Utilisation-de-la-comptabilité

Présentation

L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de comptabilité dans la version 4 d'OpenFlyers.

Date par défaut dans les formulaires

La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

Définitions

Compte d'export

Pour chaque compte, il faut préciser un compte d'export qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

Clôturer l'exercice comptable

Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.

OpenFlyers affiche une alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours.

Avant de clôturer, il faut :

• Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, saisir les écritures de fin d'exercice
• Dans tous les cas, remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation.
• Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.

En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre des alertes. Pour cela, il peut être nécessaire de retrouver les écritures non validées. Si des comptes n'ont pas été soldés alors un message d'alerte apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.

Ensuite, pour clôturer :

• Aller dans Comptes > Gestion / Export.
• Dans la 2ème partie intitulée Gestion de l'exercice comptable, renseigner le champ Date de clôture.

La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

• Cliquer sur le bouton Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice.

Exporter la comptabilité

Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de s'entrainer avec le bac à sable en effectuant une recopie de sa plateforme de production.

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.

Actions à effectuer par ordre chronologique

OpenFlyers permet d'exporter uniquement les écritures validées et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un rapport qui permet d'avoir les à nouveaux.

Prérequis à tout export comptable :

• Attribuer les comptes d'export pour ne pas avoir l'alerte "Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export".

Opérations à effectuer pour tout export :

1. Retrouver les écritures non validées pour les valider
2. Export de la comptabilité
3. import dans un logiciel de comptabilité

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :

1. Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice dont le solde des comptes d'exploitation
2. Validation des écritures de fin d'exercice par la validation des flux correspondant.
3. Ultime export pour stockage en marquant les écritures.
4. Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable.
5. Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité.

Alertes générées lors d'une tentative d'export comptable

Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export

Cette alerte bloquante apparait dans Comptes > Gestion / Export avec les éléments suivants :

Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)

Pour supprimer cette alerte, il faut attribuer les comptes d'export manquants.

Export de la comptabilité

Pour exporter la comptabilité, il faut :

• Aller côté Admin
• Puis Comptes > Gestion / Export

3 parties se superposent :

• Solder les comptes
• Gestion de l'exercice comptable
• Statistiques/ Export de la comptabilité

Le tableau Statistiques donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors trouver les écritures non validées et les valider.

Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :

• Si on souhaite exporter une année civile complète, alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
• Si on souhaite exporter un mois, il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans valeur d'export c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans Comptes > Lister les comptes puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.

• Cocher ou non Marquer les écritures.
• L'export s'effectue en cliquant sur le bouton Exporter de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
• Il faut ensuite importer dans un logiciel comptable tiers.

Remarques :

• Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
• Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

Marquer les écritures lors de l'export

Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :

• Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
• Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau).

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

Grand livre

Le grand livre sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée. Il présente pour chaque compte :

• Le solde initial
• La liste des écritures
• Le solde final

Pour y accéder, il faut :

• Aller côté Admin
• Puis Comptes > Gestion / Export

/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.

Importer un relevé bancaire

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de Gestion des comptes ou Saisir tout flux.

Elle génère des écritures comptables non validées à partir d'un fichier source.

/!\ Les factures fournisseurs doivent être saisies avant d'effectuer l'import du relevé bancaire.

Depuis l'interface légère :

• Admin > Comptes > Import de relevé bancaire
• Fichier : Sélectionner le fichier à importer
• Format d'import : Sélectionner le format correspondant au fichier à importer
• Compte trésorerie : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.

Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :

1. Compte utilisé lors du précédent import
2. Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable

• Compte d'attente fournisseur : Sélectionner le compte fournisseur de contrepartie qui va être débité

Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :

1. Compte utilisé lors du précédent import
2. Premier compte de la liste contenant le mot attente
3. Premier compte de la liste

• Compte d'attente client : Sélectionner le compte client de contrepartie qui va être crédité

Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :

1. Compte utilisé lors du précédent import
2. Premier compte de la liste contenant le mot attente
3. Premier compte de la liste

• Cliquer sur le bouton Importer

Lors de l'import, des écritures comptables sont générées entre le compte de trésorerie et les comptes d'attente fournisseur et client s'il s'agit respectivement d'un débit ou d'un crédit. Vous pourrez ensuite répartir les écritures du compte d'attente vers les comptes appropriés en modifiant les flux depuis la liste des mouvements ou le détail des comptes d'attente.

