Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers - User contributions [en]

Interfaçage OpenFlyers et Super PDP

2026-05-14T12:11:21Z

Ozerhouni: /* Interconnecter OpenFlyers à Super PDP */

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant [https://www.superpdp.tech/ Super PDP] le PDP agréé par l'état français retenu par OpenFlyers pour la [https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-et-plateformes-agreees facturation électronique].

Chaque structure souhaitant récupérer les factures électroniques de ses fournisseurs via OpenFlyers doit effectuer 2 actions :
*[[#Créer-le-compte-client-Super-PDP-pour-sa-structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]]
*Interconnecter son compte client Super PDP avec OpenFlyers

=Procédures=

==Créer le compte client Super PDP pour sa structure==

;Prérequis
*La procédure doit être effectuée par le représentant légal de la structure : une vérification d'identité en ligne est effectuée
*Disposer du numéro SIREN de la structure. Il est à noter que toute structure déclarée, y compris une association loi 1901, dispose d'un numéro SIREN. Pour retrouver le numéro SIREN d'une association, il faut aller sur https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr

;Création du compte
*Aller sur https://www.superpdp.tech
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte''' en haut à droite
*Dans le champ '''E-mail''' saisir une adresse email de la structure concernée
*Dans le champ '''Mot de passe''' saisir un mot de passe
*Cocher la case '''J'accepte les Condition Générales'''
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte'''
Un email est envoyé à l'adresse email renseignée contenant un code de vérification
*Copier/coller le code de vérification dans le champ qui apparait
*Valider
Ensuite, il est demandé de choisir une technique d'authentification à 2 facteurs :
*Sélectionner la technique d'authentification par email
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un nouvel email est envoyé contenant un code d'authentification
*Copier le code d'authentification reçu par email et le saisir dans le champ '''Code d'authentification'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

;Ajout de l'entreprise
Lors de la création, 2 entreprises fictives sont créées (Burger Queen et Tricatel). Il faut créer sa propre entreprise :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter entreprise''' en bas dans la barre latérale de gauche
*Dans le champ '''Pays d'enregistrement''', laisser le champ par défaut '''France (Numéro SIREN)'''
*Dans le champ '''Numéro SIREN''' saisir le numéro SIREN de la structure
*Dans le champ '''Représentant·e légal·e''' vérifier que le nom qui apparait est conforme
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
*Cocher les cases :
**'''Accord formel'''
**'''Inscription annuaire'''
Il est également possible de cocher la case '''Phase pilote'''
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
Un QR code apparait

;Vérification d'identité depuis le smartphone
*Scanner le QR code avec son smartphone et ouvrir le lien
*Cliquer sur le bouton '''Commencer ma vérification'''
*Cocher la case '''Je consens à ce que mes informations biométriques soient traitées dans le but de vérifier mon identifié à distance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Saisir les informations dans les champs '''Prénom''', '''Nom''' et '''Date de naissance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Démarrer'''
*Dans le champ '''Pays émetteur''' taper ''fr'' puis sélectionner '''France'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Dans le champ '''Type de document''' sélectionner le type de document utilisé pour vérifier l'identité, 3 choix sont possibles :
**Passeport
**Carte nationale d'identité
**Titre de séjour
Procédure avec une carte nationale d'identité :
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le recto. La photo doit être nette (pas de flou). Il vaut mieux cadrer large que trop serré pour privilégier la netteté.
Patienter jusqu'à avoir à nouveau '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le verso
Patienter jusqu'à avoir l'affichage des 2 photos
*Cliquer sur le bouton '''Confirmer'''
Patienter pendant la phase de vérification automatique. Si cette dernière échoue, il est possible de reprendre les photos.
*Cliquer sur le bouton '''Terminer'''

;Finalisation depuis le navigateur
*Si la vérification n'a pas abouti dès le premier essai, un bouton '''Demander une vérification manuelle''' apparait. Il faut cliquer sur ce bouton même si la vérification a abouti ensuite.
L'entreprise apparait alors en premier avec 3 lignes d'annuaire :
*Annuaire France
*2 lignes Annuaire Peppol dont le deuxième est "replyto"
Initialement, le statut de ces lignes est "en cours". En cliquant sur une autre page puis en revenant, il passe à "OK".

==Interconnecter OpenFlyers à Super PDP==

;Prérequis
*Le compte Super PDP de la structure doit être créé et actif (voir [[#Créer le compte client Super PDP pour sa structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]])
*Être connecté à OpenFlyers en tant qu'administrateur disposant du droit '''Gérer la structure'''

;Procédure

;Lancer la connexion depuis OpenFlyers
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
*Activer l'interrupteur '''Récupérer les factures électroniques'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter à SuperPDP'''
Le navigateur est redirigé vers le tunnel d'intégration SuperPDP.

;Saisir les informations de l'entreprise sur SuperPDP
*Saisir les informations de l'entreprise demandées (numéro SIREN, raison sociale, etc.)
*Valider le consentement formel autorisant OpenFlyers à agir au nom de la structure auprès de SuperPDP

;Vérification KYC/KYB ''(première connexion uniquement)''
*SuperPDP déclenche un processus de vérification d'identité via son partenaire.

;Autoriser OpenFlyers sur l'écran OAuth SuperPDP
*L'écran d'autorisation OAuth SuperPDP s'affiche
** Cocher la case '''Autoriser OpenFlyers à gérer mon compte SuperPDP. OpenFlyers aura accès à mes factures, pourra envoyer mes factures, et gérer mes lignes d'annuaire.'''
*Cliquer sur le bouton '''Autoriser'''

;Retour sur OpenFlyers
*Le navigateur est automatiquement redirigé vers '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
*Vérifier que le statut affiché est '''Connecté à SuperPDP'''
La connexion est établie. OpenFlyers peut désormais récupérer automatiquement les factures fournisseurs depuis Super PDP.

Interfaçage OpenFlyers et Super PDP

2026-05-08T15:57:45Z

Ozerhouni: /* Procédures */

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant [https://www.superpdp.tech/ Super PDP] le PDP agréé par l'état français retenu par OpenFlyers pour la [https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-et-plateformes-agreees facturation électronique].

Chaque structure souhaitant récupérer les factures électroniques de ses fournisseurs via OpenFlyers doit effectuer 2 actions :
*[[#Créer-le-compte-client-Super-PDP-pour-sa-structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]]
*Interconnecter son compte client Super PDP avec OpenFlyers

=Procédures=

==Créer le compte client Super PDP pour sa structure==

;Prérequis
*La procédure doit être effectuée par le représentant légal de la structure : une vérification d'identité en ligne est effectuée
*Disposer du numéro SIREN de la structure. Il est à noter que toute structure déclarée, y compris une association loi 1901, dispose d'un numéro SIREN. Pour retrouver le numéro SIREN d'une association, il faut aller sur https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr

;Création du compte
*Aller sur https://www.superpdp.tech
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte''' en haut à droite
*Dans le champ '''E-mail''' saisir une adresse email de la structure concernée
*Dans le champ '''Mot de passe''' saisir un mot de passe
*Cocher la case '''J'accepte les Condition Générales'''
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte'''
Un email est envoyé à l'adresse email renseignée contenant un code de vérification
*Copier/coller le code de vérification dans le champ qui apparait
*Valider
Ensuite, il est demandé de choisir une technique d'authentification à 2 facteurs :
*Sélectionner la technique d'authentification par email
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un nouvel email est envoyé contenant un code d'authentification
*Copier le code d'authentification reçu par email et le saisir dans le champ '''Code d'authentification'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

;Ajout de l'entreprise
Lors de la création, 2 entreprises fictives sont créées (Burger Queen et Tricatel). Il faut créer sa propre entreprise :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter entreprise''' en bas dans la barre latérale de gauche
*Dans le champ '''Pays d'enregistrement''', laisser le champ par défaut '''France (Numéro SIREN)'''
*Dans le champ '''Numéro SIREN''' saisir le numéro SIREN de la structure
*Dans le champ '''Représentant·e légal·e''' vérifier que le nom qui apparait est conforme
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
*Cocher les cases :
**'''Accord formel'''
**'''Inscription annuaire'''
Il est également possible de cocher la case '''Phase pilote'''
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
Un QR code apparait

;Vérification d'identité depuis le smartphone
*Scanner le QR code avec son smartphone et ouvrir le lien
*Cliquer sur le bouton '''Commencer ma vérification'''
*Cocher la case '''Je consens à ce que mes informations biométriques soient traitées dans le but de vérifier mon identifié à distance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Saisir les informations dans les champs '''Prénom''', '''Nom''' et '''Date de naissance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Démarrer'''
*Dans le champ '''Pays émetteur''' taper ''fr'' puis sélectionner '''France'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Dans le champ '''Type de document''' sélectionner le type de document utilisé pour vérifier l'identité, 3 choix sont possibles :
**Passeport
**Carte nationale d'identité
**Titre de séjour
Procédure avec une carte nationale d'identité :
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le recto. La photo doit être nette (pas de flou). Il vaut mieux cadrer large que trop serré pour privilégier la netteté.
Patienter jusqu'à avoir à nouveau '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le verso
Patienter jusqu'à avoir l'affichage des 2 photos
*Cliquer sur le bouton '''Confirmer'''
Patienter pendant la phase de vérification automatique. Si cette dernière échoue, il est possible de reprendre les photos.
*Cliquer sur le bouton '''Terminer'''

;Finalisation depuis le navigateur
*Si la vérification n'a pas abouti dès le premier essai, un bouton '''Demander une vérification manuelle''' apparait. Il faut cliquer sur ce bouton même si la vérification a abouti ensuite.
L'entreprise apparait alors en premier avec 3 lignes d'annuaire :
*Annuaire France
*2 lignes Annuaire Peppol dont le deuxième est "replyto"
Initialement, le statut de ces lignes est "en cours". En cliquant sur une autre page puis en revenant, il passe à "OK".

==Interconnecter OpenFlyers à Super PDP==

;Prérequis
*Le compte Super PDP de la structure doit être créé et actif (voir [[#Créer le compte client Super PDP pour sa structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]])
*Être connecté à OpenFlyers en tant qu'administrateur disposant du droit '''Gérer la structure'''

;Procédure

;Lancer la connexion depuis OpenFlyers
**Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
**Activer l'interrupteur '''Récupérer les factures électroniques'''
**Cliquer sur le bouton '''Se connecter à SuperPDP'''
Le navigateur est redirigé vers le tunnel d'intégration SuperPDP.

