Commandes de validités
Présentation
Cette page décrit le paiement en ligne des validités certifiées par paiement.
Pour ces validités, l'achat ou le renouvellement n'est pas définitif tout de suite : il est déposé dans un panier de validités, que l'utilisateur paie par carte bancaire en ligne, ou, si la structure les propose, par virement ou par chèque. La validité n'est prolongée et certifiée qu'à réception du paiement.
Il existe également une page qui traite du paramétrage des validités certifiées par paiement.
Définitions
- Panier de validités
- Ensemble des achats et renouvellements de validités certifiées par paiement qui restent à payer. À ne pas confondre avec le panier de réservation. Sur la page Payer ses commandes, il est simplement appelé panier.
- Commande
- Ensemble des éléments du panier de validités payés en une seule fois, par carte bancaire, par virement ou par chèque. Chaque commande a une référence de la forme OF-123-20 : le numéro de la commande, puis une clé de contrôle de 2 chiffres. Avec un paiement par virement ou par chèque, la référence est à indiquer en entier, clé comprise : la clé garantit qu'une référence mal recopiée ne règle jamais la commande d'un autre membre.
- Commande en attente de paiement
- Commande enregistrée dont le paiement n'a pas encore été reçu par OpenFlyers : paiement par carte que la banque n'a pas encore confirmé, virement pas encore arrivé, chèque pas encore encaissé. Elle ne peut plus être modifiée.
Prérequis
- La plateforme propose la certification des validités par paiement (option activée par l'équipe OpenFlyers).
- Au moins un moyen de paiement est proposé à l'utilisateur dans la comptabilité du compte débité :
- la carte bancaire, avec un TPE virtuel ;
- le virement ou le chèque, que l'équipe OpenFlyers active pour la structure avec ses instructions de paiement (voir les types d'encaissement à prévoir).
- Le profil de l'utilisateur dispose du droit Encaisser ses paiements.
Ajouter des éléments à son panier de validités
Un élément s'ajoute au panier de validités à chaque achat ou renouvellement d'une validité certifiée par paiement :
- Depuis la page Renouveler ses validités ;
- Depuis Planning > Données > Personnelles > Validités ;
- Lorsqu'un gestionnaire ajoute ou renouvelle cette validité pour l'utilisateur.
Une validité ne peut avoir qu'un seul renouvellement en attente de paiement à la fois. Tant qu'il n'est ni payé ni retiré du panier de validités, la validité n'est plus proposée au renouvellement.
- Exemple
L'abonnement de Jean DUPONT arrive à échéance le 31/12/2026. Le 15/11/2026, il le renouvelle depuis Renouveler ses validités. Le renouvellement jusqu'au 31/12/2027 est déposé dans son panier de validités. Jusqu'à son paiement, l'abonnement reste pris en compte jusqu'au 31/12/2026.
Accéder aux pages de paiement
- Depuis le planning : au-dessus des filtres, les boutons Payer ses commandes et Consulter ses commandes en attente s'affichent lorsque la page correspondante contient des éléments.
- Après un renouvellement en libre-service : l'utilisateur est dirigé vers Payer ses commandes, avec le message Votre demande de renouvellement est enregistrée dans votre panier de validités. Vos validités seront prolongées dès réception de votre paiement.
- Depuis les pages Renouveler ses validités, Payer ses commandes et Consulter ses commandes en attente : des onglets, en haut à gauche, permettent de passer de l'une à l'autre. Seules les pages qui contiennent des éléments sont proposées.
Payer ses commandes
La page Payer ses commandes présente le panier de validités, avec un tableau par compte débité. Lorsque plusieurs comptes sont concernés, chaque tableau porte le nom de son compte.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Payer | Interrupteur, activé par défaut, qui inclut l'élément dans le paiement. Lorsque plusieurs éléments sont listés, les pictos Tout cocher et Tout décocher se trouvent sous le titre de la colonne. |
| Validité | Libellé de l'achat ou du renouvellement. |
| Date | Date de l'achat ou du renouvellement. |
| Montant | Montant débité, remises et taxes comprises. Le total s'affiche en bas du tableau. |
| Retirer | Corbeille qui retire l'élément du panier. |
Sous chaque tableau, la liste Moyen de paiement propose les paiements par carte disponibles pour ce compte, puis le virement et le chèque lorsque la structure les propose.
