imported>Sgoossens |
imported>Ltremblet |
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| __TOC__ | | __TOC__ |
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| =Présentation= | | =Présentation= |
| L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
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| ==Date par défaut dans les formulaires==
| | Cette page décrit la '''gestion des produits et des ventes''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]]. Ce gestionnaire n'est disponible que si la gestion des comptes est activé. Il permet également d'effectuer la vente de validité. |
| La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.
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| =Définitions=
| | Le résultat final dépend de la [[Gestion des écritures comptables#Fusion_des_écritures_comptables|fusion des écritures]]. |
| ==Compte d'export==
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| Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.
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| Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.
| | Pour accéder à la gestion des produits (menu '''Ventes > Produits'''), il faut de l'un des droits suivants : [[Gestion-des-profils#Gestion-globale-des-ventes|gestion globale des ventes]], [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]]. |
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| =Clôturer l'exercice comptable= | | ==[[Facturation-des-clients#Fonctionnement-et-nommage-des-variables-associées-aux-formules-de-facturation|Fonctionnement et nommage des variables associées aux formules de facturation]]== |
| ''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''
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| OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].
| | =Configuration= |
| | * Les produits non stockés sans tarif ne sont disponibles à l'achat qu'avec le droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]]. |
| | *Les produits en vente libre peuvent être achetés par les utilisateurs disposant du droit [[Gestion-des-profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] ou être vendus par les utilisateurs avec le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]. |
| | *Les produits qui ne sont pas en vente libre ne peuvent être vendues qu'avec le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]. |
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| Avant de clôturer, il faut :
| | Pour définir un produit comme étant en '''Vente libre''', il faut aller dans '''Admin > Ventes > Produits > Produits''' et cocher la marque correspondante dans la colonne '''Vente libre''' de la ligne du produit concerné. |
| *Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
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| *Dans tous les cas, [[#Solder-les-comptes|remettre à 0 les soldes des comptes d'exploitation]].
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| *Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture.
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| En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Pour cela, il peut être nécessaire de [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|retrouver les écritures non validées]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.
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| Ensuite, pour clôturer :
| | Voir les [[Formules de calcul#Tarification|formules de tarification]]. |
| *Aller dans '''Comptes > Gestion / Export'''.
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| *Dans la 2ème partie intitulée '''Gestion de l'exercice comptable''', renseigner le champ '''Date de clôture'''.
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| La date de début de nouvel exercice est automatiquement actualisée.
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| Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
| | Les paragraphes ci-dessous présentes plusieurs exemples de configuration de produit. |
| *Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.
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| =Exporter la comptabilité= | | ==Mettre en place une règle de facturation générale pour les produits== |
| ''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''
| | Nous recommandons fortement de mettre en place cette règle qui simplifie grandement par la suite l'ajout de nouveaux produits à vendre. Cette règle à vocation à s'appliquer tout le temps. Ensuite, on peut rajouter des [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|règles en cascade]] qui viendront modifier le comportement de cette première règle de tarification en modifiant par exemple le compte produit concerné. |
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| Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
| | *Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Produits''' |
| ==Actions à effectuer par ordre chronologique==
| | *Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE FACTURATION''' |
| OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.
| | *Dans le champ '''Nom''', insérer ''Facturation générale des produits'' |
| | *Dans le champ '''Formule''', insérer ''%UNIT_PRICE_VALUE * %PRODUCT_QUANTITY''. Cette formule multiplie le tarif unitaire du produit défini dans '''Ventes > Produits''' avec la quantité commandée. |
| | *Dans le champ '''Nom de variable associé à la formule''', insérer ''tarifGeneral''. |
| | *Dans le champ '''Type de compte à débiter''' sélectionner ''Compte utilisateur''. |
| | *Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''. |
| | *Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte Produit''. |
| | *Dans le champ '''Compte Produit à créditer''', sélectionner ''Boutique''. |
| | *Cliquer sur le bouton '''Valider'''. |
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| Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.
| | ==Rediriger vers un autre compte produit le produit d'une vente== |
| | Avec la [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|règle de facturation générale]] déjà en place, le produit de toute vente va dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut rediriger le produit de la vente ainsi : |
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| Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.
| | *Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Produits'''. |
| | * Cliquer sur '''AJOUTER UNE LIGNE DE FACTURATION''' |
| | * Remplir le formulaire : |
| | ** '''Nom''' : ''produit X'' |
| | ** '''Formule''' : ''@tarifGeneral'' |
| | ** '''Produit''' : Cocher le ou les noms du ou des produits concernés par cette redirection. |
| | ** '''Type de compte à créditer''' : Au choix. Normalement cela doit être un compte produit. |
| | ** '''Type de compte à débiter''' : ''Compte produit'' |
| | ** '''Compte à produit à débiter''' : ''Boutique'' |
| | ** Valider le formulaire |
| | Ainsi la 1ère règle générale créditera le compte produit "Boutique" et la règle ci-dessus débitera du même montant ce compte produit "Boutique" pour créditer à la place un autre compte produit au choix. |
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| Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.