;Saisir les informations de l'entreprise sur SuperPDP
**Saisir les informations de l'entreprise demandées (numéro SIREN, raison sociale, etc.)
**Valider le consentement formel autorisant OpenFlyers à agir au nom de la structure auprès de SuperPDP

;Vérification KYC/KYB ''(première connexion uniquement)''
*SuperPDP déclenche un processus de vérification d'identité via son partenaire :
**Vérification des informations de l'entreprise (KYB)
**Validation de l'identité légale de la structure
**Validation de l'identité du représentant légal (KYC)

;Autoriser OpenFlyers sur l'écran OAuth SuperPDP
**L'écran d'autorisation OAuth SuperPDP s'affiche
** Cocher la case '''Autoriser OpenFlyers à gérer mon compte SuperPDP. OpenFlyers aura accès à mes factures, pourra envoyer mes factures, et gérer mes lignes d'annuaire.'''
**Cliquer sur le bouton '''Autoriser'''

;Retour sur OpenFlyers
**Le navigateur est automatiquement redirigé vers '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
**Vérifier que le statut affiché est '''Connecté à SuperPDP'''
La connexion est établie. OpenFlyers peut désormais récupérer automatiquement les factures fournisseurs depuis Super PDP.

Gestion des activités

2026-03-27T09:29:18Z

Ozerhouni: /* L'aéronef est déjà en l'air */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Paramétrage des vols solos supervisés==
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.

;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page

;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''

;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''

;Facturation du solo supervisé au tarif de l'instruction
Dans le cas où la structure facture le solo supervisé à l'identique de l'instruction, il faut :
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Activités'''
*Editer la ligne "Instruction" en cliquant sur le bouton symbolisant un crayon et situé à droite de la ligne concernée
*Cocher ''Solo supervisé'' dans le champ '''Types d'activités concernés'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.

Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.

=Alertes=
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==

==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==

==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==

==L'aéronef est déjà en l'air==
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte orange '''L'aéronef est déjà en l'air''', cela veut dire qu'un vol a déjà été ouvert avec cet aéronef.

Dans ce cas, il y'a 2 choix :
*'''Fermer le vol déjà ouvert''' si le vol en cours doit être clôturé.
*'''Saisir un nouveau vol''' pour continuer malgré tout la saisie d'un nouveau vol.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].

==Le compteur d'arrivée du vol précédent est incompatible avec le compteur de départ saisi==
Cette alerte peut apparaître lorsque le compteur de départ saisi est incohérent par rapport au compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné, par exemple avec un message du type :

<pre>Le compteur arrivée du vol précédent (X) est supérieur au compteur départ de ce vol</pre>

ou :

<pre>Le compteur arrivé précédent (X) est bien inférieur au compteur départ de cette saisie</pre>

Il s'agit d'une alerte non bloquante. En dessous du message, un bouton permet de corriger automatiquement la saisie en reprenant la valeur de référence du dernier vol fermé :

<pre>Utiliser le compteur précédent (X)</pre>

En cliquant sur ce bouton, le compteur de départ est remplacé par le compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné.

Le bouton de confirmation reste disponible pour conserver la saisie initiale.

==Le pilote X est déjà en l'air==
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

==Vous êtes actuellement en l'air==
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

=Annuler une activité validée=
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données''' (Cette opération n'entraîne pas de contrôle restrictif (chevauchement), car le vol concerné a déjà été contre-passé).

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''

=Annuler un vol ouvert=
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Lister les activités=
La liste des activités est accessible depuis:
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle. Un interrupteur Date en '''UTC''' permet d'afficher sous la date locale une ligne orange indiquant l'heure '''UTC''' si la conversion reste le même jour, ou la date complète en '''UTC''' lorsque la conversion recule sur la veille.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Temps d'activité''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Temps moteur''' : le temps moteur s'affiche si la ressource appartient à un type de ressource configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol, il est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''

=Modifier une activité=
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.

=Saisir une activité=
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''

;Mécanismes de traitement
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du dernier vol fermé renseigné par l'aéronef sélectionné. S'il n'existe pas de vol fermé précédent, la valeur utilisée est le compteur courant de la ressource. Changer la date de départ rafraîchit la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du dernier vol fermé. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.

Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
*La saisie optimisée avec un clavier (via les flèches ou par saisie directe) en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie. En cas de la saisie manuelle, un message d'aide s'affiche pendant la saisie afin de guider l'utilisateur : ''Terminez la saisie, puis cliquez en dehors du champ pour appliquer les modifications''.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.

Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.

Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps d'activité]]
Lorsque le temps d'activité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps moteur]]
Ce champ apparaît si le type de ressource de l'aéronef sélectionné est configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol.

Lorsque le temps moteur est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso / [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]] (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]), le bouton de validation a deux affichages possibles :

*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est ignorée dans ce cas.

*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

;Mécanismes d'alertes
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

=Supprimer une activité=
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée

=Valider une activité=
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.

Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]

;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Foxtrot-Aviation|l'interfaçage avec Foxtrot Aviation]].

Gestion des activités

2026-03-26T11:23:00Z

Ozerhouni:

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Paramétrage des vols solos supervisés==
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.

;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page

;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''

;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''

;Facturation du solo supervisé au tarif de l'instruction
Dans le cas où la structure facture le solo supervisé à l'identique de l'instruction, il faut :
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Activités'''
*Editer la ligne "Instruction" en cliquant sur le bouton symbolisant un crayon et situé à droite de la ligne concernée
*Cocher ''Solo supervisé'' dans le champ '''Types d'activités concernés'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.

Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.

=Alertes=
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==

==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==

==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==

==L'aéronef est déjà en l'air==
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].

==Le compteur d'arrivée du vol précédent est incompatible avec le compteur de départ saisi==
Cette alerte peut apparaître lorsque le compteur de départ saisi est incohérent par rapport au compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné, par exemple avec un message du type :

<pre>Le compteur arrivée du vol précédent (X) est supérieur au compteur départ de ce vol</pre>

ou :

<pre>Le compteur arrivé précédent (X) est bien inférieur au compteur départ de cette saisie</pre>

Il s'agit d'une alerte non bloquante. En dessous du message, un bouton permet de corriger automatiquement la saisie en reprenant la valeur de référence du dernier vol fermé :

<pre>Utiliser le compteur précédent (X)</pre>

En cliquant sur ce bouton, le compteur de départ est remplacé par le compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné.

Le bouton de confirmation reste disponible pour conserver la saisie initiale.

==Le pilote X est déjà en l'air==
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

==Vous êtes actuellement en l'air==
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

=Annuler une activité validée=
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données''' (Cette opération n'entraîne pas de contrôle restrictif (chevauchement), car le vol concerné a déjà été contre-passé).

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''

=Annuler un vol ouvert=
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Lister les activités=
La liste des activités est accessible depuis:
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle. Un interrupteur Date en '''UTC''' permet d'afficher sous la date locale une ligne orange indiquant l'heure '''UTC''' si la conversion reste le même jour, ou la date complète en '''UTC''' lorsque la conversion recule sur la veille.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Temps d'activité''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Temps moteur''' : le temps moteur s'affiche si la ressource appartient à un type de ressource configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol, il est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''

=Modifier une activité=
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.

=Saisir une activité=
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''

;Mécanismes de traitement
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du dernier vol fermé renseigné par l'aéronef sélectionné. S'il n'existe pas de vol fermé précédent, la valeur utilisée est le compteur courant de la ressource. Changer la date de départ rafraîchit la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du dernier vol fermé. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.

Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
*La saisie optimisée avec un clavier (via les flèches ou par saisie directe) en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie. En cas de la saisie manuelle, un message d'aide s'affiche pendant la saisie afin de guider l'utilisateur : ''Terminez la saisie, puis cliquez en dehors du champ pour appliquer les modifications''.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.

Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.

Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps d'activité]]
Lorsque le temps d'activité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps moteur]]
Ce champ apparaît si le type de ressource de l'aéronef sélectionné est configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol.

Lorsque le temps moteur est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso / [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]] (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]), le bouton de validation a deux affichages possibles :

*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est ignorée dans ce cas.

*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

;Mécanismes d'alertes
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

=Supprimer une activité=
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée

=Valider une activité=
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.

Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]

;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Foxtrot-Aviation|l'interfaçage avec Foxtrot Aviation]].

Validités

2026-03-10T13:44:47Z

Ozerhouni: /* Historique des validités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

Chaque entrée d'historique affiche également :
* l'utilisateur (login) ayant effectué l'action ;
* l'adresse IP de l'utilisateur connecté ayant effectué l'action.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Validités

2026-03-10T13:43:54Z

Ozerhouni: /* Historique des validités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

Chaque entrée d'historique affiche également :
* l'utilisateur (login) ayant effectué l'action.
* l'adresse IP associée à l'action.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2026-03-06T11:06:26Z

Ozerhouni: /* Paramétrage des formules */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation''':
****Formule par défaut: <code> formatDate('yyyy-MM-dd HH:mm:ss', roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60))</code>
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_OFFMAIN_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60)</code>
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_LANDING_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_TAKEOFF_DATE'),60)</code>
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource '''Gestion > Ressources > Actives'''
** [[Gestion-des-ressources#Saisir-le-numéro-de-ressource-pour-l'API-de-geolocalisation|Configurer le numéro de l'API de géolocalisation pour les ressources]].
** Renseigner :
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

L'interfaçage Foxtrot Aviation fonctionne en mode "push" : Foxtrot Aviation envoie une notification à OpenFlyers lorsqu'un ou plusieurs vols sont disponibles pour un aéronef.

OpenFlyers reçoit la demande (avec le code de l'aéronef / planeCode) puis lance l'import des vols.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation.

