Envoi des emails: Difference between revisions

From Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers
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=Présentation=
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l''''envoi automatique des emails''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
L'objet de cette page est de présenter l''''envoi automatique des e-mails''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].


Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.
Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.
{| class="wikitable"
{| class="wikitable" style="text-align: center;"
!Type d'e-mail!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_de_démonstration|Plateforme de démonstration]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_test|Plateforme en test]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_production|Plateforme en production]]
!Type d'e-mail!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_de_démonstration|Plateforme de démonstration]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_test|Plateforme en test]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_production|Plateforme en production]]
|-
|-
|[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|Alerte de solde]]||-||-||✔
!style="text-align:left;" colspan="4"|Communication
|-
|-
|[[#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|Demande de certification de validité]]||-||✔||✔
|style="text-align:left;"|[[Liste-de-diffusion|Accès à la création d'une liste de diffusion]]||-||-||✔
|-
|-
|[[#E-mail-de-facture|Envoi de facture]]||-||✔||✔
|style="text-align:left;"|[[#Actualité-OpenFlyers|Actualité OpenFlyers]]||-||-||✔
|-
|-
|[[#E-mail-de-reçu|Envoi de reçu]]||-||✔||✔
|style="text-align:left;"|[[#E-mailing-de-la-structure|E-mailing de la structure]]||-||-||✔
|-
|-
|[[#E-mail_de_notification_de_réservation|Notification de réservation]]||-||✔||✔
!style="text-align:left;" colspan="4"|Comptabilité
|-
|-
|[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-des-rappels-par-email-des-validités-à-échéance|Rappel d'échéance de validité]]||-||-||✔
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-solde|Alerte de solde]]||-||-||✔
|-
|-
|[[#E-mail_de_rappel_de_réservation|Rappel de réservation]]||-||-||✔
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-facture|Envoi de facture]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-reçu|Envoi de reçu]]||-||✔||✔
|-
!style="text-align:left;" colspan="4"|Réservation
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-d'annulation-de-réservation|Annulation de réservation]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-modification-de-réservation|Modification de réservation]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-notification-de-réservation|Notification de réservation]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-réservation|Rappel de réservation]]||-||-||✔
|-
!style="text-align:left;" colspan="4"|Validité
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|Demande de certification de validité]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-des-rappels-par-e-mail-des-validités-à-échéance|Rappel d'échéance de validité]]||-||-||✔
|}
|}


Le paramétrage de l'envoi automatique des emails s'effectue dans la [[Fiche-personnelle#Communication|fiche personnelle]] de l'utilisateur.
La fiche personnelle de l'utilisateur contient :
*le champ [[Fiche-personnelle#E-mail|E-mail]] qui permet de renseigner les adresses emails de l'utilisateur
*le chapitre [[Fiche-personnelle#Notifications|Notifications]] qui permet de paramétrer l'envoi automatique des e-mails
 
Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un [[Configuration#Message-en-en-tête-des-emails-automatiques|message en en-tête]] et également un autre [[Configuration#Message-en-pied-de-page-des-emails-automatiques|message en pied de page]].


Une structure peut personnaliser les emails automatiques en rajoutant un [[Configuration#Message-en-en-tête-des-emails-automatiques|message en en-tête]] et également un autre [[Configuration#Message-en-pied-de-page-des-emails-automatiques|message en pied de page]].
Il est également possible de suivre les emails dans '''Gestion > Communications > [[Suivi des emails|Suivi des e-mails]]'''.
 
=Communication=
==Actualité OpenFlyers==
Voir le chapitre [[Bien-communiquer-avec-OpenFlyers#Être-informé-des-nouveautés-OpenFlyers|Être informé des nouveautés OpenFlyers]].
 
Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page [[Fiche personnelle]] en cochant ou non [[Fiche-personnelle#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-e-mail|Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail]].
 
==E-mailing de la structure==
Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure.
 
Voir la page [[Mailing]].
 
=Comptabilité=
==E-mail de facture==
Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation d'une activité]] ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur]].