| | ==Configuration d'un produit non-stocké "Carte" avec tarif== |
| | *Aller sur '''Admin > Ventes > Produits > Produits''' |
| | Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne vide, créer un produit : |
| | *'''Nom''' : Carte |
| | *'''Unité''' : ''Sans unité'' |
| | *Cocher '''Vente libre''' si vous souhaitez que les utilisateurs ayant le droit '''[[Gestion-des-profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]]''' puissent acheter ce produit là. |
| | *'''Type de vente''' : ''Produit non stocké'' |
| | *'''Tarif associé''' : ''Nouveau tarif...'' |
| | *'''Historique des montants''' : laisser ''Nouveau couple...'' |
| | *'''Date d'entrée en vigueur du tarif''' : laisser la date proposée par défaut qui correspond à la date du début d'exercice comptable. En effet, chaque nouveau tarif doit avoir un prix qui couvre depuis le début de l'exercice en cours afin de ne pas avoir d'absence de tarif applicable. |
| | *'''Montant du tarif''' : renseigner le montant applicable |
| | *Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' |
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| De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF_doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].
| | Avec la [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|règle de facturation générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger-vers-un-autre-compte-produit-le-produit-d'une-vente|rediriger le produit de la vente]]. |
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| Prérequis à tout export comptable :
| | ==Configuration d'un produit non stocké "Manuel" sans tarif défini== |
| *[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]". | | Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne vide, créer un produit : |
| | | *'''Nom''' : Carte |
| Opérations à effectuer pour tout export :
| | *'''Unité''' : ''Sans unité'' |
| #[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
| | *Cocher '''Vente libre''' si vous souhaitez que les utilisateurs ayant le droit '''[[Gestion-des-profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]]''' puissent acheter ce produit là. |
| #[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
| | *'''Type de vente''' : ''Produit non stocké'' |
| #[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]
| | *'''Tarif associé''' : ''Aucun'' |
| | | *Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' |
| Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
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| #[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
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| #Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
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| #Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
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| #[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
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| #[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].
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| ==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|export comptable]]==
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| ===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
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| Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Gestion / Export''' avec les éléments suivants :
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| <pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
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| intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
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| Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].
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| ==Export de la comptabilité==
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| Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].
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| Pour exporter la comptabilité, il faut :
| | Avec la [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|règle de facturation générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger-vers-un-autre-compte-produit-le-produit-d'une-vente|rediriger le produit de la vente]]. |
| *Aller côté '''Admin'''
| |
| *Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
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| 3 parties se superposent :
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| *'''Solder les comptes'''
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| *'''Gestion de l'exercice comptable'''
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| *'''Statistiques'''/ '''Export de la comptabilité'''
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| Le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.
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| Au-dessous du titre apparait la période que l'on souhaite exporter. Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.
| | ==Configuration d'un produit Validité== |
| | | *[[Paramétrage-des-validités#Ajouter-un-type-de-validités|Créer le type de validité]]. Normalement, cette validité doit être '''Soumise à échéance''' et avoir le paramétrage '''Validité bloquante pour la saisie des vols'''. |
| Exemples :
| | *Aller sur '''Admin > Ventes > Produits > Produits''' |
| *Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
| | Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne vide, créer un produit : |
| *Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.
| | *'''Nom''' : Carte |
| | | *'''Unité''' : ''Sans unité'' |
| Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
| | *'''Type de vente''' : ''Validité'' |
| *Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
| | *'''Tarif associé''' : ''Nouveau tarif...'' |
| *L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter''' de la ligne du logiciel vers lequel on souhaite exporter.
| | *'''Historique des montants''' : laisser ''Nouveau couple...'' |
| *Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].
| | *'''Date d'entrée en vigueur du tarif''' : laisser la date proposée par défaut qui correspond à la date du début d'exercice comptable. En effet, chaque nouveau tarif doit avoir un prix qui couvre depuis le début de l'exercice en cours afin de ne pas avoir d'absence de tarif applicable. |
| | | *'''Montant du tarif''' : renseigner le montant applicable |
| '''Remarques :'''
| |
| *Il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaité, alors une alerte apparaitra signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
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| *Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.
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| ===Marquer les écritures lors de l'export=== | |
| Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
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| *Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
| |
| *Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.
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| Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.
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| Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.
