit par Planning > Comptes > Actions > Approvisionner
  • Soit par Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir s'il dispose de droits de gestion
  • Soit en affichant un extrait de son compte utilisateur et cliquer sur le bouton Approvisionner situé en bas à droite de l'affichage de son compte à droite de la ligne du solde de compte.

Si l'utilisateur arrive sur le formulaire de saisie d'encaissement depuis un extrait de compte utilisateur, alors le compte à créditer par défaut porte le nom de l'utilisateur du compte depuis où la personne a cliqué.

  • Si l'utilisateur dispose du droit Saisir les encaissements pour les tiers, choisir dans le champ Encaissement de l'utilisateur le nom de l'utilisateur concerné
  • Si l'utilisateur dispose de plusieurs comptes sur lesquels il peut effectuer son encaissement (défini par le droit Compte sur lequel un utilisateur peut agir), choisir dans le champ Compte à créditer le nom du compte concerné
  • Dans le champ Type de règlement, sélectionner le type de règlement
  • Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ Personne qui reçoit
  • Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
  • Cliquer sur le bouton Valider

Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "3-D Secure" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.

Une fois le paiement validé, un email vous sera automatiquement envoyé par OpenFlyers avec en pièce-jointe votre reçu au format PDF.

Extrait de compte

OpenFlyers offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.

L'extrait de compte est accessible :

  • Depuis l'interface légère :
    • Le bandeau des soldes de chaque compte sous le menu
    • Planning > Comptes > Extrait de compte... puis sélectionner un compte
    • Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs puis cliquer sur l'icône Extrait de compte du compte
    • Gestion > Comptes > Comptes > Ressources puis cliquer sur l'icône Extrait de compte du compte
    • Gestion > Comptes > Comptes > ... , sélectionner une catégorie de compte puis cliquer sur l'icône Extrait de compte du compte
    • Gestion > Comptes > Flux > Mouvements, pour visualiser cette page il faut posséder le droit Gestion des comptes, Voir les comptes ou Saisir tout flux
  • Depuis la nouvelle interface :
    • Le bandeau des soldes de chaque compte sous la barre supérieure

Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.

Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.

Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en vert gras. En fonction du profil et de ses droits, dans la colonne Actions, des icônes peuvent apparaitre pour modifier ou supprimer une écriture non validée selon le type d'écriture comptable qui est générée.

En bas du tableau, en fonction du profil et des droits de l'utilisateur, les boutons suivants peuvent être présents :

  • Saisir un encaissement : accès au formulaire de saisie d'encaissement. Ce lien apparaît uniquement dans les extraits de comptes-utilisateurs.
  • Saisir un flux : accès au formulaire de saisie d'un flux.

En haut du tableau, plusieurs filtres et options sont disponibles :

  • Champs de sélection Mois et Année : permettent de filtrer les écritures comptables selon la période choisie.
  • Interrupteur UTC : permet d'afficher les horodatages en UTC.
  • Interrupteur Afficher les entrées lettrées : permet d'afficher également les écritures déjà lettrées.
  • Bouton Lettrer automatiquement les écritures du compte pour la période sélectionnée : permet de lettrer toutes les écritures de la période en un seul clic.


Colonne Numéro de pointage, facture ou reçu

  • Lorsque l'écriture est liée à une facture fournisseur, la colonne affiche le numéro de pointage.
  • Lorsque l'écriture est liée à une facture client :
    • Si l'utilisateur dispose de l'un de ces droits : Gestion des comptes, Voir les comptes ou Voir les comptes utilisateurs ou que la facture à afficher lui est destinée :
      • Pour une écriture non-validée, la colonne affiche les icônes IconHTML.png qui amènent aux factures pro-format associées.
      • Pour une écriture validée, la colonne affiche les icônes IconPDF.png qui amène aux factures PDF associées.
    • Dans le cas contraire, ce sont les numéros des factures qui sont affichés à la place des icônes.

La colonne affiche "--" lorsqu'il s'agit d'une écriture :

Imprimer un extrait de compte

Transférer de l'argent

Selon les droits accordés aux utilisateurs par la structure, il peut être possible d'effectuer un transfert d'argent depuis son compte vers le compte d'un autre utilisateur en suivant la procédure suivante :

  • Planning > Comptes > Actions > Transférer
  • Dans le champ Compte à créditer choisir le nom de la personne concernée
  • Dans le champ Montant, saisir le montant que l'on souhaite transférer
  • Remplir éventuellement le champ Commentaires
  • Cliquer sur le bouton Valider : Attention cette opération est irrévocable et une fois que vous aurez validé, il ne sera pas possible de supprimer le virement. Si vous souhaitez faire annuler l'opération il faudra contacter la personne recevant l'argent pour qu'elle fasse à son tour un transfert sur votre compte.

Si le message d'alerte Le solde du compte après opération serait inférieur au minimum autorisé (X) pour un transfert apparait alors cela signifie qu'une restriction sur les soldes est en place et que vous ne disposez pas d'un solde suffisant.

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