=E-mail d'annulation de réservation=
Le titre est composé :
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"
* Suivi du texte "Facture"


Exemple de titre :
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers</pre>
<pre>[Plateforme de démonstration] Facture</pre>


Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]].
Le corps est composé :
*Du texte "Bonjour,"
*De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
**'''X''' correspond au numéro de reçu
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure


Exemple de corps :
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,
<pre>Bonjour,


Notification d'annulation de la réservation suivante :
Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.
 
Cordialement,</pre>
 
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
*"Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"


La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
==E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire==
avec comme commentaire : Activité de jour
Voir également les chapitres :
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l'agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]


Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.
C'est un e-mail de notification pour maintenir active l'agrégation bancaire. Le premier email est envoyé 30 jours avant l'échéance, puis tous les 7 jours, aux utilisateurs qui dispose du droit de gérer tous les comptes.


Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
Le titre est: '''Renouvellement de l'agrégation des banques'''


Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.
Le corps est composé :
*Du texte "Bonjour,"
*De la ligne: ''Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants:[Nom_De_La_Banque]''
*Du lien vers l'interface de l'agrégation : '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''


Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,


https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées
Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants: [Nom_De_La_Banque].


Plateforme de démonstration
Pour cela, il faut :
https://openflyers.com/demo</pre>
- Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
- Cliquer sur le bouton de renouvellement de l'agrégation


=E-mail de demande de certification de validité=
La procédure complète est décrite ici : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l'agrégation-des-comptes-bancaires</pre>


Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification est activée]]. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'email contient un  lien qui renvoi vers l'[[Validités#Validités-en-attente-de-certification|interface permettant de certifier les validités en attentes]]
==E-mail de rappel de solde==
Voir également les chapitres :
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|Paramétrage général des comptabilités]]
*[[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]]


Le titre est composé :
Le titre est composé :
*Du nom de la plateforme entre crochet
* Du nom de la plateforme entre crochets
*Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
* Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
* Suivi du nom du type de compte utilisateur
 
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre</pre>
 
Exemple de corps :
<pre>Cher client/adhérent


<pre>[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification</pre>
Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 52,05 € en dessous du seuil minimum de 100 €.


Le corps du message suit ce format :
Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.
<pre>Bonjour,


L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].
Le service comptable/trésorier


Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
----------
[lien vers la page de gestion]
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique</pre>
</pre>


=E-mail de facture=
==E-mail de reçu==
Un email de facture est automatiquement envoyé lors de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation d'une activité]] ou d'une vente. L'envoi automatique de cet email dépend de [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur]].
Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la [[Utilisation-de-la-comptabilité#Validation-des-règlements-clients|validation d'un encaissement]] afin d'être [[Normes-et-réglementations#Inaltérabilité-des-données-et-traçabilité-des-encaissements|conforme à la réglementation]].


Le titre est composé :
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Facture"
* Suivi du texte "Reçu"


Exemple de titre :
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Facture</pre>
<pre>[Plateforme de démonstration] Reçu</pre>


Le corps est composé :
Le corps est composé :
*Du texte "Bonjour,"
*Du texte "Bonjour,"
*De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
*De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
**'''X''' correspond au numéro de reçu
**'''X''' correspond au numéro de reçu
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure


Exemple de corps :
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,
<pre>Bonjour,


Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.
Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.


Cordialement,</pre>
Cordialement,</pre>


L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
*"Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
*"Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
 
=Réservation=
==E-mail d'annulation de réservation==
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"
 
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers</pre>
 
Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]].
 
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,
 
Notification d'annulation de la réservation suivante :
 
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Activité de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.
 
Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.
 
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
 
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.
 
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :
 
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées


=E-mail de modification de réservation=
Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo</pre>


==E-mail de modification de réservation==
Le titre est composé :
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Du nom de la plateforme entre crochets
Line 141: Line 233:


Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des emails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.</pre>
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.</pre>
* Le nom de la structure
* Le nom de la structure
* L'adresse de la structure
* L'adresse de la structure
Line 165: Line 257:


Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des emails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.  
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.  


