Utilisation-des-formations

Présentation

L'objet de cette page est de regrouper les informations sur l'utilisation du module de suivi des formations.

Vidéo tutorielle pour utiliser le livret de formation

Le paramétrage du module est décrit dans la page Gestion des formations.

L'utilisation du module de suivi des formations est constitué de plusieurs interfaces qui sont centrées autour du livret de formation d'un utilisateur.

Une chronologie possible d'utilisation est la suivante :

• Un formateur prend en compte un nouvel élève et souhaite savoir où il en est. Pour cela, il va Consulter le tableau de synthèse du livret de progression. Cela permet au formateur de connaitre le niveau général atteint par l'élève, c'est à dire dans quelle phase il se trouve en regardant les "barres de progression" pour chaque phase et de connaitre de façon synthétique les items vus et/ou maitrisés pour chaque phase
• Ensuite, il peut aller consulter le livret de formation qui contient un affichage par leçon effectuée avec le détail de chaque item/commentaire saisi par les formateurs précédents
• Enfin, il peut avoir une idée de ce qui est prévu d'être vu en allant dans Saisir un suivi de formation. Cette interface contient 2 types d'affichage :
  • L'affichage qui s'affiche par défaut : il permet de consulter ce qui a été fait lors de la dernière séance (partie gauche), de compulser les dernières leçon, en revenant en arrière. En partie droite, apparait ce qui est proposé d'être vu au cours de la prochaine séance : seuls les items qui n'ont pas été traités ou qui ont été reportés apparaissent. Les items qui apparaissent sont dans l'ordre chronologique du programme de formation. l est également possible de choisir le niveau à afficher à partir des quatre ronds gris représentant les différents niveaux dans la colonne Items à voir.
  • L'affichage pour saisir la leçon du jour. Cet affichage apparait directement après avoir saisi l'activité ou en cliquant sur l'un des vols sans saisie de progression. L'affichage contient la liste intégrale de la formation dans l'ordre du programme de formation. Il faut alors sélectionner les items vus au cours de la séance, cliquer sur le bouton enregistrer, pour ensuite compléter la leçon du jour.

A noter que si avant la séance, en consultant le livret de formation, le formateur a sélectionner des items à voir, il les retrouve sélectionnés dans la page de saisie de la leçon du jour.

• Une fois que la leçon a été saisie, le formateur peut signer la leçon. A ce stade, le contenu de la leçon n'est plus modifiable. L'élève peut signer à son tour.

Changer la langue d'affichage des items d'une formation

Pour changer la langue d'affichage des items il faut changer la langue d'utilisateur connecté.

Consulter le livret de formation

Pour consulter le suivi de formation : Planning > Activités > FORMATION > Livret.

L'interface est divisée en deux parties :

• La première partie se compose de quatre blocs :
  • Un bloc Elève permet de sélectionner un élève par le biais d'une liste déroulante intitulée Elève.
  • Un bloc Formation permet de sélectionner une formation par le biais d'une liste déroulante intitulée Formation.
  • Un bloc Aller au tableau de synthèse permettant de rediriger vers la page Tableau de synthèse du livret de progression
  • Un bloc Phase permet de situer la progression de l'élève dans sa formation. Il y est indiqué le numéro, le nom et le pourcentage de progression de la phase dans laquelle se trouve actuellement l'élève pour la formation sélectionnée précédemment. La phase actuelle correspond à la phase du premier item à effectuer suivant l'ordre prescrit par le programme de formation.
  • Un bloc Vols sans saisie de progression permet de visualiser rapidement les vols renseignés pour lesquels aucune progression n'a été renseignée, chaque vol est intitulé par sa date de départ et l'instructeur (si disponible). Il est possible de faire défiler les différents vols grâce aux flèches sur le côté. Il est possible d'afficher que les vols qui concernent l'instructeur connecté en cochant la case Afficher uniquement les vols avec soi-même en instructeur. Il est possible de renseigner un vol en cliquant sur la date correspondante, la page de saisie de progression correspondante apparaîtra.