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| =Grand livre= | |
| | |
| Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée. Il présente pour chaque compte :
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| * Le solde initial | |
| * La liste des écritures
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| * Le solde final
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| Pour y accéder, il faut :
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| *Aller côté '''Admin'''
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| *Puis '''Comptes > Gestion / Export'''
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| '''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''
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| | |
| =Importer un relevé bancaire=
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| Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
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| | |
| Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].
| |
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| Prérequis :
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| *Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées
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| Utilisation depuis l'[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-légère|interface légère]] :
| |
| *'''Admin > Comptes > Import de relevé bancaire'''
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| *'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
| |
| *'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèle-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
| |
| *'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
| |
| :Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
| |
| :#Compte utilisé lors du précédent import
| |
| :#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
| |
| *Cliquer sur le bouton '''Importer''' | |
| | |
| Les écritures vont alors passer par une étape de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrage-automatique|lettrage automatique]].
| |
| | |
| Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.
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| | |
| Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.
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| =Lettrer des écritures comptables=
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| ''Cette documentation correspond à une fonction qui n'est pas encore en production''.
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| Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.
| |
| ==Lettrage automatique==
| |
| Le lettrage automatique se fait lors de l'import de relevés bancaires. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
| |
| *Génération de l'écriture comptable | |
| *Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
| |
| *Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
| |
| *Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
| |
| | |
| Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.
| |
| | |
| ==Lettrer manuellement==
| |
| Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Comptes › Lister les comptes > Voir'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
| |
| *Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
| |
| *Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
| |
| *Re-cliquer sur le bouton d'édition.
| |
| OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.
| |
| | |
| Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.
| |
| | |
| Pour supprimer un lettrage, il faut :
| |
| *Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
| |
| *Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier. | |
| *Re-cliquer sur le bouton d'édition.
| |
| | |
| L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.
| |
| | |
| Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.
| |
| | |
| =Mettre à jour les tarifs=
| |
| ==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
| |
| *'''Admin > Ventes > Produits'''
| |
| | |
| *Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''. | |
| [[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
| |
| *Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif. | |
| *Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement. | |
| | |
| | |
| '''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.
| |
| | |
| *Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
| |
| *Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable
| |
| | |
| ==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
| |
| *'''Admin > Ventes > Prix > Actualisation des prix'''
| |
| [[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.png]]
| |
| | |
| *Cliquer sur le bouton '''Modifier''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
| |
| [[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.png]]
| |
| | |
| *Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
| |
| [[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png]]
| |
| | |
| '''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.
| |
| | |
| *Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
| |
| *Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable
| |
| | |
| =Opérations sur les comptes=
| |
| ==Afficher la liste des opérations d'un compte==
| |
| *S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource'''.
| |
| *S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''. | |
| *Sinon, aller sur '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
| |
| *Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
| |
| *Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné
| |
| | |
| ==Créer un compte==
| |
| ===Créer un compte ressource===
| |
| Pour créer un compte ressource, il faut :
| |
| *Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource'''.
| |
| *Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.
| |
| | |
| ===Créer un compte utilisateur===
| |
| Pour créer un compte utilisateur, il faut :
| |
| *Aller sur '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur'''.
| |
| *Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.
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| ===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
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| Pour créer un compte, il faut :
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| *Aller sur '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''.
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| *En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
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| *Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' | | *Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' |
| | Il faut ensuite lier le produit validité au type validité : |
| | *'''Admin > Ventes > Validités à vendre''' |
| | *Dans le cas où il n'y a pas déjà de ligne associant le produit à la validité à vendre, créer une ligne contenant : |
| | ** '''Validité''' : Cotisation |
| | ** '''Produit''' : Cotisation |
| | ** '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : Cf. les [[Formules-de-calcul#Date-d'expiration|formules de calcul de la date d'expiration]] |
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| ==Créer un type de compte==
| | Avec la [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|règle de facturation générale]] déjà en place, le produit de la vente d'une carte ira dans le compte de produit ''boutique''. Si on souhaite une ventilation différente, il faut [[#Rediriger-vers-un-autre-compte-produit-le-produit-d'une-vente|rediriger le produit de la vente]]. |
| ===Créer un type de compte ressource===
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| Pour créer un type de compte ressource, il faut :
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| *Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types de compte actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
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| *Saisir les champs du formulaire et valider .
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| ==Désactiver un compte==
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| Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
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| * le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
| |
| * dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
| |
| * le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
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| * le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
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| ** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
| |
| ** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
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| Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.
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| | |
| ==Lister les comptes==
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| *Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Comptes ressource''' pour obtenir les comptes ressource
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| *Aller sur '''Admin > Comptes > Utilisateurs> Comptes utilisateur''' pour obtenir les comptes utilisateur
| |
| *Aller sur '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes''' pour obtenir les autres comptes.
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| Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.
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| Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.
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| ==Renommer un compte==
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| *Aller sur '''Admin > Comptes > Lister les comptes > Tous les comptes'''
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| *Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
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| *Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
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| *Changer le nom du compte.
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| *Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.
