Paramétrage des validités and Gestion des profils: Difference between pages

From Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers
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=Présentation=
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter le paramétrage des [[Validités#Définitions|validités]].
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des profils''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].


Il existe également une page qui traite de l'[[Validités|utilisation des validités]].
Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.


=Ajouter un type de validités=
=Définition=
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Un '''profil''' correspond à un ensemble de '''droits''' qui définissent les actions que peut effectuer un [[Glossaire|utilisateur]] dans l'application OpenFlyers.
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validité'''
*Un utilisateur peut disposer de '''plusieurs profils'''. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du  [[Gestion des utilisateurs|tableau de gestion des utilisateurs]].
*Remplir les champs [[#Paramètres_de_configuration|en fonction du comportement attendu]].
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
La validité s'insère dans le tableau qui est trié par ordre alphabétique


==Paramètres de configuration==
''Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.''


===Nom===
=Icônes symbolisant les droits des profils=
Nom choisi pour désigner une validité
Dans la page '''Admin > Utilisateurs > Profils''', il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.


===Soumise à échéance===
Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit.
Indique si la validité doit contenir une date d'échéance ou non
L’icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :
*[[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] de l'onglet '''Généralités''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] à été attribuée
*[[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] de l'onglet '''Réservations''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] à été attribuée


===Gestion du code identifiant===
Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.
Indique si un champ "code identifiant" est éditable pour y renseigner un code associé à la validité de l'utilisateur. Exemples : numéro de membre, numéro de licence, numéro de qualification, identifiant, etc.
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] si le droit [[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] ci-dessus est coché
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit [[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] ci-dessus qui peut être coché ou non
#Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]]


===Gestion de la date d'obtention===
==Définition des icônes représentant des droits==
Indique si un champ "date d'obtention" doit être associé à la validité.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Droit qui définit un profil de base.
Exemples : date de délivrance d'un permis, date d'obtention d'un brevet, 1ère date d'inscription
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.


===Associer un document===
==Définition des icônes attribuées aux profils==
Indique s'il est possible d'associer un document à une validité. Un document est constitué d'une ou plusieurs pages. Chaque page a un nom et peut être indépendamment obligatoire ou non. Lorsque le paramètre "associer un document" est activé pour un type de validité, les utilisateurs peuvent [[Validités#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]] pour chaque page afin de l'associer à la validité correspondante dans l'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface des validités]].
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Profil de base
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.


===Validité bloquante pour la saisie (si requise)===
=Niveau d'accréditation des droits et des profils=
Indique le comportement pour ce type de validité que doit adopter OpenFlyers lors d'une tentative de saisie d'activité ou de réservation dont une validité requise est périmée ou absente. Si la validité est configurée comme bloquante, alors la saisie sera bloquée et impossible.
Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :
*0 représente le niveau le plus bas
*6 représente le niveau le plus élevé


C'est utile en mode ouverture/fermeture d'activité où il est alors possible lors de l'ouverture de l'activité d'interdite un utilisateur de saisir son activité s'il manque un certain nombre de validités.
Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.


===Validité bloquante pour le contrôle d'accès (lorsque requise par un type de ressource)===
Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.
Cette colonne est visible uniquement dans le cas où un contrôle d'accès spécifique est interfacé avec OpenFlyers.


Elle permet de définir si une validité doit bloquer une autorisation d'accès gérée par un système de contrôle d'accès.
La page '''Admin > Utilisateurs > Profils''' indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :
*Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
*Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.
Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.


Le comportement du blocage est le suivant :
Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.
*OpenFlyers liste les validités qui ne sont pas détenues par un utilisateur et qui sont des [[#Paramétrer-pour-chaque-type-de-ressource-les-validités-requises|validités requises pour un type de ressource]]. Chaque règle "ou" est indiquée par une ligne intitulée '''il manque''' dans le message d'erreur qui apparaît.
*Si dans cette liste, il existe des validités qui sont marquées bloquantes pour le contrôle d'accès alors l'accès n'est pas autorisé.


[[File:mandatoryValiditiesForResourceAndPerson.png]]
Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|une alerte de configuration est affichée]].


===Alerte à la connexion===
Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.
Définit le comportement souhaité pour [[Connexion#Alertes-à-la-connexion|les contrôles des validités à la connexion]]. 4 types de comportements sont possibles lorsqu'une validité à échéance est périmée ou que l'expérience requise par la validité n'est pas suffisante :
*'''Pas de gestion''' : La validité n'est pas contrôlée à la connexion
*'''Alerte à la connexion''' : Affichage d'une [[Présentation générale des alertes#Description|alerte non bloquante]].
*'''[[Connexion#Restriction_d'accès|Accès restreint au profil X]]''' (où X peut désigner tout profil définit pour la plateforme) : Affichage d'une [[Présentation générale des alertes#Description|alerte non bloquante]] et qui induit des restrictions sur les droits de l'utilisateur.
*'''Pas d'accès''' : Affichage d'une [[Présentation générale des alertes#Description|alerte bloquante]].
'''Attention :''' une validité est considérée comme obsolète si les critères suivants sont remplis :
*Elle est détenue par l'utilisateur
*Sa date d'échéance est renseignée
*Sa date d'échéance est passée
Ainsi, si un utilisateur ne dispose pas de la validité, il ne sera pas alerté ou bloqué à la connexion. De la même façon, un utilisateur qui dispose d'une validité sans que la date d'échéance ne soit renseignée ne sera également pas impacté.


A noter également qu'un utilisateur qui dispose d'un profil ayant le droit de [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|surpasser les restrictions sur les validités expirées]] ne sera pas bloqué à la connexion si la restriction en place est '''Pas d'accès'''. Il aura une alerte surpassable.
=Profils=
La gestion des profils s'effectue depuis le menu '''Admin > Utilisateurs > Profils'''.


===Formule d'expérience===
Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet ''Activités'' est disponible.
Lorsque ce champ est renseigné avec une formule, alors le type de validité devient une [[Validités#Validité-à-expérience|validité à expérience]]. Dans ce cas, la validité ne peut plus être attribuée à un utilisateur. Elle sert à vérifier que l'utilisateur remplit des critères variables au cours du temps. Elle est compatible avec tous les [[Validités#Contrôle-des-validités|cas de contrôle de validité]].


Exemples de validités à formule d'expérience :
==Généralités==
*avoir plus de 3 atterrissages dans les 90 derniers jours
*ne pas dépasser plus de 90h dans les 30 derniers jours
cf. [[Formules de calcul#Expérience_récente|les formules de calcul d'expérience récente]].


