Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers - User contributions [en]

Gestion des formations

2026-07-24T15:34:45Z

Ozerhouni:

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter le paramétrage du module de suivi des formations.

[https://youtu.be/BpPGA6sSVi0 Vidéo tutorielle pour Paramétrer une formation]

L'utilisation du module de suivi des formations est décrit sur la page [[Utilisation des formations]].

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-formations|Gestion des formations]] est nécessaire pour accéder aux fonctionnalités de gestion qui sont disponibles dans le menu '''Admin › Types d'activités › Formations'''.

Le module de gestion des formations d'OpenFlyers comprend 2 concepts :
*La formation : chaque formation est définie par des compétences à acquérir. Ces compétences sont nommées '''item''' dans OpenFlyers, le libellé de chaque item peut être affiché en français ou en anglais en fonction de la langue sélectionnée par l'utilisateur connecté. Dans une formation, il est défini le nombre minimal de fois qu'un item doit être vu avant d'être supposé acquis.
*Le programme de formation : un programme de formation est rattaché à une formation. Il permet de définir le contenu de chaque séance de formation en indiquant les activités qui y seront effectuées.

Les 2 notions sont indépendantes :
*Il est possible d'utiliser uniquement le concept de '''Formation''' sans utiliser le concept de '''Programme de formation''' et inversement.

En général, une structure aéronautique de type association (typiquement un aéro-club ou un club ULM) ne mettra pas en œuvre le concept de programme de formation car il n'est pas adapté aux élèves qui suivent ces formations sur leur temps libre.

Concernant les formations, OpenFlyers permet de les découper en plusieurs phases. Cela facilite la visualisation de la progression d'un élève. Un même item peut être rattaché à '''plusieurs phases''' : il apparaît alors dans chacune des phases auxquelles il est rattaché, avec son propre rang dans chacune d'elles.

Pour bien débuter dans la mise en place d'une formation dans OpenFlyers, il faut suivre la procédure [[#Mettre-en-place-une-formation|Mettre en place une formation]].

=Alertes=
==Alertes lors de la gestion des formations/programmes de formation==

===L'abonnement de la plateforme ne donne pas accès à la gestion des formations. Pour activer l'accès, il faut souscrire à l'abonnement annuel de gestion des formations===
Cette alerte apparait lorsque l'abonnement annuel programme de formation pour l'annéee en cours n'est pas encore réglé.

Cette alerte apparaît uniquement lorsqu'on est sur une plateforme de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-en-production|production]], et non sur une plateforme de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-en-test|test]] ou de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-de-démonstration|démonstration]].

===L'abonnement annuel au programme de formation de la plateforme permet de définir un maximum de X formations===
Cette alerte se déclenche lors de l'ajout d'une nouvelle formation à la liste des formations de la plateforme alors que l'abonnement ne le permet pas.

=Procédures de gestion des formations=

Chaque ligne d'item dispose, à sa gauche, d'une poignée de déplacement (icône représentant 4 flèches). Un item peut être rattaché à une seule phase ('''déplacement''') ou à plusieurs phases simultanément ('''ajout / lien''').

*[[#Afficher-le-contenu-d'une-formation|Afficher le contenu de la formation en question]]
*'''Glisser''' la ligne qui contient l'item à l'aide de la poignée de déplacement, soit à partir de la liste des items non affectés à la formation, soit à partir d'une des phases de la formation.
*'''Déposer''' la ligne dans la phase souhaitée :
**Si l'item est déposé '''dans la même phase''', il est simplement réordonné à sa nouvelle position.
**Si l'item est déposé '''dans une autre phase''', un menu contextuel s'affiche à l'endroit du dépôt et propose trois choix :
***'''Déplacer ici''' : l'item est retiré de sa phase d'origine et placé dans la phase cible.
***'''Ajouter à cette phase (garder dans l'actuelle)''' : l'item est ajouté à la phase cible '''tout en restant''' dans sa phase d'origine. L'item appartient alors à plusieurs phases.
***'''Annuler''' : le dépôt est annulé et l'affichage revient à son état initial.

*La colonne '''Rang''' des items est automatiquement mise à jour dans chaque phase concernée.
*Si l'item est le seul de sa phase, il est impossible de le déplacer, car le moteur ne permet pas de créer des phases sans contenu. Un message d'alerte s'affiche dans ce cas.

==Afficher le contenu d'une formation==
*'''Admin > Types d'activités > Formations > Actives'''
*Champ '''Formations''', sélectionner la formation concernée
Les items affectés à la formation s'affichent en-dessous la phase de formation à laquelle ils sont affectés et dans l'ordre dans lequel ils sont prévus être effectués.

La liste des items non affectés à la formations sont regroupés par ordre alphabétique en-dessous de la barre intitulée '''Items Non affectés à la formation'''.

==Ajouter une phase dans la formation==
*[[#Afficher-le-contenu-d'une-formation|Afficher le contenu de la formation en question]]
*Cliquer sur le bouton Ajouter symboliser par + à côté de l'une des phases
*Une formulaire pour saisir la phase s'affiche
*Saisir le nom de la phase
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
La nouvelle phase s'ajoute juste avant la ligne '''Items Non affectés à la formation'''.

==Créer une nouvelle formation==
*En haut à gauche, dans le cartouche '''Formation''' cliquer sur le bouton d'ajout '''+'''
*Saisir le nom de la formation souhaitée
*Cliquer sur le pictogramme '''Check''' verte pour enregistrer le nom ou bien sur la '''Croix''' rouge pour annuler la saisie

==Mettre en place une formation==
;Tutoriel vidéo
[https://www.youtube.com/watch?v=BpPGA6sSVi0 Paramétrer une formation]

;Procédure
#Attribuer le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-formations|Gestion des formations]] aux profils devant pouvoir construire une formation dans OpenFlyers.
#[[#Créer-une-nouvelle-formation|Créer une nouvelle formation]].
#[[#Ajouter-une-phase-dans-la-formation|Ajouter une phase dans la formation]].
#[[#Affecter-un-item-à-une-phase-de-la-formation|Affecter un item à une phase de la formation]]. Répéter cette action autant de fois qu'il y a d'items à rajouter.
#Une fois la formation créée, il faut :
#*Activer la saisie des formations en [[Gestion-des-types-d'activités#Typer-formation-un-type-d'activité|Typant formation un type d'activité]] correspondant à une formation.
#*Donner le droit [[Gestion-des-profils#Voir-les-suivis-de-formations|Voir les suivis de formations]] aux formateurs pour qu'ils puissent voir l'intégralité du contenu des livrets de progressions de tous les élèves.

Une fois une formation créée dans OpenFlyers, voici la liste des actions pour l'utiliser :
#[[Utilisation-des-formations#Saisir-un-suivi-de-formation|Saisir un suivi de formation]].
#[[Utilisation-des-formations#Signer-une-activité-formation|Signer une activité formation]] par le formateur.
#L'élève peut alors à son tour signer l'activité.

A tout moment, l'élève ou les formateurs ayant le droit de voir les suivis de formation peuvent [[Utilisation-des-formations#Consulter-le-livret-de-formation|Consulter le livret de formation]].

==Modifier une formation==
*Dans le cartouche '''Formation''' sélectionner la formation souhaitée. S'il y a déjà une formation de sélectionnée et qu'elle ne corresponde pas à celle que l'on souhaite éditer, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner une autre formation
*En haut à gauche, dans le cartouche '''Formation''' cliquer sur le bouton de modification (le pictogramme symbolisant un crayon)
*Modifier le nom de la formation
*Cliquer sur le pictogramme '''Check''' verte pour enregistrer le nouveau nom ou bien sur la '''Croix''' rouge pour annuler la modification

==Modifier une phase de la formation==
*[[#Visualiser-les-items-par-phase-pour-une-formation|Afficher les items par phase pour la formation en question]].
*Cliquer sur le bouton Modifier symboliser par le crayon à côté de la phase en question.
*Une formulaire pour saisie la phase s'affiche.
*Modifier le nom de la phase.
*Modifier le positionnement de la phase (le numéro de tri de la phase, qui détermine l'ordre d'affichage des phases dans la formation).
*Cliquer sur Enregistrer.

==Modifier un item de la phase de la formation==
*[[#Afficher-les-items-par-phase-pour-une-formation|Afficher les items par phase pour la formation en question]].
*Cliquer sur le bouton Modifier symbolisé par le crayon à côté de l'item de la phase.
*Un formulaire pour modifier l'item s'affiche.
*Modifier le rang de l'item. Ce rang correspond à la position de l'item dans sa '''première phase''' (indiquée entre parenthèses à côté du champ). Lorsque l'item appartient à plusieurs phases, seul son rang dans cette première phase est modifié ici ; son ordre dans les autres phases se règle par glisser-déposer (voir [[#Affecter-un-item-à-une-phase-de-la-formation|Affecter un item à une phase de la formation]]).
*Modifier le nom de l'item originel.
*Modifier le nom de l'item personnalisé (ce libellé personnalisé s'applique à '''toutes les phases''' auxquelles l'item est rattaché).
*Modifier le nombre de séances de l'item.
*Cliquer sur Enregistrer.

==Supprimer une phase de la formation==
*[[#Visualiser-les-items-par-phase-pour-une-formation|Afficher les items par phase pour la formation en question]].
*Cliquer sur le bouton Supprimer symbolisé par la poubelle à côté de la phase en question.
*La phase est supprimée et ses items en sont '''détachés''' (les items eux-mêmes ne sont pas supprimés). Un item qui n'appartient plus à aucune phase réapparaît dans la liste des items non affectés à la formation ; un item également rattaché à d'autres phases y reste présent.

==Supprimer un item de la phase de la formation==
*[[#Visualiser-les-items-par-phase-pour-une-formation|Afficher les items par phase pour la formation en question]].
*Cliquer sur le bouton Supprimer symboliser par la poubelle à côté de l'item de la phase.
*Si l'item concerné n'est pas utilisé dans les activités de formation, l'item est supprimé. En revanche, s'il est utilisé dans des activités de formation, un message d'alerte s'affiche pour en informer l'utilisateur.