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-06T11:16:16Z

Ozerhouni: /* Données envoyées à Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
**Lorsque un vol avec 2 pilotes est transmis à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]], le statut du 1er pilote est forcé à "élève-pilote" au sens [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] pour permettre à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] d'identifier le vol comme un vol d'instruction/double-commande.
**Lorsque un vol solo, le statut qui sera envoyée à carnet.aero est CDB.
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-05T12:40:11Z

Ozerhouni: /* Données envoyées à Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
**Lorsque un vol avec 2 pilotes est transmis à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]], le statut du 1er pilote est forcé à "élève-pilote" au sens [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] pour permettre à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] d'identifier le vol comme un vol d'instruction/double-commande.
**Lorsque un vol solo et que le pilote sélectionné a le statut élève, le statut qui sera envoyée à carnet.aero est CDB.
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-04T11:30:49Z

Ozerhouni: /* Données envoyées à Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
**Lorsque un vol avec 2 pilotes est transmis à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]], le statut du 1er pilote est forcé à "élève-pilote" au sens [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] pour permettre à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] d'identifier le vol comme un vol d'instruction/double-commande.
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

File:2025 12 04 14 28 09 Paramètres Carnet.aero Brave.png

2026-02-04T11:03:48Z

Ozerhouni: Ozerhouni reverted File:2025 12 04 14 28 09 Paramètres Carnet.aero Brave.png to an old version

Identifiants Carnet.aero

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-04T11:02:46Z

Ozerhouni: /* Forcer la synchronisation avec Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Fiche personnelle

2026-01-16T11:41:01Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète utilisateur Carnet.aero correctement avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|400px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|400px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|400px]]

* Synchronisation manuelle réussie :
[[File:CarnetAero manual sync succeeded.png|600px]]

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

Fiche personnelle

2026-01-16T11:39:51Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|400px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|400px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|400px]]

* Synchronisation manuelle réussie :
[[File:CarnetAero manual sync succeeded.png|600px]]

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

Fiche personnelle

2026-01-16T11:38:47Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|600px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|600px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|600px]]

* Synchronisation manuelle réussie : [[File:CarnetAero manual sync succeeded.png|frameless]]

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

File:CarnetAero manual sync succeeded.png

2026-01-16T11:38:34Z

Ozerhouni:

carnetAero manual sync succeeded

Fiche personnelle

2026-01-16T11:34:38Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|600px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|600px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|600px]]

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

File:CarnetAero no status configuered.png

2026-01-16T11:31:42Z

Ozerhouni: Ozerhouni moved page File:CarnetAero no status configuered.png to File:CarnetAero no status configuered.png without leaving a redirect

carnetAero no status configuered

File:CarnetAero no status configuered.png

2026-01-16T11:30:33Z

Ozerhouni:

carnetAero no status configuered

File:CarnetAero no flight to sync .png

2026-01-16T11:28:51Z

Ozerhouni:

carnetAero no flight to sync

File:CarnetAero succesful connexion.png

2026-01-16T11:26:53Z

Ozerhouni:

carnetAero succesful connexion

File:CarnetAero wrong userSecret.png

2026-01-16T11:24:33Z

Ozerhouni:

carnetAero wrong userSecret

File:CarnetAero wrong userId.png

2026-01-16T11:23:39Z

Ozerhouni:

carnetAero wrong userId

File:CarnetAero green msg.png

2026-01-16T11:20:44Z

Ozerhouni:

carnetAero green msg

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2026-01-15T14:36:54Z

Ozerhouni: /* Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation''':
****Formule par défaut: <code> formatDate('yyyy-MM-dd HH:mm:ss', roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60))</code>
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_OFFMAIN_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60)</code>
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_LANDING_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_TAKEOFF_DATE'),60)</code>
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource '''Gestion > Ressources > Actives'''
** [[Gestion-des-ressources#Saisir-le-numéro-de-ressource-pour-l'API-de-geolocalisation|Configurer le numéro de l'API de géolocalisation pour les ressources]].
** Renseigner :
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

L'interfaçage Foxtrot Aviation fonctionne en mode "push" : Foxtrot Aviation envoie une notification à OpenFlyers lorsqu'un ou plusieurs vols sont disponibles pour un aéronef.

OpenFlyers reçoit la demande (avec le code de l'aéronef / planeCode) puis lance l'import des vols.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation.

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Utilisation de la comptabilité

2026-01-08T10:18:32Z

Ozerhouni: /* Rechercher */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

File:Recherche des flux.png

2026-01-08T10:18:13Z

Ozerhouni:

Recherche des flux

Utilisation de la comptabilité

2026-01-08T10:16:27Z

Ozerhouni: /* Rechercher */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Connexion

2026-01-07T11:29:36Z

Ozerhouni: /* Alerte d'abonnement OpenFlyers */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les fonctionnalités de '''connexion''' à l'application de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
L'accès à OpenFlyers s'effectue avec un couple identifiant/mot de passe.

La [[Gestion des utilisateurs|création d'utilisateurs]] est effectuée par les utilisateurs disposant de droits spécifiques.

==Se rendre sur une plateforme==
Pour accéder à une plateforme OpenFlyers, il faut entrer son URL dans un navigateur web.

L'URL est ''http://openflyers.com/plateforme/'', où "plateforme" doit être remplacé par le vrai nom de la plateforme OpenFlyers.

En fonction du [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme, l'interface de connexion affichée correspond à la nouvelle ou à l'ancienne interface. Il est possible pour chaque utilisateur de surpasser ce choix par défaut à l'échelle de la plateforme pour [[#Changer-l'interface-affichée-par-défaut|définir un choix par défaut au niveau de l'utilisateur]].

==Champs de saisie==
Deux champs sont à remplir :
*'''Nom d'utilisateur'''
*'''Mot de passe'''

La '''casse''' est prise en compte : les majuscules et les minuscules du nom de l'utilisateur et du mot de passe doivent être respectées.

En plus de ces champs, il est possible de cocher la case [[#Enregistrer l'interface affichée par défaut|'''En faire mon interface par défaut''']] pour que l'interface actuellement utilisée soit enregistrée et automatiquement affichée lors des prochaines connexions.

Lorsque les champs sont correctement remplis, cliquer sur le bouton '''Se connecter''' afin d'accéder à l'application.

==Changer l'interface affichée par défaut==

Sur la [[#Champs de saisie|page de connexion]], il est possible de cocher la case '''En faire mon interface par défaut'''.

Lors du clic sur le bouton '''Se connecter''', si la case est cochée, l'interface utilisée est enregistrée puis sera affichée lors des prochains accès à la plateforme OpenFlyers.

Lorsque aucune interface par défaut n'a été choisie par l'utilisateur, alors l'affichage se fait selon le [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme.

==Erreurs de saisie==
*En cas d'erreur de saisie, une [[boîtes de dialogue|boîte de dialogue]] apparaît pour signaler l'erreur à l'utilisateur.
*Après 5 tentatives de connexion infructueuses, l'accès à l'application est '''bloqué''' pendant une durée déterminée.

==Signer des validités-contrats==
Si un utilisateur a des [[Validités#Validité-contrat|validités-contrats]] à signer, elles apparaissent juste après avoir passé l'identification.

Les documents associés à chaque validité-contrat à signer sont consultables en cliquant sur leur nom. Tant qu'il reste des contrats à signer cette page reste affichée et il est impossible d'accéder au site.

Pour signer un contrat il faut le sélectionner en cliquant dans la '''checkbox''' à gauche de son nom puis sur '''Signer les contrats'''.

Il est possible de retrouver les validités-contrats signées dans le [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|tableau des validités]].

Si un utilisateur essaie de se connecter depuis l''''interface dynamique''' et qu'il a des contrats à signer, un message d'alerte apparaît lui indiquant de se rendre sur l'interface légère pour signer ses contrats.

==Sélection du profil==
Un utilisateur peut disposer de plusieurs [[Gestion des profils|profils]]. Dans ce cas, lorsque sa connexion est validée, il choisit le profil avec lequel il va utiliser l'application dans une [[Boîtes de dialogue|boîte de dialogue]]. Les profiles sont triés par ordre alphabétique.

==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors il faut vérifier si c'est la BONNE plateforme. Pour cela, il faut regarder quel est le nom de la structure qui apparait sur la page d'accueil de la plateforme. Si ce n'est pas la bonne plateforme, il faut faire une recherche la bonne plateforme depuis le moteur de recherche d'OpenFlyers à cette adresse : https://openflyers.com/fr/rechercher
**Si c'est la bonne plateforme, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure
**Si c'est la bonne plateforme, que le mot de passe a été réinitialisé volontairement et que le nouveau mot de passe ne permet toujours pas de se connecter, alors il y a de fortes chances que le problème vienne du fait que l'ancien mot de passe est mémorisé par le navigateur et qu'il transmet cet ancien mot de passe lors de la connexion. Pour s'en assurer, il faut tester la connexion depuis un autre ordinateur ou un navigateur pour lequel il est certain que le couple identifiant/mot de passe n'a pas été mémorisé. Si la connexion est possible, alors cela confirme le problème de mémorisation du mot de passe dans le premier navigateur. Il faut alors supprimer le couple identifiant/mot de passe enregistré par le navigateur en suivant la procédure [[Navigateurs#Supprimer-une-saisie-automatique|Supprimer une saisie automatique]].
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure :
*Si vous avez un message d'erreur ''Erreur de connexion SSL'', alors il y a une forte probabilité que votre navigateur ne soit pas à jour et ne gère pas le [[Normes-et-réglementations#Protocole-TLS-1.2|protocole TLS 1.2]]. Pour s'assurer que le problème ne vient pas de là, il faut aller sur la page https://www.ssllabs.com/ssltest/viewMyClient.html et de vérifier que le résultat de la page renvoie dans la partie '''Protocol Support''' le message ''Your user agent supports TLS 1.2, which is recommended protocol version at the moment.''. Si le résultat n'est pas conforme, alors il faut mettre à jour le navigateur.
*Sinon, voici une liste d'actions à effectuer :
**Redémarrer votre ordinateur
**Redémarrer la "box" ADSL
**Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.org BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète (date de fin de validité dépassée), incomplète (manque de document) ou non certifiée.
*En cas de condition d'expérience récente non remplie (validité à expérience)
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

===Restriction d'accès pour un administrateur référent===
Lorsqu'un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] se connecte et que des restrictions le concernant sont détectées, l'interrupteur '''Activer le surpassement des restrictions de droits en tant qu'administrateur référent''' s'affiche. Si l'utilisateur active l'interrupteur, il obtient automatiquement les droits suivants, même s'ils n'étaient pas présent dans le profil qu'il sélectionne :
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités|Surpasser les restrictions sur les validités]]
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]

Ainsi, l'administrateur référent n'est soumis à aucune restriction et les messages affichés sont uniquement informatifs et non bloquants. Le message suivant apparaît :
<pre>
En tant qu'administrateur référent de la plateforme, vos droits ne peuvent être restreints et vous disposez des droits "Surpasser les restrictions sur les validités" et "Surpasser la limitation du solde du compte" même s'ils ne sont pas attribués à votre profil
</pre>

=Alertes sur la page de connexion=
==Plateforme de test pour la version 4, ne pas utiliser en production==
Ce message d'alerte apparait pour les plateformes dont l'URL est sous la forme '''openflyers.com/X.of4'''.

Il s'agit de plateformes de tests qui ne doivent pas être utilisées en production car elles peuvent être écrasées par simple recopie.

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ utilisateur#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

==Votre plateforme est passée à la version 4.0 d'OpenFlyers, qui propose une nouvelle interface==

Cette alerte est un message d'information qui apparaît sur les plateformes récemment migrées en version 4. Ce message s'affiche jusqu'à 90 jours après une migration.