- Procédure
- Activer l'interrupteur Payer des éléments à régler maintenant, et désactiver les autres.
- Choisir le Moyen de paiement.
- Cliquer sur le bouton Payer (en haut ou en bas de la page). Il reste grisé tant qu'aucun élément n'est sélectionné.
- Avec une carte bancaire : sur la page de la banque, saisir ses coordonnées bancaires. Elles ne sont pas transmises à OpenFlyers.
- Avec un virement ou un chèque : la commande est enregistrée et l'utilisateur arrive sur la page Consulter ses commandes en attente, qui donne sa référence et les instructions de paiement. Voir Payer par virement ou par chèque.
- Résultat
Dès que le paiement est reçu (confirmation de la banque pour une carte, virement reconnu ou chèque encaissé par la structure pour un paiement hors ligne) :
- l'achat est facturé : la facture est disponible dans l'extrait de compte ;
- le paiement est lettré avec les achats qu'il règle ;
- la validité prend sa nouvelle échéance et est certifiée automatiquement.
- Règles
- Un paiement règle des éléments d'un seul compte. Si des éléments de comptes différents sont sélectionnés, le message Les éléments choisis sont débités sur des comptes différents : payez séparément ceux de chaque compte. s'affiche.
- Si aucun moyen de paiement (carte, virement ou chèque) n'est disponible pour un compte, le message Aucun moyen de paiement n'est proposé pour ce panier. remplace la liste et ses éléments ne peuvent pas être sélectionnés.
- Si le panier de validités est vide, la page affiche Vous n'avez rien à payer.
Payer par virement ou par chèque
Lorsque la structure les propose, une commande peut être payée par virement ou par chèque. Le paiement se fait alors en dehors d'OpenFlyers, en indiquant la référence de la commande.
- Procédure
- Sur la page Payer ses commandes, sélectionner les éléments à payer, choisir le virement ou le chèque dans la liste Moyen de paiement, puis cliquer sur Payer.
- La commande est enregistrée. La page Consulter ses commandes en attente s'affiche avec, par exemple, le message : Commande OF-123-20 enregistrée : payez-la par virement avec les coordonnées bancaires affichées sous vos commandes, en indiquant bien la référence OF-123-20 dans le libellé du virement. Vos validités seront prolongées à sa réception.
- Faire le paiement :
- Virement : utiliser les coordonnées bancaires affichées sous les commandes et recopier la référence complète OF-123-20, clé comprise, dans le libellé du virement ;
- Chèque : l'envoyer à l'ordre et à l'adresse affichés sous les commandes, en notant la référence complète OF-123-20 au dos.
- Les boutons de copie de la page copient la référence et les instructions, pour éviter les erreurs de saisie. Si la banque retire les tirets du libellé (OF 123 20 ou OF12320), la référence reste reconnue.
- Résultat
- Un virement portant la référence de la commande est reconnu automatiquement par la structure lors de l'import de son relevé bancaire.
- Un chèque, ou un virement non reconnu, est réglé par un gestionnaire de la structure.
Une fois le paiement enregistré, la commande disparaît des commandes en attente : l'achat est facturé, lettré avec le paiement, et la validité est prolongée et certifiée.
- Exemple
Jean DUPONT commande le renouvellement de son abonnement (144,00 €) et choisit le virement. Sa commande reçoit la référence OF-123-20. Il fait un virement de 144,00 € libellé « Abonnement OF-123-20 ». Quand la structure importe son relevé bancaire, le virement est reconnu : l'abonnement est prolongé jusqu'au 31/12/2027 et la facture est disponible dans son extrait de compte.
Retirer un élément du panier de validités
- Cliquer sur la corbeille de la colonne Retirer, puis confirmer.
- Pour un renouvellement, la validité retrouve son état d'avant le renouvellement (échéance et certification). Message de confirmation : Retirer X de votre panier ? Cette validité ne sera pas renouvelée.