Mettre à jour les tarifs

Mettre à jour les tarifs associés à des produits

• Admin > Ventes > Produits

• Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne Tarif associé.

• Dans Historique des montants, sélectionner Nouveau couple... pour créer un nouveau tarif.
• Saisir un nouveau Montant du tarif et la nouvelle Date d'entrée en vigueur du tarif à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

Attention: si vous sélectionnez un couple existant dans Historique des montants et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

• Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans Admin > Comptes > Gestion & Export) et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
• Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Mettre à jour les tarifs associés à des activités

• Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix

• Cliquer sur le bouton Modifier en bas du tableau et non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif.

• Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

Attention: si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

• Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans Admin > Comptes > Gestion & Export) et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
• Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Opérations sur les comptes

Créer un compte

Créer un compte ressource

Pour créer un compte ressource, il faut :

• Aller sur la page Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource.
• Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

Créer un compte utilisateur

Pour créer un compte utilisateur, il faut :

• Aller sur la page Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur.
• Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

Créer un compte non-ressource non-utilisateur

Pour créer un compte, il faut :

• Aller sur la page Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes.
• En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
• Cliquer sur le bouton Ajouter

Créer un type de compte

Créer un type de compte ressource

Pour créer un type de compte ressource, il faut :

• Aller sur la page Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs puis cliquer sur le bouton Ajouter un compte.
• Saisir les champs du formulaire et valider .

Désactiver un compte

Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :

• le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
• dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
• le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
• le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
  • le solde du compte doit être à 0
  • les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

Lister les comptes

• Aller sur la page Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource pour obtenir les comptes ressource
• Aller sur la page Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur pour obtenir les comptes utilisateur
• Aller sur la page Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le fuseau horaire de la structure. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole * peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

Retrouver les écritures non validées

S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :

• Pour les activités, aller dans Admin > Activités > Liste des activités puis Valider les activités sélectionnés pour chaque ressource.
• Pour les encaissements, aller dans Admin > Comptes > Pointer et choisir chaque type de paiement.
• Pour les transferts, aller dans Admin > Comptes > Valider les flux puis valider les transferts.
• Pour les factures, aller dans Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs.
• Pour les ventes, aller dans Admin > Ventes > Valider les ventes. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis Pointer les entrées sélectionnées.

En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :

• Aller dans Admin > Comptes > Gestion / Export

En-dessous du titre Statistiques figure un tableau :

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne Ecritures non validées, colonne Date de première écriture l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :

• Aller dans Comptes > Mouvements
• Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.

Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :

• Aller dans Ressources > Ressources désactiver temporairement Réservable et Saisie d'activité pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
• Aller dans Ressources > Ressources > Désactivées
• Réactiver la ressource concernée
• Aller dans Ressources > Ressources et activer temporairement Saisie d'activité pour la ressource concernée
• Pointer les activités de la ressource
• La désactiver
• Remettre Réservable et Saisie d'activité pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :

• Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau Statistiques correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
• OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

Saisie d'écritures comptables

Annuler l'effet d'une écriture comptable

Attention : si les écritures comptables concernent une activité validée, il ne faut pas annuler manuellement l'effet des écritures comptables, comme indiqué ci-dessous, mais utiliser la fonction d'annulation d'une activité validée.

Depuis la version 4.2, il existe une fonction permettant de contrepasser une écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'inaltérabilité des données. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut saisir un flux en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.

Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut saisir un flux qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.

Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

Contrepasser une écriture

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. N'inclut pas la vente de validité ou la vente d'activité.

Cette fonction va créer une écriture opposée à la date de l'écriture initiale qui aura pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX".

Pour utiliser cette fonction :

• Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : Admin > Comptes > Mouvements
• Dans la colonne Actions, cliquer sur le pictogramme Contrepasser le flux

Modifier un flux

• Aller dans Admin > Comptes > Valider les flux ou dans l'extrait de compte
• Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
• Procéder à éditer le flux

Saisie d'un avoir client

Il faut saisir un flux qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

Retrouver les flux supprimés sans permission

Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.

Le premier rapport "liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.

Le second rapport "Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.

Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :

1. Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
2. Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports Admin > Rapports > Structure > Visualiser.
3. Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
4. Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
5. Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
6. Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.

