Comptabilité

Principe général

définition de la comptabilité d'après wikipedia

Principe de la partie double

définition de la partie double d'après wikipedia

Que fait OpenFlyers ?

OpenFlyers dans sa version 3 gère toutes les écritures courantes de la comptabilité :

• facturation client
• facturation fournisseur
• encaissements
• paiements
• mouvements de compte à compte

Présentation des comptes

Comptes avions

(en France: comptes en 7xxxxx ou en 6xxxxx)

Les comptes avions sont essentiellement des comptes produits qui doivent être uniquement crédités.

On peut également créer des comptes de charges qui devront alors être uniquement débités.

Comptes utilisateurs

(en France: comptes 411xxx)

• Les comptes sont débités des factures (vols, cotisations, etc.)
• Les comptes utilisateurs sont crédités par les paiements des utilisateurs (carte bancaire, chèques, liquide, etc.) que l'on nomme dans OpenFlyers les encaissements.

Quand un compte utilisateur est crédité par un encaissement, l'autre entrée (qui est un débit) doit affecter un compte de trésorerie (selon le gestionnaire des encaissements)

Comptes Club

(en France: comptes 512xxx)

Les comptes Club sont essentiellement des comptes bancaires devant recevoir de l'argent.

On peut également en créer et les utiliser pour être considérer comme des comptes de charge (6xxxxx) ou des comptes de produit (7xxxxx). Mais dans ce cas, ils doivent être configurés comme ne pouvant recevoir de l'argent (c'est à dire des encaissements).

Quelques conseils

Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Le logiciel OpenFlyers permet d'importer des soldes de comptes (les "à nouveaux"). Par conséquent, il est conseillé de passer en production sur la gestion des comptes clients et/ou la comptabilité courante en début d'exercice (par exemple au 1er janvier). Cela évite d'avoir à générer 2 à nouveaux au cours d'un même exercice et d'avoir à fusionner les écritures comptables depuis plusieurs logiciels.

Néanmoins, cela n'empêche pas de préparer la gestion de la comptabilité dans OpenFlyers bien avant le 1er janvier. Il est même recommander de ne pas attendre la dernière minute pour effectuer ou faire effectuer le paramétrage de la comptabilité dans OpenFlyers.

Et concernant le paramétrage, nous recommandons de profiter de notre forfait paramétrage (soit en supplément de l'abonnement First Price soit inclus dans l'abonnement Business) afin d'être sûr de tirer profit au mieux des possibilités de l'application OpenFlyers ainsi que de notre expertise métier sur les bonnes pratiques comptables. Enfin, cela permet de gagner du temps.

Configuration du gestionnaire de tarification des vols

Débiter les vols mécaniques

Les vols mécaniques sont une charge pour le club. Le club peut être tenté de ne pas faire apparaitre cette charge dans sa comptabilité car il n'y a personne à facturer ! Cependant il est bon de débiter les vols mécaniques comme les autres vols pour deux raisons :

• Cela permet de suivre d'une manière comptable le coût de la mécanique (et notamment sa partie "vols") et éventuellement de détecter des dérives. C'est aussi utile lorsque l'on veut calculer le prix de revient d'un avion.
• Cela permet de controler plus facilement le chiffre d'affaire du club.

Contrôle du chiffre d'affaire

Le contrôle du chiffre d'affaire est une opération que devrait faire les personnes en charge de la validation des comptes.

Contrôler le chiffre d'affaire c'est vérifier que ce que l'on a fabriqué à bien était facturé (ou stocké).

Dans le cas des vols, il n'y a pas de stock possible. Donc le contrôle du chiffre d'affaire est très simple : on prend le nombre d'heures de vol faite par un avion et on multiplie par son coût horaire. On vérifie alors que le CA lié à cet avion correspond avec l'ensemble facturé qui apparait dans les comptes produits.

Exemple :

• L'avion UE a fait 300 heures de vols en 2008.
• Le prix de l'heure de vol est de 100 €.
• Le chiffre d'affaire lié à l'avion est alors de 300*100 = 30 000 €.
• Le compte produit de l'avion doit donc faire apparaître exactement un solde de 30 000 €.

Il faut tenir compte des changements tarifaires intervenus durant l'année. Le trésorier devrait donc fournir un état des heures de vol sur chacune des périodes tarifaires de l'année. D'où l'utilité d'effectuer les changements de tarifaire au 1er d'un mois : les états sont plus faciles à créer.

Il faut également tenir compte des différents tarifs (double commande, baptêmes de l'air, etc.)

Ainsi, le trésorier ou le secrétaire devrait communiquer un tableau pour chaque avion (ou chaque type avion) avec une ligne par type de vol (impliquant un tarif différent) et une colonne par date d'application du tarif.

Un autre tableau devrait comporter la ventilation des heures en fonction des mêmes éléments.

Il suffit alors de multiplier les cellules du premier tableau avec celles du second tableau puis d'additionner le tout : on obtient le chiffre d'affaire de l'avion (que l'on doit comparer avec le chiffre d'affaire effectivement facturé).

Messages d'alertes

Nous recommandons comme bonne pratique d'attirer l'attention des utilisateurs autorisés à valider les vols ou les écritures comptables que tout message d'alerte apparaissant dans l'espace d'administration doit conduire à stopper la validation des écritures dans l'attente de la résolution du problème par l'administrateur.