Envoi des emails: Difference between revisions
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=Présentation= | =Présentation= | ||
L'objet de cette page est de présenter l''''envoi automatique des | L'objet de cette page est de présenter l''''envoi automatique des e-mails''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]]. | ||
Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est | Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif. | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" style="text-align: center;" | ||
!Type d'e-mail!![[ | !Type d'e-mail!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_de_démonstration|Plateforme de démonstration]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_test|Plateforme en test]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_production|Plateforme en production]] | ||
|- | |- | ||
!style="text-align:left;" colspan="4"|Communication | |||
|- | |- | ||
|[[ | |style="text-align:left;"|[[Liste-de-diffusion|Accès à la création d'une liste de diffusion]]||-||-||✔ | ||
|- | |- | ||
|[[#E- | |style="text-align:left;"|[[#Actualité-OpenFlyers|Actualité OpenFlyers]]||-||-||✔ | ||
|- | |||
|style="text-align:left;"|[[#E-mailing-de-la-structure|E-mailing de la structure]]||-||-||✔ | |||
|- | |||
!style="text-align:left;" colspan="4"|Comptabilité | |||
|- | |||
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-solde|Alerte de solde]]||-||-||✔ | |||
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|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-facture|Envoi de facture]]||-||✔||✔ | |||
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|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-reçu|Envoi de reçu]]||-||✔||✔ | |||
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!style="text-align:left;" colspan="4"|Réservation | |||
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|style="text-align:left;"|[[#E-mail-d'annulation-de-réservation|Annulation de réservation]]||-||✔||✔ | |||
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|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-modification-de-réservation|Modification de réservation]]||-||✔||✔ | |||
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|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-notification-de-réservation|Notification de réservation]]||-||✔||✔ | |||
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|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-réservation|Rappel de réservation]]||-||-||✔ | |||
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!style="text-align:left;" colspan="4"|Validité | |||
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|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|Demande de certification de validité]]||-||✔||✔ | |||
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|style="text-align:left;"|[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-des-rappels-par-e-mail-des-validités-à-échéance|Rappel d'échéance de validité]]||-||-||✔ | |||
|} | |} | ||
=E-mail d' | La fiche personnelle de l'utilisateur contient : | ||
*le champ [[Fiche-personnelle#E-mail|E-mail]] qui permet de renseigner les adresses emails de l'utilisateur | |||
*le chapitre [[Fiche-personnelle#Notifications|Notifications]] qui permet de paramétrer l'envoi automatique des e-mails | |||
Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un [[Configuration#Message-en-en-tête-des-emails-automatiques|message en en-tête]] et également un autre [[Configuration#Message-en-pied-de-page-des-emails-automatiques|message en pied de page]]. | |||
Il est également possible de suivre les emails dans '''Gestion > Communications > [[Suivi des emails|Suivi des e-mails]]'''. | |||
=Communication= | |||
==Actualité OpenFlyers== | |||
Voir le chapitre [[Bien-communiquer-avec-OpenFlyers#Être-informé-des-nouveautés-OpenFlyers|Être informé des nouveautés OpenFlyers]]. | |||
Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page [[Fiche personnelle]] en cochant ou non [[Fiche-personnelle#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-e-mail|Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail]]. | |||
==E-mailing de la structure== | |||
Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure. | |||
Voir la page [[Mailing]]. | |||
=Comptabilité= | |||
==E-mail de facture== | |||
Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation d'une activité]] ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur]]. | |||
Le titre est composé : | Le titre est composé : | ||
* Du nom de la plateforme | * Du nom de la plateforme entre crochets | ||
* Suivi du texte "Facture" | |||
Exemple de titre : | |||
<pre>[Plateforme de démonstration] Facture</pre> | |||
Le corps est composé : | |||
*Du texte "Bonjour," | |||
*De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]." | |||
**'''X''' correspond au numéro de reçu | |||
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure | |||
Exemple de corps : | |||
<pre>Bonjour, | |||
Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018. | |||
Cordialement,</pre> | |||
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé : | |||
*"Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf" | |||
==E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire== | |||
Voir également les chapitres : | |||
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]] | |||
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]] | |||
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l'agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]] | |||
