Gestion-des-écritures-comptables

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des écritures comptables dans la version 4 d'OpenFlyers.

Types de flux générés par OpenFlyers

Sur OpenFlyers, il existe plusieurs types de flux comptables pouvant être créées et nécessitant un ensemble de droits afin de pouvoir les créer, modifier et/ou supprimer.

De plus, selon le type de flux, certains sont validés automatiquement dès leur enregistrement et d'autres peuvent être modifiés/supprimés à posteriori. Les flux modifiables à posteriori sont indiqués dans la colonne "Modifiable" du tableau ci-dessous. Ils doivent être validés manuellement.

Nom	Flux comptable	Génération	Modifiable	Droits requis
Achat de produit	facture client	Saisie d'achat de produit	Oui	Gestion globale des ventes, Achat ventes libres ou Acheter pour les tiers
Encaissement	encaissement client	Saisie d'encaissement	Oui sauf TPE Virtuel	Encaisser ses paiements ou Saisir les encaissements pour les tiers
Facture fournisseur	facture fournisseur	Saisie de facture fournisseur	Oui	Gestion des achats
Flux (terme générique)	tout type	Saisie de flux	Oui	Saisir tout flux
Réservation	facture client	Facturation périodique de saisie de réservation	Non
Validité	facture client	Achat ou renouvellement de validité	Non
Vol	facture client	Saisie de vol	Oui	Saisie d'activité pour soi-même, Saisie d'activité pour un tiers ou Vérifier la saisie des activités et les modifier

Vérifications et opérations effectuées lors de la génération des écritures comptables

OpenFlyers effectue un certain nombre de vérifications et d'actions avant tout enregistrement d'écriture comptable en base de données.

Vérifications préalables

Lors de la génération d'écritures comptables, OF s'assure que les comptes impactés ne sont pas désactivés et qu'ils sont issues de la même comptabilité.

Ecriture négative

Pour respecter la règle qu'il ne peut y avoir d'écriture négative en comptabilité, les écritures générées sont automatiquement corrigées de telle sorte que :

• si l'écriture a un débit négatif alors ce débit est porté au positif dans le crédit puis le débit est mis à 0.
• si l'écriture a un crédit négatif alors ce crédit est porté au positif dans le débit puis le crédit est mis à 0.

Fusion des écritures comptables

La fusion des écritures comptables consiste à regrouper deux écritures ou plus en une seule. Exemple :

Avant fusion, on a ces écritures :

Débit	Crédit
100	0
50	0
20	0

Après fusion, on va obtenir cela :

Débit	Crédit
170	0

Lorsqu'une règle de facturation est applicable, celle-ci génère deux écritures comptables : une de débit et une de crédit. Une fois que toutes les écritures sont générées, celles-ci sont fusionnées lorsque le compte impacté, la date de l'écriture et le groupe de facturation sont identiques. Même si les écritures sont liées à des produits différents, la fusion sera réalisée.

Sauf cas vraiment exceptionnel, toutes les écritures générées ont la même date.

Sur un même compte impacté, il peut y avoir une ou plusieurs écritures de débit et de crédit. Ces débits et crédits sont arrondis à plusieurs chiffres après la virgule, ce chiffre étant déterminé par la comptabilité du compte impacté. Lors de la fusion, tous les débits sont additionnés et il en va de même pour les crédits. Ensuite un calcul de différence entre le total des débits et le total des crédits est effectué. La valeur absolue de cette différence est portée au crédit si la différence était négative sinon au débit de l'écriture fusionnée.

Si sur un même compte impacté, le débit est identique au crédit et provoque ainsi un solde de zéro alors l'écriture sera supprimée.

Une fois la fusion des écritures terminée, celles-ci sont ensuite enregistrées en base de données.

Pour mieux comprendre, on va prendre un exemple plus détaillé où on a créé une facture pour un vol. Celle-ci a généré ces écritures :

Compte	Débit	Crédit	Produit	Groupe de facturation
Compte utilisateur DUPONT	100	0	Heures de vol	Aucun
Compte utilisateur DUPONT	100	0	Heures de vol	1
Compte ressource F-GAXN	0	100	Heures de vol	Aucun
Compte utilisateur DUPONT	10	0	Heures de vol	Aucun
Compte TVA 10%	0	10	Heures de vol	Aucun
Compte instruction DUPONT	20	0	Instruction	Aucun
Compte produit Heures de vol	0	20	Instruction	Aucun
Compte instruction DUPONT	0	5	Instruction	Aucun
Compte divers Remboursement	5	0	Instruction	Aucun
Compte TVA 5%	5		Heures de vol	Aucun
Compte TVA 5%		5	Heures de vol	Aucun

La fusion des écritures va donner cela :

Compte	Débit	Crédit	Produit	Groupe de facturation	Remarque
Compte utilisateur DUPONT	110	0	Heures de vol	Aucun
Compte utilisateur DUPONT	100	0	Heures de vol	1
Compte ressource F-GAXN	0	100	Heures de vol	Aucun
Compte TVA 10%	0	10	Heures de vol	Aucun
Compte instruction DUPONT	15		Instruction	Aucun	Le montant "15" provient du calcul de la soustraction du "5" de crédit au "20" de débit
Compte produit Heures de vol	0	20	Instruction	Aucun
Compte divers Remboursement	5	0	Instruction	Aucun

A noter que l'écriture concernant le "Compte TVA 5%" ne figure plus dans la liste regroupée car la différence entre le débit et de crédit est de zéro.