Gestion des écritures comptables

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Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des écritures comptables dans la version 4 d'OpenFlyers.

Types de flux générés par OpenFlyers

Sur OpenFlyers, il existe plusieurs types de flux pouvant être générés et nécessitant un ensemble de droits afin de pouvoir les créer, modifier et/ou supprimer.

De plus, selon le type de flux, certains sont validés automatiquement dès leur enregistrement et d'autres peuvent être modifiés/supprimés à posteriori. Les flux modifiables à posteriori sont indiqués dans la colonne "Modifiable" du tableau ci-dessous. Ils doivent être validés manuellement.

Nom Flux comptable Génération Modifiable Droits requis
Achat de produit facture client Saisie d'achat de produit Oui Gestion globale des ventes, Achat ventes libres ou Acheter pour les tiers
Activité facture client Saisie d'activité Oui Saisie d'activité pour soi-même, Saisie d'activité pour un tiers ou Vérifier la saisie des activités et les modifier
Encaissement encaissement client Saisie d'encaissement Oui sauf TPE Virtuel Encaisser ses paiements ou Saisir les encaissements pour les tiers
Facture fournisseur facture fournisseur Saisie de facture fournisseur Oui Gestion des achats
Flux (terme générique) tout type Saisie de flux Oui Saisir tout flux
Réservation facture client Facturation périodique de saisie de réservation Non
Validité facture client Achat ou renouvellement de validité Non

Vérifications et opérations effectuées lors de la génération d'un flux

OpenFlyers effectue un certain nombre de vérifications et d'actions avant tout enregistrement de flux en base de données.

Vérifications préalables

Lors de la génération d'un flux, OpenFlyers s'assure que les comptes impactés ne sont pas désactivés et qu'ils sont issues de la même comptabilité.

Écriture négative

Pour respecter l'impossibilité d'avoir une écriture négative en comptabilité, les écritures générées sont automatiquement corrigées de telle sorte que :

  • Si l'écriture a un débit négatif alors ce débit est porté au positif dans le crédit puis le débit est mis à 0.
  • Si l'écriture a un crédit négatif alors ce crédit est porté au positif dans le débit puis le crédit est mis à 0.

Fusion des écritures comptables

La fusion des écritures comptables consiste à regrouper deux écritures ou plus en une seule.

Exemple :

Lignes d'écritures avant fusion :

Débit Crédit
100 0
50 0
20 0

Lignes d'écritures après fusion :

Débit Crédit
170 0

Lorsqu'une règle de facturation est applicable, celle-ci génère deux écritures comptables : une de débit et une de crédit. Une fois que toutes les écritures sont générées, celles-ci sont fusionnées lorsque le compte impacté, la date de l'écriture et le groupe de facturation sont identiques. Même si les écritures sont liées à des produits différents, la fusion sera réalisée.

Sauf cas vraiment exceptionnel, toutes les écritures générées ont la même date.

Sur un même compte impacté, il peut y avoir une ou plusieurs écritures de débit et de crédit. Ces débits et crédits sont arrondis à plusieurs chiffres après la virgule, ce chiffre étant déterminé par la comptabilité du compte impacté. Lors de la fusion, tous les débits sont additionnés et il en va de même pour les crédits. Ensuite un calcul de différence entre le total des débits et le total des crédits est effectué. La valeur absolue de cette différence est portée au crédit si la différence était négative sinon au débit de l'écriture fusionnée.

Si sur un même compte impacté, le débit est identique au crédit et provoque ainsi un solde de zéro alors l'écriture sera supprimée.

Une fois la fusion des écritures terminée, celles-ci sont ensuite enregistrées en base de données.

Exemple de facturation pour un vol :

La facturation génère initialement les écritures comptables :

Compte Débit Crédit Produit Groupe de facturation
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol 1
Compte ressource F-GAXN 0 100 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 10 0 Heures de vol Aucun
Compte TVA 10% 0 10 Heures de vol Aucun
Compte instruction DUPONT 20 0 Instruction Aucun
Compte produit Heures de vol 0 20 Instruction Aucun
Compte instruction DUPONT 0 5 Instruction Aucun
Compte divers Remboursement 5 0 Instruction Aucun
Compte TVA 5% 5 Heures de vol Aucun
Compte TVA 5% 5 Heures de vol Aucun

Ensuite, la fusion des écritures réduit la liste des écritures ainsi :

Compte Débit Crédit Produit Groupe de facturation Remarque
Compte utilisateur DUPONT 110 0 Heures de vol Aucun
Compte utilisateur DUPONT 100 0 Heures de vol 1
Compte ressource F-GAXN 0 100 Heures de vol Aucun
Compte TVA 10% 0 10 Heures de vol Aucun
Compte instruction DUPONT 15 Instruction Aucun Le montant "15" provient du calcul de la soustraction du "5" de crédit au "20" de débit
Compte produit Heures de vol 0 20 Instruction Aucun
Compte divers Remboursement 5 0 Instruction Aucun

A noter que l'écriture concernant le "Compte TVA 5%" ne figure plus dans la liste regroupée car la différence entre le débit et de crédit est de zéro.