C'est un e-mail de notification pour maintenir active l'agrégation bancaire. Le premier email est envoyé 30 jours avant l'échéance, puis tous les 7 jours, aux utilisateurs qui dispose du droit de gérer tous les comptes. | |||
Le titre est: '''Renouvellement de l'agrégation des banques''' | |||
Le corps est composé : | |||
*Du texte "Bonjour," | |||
*De la ligne: ''Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants:[Nom_De_La_Banque]'' | |||
*Du lien vers l'interface de l'agrégation : '''Admin > Comptes > Banque > Agréger''' | |||
Exemple de corps : | |||
<pre>Bonjour, | |||
Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants: [Nom_De_La_Banque]. | |||
Pour cela, il faut : | |||
- Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger | |||
- Cliquer sur le bouton de renouvellement de l'agrégation | |||
La procédure complète est décrite ici : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l'agrégation-des-comptes-bancaires</pre> | |||
==E-mail de rappel de solde== | |||
Voir également les chapitres : | |||
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|Paramétrage général des comptabilités]] | |||
*[[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]] | |||
Le titre est composé : | |||
* Du nom de la plateforme entre crochets | |||
* Suivi du texte "Alerte seuil de compte : " | |||
* Suivi du nom du type de compte utilisateur | |||
Exemple de titre : | |||
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre</pre> | |||
Exemple de corps : | |||
<pre>Cher client/adhérent | |||
Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 52,05 € en dessous du seuil minimum de 100 €. | |||
Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte. | |||
Le service comptable/trésorier | |||
---------- | |||
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique</pre> | |||
==E-mail de reçu== | |||
Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la [[Utilisation-de-la-comptabilité#Validation-des-règlements-clients|validation d'un encaissement]] afin d'être [[Normes-et-réglementations#Inaltérabilité-des-données-et-traçabilité-des-encaissements|conforme à la réglementation]]. | |||
Le titre est composé : | |||
* Du nom de la plateforme entre crochets | |||
* Suivi du texte "Reçu" | |||
Exemple de titre : | |||
<pre>[Plateforme de démonstration] Reçu</pre> | |||
Le corps est composé : | |||
*Du texte "Bonjour," | |||
*De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]." | |||
**'''X''' correspond au numéro de reçu | |||
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure | |||
Exemple de corps : | |||
<pre>Bonjour, | |||
Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018. | |||
Cordialement,</pre> | |||
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé : | |||
*"Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf" | |||
=Réservation= | |||
==E-mail d'annulation de réservation== | |||
Le titre est composé : | |||
* Du nom de la plateforme entre crochets | |||
* Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers" | * Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers" | ||
Exemple de titre : | Exemple de titre : | ||
<pre>Plateforme de démonstration | <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers</pre> | ||
Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]]. | Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]]. | ||
| Line 28: | Line 178: | ||
Notification d'annulation de la réservation suivante : | Notification d'annulation de la réservation suivante : | ||
La réservation pour le/la | La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00 | ||
avec comme commentaire : | avec comme commentaire : Activité de jour | ||
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée. | avec DUPONT Jean en Pilote est annulée. | ||
| Line 40: | Line 190: | ||
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante : | Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante : | ||
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées | |||
Plateforme de démonstration | Plateforme de démonstration | ||
https://openflyers.com/demo</pre> | |||
==E-mail de modification de réservation== | |||
Le titre est composé : | Le titre est composé : | ||
* Du nom de la plateforme | * Du nom de la plateforme entre crochets | ||
* Suivi du texte " | * Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers" | ||
Exemple de titre : | Exemple de titre : | ||
<pre>Plateforme de démonstration | <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre> | ||
Le corps est composé : | Le corps est composé : | ||
* Du texte "Bonjour," | * Du texte : | ||
<pre>"Bonjour," | |||
Notification de modification de la réservation suivante :</pre> | |||
* D'une ligne indiquant : | * D'une ligne indiquant : | ||
** la ressource | ** l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés | ||
** la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation | ** l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation | ||
** la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation | ** l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation | ||
* D'une ligne indiquant le commentaire de | * D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant | ||
* D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération | * D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place | ||
* D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant | |||
* Du texte "est remplacée par" | |||
* D'une ligne indiquant : | |||