Plateforme de démonstration
Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo</pre>
https://openflyers.com/demo</pre>


=E-mail de notification de réservation=
==E-mail de notification de réservation==
 
Le titre est composé :
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Du nom de la plateforme entre crochets
Line 225: Line 316:
https://openflyers.com/demo</pre>
https://openflyers.com/demo</pre>


=E-mail de rappel de réservation=
==E-mail de rappel de réservation==
Le titre est composé :
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du [[Configuration#Email-de-rappel-des-réservations-de-la-journée|contenu à ajouter avant l'email de rappel des réservations s'il s'agit d'un rappel d'une réservation de la journée]]  
* Suivi du [[Configuration#Email-de-rappel-des-réservations-de-la-journée|contenu à ajouter avant l'e-mail de rappel des réservations s'il s'agit d'un rappel d'une réservation de la journée]]. Voir le paramètre [[Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-la-veille-ou-de-la-journée-par-e-mail|Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail]]
* Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"
* Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"


Line 267: Line 358:
Plateforme de démonstration</pre>
Plateforme de démonstration</pre>


=Email de rappel d'échéance de validité=
==Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier==
Voir la [[Paramétrage-des-validités#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Gestion des validités]] pour le paramétrage du déclenchement des emails.
Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.


Le titre est composé :
Le fichier, envoyé au format '''ics''', peut être ouvert avec des applications comme '''Microsoft Outlook''', '''Google Calendar''' ou '''iCalendar''' par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
* Suivi du nom du type de validité


Exemple de titre :
Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence</pre>
*La date et heure de début
*La date et heure de fin
*Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
*La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le '''nom du fichier'''


Exemple de corps :
Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017</pre>
Ou :
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017</pre>


=E-mail de rappel de solde=
'''Remarque :''' indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|synchronisation de ses réservations avec son agenda Google]].


Le titre est composé :
=Validité=
* Du nom de la plateforme entre crochets
==E-mail de demande de certification de validité==
* Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
* Suivi du nom du type de compte utilisateur


Exemple de titre :
Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification est activée]]. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un  lien qui renvoi vers l'[[Validités#Validités-en-attente-de-certification|interface permettant de certifier les validités en attentes]]
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre</pre>


Le corps correspond au [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|contenu de l'e-mail d'alerte]].
Le titre est composé :
*Du nom de la plateforme entre crochet
*Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"


Exemple de corps :
<pre>[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification</pre>
<pre>Cher client/adhérent


Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 0 € en dessous du seuil minimum de 100 €.
Le corps du message suit ce format :
<pre>Bonjour,


Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.
L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].


Le service comptable/trésorier
Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
[lien vers la page de gestion]
</pre>


----------
==E-mail de rappel d'échéance de validité==
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique</pre>
Voir la [[Paramétrage-des-validités#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Gestion des validités]] pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.
 
=E-mail de reçu=
Un email de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la [[Utilisation-de-la-comptabilité#Validation-des-règlements-clients|validation d'un encaissement]] afin d'être [[Normes-et-réglementations#Inaltérabilité-des-données-et-traçabilité-des-encaissements|conforme à la réglementation]].


Le titre est composé :
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Reçu"
* Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
* Suivi du nom du type de validité


Exemple de titre :
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Reçu</pre>
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence</pre>
 
Le corps est composé :
*Du texte "Bonjour,"
*De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
**'''X''' correspond au numéro de reçu
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure


Exemple de corps :
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017</pre>
 
Ou :
Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017</pre>
 
Cordialement,</pre>
 
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
*"Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
 
=Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier=
Sur les plateformes où l'option est activée, tout email de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.
 
Le fichier, envoyé au format '''ics''', peut être ouvert avec des applications comme '''Microsoft Outlook''', '''Google Calendar''' ou '''iCalendar''' par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.


Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :
==E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités==
*La date et heure de début
Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités.
*La date et heure de fin
*Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
*La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le '''nom du fichier'''
 
Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.


=[[Suivi des emails]]=
Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit [[Gestion-des-profils#Alerté-par-e-mail-pour-le-renouvellement-des-validités-de-tous-les-utilisateurs|Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs]].

Latest revision as of 10:20, 21 October 2023

Présentation

L'objet de cette page est de présenter l'envoi automatique des e-mails dans la version 4 d'OpenFlyers.

Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.

