Import dans un logiciel comptable tiers
Présentation
L'objet de cette page est de présenter les bonnes pratiques pour permettre l'import des écritures comptables générées par OpenFlyers dans les logiciels de comptabilités tiers et d'indiquer les procédures à suivre selon les logiciels connus.
Bonnes pratiques
- La plupart des logiciels de comptabilités exigent que les comptes soient numérotés uniquement avec des chiffres (exemple : 706000) sauf pour les comptes fournisseurs et les comptes clients où les caractères alphanumériques sont acceptés (exemples : 411pdupont ou 401extal). Il est donc nécessaire dans OpenFlyers de renseigner les comptes d'export selon ces règles.
Exports/Imports
Pour importer les écritures comptables générées par OpenFlyers dans un logiciel de comptabilité, il faut d'abord déterminer le format d'export comptable à utiliser dans OpenFlyers.
La liste suivante des exports comptables disponibles dans OpenFlyers est valable pour les versions 3.5 et suivantes du logiciel :
Le contenu de la colonne du libellé dépend de la catégorie du compte :
- Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe : c'est le nom du compte
- Catégorie utilisateur : c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
- Catégorie aéronef : c'est le type de compte aéronef suivi de l'immatriculation
- Catégorie fournisseur : c'est le nom du fournisseur
Le code du journal est défini en fonction des comptes d'exports impliqués dans le flux comptable. Voici les règles programmées par défaut :
- Les comptes d'export de racine "7" génèrent l'utilisation d'un code journal "VT"
- Les comptes d'export de racine "53" génèrent l'utilisation d'un code journal "CA"
- Les comptes d'export de racine "512" génèrent l'utilisation d'un code journal "BQ"
Ces règles s'appliquent par ordre croissant de racine d'export. Ainsi, la racine "7" est inférieure à la racine "53". La règle de racine "7" s'applique donc en 1er et peut-être surpassée par la règle de racine "53".
Nous intégrons sur demande tout type de format d'export. Nous pouvons également personnaliser les formats d'export pour y modifier les règles de génération des codes journaux en sachant que les règles s'appliquent toujours par ordre croissant de racine.
Une fois les écritures exportées dans un fichier, il faut les importer dans le logiciel de comptabilité. Vous trouverez dans les sous-chapitres ci-dessous les procédures pour certains logiciels. N'hésitez-pas à nous contacter pour compléter ces procédures afin d'y faire figurer la procédure pour votre logiciel de comptabilité.
En cas de problème lors d'un import, une liste de messages d'erreurs est générée. Il est recommandé de copier/coller le détail des erreurs dans un éditeur de texte pour en facilité la lecture. En général, la lecture des messages d'erreur permet d'en comprendre l'origine et de trouver une solution.
Si le problème d'import persiste, il faut rapporter le problème d'import à l'équipe OpenFlyers.
Il faut être vigilant sur le fait les logiciels de comptabilité peuvent faire évoluer leur format d'import. Il faut donc faire des tests pour valider le format avant toute utilisation en production.
Import dans Ciel Compta Evolution
Documentation rédigée d'après la version 8.1 du logiciel Ciel Compta Evolution.
Dans OpenFlyers, il faut utiliser le format Ciel Ximport pour exporter les écritures comptables.
Dans le logiciel Ciel :
- Aller dans Divers > Relation Expert > Import...
Import dans EBP
Documentation rédigée d'après la version 2012 du logiciel EBP Compta.
Dans OpenFlyers, il faut utiliser le format EBP 2012 pour exporter les écritures comptables.
Depuis le logiciel EBP :
- Aller dans Outils > Imports/Exports > Import texte au format EBP
- Une fenêtre s'ouvre intitulée Import texte au format EBP
- Dans le cas où il existe déjà des écritures comptables dans la comptabilité d'EBP, il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier comptable actuel en cliquant sur le bouton Sauver mon dossier maintenant. Cela permettra de restaurer la comptabilité en cas de mauvaise injection.
- Ensuite, cliquer sur le bouton Suivant >
- Dans Fichier à importer, indiquer le nom du fichier généré par OpenFlyers à importer
- Laisser cochés Création automatique des comptes et Création automatique des journaux
- Laisser décochés les autres lignes sauf Changer les comptes racines en détail
- Cliquer sur Suivant >
- Cliquer sur Lancer
Caractères accentués dans les formats d'export
Les formats d'export pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec un programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel OpenOffice pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.
La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
- Conseils: pour OpenOffice choisir dans l'import de texte : Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir FAQ csv reading with Oo pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
- Pour le format d'export csv vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie : pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans Admin > Configuration > Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv
Rapporter un problème d'import
En cas de problème d'import d'un fichier dans un logiciel de comptabilité, il est nécessaire de faire un copier/coller de l'intégralité du détail des erreurs générées par le logiciel de comptabilité. Si ces erreurs contiennent des informations confidentielles, il est possible de nous envoyer par e-mail le détail des erreurs en indiquant le numéro de bug généré par le BTS lors de la saisie du rapport de bug.