Mailing

Introduction

L'envoi d'e-mails en masse, le mailing permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu Gestion > Communications > Envoyer un e-mail et il faut disposer du droit d'envoyer et suivre les emails.

Destinataires

Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages.

Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas").

Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite :

• Cliquer sur le lien Sélectionner les profils concernés (ou) pour faire dérouler la liste des profils que l'on souhaite sélectionne
• Cliquer sur le lien Sélectionner les validités requises (et) pour faire dérouler la liste des validités pour sélectionner seules que l'on souhaite inclure ou contraire exclure
• Cliquer sur le bouton Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires pour appliquer les choix et ensuite, éventuellement, modifier la liste finale

Sélectionner les profils concernés (ou)

Lors d'un clic sur le lien Sélectionner les profils concernés (ou), la liste des profils de la structure apparaît.

Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :

• Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
• Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant au moins un des profils choisis seront listées en destinataires.

Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.

Sélectionner les validités requises (et)

Lors d'un clic sur le lien Sélectionner les validités requises (et), la liste des types de validités de la structure apparaît.

Les types de validités peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :

• Si aucun type de validité n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les validités détenues ou non par les utilisateurs.
• Si une ou plusieurs validités sont sélectionnées pour inclure ou exclure, seules les personnes ayant toutes les validités demandées et aucune des validités exclues seront dans la liste des destinataires.

Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires

Pour que les filtres précédents soient pris en compte, il faut cliquer sur le bouton Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires.

Lors d'un clic sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparait comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail. Cela permet ainsi de modifier manuellement la liste des destinataires sélectionnés en fonction des filtres.

Il faut ensuite dans tous les cas cliquer sur le bouton Mettre à jour la liste pour pouvoir ensuite sélectionner le pictogramme associé à l'email et rédiger le contenu.

Rédaction de l’e-mail

Pictogramme de l'e-mail

Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque Pictogramme de l'e-mail.

Contenu de l'e-mail

Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l’e-mail de manière personnalisée :

• Le champ Intitulé de l'émetteur, permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l’e-mail "Message de " suivi de la valeur du champ. Par défaut, la valeur est "Nom de l'utilisateur, Profil". Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
• Le champ Sujet pour le sujet de l’e-mail
• Le champ Texte contenant le corps de l’e-mail
• Le champ Pièce jointe permet de rajouter autant de fichiers que souhaité. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un fichier supplémentaire à ce même message.

Envoi de l’e-mail

Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton Envoyer en bas de la page.

Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi. est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.

Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message L’e-mail a été envoyé. est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.

Suivi des emails

L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de suivi des emails.