** le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés | |||
** la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation | |||
** la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation | |||
* D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant | |||
* D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place | |||
* D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant | |||
* D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation | |||
* De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire : | * De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire : | ||
<pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre> | <pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre> | ||
* Du texte : | |||
<pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail. | |||
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : | |||
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail | |||
Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. | |||
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.</pre> | |||
* Le nom de la structure | * Le nom de la structure | ||
* L'adresse de la structure | * L'adresse de la structure | ||
Exemple de corps : | Exemple de corps : | ||
<pre> | <pre>Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers | ||
Notification de modification de la réservation suivante : | |||
La | La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30 | ||
avec | avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par | ||
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00 | |||
avec DUPONT Jean en Place gauche | |||
Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN | Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN | ||
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris. | Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris. | ||
| Line 80: | Line 254: | ||
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : | Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : | ||
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail | |||
Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. | |||
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée. | |||
Plateforme de démonstration | Plateforme de démonstration | ||
https://openflyers.com/demo</pre> | |||
==E-mail de notification de réservation== | |||
Le titre est composé : | Le titre est composé : | ||
* Du nom de la plateforme | * Du nom de la plateforme entre crochets | ||
* Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers" | * Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers" | ||
Exemple de titre : | Exemple de titre : | ||
<pre>Plateforme de démonstration | <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre> | ||
Le corps est composé : | Le corps est composé : | ||
| Line 115: | Line 290: | ||
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : | Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : | ||
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail</pre> | |||
* Le nom de la structure | * Le nom de la structure | ||
* L'adresse de la structure | * L'adresse de la structure | ||
| Line 124: | Line 299: | ||
Ceci est une notification de la réservation suivante : | Ceci est une notification de la réservation suivante : | ||
La réservation pour le/la | La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00 | ||
avec comme commentaire : Vol de jour | avec comme commentaire : Vol de jour | ||
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée. | avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée. | ||
| Line 136: | Line 311: | ||
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : | Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : | ||
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail | |||
Plateforme de démonstration | Plateforme de démonstration | ||
https://openflyers.com/demo</pre> | |||
=E-mail de rappel de réservation= | ==E-mail de rappel de réservation== | ||
Le titre est composé : | Le titre est composé : | ||
* Du nom de la plateforme | * Du nom de la plateforme entre crochets | ||
* Suivi du texte " | * Suivi du [[Configuration#Email-de-rappel-des-réservations-de-la-journée|contenu à ajouter avant l'e-mail de rappel des réservations s'il s'agit d'un rappel d'une réservation de la journée]]. Voir le paramètre [[Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-la-veille-ou-de-la-journée-par-e-mail|Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail]] | ||
* Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers" | |||
Exemple de titre : | Exemple de titre : | ||
<pre>Plateforme de démonstration | <pre>[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers</pre> | ||
Le corps est composé : | Le corps est composé : | ||
| Line 161: | Line 337: | ||
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante : | Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante : | ||
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail</pre> | |||
* Le nom de la structure | * Le nom de la structure | ||
| Line 169: | Line 345: | ||
Rappel de la réservation suivante : | Rappel de la réservation suivante : | ||
La réservation pour le/la | La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00 | ||
avec comme commentaire : Vol de jour | avec comme commentaire : Vol de jour | ||
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée. | avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée. | ||
| Line 178: | Line 354: | ||
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante : | Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante : | ||
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail | |||
