Gestion des ressources

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des ressources sur la version 4 d'OpenFlyers.

Type de ressource

Ajouter un type de ressource

L'ensemble de cette procédure étant complexe et peu fréquente au sein d'une structure, il est recommandé de solliciter le support OpenFlyers.

Procédure

• Admin > Types de ressources > Actifs
• Cliquer sur le bouton Ajouter
• Saisir les champs du formulaire :
  • Nom : Indiquer le nom du type de ressource.
  • Catégorie : Sélectionner la catégorie de type de ressource (ex: Avion).
  • Places disponibles : Indiquer le nombre de places disponibles. Mettre -1 pour un nombre illimité de place.
  • Vitesse propre : Indiquer la vitesse propre du type de ressource.
  • Commentaires : Ajouter des commentaires supplémentaires si nécessaire.
  • Seuil de déclenchement du facteur de charge : La valeur ajoutée sera utilisée dans Teltonika pour définir les seuils d'avertissement.
  • Durée maximum de réservation : Indiquer la durée maximale de réservation pour ce type de ressource.
  • Faire apparaître le champ "Moyen de mise en l'air" : Afficher le champ pour sélectionner le moyen de mise en l'air (principalement utilisé pour les planeurs).
  • Unité de temps des compteurs du type de ressource : Choisir l'unité de temps des compteurs (En heures minutes, En heures centièmes, En heures dixièmes, Pas de compteur).
  • Autonomie du type de ressource : Indiquer l'autonomie du type de ressource en heures et minutes. Il faut indiquer une valeur supérieure à 0 afin de ne pas avoir le message d'alerte correspondant.
  • Formule d'ajustement du temps de vol : Voir les formules de calcul de temps d'activité.
  • Profils pouvant voir ce type de ressource : Sélectionner les profils qui peuvent voir ce type de ressource.
• Cliquer sur le bouton Enregistrer
• Configurer les statuts pour le type de ressource :
  • En bas de la page, dans le tableau Statuts autorisés.
  • Remplir les champs de la dernière ligne
    • Sélectionner l'intitulé adéquat dans le champ Statut et le numéro de siège sur lequel il doit être ajouté
  • Cliquer sur l'icône d'ajout
  • Répéter l'opération pour l'ensemble des statuts devant être attribués aux différentes places du type de ressource.
• Configurer les places pour le type de ressource :
  • En bas de la page, dans le tableau Places.
  • Remplir les champs de la dernière ligne
  • Cliquer sur l'icône d'ajout
  • Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).
  • Dans la colonne Profils, affecter les profils configurés aux emplacements souhaités.

Exemple :

Numéro de place	Intitulé	Profils
0	Place Gauche	tous les profils
1	Place droite	Instructeur

Types de validité :

• Créer le cas échéant un type de validité pour habiliter à réserver/utiliser le type de ressource
• Créer ou mettre à jour un type validité à expériences
• Paramétrer pour le type de ressource les validités requises

Dans le cas où la facturation des activités est en place, il faut :

• Soit rajouter le nouveau type de ressource au domaine d'application d'une ou de règles de facturation existantes
• Soit rajouter une ou des règles de facturation nécessaires à la facturation de ce type de ressource ainsi que les tarifs associés. Voici la procédure pour rajouter la règle de facturation "solo" :
  • Créer un tarif pour la facturation des activités
  • Créer une règle de facturation "solo" pour un type de ressource
  • /!\ Il ne faut pas oublier de remonter la règle de facturation "Solo" juste en-dessous des autres règles de facturation "Solo" propres aux ressources afin de respecter la facturation en cascade.
  • Il faut vérifier les autres règles pour :
    • Voir s'il ne faut pas étendre le domaine d'application des règles existantes au nouveau type de ressource.
    • Voir s'il ne faut pas, par mimétisme, recopier une règle de facturation existante pour avoir un comportement similaire pour ce nouveau type de ressource. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu'il faut mettre en place un système de gestion de packs d'heures de vol pour le nouveau type de ressource.

Catégorie de type de ressource

Le changement de catégorie d'un type de ressource du groupe aéronef vers non-aéronef n'est pas autorisé.

Les catégories du groupe aéronef sont :

• Avion
• Drône
• Hélicoptère
• Planeur
• Ultra-léger motorisé

Les catégories du groupe non-aéronef sont :

• Bateau
• Bateau (ski nautique)
• Camion
• Engin de levage
• Enseignant
• Gilet de sauvetage
• Kayak
• Mise à l'eau
• Moto
• Planche de surf
• Planche à voile
• Pédalo
• Salle
• Salle de classe
• Simulateur
• Véhicule terrestre

Désactiver un type de ressource

Lorsqu'un type de ressource n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

Pour pouvoir désactiver un type de ressource, il faut au préalable que toutes les ressources associées soient désactivées.

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :

• Aller sur la page Admin > Types de ressource > Actifs
• Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type de ressource à désactiver

Un type ressource est supprimé au lieu d'être désactivé si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Aucune ressource n'est associée
• Aucune règle de tarification n'est associée

Dupliquer un type de ressource

Dupliquer un type de ressource permet de créer une copie du type de ressource existant ainsi que de ses entrées associées dans diverses tables. Cette fonction est utile pour configurer rapidement un nouveau type de ressource basé sur un type existant avec des modifications minimales.