Note : une validité à expérience ne peut, par conception, être attribuée à un utilisateur puisqu'il s'agit d'un test. Il existe une protection qui empêche de transformer un type de validité, attribué à au moins un utilisateur, en validité à expérience. Cette protection affiche le message d'erreur '''Vous ne pouvez ajouter de formule d'expérience car des utilisateurs sont encore liés à cette validité'''. Il est important de noter que même si le type de validité est supprimé de tous les utilisateurs, cette suppression n'est pas forcément complète en base de données et qu'il reste donc en mémoire le fait que ce type de validité a été associé à des utilisateurs. Dans ce cas, il n'est pas possible de transformer le type de validité en validité à expérience.
===Profil non sélectionnable par l'utilisateur===


===Alerte échéance par email : 1er rappel===
Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Attribuer-les-profils-aux-utilisateurs|profils non sélectionnables]] ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.
Ce champ ne peut être renseigné que pour les [[#Soumise-à-échéance|validités soumises à échéance]]. Il indique la période d'échéance pour déclencher le [[Envoi-des-emails#Email-de-rappel-d'échéance-de-validité|premier rappel par email]].


Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'[[Envoi-des-emails#Email-de-rappel-d'échéance-de-validité|envoi du rappel]].
===Pas de déconnexion automatique===
Ce droit permet d'éviter la [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique de la session]] au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.


Les emails de rappels ne sont pas envoyés aux utilisateurs désactivés.
===Accès visiteur===
L'accès visiteur permet de [[Kiosque-PC#Créer-un-compte-utilisateur-Visiteur|créer un compte visiteur]] donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.


===Fréquence===
Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.


Ce champ ne peut être renseigné que pour les [[#Soumise-à-échéance|validités soumises à échéance]] et lorsque le champ [[#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|1er rappel]] a été renseigné.
Si un visiteur [[#Réservation|peut réserver]] - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|le système va générer automatiquement un compte utilisateur]] à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.


Il détermine la fréquence de rappel, après le [[#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|1er rappel]], pour l'[[Envoi-des-emails#Email-de-rappel-d'échéance-de-validité|envoi de l'email d'alerte]].
===Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité===


S'il est sur ''aucun'' et que le champ [[#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|1er rappel]] a été renseigné, alors 1 seul envoi d'email est effectué à la date du 1er rappel.
Permet à un utilisateur de modifier [[Fiche-personnelle#Mettre-à-jour-sa-date-de-naissance,-sa-nationalité-ou-son-sexe|sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle]].


Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'[[Envoi-des-emails#Email-de-rappel-d'échéance-de-validité|envoi du rappel]].
===Voir ses validités===


===Certification===
Permet d'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|accéder à ses validités depuis le planning]].
La cellule '''Certification''' a 5 choix possibles :
*'''Désactivée''' : la certification n'est pas active sur ce type de validité
*'''Requise''' : la certification est active. La validité ne sera considérée comme valide que si elle est [[Validités#Certification-manuelle|certifiée manuellement]]. Si un document peut être associé, la présence des pages obligatoires est requise.
*'''Par API FFA''' : la certification est active et réalisable exclusivement par le biais du  [[Validités#Certification-automatique-à-partir-du-numéro-de-licence-délivré-par-la-Fédération-Française-Aéronautique|robot OpenFlyers en interrogeant l'API FFA]], ce qui signifie que la [[Validités#Certification-manuelle|certification manuelle]] n'est pas possible. De plus, les utilisateurs ne peuvent ni attribuer ni modifier la date d'échéance de la validité.
*'''Possible par robot (FFA)''' : la certification est active, un document est obligatoire qui doit correspondre au fichier PDF original de l'attestation de licence Fédérale délivrée par la FFA. Alors le robot [[Validités#Certification-automatique-de-l'attestation-délivrée-par-la-Fédération-Française-Aéronautique|certifie automatiquement]] le document associé à la validité.
*<s>'''Possible par OCR''' : La certification est active, un document doit être obligatoirement associé à la validité. Ensuite, [[Validités#Licence-de-pilote-privé-(PPL)|une certification automatique par OCR]] peut être effectuée.</s> ''(en développement)''
*'''Requise avec auto-remplissage (SEP)'''
Lorsque la certification est '''requise''', les personnes en charge de ce type de validités sont notifiées par e-mail lorsque une validité doit être certifiée ou re-certifier. Cela arrive dans l'un des cas suivant :
*La validité a été créée et est [[Validités#Validité-complète|complète]].
*La validité a été [[Validités#Validité-complète|complétée]].
*La validité était [[Validités#Validité-complète|complète]] et [[Validités#Certifier-des-validités|certifiée]], mais une page obligatoire a été modifiée.


Lorsque la certification est '''possible par robot''', les personnes en charge de ce type de validités sont notifiées par e-mail uniquement lorsque le robot n'est pas parvenu à certifier automatiquement le fichier téléversé.
===Ajout et gestion de ses validités===


Pour l'utilisation des validités avec certification, voir le chapitre [[Validités#Certifier-des-validités|certifier des validités]].
Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités]] qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.


===Contrat===
===Gestion de ses validités détenues===
Permet de définir si la validité est un contrat.


Un gestionnaire ne peut attribuer l'état "contrat" à une validité que si cette dernière n'est pas déjà attribuée à un utilisateur.
Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités]] qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.


L'affectation de l'état de "contrat" à une validité est irréversible, sauf si aucun utilisateur n'a signé cette validité-contrat. Le but est d'empêcher de générer une rupture d'intégrité en base de données ou de perdre des signatures qui seraient dues à une erreur de manipulation.
===Surpasser les restrictions sur les validités===
Permet à un utilisateur de surpasser les [[Connexion#Restriction_d'accès|restrictions d'accès]] dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont [[Validités#Contrôle-des-validités-à-la-connexion|appliquées à la connexion]].


Voir la procédure [[#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|Paramétrer une validité comme contrat]].
Voir le chapitre [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]] pour le paramétrage des restrictions sur les validités.


===Fichier du contrat===
[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].


Permet de mettre en ligne un fichier PDF, ce fichier doit contenir le texte du contrat afin que les utilisateurs puissent le consulter.
===Editer sa photo===


Un fichier de contrat ne doit pas dépasser '''500ko'''.
Permet à un utilisateur [[Fiche-personnelle#Editer-sa-photo|d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle]].