Plateforme de démonstration</pre> | Plateforme de démonstration</pre> | ||
=[[Suivi-des- | ==Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier== | ||
Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers. | |||
Le fichier, envoyé au format '''ics''', peut être ouvert avec des applications comme '''Microsoft Outlook''', '''Google Calendar''' ou '''iCalendar''' par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour. | |||
Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier : | |||
*La date et heure de début | |||
*La date et heure de fin | |||
*Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation) | |||
*La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le '''nom du fichier''' | |||
Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier. | |||
'''Remarque :''' indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|synchronisation de ses réservations avec son agenda Google]]. | |||
=Validité= | |||
==E-mail de demande de certification de validité== | |||
Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification est activée]]. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un lien qui renvoi vers l'[[Validités#Validités-en-attente-de-certification|interface permettant de certifier les validités en attentes]] | |||
Le titre est composé : | |||
*Du nom de la plateforme entre crochet | |||
*Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification" | |||
<pre>[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification</pre> | |||
Le corps du message suit ce format : | |||
<pre>Bonjour, | |||
L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité]. | |||
Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien : | |||
[lien vers la page de gestion] | |||
</pre> | |||
==E-mail de rappel d'échéance de validité== | |||
Voir la [[Paramétrage-des-validités#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Gestion des validités]] pour le paramétrage du déclenchement des e-mails. | |||
Le titre est composé : | |||
* Du nom de la plateforme entre crochets | |||
* Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :" | |||
* Suivi du nom du type de validité | |||
Exemple de titre : | |||
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence</pre> | |||
Exemple de corps : | |||
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017</pre> | |||
Ou : | |||
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017</pre> | |||
==E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités== | |||
Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités. | |||
Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit [[Gestion-des-profils#Alerté-par-e-mail-pour-le-renouvellement-des-validités-de-tous-les-utilisateurs|Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs]]. | |||
Latest revision as of 10:20, 21 October 2023
Présentation
L'objet de cette page est de présenter l'envoi automatique des e-mails dans la version 4 d'OpenFlyers.
Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.
| Type d'e-mail | Plateforme de démonstration | Plateforme en test | Plateforme en production |
|---|---|---|---|
| Communication | |||
| Accès à la création d'une liste de diffusion | - | - | ✔ |
| Actualité OpenFlyers | - | - | ✔ |
| E-mailing de la structure | - | - | ✔ |
| Comptabilité | |||
| Alerte de solde | - | - | ✔ |
| Envoi de facture | - | ✔ | ✔ |
| Envoi de reçu | - | ✔ | ✔ |
| Réservation | |||
| Annulation de réservation | - | ✔ | ✔ |
| Modification de réservation | - | ✔ | ✔ |
| Notification de réservation | - | ✔ | ✔ |
| Rappel de réservation | - | - | ✔ |
| Validité | |||
| Demande de certification de validité | - | ✔ | ✔ |
| Rappel d'échéance de validité | - | - | ✔ |
La fiche personnelle de l'utilisateur contient :
- le champ E-mail qui permet de renseigner les adresses emails de l'utilisateur
- le chapitre Notifications qui permet de paramétrer l'envoi automatique des e-mails
Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un message en en-tête et également un autre message en pied de page.
Il est également possible de suivre les emails dans Gestion > Communications > Suivi des e-mails.
Communication
Actualité OpenFlyers
Voir le chapitre Être informé des nouveautés OpenFlyers.
Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page Fiche personnelle en cochant ou non Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail.
E-mailing de la structure
Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure.
Voir la page Mailing.
Comptabilité
E-mail de facture
Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la validation d'une activité ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur.
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du texte "Facture"
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Facture
Le corps est composé :
- Du texte "Bonjour,"
- De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
- X correspond au numéro de reçu
- [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure
Exemple de corps :
Bonjour, Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018. Cordialement,
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
- "Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire
Voir également les chapitres :
- Agréger des comptes bancaires
- Importer par API un relevé bancaire
- Renouveler l'agrégation des comptes bancaires
C'est un e-mail de notification pour maintenir active l'agrégation bancaire. Le premier email est envoyé 30 jours avant l'échéance, puis tous les 7 jours, aux utilisateurs qui dispose du droit de gérer tous les comptes.