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| ==Supprimer un compte créé en double==
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| Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
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| *[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
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| *Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
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| *[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
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| *Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
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| *S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
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| *S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
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| **Aller dans '''Achats > Types de facture fournisseur'''
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| **Retrouver le type de facture correspondant
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| **Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
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| **Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
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| **Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
| |
| :Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
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| *Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
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| *Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.
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| =Retrouver les écritures non validées=
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| S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
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| *Pour les activités, aller dans '''Admin > Activités > Liste des activités''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
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| *Pour les encaissements, aller dans '''Admin > Comptes > Pointer''' et choisir chaque type de paiement.
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| *Pour les transferts, aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' puis '''valider les transferts'''.
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| *Pour les factures, aller dans '''Admin > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
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| *Pour les ventes, aller dans '''Admin > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
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| En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.
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| Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
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| *Aller dans '''Admin > Comptes > Gestion / Export'''
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| En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :
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| [[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]] | |
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| Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".
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| Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.
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| Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
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| *Aller dans '''Comptes > Mouvements'''
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| *Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
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| Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.
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| Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
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| *Aller dans '''Ressources > Ressources''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
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| *Aller dans '''Ressources > Ressources > Désactivées'''
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| *Réactiver la ressource concernée
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| *Aller dans '''Ressources > Ressources''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
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| *Aller dans '''Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
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| *Pointer les activités de la ressource
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| *Retourner dans '''Ressources > Ressources''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
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| *Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée
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| Remarques :
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| *Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
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| *OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.
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| =Saisie d'écritures comptables=
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| ==Annuler l'effet d'une écriture comptable==
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| '''Attention :''' si les écritures comptables concernent une activité validée, il ne faut pas annuler manuellement l'effet des écritures comptables, comme indiqué ci-dessous, mais utiliser la fonction d'[[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].
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| Depuis la version 4.2, il existe une fonction permettant de [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser une écriture]].
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| Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Saisie-d'un-flux|saisir un flux]] en sélectionnant les comptes mis en jeu dans l'écriture à annuler en choisissant de débiter ou créditer du même montant (mais dans le sens opposé) que l'écriture initiale.
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| Exemple : Un compte A a été débité de 100 € et la contre-partie a été sur un compte B. Pour annuler l'effet de cette écriture, il faut [[#Saisie-d'un-flux|saisir un flux]] qui va créditer le compte A de 100 € et débiter le compte B du même montant.
| | ===Variantes tarifaires sur les validités=== |
| | Si le tarif à appliquer sur la vente d'une validité change en fonction des utilisateurs, par exemple en fonction de l'âge, ou en fonction d'autres critères comme par exemple la date de renouvellement de la validité, il faut mettre en place des règles de facturation supplémentaires qui appliqueront des remises ou des surfacturations par rapport au tarif de base. Cette méthode permet d'assurer qu'il n'y a plusieurs points d'entrées possibles pour la vente d'une validité donnée et ainsi de permettre de laisser les utilisateurs acheter ou renouveler eux-mêmes leurs validités. |
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|
| Dans le cas d'une vente de produit type "pack d'heures", il ne faut pas oublier d'annuler également les mouvements concernant les crédits d'heures.
| | ==[[#Débrayer-la-vente-de-validité-de-façon-temporaire|Mettre à jour la date d'échéance d'une validité à vendre]]== |
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|
| Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.
| | ==Mise en place de la TVA dans la facturation des produits== |
| | Si vous gérez la TVA, alors il faut rajouter une ligne pour créer les mouvements liés à la TVA. On suppose qu'il existe déjà une [[#Mettre-en-place-une-règle-de-facturation-générale-pour-les-produits|ligne de facturation générale]]. |
| | *Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Produits'''. |
| | *Cliquer sur le bouton '''AJOUTER UNE LIGNE DE FACTURATION''' |
| | *Dans le champ '''Nom''', renseigner ''Taux TVA standard'' |
| | *Dans le champ formule, renseigner ''@standardPrice * $tvaFranceNormale / 100'' en supposant que la variable associée à la TVA se nomme ''$tvaFranceNormale''. |
| | *Laisser le champ '''Produit''' sélectionné pour '''Tous'''. |
| | *Dans le champ '''Type de compte à débiter''', sélectionner ''Compte utilisateur''. |
| | *Modifier le cas échéant, le champ '''Compte utilisateur à débiter'''. |
| | *Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte TVA''. |
| | *Dans le champ '''Compte TVA à créditer''', sélectionner ''TVA collectée''. |
| | *Cliquer sur le bouton '''Valider'''. |
| | Remarque : dans le cas où l'on part d'un prix TTC, alors pour retrouver la TVA il faut appliquer la formule suivante : |
| | ''@standardPriceTTC * $tvaFranceNormale / (100 + $tvaFranceNormale)'' |
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|
| C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.
