Comptabilité

Principe général

définition de la comptabilité d'après wikipedia

Principe de la partie double

définition de la partie double d'après wikipedia

Que fait OpenFlyers ?

OpenFlyers dans sa version 3 gère toutes les écritures courantes de la comptabilité :

• facturation client
• facturation fournisseur
• encaissements
• paiements
• mouvements de compte à compte

Présentation des comptes

Comptes utilisateurs

(en France: comptes 411xxx) Il s'agit de comptes clients. L'appellation "compte utilisateur" est propre à OpenFlyers car certaines structures utilisatrices d'OpenFlyers étant des associations, les clients au sens comptable sont des membres ou des adhérents au sens de l’association. Le terme utilisateur permet de regrouper l'ensemble de ces termes en un seul.

• Les comptes sont débités des factures (vols, cotisations, etc.)
• Les comptes utilisateurs sont crédités par les paiements des utilisateurs (carte bancaire, chèques, liquide, etc.) que l'on nomme dans OpenFlyers les encaissements.

Quand un compte utilisateur est crédité par un encaissement, l'autre entrée (qui est un débit) doit affecter un compte de trésorerie (selon le gestionnaire des encaissements)

Comptes ressources

(en France: comptes en 7xxxxx ou en 6xxxxx)

Les comptes ressources sont une notion propre à OpenFlyers. Ils servent à coupler des comptes produits liés aux ressources. Normalement ces comptes produits doivent être uniquement crédités.

On peut également créer des comptes de charges qui devront alors être uniquement débités.

Comptes fournisseurs

(en France: comptes 401xxx)

• Les comptes sont crédités des factures fournisseurs (loyers, eau, électricité, etc.)
• La contrepartie va au débit sur un compte de charge.
• Les paiements des fournisseurs sont débités sur le compte fournisseur et crédité sur le compte de trésorerie

Comptes de trésorerie

(en France: comptes 512xxx)

Les comptes de trésorerie sont essentiellement des comptes bancaires.

Attention : les mouvements sur ces comptes se font dans le sens opposé du relevé de compte bancaire. Ainsi, une opération au débit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré en comptabilité au crédit et une opération au crédit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré au débit.

Comptes de TVA

(en France comptes 445xxx)

Les comptes de TVA sont utilisés pour enregistrer les contreparties liées à la TVA des factures fournisseurs et des factures clients.

Ils ne sont pas usités dans les associations qui ne facturent pas la TVA à leurs clients et qui n'ont donc pas besoin de gérer la contrepartie liée à la TVA des factures fournisseurs.

Comptes de charges

(en France: comptes 6xxxxx)

Les comptes de charges permettent d'enregistrer les contreparties des factures fournisseurs.

Comptes de produits

(en France: comptes 7xxxxx)

Les comptes de produits permettent d'enregistrer les contreparties des factures clients/utilisateurs.

Le chiffre d'affaire correspond au total des comptes produits.

Normalement, dans OpenFlyers, la majorité des factures clients doivent être affectées à des comptes ressources-produits étant donné que les structures utilisant OpenFlyers génèrent l'essentiel de leur chiffre d'affaire par le biais de la mise à disposition de ressources.

Quelques conseils généraux

Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Le logiciel OpenFlyers permet d'importer des soldes de comptes (les "à nouveaux"). Par conséquent, il est conseillé de passer en production sur la gestion des comptes clients et/ou la comptabilité courante en début d'exercice (par exemple au 1er janvier). Cela évite d'avoir à générer 2 à nouveaux au cours d'un même exercice et d'avoir à fusionner les écritures comptables depuis plusieurs logiciels.

Néanmoins, cela n'empêche pas de préparer la gestion de la comptabilité dans OpenFlyers bien avant le 1er janvier. Il est même recommander de ne pas attendre la dernière minute pour effectuer ou faire effectuer le paramétrage de la comptabilité dans OpenFlyers.

Et concernant le paramétrage, nous recommandons de profiter de notre forfait paramétrage (soit en supplément de l'abonnement First Price soit inclus dans l'abonnement Business) afin d'être sûr de tirer profit au mieux des possibilités de l'application OpenFlyers ainsi que de notre expertise métier sur les bonnes pratiques comptables. Enfin, cela permet de gagner du temps.

Configuration du gestionnaire de tarification des vols

Débiter les vols mécaniques

Les vols mécaniques sont une charge pour le club. Le club peut être tenté de ne pas faire apparaitre cette charge dans sa comptabilité car il n'y a personne à facturer ! Cependant il est bon de débiter les vols mécaniques comme les autres vols pour deux raisons :

• Cela permet de suivre d'une manière comptable le coût de la mécanique (et notamment sa partie "vols") et éventuellement de détecter des dérives. C'est aussi utile lorsque l'on veut calculer le prix de revient d'un avion.
• Cela permet de controler plus facilement le chiffre d'affaire du club.

Contrôle du chiffre d'affaire

Le contrôle du chiffre d'affaire est une opération que devrait faire les personnes en charge de la validation des comptes.

Contrôler le chiffre d'affaire c'est vérifier que ce que l'on a fabriqué à bien était facturé (ou stocké).

Dans le cas des vols, il n'y a pas de stock possible. Donc le contrôle du chiffre d'affaire est très simple : on prend le nombre d'heures de vol faite par un avion et on multiplie par son coût horaire. On vérifie alors que le CA lié à cet avion correspond avec l'ensemble facturé qui apparait dans les comptes produits.

Exemple :

• L'avion UE a fait 300 heures de vols en 2008.
• Le prix de l'heure de vol est de 100 €.
• Le chiffre d'affaire lié à l'avion est alors de 300*100 = 30 000 €.
• Le compte produit de l'avion doit donc faire apparaître exactement un solde de 30 000 €.

Il faut tenir compte des changements tarifaires intervenus durant l'année. Le trésorier devrait donc fournir un état des heures de vol sur chacune des périodes tarifaires de l'année. D'où l'utilité d'effectuer les changements de tarifaire au 1er d'un mois : les états sont plus faciles à créer.

Il faut également tenir compte des différents tarifs (double commande, baptêmes de l'air, etc.)

Ainsi, le trésorier ou le secrétaire devrait communiquer un tableau pour chaque avion (ou chaque type avion) avec une ligne par type de vol (impliquant un tarif différent) et une colonne par date d'application du tarif.

Un autre tableau devrait comporter la ventilation des heures en fonction des mêmes éléments.

Il suffit alors de multiplier les cellules du premier tableau avec celles du second tableau puis d'additionner le tout : on obtient le chiffre d'affaire de l'avion (que l'on doit comparer avec le chiffre d'affaire effectivement facturé).

Messages d'alertes

Nous recommandons comme bonne pratique d'attirer l'attention des utilisateurs autorisés à valider les vols ou les écritures comptables que tout message d'alerte apparaissant dans l'espace d'administration doit conduire à stopper la validation des écritures dans l'attente de la résolution du problème par l'administrateur.

Quelques conseils spécifiques

Gérer les baptêmes dans OpenFlyers pour un aéro-club

Dans un aéro-club, les baptêmes ne dépassent pas 10% de l'activité. Aussi, nous déconseillons de mettre en place les tarifs des baptêmes qui engendrent plus d'erreurs de saisies qu'autre chose. Par contre, dans le cas d'une société commerciale et notamment si la saisie des vols est entre les mains d'un nombre réduit de personnes, alors la tarification des baptêmes peut être mise en place. Voici donc, comment nous conseillons de gérer les baptêmes dans OpenFlyers.

Paramétrage préconisé pour gérer les baptêmes par un aéro-club

1. Créer un type de vol "baptême"
2. Créer un compte client "Clients extérieurs"
3. Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo

Ainsi :

• le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
• le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
• le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

Utilisation pratique du paramétrage préconisé des baptêmes pour un aéro-club

On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre. Lorsqu'un baptême est effectué :

1. Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
2. Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs".

Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "delta baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :

• Tarif solo : 100 €/h
• Tarif baptême : 60 €
• Vol effectué de 30 minutes

Alors :

• En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
• En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
• Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.

A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

Que faire des bons baptêmes payés et non effectués ?

Quelque soit le statut commercial de la structure aéronautique (association ou société), voici comment nous conseillons de gérer les bons baptêmes :

• Enregistrer dans OpenFlyers uniquement l'encaissement du bon sans saisir de vente (et donc ne pas créer de produit pour cela)
• Lorsque le baptême est effectué, saisir le vol : cela génère la facture selon le paramétrage

Lors de la clôture de l'exercice, il suffit de contrôler le compte "client baptême" et de le comparer avec les dates de remise des bons baptêmes. C'est alors que doit être décidé si un bon ne sera jamais utilisé. Auquel cas, une écriture spécifique est à prévoir comptablement.

Gérer les taxes d'atterrissage dans OpenFlyers

Les taxes d'atterrissages sont facturées à la structure aéronautique qui souvent les débitent sur le compte de ses clients. Voici 2 méthodes pour gérer ces opérations dans OpenFlyers :

• La méthode la plus simple consiste à partir du principe que les factures des taxes d'atterrissages sont déjà existantes et qu'il s'agit juste de faire payer la personne réellement concernée par la taxe. Pour ce faire, il suffit de saisir un flux en débitant le compte du client du montant de la facture de la taxe d'atterrissage et de créditer un compte produit "taxe d'atterrissage". Cette méthode est pratique dans le cas où le prix de la taxe n'est jamais le même.
• Pour les aérodromes dont les taxes sont récurrentes, il peut être intéressant de créer un type de vente pour gérer les taxes. Cette solution n'est pratique que dans le cas où les montants sont constants. Cela permet alors d'éviter d'avoir à saisir à chaque fois le prix de la taxe. L'autre intérêt de cette méthode est qu'elle permet de générer une facture fournisseur au nom de la structure dans le cas où le client le souhaiterait.

Règles de saisies de la comptabilité courante

1. La facturation client et les encaissements clients sont normalement saisies au jour le jour soit par les utilisateurs soit par des gestionnaires
2. Il faut saisir les factures fournisseurs au vu des factures
3. Nous recommandons de saisir les écritures bancaires au vu du relevé de banque et en utilisant la date du relevé de banque (il faut choisir entre utiliser la date "réelle" et la date de valeur). Cette forme de saisie vaut alors pointage.

Le principe est normalement de saisir les paiements et les encaissements à la vue des chèques, bordereaux, etc. puis ensuite de vérifier que l'on tombe juste avec la banque. Mais il est plus simple de saisir les écritures bancaires au vu du relevé : cela permet d'être tout de suite juste avec la banque. Cette façon de procéder ne peut s'appliquer que si on limite le paiement par chèque qui ne permet pas de maitriser la date d'encaissement par le fournisseur. Il faut ainsi privilégier les paiements par carte bancaire ou par virement qui permettent une prise en compte immédiate ou quasiment immédiate de la part de la banque et évitent ainsi les problèmes de "chèque dans la nature" car non encaissés par le fournisseur. En procédant ainsi, les vérifications s'en trouvent simplifiées.

Vérifications sur la comptabilité courante

En respectant les recommandations de saisie d'OpenFlyers de la comptabilité courante, les éléments à vérifiés sont les suivants :

1. On vérifie que l'on tombe juste sur le solde du compte bancaire : le solde du compte bancaire sur la plateforme OpenFlyers doit correspondre au solde présent sur le relevé de banque à la même date. Si une erreur apparait, on procède par dychotomie pour identifier à partir de quelle date, les soldes sont différents et ainsi retrouver l'écriture en défaut. C'est seulement une fois que ce travail est effectué, que l'on peut passer à l'étape suivante.
2. On vérifie que les comptes fournisseurs sont tous à 0 et lorsqu'ils ne sont pas à 0, on doit être capable de dire pourquoi (facture non payée par exemple). En effet, on peut être juste au niveau de la banque sans que pour autant le compte fournisseur débité soit le bon.
3. Il reste alors à contrôler le chiffre d'affaire. Pour cette vérification le plus simple est de vérifier que le chiffre d'affaire correspond au volume de l'activité multiplié par le prix unitaire. Dans certains cas, cette vérification n'est pas aisée (changements de tarifs en cours d'année par exemple). Il faut donc scinder le volume en autant de composantes qu'il peut y avoir de tarifs.