Envoi-des-emails

Présentation

L'objet de cette page est de présenter la FAQ administrateur d'OpenFlyers.

Questions générales

Comment personnaliser la documentation utilisateur ?

Il suffit de suivre la FAQ indiquant comment imprimer la doc et, au lieu de l'imprimer avec son navigateur, effectuer une sauvegarde avec la commande "Enregistrer sous..." ou équivalente de son navigateur. Vous obtiendrez ainsi un fichier HTML que vous pourrez modifier à l'aide d'un logiciel d'édition comme Open Office.

Comment se connecter sur le support-forum ?

• Allez sur l'onglet "Support" du site openflyers
• Cliquez sur S'identifier (en haut à droite)
• Puis cliquez sur Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -
• Vous n'avez plus qu'à vous créer un profil utilisateur, à le soumettre
• Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre

Comment se connecter sur le BTS pour rapporter un bug ?

• Allez sur le BTS
• Cliquez sur "Ouvrir un nouveau compte"
• Remplissez les champs
• Vous devez recevoir automatiquement un mail de confirmation avec un lien à suivre

Affichage

Le logo de la structure prend toute la place sur la page d'accueil, comment corriger cela ?

Il suffit de diminuer la taille du logo avec un logiciel d'édition d'image comme "gimp". Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets.

Comment modifier le nom et l'adresse e-mail administrateur en page d'accueil ?

Si vous ne souhaitez pas que le nom de l'administrateur en page d'accueil soit celui d'un utilisateur réel, il faut créer un utilisateur fictif :

• Aller côté Gestion dans Gestion › Utilisateurs › Utilisateurs › Actifs
• Cliquer sur AJOUTER UN UTILISATEUR
• Choisir un identifiant facile à identifier comme étant "différent" des autres utilisateurs. Une bonne pratique peut être de construire le nom de telle sorte qu'il apparaisse en 1er dans la liste des utilisateurs (par exemple aaaADMIN).
• Choisir un mot de passe
• Saisir le nom et le prénom de l'utilisateur fictif avec soin car c'est ce nom qui apparaitra dans la page d'accueil (par exemple Contact STRUCTURE)
• Attribuer un profil avec des droits administrateur
• Valider

Ensuite, il faut modifier la configuration pour que cet utilisateur soit l'administrateur en page d'accueil :

• Admin > Structure > Structure > Coordonnées
• Modifier le champ Responsable OpenFlyers pour y mettre l'utilisateur fictif qui vient d'être créé
• Valider

Comment modifier l'adresse e-mail d'envoi qui sert pour les avis de réservations ?

• Aller côté admin dans Admin > Structure > Structure > Coordonnées
• Editer le contenu du champ Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)
• Cliquer sur le bouton Valider

Logs

A quoi servent les adresses IPs bloquées ou les identifiants bloqués ?

Lorsqu'un utilisateur tente à plusieurs reprises et de manière infructueuse à se loguer sur OpenFlyers, au bout d'un certain nombre de tentatives son adresse IP et/ou son identifiant sont bloqués pour une durée croissante au fur et à mesure qu'il retente toujours de manière infructueuse.

Le but de ce blocage est d'éviter à des attaques de type "force brute" d'arriver à trouver un couple identifiant/mot de passe valide.

Cependant, il peut arriver qu'il soit nécessaire de débloquer des adresses IPs bloquées ou des identifiants bloqués. C'est l'objet du gestionnaire d'adresses IPs bloquées et du gestionnaire d'identifiants bloqués. En supprimant ces entrées de la liste des entrées bloquées, vous les débloquez.

Planning

Comment limiter la période du planning ?

• Menu Admin
• Menu Structure > Paramétrage > Réservations internes
• Formulaire Gestion des réservations
• Modifier les champs Heure TU de début d'activité et Heure TU de fin d'activité exprimée en TU
• Valider les modifications en cliquant sur le bouton Valider associé au formulaire Gestion des réservations

Rapports

Comment obtenir la liste des utilisateurs qui avaient leur cotisation l'année dernière ?