| | ==Suppression de la vente d'une validité== |
| | Il peut être nécessaire de supprimer au moins temporairement la vente d'une validité pour pouvoir, par exemple, la supprimer d'un utilisateur à qui elle a été indument vendue. Pour ce faire, il faut : |
| | *Aller dans '''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre''' |
| | *Cliquer sur l'icône poubelle de la ligne de validité concernée |
| | Attention : si la suppression est temporaire, il est recommandé d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]] pour mémoriser le contenu de la ligne ainsi qu'un copier/coller de la formule de calcul pour pouvoir remettre en place la ligne ultérieurement. |
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| ==Contrepasser une écriture== | | =[[Utilisation-de-la-comptabilité#Mettre-à-jour-les-tarifs|Gestion des tarifs]]= |
| Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].
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| La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].
| | =Utilisation= |
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| Utilisation :
| | ==Achat de produit non stocké== |
| *Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Admin > Comptes > Mouvements'''
| | Depuis la page du planning, se rendre sur la page '''Comptes > Acheter'''. Pour avoir une vue des produits sans tarif, s'assurer de posséder le droit '''Vente de produit sans tarif'''. |
| *Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
| |
| *Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
| |
| *Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.
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| ==Modifier un flux==
| | Pour l'achat d'un seul produit, se placer la ligne de celui-ci : |
| | * '''Compte utilisateur''' : Champ vide par défaut et affiché si l'utilisateur à le droit '''Acheter pour les tiers'''. Entrer le début du nom, prénom ou identifiant d'un utilisateur pour voir apparaitre une liste proposant les choix possibles correspondants. |
| | * '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée |
| | * '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée |
| | * Cliquer sur l'icône qui représente un caddy avec un plus intitulée '''Ajouter au panier''' |
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| * Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] | | Pour l'achat de plusieurs produits : |
| * Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer | | * '''Compte utilisateur''' : Champ vide par défaut et affiché si l'utilisateur à le droit '''Acheter pour les tiers'''. Entrer le début du nom, prénom ou identifiant d'un utilisateur pour voir apparaitre une liste proposant les choix possibles correspondants. |
| * [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisie-d'un-flux|Procéder à éditer le flux]] | | * Pour chacun des produits : |
| | ** '''Quantité''' : Saisir la valeur désirée |
| | ** '''Prix unitaire''' : Dans le cas d'un produit sans tarif, saisir la valeur désirée |
| | * Cliquer sur le bouton '''Tout ajouter au panier''' |
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|
| ==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
| | Après un achat, on est redirigé vers le panier. On peut retirer des produits du panier. On peut également en rajouter d'autres en cliquant sur le bouton '''Voir les produits en vente'''. |
| Il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.
| |
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|
| ==Retrouver les flux supprimés sans permission==
| | Avec un utilisateur administrateur possédant le droit '''Acheter pour les tiers''' il est possible de vendre des produits depuis la page '''Admin > Ventes > Vendre'''. |
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| Pour retrouver des flux supprimés sans permission, il est possible de consulter les logs. Deux rapports ont été créés pour faciliter cette tâche.
| | ==Achat de validité== |
| | Les utilisateurs auront le droit d'"Acheter" leur cotisation si leur profil a le droit de '''Mises à jour des dates de péremption de ses validités'''. Sinon seul les profils avec '''Mise à jour de ses validités''' pourront le faire. |
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| Le premier rapport "[[OF_doc-en::Export-generator-4#People_who_have_deleted_encashments/flows_without_having_the_permission|liste des personnes ayant supprimés des encaissements/flux sans permission]]" permet d'obtenir en outre de la personne, la date de la suppression et le numéro de flux supprimé.
| | [[Fichier:Users_Profil_fr.jpg]] |
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|
| Le second rapport "[[OF_doc-en::Export-generator-4#Historic_of_changes_for_a_specific_encashment/flow|Liste des changements spécifiques à un encaissement/flux]]" permet de connaître les détails d'un flux. Ce rapport est lié au champ additionnel "Numéro de flux" qui doit être préalablement créé.
| | Dans '''Données''' > '''Validités''', au premier accès, il faut acheter la validité "Cotisation" : |
| | * En bas du tableau, sélectionner dans la liste déroulante "Cotisation". le bouton sur la gauche doit indiquer '''Acheter'''. Si le bouton est désactivé (grisé), c'est que le produit lié à la validité n'a pas l'option '''Ventes libre''' de coché. |
| | * Cliquer sur '''Acheter'''. La validité doit apparaitre dans le tableau et la date limite de validité doit être au 31/12/2012 |
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| Pour avoir le détail de tous les flux supprimés, procéder ainsi :
| | [[Fichier:Donnés_validité_fr.jpg]] |
| # Ouvrir deux onglets sur le navigateur.
