Suivi des emails
Introduction
Le suivi des emails permet de voir l'état des emails (mailings et notifications automatiques) envoyés par la plateforme.
Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu Admin > Communications > Suivi des emails et il faut avoir le droit d'envoyer et suivre les emails.
Chaque utilisateur peut mettre à jour ses adresses emails dans le champ E-mail de la fiche personnelle.
Gestion des emails envoyés
L'affichage des emails
L'interface affiche toutes les informations nécessaires afin d'identifier un email et les causes d'une possible erreur qui empêche sa réception :
| Statut | Titre | Emetteur | Catégorie | Date | Destinataire | Erreurs | Détails | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Utilisateur | E-mail destinataire | Type de destinataire | Erreurs | Première erreur | Dernière erreur | ||||||
Dernier état connu de l'email :
|
Sujet de l'email | Adresse émettrice | Catégorie de l'email :
|
Date d'envoi de l'email, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS | Nom et prénom de l'utilisateur destinataire | Adresse email de l'utilisateur, utilisée lors de l'envoi |
|
Nombre d'erreurs rencontrées lors de l'envoi |
Description de la première erreur, s'il y en a une | Description de la deuxième erreur, s'il y en a plus de deux | Redirection vers l'onglet comportant l'affichage de toutes les mises à jour du statut de l'e-mail |
Gérer le détail d'un email
Lors de la gestion d'un email, l'action correspondant au pictogramme de la colonne Détails permet de rediriger vers l'onglet comportant toutes les informations de l'email sélectionné.
Un tableau s'ajoute dans un nouvel onglet :
| Numéro d'identifiant | Date | Statut SMTP | Description |
|---|---|---|---|
| Numéro d'identifiant de la mise à jour du statut, en base de données | Date de traitement du statut de l'email, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS | Code SMTP associé (succès ou erreur)
Lorsqu'un email est envoyé, un statut SMTP est retourné permettant de récupérer des informations sur la réussite ou l'échec de l'envoi de l'email. |
Signification du code.
Si la définition d'un code n'est pas disponible, une plus générique sera alors utilisée. Une liste détaillée de tous les codes existants est trouvable ici |
En haut à gauche du tableau se trouve un lien permettant de retourner sur l'onglet du suivi des emails. Ensuite, un autre lien apparaît en haut à droite du tableau général, permettant de retourner sur l'onglet du détail du dernier email sélectionne.
Attention : Dans le cas d'une erreur, le code récupéré peut parfois ne pas correspondre tout à fait à la situation réelle. Si une erreur intervient, appliquez les bonnes pratiques. Ces bonnes pratiques sont affichées en bas de la page de détail d'un email.
Les bonnes pratiques pour envoyer correctement un email
Lorsqu'un email est envoyé, plusieurs acteurs entrent en jeu :
- L'émetteur (la plateforme OpenFlyers)
- Les serveurs email liés au destinataire
- Le destinataire
- Les structures OpenFlyers sont correctement configurées pour permettre l'envoi d'un email. Ainsi, si un problème intervient, il ne vient pas de la configuration de la plateforme.
- OpenFlyers tout comme le récepteur de l'email ne peuvent agir sur les serveurs liés au destinataire. Si un problème apparaît de ce côté, rien ne peut être fait, il faut simplement attendre qu'il soit corrigé.
- Si les serveurs liés au destinataire fonctionnent bien au moment de l'envoi de l'email, mais qu'un échec se produit, alors il vient du côté du destinataire qui peut ne pas être joignable pour plusieurs raisons.
La bonne pratique consiste alors de demander aux utilisateurs concernés par un problème de réception d'email de :
- Vérifier la syntaxe de leur adresse email sur la plateforme OpenFlyers
- Vérifier que la boîte email n'est pas saturée (pleine)
- Vérifier que le compte de messagerie n'est pas bloqué ou désactivé par le fournisseur de messagerie.