=Procédures de gestion des programmes de formation=
==Afficher la liste des activités d'un programme==
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Formations > Programmes'''
*Dans le cartouche '''Formations''' sélectionner la formation souhaité. S'il y a déjà une formation de sélectionné et qu'elle ne correspond pas à celle que l'on souhaite, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner une autre formation
*Dans le cartouche '''Programmes''' sélectionner le programme souhaité. S'il y a déjà un programme de sélectionné et qu'il ne correspond pas à celui que l'on souhaite, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner un autre programme
*La liste des activités attribuées à un programme de formation s'affiche

==Ajouter une activité dans un programme==
*[[#Visualiser-la-liste-des-activités-d'un-programme|Afficher les activités d'un programme de formation en question]]
*Cliquer sur l'un des boutons '''+''' qui apparait en 1ère et dernière ligne du tableau affichant la liste des activités présentes dans un programme
*Une formulaire pour saisir une activité s'affiche
**Dans le premier champ Activité, sélectionner l'activité souhaitée. Il est possible d'intégrer plusieurs instances d'une même type d'activité dans un même programme.
**Dans le 2ème champ Durée en minutes, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de l'activité
**Dans le 3ème champ Durée pause après activité, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de la pause éventuelle
**Cliquer sur le bouton Enregistrer

==Créer un nouveau programme==
*En haut à gauche, dans le cartouche '''Programmes''' cliquer sur le bouton d'ajout '''+'''
*Saisir le nom du programme souhaité
*Cliquer sur le pictogramme '''Check''' verte pour enregistrer le nom ou bien sur la '''Croix''' rouge pour annuler la saisie

==Modifier un programme==
*Dans le cartouche '''Programme''' sélectionner le programme souhaité. S'il y a déjà un programme de sélectionné et qu'il ne correspond pas à celui que l'on souhaite éditer, Cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner un autre programme
*En haut à gauche, dans le cartouche '''Programmes''' cliquer sur le bouton de modification (le pictogramme symbolisant un crayon)
*Modifier le nom du programme
*Cliquer sur le pictogramme '''Check''' verte pour enregistrer le nouveau nom ou bien sur la '''Croix''' rouge pour annuler la modification

==Modifier une activité d'un programme==
*Cliquer sur le bouton de modification (le pictogramme symbolisant un crayon) de la colonne '''Actions''' à côté de l'activité en question.
*Une formulaire pour modifier l'activité s'affiche
**Dans le premier champ Activité, sélectionner l'activité souhaitée
**Dans le 2ème champ Durée en minutes, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de l'activité
**Dans le 3ème champ Durée pause après activité, sélectionner le multiple de 15 minutes correspondant à la durée de la pause éventuelle
**Cliquer sur le bouton Enregistrer

==Ordonner les activités dans un programme==
*Afficher le tableau du programme concerné en sélectionnant la formation et le programme souhaité
*Placer le pointeur de la souris au-dessus de l'activité à déplacer (le pointeur de la souris doit être une ''4 flèches'')
*Cliquer sur le bouton gauche de la souris et rester appuyé afin de '''Glisser''' la ligne
*'''Déplacer''' la souris vers le haut ou vers le bas en fonction de où on souhaite positionner l'activité en question dans le programme. Lors du déplacement la ligne de l'activité est sur fond bleu pour pouvoir la reconnaitre plus facilement
*'''Déposer''' la ligne dans le positionnement souhaitée.
*La colonne '''Ordre''' des activités du programme est automatiquement mise à jour.

==Supprimer un programme de formation==
*Dans le cartouche '''Programmes''' sélectionner le programme souhaité. S'il y a déjà un programme de sélectionné et qu'il ne correspond pas à celui que l'on souhaite éditer, il faut cliquer sur la croix à droite du nom qui apparait pour vider le cartouche et ainsi pouvoir sélectionner un autre programme
*Cliquer sur le bouton supprimer (le pictogramme symbolisant une poubelle)
*Une fenêtre contextuelle s'affiche au bout de quelques secondes avec le message "Etes-vous sûr de vouloir supprimer cet item ?"
*Cliquer sur '''OK'''
*Le programme de formation est supprimé s'il n'y a aucune dépendance identifiée
*En cas de dépendance non liée aux réservations:
**Pour les problèmes bloquants, un message d'alerte rouge est affiché
**Pour les problèmes non bloquants, un message d'alerte orange apparaît, offrant la possibilité de forcer la suppression (ce qui entraîne la suppression de toutes les dépendances associées à ce programme)
*En cas de dépendance liées aux réservations:
**Si les réservations sont prévues à l'avenir, un message d'alerte bloquant est affiché
**Si les réservations sont passées, un message d'alerte orange est affiché avec la possibilité de forcer la suppression

==Supprimer Une activité d'un programme de formation==
*[[#Visualiser-la-liste-des-activités-d'un-programme|Afficher les activités d'un programme de formation en question]]
*Cliquer sur le bouton supprimer (le pictogramme symbolisant une poubelle) de la colonne Actions à côté de l'activité en question.
*Une fenêtre contextuelle s'affiche au bout de quelques secondes avec le message "Etes-vous sûr de vouloir supprimer cet item ?"
*Cliquer sur '''OK'''

Utilisation des formations

2026-07-24T15:33:36Z

Ozerhouni:

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations sur l'utilisation du module de suivi des formations.

[https://youtu.be/zHD3c7rUKPw Vidéo tutorielle pour utiliser le livret de formation]

Le paramétrage du module est décrit dans la page [[Gestion des formations]].

L'utilisation du module de suivi des formations est constitué de plusieurs interfaces qui sont centrées autour du livret de formation d'un utilisateur.

Un item peut être rattaché à '''plusieurs phases''' de la formation (voir [[Gestion-des-formations#Affecter-un-item-à-une-phase-de-la-formation|Affecter un item à une phase]]). Dans ce cas, il apparaît dans chacune de ces phases — que ce soit dans le livret de formation, le suivi de formation, le tableau de synthèse ou lors de la saisie d'un suivi — et il est pris en compte dans la progression de chacune de ces phases.

Une chronologie possible d'utilisation est la suivante :

*Un formateur prend en compte un nouvel élève et souhaite savoir où il en est. Pour cela, il va [[#Consulter-le-tableau-de-synthèse-du-livret-de-progression|Consulter le tableau de synthèse du livret de progression]]. Cela permet au formateur de connaitre le niveau général atteint par l'élève, c'est à dire dans quelle phase il se trouve en regardant les "barres de progression" pour chaque phase et de connaitre de façon synthétique les items vus et/ou maitrisés pour chaque phase
*Ensuite, il peut aller [[#Consulter-le-livret-de-formation|consulter le livret de formation]] qui contient un affichage par leçon effectuée avec le détail de chaque item/commentaire saisi par les formateurs précédents
*Enfin, il peut avoir une idée de ce qui est prévu d'être vu en allant dans [[#Saisir-un-suivi-de-formation|Saisir un suivi de formation]]. Cette interface contient 2 types d'affichage :
**L'affichage qui s'affiche par défaut : il permet de consulter ce qui a été fait lors de la dernière séance (partie gauche), de compulser les dernières leçon, en revenant en arrière. En partie droite, apparait ce qui est proposé d'être vu au cours de la prochaine séance : seuls les items qui n'ont pas été traités ou qui ont été reportés apparaissent. Les items qui apparaissent sont dans l'ordre chronologique du programme de formation. l est également possible de choisir le niveau à afficher à partir des quatre ronds gris représentant les différents niveaux dans la colonne '''Items à voir'''.
**L'affichage pour saisir la leçon du jour. Cet affichage apparait directement après avoir [[Gestion-des-activités#Saisir-une-activité|saisi l'activité]] ou en cliquant sur l'un des '''vols sans saisie de progression'''. L'affichage contient la liste intégrale de la formation dans l'ordre du programme de formation. Il faut alors sélectionner les items vus au cours de la séance, cliquer sur le bouton enregistrer, pour ensuite compléter la leçon du jour.
A noter que si avant la séance, en consultant le livret de formation, le formateur a sélectionner des items à voir, il les retrouve sélectionnés dans la page de saisie de la leçon du jour.
*Une fois que la leçon a été saisie, le formateur peut [[#Signer-une-activité-formation|signer la leçon]]. A ce stade, le contenu de la leçon n'est plus modifiable. L'élève peut signer à son tour.

=Changer la langue d'affichage des items d'une formation=
Pour changer la langue d'affichage des items il faut [[Fiche-personnelle#Changer-sa-langue|changer la langue d'utilisateur connecté]].

=Consulter le livret de formation=
Pour consulter le suivi de formation : '''Planning > Activités > FORMATION > Livret'''.

