Normes et réglementations

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Présentation

L'objet de cette page est de regrouper les différentes normes et réglementations qu'OpenFlyers respecte ou met en oeuvre.

Cookies

La directive 2009/136/CE impose le consentement de l'utilisateur au stockage de données dans son équipement, c'est à dire le stockage des cookies dans les navigateurs.

Dans le cas d'OpenFlyers, les cookies utilisés sont des "cookies de session". Ils sont indispensables car ils permettent d'assurer la continuité de la connexion de chaque utilisateur après son identification initiale et ainsi lui permettent de naviguer sans avoir à ressaisir le couple identifiant/mot de passe à chaque page.

Depuis le 2 mai 2019, afin d'être conforme à cette réglementation, un article "Cookies" est inclus dans les conditions générales v. 11 et supérieures. Il permet d'informer l'utilisateur sur la nécessité de ce stockage.

Depuis le 18 juin 2019, sur les plateformes OpenFlyers sous version 4, la SARL OpenFlyers impose aux utilisateurs d'accepter les conditions générales d'OpenFlyers grâce à la fonction validité-contrat.

Conservation des documents

Documents comptables :

Depuis le 4 janvier 2003. Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservé pendant dix ans.

Type de document Durée de conservation Texte de loi
Livre et registre comptable 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable article L123-22 du code de commerce
Pièce justificative (facture client et fournisseur) 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable article L123-22 du code de commerce


Documents fiscaux :

Depuis le 29 décembre 2016, selon l'article L102 B du livre des procédures fiscales, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Cette article s'applique pour les documents concernant les différents impôts et les cotisations.

Inaltérabilité des données et traçabilité des encaissements

Conformément :

OpenFlyers v.4 et supérieur respectent cette réglementation. Ainsi :

  • Les écritures comptables validées ne sont pas modifiables
  • La traçabilité est garantie par l'envoi automatique d'un email de reçu de paiement contenant une pièce jointe au format PDF avec un sceau chainé
  • Sur les interfaces affichant les extraits de compte, un test est effectué pour chaque écriture comptable validée afin de vérifier que sa chaine n'a pas été falsifiée. Si le test est concluant un pictogramme symbolisant un cadenas apparait à droite de l'écriture comptable concernée. Si une rupture du chainage est identifié, le symbole du cadenas apparaît grisé avec une croix rouge.

Les clients concernés par l'obligation d'utiliser un logiciel conforme à la réglementation peuvent retrouver une attestation à compléter et à produire à l'administration fiscale en cas de contrôle. Cette attestation est disponible dans l'espace client menu Fiche contact > Attestation art. 286 du CGI.

Protocole TLS 1.2

Conformément :

Depuis le 1er mars 2018, sur l'ensemble de ses serveurs, OpenFlyers met uniquement en œuvre le protocole TLS 1.2 pour les échanges sécurisés via le port HTTPS.

Sur OpenFlyers v.4 et supérieur, les accès au logiciel se font exclusivement par le port HTTPS.

L'exemple de script PHP concernant le contrôle d'identification par OpenFlyers pour un logiciel tiers est à jour de cette version de protocole.

Obligation de fournir le fichier des écritures comptables

Selon l'article L47 A-1 du livre des procédures fiscales, depuis le 1 janvier 2014, il est nécessaire pour les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés de pouvoir fournir le Fichier des Écritures Comptables (FEC) dématérialisé.

Sont concernées, toutes les entreprises soumises à une obligation de présentation de documents comptables, qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité. Ceci concerne donc :

  • Les entreprises relevant de l’impôt sur les sociétés
  • Les entreprises relevant de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA

En cas de contrôle les, un FEC doit être fourni pour chacun des trois derniers exercices clôturés.

Réglement général sur la protection des données (RGPD)

Les conditions générales d'OpenFlyers sont conformes au règlement. Pour rappel :

  • Les données appartiennent aux clients d'OpenFlyers (et non pas aux utilisateurs finaux et encore moins à OpenFlyers)
  • Cela ne veut pas dire que l'utilisateur ou le client peuvent demander de rectifier ou supprimer des données. En effet, d'autres règlements imposent la conservation des données et il doit être possible de produire les logs de connexion des utilisateurs ou des actions effectuées sur une durée raisonnable.
  • C'est aux structures clientes d'OpenFlyers de mettre en place, au travers du paramétrage, les droits qui permettent de garantir aux utilisateurs les accès de consultation de leurs données personnelles.
  • Nous recommandons aux structures clientes de préciser dans leurs propres conditions générales ou dans leur règlement intérieur l'acceptation par l'utilisateur final de la nécessité de stockage, par la structure, des données qui concernent les utilisateurs.

Depuis le 27 mars 2019 (cf. actualité [Certification des validités et validités contrats), OpenFlyers v.4 contient une fonction qui permet aux structures clientes de créer des validités-contrats que doivent signer les utilisateurs à la connexion. Cette fonction a vocation à permettre l'acceptation, par les utilisateurs finaux, des conditions générales ou du règlement intérieur d'une structure.

Depuis le 18 juin 2019, sur les plateformes OpenFlyers sous version 4, la SARL OpenFlyers impose aux utilisateurs d'accepter les conditions générales d'OpenFlyers grâce à cette fonction validité-contrat.