Procédure

• Aller sur la page Admin > Types de ressources > Actifs
• Cliquer sur l'icône de duplication située à côté de l'icône de crayon pour le type de ressource à dupliquer
• Le nouveau type de ressource sera créé avec un nom similaire, suivi de "2" pour indiquer qu'il s'agit d'une duplication

Les éléments dupliqués comprennent :

• Le type de ressource lui-même avec un nom modifié
• Les statuts autorisés pour ce type de ressource
• Les places de ce type de ressource
• Les profils affectés aux places de ce type de ressource
• Les règles de validité associées à ce type de ressource
• Les types d'activités requis par ce type de ressource
• Toute autre entrée liée à ce type de ressource dans les tables pertinentes

Vérifier et modifier les paramètres du nouveau type de ressource.

Ressource

Accès à une ressource désactivée

Pour pouvoir accéder à une ressource désactivée, il faut la réactiver.

A noter qu'il est possible d'accéder aux informations liées à une ressource désactivée par le biais de rapports affichant les informations sur toutes les ressources (activées ou désactivées).

Ajouter une ressource

Prérequis

Lorsque la plateforme est en réservation par type, par exemple pour le surbooking, il faut d'abord avoir créé un type de ressource en suivant la procédure ajouter un type de ressource à associer à la nouvelle ressource à créer

Procédure

• Aller sur la page Admin > Ressources > Actives puis cliquer sur le bouton Ajouter
• Saisir les champs du formulaire et valider
• Créer les comptes associés à la ressource.

Changer la couleur de la ligne du planing de la ressource

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives
• Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de la resource à modifier
• Champ Couleur de la ligne, choisir la couleur à attribuer à la ressource
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

Changer la valeur du compteur en cours

OpenFlyers enregistre la valeur du compteur en cours en considérant qu'il doit correspondre au compteur arrivé du vol le plus récent enregistré.

Cette valeur est visible et modifiable en suivant cette procédure:

• Aller au menu Gestion > Ressources > Actives
• Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de la ressource à Modifier
• Dans le formulaire de la modification dans la colonne Données pour la gestion des activités
• Modifier la valeur du champ Dernier compteur enregistré
• Cliquer sur Enregistrer

En modifiant cette valeur enregistrée, on force le compteur ou l'horamètre à prendre une nouvelle valeur qui sera affichée comme compteur départ du prochain vol saisi.

C'est notamment utile lorsqu'il est nécessaire de recaler un compteur pour cause, par exemple, de changement d'horamètre.

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton Valider du formulaire pour enregistrer la nouvelle valeur.

Changer le total des heures

Attention : si la correction du total des heures est nécessaire du fait d'une activité validée mal saisie, il ne faut pas utiliser la procédure décrite ci-après, mais utiliser la fonction d'annulation d'une activité validée.

Il peut être parfois nécessaire de corriger le total des heures d'une ressource, notamment lors de sa création sur la plateforme OpenFlyers ou encore s'il y a une remise à 0 de son total d'heures.

Pour ce faire :

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives
• Cliquer l'icône "crayon" pour modifier la ressource souhaitée
• Dans le formulaire Données pour la gestion des vols :
  • modifier le champ Date de début de comptabilisation des heures en le mettant à une date supérieure au vol mal saisi
  • modifier la champ Total des heures à la date de début pour y inscrire la bonne valeur
• Cliquer sur le bouton Valider

Désactiver une ressource

Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant. La procédure suivante décrit comment désactiver complètement une ressource.

Cependant, au cours d'un exercice comptable, il est plus simple de ne pas désactiver une ressource et d'attendre la clôture de l'exercice comptable qui induira une remise à 0 des comptes de toutes les ressources et ensuite une simplification de l'opération de désactivation. Par contre, afin de permettre de réutiliser l'abonnement lié à la ressource devenue obsolète, il faut :

• Gestion > Ressources > Actives

Pour la ressource concernée :

• Décocher Réservable
• Décocher Saisie d'activité

Ainsi, la ressource n'est plus retenue dans le quota de l'abonnement.

Voici la procédure permettant de désactiver complètement une ressource :

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut que les comptes associés soient désactivables. Cela nécessite de Solder les comptes de la ressource en saisissant un flux entre le(s) compte(s) de la ressource et d'autres comptes de charges ou de produits qui seront créés pour l'occasion et qui auront vocation à recevoir le solde créditeur ou débiteur des comptes de la ressource ramenés à 0.

La liste des comptes associés à une ressource se trouve dans Gestion > Comptes > Comptes > Ressource

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :

• Aller sur la page Gestion > Ressources > Active
• Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Une ressource est supprimée au lieu d'être désactivée si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Aucune réservation n'est associée à la ressource
• Aucune activité (vol) n'est associée à la ressource
• Aucun compte n'est associé, c'est à dire que les comptes qui avaient été éventuellement créés avec la ressource ont été complètement supprimé lors de leur désactivation.

Réactiver une ressource

Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans Gestion > Ressources > Désactivées, et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément désactiver une autre ressource, puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

Saisir le numéro de ressource Charterware

Note : le numéro de ressource Charterware correspond généralement à l'immatriculation de l'appareil. Attention, l'immatriculation peut être avec ou sans tiret côté Charterware.

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives
• Cliquer sur le pictogramme "crayon" pour modifier la ressource souhaitée
• Dans le formulaire Données pour la gestion des activités :
  • Modifier le champ Numéro de ressource Charterware
• Cliquer sur le bouton Valider