Conseils spécifiques pour la comptabilité
Présentation
L'objet de cette page est de présenter nos conseils sur la comptabilité
Baptêmes dans un aéro-club
Dans un aéro-club, les baptêmes ne doivent pas dépasser pas 8% de l'activité (cf. Article D510-7 du code de l'aviation civile). Aussi, nous déconseillons de mettre en place les tarifs des baptêmes qui engendrent plus d'erreurs de saisies qu'autre chose. Par contre, dans le cas d'une société commerciale et notamment si la saisie des vols est entre les mains d'un nombre réduit de personnes, alors la tarification des baptêmes peut être mise en place. Voici donc comment nous conseillons de gérer les baptêmes dans OpenFlyers pour un aéro-club.
Paramétrage préconisé pour gérer les baptêmes de l'air d'un aéro-club
Utilisation pratique du paramétrage préconisé des baptêmes de l'air d'un aéro-club
Bons baptêmes payés et non effectués
Quelque soit le statut commercial de la structure aéronautique (association ou société), voici comment nous conseillons de gérer les bons baptêmes :
- Enregistrer dans OpenFlyers uniquement l'encaissement du bon sans saisir de vente (et donc ne pas créer de produit pour cela)
- Lorsque le baptême est effectué, saisir le vol : cela génère la facture selon le paramétrage
Lors de la clôture de l'exercice, il suffit de contrôler le compte "client baptême" et de le comparer avec les dates de remise des bons baptêmes. C'est alors que doit être décidé si un bon ne sera jamais utilisé. Auquel cas, une écriture spécifique est à prévoir comptablement.
Contrôle du quota d'heures baptêmes
Pour vérifier que l'activité baptême de l'aéro-club ne dépasse pas les 8% des heures de vols, il faut utiliser les rapports pour contrôler le pourcentage d'heures de vols baptêmes par rapport au total des heures de vols.
Cautions
Le principe de la caution est de demander, lors de l'inscription en général, un montant de X € à l'utilisateur qui est mis en réserve et remboursé lorsqu'il quitte la structure.
Cette somme doit être encaissée normalement sur son compte utilisateur.
Par contre, elle doit également générer une "facture" qui va débiter son compte utilisateur du montant de la caution et créditer un compte d'emprunts de dettes assimilées pour "stocker" la caution. Ce compte de caution est en général en 165000.
Il est possible de mettre en place la vente d'un produit "Caution" qui génère automatiquement l'écriture entre le compte utilisateur et le compte de caution.
Cotisations fédérales des adhérents dans une association
La gestion des cotisations fédérales des adhérents dans OpenFlyers dépend de plusieurs facteurs.
- Si les cotisations fédérales sont souscrites par les adhérents directement auprès des fédérations concernées et qu'il n'y a pas de mouvement financier au travers de l'association, alors il n'y a pas à mettre en place comptablement de gestion. Par contre, il peut être nécessaire de gérer les types de validités (cf. procédure pour OpenFlyers version 3, et OpenFlyers version 4) correspondantes dans OpenFlyers notamment lorsque les cotisations fédérales inclues des assurances pour la pratique de l'activité. Dans ce cas là, il faut également voir avec l'équipe OpenFlyers s'il n'existe pas un système automatique de mise à jour dans OpenFlyers depuis le système de gestion des fédérations concernées.
- Si les cotisations fédérales sont souscrites par les adhérents auprès de l'association et que par conséquent l'association leur facture comptablement ces cotisations, alors il faut mettre en place dans OpenFlyers la vente de produits validités (cf. procédure pour OpenFlyers version 3, et OpenFlyers version 4) correspondante.
- Dans ce cas là, il y a également la question de la gestion des "factures fournisseurs" des fédérations. 2 cas possibles :
- Si OpenFlyers n'est utilisé que pour gérer la "facturation client", c'est à dire le chiffre d'affaire, alors la saisie des factures fédérales doit se faire dans le logiciel de gestion comptable.
- Si OpenFlyers est utilisé pour gérer l'intégralité de la comptabilité courante de la structure, alors il faudra saisir dans OpenFlyers les factures des fédérations en tant que facture fournisseur (cf. procédure pour OpenFlyers version 3, et OpenFlyers version 4). Comptablement les choses sont hermétiques entre :
- d'un côté, la vente d'une cotisation d'une fédération à un adhérent qui va impacter son compte client et un compte produit.
- de l'autre côté, l'achat de la même cotisation auprès de la fédération pour cet adhérent qui va impacter le compte fournisseur de la fédération et un compte de charge.
Cotisations/abonnements année N+1
Certaines cotisations ou abonnements peuvent être facturées sur l'année précédente de leur date d'effet. Comptablement, ces factures clients doivent apparaitre sur l'exercice où elles ont été établies. Cependant, il est souvent nécessaire de séparer leur produit des cotisations ou abonnements de l'année N afin de pouvoir les sortir du chiffre d'affaire de l'année N.
Voici comment gérer cela dans OpenFlyers :
- Nous supposons qu'il existe déjà un compte produit Cotisation dont le compte d'export est par exemple 706100.
- Il faut créer un 2ème compte produit intitulé Cotisation N+1 dont le compte d'export sera par exemple 706110.
- Dans Ventes > Tarification des produits, il faut créer une nouvelle ligne de tarification qui va transférer le crédit au profit du compte produit "Cotisation" vers le comptes produit "Cotisation N+1". De plus, ce transfert ne devra s'applique que lorsqu'on est dans la période de renouvellement anticipé. Voici un exemple de règle de tarification lorsque la cotisation peut être pris de façon anticipée à partir du mois d'octobre :
| Champ | Ligne Cotisation N+1 |
|---|---|
| Nom | Cotisation N+1 |
| Quantité/Taux | |
| Prix unitaire hors-taxe / TVA | |
| Formule | (formatDate('MM',%NOW_DATE)>9)?@tarifGeneral:0 |
| Nom de variable associé à la formule | tarifGeneral |
| Produit | Cocher uniquement les produits concernés. Normalement, il s'agit de la même liste de produit que pour la règle "parente" Cotisation. |
| Type de compte à débiter | Compte produit |
| Compte à débiter | Cotisation |
| Type de compte à créditer | Compte produit |
| Compte produit à créditer | Cotisation N+1 |
Si la structure applique une remise sur cotisation sur certains critères, comme par exemple l'âge, il faut que la règle appliquant la remise s'applique avant la règle ci-dessus de ventilation. De plus, il faut que la règle de remise stocke son calcul dans une variable associée à la formule (cf. procédure pour la version 3 et la version 4) comme par exemple @remise pour que la remise soit prise en compte pour la ventilation N+1. Voici un exemple de construction de ces règles en cascade : Fichier:Tarification cotisation N+1.png
- En fin d'année, avant la clôture de la comptabilité, il faudra effectuer une opération comptable pour transférer le solde du compte produit N+1 dans un compte de produit constaté d’avance
- Puis, après l'ouverture de la comptabilité, il faudra transférer le même montant du compte produit constaté d’avance vers le compte produit de l'année N.
Dons
- Enregistrement du don à effectuer :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Subventions d’exploitation à recevoir (4411) | 1000 € | |
| Subventions d’exploitation (74) | 1000 € |
- Lorsque la subvention est encaissée par la structure :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Banque (512) | 1000 € | |
| Subventions d’exploitation à recevoir (4411) | 1000 € |
Facturation automatique à des organismes avec ou sans quotas
Certains utilisateurs finaux peuvent appartenir à des organismes (Entreprises, Comités d'entreprises, établissements publics etc.) qui prennent en charge soit une partie soit la totalité du coût d'une activité avec ou sans des limitations (quotas en heures d'activité ou en montant).
Il est possible de mettre en place sur une plateforme OpenFlyers un paramétrage comptable spécifique qui déclenchera la facturation automatiquement auprès de l'organisme devant être réellement facturé. Cela présente comme avantages :
- De ne pas avoir à passer systématiquement et manuellement des écritures de transfert de facturation entre comptes clients.
- D'avoir directement sur le compte client de l'organisme concerné l'ensemble des débits à sa charge et ainsi de pouvoir déterminer le montant du paiement global qu'il doit effectuer.
La mise en place du paramétrage comptable repose sur 2 éléments :
- un suivi (le cas échéant) des quotas d'heures d'activités/montants au travers de la mise en place d'une comptabilité en heures/euros séparée de la comptabilité générale. Ce mécanisme est identique dans son principe à celui mis en place pour la gestion des packs d'heures. Simplement, le "rechargement" du compte "quota" de l'utilisateur concerné ne se fait pas lors de la vente d'un pack mais lors du renouvellement d'une cotisation.
- une cascade d'écritures comptables permettant de débiter l'organisme en lieu et place de l'utilisateur
Les utilisateurs dépendant d'un organisme X doivent être identifiés dans OpenFlyers grâce à un profil spécifique et 'non sélectionnable par l'utilisateur (cf. le droit correspondant pour la version 3 et la version 4 d'OpenFlyers).
A l'usage, les choses se déroulent concrètement dans l'ordre suivant :
- L'utilisateur saisit son activité dans OpenFlyers => automatiquement la ventilation des écritures se fait. Si l'utilisateur dispose d'un quota positif d'heures/d'argent, voir même d'un quota illimité, alors c'est le compte de son organisme de rattachement qui est débité au lieu de son compte. Il est également possible de "mixer". C'est à dire que si l'organisme de rattachement ne prend en charge qu'une partie du coût, OpenFlyers calculera automatiquement qui paie quoi et débitera chaque compte en conséquence.
- Le gestionnaire de la structure envoie la liasse de factures ou un relevé d'activités général mensuellement/trimestriellement à l'organisme considéré. Ces éléments sont disponibles dans OpenFlyers.
- Le gestionnaire de la structure reçoit le paiement de l'organisme qu'il saisit directement dans OpenFlyers comme un encaissement normal qui va créditer le compte client de l'organisme considéré.
Ainsi, le gestionnaire n'a que 2 actions à faire :
- Générer le relevé d'activités ou la liasse de factures et l'envoyer par e-mail
- Saisir l'encaissement de l'organisme payeur
Packs d'heures d'activités
OpenFlyers propose un système de comptabilités multiples (cf. le paramétrage général des comptabilités version 3 ou version 4). Ce système permet de mettre en place plusieurs comptabilités à la fois. Ainsi, on peut avoir une comptabilité en euros et une comptabilités en heures. La comptabilité en heures, permet de gérer des crédits d'heures d'activités qui sont mis en ventes sous la forme de packs d'heures d'activités.
Fonctionnement d'un exemple de configuration de vente de packs d'heures
L'exemple est basé sur une structure qui propose 2 packs d'heures d'activités :
- un pack de 5 heures à 450 €
- un pack de 10 heures à 850 €
Le tarif d'une heure d'activité hors pack est à 100 €.
Achat d'un pack d'heures par un utilisateur
un utilisateur achète un pack de 10 heures 850 euros :
- Son compte utilisateur en euro est débité de 850 euros : le solde de son compte est débiteur de 850 €.
- Son compte en heures est crédité de 10 heures.
Ensuite l'utilisateur paie son pack 850 € ce qui a pour effet de ramener le solde de son compte en euros à 0 €.
Saisie d'une activité pour un utilisateur bénéficiant d'heures créditées
Lors de la saisie d'une activité de 1 heure, le compte en heures de l'utilisateur est débité de 1 heure. Le compte en euros de l'utilisateur n'est pas impacté : les heures ont été payées en amont lors de l'achat du pack.
Remboursement d'heures
A titre commercial, une structure peut accepter de rembourser un utilisateur n'ayant pas épuisé ses heures. Dans ce cas, plusieurs méthodes commerciales sont possibles :
- Considérer le crédit d'heures restant au tarif de l'heure du pack (par exemple 85 €/h pour un pack de 10 heures à 850 €) : cela revient à faire un prorata du prix du pack
- Considérer que dans ce cas, les heures utilisées sont refacturables à leur tarif hors pack. Dans ce cas, il faut consulter l'histoire du compte pour trouver le dernier pack acheté (pack de 5h ou de 10h), en déduire le nombre d'heures utilisées sur ce pack en faisant la différence avec le crédit d'heures restant, calculer le coût des heures utilisées hors pack et rembourser de la différence du prix du pack.
Initialisation du solde d'heures lors de la mise en place des packs
Lors de la mise en place du système des packs sur une structure aéronautique déjà en activités, des packs peuvent avoir déjà été vendues et des heures effectuées. Dans ce cas, il faut juste saisir un flux entre le compte d'heures de l'utilisateur et le compte de bilan représentant l'encours des heures. Ce flux va créditer le compte d'heures de l'utilisateur de la valeur du nombre d'heures auxquelles il a encore droit.
Exemple de saisie d'un flux dans la version 3 d'OpenFlyers :
Refacturation
Il peut arriver qu'une structure soit facturée à la place de l'utilisateur final. Dans ce cas, la structure peut décider de refacturer à la personne concernée. C'est souvent le cas, par exemple, pour les factures de taxes d'atterrissages qui sont envoyée à la structure en tant que propriétaire de l'aéronef et qu'ensuite la structure refacture l'utilisateur concerné.
Comptablement, il faut saisir les 2 écritures séparément :
- Saisir la facture fournisseur de la taxe d'atterrissage soit dans OpenFlyers (cf. procédure pour la version 3 et la version 4), soit dans le logiciel comptable utilisé pour les charges.
- Saisir l'achat d'une taxe d'atterrissages pour l'utilisateur concerné (cf. procédure pour la version 3 et la version 4).
