Configuration des réservations externes

From Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers
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Présentation

Cette page présente le paramétrage du module de réservations externes.

Voir la page Utilisation des réservations externes pour la présentation et l'utilisation du module.

Configurer

Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations externes
  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils
  • Cliquer sur le bouton Ajouter un profil
  • Renseigner le champ Nom du profil avec le nom souhaité (exemple : "Pilote baptême")
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer
  • Cliquer sur l'onglet Réservations
  • Cliquer sur la case à cocher Planning personnel pour ce profil
  • Cliquer sur la case à cocher Planning individuel visible pour les autres pour ce profil
  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus

Pour les profils qui doivent pouvoir voir les lignes de réservations de ces utilisateurs ou modifier les disponibilités de ces utilisateurs :

  • colonne Profils visibles, cocher le profil précédemment créé


Créer un profil pour les clients externes
  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils
  • Cliquer sur le bouton Ajouter un profil
  • Renseigner le champ Nom du profil avec le nom souhaité (exemple : "Client baptême")
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Note : Le profil ne doit avoir aucun droit


Créer un type d'activité

Si nécessaire, il faut créer un type d'activité dédié aux réservations externes :

  • Aller dans Admin > Types d'activités > Actifs
  • Cliquer sur le bouton "+" en haut à droite du tableau Liste des types d'activités
  • Renseigner le champ Nom avec le nom du type d'activité souhaité (exemple : "Baptême")
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Attention : le nom du type d'activité apparaitra sur le bon de commande. Afin qu'il s'intègre correctement dans le reste de l'interface (sans créer de faute d'orthographe), le nom du type d'activité doit être un groupe nominal masculin.

Exemples :

  • Baptême de l'air
  • Vol découverte

Déconseillé :

  • Balade découverte


Activer et paramétrer le module des réservations externes
  • Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes
  • Activer le toggle-switch Réservations externes

Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :

  • Synchronisation avec une API REST tierce (facultatif, voir Interfacer les réservations externes avec un service web de gestion des codes de référence de vente)
  • Heure de début (fuseau X)
  • Heure de fin (fuseau X)
  • Durée d'une réservation externes
  • Permettre de choisir la durée d'activité
  • Utiliser la couleur de la 1ère ressource disponible pour chaque créneau: permet d'activer Colorisation des créneaux disponibles en fonction de la 1ère ressource disponible
  • Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de (la valeur minimale ne peut être inférieure à la valeur définie dans le Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de du formulaire de configuration des réservations internes
  • Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de
  • Interdire d'annuler une réservation débutant dans moins de
  • Limitation du nombre de réservations
  • Autoriser uniquement les emails des utilisateurs actifs: lorsque activé, permet de n'envoyer un email de demande de confirmation qu'aux adresses emails d'un utilisateur actif, c'est à dire pour une adresse email présente en base de données.
  • Profil utilisateur partie prenante : sélectionner le profil créé précédemment ("Pilote baptême" dans l'exemple)

Note : Si Aucun est sélectionné, les périodes disponibles pour une réservation externe sont déterminées uniquement en fonction de la disponibilité des ressources

Si un type de validité pour les bons d'achat a été créé par la procédure créer un type de validité pour les bons d'achats, le sélectionner dans la liste déroulante Demander une pièce jointe et l'enregistrer dans le type de validité suivant

Si un type de validité pour les bons d'achat a été sélectionné, il est possible de:

- Modifier le label associé au champ d'importation de la pièce jointe qui apparait dans l'interface de la saisie des coordonnées en éditant le champ Nom du champ pour la pièce jointe.

- Préciser si l'import de la pièce jointe est obligatoire ou facultative en sélectionnant l'une des deux options du champ Pièce jointe.

L'interface des réservations externes (Planning > Planning > Réservations externes). Devrait désormais afficher un calendrier (vide)


Ajouter des ressources
  • Aller dans Gestion > Ressources > Actives.
  • Choisir la ressource à ajouter et cliquer sur l'icône modifier.
  • Cocher Peut être utilisé pour les réservations externes dans la colonne Champs métier.
  • Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer.


Ajouter des utilisateurs
  • Aller dans Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs
  • Choisir un utilisateur à ajouter et cliquer sur l'icône modifier
  • Dans la liste profil sélectionner le profil indiquant que l'utilisateur peut être sur des réservations externes
  • Valider en appuyant sur le bouton Enregistrer
  • Aller dans Planning > Données > (In)disponibilités et indiquer les disponibilités de l'utilisateur


Ajouter les champs métiers pour les réservations externes

Ce tableau présente la liste des champs métiers à créer obligatoirement pour éviter tout problème lors de l'utilisation du module de réservations externes.

