Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial

Définitions

Plateforme de démonstration

Les plateformes de démonstration sont accessibles au public et servent de bac à sable.

Le sous-domaine de l'URL des plateformes de démonstration est demo ou commence par demo-. Il existe également des plateformes de démonstration spécifiques dont le sous-domaine est différent.

Elles sont réinitialisées toutes les heures à la minute 44.

Plateforme en production

Une plateforme est considérée en production lorsque l'abonnement pour l'année en cours a été payé.

La phase de paramétrage qui précède le "passage en production" effectif s'effectue toujours sur une "plateforme en production".

Plateforme en test

Les plateformes de test sont la première version d'une plateforme lors de sa création.

Elles sont de 2 natures :

• Les plateformes créées par un utilisateur et qui ne sont pas en production;
• Les plateformes supplémentaires de test;

Les plateformes de test sont identifiables grâce à une barre supérieure rouge avec un bandeau bac à sable.

Certaines fonctionnalités sont bloquées :

• L'envoi automatique de certaines catégories d'emails
• La génération de "vrais" factures est remplacée par des fac-similés conformément à la réglementation (mettre lien vers une page présentant la réglementation).

Compte client OpenFlyers

Attention, il ne faut pas confondre le compte client OpenFlyers qui permet d'accéder à sa fiche client OpenFlyers et qui permet de renouveler son abonnement OpenFlyers, via l'espace client OpenFlyers, avec l'identifiant personnel qui permet d'accéder à une plateforme OpenFlyers.

Accéder à l'espace client OpenFlyers

Aller sur l'espace client OpenFlyers.

L'identifiant permettant d'accéder au compte client correspond au nom de la plateforme.

Par exemple, si la plateforme est référencée par l'adresse :

https://openflyers.com/mermoz/

Alors le nom de la plateforme est mermoz.

C'est donc mermoz qu'il faut utiliser comme identifiant pour se connecter.

S'il n'est pas possible d'identifier le nom de la plateforme, il faut aller sur le site vitrine https://openflyers.com puis, en haut à gauche, dans le champ Rechercher une plateforme... renseigner le début du nom de la structure. Une liste de proposition de noms de plateforme doit alors apparaitre permettant de retrouver le nom de la plateforme. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton Accéder à l'espace client de la ligne correspondante au nom de la plateforme pour être redirigée vers l'espace client avec le champ Identifiant de la structure automatiquement renseigné.

Si le mot de passe est oublié, il est possible de le réactiver en cliquant sur le lien Mot de passe oublié ? présent sur la page d'identification. Sur la page suivante, il faut alors indiquer le nom de la structure. Un e-mail de réinitialisation de mot de passe est envoyé aux 2 adresses renseignées dans la fiche client.

Changer de responsable en charge d'OpenFlyers

Lorsqu'il y a un changement de responsable en charge d'OpenFlyers, pour que la passation se passe dans les meilleures conditions, il faut penser à effectuer les 3 changements suivants :

• Attribuer un profil d'administrateur de la plateforme OpenFlyers au niveau de la plateforme.
• Mettre à jour le champ du responsable OpenFlyers au niveau de la plateforme.
• Mettre à jour le nom du responsable OpenFlyers au niveau de la fiche client en effectuant la procédure suivante :
  • Accéder à l'espace client OpenFlyers
  • Aller dans Fiche contact
  • Mettre à jour la fiche
  • Cliquer sur le bouton Valider

Dans le cas où la passation ne peut pas se faire ainsi car l'ancien responsable OpenFlyers ne peut pas effectuer ces opérations ou transmettre les couples (identifiants, mots de passe) au nouveau responsable pour qu'il effectue ces opérations, vous pouvez nous demandez, uniquement par e-mail, d'effectuer ces changements de responsable OpenFlyers, en joignant à l'e-mail :

1. Un courrier signé du responsable de la structure (gérant, président, etc.) contenant la demande de mise à jour du responsable OpenFlyers désigné et indiquant explicitement le nom du nouveau responsable avec son adresse e-mail
2. Une copie d'un document officiel (voir les Documents officiels désignant le représentant d'une personne morale) permettant de prouver la qualité du responsable de la structure.

Le courrier scanné n'est pas nécessaire dans le cas où le nouveau responsable OpenFlyers apparait sur l'extrait K-BIS.

Attention : dans le cas d'une société, le responsable de la structure doit détenir plus de la moitié des parts dans la société. Dans le cas où il y a cogérance, alors il faut que le courrier soit signé de l'ensemble des responsables de sorte à représenter plus de la moitié des parts de la société.

Mettre à jour la fiche client

• Accéder à l'espace client
• Cliquer sur le menu Fiche contact
• Mettre à jour le contenu des champs concernés
• Cliquer sur le bouton valider

Conseil OpenFlyers : Il est fortement recommandé d'avoir 2 adresses e-mails différentes pour les champs E-mail client et E-mail contact

Migrer vers une nouvelle version OpenFlyers

Chez OpenFlyers, nous parlons de migration vers une nouvelle version lorsqu'il s'agit de mettre à jour une plateforme d'une version N vers une version N+X. Une migration implique des changements majeurs :

• Modification de la structure de la base de données
• Nouvelle interface graphique
• Nouvelles fonctionnalités importantes

Par contre, il existe les mises à jours. Les mises à jour ne changent pas le numéro de version principal (exemple : 3.2 ou 3.5 correspondent à la même version principale). OpenFlyers effectue ces mises à jour automatiquement. Leur objectif est de corriger des bugs ou de rajouter de nouvelles fonctionnalités.

Hormis pour les abonnements Première, qui disposent d'une plateforme avec une version gelée et indépendante, toutes les autres plateformes OpenFlyers sont sur un moteur commun qui est mis à jour de façon transparente plusieurs fois par semaine, voir même par jour.

Nous ne présentons ci-dessous que les migrations "majeurs" qui peuvent impliquer des opérations de nettoyage manuel post-migration.

Coût d'une migration

Lorsque vous êtes en production sur une version N d'OpenFlyers, vous pouvez demander à migrer vers la dernière version stable proposée aux nouveaux clients ou même vers la dernière version en développement dénommée "alpha" ou "beta" (par exemple "version 3.0alpha").

Les migrations sont incluses dans le support des abonnement Business, Business+ et Première.

Dans le cas d'un abonnement First Price, la migration est facturée 200 € HT sauf dans le cas d'une migration vers une version alpha ou beta ou depuis vers une version alpha ou beta vers la version stable suivante. Exemple de migrations offertes en abonnement First Price :

• Migration depuis la version 3.0alpha vers la version 3
• Migration depuis la version 3.5 vers la version 4.0alpha
• Migration depuis la version 4.0alpha vers la version 4

Enfin, dans le cas où la plateforme bénéficiait d'un ancien tarif, le fait de migrer implique le passage au tarif en vigueur au moment de la migration et à l'acquittement de la différence de tarif par rapport à l'ancien tarif. Pour savoir si la plateforme est sous un ancien tarif, il faut regarder sa dernière facture et comparer par rapport à la grille tarifaire en vigueur. Si le montant acquitté correspond à la grille tarifaire, alors, il n'y aura pas de différence d'abonnement.

Déroulement de la migration

1. Il faut avoir pris connaissance des conséquences d'une migration et accepter le fait qu'elle est irréversible
2. Il faut éventuellement créer la ou les factures selon l'abonnement déjà souscrit et l'abonnement souhaité (cf. Coût d'une migration en se connectant sur l'espace client.
3. Il faut payer les factures correspondantes ainsi créées.
4. Il faut en faire la demande par e-mail et précisant la date avant laquelle vous ne souhaitez pas qu'on effectue de migration. Il n'est pas possible de programmer une date pour une migration : cela se fait en fonction de la synchronisation des disponibilités des différents collaborateurs d'OpenFlyers qui doivent intervenir à tour de rôle.
5. Nous créons alors les factures liées à la migration, à la différence de tarif et au forfait paramétrage selon votre abonnement et les options souscrites (cf. le catalogue tarifaire).
6. Vous payez.
7. Nous procédons alors à cette migration. Lors de la migration l'interruption de service est seulement de quelques minutes. Elle est donc transparente pour la quasi totalité des utilisateurs.
8. Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. Forfait paramétrage

Conséquences d'une migration

• Toute migration est irréversible : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure. En effet, nous effectuons des migrations "cachées" plusieurs fois par semaine qui constituent des corrections de bugs ou l'ajout de nouvelles fonctionnalités. De ce fait, notre exploitation est organisée pour pouvoir palier à un défaut apparaissant à l'issue d'une migration tout comme elle est organisée pour faire face à l'apparition d'un nouveau bug lors d'une mise à jour transparente.
• Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le BTS pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
• Nous ne mettons pas à jour les rapports personnalisés : c'est à la charge du client d'effectuer la mise à jour des requêtes correspondantes. Pour cela, nous mettons à sa disposition la structure de la base de données pour qu'il puisse identifier les changements. Dans le cas de rapports personnalisés développés par nos soins, cette mise à jour peut être effectuée par nos soins, sur simple demande. Le temps consacré à ces modifications est déduit des heures de bonus dont bénéficie le client.

Tester une nouvelle version avant de migrer en production

Pour les clients disposant d'une plateforme sous version 3, nous offrons la possibilité de tester ce que donnerait leur plateforme une fois migrée sous version 4 en effectuant une recopie de la base de données de leur plateforme de production vers une plateforme de test. La différence entre une migration en production et une migration vers une plateforme de test réside dans le fait que c'est le client qui effectue lui-même cette opération depuis l'interface client et que pas conséquent il n'y a pas de test de notre côté. Voir le chapitre plateforme supplémentaire de test pour plus de renseignements.

Ajouter une ressource à l'abonnement OpenFlyers

L'abonnement OpenFlyers est calculé en fonction du nombre de ressources. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

S'il est nécessaire de rajouter une ressource en cours d'année, alors il faut se connecter sur l'espace client OpenFlyers et créer une facture d'ajout de ressource en indiquant le nombre de ressources supplémentaires. Le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.

Une fois le paiement de la facture correspondante acquitté, il sera possible d'intervenir sur la plateforme concernée pour rajouter la ressource. Il y alors 2 cas possible :

• C'est une ressource dont les tarifs correspondent à un type de ressource déjà présent sur la plateforme concernée. Dans ce cas, l'opération est relativement simple et nous conseillons de suivre soi-même la procédure de création.
• C'est une ressource qui nécessite la création d'un nouveau type de ressource avec de nouveaux tarifs : dans ce cas, l'opération est plus complexe. Elle peut être effectuée de façon autonome en suivant la procédure de création et en procédant par comparaison avec les types de ressources existantes. Cependant, si vous souhaitez éviter tout risque d'erreur, il est préférable de nous confier cette tâche en nous communiquant les éléments comme lors de la mise en place du paramétrage par nos soins à l'aide du questionnaire. Nous décomptons notre intervention des heures de bonus assistance/développement à hauteur d'une heure.

Enlever une ressource à l'abonnement OpenFlyers

Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque les ressources sont souscrites pour toute l'année.

Pour l'année suivante, afin que la ressource en moins ne soit pas prise en compte dans le calcul du nombre minimum de ressources, il faut juste décocher Réservable et Saisie d'activité dans Gestion > Ressources > Ressources pour la ressource concernée.

Une fois qu'il n'y a plus besoin d'accéder aux écritures comptables liées à la ressource, il est recommandé de la désactiver.

Les données associées à la ressource restent disponibles :

• Si la ressource n'est pas désactivée, les données restent directement accessibles
• Si la ressource est désactivée, il faut la réactiver temporairement pour accéder aux données qui la concerne.

Remplacer une ressource par une autre dans l'abonnement OpenFlyers

S'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un abonnement supplémentaire pour la nouvelle ressource. Le remplacement doit se faire en 2 étapes :

1. désactiver l'ancienne ressource
2. activer la nouvelle ressource

Une ressource désactivée peut être réactivée à tout moment pour consulter les données associées (activités et données comptables).

Plutôt que de désactiver directement la ressource, notamment lors d'un remplacement temporaire, il est possible de simplement aller dans Gestion > Ressources > Actives et décocher les fonctions Réservable et Saisie d'activité pour la ressource concernée.

Renouveler l'abonnement OpenFlyers

Pour renouveler l'abonnement, il faut :

1. Se connecter sur le compte client OpenFlyers
2. Créer la facture en fonction du choix d'abonnement (vous trouverez plus d'informations dans notre catalogue tarifaire)
3. Ensuite, payer soit :
   • par carte bancaire en cliquant sur le lien "paiement par carte bancaire" (le choix le plus pratique pour une prise en compte immédiate)
   • par transfert bancaire (dans ce cas, vous devez prendre en charge tous les frais liés à la transaction). Les coordonnées bancaires sont indiquées sur la facture.
   • par chèque (attention au délai d'acheminement du courrier)

Variation du nombre de ressources lors du renouvellement

Lors du renouvellement, le nombre minimum de ressources proposées, dans l'interface de renouvellement de l'abonnement, correspond au nombre de ressources activées dans la plateforme OpenFlyers.

S'il est nécessaire d'augmenter le nombre de ressources pour l'année suivante, il suffit de modifier la valeur proposée par défaut.

S'il faut diminuer le nombre de ressources pour l'année suivante, il faut d'abord suivre la procédure Enlever une ressource à l'abonnement OpenFlyers afin que le nombre proposé par défaut diminue avant de créer la facture de renouvellement d'abonnement.

Plateforme supplémentaire de test (bac à sable)

Vidéo tutorielle pour créer une plateforme bac à sable

Cette fonctionnalité est utile dans le cas où on l'on souhaite :

• effectuer des tests sur une recopie de la plateforme de démonstration.
• effectuer des tests sur une recopie de sa propre plateforme de production et ainsi modifier son paramétrage sur une version bac à sable (sandbox en anglais) sans impacter la version de production.

Dans tous les cas, cela revient à dupliquer la base de données de la plateforme source vers la plateforme de destination.

Il s'agit donc d'un copier/coller intégral qui préserve l'ensemble des données présentes dans la base de données de production.

Par contre, certaines fonctionnalités sont limitées dans la plateforme de test. Voir la définition de plateforme en test pour plus de détails.

Il est possible d'effectuer à tout moment une nouvelle copie. Aussi, OpenFlyers ne garantit pas le maintien de la plateforme de test : elle peut être effacée par OpenFlyers ou par un gestionnaire de la plateforme à tout moment. De ce fait, OpenFlyers n'intervient jamais sur une plateforme de test pour en modifier le paramétrage.

Pour cela, il faut :

• Accéder à l'espace client
• Aller dans le menu Plateforme

Apparait De openflyers.com/abcd vers openflyers.com/abcd.test

• Cliquer sur Valider

Si la plateforme est référencée par l'adresse :

http://openflyers.com/abcd/

L'accès à la plateforme de test se fait par l'adresse :

http://openflyers.com/abcd.test/

Documents officiels désignant le représentant d'une personne morale

Pour certaines interventions sur une plateforme OpenFlyers ou sur la fiche client, la société OpenFlyers peut demander des documents officiels permettant d'attester de la qualité de représentant de la structure.

Document officiel désignant le représentant d'une structure associative

Pour une structure associative, le document officiel à communiquer permettant d'attester de la qualité de représentant de la structure (Président) est le récépissé d'enregistrement. Cf. Modification des statuts et changements dans l'administration d'une association :

Changement de dirigeants

Les statuts de l'association peuvent prévoir que les dirigeants soient régulièrement désignés : chaque année civile, à chaque date anniversaire de la constitution de l'association, etc. Les statuts peuvent prévoir qu'une même personne puisse exercer le même mandat ou différents mandats plusieurs années de suite.

Lorsque de nouveaux dirigeants sont désignés, leurs nom, prénoms, profession, domicile, nationalité et fonction doivent être déclarés en préfecture.

La déclaration doit être accomplie par les dirigeants qui ont été désignés (et non pas ceux qui ont cessé d'exercer leurs fonctions).

L'administration délivre un récépissé de déclaration que les dirigeants en exercice peuvent produire aux tiers en justificatif de leurs fonctions.

La décision de l'organe délibérant et une liste consolidée et à jour de l'équipe dirigeante doivent être jointes à la déclaration.

Document officiel désignant le représentant d'une structure commerciale

Pour une structure commerciale, le document officiel à communiquer permettant d'attester de la qualité de représentant de la structure est l'extrait KBIS de la société.

Modèle commercial

Fonctionnement économique

OpenFlyers fonctionne sur le modèle économique d'une ASP (=Application Service Provider) ou SaaS (= Software as a Service). On parle également de "cloud computing" (informatique dans les nuages). C'est-à-dire que nous fournissons un service applicatif par le biais d'internet pour lequel nous facturons un abonnement annuel.

Les avantages de ce système pour les clients finaux sont les suivants :

• la maintenance logiciel est déportée et ne nécessite plus le déplacement d'un technicien. Cela permet également de mettre en œuvre plus rapidement des correctifs à la demande ;
• le coût des développements est mutualisé entre les différents clients ;
• nous assurons nous-mêmes la pérennité des données. Voir le chapitre Sauvegarde automatique des données.

De plus, OpenFlyers existe en plusieurs versions dont certaines sont disponibles en téléchargement. Vous pouvez retrouver plus d'infos sur notre support libre.

