Gestion des documents

Présentation

L'objet de cette page est de décrire les fonctionnalités permettant de gérer les documents téléversés sur une plateforme OpenFlyers.

Le tableau de gestion des documents contient la liste de tous les documents qui ont été importés par un gestionnaire et rattachés à des ressources ou directement à la structure.

Afin d'y accéder, il faut avoir les droits de gestion des ressources.

La taille maximum d'un fichier qui peut être téléversé est de 10Mo.

Il existe également d'autres types de documents : les documents-validités.

Catégories

L'utilisateur peut ajouter, modifier ou supprimer une catégorie depuis une interface dédiée.

Pour y accéder, cliquer sur le pictogramme symbolisant un + en bas du tableau de gestion des documents dans la colonne Catégorie.

Liste des catégories

• Ajouter une catégorie :
  • Renseigner le nom sur la dernière ligne du tableau et cliquer sur Ajouter.
• Modifier le nom d'une catégorie :
  • Changer le nom directement sur la ligne correspondante.

Utilisation

Accès à l'interface

Depuis l'interface légère :

• Gestion > Com/Docs > Documents.

Ajouter un document

• Aller à Gestion > Com/Docs > Documents.
• Sur la dernière ligne du tableau, renseigner les champs :
  • Nom : Nom du document à ajouter.
  • Ressource/Structure : La ressource à laquelle sera associé le fichier ou le choix Structure pour rattacher le document directement à la structure.
  • Catégorie : Type du document ajouté.
• Importer le fichier
• Cliquer sur ajouter.

Types de fichiers autorisés

gif

jpeg

png

odt

doc

docx

ods

xls

xlsx

csv

txt

xsl

json

zip

rar

7z

flash

pdf

Fonctionnalités disponibles

Depuis cette interface, il est possible de :

• Ajouter une catégorie de document.
• Ajouter un document.
• Modifier les informations d'un document.
• Consulter l'historique des documents.

Historique des documents

Chaque document possède désormais un historique des versions permettant de consulter les différentes versions téléversées.

L'historique est accessible depuis :

• Depuis Gestion > Com/Docs > Documents > XXX > Historique
• Depuis Planning > Docs > XXX > Historique

Pour chaque version, les informations suivantes sont affichées :

• Date du téléversement
• Nom de l'utilisateur ayant téléversé le document
• Nom du fichier téléversé
• Ressource/Structure à laquelle le document est rattaché
• Catégorie du document
• Pictogramme de téléchargement du fichier

Modifier les informations d'un document

• Aller à Gestion > Com/Docs > Documents.
• Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne du document à modifier.
• Modifier les champs souhaités :
  • Nom : Nom du document.
  • Ressource/Structure : La ressource à laquelle est associé le fichier ou le choix Structure pour rattacher le document directement à la structure.
  • Catégorie : Type du document ajouté.
  • Document : Importer un nouveau fichier pour remplacer l'ancien ou laisser le champ vide pour conserver le même fichier.
• Cliquer sur Enregistrer pour valider les modifications.

Lorsqu'un document est modifié :

• Une nouvelle version est créée.
• Les anciennes versions restent consultables dans l'historique.
• La dernière version est identifiée comme version courante.