Un contrat n'est proposé à la signature que lorsqu'il contient un fichier.
==Réservation==


Cependant lorsqu'un contrat est complet (fichier mis en ligne), tous les utilisateurs qui appartiennent à un profil n'étant pas dispensé de ce contrat devront le signer à leur connexion. La connexion n'est pas possible tant qu'il reste des contrats non signés.
===Alertable par e-mail pour toute réservation===
Permet la [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-réservations-ayant-pour-activité|notification par e-mail pour toute réservation]].


===Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes===
===Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation===
Permet de sélectionner les profils autorisés à gérer pour eux-mêmes la validité.
Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.
<br/>
Le droit sur la "Gestion des profils" est nécessaire pour modifier les valeurs de cette colonne.


===Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres===
===Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.


Permet de sélectionner les profils autorisés à gérer et certifier la validité pour les autres utilisateurs.
===Etre sur une nouvelle réservation===
<br/>
Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.  
Le droit sur la "Gestion des profils" est nécessaire pour modifier les valeurs de cette colonne.
===Profils dispensés de signature===
Dans le cas d'une validité de type contrat, permet de sélectionner les profils dispensés de signature.
<br/>
Le droit sur la "Gestion des profils" est nécessaire pour modifier les valeurs de cette colonne.


=Paramétrer le [[Validités#Contrôle-des-validités|contrôle des validités]]=
Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit [[#Réservation-en-solo|Réservation solo]], [[#Réservation-pour-des-tiers|Réservation pour des tiers]] ou [[#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]].


==Paramétrer le contrôle des validités pour les activités ou les réservations==
===Gestion des disponibilités des ressources===
Lors de la saisie d'une activité ou d'une réservation, le contrôle des validités s'effectue en fonction du type de ressource sélectionné et des types d'activités sélectionnés.
Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).  


===Prendre en compte les validités requises pour un type d'activité donné===
Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.
*Aller sur '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités''' pour configurer le contrôles des validités pour [[Configuration#Gestion-des-activités-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Activités)|les activités]]
*Aller sur '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes''' pour configurer le contrôles des validités pour [[Configuration#Configuration-des-réservations-internes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Réservations-internes)|les réservations]]
*Dans le formulaire aller sur la section '''Prendre en compte les validités requises''', puis au champ '''Pour un typed'activité donné''', choisir le comportement général parmi les choix suivants :
**'''En mode "Restreint"''' : cela fait apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y a une absence de validités requises pour un type d'activité donné
**'''En mode "Avertissement"''' : cela fait apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour un type d'activité donné. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du [[#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|paramétrage du type de validité]].
**'''Désactivé'''
*[[#Paramétrer-pour-chaque-type-d'activité-les-validités-requises|Paramétrer pour chaque type d'activité les validités requises]]


====Paramétrer pour chaque type d'activité les validités requises====
===Gestion des disponibilités des tiers===
Les validités requises lors de la saisie d'une activité dépendent des types d'activités sélectionnés pour cette activité.  
Permet de gérer la [[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|disponibilité des utilisateurs]].


Le paramétrage des validités requises pour chaque type d'activité s'effectue ainsi :
===Personnaliser ses ressources visibles===
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
Permet de personnaliser la [[Fiche-personnelle#Paramétrer-les-ressources-et-les-utilisateurs-visibles-sur-le-planning|liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur]].
*Dans le tableau '''Types de validités requises (si seul à bord) pour un type d'activité donné''', cocher les validités requises pour chaque type d'activité


===Prendre en compte les validités requises pour un type de ressource donné===
===Planning individuel visible pour les autres===
*Aller sur '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités''' pour configurer le contrôles des validités pour [[Configuration#Gestion-des-activités-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Activités)|les activités]]
Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.
*Aller sur '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes''' pour configurer le contrôles des validités pour [[Configuration#Configuration-des-réservations-internes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Réservations-internes)|les réservations]]
*Dans le formulaire aller sur la section '''Prendre en compte les validités requises''', puis au champ '''Pour un type de ressource donné''', choisir le comportement général parmi les choix suivants :
**'''En mode "Restreint"''' : cela fait apparaitre des alertes bloquantes lorsqu'il y a une absence de [[#Paramétrer-pour-chaque-type-de-ressource-les-validités-requises|validités requises]] pour une ressource donnée
**'''En mode "Avertissement"''' : cela fait apparaitre des alertes bloquantes ou non-bloquantes lorsqu'il y a une absence de validité requises pour une ressource donnée. Le choix de l'alerte bloquante ou non est déterminé par OpenFlyers en fonction du [[#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|paramétrage du type de validité]].
**'''Désactivé'''
*[[#Paramétrer-pour-chaque-type-de-ressource-les-validités-requises|Paramétrer pour chaque type de ressource les validités requises]]


====Paramétrer pour chaque type de ressource les validités requises====
===Planning personnel===
Ce paramétrage permet de définir les validités requises en fonction des types de ressources à la fois pour la [[Validités#Contrôle-des-validités-lors-de-la-saisie-d'une-réservation|réservation]] et la [[Validités#Contrôle-des-validités-lors-de-la-saisie-d'une-activité|saisie des activités]].
Permet de visualiser son propre planning.


*'''Admin > Types de ressources > Actifs'''
===Réservation de programmes===
*Dans le tableau qui liste les types de ressources, cliquer sur l'icône dans la colonne '''Action''' symbolisant une check-list [[File:Checklist.png]] et intitulée '''Voir les types de validités requises pour le type de ressource'''.
Autorise [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Positionner-automatiquement-les-activités-d’un-programme-de-formation|le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning]].


On se retrouve avec un tableau qui permet de déterminer les validités requises d'une ressource donnée intitulé '''Lorsque utilisateur seul, types de validités requises pour le type de ressource XXX'''.
===Réservation en solo===
Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.


Les validités peuvent se suppléer les unes les autres. C'est la règle "ou" présente entre chaque validité d'une même ligne.
===Réservation pour des tiers===
Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).


Si on souhaite que les validités s'ajoutent et soient toutes nécessaires, alors il faut les disposer sur des lignes différentes qui sont séparées par la règle "et" présente en début de ligne.
===Réservation avec un instructeur===
Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.


