Gestion des activités and Configuration: Difference between pages

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=Présentation=
__TOC__
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
=Structure > Paramétrage=
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.


=Alertes=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.
==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==


==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-de-vol|Alertes générées sur les validités]]==
==Gestion générale==


==L'aéronef est déjà en l'air==
===Page de connexion par défaut===
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec et aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].


==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Permet de définir quelle [[Présentation-d'OpenFlyers-4#Ancienne-/-Nouvelle-interface|interface doit être affichée par défaut]] pour les utilisateurs n'ayant pas définit leur propre interface par défaut.
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>


Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.
===Autoriser un même utilisateur sur plusieurs places===


En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.
Permet d'autoriser un utilisateur à être sur plusieurs réservations situées sur une même période.


Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
===Fuseau horaire de la structure===
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.


Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].
Fuseau horaire par défaut de la structure.


==Le pilote X est déjà en l'air==
===Patron de format de date===
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.


Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] de date de la structure.


S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].
===Patron de format d'heure===


==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] d'heure de la structure.
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.


C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.
===Unité de temps===


==Vous êtes actuellement en l'air==
Unité de temps par défaut de la structure.
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].


==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
===Clé de service web (lorsque requis)===
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.


En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".
La clé de sécurité pour les services web. Cette clé est principalement utilisée pour [[Récupération-des-vols-par-un-logiciel-tiers|le service web de récupération des vols]].


=Annuler une activité validée=
==Gestion des réservations==
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.
[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.png|gestion des réservations]]


C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :
===Mode de réservation===
#Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement
====Réservations standards====
#Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données
Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".


====Réservation par type de ressource====
La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).


La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
La réservation par type comporte un double intérêt :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
*pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
*créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.


'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.
Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.


Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.


Pour utiliser cette fonction :
De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.
* Aller dans '''Admin > Activités > Liste des activités'''
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur la croix verte de la ressource désirée
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''


=Annuler un vol ouvert=
'''Attention :''' dans le cas où la structure exploite plusieurs ressources d'un même type mais qu'elle souhaite séparer la gestion des réservations pour chaque ressource, il faut créer autant de type de ressource que de ressources. Exemple : une structure aéronautique dispose de 2 avions de type DR420. Si les 2 avions sont identifiés avec un même type "DR420" alors les réservations seront faite toujours en priorité sur le DR420 du plus forte priorité. Si ce comportement n'est pas souhaité, il faut créer 2 types (DR420-1 et DR420-2 par exemple) et associer un avion au type DR420-1 et l'autre avion au type DR420-2.
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.


=Consulter le suivi de formation=
===Code couleur sur l'ancienne interface===
Pour pouvoir consulter le suivi de formation d'un tiers, il faut disposer du droit de [[Gestion-des-profils#Voir-les-suivis-de-formations|voir les suivis de formations]].


Un utilisateur peut tout le temps consulter les suivis de formations qui le concernent.
Permet de définir sur l'ancienne interface du planning, quel code couleur doit être utilisé pour l'affichage des réservations :
*Par type de personne (ancien mode d'affichage)
*[[Gestion-des-types-d'activités#Affecter-une-couleur-à-un-type-d'activité|Par type d'activité]]


*Aller sur la page '''Activités > Formations'''.
===Réservation multi-ressources===
*Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Voir-les-suivis-de-formations|voir les suivis de formations]], deux listes déroulantes intitulées '''Elève''' et '''Instructeur''' permettent de filtrer les suivis de formations à afficher. Par défaut ces champs contiennent le choix '''Tous'''.
Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.
*3 filtres sur le statut de la rédaction des suivis de formations apparaissent :
**'''En attente de rédaction''', coché par défaut
**'''rédigées''', coché par défaut
**'''signées'''
*Le filtre '''Période''', mis par défaut à '''1 mois''' permettant de restreindre l'affichage sur une durée définie.


Note : Le logiciel garde en mémoire les filtres appliqués par chaque utilisateur. Ainsi, la fois suivante, le logiciel réapplique les filtres précédemment sélectionnés.
'''Attention :''' cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.


=Modifier une activité=
===Affichage du nom des ressources dans le planning===
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé


Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.


Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
===Heure TU de début et fin d'activité===
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire TU ou UTC.
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.


'''Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.'''
===Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de===
Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.