'''L'interface est divisée en deux parties :'''

*'''La première partie se compose de cinq blocs :'''
**Un bloc '''Elève''' permet de sélectionner un élève par le biais d'une liste déroulante intitulée '''Elève''':
***Chaque Elève peut consulter uniquement son propre livret de progression
***Pour pouvoir consulter les livrets de progression de tout le monde, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Voir-les-suivis-de-formations|Voir les suivis de formations]]
**Un bloc '''Formation''' permet de sélectionner une [[Gestion-des-formations|formation]] par le biais d'une liste déroulante intitulée '''Formation'''.
**Un bloc '''Tableau de synthèse''' permettant de rediriger vers la page [[#Consulter-le-tableau-de-synthèse-du-livret-de-progression|Tableau de synthèse du livret de progression]]
**Un bloc '''Saisir une formation''' permettant de rediriger vers la page [[#Saisir-un-suivi-de-formation|Saisir un suivi de formation]]
**Un bloc '''Phase''' permet de situer la progression de l'élève dans sa formation. Il y est indiqué le numéro, le nom et le pourcentage de progression de la phase dans laquelle se trouve actuellement l'élève pour la formation sélectionnée précédemment. La phase actuelle correspond à la phase du premier ''item à effectuer'' (Les items dont le nombre de séances effectuées est inférieur au nombre de séances prévues par la [[Gestion-des-formations|formation]]) suivant l'ordre prescrit par le programme de formation. Lorsque cet item appartient à plusieurs phases, c'est la première de ces phases (dans l'ordre des phases de la formation) qui est retenue.
**Un bloc '''Activités non saisies''' permet de visualiser rapidement les vols renseignés pour lesquels aucune progression n'a été renseignée, chaque vol est intitulé par sa date de départ et l'instructeur (si disponible). Il est possible de faire défiler les différents vols grâce aux flèches sur le côté. Il est possible d'afficher que les vols qui concernent l'instructeur connecté en cochant la case '''uniquement les siennes'''. Il est possible de renseigner un vol en cliquant sur la date correspondante, la page de [[#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] correspondante apparaîtra.

*'''La deuxième partie se compose d'une liste des tableaux qui affichent l'historique des précédentes séances de l'élève pour la formation précédemment sélectionnée.'''
*Les tableaux sont colorés en fonction de l'état de signature de l'item :
**En jaune, si l'item n'a pas encore été signé par l'instructeur.
**En vert, si l'item a été signé par l'instructeur mais pas encore par l'élève.
**En bleu, si l'item a été signé à la fois par l'instructeur et par l'élève.
*Chaque séance se compose de la manière suivante :
**'''La date''' à laquelle s'est déroulée la séance.
**'''Le nom et le prénom de l'instructeur''' qui a encadré la séance.
**'''Les items''' vus durant la séance.
**'''Les commentaires''' associés aux items dans le cas où l'instructeur en a renseigné (optionnel)
**'''Le nombre de séances''' effectuées, par item, par rapport au nombre de séances prévues selon le programme de formation.
**'''Le niveau''' atteint par items lors de cette séance. Le niveau est représenté par 4 cercles (Présentation - En cours d'acquisition - A consolider - Acquis). Les cercles pleins, noirs, représentent le niveau atteint.
**'''Le commentaire général''' de la séance.
**'''L'état de signature de la séance'''. Chaque séance doit être signée par l'instructeur qui a encadré la séance et l'élève concerné. Tant que la séance n'a pas été signée par l'instructeur, elle peut être modifiée grâce à l'icone crayon "modifier". Une fois la signature faite, il n'est alors plus possible de modifier la séance. La signature de l'instructeur permet de débloquer la signature de l'élève.

=Consulter le suivi de formation=
L'interface est divisée en trois parties :
;La première partie se compose de quatre blocs
*Un bloc '''Elève''' permet de sélectionner un élève par le biais d'une liste déroulante intitulée '''Elève''':
**Chaque Elève peut consulter uniquement son propre livret de progression
**Pour pouvoir consulter les livrets de progression de tout le monde, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Voir-les-suivis-de-formations|Voir les suivis de formations]]
*Un bloc '''Formation''' permet de sélectionner une [[Gestion-des-formations|formation]] par le biais d'une liste déroulante intitulée '''Formation'''.
*Un bloc '''Tableau de synthèse''' permettant de rediriger vers la page [[#Consulter-le-tableau-de-synthèse-du-livret-de-progression|Tableau de synthèse du livret de progression]]
*Un bloc '''Phase''' permet de situer la progression de l'élève dans sa formation. Il y est indiqué le numéro, le nom et le pourcentage de progression de la phase dans laquelle se trouve actuellement l'élève pour la formation sélectionnée précédemment. La phase actuelle correspond à la phase du premier ''item à effectuer'' (Les items dont le nombre de séances effectuées est inférieur au nombre de séances prévues par la [[Gestion-des-formations|formation]]) suivant l'ordre prescrit par le programme de formation. Lorsque cet item appartient à plusieurs phases, c'est la première de ces phases (dans l'ordre des phases de la formation) qui est retenue.
*Un bloc '''Activités non saisies''' permet de visualiser rapidement les vols renseignés pour lesquels aucune progression n'a été renseignée, chaque vol est intitulé par sa date de départ et l'instructeur (si disponible). Il est possible de faire défiler les différents vols grâce aux flèches sur le côté. Il est possible d'afficher que les vols qui concernent l'instructeur connecté en cochant la case '''uniquement les siennes'''. Il est possible de renseigner un vol en cliquant sur la date correspondante, la page de [[#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] correspondante apparaît.

;La deuxième partie se compose d'un premier tableau qui affiche l'historique des précédentes séances de l'élève pour la formation précédemment sélectionnée
*Les tableaux sont colorés en fonction de l'état de signature de l'item :
**En jaune, si l'item n'a pas encore été signé par l'instructeur.
**En vert, si l'item a été signé par l'instructeur mais pas encore par l'élève.
**En bleu, si l'item a été signé à la fois par l'instructeur et par l'élève.
*Il est possible de naviguer de séance en séance via les flèches sur les côtés.
*Chaque séance se compose de la manière suivante :
**'''La date''' à laquelle s'est déroulée la séance.
**'''Le nom et le prénom de l'instructeur''' qui a encadré la séance.
**'''Les items''' vus durant la séance.
**'''Les commentaires''' associés aux items dans le cas où l'instructeur en a renseigné (optionnel)
**'''Le nombre de séances''' effectuées, par item, par rapport au nombre de séances prévues selon le programme de formation.
**'''Le niveau''' atteint par items lors de cette séance. Le niveau est représenté par 4 cercles (Présentation - En cours d'acquisition - A consolider - Acquis). Les cercles pleins, noirs, représentent le niveau atteint.
**'''Le commentaire général''' de la séance.
**'''L'état de signature de la séance'''. Chaque séance doit être signée par l'instructeur qui a encadré la séance et l'élève concerné. Tant que la séance n'a pas été signée par l'instructeur, elle peut être modifiée grâce à l'icone crayon "modifier". Une fois la signature faite, il n'est alors plus possible de modifier la séance. La signature de l'instructeur permet de débloquer la signature de l'élève.
**'''Livret de formation''': un bouton permet d'accéder à la page de [[#Consulter-le-livret-de-formation|livret de formation]] pour l'élève sélectionné et la formation sélectionnée.

;La troisième partie se compose d'un deuxième tableau qui affiche les items des séances à venir
*Le tableau est composé de quatre colonnes :
**Une colonne de sélection '''Sélectionner les 4 premiers''' qui permet à l'instructeur de sélectionner rapidement les quatre premiers items de la liste qu'il souhaite voir aujourd'hui. Chaque item peut également être sélectionné individuellement. Cette fonction permet un gain de temps lors de la saisie de progression d'un vol en sélectionnant à l'avance les items à voir.
**Une colonne '''Item''' divisée en trois parties :
***'''Items reportés pour cette séance''' : liste les items à voir à la prochaine séance selon la demande du précédent instructeur.
***'''Items reportés plus tard''' : liste les items à voir aux prochaines séances selon la demandes des précédents instructeurs.
***'''Items prévus par la suite de la formation''' : liste tous les items dans la suite logique de la formation.
***Si aucun item n'a été sélectionné pour être reporté, alors, par défaut, seule la partie '''Items prévus pat la suite de la formation''' est présente. Les deux autres parties sont visibles à partir du moment où au moins un item y est présent.
**Une colonne '''Séance''' qui représente le nombre de séances effectuées, par item, par rapport au nombre de séances prévues selon le programme de formation.
**Une colonne '''Niveau''' qui représente le dernier niveau atteint par item. Le niveau est représenté par 4 cercles (Présentation - En cours d'acquisition - A consolider - Acquis). Les cercles pleins, noirs, représentent le niveau atteint.

= Consulter le tableau de synthèse du livret de progression=
Le tableau de synthèse présente tous les items d'un élève spécifique dans une formation donnée, organisés par phase. Il indique le niveau de chaque item ainsi que la progression de chaque phase.

Le tableau est accessible depuis :
*Planning > Activités > Formations > '''Synthèse'''
*Planning > Activités > Formations > '''Livret'''
**En cliquant sur le bouton '''Aller au tableau de synthèse'''
*Planning > Activités > Formations > '''Saisir'''
**En cliquant sur le bouton '''Aller au tableau de synthèse'''

L'interface est composée de deux parties:

*'''La première partie se compose de trois blocs :'''
**Un bloc '''Elève''' qui permet de sélectionner un élève par le biais d'une liste déroulante intitulée '''Elève''':
***Chaque Elève peut consulter uniquement son propre livret de progression
***Pour pouvoir consulter les livrets de progression de tout le monde, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Voir-les-suivis-de-formations|Voir les suivis de formations]]
**Un bloc '''Formation''' qui permet de sélectionner une [[Gestion-des-formations|formation]] par le biais d'une liste déroulante intitulée '''Formation'''.
**Un bloc '''Livret de formation''' contenant un bouton renvoyant au [[#Consulter-le-livret-de-formation|livret de progression]].
**Un bloc '''Saisir une formation''' contenant un bouton renvoyant au [[#Saisir-un-suivi-de-formation|Saisir un suivi de formation]].

*'''La deuxième partie se compose d'une liste de plusieurs blocs représentant les différentes phases de la formation :'''
**Le bloc est composé d'un '''titre''': Le nom de la phase
***En noir si la phase est complètement acquise (tous les items de la phase sont validés)
***En vert et en ''italique'' si au moins un item n'est pas terminé
**Une '''barre de progression''' : elle correspond au pourcentage des items validés
**Un '''bouton''' permettant de masquer ou d'afficher le tableau contenant les différents items et leurs niveaux. Laissant le '''titre''' de la phase et '''la barre de progression''' visible.
***'''-''' : Masquer
***'''+''' : Afficher
**Un '''tableau''' contenant les différents items de chaque phase ainsi que leurs niveaux. Les items et les niveaux associés sont représentés comme suit:
***En vert et en ''italique'', si le niveau de l'item est inférieur à 3
***En noir, si le niveau est égal à 3

=Saisir un suivi de formation=
Voir également [[Gestion-des-formations|Gestion des formations]].

