FAQ client

Fonctionnement d'OpenFlyers

Fonctionnement économique

OpenFlyers fonctionne sur le modèle économique d'une ASP (=Application Service Provider) ou SaaS (= Software as a Service). On parle également de "cloud computing" (informatique dans les nuages). C'est-à-dire que nous fournissons un service applicatif par le biais d'internet pour lequel nous facturons un abonnement annuel.

Les avantages de ce système pour les clients finaux sont les suivants :

• la maintenance logiciel est déportée et ne nécessite plus le déplacement d'un technicien. Cela permet également de mettre en œuvre plus rapidement des correctifs à la demande ;
• le coût des développements est mutualisé entre les différents clients ;
• nous assurons nous-mêmes la pérennité des données par sauvegardes journalières sur plusieurs serveurs en plusieurs lieux et cela sur 20 jours glissants (voir le schéma de principe sur la présentation de nos services).

De plus, OpenFlyers existe en plusieurs versions dont certaines sont disponibles en téléchargement. Vous pouvez retrouver plus d'infos sur notre support libre.

Fonctionnement applicatif

Les composants logiciels utilisés pour développer notre applicatif sont tous open source (notamment PHP et MySQL).

Le logiciel OpenFlyers, propriété de la S.A.R.L. OpenFlyers, est sous licence semi-libre : il peut être installé et utilisé pour les besoins propres d'une structure aéronautique mais il ne peut être commercialisé par une société tiers sans licence spécifique (même à la demande d'un seul client) ou déployé pour des filiales d'une structure commerciale ou non.

De quoi avons-nous besoin pour faire fonctionner OpenFlyers ?

Il suffit de disposer d'un ordinateur avec un accès internet et d'un navigateur moderne tel que Firefox ou Internet Explorer. Aucune installation particulière n'est nécessaire sur l'ordinateur !

Les bases de données

Les données stockées sont-elles bien protégées ?

Nous tâchons de mettre en œuvre les différentes recommandations concernant la gestion des serveurs afin d'empêcher toute intrusion.

De plus, nous disposons de plusieurs serveurs répartis en plusieurs endroits de la planète.

Chaque nuit, tous les serveurs sauvegardent leurs bases de données et les envoient à tous les autres serveurs.

Ces sauvegardes sont stockées par roulement sur une quinzaine de jours.

Comment récupérer notre base de données ?

Vous pouvez à tout moment récupérer le contenu de votre base de données en allant dans Admin, puis grâce à Configuration/Export SQL/Complet

Peut-on avoir un accès de type "phpMyAdmin" à notre base de données ?

Vous avez un accès en lecture à la base de données via l'export mais également via la génération des rapports.

La structure de la base de données est documentée ici : http://wiki.openflyers.org/index.php?title=Database_OF20

Par contre, nous nous interdisons de vous fournir un accès en écriture à la base de données. Car nous devons pouvoir garantir l'intégrité de cette base de données vis-à-vis de vous-même, vis-à-vis de vos utilisateurs mais également vis-à-vis de tierces personnes ou encore vis-à-vis des autorités.

Cependant, si vous avez besoin de modifier une saisie en base de données, nous pouvons intervenir sur votre demande par e-mail ou courrier. Cette opération est facturée en fonction de sa complexité (voir le catalogue tarifaire).

Compte client OpenFlyers

Comment accéder à mon compte client ?

L'identifiant permettant d'accéder à votre compte client correspond au sous-domaine de votre espace.

Par exemple, si votre espace est référencé par l'adresse :

http://test.openflyers.fr

Alors le sous-domaine est test.

C'est donc test qu'il faut utiliser comme identifiant pour vous connecter au [compte client].

Si vous n'avez pas le mot de passe, vous pouvez le réactiver avec la fonction "Mot de passe oublié ?" qui est sur la page d'identification.

