Écritures-comptables

Règles sur les écritures

En comptabilité, il ne peut y avoir d'écriture de débit négatif ou de crédit négatif.

Les 4 grands types d'écritures

Note : quelque soit l'écriture (=ensemble de mouvements)
elle doit toujours être équilibrée (=la somme des débits doit être égale à la somme des crédits)

Facture fournisseur

Attention : nous présentons ici uniquement la saisie d'une facture fournisseur d'un produit non immobilisé. Cf. le cas d'une facture fournisseur d'un produit immobilisé.

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie :

Compte	Débit	Crédit
Stylo (compte de charge)	15 €
TVA déductible (445660)	2.94 €
Papeterie		17.94 €

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 17.94 € sur son compte

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :

Compte	Débit	Crédit
Stylo (compte de charge)	17.94 €
Papeterie		17.94 €

Facture fournisseur intra-communautaire

• http://www.eguens.com/v2/comptabilite/cours/tva-intracommunautaire.php

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie allemande :

Compte	Débit	Crédit
Stylo (compte de charge)	15 €
TVA déductible (445660)	2.94 €
Papeterie (401)		15 €
TVA due intracommunautaire (445200)		2.94 €

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 15.00 € sur son compte

Passage de la TVA fournisseur en intra-communautaire

Si cette facture a déjà été saisie comme une facture fournisseur normale, alors il faut rajouter les écritures :

Compte	Débit	Crédit
TVA déductible intracommunautaire(445661)	2.94 €
TVA due intracommunautaire (445200)		2.94 €

Facture client

Je vend un stylo à 20 € HT + 3.92 € de TVA à un client :

Compte	Débit	Crédit
Client	23.92 €
Stylo (compte de produit)		20 €
TVA collectée (445710)		3.92 €

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le client à un solde débiteur 23.92 € sur son compte

Dans le cas où l'on ne facture pas la TVA, l'écriture devient :

Compte	Débit	Crédit
Client	20 €
Stylo (compte de produit)		20 €

Paiement (à un fournisseur)

Je fais un chèque de 17.94 € à mon papetier :

Compte	Débit	Crédit
Papeterie	17.94 €
Trésorerie		17.94 €

Encaissement (d'un client)

Je reçois un chèque de 23.92 € de mon client :

Compte	Débit	Crédit
Client		23.92 €
Trésorerie	23.92 €

Avoirs

Avoir clients

Si vous souhaitez faire bénéficier un client d'un avoir sur ses futures factures (par exemple dans le cas où il paie une facture d'essence qui est normalement supportée par la structure), il vous faut saisir une écriture qui va créditer son compte client et débiter un compte produit. Cependant, normalement, on ne débite pas les comptes produits. Il faut donc enregistrer le mouvement sur un compte produit particulier en 709x. Voici un exemple avec un avoir sur des prestations de service à venir :

Compte	Débit	Crédit
Compte client (411)		119.60 €
TVA collectée (445710)	19.60 €
Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706)	100.00 €

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :

Compte	Débit	Crédit
Compte client (411)		119.60 €
Compte remise (709600 dans le cas d'une remise des services en 706)	119.60 €

Remises sur facture clients

Si vous souhaitez effectuer une remise sur une facture client, il faut passer une écriture de ce sens opposé à l'écriture correspondant à la facture en tenant compte de la TVA, si applicable.

Avoir fournisseurs

Un avoir fournisseur peut correspondre à une remise ou à un retour sur achat.

Remise sur facture fournisseur

A documenter

Retour sur achat fournisseur

Il s'agit d'annuler partiellement ou totalement une facture du fait du retour du produit ou d'une partie des produits. Dans ce cas, les écritures à passer corresponde exactement à l'opposé des écritures de d'une facture fournisseur :

J'achète un stylo à 15 € HT + 2.94 € de TVA dans une papeterie puis finalement, le stylo ne met plait pas, je le ramène et le fournisseur me rembourse. Je dois donc saisir une écriture qui annulera la 1ère facture :

Compte	Débit	Crédit
Stylo (compte de charge)		15 €
TVA déductible (445660)		2.94 €
Papeterie	17.94 €

Dans le cas où l'on ne gère pas la TVA, l'écriture devient :

Compte	Débit	Crédit
Stylo (compte de charge)		17.94 €
Papeterie	17.94 €

Si le fournisseur m'a fait un avoir, alors le montant de cet avoir doit correspondre au solde du compte du fournisseur (sous réserve que l'ensemble de ses factures soient payées).

Si le fournisseur m'a remboursé le trop perçu, alors il faut également saisir un remboursement fournisseur.

