Bien-débuter-avec-OpenFlyers

Présentation

La solution OpenFlyers permet de gérer l'ensemble de l'activité d'une structure autour de 2 éléments principaux :

• La réservation
• La gestion de l'activité réalisée (c'est à dire la gestion des heures de vols dans le cadre d'une activité aéronautique)

La mise en place d'OpenFlyers au sein d'une structure peut se découper en 2 phases :

1. La mise en place de la réservation qui est relativement simple à appréhender
2. La mise en place de la gestion de l'activité qui nécessite un travail de fond pour bien définir les règles de gestion de la structure aussi bien en terme de politique de relation client qu'en terme de gestion comptable.

Recommandations sur les profils

Utilisateurs finaux

Chaque utilisateur doit disposer d'au moins un profil. Il est recommandé de limiter le nombre de profils par utilisateur à 1 dans la mesure du possible sauf pour des cas particuliers et notamment pour l'attribution de profils "transparents" pour les utilisateurs qui appartiennent à des groupements comme les Comités d’Établissements (C.E.) ou représentant une catégorie spécifique devant être identifiée comme telle (exemple : les formateurs). Cela améliore l'expérience de l'utilisateur qui n'a pas, dès lors, à choisir un profil à la connexion.

Dans la même optique de simplification, nous recommandons de rendre les profils "transparents" réellement transparents en leur cochant le droit "Profil non sélectionnable par l'utilisateur". Ainsi, l'utilisateur qui dispose de 2 profils (un sélectionnable et l'autre non sélectionnable), n'aura pas à choisir son profil à la connexion.

Accès à l'onglet Gestion

Les personnes disposant de profils ("Bureau", "Gestionnaire", etc.) permettant d'accéder à l'onglet Gestion doivent être en nombre limité. En général pas plus de 4 ou 5 personnes.

Si les tâches de gestion doivent être réparties entre plusieurs personnes alors il vaut mieux scinder les droits sur des profils spécifiques. Exemple : un profil "Trésorier" ou "Comptable" d'un côté et un profil "Secrétariat" de l'autre.

A l'inverse, attention à ne pas multiplier à l'infini le nombre de profils en créant un profil spécifique pour chaque utilisateur. Le logiciel n'est pas prévu pour cela et il sera rapidement impossible de créer de nouveaux profils. Aussi, le nombre de profils doit être défini à l'avance et ne devrait pas évoluer au cours du temps. Le droits affectés à chaque profil, peuvent eux évoluer au cours du temps.

Accès à l'onglet Admin

Il faut que le nombre de personnes ayant un profil "Admin", c'est à dire ayant accès à l'onglet Admin soit exactement compris entre 2 et 3 personnes, en plus des personnes de l'équipe OpenFlyers qui sont identifiables par leur nom suivi de "(OpenFlyers)".

En effet :

• Il ne faut jamais rester seul avec un profil "Admin". C'est une bonne pratique qui permet d'assurer la continuité de l'activité en cas de problème. C'est même une question de bonne gouvernance.
• Il n'y a pas de raison d'avoir plus de 2 ou 3 personnes à disposer des droits pour intervenir sur le paramétrage d'une plateforme. Cela permet de limiter les risques de déstabilisation du paramétrage. Les risques induits à cette déstabilisation sont les coûts de restauration voir de perte de données.

OpenFlyers dégage sa responsabilité à chaque fois qu'un administrateur d'une structure effectue une action depuis l'onglet Admin.

Mettre en place la réservation

La mise en place de la réservation nécessite de définir uniquement :

• Les profils et droits associés pour les utilisateurs
• Les règles concernant les réservations
• Les ressources (les aéronefs dans le cas d'une activité aéronautique)
• Éventuellement les validités afin de générer des alertes pour les utilisateurs à la connexion et/ou à la réservation

Le paramétrage et la mise en production de cette phase peut être très rapide et ne nécessite pas de date clé comme pour la mise en place de la gestion d'activité.

L'import de données externe est également limité à importer uniquement le fichier des utilisateurs. Cependant, plus ce fichier sera complet au moment de l'import et moins de reprises manuelles seront nécessaires. Ainsi, des données comme l'adresse, la date de naissance ou le sexe de chaque utilisateur peuvent être incluses dans le fichier d'import.

Les risques associés à la mise en production des réservations est quasiment nul car il n'y a aucun mouvement comptable de généré et il n'y a pas d'export à effectuer par la suite : les réservations tournent en vase clos.

La mise en place des réservations peut être effectuée indifféremment par l'équipe OpenFlyers dans le cadre du forfait paramétrage ou par un administrateur au sein de la structure cliente.

Sécuriser les réservations

La mise en place des réservations par internet apporte une plus grande facilité pour les utilisateurs : ils peuvent plus facilement réserver. La contre-partie de cela est qu'ils peuvent aussi plus facilement annuler leurs réservations, notamment à la dernière minute. Ainsi, la souplesse peut apporter de l'instabilité.

Pour faire face à cela, OpenFlyers proposent différentes solutions ou recommandations en fonction de la population des utilisateurs et de l'activité. Il est important de garder à l'esprit que les contraintes qui peuvent être mises en place doivent être proportionnées par rapport aux problèmes rencontrés.

Ainsi, dans les petites structures, ou les personnes se connaissent plus facilement, il vaut mieux éviter les règles ou contraintes trop drastiques qui risquent d'en refroidir plus d'un et leur privilégier une communication adaptée.

Voici une liste "croissante" des solutions qui peuvent être mises en place :

• Prévoir dans le contrat, les conditions d'utilisations ou le règlement intérieur les règles en cas d'annulation tardive en définissant ce qu'est une annulation tardive (par exemple moins de 24 heures avant). Ces règles peuvent prévoir une facturation spécifique et les conditions de "déclenchement" de cette facturation. Ainsi, une règle qui n'est pas appliquée systématiquement mais plus au cas par cas, passera mieux.
• Limiter le nombre de réservations par personne afin d'éviter que des "petits malins" ne "trustent" les disponibilités pour les annuler au dernier moment.
• Mettre en place le surbooking pour permettre à d'autres utilisateurs de se mettre en attente sur un créneau pour une ressource donnée et ainsi de récupérer automatiquement des créneaux qui se libéreraient au dernier moment.
• Permettre aux utilisateurs d'être notifiés par email en cas d'annulation.
• Facturer automatiquement et systématiquement les réservations existantes à J-X où X est fonction de la structure.

Mettre en place la gestion d'activité sur OpenFlyers

La mise en place de la gestion d'activité sur OpenFlyers se fait à n'importe quel moment de l'année. Le passage en production se fait idéalement au 1er janvier pour bénéficier du changement d'exercice comptable et de la clôture de l'exercice précédent pour récupérer les à nouveaux des comptes, notamment ceux des comptes clients.

La mise en place de la gestion d'activité doit être bien préparée. Car une fois en production, les données qui seront saisies généreront des écritures comptables qui seront éventuellement exportées vers un logiciel de comptabilité. Un mauvais paramétrage ou une mauvaise définition des besoins peut engendrer des erreurs latentes qui n'apparaitront pour certaines qu'à la fin du 1er exercice comptable si aucune vérification n'est effectuée d'ici là. Il sera alors difficile d'en retrouver l'origine et la correction des mauvaises écritures sera une tâche laborieuse et fastidieuse.

C'est la raison pour laquelle nous avons défini un ordre chronologique des actions à effectuer afin de limiter tout risque d'erreur.

Les risques associés à la mise en place de la gestion d'activité restent également limités : OpenFlyers n'effectue aucune opération sur des comptes bancaires réels. Par conséquent toute erreur d'écriture comptable peut être corrigée à n'importe quel moment par une contre-écriture. Le point le plus critique que nous avons identifié concerne pour l'aéronautique le décompte des heures de vols par OpenFlyers qui permet de déterminer les visites de maintenance. De ce fait, il est important de bien tester et valider le mode de calcul et de décompte. Le logiciel en lui-même est largement éprouvé puisqu'il approche les 300.000 vols saisis en 5 ans sans aucun problème.

La chronologie pour la mise en place de la gestion d'activité est présentée dans les paragraphes qui suivent.

Définir le périmètre comptable géré par OpenFlyers

OpenFlyers peut être utilisé de 3 façons différentes pour la gestion comptable.

Gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers

La saisie de l'activité, et donc la génération du chiffre d'affaire au travers des factures clients et des écritures comptables, se fait dans OpenFlyers.

Les comptes clients sont gérés par OpenFlyers.

Gestion des charges dans OpenFlyers

En plus de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers, dans ce cas, les factures fournisseurs sont également saisies dans OpenFlyers. L'ensemble des écritures courantes, c'est à dire celles qui impactent le compte d'exploitation, sont saisies dans OpenFlyers.

Cela implique que les comptes de tiers sont à jour dans OpenFlyers.

Gestion comptable complète dans OpenFlyers

En plus de la gestion du chiffre d'affaire et de la gestion des charges dans OpenFlyers, les écritures du bilan sont également saisies dans OpenFlyers.

Cela implique que l'intégralité du plan comptable de la structure soit à jour dans OpenFlyers.

Impact sur les exports

A noter que quelque soit le périmètre choisi, OpenFlyers pourra générer l'export comptable vers le logiciel comptable utilisé pour saisir les "autres" écritures. Il faut donc bien avoir conscience que la bonne et unique façon de fonctionner est la suivante :

• Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers n'est saisi que dans OpenFlyers
• Ce qui doit être saisi dans OpenFlyers est saisi avant tout export
• On n'importe jamais dans OpenFlyers des données saisies dans un logiciel de comptabilité

Cela peut se résumer au principe d'hygiène de "la marche en avant" appliqué dans les cuisines pour les aliments : les données ne doivent jamais rebrousser chemin et ne doivent jamais se croiser.

Paramétrer la plateforme

Nous recommandons vivement de déléguer cette opération à l'équipe OpenFlyers au travers du forfait paramétrage. Les avantages sont les suivants :

• Vous gagnez du temps
• Vous tirez profit d'un paramétrage adapté à votre structure grâce à notre connaissance de votre métier
• Vous tirez profit de la puissance de la solution OpenFlyers grâce à notre maitrise de ses fonctionnalités

Si vous souhaitez effectuer vous-même ce paramétrage, alors vous devez avoir reçu au préalable une formation par la SARL OpenFlyers. Cette formation est indispensable afin d'avoir la garantie que le paramétrage que vous mettrez en œuvre sera fait dans l'esprit du logiciel OpenFlyers. Cela garantie la pérennité de votre paramétrage lors des mises à jour d'OpenFlyers.

Forfait paramétrage

Nous proposons un forfait paramétrage qui s'appuie sur un questionnaire détaillé complété par la structure cliente. Ce questionnaire est sous la forme d'un fichier tableur communiqué sous 2 formats (Excel et OpenOffice).

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers :

• Mise en place des ressources ;
• Création des profils utilisateurs ;
• Paramétrage du décompte du temps vol ;
• Mise en place de la comptabilité :
  • Module de vente des produits ;
  • Moteur de création des écritures comptables associées aux ventes (heures de vols, produits) ;
• Définition des validités (licences, qualifications, échéances administratives, légales, médicales, etc.) ;
• Mise en place des rapports types parmi ceux publiés.

Nous attirons votre attention sur le moteur de création des écritures comptables qui permet d'automatiser toutes les écritures comptables qui doivent être générées lors d'une vente de produit. Grâce à sa puissance, nous mettons en place la ventilation automatique des facturations de groupement de clients comme les comités d'entreprises par exemple ou l'application de remises pour des catégories de clients.

Le forfait paramétrage inclut également l'import des utilisateurs par le biais d'un fichier informatique au format OpenOffice ou Excel que nous vous communiquons et que vous nous retournez rempli. Il est possible de personnaliser cet import en reprenant tout ou partie, selon la compatibilité des champs, des extractions en provenance d'un autre logiciel de gestion. Dans ce cas, l'import des champs additionnels nécessite un travail supplémentaire, hors forfait paramétrage, qui est déduit des heures de bonus assistance/développement.

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre catalogue tarifaire si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les abonnements supérieurs, le forfait paramétrage est inclus.

Chronologie du forfait paramétrage

La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :

1. • Dans le cas où vous disposiez déjà d'un abonnement à une ancienne version 1.3 ou 2.1 d'OpenFlyers, vous devez d'abord nous demander de migrer votre plateforme sous version 3
   • Dans le cas où vous disposiez pas déjà d'une plateforme OpenFlyers, il vous faut d'abord la créer.
   • Dans le cas où vous disposiez d'une plateforme OpenFlyers sous version à jour, il n'y a pas d'étape 1.
2. Dans tous les cas, vous créez les factures correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
3. Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire. Parallèlement à cela, si vous êtes en version 1.3 ou 2.1 nous programmons avec vous une mise à jour de votre plateforme.
4. Vous nous retournez le questionnaire paramétrage rempli.
5. Nous parcourons le questionnaire pour vérifier qu'il est complet. Si ce n'est pas le cas, nous vous demandons des précisions.
6. Une fois que le questionnaire est retourné complet et que votre plateforme est sous version 4, nous nous engageons à mettre en place le paramétrage initial sous 15 jours hors période du 21 décembre au 5 janvier. Ainsi, si la période de paramétrage comprend une partie de cette période, alors la date limite de mise en place du paramétrage est reportée de 15 jours. Exemple : une date limite initiale qui tombe le 26/12 sera reportée au 10/01.
7. Ce paramétrage sera suivi par une validation par vos soins (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
8. Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une suppression complète des écritures comptables et d'activités qui auront été saisies pour tester le paramétrage. Ce nettoyage peut être étendu aux réservations et/ou aux validités.
9. Enfin, postérieurement au passage en production, nous vous enverrons, sur votre demande, un fichier .csv contenant la liste des utilisateurs pour que vous puissiez nous le retourner complété des soldes de compte afin que nous procédions à l'import des à nouveaux des comptes clients. C'est aussi après le passage en production que vous pourrez initialiser les compteurs et potentiels des aéronefs.

Tester la configuration

Avant de passer en production, il faut vérifier qu'il n'y a pas de "grosses erreurs". Ces tests doivent se porter essentiellement sur les actions suivantes :

• Création d'utilisateurs
• Vérification que les comptes associés aux utilisateurs sont automatiquement créés
• Saisie des écritures types de l'activité

Dans le cas d'une activité aéronautique, cette saisie consiste à saisir des vols

• Vérification que les factures générées sont conformes à ce que l'on attend.

En cas d'écart constaté, il faut nous remonter les anomalies par e-mail de façon la plus précise possible en suivant le guide de rapport d'anomalie de paramétrage.

Il est déconseillé d'utiliser le profil "Admin" pendant la période de test du paramétrage afin d'être certain de ne pas modifier ce qui a été configuré. Sans quoi, l'équipe OpenFlyers n'assure pas le support sur le travail réalisé. Il est néanmoins possible de se connecter avec le profil "Admin" pour "jeter un œil" sur le paramétrage.

Une fois en production, le gestionnaire à toute latitude pour ne garder que le profil "Admin". Néanmoins, là encore, il est déconseillé d'effectuer des modifications du paramétrage sans en maitriser les conséquences. Il vaut mieux demander à l'équipe OpenFlyers d'intervenir, notamment dans le cadre des heures d'assistance ou réaliser des tests sur une plateforme "sandbox".

Nettoyer la base de données avant le passage en production

Cette opération est effectuée par l'équipe OpenFlyers dans le cadre du forfait paramétrage. Elle consiste à supprimer toutes les écritures comptables, toutes les écritures d'activités (vols dans le cas d'une structure aéronautique) créées durant les tests de validation du paramétrage.

De plus, il est également possible de réinitialiser les validités. Cela consiste à supprimer toutes les validités détenues par les utilisateurs. Cette opération n'est faisable que lorsqu'il s'agit d'une nouvelle plateforme qui n'était donc pas déjà en production sur la gestion des validités. De même, cette réinitialisation ne peut être effectuée si lors de l'import des utilisateurs, il a été procédé à l'import additionnel de validités.

Enfin, si la structure n'était pas en production sur les réservations et que seules des réservations fictives ont été saisies, alors il est possible de réinitialiser également toutes les réservations.

Une fois ce nettoyage effectué, la structure est considérée comme en production et nous n'intervenons plus directement sur la base de données pour y modifier ou supprimer des écritures comptables. Ce principe permet de garantir la confiance entre les parties prenantes.

Ce nettoyage doit être anticipé de plusieurs jours avant la date de mise en production théorique afin de laisser le temps à l'équipe OpenFlyers d'effectuer cette opération avec sérénité. Dans le cas où le passage en production réel est programmé pour le 1er janvier, alors il est recommandé de demander la réinitialisation de la base de données au moins une semaine avant la période des vacances de noël. En effet, pendant la période des vacances de Noël nous effectuons un embargo sur les réinitialisations de base de données car nous travaillons en effectif réduit et gardons un maximum de disponibilité pour assurer le suivi des clients en production. De plus, les jours fériés venant s'ajouter aux week-ends il est difficile de trouver des jours qui ne soient pas la veille d'un jour férié ou d'un week-end. Enfin, par expérience, toute réinitialisation effectuée sous la pression engendre des problèmes dues à des erreurs de traitement. Par conséquent, il vaut mieux retarder cette opération pour pouvoir l'effectuer sereinement plutôt que de générer des problèmes et des inquiétudes alors que les disponibilités et la concentration de chacun sont réduites du fait des fêtes de fin d'année.

Passer en production

Le passage en production doit se faire à une date donnée et définie à l'avance, par exemple un 1er janvier. Cependant :

• Le 1er janvier personne ne travaille chez OpenFlyers et en général dans les structures clientes d'OpenFlyers. Il s'agit donc d'une date théorique.
• Le passage en production côté OpenFlyers est considéré à partir du moment où la réinitialisation de la base de données a été faite. Cela peut remonter à plusieurs semaines à l'avance et il est recommandé d'anticiper cette phase.
• Le passage en production côté structure peut avoir lieu en pratique que le 2, 3 ou 4 janvier pour une mise en production au 1er janvier. Les écritures comptables et d'activités seront saisies rétroactivement.

Comptablement, cela suppose :

• Qu'avant cette date théorique, toutes les écritures ont été saisies dans l'ancien système de gestion utilisé
• A partir de cette date théorique, toutes les écritures seront saisies dans OpenFlyers

Il est primordiale de bien comprendre que les écritures comptables ne doivent être saisies que dans un seul système.

Attention : A la date réelle du passage en production (par exemple 3 jours après la date théorique), il n'est pas encore possible d'exporter les soldes des comptes clients de l'ancien système de gestion car les écritures de l'exercice précédent n'ont pas encore été consolidées. Aussi, nous recommandons fortement de ne pas se précipiter pour rapatrier les soldes des comptes clients et de procéder en 2 temps :

1. Passer en production sur la saisie des vols à la date convenue avec des à nouveaux de comptes clients à 0 (donc faux).
2. Rapatrier ultérieurement les à nouveaux correspondant à la date de début d'exercice. Les à nouveaux s'inséreront dans les relevés de compte en début d'exercice correctement et les soldes des comptes clients deviendront alors juste.

Le passage en production ne nécessite aucune action particulière si ce n'est de donner les droits de saisie aux utilisateurs concernés.

Pour l'activité aéronautique :

• les premières saisies d'heures de vols mettront automatiquement à jour les compteurs des aéronefs.
• les validités avec expérience récente (par exemple "un vol tous les 3 mois") ne devront être paramétrés comme bloquant que lorsque le passage en production sera effectif depuis une durée supérieure à la période de calcul des validités avec expérience récente (par exemple 3 mois dans l'exemple donné).

Dans tous les cas, tant que les à nouveaux des comptes clients n'auront pas été rapatriés, le calcul du solde de leur compte sera faux. Il ne faut donc pas activer les blocages pour les soldes insuffisants, si cela est prévu, tant que les à nouveaux ne seront pas mis à jour.

Enfin, si la date de passage en production est prévue pour un 1er janvier, pensez au fait que votre structure n'est pas la seule dans ce cas. C'est la raison pour laquelle il faut prévoir un délai côté OpenFlyers pour la réinitialisation, un délai dans l'import des à nouveaux après cette date et également un délai dans le traitement des demandes de dernière minute.

Rapatrier les à nouveaux des comptes de bilan

Le rapatriement des à nouveaux des comptes de bilan doit être effectué uniquement lorsque la comptabilité de l'exercice précédent a été consolidée et validée dans l'ancien système de gestion de la comptabilité.

Cette opération s'effectue donc forcément après le passage en production de la comptabilité dans OpenFlyers et peut nécessiter plusieurs semaines dans le cas de consolidation ou de vérifications nécessitant du temps sur l'ancien système.

L'étendu des soldes de comptes à importer diffère suivant le périmètre de gestion dans OpenFlyers retenu par la structure :

1. Dans le cas où OpenFlyers gère seulement le chiffre d'affaire, il faut importer uniquement les à nouveaux des comptes clients
2. Dans le cas où OpenFlyers gère en plus les charges, il faut importer également les à nouveaux des comptes fournisseurs et des comptes financiers
3. Dans le cas où OpenFlyers gère toute la comptabilité, il faut importer l'intégralité des comptes du bilan

Dans les cas 2 et 3, l'import des comptes de bilan qui ne sont pas des comptes clients, doit s'effectuer manuellement en saisissant des flux qui débitent ou créditent le compte de bilan à initialiser et dont la contre-partie va sur le compte Report à nouveau. Voir la procédure Initialiser le solde d'un compte de bilan.

Dans le 3ème cas, les comptes du bilan qui ne correspondent pas aux clients, fournisseurs ou aux comptes financier peuvent être importés bien après le passage en production de la comptabilité dans OpenFlyers. En effet, il n'y a besoin d'effectuer des contrôles réguliers que sur les comptes financiers et les comptes de tiers.

Lorsque l'intégralité de la comptabilité est mise en place dans OpenFlyers et que l'intégralité des comptes de bilan est initialisée, alors le compte de contre-partie Report à nouveau se retrouve à 0 du fait de l'équilibre général de la comptabilité en partie double.

Rapatrier les à nouveaux des comptes clients

La meilleure méthode pour initialiser le solde des comptes clients est d'importer un fichier csv contenant le solde de chaque compte client avec les références du client.

Dans le cadre du forfait paramétrage, nous recommandons de confier cette opération à l'équipe OpenFlyers. Nous vous communiquerons un fichier préformaté au format csv. Il vous faudra juste nous le retourner en ayant renseigné les soldes des comptes clients et en nous indiquant la date comptable retenue pour l'import.

Le rapatriement des à nouveaux s'effectue conformément à la pratique comptable : il s'agit d'une écriture qui vient débiter ou créditer le compte de l'utilisateur concerné à une date comptable choisie et dont la contre-partie va sur le compte de report à nouveau.

Voici un exemple :

• La structure passe en production au 1er mai. A cette date, l'import n'est pas effectué. Les soldes de tous les comptes sont à 0 car aucune écriture comptable n'a encore été enregistrée.
• Un utilisateur X effectue une activité le 3 mai qui génère une facture client et donc un débit sur son compte de 200 €.

Ainsi, le compte de l'utilisateur X au 3 mai se présente ainsi :

Date	Intitulé	Débit	Crédit
01/05/xx	Solde du compte	000.00 €	000.00 €
03/05/xx	Activité	200.00 €	000.00 €
31/05/xx	Solde du compte	200.00 €	000.00 €

• L'import des à nouveaux s'effectue réellement le 15 mai à la date comptable du 1er mai. Dans la comptabilité précédente, l'utilisateur X présentait au 30 avril un solde positif de 300 €. L'import va donc générer une écriture au crédit sur son compte de 300 € à la date du 1er mai. Après import des à nouveaux, le compte de l'utilisateur X se présentera ainsi :

Date	Intitulé	Débit	Crédit
01/05/xx	Solde du compte	000.00 €	000.00 €
01/05/xx	Import à nouveau	000.00 €	300.00 €
03/05/xx	Activité	200.00 €	000.00 €
31/05/xx	Solde du compte	000.00 €	100.00 €

Mettre en place un workflow adapté à OpenFlyers

Une fois en production, OpenFlyers recommande de mettre en place un workflow adapté au logiciel afin d'en faciliter l'usage et de respecter les bonnes pratiques en terme de suivi d'activité.

Workflow

L'utilisation du logiciel OpenFlyers nécessite la mise en place d'une chronologie des actions quotidiennes et annuelles.

Workflow des actions quotidiennes

• Le première action chronologique concerne la réservation qui intervient en amont de la réalisation d'une activité.
• Ensuite, vient la saisie d'activité qui se fait soit :
  • en 2 phases :
    • Ouverture de l'activité avant de débuter l'activité
    • Puis fermeture de l'activité après la réalisation de l'activité
  • en 1 phase :
    • Fermeture de l'activité qui se fait à l'issue de la réalisation de l'activité

Dans le cas des activités aéronautiques, nous recommandons de donner comme consigne aux pilotes de saisir les vols dans OpenFlyers et ensuite de recopier les valeurs affichées par OpenFlyers sur le carnet de route. En effet, le document qui fait foi est le carnet de route. Cependant, c'est OpenFlyers qui est normalement utilisé pour faire le total des heures dans le cadre du suivi de la maintenance. De ce fait, il est important que les données dans OpenFlyers et sur le carnet de route correspondent rigoureusement. Or, le risque d'erreur est plus faible lorsqu'on recopie des éléments affichés sur un écran plutôt que si on recopie sur un écran des éléments écrits sur un papier. En plus, OpenFlyers fait des calculs automatiquement. En saisissant d'abord sur OpenFlyers, le pilote n'a plus à faire de calcul. Il s'évite ainsi une source d'erreur.

Quelque soit le mode de saisie (ouverture+fermeture ou fermeture uniquement), c'est la saisie de la fermeture qui déclenche la facturation. L'ouverture de l'activité permet d'informer les autres utilisateurs :

• de la prise en compte d'une ressource et donc de son indisponibilité pour une autre activité
• des intentions au cours de la réalisation de l'activité
• du temps d'utilisation prévu (et donc de l'horaire de retour prévu)
• du trajet prévu

Ces informations peuvent être utiles dans un but de sécurité.

A noter que la facturation peut être déclenchée en amont au vu des réservations et non pas de la réalisation de l'activité.

Un autre élément du workflow concerne l'encaissement des paiements des utilisateurs ou la vente de produits. Ces opérations sont déconnectées de la chronologie réservation/réalisation d'une activité.

Workflow des actions hebdomadaires/mensuelles

En aval de la réalisation de l'activité, intervient les actions liées à la comptabilité. Il est indispensable de suivre la démarche suivante pour garantir la confiance des parties prenantes (utilisateurs, gestionnaires et l'éditeur du logiciel OpenFlyers).

Validation des écritures

Tout pendant qu'une écriture n'est pas validée elle est modifiable par l'ensemble des utilisateurs disposant du droit pour créer cette écriture et/ou pour modifier les écritures déjà saisies.

Il est donc essentiel de valider régulièrement l'ensemble des écritures par pointage systématique afin d'éviter des modifications de ces écritures. Cela concerne :

• La validation des saisies d'activités
• La validation des ventes de produits.
• La validation des encaissements
• La validation des saisies de flux comptables divers.

Cette validation doit être adaptée en fonction de la taille de la structure et des ressources humaines disponibles pour effectuer cette tâche. Dans une petite structure, une validation tous les mois est acceptable, dans une grande structure, une validation toutes les semaines est recommandée.

Concernant la validation des saisies d'activités comme par exemple les vols effectués sur les aéronefs, cette dernière doit être effectuée au plus tard, pour un aéronef considéré, avant la pose d'une APRS (Approbation Pour Remise en Service) afin de garantir le bon calcul des heures de vols de l'aéronef concerné.

Concernant la validation des ventes de produits, cette dernière doit être faite en fonction du type de produit vendu. S'il s'agit d'un produit physique remis en main propre, alors la validation devrait avoir lieu lors de la remise du produit. S'il s'agit d'un produit immatériel, comme des packs d'heures d'activité, alors la validation devrait être décaler de quelques jours, voir d'une semaine, afin de permettre au client d'exercer son droit de rétractation. Néanmoins, cette validation doit intervenir à intervalle régulier pour éviter toute abus de la part des utilisateurs.

Concernant la validation des encaissements, cette dernière s'effectue normalement lors du pointage du type d'encaissement considéré. Ainsi pour les chèques, cela permet de générer le bordereau de remise pour la banque.

Concernant les flux comptables divers, dès qu'ils touchent un compte client, ils devraient être validés au plus tôt afin de garantir au client qu'il n'y aura pas de "disparition" à posteriori de ce flux. Si par la suite une erreur est détectée sur ce flux, il suffira de saisir un flux correctif permettant d'annuler l'erreur. Cette pratique est imposée par l'inaltérabilité des données.

Saisie des factures/paiements fournisseurs

La saisie des factures fournisseurs et de leur paiement sont à effectuer si la structure a décidé de gérer les charges dans OpenFlyers.

Nous recommandons :

• De saisir les factures fournisseurs après leur paiement.
• D'effectuer la saisie des paiements fournisseurs au vu du relevé de banque, donc normalement, une fois par mois.

Workflow des actions annuelles

Validation des charges

Lorsque les charges sont gérées dans OpenFlyers, nous recommandons de valider les factures et les paiements fournisseurs juste avant la clôture de la comptabilité.

En effet, il n'est pas utile de les valider plus tôt car :

• Ils n'ont pas d'impact sur les utilisateurs.
• Il est préférable d'attendre que les comptes de trésorerie soient réputés exactes et que le solde des comptes fournisseurs aient été vérifiés. Cela laisse la possibilité de modifier une saisie de facture ou de paiement fournisseur qui aurait été mal ventilée.

Clôture/ouverture de l'exercice comptable

Lors du changement d'exercice comptable, il est nécessaire d'effectuer certaines opérations comptables dans OpenFlyers et de procéder à la clôture de l'exercice précédent.

Ces opérations n'ont pas besoin d'être effectuées dès le changement d'exercice. En effet, il est possible de continuer à saisir sur le nouvel exercice sans que le précédent soit clôturer.

De plus, ces opérations nécessitent un paramétrage préalable de la plateforme afin de garantir que les écritures comptables seront correctement exportées dans un ou plusieurs fichiers en vu de leur archivage ou de leur import dans un logiciel de comptabilité.

Un mécanisme de vérification en place dans le logiciel OpenFlyers empêche de désactiver tout compte dont le solde n'est pas nul et dont les écritures n'ont pas été exportées. Cela permet de garantir qu'on garde la "vue" sur tout ce qui impacte le compte d'exploitation en cours et le bilan.

En corolaire, il n'est donc possible de désactiver des utilisateurs ou des ressources que lorsque leurs comptes sont eux-mêmes désactivables.

Aussi, nous recommandons de fixer une politique de gestion des utilisateurs consistant à n'effectuer d'opération de "désactivation" qu'après un décalage d'une ou plusieurs années sans présence dans la structure. Il est judicieux de fixer ce décalage dans tout document contractuel comme les conditions générales de ventes, les statuts ou règlements intérieurs. Ainsi, la "mise à 0" du solde du compte en passant en "pertes et profits" ne pourra être remis en cause par l'utilisateur ou le client à posteriori.

Voir les procédures correspondantes.