Le rapport qui permet d'avoir la liste d'utilisateurs ayant la cotisation club sur l'année N s'appelle Utilisateurs qui avaient la validité X sur l'année Y.

Il faut sélectionner la validité "Cotisation club" et l'année 2022 par exemple pour obtenir la liste des utilisateurs qui ont eu leur validité "cotisation club" valide jusqu'au 31/12/2022.

Comment obtenir la liste des utilisateurs qui ont leur cotisation à jour pour l'année en cours ?

• Aller dans Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès
• Cliquer sur le bouton permettant d'utiliser le rapport Coordonnées (avec profil X et/ou validité Y expirant à une date postérieure ou égale à Z)
• Champ Validité : sélectionner la validité correspondant à la cotisation
• Champ Profil : ne rien sélectionner
• Champ Date : sélectionner le 31/12/N où N est l'année en cours
• Cliquer sur le bouton Visualiser pour afficher la liste ou le bouton Sauver dans un fichier CSV pour sauvegarder la liste dans un fichier éditable par un tableur.

Différence de totaux entre les rapports Heures de vol par type d'activité par mois et Heures de vol par mois

La différence de totaux entre les deux rapports provient du fait que les données récupérées par chaque rapport diffèrent. Pour le rapport Heures de vol par mois, les heures de vol sont comptabilisées pour chaque vol en fonction du mois où celui-ci a été effectué. En revanche, pour le rapport Heures de vol par type d'activité par mois, les heures de vol sont calculées pour chaque type d'activité, ce qui peut entraîner des redondances dans le calcul des totaux.

Par exemple, si un vol est effectué pour deux types d'activité, comme local et solo supervisé, l'heure de vol sera comptée deux fois, une fois pour chaque type d'activité.

Où puis-je faire mes propres requêtes SQL personnalisées afin d'afficher des rapports ?

Vous allez dans le menu Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier puis Ajouter et dans le champ Requête SQL, vous placez votre requête.

Pour visualiser le résultat, allez Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser puis cochez les rapports que vous désirez voir.

Lorsqu'il existe plusieurs rapports, il faut éviter d'utiliser "Tous cocher" car cela risque d'aboutir à une page vide par dépassement des ressources.

Où trouver des requêtes SQL pour générer des rapports ?

Nous préconisons la centralisation des requêtes SQL sur le wiki anglais sur la page Export generator. Cela permet d'avoir une ressource d'informations centralisée utilisable par les administrateurs de tous les pays.

Je ne trouve pas la requête que je souhaite, comment la demander ?

Si vous ne trouvez pas sur la page Export generator la requête que vous souhaitez, nous préconisons l'utilisation du support-forum depuis www.openflyers.com pour effectuer une demande de création de requête SQL.

Soit un autre utilisateur vous proposera alors son aide, soit nous vous proposerons de créer cette requête SQL. Comme cela nécessite pour nous du temps, nous facturons cette création qui ensuite sera rajoutée sur la page contenant les diverses requêtes SQL.

Le coût de cette création est fonction de la complexité de la requête. Il est facturé au coût horaire "Assistance - Intervention" présent sur le catalogue tarifaire. A noter que l'assistance peut être prise en charge dans le cadre du bonus développement (cf. le catalogue tarifaire).

Dans les exports csv il apparait des « N° Id ». A quoi correspond ce numéro ?

C'est un numéro interne à la base de données OpenFlyers (une clé primaire en langage base de données). Il ne sert que lorsqu'il est utilisé pour des requêtes d'extractions en SQL (cf. http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=Export-generator-4 )

Pourquoi les rapports de statistique ne donnent pas des valeurs identiques ?

Les rapports pour les statistiques DGAC sont conçus avec une configuration qui permet d'avoir les critères de sélection nécessaires à ces rapports.

Si vous avez des différences dans les totaux de ces différents rapports c'est que votre configuration ne respecte pas ces critères.

L'erreur la plus courante concerne les vols d'instruction qui ne possède pas de type de vol Local ou Navigation. Ceci est du au paramètres "Si un seul type de vol est sélectionné dans le cas de la présence d'un second pilote en demander au moins un autre" sélectionné sur NON Voir Message de type de vol manquant pour un vol en double commande....

La conséquence c'est que les vols d'instruction peuvent n'avoir comme type de vol que Instruction. Ces vols ne sont donc pas comptabilisés dans la requête Heures de vol par type de vol qui supprime les vols ayant le type de vol "Instruction".

Seuls les vols en Instruction peuvent être différenciés des autres types de vol avec l'option ci-dessus. Si le pilote sélectionne plusieurs types de vol alors ces vols seront comptabilisés en double dans la requête des types de vol. Il faut cocher dans les types de vols le maximum d'incompatibilité pour éviter les décomptes en double.

Pourquoi tous les rapports sont visibles pour un profil X alors que nous avons défini un nombre restreint de rapports visibles ?

Cela vient sans doute du fait que le droit Visualiser les rapports est activé pour le profil X.

Voir aussi Comment gérer les rapports auxquels ont accès les utilisateurs.

Comment faire un publipostage aux utilisateurs ?

Ceci peut facilement être effectuée avec un tableur et un traitement de texte

Dans Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser sélectionnée le rapport Liste des membres par ordre alphabétique

Si il n'est pas existant voir | Liste des coordonnées des utilisateurs

• Sélectionnée à l'aide de la souris le tableau depuis les entêtes jusqu’à la fin en bas à droite
• Copier la sélection
• Allez dans Votre tableur et faite un Coller
• Nettoyer éventuellement les lignes indésirables (membres actifs seulement par exemple). Les colonnes inutilisées peuvent rester sans gêne pour le publipostage
• Enregistrer le fichier
• Ouvrir votre traitement de texte
• Allez dans l'utilitaire de rédaction d'un publipostage
• Créer votre modèle et lier les champs avec votre fichier du tableur
• Lancer vos impressions de courrier et/ou enveloppe

Une fois le modèle sauvegardé il suffit de mettre à jours votre fichier du tableur et vos impressions seront mises à jour

Voir un des nombreux tutoriels sur le net en fonction de vos logiciels

Exemple avec Open Office 3.3 http://www.openoffice.org/fr/Documentation/How-to/writer/Publipostage.pdf

Réservations

Comment limiter le nombre de réservations par utilisateur ?

• Menu Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes
• Dans le formulaire Gestion des réservations, modifier le champ Limitation du nombre de réservations
• Valider la modification en cliquant sur le bouton Valider associé au formulaire Gestion des réservations

Comment limiter dans le temps les réservations ?

L'objectif est de pouvoir empêcher les réservations plus de X semaines à l'avance.

Limitation générale

• Aller dans Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes
• Modifier le champ Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de
• Cliquer sur le bouton Enregistrer

Pour permettre à un profil de surpasser cette restriction

• Aller dans Admin > Utilisateurs > Profils
• Cliquer sur l'onglet Réservations

Pour le profil concerné :

• Activer le droit Surpasser la limite de temps

Je reçois par e-mail les avis de réservation de tout le monde, pourquoi ?

Sûrement parce que dans votre profil, vous avez le droit "Alertable par mail pour toute réservation" d'activé.

Pourquoi j'ai une alerte "l'instructeur n'est pas disponible" ?

Les instructeurs ont la possibilité de définir leurs disponibilités dans OpenFlyers. Il y a 2 politiques possibles :

• Soit l'instructeur décide de se mettre tout le temps disponible afin de supprimer les messages d'alerte et il gérera ses disponibilités réelles autrement
• Soit l'instructeur saisit directement dans OpenFlyers ses disponibilités réelles. Dans ce cas, les message d'alertes prennent tout leur sens. Il est alors possible de donner le droit (au travers des profils) à des utilisateurs de surpasser ou non cette alerte.

La gestion des disponibilités des instructeurs se fait dans Planning > Données > Tierces > (In)disponibilités.

Comment rendre obligatoire la saisie des champs départ et arrivé ?

• Admin/Configuration/Paramétrage
• Dans le formulaire Gestion des réservations, il faut modifier le paramétrage Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché) en fonction de ce que l'on souhaite (cela peut-être libre, obligatoire ou obligatoire pour les réservations dépassant une durée à choisir)
• Valider le formulaire

Comment restreindre les réservations pour les utilisateurs tout en permettant aux gestionnaires de faire les réservations à leur place ?

Pour restreindre les droits de réserver pour les utilisateurs, il faut tout d'abord définir un profil "Accès restreint" qui ne dispose pas des droits "Réservation en solo" ou "Réservation avec un instructeur".

Ensuite :

• Si la restriction doit s'appliquer pour des validités manquantes, alors il faut aller dans Admin > Utilisateurs > Types de validités puis, pour les validités concernées sélectionner "Accès restreint au profil restreint" dans le champ Alerte à la connexion
• Si la restriction doit s'appliquer pour un solde insuffisant, alors il faut aller dans Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités puis, sélectionner "Accès restreint au profil restreint" dans le champ Si solde utilisateur inférieur au minimum

Ainsi, les utilisateurs concernés ne peuvent pas faire de réservation et les gestionnaires ne peuvent pas faire de réservation à leur place.

Pour que les gestionnaires puissent quand même faire les réservations pour les utilisateurs restreints, il faut en plus :

• Attribuer au profil "Accès restreint" le droit Etre sur une nouvelle réservation
• Dans Admin > Utilisateurs > Profils plus, colonne Attribution de place cocher les places usuellement dévolues aux utilisateurs au profil "Accès restreint" (par exemple la place gauche de tous les types de ressources)

Pourquoi je ne peux pas réserver une nouvelle ressource ?

Si, après avoir créé une réservation pour une nouvelle ressource, le système vous redirige automatiquement vers une autre ressource du même type, cela est généralement lié au mode de réservation configuré sur votre plateforme.

Vérification du mode de réservation

• Accéder à Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes
• Vérifier si le champ Mode de réservation est défini sur Réservations par type de ressource

Fonctionnement de la réservation par type

• Chaque ressource réelle doit être associée à un type de ressource
• Lorsqu'une nouvelle ressource est créée, il faut dupliquer un type de ressource existant ou en créer un nouveau, puis y rattacher cette ressource.

Exemple concret

• Supposons que la nouvelle ressource est F-GJZF, du même type DR44 que la ressource F-GUXN
• Renommer le type de ressource DR44 en DR44XN
• Dupliquer le type de ressource existant en créant un nouveau type DR44ZF
• Affecter la nouvelle ressource F-GJZF à ce nouveau type DR44ZF

Ressources

Affichage des heures de vols

• Les temps de vol des carnets de vol s'affichent selon l' "Unité de temps" défini par l'utilisateur connecté, paramétré dans Données/Affichage et fiche personnelle. Voir Patron de date et heure
• Les temps de vol des carnets de route s'affichent selon l' "Unité de temps par défaut de la structure", paramétré dans Admin/Configuration/Paramétrage*Les temps de vol sur les comptes s'affichent selon l' "Unité de temps" défini par l'utilisateur connecté, il ne dépend pas du choix du propriétaire du compte
• La saisie des vols est fonction du parametrage de la gestion des vols "Unité de temps par défaut de la structure"
• Les compteurs des avions s'affichent selon l' "Unité de temps des compteurs de type d'aéronef" paramétré dans Admin > Types de ressource > Actifs
• La vérification de la continuité des vols affiche le temps de vols selon "Unité de temps par défaut de la structure" et les compteurs selon l' "Unité de temps des compteurs de type d'aéronef"

Alerte "Pas de profil attribué à la première place"

Il manque la 1ère place d'attribuée à au moins un profil.

Suivi de navigabilité

Pourquoi le total des heures cellules d'un aéronef ne correspond pas avec celui de son compteur ?

Si l'écart est faible et aléatoire, alors cela peut venir simplement du fait que l'unité de mesure n'est pas la même :

• L'unité de mesure des compteurs d'un aéronef correspond au paramétrage du type de ressource correspondant.
• Par contre, l'unité de mesure des totaux d'heures correspond au paramétrage de l'unité de temps de la plateforme. Cela permet d'avoir la tenue des carnets de route des aéronefs dans une seule unité quelque soit l'aéronef. De même pour les calculs des butées pour le suivi de navigabilité cela permet d'avoir une seule unité.

Si l'écart est constant et augmente avec le temps, alors cela vient simplement du fait que le total des heures cellules ne prend en compte que les heures de vols effectuées alors que l'horamètre d'un aéronef tourne même lors des essais moteurs effectués pour la maintenance.

Voir la gestion des points fixes.

Utilisateurs

Comment mettre à jour les cotisations des membres ?

A partir de la version 3, les cotisations sont gérées comme un type de validité.

Import des utilisateurs et mot de passe

Lorsque un import est réalisé depuis Admin > Transferts > Imports > Importer des utilisateurs, les nouveaux utilisateurs ont comme mot de passe le numéro de membre.

Si c'est un utilisateur qui a été remis à jour grâce au rapprochement, le mot de passe ne change pas.

Comment ré-utiliser des numéros de membre

Il n'est pas possible d'utiliser le même numéro de membre pour plusieurs utilisateurs. Le système va refuser l'attribution du numéro de membre à l'utilisateur que l'on veut créer/modifier si on lui attribue le même numéro de membre qu'un membre déjà existant en base de données.

Attention : cette restriction s'applique également pour les utilisateurs désactivés.

Dans ce cas, si l'on souhaite réattribuer ce numéro à un autre utilisateur, il faut procéder de la manière suivante :

• Ré-activer l'utilisateur désactivé
• Changer son numéro de membre (ou mettre le champ à vide)
• Désactiver l'utilisateur
• Créer/modifier l'autre utilisateur et lui affecter le numéro

Certains utilisateurs ne peuvent voir les ressources sur le planning

Il faut rendre les types de ressources visibles pour les profils concernés et également vérifier que l'utilisateur a cocher la visibilité de la ressource dans Données > Affichage et fiche personnelle. Une autre façon d'activer par défaut la visibilité à tous les utilisateurs est de cliquer sur l'icône Montrer dans Ressources > Ressources.

Comment augmenter le temps avant la déconnexion automatique pour certains utilisateurs ?

Il faut attribuer le droit Pas de déconnexion automatique aux profils concernés.

Utilisateur non visible sur le planning

Si après ajout d'un nouvel utilisateur disposant d'un profil avec les droits Planning personnel et Planning individuel visible pour les autres n'est pas visible sur le planning, il faut vérifier ses disponibilités.

Validités

Comment permettre aux utilisateurs de réserver au-delà de la fin de validité de leur cotisation ?

• Il suffit de paramétrer le type de validité correspondant pour qu'il ne restreigne pas le profil à la connexion et faire en sorte que cette validité ne soit pas requise pour les réservations.

Comment activer une formule d’expérience récente ?

• Dans Admin > Utilisateurs > Type de validité saisir la formule dans la colonne "Formule d’expérience" récente
• Voir Comment activer le contrôle des validités pour les réservation ? pour appliquer la gestion de l'expérience récente lors des réservation
• Voir Comment activer le contrôle des validités pour la saisie des vols ? pour appliquer la gestion de l'expérience récente lors de la saisie des vols

Nous avons un type de validité avec expérience récente et restriction du profil à la connexion mais c'est sans effet

Les validités à expérience récente ne sont pas vérifiées à la connexion. En effet, à la connexion on ne vérifie la péremption que des validités à échéance qui sont attribuées à la personne qui se connecte. Ainsi, une personne qui n'aura aucune validité d'attribuée ne sera pas restreinte par une absence de validité. Par contre, une personne qui aura une validité qui aura périmée, sera elle restreinte au profil associé à cette validité.

Nous avons une restriction de profil lorsqu'une validité est périmée mais c'est sans effet sur les utilisateurs qui ne détiennent pas cette validité

Il n'y a pas de raison de restreindre l'accès à des utilisateurs qui n'ont pas obligation à détenir telle ou telle validité. Sinon, il ne serait pas possible de gérer plusieurs populations d'utilisateurs sur une même plateforme. Exemple : Pilotes ULM sans visite médicale et pilotes avions avec visite médicale.

Pour bloquer les utilisateurs qui ne détiennent pas une validité donnée, il suffit de leur attribuer cette validité avec une date d'échéance périmée.

Vols

Comment visualiser les vols oubliés ?

• Aller sur la page Admin > Vols > Liste des vols :

- Vous cliquez sur l'icône de l'avion de la colonne "Vérifier la continuité des vols

- Vous pouvez éventuellement limiter votre contrôle entre 2 dates et/ou à partir d'un compteur particulier (utile pour lister les vols entre 2 maintenances). Par défaut les vols du mois en cours sont proposés

- Si vous avez sélectionné l'option compteur sur cette avion, les discordances apparaissent en rouge sur fond grisé. L'erreur peut provenir de la ligne supérieure. Cliquer sur l'icône d'édition du vols dans la colonne action. Vous retrouvez la page de saisie pour corriger le compteur (ceci peut demander de modifier aussi le temps de vol)

• Il est conseillé d'effectuer le contrôle de la continuité des vols et de leurs concordances avec le carnet de route régulièrement. Chaque fin de mois ou, si le suivi des potentiels est utilisé, avant chaque opération de maintenance

Message de type de vol manquant pour un vol en double commande...

• Vous avez sélectionné en admin "Type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord" et lorsque vous saisissez un vol en double commande il vous est impossible de le valider malgré la sélection du fameux type de vol requis.

Vous avez un message d'alerte "Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus". Dans ce cas, il faut que l'utilisateur indiquer un type de vol complémentaire

• Si vous ne souhaitez pas ce comportement il fait mettre "NON" à l'option "Le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote à bord ne peut être sélectionné seul".

La conséquence de cette configuration est importante sur la façon dont vous souhaitez calculer vos statistiques. Si le critère est manquant le calcul ne pourra pas etre correct (exemple : en cas d'instruction le temps de vol, selon le critère de classement local ou navigation de la DGAC, ne sera pas comptabilisé)

Peut-on saisir les avitaillements ?

Pour saisir des avitaillements avant et/ou après les vols, il faut d'abord que les aéronefs soient définis avec un ou des réservoirs. Ce paramétrage s'effectue ainsi :

• Admin > Types de ressources > Actifs
• Cliquer sur l'icône crayon associée à la ressource concernée
• Tout en bas de la page, il y a un tableau qui permet de définir les réservoirs.

Pour l'essence, on conseille de ne définir qu'un seul réservoir même si l'aéronef dispose de plusieurs réservoirs. En effet, dans la pratique les pleins sont faits sans qu'il ne soit comptabilisé la quantité avitaillée par réservoir de plus, il est impossible de suivre les consommations par réservoir.

Ainsi, lors un ou des types de réservoirs sont définis, les champs d'avitaillements apparaissent dans le formulaire de saisie des vols pour indiquer s'il y a eu un plein avant et/ou après le vol. Ils sont par défaut "repliés" et il faut cliquer sur la check-box correspondante pour les "déplier".

Il est ensuite possible de suivre les consommations par aéronef à l'aide de rapports prévus à cet effet.

Problèmes de compteurs

Si vous changez d'horamètre ou qu'il est remis à 0, alors il est nécessaire de réinitialiser le compteur.

Si le compteur ou l'horamètre ont eu une défaillance au cours d'un vol, alors il faut calculer en fonction du temps de vol réellement retenu quelle devrait la valeur du compteur arrivé et saisir le vol avec cette valeur. Une fois le vol saisi, il faut remettre le compteur à la valeur réelle pour qu'il n'y ait pas de propagation du décalage.