=Alertes après l'identification=
==Alerte adresse IP bloquée==
Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Alerte d'abonnement OpenFlyers==
A la connexion, un message d'alerte apparaît pour les utilisateurs gestionnaires lorsque l'abonnement à la plateforme OpenFlyers arrive à expiration.

Cette alerte s'affiche lorsque :
*L'abonnement expire dans 23 jours ou moins
*L'utilisateur connecté possède des droits de gestionnaire de [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 3 et plus]]

Le message d'alerte affiche un [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Renouveler-l'abonnement-OpenFlyers|lien vers la documentation pour renouveler l'abonnement]].

==Alerte sur les validités==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à une semaine.

L'utilisateur a la possibilité d'activer l'interrupteur "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

=Déconnexion=
==Manuelle==
Pour se déconnecter de l'application, cliquer sur le '''pictogramme déconnexion''' situé en haut à droite de l'application : [[File:Disconnect.png]].

==Automatique==
La '''déconnexion automatique''' sécurise l'accès à l'application.

Si aucune action n'est effectuée par un utilisateur au bout de 10 minutes sur une page du planning ou au bout de 2 heures sur une page de l'onglet Admin, l'application est redirigée vers la page de connexion.

Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Pas-de-déconnexion-automatique|Pas de déconnexion automatique]], alors la déconnexion se fait au bout de 2 heures, quelque soit la page.

Afin de pouvoir de nouveau utiliser OpenFlyers, l'utilisateur doit de nouveau entrer son identifiant et son mot de passe.

Si l'utilisateur est connecté avec un profil de type kiosque (voir [[Kiosque PC]]), alors au bout de 5 minutes d'inactivité, la page se rafraichit automatiquement pour revenir sur la page par défaut (page du planning). Cela permet de réinitialiser le compteur des 10 minutes avant une déconnexion et ainsi de maintenir la connexion tout le temps active.

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à openflyers.com/xxx'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

Utilisation de la comptabilité

2026-01-06T14:12:46Z

Ozerhouni: /* Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

File:Saisir facture fournisseur.png

2026-01-06T14:11:44Z

Ozerhouni:

Saisir facture fournisseur

Utilisation de la comptabilité

2026-01-06T14:10:27Z

Ozerhouni: /* Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Connexion

2026-01-06T09:15:41Z

Ozerhouni: /* Message d'alerte abonnement OpenFlyers */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les fonctionnalités de '''connexion''' à l'application de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
L'accès à OpenFlyers s'effectue avec un couple identifiant/mot de passe.

La [[Gestion des utilisateurs|création d'utilisateurs]] est effectuée par les utilisateurs disposant de droits spécifiques.

==Se rendre sur une plateforme==
Pour accéder à une plateforme OpenFlyers, il faut entrer son URL dans un navigateur web.

L'URL est ''http://openflyers.com/plateforme/'', où "plateforme" doit être remplacé par le vrai nom de la plateforme OpenFlyers.

En fonction du [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme, l'interface de connexion affichée correspond à la nouvelle ou à l'ancienne interface. Il est possible pour chaque utilisateur de surpasser ce choix par défaut à l'échelle de la plateforme pour [[#Changer-l'interface-affichée-par-défaut|définir un choix par défaut au niveau de l'utilisateur]].

==Champs de saisie==
Deux champs sont à remplir :
*'''Nom d'utilisateur'''
*'''Mot de passe'''

La '''casse''' est prise en compte : les majuscules et les minuscules du nom de l'utilisateur et du mot de passe doivent être respectées.

En plus de ces champs, il est possible de cocher la case [[#Enregistrer l'interface affichée par défaut|'''En faire mon interface par défaut''']] pour que l'interface actuellement utilisée soit enregistrée et automatiquement affichée lors des prochaines connexions.

Lorsque les champs sont correctement remplis, cliquer sur le bouton '''Se connecter''' afin d'accéder à l'application.

==Changer l'interface affichée par défaut==

Sur la [[#Champs de saisie|page de connexion]], il est possible de cocher la case '''En faire mon interface par défaut'''.

Lors du clic sur le bouton '''Se connecter''', si la case est cochée, l'interface utilisée est enregistrée puis sera affichée lors des prochains accès à la plateforme OpenFlyers.

Lorsque aucune interface par défaut n'a été choisie par l'utilisateur, alors l'affichage se fait selon le [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme.

==Erreurs de saisie==
*En cas d'erreur de saisie, une [[boîtes de dialogue|boîte de dialogue]] apparaît pour signaler l'erreur à l'utilisateur.
*Après 5 tentatives de connexion infructueuses, l'accès à l'application est '''bloqué''' pendant une durée déterminée.

==Signer des validités-contrats==
Si un utilisateur a des [[Validités#Validité-contrat|validités-contrats]] à signer, elles apparaissent juste après avoir passé l'identification.

Les documents associés à chaque validité-contrat à signer sont consultables en cliquant sur leur nom. Tant qu'il reste des contrats à signer cette page reste affichée et il est impossible d'accéder au site.

Pour signer un contrat il faut le sélectionner en cliquant dans la '''checkbox''' à gauche de son nom puis sur '''Signer les contrats'''.

Il est possible de retrouver les validités-contrats signées dans le [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|tableau des validités]].

Si un utilisateur essaie de se connecter depuis l''''interface dynamique''' et qu'il a des contrats à signer, un message d'alerte apparaît lui indiquant de se rendre sur l'interface légère pour signer ses contrats.

==Sélection du profil==
Un utilisateur peut disposer de plusieurs [[Gestion des profils|profils]]. Dans ce cas, lorsque sa connexion est validée, il choisit le profil avec lequel il va utiliser l'application dans une [[Boîtes de dialogue|boîte de dialogue]]. Les profiles sont triés par ordre alphabétique.

==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors il faut vérifier si c'est la BONNE plateforme. Pour cela, il faut regarder quel est le nom de la structure qui apparait sur la page d'accueil de la plateforme. Si ce n'est pas la bonne plateforme, il faut faire une recherche la bonne plateforme depuis le moteur de recherche d'OpenFlyers à cette adresse : https://openflyers.com/fr/rechercher
**Si c'est la bonne plateforme, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure
**Si c'est la bonne plateforme, que le mot de passe a été réinitialisé volontairement et que le nouveau mot de passe ne permet toujours pas de se connecter, alors il y a de fortes chances que le problème vienne du fait que l'ancien mot de passe est mémorisé par le navigateur et qu'il transmet cet ancien mot de passe lors de la connexion. Pour s'en assurer, il faut tester la connexion depuis un autre ordinateur ou un navigateur pour lequel il est certain que le couple identifiant/mot de passe n'a pas été mémorisé. Si la connexion est possible, alors cela confirme le problème de mémorisation du mot de passe dans le premier navigateur. Il faut alors supprimer le couple identifiant/mot de passe enregistré par le navigateur en suivant la procédure [[Navigateurs#Supprimer-une-saisie-automatique|Supprimer une saisie automatique]].
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure :
*Si vous avez un message d'erreur ''Erreur de connexion SSL'', alors il y a une forte probabilité que votre navigateur ne soit pas à jour et ne gère pas le [[Normes-et-réglementations#Protocole-TLS-1.2|protocole TLS 1.2]]. Pour s'assurer que le problème ne vient pas de là, il faut aller sur la page https://www.ssllabs.com/ssltest/viewMyClient.html et de vérifier que le résultat de la page renvoie dans la partie '''Protocol Support''' le message ''Your user agent supports TLS 1.2, which is recommended protocol version at the moment.''. Si le résultat n'est pas conforme, alors il faut mettre à jour le navigateur.
*Sinon, voici une liste d'actions à effectuer :
**Redémarrer votre ordinateur
**Redémarrer la "box" ADSL
**Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.org BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète (date de fin de validité dépassée), incomplète (manque de document) ou non certifiée.
*En cas de condition d'expérience récente non remplie (validité à expérience)
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

===Restriction d'accès pour un administrateur référent===
Lorsqu'un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] se connecte et que des restrictions le concernant sont détectées, l'interrupteur '''Activer le surpassement des restrictions de droits en tant qu'administrateur référent''' s'affiche. Si l'utilisateur active l'interrupteur, il obtient automatiquement les droits suivants, même s'ils n'étaient pas présent dans le profil qu'il sélectionne :
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités|Surpasser les restrictions sur les validités]]
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]

Ainsi, l'administrateur référent n'est soumis à aucune restriction et les messages affichés sont uniquement informatifs et non bloquants. Le message suivant apparaît :
<pre>
En tant qu'administrateur référent de la plateforme, vos droits ne peuvent être restreints et vous disposez des droits "Surpasser les restrictions sur les validités" et "Surpasser la limitation du solde du compte" même s'ils ne sont pas attribués à votre profil
</pre>

=Alertes sur la page de connexion=
==Alertes à la connexion==
===Alertes à la connexion sur les validités===

Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à une semaine.

L'utilisateur a la possibilité d'activer l'interrupteur "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.
===Message d'alerte abonnement OpenFlyers===
Un message d'alerte peut apparaître pour les utilisateurs ayant des droits de niveau 3 ou supérieur (gestionnaires) lorsque l'abonnement à la plateforme OpenFlyers arrive bientôt à expiration.

Cette alerte s'affiche lorsque :
*L'abonnement expire dans 10 jours ou moins
*L'utilisateur connecté possède des droits de gestionnaire de [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 3 et plus]]
*L'utilisateur n'a pas choisi de masquer l'alerte pour l'année en cours

Le message affiche :
*Un lien vers la doc pour renouveler l'abonnement

L'utilisateur a la possibilité de masquer cette alerte pour l'année en cours.

===Message d'alerte adresse IP bloquée===
Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Plateforme de test pour la version 4, ne pas utiliser en production==
Ce message d'alerte apparait pour les plateformes dont l'URL est sous la forme '''openflyers.com/X.of4'''.

Il s'agit de plateformes de tests qui ne doivent pas être utilisées en production car elles peuvent être écrasées par simple recopie.

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ utilisateur#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

==Votre plateforme est passée à la version 4.0 d'OpenFlyers, qui propose une nouvelle interface==

Cette alerte est un message d'information qui apparaît sur les plateformes récemment migrées en version 4. Ce message s'affiche jusqu'à 90 jours après une migration.

=Déconnexion=
==Manuelle==
Pour se déconnecter de l'application, cliquer sur le '''pictogramme déconnexion''' situé en haut à droite de l'application : [[File:Disconnect.png]].

==Automatique==
La '''déconnexion automatique''' sécurise l'accès à l'application.

Si aucune action n'est effectuée par un utilisateur au bout de 10 minutes sur une page du planning ou au bout de 2 heures sur une page de l'onglet Admin, l'application est redirigée vers la page de connexion.

Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Pas-de-déconnexion-automatique|Pas de déconnexion automatique]], alors la déconnexion se fait au bout de 2 heures, quelque soit la page.

Afin de pouvoir de nouveau utiliser OpenFlyers, l'utilisateur doit de nouveau entrer son identifiant et son mot de passe.

Si l'utilisateur est connecté avec un profil de type kiosque (voir [[Kiosque PC]]), alors au bout de 5 minutes d'inactivité, la page se rafraichit automatiquement pour revenir sur la page par défaut (page du planning). Cela permet de réinitialiser le compteur des 10 minutes avant une déconnexion et ainsi de maintenir la connexion tout le temps active.

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à openflyers.com/xxx'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

Connexion

2026-01-05T16:36:20Z

Ozerhouni: /* Alertes à la connexion */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les fonctionnalités de '''connexion''' à l'application de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
L'accès à OpenFlyers s'effectue avec un couple identifiant/mot de passe.

La [[Gestion des utilisateurs|création d'utilisateurs]] est effectuée par les utilisateurs disposant de droits spécifiques.

==Se rendre sur une plateforme==
Pour accéder à une plateforme OpenFlyers, il faut entrer son URL dans un navigateur web.

L'URL est ''http://openflyers.com/plateforme/'', où "plateforme" doit être remplacé par le vrai nom de la plateforme OpenFlyers.

En fonction du [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme, l'interface de connexion affichée correspond à la nouvelle ou à l'ancienne interface. Il est possible pour chaque utilisateur de surpasser ce choix par défaut à l'échelle de la plateforme pour [[#Changer-l'interface-affichée-par-défaut|définir un choix par défaut au niveau de l'utilisateur]].

==Champs de saisie==
Deux champs sont à remplir :
*'''Nom d'utilisateur'''
*'''Mot de passe'''

La '''casse''' est prise en compte : les majuscules et les minuscules du nom de l'utilisateur et du mot de passe doivent être respectées.

En plus de ces champs, il est possible de cocher la case [[#Enregistrer l'interface affichée par défaut|'''En faire mon interface par défaut''']] pour que l'interface actuellement utilisée soit enregistrée et automatiquement affichée lors des prochaines connexions.

Lorsque les champs sont correctement remplis, cliquer sur le bouton '''Se connecter''' afin d'accéder à l'application.

==Changer l'interface affichée par défaut==

Sur la [[#Champs de saisie|page de connexion]], il est possible de cocher la case '''En faire mon interface par défaut'''.

Lors du clic sur le bouton '''Se connecter''', si la case est cochée, l'interface utilisée est enregistrée puis sera affichée lors des prochains accès à la plateforme OpenFlyers.

Lorsque aucune interface par défaut n'a été choisie par l'utilisateur, alors l'affichage se fait selon le [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme.

==Erreurs de saisie==
*En cas d'erreur de saisie, une [[boîtes de dialogue|boîte de dialogue]] apparaît pour signaler l'erreur à l'utilisateur.
*Après 5 tentatives de connexion infructueuses, l'accès à l'application est '''bloqué''' pendant une durée déterminée.

==Signer des validités-contrats==
Si un utilisateur a des [[Validités#Validité-contrat|validités-contrats]] à signer, elles apparaissent juste après avoir passé l'identification.

Les documents associés à chaque validité-contrat à signer sont consultables en cliquant sur leur nom. Tant qu'il reste des contrats à signer cette page reste affichée et il est impossible d'accéder au site.

Pour signer un contrat il faut le sélectionner en cliquant dans la '''checkbox''' à gauche de son nom puis sur '''Signer les contrats'''.

Il est possible de retrouver les validités-contrats signées dans le [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|tableau des validités]].

Si un utilisateur essaie de se connecter depuis l''''interface dynamique''' et qu'il a des contrats à signer, un message d'alerte apparaît lui indiquant de se rendre sur l'interface légère pour signer ses contrats.

==Sélection du profil==
Un utilisateur peut disposer de plusieurs [[Gestion des profils|profils]]. Dans ce cas, lorsque sa connexion est validée, il choisit le profil avec lequel il va utiliser l'application dans une [[Boîtes de dialogue|boîte de dialogue]]. Les profiles sont triés par ordre alphabétique.

==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors il faut vérifier si c'est la BONNE plateforme. Pour cela, il faut regarder quel est le nom de la structure qui apparait sur la page d'accueil de la plateforme. Si ce n'est pas la bonne plateforme, il faut faire une recherche la bonne plateforme depuis le moteur de recherche d'OpenFlyers à cette adresse : https://openflyers.com/fr/rechercher
**Si c'est la bonne plateforme, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure
**Si c'est la bonne plateforme, que le mot de passe a été réinitialisé volontairement et que le nouveau mot de passe ne permet toujours pas de se connecter, alors il y a de fortes chances que le problème vienne du fait que l'ancien mot de passe est mémorisé par le navigateur et qu'il transmet cet ancien mot de passe lors de la connexion. Pour s'en assurer, il faut tester la connexion depuis un autre ordinateur ou un navigateur pour lequel il est certain que le couple identifiant/mot de passe n'a pas été mémorisé. Si la connexion est possible, alors cela confirme le problème de mémorisation du mot de passe dans le premier navigateur. Il faut alors supprimer le couple identifiant/mot de passe enregistré par le navigateur en suivant la procédure [[Navigateurs#Supprimer-une-saisie-automatique|Supprimer une saisie automatique]].
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure :
*Si vous avez un message d'erreur ''Erreur de connexion SSL'', alors il y a une forte probabilité que votre navigateur ne soit pas à jour et ne gère pas le [[Normes-et-réglementations#Protocole-TLS-1.2|protocole TLS 1.2]]. Pour s'assurer que le problème ne vient pas de là, il faut aller sur la page https://www.ssllabs.com/ssltest/viewMyClient.html et de vérifier que le résultat de la page renvoie dans la partie '''Protocol Support''' le message ''Your user agent supports TLS 1.2, which is recommended protocol version at the moment.''. Si le résultat n'est pas conforme, alors il faut mettre à jour le navigateur.
*Sinon, voici une liste d'actions à effectuer :
**Redémarrer votre ordinateur
**Redémarrer la "box" ADSL
**Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.org BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète (date de fin de validité dépassée), incomplète (manque de document) ou non certifiée.
*En cas de condition d'expérience récente non remplie (validité à expérience)
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

===Restriction d'accès pour un administrateur référent===
Lorsqu'un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] se connecte et que des restrictions le concernant sont détectées, l'interrupteur '''Activer le surpassement des restrictions de droits en tant qu'administrateur référent''' s'affiche. Si l'utilisateur active l'interrupteur, il obtient automatiquement les droits suivants, même s'ils n'étaient pas présent dans le profil qu'il sélectionne :
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités|Surpasser les restrictions sur les validités]]
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]

Ainsi, l'administrateur référent n'est soumis à aucune restriction et les messages affichés sont uniquement informatifs et non bloquants. Le message suivant apparaît :
<pre>
En tant qu'administrateur référent de la plateforme, vos droits ne peuvent être restreints et vous disposez des droits "Surpasser les restrictions sur les validités" et "Surpasser la limitation du solde du compte" même s'ils ne sont pas attribués à votre profil
</pre>

=Alertes sur la page de connexion=
==Alertes à la connexion==
===Alertes à la connexion sur les validités===

Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à une semaine.

L'utilisateur a la possibilité d'activer l'interrupteur "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.
===Message d'alerte abonnement OpenFlyers===
Un message d'alerte peut apparaître pour les utilisateurs ayant des droits de niveau 3 ou supérieur (gestionnaires) lorsque l'abonnement à la plateforme OpenFlyers arrive bientôt à expiration.

Cette alerte s'affiche lorsque :
* L'abonnement expire dans moins de 365 jours
* L'utilisateur connecté possède des droits de gestionnaire (niveau 3+)
* L'utilisateur n'a pas choisi de masquer l'alerte pour l'année en cours

Le message affiche :
* Le nombre de jours restants avant l'expiration
* Un lien vers la plateforme pour renouveler l'abonnement

L'utilisateur a la possibilité de masquer cette alerte pour l'année en cours.
===Message d'alerte adresse IP bloquée===
Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Plateforme de test pour la version 4, ne pas utiliser en production==
Ce message d'alerte apparait pour les plateformes dont l'URL est sous la forme '''openflyers.com/X.of4'''.

Il s'agit de plateformes de tests qui ne doivent pas être utilisées en production car elles peuvent être écrasées par simple recopie.

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ utilisateur#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

==Votre plateforme est passée à la version 4.0 d'OpenFlyers, qui propose une nouvelle interface==

Cette alerte est un message d'information qui apparaît sur les plateformes récemment migrées en version 4. Ce message s'affiche jusqu'à 90 jours après une migration.

=Déconnexion=
==Manuelle==
Pour se déconnecter de l'application, cliquer sur le '''pictogramme déconnexion''' situé en haut à droite de l'application : [[File:Disconnect.png]].

==Automatique==
La '''déconnexion automatique''' sécurise l'accès à l'application.

Si aucune action n'est effectuée par un utilisateur au bout de 10 minutes sur une page du planning ou au bout de 2 heures sur une page de l'onglet Admin, l'application est redirigée vers la page de connexion.

Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Pas-de-déconnexion-automatique|Pas de déconnexion automatique]], alors la déconnexion se fait au bout de 2 heures, quelque soit la page.

Afin de pouvoir de nouveau utiliser OpenFlyers, l'utilisateur doit de nouveau entrer son identifiant et son mot de passe.

Si l'utilisateur est connecté avec un profil de type kiosque (voir [[Kiosque PC]]), alors au bout de 5 minutes d'inactivité, la page se rafraichit automatiquement pour revenir sur la page par défaut (page du planning). Cela permet de réinitialiser le compteur des 10 minutes avant une déconnexion et ainsi de maintenir la connexion tout le temps active.

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à openflyers.com/xxx'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-01-02T13:15:38Z

Ozerhouni: /* Forcer la synchronisation avec Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système va alors tenter de synchroniser tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation) qui n'ont pas encore été synchronisés.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Fiche personnelle

2026-01-02T11:26:24Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

Fiche personnelle

2026-01-02T11:23:51Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

Fiche personnelle

2026-01-02T11:23:17Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:carnet-aero-manual-sync-and-config|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

File:Carnet aero manual sync and config.png

2026-01-02T11:23:05Z

Ozerhouni:

File:2025 12 04 11 48 51 Affichage et fiche personnelle Brave.png

2026-01-02T11:20:32Z

Ozerhouni: Ozerhouni uploaded a new version of File:2025 12 04 11 48 51 Affichage et fiche personnelle Brave.png

fiche personnelle carnet.aero

Fiche personnelle

2026-01-02T11:10:21Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

Fiche personnelle

2026-01-02T11:05:53Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification (ex : la date de début).
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion'''.