Exemples types :
===Supprimer une réservation avec une date de début dépassée===
*Si on souhaite qu'une validité A soit requise, il faut cliquer sur la check verte de cette validité sur la 1ère ligne. Une deuxième ligne apparait alors avec aucune validité de sélectionnée.
Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.


*Si on souhaite qu'une validité A et qu'une validité B soient toutes les 2 requises, il faut cliquer sur la check verte de la validité A de la 1ère ligne puis sur la check verte de la validité B de la 2ème ligne qui est apparue. Une 3ème ligne apparait alors également avec aucune validité de sélectionnée.
===Surpasser l'indisponibilité des instructeurs===
Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).


*Si on souhaite qu’indifféremment les validités A ou B soient requises, il cliquer sur les check vertes de chacune des validités de la 1ère ligne.
===Surpasser l'indisponibilité des ressources===
Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).


Exemple pratique : On souhaite qu'un utilisateur dispose d'un brevet PPL ou d'un brevet BB et qu'il dispose également d'une visite médicale de classe 1 ou de classe 2.
===Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps===
Pour cela, on va cliquer :
Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".
*sur les validités "PPL" et "BB" de la 1ère ligne.
*sur les validités "Visite médicale classe 1" et "Visite médicale classe 2" de la 2ème ligne.


''Conseil OpenFlyers'' :
===Surpasser la limite de durée minimum===
*En mode restreint, ne pas oublier d'attribuer les validités aux utilisateurs pour qu'ils ne soient pas bloqués. Il est recommandé de rester en mode avertissement durant plusieurs semaines, après passage en production, avant d'activer les restrictions.
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.


=Paramétrer des [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|rappels par e-mail]] des validités à échéance=
===Surpasser la limite de durée maximum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.


Ce paramétrage n'est possible que pour les validités [[#Soumise-à-échéance|soumises à échéance]] :
===Surpasser la limite de temps===
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.
*Pour chaque validité soumise à échéance :
**Cliquer sur le bouton de modification (pictogramme "crayon")
**Champ [[#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Alerte échéance par email : 1er rappel]] : Sélectionner une période d'échéance
**Champ [[#Fréquence|Fréquence]] : Sélectionner une fréquence de rappel ou "Aucun"


'''/!\ Les validités sans date d'échéance ne déclenchent pas l'[[Envoi-des-emails#Email-de-rappel-d'échéance-de-validité|envoi du rappel]].'''
===Surpasser la limite de nombre===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.


Exemple de paramétrage de rappel qu'au premier mois d'échéance :
===Surpasser la réservation par type===
* [[#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Alerte échéance par email : 1er rappel]] : 1 mois
En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.
* [[#Fréquence|Fréquence]] : Aucun


Exemple de paramétrage de rappel journalier au bout d'un mois d'échéance :
===Surpasser les formules de saisie===
* [[#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Alerte échéance par email : 1er rappel]] : 1 mois
Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.
* [[#Fréquence|Fréquence]] : Tous les jours


Exemple de paramétrage de rappel hebdomadaire au bout de deux mois d'échéance :
===Voir les images des pilotes sur le menu contextuel===
* [[#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Alerte échéance par email : 1er rappel]] : 2 mois
Permet de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-images-des-pilotes-sur-le-menu-contextuel|visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel]] lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.
* [[#Fréquence|Fréquence]] : Tous les 7 jours


=Paramétrer le surpassement des restrictions sur les validités=
===Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs===
''A l'inverse de ce qui est présenté dans ce chapitre, il est également possible de [[Gestion-des-profils#Créer-un-profil-empêchant-tout-surpassement|créer un profil restreint empêchant tout surpassement]].''
Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|activités réalisées]].


Comme indiqué dans le chapitre [[Validités#Contrôle-des-validités|Contrôle des validités]], que se soit à la connexion, lors d'une réservation ou lors d'une saisie d'activité, il est possible de mettre en place des restrictions qui bloqueront les utilisateurs n'ayant pas les validités requises.
===Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées===
Permet d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-noms-d'activités-sur-les-réservations-et-les-activités-réalisées|afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées]].


Cependant, dans certains cas, il peut être nécessaire de permettre à certaines populations d'utilisateurs de pouvoir surpasser ces restrictions.
==Activités==


Le paramétrage du surpassement dépend de plusieurs choses :
===Alertable par email pour toute saisie d'activité===
*Est-ce que l'utilisateur peut surpasser lui-même ou est-ce que l'action que ne peut pas effectuer l'utilisateur peut être effectuée par une tierce personne
;Description
*Est-ce que la population d'utilisateurs concernés est définie par un profil ou non
Ce droit permet aux gestionnaires de [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-activités-ayant-les-champs-sélectionnés-non-vide|s'abonner aux notifications par emails dès lors qu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire]].
*Est-ce que le surpassement est pour toute validité ou est-ce qu'il ne s'applique qu'à certaines validités


Voici quelques exemples de paramétrages possibles :
;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].


*Permettre aux instructeurs de pouvoir effectuer une réservation même s'ils n'ont pas l'expérience récente suffisante :
===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
*:Comme les instructeurs disposent d'une validité permettant de connaitre leur statut d'instructeur, la méthode appropriée pour permettre aux instructeurs de surpasser l'absence d'expérience récente est la suivante :
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un [[Envoi-des-emails#E-mail-d'information-des-actions-des-utilisateurs-sur-des-validités|e-maild'information des actions des utilisateurs sur des validités]] à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.
**Aller dans '''Admin > Types de ressources > Actifs'''
**Cliquer sur le bouton symbolisant une liste de validités pour le type de ressource concerné
**Sur la ligne où la validité à expérience concernée est cochée, cocher également le type de validité correspondant aux instructeur (exemple : "Flight Instructor (FI)")


*Permettre à des utilisateurs n'ayant pas l'expérience récente en interne mais disposant de l'expérience récente suffisante grâce à leur activité externe de pouvoir surpasser la restriction, aussi bien en réservation qu'en saisie de vol, pour une validité à expérience récente donnée :
===Attribution de place===
**[[#Ajouter-un-type-de-validités|Ajouter un nouveau type de validité]] à échéance intitulé ''expérience extérieure''
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.
**Modifier la formule de la validité à expérience concernée pour y inclure la prise en compte de la validité ''expérience extérieure''. Cf. la formule de calcul [[Formules-de-calcul#Expérience-récente-en-heures-ou-la-détention-d'une-validité-spécifique|Expérience récente en heures ou la détention d'une validité spécifique]]


=Paramétrer une validité comme [[Validités#Validité-contrat|contrat]]=
Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir'''.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''.
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validité'''.
*Choisir un nom pour le contrat.
*Cocher '''Contrat'''.
*Insérer le fichier contenant le corps du contrat dans '''Fichier du contrat'''.
*Si la validité-contrat ne doit pas être requise pour certains profils, cocher [[Gestion-des-profils#Contrats-non-requis|les profils exemptés]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''


Une fois ceci fait, tous les utilisateurs ou uniquement les utilisateurs n'appartenant aux profils exemptés devront [[Connexion#Signer-des-contrats|signer le contrat]] à leur connexion.
La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.