Type d'e-mail Plateforme de démonstration Plateforme en test Plateforme en production
Communication
Accès à la création d'une liste de diffusion - -
Actualité OpenFlyers - -
E-mailing de la structure - -
Comptabilité
Alerte de solde - -
Envoi de facture -
Envoi de reçu -
Réservation
Annulation de réservation -
Modification de réservation -
Notification de réservation -
Rappel de réservation - -
Validité
Demande de certification de validité -
Rappel d'échéance de validité - -

La fiche personnelle de l'utilisateur contient :

  • le champ E-mail qui permet de renseigner les adresses emails de l'utilisateur
  • le chapitre Notifications qui permet de paramétrer l'envoi automatique des e-mails

Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un message en en-tête et également un autre message en pied de page.

Il est également possible de suivre les emails dans Gestion > Communications > Suivi des e-mails.

Communication

Actualité OpenFlyers

Voir le chapitre Être informé des nouveautés OpenFlyers.

Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page Fiche personnelle en cochant ou non Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail.

E-mailing de la structure

Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure.

Voir la page Mailing.

Comptabilité

E-mail de facture

Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la validation d'une activité ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Facture"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Facture

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
    • X correspond au numéro de reçu
    • [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.

Cordialement,

L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :

  • "Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"

E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire

Voir également les chapitres :

C'est un e-mail de notification pour maintenir active l'agrégation bancaire. Le premier email est envoyé 30 jours avant l'échéance, puis tous les 7 jours, aux utilisateurs qui dispose du droit de gérer tous les comptes.

Le titre est: Renouvellement de l'agrégation des banques

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne: Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants:[Nom_De_La_Banque]
  • Du lien vers l'interface de l'agrégation : Admin > Comptes > Banque > Agréger

Exemple de corps :

Bonjour,

Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants: [Nom_De_La_Banque].

Pour cela, il faut :
- Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
- Cliquer sur le bouton de renouvellement de l'agrégation

La procédure complète est décrite ici : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l'agrégation-des-comptes-bancaires

E-mail de rappel de solde

Voir également les chapitres :

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
  • Suivi du nom du type de compte utilisateur

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre

Exemple de corps :

Cher client/adhérent

Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 52,05 € en dessous du seuil minimum de 100 €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique

E-mail de reçu

Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la validation d'un encaissement afin d'être conforme à la réglementation.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Reçu"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Reçu

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
    • X correspond au numéro de reçu
    • [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.

Cordialement,

L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :

  • "Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"

Réservation

E-mail d'annulation de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers

Le corps est le même que pour l'e-mail de notification de réservation.

Exemple de corps :

Bonjour,

Notification d'annulation de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Activité de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de modification de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
"Bonjour,"

Notification de modification de la réservation suivante :
  • D'une ligne indiquant :
    • l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés
    • l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant
  • Du texte "est remplacée par"
  • D'une ligne indiquant :
    • le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés
    • la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps :

Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers

Notification de modification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30
avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00
avec DUPONT Jean en Place gauche

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée. 

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de notification de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
"Bonjour,"

Notification de création de la réservation suivante :
  • D'une ligne indiquant :
    • le type de ressource et la ressource réservés
    • la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Ceci est une notification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de rappel de réservation

Le titre est composé :

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :
  • Du corps de l'e-mail de notification de réservation où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail
  • Le nom de la structure

Exemple de corps :

Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail

Plateforme de démonstration

Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier

Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.

Le fichier, envoyé au format ics, peut être ouvert avec des applications comme Microsoft Outlook, Google Calendar ou iCalendar par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.

Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :

  • La date et heure de début
  • La date et heure de fin
  • Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
  • La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le nom du fichier

Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.

Remarque : indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la synchronisation de ses réservations avec son agenda Google.

Validité

E-mail de demande de certification de validité

Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la certification est activée. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un lien qui renvoi vers l'interface permettant de certifier les validités en attentes

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochet
  • Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification

Le corps du message suit ce format :

Bonjour,

L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].

Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
[lien vers la page de gestion]

E-mail de rappel d'échéance de validité

Voir la Gestion des validités pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
  • Suivi du nom du type de validité

Exemple de titre :

[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence

Exemple de corps :

La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017

Ou :

La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017

E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités

Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités.

Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs.