imported>Claratte |
imported>Claratte |
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| =Présentation= | | __TOC__ |
| L'objet de cette page est de présenter l''''envoi automatique des e-mails''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]]. | | =Introduction= |
| | L'envoi d'e-mails en masse, le ''mailing'' permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers. |
|
| |
|
| Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.
| | Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu '''Gestion > Communications > Envoyer un e-mail''' et il faut disposer du droit d'[[Gestion-des-profils#Envoyer-et-suivre-les-e-mails|envoyer et suivre les emails]]. |
| {| class="wikitable" style="text-align: center;"
| |
| !style="text-align:left;"|Type d'e-mail!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_de_démonstration|Plateforme de démonstration]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_test|Plateforme en test]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_production|Plateforme en production]]
| |
| |-
| |
| !colspan="4"|Communication
| |
| |-
| |
| |[[Liste-de-diffusion|Accès à la création d'une liste de diffusion]]||-||-||✔
| |
| |-
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| !colspan="4"|Comptabilité
| |
| |-
| |
| |[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|Alerte de solde]]||-||-||✔
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| |-
| |
| |[[#E-mail-de-facture|Envoi de facture]]||-||✔||✔
| |
| |-
| |
| |[[#E-mail-de-reçu|Envoi de reçu]]||-||✔||✔
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| |-
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| !colspan="4"|Réservation
| |
| |-
| |
| |[[#E-mail_de_notification_de_réservation|Notification de réservation]]||-||✔||✔
| |
| |-
| |
| |[[#E-mail_de_rappel_de_réservation|Rappel de réservation]]||-||-||✔
| |
| |-
| |
| !colspan="4"|Validité
| |
| |-
| |
| |[[#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|Demande de certification de validité]]||-||✔||✔
| |
| |-
| |
| |[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-des-rappels-par-email-des-validités-à-échéance|Rappel d'échéance de validité]]||-||-||✔
| |
| |}
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|
| Le paramétrage de l'envoi automatique des e-mails s'effectue dans la [[Fiche-personnelle#Communication|fiche personnelle]] de l'utilisateur. | | =Destinataires= |
| | Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages. |
|
| |
|
| Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un [[Configuration#Message-en-en-tête-des-emails-automatiques|message en en-tête]] et également un autre [[Configuration#Message-en-pied-de-page-des-emails-automatiques|message en pied de page]].
| | Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas"). |
|
| |
|
| Il est également possible de suivre les emails dans '''Gestion > Communications > [[Suivi des emails|Suivi des e-mails]]'''.
| | Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite : |
| | * |
| | * |
| | *Cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires''' |
|
| |
|
| =Comptabilité= | | ==Sélectionner les profils concernés (ou)== |
| ==E-mail de facture==
| | Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les profils concernés (ou)''' ou le champ placé en dessous, la liste des profils de la structure apparaît. |
| Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation d'une activité]] ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur]].
| |
|
| |
|
| Le titre est composé :
| | Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message : |
| * Du nom de la plateforme entre crochets | | *Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils. |
| * Suivi du texte "Facture" | | *<u>Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant '''au moins''' un des profils choisis seront listées en destinataires.</u> |
|
| |
|
| Exemple de titre :
| | Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils. |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Facture</pre>
| |
|
| |
|
| Le corps est composé :
| | '''Une modification du filtrage par profils réinitialise la [[#Sélection par destinataires|sélection par destinataires]]. |
| *Du texte "Bonjour,"
| |
| *De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
| |
| **'''X''' correspond au numéro de reçu
| |
| **'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure
| |
|
| |
|
| Exemple de corps :
| | Une fois la sélection des profils effectuée, le champ associé est rempli avec la liste des profils cochés. |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
|
| Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.
| | ==Sélectionner les validités requises (et)== |
|
| |
|
| Cordialement,</pre>
| | ==Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires== |
| | En plus des filtrages précédents, il est possible de modifier manuellement la liste des destinataires |
| | Lors d'un clic sur le champ '''Voir / modifier la liste des destinataires''', une nouvelle fenêtre comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail. |
|
| |
|
| L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
| | Le tableau contient une ligne par personne : |
| *"Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf" | | *Lorsqu'un clic sur une personne est effectuée, la ligne devient foncée et la personne est ajoutée de la liste des destinataires. Un nouveau clic permet de la retirer des destinataires. |
|
| |
|
| ==E-mail de rappel de solde==
| | Après avoir modifié la liste des destinataires, le champ associé affiche les personnes '''sélectionnées''' |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
| |
| * Suivi du nom du type de compte utilisateur
| |
|
| |
|
| Exemple de titre :
| | Par défaut, tous les destinataires correspondant au filtrage par profils fait précédemment sont sélectionnés. Ainsi si aucun profil s'est coché dans le filtrage précédent, tous les utilisateurs seront sélectionnés dans le tableau des destinataires. |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre</pre>
| |
|
| |
|
| Le corps correspond au [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|contenu de l'e-mail d'alerte]].
| | =Rédaction de l’e-mail= |
| | ==Pictogramme de l'e-mail== |
| | Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque '''Pictogramme de l'e-mail'''. |
|
| |
|
| Exemple de corps :
| | ==Contenu de l'e-mail== |
| <pre>Cher client/adhérent
| | Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l’e-mail de manière personnalisée : |
| | *Le champ '''Intitulé de l'émetteur''', permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l’e-mail '''"Message de "''' suivi de '''la valeur du champ'''. Par défaut, la valeur est '''"Nom de l'utilisateur, Profil"'''. Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent. |
| | *Le champ '''Sujet''' pour le sujet de l’e-mail |
| | *Le champ '''Texte''' contenant le corps de l’e-mail |
| | *Le champ '''Pièce jointe''' pour ajouter un fichier à quelconque au message. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée à un message, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un autre fichier à ce même message. |
|
| |
|
| Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de 0 € en dessous du seuil minimum de 100 €.
| | =Envoi de l’e-mail= |
| | Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton '''Envoyer''' en bas de la page. |
|
| |
|
| Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.
| | Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message '''Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi.''' est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé. |
|
| |
|
| Le service comptable/trésorier
| | Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message '''L’e-mail a été envoyé.''' est affiché, à ce moment la page peut-être fermée. |
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| ----------
| | =Suivi des emails= |
| Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique</pre>
| | L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de [[Suivi des emails|suivi des emails]]. |
| | |
| ==E-mail de reçu==
| |
| Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la [[Utilisation-de-la-comptabilité#Validation-des-règlements-clients|validation d'un encaissement]] afin d'être [[Normes-et-réglementations#Inaltérabilité-des-données-et-traçabilité-des-encaissements|conforme à la réglementation]].
| |
| | |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Reçu"
| |
| | |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Reçu</pre>
| |
| | |
| Le corps est composé :
| |
| *Du texte "Bonjour,"
| |
| *De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
| |
| **'''X''' correspond au numéro de reçu
| |
| **'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure
| |
| | |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
| | |
| Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.
| |
| | |
| Cordialement,</pre>
| |
| | |
| L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
| |
| *"Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
| |
| | |
| =Réservation=
| |
| ==E-mail d'annulation de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"
| |
| | |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers</pre>
| |
| | |
| Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]].
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| | |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
| | |
| Notification d'annulation de la réservation suivante :
| |
| | |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
| |
| avec comme commentaire : Activité de jour
| |
| avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.
| |
| | |
| Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.
| |
| | |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
| | |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.
| |
| | |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :
| |
| | |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées
| |
| | |
| Plateforme de démonstration
| |
| https://openflyers.com/demo</pre>
| |
| | |
| ==E-mail de modification de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers"
| |
| | |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre>
| |
| | |
| Le corps est composé :
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>"Bonjour,"
| |
| | |
| Notification de modification de la réservation suivante :</pre>
| |
| * D'une ligne indiquant :
| |
| ** l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés
| |
| ** l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| ** l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| * D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant
| |
| * D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place
| |
| * D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant
| |
| * Du texte "est remplacée par"
| |
| * D'une ligne indiquant :
| |
| ** le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés
| |
| ** la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| ** la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| * D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant
| |
| * D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place
| |
| * D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant
| |
| * D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
| |
| * De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
| |
| <pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
| | |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
| |
| | |
| Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
| |
| L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.</pre>
| |
| * Le nom de la structure
| |
| * L'adresse de la structure
| |
| | |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers
| |
| | |
| Notification de modification de la réservation suivante :
| |
| | |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30
| |
| avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par
| |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00
| |
| avec DUPONT Jean en Place gauche
| |
| | |
| Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN
| |
| | |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
| | |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
| | |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
| |
| | |
| Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
| |
| L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.
| |
| | |
| Plateforme de démonstration
| |
| https://openflyers.com/demo</pre>
| |
| | |
| ==E-mail de notification de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"
| |
| | |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre>
| |
| | |
| Le corps est composé :
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>"Bonjour,"
| |
| | |
| Notification de création de la réservation suivante :</pre>
| |
| * D'une ligne indiquant :
| |
| ** le type de ressource et la ressource réservés
| |
| ** la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| ** la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| * D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
| |
| * D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
| |
| * D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
| |
| * D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
| |
| * De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
| |
| <pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
| | |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
| | |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail</pre>
| |
| * Le nom de la structure
| |
| * L'adresse de la structure
| |
| | |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
| | |
| Ceci est une notification de la réservation suivante :
| |
| | |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
| |
| avec comme commentaire : Vol de jour
| |
| avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.
