Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité

Présentation

L'objet de cette page est de présenter nos conseils sur la comptabilité

Baptêmes dans un aéro-club

Dans un aéro-club, les baptêmes ne doivent pas dépasser pas 8% de l'activité (cf. Article D510-7 du code de l'aviation civile). Aussi, nous déconseillons de mettre en place les tarifs des baptêmes qui engendrent plus d'erreurs de saisies qu'autre chose. Par contre, dans le cas d'une société commerciale et notamment si la saisie des vols est entre les mains d'un nombre réduit de personnes, alors la tarification des baptêmes peut être mise en place. Voici donc comment nous conseillons de gérer les baptêmes dans OpenFlyers pour un aéro-club.

Bons baptêmes payés et non effectués

Quelque soit le statut commercial de la structure aéronautique (association ou société), voici comment nous conseillons de gérer les bons baptêmes :

• Enregistrer dans OpenFlyers uniquement l'encaissement du bon sans saisir de vente (et donc ne pas créer de produit pour cela)
• Lorsque le baptême est effectué, saisir le vol : cela génère la facture selon le paramétrage

Lors de la clôture de l'exercice, il suffit de contrôler le compte "client baptême" et de le comparer avec les dates de remise des bons baptêmes. C'est alors que doit être décidé si un bon ne sera jamais utilisé. Auquel cas, une écriture spécifique est à prévoir comptablement.

Contrôle du quota d'heures baptêmes

Pour vérifier que l'activité baptême de l'aéro-club ne dépasse pas les 8% des heures de vols, il faut utiliser les rapports pour contrôler le pourcentage d'heures de vols baptêmes par rapport au total des heures de vols.

Cotisations fédérales des adhérents dans une association

La gestion des cotisations fédérales des adhérents dans OpenFlyers dépend de plusieurs facteurs.

• Si les cotisations fédérales sont souscrites par les adhérents directement auprès des fédérations concernées et qu'il n'y a pas de mouvement financier au travers de l'association, alors il n'y a pas à mettre en place comptablement de gestion. Par contre, il peut être nécessaire de gérer les types de validités correspondantes dans OpenFlyers notamment lorsque les cotisations fédérales inclues des assurances pour la pratique de l'activité. Dans ce cas là, il faut également voir avec l'équipe OpenFlyers s'il n'existe pas un système automatique de mise à jour dans OpenFlyers depuis le système de gestion des fédérations concernées.
• Si les cotisations fédérales sont souscrites par les adhérents auprès de l'association et que par conséquent l'association leur facture comptablement ces cotisations, alors il faut mettre en place dans OpenFlyers la vente de produits validités correspondant.

  Dans ce cas là, il y a également la question de la gestion des "factures fournisseurs" des fédérations. 2 cas possibles :

  1. Si OpenFlyers n'est utilisé que pour gérer la "facturation client", c'est à dire le chiffre d'affaire, alors la saisie des factures fédérales doit se faire dans le logiciel de gestion comptable.
  2. Si OpenFlyers est utilisé pour gérer l'intégralité de la comptabilité courante de la structure, alors il faudra saisir dans OpenFlyers les factures des fédérations en tant que facture fournisseur. Comptablement les choses sont hermétiques entre :
     • d'un côté, la vente d'une cotisation d'une fédération à un adhérent qui va impacter son compte client et un compte produit.
     • de l'autre côté, l'achat de la même cotisation auprès de la fédération pour cet adhérent qui va impacter le compte fournisseur de la fédération et un compte de charge.

Facturation automatique à des organismes avec ou sans quotas

Certains utilisateurs finaux peuvent appartenir à des organismes (Entreprises, Comités d'entreprises, établissements publics etc.) qui prennent en charge soit une partie soit la totalité du coût d'une activité avec ou sans des limitations (quotas en heures d'activité ou en montant).

Il est possible de mettre en place sur une plateforme OpenFlyers un paramétrage comptable spécifique qui déclenchera la facturation automatiquement auprès de l'organisme devant être réellement facturé. Cela présente comme avantages :

• De ne pas avoir à passer systématiquement et manuellement des écritures de transfert de facturation entre comptes clients.
• D'avoir directement sur le compte client de l'organisme concerné l'ensemble des débits à sa charge et ainsi de pouvoir déterminer le montant du paiement global qu'il doit effectuer.