• La deuxième partie se compose d'une liste des tableaux qui affichent l'historique des précédentes séances de l'élève pour la formation précédemment sélectionnée.
• Les tableaux sont colorés en fonction de l'état de signature de l'item :
  • En jaune, si l'item n'a pas encore été signé par l'instructeur.
  • En vert, si l'item a été signé par l'instructeur mais pas encore par l'élève.
  • En bleu, si l'item a été signé à la fois par l'instructeur et par l'élève.
• Chaque séance se compose de la manière suivante :
  • La date à laquelle s'est déroulée la séance.
  • Le nom et le prénom de l'instructeur qui a encadré la séance.
  • Les items vus durant la séance.
  • Les commentaires associés aux items dans le cas où l'instructeur en a renseigné (optionnel)
  • Le nombre de séances effectuées, par item, par rapport au nombre de séances prévues selon le programme de formation.
  • Le niveau atteint par items lors de cette séance. Le niveau est représenté par 4 cercles (Présentation - En cours d'acquisition - A consolider - Acquis). Les cercles pleins, noirs, représentent le niveau atteint.
  • Le commentaire général de la séance.
  • L'état de signature de la séance. Chaque séance doit être signée par l'instructeur qui a encadré la séance et l'élève concerné. Tant que la séance n'a pas été signée par l'instructeur, elle peut être modifiée grâce à l'icone crayon "modifier". Une fois la signature faite, il n'est alors plus possible de modifier la séance. La signature de l'instructeur permet de débloquer la signature de l'élève.

Consulter le tableau de synthèse du livret de progression

Le tableau de synthèse présente tous les items d'un élève spécifique dans une formation donnée, organisés par phase. Il indique le niveau de chaque item ainsi que la progression de chaque phase.

Le tableau est accessible depuis :

• Planning > Activités > Formations > Synthèse
• Planning > Activités > Formations > Livret
  • En cliquant sur le bouton Aller au tableau de synthèse
• Planning > Activités > Formations > Saisir
  • En cliquant sur le bouton Aller au tableau de synthèse

L'interface est composée de deux parties:

• La première partie se compose de trois blocs :
  • Un bloc Elève qui permet de sélectionner un élève par le biais d'une liste déroulante intitulée Elève.
  • Un bloc Formation qui permet de sélectionner une formation par le biais d'une liste déroulante intitulée Formation.
  • Un bloc Livret contenant un bouton renvoyant au livret de progression.

• La deuxième partie se compose d'une liste de plusieurs blocs représentant les différentes phases de la formation :
  • Le bloc est composé d'un titre: Le nom de la phase
    • En noir si la phase est complètement acquise (tous les items de la phase sont validés)
    • En vert et en italique si au moins un item n'est pas terminé
  • Une barre de progression : elle correspond au pourcentage des items validés
  • Un bouton permettant de masquer ou d'afficher le tableau contenant les différents items et leurs niveaux. Laissant le titre de la phase et la barre de progression visible.
    • - : Masquer
    • + : Afficher
  • Un tableau contenant les différents items de chaque phase ainsi que leurs niveaux. Les items et les niveaux associés sont représentés comme suit:
    • En vert et en italique, si le niveau de l'item est inférieur à 3
    • En noir, si le niveau est égal à 3

Saisir un suivi de formation

Voir également Gestion des formations.

Cette action peut s'effectuer depuis une simple connexion utilisateur à condition que la personne dispose du droit de saisir une activité.

Le formulaire de suivi de formation s'affiche à la suite de la saisie d'une activité typée formation.

Le formulaire de suivi de formation n'est éditable que par les personnes ayant participé à l'activité à savoir l'élève et le formateur. L'objectif de permettre à l'élève de pouvoir éditer le suivi de formation est en fait de permettre au formateur de gagner du temps. Ainsi, il peut laisser l'élève se connecter à OpenFlyers pour saisir l'activité et ensuite il prend la main, toujours connecté avec l'identifiant de l'élève, pour saisir le suivi de formation. Il peut même déléguer à l'élève une pré-saisie de la formation en lui demandant de renseigner les thèmes abordés au cours de l'activité.

Le point clé réside dans le fait qu'une saisie de formation n'est réputée remplie par le formateur qu'une fois que ce dernier l'a signé. Seul le formateur ayant effectué la formation peut signer le suivi de formation concerné.

• La première partie du formulaire récapitule l'activité effectuée avec les informations suivantes :
  • Nom de la ressource
  • Date de départ
  • Durée de l'activité
  • Nom et prénom de l'élève
  • Nom et prénom de l'instructeur
  • Types d'activités
  • Un bloc Formations permet de sélectionner la formation en cours pour ce vol par le biais d'une liste déroulante nommée Formations.
  • Un interrupteur Items prévus seulement:
    • Lorsque cet interrupteur est activé, seuls les items sélectionnés (cochés) sont affichés. Cela inclut les items vus pendant le vol, ceux à revoir lors de la prochaine séance et ceux à revoir ultérieurement.
    • Lorsqu'il est désactivé, tous les items sont visibles, qu'ils soient cochés ou non.
  • Un interrupteur Items de niveau 4:
    • Si cet interrupteur est activé, tous les items, y compris ceux de niveau 4, sont affichés.
    • S'il est désactivé, les items de niveau 4 sont exclus de l'affichage.

Remarque: Lorsque l'interrupteur Items prévus seulement est activé, l'interrupteur Items de niveau 4 est automatiquement désactivé.

