imported>Claratte |
imported>Ltremblet |
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| =Présentation=
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| L'objet de cette page est de présenter l''''envoi automatique des e-mails''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].
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| Le tableau ci-dessous indique pour quels types de plateformes l'envoi des e-mails est actif.
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| {| class="wikitable" style="text-align: center;"
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| !Type d'e-mail!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_de_démonstration|Plateforme de démonstration]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_test|Plateforme en test]]!![[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme_en_production|Plateforme en production]]
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| |-
| |
| !style="text-align:left;" colspan="4"|Communication
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| |-
| |
| |style="text-align:left;"|[[Liste-de-diffusion|Accès à la création d'une liste de diffusion]]||-||-||✔
| |
| |-
| |
| |style="text-align:left;"|[[#Actualité-OpenFlyers|Actualité OpenFlyers]]||-||-||✔
| |
| |-
| |
| |style="text-align:left;"|[[#E-mailing-de-la-structure|E-mailing de la structure]]||-||-||✔
| |
| |-
| |
| !style="text-align:left;" colspan="4"|Comptabilité
| |
| |-
| |
| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-solde|Alerte de solde]]||-||-||✔
| |
| |-
| |
| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-facture|Envoi de facture]]||-||✔||✔
| |
| |-
| |
| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-reçu|Envoi de reçu]]||-||✔||✔
| |
| |-
| |
| !style="text-align:left;" colspan="4"|Réservation
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| |-
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| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-d'annulation-de-réservation|Annulation de réservation]]||-||✔||✔
| |
| |-
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| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-modification-de-réservation|Modification de réservation]]||-||✔||✔
| |
| |-
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| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-notification-de-réservation|Notification de réservation]]||-||✔||✔
| |
| |-
| |
| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-rappel-de-réservation|Rappel de réservation]]||-||-||✔
| |
| |-
| |
| !style="text-align:left;" colspan="4"|Validité
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| |-
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| |style="text-align:left;"|[[#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|Demande de certification de validité]]||-||✔||✔
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| |-
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| |style="text-align:left;"|[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-des-rappels-par-e-mail-des-validités-à-échéance|Rappel d'échéance de validité]]||-||-||✔
| |
| |}
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| |
| Le paramétrage de l'envoi automatique des e-mails s'effectue dans la [[Fiche-personnelle#Notifications|fiche personnelle]] de l'utilisateur.
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| |
| Une structure peut personnaliser les e-mails automatiques en rajoutant un [[Configuration#Message-en-en-tête-des-emails-automatiques|message en en-tête]] et également un autre [[Configuration#Message-en-pied-de-page-des-emails-automatiques|message en pied de page]].
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| |
| Il est également possible de suivre les emails dans '''Gestion > Communications > [[Suivi des emails|Suivi des e-mails]]'''.
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| =Communication=
| |
| ==Actualité OpenFlyers==
| |
| Voir le chapitre [[Bien-communiquer-avec-OpenFlyers#Être-informé-des-nouveautés-OpenFlyers|Être informé des nouveautés OpenFlyers]].
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|
| |
| Chaque utilisateur décide de s'abonner ou non aux e-mails d'actualités d'OpenFlyers depuis la page [[Fiche personnelle]] en cochant ou non [[Fiche-personnelle#Etre-informé-des-actualités-OpenFlyers-par-e-mail|Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail]].
| |
|
| |
| ==E-mailing de la structure==
| |
| Les gestionnaires de chaque structure peuvent envoyer des e-mails de masse à l'ensemble ou à une partie des utilisateurs enregistrés dans la structure.
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| |
| Voir la page [[Mailing]].
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| =Comptabilité=
| |
| ==E-mail de facture==
| |
| Un e-mail de facture est automatiquement envoyé lors de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation d'une activité]] ou d'une vente. L'envoi automatique de cet e-mail dépend de [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|la configuration de la plateforme et peut aussi dépendre du choix de l'utilisateur]].
