Gestion des profils

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Gestion des profils

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des profils sur la version 4 d'OpenFlyers.

File:Profile management4.png

Définition

  • Un profil correspond à un ensemble de droits qui définissent les actions que peut effectuer un utilisateur dans l'application OpenFlyers.
  • Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du tableau de gestion des utilisateurs.

Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.

Profils

Dans la nouvelle interface, la gestion des profils s'effectue depuis le tableau à onglets Gestion des profils.

Dans l'ancienne interface, la gestion des profils s'effectue depuis le menu Admin > Utilisateurs > Profils.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet Activités est disponible.

Généralités

Profil non sélectionnable par l'utilisateur

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les profils non sélectionnables ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

Pas de déconnexion automatique

Permet d'annihiler la déconnexion automatique de la session (Fonction utile pour le compte "Invité" à afficher dans les locaux de la structure, en poste libre).

Accès visiteur

  • Permet de créer un compte visiteur donnant un accès limité à n'importe qui.
  • Permet également à un utilisateur de se connecter en passant ses identifiants via l'URL. Ainsi, il est possible de paramétrer le compte visiteur de manière à se connecter automatiquement dessus.
  • Si un visiteur peut réserver - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, le système va générer automatiquement un compte utilisateur à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte. Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut.

Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité

Permet à un utilisateur de modifier sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle.

Voir ses validités

Permet d'accéder à ses validités depuis le planning.

Ajout et gestion de ses validités

Permet à un utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

Gestion de ses validités détenues

Permet à un utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

Surpasser les restrictions sur les validités expirées

Permet à un utilisateur de surpasser les restrictions d'accès dues à des validités expirées qui sont appliquées à la connexion.

Voir le chapitre Alerte à la connexion pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

Editer sa photo

Permet à un utilisateur d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle.

Champ additionnel du formulaire utilisateur visible par le profil

Permet d'afficher ou de cacher les champs métiers des formulaires présents dans Données > Affichage et fiche personnelle et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs.

Type de validité que l'utilisateur peut gérer

Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut ajouter/acheter/mettre/supprimer (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui ou des tiers. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis Données > Validités.

Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils.

Profils visibles

Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning. La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits Planning individuel et Planning individuel visible pour les autres. La colonne Profils visibles permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés. Attention : Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

Types de ressources visibles

Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les ressources auxquelles on souhaite voir leur planning ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et de vol. La colonne Types de ressources visibles permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

Réservation

Planning personnel

Permet de visualiser son propre planning.

Planning individuel visible pour les autres

Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

Personnaliser ses ressources visibles

Permet de personnaliser la liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur.

Gérer ses disponibilités

Permet la gestion de ses propres disponibilités.

Gestion des disponibilités des tiers

Permet de gérer la disponibilité des utilisateurs.

Etre sur une nouvelle réservation

Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit de Réservation solo, de Réservation pour des tiers ou de Réservation avec un instructeur.

Réservation solo

Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

Réservation pour des tiers

Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

Réservation avec un instructeur

Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

Gestion des disponibilités des ressources

Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

Surpasser l'indisponibilité des instructeurs

Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

Surpasser l'indisponibilité des ressources

Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps

Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de" .

Surpasser la limite de durée minimum

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

Surpasser la limite de durée maximum

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

Surpasser la limite de temps

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

Surpasser la limite de nombre

Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

Surpasser la réservation par type

En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.

Alertable par e-mail pour toute réservation

Permet la notification par email pour toute réservation.

Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée

Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

Supprimer une réservation avec une date de début dépassée

Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

Voir les noms sur les réservations

Permet de visualiser les noms des utilisateurs associés à la réservation.

Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation

Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

Surpasser les règles de saisie

Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

Généralités admin

Gestion du paramétrage

Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de paramétrer la plateforme et fait apparaitre le menu Structure avec les items :

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :

Gestion des valeurs

Gestion des profils

permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

Gestion des utilisateurs

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des validités à vendre. Couplé au droit Acheter pour les tiers, il permet de gérer les validités qui sont à vendre.

Gestion des ressources

Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.

Permet d'accéder à la liste des documents qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

Gestion des rapports

Fait apparaître le menu Rapports avec les items :

Fait apparaître la case à cocher Mémoriser ce choix.

Voir tous les rapports

Fait apparaître le menu Rapports avec les items :

Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la case à cocher Mémoriser ce choix.

Gestion des logs

Fait apparaître un menu "Logs" avec les items "Historique d'une réservation", "Actions effectuées", "Identifiants bloqués", "Adresses IP bloquées", "Requête utilisateur en attente".

Envoyer et suivre les emails

Permet d'accéder à la page Mailing et de suivre les emails.

Accès aux tableurs

Permet d'accéder aux fichiers tableurs depuis le menu.

Gestion des communications

Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

Activités

Etre sur une nouvelle ouverture d'activité

Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places. Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit de Saisie d'activité pour soi-même ou de Saisie d'activité pour un tiers.

Etre sur une nouvelle fermeture d'activité

Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places. Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit de Saisie d'activité pour soi-même ou Saisie d'activité pour un tiers.

Saisie d'activité pour soi-même

Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols. Permet également de supprimer ses propres vols.

Saisie d'activité pour un tiers

Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs. Permet également de supprimer les vols des tiers.