=Saisir une activité=
===Limitation dans le temps des réservations===
*Aller dans '''Activités > Saisir une activité''', remplir le formulaire
Permet de limiter dans le temps les réservations.
*La valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur du champ '''terrain de départ''' se met à jour.
*La valeur par défaut du terrain de départ est en gris si le champ est vide, cette valeur par défaut sera donc soumise lors de l'envoi du formulaire. Pas besoin d'effacer la valeur par défaut, écrire dans le champs va automatiquement remplacer cette valeur.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être de la même valeur que le terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenchera l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Un champ automatiquement modifié est en [[Formulaires#Surbrillance-jaune|surbrillance jaune]].
*Avant l'envoi du formulaire, si un champ est erroné il est en [[Formulaires#Surbrillance-rouge|surbrillance rouge]] et une fenêtre indique l'erreur. Les erreurs constaté après l'envoi du formulaire seront indiquer par des messages d'avertissement (en rouge).
*Après la saisie d'une activité, la page affichée par défaut est :
**Le planning lors d'une ouverture d'activité
**A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure
**Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
**Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.


==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
===Limitation du nombre de réservations===
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.
Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.


Pour cela, il doit :
===Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)===
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.


Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.
===Durée minimale d'une réservation===
Permet de définir la durée minimale d'une réservation.


=Saisir un suivi de formation=
La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.
Cette action peut s'effectuer depuis une simple connexion utilisateur à condition que la personne dispose du droit de [[#Saisie-d'une-activité|saisir une activité]].


Le formulaire de suivi de formation s'affiche à la suite de la [[#Saisir-une-activité|saisie]] d'une [[Gestion-des-types-d'activités#Ajouter-un-type-d'activité|activité formation]].
===Durée par défaut d'une réservation===
Permet de définir la durée par défaut.


Le formulaire de suivi de formation n'est éditable que par les personnes ayant participé à l'activité à savoir l'élève et le formateur. L'objectif de permettre à l'élève de pouvoir éditer le suivi de formation est en fait de permettre au formateur de gagner du temps. Ainsi, il peut laisser l'élève se connecter à OpenFlyers pour saisir l'activité et ensuite il prend la main, toujours connecté avec l'identifiant de l'élève, pour saisir le suivi de formation. Il peut même déléguer à l'élève une pré-saisie de la formation en lui demandant de renseigner les thèmes abordés au cours de l'activité.
===Afficher ces champs===
Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :
*Même jour
*Places à disposition
*Lieu de départ
*Lieu d'arrivée


'''Le point clé réside dans le fait qu'une saisie de formation n'est réputée remplie par le formateur qu'une fois que ce dernier l'a signé'''. Seul le formateur ayant effectué la formation peut [[#Signer-une-activité-formation|signer le suivi de formation]] concerné.
===[[Gestion des validités#Paramétrage_général_du_contrôle_des_validités_pour_les_réservations|Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations]]===


La première partie du formulaire récapitule l'activité effectuée avec les informations suivantes :
===Type d'activité par défaut===
*Nom de la ressource
*Date de départ
*Durée de l'activité
*Nom de l'élève
*Nom de l'instructeur
*Types d'activités


La seconde partie du formulaire permet la saisie du suivi de la formation :
Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut :
*Un champ avec auto-complétion permet de sélectionner un thème parmi tous les thèmes existant. Si l'utilisateur clique sur le champ en le laissant vide, alors toute la liste des thèmes apparait. Par contre, s'il écrit un mot, comme "panne", alors seuls les thèmes ayant ce mot dans leur intitulé apparaissent. Une fois sélectionné, cliquer sur le bouton '''Ajouter une ligne'''. Reproduire cette opération si plusieurs thèmes ont été travaillées lors du vol.
* lors d'une nouvelle réservation ou lorsqu'on sélectionne une personne en première place sur le [[Planning (interface légère)#Formulaire-de-réservation|formulaire de réservation de l'ancienne interface]]
*Un tableau avec la liste des thèmes. Pour chaque thème il faut saisir le niveau atteint par l'élève. Si le thème a déjà été vu par l'élève alors il est précisé le dernier niveau atteint par l'élève pour ce thème. Il est possible saisir un commentaire.
* lors d'une nouvelle réservation sur le [[Utilisation-du-planning-de-réservation#Tutoriel-vidéo|planning de la nouvelle interface]]
*Sur la dernière ligne du tableau il est possible de saisir un commentaire général.


Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' pour enregistrer en base de données la saisie de la fiche.
Pour définir le type :
* Aller dans '''Admin > Configuration > Paramétrage'''
* Aller dans '''Gestion des réservations'''
* Champ '''Type d'activité par défaut''' : Sélectionner le type d'activité
* Cliquer sur '''Enregistrer'''


Cette fiche reste modifiable en [[#Consulter-le-suivi-de-formation|consultant le suivi de formation]].
===Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)===


Elle doit être [[#Signer-une-activité-formation|signée]] par le formateur ayant effectué l'activité de formation pour ne plus être modifiable.
Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut lorsqu'on sélectionne une personne en seconde place sur le [[Planning-(ancienne-interface)#Formulaire-de-réservation|formulaire de réservation de l'ancienne interface]].