- Pour un premier achat, la validité n'a jamais été payée : elle est supprimée, avec ses données et documents, de façon irréversible. Un message de confirmation spécifique le rappelle.
- Une fois l'élément retiré, le message Retiré de votre panier : X. s'affiche.
Un élément d'une commande en attente de paiement ne peut pas être retiré : il faut d'abord annuler la commande.
Consulter ses commandes en attente
La page Consulter ses commandes en attente liste les commandes enregistrées dont le paiement n'a pas encore été reçu. Lorsque plusieurs commandes sont listées, leur total s'affiche en bas du tableau. La commande qui vient d'être enregistrée est mise en évidence par une barre bleue.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Référence | Référence de la commande. Pour un virement ou un chèque, un bouton permet de la copier. |
| Date | Date de la commande. |
| Contenu | Validités commandées. |
| Moyen de paiement | Moyen choisi et état de la commande :
|
| Montant | Montant à payer. |
| Annuler | Corbeille qui annule la commande. |
Pour un virement ou un chèque, les instructions de la structure s'affichent sous le tableau : Coordonnées bancaires pour le virement, Ordre et adresse d'envoi pour le chèque. Un bouton permet de les copier.
Une commande en attente de paiement ne peut plus être modifiée. Pour la changer, il faut l'annuler.
Annuler une commande en attente
- Cliquer sur la corbeille de la commande, puis confirmer.
- Les éléments de la commande reviennent dans le panier de validités : ils peuvent être payés à nouveau ou retirés. Message : Commande annulée : OF-123. Son contenu est revenu dans votre panier de validités.
Une commande payée par virement ou par chèque peut être annulée à tout moment. Il ne faut pas l'annuler si le paiement a déjà été envoyé : il ne pourrait plus régler la commande, et la structure devrait le traiter à part.
Une commande payée par carte ne peut être annulée qu'une heure après sa création : l'utilisateur est peut-être encore sur la page de la banque. Avant ce délai, ou si la commande vient d'être payée, le message La commande OF-123-20 ne peut pas être annulée : elle vient d'être payée, ou son paiement par carte est peut-être en cours. Réessayez dans une heure. s'affiche.
Questions fréquentes
Le bouton Payer n'apparaît pas
Aucun moyen de paiement (carte, virement ou chèque) n'est proposé pour les comptes concernés. Il faut contacter un gestionnaire de la structure.
Le message Votre profil ne vous permet pas de gérer vos paiements s'affiche
Le profil ne dispose pas du droit Encaisser ses paiements. Il faut contacter un gestionnaire de la structure.
La validité n'est plus proposée au renouvellement
Un renouvellement de cette validité attend déjà son paiement. Il faut le payer depuis Payer ses commandes, ou le retirer du panier de validités pour en commander un autre.
Le paiement a été effectué mais la validité n'est pas certifiée
Dans de rares cas, le paiement est bien enregistré mais la validation de la commande échoue. Le paiement n'est pas perdu : un gestionnaire valide la commande payée depuis la validation des flux.
Le virement est parti mais la commande est toujours en attente
Le virement est reconnu lorsque la structure importe son relevé bancaire, ce qui peut prendre quelques jours. Si la référence de la commande n'a pas été indiquée dans le libellé du virement, ou si le montant est différent, un gestionnaire rapproche le virement à la main. En cas de doute, contacter un gestionnaire de la structure en lui donnant la référence de la commande.
Le paiement par carte est indiqué « Non confirmé »
La banque n'a pas encore confirmé le paiement. Si le paiement a été fait, il n'y a rien à faire : les validités seront prolongées dès sa confirmation. Si le paiement a été abandonné, annuler la commande, au plus tôt une heure après sa création, pour retrouver ses validités dans le panier.
La référence a été oubliée ou mal recopiée sur le virement ou le chèque
Le paiement n'est pas perdu. Une référence absente, incomplète (sans sa clé de contrôle) ou erronée ne permet pas de reconnaître le paiement automatiquement, et elle ne peut jamais régler la commande d'un autre membre. Contacter un gestionnaire de la structure en lui donnant la référence de la commande, pour qu'il rapproche le paiement.