Comptabilité

Présentation

Cette page présente la comptabilité en général. Il existe d'autres pages en relation avec ce sujet :

• la configuration de la comptabilité dans OpenFlyers 3.0.2
• l'utilisation du module de comptabilité d'OpenFlyers 3.0.2
• les conseils sur la comptabilité

Définitions

Comptabilité

définition de la comptabilité d'après wikipedia

Principe de la partie double

définition de la partie double d'après wikipedia

Que fait OpenFlyers ?

OpenFlyers dans sa version 3 gère toutes les écritures courantes de la comptabilité :

• facturation client
• facturation fournisseur
• encaissements
• paiements
• mouvements de compte à compte

La Comptabilité

Présentation des comptes

Comptes utilisateurs

(en France: comptes 411xxx) Il s'agit de comptes clients. L'appellation "compte utilisateur" est propre à OpenFlyers car certaines structures utilisatrices d'OpenFlyers étant des associations, les clients au sens comptable sont des membres ou des adhérents au sens de l’association. Le terme utilisateur permet de regrouper l'ensemble de ces termes en un seul.

• Les comptes sont débités des factures (vols, cotisations, etc.)
• Les comptes utilisateurs sont crédités par les paiements des utilisateurs (carte bancaire, chèques, liquide, etc.) que l'on nomme dans OpenFlyers les encaissements.

Quand un compte utilisateur est crédité par un encaissement, l'autre entrée (qui est un débit) doit affecter un compte de trésorerie (selon le gestionnaire des encaissements)

Comptes ressources

(en France: comptes en 7xxxxx ou en 6xxxxx)

Les comptes ressources sont une notion propre à OpenFlyers. Ils servent à coupler des comptes produits liés aux ressources. Normalement ces comptes produits doivent être uniquement crédités.

On peut également créer des comptes de charges qui devront alors être uniquement débités.

Comptes fournisseurs

(en France: comptes 401xxx)

• Les comptes sont crédités des factures fournisseurs (loyers, eau, électricité, etc.)
• La contrepartie va au débit sur un compte de charge.
• Les paiements des fournisseurs sont débités sur le compte fournisseur et crédité sur le compte de trésorerie

Comptes de trésorerie

(en France: comptes 512xxx)

Les comptes de trésorerie sont essentiellement des comptes bancaires.

Attention : les mouvements sur ces comptes se font dans le sens opposé du relevé de compte bancaire. Ainsi, une opération au débit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré en comptabilité au crédit et une opération au crédit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré au débit.

Comptes de TVA

(en France comptes 445xxx)

Les comptes de TVA sont utilisés pour enregistrer les contreparties liées à la TVA des factures fournisseurs et des factures clients.

Ils ne sont pas usités dans les associations qui ne facturent pas la TVA à leurs clients et qui n'ont donc pas besoin de gérer la contrepartie liée à la TVA des factures fournisseurs.

Comptes de charges

(en France: comptes 6xxxxx)

Les comptes de charges permettent d'enregistrer les contreparties des factures fournisseurs.

Comptes de produits

(en France: comptes 7xxxxx)

Les comptes de produits permettent d'enregistrer les contreparties des factures clients/utilisateurs.

Le chiffre d'affaire correspond au total des comptes produits.

Normalement, dans OpenFlyers, la majorité des factures clients doivent être affectées à des comptes ressources-produits étant donné que les structures utilisant OpenFlyers génèrent l'essentiel de leur chiffre d'affaire par le biais de la mise à disposition de ressources.

Comptabilités multiples

Dans le cas ou des entreprises ou associations mettent en commun des ressources qu'ils gèrent conjointement sur une même plateforme OpenFlyers, il est possible de mettre en place des comptabilités distinctes pour chaque entité.

Facturations automatiques entre entités comptables distinctes

Dans le cas où chaque utilisateur dispose d'un compte unique dans une seule des entités, alors l'utilisateur est facturé dans la comptabilité de son entité d'appartenance quelque soit la ressource utilisée.

Si la ressource utilisée appartient à une autre entité que celle à laquelle l'utilisateur est client alors il est possible de mettre en place des facturations automatiques entre les entités mises en jeu et cela dans chacune des comptabilités.

Exemple avec 2 entités A et B, un utilisateur U client de l'entité A et une ressource R appartenant à l'entité B. On considère que l'utilisateur U utilise la ressource R.

• L'utilisateur U sera débité sur son compte client de l'entité A et la contrepartie ira sur un compte produit de cette entité :

comptabilité A	Débit	Crédit
Compte client Utilisateur U	X €
Compte produit Ressource R		X €

• Mais comme la ressource R appartient à l'entité B, alors l'entité B va enregistrer automatiquement une écriture de débit sur le compte client A et la contrepartie ira sur un compte produit de l'entité B :

comptabilité B	Débit	Crédit
Compte client Entité A	X €
Compte produit Ressource R		X €

• Parallèlement, l'entité A, enregistre également le fait qu'elle est facturée par le fournisseur entité B :

comptabilité A	Débit	Crédit
Compte charge Ressource R		X €
Compte fournisseur Entité B	X €

Principes comptables généraux

Règles de saisies de la comptabilité courante

1. La facturation client et les encaissements clients sont normalement saisies au jour le jour soit par les utilisateurs soit par des gestionnaires
2. Il faut saisir les factures fournisseurs au vu des factures
3. Nous recommandons de saisir les écritures bancaires au vu du relevé de banque et en utilisant la date du relevé de banque (il faut choisir entre utiliser la date "réelle" et la date de valeur). Cette forme de saisie vaut alors pointage.

Le principe est normalement de saisir les paiements et les encaissements à la vue des chèques, bordereaux, etc. puis ensuite de vérifier que l'on tombe juste avec la banque. Mais il est plus simple de saisir les écritures bancaires au vu du relevé : cela permet d'être tout de suite juste avec la banque. Cette façon de procéder ne peut s'appliquer que si on limite le paiement par chèque qui ne permet pas de maitriser la date d'encaissement par le fournisseur. Il faut ainsi privilégier les paiements par carte bancaire ou par virement qui permettent une prise en compte immédiate ou quasiment immédiate de la part de la banque et évitent ainsi les problèmes de "chèque dans la nature" car non encaissés par le fournisseur. En procédant ainsi, les vérifications s'en trouvent simplifiées.

Vérifications sur la comptabilité courante

En respectant les recommandations de saisie d'OpenFlyers de la comptabilité courante, les éléments à vérifiés sont les suivants :

1. On vérifie que l'on tombe juste sur le solde du compte bancaire : le solde du compte bancaire sur la plateforme OpenFlyers doit correspondre au solde présent sur le relevé de banque à la même date. Si une erreur apparait, on procède par dychotomie pour identifier à partir de quelle date, les soldes sont différents et ainsi retrouver l'écriture en défaut. C'est seulement une fois que ce travail est effectué, que l'on peut passer à l'étape suivante.
2. On vérifie que les comptes fournisseurs sont tous à 0 et lorsqu'ils ne sont pas à 0, on doit être capable de dire pourquoi (facture non payée par exemple). En effet, on peut être juste au niveau de la banque sans que pour autant le compte fournisseur débité soit le bon.
3. Il reste alors à contrôler le chiffre d'affaire. Pour cette vérification le plus simple est de vérifier que le chiffre d'affaire correspond au volume de l'activité multiplié par le prix unitaire. Dans certains cas, cette vérification n'est pas aisée (changements de tarifs en cours d'année par exemple). Il faut donc scinder le volume en autant de composantes qu'il peut y avoir de tarifs.

Quelques conseils généraux

Gestion comptable de cas particuliers

Débiter les vols mécaniques

Les vols mécaniques sont une charge pour une structure. La structure peut être tentée de ne pas faire apparaitre cette charge dans sa comptabilité car il n'y a personne à facturer. Cependant il est bon de débiter les vols mécaniques comme les autres vols pour deux raisons :

• Cela permet de suivre d'une manière comptable le coût de la mécanique (et notamment sa partie "vols") et éventuellement de détecter des dérives. C'est aussi utile lorsque l'on veut calculer le prix de revient d'une ressource.
• Cela permet de contrôler plus facilement le chiffre d'affaire de la structure.

Contrôle du chiffre d'affaire

Le contrôle du chiffre d'affaire est une opération que devrait faire les personnes en charge de la validation des comptes.

Contrôler le chiffre d'affaire c'est vérifier que ce que l'on a fabriqué à bien était facturé (ou stocké).

Dans le cas des vols, il n'y a pas de stock possible. Donc le contrôle du chiffre d'affaire est très simple : on prend le nombre d'heures de vol faite par un avion et on multiplie par son coût horaire. On vérifie alors que le CA lié à cet avion correspond avec l'ensemble facturé qui apparait dans les comptes produits.

Exemple :

• L'avion UE a fait 300 heures de vols en 2008.
• Le prix de l'heure de vol est de 100 €.
• Le chiffre d'affaire lié à l'avion est alors de 300*100 = 30 000 €.
• Le compte produit de l'avion doit donc faire apparaître exactement un solde de 30 000 €.

Il faut tenir compte des changements tarifaires intervenus durant l'année. Le trésorier devrait donc fournir un état des heures de vol sur chacune des périodes tarifaires de l'année. D'où l'utilité d'effectuer les changements de tarifaire au 1er d'un mois : les états sont plus faciles à créer.

Il faut également tenir compte des différents tarifs (double commande, baptêmes de l'air, etc.)

Ainsi, le trésorier ou le secrétaire devrait communiquer un tableau pour chaque avion (ou chaque type avion) avec une ligne par type de vol (impliquant un tarif différent) et une colonne par date d'application du tarif.

Un autre tableau devrait comporter la ventilation des heures en fonction des mêmes éléments.

Il suffit alors de multiplier les cellules du premier tableau avec celles du second tableau puis d'additionner le tout : on obtient le chiffre d'affaire de l'avion (que l'on doit comparer avec le chiffre d'affaire effectivement facturé).

Messages d'alertes

Nous recommandons comme bonne pratique d'attirer l'attention des utilisateurs autorisés à valider les vols ou les écritures comptables que tout message d'alerte apparaissant dans l'espace d'administration doit conduire à stopper la validation des écritures dans l'attente de la résolution du problème par l'administrateur.