| |
| | |
| Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN
| |
| | |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
| | |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
| | |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
| | |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
| |
| | |
| Plateforme de démonstration
| |
| https://openflyers.com/demo</pre>
| |
| | |
| ==E-mail de rappel de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du [[Configuration#Email-de-rappel-des-réservations-de-la-journée|contenu à ajouter avant l'e-mail de rappel des réservations s'il s'agit d'un rappel d'une réservation de la journée]]
| |
| * Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"
| |
| | |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers</pre>
| |
| | |
| Le corps est composé :
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
| | |
| Rappel de la réservation suivante :</pre>
| |
| * Du corps de l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]] où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
| |
| * De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
| |
| <pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :
| |
| | |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail</pre>
| |
| * Le nom de la structure
| |
| | |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
| | |
| Rappel de la réservation suivante :
| |
| | |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
| |
| avec comme commentaire : Vol de jour
| |
| avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.
| |
| | |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
| | |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.
| |
| | |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail
| |
| | |
| Plateforme de démonstration</pre>
| |
| | |
| ==Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier==
| |
| Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.
| |
| | |
| Le fichier, envoyé au format '''ics''', peut être ouvert avec des applications comme '''Microsoft Outlook''', '''Google Calendar''' ou '''iCalendar''' par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.
| |
| | |
| Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :
| |
| *La date et heure de début
| |
| *La date et heure de fin
| |
| *Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
| |
| *La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le '''nom du fichier'''
| |
| | |
| Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.
| |
| | |
| '''Remarque :''' indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|synchronisation de ses réservations avec son agenda Google]].
| |
| | |
| =Validité=
| |
| ==E-mail de demande de certification de validité==
| |
| | |
| Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification est activée]]. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un lien qui renvoi vers l'[[Validités#Validités-en-attente-de-certification|interface permettant de certifier les validités en attentes]]
| |
| | |
| Le titre est composé :
| |
| *Du nom de la plateforme entre crochet
| |
| *Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
| |
| | |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification</pre>
| |
| | |
| Le corps du message suit ce format :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
| | |
| L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].
| |
| | |
| Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
| |
| [lien vers la page de gestion]
| |
| </pre>
| |
| | |
| ==E-mail de rappel d'échéance de validité==
| |
| Voir la [[Paramétrage-des-validités#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Gestion des validités]] pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.
| |
| | |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
| |
| * Suivi du nom du type de validité
| |
| | |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence</pre>
| |
| | |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017</pre>
| |
| Ou :
| |
| <pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017</pre>
| |
Introduction
L'envoi d'e-mails en masse, le mailing permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.
Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu Gestion > Communications > Envoyer un e-mail et il faut disposer du droit d'envoyer et suivre les emails.
Destinataires
Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages.
Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas").
Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite :
- Cliquer sur le bouton Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires
Sélectionner les profils concernés (ou)
Lors d'un clic sur le lien Sélectionner les profils concernés (ou) ou le champ placé en dessous, la liste des profils de la structure apparaît.
Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
- Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
- Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant au moins un des profils choisis seront listées en destinataires.
Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.
Une modification du filtrage par profils réinitialise la sélection par destinataires.
Une fois la sélection des profils effectuée, le champ associé est rempli avec la liste des profils cochés.
Sélectionner les validités requises (et)
Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires
En plus des filtrages précédents, il est possible de modifier manuellement la liste des destinataires
Lors d'un clic sur le champ Voir / modifier la liste des destinataires, une nouvelle fenêtre comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail.
Le tableau contient une ligne par personne :
- Lorsqu'un clic sur une personne est effectuée, la ligne devient foncée et la personne est ajoutée de la liste des destinataires. Un nouveau clic permet de la retirer des destinataires.
Après avoir modifié la liste des destinataires, le champ associé affiche les personnes sélectionnées
Par défaut, tous les destinataires correspondant au filtrage par profils fait précédemment sont sélectionnés. Ainsi si aucun profil s'est coché dans le filtrage précédent, tous les utilisateurs seront sélectionnés dans le tableau des destinataires.
Rédaction de l’e-mail
Pictogramme de l'e-mail
Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque Pictogramme de l'e-mail.
Contenu de l'e-mail
Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l’e-mail de manière personnalisée :
- Le champ Intitulé de l'émetteur, permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l’e-mail "Message de " suivi de la valeur du champ. Par défaut, la valeur est "Nom de l'utilisateur, Profil". Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
- Le champ Sujet pour le sujet de l’e-mail
- Le champ Texte contenant le corps de l’e-mail
- Le champ Pièce jointe pour ajouter un fichier à quelconque au message. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée à un message, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un autre fichier à ce même message.
Envoi de l’e-mail
Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton Envoyer en bas de la page.
Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi. est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.
Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message L’e-mail a été envoyé. est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.
Suivi des emails
L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de suivi des emails.