• La seconde partie du formulaire permet la saisie du suivi de la formation :
• Le tableau est le même que celui présent à droite sur l'interface du suivi de formation. Deux colonnes ont été ajoutées.
• Le tableau se compose de six colonnes :
  • Une colonne de Sélection qui permet de sélectionner les items vus lors du vol. Le bouton "Sélectionner les 4"permet de sélectionner rapidement les quatre premiers items de la liste. Chaque item peut également être sélectionné individuellement. Cette fonction permet un gain de temps lors de la saisie de progression d'un vol en sélectionnant à l'avance les items à voir. Cette fonction se retrouve également dans le tableau de l'interface du suivi de formation, dans ce cas, les items sont lors présélectionné pour gagner du temps et ne pas avoir à re sélectionner les items.
  • Une colonne Item qui liste l'ensemble des items à voir durant la formation. Un commentaire peut être ajouté individuellement pour chaque item grâce à l'icon de communication situé à droite du nom de l'item. En cliquant sur l'icon associé à l'item, un champ texte apparait, il permettra ainsi d'ajouter un commentaire. Seuls les items sélectionnés peuvent bénéficier de commentaires.
  • Une colonne Séance qui représente le nombre de séances effectuées, par item, par rapport au nombre de séances prévues selon le programme de formation. Lorsqu'un item est sélectionné, un +1 apparait, ce +1 correspond à la séance actuellement saisie.
  • Une colonne Niveau qui affiche le niveau précédemment atteint par l'élève. Le niveau est déterminé par 4 ronds gris pour représenter les différents niveaux : Présentation - En cours d'acquisition - A consolider - Acquis. Le niveau précédent est affiché en gris, le niveau actuellement sélectionné est en noir. Par défaut, dès qu'un item est coché dans l'une des colonnes (Sélectionner les 4, Le revoir à la prochaine séance, Le revoir plus tard) le niveau précédemment atteint est automatiquement sélectionné (les ronds gris deviennent noirs et ne peuvent pas être décochés). Seuls les items sélectionnés peuvent bénéficier d'une mise à jour du niveau.
  • Une colonne Le revoir à la prochaine séance qui permet de sélectionner un item pour le revoir lors de la prochaine séance. Il est possible que la case soit déjà cochée, c'est-à-dire que l'item avait déjà été définit comme étant à revoir pour la prochaine séance. Il est possible de mettre à jour ce renseignement en cochant ou en décochant la case.
  • Une colonne Le revoir plus tard qui permet de sélectionner un item pour le revoir plus tard. Il est possible que la case soit également déjà cochée, c'est-à-dire que l'item avait déjà était définit comme étant à revoir plus tard. Il est possible de mettre à jour ce renseignement en cochant ou en décochant la case.
  • Il n'est possible d'effectué qu'une sélection à la fois sur l'ensemble de l'interface. Ainsi, si l'item est sélectionné ou défini comme à revoir plus tard alors il n'est plus possible d'indiquer cet item comme à revoir pour la prochaine séance.

• À la fin du tableau, il est possible de saisir un commentaire général.
  • La modification du commentaire général n'est prise en compte que si au moins un item est sélectionné lors de l'enregistrement.
• Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer en base de données les items sélectionnés. Si des vols sans saisie de formation sont présents, vous pouvez également cliquer sur le bouton Enregistrer et passer au suivant pour enregistrer en base de données les items sélectionnés et passer au formulaire du prochain vol enregistré sans saisie de progression.

Les saisies de progression sont consultables dans la page du suivi de formation.

La saisie doit être signée par l'instructeur ayant effectué l'activité de formation. Tant que la séance n'est pas signée par l'instructeur, il est toujours possible de la modifier en se rendant sur la page du carnet de vol ou la page du carnet de route et en appuyant sur le bouton contenu puis sur le bouton modifier (représentée par l'icon crayon). Une fois signée, il n'est plus possible de modifier les saisies.

Signer une activité formation

Cette action ne peut s'effectuer que depuis le compte de l'instructeur qui est en place droite sur l'activité.

Procédure pour signer une ou plusieurs activités formation :

• Aller sur la page Planning > Activités > Formation > Saisir.
• Plusieurs filtres sont disponibles permettant d'afficher les activités formation en attente de rédaction, rédigées ou signées. Par défaut les activités formation en attente de rédaction et rédigées sont affichées.
• Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne Pointer.
• Cliquer sur le bouton Signer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)

Lorsque le formateur confirme l'action de signer, le logiciel horodate la signature et enregistre son nom. Une fois l'activité formation signée, il apparait dans la colonne Signature de l'activité le texte suivant : Signé par (nom du formateur) le (date et heure).

L'élève peut alors à son tour signer l'activité.