=Supprimer ou désactiver un type de validité=
===Etre sur une nouvelle fermeture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.


*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].
*L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer ou désactiver un type de validité.


Si cette validité a été attribuée à au moins un utilisateur, un message d'avertissement avec la liste des utilisateurs apparaît proposant deux options :
===Etre sur une nouvelle ouverture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.


*La suppression : Permet de supprimer complètement le type de validité et les validités correspondantes détenues par les utilisateurs
Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].
*La désactivation :
**Permet de rendre obsolète un type de validité, notamment une validité contrat dont la signature ne sera désormais plus requise à la connexion tout en conservant l’historique des personnes ayant détenu cette validité ou ayant signé la « validité contrat ».
**Pour afficher les validités désactivées, cliquer sur le bouton de switch '''Afficher les items désactivés''' disponible au-dessus et en-dessous du tableau.
**Les types de validités désactivés s'affichent et se réactivent selon les caractéristiques des entrées désactivées des tableaux.


Si une validité du type qu'il faut supprimer ou désactiver est rattachée à un type de ressource, type d'activité ou à un produit alors une alerte bloquante, avec la liste des éléments rattachés, empêche la suppression de cette validité. Il faut d'abord retirer la validité aux éléments concernés.
===Saisie d'activité pour soi-même===
Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.


=Supprimer un type de validité déclaré comme contrat=
Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*L'icône symbolisant une poubelle permet de supprimer un contrat s'il n'a été signé par personne, sinon la page qui permet de consulter les utilisateurs l'ayant signé s'ouvre. Contrairement aux types de validités classiques, l'interface ne propose pas de bouton de suppression forcée


Il est impossible de supprimer un contrat une fois qu'il a été signé par aux moins 2 personnes. Cela permet de conserver la signature des documents par les utilisateurs.
===Saisie d'activité pour un tiers===
Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.
 
Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].
 
===Vérifier la saisie des activités et les modifier===
Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).
 
===Voir les activités de tous===
Permet :
*d'accéder au [[Carnet-de-route|carnet de route]] de chaque ressource aéronef
*de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|voir les activités réalisées sur le planning]] si le paramètre [[Configuration-des-réservations-internes#Affichage-possible-des-activités-réalisées-dans-le-planning|Affichage possible des activités réalisées dans le planning]] est activé
 
===Voir ses activités===
Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.
 
===Visualiser les traces de vol===
Permet de [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Récupération-des-traces-de-vols|visualiser les traces d'un vol]].
 
==Formations==
===Voir les suivis de formations===
Autorise l'utilisateur à [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|voir les suivis de formations]] de tous les utilisateurs.
 
===Gestion des formations===
Ce droit permet la [[Gestion-des-formations|gestion des formations]].
 
==Comptes==
 
===Gestion des comptes===
Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.
 
Permet lors de la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualisation des écritures]] d'un compte :
*de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
*[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|de pouvoir consulter une facture client ou un reçu]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepasser les écritures]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer les écritures]]
 
Permet [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|d'importer des relevés bancaires]]
 
 
Ce droit inclut les droits '''Gestion des types d'encaissements''' et '''Voir les comptes'''.
 
===Voir les comptes===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes]], de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].
 
Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit [[#Voir-les-comptes-utilisateurs|Voir les comptes utilisateurs]].
 
===Voir les comptes utilisateurs===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes utilisateurs]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].
 
Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.
 
===Gestion des comptabilités===
 
permet la gestion des comptabilités
 
===Gestion des types d'encaissements===
Permet la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|gestion des types d'encaissements]].
 
===Encaisser ses paiements===
 
Permet à l'utilisateur de [[FAQ-comptabilité#Comment-autoriser-un-profil-utilisateur-à-saisir-des-encaissements-pour-lui-même-?|saisir ses propres paiements]], de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont ''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers''.
 
===Saisir les encaissements pour les tiers===
 
Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des [[Configuration de la comptabilité#Créer_un_compte_comptable|comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent]].
 
===Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert===
 
autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié
 
===Valider les encaissements===
 
pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.
 
===Recevoir de l'argent===
 
Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|configuration de la ventilation des types d'encaissements]].
 
===Transfert de son compte===
Permet le transfert de compte à compte depuis la page '''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''.
 
Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit [[#Transfert-de-son-compte-sans-validation|Transfert de son compte sans validation]]) depuis cette page sont validés automatiquement.
 
===Transfert de son compte sans validation===
Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] est affecté au profil.
 
'''Conseil OpenFlyers :''' Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "[https://fr.wiktionary.org/wiki/donner_c%E2%80%99est_donner,_reprendre_c%E2%80%99est_voler Donner c'est donner, reprendre c'est voler]". L'attribution du seul droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.
 
===Saisir tout flux===
Permet de :
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisir des flux]] depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*de modifier/supprimer des flux non validés
*de consulter la liste des flux depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]]
*d'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importer des relevés bancaires]]
 
===Valider tout flux===
Permet de valider les flux de la page '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''.
 
Ce droit n'a effet que si le droit [[#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]] est affecté au profil.
 
===Paramétrage de la facturation===
Permet de gérer les règles de [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] et de [[Facturation-des-clients#Facturation-périodique|facturation périodique]].
 
===Saisie des valeurs de facturation===
 
Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation
 
===Compte sur lequel un utilisateur peut agir===
 
Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.
 
===Surpasser la limitation du solde du compte===
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de [[Connexion#Restriction_d'accès|restriction d'accès]], de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque [[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|une restriction sur les soldes]] est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.
 
[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].
 
===Surpasser le seuil de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|transfert de compte]]===
 
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.
 
==Ventes==
 
===Gestion globale des ventes===
 
Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.
 
===Achat ventes libres===
 
Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.
 
