Gestion des formations

Présentation

L'objet de cette page est de présenter le paramétrage du module de suivi des formations.

L'utilisation du module de suivi des formations est décrit sur la page Utilisation des formations.

Le droit Gestion des formations est nécessaire pour accéder aux fonctionnalités de gestion qui sont disponibles dans le menu Admin > Types d'activités > Formations.

Le module de gestion des formations d'OpenFlyers comprend 2 concepts :

• La formation : chaque formation est définie par des compétences à acquérir. Ces compétences sont nommées item dans OpenFlyers, le libellé de chaque item peut être affiché en français ou en anglais en fonction de la langue sélectionnée par l'utilisateur connecté. Dans une formation, il est défini le nombre minimal de fois qu'un item doit être vu avant d'être supposé acquis.
• Le programme de formation : un programme de formation est rattaché à une formation. Il permet de définir le contenu de chaque séance de formation en indiquant les activités qui y seront effectuées.

Les 2 notions sont indépendantes :

• Il est possible d'utiliser uniquement le concept de Formation sans utiliser le concept de Programme de formation et inversement.

En général, une structure aéronautique de type association (typiquement un aéro-club ou un club ULM) ne mettra pas en œuvre le concept de programme de formation car il n'est pas adapté aux élèves qui suivent ces formations sur leur temps libre.

Concernant, les formations, OpenFlyers permet de les découper en plusieurs phases. Cela facilite la visualisation de la progression d'un élève.

Pour bien débuter dans la mise en place d'une formation dans OpenFlyers, il faut suivre la procédure Mettre en place une formation.

Alertes

Alertes lors de la gestion des formations/programmes de formation

L'abonnement de la plateforme ne donne pas accès à la gestion des formations. Pour activer l'accès, il faut souscrire à l'abonnement annuel de gestion des formations

Cette alerte apparait lorsque l'abonnement annuel programme de formation pour l'annéee en cours n'est pas encore réglé.

Cette alerte apparaît uniquement lorsqu'on est sur une plateforme de production, et non sur une plateforme de test ou de démonstration.

L'abonnement annuel au programme de formation de la plateforme permet de définir un maximum de X formations

Cette alerte se déclenche lors de l'ajout d'une nouvelle formation à la liste des formations de la plateforme alors que l'abonnement ne le permet pas.

Procédures de gestion des formations

Affecter un item à une phase de la formation

• Afficher le contenu de la formation en question
• Glisser la ligne qui contient l'item, soit à partir de la liste des items non affectés à la formation ou à partir d'une des phases de la formation (les lignes déplaçables ont, à leur gauche, une icône avec un carré de petits points)
• Déposer la ligne qui contient l'item dans la phase souhaitée.
• La colonne Ordre des items de la formation est automatiquement mise à jour.
• Si l'item est le seul de la phase, il est impossible de le déplacer, car le moteur ne permet pas de créer des phases sans contenu. Un message d'alerte s'affiche dans ce cas.

Afficher le contenu d'une formation

• Admin > Types d'activités > Formations > Actives
• Champ Formations, sélectionner la formation concernée

Les items affectés à la formation s'affichent en-dessous la phase de formation à laquelle ils sont affectés et dans l'ordre dans lequel ils sont prévus être effectués.

La liste des items non affectés à la formations sont regroupés par ordre alphabétique en-dessous de la barre intitulée Items Non affectés à la formation.

Ajouter une phase dans la formation

• Afficher le contenu de la formation en question
• Cliquer sur le bouton Ajouter symboliser par + à côté de l'une des phases
• Une formulaire pour saisir la phase s'affiche
• Saisir le nom de la phase
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

La nouvelle phase s'ajoute juste avant la ligne Items Non affectés à la formation.

