Version du 22 juillet 2012 à 14:00

Principe général

définition de la comptabilité d'après wikipedia

Principe de la partie double

définition de la partie double d'après wikipedia

Que fait OpenFlyers ?

OpenFlyers dans sa version 3 gère toutes les écritures courantes de la comptabilité :

• facturation client
• facturation fournisseur
• encaissements
• paiements
• mouvements de compte à compte

Présentation des comptes

Comptes utilisateurs

(en France: comptes 411xxx) Il s'agit de comptes clients. L'appellation "compte utilisateur" est propre à OpenFlyers car certaines structures utilisatrices d'OpenFlyers étant des associations, les clients au sens comptable sont des membres ou des adhérents au sens de l’association. Le terme utilisateur permet de regrouper l'ensemble de ces termes en un seul.

• Les comptes sont débités des factures (vols, cotisations, etc.)
• Les comptes utilisateurs sont crédités par les paiements des utilisateurs (carte bancaire, chèques, liquide, etc.) que l'on nomme dans OpenFlyers les encaissements.

Quand un compte utilisateur est crédité par un encaissement, l'autre entrée (qui est un débit) doit affecter un compte de trésorerie (selon le gestionnaire des encaissements)

Comptes ressources

(en France: comptes en 7xxxxx ou en 6xxxxx)

Les comptes ressources sont une notion propre à OpenFlyers. Ils servent à coupler des comptes produits liés aux ressources. Normalement ces comptes produits doivent être uniquement crédités.

On peut également créer des comptes de charges qui devront alors être uniquement débités.

Comptes fournisseurs

(en France: comptes 401xxx)

• Les comptes sont crédités des factures fournisseurs (loyers, eau, électricité, etc.)
• La contrepartie va au débit sur un compte de charge.
• Les paiements des fournisseurs sont débités sur le compte fournisseur et crédité sur le compte de trésorerie

Comptes de trésorerie

(en France: comptes 512xxx)

Les comptes de trésorerie sont essentiellement des comptes bancaires.

Attention : les mouvements sur ces comptes se font dans le sens opposé du relevé de compte bancaire. Ainsi, une opération au débit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré en comptabilité au crédit et une opération au crédit sur un relevé de compte bancaire sera enregistré au débit.

Comptes de TVA

(en France comptes 445xxx)

Les comptes de TVA sont utilisés pour enregistrer les contreparties liées à la TVA des factures fournisseurs et des factures clients.

Ils ne sont pas usités dans les associations qui ne facturent pas la TVA à leurs clients et qui n'ont donc pas besoin de gérer la contrepartie liée à la TVA des factures fournisseurs.

Comptes de charges

(en France: comptes 6xxxxx)

Les comptes de charges permettent d'enregistrer les contreparties des factures fournisseurs.

Comptes de produits

(en France: comptes 7xxxxx)

Les comptes de produits permettent d'enregistrer les contreparties des factures clients/utilisateurs.

Le chiffre d'affaire correspond au total des comptes produits.

Normalement, dans OpenFlyers, la majorité des factures clients doivent être affectées à des comptes ressources-produits étant donné que les structures utilisant OpenFlyers génèrent l'essentiel de leur chiffre d'affaire par le biais de la mise à disposition de ressources.

Ecritures particulières

Factures clients

Saisie d'une facture client Google AdSense

Je vend à Google AdSense de l'espace publicitaire. Sur leur attestation de revenus, il n'y a pas mention de TVA. Sur leur FAQ, il est noté : "Dans ce cas [je suis hors d'Irlande], les paiements dus sont effectués par Google Ireland, entreprise régie par les lois irlandaises. Conformément aux termes de votre contrat avec Google, les services fournis sont soumis au mécanisme d'autoliquidation : la TVA est due par le bénéficiaire du service, à savoir Google Ireland, conformément à l'article 196 de la directive 2006/112/CE du Conseil."

C'est donc Google (le bénéficiaire du service) qui se charge d'acquitter la TVA.

Factures fournisseurs

Saisie d'une facture fournisseur Google AdWords

J'achète à Google AdWords de l'espace publicitaire. Sur leur facture, il n'y a pas mention de TVA. Par contre, il est mentionné : "conformément à l'article 196 de la directive du Conseil 2006/112/EC, la TVA sur ce service est due par le bénéficiaire du service." (à savoir nous).

Dans ce cas, on saisit la facture sans la TVA et on saisit ensuite 2 lignes fictives qui s'équilibrent. Cette opération est possible car Google est en Irlande (il s'agit donc d'une TVA intra-communautaire).