===Acheter pour les tiers===
Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]] d'un tiers.
*Couplé au droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]], il permet de vendre des [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-non-stocké-sans-tarif-défini|produits sans tarif]].
 
===Vente de produit sans tarif===
Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].
 
===Débrayage des ventes de validités===
 
Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une [[Validités#Validité-à-vendre|validité à vendre]] sans débiter le compte.
 
==Achats==
 
===Gestion des achats===
Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.
 
==Admin==
===Gestion du paramétrage===
Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de [[Paramétrage|paramétrer la plateforme]] et fait apparaitre le menu '''Structure''' avec les items :
*[[Données#Accéder-au-tableau-de-conservation-des-données|'''Admin > Structure > Données > Conservation des données''']]
*'''Admin > Structure > Structure > Canaux de communications'''
*[[Configuration#Admin > Structure > Structure > Paramétrage|'''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''']]
*[[Configuration#Admin->-Structure->-Structure->-Coordonnées|'''Admin > Structure > Structure > Coordonnées''']]
*'''Admin > Structure > Variables > Définition'''
*'''Admin > Structure > Variables > Actualisation'''
*[[Configuration#Structure->-Champs-métiers|'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers''']]
*[[Configuration#Structure->-Export-SQL|'''Admin > Structure > Export SQL > Complet''']]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-son-modèle-de-facture|'''Admin > Structure > Imports > Templates ODT''']]
 
Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], dans le menu '''Admin > Utilisateurs''' :
**[[Champs-métiers|'''Admin > Utilisateurs > Champs métiers''']]
**'''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion-des-types-d'activités|'''Admin > Types d'activités > Actifs''']]
*[[Champs-métiers|'''Admin > Types d'activités > Champs métiers''']]
*[[Champs-métiers|'''Ventes > Champs métiers > Champs métiers''']]
 
===Gestion des valeurs===
 
===Gestion des profils===
permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !
 
===Gestion des utilisateurs===
 
Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Couplé au droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités qui sont à vendre]].
 
===Gestion des ressources===
Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.
 
Permet d'accéder à [[Gestion-des-documents|la liste des documents]] qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.
 
===Gestion des rapports===
Fait apparaître le menu '''[[Gestion-des-rapports|Gestion > Rapports]]''' avec les items :
* '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier]]'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Bibliothèque]]'''
 
Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].
 
===Voir tous les rapports===
Fait apparaître le menu '''Rapports''' avec les items :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Rapports spécifiques > Vols et coûts'''
 
Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.
 
Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].
 
===Gestion des logs===
Fait apparaître le menu '''Admin > Logs''' avec les items :
*'''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*'''Admin > Logs > Adresses IP bloquées'''
*'''Admin > Logs > Historique d'une réservation'''
*'''Admin > Logs > Identifiants bloqués'''
*'''Admin > Logs > Requête utilisateur en attente'''
 
===Envoyer et suivre les e-mails===
Permet d'accéder à la page [[Mailing|Mailing]] et de [[Suivi-des-emails|suivre les emails]].
 
===Accès aux tableurs===
Permet d'accéder aux fichiers [[Tableurs|tableurs]] depuis le menu.
 
===Gestion des communications===
Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.
 
==Onglets des modules désactivés==
Un onglet correspondant à un module désactivé s'affiche uniquement si au moins un droit de ce groupe est encore actif sur au moins un profil. Dans ce cas, l'onglet est indiqué comme désactivé, les cases non cochées apparaissent en mode désactivé et l'ajout de droits est bloqué, tandis que les droits déjà cochés restent visibles. Si aucun droit n'est actif dans le groupe, l'onglet n'est pas affiché.
 
=Profils Plus=
*'''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
 
==Ajouter un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule contenant le caractère '''+'''
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
*pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
*le nouveau profil est placé à la fin du tableau
 
==Modifier un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule du profil à modifier
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
 
==Colonnes du tableau Profils Plus==
===Nom (du profil)===
Nom du profil
 
===Type de compte requis===
Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil
 
===Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning===
Permet d'afficher ou de cacher les [[Champs-métiers|champs métiers]] des formulaires présents dans :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*'''Planning > Planning > Réserver'''
 
===Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|ajouter/acheter/mettre/supprimer]] (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.
 
[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].
 
===Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.
 
[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer/certifier-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].
 
Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et [[Validités#Validités-en-attente-de-certification|en attente de certification]].
 
'''NB''': Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option '''[[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-validité-en-attente-de-certification|Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification]]''' dans [[Fiche-personnelle#Notifications|sa fiche personnelle (onglet ''Notifications'')]].
 
===Contrats non requis===
Voir la définition de [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validité-contrat]].
 
Permet de [[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil-depuis-Profils-plus|définir]] les [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validités-contrats]] qui ne sont pas requises pour certains profils.
 
Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.
 
La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.
 
===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.
 
Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activités'''.
 
La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.
 
===Profils visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.
 
La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits [[#Planning-personnel|Planning personnel]] et [[#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|Planning individuel visible pour les autres]]. La colonne '''Profils visibles''' permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.
 
'''Attention :''' Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).
 
===Types de ressources visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile|planning]] ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.
 
La colonne '''Types de ressources visibles''' permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.
 
===Comptabilités visibles===
Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.
 
===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.
 
=Utilisation=
==[[Connexion#Choix_du_profil|Choix du profil à la connexion]]==
 
==Ajouter un profil==
 
Depuis l'interface dynamique :
*Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
*Ajouter une ligne
*Compléter les cellules
*L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
**'''Nom du profil''' : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.
 
Depuis l'interface légère :
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN PROFIL'''
*Renseigner les droits pour chaque onglet
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé
 
===Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant===
*Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
*Saisir par exemple comme nom '''Non restreignable'''.
*Toujours dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''', onglet '''Généralités''', cocher pour ce profil le droit [[Gestion des profils#Généralités|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]].
*Dans l'onglet '''Gestion des comptes''', sélectionner le droit [[#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]] pour le profil concerné
Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.
 
=Créer un profil empêchant tout surpassement=
Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.
 
Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité ''Cotisation'' périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. [[Configuration-de-la-comptabilité#Restriction-d'accès-en-cas-de-solde-insuffisant|Restriction d'accès en cas de solde insuffisant]]).
 