Créer une nouvelle formation

• En haut à gauche, dans le cartouche Formation cliquer sur le bouton d'ajout +
• Saisir le nom de la formation souhaitée
• Cliquer sur le pictogramme Check verte pour enregistrer le nom ou bien sur la Croix rouge pour annuler la saisie

Mettre en place une formation

Tutoriel vidéo

Paramétrer une formation

Procédure

1. Attribuer le droit Gestion des formations aux profils devant pouvoir construire une formation dans OpenFlyers.
2. Créer une nouvelle formation.
3. Ajouter une phase dans la formation.
4. Affecter un item à une phase de la formation. Répéter cette action autant de fois qu'il y a d'items à rajouter.
5. Une fois la formation créée, il faut :
   • Activer la saisie des formations en Typant formation un type d'activité correspondant à une formation.
   • Donner le droit Voir les suivis de formations aux formateurs pour qu'ils puissent voir l'intégralité du contenu des livrets de progressions de tous les élèves.

Une fois une formation créée dans OpenFlyers, voici la liste des actions pour l'utiliser :

1. Saisir un suivi de formation.
2. Signer une activité formation par le formateur.
3. L'élève peut alors à son tour signer l'activité.

A tout moment, l'élève ou les formateurs ayant le droit de voir les suivis de formation peuvent Consulter le livret de formation.

Modifier une formation

• Dans le cartouche Formation sélectionner la formation souhaitée. S'il y a déjà une formation de sélectionnée et qu'elle ne corresponde pas à celle que l'on souhaite éditer, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner une autre formation
• En haut à gauche, dans le cartouche Formation cliquer sur le bouton de modification (le pictogramme symbolisant un crayon)
• Modifier le nom de la formation
• Cliquer sur le pictogramme Check verte pour enregistrer le nouveau nom ou bien sur la Croix rouge pour annuler la modification

Modifier une phase de la formation

• Afficher les items par phase pour la formation en question.
• Cliquer sur le bouton Modifier symboliser par le crayon à côté de la phase en question.
• Une formulaire pour saisie la phase s'affiche.
• Modifier le nom de la phase.
• Modifier le positionnement de la phase (l'ordre du premier item dans la phase).
• Cliquer sur Enregistrer.

Modifier un item de la phase de la formation

• Afficher les items par phase pour la formation en question.
• Cliquer sur le bouton Modifier symboliser par le crayon à côté de l'item de la phase.
• Une formulaire pour modifier l'item s'affiche.
• Modifier le rang de l'item.
• Modifier le nom de l'item originel.
• Modifier le nom de l'item personnalisé.
• Modifier le nombre des séances de l'item.
• Cliquer sur Enregistrer.

Supprimer une phase de la formation

• Afficher les items par phase pour la formation en question.
• Cliquer sur le bouton Supprimer symboliser par la poubelle à côté de la phase en question.
• Si aucun item de la phase concernée n'est utilisé dans les activités de formation, la phase et tous ses items sont supprimés. En revanche, si un item est utilisé dans des activités de formation, un message d'alerte s'affiche pour en informer l'utilisateur.

Supprimer un item de la phase de la formation

• Afficher les items par phase pour la formation en question.
• Cliquer sur le bouton Supprimer symboliser par la poubelle à côté de l'item de la phase.
• Si l'item concerné n'est pas utilisé dans les activités de formation, l'item est supprimé. En revanche, s'il est utilisé dans des activités de formation, un message d'alerte s'affiche pour en informer l'utilisateur.

Procédures de gestion des programmes de formation

Afficher la liste des activités d'un programme

• Aller sur la page Admin > Types d'activités > Formations > Programmes
• Dans le cartouche Formations sélectionner la formation souhaité. S'il y a déjà une formation de sélectionné et qu'elle ne correspond pas à celle que l'on souhaite, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner une autre formation
• Dans le cartouche Programmes sélectionner le programme souhaité. S'il y a déjà un programme de sélectionné et qu'il ne correspond pas à celui que l'on souhaite, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner un autre programme
• La liste des activités attribuées à un programme de formation s'affiche