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| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Facture"
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Facture</pre>
| |
|
| |
| Le corps est composé :
| |
| *Du texte "Bonjour,"
| |
| *De la ligne "Ci-joint la facture n°X pour votre achat du [DATE_ACHAT]."
| |
| **'''X''' correspond au numéro de reçu
| |
| **'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où l'achat a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
| Ci-joint la facture n°10 pour votre achatdu 04/02/2018.
| |
|
| |
| Cordialement,</pre>
| |
|
| |
| L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
| |
| *"Facture [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
| |
|
| |
| ==E-mail de rappel de solde==
| |
| ''Le paramétrage de l'e-mail de rappel de solde est décrit dans le chapitre [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|Paramétrage général des comptabilités]].''
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|
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Alerte seuil de compte : "
| |
| * Suivi du nom du type de compte utilisateur
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Alerte seuil de compte : Membre</pre>
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Cher client/adhérent
| |
|
| |
| Votre compte au sein de votre plateforme de démonstration présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de 100 €.
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|
| |
| Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.
| |
|
| |
| Le service comptable/trésorier
| |
|
| |
| ----------
| |
| Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique</pre>
| |
|
| |
| ==E-mail de reçu==
| |
| Un e-mail de reçu de paiement est automatiquement envoyé lors de la [[Utilisation-de-la-comptabilité#Validation-des-règlements-clients|validation d'un encaissement]] afin d'être [[Normes-et-réglementations#Inaltérabilité-des-données-et-traçabilité-des-encaissements|conforme à la réglementation]].
| |
|
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Reçu"
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Reçu</pre>
| |
|
| |
| Le corps est composé :
| |
| *Du texte "Bonjour,"
| |
| *De la ligne "Ci-joint le reçu n°X pour votre paiement du [DATE_PAIEMENT]."
| |
| **'''X''' correspond au numéro de reçu
| |
| **'''[DATE_PAIEMENT]'''correspond à la date où le paiement a été effectué, formatée selon le "Patron de format de date" de la structure
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
| Ci-joint le reçu n°10 pour votre paiement du 04/02/2018.
| |
|
| |
| Cordialement,</pre>
| |
|
| |
| L'e-mail est accompagné d'une pièce-jointe au format PDF intitulé :
| |
| *"Reçu paiement [NOM_PLATEFORME] n°X.pdf"
| |
|
| |
| =Réservation=
| |
| ==E-mail d'annulation de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte " : Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers"
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une annulation de réservation sur OpenFlyers</pre>
| |
|
| |
| Le corps est le même que pour l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]].
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
| Notification d'annulation de la réservation suivante :
| |
|
| |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
| |
| avec comme commentaire : Activité de jour
| |
| avec DUPONT Jean en Pilote est annulée.
| |
|
| |
| Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN.
| |
|
| |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
|
| |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les annulations par e-mail.
| |
|
| |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails d'annulation en suivant la procédure suivante :
| |
|
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-annulées
| |
|
| |
| Plateforme de démonstration
| |
| https://openflyers.com/demo</pre>
| |
|
| |
| ==E-mail de modification de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers"
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre>
| |
|
| |
| Le corps est composé :
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>"Bonjour,"
| |
|
| |
| Notification de modification de la réservation suivante :</pre>
| |
| * D'une ligne indiquant :
| |
| ** l'ancien type de ressource et l'ancienne ressource réservés
| |
| ** l'ancienne date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| ** l'ancienne date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| * D'une ligne indiquant l'ancien commentaire de la réservation si existant
| |
| * D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en première place
| |
| * D'une ligne indiquant l'ancien utilisateur en seconde place si existant
| |
| * Du texte "est remplacée par"
| |
| * D'une ligne indiquant :
| |
| ** le nouveau type de ressource et la nouvelle ressource réservés
| |
| ** la nouvelle date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| ** la nouvelle date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| * D'une ligne indiquant le nouveau commentaire de la réservation si existant
| |
| * D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en première place
| |
| * D'une ligne indiquant le nouvel utilisateur en seconde place si existant
| |
| * D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
| |
| * De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
| |
| <pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
|
| |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
| |
|
| |
| Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
| |
| L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.</pre>
| |
| * Le nom de la structure
| |
| * L'adresse de la structure
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Confirmation d'une modification de réservation sur OpenFlyers
| |
|
| |
| Notification de modification de la réservation suivante :
| |
|
| |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 16:30
| |
| avec DUPONT Jean en Place gauche est remplacée par
| |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 26/10/2017 à 15:00 au 26/10/2017 à 17:00
| |
| avec DUPONT Jean en Place gauche
| |
|
| |
| Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN
| |
|
| |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
|
| |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
|
| |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
| |
|
| |
| Veuillez ne pas répondre à cet e-mail.