Cette action peut s'effectuer depuis une simple connexion utilisateur à condition que la personne dispose du droit de [[#Saisie-d'une-activité|saisir une activité]].

Le formulaire de suivi de formation s'affiche à la suite de la [[#Saisir-une-activité|saisie]] d'une [[Gestion-des-types-d'activités#Typer-formation-un-type-d'activité|activité typée formation]].

Le formulaire de suivi de formation n'est éditable que par les personnes ayant participé à l'activité à savoir l'élève et le formateur. L'objectif de permettre à l'élève de pouvoir éditer le suivi de formation est en fait de permettre au formateur de gagner du temps. Ainsi, il peut laisser l'élève se connecter à OpenFlyers pour saisir l'activité et ensuite il prend la main, toujours connecté avec l'identifiant de l'élève, pour saisir le suivi de formation. Il peut même déléguer à l'élève une pré-saisie de la formation en lui demandant de renseigner les thèmes abordés au cours de l'activité.

'''Le point clé réside dans le fait qu'une saisie de formation n'est réputée remplie par le formateur qu'une fois que ce dernier l'a signé'''. Seul le formateur ayant effectué la formation peut [[#Signer-une-activité-formation|signer le suivi de formation]] concerné.

*'''La première partie du formulaire récapitule l'activité effectuée avec les informations suivantes :'''
**Nom de la ressource
**Date de départ
**Durée de l'activité
**Nom et prénom de l'élève
**Nom et prénom de l'instructeur
**Types d'activités
**Un bloc '''Formations''' permet de sélectionner la formation en cours pour ce vol par le biais d'une liste déroulante nommée '''Formations'''.
**Un interrupteur '''Items prévus seulement''':
***Lorsque cet interrupteur est activé, seuls les items sélectionnés (cochés) sont affichés. Cela inclut les items vus pendant le vol, ceux à revoir lors de la prochaine séance et ceux à revoir ultérieurement.
***Lorsqu'il est désactivé, tous les items sont visibles, qu'ils soient cochés ou non.
**Un interrupteur '''Items de niveau 4''':
***Si cet interrupteur est activé, tous les items, y compris ceux de niveau 4, sont affichés.
***S'il est désactivé, les items de niveau 4 sont exclus de l'affichage.
''Remarque'': Lorsque l'interrupteur '''Items prévus seulement''' est activé, l'interrupteur '''Items de niveau 4''' est automatiquement désactivé.

*'''La seconde partie du formulaire permet la saisie du suivi de la formation :'''
*Le tableau est le même que celui présent à droite sur [[#Consulter-le-suivi-de-formation|l'interface du suivi de formation]]. Deux colonnes ont été ajoutées.
*Le tableau se compose de six colonnes :
**Une colonne de '''Sélection''' qui permet de sélectionner les items vus lors du vol. Le bouton '''"Sélectionner les 4"'''permet de sélectionner rapidement les quatre premiers items de la liste. Chaque item peut également être sélectionné individuellement. Cette fonction permet un gain de temps lors de la saisie de progression d'un vol en sélectionnant à l'avance les items à voir. Cette fonction se retrouve également dans le tableau de [[#Consulter-le-suivi-de-formation|l'interface du suivi de formation]], dans ce cas, les items sont lors présélectionné pour gagner du temps et ne pas avoir à re sélectionner les items.
**Une colonne '''Item''' qui liste l'ensemble des items à voir durant la formation. Un commentaire peut être ajouté individuellement pour chaque item grâce à l'icon de communication situé à droite du nom de l'item. En cliquant sur l'icon associé à l'item, un champ texte apparait, il permettra ainsi d'ajouter un commentaire. Seuls les items sélectionnés peuvent bénéficier de commentaires.
**Une colonne '''Séance''' qui représente le nombre de séances effectuées, par item, par rapport au nombre de séances prévues selon le programme de formation. Lorsqu'un item est sélectionné, un '''+1''' apparait, ce +1 correspond à la séance actuellement saisie.
**Une colonne '''Niveau''' qui affiche le niveau précédemment atteint par l'élève. Le niveau est déterminé par 4 ronds gris pour représenter les différents niveaux : Présentation - En cours d'acquisition - A consolider - Acquis. Le niveau précédent est affiché en gris, le niveau actuellement sélectionné est en noir. Par défaut, dès qu'un item est coché dans l'une des colonnes ('''Sélectionner les 4''', '''Le revoir à la prochaine séance''', '''Le revoir plus tard''') le niveau précédemment atteint est automatiquement sélectionné (les ronds gris deviennent noirs et ne peuvent pas être décochés). Seuls les items sélectionnés peuvent bénéficier d'une mise à jour du niveau.
**Une colonne '''Le revoir à la prochaine séance''' qui permet de sélectionner un item pour le revoir lors de la prochaine séance. Il est possible que la case soit déjà cochée, c'est-à-dire que l'item avait déjà été définit comme étant à revoir pour la prochaine séance. Il est possible de mettre à jour ce renseignement en cochant ou en décochant la case.
**Une colonne '''Le revoir plus tard''' qui permet de sélectionner un item pour le revoir plus tard. Il est possible que la case soit également déjà cochée, c'est-à-dire que l'item avait déjà était définit comme étant à revoir plus tard. Il est possible de mettre à jour ce renseignement en cochant ou en décochant la case.
**Il n'est possible d'effectué qu'une sélection à la fois sur l'ensemble de l'interface. Ainsi, si l'item est sélectionné ou défini comme '''à revoir plus tard''' alors il n'est plus possible d'indiquer cet item comme '''à revoir pour la prochaine séance'''.

*'''À la fin du tableau, il est possible de saisir un commentaire général.'''
**La modification du commentaire général n'est prise en compte que si au moins un item est sélectionné lors de l'enregistrement.
*Enfin, cliquez sur le bouton '''Enregistrer''' pour enregistrer en base de données les items sélectionnés. Si des vols sans saisie de formation sont présents, vous pouvez également cliquer sur le bouton '''Enregistrer et passer au suivant''' pour enregistrer en base de données les items sélectionnés et passer au formulaire du prochain vol enregistré sans saisie de progression.

Les saisies de progression sont consultables dans la [[#Consulter-le-suivi-de-formation|page du suivi de formation]].

La saisie doit être [[#Signer-une-activité-formation|signée]] par l'instructeur ayant effectué l'activité de formation. Tant que la séance n'est pas signée par l'instructeur, il est toujours possible de la modifier en se rendant sur la page du '''carnet de vol''' ou la page du '''carnet de route''' et en appuyant sur le bouton '''contenu''' puis sur le bouton '''modifier''' (représentée par l'icon crayon). Une fois signée, il n'est plus possible de modifier les saisies.

=Signer une [[Gestion-des-types-d'activités#Ajouter-un-type-d'activité|activité formation]]=

Cette action ne peut s'effectuer que depuis le compte de l'instructeur qui est en place droite sur l'activité.

Procédure pour signer une ou plusieurs activités formation :
*Aller sur la page '''Planning > Activités > Formation > Saisir'''.
*Plusieurs filtres sont disponibles permettant d'afficher les activités formation en attente de rédaction, rédigées ou signées. Par défaut les activités formation en attente de rédaction et rédigées sont affichées.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Signer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Lorsque le formateur confirme l'action de signer, le logiciel horodate la signature et enregistre son nom. Une fois l'activité formation signée, il apparait dans la colonne ''Signature'' de l'activité le texte suivant : ''Signé par (nom du formateur) le (date et heure)''.

L'élève peut alors à son tour signer l'activité.

Gestion de la comptabilité côté utilisateur

2026-07-14T14:58:15Z

Ozerhouni: /* Extrait de compte */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion de la comptabilité côté utilisateur''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Alertes générées lors de [[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'écritures_comptables|saisie d'écritures comptables]]=

==Les comptes n'ont pas la même comptabilité==

Cette alerte apparait lors d'une [[Comptabilité#Comptabilités_multiples|comptabilité multiple]] : Le compte débité et le compte crédité doivent être issues de la même comptabilité.

=Consulter son compte ou celui d'un tiers=
Pour consulter son propre compte :
*'''Planning > Comptes > Extrait de compte... > "le nom de son compte"''' ou depuis le raccourci présent en en-tête de chaque page (juste en dessous du menu).

Pour consulter le compte d'un tiers, il faut disposer de [[Gestion des profils#Comptes|l'un de ces droits]] : [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|'''Gestion des comptes''']], [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes|'''Voir les comptes''']] ou [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes-utilisateurs|'''Voir les comptes utilisateurs''']].
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' et cliquer sur la loupe du compte que l'on souhaite consulter.