Nom de variable Intitulé Catégorie Type de valeur Remplissage obligatoire Catégorie liée Champ à lier
externalLastName Nom Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur last_name
externalFirstName Prénom Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur first_name
externalCellPhone Téléphone portable Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur cell_phone
externalEmail E-mail Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur email

Il est possible d'ajouter d'autres champs métiers selon les besoins afin d'enrichir le formulaire de réservation externe et de collecter ainsi davantage d'informations auprès des utilisateurs effectuant les réservations.


Gérer les places

Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, dans la colonne Attribution de place :

  • S'assurer que le profil des clients externes puisse s'attribuer une place de pilote (place de gauche) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.
  • S'assurer que le profil des pilotes pouvant effectuer un baptême puisse s'attribuer une place d'instructeur (place de droite) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.

Paramétrages facultatifs

Affecter la référence du bon d'achat à la réservation externe

Il est possible d'affecter le code de la référence du bon d'achat à la réservation externe en fonction de paramètre attribué dans un champ métier réservation.

Voici un exemple de paramétrage permettant d'ajouter le champ métier dédié au stockage de la référence du bon d'achat :

  • Aller dans Admin > Structure > Variables > Champs métiers

Sur la dernier ligne :

  • Colonne Nom de variable, renseigner "reference"
  • Colonne Intitulé, renseigner "Référence d'achat"
  • Colonne Catégorie, sélectionner Réservation
  • Colonne Type de valeur, sélectionner Chaîne textuelle
  • Cliquer sur le bouton Ajouter
  • Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes
  • Champ Enregistrer la référence transmise en paramètre GET en tant que : sélectionner le champ préalablement créé Référence d'achat (reference)
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Cela permet de capturer le code associé au paramètre GET reference passé dans l'URL permettant d'afficher l'interface de réservations externes et de le stocker dans le champ métier Référence d'achat lors de l'enregistrement de la réservation.

Exemple : 

https://localhost/4.0/externalBooking.php?reference=AZERTY

Permet d'attribuer le code de référence d'achat AZERTY à la réservation en cours.

Ajouter les champs métiers optionnels

Il est possible d’ajouter d’autres champs métiers lors de l’utilisation du module de réservations externes, à condition de respecter les exigences suivantes lors de leur création :

  • Nom du champ : Ajouter le préfixe external au début du nom pour indiquer qu'il s'agit d'un champ métier externe.
  • Catégorie : Sélectionner Réservation externe comme catégorie.
  • Remplissage obligatoire : Cocher cette case si le champ doit être complété par l’utilisateur.
  • Catégorie liée : Associer le champ métier à la catégorie correspondante (Utilisateur / Réservation).
  • Champ à lier : Associer le champ au champ métier (si celui-ci n'existe pas, il faut le créer) ou bien au champ original de la catégorie liée, ce champ lié indique l’endroit où la valeur saisie par le client externe est enregistrée.

Ajouter une règle pour les réservations externes

Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes.

Dans Régles de saisie XML ajouter une règle de la forme suivante :

<xml><rule> 

   <activityTypeList>
       <activityType></activityType>
   </activityTypeList>
   <resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
       <resourceType>*</resourceType>
   </resourceTypeList>
   <placeList>
       <place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="4">
           <profile></profile>
       </place>
       <place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="4">
           <profile></profile>
       </place>
   </placeList>

</rule></xml>

Coloriser les créneaux disponibles en fonction de la 1ère ressource disponible

Le paramètrage suivant permet de définir la couleur de fond en fonction de la couleur de la première ressource disponible dans le tableau des créneaux disponibles des réservations externes:

Configurer la vente des produits externes

prérequis
procédure

Pour fournir des produits externes à vendre via l'interface de réservation externe, suivre les étapes suivantes :

  • Configurer des produits externes
    • Aller dans Admin > Ventes > Produits > Produits
    • Cocher la case dans la colonne intitulée Produit externe pour les produits concernés
  • Configurer les règles de facturations
    • Aller dans Admin > Ventes > Facturation > Produits
    • Modifier/Ajouter une ligne de facturation
    • Cocher le produit externe désiré dans la liste située dans la quatrième colonne intitulée Produits externes
    • Cliquer sur Enregistrer
  • Configurer imputé pour les ventes externes
    • Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Comptes
    • Activer l'interrupteur Ventes externes situé dans la 3ème colonne
    • Sélectionner le compte par défaut pour la facturation externe dans le champ Compte imputé pour les ventes externes
    • Sélectionner le type de paiement dans le champ Type d'encaissement par internet
    • Sélectionner la comptabilité dans le champ Comptabilité pour le format monétaire
    • Cliquer sur Enregistrer

Ce tableau présente la liste des champs métiers à créer obligatoirement pour éviter tout problème lors de l'utilisation du module de réservations externes avec les ventes externes.