Pour mettre en place une telle restriction, il faut :
*[[Gestion-des-profils#Ajouter-un-profil|Ajouter un profil]] en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*[[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil|Modifier le profil]] nouvellement créé
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Activités|Activités]], décocher le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-ouverture-d'activité|Etre sur une nouvelle ouverture d'activité]]
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Réservation|Réservation]], décocher les droits [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|Etre sur une nouvelle réservation]], [[Gestion-des-profils#Réservation-solo|Réservation solo]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]]
 
==Droits particuliers==
*'''GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur :''' ce droit n'est applicable que si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant du profil concerné]] possèdent au moins un autre [[Connexion#Sélection_du_profil|profil sélectionnable à la connexion]].
*'''GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils :''' au moins un profil doit posséder ce droit.
 
==Modifier un profil==
La modification des profils s'effectue selon les règles d'[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données#|édition des données d'un tableau]].
 
==Supprimer un profil==
*La suppression d'un profil est possible uniquement si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant de ce profil]] possèdent aussi au moins un autre profil.
*Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.
 
==Valeurs par défaut lors de la création d'un profil==
Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :
* Tous les '''Profils visibles'''
* Tous les '''Types de ressources visibles'''
* Toutes les '''Comptabilités visibles'''
* Les '''Attribution de place''' correspondants à la première place de chaque type de ressource

Revision as of 13:00, 11 September 2025

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des profils sur la version 4 d'OpenFlyers.

Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut.

Définition

  • Un profil correspond à un ensemble de droits qui définissent les actions que peut effectuer un utilisateur dans l'application OpenFlyers.
  • Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du tableau de gestion des utilisateurs.

Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.

Icônes symbolisant les droits des profils

Dans la page Admin > Utilisateurs > Profils, il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.

Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit. L’icône Profile management3.0.x_Userinfo_connected.gif a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :

Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.

  1. L'icône d'un profil sera Profile management3.0.x_ConnectedNoFilling.png si le droit Profil non sélectionnable par l'utilisateur ci-dessus est coché
  2. L'icône d'un profil sera Profile management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit Voir les noms sur les réservations ci-dessus qui peut être coché ou non
  3. Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera Profile management3.0.x_Userinfo_connected.gif

Définition des icônes représentant des droits

Profile management3.0.x_Userinfo_connected.gif : Droit qui définit un profil de base.
Profile management3.0.x_ConnectedNoFilling.png : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
Profile management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir Kiosque PC) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.

Définition des icônes attribuées aux profils

Profile management3.0.x_Userinfo_connected.gif : Profil de base
Profile management3.0.x_ConnectedNoFilling.png : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
Profile management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif : Profil de type "kiosque" (voir Kiosque PC) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.

Niveau d'accréditation des droits et des profils

Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :

  • 0 représente le niveau le plus bas
  • 6 représente le niveau le plus élevé

Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.

Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.

La page Admin > Utilisateurs > Profils indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :

  • Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
  • Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.

Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.

Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.

Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, une alerte de configuration est affichée.

Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.

Profils

La gestion des profils s'effectue depuis le menu Admin > Utilisateurs > Profils.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet Activités est disponible.

Généralités

Profil non sélectionnable par l'utilisateur

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les profils non sélectionnables ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

Pas de déconnexion automatique

Ce droit permet d'éviter la déconnexion automatique de la session au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.

Accès visiteur

L'accès visiteur permet de créer un compte visiteur donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.

Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.

Si un visiteur peut réserver - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, le système va générer automatiquement un compte utilisateur à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.

Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité

Permet à un utilisateur de modifier sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle.

Voir ses validités

Permet d'accéder à ses validités depuis le planning.

Ajout et gestion de ses validités

Permet à un utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

Gestion de ses validités détenues

Permet à un utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

Surpasser les restrictions sur les validités

Permet à un utilisateur de surpasser les restrictions d'accès dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont appliquées à la connexion.

Voir le chapitre Alerte à la connexion pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion par un administrateur référent.

Editer sa photo

Permet à un utilisateur d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle.

Réservation

Alertable par e-mail pour toute réservation

Permet la notification par e-mail pour toute réservation.

Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation

Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée

Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

Etre sur une nouvelle réservation

Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit Réservation solo, Réservation pour des tiers ou Réservation avec un instructeur.

Gestion des disponibilités des ressources

Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

Gestion des disponibilités des tiers

Permet de gérer la disponibilité des utilisateurs.

Personnaliser ses ressources visibles

Permet de personnaliser la liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur.

Planning individuel visible pour les autres

Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

Planning personnel

Permet de visualiser son propre planning.

Réservation de programmes

Autorise le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning.

Réservation en solo

Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

Réservation pour des tiers

Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

Réservation avec un instructeur

Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

Supprimer une réservation avec une date de début dépassée

Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

Surpasser l'indisponibilité des instructeurs

Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

Surpasser l'indisponibilité des ressources

Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps

Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".

Surpasser la limite de durée minimum

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

Surpasser la limite de durée maximum

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

Surpasser la limite de temps

Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

Surpasser la limite de nombre

Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

Surpasser la réservation par type

En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.

Surpasser les formules de saisie

Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

Voir les images des pilotes sur le menu contextuel

Permet de visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.

Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs

Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les activités réalisées.

Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées

Permet d'afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées.

Activités

Alertable par email pour toute saisie d'activité

Description

Ce droit permet aux gestionnaires de s'abonner aux notifications par emails dès lors qu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire.

Cas d'usage

Suivi des remarques de maintenance.

Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs

Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un e-maild'information des actions des utilisateurs sur des validités à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Attribution de place

Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.

Ces listes sont accessibles depuis Planning > Planning > Réserver et Planning > Activités > Saisir.

La page Admin > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

Etre sur une nouvelle fermeture d'activité

Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit Saisie d'activité pour soi-même ou Saisie d'activité pour un tiers.

Etre sur une nouvelle ouverture d'activité

Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit Saisie d'activité pour soi-même ou Saisie d'activité pour un tiers.

Saisie d'activité pour soi-même

Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.

Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le carnet de route.

Saisie d'activité pour un tiers

Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.

Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le carnet de route.

Vérifier la saisie des activités et les modifier

Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

Voir les activités de tous

Permet :

Voir ses activités

Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

Visualiser les traces de vol

Permet de visualiser les traces d'un vol.

Formations

Voir les suivis de formations

Autorise l'utilisateur à voir les suivis de formations de tous les utilisateurs.

Gestion des formations

Ce droit permet la gestion des formations.

Comptes

Gestion des comptes

Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.

Permet lors de la visualisation des écritures d'un compte :

Permet d'importer des relevés bancaires


Ce droit inclut les droits Gestion des types d'encaissements et Voir les comptes.