La mise en place du paramétrage comptable repose sur 2 éléments :

• un suivi (le cas échéant) des quotas d'heures d'activités/montants au travers de la mise en place d'une comptabilité en heures/euros séparée de la comptabilité générale. Ce mécanisme est identique dans son principe à celui mis en place pour la gestion des packs d'heures. Simplement, le "rechargement" du compte "quota" de l'utilisateur concerné ne se fait pas lors de la vente d'un pack mais lors du renouvellement d'une cotisation.
• une cascade d'écritures comptables permettant de débiter l'organisme en lieu et place de l'utilisateur

Cascade d'écritures comptables

La cascade d'écritures comptables s'effectue ainsi lors de l'enregistrement d'une activité :

• Comme pour toute facturation, L'utilisateur final est normalement débité et le compte produit correspondant crédité
• Si l'utilisateur a droit à ce qu'une partie du coût de l'activité soit facturé à l'organisme dont il dépend, une autre écriture comptable vient créditer son compte utilisateur et débiter le compte client de l'organisme concerné

Sur la version 3 d'OpenFlyers, les écritures sont fusionnées" de telle sorte que l'utilisateur ne sera finalement débité que du montant devant être réellement à sa charge.

Voici un exemple :

Nous supposons que l'utilisateur effectue une activité dont le coût est de 200 €. La moitié de cette activité, soit 100 € est prise en charge par un organisme tiers.

Au final, les écritures comptables générées devraient être les suivantes s'il n'y a pas de gestion de la TVA :

Compte	Débit	Crédit
Utilisateur	100.00 €
Organisme	100.00 €
Compte produit		200.00 €

Au final, les écritures comptables générées devraient être les suivantes s'il y a gestion de la TVA (exemple avec une TVA à 20%) :

Compte	Débit	Crédit
Utilisateur	100.00 €
Organisme	100.00 €
Compte produit		160.00 €
TVA collectée (445710)		40.00 €

Packs d'heures d'activités

OpenFlyers propose un système de comptabilités multiples (cf. le paramétrage général des comptabilités version 3). Ce système permet de mettre en place plusieurs comptabilités à la fois. Ainsi, on peut avoir une comptabilité en euros et une comptabilités en heures. La comptabilité en heures, permet de gérer des crédits d'heures d'activités qui sont mis en ventes sous la forme de packs d'heures d'activités.

Fonctionnement d'un exemple de configuration de vente de packs d'heures

L'exemple est basé sur une structure qui propose 2 packs d'heures d'activités :

• un pack de 5 heures à 450 €
• un pack de 10 heures à 850 €

Le tarif d'une heure d'activité hors pack est à 100 €.

Achat d'un pack d'heures par un utilisateur

un utilisateur achète un pack de 10 heures 850 euros :

• Son compte utilisateur en euro est débité de 850 euros : le solde de son compte est débiteur de 850 €.
• Son compte en heures est crédité de 10 heures.

Ensuite l'utilisateur paie son pack 850 € ce qui a pour effet de ramener le solde de son compte en euros à 0 €.

Saisie d'une activité pour un utilisateur bénéficiant d'heures créditées

Lors de la saisie d'une activité de 1 heure, le compte en heures de l'utilisateur est débité de 1 heure. Le compte en euros de l'utilisateur n'est pas impacté : les heures ont été payées en amont lors de l'achat du pack.

Remboursement d'heures

A titre commercial, une structure peut accepter de rembourser un utilisateur n'ayant pas épuisé ses heures. Dans ce cas, plusieurs méthodes commerciales sont possibles :

• Considérer le crédit d'heures restant au tarif de l'heure du pack (par exemple 85 €/h pour un pack de 10 heures à 850 €) : cela revient à faire un prorata du prix du pack
• Considérer que dans ce cas, les heures utilisées sont refacturables à leur tarif hors pack. Dans ce cas, il faut consulter l'histoire du compte pour trouver le dernier pack acheté (pack de 5h ou de 10h), en déduire le nombre d'heures utilisées sur ce pack en faisant la différence avec le crédit d'heures restant, calculer le coût des heures utilisées hors pack et rembourser de la différence du prix du pack.

Initialisation du solde d'heures lors de la mise en place des packs

Lors de la mise en place du système des packs sur une structure aéronautique déjà en activités, des packs peuvent avoir déjà été vendues et des heures effectuées. Dans ce cas, il faut juste saisir un flux entre le compte d'heures de l'utilisateur et le compte de bilan représentant l'encours des heures. Ce flux va créditer le compte d'heures de l'utilisateur de la valeur du nombre d'heures auxquelles il a encore droit.

Exemple de saisie d'un flux dans la version 3 d'OpenFlyers :