Arbitrage des demandes de développements

Les demandes de développements pour avoir de nouvelles fonctionnalités sont infinies. Au début de son existence OpenFlyers devait arbitrer entre les demandes des différents clients. Pour cela, l'équipe de développement OpenFlyers tenait compte de la taille d'un client ou d'un prospect pour arbitrer les différentes demandes et du potentiel impact qui pouvait en résulter sur le chiffre d'affaire au travers des nouveaux clients qui pouvaient se décider à passer à OpenFlyers du fait de l'existence de telle ou telle fonctionnalité. Ces demandes étant nombreuses, les demandes non retenues étaient nombreuses et cela pouvait conduire à irriter un client qui pouvait considérer que sa demande non retenue ou mise en attente était plus pertinente qu'une autre demande retenue.

Aussi, afin de ne pas être juge et parti, OpenFlyers utilise le mécanisme du vote censitaire au travers des heures de bonus développement. Ainsi, les conditions générales d'OpenFlyers donne la possibilité aux clients de choisir eux-mêmes le développement qu'ils jugent comme étant le plus utile. Le fonctionnement est le suivant :

• Tout client désireux de voir développer une nouvelle fonctionnalité peut faire une unique demande de devis développement par an. Cette demande doit être effectuée par e-mail en précisant le nom de la structure aéronautique cliente.
• OpenFlyers répond en indiquant un nombre d'heures de participation aux coûts de développement.
• En fonction de ce nombre d'heures, le développement peut être financé par les heures de bonus développement dont bénéficie chaque client. Plusieurs clients peuvent mutualiser leurs heures de bonus de développement. Les développements peuvent être également financés en partie ou en totalité par une facturation spécifique dans le cas où le bonus développement ne permet pas de couvrir l'intégralité du coût en heures.
• A l'issue d'une demande de devis, un client peut demander un nouveau devis à condition qu'il ait accepté le 1er devis. Le but est de limiter le temps consacré par l'équipe OpenFlyers à effectuer des devis. En effet, pour certaines demandes, la détermination du temps nécessaire au développement prend jusqu'à la moitié du temps total de développement.

Nous mutualisons les développements : tous nos développements sont intégrés au sein de l'unique version en cours de développement. Ainsi, tous les clients bénéficient des demandes de chacun d'entre-eux.

• Les développements "votés" sont triés par ordre d'arrivé sauf pour ceux dont une partie est financée en somme "sonnante et trébuchante" qui passent en priorité.

Enfin, les clients peuvent, avant d'effectuer une demande de devis par e-mail, faire part de leur demande sur le forum dans la partie Evolutions et Adaptations en vérifiant qu'elle n'existe pas déjà. C'est aussi un moyen pour le demandeur d'inviter d'autres clients à s'associer à leur demande en mutualisant leurs heures de bonus développement.

Bonus assistance/développement

Chaque client dispose en fonction de son abonnement d'un quota d'heures de bonus qui peuvent être utilisées comme assistance ou comme développement (cf. Arbitrage des demandes de développements).

L'assistance permet de couvrir une demande de support téléphonique ou une demande d'intervention sur la plateforme.

Pour utiliser les heures de bonus, il faut :

• Faire une demande par e-mail d'intervention ou de support.

Nous répondons en indiquant le temps à prévoir/déduire des heures de bonus

• Confirmer sa demande par retour d'e-mail

Les demandes sont triées par ordre d'arrivé sauf pour celles dont une partie est financée en somme "sonnante et trébuchante" qui passent en priorité.

A noter que les heures non utilisées dans l'année sont perdues (cf. les conditions générales de vente).

Il n'existe pas à ce jour d'interface permettant de suivre les heures déjà utilisées. Il est néanmoins possible d'en obtenir le suivi sur simple demande par e-mail.

Calcul du nombre de ressources retenues pour l'abonnement

Seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement.

Dans le calcul de l'abonnement, on ne prend en compte que les ressources actives dont la catégorie est du groupe aéronef ou simulateur :

• et qui ont la saisie d'activité lorsque le mode de réservation par type est activé
• et qui sont réservables ou qui ont la saisie d'activité lorsque le mode de réservation par type est désactivé

Sauvegarde automatique des données

Les robots OpenFlyers sauvegardent automatiquement toutes les nuits la base de données de chaque plateforme et la duplique sur différents serveurs répartis dans des data centers physiquement séparés, c'est à dire dans des villes différentes. La sauvegarde est assurée sur 20 jours glissants.

Cela permet de se prémunir contre les risques suivants :

• Incendie dans un datacenter
• Corruption accidentelle ou non des données

Chaque client peut demander la restauration d'une sauvegarde de moins de 20 jours. Cela induit l'écrasement des données modifiées depuis la date de la sauvegarde. Cette opération est facturée par OpenFlyers.