| |
| L'adresse noreply@openflyers.com est uniquement utilisée pour envoyer des e-mails automatiques et la boîte e-mail n'est jamais consultée.
| |
|
| |
| Plateforme de démonstration
| |
| https://openflyers.com/demo</pre>
| |
|
| |
| ==E-mail de notification de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers"
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Confirmation d'une nouvelle réservation sur OpenFlyers</pre>
| |
|
| |
| Le corps est composé :
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>"Bonjour,"
| |
|
| |
| Notification de création de la réservation suivante :</pre>
| |
| * D'une ligne indiquant :
| |
| ** le type de ressource et la ressource réservés
| |
| ** la date de début formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| ** la date de fin formatée selon le "Patron de format de date" de la structure et selon le fuseau horaire de l'utilisateur effectuant la réservation
| |
| * D'une ligne indiquant le commentaire de la réservation si existant
| |
| * D'une ligne indiquant l'utilisateur en première place
| |
| * D'une ligne indiquant l'utilisateur en seconde place si existant
| |
| * D'une ligne indiquant qui a effectué l'opération sur la réservation
| |
| * De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
| |
| <pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
|
| |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
|
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail</pre>
| |
| * Le nom de la structure
| |
| * L'adresse de la structure
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
| Ceci est une notification de la réservation suivante :
| |
|
| |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 02/04/2015 à 08:00 au 02/04/2015 à 09:00
| |
| avec comme commentaire : Vol de jour
| |
| avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.
| |
|
| |
| Cette opération a été effectuée par DUPONT JEAN
| |
|
| |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
|
| |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les créations par e-mail.
| |
|
| |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de création en suivant la procédure suivante :
| |
|
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Notification-des-réservations-par-e-mail
| |
|
| |
| Plateforme de démonstration
| |
| https://openflyers.com/demo</pre>
| |
|
| |
| ==E-mail de rappel de réservation==
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du [[Configuration#Email-de-rappel-des-réservations-de-la-journée|contenu à ajouter avant l'e-mail de rappel des réservations s'il s'agit d'un rappel d'une réservation de la journée]]. Voir le paramètre [[Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-la-veille-ou-de-la-journée-par-e-mail|Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail]]
| |
| * Suivi du texte "Rappel d'une réservation sur OpenFlyers"
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Rappel d'une réservation sur OpenFlyers sur OpenFlyers</pre>
| |
|
| |
| Le corps est composé :
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
| Rappel de la réservation suivante :</pre>
| |
| * Du corps de l'[[#E-mail_de_notification_de_réservation|e-mail de notification de réservation]] où les dates sont sous le format "JJ/MM/AAAA/MM à HHhMM" et sous le fuseau horaire de l'utilisateur recevant l'e-mail
| |
| * De la ligne où XXX est remplacé par le fuseau horaire :
| |
| <pre>Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire XXX.</pre>
| |
| * Du texte :
| |
| <pre>Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail :
| |
|
| |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail</pre>
| |
| * Le nom de la structure
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
| Rappel de la réservation suivante :
| |
|
| |
| La réservation pour le/la C150 AB F-ABCD du 2015/04/01 à 08h00 au 2015/04/01 à 09h00
| |
| avec comme commentaire : Vol de jour
| |
| avec DUPONT Jean en Pilote est confirmée.
| |
|
| |
| Les dates et heures indiquées ci-dessus sont dans le fuseau horaire Europe/Paris.
| |
|
| |
| Vous recevez cet e-mail automatique car votre fiche utilisateur OpenFlyers est paramétrée pour recevoir les rappels par e-mail.
