Gestion de la comptabilité côté utilisateur

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Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion de la comptabilité côté utilisateur dans la version 4 d'OpenFlyers.

Alertes générées lors de saisie d'écritures comptables

Les comptes n'ont pas la même comptabilité

Cette alerte apparait lors d'une comptabilité multiple : Le compte débité et le compte crédité doivent être issues de la même comptabilité.

Consulter son compte ou celui d'un tiers

Pour consulter son propre compte :

  • Planning > Comptes > Extrait de compte... > "le nom de son compte" ou depuis le raccourci présent en en-tête de chaque page (juste en dessous du menu).

Pour consulter le compte d'un tiers, il faut disposer de l'un de ces droits : Gestion des comptes, Voir les comptes ou Voir les comptes utilisateurs.

  • Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs et cliquer sur la loupe du compte que l'on souhaite consulter.

Consulter une facture client ou un reçu d'encaissement

Pour consulter une facture client ou un reçu d'encaissement, il faut :

Créditer son compte utilisateur

Un utilisateur, qui dispose du droit Encaisser ses paiements ou du droit Saisir les encaissements pour les tiers, peut le créditer :

  • Soit par Planning > Comptes > Actions > Approvisionner
  • Soit par Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir s'il dispose de droits de gestion
  • Soit en affichant un extrait de son compte utilisateur et cliquer sur le bouton Approvisionner situé en bas à droite de l'affichage de son compte à droite de la ligne du solde de compte.

Si l'utilisateur arrive sur le formulaire de saisie d'encaissement depuis un extrait de compte utilisateur, alors le compte à créditer par défaut porte le nom de l'utilisateur du compte depuis où la personne a cliqué.

  • Si l'utilisateur dispose du droit Saisir les encaissements pour les tiers, choisir dans le champ Encaissement de l'utilisateur le nom de l'utilisateur concerné
  • Si l'utilisateur dispose de plusieurs comptes sur lesquels il peut effectuer son encaissement (défini par le droit Compte sur lequel un utilisateur peut agir), choisir dans le champ Compte à créditer le nom du compte concerné
  • Dans le champ Type de règlement, sélectionner le type de règlement
  • Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ Personne qui reçoit
  • Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
  • Cliquer sur le bouton Valider

Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "3-D Secure" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.

Une fois le paiement validé, un email vous sera automatiquement envoyé par OpenFlyers avec en pièce-jointe votre reçu au format PDF.

Extrait de compte

OpenFlyers offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.

L'extrait de compte est accessible :

  • Depuis l'interface légère :
    • Le bandeau des soldes de chaque compte sous le menu
    • Planning > Comptes > Extrait de compte... puis sélectionner un compte
    • Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs puis cliquer sur l'icône Extrait de compte du compte
    • Gestion > Comptes > Comptes > Ressources puis cliquer sur l'icône Extrait de compte du compte
    • Gestion > Comptes > Comptes > ... , sélectionner une catégorie de compte puis cliquer sur l'icône Extrait de compte du compte
    • Gestion > Comptes > Flux > Mouvements, pour visualiser cette page il faut posséder le droit Gestion des comptes, Voir les comptes ou Saisir tout flux
  • Depuis la nouvelle interface :
    • Le bandeau des soldes de chaque compte sous la barre supérieure

Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.

Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.

Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en vert gras. En fonction du profil et de ses droits, dans la colonne Actions, des icônes peuvent apparaitre pour modifier ou supprimer une écriture non validée selon le type d'écriture comptable qui est générée.

En bas du tableau, en fonction du profil et des droits de l'utilisateur, les boutons suivants peuvent être présents :

  • Saisir un encaissement : accès au formulaire de saisie d'encaissement. Ce lien apparaît uniquement dans les extraits de comptes-utilisateurs.
  • Saisir un flux : accès au formulaire de saisie d'un flux.

Colonne Numéro de pointage, facture ou reçu

  • Lorsque l'écriture est liée à une facture fournisseur, la colonne affiche le numéro de pointage.
  • Lorsque l'écriture est liée à une facture client :
    • Si l'utilisateur dispose de l'un de ces droits : Gestion des comptes, Voir les comptes ou Voir les comptes utilisateurs ou que la facture à afficher lui est destinée :
      • Pour une écriture non-validée, la colonne affiche les icônes IconHTML.png qui amènent aux factures pro-format associées.
      • Pour une écriture validée, la colonne affiche les icônes IconPDF.png qui amène aux factures PDF associées.
    • Dans le cas contraire, ce sont les numéros des factures qui sont affichés à la place des icônes.

La colonne affiche "--" lorsqu'il s'agit d'une écriture :

Imprimer un extrait de compte

Transférer de l'argent

Selon les droits accordés aux utilisateurs par la structure, il peut être possible d'effectuer un transfert d'argent depuis son compte vers le compte d'un autre utilisateur en suivant la procédure suivante :

  • Planning > Comptes > Actions > Transférer
  • Dans le champ Compte à créditer choisir le nom de la personne concernée
  • Dans le champ Montant, saisir le montant que l'on souhaite transférer
  • Remplir éventuellement le champ Commentaires
  • Cliquer sur le bouton Valider : Attention cette opération est irrévocable et une fois que vous aurez validé, il ne sera pas possible de supprimer le virement. Si vous souhaitez faire annuler l'opération il faudra contacter la personne recevant l'argent pour qu'elle fasse à son tour un transfert sur votre compte.

Si le message d'alerte Le solde du compte après opération serait inférieur au minimum autorisé (X) pour un transfert apparait alors cela signifie qu'une restriction sur les soldes est en place et que vous ne disposez pas d'un solde suffisant.