Utilisation-des-réservations-externes

Présentation

L'objet de cette page est de présenter l'interface de réservations accessible en externe, c'est à dire sans être connecté.

L'interface de réservations externes permet à des utilisateurs sans identifiant OpenFlyers d'effectuer une réservation sur une plateforme.

Cette fonctionnalité permet par exemple de permettre à des personnes non connues de la structure de pouvoir réserver des activités spécifiques comme un baptême de l'air autrement appelé "Vol d'initiation" ou "Vol découverte".

Voir la page Configuration des réservations externes pour l'activation de ce module.

L'interface publique est disponible en se rendant sur Planning > Planning > Réservations externes

Calendrier

Haut du calendrier :

• Le haut du calendrier permet de choisir le jour de la réservation.
• Il affiche une fourchette de dates : 7 sur écran large, 1 sur petit écran.
• Entre les deux flèches, est affichée la date de début et de fin de la fourchette semaine de X au Y.
• Pour faire avancer ou reculer la fourchette de jours, cliquer sur les flèches à droite ou à gauche de la date de la fourchette.
• Pour choisir un jour précis, cliquer sur le picto calendrier à droite de la date de début de la fourchette et aller au jour souhaité.
• Si aucun créneau futur n'est visible dans la fourchette de dates, le prochain créneau disponible est indiqué. Le clic sur le bouton Y aller permet de s'y rendre directement.
• Si le paramétrage de la colorisation des créneaux disponibles est activé, chaque créneau libre est affiché avec la couleur de la première ressource disponible. Sinon, la couleur de fond est le bleu par défaut.

Captures d'écrans

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  Calendrier écran large

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  Prochain créneau disponible

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  Formulaire

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  Calendrier sur smartphone

Déroulement de la réservation

Si les ventes externes sont configurées

• L'utilisateur sélectionne un produit à commander
• Il choisit un créneau horaire sur un calendrier
• Il remplit le formulaire et le valide

Si le produit sélectionné a un tarif associé :

• • L'utilisateur est redirigé vers la page de récapitulatif de réservation avec les informations de facturation et le total
  • Il clique sur Payer en ligne et est redirigé vers la page de paiement
  • Il reçoit un e-mail de confirmation de réservation

Si aucun tarif n'est associé au produit, ou si les ventes externes ne sont pas activées

• L'utilisateur choisit un créneau horaire sur un calendrier
• Il remplit et valide le formulaire
• L'utilisateur reçoit un e-mail de demande de confirmation de sa réservation

Pour cette étape, si l'option Autoriser uniquement les emails des utilisateurs actifs est activée dans la configuration, alors l'e-mail est envoyé uniquement si l'adresse e-mail de l'utilisateur correspond à celle d'un utilisateur actif sur la plateforme OpenFlyers

• L'utilisateur doit cliquer sur le lien contenu dans l'e-mail pour confirmer sa demande
  • Si le lien a expiré : un message d'erreur indique qu'il n'est plus valide
  • Si le lien est valide mais qu'il a déjà été utilisé : un message indique que la réservation est déjà confirmée

Si le lien est valide :

• La réservation est enregistrée
• L'utilisateur reçoit un e-mail de confirmation de la réservation qui contient un lien pour annuler la réservation si besoin

Annulation d'une réservation par l'utilisateur externe

• Pour annuler une réservation externe, l'utilisateur doit cliquer sur le lien d'annulation présent dans l'email de confirmation de réservation

Une page de demande de confirmation s'affiche :

• L'utilisateur confirme l'annulation
• Un e-mail de confirmation d'annulation est envoyé à l'utilisateur

Bas du calendrier

• Le bas du calendrier permet de choisir le créneau horaire de la réservation.
• Les créneaux disponibles indiquent une heure et sont affichés dans un rectangle bleu.
• Pour faire défiler les créneaux suivants ou précédents, il y a deux solutions :
  • Faire défiler verticalement les créneaux horaires à l'aide de la molette de la souris ou d'un balayage sur écran tactile.
  • Cliquer sur les boutons créneaux précédents ou créneaux suivants.

Formulaire

• La date et l'heure de la réservation choisies sur le calendrier sont affichées au-dessus du formulaire. Il est possible de changer de date en cliquant sur le lien Changer de date au-dessus de la date de réservation.
• Dans le formulaire, l'utilisateur saisit ses coordonnées.
• Le clic sur le bouton Enregistrer la réservation envoie un mail de confirmation pour pouvoir valider la réservation.