=Consulter une [[Écritures comptables#Facture-client|facture client]] ou un reçu d'encaissement=

Pour consulter une facture client ou un reçu d'encaissement, il faut :
*Aller sur [[#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|le compte concerné]]
*Cibler l'écriture recherchée
*Colonne [[#Colonne-Numéro-de-pointage,-facture-ou-reçu|'''Numéro de pointage, facture ou reçu''']], cliquer sur l'icône correspondante de la facture ou du reçu

=Créditer son compte utilisateur=
Un utilisateur, qui dispose du droit [[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], peut le créditer :
*Soit par '''Planning > Comptes > Actions > Approvisionner'''
*Soit par '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir''' s'il dispose de droits de gestion
*Soit en affichant un extrait de son compte utilisateur et cliquer sur le bouton '''Approvisionner''' situé en bas à droite de l'affichage de son compte à droite de la ligne du solde de compte.
Si l'utilisateur arrive sur le formulaire de saisie d'encaissement depuis un extrait de compte utilisateur, alors le compte à créditer par défaut porte le nom de l'utilisateur du compte depuis où la personne a cliqué.
*Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], choisir dans le champ '''Encaissement de l'utilisateur''' le nom de l'utilisateur concerné
*Si l'utilisateur dispose de plusieurs comptes sur lesquels il peut effectuer son encaissement (défini par le droit [[Gestion-des-profils#Compte-sur-lequel-un-utilisateur-peut-agir|Compte sur lequel un utilisateur peut agir]]), choisir dans le champ '''Compte à créditer''' le nom du compte concerné
*Dans le champ '''Type de règlement''', sélectionner le type de règlement
*Si vous effectuez un paiement avec une remise à une personne physique, vous devez préciser le nom de cette personne dans le champ '''Personne qui reçoit'''
*Dans le champ, montant indiquer le montant de votre paiement.
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Dans le cas où le type de paiement est un paiement par carte bancaire en ligne mis en place par votre structure, alors êtes redirigé sur le terminal de paiement électronique de la banque de votre structure. Il vous faut alors saisir les informations de votre carte bancaire. Il est possible que le terminal de paiement électronique supporte le "[[Wikipedia-fr:3-D_Secure|3-D Secure]]" qui implique un contrôle renforcé. Dans ce cas, c'est votre propre banque qui vous demandera des informations complémentaires pour confirmer que c'est bien vous qui êtes à l'origine de la demande de paiement par carte bancaire.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email vous sera automatiquement envoyé par OpenFlyers avec en pièce-jointe votre reçu au format PDF]].

=Extrait de compte=
'''OpenFlyers''' offre la possibilité à un utilisateur de consulter des extraits de compte : C'est un rapport permettant de visualiser le détail des écritures comptables effectuées sur une période (une année complète ou un mois d'une année) d'un compte ou de tous les comptes d'une comptabilité donnée. Si la gestion des budgets est activée, il est possible de filtrer l'affichage des écritures selon les budgets.

L'extrait de compte est accessible depuis :
**Le bandeau des soldes de chaque compte sous le menu
** '''Planning > Comptes > Extrait de compte...''' puis sélectionner un compte
** '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' puis cliquer sur l'icône '''Extrait de compte''' du compte
** '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' puis cliquer sur l'icône '''Extrait de compte''' du compte
** '''Gestion > Comptes > Comptes > ... ''', sélectionner une catégorie de compte puis cliquer sur l'icône '''Extrait de compte''' du compte
** '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements''' ou '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher''', pour visualiser ces pages il faut posséder le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]], [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes|Voir les comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]]

Dès qu'il y a plus de 50 écritures à afficher pour un extrait de compte, la liste des écritures est paginée pour afficher 50 écritures par page.

'''Note :''' lorsque l'interrupteur '''Lettrage''' est activé et que l'interrupteur '''Afficher les entrées lettrées''' est désactivé, les écritures déjà lettrées sont exclues de la liste : la pagination ne porte alors que sur les écritures restant à lettrer. Le nombre de pages peut donc diminuer au fur et à mesure des lettrages.

Lorsqu'une écriture est validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en noir gras.

Lorsqu'une écriture est non validée, les montants au débit et au crédit sont affichés en vert gras. En fonction du [[Gestion des profils|profil et de ses droits]], dans la colonne '''Actions''', des icônes peuvent apparaitre pour modifier ou supprimer une écriture non validée selon [[Gestion des écritures comptables#Types_d'écritures_comptable_générées_par_OpenFlyers|le type d'écriture comptable qui est générée]].

En bas du tableau, en fonction du [[Gestion des profils|profil et des droits]] de l'utilisateur, les boutons suivants peuvent être présents :
*'''Saisir un encaissement''' : accès au formulaire de [[#Créditer-son-compte-utilisateur|saisie d'encaissement]]. Ce lien apparaît uniquement dans les extraits de comptes-utilisateurs.
*'''Saisir un flux''' : accès au formulaire de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisie d'un flux]].

En haut du tableau, plusieurs filtres et options sont disponibles, variant selon l'interface affichée :

;Pour les extraits de comptes (Utilisateurs, Ressources, etc.)
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône dans la colonne '''Numéro de pointage, facture et/ou reçu''' permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Interrupteur '''UTC''' : permet d'afficher les horodatages en UTC à côté de l'heure locale.
*Interrupteur '''Afficher les entrées lettrées''' : permet d'afficher également les écritures déjà lettrées. Cet interrupteur n'est visible que lorsque l'interrupteur '''Lettrage''' est activé, car il n'a d'effet que dans ce mode.
*Bouton '''Lettrer automatiquement les écritures du compte pour la période sélectionnée''' : permet de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer]] toutes les écritures de la période en un seul clic.

==Colonne Lettrage==
L'interrupteur '''Lettrage''' active le mode de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrage manuel]]. Lorsqu'il est activé :
*une case à cocher apparaît dans la colonne '''Lettrage''' pour chaque écriture non lettrée ;
*une icône de suppression apparaît pour chaque écriture déjà lettrée, permettant de supprimer son lettrage ;
*l'interrupteur '''Afficher les entrées lettrées''' devient visible ;
*deux icônes '''Tout cocher''' et '''Tout décocher''' apparaissent, permettant de sélectionner ou désélectionner d'un seul clic toutes les écritures de la page affichée.

'''NB:''' l'état de l'interrupteur '''Lettrage''' est mémorisé par utilisateur. Il est donc conservé lors des changements de page et reste actif d'une session à l'autre, y compris après une déconnexion / reconnexion. Pour revenir à un affichage sans les éléments de lettrage, il faut désactiver explicitement l'interrupteur.

==Colonne Numéro de pointage, facture ou reçu==
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Écritures comptables#Facture-fournisseur|facture fournisseur]], la colonne affiche le numéro de pointage.
*Lorsque l'écriture est liée à une [[Écritures comptables#Facture-client|facture client]] :
**Si l'utilisateur dispose de [[Gestion des profils#Comptes|l'un de ces droits]] : [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|'''Gestion des comptes''']], [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes|'''Voir les comptes''']] ou [[Gestion-des-profils#Voir-les-comptes-utilisateurs|'''Voir les comptes utilisateurs''']] ou que la facture à afficher '''lui est destinée''' :
***Pour une écriture non-validée, la colonne affiche les icônes [[File:IconHTML.png|16.png]] qui amènent aux factures pro-format associées.
***Pour une écriture validée, la colonne affiche les icônes [[File:IconPDF.png|16.png]] qui amène aux factures PDF associées avec le numéro de facture/reçu.
***Si l'interrupteur '''Afficher le bouton de régénération de facture''' est activé et que l'écriture est validée, la colonne affiche [[File:RegenerateInvoice.png|frameless|16x16px]] qui amène à régénérer les factures associées depuis zéro et d'écraser l'ancienne facture générée associée.
**Dans le cas contraire, ce sont les numéros des factures qui sont affichés à la place des icônes.

La colonne affiche "--" lorsqu'il s'agit d'une écriture :
* D'[[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|encaissement client]].
* De [[Écritures comptables#Les-4-grands-types-d'écritures|flux]].
* De [[Écritures comptables#Facture-client|facture client]] n'ayant pas de facture associée.

=Imprimer un extrait de compte=
*Afficher l'extrait de compte souhaité
*[[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|Imprimer avec la commande du navigateur]]

=Transférer de l'argent=
Selon les droits accordés aux utilisateurs par la structure, il peut être possible d'effectuer un transfert d'argent depuis son compte vers le compte d'un autre utilisateur en suivant la procédure suivante :
*'''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''
*Dans le champ '''Compte à créditer''' choisir le nom de la personne concernée
*Dans le champ '''Montant''', saisir le montant que l'on souhaite transférer
*Remplir éventuellement le champ '''Commentaires'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' : '''Attention''' cette opération est irrévocable et une fois que vous aurez validé, il ne sera pas possible de supprimer le virement. Si vous souhaitez faire annuler l'opération il faudra contacter la personne recevant l'argent pour qu'elle fasse à son tour un transfert sur votre compte.

Si le message d'alerte '''Le solde du compte après opération serait inférieur au minimum autorisé (X) pour un transfert''' apparait alors cela signifie qu'une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et que vous ne disposez pas d'un solde suffisant.

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2026-06-22T09:00:44Z

Ozerhouni:

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :

*Horodatages de parc (bloc)
** %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime d'arrivée au parc (poussée du nez au parking)
** %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de départ du parc (début de la poussée arrière)

*Horodatages moteur
** %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime de démarrage moteur
** %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime d'arrêt moteur

*Horodatages système électrique principal
** %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime d'activation du système électrique principal
** %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime de désactivation du système électrique principal

*Horodatages vol
** %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
** %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation''':
****Formule par défaut: <code> formatDate('yyyy-MM-dd HH:mm:ss', roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60))</code>
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_OFFMAIN_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60)</code>
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_LANDING_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_TAKEOFF_DATE'),60)</code>
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource '''Gestion > Ressources > Actives'''
** [[Gestion-des-ressources#Saisir-le-numéro-de-ressource-pour-l'API-de-geolocalisation|Configurer le numéro de l'API de géolocalisation pour les ressources]].
** Renseigner :
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

L'interfaçage Foxtrot Aviation fonctionne en mode "push" : Foxtrot Aviation envoie une notification à OpenFlyers lorsqu'un ou plusieurs vols sont disponibles pour un aéronef.

OpenFlyers reçoit la demande (avec le code de l'aéronef / planeCode) puis lance l'import des vols.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation.

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Présentation d'OpenFlyers 4

2026-06-15T15:48:45Z

Ozerhouni: /* Bouton retour */

__TOC__

=Migrer vers OpenFlyers 4=
==Les nouveautés de la version 4==
OpenFlyers repense son interface avec la version 4 afin d'offrir un confort d'utilisation pour les utilisateurs disposant d'écran à forte résolution ou d'écrans tactiles.