Subventions
Une structure peut recevoir 2 types de subventions :
- Des subventions destinées directement à la structure
- Des subventions destinées à des utilisateurs de la structure et qui doivent donc être ventilées
Enregistrement des subventions destinées à la structure
Il existe plusieurs situations :
- Subventions d'exploitation accordées sans condition
- Subventions d'exploitation accordées avec condition résolutoire
- Subventions d'exploitation accordées avec condition suspensives
- Subventions d’investissement
Nous ne documentons ici que le cas de la subvention d'exploitation accordée sans condition. Pour ces autres cas, nous recommandons d'effectuer une recherche sur internet pour trouver les éléments décrivant l'enregistrement comptable correspondant.
- Enregistrement de la subvention à percevoir :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Tiers qui perçoit le don (401...) | 1000 € | |
| Divers (pourboires, dons courants...) (6238) | 1000 € |
A la place du compte Divers (pourboires, dons courants...) (6238) cela peut être également le compte de charge exceptionnelle Dons, libéralités (6713).
- Lorsque le don est décaissé par la structure :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Banque (512) | 1000 € | |
| Tiers qui perçoit le don (401...) | 1000 € |
Si on souhaite simplifier la saisie, on peut enregistrer directement et uniquement l'encaissement de la subvention :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Banque (512) | 1000 € | |
| Subventions d’exploitation (74) | 1000 € |
Ventilation des subventions destinées aux utilisateurs
Il peut arriver que la structure reçoive de l'argent d'un organisme et que cet argent doive ensuite être ventilé entre plusieurs clients. C'est le cas notamment pour les bourses attribuées par les fédérations qui doivent être redistribuées sur les comptes des utilisateurs concernés.
Les opérations comptables à effectuer pour cela sont les suivantes :
- Saisir un flux correspondant à un transfert de charges (cf. procédure pour la version 3 et la version 4).
- Saisir un autre flux débitant le "compte de Transfert de charge (791)" et créditant les comptes des utilisateurs concernés (cf. procédure pour la version 3 et la version 4).
Si on sait au moment de l'encaissement du paiement quels sont les utilisateurs concernés, alors on peut saisir directement un flux qui débite le compte de trésorerie et crédite les comptes des utilisateurs concernés.
Anticiper l'attribution des subventions pour ne pas bloquer les utilisateurs
Dans le cas où il existe des restrictions sur les droits pour les utilisateurs n'ayant pas le solde suffisant sur leur compte, il peut être pénalisant pour les utilisateurs attendant des subventions de se retrouver restreints dans leur droit à cause d'un solde insuffisant alors que la subvention est certaine.
Afin, de ne pas restreindre les pilotes concernés, il faut :
- Créer un compte de tiers, par exemple "Subvention à recevoir (441)".
- Saisir un flux créditant le compte de l'utilisateur et débitant le compte "Subvention à recevoir".
Ainsi :
- Le compte du pilote est crédité de la future subvention et il n'est donc pas restreint du fait d'un solde insuffisant dans l'attente d'une subvention.
- Il est possible de contrôler les sommes distribuées et non perçues au travers du compte "Subvention à recevoir".
- Lorsque la subvention sera réellement perçue, il suffira de saisir un flux de transfert entre ce compte et le compte recevant la subvention afin de le ramener à 0.
Ventilation des factures essences
Afin de déterminer le coût de revient d'une ressource, il est nécessaire de pouvoir ventiler les différents postes de charge par ressource. C'est notamment le cas pour le poste "essence" qui dans le cas de l'aéronautique représente une part importante des charges.
Dans le cas d'une structure aéronautique, en général, l'approvisionnement se fait principalement auprès d'une seul fournisseur d'essence localisé sur son aérodrome ou sur un aérodrome voisin.
Il existe alors 2 types de situations :
- la structure dispose de "clés" ou de badges par aéronef et ainsi le fournisseur d'essence est capable de générer des factures avec le détail des montants facturés par aéronef
- le fournisseur d'essence ne fournit qu'une facture globale
Dans la 1ère situation, il est judicieux de saisir les factures fournisseurs en éclatant la facture globale en autant de sous-factures qu'il y a de ressources concernées. Cela permet d'avoir directement une ventilation des charges par ressource. C'est également le cas qu'on retrouve dans le cas où les factures sont individualisées à chaque avitaillement : on est capable d'associer telle facture à telle ressource.
Dans la 2ème situation, il n'est pas possible à priori de ventiler la facture d'essence par ressource. Dans ce cas là, on recommande de regrouper toutes les factures d'essence dans un même compte de charge. Ensuite, grâce à la consultation du total des volumes d'essences saisis dans les rapports, on est capable d'en déduire la part du coût global qui revient à chaque ressource. On recommande de ne pas faire de post-ventilation comptable mais de gérer cela directement dans une feuille de calcul qui est normalement utilisée pour déterminer le coût de revient des ressources.