Gestion-des-profils

File:Profile management4.png

Gestion des profils

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la gestion des profils sur la version 4 d'OpenFlyers.

Définition

• Un profil correspond à un ensemble de droits qui définissent les actions que peut effectuer un utilisateur dans l'application OpenFlyers.
• Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du tableau de gestion des utilisateurs.

Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.

Profils

Dans la nouvelle interface, la gestion des profils s'effectue depuis le tableau à onglets Gestion des profils.

Dans l'ancienne interface, la gestion des profils s'effectue depuis le menu Admin > Utilisateurs > Profils.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet Activités est disponible.

Généralités

• Profil non sélectionnable par l'utilisateur : Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les profils non sélectionnables ne seront pas proposés parmi la liste.
• Accès visiteur :
  • Permet de créer un compte visiteur donnant un accès limité à n'importe qui. Permet également à un utilisateur de se connecter en passant ses identifiants via l'URL. Ainsi, il est possible de paramétrer le compte visiteur de manière à se connecter automatiquement dessus.
  • Si un visiteur peut réserver - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, le système va générer automatiquement un compte utilisateur à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte. Attention : les profils par défaut doivent être paramétrés sur la plateforme et cela se fait depuis Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut.
• Pas de déconnexion automatique : Une session ouverte revient à la page d'identification après 5 min environ d'inactivité. Cette fonction annihile cet automatisme de sécurité (Fonction utile pour le compte "Invité" à afficher dans les locaux, en poste libre, de la structure aéronautique).
• Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité : permet la modification de ces données dans sa fiche.
• Ajout et gestion de ses validités : Permet à un utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.
• Gestion de ses validités détenues : Permet à un utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste Type de validité que l'utilisateur peut gérer et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.
• Surpasser les restrictions sur les validités expirées : Permet à un utilisateur de supprimer les restrictions d'accès appliquées à la connexion pour des validités expirées.
• Editer sa photo : Permet à un utilisateur d'importer ou de supprimer sa photo.
• Champ additionnel du formulaire utilisateur visible par le profil : Permet d'afficher ou de cacher les champs additionnels des formulaires présents dans Données > Affichage et fiche personnelle et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs.
• Type de validité que l'utilisateur peut gérer : Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut ajouter/acheter/mettre/supprimer (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui ou des tiers. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis Données > Validités.
• Profils visibles : Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning. La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits "Planning individuel" et "Planning individuel visible pour les autres". La colonne Profils visibles permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés. Attention : Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).
• Types de ressources visibles : Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les ressources auxquelles on souhaite voir leur planning ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et de vol. La colonne Types de ressources visibles permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

Réservation

• Planning personnel : Permet de visualiser son propre planning.
• Planning individuel visible pour les autres : Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.
• Gérer ses disponibilités : Permet la gestion de ses propres disponibilités.
• Gestion des disponibilités des tiers : Permet de gérer la disponibilité des utilisateurs.
• Etre sur une nouvelle réservation : Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places. Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profile concerné et n'ayant pas de droit de Réservation solo, de Réservation pour des tiers ou de Réservation avec un instructeur.
• Réservation solo : autorise la réservation d'une ressource sans instructeur pour les membres.
• Réservation pour des tiers : autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers (Fonction utile pour le secrétariat).
• Réservation avec un instructeur : autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur.
• Gestion des disponibilités des ressources : Permet de gérer la disponibilité des ressources et aussi, d'immobiliser une ressource(pour entretien, réparation, arrêt de vol, ...). Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la durée demandée (Fonction utile pour le mécano, secrétaire, chef pilote...).
• Surpasser l'indisponibilité des instructeurs : autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).
• Surpasser l'indisponibilité des ressources : autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).
• Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps : autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de" .
• Surpasser la limite de durée minimum : autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.
• Surpasser la limite de durée maximum : autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.
• Surpasser la limite de temps : autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.
• Surpasser la limite de nombre : autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.
• Surpasser la réservation par type : en cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.
• Alertable par e-mail pour toute réservation : permet la notification lors qu'une réservation est créée par n'importe quel utilisateur.
• Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée : autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.
• Supprimer une réservation avec une date de début dépassée : autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.
• Voir les noms sur les réservations : permet de visualiser les noms des utilisateurs associés à la réservation.
• Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation : permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.
• Surpasser les règles de saisie : Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