Ainsi, la version 4 est prévue être accessible via trois interfaces graphiques différentes :
*L'[[#Appli-OpenFlyers|appli téléchargeable]] (actuellement en développement).
*L'[[#Interface-dynamique|interface dynamique]] (en version alpha)
*L'[[#Interface-légère|interface légère]] qui correspond à l'interface historique d'OpenFlyers qui a fait son succès et qui a été rafraichie pour l'occasion afin de garder un caractère moderne tout en maintenant sa légèreté qui lui permet d'être facilement utilisable dans des lieux où le débit du réseau est limité.

Outre ses nouvelles interfaces, OpenFlyers 4 offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités et continue de s'enrichir au fil des semaines en fonction des demandes de ses clients. Notamment le stockage des validités permet aux organismes ATO ou DTO de dématérialiser l'archivage des documents associés à certaines validités des utilisateurs tout en étant conforme à la réglementation.

De nombreuses nouvelles fonctionnalités sont disponibles. Il est possible de retrouver la liste complète dans l'historique des versions :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Historique-des-versions

==Tester la version 4 avant de migrer==
Il est possible pour les clients sous version 3.6 de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|créer automatiquement une recopie de leur base de données sur une plateforme OF4]] pour pouvoir la découvrir et la tester avant de passer en production dessus.

Pour les autres clients, il suffit d'aller sur une plateforme de démonstration :
https://openflyers.com/fr/etudes-cas

==Demander à migrer vers la version 4==
Les clients disposant d'une plateforme OpenFlyers sous une ancienne version et souhaitant migrer vers la version 4 peuvent le faire très simplement en effectuant les actions suivantes :
*Uniquement pour les clients First-Price : créer et payer la facture de 100 € HT de demande de migration dans l'espace client https://client.openflyers.com
*Pour tous les clients : envoyer un email à OpenFlyers en tant qu'[[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] de sa structure et demandant la migration.

Dans l'email, il faut préciser s'il faut activer l'interface dynamique qui est, pour le moment, en version "alpha".

En général, la migration est effectuée la semaine suivant la demande sauf le vendredi et de préférence le lundi.

'''Attention''' : la migration est irréversible et les rapports personnalisés ne sont pas mis à jour. D'ailleurs l'accès à ces derniers est supprimé sauf demande express pour les conserver. Il est recommandé de ne le faire que si la structure dispose d'un informaticien qui s'engage à les maintenir.

=Les interfaces de la version 4=
==Appli OpenFlyers==
Une appli OpenFlyers est en cours de finalisation. Elle sera téléchargeable dans un premier temps sous Android puis ensuite sous iOS.

==Interface légère==
L'interface légère correspond à l'interface historique d'OpenFlyers. Elle contient non seulement l'ensemble des fonctionnalités qui étaient présentes sur l'ancienne version 3 mais également les nouvelles fonctionnalités qui font leur apparition progressivement sur la version 4 en fonction des demandes des clients. Cette interface a le mérite de pouvoir être facilement accessible lorsque la connexion internet souffre d'un débit limité.

=Refonte complète du design et de l'ergonomie=
==Bouton retour==
Le bouton retour existe juste avant le fil d'ariane, retour à la page précédente où l'utilisateur était sur l'onglet actuel.

[[File:2026 06 15 16 46 35 Greenshot.png|300px]]
==Fil d'Ariane==
Un [[Wikipedia-fr:Fil_d'Ariane_(ergonomie)|fil d'Ariane]] est présent sur chaque page. Il est construit d'après l'[[Wikipedia-fr:Arborescence|arborescence]] de la plateforme, celle-ci correspondant aux différents niveaux des menus et sous-menus.

==Interface graphique==

===Emails===

====Aspect====
[[File:Mailing.png]]
====Types d'emails====
*[[Envoi-des-emails|E-mails automatiques]]
*[[Mailing|Mailing]]

===Interface multi-supports===
====Adaptation aux différentes résolutions d'écrans====
L'interface graphique d'OpenFlyers4 a été conçue pour '''s'adapter''' à l'écran de l'utilisateur. Que l'écran soit large (PC) ou étroit (tablette en mode portrait et bientôt sur smarphone), les éléments se redisposent de manière à offrir lecture et interactions optimisées.

====Optimisation pour l'utilisation tactile====
Les interactions sont aisément réalisables sur écrans tactiles :
*De nombreuses actions s'effectuent par '''balayage''' ou '''glisser-déposer'''.
*La '''taille''' des éléments est suffisamment grande pour les manipulations tactiles.

===[[Ergonomie#Gestes|Gestes]]===

==[[Menu de navigation]]==

==Planning de réservation==

[[File:OF4-planning-doigt.png]]

===Publicité===
La publicité permet à OpenFlyers de proposer des [https://openflyers.com/fr/tarifs tarifs d'abonnements] adaptés à ses clients.

Elle s'affiche sous forme de bannières sur le planning de réservation, la page de [[connexion]] et les [[#Emails|emails]], selon la formule d'abonnement choisie.

{| class="wikitable"
!Formule d'abonnement!!Publicité sur le planning!!Publicité sur la page de connexion et les emails
|-
|[[#Solo|Solo]]||Oui||Oui
|-
|[[#First Price|First Price]]||Oui||Oui
|-
|[[#Business|Business]]||Non||Oui
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|[[#Business+|Business+]]||Non||Non
|-
|[[#Première|Première]]||Non||Non
|}

Présentation d'OpenFlyers 4

2026-06-15T15:47:58Z

Ozerhouni: /* Refonte complète du design et de l'ergonomie */

__TOC__

=Migrer vers OpenFlyers 4=
==Les nouveautés de la version 4==
OpenFlyers repense son interface avec la version 4 afin d'offrir un confort d'utilisation pour les utilisateurs disposant d'écran à forte résolution ou d'écrans tactiles.

Ainsi, la version 4 est prévue être accessible via trois interfaces graphiques différentes :
*L'[[#Appli-OpenFlyers|appli téléchargeable]] (actuellement en développement).
*L'[[#Interface-dynamique|interface dynamique]] (en version alpha)
*L'[[#Interface-légère|interface légère]] qui correspond à l'interface historique d'OpenFlyers qui a fait son succès et qui a été rafraichie pour l'occasion afin de garder un caractère moderne tout en maintenant sa légèreté qui lui permet d'être facilement utilisable dans des lieux où le débit du réseau est limité.

Outre ses nouvelles interfaces, OpenFlyers 4 offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités et continue de s'enrichir au fil des semaines en fonction des demandes de ses clients. Notamment le stockage des validités permet aux organismes ATO ou DTO de dématérialiser l'archivage des documents associés à certaines validités des utilisateurs tout en étant conforme à la réglementation.

De nombreuses nouvelles fonctionnalités sont disponibles. Il est possible de retrouver la liste complète dans l'historique des versions :

https://openflyers.com/fr/doc/of4/Historique-des-versions

==Tester la version 4 avant de migrer==
Il est possible pour les clients sous version 3.6 de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|créer automatiquement une recopie de leur base de données sur une plateforme OF4]] pour pouvoir la découvrir et la tester avant de passer en production dessus.

Pour les autres clients, il suffit d'aller sur une plateforme de démonstration :
https://openflyers.com/fr/etudes-cas

==Demander à migrer vers la version 4==
Les clients disposant d'une plateforme OpenFlyers sous une ancienne version et souhaitant migrer vers la version 4 peuvent le faire très simplement en effectuant les actions suivantes :
*Uniquement pour les clients First-Price : créer et payer la facture de 100 € HT de demande de migration dans l'espace client https://client.openflyers.com
*Pour tous les clients : envoyer un email à OpenFlyers en tant qu'[[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] de sa structure et demandant la migration.

Dans l'email, il faut préciser s'il faut activer l'interface dynamique qui est, pour le moment, en version "alpha".

En général, la migration est effectuée la semaine suivant la demande sauf le vendredi et de préférence le lundi.

'''Attention''' : la migration est irréversible et les rapports personnalisés ne sont pas mis à jour. D'ailleurs l'accès à ces derniers est supprimé sauf demande express pour les conserver. Il est recommandé de ne le faire que si la structure dispose d'un informaticien qui s'engage à les maintenir.

=Les interfaces de la version 4=
==Appli OpenFlyers==
Une appli OpenFlyers est en cours de finalisation. Elle sera téléchargeable dans un premier temps sous Android puis ensuite sous iOS.

==Interface légère==
L'interface légère correspond à l'interface historique d'OpenFlyers. Elle contient non seulement l'ensemble des fonctionnalités qui étaient présentes sur l'ancienne version 3 mais également les nouvelles fonctionnalités qui font leur apparition progressivement sur la version 4 en fonction des demandes des clients. Cette interface a le mérite de pouvoir être facilement accessible lorsque la connexion internet souffre d'un débit limité.

=Refonte complète du design et de l'ergonomie=
==Bouton retour==
Le bouton retour existe juste avant le fil d'ariane, retour à la page précédente lorsque l'utilisateur était sur l'onglet actuel.

[[File:2026 06 15 16 46 35 Greenshot.png|300px]]
==Fil d'Ariane==
Un [[Wikipedia-fr:Fil_d'Ariane_(ergonomie)|fil d'Ariane]] est présent sur chaque page. Il est construit d'après l'[[Wikipedia-fr:Arborescence|arborescence]] de la plateforme, celle-ci correspondant aux différents niveaux des menus et sous-menus.

==Interface graphique==

===Emails===

====Aspect====
[[File:Mailing.png]]
====Types d'emails====
*[[Envoi-des-emails|E-mails automatiques]]
*[[Mailing|Mailing]]

===Interface multi-supports===
====Adaptation aux différentes résolutions d'écrans====
L'interface graphique d'OpenFlyers4 a été conçue pour '''s'adapter''' à l'écran de l'utilisateur. Que l'écran soit large (PC) ou étroit (tablette en mode portrait et bientôt sur smarphone), les éléments se redisposent de manière à offrir lecture et interactions optimisées.

