Gestion des profils and Configuration de la comptabilité: Difference between pages

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__TOC__
=Présentation=
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des profils''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
 
Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.
 
=Définition=
*Un '''profil''' correspond à un ensemble de '''droits''' qui définissent les actions que peut effectuer un [[Glossaire|utilisateur]] dans l'application OpenFlyers.
*Un utilisateur peut disposer de '''plusieurs profils'''. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du  [[Gestion des utilisateurs|tableau de gestion des utilisateurs]].
 
''Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.''
 
=Icônes symbolisant les droits des profils=
Dans la page '''Admin > Utilisateurs > Profils''', il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.
 
Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit.
L’icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :
*[[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] de l'onglet '''Généralités''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] à été attribuée
*[[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] de l'onglet '''Réservations''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] à été attribuée
 
Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] si le droit [[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] ci-dessus est coché
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit [[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] ci-dessus qui peut être coché ou non
#Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]]
 
==Définition des icônes représentant des droits==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Droit qui définit un profil de base.
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.
 
==Définition des icônes attribuées aux profils==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Profil de base
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.
 
=Niveau d'accréditation des droits et des profils=
Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :
*0 représente le niveau le plus bas
*6 représente le niveau le plus élevé
 
Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.
 
Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.
 
La page '''Admin > Utilisateurs > Profils''' indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :
*Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
*Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.
Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.
 
Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.
 
Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|une alerte de configuration est affichée]].
 
Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.
 
=Profils=
La gestion des profils s'effectue depuis le menu '''Admin > Utilisateurs > Profils'''.
 
Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet ''Activités'' est disponible.
 
==Généralités==
 
===Profil non sélectionnable par l'utilisateur===
 
Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Attribuer-les-profils-aux-utilisateurs|profils non sélectionnables]] ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.
 
===Pas de déconnexion automatique===
Ce droit permet d'éviter la [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique de la session]] au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.
 
===Accès visiteur===
L'accès visiteur permet de [[Kiosque-PC#Créer-un-compte-utilisateur-Visiteur|créer un compte visiteur]] donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.
 
Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.
 
Si un visiteur [[#Réservation|peut réserver]] - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|le système va générer automatiquement un compte utilisateur]] à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.
 
===Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité===
 
Permet à un utilisateur de modifier [[Fiche-personnelle#Mettre-à-jour-sa-date-de-naissance,-sa-nationalité-ou-son-sexe|sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle]].
 
===Voir ses validités===
 
Permet d'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|accéder à ses validités depuis le planning]].
 
===Ajout et gestion de ses validités===
 
Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités]] qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.
 
===Gestion de ses validités détenues===
 
Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités]] qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.
 
===Surpasser les restrictions sur les validités===
Permet à un utilisateur de surpasser les [[Connexion#Restriction_d'accès|restrictions d'accès]] dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont [[Validités#Contrôle-des-validités-à-la-connexion|appliquées à la connexion]].
 
Voir le chapitre [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]] pour le paramétrage des restrictions sur les validités.
 
[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].
 
===Editer sa photo===
 
Permet à un utilisateur [[Fiche-personnelle#Editer-sa-photo|d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle]].
 
==Réservation==
 
===Alertable par e-mail pour toute réservation===
Permet la [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-réservations-ayant-pour-activité|notification par e-mail pour toute réservation]].
 
===Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation===
Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.
 
===Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.
 
===Etre sur une nouvelle réservation===
Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.
 
Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit [[#Réservation-en-solo|Réservation solo]], [[#Réservation-pour-des-tiers|Réservation pour des tiers]] ou [[#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]].
 
===Gestion des disponibilités des ressources===
Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).
 
Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.
 
===Gestion des disponibilités des tiers===
Permet de gérer la [[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|disponibilité des utilisateurs]].
 
===Personnaliser ses ressources visibles===
Permet de personnaliser la [[Fiche-personnelle#Paramétrer-les-ressources-et-les-utilisateurs-visibles-sur-le-planning|liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur]].
 
===Planning individuel visible pour les autres===
Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.
 
===Planning personnel===
Permet de visualiser son propre planning.
 
===Réservation de programmes===
Autorise [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Positionner-automatiquement-les-activités-d’un-programme-de-formation|le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning]].
 