Généralités admin

• Gestion du paramétrage client : permet d'accéder à la page "Paramètres" et "Configuration" (cf. leur description plus haut [NON CREE pour 'paramètres']). Autorise aussi l'import d'utilisateurs (ou mise à jour), de gérer les statuts (concerne la flotte), de modifier les types de vols et les (in)compatibilités entre ces derniers et les validités requises par type de vol (sans pouvoir toucher aux validités), modifier les terrains favoris.
• Gestion des valeurs : ?
• Gestion des profils : permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !
• Gestion des utilisateurs : permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des validités à vendre. Couplé au droit Acheter pour les tiers, il permet de gérer les validités qui sont à vendre.
• Gestion des ressources : permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.
• Gestion des rapports : Fait apparaître le menu Rapports avec les items Rapports personnalisés > Champ(s) additionnel(s), Rapports personnalisés > Créer/Modifier, Rapports personnalisés > Visualiser, Rapports spécifiques > Vols et coûts et Modifier les rapports favoris.
• Voir tous les rapports : Fait apparaître le menu Rapports avec les items Rapports personnalisés > Visualiser et Rapports spécifiques > Vols et coûts. Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.
• Gestion des logs : fait apparaître un menu "Logs" avec les items "Historique d'une réservation", "Actions effectuées", "Identifiants bloqués", "Adresses IP bloquées", "Requête utilisateur en attente".
• Envoyer et suivre les emails : permet d'accéder à la page Mailing et de suivre les emails.
• Accès aux tableurs : permet d'accéder aux fichiers tableurs depuis le menu.
• Gestion des flux d'informations : permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

Activités

• Etre sur une nouvelle ouverture d'activité : Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places. Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit de Saisie d'activité pour soi-même ou de Saisie d'activité pour un tiers.
• Etre sur une nouvelle fermeture d'activité : Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places. Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit de Saisie d'activité pour soi-même ou Saisie d'activité pour un tiers.
• Saisie d'activité pour soi-même : Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols. Permet également de supprimer ses propres vols.
• Saisie d'activité pour un tiers : Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs. Permet également de supprimer les vols des tiers.
• Vérifier la saisie des activités et les modifier : Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).
• Visualisation du carnet de route : Accorde (ou pas) le droit de visualiser le carnet de route de chaque ressource aéronef.
• Visualisation de son carnet de vol : Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.
• Visualiser toutes les trajectoires : Permet de visualiser les trajectoires d'un vol.
• Attribution de place : Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol. Ces listes sont accessibles depuis Planning > Réserver et Vols > Saisir un vol. La page Admin > Ressources > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.
• Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs : Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Comptes

• Gestion des comptes : couplée à d'autres droits, permet de créer et modifier les différents comptes (baptême, boutiques, espèces...) ainsi que d'accéder à la comptabilité. Permet également lors de la visualisation des écritures d'un compte, de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés, d'importer des relevés bancaires. Ce droit inclut les droits Gestion des types d'encaissements et Voir les comptes.
• Voir les comptes : permet de voir tous les comptes. Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut le droit Voir les comptes utilisateurs.
• Voir les comptes utilisateurs : permet de voir tous les comptes utilisateurs. Couplé au droit Saisir les encaissements pour les tiers, il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.
• Gestion des comptabilités : permet la gestion des comptabilités
• Gestion des types d'encaissements : permet la gestion des types d'encaissements.
• Encaisser ses paiements : Permet à l'utilisateur de saisir ses propres paiements, de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne pas saisir les types d'encaissements sont Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers.
• Saisir les encaissements pour les tiers : Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent.
• Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert : autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié
• Saisir ses remboursements avitaillement : Non opérationnel
• Valider les encaissements : pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.
• Recevoir de l'argent : Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la configuration de la ventilation des types d'encaissements.
• Transfert de son compte : permet le transfert de compte à compte depuis la page Comptes > Transfert. Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit Transfert de son compte sans validation) depuis cette page sont validés automatiquement.
• Transfert de son compte sans validation : Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit Transfert de son compte est affecté au profil.
• Saisir tout flux : permet de saisir des flux depuis Admin > Comptes > Saisir un flux, de modifier/supprimer des flux non validés et de consulter la liste des flux depuis Admin > Comptes > Valider les flux
• Valider tout flux : Permet de valider les flux de la page Admin > Comptes > Valider les flux. Ce droit n'a effet que si le droit Saisir tout flux est affecté au profil.
• Facturation des activités : permet de gérer les règles de facturation des activités
• Saisie des valeurs de facturation : permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation
• Compte sur lequel un utilisateur peut agir : permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.
• Surpasser la limitation du solde du compte : permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de restriction d'accès, de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque une restriction sur les soldes est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

Conseil OpenFlyers :

• Le droit Transfert de son compte sans validation a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "Donner c'est donner, reprendre c'est voler". L'attribution du seul droit Transfert de son compte permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

Ventes

• Gestion globale des ventes : permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et validités à vendre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.
• Achat ventes libres : autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.
• Acheter pour les tiers : autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers. Couplé au droit Gestion des utilisateurs, il permet de gérer les validités à vendre d'un tiers.
• Vente de produit sans tarif : autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif

Achats

• Gestion des achats: Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

Profils Plus

• Admin
• Utilisateurs > Profils plus

Ajouter un profil

• Cliquer sur une cellule contenant le caractère +
• remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
• pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
• le nouveau profil est placé à la fin du tableau

Modifier un profil

• Cliquer sur une cellule du profil à modifier
• remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

Colonnes du tableau Profils Plus

Nom (du profil)

Nom du profil

Type de compte requis

Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

Champ additionnel du formulaire utilisateur visible par le profil

Permet d'afficher ou de cacher les champs additionnels des formulaires présents dans Données > Affichage et fiche personnelle et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs

Type de validité que l'utilisateur peut gérer

Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut ajouter/acheter/mettre/supprimer (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui ou des tiers. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis Données > Validités

Attribution de place

Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol. Ces listes sont accessibles depuis Planning > Réserver et Vols > Saisir un vol. La page Admin > Ressources > Type de ressource > Places permet de gérer les places d'un type de ressource. Permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

Profils visibles

Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning. La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits "Planning individuel" et "Planning individuel visible pour les autres". La colonne Profils visibles permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

Attention : Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

Types de ressources visible

Dans les pages Données > Affichage et fiche personnelle, Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs et Admin > Utilisateurs > Utilisateurs > Paramètres utilisateur par défaut, on peut sélectionner les ressources auxquelles on souhaite voir leur planning ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et de vol. La colonne Types de ressources visibles permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

Comptabilités visibles

Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs

Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

Utilisation

Ajouter un profil

Procédure générique

• Par défaut, OpenFlyers dispose du profil admin.
• Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
• Compléter les cellules.
• L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
  • Nom du profil : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant

• Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
• Saisir par exemple comme nom Non restreignable.
• Toujours dans Utilisateurs > Profils, onglet Généralités, cocher pour ce profil le droit Profil non sélectionnable par l'utilisateur.
• Dans l'onglet Gestion des comptes, sélectionner le droit Surpasser la limitation du solde du compte pour le profil concerné

Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

Droits particuliers

• GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur : ce droit n'est applicable que si les utilisateurs disposant du profil concerné possèdent au moins un autre profil sélectionnable à la connexion.
• GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils : au moins un profil doit posséder ce droit.

Modifier un profil

La modification des profils s'effectue selon les règles d'édition des données d'un tableau.

Supprimer un profil

• La suppression d'un profil est possible uniquement si les utilisateurs disposant de ce profil possèdent aussi au moins un autre profil.
• Procéder à lasuppression de ligne dans un tableau.

Valeurs par défaut lors de la création d'un profil

Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :

• Tous les Profils visibles
• Tous les Types de ressources visibles
• Toutes les Comptabilités visibles
• Les Attribution de place correspondants à la première place de chaque type de ressource