====Optimisation pour l'utilisation tactile====
Les interactions sont aisément réalisables sur écrans tactiles :
*De nombreuses actions s'effectuent par '''balayage''' ou '''glisser-déposer'''.
*La '''taille''' des éléments est suffisamment grande pour les manipulations tactiles.

===[[Ergonomie#Gestes|Gestes]]===

==[[Menu de navigation]]==

==Planning de réservation==

[[File:OF4-planning-doigt.png]]

===Publicité===
La publicité permet à OpenFlyers de proposer des [https://openflyers.com/fr/tarifs tarifs d'abonnements] adaptés à ses clients.

Elle s'affiche sous forme de bannières sur le planning de réservation, la page de [[connexion]] et les [[#Emails|emails]], selon la formule d'abonnement choisie.

{| class="wikitable"
!Formule d'abonnement!!Publicité sur le planning!!Publicité sur la page de connexion et les emails
|-
|[[#Solo|Solo]]||Oui||Oui
|-
|[[#First Price|First Price]]||Oui||Oui
|-
|[[#Business|Business]]||Non||Oui
|-
|[[#Business+|Business+]]||Non||Non
|-
|[[#Première|Première]]||Non||Non
|}

File:2026 06 15 16 46 35 Greenshot.png

2026-06-15T15:47:10Z

Ozerhouni:

2026-06-15 16 46 35-Greenshot

AERAL

2026-06-12T16:12:51Z

Ozerhouni: /* Permettre l'export des activités vers SMILE Formation */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire le module OpenFlyers permettant de paramétrer et générer les statistiques Aeral (Acquisition et Exploitation des Rapports d'activités de l'Aviation Légère) requises par la DGAC pour les associations aéronautiques et qui se concrétise au travers du remplissage d'un formulaire dont la version PDF est disponible à cette adresse : https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_12806.do .

La DGAC préconise de ne pas remplir le formulaire PDF mais à la place le formulaire en ligne accessible à cette adresse : https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/WD220AWP/WD220Awp.exe/CONNECT/AERAL

De son côté, la Fédération Française Aéronautique (FFA) propose un module qui permet de faciliter le remplissage des statistiques Aeral au travers de son outil SMILE. Une documentation concernant l'utilisation de ce module est disponible à cette adresse : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/

OpenFlyers s'interface avec le module SMILE de la FFA au travers d'un module de génération et d'envoi des statistiques Aeral. Ce module permet également d'automatiser l'envoi des données mensuelles vers SMILE FFA.

==Chronologie des actions à effectuer sur OpenFlyers==
Lorsque la structure utilise la fonction de génération du rapport Aeral pour la première fois :
*Tenter de générer un premier rapport Aeral en allant dans '''Gestion > Rapports > Statistiques Aeral > Export Aeral'''
Si le robot OpenFlyers n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le paramétrage. Sinon, il affiche les tableaux de statistiques.

Dans tous les cas, '''ne pas tenir des données publiées lors de la première tentative et vérifier les paramètres''' :
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral'''
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans le chapitre [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-SMILE/Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral]] de cette page

Si les paramètres ne sont pas définis ou sauvegardés, [[Alertes-de-configuration#Le-formulaire-de-configuration-de-l'export-aeral-n'a-pas-été-rempli-ou-sauvegardé|une alerte de configuration est affichée]].

Une fois les paramètres définis :
*Retourner dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral'''
* Vérifier l'année sélectionnée
*Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''
*Vérifier la cohérence des statistiques générées
Une fois que les données sont considérées comme correctes, il faut recopier les données sur l'[https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/AERAL outil Aeral] '''sauf pour les aéro-clubs affiliés à la Fédération Française Aéronautique''' où cette dernière souhaite que les données remontent via son outil SMILE. Voir le chapitre suivant [[#Chronologie-des-actions-à-effectuer-sur-SMILE-FFA|Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA]]

==Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA==
;Prérequis
*Avoir renseigné le '''Code FFA''' dans le formulaire [[#Coordonnées|Coordonnées]] présent dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral'''
* Avoir testé le code FFA de sorte à avoir le cadenas vert de verrouillé

;Procédure
*Depuis '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral''', une fois que la cohérence des statistiques générées a été vérifié, il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Envoyer à SMILE'''
*[https://projet.ff-aero.fr/SMILE_II Aller sur SMILE AEROCLUB] et suivre la procédure suivante : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/
*Il faut parcourir les onglets un par un de la gauche vers la droite en cliquant à chaque fois sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.''' puis cliquer sur le bouton '''Oui''' de la boite de dialogue demandant confirmation
*Une fois que tous les onglets ont été parcourus, les données importées et les vérifications effectuées, il faut cliquer sur le dernier onglet '''VALIDATION'''
Si les vérifications d'intégrité sont correctes sur SMILE, un pavé sur fond vert apparait avec 2 cases à cocher pour permettre l'envoi des données vers Aeral

[[File:VALIDATION_SMILE.png|600px]]

'''ATTENTION : il n'est possible d'envoyer les données qu'une seule fois depuis SMILE vers Aeral'''

;Points d'attention
*les données ne remontent dans chaque formulaire SMILE qu'après avoir cliqué sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.'''
Il faut effectuer cette action pour CHAQUE onglet. Il est donc recommandé de parcourir les onglets de la gauche vers la droite.
*Il est possible d'exporter (pousser) les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite. Chaque nouvel envoi de données écrase l'envoi précédent effectué pour le même mois. Par contre, à chaque nouvel envoi, il faut cliquer sur le bouton d'import dans SMILE FFA pour chaque onglet du formulaire.
*A l'heure actuelle, SMILE récupère bien toutes les données OpenFlyers mais ne permet pas de les incorporer toutes. Ainsi il manque le bouton de synchronisation pour les onglets suivants :
**GENERAL : non souhaité par la FFA
**TERRAINS : prévu pour 2024
**BUREAU : à fiabiliser
**MATERIEL : prévu pour 2024
*Autant il est possible de pousser les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite, autant il n'est possible d'exporter de SMILE FFA vers Aeral qu'une seule fois. En cas d'erreur, il faut contacter la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] pour déverrouiller le système et permettre d'effectuer un nouvel envoi.

=Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral=
Pour accéder au paramétrage '''Export SMILE/Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Afin de pouvoir générer les statistiques Aeral, il faut que toutes les questions du formulaire soient complétées. Ce dernier est pré-rempli automatiquement avec les données de la structure grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]] lors de la première tentative de génération des statistiques Aeral depuis [[#Gestion->-Rapports->-Rapports-spécifiques->-Export-Aeral|Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral]].

Il est donc fortement recommandé de générer une première fois les statistiques '''AVANT''' d'éditer le contenu du paramétrage. En effet, une fois que les données de paramétrage des statistiques Aeral sont stockées, la prédiction est désactivée pour ne pas réinitialiser les valeurs enregistrées.

Après une première génération des statistiques, le gestionnaire est invité à vérifier les paramètres pré-remplis du formulaire, à les corriger le cas échéant, et à renseigner manuellement les éléments restants.

les données récupérées de ce formulaire affectent directement la manière dont le robot OpenFlyers traite les rapports. Si une donnée n'est pas présente dans le paramétrage de la structure, le gestionnaire doit sélectionner le choix '''Non applicable'''.

==Coordonnées==
[[File:Aeral coordonnées.png|800px]]

Pour les structures affiliées à la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] :
*Renseigner '''Code FFA (10 chiffres sans espace et sans tiret)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut à droite
*Cliquer sur le bouton '''Valider le code FFA'''. Cela permet de tester le code FFA en envoyant les données des statistique AERAL à l'API SMILE FFA en mode de test.
Une fois que le code FFA est validé, le pictogramme du cadenas à droite passe vert/verrouillé
*Cliquer sur l'interrupteur '''Synchronisation Automatique SMILE FFA''' pour activer la synchronisation automatique les données AERAL vers le serveur SMILE de la FFA. L'interrupteur n'est activable que si le '''Code FFA''' est préalablement validé. Lorsque l'interrupteur est activé et [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|le paramétrage Aeral]] est rempli et sauvegardé, les statistiques sont envoyées tous les 1er du mois à l'API SMILE FFA. Elles concernent la période du 1er janvier de l'année en cours au jour précédent la date d'envoi, sauf pour le 1er janvier où la période correspond à l'année précédente.

'''NB''': Pour valider le code FFA, on click sur le bouton '''Valider le code FFA''':
*Si le code FFA est valide:
**Le champ de la saisie du code FFA sera verrouillé avec un cadenas qui passe en vert.
** L'interrupteur de la synchronisation automatique peut être activé.
**Le bouton '''Valider le code FFA''' disparaît ( le déverrouillage du Code FFA ne sera fait que par un admin interne d'OpenFlyers).
*Si le code FFA n'est pas valide:
** L'interrupteur de la synchronisation automatique devient désactivé.
**le champ de la saisie du code FFA sera déverrouillé avec un cadenas en rouge.

*'''Département'''
*'''Région aéronautique'''
*'''Délégation régionale'''
*'''Date agrément DGAC'''
*'''Préfecture Agrément DGAC'''
*'''Numéro ATO'''
*'''Date d'obtention de l'ATO'''
*'''Numéro DTO'''
*'''Date d'obtention du DTO'''
*'''APE'''

==Tarifs==
[[File:Aeral_ _Tarifs.png|800px]]

*Droit d'entrée
*Cotisation
*Remise cotisation jeunes
*Tarif supplément instruction

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau [[#Tarifs|Tarifs]] du rapport Aeral.