Après enregistrement et connexion, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2025-12-22T22:12:22Z

Ozerhouni: /* Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource '''Gestion > Ressources > Actives'''
** [[Gestion-des-ressources#Saisir-le-numéro-de-ressource-pour-l'API-de-geolocalisation|Configurer le numéro de l'API de géolocalisation pour les ressources]].
** Renseigner :
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

L'interfaçage Foxtrot Aviation fonctionne en mode "push" : Foxtrot Aviation envoie une notification à OpenFlyers lorsqu'un ou plusieurs vols sont disponibles pour un aéronef.

OpenFlyers reçoit la demande (avec le code de l'aéronef / planeCode) puis lance l'import des vols.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation.

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Gestion des ressources

2025-12-22T22:11:03Z

Ozerhouni: /* Saisir le numéro de ressource pour l'API de geolocalisation */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des ressources''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Type de ressource=
==Ajouter un type de ressource==
''L'ensemble de cette procédure étant complexe et peu fréquente au sein d'une structure, il est recommandé de solliciter le support OpenFlyers.''

;Procédure
*'''Admin > Types de ressources > Actifs'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Saisir les champs du formulaire :
**'''Nom''' : Indiquer le nom du type de ressource.
**'''Catégorie''' : Sélectionner la [[#Catégorie de type de ressource|catégorie de type de ressource]] (ex: Avion).
**'''Places disponibles''' : Indiquer le nombre de places disponibles. Mettre -1 pour un nombre illimité de place.
**'''Vitesse propre''' : Indiquer la vitesse propre du type de ressource.
**'''Commentaires''' : Ajouter des commentaires supplémentaires si nécessaire.
**'''Seuil de déclenchement du facteur de charge''' : La valeur ajoutée sera utilisée dans Teltonika pour définir les seuils d'avertissement.
**'''Durée maximum de réservation''' : Indiquer la durée maximale de réservation pour ce type de ressource.
**'''Faire apparaître le champ "Moyen de mise en l'air"''' : Afficher le champ pour sélectionner le moyen de mise en l'air (principalement utilisé pour les planeurs).
**'''Unité de temps des compteurs du type de ressource''' : Choisir l'unité de temps des compteurs (En heures minutes, En heures centièmes, En heures dixièmes, Pas de compteur).
**'''Autonomie du type de ressource''' : Indiquer l'autonomie du type de ressource en heures et minutes. Il faut indiquer une valeur supérieure à 0 afin de ne pas avoir le [[Alertes de configuration#La_gestion_des_vols_est_activée_mais_l'autonomie_n'est_pas_défini_pour_le_type_de_ressource_X|message d'alerte correspondant]].
**'''Formule de calcul du temps de vol''' :
***Voir les [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|formules de calcul de temps d'activité et temps moteur]]
***Lorsque l'option '''--Autre--''' est sélectionnée, un champ texte '''Formule de calcul du temps d'activité''' apparaît afin de permettre la saisie d'une formule personnalisée non présente dans la liste.
***'''Simulateur de temps de vol''': un bouton permet d'ouvrir une interface de simulation de la formule de vol, où l'utilisateur peut saisir les différentes valeurs requises et visualiser le résultat obtenu.
**'''Calcul du temps moteur différent du temps de vol''':
***Un interrupteur permet d'activer ou de désactiver l'utilisation d'une formule spécifique pour calculer le temps moteur, différente de celle utilisée pour le temps de vol. ***Lorsque l'interrupteur est activé, l'utilisateur peut saisir une formule personnalisée dans le champ texte '''Formule de calcul du temps moteur'''.
***Voir les [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|formules de calcul de temps d'activité et temps moteur]]
**'''Profils pouvant voir ce type de ressource''' : Sélectionner les profils qui peuvent voir ce type de ressource, utiliser les boutons '''tout cocher''' et '''tout décocher''' pour faciliter la sélection
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Configurer les réservoirs pour le type de ressource :
**En bas de la page, dans le tableau '''Réservoirs'''.
**Remplir les champs de la dernière ligne du tableau :
***'''Réservoir''' : Remplir l'intitulé approprié (ex : Central, Moteur).
***'''Type de réservoir''' : Choisir la catégorie du réservoir (ex : Carburant 100LL, Huile).
***'''Unité''' : Sélectionner l'unité de mesure (ex : L pour litres).
***'''Quantité maximum''' : Indiquer la quantité maximum pour ce type de réservoir. Mettre -1 pour une quantité maximum sans limite.
**Cliquer sur l'icône d'ajout pour ajouter le réservoir à la liste.
**Répéter l'opération pour chaque type de réservoir nécessaire au type de ressource.
*Configurer les statuts pour le type de ressource :
**En bas de la page, dans le tableau '''Statuts autorisés'''.
**Remplir les champs de la dernière ligne
***Sélectionner l'intitulé adéquat dans le champ '''Statut''' et le numéro de siège sur lequel il doit être ajouté
**Cliquer sur l'icône d'ajout
**Répéter l'opération pour l'ensemble des statuts devant être attribués aux différentes places du type de ressource.
*Configurer les places pour le type de ressource :
**En bas de la page, dans le tableau '''Places'''.
**Remplir les champs de la dernière ligne
**Cliquer sur l'icône d'ajout
**Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).
**Dans la colonne '''Profils''', affecter les profils configurés aux emplacements souhaités.
Exemple :
{| class="wikitable"
!Numéro de place!!Intitulé!!Profils
|-
|0||Place Gauche||''tous les profils''
|-
|1||Place droite||Instructeur
|}
Types de validité :
*[[Paramétrage-des-validités#Ajouter-un-type-de-validités|Créer]] le cas échéant un type de validité pour habiliter à réserver/utiliser le type de ressource
*[[Paramétrage-des-validités#Ajouter-un-type-de-validités|Créer]] ou mettre à jour un type validité à [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|expériences]]
*[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-pour-chaque-type-de-ressource-les-validités-requises|Paramétrer pour le type de ressource les validités requises]]
Dans le cas où la [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] est en place, il faut :
*Soit rajouter le nouveau type de ressource au domaine d'application d'une ou de règles de facturation existantes
*Soit rajouter une ou des règles de facturation nécessaires à la facturation de ce type de ressource ainsi que les tarifs associés. Voici la procédure pour rajouter la règle de facturation "solo" :
**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-tarif-pour-la-facturation-des-activités|Créer un tarif pour la facturation des activités]]
**[[Gestion-de-la-facturation-des-activités#Créer-une-règle-de-facturation-"solo"-pour-un-type-de-ressource|Créer une règle de facturation "solo" pour un type de ressource]]
**'''/!\ Il ne faut pas oublier de remonter la règle de facturation "Solo" juste en-dessous des autres règles de facturation "Solo" propres aux ressources''' afin de respecter la [[Facturation-des-clients#Cascade-d'écritures-comptables|facturation en cascade]].
**Il faut vérifier les autres règles pour :
***Voir s'il ne faut pas étendre le domaine d'application des règles existantes au nouveau type de ressource.
***Voir s'il ne faut pas, par mimétisme, recopier une règle de facturation existante pour avoir un comportement similaire pour ce nouveau type de ressource. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu'il faut mettre en place un système de gestion de packs d'heures de vol pour le nouveau type de ressource.

==Catégorie de type de ressource==

Le changement de catégorie d'un type de ressource du groupe aéronef vers non-aéronef n'est pas autorisé.

Les catégories du groupe aéronef sont :
* Avion
* Drône
* Hélicoptère
* Planeur
* Ultra-léger motorisé

Les catégories du groupe non-aéronef sont :
* Bateau
* Bateau (ski nautique)
* Camion
* Engin de levage
* Enseignant
* Gilet de sauvetage
* Kayak
* Mise à l'eau
* Moto
* Planche de surf
* Planche à voile
* Pédalo
* Salle
* Salle de classe
* Simulateur
* Véhicule terrestre

==Désactiver un type de ressource==
Lorsqu'un type de ressource n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

Pour pouvoir désactiver un type de ressource, il faut au préalable que toutes les ressources associées soient désactivées.

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller sur la page '''Admin > Types de ressource > Actifs'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type de ressource à désactiver

Un type ressource est supprimé au lieu d'être désactivé si toutes les conditions suivantes sont remplies :
* Aucune ressource n'est associée
* Aucune règle de tarification n'est associée

==Dupliquer un type de ressource==

Dupliquer un type de ressource permet de créer une copie du type de ressource existant ainsi que de ses entrées associées dans diverses tables. Cette fonction est utile pour configurer rapidement un nouveau type de ressource basé sur un type existant avec des modifications minimales.

;Procédure
* Aller sur la page '''Admin > Types de ressources > Actifs'''
* Cliquer sur l'icône de duplication située à côté de l'icône de crayon pour le type de ressource à dupliquer
* Le nouveau type de ressource sera créé avec un nom similaire, suivi de "2" pour indiquer qu'il s'agit d'une duplication

Les éléments dupliqués comprennent :
* Le type de ressource lui-même avec un nom modifié
* Les statuts autorisés pour ce type de ressource
* Les places de ce type de ressource
* Les profils affectés aux places de ce type de ressource
* Les règles de validité associées à ce type de ressource
* Les types d'activités requis par ce type de ressource
* Toute autre entrée liée à ce type de ressource dans les tables pertinentes

Vérifier et modifier les paramètres du nouveau type de ressource.

==Supprimer un type de ressource==

Pour supprimer un type de ressource, suivez les étapes suivantes :

;Procédure
* Aller sur la page '''Admin > Types de ressources > Actifs'''
* Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type de ressource à supprimer

Les conditions de suppression sont les suivantes :

* Si le type de ressource n'a aucune ressource active ou règle de tarification associée, il sera complètement supprimé de la base de données.
* Si le type de ressource a des ressources actives ou des règles de facturation associées, la suppression sera interrompue.
* Si le type de ressource a des ressources désactivées associées, il sera seulement désactivé. Un message de confirmation apparaîtra pour confirmer la désactivation et la raison.

=Ressource=
==Accès à une ressource désactivée==
Pour pouvoir accéder à une ressource désactivée, il faut [[#Réactiver_une_ressource|la réactiver]].

A noter qu'il est possible d'accéder aux informations liées à une ressource désactivée par le biais de [[Gestion des rapports|rapports]] affichant les informations sur toutes les ressources (activées ou désactivées).