Le titre est: Renouvellement de l'agrégation des banques
Le corps est composé :
- Du texte "Bonjour,"
- De la ligne: Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants:[Nom_De_La_Banque]
- Du lien vers l'interface de l'agrégation : Admin > Comptes > Banque > Agréger
Exemple de corps :
Bonjour, Pour utiliser correctement la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API", il faut prolonger l'agrégation des banques suivants: [Nom_De_La_Banque]. Pour cela, il faut : - Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger - Cliquer sur le bouton de renouvellement de l'agrégation La procédure complète est décrite ici : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l'agrégation-des-comptes-bancaires
E-mail de rappel de solde
Voir également les chapitres :
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
- Suivi du nom du type de compte utilisateur
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre
Exemple de corps :
Cher client/adhérent Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 52,05 € en dessous du seuil minimum de 100 €. Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte. Le service comptable/trésorier ---------- Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique
E-mail de reçu
Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la validation d'un encaissement afin d'être conforme à la réglementation.
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du texte "Reçu"
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Reçu
Le corps est composé :
- Du texte "Bonjour,"
- De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
- X correspond au numéro de reçu
- [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure
Exemple de corps :
Bonjour, Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018. Cordialement,
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
- "Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
Réservation
E-mail d'annulation de réservation
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers
Le corps est le même que pour l'e-mail de notification de réservation.
Exemple de corps :
Bonjour, Notification d'annulation de la réservation suivante : La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00 avec comme commentaire : Activité de jour avec DUPONT Jean en Pilote est annulée. Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN. Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris. Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail. Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées Plateforme de démonstration https://openflyers.com/demo
E-mail de modification de réservation
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers"
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers
Le corps est composé :
- Du texte :
"Bonjour," Notification de modification de la réservation suivante :
- D'une ligne indiquant :
- l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés
- l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
- l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
- D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant
- D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place
- D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant
- Du texte "est remplacée par"
- D'une ligne indiquant :
- le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés
- la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
- la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
- D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant
- D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place
- D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant
- D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
- De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
- Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail. Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.
- Le nom de la structure
- L'adresse de la structure
Exemple de corps :
Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers Notification de modification de la réservation suivante : La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30 avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00 avec DUPONT Jean en Place gauche Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris. Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail. Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail Veuillez ne pas répondre à cet e-mail. L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée. Plateforme de démonstration https://openflyers.com/demo
E-mail de notification de réservation
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers
Le corps est composé :
- Du texte :
"Bonjour," Notification de création de la réservation suivante :
- D'une ligne indiquant :
- le type de ressource et la ressource réservés
- la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
- la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
- D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
- D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
- D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
- D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
- De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
- Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail. Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
- Le nom de la structure
- L'adresse de la structure
Exemple de corps :
Bonjour, Ceci est une notification de la réservation suivante : La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00 avec comme commentaire : Vol de jour avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée. Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris. Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail. Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail Plateforme de démonstration https://openflyers.com/demo
E-mail de rappel de réservation
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du contenu à ajouter avant l'e-mail de rappel des réservations s'il s'agit d'un rappel d'une réservation de la journée. Voir le paramètre Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail
- Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers
Le corps est composé :
- Du texte :
Bonjour, Rappel de la réservation suivante :
- Du corps de l'e-mail de notification de réservation où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
- De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
- Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail : Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail
- Le nom de la structure
Exemple de corps :
Bonjour, Rappel de la réservation suivante : La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00 avec comme commentaire : Vol de jour avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée. Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris. Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail. Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante : https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail Plateforme de démonstration
Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier
Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.
Le fichier, envoyé au format ics, peut être ouvert avec des applications comme Microsoft Outlook, Google Calendar ou iCalendar par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.
Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :
- La date et heure de début
- La date et heure de fin
- Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
- La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le nom du fichier
Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.
Remarque : indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la synchronisation de ses réservations avec son agenda Google.
Validité
E-mail de demande de certification de validité
Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la certification est activée. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un lien qui renvoi vers l'interface permettant de certifier les validités en attentes
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochet
- Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification
Le corps du message suit ce format :
Bonjour, L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité]. Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien : [lien vers la page de gestion]
E-mail de rappel d'échéance de validité
Voir la Gestion des validités pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.
Le titre est composé :
- Du nom de la plateforme entre crochets
- Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
- Suivi du nom du type de validité
Exemple de titre :
[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence
Exemple de corps :
La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017
Ou :
La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017
E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités
Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités.
Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs.