Gestion des activités and Envoi des emails: Difference between pages

From Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers
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=Présentation=
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
L'objet de cette page est de présenter l''''envoi automatique des e-mails''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].


==Paramétrage des vols solos supervisés==
Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.
{| class="wikitable" style="text-align: center;"
!Type d'e-mail!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_de_démonstration|Plateforme de démonstration]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_test|Plateforme en test]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_production|Plateforme en production]]
|-
!style="text-align:left;" colspan="4"|Communication
|-
|style="text-align:left;"|[[Liste-de-diffusion|Accès à la création d'une liste de diffusion]]||-||-||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#Actualité-OpenFlyers|Actualité OpenFlyers]]||-||-||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mailing-de-la-structure|E-mailing de la structure]]||-||-||✔
|-
!style="text-align:left;" colspan="4"|Comptabilité
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-solde|Alerte de solde]]||-||-||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-facture|Envoi de facture]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-reçu|Envoi de reçu]]||-||✔||✔
|-
!style="text-align:left;" colspan="4"|Réservation
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-d'annulation-de-réservation|Annulation de réservation]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-modification-de-réservation|Modification de réservation]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-notification-de-réservation|Notification de réservation]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-réservation|Rappel de réservation]]||-||-||✔
|-
!style="text-align:left;" colspan="4"|Validité
|-
|style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|Demande de certification de validité]]||-||✔||✔
|-
|style="text-align:left;"|[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-des-rappels-par-e-mail-des-validités-à-échéance|Rappel d'échéance de validité]]||-||-||✔
|}


OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.
La fiche personnelle de l'utilisateur contient :
*le champ [[Fiche-personnelle#E-mail|E-mail]] qui permet de renseigner les adresses emails de l'utilisateur
*le chapitre [[Fiche-personnelle#Notifications|Notifications]] qui permet de paramétrer l'envoi automatique des e-mails


Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un [[Configuration#Message-en-en-tête-des-emails-automatiques|message en en-tête]] et également un autre [[Configuration#Message-en-pied-de-page-des-emails-automatiques|message en pied de page]].


OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :
Il est également possible de suivre les emails dans '''Gestion > Communications > [[Suivi des emails|Suivi des e-mails]]'''.


=Activité=
==E-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
C'est un e-mail de notification permettant au mécanicien d'être automatiquement informé dès qu'un pilote saisit une activité en ajoutant une remarque relative à la maintenance.


;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
;Cas d'usage
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
[[Suivi des remarques de maintenance]].
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.


;Titre
Notification d'une activité sur OpenFlyers


;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
;Le corps est composé de
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
*Du texte "Bonjour,"
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*De la ligne: ''Vous recevez cet email car vos paramètres sur la plateforme openflyers.com/<Nom_De_La_Plateforme> demandent à vous envoyer un email dès lors qu'une activité est saisie avec les champs suivants non vides: <Liste_Des_Champs>''
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*De la ligne:''Ci-après le détail du contenu de la saisie d'activité:''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*De la ligne: ''L'activité pour le/la <Nom_De_La_Resource> du <Date_De_Début> à <Heure_De_Début> au <Date_De_Fin> à <Heure_De_Fin>''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*De la ligne: ''avec <Nom_De_La_Personne_En_Place_Droite> en Place droite''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*De la ligne: ''avec <Nom_De_La_Personne_En_Place_Gauche> en Place gauche''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page


;Exemple de corps
<pre>
Bonjour,
Vous recevez cet email car vos paramètres sur la plateforme openflyers.com/loubna demandent à vous envoyer un email dès lors qu'une activité est saisie avec les champs suivants non vides:
mechanicAnswer


;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
Ci-après le détail du contenu de la saisie d'activité:
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
L'activité pour le/la F-ABCD du 04/04/2025 à 15:38 au 04/04/2025 à 17:08
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''
avec EL HIDAM Loubna en Place droite
avec LARATTE Christophe en Place gauche
</pre>


=Communication=
==Actualité OpenFlyers==
Voir le chapitre [[Bien-communiquer-avec-OpenFlyers#Être-informé-des-nouveautés-OpenFlyers|Être informé des nouveautés OpenFlyers]].


;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page [[Fiche personnelle]] en cochant ou non [[Fiche-personnelle#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-e-mail|Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail]].
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''


=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
==E-mailing de la structure==
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.
Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure.


Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
Voir la page [[Mailing]].
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.


Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.
=Comptabilité=
==E-mail de facture==
Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation d'une activité]] ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur]].


=Alertes=
Le titre est composé :
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Facture"


==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Facture</pre>


==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==
Le corps est composé :
*Du texte "Bonjour,"
*De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
**'''X''' correspond au numéro de reçu
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure


==L'aéronef est déjà en l'air==
Exemple de corps :
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].
<pre>Bonjour,


==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>


Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.
Cordialement,</pre>


En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
*"Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"


Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
==E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire==
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
Voir également les chapitres :
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|Agréger des comptes bancaires]]
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l'agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]


Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].
C'est un e-mail de notification pour maintenir active l'agrégation bancaire. Le premier email est envoyé 7 jours avant l'échéance, puis 3 jours avant l'échéance, puis tous les jours après l'échéance aux utilisateurs qui dispose du droit de gérer tous les comptes.


==Le pilote X est déjà en l'air==
Le titre est: '''Renouvellement de l'agrégation bancaire'''
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.


Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.
Le corps est composé :
*Du texte "Bonjour,"
*De la ligne: ''Pour continuer à utiliser la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API" sur la plateforme [Nom_De_La_Plateforme], il faut prolonger l'agrégation des banques suivantes :[Nom_De_La_Banque]''
*Du lien vers l'interface de l'agrégation : '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''


S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,


==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Pour continuer à utiliser la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API" sur la plateforme [Nom_De_La_Plateforme], il faut prolonger l'agrégation des banques suivants: [Nom_De_La_Banque].
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.


C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.
Pour cela, il faut :
- Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
- Cliquer sur le bouton de renouvellement de l'agrégation


==Vous êtes actuellement en l'air==
La procédure complète est décrite ici.</pre>
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].


==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
==E-mail de rappel de solde==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.
Voir également les chapitres :
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|Paramétrage général des comptabilités]]
*[[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]]


En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
* Suivi du nom du type de compte utilisateur


=Annuler une activité validée=
Exemple de titre :
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre</pre>


'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
Exemple de corps :
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
<pre>Cher client/adhérent
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données'''


Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 52,05 € en dessous du seuil minimum de 100 €.


La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.


'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.
Le service comptable/trésorier


----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique</pre>


Pour utiliser cette fonction :
==E-mail de reçu==
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la [[Utilisation-de-la-comptabilité#Validation-des-règlements-clients|validation d'un encaissement]] afin d'être [[Normes-et-réglementations#Inaltérabilité-des-données-et-traçabilité-des-encaissements|conforme à la réglementation]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''


=Annuler un vol ouvert=
Le titre est composé :
*Aller sur le planning
* Du nom de la plateforme entre crochets
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
* Suivi du texte "Reçu"
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.


=Lister les activités=
Exemple de titre :
La liste des activités est accessible depuis:
<pre>[Plateforme de démonstration] Reçu</pre>
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.


La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:
Le corps est composé :
*Du texte "Bonjour,"
*De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
**'''X''' correspond au numéro de reçu
**'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure


* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne,  en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
Exemple de corps :
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire  la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle. Un interrupteur Date en '''UTC''' permet d'afficher sous la date locale une ligne orange indiquant l'heure '''UTC''' si la conversion reste le même jour, ou la date complète en '''UTC''' lorsque la conversion recule sur la veille.
<pre>Bonjour,
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0,  affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Durée''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les  activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.


=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.


Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
Cordialement,</pre>
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''


=Modifier une activité=
L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
Une activité peut être saisie :
*"Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé


Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
=Réservation=
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
==E-mail d'annulation de réservation==
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"


Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
Exemple de titre :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
<pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers</pre>
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.


Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.
Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]].


Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,


Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.
Notification d'annulation de la réservation suivante :


=Saisir une activité=
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''
avec comme commentaire : Activité de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.


Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.


;Mécanismes de traitement
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de départ rafraîchi la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du vol précédent. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.  


Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.


;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.


Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.


En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.
Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo</pre>


Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :
==E-mail de modification de réservation==
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers"


*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
Exemple de titre :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
<pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre>
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.


*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
Le corps est composé :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
* Du texte :
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.
<pre>"Bonjour,"


Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.
Notification de modification de la réservation suivante :</pre>
* D'une ligne indiquant :
** l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés
** l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
** l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
* D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant
* D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place
* D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant
* Du texte "est remplacée par"
* D'une ligne indiquant :
** le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés
** la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
** la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
* D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant
* D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place
* D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant
* D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
* De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
<pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
* Du texte :
<pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.


Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail


Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.</pre>
* Le nom de la structure
* L'adresse de la structure


;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|durée d'activité]]
Exemple de corps :
Lorsque la durée d'actvité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
<pre>Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.


Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.
Notification de modification de la réservation suivante :


La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30
avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00
avec DUPONT Jean en Place gauche


Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN


;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]], le bouton de validation a deux affichages possibles :


*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso est ignorée dans ce cas.
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.


*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso est effectuée après l'enregistrement de l'activité.
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail


Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.


;Mécanismes d'alertes
Plateforme de démonstration
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
https://openflyers.com/demo</pre>
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur


==E-mail de notification de réservation==
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"


;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
Exemple de titre :
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
<pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre>
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.


==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Le corps est composé :
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
* Du texte :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
<pre>"Bonjour,"
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.


Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.
Notification de création de la réservation suivante :</pre>
* D'une ligne indiquant :
** le type de ressource et la ressource réservés
** la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
** la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
* D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
* D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
* D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
* D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
* De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
<pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
* Du texte :
<pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.


Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :


==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail</pre>
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.
* Le nom de la structure
* L'adresse de la structure


Pour cela, il doit :
Exemple de corps :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
<pre>Bonjour,
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.


Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.
Ceci est une notification de la réservation suivante :


=Supprimer une activité=
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.


Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.


Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.


=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée


=Valider une activité=
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].


Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail


Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]
Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo</pre>


;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
==E-mail de rappel de réservation==
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
Le titre est composé :
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
* Du nom de la plateforme entre crochets
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
* Suivi du [[Configuration#Email-de-rappel-des-réservations-de-la-journée|contenu à ajouter avant l'e-mail de rappel des réservations s'il s'agit d'un rappel d'une réservation de la journée]]. Voir le paramètre [[Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-la-veille-ou-de-la-journée-par-e-mail|Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail]]
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''
* Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"


Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers</pre>


Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]].
Le corps est composé :
* Du texte :
<pre>Bonjour,
 
Rappel de la réservation suivante :</pre>
* Du corps de l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]] où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
* De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
<pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
* Du texte :
<pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :
 
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail</pre>
* Le nom de la structure
 
Exemple de corps :
<pre>Bonjour,
 
Rappel de la réservation suivante :
 
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.
 
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
 
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.
 
Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail
 
Plateforme de démonstration</pre>
 
==Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier==
Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.
 
Le fichier, envoyé au format '''ics''', peut être ouvert avec des applications comme '''Microsoft Outlook''', '''Google Calendar''' ou '''iCalendar''' par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.
 
Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :
*La date et heure de début
*La date et heure de fin
*Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
*La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le '''nom du fichier'''
 
Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.
 
'''Remarque :''' indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|synchronisation de ses réservations avec son agenda Google]].
 
=Validité=
==E-mail de demande de certification de validité==
 
Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification est activée]]. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un  lien qui renvoi vers l'[[Validités#Validités-en-attente-de-certification|interface permettant de certifier les validités en attentes]]
 
Le titre est composé :
*Du nom de la plateforme entre crochet
*Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
 
<pre>[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification</pre>
 
Le corps du message suit ce format :
<pre>Bonjour,
 
L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].
 
Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
[lien vers la page de gestion]
</pre>
 
==E-mail de rappel d'échéance de validité==
Voir la [[Paramétrage-des-validités#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Gestion des validités]] pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.
 
Le titre est composé :
* Du nom de la plateforme entre crochets
* Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
* Suivi du nom du type de validité
 
Exemple de titre :
<pre>[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence</pre>
 
Exemple de corps :
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017</pre>
Ou :
<pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017</pre>
 
==E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités==
Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités.
 
Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit [[Gestion-des-profils#Alerté-par-e-mail-pour-le-renouvellement-des-validités-de-tous-les-utilisateurs|Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs]].

Revision as of 12:30, 18 October 2025

Présentation

L'objet de cette page est de présenter l'envoi automatique des e-mails dans la version 4 d'OpenFlyers.

Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.

Type d'e-mail Plateforme de démonstration Plateforme en test Plateforme en production
Communication
Accès à la création d'une liste de diffusion - - ✔
Actualité OpenFlyers - - ✔
E-mailing de la structure - - ✔
Comptabilité
Alerte de solde - - ✔
Envoi de facture - ✔ ✔
Envoi de reçu - ✔ ✔
Réservation
Annulation de réservation - ✔ ✔
Modification de réservation - ✔ ✔
Notification de réservation - ✔ ✔
Rappel de réservation - - ✔
Validité
Demande de certification de validité - ✔ ✔
Rappel d'échéance de validité - - ✔

La fiche personnelle de l'utilisateur contient :

  • le champ E-mail qui permet de renseigner les adresses emails de l'utilisateur
  • le chapitre Notifications qui permet de paramétrer l'envoi automatique des e-mails

Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un message en en-tête et également un autre message en pied de page.

Il est également possible de suivre les emails dans Gestion > Communications > Suivi des e-mails.

Activité

E-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide

C'est un e-mail de notification permettant au mécanicien d'être automatiquement informé dès qu'un pilote saisit une activité en ajoutant une remarque relative à la maintenance.

Cas d'usage

Suivi des remarques de maintenance.

Titre

Notification d'une activité sur OpenFlyers

Le corps est composé de
  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne: Vous recevez cet email car vos paramètres sur la plateforme openflyers.com/<Nom_De_La_Plateforme> demandent à vous envoyer un email dès lors qu'une activité est saisie avec les champs suivants non vides: <Liste_Des_Champs>
  • De la ligne:Ci-après le détail du contenu de la saisie d'activité:
  • De la ligne: L'activité pour le/la <Nom_De_La_Resource> du <Date_De_Début> à <Heure_De_Début> au <Date_De_Fin> à <Heure_De_Fin>
  • De la ligne: avec <Nom_De_La_Personne_En_Place_Droite> en Place droite
  • De la ligne: avec <Nom_De_La_Personne_En_Place_Gauche> en Place gauche
Exemple de corps
Bonjour,
Vous recevez cet email car vos paramètres sur la plateforme openflyers.com/loubna demandent à vous envoyer un email dès lors qu'une activité est saisie avec les champs suivants non vides:
mechanicAnswer

Ci-après le détail du contenu de la saisie d'activité:
L'activité pour le/la F-ABCD du 04/04/2025 à 15:38 au 04/04/2025 à 17:08
avec EL HIDAM Loubna en Place droite
avec LARATTE Christophe en Place gauche

Communication

Actualité OpenFlyers

Voir le chapitre Être informé des nouveautés OpenFlyers.

Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page Fiche personnelle en cochant ou non Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail.

E-mailing de la structure

Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure.

Voir la page Mailing.

Comptabilité

E-mail de facture

Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la validation d'une activité ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Facture"

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Facture

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
    • X correspond au numéro de reçu
    • [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure

Exemple de corps : 

Bonjour,

Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.

