Gestion des ressources

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des ressources sur la version 4 d'OpenFlyers.

Type de ressource

Ajouter un type de ressource

L'ensemble de cette procédure étant complexe et peu fréquente au sein d'une structure, il est recommandé de solliciter le support OpenFlyers.

Depuis l'interface légère :

• Admin > Types de ressources > Actifs puis cliquer sur le bouton Ajouter
• Saisir les champs du formulaire :
  • Tolérance : correspond à l'écart toléré entre le compteur arrivé du vol précédent et le compteur départ du vol actuel. Au delà de l'écart une alerte non bloquante prévient de l'écart.
  • Formule d'ajustement du temps de vol voir les formules de calcul de temps d'activité)
  • Autonomie du type de ressource, il faut indiquer une valeur supérieure à 0 afin de ne pas avoir le message d'alerte correspondant.
• Cliquer sur le bouton Valider
• Configurer les places pour le type de ressource
• Configurer les statuts pour le type de ressource
• Aller sur la page Admin > Utilisateurs > Profils plus et :
  • dans la colonne Attribution de places, y affecter les places précédemment configurées aux profils souhaités
  • dans la colonne Type de ressource visible, ajouter le type de ressource aux profils souhaités
• Il faut penser à mettre à jour les formules d'expériences des types de validités qui prennent en compte les types de ressources.

Dans le cas où la facturation des activités est en place, il faut :

• soit rajouter le nouveau type de ressource au domaine d'application d'une ou de règles de facturation existantes
• soit rajouter une ou des règles de facturation nécessaires à la facturation de ce type de ressource ainsi que les tarifs associés. Voici la procédure pour rajouter la règle de facturation "solo" :
  • Créer un tarif pour la facturation des activités
  • Créer une règle de facturation "solo" pour un type de ressource
  • /!\ Il ne faut pas oublier de remonter la règle de facturation "Solo" juste en-dessous des autres règles de facturation "Solo" propres aux ressources afin de respecter la facturation en cascade.
  • Il faut vérifier les autres règles pour :
    • voir s'il ne faut pas étendre le domaine d'application des règles existantes au nouveau type de ressource.
    • voir s'il ne faut pas, par mimétisme, recopier une règle de facturation existante pour avoir un comportement similaire pour ce nouveau type de ressource. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu'il faut mettre en place un système de gestion de packs d'heures de vol pour le nouveau type de ressource.

Catégorie de type de ressource

Le changement de catégorie d'un type de ressource du groupe aéronef vers non-aéronef n'est pas autorisé.

Les catégories du groupe aéronef sont :

• Avion
• Drône
• Hélicoptère
• Planeur
• Ultra-léger motorisé

Les catégories du groupe non-aéronef sont :

• Bateau
• Bateau (ski nautique)
• Camion
• Engin de levage
• Enseignant
• Gilet de sauvetage
• Kayak
• Mise à l'eau
• Moto
• Planche de surf
• Planche à voile
• Pédalo
• Salle
• Salle de classe
• Simulateur
• Véhicule terrestre

Désactiver un type de ressource

Lorsqu'un type de ressource n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

Pour pouvoir désactiver un type de ressource, il faut au préalable que toutes les ressources associées soient désactivées.

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :

• Aller sur la page Admin > Types de ressource > Actifs
• Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type de ressource à désactiver

Un type ressource est supprimé au lieu d'être désactivé si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Aucune ressource n'est associée
• Aucune règle de tarification n'est associée

Places

Aller sur la page Admin > Types de ressources > Places.

Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).

Exemple pour le type de ressource Robin DR400 :

Type de ressource	N° de siège	Intitulé
DR400	0	Pilote
DR400	1	Instructeur

Statuts

• Aller sur la page Admin > Types de ressources > Actifs.
• En bas de la page, dans le tableau Statuts autorisés pour chaque type d'aéronef, cliquer sur le bouton Ajouter correspondant au type de ressource pour lequel il faut rajouter un statut
• Sélectionner l'intitulé adéquat dans le champ Statut et le numéro de siège sur lequel il doit être ajouté
• Cliquer sur le bouton Ajouter
• Répéter l'opération pour l'ensemble des statuts devant être attribués aux différentes places du type de ressource.

Types d'activités requis par type d'aéronef

• Aller sur la page Admin > Types de ressources > Actifs, tableau Types d'activités requis par type d'aéronef
• Pour chaque type d'aéronef, sélectionner les types d'activités requis.

