Normes et réglementations

Présentation

L'objet de cette page est de regrouper les différentes normes et réglementations qu'OpenFlyers respecte ou met en oeuvre.

Cookies

La directive 2009/136/CE impose le consentement de l'utilisateur au stockage de données dans son équipement, c'est à dire le stockage des cookies dans les navigateurs.

Dans le cas d'OpenFlyers, les cookies utilisés sont des "cookies de session". Ils sont indispensables car ils permettent d'assurer la continuité de la connexion de chaque utilisateur après son identification initiale et ainsi lui permettent de naviguer sans avoir à ressaisir le couple identifiant/mot de passe à chaque page.

Depuis le 2 mai 2019, afin d'être conforme à cette réglementation, un article "Cookies" est inclus dans les conditions générales v. 11 et supérieures. Il permet d'informer l'utilisateur sur la nécessité de ce stockage.

Depuis le 18 juin 2019, sur les plateformes OpenFlyers sous version 4, la SARL OpenFlyers impose aux utilisateurs d'accepter les conditions générales d'OpenFlyers grâce à la fonction validité-contrat.

Conservation des documents

Documents comptables :

Depuis le 4 janvier 2003. Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservé pendant dix ans.

Type de document	Durée de conservation	Texte de loi
Livre et registre comptable	10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable	article L123-22 du code de commerce
Pièce justificative (facture client et fournisseur)	10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable	article L123-22 du code de commerce

Documents fiscaux :

Depuis le 29 décembre 2016, selon l'article L102 B du livre des procédures fiscales, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Cette article s'applique pour les documents concernant les différents impôts et les cotisations.

Factures dématérialisées

Fiscalité française

La France reconnaît la signature électronique standard comme ayant une valeur juridique limitée et qui a pour vocation de simplifier des processus internes. Seules les signatures électroniques avancées et qualifiées ont une valeur juridique complète. La signature qualifiée, par rapport à la signature avancée, est l'équivalent de la signature manuscrite.

L'article 289 VII du CGI (Code général des impôts) indique qu'il existe trois solutions pour la transmission de factures électroniques :

• Soit en mettant en place des contrôles établissant une piste d'audit fiable (1°),
• Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée avec un certificat qualifié (2°),
• Soit en utilisant l'échange de données informatisées répondant aux normes prévues par le CGI (3°).

Le BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20 indique au point 70 que dans une très petite entreprise, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant mis en place par l'assujetti. Ainsi, chacun des éléments suivants doit être conservé et traçé : le devis qui devient le bon de commande, par la suite validé, le bon de livraison (avec l'impact des retours éventuels) et enfin la facturation (également avec l'impact des avoirs éventuels). Les contrôles établissant la piste d'audit doivent permettre de s'assurer que le passage de l'un à l'autre des documents précité est traçable dans les deux sens.

Le point 80 indique que, conformément à l'article L. 13 D du livre des procédures fiscales (LPF) et à l'article L. 80 F du LPF, si les contrôles sont effectués sous forme dématérialisée, les contribuables sont tenus de les présenter à l'administration sous cette forme.

Le point 130 indique que la piste d'audit doit permettre :

• de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu'au document facture c'est-à-dire de reconstituer le processus documenté (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte...) d'une opération et de relier les différents documents de ce processus ;
• de garantir que la facture émise ou reçue reflète l'opération qui a eu lieu, en permettant d'établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde ;
• de justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

Concernant la facture électronique sécurisée au moyen d’une signature électronique, il convient de distinguer deux situations :

• Seule la signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature, c’est-à-dire la signature électronique qualifiée telle que définie ci-dessus, garantissent de façon autonome l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures. Ce dispositif prévu par l’article 289 VII 2° du CGI exonère de l’obligation de démonstration et de documentation de la piste d’audit fiable. Les prestataires de services de confiance qualifiés selon le RGS au niveau 2 étoiles (RGS**) ou 3 étoiles (RGS***), pourront bénéficier de modalités de qualification facilitées au titre du règlement eIDAS et ainsi de bénéficier d’une telle qualification au sens du règlement eIDAS.
• A l’inverse, les entreprises émettrices de factures assorties d'autres signatures électroniques (par exemple : signature avancée au sens de l'article 2, point 2, de la Directive 1999/93/CE du 13 décembre 1999 du Parlement européen signature simple ou conforme au RGS 1 étoile (RGS*)) doivent, aux fins de garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu des factures électroniques, mettre en place des contrôles établissant une piste d’audit fiable.