Nom de variable Intitulé Catégorie Type de valeur Remplissage obligatoire Catégorie liée Champ à lier
externalAdresse adresse Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur adress
externalCity Ville Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur city
externalZipCode code postal Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur zipcode
externalCountry pays Réservation externe Chaîne textuelle OUI Utilisateur country

Créer un type de validité pour les bons d'achats

Il est possible de donner la possibilité aux clients de fournir un bon de réduction. Ce bon de réduction sera ensuite stocké dans une validité. Pour ce faire :

  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Types de validités.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter un type de validité.
  • Lui donner un nom comme "Bon d'achat" et cocher Associer un document.
  • Valider en cliquant sur Enregistrer.
  • Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils plus.
  • Vérifier que les profils pouvant gérer cette validité ont bien la validité en question dans la liste Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier.

Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles

Il est possible de restreindre les utilisateurs et/ou les ressources en fonction de paramètres attribués dans un champ métier utilisateur/ressource

Voici un exemple de paramétrage permettant de prendre en compte les utilisateurs en fonction de leur base géographique d'affectation :

  • Aller dans Admin > Structure > Variables > Champs métiers

Sur la dernier ligne :

  • Colonne Nom de variable, renseigner "locationPerson"
  • Colonne Intitulé, renseigner "Base géographique"
  • Colonne Catégorie, sélectionner Utilisateur
  • Colonne Type de valeur, sélectionner dbObject:Location
  • Cliquer sur le bouton Ajouter
  • Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes
  • Champ Filtrer les utilisateurs avec le champ métier : sélectionner le champ préalablement créé Base géographique (locationPerson)
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer

Cela permet de ne prendre en compte que les utilisateurs pour lesquels le champ métier Base géographique correspond au paramètre GET locationPerson passé dans l'URL permettant d'afficher l'interface de réservations externes.

Exemple : 

https://localhost/4.0/externalBooking.php?locationPerson=LFBD

Permet de ne prendre en compte que les utilisateurs disponibles ayant dans le champ Base géographique la valeur LFBD (BORDEAUX MERIGNAC).

Interfacer les réservations externes avec un service web de gestion des codes de référence de vente

OpenFlyers implémente un interfaçage vers une API REST tierce de gestion des codes qui permet de vérifier si le code de référence renseigné par l'utilisateur ou transmis via l'URL est valide ou non.

Les échanges se font au format JSON.

OpenFlyers renvoie à l'API la date de la réservation, le type de ressource et les coordonnées de la personne en charge de l'activité lors de la prise de réservation externe ou lors de son annulation.

Pour interfacer OpenFlyers avec l'API, il faut :

  • Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes
  • Champ Synchronisation avec une API REST tierce : activer le toggle switch.

Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :

  • URL de l'API REST tierce : Assigner le lien de base de l'API
  • Jeton d'authentification : Assigner le Jeton d'authentification de l'API

Une fois que la configuration est faite par OpenFlyers, les opérations suivantes s'effectuent systématiquement :

  • Vérification de la validité du code de référence via le lien externalBookingWebServiceURL/{code} avec la méthode GET, auquel l'API doit répondre en transmettant un JSON sous le format suivant :

<javascript>{ 

 "validity": true,
 "code": "Code_De_Référence",
 "buyer_name": "Nom_Agence_web",
 "validity_date": "YYYY-MM-DD",
 "video": "true",
 "cancellable": "true",
 "activity_type": 4,
 "booking_duration": "45"

}</javascript>

NB:Le code est valide si la valeur de validity est true.

  • Si la variable booking_duration est définie et contient une valeur multiple de 15, elle sera utilisée à la place du paramètre Durée d'une réservation externe.
  • Si la variable activity_type est définie et correspond à l'id d'un type d'activité actif, la valeur sera utilisée à la place du paramètre Type d'activité à affecter aux réservations.


  • Notification à l'API tierce d'une nouvelle réservation via le lien externalBookingWebServiceURL/{code}/activate avec la méthode PUT, en passant les données de requête suivantes :

<javascript>{ 

   "date" : "2022-04-05T06:00:00Z", //date de la réservation en format ISO UTC 
   "resource_type" : "le type de la ressource utilisée dans la réservation",
   "structure_person_name" : "le nom du pilote",
   "structure_person_email" : "l'email du pilote",
   "structure_person_phone" : "le numéro de téléphone du pilote"

}</javascript> - En retour l'API doit répondre en cas de succès : <javascript>{ 

 "status": true

}</javascript> - En retour l'API doit répondre en cas d'échec : <javascript>{ 

 "status": false,
 "error_msg": "le message d'erreur"

}</javascript>

  • Notification à l'API tierce de l'annulation d'une réservation via le lien externalBookingWebServiceURL/{code}/release avec la méthode PUT

- En cas de la réussite de la notification, l'API répond : <javascript>{ 

 "status": true

}</javascript>

- En cas d'échec l'API répond : <javascript>{ 

 "status": false,
 "error_msg": "le message d'erreur"