Ressource

Accès à une ressource désactivée

Pour pouvoir accéder à une ressource désactivée, il faut la réactiver.

A noter qu'il est possible d'accéder aux informations liées à une ressource désactivée par le biais de rapports affichant les informations sur toutes les ressources (activées ou désactivées).

Ajouter une ressource

• S'il est nécessaire d'associer un nouveau type de ressource, alors il faut au préalable ajouter un type de ressource
• Aller sur la page Admin > Ressources > Actives puis cliquer sur le bouton Ajouter
• Saisir les champs du formulaire et valider
• Créer les comptes associés à la ressource.

Changer la valeur du compteur en cours

OpenFlyers enregistre la valeur du compteur en cours en considérant qu'il doit correspondre au compteur arrivé du vol le plus récent enregistré.

Cette valeur est visible et modifiable en allant au menu Gestion > Ressources > Actives, puis en cliquant sur le bouton Modifier. Ensuite, dans le formulaire Données pour la gestion des activités, c'est le champ Dernier compteur enregistré.

En modifiant cette valeur enregistrée, on force le compteur ou l'horamètre à prendre une nouvelle valeur qui sera affichée comme compteur départ du prochain vol saisi.

C'est notamment utile lorsqu'il est nécessaire de recaler un compteur pour cause, par exemple, de changement d'horamètre.

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton Valider du formulaire pour enregistrer la nouvelle valeur.

Changer le total des heures

Attention : si la correction du total des heures est nécessaire du fait d'une activité validée mal saisie, il ne faut pas utiliser la procédure décrite ci-après, mais utiliser la fonction d'annulation d'une activité validée.

Il peut être parfois nécessaire de corriger le total des heures d'une ressource, notamment lors de sa création sur la plateforme OpenFlyers ou encore s'il y a une remise à 0 de son total d'heures.

Pour ce faire :

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives
• Cliquer l'icône "crayon" pour modifier la ressource souhaitée
• Dans le formulaire Données pour la gestion des vols :
  • modifier le champ Date de début de comptabilisation des heures en le mettant à une date supérieure au vol mal saisi
  • modifier la champ Total des heures à la date de début pour y inscrire la bonne valeur
• Cliquer sur le bouton Valider

Désactiver une ressource

Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant. La procédure suivante décrit comment désactiver complètement une ressource.

Cependant, au cours d'un exercice comptable, il est plus simple de ne pas désactiver une ressource et d'attendre la clôture de l'exercice comptable qui induira une remise à 0 des comptes de toutes les ressources et ensuite une simplification de l'opération de désactivation. Par contre, afin de permettre de réutiliser l'abonnement lié à la ressource devenue obsolète, il faut :

• Gestion > Ressources > Actives

Pour la ressource concernée :

• Décocher Réservable
• Décocher Saisie d'activité

Ainsi, la ressource n'est plus retenue dans le quota de l'abonnement.

Voici la procédure permettant de désactiver complètement une ressource :

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut que les comptes associés soient désactivables. Cela nécessite de Solder les comptes de la ressource en saisissant un flux entre le(s) compte(s) de la ressource et d'autres comptes de charges ou de produits qui seront créés pour l'occasion et qui auront vocation à recevoir le solde créditeur ou débiteur des comptes de la ressource ramenés à 0.

La liste des comptes associés à une ressource se trouve dans Gestion > Comptes > Comptes > Ressource

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :

• Aller sur la page Gestion > Ressources > Active
• Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Une ressource est supprimée au lieu d'être désactivée si toutes les conditions suivantes sont remplies :

• Aucune réservation n'est associée à la ressource
• Aucune activité (vol) n'est associée à la ressource
• Aucun compte n'est associé, c'est à dire que les comptes qui avaient été éventuellement créés avec la ressource ont été complètement supprimé lors de leur désactivation.

Réactiver une ressource

Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans Gestion > Ressources > Désactivées, et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément désactiver une autre ressource, puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

Saisir le numéro de ressource Charterware

Note : le numéro de ressource Charterware correspond généralement à l'immatriculation de l'appareil. Attention, l'immatriculation peut être avec ou sans tiret côté Charterware.

• Aller dans Gestion > Ressources > Actives
• Cliquer sur le pictogramme "crayon" pour modifier la ressource souhaitée
• Dans le formulaire Données pour la gestion des activités :
  • Modifier le champ Numéro de ressource Charterware
• Cliquer sur le bouton Valider