Gestion des documents: Difference between revisions

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=Présentation=
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire les fonctionnalités permettant de gérer les [[documents]] téléversés sur une plateforme OpenFlyers.
L'objet de cette page est de décrire les fonctionnalités permettant de gérer les [[documents]] téléversés sur une plateforme OpenFlyers.
=Gestion des documents=
 
Le tableau des documents contient la liste de tous les documents qui ont été importés par l'utilisateur et rattachés à des ressources.
Le tableau de gestion des documents contient la liste de tous les documents qui ont été importés par un gestionnaire et rattachés à des [[Gestion-des-ressources|ressources]] ou directement à la structure.
 
Afin d'y accéder, il faut avoir les droits de [https://openflyers.com/fr/doc/of4/Gestion-des-profils#Gestion-des-ressources gestion des ressources].
 
La taille maximum d'un fichier qui peut être téléversé est de 10Mo.
 
Il existe également d'autres types de documents : les [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|documents-validités]].
 
=Catégories=
L'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer une catégorie depuis une interface dédiée.
 
Pour y accéder, cliquer sur le pictogramme symbolisant un + en bas du tableau de [[#Accès-à-l'interface|gestion des documents]] dans la colonne '''Catégorie'''.
 
==Liste des catégories==
*Ajouter une catégorie :
**Renseigner le nom sur la dernière ligne du tableau et cliquer sur ''Ajouter''.
*Modifier le nom d'une catégorie :
**Changer le nom directement sur la ligne correspondante.
 
=Utilisation=
=Utilisation=
==Accès à l'interface==
==Accès à l'interface==
Depuis l'[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-légère|interface légère]] :
Depuis l'[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-légère|interface légère]] :
*'''Admin > [[Gestion-des-ressources|Ressources]] > Documents'''.
*'''Gestion > Com/Docs > Documents'''.
 
==Ajouter un document==
==Ajouter un document==
*Accéder à l'interface de gestion des documents.
*Aller à '''Gestion > Com/Docs > Documents'''.
*Sur la dernière ligne du tableau, renseigner les champs :
*Sur la dernière ligne du tableau, renseigner les champs :
** '''Nom''' : Nom du documents à ajouter.
**'''Nom''' : Nom du document à ajouter.
** '''Ressource''' : La ressource à laquelle sera associé le fichier.
**'''Ressource/Structure''' : La ressource à laquelle sera associé le fichier ou le choix '''Structure''' pour rattacher le document directement à la structure.
** '''Catégorie''' : Type du document ajouté.
**'''[[Gestion-des-documents#Catégories|Catégorie]]''' : Type du document ajouté.
*Importer le fichier : les fichiers importés sont de type PDF.
*Importer le fichier
*Cliquer sur ajouter.
*Cliquer sur ajouter.
===Types de fichiers autorisés===
{| class="wikitable"
| gif
| jpeg
| png
| odt
| doc
| docx
| ods
| xls
| xlsx
| csv
| txt
| xsl
| json
| zip
| rar
| 7z
| flash
| pdf
|}
==Fonctionnalités disponibles==
Depuis cette interface, il est possible de :
*[[Gestion-des-documents#Liste-des-catégories|Ajouter une catégorie de document]].
*[[Gestion-des-documents#Ajouter-un-document|Ajouter un document]].
*[[Gestion-des-documents#Modifier-les-informations-d-un-document|Modifier les informations d'un document]].
*[[Gestion-des-documents#Historique-des-documents|Consulter l'historique des documents]].
==Historique des documents==
Chaque document possède désormais un historique des versions permettant de consulter les différentes versions téléversées.
L'historique est accessible depuis :
*Depuis '''Gestion > Com/Docs > Documents > XXX > Historique'''
*Depuis '''Planning > Docs > XXX > Historique'''
Pour chaque version, les informations suivantes sont affichées :
*Date du téléversement
*Nom de l'utilisateur ayant téléversé le document
*Nom du fichier téléversé
*Ressource/Structure à laquelle le document est rattaché
*Catégorie du document
*Pictogramme de téléchargement du fichier


==Modifier les informations d'un document==
==Modifier les informations d'un document==
*Accéder à l'interface de gestion des documents.
*Aller à '''Gestion > Com/Docs > Documents'''.
*Pour changer le nom, modifier directement le champ dans la colonne '''Nom'''.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne du document à modifier.
*Pour modifier la ressource ou la catégorie, choisir l'élément souhaité dans la liste déroulante de la colonne correspondante.
*Modifier les champs souhaités :
==Catégorie==
**'''Nom''' : Nom du document.
L'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer une catégorie depuis une interface dédiée.
**'''Ressource/Structure''' : La ressource à laquelle est associé le fichier ou le choix '''Structure''' pour rattacher le document directement à la structure.
**'''[[Gestion-des-documents#Catégories|Catégorie]]''' : Type du document ajouté.
**'''Document''' : Importer un nouveau fichier pour remplacer l'ancien ou laisser le champ vide pour conserver le même fichier.
*Cliquer sur ''Enregistrer'' pour valider les modifications.


Pour y accéder, cliquer sur le pictogramme en bas du tableau dans la colonne '''Catégorie'''.
Lorsqu'un document est modifié :
===Liste des catégories===
*Une nouvelle version est créée.
*Ajouter une catégorie :
*Les anciennes versions restent consultables dans l'historique.
**Renseigner le nom sur la dernière ligne du tableau et cliquer sur ''Ajouter''.
*La dernière version est identifiée comme version courante.
*Modifier le nom d'une catégorie :
** Changer le nom directement sur la ligne correspondante.
=Accès depuis le planning=
L'utilisateur peut accéder aux documents rattachés à chaque ressource depuis le planning (interface légère). Il suffit de survoler la ressource avec la souris et choisir parmi les documents disponibles.
[[Fichier:doc-planning.png]]

Latest revision as of 15:31, 8 June 2026

Présentation

L'objet de cette page est de décrire les fonctionnalités permettant de gérer les documents téléversés sur une plateforme OpenFlyers.

Le tableau de gestion des documents contient la liste de tous les documents qui ont été importés par un gestionnaire et rattachés à des ressources ou directement à la structure.

Afin d'y accéder, il faut avoir les droits de gestion des ressources.

La taille maximum d'un fichier qui peut être téléversé est de 10Mo.

Il existe également d'autres types de documents : les documents-validités.

Catégories

L'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer une catégorie depuis une interface dédiée.

Pour y accéder, cliquer sur le pictogramme symbolisant un + en bas du tableau de gestion des documents dans la colonne Catégorie.

Liste des catégories

  • Ajouter une catégorie :
    • Renseigner le nom sur la dernière ligne du tableau et cliquer sur Ajouter.
  • Modifier le nom d'une catégorie :
    • Changer le nom directement sur la ligne correspondante.

Utilisation

Accès à l'interface

Depuis l'interface légère :

  • Gestion > Com/Docs > Documents.

Ajouter un document

  • Aller à Gestion > Com/Docs > Documents.
  • Sur la dernière ligne du tableau, renseigner les champs :
    • Nom : Nom du document à ajouter.
    • Ressource/Structure : La ressource à laquelle sera associé le fichier ou le choix Structure pour rattacher le document directement à la structure.
    • Catégorie : Type du document ajouté.
  • Importer le fichier
  • Cliquer sur ajouter.

Types de fichiers autorisés

gif jpeg png odt doc docx ods xls xlsx csv txt xsl json zip rar 7z flash pdf

Fonctionnalités disponibles

Depuis cette interface, il est possible de :

Historique des documents

Chaque document possède désormais un historique des versions permettant de consulter les différentes versions téléversées.

L'historique est accessible depuis :

  • Depuis Gestion > Com/Docs > Documents > XXX > Historique
  • Depuis Planning > Docs > XXX > Historique

Pour chaque version, les informations suivantes sont affichées :

  • Date du téléversement
  • Nom de l'utilisateur ayant téléversé le document
  • Nom du fichier téléversé
  • Ressource/Structure à laquelle le document est rattaché
  • Catégorie du document
  • Pictogramme de téléchargement du fichier


Modifier les informations d'un document

  • Aller à Gestion > Com/Docs > Documents.
  • Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne du document à modifier.
  • Modifier les champs souhaités :
    • Nom : Nom du document.
    • Ressource/Structure : La ressource à laquelle est associé le fichier ou le choix Structure pour rattacher le document directement à la structure.
    • Catégorie : Type du document ajouté.
    • Document : Importer un nouveau fichier pour remplacer l'ancien ou laisser le champ vide pour conserver le même fichier.
  • Cliquer sur Enregistrer pour valider les modifications.

Lorsqu'un document est modifié :

  • Une nouvelle version est créée.
  • Les anciennes versions restent consultables dans l'historique.
  • La dernière version est identifiée comme version courante.
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