=Signer une [[Gestion-des-types-d'activités#Ajouter-un-type-d'activité|activité formation]]=


Cette action ne peut s'effectuer que depuis le compte de l'instructeur qui est en place droite sur l'activité.
Pour définir le type :
* Aller dans '''Admin > Configuration > Paramétrage'''
* Aller dans '''Gestion des réservations'''
* Champ '''Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)''' : Sélectionner le type d'activité
* Cliquer sur '''Enregistrer'''


Procédure pour signer une ou plusieurs activités formation :
==Gestion des activités==
*Aller sur la page '''Activités > Formations'''.
*Plusieurs filtres sont disponibles permettant d'afficher les activités formation en attente de rédaction, rédigées ou signées. Par défaut les activités formation en attente de rédaction et rédigées sont affichées.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Signer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''


Lorsque l'instructeur va confirmer l'action de signer, le logiciel va horodater la signature et enregistrer le nom de l'instructeur. Une fois signé, il sera noté dans la colonne ''Signature'' de l'activité le texte suivant : ''Signé par (nom de l'instructeur) le (date et heure)''.
[[Image:018_parametrage_gestion_vol.jpg|gestion des vols]]


=Supprimer une activité=
Ici nous activons le mode de gestion des vols.
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].


Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
On a le choix entre les [[Introduction#Modes_de_saisie_ouverture+fermeture_ou_fermeture_seule|modes ouverture+fermeture et fermeture seule]].
*Aller sur la page '''Admin > Activités > Liste des Activités'''.
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.


=Valider une activité=
Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.


Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]
[[Image:020_parametre_gestion_vols.jpg|gestion des vols detail]]


Procédure pour valider une ou plusieurs activités :
*Unité de temps par défaut de la structure aéronautique
*Aller sur la page '''Admin > Activités > Liste des Activités'''.
Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux ci seront paramétré dans la rubrique Avion.
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''
*Gestion du temps de vol: il y a deux modes
**Permissif: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
**Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
*Gestion de l'armoire à clef: à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
*Gestion des potentiels: à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
*Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes


Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].
===[[Gestion des validités#Paramétrage_général_du_contrôle_des_validités_pour_la_saisie_des_vols|Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols]]===
 
==[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_de_la_gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]==
 
==Reporting/Export==
*Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les exports CSV des [[Gestion des rapports|rapports]].
*Séparateur décimal : permet de définir pour la plateforme le type de séparateur pour les [[Gestion des rapports|rapports]] qui utilisent la fonction [[OF_doc-en:OpenFlyers_SQL_stored_functions_and_procedures#formatDecimal|formatDecimal]].
 
=Structure > Structure=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.
 
*Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
*Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.
 
==Adresse de la structure==
*Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
*Téléphone : Téléphone de la structure.
*Fax : Fax de la structure.
*E-mail : E-mail de la structure qui s'affiche en bas à droite des pages d'OpenFlyers.
 
==Logo de la structure==
*Cliquer sur le bouton '''Parcourir''' pour uploader un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.
*Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton '''Valider'''.
'''Attention''' : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R.
 
==URL du site internet de la structure==
Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir ''http://''.
 
==Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)==
Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.
 
==Code OACI du terrain de la structure==
Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.
 
==Liste de diffusion==
Les champs '''Nom de la liste de diffusion''' et '''Type de liste de diffusion''' permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.
 
{| class="wikitable"
!Type de liste!!Format du nom de la liste!!Description
|-
|ezmlm||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|free||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|generic||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|hostedMailman||nom-ml||Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
|-
|mailman||nom@domaine||Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
|-
|majordomo||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|}
 
==Responsable OpenFlyers==
Dans '''Configuration > Structure > Configuration de la structure''', le champ '''Responsable OpenFlyers''' désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaitront sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.
 
Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant un de leurs profils avec des droits de gestion permettant d'accéder à cette même interface de gestion.
 
De plus, il ne sera pas bloqué en cas de validité périmée et pourra ainsi mettre à jour ses validités même si des restrictions existent pour les utilisateurs avec une validité périmée.
 
=[[Champs métiers|Structure > Champs métiers]]=
 
=Structure > Export SQL=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à ce menu.
 