Une adresse e-mail vous sera demandée. Vous pourrez saisir l'adresse e-mail de la structure aéronautique ou celle du contact qui ont été saisies dans la fiche client (il s'agit des adresses e-mails sur lesquelles sont envoyées nos e-mails d'alerte de renouvellement ou d'information).

Dans le but de ne pas être submergés par les demandes, nous facturons la ré-initialisation manuelle, par nos soins, du mot de passe où la mise à jour des adresses e-mails présentes sur la fiche client pour les abonnement first-price (cf. le catalogue tarifaire).

Comment modifier des éléments de la fiche client ?

Il vous suffit de vous connecter à votre espace client OpenFlyers.

Puis d'éditer la fiche en allant dans Données/Affichage et fiche personnelle.

Comment renouveler l'abonnement ?

Afin de pouvoir renouveler l'abonnement, vous devez :

1. Vous connecter sur votre compte client OpenFlyers
2. Créer la facture en fonction du choix d'abonnement (vous trouverez plus d'informations dans notre catalogue tarifaire)
3. Ensuite, payer par carte bancaire (le choix le plus pratique pour une prise en compte immédiate), par transfert bancaire (dans ce cas, vous devez prendre en charge tous les frais liés à la transaction) ou par chèque (attention au délai d'acheminement du courrier !)

Nous avons renouvelé notre abonnement et nous avons quand même un message d'alerte concernant la cotisation...

Le message d'alerte "votre cotisation n'est pas à jour..." correspond à un message lié à la configuration d'OpenFlyers. Il signifie que l'utilisateur qui se connecte n'est pas à jour de sa cotisation au sein de la structure aéronautique.

Dans tous les cas, l'administrateur référent (celui dont l'adresse e-mail doit apparaitre sur la page d'accueil d'OpenFlyers) conserve néanmoins tous ses droits.

Changement du nombre d'aéronefs en cours d'année et mise à jour de l'abonnement

L'abonnement OpenFlyers est dans la majorité des cas (sauf abonnement "private jet") calculé en fonction du nombre de lignes d'aéronefs souhaitées. Les lignes d'aéronefs sont ouvertes pour l'année civile complète.

Si vous rajoutez un aéronef en cours d'année, alors vous devez demander une facture correspondant à une nouvelle ligne d'aéronef. Le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.

Si vous enlevez un aéronef en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque la ligne correspondant à l'aéronef aura été utilisée durant l'année.

Facturation des ressources réelles et virtuelles

A partir de la version 2.1 d'OpenFlyers, seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement. Pour qu'OpenFlyers fasse la différence entre une ressource "réelle" et une ressource "virtuelle", il suffit de décocher "Aéronef réel" au niveau de la ligne associée à l'aéronef (Admin / Flotte / Aéronefs colonne Aéronefs réels).

Nous avons créé un espace de test, comment passer en production ?

Pour passer en production, il suffit de lancer la facturation dans votre compte client OpenFlyers.

Vous trouverez plus d'explications à la question Comment renouveler l'abonnement.

Attention : si vous souhaitez bénéficier du forfait paramétrage, il ne faut pas oublier de cocher la case prévue à cet effet !

A noter que le passage en production n'impacte pas la base de données : toutes les données déjà saisies (hormis les réservations qui sont susceptibles d'être supprimées pendant la période de test) restent présentes.

Si vous souhaitez supprimer des données saisies pendant la période de test avant de passer en production, vous pouvez le faire de deux manières :

• vous créez un nouvel espace et vous paramétrez cet espace à l'identique du premier espace. Vous passez ensuite en production sur ce nouvel espace

ou

• vous nous demandez par e-mail un effacement des types d'écritures que vous ne souhaitez pas conserver lors de votre passage en production : ainsi vous n'aurez pas besoin de paramétrer un nouvel espace. Vous pouvez retrouver le coût de cet effacement dans le catalogue tarifaire "Ré-initialisation des comptes et des heures de vols". A noter qu'il est inclus dans le cas d'un abonnement Fractionnal-Jet ou Private-Jet.