Factures clients spécifiques

Saisie d'une facture client Google AdSense

Je vend à Google AdSense de l'espace publicitaire. Sur leur attestation de revenus, il n'y a pas mention de TVA. Sur leur FAQ, il est noté : "Dans ce cas [je suis hors d'Irlande], les paiements dus sont effectués par Google Ireland, entreprise régie par les lois irlandaises. Conformément aux termes de votre contrat avec Google, les services fournis sont soumis au mécanisme d'autoliquidation : la TVA est due par le bénéficiaire du service, à savoir Google Ireland, conformément à l'article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil."

C'est donc Google (le bénéficiaire du service) qui se charge d'acquitter la TVA.

Compte	Débit	Crédit
Client AdSense	20 €
Stylo (compte de produit)		20 €

Factures fournisseurs spécifiques

Achat direct

On appelle "achat direct" un achat pour lequel on a effectué le paiement directement et dont on ne souhaite pas gérer le compte fournisseur. Cela permet d'avoir 1 seule saisie au lieu de 2 normalement à savoir :

• Facture fournisseur
• Paiement au fournisseur

Ainsi, comptablement, on a les écritures suivantes :

Compte	Débit	Crédit
Stylo (compte de charge)	15 €
TVA déductible (445660)	2.94 €
Trésorerie		17.94 €

Saisie d'une facture fournisseur Google AdWords

J'achète à Google AdWords de l'espace publicitaire. Sur leur facture, il n'y a pas mention de TVA. Par contre, il est mentionné : "conformément à l'article 196 de la directive du Conseil 2006/112/EC, la TVA sur ce service est due par le bénéficiaire du service." (à savoir nous).

Dans ce cas, on saisit la facture sans la TVA et on saisit ensuite 2 lignes fictives qui s'équilibrent. Cette opération est possible car Google est en Irlande (il s'agit donc d'une TVA intra-communautaire).

Facture fournisseur d'immobilisation

Référence : enregistrer achat immobilisation.

J'achète un avion à 150 000 € HT + 29 400 € de TVA chez un constructeur :

Compte	Débit	Crédit
Immobilisation corporelle (21xxxx)	150 000 €
TVA déductible sur immobilisations (445620)	29 400 €
Constructeur (401xxx)		179 400 €

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 179 400 € sur son compte

Remboursement fournisseur

Si j'ai payé trop à un fournisseur ou que j'ai retourné un achat, ce dernier va me rembourser le trop perçu. Un remboursement fournisseur correspond à l'opposé d'un paiement fournisseur :

Mon papetier me fait un chèque de 17.94 € :

Compte	Débit	Crédit
Papeterie		17.94 €
Trésorerie	17.94 €

Revenus mobiliers

Dans ce type de revenu, il n'y a pas de facture et il n'y a pas de client. Il suffit donc de saisir un mouvement entre le compte de trésorerie (au débit dans le cas d'un revenu positif) et le compte de produit correspondant à l'enregistrement des revenus mobiliers (compte 764 par exemple).

Paiement de la TVA

TVA annuelle

Compte	Débit	Crédit
TVA à décaisser (445510)	X €
Compte courant (512xxx)		X €

Acomptes de TVA

Compte	Débit	Crédit
Taxes sur le chiffre d'affaires à régulariser ou en attente - Acomptes - Régime simplifié d'imposition (445810)	X €
Compte courant (512xxx)		X €

Solde de compte de bilan

Normalement, il n'y a pas lieu de modifier le solde d'un compte de bilan autrement que lors de la mise en place de la comptabilité. Cette initialisation s'effectue lors du rapatriement des à nouveaux. Dans OpenFlyers, elle est automatisable pour les comptes clients. Elle peut être décalée dans le temps et doit être faite manuellement pour les autres comptes de bilan sur le modèle ci-dessous qui correspond au type d'écriture généré automatiquement pour l'import des comptes clients :

Compte	Débit	Crédit
Compte de bilan concerné	10.000 €
Report à nouveau		10.000 €

Subventions

Subventions d'exploitation

• La comptabilisation des subventions d'exploitation

Subventions d’exploitation accordées sans conditions

Enregistrement de la "promesse" de subvention (par exemple lors de l'obtention d'un document officiel indiquant l'obtention de la subvention)

Compte	Débit	Crédit
Subventions d’exploitation à recevoir (4417 - compte de tiers)	10.000 €
Subventions d’exploitation (74 - compte produit)		10.000 €

Lorsque la subvention est réellement encaissée, il faut saisir cet encaissement sur le compte 4417.

Subventions d'investissement

• La comptabilisation des subventions d'investissement

Transfert de charge

Dans certains cas, de l'argent peut "arriver" sur le compte de trésorerie sans que cela soit pour autant une recette issue d'une facturation client. C'est le cas par exemple :

• Lorsqu'une assurance rembourse un sinistre,
• Lorsque des utilisateurs bénéficient d'une subvention attribuée par leur fédération et qui est versée sur le compte de leur de leur structure

L'écriture de transfert de charge correspond alors à enregistrer :

Compte	Débit	Crédit
Trésorerie (512)	100.00 €
Transfert de charge (791)		100.00 €

Il n'y a pas d'opération de TVA à associer.