Facture fournisseur d'immobilisation

Référence : enregistrer achat immobilisation.

J'achète un avion à 150 000 € HT + 29 400 € de TVA chez un constructeur :

A l'issue de l'enregistrement de cette écriture le fournisseur à un solde créditeur de 179 400 € sur son compte

Revenus mobiliers

Dans ce type de revenu, il n'y a pas de facture et il n'y a pas de client. Il suffit donc de saisir un mouvement entre le compte de trésorerie (au débit dans le cas d'un revenu positif) et le compte de produit correspondant à l'enregistrement des revenus mobiliers (compte 764 par exemple).

Paiement de la TVA

TVA annuelle

Acomptes de TVA

Quelques conseils

Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers

Le logiciel OpenFlyers permet d'importer des soldes de comptes (les "à nouveaux"). Par conséquent, il est conseillé de passer en production sur la gestion des comptes clients et/ou la comptabilité courante en début d'exercice (par exemple au 1er janvier). Cela évite d'avoir à générer 2 à nouveaux au cours d'un même exercice et d'avoir à fusionner les écritures comptables depuis plusieurs logiciels.

Néanmoins, cela n'empêche pas de préparer la gestion de la comptabilité dans OpenFlyers bien avant le 1er janvier. Il est même recommander de ne pas attendre la dernière minute pour effectuer ou faire effectuer le paramétrage de la comptabilité dans OpenFlyers.

Et concernant le paramétrage, nous recommandons de profiter de notre forfait paramétrage (soit en supplément de l'abonnement First Price soit inclus dans l'abonnement Business) afin d'être sûr de tirer profit au mieux des possibilités de l'application OpenFlyers ainsi que de notre expertise métier sur les bonnes pratiques comptables. Enfin, cela permet de gagner du temps.

Configuration du gestionnaire de tarification des vols

Débiter les vols mécaniques

Les vols mécaniques sont une charge pour le club. Le club peut être tenté de ne pas faire apparaitre cette charge dans sa comptabilité car il n'y a personne à facturer ! Cependant il est bon de débiter les vols mécaniques comme les autres vols pour deux raisons :

• Cela permet de suivre d'une manière comptable le coût de la mécanique (et notamment sa partie "vols") et éventuellement de détecter des dérives. C'est aussi utile lorsque l'on veut calculer le prix de revient d'un avion.
• Cela permet de controler plus facilement le chiffre d'affaire du club.

Contrôle du chiffre d'affaire

Le contrôle du chiffre d'affaire est une opération que devrait faire les personnes en charge de la validation des comptes.

Contrôler le chiffre d'affaire c'est vérifier que ce que l'on a fabriqué à bien était facturé (ou stocké).

Dans le cas des vols, il n'y a pas de stock possible. Donc le contrôle du chiffre d'affaire est très simple : on prend le nombre d'heures de vol faite par un avion et on multiplie par son coût horaire. On vérifie alors que le CA lié à cet avion correspond avec l'ensemble facturé qui apparait dans les comptes produits.

Exemple :

• L'avion UE a fait 300 heures de vols en 2008.
• Le prix de l'heure de vol est de 100 €.
• Le chiffre d'affaire lié à l'avion est alors de 300*100 = 30 000 €.
• Le compte produit de l'avion doit donc faire apparaître exactement un solde de 30 000 €.

Il faut tenir compte des changements tarifaires intervenus durant l'année. Le trésorier devrait donc fournir un état des heures de vol sur chacune des périodes tarifaires de l'année. D'où l'utilité d'effectuer les changements de tarifaire au 1er d'un mois : les états sont plus faciles à créer.

Il faut également tenir compte des différents tarifs (double commande, baptêmes de l'air, etc.)

Ainsi, le trésorier ou le secrétaire devrait communiquer un tableau pour chaque avion (ou chaque type avion) avec une ligne par type de vol (impliquant un tarif différent) et une colonne par date d'application du tarif.

Un autre tableau devrait comporter la ventilation des heures en fonction des mêmes éléments.

Il suffit alors de multiplier les cellules du premier tableau avec celles du second tableau puis d'additionner le tout : on obtient le chiffre d'affaire de l'avion (que l'on doit comparer avec le chiffre d'affaire effectivement facturé).

Messages d'alertes

Nous recommandons comme bonne pratique d'attirer l'attention des utilisateurs autorisés à valider les vols ou les écritures comptables que tout message d'alerte apparaissant dans l'espace d'administration doit conduire à stopper la validation des écritures dans l'attente de la résolution du problème par l'administrateur.