Saisie d'un flux

• Aller dans Admin > Comptes > Saisir un flux
• Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
• Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
• Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
• Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
• Remplir le champ commentaires
• Choisir une date comptable dans le champ Date comptable en cliquant sur l'icône associée.
• Cliquer sur le bouton Valider

Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les saisies au vu du relevé de banque.

Solder les comptes charges, produits et ressources

Pour solder des comptes charges, produits et ressources en un seul flux vers un compte de contrepartie à partir de la date de début d'exercice comptable jusqu'à une date désirée, aller dans Admin > Gestion / Export. Seulement les comptes actifs seront soldés.

Dans cette interface :

• Décocher les comptes ressources à ne pas solder
• Sélectionner la date
• Sélectionner la comptabilité
• Choisir un compte de contrepartie
• Cliquer sur Générer les écritures

Solder un compte

Pour solder un compte, il faut saisir un flux avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des opérations indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :

• dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
• Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

Validation d'un flux

Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits Valider tout flux et Saisir tout flux.

• Aller dans Admin > Comptes > Valider les flux
• Cocher dans la 1ère colonne Pointer les lignes à valider
• Cliquer sur le bouton Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)

Solder les comptes

• Aller dans Admin > Gestion / Export
• Dans le formulaire Solder les comptes :
• Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
• La date proposée dans le champ A la date du doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
• Dans le champ Comptabilité, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
• Dans le champ Compte de contrepartie, sélectionner le compte de bilan souhaité
  • Par défaut, est sélectionné, soit le compte Report à nouveau (Bilan) pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
• Cliquer sur le bouton Générer les écritures

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable. Avant de clôturer la comptabilité il faut donc le valider dans Admin > Comptes > Valider les flux.

Factures fournisseurs

Saisie des factures fournisseurs

Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php

• Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu Admin.
• Cliquer sur le menu Achats > Saisie Factures fournisseurs.
• Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :

• Soit le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant
• Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de le faire directement en saisissant la facture.

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement certains types de fichiers sont autorisés.

Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré

• Sélectionner le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
• Reporter sur la facture originale le numéro de pointage qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
• Cocher "J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
• Le champ Description permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
• Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu Données/Affichage puis de modifier le contenu du champ fiche personnelle/Patron de format de date.
• Renseigner le montant hors taxe
• Renseigner la TVA (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
• Cliquer sur Valider ou Valider et Saisir le suivant si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau

Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace Autre... par un choix proposé. A contrario, en laissant Autre... ou Associer un nouveau compte (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :

• le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
• le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
• Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
• De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

• Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser associer un nouveau compte au champ Type de facture fournisseur et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant Nom de type de facture
• Ensuite, dans le champ Fournisseur, là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
  • Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ Fournisseur et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant Nom du fournisseur disparaitra)
  • Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ Fournisseur et il faut dans ce cas :
    • Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un Budget à attribuer' au fournisseur ou laisser Aucun budget. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget Fournisseurs.
    • Renseigner le champ Nom du fournisseur qui doit correspondre au fournisseur souhaité
    • Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
      • Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ Compte du fournisseur
      • Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ Compte fournisseur d'export. On peut, par exemple, saisir 401NOMDUFOURNISSEUR dans le cas du plan comptable français.
    • Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est Budget à attribuer et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au Nom du fournisseur. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
• Dans le champ Compte de charge, 2 cas peuvent se présenter :
  • Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
  • Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
    • Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un Budget à attribuer au compte de charge que l'on crée ou laisser Aucun budget. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
    • Renseigner le champ Nom du compte avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
    • Renseigner le champ Compte d'export avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
• Si la gestion de la TVA est activée, le champ Compte TVA du type de facture est présent et 2 cas peuvent se présenter :
  • Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
  • Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
    • Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un Budget à attribuer au compte de TVA que l'on crée ou laisser Aucun budget. On peut, par exemple, sélectionner un budget TVA Fournisseur
    • Renseigner le champ Nom de compte TVA. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : TVA déductible sur autres biens et services
    • Renseigner le champ Compte TVA d'export. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : 445660.
• Le reste de la saisie s'effectue comme pour la saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré.