Vérifier la saisie des activités et les modifier

Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

Visualisation du carnet de route

Accorde (ou pas) le droit de visualiser le carnet de route de chaque ressource aéronef.

Visualisation de son carnet de vol

Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

Visualiser toutes les trajectoires

Permet de visualiser les trajectoires d'un vol.

Attribution de place

Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol. Ces listes sont accessibles depuis Planning > Réserver et Vols > Saisir un vol. La page Admin > Ressources > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs

Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Comptes

Gestion des comptes

couplée à d'autres droits, permet de créer et modifier les différents comptes (baptême, boutiques, espèces...) ainsi que d'accéder à la comptabilité. Permet également lors de la visualisation des écritures d'un compte, de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés, de pouvoir consulter une facture client ou un reçu, d'importer des relevés bancaires. Ce droit inclut les droits Gestion des types d'encaissements et Voir les comptes.

Voir les comptes

Permet de voir tous les comptes, de visualiser la liste des mouvements et de consulter les factures clients et les reçus. Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut le droit Voir les comptes utilisateurs.

Voir les comptes utilisateurs

Permet de voir tous les comptes utilisateurs et de consulter les factures clients et les reçus. Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

Gestion des comptabilités

permet la gestion des comptabilités

Gestion des types d'encaissements

permet la gestion des types d'encaissements.

Encaisser ses paiements

Permet à l'utilisateur de saisir ses propres paiements, de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers.

Saisir les encaissements pour les tiers

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent.

Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

Valider les encaissements

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

Recevoir de l'argent

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la configuration de la ventilation des types d'encaissements.

Transfert de son compte

Permet le transfert de compte à compte depuis la page Comptes > Transfert. Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit Transfert de son compte sans validation) depuis cette page sont validés automatiquement.

Transfert de son compte sans validation

Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit Transfert de son compte est affecté au profil.

Conseil OpenFlyers : Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "Donner c'est donner, reprendre c'est voler". L'attribution du seul droit Transfert de son compte permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

Saisir tout flux

Permet de saisir des flux depuis Admin > Comptes > Saisir un flux, de modifier/supprimer des flux non validés, de consulter la liste des flux depuis Admin > Comptes > Valider les flux et de visualiser la liste des mouvements. Ce droit est nécessaire pour l'import des relevés bancaires.

Valider tout flux

Permet de valider les flux de la page Admin > Comptes > Valider les flux. Ce droit n'a effet que si le droit Saisir tout flux est affecté au profil.

Facturation des activités

Permet de gérer les règles de facturation des activités et de facturation périodique.

Saisie des valeurs de facturation

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

Compte sur lequel un utilisateur peut agir

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

Surpasser la limitation du solde du compte

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de restriction d'accès, de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque une restriction sur les soldes est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

Surpasser le seuil de transfert de compte

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une restriction sur les soldes est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

Ventes

Gestion globale des ventes

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et validités à vendre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

Achat ventes libres

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

Acheter pour les tiers

Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers. Couplé au droit Gestion des utilisateurs, il permet de gérer les validités à vendre d'un tiers.

Vente de produit sans tarif

Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif

Achats

Gestion des achats

Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

Profils Plus

  • Admin
  • Utilisateurs > Profils plus

Ajouter un profil depuis Profils plus

  • Cliquer sur une cellule contenant le caractère +
  • remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
  • pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
  • le nouveau profil est placé à la fin du tableau

Modifier un profil depuis Profils plus

  • Cliquer sur une cellule du profil à modifier
  • remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

Colonnes du tableau Profils Plus

Nom (du profil)

Nom du profil

Type de compte requis

Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

Champ additionnel du formulaire utilisateur visible par le profil

Permet d'afficher ou de cacher les champs métiers des formulaires présents dans Données > Affichage et fiche personnelle et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs

Type de validité que l'utilisateur peut gérer

Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut ajouter/acheter/mettre/supprimer (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui ou des tiers. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis Données > Validités

Attribution de place

Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol. Ces listes sont accessibles depuis Planning > Réserver et Vols > Saisir un vol. La page Admin > Ressources > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

Profils visibles

Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning. La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits "Planning individuel" et "Planning individuel visible pour les autres". La colonne Profils visibles permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

Attention : Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

Types de ressources visible

Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les ressources auxquelles on souhaite voir leur planning ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et de vol. La colonne Types de ressources visibles permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

Comptabilités visibles

Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs

Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Utilisation

Choix du profil à la connexion

Ajouter un profil

Depuis l'interface dynamique :

  • Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
  • Ajouter une ligne
  • Compléter les cellules
  • L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
    • Nom du profil : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :

  • Aller sur Utilisateurs > Profils
  • En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton AJOUTER UN PROFIL
  • Renseigner les droits pour chaque onglet
  • Aller sur Utilisateurs > Profils plus
  • Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant

Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

Créer un profil empêchant tout surpassement

Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité Cotisation périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. Restriction d'accès en cas de solde insuffisant).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :

Droits particuliers

Modifier un profil

La modification des profils s'effectue selon les règles d'édition des données d'un tableau.

Supprimer un profil

Valeurs par défaut lors de la création d'un profil

Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :

  • Tous les Profils visibles
  • Tous les Types de ressources visibles
  • Toutes les Comptabilités visibles
  • Les Attribution de place correspondants à la première place de chaque type de ressource
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