FAQ-client

Fonctionnement d'OpenFlyers

Fonctionnement applicatif

Les composants logiciels utilisés pour développer notre applicatif sont tous open source (notamment PHP et MySQL).

Le logiciel OpenFlyers, propriété de la S.A.R.L. OpenFlyers, est sous licence semi-libre : il peut être installé et utilisé pour les besoins propres d'une structure aéronautique mais il ne peut être commercialisé par une société tiers sans licence spécifique (même à la demande d'un seul client) ou déployé pour des filiales d'une structure commerciale ou non.

De quoi avons-nous besoin pour faire fonctionner OpenFlyers ?

Il suffit de disposer d'un ordinateur avec un accès internet et d'un navigateur moderne tel que Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Opera ou Safari. Aucune installation particulière n'est nécessaire sur l'ordinateur.

Les bases de données

Les données stockées sont-elles bien protégées ?

Nous tâchons de mettre en œuvre les différentes recommandations concernant la gestion des serveurs afin d'empêcher toute intrusion.

De plus, nous disposons de plusieurs serveurs répartis en plusieurs endroits de la planète.

Chaque nuit, tous les serveurs sauvegardent leurs bases de données et les envoient à tous les autres serveurs.

Ces sauvegardes sont stockées par roulement sur une quinzaine de jours.

Comment récupérer notre base de données ?

Vous pouvez à tout moment récupérer le contenu de votre base de données :

• Procédure version 3

Peut-on avoir un accès de type "phpMyAdmin" à notre base de données ?

Vous avez un accès en lecture à la base de données via l'export mais également via la génération des rapports.

La structure de la base de données est documentée ici : http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Database_specification

Par contre, nous nous interdisons de vous fournir un accès en écriture à la base de données. Car nous devons pouvoir garantir l'intégrité de cette base de données vis-à-vis de vous-même, vis-à-vis de vos utilisateurs mais également vis-à-vis de tierces personnes ou encore vis-à-vis des autorités.

Cependant, si vous avez besoin de modifier une saisie en base de données, nous pouvons intervenir sur votre demande par e-mail ou courrier. Cette opération est facturée en fonction de sa complexité (voir le catalogue tarifaire).

Peut-on importer notre ancienne base de données externe OF 1.3.x lors du passage en production sur la solution hébergée OpenFlyers ?

Oui, il est tout a fait possible de reprendre votre ancienne base de données OF 1.3.x.

Le coût est à partir de 50 € HT/heure, le temps effectif étant déterminé lors de l'import. Il faut nous faire parvenir un export complet de la base SQL de votre plateforme.

Il faut au préalable que vous ayez créé une plateforme client , puis nous signaler l'identifiant de votre plateforme.

Il faut ensuite vous créer la ou les factures, selon l'abonnement choisi, à partir de votre clientmanager

Vous acquittez les factures correspondant à la migration de votre base de données, de votre abonnement et éventuellement de la migration de votre plateforme de la version 2.1 en 3.0

Puis, l'idéal est de fixer un rendez-vous, par exemple, le XX-XX-2012 à 9 h. Puis, à cette même date :

• vous bloquez votre accès sur votre plateforme OF le jour J à 9h00 ;
• vous nous envoyez la base de données en suivant ;
• nous migrons, dès réception, votre base de données vers la version 2.1 (ou la version 3.0) sur nos serveurs ;
• une fois cela fait, on vous envoie un e-mail ;
• vous mettez en place de votre côté une redirection vers la nouvelle URL OF.

Il faut compter environ 2 heures maximum pour procéder à la migration (suivant les difficultés que nous rencontrerons avec votre base de données).

Les opérations d'export/import sont ainsi synchronisées et l'interruption de service est la plus courte possible.

Compte client OpenFlyers

Comment modifier des éléments de la fiche client ?

Il vous suffit de vous connecter à votre plateforme OpenFlyers.

Puis d'éditer la fiche en allant dans Données/Affichage et fiche personnelle.

Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation

Le message d'alerte votre cotisation n'est pas à jour correspond à un message lié à la configuration de la plateforme OpenFlyers et non pas à l'abonnement OpenFlyers de cette plateforme. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa qualification/validité cotisation au sein de la structure.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

Cf. Gestion des validités des utilisateurs dans OpenFlyers 3.

Changement du nombre de ressources en cours d'année et mise à jour de l'abonnement

L'abonnement OpenFlyers est calculé en fonction du nombre de ressources souhaitées. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

Si vous rajoutez une ressource en cours d'année, alors vous devez vous connecter sur votre compte client OpenFlyers et créer d'une facture d'ajout de ressource en indiquant le nombre de ressource supplémentaire.

• Dans le cas où vous acquittez un abonnement annuel : le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.
• Dans le cas où vous êtes en prélèvement mensuel (avec majoration de 20% par rapport au tarif annuel) alors le tarif appliqué sera rajouté au prélèvement mensuel avec la majoration de 20%. De plus, des frais de dossier de 50 € HT pour la mise à jour du prélèvement automatique seront à payer en sus.

Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque la ressource est prise pour toute l'année.

Par contre, s'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un nouvel abonnement pour la nouvelle ressource : il suffit de désactiver l'ancienne ressource avant d'activer la nouvelle.

Comment remplacer une ressource par une autre ?

Pour remplacer une ressource par une autre, il faut d'abord désactiver la ressource à substituer.

Si vous ne souhaitez pas désactiver cette ressource, alors vous pouvez nous demander de créer une facture complémentaire d'abonnement pour une ressource supplémentaire.

Comment désactiver une ressource ?

• Désactiver un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers
• Désactiver un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers
• Désactiver une ressource avec la version 3 d'OpenFlyers

Comment créer une ressource ?

• Ajouter un avion avec la version 1.3 d'OpenFlyers
• Ajouter un aéronef avec la version 2.1 d'OpenFlyers
• Ajouter une ressource avec la version 3 d'OpenFlyers

Facturation des ressources réelles et virtuelles

A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef (Admin > Flotte > Aéronefs colonne Aéronefs réels).

J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?

Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre plateforme se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre catalogue tarifaire.

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

J'ai souscrit un abonnement First Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Business ?

Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Business. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?

Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos conditions générales.

L'accès First Price dispose-t-il d'une connexion sécurisée ?

Non, l'accès First Price ne dispose pas d'une connexion sécurisée. Il peut être pris en option (renouvelable chaque année) selon le tarif en vigueur dans notre catalogue tarifaire. L'accès First Price plus l'option HTTPS est de même niveau que le Business avec HTTPS inclus (256 bits).

Plateforme OpenFlyers

Impossible d'accéder à la plateforme de notre structure après création

Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder au compte client OpenFlyers de votre structure, depuis Client Manager, avec le couple identifiant/mot de passe qui permet d'accéder à la plateforme OpenFlyers.

• Le couple identifiant/mot de passe pour accéder au compte client OpenFlyers de votre structure vous a été communiqué par e-mail.
• Le couple identifiant/mot de passe pour accéder à votre plateforme OpenFlyers, immédiatement après création, est admin/admin. Vous êtes invité à le modifier des que possible

Nous avons déjà une plateforme OpenFlyers version X et nous voudrions tester la version Y

Quelles alternatives ?

soit vous migrez directement de la version X vers la version Y

Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du forfait paramétrage)

• avantages :

• Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
• Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les éléments

• inconvénients :

• vous payez de suite la tarification de la version Y
• vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)

Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un e-mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version X et la version Y.

soit vous créez une nouvelle plateforme qui vous servira de plateforme de test

• avantages :

• vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
• vous ne payez pas la différence de coût entre la version X et la version Y pendant que vous testez

• inconvénients :

• lors de votre migration de votre plateforme en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre la procédure de création de plateforme.

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version X à la version Y (passage en production sur la version Y), voici ce qu'il faudra faire :

• nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)

Alors nous effectuerons les actions suivantes :

• migration de la base de données X vers la Y
• changement du pointage de votre adresse nom_de_la_plateforme.openflyers.fr par exemple de la X vers la version Y

Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle Y (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la version Y

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le catalogue tarifaire).

Forfait paramétrage

N'oubliez-pas que nous proposons le forfait paramétrage pour la configuration d'OpenFlyers.

Quel est le délai pour migrer une base de données ?

Il faut compter 1 semaine

La configuration nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?

Si vous souhaitez utiliser en production rapidement votre plateforme OpenFlyers (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "forfait paramétrage".

Ce forfait est également valable pour un client utilisateur de la version 1.3.x et qui souhaite migrer sans attendre à la version 3.0.3 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

Nous avons une version 3 en test

mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?

Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

Peut-on garder la configuration de la version 3 et migrer uniquement les réservations de la 1.3.x ?

Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :

• demander la migration par e-mail de la 1.3.x vers la 3 avec passage en prod sur la 3 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
• reprendre la configuration faite sur la 3 en test sur la nouvelle 3
• envoyer un nouveau e-mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 3 en test

Comment passer à la gestion des comptes et la comptabilité dans OpenFlyers ?

Pour activer la gestion des comptes et de la comptabilité dans OpenFlyers, vous pouvez suivre les FAQ dédiées à la comptabilité ainsi que les documentations qui présentent les modules de comptabilité :

• FAQ comptabilité version 2.1
• FAQ comptabilité version 3.0
• Documentations sur la comptabilité

dont Quelques conseils sur la mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Support

Quels sont les supports techniques ?

Il existe à ce jour 3 types de support :

• le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
• le support par e-mail réservé aux abonnements "Business" et plus.
• le support ponctuel par téléphone qui peut vous permettre de vous dépanner si nous pouvons vous fournir la réponse en temps réel.

Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur

Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'authentification SPF que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.