===Réservation en solo===
Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.
 
===Réservation pour des tiers===
Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).
 
===Réservation avec un instructeur===
Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.
 
===Supprimer une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.
 
===Surpasser l'indisponibilité des instructeurs===
Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).
 
===Surpasser l'indisponibilité des ressources===
Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).
 
===Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps===
Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".
 
===Surpasser la limite de durée minimum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.
 
===Surpasser la limite de durée maximum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.
 
===Surpasser la limite de temps===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.
 
===Surpasser la limite de nombre===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.
 
===Surpasser la réservation par type===
En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.
 
===Surpasser les formules de saisie===
Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.
 
===Voir les images des pilotes sur le menu contextuel===
Permet de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-images-des-pilotes-sur-le-menu-contextuel|visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel]] lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.
 
===Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs===
Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|activités réalisées]].
 
===Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées===
Permet d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-noms-d'activités-sur-les-réservations-et-les-activités-réalisées|afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées]].
 
==Activités==
 
===Alertable par email pour toute saisie d'activité===
;Description
Ce droit permet aux gestionnaires de [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-activités-ayant-les-champs-sélectionnés-non-vide|s'abonner aux notifications par emails dès lors qu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire]].
 
;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].
 
===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un [[Envoi-des-emails#E-mail-d'information-des-actions-des-utilisateurs-sur-des-validités|e-maild'information des actions des utilisateurs sur des validités]] à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.
 
===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.
 
Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activité'''.
 
La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.
 
===Etre sur une nouvelle fermeture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.
 
Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].
 
===Etre sur une nouvelle ouverture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.
 
Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].
 
===Saisie d'activité pour soi-même===
Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.
 
Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].
 
===Saisie d'activité pour un tiers===
Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.
 
Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].
 
===Vérifier la saisie des activités et les modifier===
Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).
 
===Voir les activités de tous===
Permet :
*d'accéder au [[Carnet-de-route|carnet de route]] de chaque ressource aéronef
*de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|voir les activités réalisées sur le planning]] si le paramètre [[Configuration-des-réservations-internes#Affichage-possible-des-activités-réalisées-dans-le-planning|Affichage possible des activités réalisées dans le planning]] est activé
 
===Voir ses activités===
Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.
 
===Visualiser les traces de vol===
Permet de [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Récupération-des-traces-de-vols|visualiser les traces d'un vol]].
 
==Formations==
===Voir les suivis de formations===
Autorise l'utilisateur à [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|voir les suivis de formations]] de tous les utilisateurs.
 
===Gestion des formations===
Ce droit permet la [[Gestion-des-formations|gestion des formations]].
 
==Comptes==
 
===Gestion des comptes===
Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.
 
Permet lors de la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualisation des écritures]] d'un compte :
*de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
*[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|de pouvoir consulter une facture client ou un reçu]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepasser les écritures]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer les écritures]]
 
Permet [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|d'importer des relevés bancaires]]
 
 
Ce droit inclut les droits '''Gestion des types d'encaissements''' et '''Voir les comptes'''.
 
===Voir les comptes===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes]], de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].
 
Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit [[#Voir-les-comptes-utilisateurs|Voir les comptes utilisateurs]].
 
===Voir les comptes utilisateurs===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes utilisateurs]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].
 
Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.
 
===Gestion des comptabilités===
 
permet la gestion des comptabilités
 
===Gestion des types d'encaissements===
Permet la {{Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|gestion des types d'encaissements]].
 
===Encaisser ses paiements===
 
Permet à l'utilisateur de [[FAQ-comptabilité#Comment-autoriser-un-profil-utilisateur-à-saisir-des-encaissements-pour-lui-même-?|saisir ses propres paiements]], de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont ''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers''.
 
===Saisir les encaissements pour les tiers===
 
Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des [[Configuration de la comptabilité#Créer_un_compte_comptable|comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent]].
 
===Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert===
 
autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié
 
===Valider les encaissements===
 
pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.
 
===Recevoir de l'argent===
 
Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|configuration de la ventilation des types d'encaissements]].
 
===Transfert de son compte===
Permet le transfert de compte à compte depuis la page '''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''.
 
Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit [[#Transfert-de-son-compte-sans-validation|Transfert de son compte sans validation]]) depuis cette page sont validés automatiquement.
 
===Transfert de son compte sans validation===
Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] est affecté au profil.
 
'''Conseil OpenFlyers :''' Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "[https://fr.wiktionary.org/wiki/donner_c%E2%80%99est_donner,_reprendre_c%E2%80%99est_voler Donner c'est donner, reprendre c'est voler]". L'attribution du seul droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.
 
===Saisir tout flux===
Permet de :
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisir des flux]] depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*de modifier/supprimer des flux non validés
*de consulter la liste des flux depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]]
*d'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importer des relevés bancaires]]
 
===Valider tout flux===
Permet de valider les flux de la page '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''.
 
Ce droit n'a effet que si le droit [[#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]] est affecté au profil.
 
===Paramétrage de la facturation===
Permet de gérer les règles de [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] et de [[Facturation-des-clients#Facturation-périodique|facturation périodique]].
 
===Saisie des valeurs de facturation===
 
Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation
 
===Compte sur lequel un utilisateur peut agir===
 
Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.
 
===Surpasser la limitation du solde du compte===
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de [[Connexion#Restriction_d'accès|restriction d'accès]], de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque [[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|une restriction sur les soldes]] est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.


[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].
=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=


===Surpasser le seuil de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|transfert de compte]]===
=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''[[Configuration#Gestion-des-comptes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Comptes)|Admin > Structure > Paramétrage > Comptes]]'''.


Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.
*Activer le toggle switch '''Comptes''' et cliquer sur '''Enregistrer''' pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association loi 1901, exonérées de TVA :  B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
**"TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
*Champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus non validés''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu PROFORMA"
*Champ '''Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF.
*:Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception


==Ventes==
En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.


===Gestion globale des ventes===
En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.


Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.
Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>


===Achat ventes libres===
=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités'''.


Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.
Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
*'''Nom''' : Nom de la comptabilité
*'''Unité''' : L'unité employé
*'''Symbole''' : Le symbole de l'unité
*'''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
*'''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
*'''Comptes pour apurement d'un compte utilisateur'''
**'''Solde de compte positif''' : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#75._Autres_produits_de_gestion_courante|758-Produits divers de gestion courante]].
**'''Solde de compte négatif''' : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#65._Autres_charges_de_gestion_courante|654-Perte sur créances irrécouvrable]].
:Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
* '''Solde minimum requis''' et '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
*'''Seuil minimum requis après transfert''' : Permet de bloquer [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|un transfert]] si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-le-seuil-de-transfert-de-compte|Surpasser le seuil de transfert de compte]] permet de outrepasser cette limitation.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]], [[Envoi-des-emails#Présentation|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module [[Suivi-des-emails|Suivi des emails]] (catégorie ''Alerte de solde'').
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]].
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] envoyé à chaque utilisateur concerné


===Acheter pour les tiers===
Voir le chapitre [[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]].
Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]] d'un tiers.
*Couplé au droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]], il permet de vendre des [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-non-stocké-sans-tarif-défini|produits sans tarif]].


===Vente de produit sans tarif===
Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.
Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].


===Débrayage des ventes de validités===
==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.


Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une [[Validités#Validité-à-vendre|validité à vendre]] sans débiter le compte.
Le fait de [[Connexion#Restriction_d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.


==Achats==
Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.


===Gestion des achats===
Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.
Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.


==Admin==
'''Attention :''' lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.
===Gestion du paramétrage===
Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de [[Paramétrage|paramétrer la plateforme]] et fait apparaitre le menu '''Structure''' avec les items :
*[[Données#Accéder-au-tableau-de-conservation-des-données|'''Admin > Structure > Données > Conservation des données''']]
*'''Admin > Structure > Structure > Canaux de communications'''
*[[Configuration#Admin > Structure > Structure > Paramétrage|'''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''']]
*[[Configuration#Admin->-Structure->-Structure->-Coordonnées|'''Admin > Structure > Structure > Coordonnées''']]
*'''Admin > Structure > Variables > Définition'''
*'''Admin > Structure > Variables > Actualisation'''
*[[Configuration#Structure->-Champs-métiers|'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers''']]
*[[Configuration#Structure->-Export-SQL|'''Admin > Structure > Export SQL > Complet''']]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-son-modèle-de-facture|'''Admin > Structure > Imports > Templates ODT''']]


Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :
Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion-des-profils#Réservation-en-solo|"Réservation solo"]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-pour-des-tiers|"Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], dans le menu '''Admin > Utilisateurs''' :
**[[Champs-métiers|'''Admin > Utilisateurs > Champs métiers''']]
**'''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion-des-types-d'activités|'''Admin > Types d'activités > Actifs''']]
*[[Champs-métiers|'''Admin > Types d'activités > Champs métiers''']]
*[[Champs-métiers|'''Ventes > Champs métiers > Champs métiers''']]


===Gestion des valeurs===
Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".


===Gestion des profils===
=Compte comptable=
permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > X''' où X dépend de la [[Comptabilité#Présentation-des-comptes-dans-OpenFlyers|catégorie de comptes]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''


===Gestion des utilisateurs===
==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[File:Icone_creation_compte.png]]


Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Couplé au droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités qui sont à vendre]].
Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.


===Gestion des ressources===
==Comptes d'export==
Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''
===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.


Permet d'accéder à [[Gestion-des-documents|la liste des documents]] qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.
====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' ou '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation


===Gestion des rapports===
====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
Fait apparaître le menu '''[[Gestion-des-rapports|Gestion > Rapports]]''' avec les items :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' selon le cas.
* '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier]]'''
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
* '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts'''
Il faut ensuite appliquer le patron :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Bibliothèque]]'''
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.


Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].
===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ


===Voir tous les rapports===
=Agrégation bancaire et règles d'imputation=
Fait apparaître le menu '''Rapports''' avec les items :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Rapports spécifiques > Vols et coûts'''


Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.
==Activer une synchronisation journalière==
;Introduction
Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours


Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].
Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé


===Gestion des logs===
;Prérequis
Fait apparaître le menu '''Admin > Logs''' avec les items :
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*'''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*L'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Admin > Logs > Adresses IP bloquées'''
*'''Admin > Logs > Historique d'une réservation'''
*'''Admin > Logs > Identifiants bloqués'''
*'''Admin > Logs > Requête utilisateur en attente'''


===Envoyer et suivre les e-mails===
;Procédure
Permet d'accéder à la page [[Mailing|Mailing]] et de [[Suivi-des-emails|suivre les emails]].
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*Vérifier si la '''Date de début d'import''' est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
*Activer l'interrupteur '''Synchroniser 1 fois par jour'''
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''


===Accès aux tableurs===
==Agréger un compte bancaire==
Permet d'accéder aux fichiers [[Tableurs|tableurs]] depuis le menu.
;Présentation
Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|importer par API]] les relevés bancaires.


===Gestion des communications===
;Prérequis
Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]


=Profils Plus=
;Procédure
*'''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' situé à droite en haut du tableau d'agrégation
Un formulaire s'affiche :
*Dans le champ '''Compte de trésorerie''', sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*Dans le champ '''Date de début d'import''', pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
*Dans le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''', pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
*Dans le champ '''Banque''', sélectionner le nom de la banque concernée
*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*Dans le champ '''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.


==Ajouter un profil depuis Profils plus==
Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Import par API]] puis paramétrer les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|Règles d'imputations automatiques]].
*Cliquer sur une cellule contenant le caractère '''+'''
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
*pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
*le nouveau profil est placé à la fin du tableau


==Modifier un profil depuis Profils plus==
Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''' afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.
*Cliquer sur une cellule du profil à modifier
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"


==Colonnes du tableau Profils Plus==
==Modifier une agrégation bancaire==
===Nom (du profil)===
;Introduction
Nom du profil
Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie


===Type de compte requis===
;Prérequis
Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]


===Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning===
;Procédure
Permet d'afficher ou de cacher les [[Champs-métiers|champs métiers]] des formulaires présents dans :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
Un formulaire s'affiche :
*'''Planning > Planning > Réserver'''
*'''Compte de trésorerie''': sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*'''Date de début d'import''': choisir une date antérieure à la date actuelle
*'''Synchroniser 1 fois par jour''': cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Banque''': choisir la banque
:#Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag '''(agrégation existante)'''
:#Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
:#*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
:#:Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
:#*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
:#:Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*'''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''


===Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même===
==Règles d'imputations automatiques==
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|ajouter/acheter/mettre/supprimer]] (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.
;Introduction
Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importation de relevés bancaires]].


[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].
Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM


===Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.


[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer/certifier-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].
;Prérequis
*Il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*L'accès à cette fonctionnalité nécessite [[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-compte|la création d'au moins un compte]] client ou fournisseur.


Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et [[Validités#Validités-en-attente-de-certification|en attente de certification]].


'''NB''': Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option '''[[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-validité-en-attente-de-certification|Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification]]''' dans [[Fiche-personnelle#Notifications|sa fiche personnelle (onglet ''Notifications'')]].
;Procédure
*'''Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation'''
Un tableau apparait :  


===Contrats non requis===
{| class="wikitable"
Voir la définition de [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validité-contrat]].
!Ordonner!!Titre!!Montant sur le relevé bancaire!!Mot clé à rechercher!!Nom du compte imputé dans la comptabilité
|-
|0||Compte d'attente fournisseur||Débit (montant négatif)||--||Fournisseur - compte d'attente
|-
|1||Compte d'attente client||Crédit (montant positif)||--||Client - compte d'attente
|-
|}


Permet de [[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil-depuis-Profils-plus|définir]] les [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validités-contrats]] qui ne sont pas requises pour certains profils.
Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Ajouter une règle d'imputation''' situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.


Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.
Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Modifier''' situé dans la colonne '''Actions''' de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.


La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.
Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.


===Attribution de place===
Présentation des colonnes :
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.
*La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
*La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
*La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
*La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
*La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,


Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activités'''.
Fonctionnement :
*Lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]], le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
*Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ '''Montant sur le relevé bancaire''') et si l'intitulé contient le mot clé ou l'[[Wikipedia-fr:Expression_régulière|expression régulière]] définie dans le champ '''Mot clé à rechercher''', alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''').
*Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.


La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.
Deux règles (''Compte d'attente fournisseur'' et ''Compte d'attente client'') sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''' est modifiable.


===Profils visibles===
[[File:Exemple_regle_imputation.PNG|center|800px]]
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.


La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits [[#Planning-personnel|Planning personnel]] et [[#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|Planning individuel visible pour les autres]]. La colonne '''Profils visibles''' permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.
==Renouveler l'agrégation des comptes bancaires==
;Présentation
Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.


'''Attention :''' Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).
Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.


===Types de ressources visibles===
;Prérequis
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile|planning]] ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*Avoir un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]]


La colonne '''Types de ressources visibles''' permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.
;Chapitres liés
*[[#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Alertes-de-configuration#Utiliser-correctement-la-fonctionnalité-'Importer-les-relevés-bancaires-par-API'-en-prolongant-l'agrégation-des-banques-au-delà-de-90-jours-après-la-dernière-date-d'authentification|Alerte de configuration pour renouveler l'agrégation bancaire]]


===Comptabilités visibles===
;Procédure
Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.
Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :
*Cliquer sur le pictogramme '''Renouveler''', symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée
L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.
*Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour


===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
==Supprimer une agrégation bancaire==
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.
;Introduction
Il existe deux modes de suppression :
*'''Suppression du couplage''' : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques
*'''Suppression totale de l'agrégation''' : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques


=Utilisation=
==[[Connexion#Choix_du_profil|Choix du profil à la connexion]]==


==Ajouter un profil==
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]


Depuis l'interface dynamique :
*Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
*Ajouter une ligne
*Compléter les cellules
*L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
**'''Nom du profil''' : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.


Depuis l'interface légère :
;Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN PROFIL'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite supprimer
*Renseigner les droits pour chaque onglet
un message de confirmation s'affiche
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''
*Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé


===Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant===
*Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
*Saisir par exemple comme nom '''Non restreignable'''.
*Toujours dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''', onglet '''Généralités''', cocher pour ce profil le droit [[Gestion des profils#Généralités|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]].
*Dans l'onglet '''Gestion des comptes''', sélectionner le droit [[#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]] pour le profil concerné
Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.


=Créer un profil empêchant tout surpassement=
;Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" situé dans la colonne '''Actions sur la banque''' de la banque que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''


Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité ''Cotisation'' périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. [[Configuration-de-la-comptabilité#Restriction-d'accès-en-cas-de-solde-insuffisant|Restriction d'accès en cas de solde insuffisant]]).
=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type d'activité "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement


Pour mettre en place une telle restriction, il faut :
=Types d'encaissements=
*[[Gestion-des-profils#Ajouter-un-profil|Ajouter un profil]] en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
;Introduction
*[[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil|Modifier le profil]] nouvellement créé
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Activités|Activités]], décocher le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-ouverture-d'activité|Etre sur une nouvelle ouverture d'activité]]
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Réservation|Réservation]], décocher les droits [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|Etre sur une nouvelle réservation]], [[Gestion-des-profils#Réservation-solo|Réservation solo]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]]


==Droits particuliers==
;Prérequis
*'''GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur :''' ce droit n'est applicable que si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant du profil concerné]] possèdent au moins un autre [[Connexion#Sélection_du_profil|profil sélectionnable à la connexion]].
*L'administrateur doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-types-d'encaissements|Gestion des types d'encaissements]]
*'''GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils :''' au moins un profil doit posséder ce droit.


==Modifier un profil==
;Procédure
La modification des profils s'effectue selon les règles d'[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données#|édition des données d'un tableau]].
Aller dans le menu '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''' afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:


==Supprimer un profil==
*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
*La suppression d'un profil est possible uniquement si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant de ce profil]] possèdent aussi au moins un autre profil.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter'''.


==Valeurs par défaut lors de la création d'un profil==
L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:
Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :
*'''Type d'encaissement''':
* Tous les '''Profils visibles'''
**'''Nom''' : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
* Tous les '''Types de ressources visibles'''
**'''Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ)''' : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
* Toutes les '''Comptabilités visibles'''
**'''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
* Les '''Attribution de place''' correspondants à la première place de chaque type de ressource
*'''Ventilation''':
**'''Compte de trésorerie affecté''' : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
**'''Remise à une personne''' : toggle switch permet de rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]] (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion-des-profils#Recevoir-de-l'argent|Recevoir de l'argent]]).
*'''Montant minimum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
*'''Montant maximum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].

Revision as of 07:01, 22 July 2025

Présentation

L'objet de cette page est de décrire la configuration de la comptabilité dans la version 4 d'OpenFlyers.

Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Paramétrage général de la gestion des comptes

  • Activer le toggle switch Comptes et cliquer sur Enregistrer pour activer la gestion des comptes.
  • Champ Gestion TVA : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ Mention spécifique pour l'absence de TVA est saisissable.
  • Champ Mention spécifique pour l'absence de TVA :
    Exemple de valeurs possibles pour le champ :
    • "TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
    • "Association loi 1901, exonérées de TVA : B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
    • "TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
    • "Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
    • "TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
    • "TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
  • Champ Titre spécifique pour les factures validées :
    Exemple de valeurs possibles pour le champ :
    • "Facture"
    • "Note de participation aux frais"
  • Champ Titre spécifique pour les factures non validées :
    Exemple de valeurs possibles pour le champ :
    • "Facture PROFORMA"
    • "Note de participation aux frais PROFORMA"
    • "Devis"
    • "Bon de commande"
  • Champ Titre spécifique pour les reçus validées :
    Exemple de valeurs possibles pour le champ :
    • "Reçu"
  • Champ Titre spécifique pour les reçus non validés :
    Exemple de valeurs possibles pour le champ :
    • "Reçu PROFORMA"
  • Champ Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'import d'un relevé bancaire
  • Champ Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'import d'un relevé bancaire
  • Champ Mentions sur les conditions de paiement : remplace le champ [payment_notice_tag] dans le template de la facture PDF.
    Exemple de texte possible :
Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.
  • Mentions pieds de page : remplace le champ [footer_tag] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890

Paramétrage général des comptabilités

  • Aller dans Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :

  • Nom : Nom de la comptabilité
  • Unité : L'unité employé
  • Symbole : Le symbole de l'unité
  • Format : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
  • Nombre de chiffre après la virgule : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
  • Comptes pour apurement d'un compte utilisateur
    • Solde de compte positif : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte 758-Produits divers de gestion courante.
    • Solde de compte négatif : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte 654-Perte sur créances irrécouvrable.
Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
  • Solde minimum requis et Si solde utilisateur inférieur au minimum : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
  • Seuil minimum requis après transfert : Permet de bloquer un transfert si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit Surpasser le seuil de transfert de compte permet de outrepasser cette limitation.
  • Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte : Permet l'envoi d'un email d'alerte, uniquement sur les plateformes en production, lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module Suivi des emails (catégorie Alerte de solde).
  • Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'email d'alerte (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
  • Contenu de l'e-mail d'alerte : Le contenu à insérer dans le message d'email d'alerte.
  • Ajouté en copie d'e-mail : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'email d'alerte envoyé à chaque utilisateur concerné

Voir le chapitre Exemples de patrons d'emails de rappel de solde.

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

Restriction d'accès en cas de solde insuffisant

Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :

  • Créer un profil spécifique qui peut s'intituler Accès restreint. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
  • Dans le paramétrage général des comptabilités, paramétrer les colonnes Si solde utilisateur inférieur au minimum et Solde minimum requis pour permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de restreindre le profil d'un utilisateur, permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :

  • A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
  • Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "Surpasser la limitation du solde du compte" qui seraient ainsi mise en place.

Attention : lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "Surpasser la limitation du solde du compte", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits "Réservation solo" et "Réservation pour des tiers" au profil Accès restreint tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit "Etre sur une nouvelle réservation" au profil Accès restreint.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

Compte comptable

Créer un compte comptable

  • Aller dans Gestion > Comptes > Comptes > X où X dépend de la catégorie de comptes à créer.
  • En bas du tableau :
    • Remplir le champ de la colonne Nom avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports
    • Remplir le champ de la colonne Compte d'export avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
    • Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne Reçoit les paiements des clients extérieurs si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
    • Cliquer sur le bouton Ajouter

Créer un compte pour les ressources

  • Aller dans Gestion > Comptes > Comptes > Ressources
  • Cliquer sur l'icône Icone_creation_compte.png

Les ressources affichées sont :

  • celles utilisables pour la Saisie d'activité
  • celles non utilisables pour la Saisie d'activité mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

Comptes d'export

A chaque compte comptable est associé un compte d'export qui lui est propre.

  • Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les exports comptables et les rapports comptables
  • Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
  • Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
  • Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
  • De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
  • Attention : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV

Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.

Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources

Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :

Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources

  • Aller dans Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs ou Gestion > Comptes > Comptes > Ressources
  • Retrouver le compte souhaité
  • Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources

  • Aller dans Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs ou Admin > Comptes > Ressources > Types actifs selon le cas.
  • Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
  • Renseigner le champ Patron de code comptable pour l'exportation (cf. les exemples).
  • Cliquer sur le bouton Valider.

Il faut ensuite appliquer le patron :

  • Aller dans Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer les comptes d'export ou dans Admin > Comptes > Ressources > Gérer les comptes d'export selon le cas.
  • Dans le champ Appliquer la mise à jour sur les types de comptes sélectionner le type de compte concerné. Le champ Formule à appliquer doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
  • Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner Tous les comptes. Sinon, sélectionner Uniquement les comptes sans numéro d'export.
  • Cliquer sur le bouton Appliquer.

Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource

  • Aller dans Gestion > Comptes > Comptes > Tous
  • Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

Agrégation bancaire et règles d'imputation

Activer une synchronisation journalière

Introduction

Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours

Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé

Prérequis
Procédure
  • Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
  • Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne Actions de l'agrégation que l'on souhaite modifier

Un formulaire s'affiche :

  • Vérifier si la Date de début d'import est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
  • Activer l'interrupteur Synchroniser 1 fois par jour
  • Cliquer sur le bouton Modifier

Agréger un compte bancaire

Présentation

Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour importer par API les relevés bancaires.

Prérequis
Procédure
  • Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
  • Cliquer sur le bouton Ajouter situé à droite en haut du tableau d'agrégation

Un formulaire s'affiche :

  • Dans le champ Compte de trésorerie, sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
  • Dans le champ Date de début d'import, pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
  • Dans le champ Synchroniser 1 fois par jour, pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
  • Dans le champ Banque, sélectionner le nom de la banque concernée
  • Cliquer sur le bouton Agréger la banque

Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.

  • Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.

Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers

  • Dans le champ Compte bancaire, sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
  • Cliquer sur le bouton Ajouter

Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.

Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier Import par API puis paramétrer les Règles d'imputations automatiques.

Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ Synchroniser 1 fois par jour afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.

Modifier une agrégation bancaire

Introduction

Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie

Prérequis
Procédure
  • Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
  • Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne Actions de l'agrégation que l'on souhaite modifier

Un formulaire s'affiche :

  • Compte de trésorerie: sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
  • Date de début d'import: choisir une date antérieure à la date actuelle
  • Synchroniser 1 fois par jour: cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
  • Banque: choisir la banque
  1. Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag (agrégation existante)
  2. Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
    • Cliquer sur le bouton Agréger la banque
    Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
    • Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
    Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
  • Compte bancaire, sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
  • Cliquer sur le bouton Modifier

Règles d'imputations automatiques

Introduction

Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'importation de relevés bancaires.

Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM


Prérequis


Procédure
  • Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation

Un tableau apparait :

Ordonner Titre Montant sur le relevé bancaire Mot clé à rechercher Nom du compte imputé dans la comptabilité
0 Compte d'attente fournisseur Débit (montant négatif) -- Fournisseur - compte d'attente
1 Compte d'attente client Crédit (montant positif) -- Client - compte d'attente

Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton Ajouter une règle d'imputation situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton Enregistrer. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton Modifier situé dans la colonne Actions de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton Enregistrer. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.

Présentation des colonnes :

  • La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
  • La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
  • La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
  • La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
  • La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,

Fonctionnement :

  • Lors de l'import d'un relevé bancaire, le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
  • Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ Montant sur le relevé bancaire) et si l'intitulé contient le mot clé ou l'expression régulière définie dans le champ Mot clé à rechercher, alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ Nom du compte imputé dans la comptabilité).
  • Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.

Deux règles (Compte d'attente fournisseur et Compte d'attente client) sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre Nom du compte imputé dans la comptabilité est modifiable.

Exemple_regle_imputation.PNG

Renouveler l'agrégation des comptes bancaires

Présentation

Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.

Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.

Prérequis
Chapitres liés
Procédure

Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :

  • Cliquer sur le pictogramme Renouveler, symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée

L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.

  • Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour

Supprimer une agrégation bancaire

Introduction

Il existe deux modes de suppression :

  • Suppression du couplage : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag (agrégation existante) dans la liste des banques
  • Suppression totale de l'agrégation : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag (agrégation existante) dans la liste des banques


Prérequis


Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
  • Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
  • Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" situé dans la colonne Actions de l'agrégation que l'on souhaite supprimer

un message de confirmation s'affiche

  • Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton OK


Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
  • Aller dans Admin > Comptes > Banque > Agréger
  • Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" situé dans la colonne Actions sur la banque de la banque que l'on souhaite supprimer

un message de confirmation s'affiche

  • Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton OK

Spécificités métiers

Gestion des baptêmes

  1. Créer un type d'activité "baptême"
  2. Créer un compte client "Clients extérieurs"
  3. Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo

Ainsi :

  • le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
  • le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
  • le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Types d'encaissements

Introduction

OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).

Prérequis
Procédure

Aller dans le menu Admin > Comptes > Encaissements > Types afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:

  • Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
  • Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
  • Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton Ajouter.

L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:

  • Type d'encaissement:
    • Nom : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
    • Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ) : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
    • Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers
  • Ventilation:
    • Compte de trésorerie affecté : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
    • Remise à une personne : toggle switch permet de rendra actif le champ Personne qui reçoit lors de la saisie d'un encaissement (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit Recevoir de l'argent).
  • Montant minimum :
    • Aucune limite : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de la saisie d'un encaissement.
    • Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de la saisie d'un encaissement.
  • Montant maximum :
    • Aucune limite : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de la saisie d'un encaissement.
    • Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de la saisie d'un encaissement.
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