==Ajouter une ressource==
;Prérequis
Lorsque la plateforme est en réservation par type, par exemple pour le surbooking, il faut d'abord avoir créé un type de ressource en suivant la procédure [[#Ajouter_un_type_de_ressource|ajouter un type de ressource]] à associer à la nouvelle ressource à créer

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Actives''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Saisir les champs du formulaire et valider
*[[Utilisation de la comptabilité#Créer_un_compte_ressource|Créer les comptes associés à la ressource]].

==Changer la couleur de la ligne du planing de la ressource==
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de la resource à modifier
*Champ '''Couleur de la ligne''', choisir la couleur à attribuer à la ressource
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Changer la valeur du compteur en cours==
OpenFlyers enregistre la valeur du compteur en cours en considérant qu'il doit correspondre au compteur arrivé du vol le plus récent enregistré.

Cette valeur est visible et modifiable en suivant cette procédure:
* Aller au menu '''Gestion > Ressources > Actives'''
* Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de la ressource à Modifier
* Dans le formulaire de la modification dans la colonne '''Données pour la gestion des activités'''
* Modifier la valeur du champ '''Dernier compteur enregistré'''
* Cliquer sur '''Enregistrer'''

En modifiant cette valeur enregistrée, on force le compteur ou l'horamètre à prendre une nouvelle valeur qui sera affichée comme compteur départ du prochain vol saisi.

C'est notamment utile lorsqu'il est nécessaire de recaler un compteur pour cause, par exemple, de changement d'horamètre.

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton '''Valider''' du formulaire pour enregistrer la nouvelle valeur.

==Changer le total des heures==
'''Attention :''' si la correction du total des heures est nécessaire du fait d'une activité validée mal saisie, il ne faut pas utiliser la procédure décrite ci-après, mais utiliser la fonction d'[[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Il peut être parfois nécessaire de corriger le total des heures d'une ressource, notamment lors de sa création sur la plateforme OpenFlyers ou encore s'il y a une remise à 0 de son total d'heures.

Pour ce faire :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
*Cliquer l'icône "crayon" pour modifier la ressource souhaitée
*Dans le formulaire '''Données pour la gestion des vols''' :
**modifier le champ '''Date de début de comptabilisation des heures''' en le mettant à une date supérieure au vol mal saisi
**modifier la champ '''Total des heures à la date de début''' pour y inscrire la bonne valeur
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Désactiver une ressource==
;Prérequis
*Toutes les activités associées à la ressource concernée doivent avoir été validées. Si besoin suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-les-activités-d'une-ressource-désactivée-ou-n'ayant-plus-la-saisie-des-activités|Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités]].

;Procédure
Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant. La procédure suivante décrit comment désactiver complètement une ressource.

Cependant, au cours d'un exercice comptable, il est plus simple de ne pas désactiver une ressource et d'attendre la clôture de l'exercice comptable qui induira une remise à 0 des comptes de toutes les ressources et ensuite une simplification de l'opération de désactivation. Par contre, afin de permettre de réutiliser l'abonnement lié à la ressource devenue obsolète, il faut :
*'''Gestion > Ressources > Actives'''
Pour la ressource concernée :
*Décocher '''Réservable'''
*Décocher '''Saisie d'activité'''
Ainsi, la ressource n'est plus retenue dans le quota de l'abonnement.

'''Voici la procédure permettant de désactiver complètement une ressource''' :

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut que les [[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]. Cela nécessite de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-un-compte|Solder les comptes]] de la ressource en saisissant un flux entre le(s) compte(s) de la ressource et d'autres comptes de charges ou de produits qui seront créés pour l'occasion et qui auront vocation à recevoir le solde créditeur ou débiteur des comptes de la ressource ramenés à 0.

La liste des comptes associés à une ressource se trouve dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressource'''

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller sur la page '''Gestion > Ressources > Active'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Une ressource est supprimée au lieu d'être désactivée si toutes les conditions suivantes sont remplies :
* Aucune réservation n'est associée à la ressource
* Aucune activité (vol) n'est associée à la ressource
* Aucun compte n'est associé, c'est à dire que les comptes qui avaient été éventuellement créés avec la ressource ont été complètement supprimé lors de leur désactivation.

==Réactiver une ressource==
Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans '''Gestion > Ressources > Désactivées''', et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément [[#Désactiver_une_ressource|désactiver une autre ressource]], puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

==Saisir le numéro de ressource pour l'API de geolocalisation==
'''''NB''': le numéro de ressource [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]] et [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|ClickAndTakeOff]] correspond généralement à l'immatriculation de l'appareil. Attention, l'immatriculation peut être avec ou sans tiret côté Charterware.''

* Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''.
* Pour chaque ressource pour laquelle les vols seront enregistrés :
* Cliquer sur le bouton symbolisant un crayon.
** Renseigner le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' :
*** [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]: avec l'IMEI de la boîte Teltonika utilisée avec cette ressource.
*** [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|ClickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Foxtrot Aviation|Foxtrot Aviation]]: avec l'immatriculation de cette ressource.
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*Le système vérifie le nombre de ressources autorisées par l'abonnement d'interconnexion avec boitier GPS/GSM . Si la ressource en cours de configuration dépasse ce nombre, un message d'alerte s'affiche.

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2025-12-22T15:40:33Z

Ozerhouni: /* Récupération des vols Foxtrot Aviation */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource (aéronef)
** Renseigner :
*** '''Numéro de ressource API géolocalisation''' : identifiant ressource utilisé par Foxtrot (doit correspondre à planecode coté Foxtrot Aviation)
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

L'interfaçage Foxtrot Aviation fonctionne en mode "push" : Foxtrot Aviation envoie une notification à OpenFlyers lorsqu'un ou plusieurs vols sont disponibles pour un aéronef.

OpenFlyers reçoit la demande (avec le code de l'aéronef / planeCode) puis lance l'import des vols.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation.

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2025-12-22T15:36:16Z

Ozerhouni: /* Variables utilisables */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource (aéronef)
** Renseigner :
*** '''Numéro de ressource API géolocalisation''' : identifiant ressource utilisé par Foxtrot (doit correspondre à planecode coté Foxtrot Aviation)
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

Comme pour Charterware, OpenFlyers interroge régulièrement Foxtrot Aviation afin de savoir si de nouveaux vols ont été enregistrés.
Si des vols sont disponibles, ils sont sauvegardés dans OpenFlyers puis retirés de la liste d'attente côté Foxtrot Aviation.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement, via l'interface d'administration (bouton « forcer la synchronisation » lorsqu'il est disponible).

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation (cas Foxtrot).

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2025-12-22T15:36:04Z

Ozerhouni: /* Fonctions utilisables */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

==Variables utilisables==
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource (aéronef)
** Renseigner :
*** '''Numéro de ressource API géolocalisation''' : identifiant ressource utilisé par Foxtrot (doit correspondre à planecode coté Foxtrot Aviation)
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

Comme pour Charterware, OpenFlyers interroge régulièrement Foxtrot Aviation afin de savoir si de nouveaux vols ont été enregistrés.
Si des vols sont disponibles, ils sont sauvegardés dans OpenFlyers puis retirés de la liste d'attente côté Foxtrot Aviation.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement, via l'interface d'administration (bouton « forcer la synchronisation » lorsqu'il est disponible).

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation (cas Foxtrot).

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2025-12-22T15:35:51Z

Ozerhouni: /* Présentation */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

==Variables utilisables==
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

==Fonctions utilisables==
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource (aéronef)
** Renseigner :
*** '''Numéro de ressource API géolocalisation''' : identifiant ressource utilisé par Foxtrot (doit correspondre à planecode coté Foxtrot Aviation)
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

Comme pour Charterware, OpenFlyers interroge régulièrement Foxtrot Aviation afin de savoir si de nouveaux vols ont été enregistrés.
Si des vols sont disponibles, ils sont sauvegardés dans OpenFlyers puis retirés de la liste d'attente côté Foxtrot Aviation.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement, via l'interface d'administration (bouton « forcer la synchronisation » lorsqu'il est disponible).

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation (cas Foxtrot).

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2025-12-22T15:34:51Z

Ozerhouni: /* Paramétrage des formules */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage Foxtrot Aviation permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

==Variables utilisables==
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

==Fonctions utilisables==
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource (aéronef)
** Renseigner :
*** '''Numéro de ressource API géolocalisation''' : identifiant ressource utilisé par Foxtrot (doit correspondre à planecode coté Foxtrot Aviation)
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

Comme pour Charterware, OpenFlyers interroge régulièrement Foxtrot Aviation afin de savoir si de nouveaux vols ont été enregistrés.
Si des vols sont disponibles, ils sont sauvegardés dans OpenFlyers puis retirés de la liste d'attente côté Foxtrot Aviation.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement, via l'interface d'administration (bouton « forcer la synchronisation » lorsqu'il est disponible).

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation (cas Foxtrot).

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Paramétrage des activités

2025-12-22T15:32:45Z

Ozerhouni: /* Foxtrot Aviation */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter le paramétrage du module de gestion des activités.

Il existe également des pages qui traitent de :
*La [[gestion des types d'activités]]
*La [[gestion des activités]]

Le paramétrage des activités s'effectue dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''.

Pour activer la gestion des activités, il faut activer l'interrupteur '''Activité'''.

Lorsque la gestion des activités est activée, un formulaire s'affiche permettant de configurer le module de gestion des activités.

=Général=
==Mode==
Permet de choisir entre les [[Introduction#Modes_de_saisie_ouverture+fermeture_ou_fermeture_seule|modes ouverture+fermeture et fermeture seulement]].

Le mode "fermeture seulement" est sélectionné par défaut.

==Gestion des potentiels==
Permet d'activer le [[Suivi-de-maintenance#Module-de-suivi-du-potentiel-restant|Module de suivi du potentiel restant]] et ainsi de suivre le potentiel restant avant la prochaine échéance calendaire ou horaire d'une ressource.

==Redirection à la fermeture d'une activité==
Cette fonctionnalité permet de poser une question à l'utilisateur après la saisie avec succès d'une [[Gestion-des-activités#Saisir-une-activité|fermeture d'activité]]. Si la réponse est oui à la question, OpenFlyers ouvre un nouvel onglet avec comme URL le lien renseigné dans le paramétrage.

Pour activer cette fonctionnalité il faut :
*Cliquer sur '''OUI'''
*Champ '''Question''' : renseigner la question à poser à l'utilisateur après qu'il ait saisie une activité
*Champ '''URL''' : indiquer l'URL complète
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Exemple de paramétrage pour demander à un utilisateur s'il veut déclarer un évènement REX FFA :
*Champ '''Question''' : ''Voulez-vous déclarer un Rex ?''
*Champ '''URL''' : ''https://rex.ffa-aero.fr''

=Facturation=
===Regrouper les activités en une facture lors de la validation===
Cette option est visible à condition que la [[#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]] soit activée.

