Présentation d'OpenFlyers 4 and Suivi des emails: Difference between pages

From Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers
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__TOC__
=Introduction=
Le ''suivi des e-mails'' permet de voir l'état des e-mails ([[Mailing|mailings]] et [[Envoi-des-emails|notifications automatiques]]) envoyés par la plateforme.


=Migrer vers OpenFlyers 4=
Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu '''Gestion > Communications > Suivi des e-mails''' et il faut avoir le droit d'[[Gestion-des-profils#Envoyer-et-suivre-les-e-mails|envoyer et suivre les e-mails]].
==Les nouveautés de la version 4==
OpenFlyers repense son interface avec la version 4 afin d'offrir un confort d'utilisation pour les utilisateurs disposant d'écran à forte résolution ou d'écrans tactiles.


Ainsi, la version 4 est prévue être accessible via trois interfaces graphiques différentes :
Chaque utilisateur peut mettre à jour ses adresses e-mails dans le champ [[Fiche-personnelle#E-mail|E-mail]] de la fiche personnelle.
*L'[[#Appli-OpenFlyers|appli téléchargeable]] (actuellement en développement).
*L'[[#Interface-dynamique|interface dynamique]] (en version alpha)
*L'[[#Interface-légère|interface légère]] qui correspond à l'interface historique d'OpenFlyers qui a fait son succès et qui a été rafraichie pour l'occasion afin de garder un caractère moderne tout en maintenant sa légèreté qui lui permet d'être facilement utilisable dans des lieux où le débit du réseau est limité.


Outre ses nouvelles interfaces, OpenFlyers 4 offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités et continue de s'enrichir au fil des semaines en fonction des demandes de ses clients. Notamment le stockage des validités permet aux organismes ATO ou DTO de dématérialiser l'archivage des documents associés à certaines validités des utilisateurs tout en étant conforme à la réglementation.
=Gestion des e-mails envoyés=
==L'affichage des e-mails==
L'interface affiche toutes les informations nécessaires afin d'identifier un e-mail et les causes d'une possible erreur qui empêche sa réception :


De nombreuses nouvelles fonctionnalités sont disponibles. Il est possible de retrouver la liste complète dans l'historique des versions :
{| class="wikitable"
 
|-
https://openflyers.com/fr/doc/of4/Historique-des-versions
! score="col" rowspan="2"|Statut
 
! score="col" rowspan="2"|Titre
==Tester la version 4 avant de migrer==
! score="col" rowspan="2"|Emetteur
Il est possible pour les clients sous version 3.6 de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|créer automatiquement une recopie de leur base de données sur une plateforme OF4]] pour pouvoir la découvrir et la tester avant de passer en production dessus.
! score="col" rowspan="2"|Catégorie
 
! score="col" rowspan="2"|Date
Pour les autres clients, il suffit d'aller sur une plateforme de démonstration :
! score="col" colspan="3"|Destinataire
https://openflyers.com/fr/etudes-cas
! score="col" colspan="3"|Erreurs
 
! score="col" rowspan="2"|Détails
==Demander à migrer vers la version 4==
|-
Les clients disposant d'une plateforme OpenFlyers sous une ancienne version et souhaitant migrer vers la version 4 peuvent le faire très simplement en effectuant les actions suivantes :
! score="col"|Utilisateur
*Uniquement pour les clients First-Price : créer et payer la facture de 100 € HT de demande de migration dans l'espace client https://client.openflyers.com
! score="col"|E-mail destinataire
*Pour tous les clients : envoyer un email à OpenFlyers en tant qu'[[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] de sa structure et demandant la migration.
! score="col"|Type de destinataire
 
! score="col"|Erreurs
Dans l'email, il faut préciser s'il faut activer l'interface dynamique qui est, pour le moment, en version "alpha".
! score="col"|Première erreur
 
! score="col"|Dernière erreur
En général, la migration est effectuée la semaine suivant la demande sauf le vendredi et de préférence le lundi.
|-
 
|Dernier état connu de l'e-mail :
'''Attention''' : la migration est irréversible et les rapports personnalisés ne sont pas mis à jour. D'ailleurs l'accès à ces derniers est supprimé sauf demande express pour les conserver. Il est recommandé de ne le faire que si la structure dispose d'un informaticien qui s'engage à les maintenir.
*Aucune information disponible : ''Inconnu''
 
*Une ou plusieurs erreurs ont été rencontrées : ''Erreur''
=Les interfaces de la version 4=
*Le message a été reçu : ''Reçu''
==Appli OpenFlyers==
|Sujet de l'e-mail
Une appli OpenFlyers est en cours de finalisation. Elle sera téléchargeable dans un premier temps sous Android puis ensuite sous iOS.
|Adresse émettrice
 
|Catégorie de l'e-mail :
==Interface légère==
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|Alerte de solde]]
L'interface légère correspond à l'interface historique d'OpenFlyers. Elle contient non seulement l'ensemble des fonctionnalités qui étaient présentes sur l'ancienne version 3 mais également les nouvelles fonctionnalités qui font leur apparition progressivement sur la version 4 en fonction des demandes des clients. Cette interface a le mérite de pouvoir être facilement accessible lorsque la connexion internet souffre d'un débit limité.
*E-mail d'activation
 
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|E-mail de certification]]
=Refonte complète du design et de l'ergonomie=
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
 
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|E-mail de validité]]
==Fil d'Ariane==
*[[Validités#Validités-en-attente-de-certification|Réservation]]
Un [[Wikipedia-fr:Fil_d'Ariane_(ergonomie)|fil d'Ariane]] est présent sur chaque page. Il est construit d'après l'[[Wikipedia-fr:Arborescence|arborescence]] de la plateforme, celle-ci correspondant aux différents niveaux des menus et sous-menus.
|Date '''d'envoi''' de l'e-mail, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS
 
|Nom et prénom de l'utilisateur destinataire
==Interface graphique==
|Adresse e-mail de l'utilisateur, utilisée '''lors de l'envoi'''
 
|
===Emails===
*Destinataire direct
*Destinataire en copie
*Destinataire en copie cachée
|
Nombre d'erreurs rencontrées lors de l'envoi
|Description de la première erreur, s'il y en a une
|Description de la deuxième erreur, s'il y en a plus de deux
|Redirection vers l'onglet comportant l'affichage de toutes les mises à jour du statut de l'e-mail
|}


====Aspect====
=Gérer le détail d'un e-mail=
[[File:Mailing.png]]
Lors de la gestion d'un e-mail, l'action correspondant au pictogramme de la colonne '''Détails''' permet de rediriger vers l'onglet comportant toutes les informations de l'e-mail sélectionné.
====Types d'emails====
*[[Envoi-des-emails|E-mails automatiques]]
*[[Mailing|Mailing]]


===Interface multi-supports===
Un tableau s'ajoute dans un nouvel onglet :
====Adaptation aux différentes résolutions d'écrans====
L'interface graphique d'OpenFlyers4 a été conçue pour '''s'adapter''' à l'écran de l'utilisateur. Que l'écran soit large (PC) ou étroit (tablette en mode portrait et bientôt sur smarphone), les éléments se redisposent de manière à offrir lecture et interactions optimisées.
 
====Optimisation pour l'utilisation tactile====
Les interactions sont aisément réalisables sur écrans tactiles :
*De nombreuses actions s'effectuent par '''balayage''' ou '''glisser-déposer'''.
*La '''taille''' des éléments est suffisamment grande pour les manipulations tactiles.
 
===[[Ergonomie#Gestes|Gestes]]===
 
==[[Menu de navigation]]==
 
==Planning de réservation==
 
[[File:OF4-planning-doigt.png]]
 
====[[Aspect du planning de réservation#Iconographie|Pictogrammes et code-couleurs]]====
De nombreux éléments visuels pour accéder rapidement à l'information et aux interactions.
 
====Visualisation immédiate des ressources====
Chaque [[Glossaire|ressource]] est identifiée par un pictogramme dédié, quel que soit l'emplacement où elle se trouve : [[Aspect du planning de réservation#Palette_d'outils|palette d'outils]], [[Aspect du planning de réservation#Lignes_du_planning|lignes du planning]], [[Aspect du planning de réservation#Composition_d'une_réservation|réservation]].
 
====[[Aspect du planning de réservation#Réservations_de_l'utilisateur_connecté|Réservations de l'utilisateur connecté]]====
Pour distinguer immédiatement ses propres réservations.
 
====[[Utilisation du planning de réservation#Redimensionnement|Redimensionnement de la réservation]]====
Le redimensionnement s'effectue directement sur les lignes du planning, par glisser-déposer.
 
====[[Utilisation du planning de réservation#Réservation_incomplète|Réservations incomplètes]]====
Les réservations, même incomplètes, sont matérialisées sur le planning et affectées à un utilisateur.
 
===Publicité===
La publicité permet à OpenFlyers de proposer des [https://openflyers.com/fr/tarifs tarifs d'abonnements] modiques à ses clients.
 
Elle s'affiche sous forme de bannières sur le [[Aspect du planning de réservation|planning de réservation]], la page de [[connexion]] et les [[#Emails|emails]], selon la formule d'abonnement choisie.


{| class="wikitable"
{| class="wikitable"
!Formule d'abonnement!!Publicité sur le planning!!Publicité sur la page de connexion et les emails
!Numéro d'identifiant!!Date!!Statut SMTP!!Description
|-
|[[#Solo|Solo]]||Oui||Oui
|-
|[[#First Price|First Price]]||Oui||Oui
|-
|[[#Business|Business]]||Non||Oui
|-
|[[#Business+|Business+]]||Non||Non
|-
|-
|[[#Première|Première]]||Non||Non
|Numéro d'identifiant de la mise à jour du statut, en base de données
|Date '''de traitement du statut''' de l'e-mail, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS
|Code SMTP associé (succès ou erreur)
Lorsqu'un e-mail est envoyé, un statut SMTP est retourné permettant de récupérer des informations sur la réussite ou l'échec de l'envoi de l'email.
|Signification du code.
Si la définition d'un code n'est pas disponible, une plus générique sera alors utilisée. Une liste détaillée de tous les codes existants est trouvable [http://www.iana.org/assignments/smtp-enhanced-status-codes/smtp-enhanced-status-codes.xhtml ici]
|}
|}


==[[Tableaux|Tableaux]]==
En haut à gauche du tableau se trouve un lien permettant de retourner sur l'onglet du suivi des emails. Ensuite, un autre lien apparaît en haut à droite du tableau général, permettant de retourner sur l'onglet du détail du dernier e-mail sélectionne.
[[File:Table4-1-generic.png]]


====[[Aspect des tableaux#Adaptation_à_la_taille_de_l'écran|Adaptation à la taille de l'écran]]====
Les dimensions du tableau s'adaptent à celles de l'écran de l'utilisateur. Il est ensuite possible de faire coulisser le contenu dans l'espace disponible. Ainsi, le contenu reste facilement accessible, quel que soit le support.


====[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données|Éditions des données]]====
Mise à jour instantanée, sans rechargement de page.


====[[Utilisation des tableaux#Ordonnancement|Ordonnancement]]====
Attention : Dans le cas d'une erreur, le code récupéré peut parfois ne pas correspondre tout à fait à la situation réelle. Si une erreur intervient, appliquez les [[#Les bonnes pratiques pour envoyer correctement un e-mail|bonnes pratiques]]. Ces bonnes pratiques sont affichées en bas de la page de détail d'un e-mail.
Il est possible de changer l'ordre des lignes du tableau par glisser-déposer.


====[[Utilisation des tableaux#Ajout/suppression-de-ligne|Ajouter et supprimer des lignes]]====
=Les bonnes pratiques pour envoyer correctement un e-mail=
L'utilisateur peut ajouter ou supprimer des lignes rapidement.
Lorsqu'un e-mail est envoyé, plusieurs acteurs entrent en jeu :
*L'émetteur (la plateforme OpenFlyers)
*Les serveurs e-mail liés au destinataire
*Le destinataire


====[[Aspect des tableaux#Tableau_à_onglets|Tableaux à onglets]]====
*Les structures OpenFlyers sont correctement configurées pour permettre l'envoi d'un e-mail. Ainsi, si un problème intervient, il ne vient pas de la configuration de la plateforme.
Certains tableaux comportent plusieurs sections. Celles-ci sont accessibles par onglets.
*OpenFlyers tout comme le récepteur de l'e-mail ne peuvent agir sur les serveurs liés au destinataire. Si un problème apparaît de ce côté, rien ne peut être fait, il faut simplement attendre qu'il soit corrigé.
*Si les serveurs liés au destinataire fonctionnent bien au moment de l'envoi de l'e-mail, mais qu'un échec se produit, alors il vient du côté du destinataire qui peut ne pas être joignable pour plusieurs raisons.


====[[Aspect des tableaux#Tableaux_à_pages|Tableaux à pages]]====
La bonne pratique consiste alors de demander aux utilisateurs concernés par un problème de réception d'e-mail de :
Certains tableau comportent des tableaux imbriqués. Ceux-ci sont accéssibles depuis le premier tableau grâce à un système de pagination.
#Vérifier la syntaxe de leur adresse e-mail sur la plateforme OpenFlyers
#Vérifier que la boîte e-mail n'est pas saturée (pleine)
#Vérifier que le compte de messagerie n'est pas bloqué ou désactivé par le fournisseur de messagerie.

Latest revision as of 15:52, 7 January 2025

Introduction

Le suivi des e-mails permet de voir l'état des e-mails (mailings et notifications automatiques) envoyés par la plateforme.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu Gestion > Communications > Suivi des e-mails et il faut avoir le droit d'envoyer et suivre les e-mails.

Chaque utilisateur peut mettre à jour ses adresses e-mails dans le champ E-mail de la fiche personnelle.

Gestion des e-mails envoyés

L'affichage des e-mails

L'interface affiche toutes les informations nécessaires afin d'identifier un e-mail et les causes d'une possible erreur qui empêche sa réception :

Statut Titre Emetteur Catégorie Date Destinataire Erreurs Détails
Utilisateur E-mail destinataire Type de destinataire Erreurs Première erreur Dernière erreur
Dernier état connu de l'e-mail :
  • Aucune information disponible : Inconnu
  • Une ou plusieurs erreurs ont été rencontrées : Erreur
  • Le message a été reçu : Reçu
 Sujet de l'e-mail Adresse émettrice Catégorie de l'e-mail : Date d'envoi de l'e-mail, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Nom et prénom de l'utilisateur destinataire Adresse e-mail de l'utilisateur, utilisée lors de l'envoi
  • Destinataire direct
  • Destinataire en copie
  • Destinataire en copie cachée

Nombre d'erreurs rencontrées lors de l'envoi

Description de la première erreur, s'il y en a une Description de la deuxième erreur, s'il y en a plus de deux Redirection vers l'onglet comportant l'affichage de toutes les mises à jour du statut de l'e-mail

Gérer le détail d'un e-mail

Lors de la gestion d'un e-mail, l'action correspondant au pictogramme de la colonne Détails permet de rediriger vers l'onglet comportant toutes les informations de l'e-mail sélectionné.

Un tableau s'ajoute dans un nouvel onglet :

Numéro d'identifiant Date Statut SMTP Description
Numéro d'identifiant de la mise à jour du statut, en base de données Date de traitement du statut de l'e-mail, au format AAAA-MM-JJ HH:MM:SS Code SMTP associé (succès ou erreur)

Lorsqu'un e-mail est envoyé, un statut SMTP est retourné permettant de récupérer des informations sur la réussite ou l'échec de l'envoi de l'email.

Signification du code.

Si la définition d'un code n'est pas disponible, une plus générique sera alors utilisée. Une liste détaillée de tous les codes existants est trouvable ici

En haut à gauche du tableau se trouve un lien permettant de retourner sur l'onglet du suivi des emails. Ensuite, un autre lien apparaît en haut à droite du tableau général, permettant de retourner sur l'onglet du détail du dernier e-mail sélectionne.


Attention : Dans le cas d'une erreur, le code récupéré peut parfois ne pas correspondre tout à fait à la situation réelle. Si une erreur intervient, appliquez les bonnes pratiques. Ces bonnes pratiques sont affichées en bas de la page de détail d'un e-mail.

Les bonnes pratiques pour envoyer correctement un e-mail

Lorsqu'un e-mail est envoyé, plusieurs acteurs entrent en jeu :

  • L'émetteur (la plateforme OpenFlyers)
  • Les serveurs e-mail liés au destinataire
  • Le destinataire
  • Les structures OpenFlyers sont correctement configurées pour permettre l'envoi d'un e-mail. Ainsi, si un problème intervient, il ne vient pas de la configuration de la plateforme.
  • OpenFlyers tout comme le récepteur de l'e-mail ne peuvent agir sur les serveurs liés au destinataire. Si un problème apparaît de ce côté, rien ne peut être fait, il faut simplement attendre qu'il soit corrigé.
  • Si les serveurs liés au destinataire fonctionnent bien au moment de l'envoi de l'e-mail, mais qu'un échec se produit, alors il vient du côté du destinataire qui peut ne pas être joignable pour plusieurs raisons.

La bonne pratique consiste alors de demander aux utilisateurs concernés par un problème de réception d'e-mail de :

  1. Vérifier la syntaxe de leur adresse e-mail sur la plateforme OpenFlyers
  2. Vérifier que la boîte e-mail n'est pas saturée (pleine)
  3. Vérifier que le compte de messagerie n'est pas bloqué ou désactivé par le fournisseur de messagerie.
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