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| # Dans ces onglets, se rendre dans la page qui liste les rapports '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser'''.
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| # Dans le premier onglet, sélectionner le premier rapport et valider pour avoir la liste des numéros de flux.
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| # Copier un numéro de flux (numéro dans la colonne "flowid").
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| # Dans le second onglet, coller le numéro de flux dans le champ destiné. Sélectionner le second rapport et valider pour avoir le détail du flux.
| |
| # Répéter l'opération 4 et 5 pour chaque numéro de flux dont il faut les détails.
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| ==Saisie d'un flux==
| | Si la validité "Cotisation" existe déjà dans le tableau, il faut la renouveler (par exemple, la date actuelle est le 31/12/2011). Dans ce cas, dans la colonne Limite de validité, cliquer sur l'icône "Flèche circulaire" et la date de la validité doit passer au 31/12/2012 |
| *Aller dans '''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
| |
| *Sélectionner sur la première ligne de compte, le compte concerné
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| *Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
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| *Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
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| *Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
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| *Remplir le champ '''commentaires'''
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| *Choisir une date comptable dans le champ '''Date comptable''' en cliquant sur l'icône associée.
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| *Cliquer sur le bouton '''Valider'''
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| Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].
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| ==Solder les comptes charges, produits et ressources==
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| Pour solder des comptes charges, produits et ressources en un seul flux vers un compte de contrepartie à partir de la date de début d'exercice comptable jusqu'à une date désirée, aller dans '''Admin > Gestion / Export'''. Seulement les comptes actifs seront soldés.
| | L'action de renouvellement/achat de validité est irréversible. Par contre, on peut [[#Annuler_l'achat_d'une_validité|annuler comptablement l'achat d'une validité et modifier la validité pour l'utilisateur concerné]]. |
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| Dans cette interface :
| | ==Annuler l'achat d'une validité== |
| * Décocher les comptes ressources à ne pas solder
| | L'achat d'une validité est irréversible pour un utilisateur : dès qu'il a choisi d'acheter une validité, cette opération est comptablement validée et il ne peut revenir en arrière. Cela permet de garantir que l'utilisateur ne va pas s'attribuer des privilèges liés à son achat de validité, effectuer ce qu'il souhaite et ensuite annuler cet achat. |
| * Sélectionner la date
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| * Sélectionner la comptabilité
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| * Choisir un compte de contrepartie
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| * Cliquer sur '''Générer les écritures'''
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| ==Solder un compte==
| | Si on souhaite annuler un tel achat, il faut alors effectuer 2 opérations : |
| Pour solder un compte, il faut [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisie_d'un_flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
| | *[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|Annuler l'effet comptable]] de la vente de la validité en saisissant un flux opposé. |
| *dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
| | *[[#Débrayer_la_vente_de_validité_de_façon_temporaire|Débrayer temporairement la vente de la validité]] pour modifier la date d'échéance ou supprimer la validité pour l'utilisateur concerné. |
| *Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"
| |
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|
| ==Validation d'un flux== | | ==Annuler la vente d'un produit== |
| Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
| | Si la vente du produit n'a pas été validée, alors il faut cliquer sur l'icône crayon correspondant à une ligne comptable de la vente du produit pour se retrouver dans le panier correspondant à cette vente. Ensuite, il faut éditer le panier soit en supprimant la ligne correspondant au produit soit vider complètement le panier. |
| *Aller dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''
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| *Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
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| *Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''
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| =Solder les comptes=
| | Si la vente du produit a été validée, alors il n'est plus possible de supprimer les écritures comptables correspondantes et il faut [[#Annuler-l'effet-d'une-écriture-comptable|annuler l'effet comptable]]. |
| *Aller dans '''Admin > Gestion / Export'''
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| *Dans le formulaire '''Solder les comptes''' :
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| *Laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
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| *La date proposée dans le champ '''A la date du''' doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours
| |
| *Dans le champ '''Comptabilité''', sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
| |
| *Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
| |
| **Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
| |
| *Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''
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|
| Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.
| | ==Débrayer la vente de validité de façon temporaire== |
| | Il peut être utile dans certains cas d'attribuer une validité à vendre à un utilisateur sans que cela débite son compte. C'est le cas par exemple pour attribuer une licence fédérale à un utilisateur dont l'achat réel de la licence a été effectuée auprès d'une autre structure. |
|
| |
|
| Seuls les comptes actifs sont pris en compte.
| | Cela peut aussi être le cas lorsqu'il faut modifier la date d'échéance d'une validité à vendre déjà attribuée à un utilisateur. |
|
| |
|
| Le flux généré est modifiable. Avant de clôturer la comptabilité il faut donc le valider dans '''Admin > Comptes > Valider les flux'''.
