Données

Présentation

L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant le module de gestion des données dans OpenFlyers.

Le module de gestion des données permet au gestionnaire d'une structure de respecter la réglementation applicable en matière de traitement des données (version en vigueur de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978).

Le RGPD encadre le traitement des données personnelles sur le territoire de l'Union Européenne. Ce règlement européen s'inscrit dans la continuité de la Loi française Informatique et Libertés de 1978 et renforce le contrôle par les citoyens de l'utilisation qui peut être faite des données les concernant. Il harmonise les règles en Europe, offrant un cadre juridique unique aux professionnels. Il permet de développer leurs activités numériques au sein de l'UE en se fondant sur la confiance des utilisateurs.

Pour respecter ce règlement du 27 avril 2016, il faut protéger les données personnelles en les conservant pour une durée précise.

Ce module permet de gérer ces durées de conservations et de supprimer toutes données obsolètes au sein de la base de données.

Affichage

L'interface de la gestion des données se présente sous la forme d'un tableau contenant une ligne par catégorie de données :

• Comptabilité
• Utilisateurs
• Activités
• Réservations
• Formations

Avec pour chaque catégorie les éléments suivants :

• Traitement effectué
• Finalité
• Type de données
• Modalité de collecte (Si elle est manuelle ou automatique)
• Espace de stockage
• Responsable du traitement
• Profils habilités à consulter avec le nombre de personnes concernées
• Profils habilités à modifier avec le nombre de personnes concernées
• Utilisateurs concernés
• Durée de conservation en jours
• Date la plus ancienne
• Nombre de données obsolètes
• Nombre de données non obsolètes

Pour chaque catégorie, il est possible de :

• Modifier les durées de conservation (pictogramme crayon)
• Supprimer les données obsolètes (pictogramme corbeille)

Catégorie de données

Les catégories de données représentent les différents types de traitement effectuées au sein de la plateforme OpenFlyers.

Contraintes d'obsolescence

Afin de déterminer si une donnée est obsolète, chaque catégorie possède ses propres contraintes.

Activités

• La date de l'activité doit être antérieure à la durée de conservation
• Aucune entrée comptable ne doit y être associée
• Aucun enregistrement de suivi de formation ne doit y être associé

Comptes

• Le compte doit être désactivé
• Ne doit avoir aucune entrée comptable associée

Entrées comptables

• L'entrée comptable doit dépasser la durée de conservation
• Le compte associé doit avoir une balance avec une date après la date de l'entrée comptable
• Il faut supprimer les données comptables sur une année entière

Formations

• La date de l'activité associée à l'entrée de suivi de formation doit dépasser la durée de conservation
• Aucune entrée comptable ne doit y être associée

Réservations

• La date de la réservation doit dépasser la durée de conservation
• Aucune entrée comptable ne doit y être associée

Utilisateurs

• L'utilisateur doit être désactivé
• Il ne doit pas exister de donnée liée

Utilisation

Accéder à l'interface

• Admin > Structure > Données > Conservation des données

Modifier les durées de conservation

• Aller vers l'interface de gestion de données
• Cliquer sur l'icone représentant un crayon
• Entrer la nouvelle durée de conservation voulue en jours
• Valider

Attention, certaines durées ont un minimum pour des raisons légales.

Supprimer des données

• Créer une plateforme de bac à sable et tester dans un premier temps sur celle ci
• Aller vers l'interface de gestion de données
• Cliquer sur la corbeille liée à la catégorie à supprimer
• Vérifier que la suppression s'est correctement faite
• Répéter l'opération sur la plateforme

La suppression ne se fait que pour la catégorie de données correspondantes selon les contraintes associées.