Écritures de fin d'exercice avant la clôture de la comptabilité

OpenFlyers n'implémente pas de fonctionnalité permettant de générer automatiquement les écritures de fin d'année à passer en comptabilité hormis l'écriture d'apurement du compte de résultat. Il peut être nécessaire de faire appel à un expert-comptable.

Entre autre, il faut penser à :

• Calculer le solde de TVA lorsque la structure est soumise à la TVA
• Corriger éventuellement les ventilations des salaires et charges sociales
• Transférer les produits et charges constatées d'avance
• Passer les amortissements et provisions pour charge
• Passer l'écriture d'apurement des comptes de résultat

Écritures de transfert des produits et charges constatées d'avance

L'idéal est d'avoir des comptes produits dédiés pour recevoir les ventes correspondant à des produits constatés d'avance. Il en est de même pour les comptes de charges.

Ainsi, supposons que nous ayons un compte produit Cotisation N+1 recevant les produits des cotisations valables pour l'année suivante. En fin d'année, ce compte produit à un solde X. Il faut transférer le montant de ce solde sur un compte de produits constatés d'avance :

Compte	Débit	Crédit
Cotisations N+1 (compte de produit)	X €
Produits constatés d'avances (compte de tiers 487)		X €

Après l'ouverture du nouvel exercice, il faudra réaffecter les produits/charges constatées d'avances.

Écriture d'apurement des comptes de résultat

L'écriture d’apurement des comptes de charges (6x) et de produits (7x) se fait après édition du compte de résultat au 31 décembre de l'année considérée.

Le but est de solder (=mettre à 0) tous les comptes de résultat et d'injecter le résultat de l'exercice dans le compte 129000 (perte) ou 120000 (bénéfice).

Pour effectuer plus facilement cette opération manuellement, OpenFlyers intègre deux outils dans le module de saisie d'un flux (comptes/saisir un flux) :

• La possibilité de "ramener à zéro" le solde de tout compte
• Le calcul automatique de la balance

Ainsi, pour passer l'écriture d'apurement il faut procéder ainsi :

• Exporter la liste des comptes qui ne sont pas nuls (version 2.1, version 3).
• De cette liste ne considérer que les comptes de résultat
• Aller dans Comptes > Saisir un flux
• Dans la colonne Compte, choisir le premier compte de résultat non nul de la liste
• Sur la même ligne, cliquer sur l’icône de la balance pour ramener le solde ce compte à zéro : le solde du compte doit alors apparaitre dans la case débit ou crédit selon que le compte était créditeur ou débiteur
• Faire de même ligne avec le deuxième compte sur la deuxième puis répéter l'opération avec tous les comptes à apurer en créant de nouvelles lignes
• Enfin, créer une dernière ligne et sélectionner l'action d'équilibrage des écritures pour calculer la contre-partie de l'ensemble des écritures précédentes.
• Affecter cette contre-partie sur un compte de bilan de perte ou de bénéfice selon le cas à considérer.

Attention : Le calcul automatique de la balance n'est pertinent que s'il n'y a pas eu d'écriture sur le nouvel exercice. Si c'est le cas, il faut saisir la valeur correspondante à la fin de l'exercice à la main.

Écriture de report à nouveau

Cette écriture n'a pas besoin d'être passée dans OpenFlyers lorsqu'on ouvre un nouvel exercice Comptable. En effet, les à nouveaux sont repris automatiquement du solde de l'exercice précédent.

Cependant, lorsqu'on crée de nouveaux comptes, lorsqu'on met en place la comptabilité dans OpenFlyers, il peut être nécessaire de passer une ou plusieurs écritures de report d'à nouveau. Il s'agit de saisir un flux au sens OpenFlyers en effectuant un mouvement entre un compte bilan 110000 "Report à nouveau" et le ou les comptes concernés. Voir saisie d'un flux sur la version 3 et la version 4.

Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité

Écritures de réaffectation des produits/charges constatées d'avances

Avant la clôture de la comptabilité, s'il a été nécessaire de transférer des produits ou charges constatées d'avances, alors après l'ouverture de la comptabilité, il faut réaffecter ces montants sur les comptes produits "normaux".

Ainsi, supposons que nous ayons passé un mouvement de X € entre le compte produit Cotisations N+1 et le compte de produits constatés d'avance. Alors il faudra réaffecter ce même montant sur le compte produit Cotisations N :

Compte	Débit	Crédit
Produits constatés d'avances (compte de tiers 487)	X €
Cotisations (compte de produit)		X €