Comment fonctionne le forfait paramétrage ?

Nous mettons à votre disposition un forfait paramétrage qui vous permet de vous éviter de consacrer du temps au paramétrage. Vous tirez ainsi profit d'un paramétrage "aux petits oignons" spécialement concocté par nous grâce à notre très bonne connaissance des contraintes qui sont les vôtres.

Ce forfait paramétrage inclut toute la configuration d'OpenFlyers y compris l'import des utilisateurs à condition que vous nous communiquiez les données sous la forme d'un fichier informatique (csv, open office, excel, etc.) et en particulier :

• la configuration du décompte du temps vol ;
• la configuration de la comptabilité avec la création des codes comptables (sous réserve de nous fournir également les données sous format électronique) ;
• la configuration du module de tarification ;
• la configuration des qualifications ;
• la mise en place de nos reports parmi ceux publiés.

Vous pouvez retrouver le tarif du forfait paramétrage dans notre catalogue tarifaire si vous êtes en abonnement "First Price". Pour les autres abonnements, le forfait paramétrage est inclus.

La procédure pour profiter du forfait paramétrage est la suivante :

1. Dans le cas où vous êtes sous version 1.3, vous devez d'abord nous demander de migrer votre espace sous version 2.1 en nous précisant que vous souhaitez le forfait paramétrage.
2. Nous créons les factures correspondantes le cas échéant (selon votre abonnement) puis vous les payez.
3. Vous devez souscrire au nouvel abonnement OpenFlyers.
4. Une fois que les factures générées sont acquittées (cela peut être immédiat en payant par carte bancaire) vous nous envoyez un e-mail pour nous en informer et on vous transmet par retour d'e-mail un questionnaire.
5. Une fois que vous avez rempli le questionnaire (en y joignant le cas échéant un fichier contenant la liste des utilisateurs) il faut compter quinze jours pour la mise en place du paramétrage initial.
6. Ce paramétrage sera suivi par une validation par vos soins (en général des ajustements sont nécessaires). Nous vous enverrons un e-mail vous demandant de bien vouloir nous confirmer que le paramétrage effectué correspond à vos attentes. A défaut de réponse dans un délai de 1 mois, nous considérerons que le paramétrage effectué est bon.
7. Une fois que vous aurez terminé la validation du paramétrage, nous pourrons procéder, à votre demande et sans frais supplémentaire, à une suppression complète des écritures comptables qui auront été saisies pour tester le paramétrage.

J'ai souscrit un abonnement First-Price - Peut-on souscrire à tout moment un forfait paramétrage ?

Oui, effectivement. Il se peut que le paramétrage de votre espace se révèle complexe, ou bien que vous manquiez de temps pour le configurer. Vous pouvez à tout moment opter pour notre forfait paramétrage, dont vous pouvez retrouver le tarif dans notre catalogue tarifaire.

Cependant, dans le cas là, nous repartons d'une base de données vierge pour ne pas perdre de temps dans la correction (et la compréhension) du paramétrage initialement effectué.

J'ai souscrit un abonnement First-Price - Peut-on basculer en cours d'année vers un abonnement Airline ?

Oui, vous pouvez à tout moment basculer vers un abonnement Airline. Il faut pour cela nous en faire la demande. Nous vous créons alors la facture correspondant à la différence de tarif. Vous pouvez ensuite régler cette facture depuis votre Client Manager.

Je m'abonne en cours d'année - Combien vais-je devoir payer ?

Pour la première année d'abonnement, le prix est calculé au prorata du nombre de jours civils entre la date de la commande et le trente-et-un (31) décembre de l’année civile en cours cf nos conditions générales.

Espace OpenFlyers

Comment créer un espace ?

Il vous suffit d'aller sur www.openflyers.com et de cliquer en haut à droite sur "inscription"

Après création de votre compte client vous aurez un espace test d'automatiquement créé.

Cette procédure est gratuite et vous pouvez rester en test aussi longtemps que vous le souhaitez.