Lorsque cette option est activée, lors de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation de plusieurs activités]] celles-ci sont [[Facturation-des-clients#Regrouper-les-ventes-par-client|regroupées en une seule facture par client]].

==Envoyer un [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|email pour chaque facture]]==
Cette option est visible à condition que la [[#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]] soit activée.

Lorsque cette option est activée, à la suite de la [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|validation d'une activité]] ou d'une vente, la facture PDF sera générée dans la minute qui suit et un [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur]] avec en pièce-jointe la facture PDF.

Si l'option est désactivée, l'utilisateur peut toutefois activer pour lui [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-facture|l'envoi automatique de chaque facture]].

==Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un email pour chaque facture==
Cette option est visible à condition que l'option [[#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un email pour chaque facture]] soit activée.

Par défaut un utilisateur va recevoir un [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|email pour chaque facture]]. Cette option permet à un utilisateur depuis sa fiche personnelle de désactiver ou activer l'envoi d'un email pour chaque facture grâce au paramètre [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-facture|Recevoir un e-mail pour chaque facture]] présent dans la partie '''Notifications'''.

=[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-le-contrôle-des-validités-pour-les-activités-ou-les-réservations|Paramétrage général du contrôle des validités pour la saisie des vols]]=

=Seconde personne à bord=
==Type d'activité requis==
Permet de définir quel type d'activité doit être obligatoirement sélectionné lors de la présence d'un second pilote à bord. Usuellement utilisé pour éviter les erreurs ou oublis en cas de vol d'instruction.

==Demander au moins 2 types d'activités==

=Auto-compléter=
==Terrain d'arrivée égal au terrain de départ, lorsque l'une des activités suivantes est sélectionnée==
Cette option définit les types d'activités qui associent automatiquement le terrain de départ d'un vol et son terrain d'arrivée.

Les types d'activités choisis lors du paramétrage se retrouvent dans la page de [[Gestion-des-activités#Saisir-une-activité|saisie d'activité]]. Si l'un des types d'activités est alors sélectionné lors de la [[Gestion-des-activités#Saisir-une-activité|saisie d'une activité]], le terrain d'arrivée et le terrain de départ sont de la même valeur.

=Champs visibles=
==Heures totales après activité==
Ce champ existe uniquement en fermeture d'activité

Lorsqu'il est coché, il apparait, en lecture seulement, dans le formulaire de saisie d'activité. Il calcule automatiquement et affiche le total des heures de la ressource avec la durée saisie dans ce formulaire.

=Export=
==Gesasso==
Pour réaliser l'[[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|interfaçage de Gesasso avec OpenFlyers]], les informations suivantes doivent être précisées :
*Gesasso login : permet de définir le login utilisé pour l'authentification auprès de Gesasso
*Gesasso password : permet de définir le mot de passe utilisé pour l'authentification auprès de Gesasso

=Import=
==Charterware==
Pour réaliser l'[[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|interfaçage de Charterware avec OpenFlyers]]:
*Activer l'interrupteur '''Charterware''' dans la colonne '''Import'''. [[#Vérification-de-l'abonnement-d'interconnexion-avec-boitier-GPS/GSM|Une vérification de l'abonnement]] est effectuée.
Si l'interrupteur est activé, les informations suivantes doivent être précisées :
*Nom de la plateforme dans Charterware : permet de définir le nom utilisé dans Charterware
*Formule date de début du vol Charterware : permet de définir la formule de calcul de la date de début par rapport aux données transmises par Charterware
*Formule durée du vol Charterware : permet de définir la formule de calcul de la durée par rapport aux données transmises par Charterware
*Formule temps en l'air Charterware : permet de définir la formule de calcul du temps passé en l'air par rapport aux données transmises par Charterware
*Règle d'arrondi horaire Charterware : concernant les horaires de vols Charterware a une précision à la seconde contrairement à OpenFlyers qui a une précision à la minute. Il est donc nécessaire de définir comment les secondes seront arrondies.
*Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote dans Charterware : permet de définir l'activité qui sera choisie si le vol Charterware ne peut être associé à une réservation.
*Type d'activité par défaut avec deux pilotes dans Charterware : permet de définir l'activité qui sera choisie si le vol Charterware ne peut être associé à une réservation.
*Récupération des traces de vols Charterware sur messagerie électronique : permet d'activer ou non la récupération des traces de vols créées par Charterware.
*E-mail : adresse e-mail recevant les vols Charterware.
*Mot de passe : mot de passe correspondant à l'adresse e-mail.
*Adresse du serveur : nom de domaine Internet ou une adresse IP de serveur.
*Port : numéro de port TCP.
*Options serveur : options liées au serveur.

Il existe trois règles d'arrondi possibles :
*Arrondi classique
*Arrondi au supérieur
*Arrondi à l'inférieur

==Foxtrot Aviation==
Pour réaliser [[Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation|l'interfaçage de Foxtrot Aviation avec OpenFlyers]] :
*Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation''' dans la colonne '''Import'''. [[#Vérification-de-l'abonnement-d'interconnexion-avec-boitier-GPS/GSM|Une vérification de l'abonnement]] est effectuée.
Si l'interrupteur est activé, les informations suivantes doivent être précisées :
*Formule de date de début Foxtrot : permet de définir la formule de calcul de la date de début par rapport aux données transmises par Foxtrot.
*Formule de durée de vol Foxtrot : permet de définir la formule de calcul de la durée par rapport aux données transmises par Foxtrot.
*Formule de temps en vol Foxtrot : permet de définir la formule de calcul du temps en vol par rapport aux données transmises par Foxtrot.
*Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote dans Foxtrot : permet de définir l'activité qui sera choisie si le vol Foxtrot ne peut être associé à une réservation.
*Type d'activité par défaut avec deux pilotes dans Foxtrot : permet de définir l'activité qui sera choisie si le vol Foxtrot ne peut être associé à une réservation.

==ClickAndTakeoff==
Pour réaliser l'[[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|interfaçage de ClickAndTakeoff avec OpenFlyers]] :
*Activer l'interrupteur '''ClickAndTakeoff''' dans la colonne '''Import'''. [[#Vérification-de-l'abonnement-d'interconnexion-avec-boitier-GPS/GSM|Une vérification de l'abonnement]] est effectuée.
Si l'interrupteur est activé, les informations suivantes doivent être précisées :
*Nom de la plateforme pour ClickAndTakeoff : permet de définir le nom utilisé dans ClickAndTakeoff.
*Formule date de début du vol : permet de définir la formule de calcul de la date de début par rapport aux données transmises par ClickAndTakeoff.
*Formule durée du vol : permet de définir la formule de calcul de la durée par rapport aux données transmises par ClickAndTakeoff.
*Formule temps en l'air : permet de définir la formule de calcul du temps passé en l'air par rapport aux données transmises par ClickAndTakeoff.
*Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote dans ClickAndTakeoff : permet de définir l'activité qui sera choisie si le vol ClickAndTakeoff ne peut être associé à une réservation.
*Type d'activité par défaut avec deux pilotes dans ClickAndTakeoff : permet de définir l'activité qui sera choisie si le vol ClickAndTakeoff ne peut être associé à une réservation.
*Jeton d'accès pour ClickAndTakeoff : permet de définir le jeton utilisé pour l'authentification auprès de ClickAndTakeoff.

==Teltonika==
Pour réaliser l'[[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|interfaçage de Teltonika avec OpenFlyers]]:
*Activer l'interrupteur '''Teltonika''' dans la colonne '''Import'''. [[#Vérification-de-l'abonnement-d'interconnexion-avec-boitier-GPS/GSM|Une vérification de l'abonnement]] est effectuée.
Si l'interrupteur est activé, les informations suivantes doivent être précisées :
*Nom d'utilisateur : permet de définir le nom utilisé dans Teltonika.
*Mot de passe : permet l'authentification auprès de Teltonika.
*Formule date de début du vol : permet de définir la formule de calcul de la date de début par rapport aux données transmises par Teltonika.
*Formule durée du vol : permet de définir la formule de calcul de la durée par rapport aux données transmises par Teltonika.
*Formule temps en l'air : permet de définir la formule de calcul du temps passé en l'air par rapport aux données transmises par Teltonika.

==Fermer les activités ouvertes après import==
Si cette option est activée, OpenFlyers ferme automatiquement les activités ouvertes après un import (Charterware, Foxtrot Aviation, ClickAndTakeoff, Teltonika).

=Vérification de l'abonnement d'interconnexion avec boitier GPS/GSM=
Pour synchroniser OpenFlyers avec l'un des boîtiers GPS/GSM ([[#Gestion-de-Charterware|Charterware]], [[#Gestion-de-ClickAndTakeoff|ClickAndTakeOff]], [[#Gestion-de-Teltonika|Teltonika]]), la plateforme doit disposer d'un abonnement d'interconnexion valide. Si cet abonnement n'est pas payé, un message d'erreur apparaître lors de l'activation de l'interrupteur, indiquant que la synchronisation avec le boîtier n'est pas possible. Pour activer l'interfaçage, il est nécessaire de souscrire à l'abonnement d'interconnexion.

=Gestion [[Contrôle-des-accès|armoire à clés]]=

Active le [[Interfaçage-OpenFlyers-et-armoire-à-clés#Activation-et-configuration-de-la-gestion-des-armoires-à-clé|contrôle d'une armoire à clés]].

====Gestion des clés====

Active l'[[Interfaçage-OpenFlyers-et-armoire-à-clés#Attribution-des-clés-aux-ressources/aéronefs|attribution de clés aux ressources]].

====Nombre de clés====

Permet de définir le nombre de clés que l'armoire peut accueillir.

====Logiciel de contrôle de l'armoire à clés====

Permet de définir le logiciel à utiliser pour le contrôle de l'armoire à clés :
*'''OF_GetFlogBoxFile.exe''' permet de contrôler les [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoires à clés FlogBox anciennement commercialisées par Francelog]]
*'''OF_GetKeyGuardFile.exe''' permet de contrôler les [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGuard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoires à clés KeyGuard anciennement commercialisées par BKS électronique]]
*'''OpenKey''', '''PyOpenKey''' et '''PyOpenKey2''' permettent de contrôler les [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoires à clés Deister commercialisées par OpenFlyers]]. Si l'une de ces options est sélectionnée alors des champs supplémentaires pour [[Installation-armoire-à-clés#Paramétrage-OpenFlyers|configurer le logiciel de contrôle]] apparaissent.