Ajouter une activité dans un programme

• Afficher les activités d'un programme de formation en question
• Cliquer sur l'un des boutons + qui apparait en 1ère et dernière ligne du tableau affichant la liste des activités présentes dans un programme
• Une formulaire pour saisir une activité s'affiche
  • Dans le premier champ Activité, sélectionner l'activité souhaitée. Il est possible d'intégrer plusieurs instances d'une même type d'activité dans un même programme.
  • Dans le 2ème champ Durée en minutes, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de l'activité
  • Dans le 3ème champ Durée pause après activité, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de la pause éventuelle
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Créer un nouveau programme

• En haut à gauche, dans le cartouche Programmes cliquer sur le bouton d'ajout +
• Saisir le nom du programme souhaité
• Cliquer sur le pictogramme Check verte pour enregistrer le nom ou bien sur la Croix rouge pour annuler la saisie

Modifier un programme

• Dans le cartouche Programme sélectionner le programme souhaité. S'il y a déjà un programme de sélectionné et qu'il ne correspond pas à celui que l'on souhaite éditer, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner un autre programme
• En haut à gauche, dans le cartouche Programmes cliquer sur le bouton de modification (le pictogramme symbolisant un crayon)
• Modifier le nom du programme
• Cliquer sur le pictogramme Check verte pour enregistrer le nouveau nom ou bien sur la Croix rouge pour annuler la modification

Modifier une activité d'un programme

• Cliquer sur le bouton de modification (le pictogramme symbolisant un crayon) de la colonne Actions à côté de l'activité en question.
• Une formulaire pour modifier l'activité s'affiche
  • Dans le premier champ Activité, sélectionner l'activité souhaitée
  • Dans le 2ème champ Durée en minutes, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de l'activité
  • Dans le 3ème champ Durée pause après activité, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de la pause éventuelle
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Ordonner les activités dans un programme

• Afficher le tableau du programme concerné en sélectionnant la formation et le programme souhaité
• Placer le pointeur de la souris au-dessus de l'activité à déplacer (le pointeur de la souris doit être une 4 flèches)
• Cliquer sur le bouton gauche de la souris et rester appuyé afin de Glisser la ligne
• Déplacer la souris vers le haut ou vers le bas en fonction de où on souhaite positionner l'activité en question dans le programme. Lors du déplacement la ligne de l'activité est sur fond bleu pour pouvoir la reconnaitre plus facilement
• Déposer la ligne dans le positionnement souhaitée.
• La colonne Ordre des activités du programme est automatiquement mise à jour.

Supprimer un programme de formation

• Dans le cartouche Programmes sélectionner le programme souhaité. S'il y a déjà un programme de sélectionné et qu'il ne correspond pas à celui que l'on souhaite éditer, il faut cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner un autre programme
• Cliquer sur le bouton supprimer (le pictogramme symbolisant une poubelle)
• Une fenêtre contextuelle s'affiche au bout de quelques secondes avec le message "Etes-vous sûr de vouloir supprimer cet item ?"
• Cliquer sur OK
• Le programme de formation est supprimé s'il n'y a aucune dépendance identifiée
• En cas de dépendance non liée aux réservations:
  • Pour les problèmes bloquants, un message d'alerte rouge est affiché
  • Pour les problèmes non bloquants, un message d'alerte orange apparaît, offrant la possibilité de forcer la suppression (ce qui entraîne la suppression de toutes les dépendances associées à ce programme)
• En cas de dépendance liées aux réservations:
  • Si les réservations sont prévues à l'avenir, un message d'alerte bloquant est affiché
  • Si les réservations sont passées, un message d'alerte orange est affiché avec la possibilité de forcer la suppression

Supprimer Une activité d'un programme de formation

• Afficher les activités d'un programme de formation en question
• Cliquer sur le bouton supprimer (le pictogramme symbolisant une poubelle) de la colonne Actions à côté de l'activité en question.
• Une fenêtre contextuelle s'affiche au bout de quelques secondes avec le message "Etes-vous sûr de vouloir supprimer cet item ?"
• Cliquer sur OK