Il est donc possible d'utiliser la signature électronique standard, c'est-à-dire que la signature n'a pas pour objectif de certifier que l'auteur de la signature est bien le signataire lui-même. En contre-partie, des pistes d'audit fiables doivent être établies. Cela signifie que dans un lecteur de fichiers PDF comme Adobe Acrobat Reader par exemple, le bandeau suivant apparaît :

Inaltérabilité des données et traçabilité des encaissements

Conformément :

• Au 3° bis du I de l'article 286 du Code Général des Impôts de la réglementation française

OpenFlyers v.4 et supérieur respectent cette réglementation. Ainsi :

• Les écritures comptables validées ne sont pas modifiables
• La traçabilité est garantie par l'envoi automatique d'un email de reçu de paiement contenant une pièce jointe au format PDF avec un sceau chainé
• Sur les interfaces affichant les extraits de compte, un test est effectué pour chaque écriture comptable validée afin de vérifier que sa chaine n'a pas été falsifiée. Si le test est concluant un pictogramme symbolisant un cadenas apparait à droite de l'écriture comptable concernée. Si une rupture du chainage est identifié, le symbole du cadenas apparaît grisé avec une croix rouge.

Les clients concernés par l'obligation d'utiliser un logiciel conforme à la réglementation peuvent retrouver une attestation à compléter et à produire à l'administration fiscale en cas de contrôle. Cette attestation est disponible dans l'espace client menu Fiche contact > Attestation art. 286 du CGI.

Protocole TLS 1.2

Conformément :

• A la recommandation R3 du guide TLS v1.1 du 19 août 2016 de l'Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information (ANSSI) : "Utiliser uniquement TLS 1.2"
• Aux versions 3.1 et 3.2 de la norme de sécurité de l’industrie des cartes de paiement PCI-DSS qui imposent l'abandon de SSL 3.0 et TLS 1.0 à la date du 10 avril 2018

Depuis le 1er mars 2018, sur l'ensemble de ses serveurs, OpenFlyers met uniquement en œuvre le protocole TLS 1.2 pour les échanges sécurisés via le port HTTPS.

Sur OpenFlyers v.4 et supérieur, les accès au logiciel se font exclusivement par le port HTTPS.

L'exemple de script PHP concernant le contrôle d'identification par OpenFlyers pour un logiciel tiers est à jour de cette version de protocole.

Obligation de fournir le fichier des écritures comptables

Selon l'article L47 A-1 du livre des procédures fiscales, depuis le 1 janvier 2014, il est nécessaire pour les contribuables tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés de pouvoir fournir le Fichier des Écritures Comptables (FEC) dématérialisé.

Sont concernées, toutes les entreprises soumises à une obligation de présentation de documents comptables, qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée et qui font l'objet d'une vérification de comptabilité. Ceci concerne donc :

• Les entreprises relevant de l’impôt sur les sociétés
• Les entreprises relevant de l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, des BNC ou des BA

En cas de contrôle les, un FEC doit être fourni pour chacun des trois derniers exercices clôturés.

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Les conditions générales d'OpenFlyers v. 2 sont conformes au règlement en incluant les mentions obligatoires. Pour rappel :

• Les données appartiennent aux clients d'OpenFlyers (et non pas aux utilisateurs finaux et encore moins à OpenFlyers)
• Cela ne veut pas dire que l'utilisateur ou le client peuvent demander de rectifier ou supprimer des données. En effet, d'autres règlements imposent la conservation des données et il doit être possible de produire les logs de connexion des utilisateurs ou des actions effectuées sur une durée raisonnable.
• C'est aux structures clientes d'OpenFlyers de mettre en place, au travers du paramétrage, les droits qui permettent de garantir aux utilisateurs les accès de consultation de leurs données personnelles.
• Nous recommandons aux structures clientes de préciser dans leurs propres conditions générales ou dans leur règlement intérieur l'acceptation par l'utilisateur final de la nécessité de stockage, par la structure, des données qui concernent les utilisateurs.

Depuis le 27 mars 2019 (cf. actualité Certification des validités et validités contrats), OpenFlyers v.4 contient une fonction qui permet aux structures clientes de créer des validités-contrats que doivent signer les utilisateurs à la connexion. Cette fonction a vocation à permettre l'acceptation, par les utilisateurs finaux, des conditions générales ou du règlement intérieur d'une structure.

Depuis le 18 juin 2019, sur les plateformes OpenFlyers sous version 4, la SARL OpenFlyers impose aux utilisateurs d'accepter les conditions générales d'OpenFlyers grâce à cette fonction validité-contrat.

Depuis le 12 avril 2021, sur les plateformes OpenFlyers sous version 4, la fonctionnalité liées aux Données permet :

• de supprimer les données obsolètes
• de générer le registre de traitement des données personnelles prévu par le RGPD