| | Dans ces deux cas, il faut supprimer temporairement le couplage de la validité avec la vente de produit. |
|
| |
|
| =Factures fournisseurs=
| | *Aller dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre''' |
| ==Saisie des factures fournisseurs==
| | *[[Trucs et astuces#Effectuer_une_copie_d'écran|Faire une copie d'écran]] du tableau pour garder une trace du couplage qu'il faudra remettre en place par la suite '''ainsi''' qu'un copier/coller de la formule contenue dans le champ '''Formule de calcul de la date d'expiration'''. Ce 2ème copier/coller est très important car la formule peut ne pas apparaître en entier dans la copie d'écran. Cela diminue également tout risque de mauvaise ré-écriture. |
| Nous conseillons de se connecter en https à votre plateforme https://openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php
| | *Supprimer la ligne liant la validité considérée à un produit |
| *Depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Admin'''.
| | *Attribuer la validité aux utilisateurs concernés ou modifier la date d'échéance de cette validité pour les utilisateurs concernés |
| *Cliquer sur le menu '''Achats > Saisie Factures fournisseurs'''. | | *Retourner dans '''Admin > Ventes > Validités à vendre''' |
| *Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant : | | *Remettre la ligne supprimée en s'aidant de la copie d'écran |
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| 2 cas peuvent se présenter :
| | ==Validation d'un panier par un utilisateur== |
| *Soit [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]] | | *Pour finaliser les achats et les valider, cliquer sur le bouton '''Valider tous les achats'''. |
| *Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_est_nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].
| | Lors de la validation de plusieurs produits, ceux-ci sont [[Facturation-des-clients#Regrouper-les-ventes-par-client|regroupés en une seule facture]]. |
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| Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].
| | Cette opération peut être effectuée plus tard en modifiant une entrée comptable générée par la vente du produit concerné. Dans ce cas, les produits restent dans le panier. On doit considérer qu'ils ne sont pas réellement vendus tant qu'ils ne sont pas validés. |
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| ===Saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
| | Cependant un gestionnaire a la possibilité de [[#Validation_des_produits_en_attente_dans_les_paniers_par_un_gestionnaire|valider massivement les produits présents dans les paniers]] et ainsi de valider à posteriori les achats. Ce mode de fonctionnement peut être utile dans un [[Bien débuter avec OpenFlyers#Workflow|workflow]] où seul un gestionnaire/responsable dispose du droit d'effectuer les achats et ne souhaitent pas valider à chaque achat pour ne pas perdre de temps mais reporter cette opération en fin de journée ou en fin de semaine par exemple. |
| *Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
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| *Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
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| *Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
| |
| *Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
| |
| *Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
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| *Renseigner le '''montant hors taxe'''
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| *Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
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| *Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.
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| ===Saisie d'une facture fournisseur dont le type est nouveau=== | | ==Validation des produits en attente dans les paniers par un gestionnaire== |
| Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.
| | *Un gestionnaire peut valider tout ou partie des produits mis dans les paniers de chaque utilisateur : |
| | | *'''Ventes > Valider les ventes''' |
| Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.
| | *Choisir la période de ventes souhaitée dans les champs '''A partir du''' et '''Jusqu'au''' |
| | | *Choisir l'utilisateur concerné dans le champ '''Compte utilisateur''' ou laisser ''Tous'' pour faire apparaitre les ventes de tous les utilisateurs |
| La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
| |
| *le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
| |
| *le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
| |
| *Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
| |
| *De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer
| |
| | |
| *Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
| |
| *Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
| |
| **Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra) | |
| **Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
| |
| ***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
| |
| ***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
| |
| ***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
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| ****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
| |
| ****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
| |
| ***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
| |
| *Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
| |
| **Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
| |
| **Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
| |
| ***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
| |
| ***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer | |
| ***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
| |
| *Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
| |
| **Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
| |
| **Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
| |
| ***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
| |
| ***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
| |
| ***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
| |
| *Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].
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| ===Suppression d'une facture fournisseur===
| |
| Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
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| *Aller dans le menu '''Achats/Liste des factures fournisseurs''' ;
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| *Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
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| *Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.
| |
| | |
| Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.
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| | |
| ===Suppression d'un type de facture fournisseur===
| |
| Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :
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| | |
| *Aller dans le menu '''Achats/Types de factures fournisseurs''' ;
| |
| | |
| *Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;
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| | |
| *Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.