}</javascript>


Exemple de la communication en PHP avec l'API: <php> // Prepare data to send by request $requestData = array( 

   'date'                   => "2022-04-05T06:00:00Z", //date de la réservation en format ISO UTC 
   'resource_type'          => 'resource_type',
   'structure_person_name'  => 'pilot_full_name',
   'structure_person_email' => 'pilot_email',
   'structure_person_phone' => 'pilot_cell_phone',

); // Initialize a curl session $curl = curl_init(); // Set options curl_setopt_array($curl, array( 

               CURLOPT_URL            => 'externalBookingWebServiceURL/42E390B0D843561F/activate',
               CURLOPT_RETURNTRANSFER => true,
               CURLOPT_FOLLOWLOCATION => true,
               CURLOPT_CUSTOMREQUEST  => 'PUT',
               CURLOPT_HTTPHEADER     => array('Content-Type: application/json', 'Authorization: Bearer uqpsildfqtw5o2qq9o45guz3ydfceehb'),
               CURLOPT_SSL_VERIFYPEER => false,
               CURLOPT_POSTFIELDS     => json_encode($requestData),

)); // Execute the curl session curl_exec($curl); // Close curl session curl_close($curl); </php>

Templates d'email

Template e-mail d'annulation de réservation

  • Définir la template de l'e-mail dans le champ Template de l'e-mail d'annulation de réservation dans l'interface de paramétrage Réservations externes.

Exemple de template d'e-mail par défaut: 

Madame, Monsieur %CLIENT_FULL_NAME,

Nous sommes au regret de vous informer de l'annulation de votre réservation sur l'appareil %RESOURCE_NAME le %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
avec comme pilote %PILOT_FULL_NAME.

Cette opération a été effectuée par %AUTHENTICATION_LOGIN

Vous pouvez nous contacter par téléphone pour trouver un nouveau créneau disponible.

Annuler la réservation : %%BOOKING_CANCEL_URL

En vous remerciant par avance pour votre compréhension,

Cordialement,
  • Personnaliser l'objet de l'e-mail dans le champ Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation dans l'interface de paramétrage Réservations externes.

Exemple de l'objet d'e-mail par défaut: 

Annulation de votre réservation %STRUCTURE_NAME
  • L'e-mail est envoyé immédiatement après l'annulation de la réservation.

Template e-mail de confirmation de réservation

  • Définir la template de l'e-mail dans le champ Template de l'e-mail de confirmation de réservation dans l'interface de paramétrage Réservations externes.

Exemple de template d'e-mail par défaut: 

Votre %ACTIVITY_TYPE_NAME a été réservé avec succès.


Numéro du bon de réservation: %BOOKING_ID
Réservé au nom de: %CLIENT_FULL_NAME
Date: %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
Votre pilote: %PILOT_FULL_NAME
Son adresse e-mail: %PILOT_EMAIL
Son numéro de téléphone portable: %PILOT_CELL_PHONE
Votre appareil: %RESOURCE_NAME
Vous recevrez un email de confirmation ou d'annulation de la demande au plus tard %CANCEL_BOOKING_MIN_TIME avant le vol projeté.

Annuler la réservation:

Afin d'annuler votre réservation, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous.
<a href="%BOOKING_CANCEL_URL" >Cliquez ici pour annuler.</a>

À bientôt!
  • L'e-mail est envoyé immédiatement après l'enregistrement de la réservation

Variables

Nom de la variable Valeur de la variable
%ACTIVITY_TYPE_NAME Le nom du type d'activité affecté aux réservations.
%AUTHENTICATION_LOGIN Le nom + prénom d'utilisateur connecté
%BOOKING_CANCEL_URL Lien pour annuler la réservation
%BOOKING_ID Le numéro de commande. / L'identifiant de la réservation.
%CLIENT_FULL_NAME Le nom + prénom du client.
%CANCEL_BOOKING_MIN_TIME Le délai minimum avant la réservation pour l'annuler.
%DATE La date de la réservation.
%END_TIME L'heure de fin de la réservation.
%EXTRAFIELDxx Permet de récupérer le contenu d'un champ métier. xx = numéro d'identifiant du champ métier. Exemple : %EXTRAFIELD35
%PILOT_EMAIL L'adresse email du pilote.
%PILOT_HOME_PHONE Le numéro de téléphone personnel du pilote.
%PILOT_WORK_PHONE Le numéro de téléphone professionnel du pilote.
%PILOT_CELL_PHONE Le numéro de téléphone portable du pilote.
%PILOT_FULL_NAME Le nom + prénom du pilote.
%RESOURCE_NAME Le nom de la ressource réservée.
%START_TIME L'heure de début de la réservation.
%STRUCTURE_NAME Le nom de la structure
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