Ensuite, il vous faudra passer en production en profitant si vous le souhaitez du forfait paramétrage.

Impossible d'accéder à l'espace de notre structure après création

Attention ! Il ne faut pas confondre le couple identifiant/mot de passe de la structure qui permet d'accéder à au compte client de la structure depuis le clientManager avec le couple identifiant/mot de passe correspondant à chaque utilisateur et qui permet d'accéder à l'espace OpenFlyers.

Après création de l'espace, le couple identifiant/mot de passe qui est créé pour accéder à l'espace OpenFlyers est admin/admin.

Nous avons déjà un espace OpenFlyers version 1.3.1 et nous voudrions tester la version 2

Quelles alternatives ?

soit vous migrez directement de la version 1.3.1 vers la version 2.1

Nous recommandons cette solution (c'est même un prérequis dans le cadre du forfait paramétrage)

• avantages :

• Vous habituez vos utilisateurs à la nouvelle interface sans pour autant leur activer les nouvelles fonctionnalités
• Vous paramétrez tranquillement depuis une base de données à jour les élements

• inconvénients :

• vous payez de suite la tarification de la 2.1
• vous êtes moins libre car vous travaillez sur une base de données en production (mais vous pouvez supprimer cet inconvénient en travaillant en parallèle sur une autre base de données en test)

Pour procéder à cette migration, il suffit d'envoyer un mail à l'équipe OpenFlyers. A noter, qu'il faudra acquitter une nouvelle facture d'hébergement correspondant à la différence de tarification entre la version 1 et la version 2.

soit vous créez un nouvel espace qui vous servira d'espace de test

• avantages :

• vous avez toute latitude pour paramétrer sans risque
• vous ne payez pas la différence de coût entre la version 1.3.1 et la version 2.1 pendant que vous testez

• inconvénients :

• lors de votre migration de votre espace en production, vous devrez reprendre tout le paramétrage

Pour cela, il vous suffit de suivre la procédure de création d'espace.

Ensuite, lorsque vous souhaiterez migrer de la version 1.3.1 à la version 2.1 (passage en production sur la version 2.1), voici ce qu'il faudra faire :

• nous envoyer un e-mail de demande de migration (ou passer par le forum)

Alors nous effectuerons les actions suivantes :

• migration de la base de données 1.3.1 vers la 2.1
• changement du pointage de votre adresse nom_du_club.openflyers.fr par exemple de la 1.3.1 vers la 2.1

Ensuite vous devrez modifier les paramétrages de la nouvelle 2.1 (en reprenant par exemple ceux de votre version de test)

Une fois que cela sera fait, vous nous le direz et nous supprimerons la base de données de la 2.1

Ensuite nous facturons chaque demande de migration de base de données (cf. le catalogue tarifaire).

Forfait paramétrage

N'oubliez-pas que nous proposons le forfait paramétrage pour la configuration d'OpenFlyers.

Quel est le délai pour migrer une base de données ?

Il faut compter 1 semaine, mais en moyenne c'est fait sous 24 heures

Comment se fait la migration vers une version supérieure ?

1. Il faut avoir pris connaissance des conséquences d'une migration et accepter le fait qu'elle est irréversible
2. Il faut en faire la demande par e-mail
3. Nous créons alors les factures liées à la migration et au forfait paramétrage selon votre abonnement (cf. le catalogue tarifaire).
4. Vous payez.
5. Nous procédons alors à cette migration
6. Vous pouvez alors créer la facture dans votre espace client correspondant à la différence de tarif entre la version antérieure et la nouvelle version
7. Vous effectuer le paiement de cette facture
8. Le message d'alerte sur la page d'accueil disparaît
9. Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. Forfait paramétrage

Quelles sont les conséquences d'une migration ?

• Toute migration est irréversible : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure
• Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le BTS pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
• Après une migration, il peut être nécessaire de forcer le rafraichissement du "cache" du navigateur en appuyant sur CTRL+R (ou icône "Actualiser" ou "Rafraichir" suivant les navigateurs) afin d'obliger le navigateur à charger en mémoire les scripts qui correspondent à la nouvelle version.
• Si vous migrez vers une version qui comporte une différence de tarif par rapport à la version précédente, vous aurez un message d'alerte vous indiquant que vous êtes sur une version en test. Ce message disparaitra dès création et acquittement par vos soins de la facture correspondant à la différence tarifaire. Ce message n'empêche en rien l'utilisation normale de l'application.

La configuration de la version 2 nous laisse perplexe (paramétrage de la facturation, de la comptabilité, du décompte des temps de vols), comment faire ?

Si vous souhaitez utiliser en production rapidement la version 2.1 (par exemple idéalement à l'occasion d'un nouvel exercice comptable, c'est à dire au 1er janvier), et que vous souhaitez avoir un paramétrage fonctionnel rapidement sans avoir à y consacrer des heures pour comprendre, tester et sans doute passer à côté de certaines "subtilités", alors sachez que nous avons mis en place un "forfait paramétrage".

Ce forfait est également valable pour un club utilisateur de la version 1.3.3 et qui souhaite migrer sans attendre à la version 2.1 en utilisant toutes ses fonctionnalités (comptes pilotes et heures de vols).

Nous avons une version 2.1 en test

mais nous souhaiterions reprendre tout à zéro, comment faire ?

Vous vous inscrivez à nouveau avec un nouveau nom ici : http://client.openflyers.com

Peut-on garder la configuration de la version 2.1 et migrer uniquement les réservations de la 1.3 ?

Non, ce n'est pas possible car les contenus auront évolués différemment.

Voila ce qu'il faut faire :

• demander la migration par mail de la 1.3 vers la 2.1 avec passage en prod sur la 2.1 (c'est transparent pour les utilisateurs : seule l'interface changera pour eux tant que l'administrateur ne leur aura pas donné de droits supplémentaires)
• reprendre la configuration faite sur la 2.1 en test sur la nouvelle 2.1
• envoyer un nouveau mail pour dire que l'on peut supprimer l'ancienne 2.1 en test

Support

Quels sont les supports techniques ?

Il existe à ce jour 2 types de support :

• le support-forum accessible depuis notre site internet http://www.openflyers.com à l'onglet "Support"
• le support par e-mail réservé aux abonnements "Airline" et plus.

Comment créer son accès au support-forum ?

1. Aller sur le site internet http://www.openflyers.com
2. Cliquer sur "Support"
3. Cliquer sur "S'identifier" à droite de "Choix: Recherche"
4. Cliquer sur "Pas encore enregistré ? - Cliquez ici pour vous enregistrer -"
5. Renseigner le formulaire "Créer un nouveau profil"
6. Activer le compte par le biais de l'e-mail qui est automatiquement envoyé dès que le profil est créé

Si vous ne recevez pas d'e-mail pour confirmer la création du compte, vérifiez que l'e-mail n'a pas été classé dans les messages indésirables. Si vous n'en trouvez nulle trace, vous pouvez nous envoyer un e-mail pour valider la création du compte. Mais attention : si vous ne recevez pas d'e-mail cela veut dire que vous ne recevrez pas non plus d'e-mail vous notifiant un nouveau message sur les fils auxquels vous aurez participé.

Les e-mails envoyés à OpenFlyers sont retournés en erreur

Lors de l'envoi de vos messages, vous avez avez eu un message d'erreur en retour.

Le problème peut venir de l'authentification SPF que nous avons mis en place.

Ainsi, si le serveur OpenFlyers refuse les e-mails non authentifiés qui parviennent depuis un nom de domaine comme smtp.nom-de-domaine.com pour défaut de SPF, il faut rajouter un enregistrmenet TXT dans le gestionnaire du serveur concerné avec la ligne de commande : v=spf1 include:_spf.nom-de-domaine.com ~all.