Cordialement,

L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :

  • "Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"

E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire

Voir également les chapitres :

C'est un e-mail de notification pour maintenir active l'agrégation bancaire. Le premier email est envoyé 7 jours avant l'échéance, puis 3 jours avant l'échéance, puis tous les jours après l'échéance aux utilisateurs qui dispose du droit de gérer tous les comptes.

Le titre est: Renouvellement de l'agrégation bancaire

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne: Pour continuer à utiliser la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API" sur la plateforme [Nom_De_La_Plateforme], il faut prolonger l'agrégation des banques suivantes :[Nom_De_La_Banque]
  • Du lien vers l'interface de l'agrégation : Admin > Comptes > Banque > Agréger

Exemple de corps : 

Bonjour,

Pour continuer à utiliser la fonctionnalité "Importer les relevés bancaires par API" sur la plateforme [Nom_De_La_Plateforme], il faut prolonger l'agrégation des banques suivants: [Nom_De_La_Banque].

Pour cela, il faut :
- Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
- Cliquer sur le bouton de renouvellement de l'agrégation

La procédure complète est décrite ici.

E-mail de rappel de solde

Voir également les chapitres :

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
  • Suivi du nom du type de compte utilisateur

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre

Exemple de corps : 

Cher client/adhérent

Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 52,05 € en dessous du seuil minimum de 100 €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable/trésorier

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Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique

E-mail de reçu

Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la validation d'un encaissement afin d'être conforme à la réglementation.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Reçu"

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Reçu

Le corps est composé :

  • Du texte "Bonjour,"
  • De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
    • X correspond au numéro de reçu
    • [DATE_PAIEMENT]correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure

Exemple de corps : 

Bonjour,

Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.

Cordialement,

L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :

  • "Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"

Réservation

E-mail d'annulation de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers

Le corps est le même que pour l'e-mail de notification de réservation.

Exemple de corps : 

Bonjour,

Notification d'annulation de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Activité de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de modification de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
"Bonjour,"

Notification de modification de la réservation suivante :
  • D'une ligne indiquant :
    • l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés
    • l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant
  • Du texte "est remplacée par"
  • D'une ligne indiquant :
    • le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés
    • la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps : 

Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers

Notification de modification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30
avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par
La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00
avec DUPONT Jean en Place gauche

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée. 

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de notification de réservation

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
"Bonjour,"

Notification de création de la réservation suivante :
  • D'une ligne indiquant :
    • le type de ressource et la ressource réservés
    • la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
    • la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
  • D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
  • D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
  • D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
  • Le nom de la structure
  • L'adresse de la structure

Exemple de corps : 

Bonjour,

Ceci est une notification de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail

Plateforme de démonstration
https://openflyers.com/demo

E-mail de rappel de réservation

Le titre est composé :

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers

Le corps est composé :

  • Du texte :
Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :
  • Du corps de l'e-mail de notification de réservation où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
  • De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.
  • Du texte :
Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail
  • Le nom de la structure

Exemple de corps : 

Bonjour,

Rappel de la réservation suivante :

La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
avec comme commentaire : Vol de jour
avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.

Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.

Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.

Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail

Plateforme de démonstration

Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier

Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.

Le fichier, envoyé au format ics, peut être ouvert avec des applications comme Microsoft Outlook, Google Calendar ou iCalendar par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.

Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :

  • La date et heure de début
  • La date et heure de fin
  • Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
  • La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le nom du fichier

Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.

Remarque : indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la synchronisation de ses réservations avec son agenda Google.

Validité

E-mail de demande de certification de validité

Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la certification est activée. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un lien qui renvoi vers l'interface permettant de certifier les validités en attentes

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochet
  • Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification

Le corps du message suit ce format : 

Bonjour,

L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].

Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
[lien vers la page de gestion]

E-mail de rappel d'échéance de validité

Voir la Gestion des validités pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.

Le titre est composé :

  • Du nom de la plateforme entre crochets
  • Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
  • Suivi du nom du type de validité

Exemple de titre : 

[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence

Exemple de corps : 

La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017

Ou : 

La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017

E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités

Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités.

Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs.

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