==Structure > Export SQL > Complet==
Permet d'exporter l'intégralité de la base de données
==Structure > Export SQL > Table person==
Permet d'export uniquement la table des utilisateurs
 
=Communications=
La cellule info permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.
 
[[Image:009_config_club_suite.jpg|cellule info]]
 
De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.
 
Il est possible d'insérer des liens dans les messages :
<pre>[http://www.openflyers.com Visiter le site vitrine d'OpenFlyers]</pre>
 
=Emails types=
''Actuellement il n'y a pas d'interface permettant d'éditer le contenu des emails types présentés ci-dessous''
==Email type de création d'utilisateur==
Définit le contenu de l'email qui est envoyé lors de la [[Utilisation-du-planning-de-réservation#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|création d'utilisateur depuis le planning]].
 
Les variables suivantes sont remplacées :
* %PLATFORM_URL par l'URL de la plateforme
* %USER_LOGIN par l'identifiant de l'utilisateur créé
* %USER_PASSWORD par le mot de passe de l'utilisateur créé
 
Exemple de contenu par défaut :
<pre>Bonjour,
 
Un compte utilisateur a été créé sur :
%PLATFORM_URL
 
L'identifiant est : %USER_LOGIN
Le mot de passe est : %USER_PASSWORD
 
Cordialement,
L'équipe OpenFlyers</pre>
 
==Email de rappel des réservations de la journée==
Définit le texte qui est ajouté au début de [[Envoi-automatique-des-emails#E-mail-de-rappel-de-réservation|l'email de rappel des réservations]] de la journée.

Revision as of 17:53, 22 February 2018

Structure > Paramétrage

Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Le droit Gestion du paramétrage est nécessaire pour accéder à cette page.

Gestion générale

Page de connexion par défaut

Permet de définir quelle interface doit être affichée par défaut pour les utilisateurs n'ayant pas définit leur propre interface par défaut.

Autoriser un même utilisateur sur plusieurs places

Permet d'autoriser un utilisateur à être sur plusieurs réservations situées sur une même période.

Fuseau horaire de la structure

Fuseau horaire par défaut de la structure.

Patron de format de date

Patron de format de date de la structure.

Patron de format d'heure

Patron de format d'heure de la structure.

Unité de temps

Unité de temps par défaut de la structure.

Clé de service web (lorsque requis)

La clé de sécurité pour les services web. Cette clé est principalement utilisée pour le service web de récupération des vols.

Gestion des réservations

gestion des réservations

Mode de réservation

Réservations standards

Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

Réservation par type de ressource

La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :

  • pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
  • créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.

Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.

Attention : dans le cas où la structure exploite plusieurs ressources d'un même type mais qu'elle souhaite séparer la gestion des réservations pour chaque ressource, il faut créer autant de type de ressource que de ressources. Exemple : une structure aéronautique dispose de 2 avions de type DR420. Si les 2 avions sont identifiés avec un même type "DR420" alors les réservations seront faite toujours en priorité sur le DR420 du plus forte priorité. Si ce comportement n'est pas souhaité, il faut créer 2 types (DR420-1 et DR420-2 par exemple) et associer un avion au type DR420-1 et l'autre avion au type DR420-2.

Code couleur sur l'ancienne interface

Permet de définir sur l'ancienne interface du planning, quel code couleur doit être utilisé pour l'affichage des réservations :

Réservation multi-ressources

Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.

Attention : cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.

Affichage du nom des ressources dans le planning

Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.

Heure TU de début et fin d'activité

Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire TU ou UTC.

Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de

Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.

Limitation dans le temps des réservations

Permet de limiter dans le temps les réservations.

Limitation du nombre de réservations

Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.

Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)

Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

Durée minimale d'une réservation

Permet de définir la durée minimale d'une réservation.

La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.

Durée par défaut d'une réservation

Permet de définir la durée par défaut.

Afficher ces champs

Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :

  • Même jour
  • Places à disposition
  • Lieu de départ
  • Lieu d'arrivée

Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations

Type d'activité par défaut

Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut :

Pour définir le type :

  • Aller dans Admin > Configuration > Paramétrage
  • Aller dans Gestion des réservations
  • Champ Type d'activité par défaut : Sélectionner le type d'activité
  • Cliquer sur Enregistrer

Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)

Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut lorsqu'on sélectionne une personne en seconde place sur le formulaire de réservation de l'ancienne interface.


Pour définir le type :

  • Aller dans Admin > Configuration > Paramétrage
  • Aller dans Gestion des réservations
  • Champ Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface) : Sélectionner le type d'activité
  • Cliquer sur Enregistrer

Gestion des activités

gestion des vols

Ici nous activons le mode de gestion des vols.

