Gestion-des-activités

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des activités sur la version 4 d'OpenFlyers.

Paramétrage des vols solos supervisés

La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques AERAL nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ Place droite ou Instructeur afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

Créer un type d'activité Solo supervisé

• Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs

En bas du tableau Liste des types d'activités, sur la dernière ligne qui doit être vide :

• Champ Nom, indiquer Solo supervisé
• Champ Couleur, sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
• Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
• Aller à nouveau dans Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs pour mettre à jour les autres tableaux

Dans le tableau Types d'activités incompatibles, rendre incompatible le type d'activité Solo supervisé avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment Instruction, Baptême, Maintenance, Vol découverte, etc.

Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves

• Admin > Structure > Variables > Champs métiers

Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :

• Champ Nom de variable, indiquer supervisor
• Champ Intitulé, indiquer Instructeur superviseur
• Champ Catégorie, indiquer Activité
• Champ Type de valeur, indiquer dbObject::Person(Instructeur)
• Cliquer sur le bouton Ajouter
• Mettre à jour le paramétrage Activité correspondant à Solo supervisé pour AERAL :
• Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral

Formulaire Activité correspondant à Solo supervisé :

• Champ Solo supervisé, indiquer Solo supervisé
• Désactiver l'interrupteur instructeur en place droite
• Champ Champ métier correspondant au superviseur, indiquer Instructeur superviseur
• Cliquer sur le bouton Enregistrer en haut ou en bas à droite de la page

Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité

• Cocher le type d'activité Solo supervisé
• Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ Instructeur superviseur

Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"

Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.

• Admin > Utilisateurs > Types de validités
• Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validités
• Champ Nom, indiquer Élève autorisé solo
• Cliquer sur la case à cocher Soumise à échéance
• Champs Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes et Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres, cocher les profils admin, gestionnaire (ou équivalents) et instructeur
• Cliquer sur le bouton Enregistrer"
• Admin > Types de ressource

Pour chaque type de ressource :

• Cliquer sur le bouton Validité
• Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité Élève autorisé solo

Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources

• Naviguer vers la section Gestion > Activités > Activités > Liste.

Une synthèse sous forme de tableau des activités actives' et physiques, triées par ressource, sera visible.

• Cocher la case Afficher les ressources désactivées pour inclurer les resources désactivés et physiques dans cette vue.

Alertes

L'aéronef est déjà en l'air

Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge L'aéronef est déjà en l'air cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut annuler le vol ouvert.

La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)

Cette alerte est suivie du message :

Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la formule de calcul du temps d'activité définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :

• Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
• Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
• Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul.

Le pilote X est déjà en l'air

Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut annuler le vol ouvert.

Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus

Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

Vous êtes actuellement en l'air

Si en tentant de saisir un vol, l'alerte Vous êtes actuellement en l'air apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut annuler le vol ouvert.

Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée

Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ Etat du vol en "Retour de vol".

Annuler une activité validée

Contrairement à la suppression des activités non validées et du fait de l'inaltérabilité des données, il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après sa validation. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :

1. Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement
2. Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :

1. Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
2. Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).

Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

Attention : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :

• Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources.
• Dans la colonne Annuler une activité validée, cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
• Une page listant les activités validées apparait :
  • Dans la colonne Annuler, sélectionner l'activité à annuler
  • Cliquer sur le bouton Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)

Annuler un vol ouvert

• Aller sur le planning
• Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
• Cliquer sur le bouton Annuler le vol tout en bas du formulaire.

Lister les activités

La liste des activités est accessible depuis:

• Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne Valider les activités sélectionnées.
• Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne Vérifier la succession des activités.
  • la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
  • Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
  • Cliquer sur le bouton Visualiser.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

• Pointer: contient les deux icônes tout cocher et tout décocher, aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible) vous pouvez valider l'activité.
• Date: date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des patrons de format de date, affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle.
• le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place 0 (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
• le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place 1 s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
• Activités : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
• Durée : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des patrons de format d'heure, en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
• Départ : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
• Arrivée: Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
• Att. : Nombre d'atterrissages.
• Ajouts réservoirs: Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
• les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
• Compteurs: affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
  • Départ : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si ( le compteur de départ de l'activité actuelle - le compteur d'arrivée de l'activité précédente - la tolérance ) > 1.
  • Arrivée : Le compteur d'arrivée.
  • Diff. : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si ( le compteur d'arrivée de l'activité actuelle - le compteur de départ de l'activité actuelle - la tolérance ) > 1.
• Actions: L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
  • Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
  • Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
  • Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si ( le compteur de départ de l'activité actuelle - le compteur d'arrivée de l'activité précédente - la tolérance ) > 1.
  • Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées

Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci. La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :

• Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne Mettre à jour les entrées comptables des activités. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
• Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne Pointer.
• Cliquer sur le bouton Mettre à jour les activités sélectionnées

Modifier une activité

Une activité peut être saisie :

• Soit à l'état ouvert
• Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :

• Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
• Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :

• Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
• Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté

Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'annulation d'une activité validée puis saisir une nouvelle activité.

Saisir une activité

• Aller dans Planning > Activités > ACTIVITÉS > Saisir, remplir le formulaire

Le formulaire de saisie d'activité inclut les mécanismes suivants :

• Effet de surbrillance jaune
• Effet de surbrillance rouge
• Champs avec des valeurs par défaut
• Des alertes bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

De plus, les mécanismes suivants sont en place :

• La valeur par défaut du champ terrain de départ correspond au terrain d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ terrain de départ se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
• Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de départ rafraîchi la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du vol précédent. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
• Suivant l'activité choisie et le paramétrage de la plateforme, le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
• La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur Confirmer la validation au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
• Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
• Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
• Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, une option apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec Gesasso, le bouton de validation a deux affichages possibles :

• Enregistrer : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso est ignorée dans ce cas.

• Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

Après la saisie d'une activité, la page affichée par défaut est :

• Le planning lors d'une ouverture d'activité.
• La page du saisie de progression lors d'une fermeture d'activité.
• A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
• Dans les autres cas, l'extrait de compte de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
• Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

Demander l'ajout d'un aérodrome

Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :

XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )

Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers. Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul

Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un temps d'activité incompatible avec la formule de calcul associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :

• Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
• Changer la valeur du compteur en cours de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

Supprimer une activité

Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'annulation d'une activité validée.

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :

• Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne Valider les activités sélectionnés. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
• Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités

Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :

• Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure Valider toutes les écritures.
• Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans Gestion > Activités > Liste et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
  • Aller dans Gestion > Ressources > Actives
  • Décocher Réservable et Saisie d'activité d'une ressource existante
  • Cocher Saisie d'activité pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
  • valider les activités en allant dans Gestion > Activités > Liste
  • Revenir sur Gestion > Ressources > Actives
  • Décocher Saisie d'activité pour cette ressource
  • Re-cocher Réservable et Saisie d'activité pour la ressource qui devait être temporairement décochée

Valider une activité

Introduction

La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le workflow de validation des activités.

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours.

Option disponible pour la validation : Regrouper les activités en une facture lors de la validation

Procédure pour valider une ou plusieurs activités

• Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources.
• Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne Valider les activités sélectionnés. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
• Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne Pointer.
• Cliquer sur le bouton Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en annuler l'effet.

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via l'interfaçage avec Charterware ou l'interfaçage avec ClickAndTakeoff.