Voir les comptes

Permet de voir tous les comptes, de visualiser la liste des mouvements et de consulter les factures clients et les reçus.

Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit Voir les comptes utilisateurs.

Voir les comptes utilisateurs

Permet de voir tous les comptes utilisateurs et de consulter les factures clients et les reçus.

Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

Gestion des comptabilités

permet la gestion des comptabilités

Gestion des types d'encaissements

Permet la gestion des types d'encaissements.

Encaisser ses paiements

Permet à l'utilisateur de saisir ses propres paiements, de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers.

Saisir les encaissements pour les tiers

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent.

Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

Valider les encaissements

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

Recevoir de l'argent

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la configuration de la ventilation des types d'encaissements.

Transfert de son compte

Permet le transfert de compte à compte depuis la page Planning > Comptes > Actions > Transférer.

Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit Transfert de son compte sans validation) depuis cette page sont validés automatiquement.

Transfert de son compte sans validation

Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit Transfert de son compte est affecté au profil.

Conseil OpenFlyers : Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "Donner c'est donner, reprendre c'est voler". L'attribution du seul droit Transfert de son compte permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

Saisir tout flux

Permet de :

Valider tout flux

Permet de valider les flux de la page Gestion > Comptes > Flux > Valider.

Ce droit n'a effet que si le droit Saisir tout flux est affecté au profil.

Paramétrage de la facturation

Permet de gérer les règles de facturation des activités et de facturation périodique.

Saisie des valeurs de facturation

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

Compte sur lequel un utilisateur peut agir

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

Surpasser la limitation du solde du compte

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de restriction d'accès, de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque une restriction sur les soldes est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion par un administrateur référent.

Surpasser le seuil de transfert de compte

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une restriction sur les soldes est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

Ventes

Gestion globale des ventes

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et validités à vendre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

Achat ventes libres

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

Acheter pour les tiers

Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.

Vente de produit sans tarif

Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit Acheter pour les tiers.

Débrayage des ventes de validités

Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une validité à vendre sans débiter le compte.

Achats

Gestion des achats

Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

Admin

Gestion du paramétrage

Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de paramétrer la plateforme et fait apparaitre le menu Structure avec les items :

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :

Gestion des valeurs

Gestion des profils

permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

Gestion des utilisateurs

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des validités à vendre. Couplé au droit Acheter pour les tiers, il permet de gérer les validités qui sont à vendre.

Gestion des ressources

Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.

Permet d'accéder à la liste des documents qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

Gestion des rapports

Fait apparaître le menu Gestion > Rapports avec les items :

Fait apparaître la case à cocher Mémoriser ce choix.

Voir tous les rapports

Fait apparaître le menu Rapports avec les items :

Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la case à cocher Mémoriser ce choix.

Gestion des logs

Fait apparaître le menu Admin > Logs avec les items :

  • Admin > Logs > Actions effectuées
  • Admin > Logs > Adresses IP bloquées
  • Admin > Logs > Historique d'une réservation
  • Admin > Logs > Identifiants bloqués
  • Admin > Logs > Requête utilisateur en attente

Envoyer et suivre les e-mails

Permet d'accéder à la page Mailing et de suivre les emails.

Accès aux tableurs

Permet d'accéder aux fichiers tableurs depuis le menu.

Gestion des communications

Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

Onglets des modules désactivés

Un onglet correspondant à un module désactivé s'affiche uniquement si au moins un droit de ce groupe est encore actif sur au moins un profil. Dans ce cas, l'onglet est indiqué comme désactivé, les cases non cochées apparaissent en mode désactivé et l'ajout de droits est bloqué, tandis que les droits déjà cochés restent visibles. Si aucun droit n'est actif dans le groupe, l'onglet n'est pas affiché.

Profils Plus

  • Admin > Utilisateurs > Profils plus

Ajouter un profil depuis Profils plus

  • Cliquer sur une cellule contenant le caractère +
  • remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
  • pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
  • le nouveau profil est placé à la fin du tableau

Modifier un profil depuis Profils plus

  • Cliquer sur une cellule du profil à modifier
  • remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

Colonnes du tableau Profils Plus

Nom (du profil)

Nom du profil

Type de compte requis

Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning

Permet d'afficher ou de cacher les champs métiers des formulaires présents dans :

  • Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle
  • Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
  • Planning > Planning > Réserver

Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même

Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut ajouter/acheter/mettre/supprimer (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis Planning > Données > Personnelles > Validités.

Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils.

Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier

Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.

Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils.

Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un e-mail lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et en attente de certification.

NB: Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification dans sa fiche personnelle (onglet Notifications).

Contrats non requis

Voir la définition de validité-contrat.

Permet de définir les validités-contrats qui ne sont pas requises pour certains profils.

Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.

La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.

Attribution de place

Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.

Ces listes sont accessibles depuis Planning > Planning > Réserver et Planning > Activités > Saisir une activités.

La page Admin > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

Profils visibles

Dans les pages Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle, Gestion > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut, on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.

La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits Planning personnel et Planning individuel visible pour les autres. La colonne Profils visibles permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

Attention : Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

Types de ressources visibles

Dans les pages Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle, Gestion > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut, on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le planning ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.

La colonne Types de ressources visibles permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

Comptabilités visibles

Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs

Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Utilisation

Choix du profil à la connexion

Ajouter un profil

Depuis l'interface dynamique :

  • Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
  • Ajouter une ligne
  • Compléter les cellules
  • L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
    • Nom du profil : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :

  • Aller sur Admin > Utilisateurs > Profils
  • En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton AJOUTER UN PROFIL
  • Renseigner les droits pour chaque onglet
  • Aller sur Admin > Utilisateurs > Profils plus
  • Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant

Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

Créer un profil empêchant tout surpassement

Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité Cotisation périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. Restriction d'accès en cas de solde insuffisant).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :

Droits particuliers

Modifier un profil

La modification des profils s'effectue selon les règles d'édition des données d'un tableau.

Supprimer un profil

  • La suppression d'un profil est possible uniquement si les utilisateurs disposant de ce profil possèdent aussi au moins un autre profil.
  • Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.

Valeurs par défaut lors de la création d'un profil

Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :

  • Tous les Profils visibles
  • Tous les Types de ressources visibles
  • Toutes les Comptabilités visibles
  • Les Attribution de place correspondants à la première place de chaque type de ressource
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