Suppression d'une facture fournisseur

Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :

• Aller dans le menu Achats/Liste des factures fournisseurs ;

• Rechercher le numéro de pointage de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
• Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

Suppression d'un type de facture fournisseur

Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

• Aller dans le menu Achats/Types de factures fournisseurs ;

• Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne Nom ;

• Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Saisie d'un paiement à un fournisseur

• Aller dans Comptes > Saisir un flux
• Sur la première ligne :
  • dans la colonne Compte sélectionner le compte du fournisseur
  • dans la colonne Débit saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
• Sur la deuxième ligne :
  • dans la colonne Compte sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
  • cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
• Dans le champ Commentaires saisir un texte libre
• Ne pas oublier de renseigner le champ Date comptable
• Cliquer sur le bouton Valider

Bon de commande et facture clients

Visualiser des factures au format PDF

Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un modèle de facture qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :

• les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
  • depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu Comptes/Acheter.
• les validités qui ont été achetées/renouvelées
• les vols.
  • Aller dans le menu Comptes/Etat/Pilote et se rendre dans la colonne numéro de pointage ou de facture

Importer son modèle de facture

/!\ En important un modèle de facture, ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF

Le droit Gestion du paramétrage est nécessaire pour cette fonctionnalité.

• Aller dans Admin > Structure > Import de template ODT.
• Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
  • page 1 : Facture client
  • page 2 : Duplicata de la facture client
• Importer le fichier
• Cocher Facturation client
• Valider

Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC

Les différents montants sont calculés de la sorte :

• Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
  • comptes de catégorie TVA
  • produits de type de vente TVA
• Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
  • comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
  • produits qui ne sont pas de type de vente TVA
• Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

Relevés de factures clients

Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

Formulaire de sélection

Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.

• Aller dans Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients
• Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
• Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
• Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
• Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
• Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
• Valider pour accéder aux factures à exporter

Tableau de factures à exporter

Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.

• Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
• Cliquer sur le bouton Générer PDF en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
• Cliquer sur le bouton Sauver dans un fichier CSV en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

Gestion des règlements clients

Saisir un encaissement

Préambule : Se référer aux mouvements associés à un encaissement client pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

• Aller dans Comptes > Approvisionner ou Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement
• Comptes clients :
  • Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné Utilisateur
  • Sinon, sélectionner Non-utilisateur
• (facultatif) Email client : si Non-utilisateur est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera envoyé le reçu pour le paiement
• Encaissement de l'utilisateur : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement

ou

• Compte à créditer : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
  • Seuls les comptes clients et les comptes utilisateurs peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
  • Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
• Type de règlement : sélectionner le type de règlement.
  • Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que les comptes ont la même comptabilité.
• Montant : indiquer le montant du paiement
• Date du paiement :
  • pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
  • pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
  • pour les paiements par virement on met la date du virement.
• Heure du paiement : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
  • Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
  • Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
• Cliquer sur le bouton Valider ou le bouton VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT

Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs

Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client.

Validation des règlements clients

La personne en charge de la gestion des encaissements doit valider les règlements avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite pas un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais Une fois la validation effectuée il n'est plus possible de revenir en arrière.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit saisir une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.

Pour valider les règlements la personne en charge de la gestion des encaissements dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "Valider les encaissements".

Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :

• Récupérer les chèques et espèces à valider
• Classer les chèques par ordre de date.
• Aller dans la page Admin > Comptes > Pointer > Chèques
• Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation
• Cocher les règlements correspondants à aux chèques physiquement présents.
• Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, la personne en charge de la gestion des encaissements les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
• Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher.
• Supprimer les saisies inopportunes.
• Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquer sur Éditer le bordereau de remise.
• On passe sur la page de la liste des règlements validés : faire une vérification
• Imprimer le bordereau de remise en banque avec la fonction prévue à cet effet du navigateur
• Valider le bordereau. Attention, cette action est irréversible

A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF.

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des paiements par TPE virtuel qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le rapport Comptabilité > Paiements par type.

Le rapport Comptabilité > Ventilation des encaissements permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité.

Cas particuliers

Ecritures manuelles dans le cadre d'une facturation automatique à un organisme tiers

Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la situation comptable souhaitée.

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de saisir un flux qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'initialisation d'un quota mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

Gestion des baptêmes

Utiliser le paramétrage préconisé des baptêmes

On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre. Lorsqu'un baptême est effectué :

1. Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
2. Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").

Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :

• Tarif solo : 100 €/h
• Tarif baptême : 60 €
• Vol effectué de 30 minutes

Alors :

• En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
• En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
• Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.

A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle

Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de gérer des quotas d'heures ou d'argent pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :

1. Aller sur Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan puis rechercher le compte concerné
2. Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne Compte affecté et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans Comptes > Saisir un flux, en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.