| |
|
| |
| Vous pouvez activer/désactiver les e-mails de rappel automatique en suivant la procédure suivante :
| |
| https://openflyers.com/fr/doc/of4/Fiche-personnelle#Rappel-des-réservations-de-2-jours-d'avance-par-e-mail
| |
|
| |
| Plateforme de démonstration</pre>
| |
|
| |
| ==Pièce jointe de synchronisation des réservations avec un calendrier==
| |
| Sur les plateformes où l'option est activée, tout e-mail de réservation (création, modification et suppression) contient, en pièce jointe, un fichier de synchronisation. Ce fichier permet d'ajouter, modifier ou supprimer la réservation dans une application de gestion de calendrier selon l'opération effectuée sur OpenFlyers.
| |
|
| |
| Le fichier, envoyé au format '''ics''', peut être ouvert avec des applications comme '''Microsoft Outlook''', '''Google Calendar''' ou '''iCalendar''' par exemple. Lors de son ouverture, le calendrier sera mis à jour.
| |
|
| |
| Plusieurs informations de la réservation sont attachées à ce fichier :
| |
| *La date et heure de début
| |
| *La date et heure de fin
| |
| *Le lieu (le terrain de départ s'il est renseigné lors de la création de la réservation)
| |
| *La ressource et le nom de la personne en place gauche, constituant le '''nom du fichier'''
| |
|
| |
| Ces différentes informations permettent de définir l'événement dans le calendrier. Ainsi, les dates de début et de fin, le lieu, le nom de la personne et la ressource seront affichés dans l'application de gestion de calendrier.
| |
|
| |
| '''Remarque :''' indépendamment de cette option, chaque utilisateur peut activer dans sa fiche personnelle, la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|synchronisation de ses réservations avec son agenda Google]].
| |
|
| |
| =Validité=
| |
| ==E-mail de demande de certification de validité==
| |
|
| |
| Un E-mail de certification est envoyé chaque fois qu'un utilisateur complète une validité dont la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification est activée]]. Il est envoyé aux utilisateurs ayant la possibilité de certifier le type de validité concerné. L'e-mail contient un lien qui renvoi vers l'[[Validités#Validités-en-attente-de-certification|interface permettant de certifier les validités en attentes]]
| |
|
| |
| Le titre est composé :
| |
| *Du nom de la plateforme entre crochet
| |
| *Du texte : "Nouvelle validité en attente de certification"
| |
|
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Nouvelle validité en attente de certification</pre>
| |
|
| |
| Le corps du message suit ce format :
| |
| <pre>Bonjour,
| |
|
| |
| L'utilisateur [NOM Prénom de l'utilisateur] a complété la validité [nom de la validité].
| |
|
| |
| Vous pouvez certifier cette validité en suivant ce lien :
| |
| [lien vers la page de gestion]
| |
| </pre>
| |
|
| |
| ==E-mail de rappel d'échéance de validité==
| |
| Voir la [[Paramétrage-des-validités#Alerte-échéance-par-email-:-1er-rappel|Gestion des validités]] pour le paramétrage du déclenchement des e-mails.
| |
|
| |
| Le titre est composé :
| |
| * Du nom de la plateforme entre crochets
| |
| * Suivi du texte "Alerte de validité à échéance :"
| |
| * Suivi du nom du type de validité
| |
|
| |
| Exemple de titre :
| |
| <pre>[Plateforme de démonstration] Alerte de validité à échéance : Licence</pre>
| |
|
| |
| Exemple de corps :
| |
| <pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean arrive à échéance le 31/12/2017</pre>
| |
| Ou :
| |
| <pre>La validité Licence de l'utilisateur DUPONT Jean est arrivée à échéance le 31/12/2017</pre>
| |
|
| |
| ==E-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités==
| |
| Les gestionnaires peuvent être informé des actions effectués par les utilisateurs sur leurs validités.
| |
|
| |
| Pour cela, il faut que le gestionnaire dispose d'un profil dont les validités concernées soient cochées dans la colonne du droit [[Gestion-des-profils#Alerté-par-e-mail-pour-le-renouvellement-des-validités-de-tous-les-utilisateurs|Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs]].
| |