On a le choix entre les modes ouverture+fermeture et fermeture seule.

Quand l'une ou l'autre des options de gestion des vol est activée, la fenêtre se modifie et vous demande des renseignements supplémentaires.

gestion des vols detail

  • Unité de temps par défaut de la structure aéronautique

Permet de choisir quelle est la manière d'afficher les heures. Vous pouvez choisir HH:MM si vous souhaitez un tel affichage. Ceci n'est pas lié au type d'horamètre de vos avions, ceux ci seront paramétré dans la rubrique Avion.

  • Types de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord

Permet de choisir quel type de vol il faut obligatoirement sélectionner lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.

  • Gestion du temps de vol: il y a deux modes
    • Permissif: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors le programme corrige automatiquement les valeurs erronée (selon la formule de calcul enregistré) sans avertir le pilote
    • Strict: le programme vérifie la concordance entre les valeurs saisies et la formule de calcul. Si le résultat est Faux alors il refuse la saisie du pilote qui doit faire les corrections
  • Gestion de l'armoire à clef: à activer si vous possédez une armoire à clefs OpenFlyers
  • Gestion des potentiels: à activer si vous souhaitez visualiser les alertes et les potentiels des avions
  • Affichage des champs optionnels: cocher les cases des champs que vous voulez voir sur la page de saisie des vols et qui devront être renseignés par vos pilotes

Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols

Gestion des comptes

Reporting/Export

  • Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les exports CSV des rapports.
  • Séparateur décimal : permet de définir pour la plateforme le type de séparateur pour les rapports qui utilisent la fonction formatDecimal.

Structure > Structure

Le droit Gestion du paramétrage est nécessaire pour accéder à cette page.

  • Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
  • Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.

Adresse de la structure

  • Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
  • Téléphone : Téléphone de la structure.
  • Fax : Fax de la structure.
  • E-mail : E-mail de la structure qui s'affiche en bas à droite des pages d'OpenFlyers.

Logo de la structure

  • Cliquer sur le bouton Parcourir pour uploader un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.
  • Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton Valider.

Attention : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R.

URL du site internet de la structure

Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir http://.

Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)

Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.

Code OACI du terrain de la structure

Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.

Liste de diffusion

Les champs Nom de la liste de diffusion et Type de liste de diffusion permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.

Type de liste Format du nom de la liste Description
ezmlm nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com
free nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com
generic nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com
hostedMailman nom-ml Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
mailman nom@domaine Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
majordomo nom@domaine Exemple : test@quelquechose.com

Responsable OpenFlyers

Dans Configuration > Structure > Configuration de la structure, le champ Responsable OpenFlyers désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaitront sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.

Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant un de leurs profils avec des droits de gestion permettant d'accéder à cette même interface de gestion.

De plus, il ne sera pas bloqué en cas de validité périmée et pourra ainsi mettre à jour ses validités même si des restrictions existent pour les utilisateurs avec une validité périmée.

Structure > Champs métiers

Structure > Export SQL

Le droit Gestion du paramétrage est nécessaire pour accéder à ce menu.

Structure > Export SQL > Complet

Permet d'exporter l'intégralité de la base de données

Structure > Export SQL > Table person

Permet d'export uniquement la table des utilisateurs

Communications

La cellule info permet de saisir des informations qui apparaissent en haut de la page de réservation.

cellule info

De même, la cellule Message d'Accueil permet de saisir des informations qui apparaissent sur la page d'identification, au dessus de l'identifiant et du mot de passe.

Il est possible d'insérer des liens dans les messages : 

[http://www.openflyers.com Visiter le site vitrine d'OpenFlyers]

Emails types

Actuellement il n'y a pas d'interface permettant d'éditer le contenu des emails types présentés ci-dessous

Email type de création d'utilisateur

Définit le contenu de l'email qui est envoyé lors de la création d'utilisateur depuis le planning.

Les variables suivantes sont remplacées :

  • %PLATFORM_URL par l'URL de la plateforme
  • %USER_LOGIN par l'identifiant de l'utilisateur créé
  • %USER_PASSWORD par le mot de passe de l'utilisateur créé

Exemple de contenu par défaut : 

Bonjour,

Un compte utilisateur a été créé sur :
%PLATFORM_URL

L'identifiant est : %USER_LOGIN
Le mot de passe est : %USER_PASSWORD

Cordialement,
L'équipe OpenFlyers

Email de rappel des réservations de la journée

Définit le texte qui est ajouté au début de l'email de rappel des réservations de la journée.

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