Données

Présentation

L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant le module de gestion des données dans OpenFlyers.

Le module de gestion des données permet au gestionnaire d'une structure de respecter la réglementation applicable en matière de traitement des données (Loi ...).

Le RGPD encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l'Union Européenne. Ce règlement européen s'inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l'utilisation qui peut être faite des données les concernant. Il harmonise les règles en Europe, offrant un cadre juridique unique aux professionnels. Il permet de développer leurs activités numériques au sein de l'UE en se fondant sur la confiance des utilisateurs.

Pour respecter ce règlement du 27 avril 2016, il faut protéger les données personnelles en les conservant pour une durée précise.

Ce module permet de gérer ces durées de conservations et de supprimer toutes données obsolètes au sein de la base de données.

Affichage

L'interface de la gestion des données se présente sous la forme d'un tableau contenant une ligne par catégorie de données :

• Entrées comptables
• Comptes
• Utilisateurs
• Activités
• Réservations
• Formations

Avec pour chaque catégorie les éléments suivants :

• Durée de conservation en jours
• Nombre de données obsolètes
• Nombre de données non obsolètes

Pour chaque catégorie, il est possible de :

• Modifier les durées de conservation (pictogramme crayon)
• Supprimer les données obsolètes (pictogramme corbeille)

Contraintes d'obsolescence

Afin de déterminer les données dites obsolètes, chaque catégorie possède ses propres contraintes.

Entrées comptables

• Dépasser la durée de conservation
• Le compte associé doit avoir une balance après la date de l'entrée comptable
• Doit être sur une année entière

Comptes

• Doit être désactivé
• Ne doit avoir aucune entrée comptable associée

Utilisateurs

• Doit être désactivé
• Ne doit avoir aucune entrée des autres catégories liée

Activités

• La date de l'activité doit être antérieure à la durée de conservation
• Aucune entrée comptable doit être associée
• Ne doit pas être un vol de formation

Réservations

• La date de la réservation doit dépasser la durée de conservation
• Aucune entrée comptable doit être associée

Formations

• La date du vol de formation doit dépasser la durée de conservation
• Aucune entrée comptable doit être associée

Utilisation

Accéder à l'interface

• Admin > Structure > Données > Conservation des données

Modifier les durées de conservation

• Cliquer sur l'icone représentant un crayon
• Entrer la nouvelle durée de conservation voulue en jours
• Valider

Attention, certaines durées ont un minimum pour des raisons légales.

Supprimer des données

• Créer une plateforme de bac à sable et tester dans un premier temps sur celle ci
• Aller vers l'interface de gestion de données
• Cliquer sur la corbeille liée à la catégorie à supprimer
• Vérifier que la suppression s'est correctement faite
• Répéter l'opération sur la plateforme

La suppression ne se fait que pour la catégorie de données correspondantes selon les contraintes associées.