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| | |
| ==Saisie d'un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
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| *Aller dans '''Comptes > Saisir un flux'''
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| *Sur la première ligne :
| |
| **dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
| |
| **dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
| |
| *Sur la deuxième ligne :
| |
| **dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
| |
| **cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
| |
| *Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
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| *Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
| |
| *Cliquer sur le bouton '''Valider''' | | *Cliquer sur le bouton '''Valider''' |
| | Un tableau liste les produits mis dans des paniers et en attente de validation |
| | *Pointer les produits à valider |
| | *Cliquer sur le bouton '''Pointer les entrées sélectionnées (cette action est irréversible)''' |
|
| |
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| =Bon de commande et facture clients=
| | Lors de la validation, les ventes sont [[Facturation-des-clients#Regrouper-les-ventes-par-client|regroupées en une seule facture par client]]. |
| | |
| ==Visualiser des factures au format PDF==
| |
| Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php
| |
| | |
| OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
| |
| *les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
| |
| **depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
| |
| *les validités qui ont été achetées/renouvelées
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| *les vols.
| |
| **Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]
| |
| | |
| ==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==
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| | |
| '''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''
| |
| | |
| Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.
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| | |
| *Aller dans '''Admin > Structure > Import de template ODT'''.
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| * Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
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| **'''page 1''' : Facture client
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| **'''page 2''' : Duplicata de la facture client
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| *Importer le fichier
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| *Cocher '''Facturation client'''
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| *Valider
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| ==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==
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| Les différents montants sont calculés de la sorte :
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| * Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
| |
| ** comptes de catégorie TVA
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| ** produits de type de vente TVA
| |
| * Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
| |
| ** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
| |
| ** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
| |
| * Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC
| |
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| ==Relevés de factures clients==
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| Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".
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| ===Formulaire de sélection===
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| Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
| |
| *Aller dans '''Admin > Rapports > Générique > Relevés de factures clients'''
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| *Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
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| *Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
| |
| *Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
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| *Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
| |
| *Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
| |
| *Valider pour accéder aux factures à exporter
| |
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| ===Tableau de factures à exporter===
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| Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
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| *Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
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| *Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
| |
| *Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV
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| =Gestion des règlements clients=
| |
| ==Saisir un encaissement==
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| Préambule : Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.
| |
| | |
| * Aller dans '''Comptes > Approvisionner''' ou '''Admin > Comptes > Encaissements > Saisir un encaissement'''
| |
| *'''Comptes clients''' :
| |
| **Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
| |
| **Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
| |
| *(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-automatique-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
| |
| *'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
| |
| ou
| |
| *'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
| |
| ** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
| |
| ** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
| |
| *'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
| |
| ** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
| |
| *'''Montant''' : indiquer le montant du paiement
| |
| *'''Date du paiement''' :
| |
| **pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
| |
| **pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
| |
| **pour les paiements par virement on met la date du virement.
| |
| *'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
| |
| **Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
| |
| **Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
| |
| *Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''
| |
| | |
| ==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
| |
| Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.
| |
| | |
| De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].
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| | |
| ==Validation des règlements clients==
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| La personne en charge de la gestion des encaissements doit valider les règlements avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite pas un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.
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| | |
| Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.
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| | |
| En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit saisir une écriture d'annulation et ressaisir le règlement correct.
| |
| | |
| Pour valider les règlements la personne en charge de la gestion des encaissements dispose d'une page accessible uniquement avec le droit "'''Valider les encaissements'''".
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| Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
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| *Récupérer les chèques et espèces à valider
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| *Classer les chèques par ordre de date.
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| *Aller dans la page '''Admin > Comptes > Pointer > Chèques'''
| |
| *Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation
| |
| *Cocher les règlements correspondants à aux chèques physiquement présents.
| |
| *Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, la personne en charge de la gestion des encaissements les ajoute à l'aide d'un bouton prévu à cet effet puis les coche.
| |
| *Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher.
| |
| *Supprimer les saisies inopportunes.
| |
| *Une fois que tout les chèques sont pointés, cliquer sur '''Éditer le bordereau de remise'''.
| |
| *On passe sur la page de la liste des règlements validés : faire une vérification
| |
| *Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Trucs-et-astuces#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction prévue à cet effet du navigateur]]
| |
| *Valider le bordereau. '''Attention, cette action est irréversible'''
| |
| A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.
| |
| | |
| Une fois le paiement validé, [[Envoi-automatique-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].
| |
| | |
| Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des paiements par [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Terminal-de-paiement-électronique-virtuel|TPE virtuel]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.
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| | |
| Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Comptabilité > Paiements par type'''.
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| Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Comptabilité > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.
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| | |
| '''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.
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| =Cas particuliers=
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| ==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
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| Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.
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| | |
| Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].
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| | |
| Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisie_d'un_flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.
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| | |
| De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).
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| ==Gestion des baptêmes==
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| ===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
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| On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
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| Lorsqu'un baptême est effectué :
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| #Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
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| #Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
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| Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.
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| Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.
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| Cas pratique :
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| *Tarif solo : 100 €/h
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| *Tarif baptême : 60 €
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| *Vol effectué de 30 minutes
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| Alors :
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| *En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
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| *En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
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| *Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
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| A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".
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| ==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
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| Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.
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| Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.
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| | |
| Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
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| #Aller sur '''Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
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| #Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.
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| Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Comptes > Saisir un flux''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.
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