==Validité définissant la pratique d'une activité==
[[File:Aeral_ _Validité_définissant_la_pratique_d'une_activité.png|800px]]

*Type de validité définissant un utilisateur "Avion"
*Type de validité définissant un utilisateur "Hélicoptère"
*Type de validité définissant un utilisateur "Planeur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 1 - Paramoteur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 2 - Pendulaire"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 3 - 3 axes"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 4 - Autogire"

Ces champs permettent à l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau ADHERENTS du rapport Aeral.

== Correspondance validités / Brevets, licences ou qualifications==
[[File:Aeral_ _Correspondance_validités_Brevets_licences_ou_qualifications.png|800px]]

*Activité Avion
**LAPL
**PPL
**CPL
**ATPL
**Qualif_Voltige
**Qualif_Montagne
**Qualif_Hydravion
**Qualif_IFR
**Qualif_VFR_Nuit
*Activité ULM
**Paramoteur
**Pendulaire
**Multiaxes
**Autogire
**Dirigeable
**Hélicoptère
*Activité Hélicoptère
**LAPL(H)
** PPL(H)
**CPL(H)
**ATPL(H)
*Activité Planeur
**VV/SPL/LAPL(S)

Ces champs permettant l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à Brevets, licences ou qualifications pour chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau FORMATIONS du rapport Aeral.

==Validités correspondant à la cotisation de la structure==
[[File:Aeral_ _Validités_correspondant_à_la_cotisation_de_la_structure.png|500px]]

Les validités cochées dans cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure durant l'année considérée.

==Validité correspondant à la licence FFA ==
Une liste déroulante comprenant tous les types de validités configurés pour obtenir la certification par l'API FFA.

[[File:Aeral_ _Validité_correspondant_à_la_licence_FFA.png|400px]]

Si aucun type de validité n'est défini pour l'obtention de la certification via l'API FFA, le message d'erreur suivant sera affiché.

[[File:Aeral-Validité-correspondant-à-la-licence-FFA-Warning.png|1200px]]

La validité cochée dans cette partie est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs brevetés inscrits dans la structure durant l'année considérée.

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Permettre l'export des activités vers SMILE Formation==
Ce paramètre n'est visible que si un type de validité est sélectionné dans le champ [[#Validité-correspondant-à-la-licence-FFA|Validité correspondant à la licence FFA]].

[[File:Aeral-Permettre-export-SMILE-Formation.png|1000px]]

Lorsque l'interrupteur '''Permettre l'export des activités vers SMILE Formation''' est activé, un bouton '''Créer le vol dans SMILE Formation''' apparaît automatiquement à la fin de chaque enregistrement de vol, sous réserve que l'élève dispose d'un numéro de licence FFA renseigné dans sa validité correspondante.

Ce bouton ouvre dans un nouvel onglet le formulaire de saisie de vol SMILE Formation pré-rempli avec les données du vol enregistré :
* Numéro de licence FFA de l'élève
*Numéro de licence FFA de l'instructeur si présent
*Date du vol
*Heure de départ en minutes depuis minuit, en heure locale de la structure
*Durée totale en minutes
*Immatriculation de l'aéronef
*Nombre d'atterrissages
* Type de vol : '''double''' si un instructeur est présent, '''solo''' sinon
*OACI de départ
*OACI d'arrivée

Une page intermédiaire est affichée entre la sauvegarde du vol et la redirection habituelle. Elle propose deux actions :
*Cliquer sur '''Créer le vol dans SMILE Formation''' pour ouvrir le formulaire pré-rempli dans un nouvel onglet
*Cliquer sur '''Continuer''' pour poursuivre vers la destination habituelle post-vol

'''NB''' : Si l'élève ne possède pas de numéro de licence FFA dans sa validité, le bouton n'apparaît pas et la redirection post-vol se déroule normalement sans interruption.

==Validités désignant les brevetés==
[[File:Aeral_ _Validités_désignant_les_brevetés.png|400px]]

Les validités sélectionnées dans ce champ permettent de définir les validités qui permettent de savoir une personne dispose d'un brevet ou non et donc par différence les personnes qui ne disposent d'aucun brevet sont considérées comme des élèves. Cette catégorisation des personnes est utilisée dans les rapports [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]].

==Activités pratiquées ==
[[File:Aeral_ _Activités_pratiquées.png|200px]]

Cocher les activités pratiquées par la structure.

Les paramètres de cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableaux [[#Activité-en-instruction-et-Activité-hors-instruction|Activité en instruction et Activité hors instruction]] ainsi que pour le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] (pour la partie '''solo supervisé''') du rapport Aeral.

==Correspondance activités / typologie des vols Aeral==
[[File:Aeral_ _Correspondance_activités_typologie_des_vols_Aeral.png|1200px]]

*IFR
*VFR Nuit
*Nuit
*VFR jour navigation
*Navigation
*Montagne
* Voltige
*BIA
*Baptême de l'air
*Instruction
*Remorquage
*Treuillage

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableau 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' et 'Hors_Instruction_Par_Activite' du rapport Aeral.

==Activité correspondant à Solo supervisé==
OpenFlyers recommande de ne pas saisir les vols solos supervisés avec l'instructeur en place droite mais de créer un champ spécifique pour renseigner le nom du superviseur. Le paramétrage correspondant est décrit dans le chapitre [[Gestion-des-activités#Paramétrage-des-vols-solos-supervisés|Paramétrage des vols solos supervisés]].

*L'activité sélectionnée dans le champ autocomplète '''Solo Supervisé''' est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux 'En_Instruction_Par_Population pour la catégorie X' et 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' du rapport Aeral afin de déterminer les heures de vol en Solo Supervisé durant l'année considérée.

[[File:Aeral_Instructeur_En_Place_Droite.png|1200px]]
* Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est activé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un instructeur occupant la place droite et qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''.

[[File:Aeral_Champ_Métier_Correspondant_Au_Superviseur.png|1200px]]
*Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est désactivé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un superviseur qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''. Pour cela il faut renseigner le '''Champ métier correspondant au superviseur'''.

==Matériels==
[[File:Aeral_ _Matériels.png|400px]]

Cocher le matériel dont dispose la structure.

==Terrain ==
[[File:Aeral_ _Terrain.png|800px]]

Renseigner les informations concernant l'aérodrome utilisé.

==Bureau==
[[File:Aeral_ _Bureau.png|800px]]

Définir les personnelles exerçant les fonctions définies.

== Personnel==
[[File:Aeral_ _Personnel.png|1600px]]

Renseigner les informatiques statistiques concernant le personnel.

==Profil des adhérents non pilotes==
[[File:Aeral_ _Profil_des_adhérents_non_pilotes.png|300px]]

Le profil sélectionné dans cette partie est utilisé par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure qui rentrent la catégorie '''non pilotes'''.

==Profil(s) désignant les instructeurs==
[[File:Aeral_ _Profil(s)_désignant_les_instructeurs.png|400px]]

Définir le profil permettant de désigner les utilisateurs instructeurs.

Ce profil est utilisé par le robot OpenFlyers pour lister les utilisateurs dans le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] du rapport Aeral.

=Gestion > Rapports > Statistiques Aeral > Export Aeral=
Pour accéder au rapport '''Export Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Voir-tous-les-rapports|Voir tous les rapports]] ou [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Lors de la première tentative de génération d'un export Aeral, le robot OpenFlyers tente de devenir le paramétrage qui doit être mis en place. S'il arrive à renseigner l'ensemble des paramètres indispensables à la génération du rapport, alors il affiche les tableaux pour les statistiques Aeral. S'il n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|paramétrage Aeral]].

Avant de générer le bilan annuel, il faut s'assurer que toutes les informations sont renseignées, si ce n'est pas le cas alors le gestionnaire est redirigé vers le formulaire précédent.

L'année affichée par défaut est :
*l'année précédente lorsque le mois actuel est compris entre le mois de janvier et le mois de mars inclus
*l'année actuelle dans le cas contraire

La distinction entre '''jeunes''' et '''adultes''' dans les rapports se situe à :
*21 ans pour '''AVION'''.
* 25 ans pour les autres catégories ('''ULM''', '''HELECOPTERE''' et '''PLANEUR''')

Une personne est décomptée comme adulte dès lors que son année de naissance est supérieure ou égale à 21 ou 25 ans suivant la catégorie considérée.

==Rapports issus de données de formulaire==
:*rapport Aeral ''' TERRAINS'''
:*rapport Aeral '''BUREAU'''
:*rapport Aeral '''PERSONNEL'''
:* rapport Aeral '''MATERIEL'''

==Adhérents par activité X==
Ce rapport regroupe 4 tableaux qui correspondent chacun à un type d'activité :
*Avion
*Hélicoptère
*ULM
*Planeur

Pour qu'un pratiquant soit pris en compte dans le recensement, il faut :
*Qu'il détienne au moins l'une des validités [[#Validités-correspondant-à-la-cotisation-de-la-structure|Validités correspondant à la cotisation de la structure]] et dont la date d'échéance doit être supérieure ou égale au 31/12 de l'année des statistiques.
*Qu'il dispose d'une date de naissance (cela permet d'exclure les utilisateurs qui ne correspondent pas à des utilisateurs réels en leur mettant une date de naissance vide)

Pour chaque type d'activité, le robot OpenFlyers détermine les pratiquants en prenant en compte au moins l'un des éléments suivants :
*La pratique effective durant l'année sur un type d'aéronef correspondant au type d'activité
*La détention par un utilisateur d'une validité le définissant comme pratiquant de l'activité

Le robot OpenFlyers prend en compte les utilisateurs désactivés.

Une fois calculé le nombre de pratiquants, le robot OpenFlyers détermine le nombre de brevetés parmi ces pratiquants. Est considéré comme breveté un utilisateur qui dispose de l'une des validités sélectionnées dans le paramétrage [[#Validités-désignant-les-brevetés|Validités désignant les brevetés]], peu importe que la validité soit à jour ou non. Cela permet de déterminer, par soustraction, les personnes qui sont élèves. Dis autrement : est élève une personne qui ne possède pas une validité répertoriée comme étant une validité de type "brevet".

La figure suivante résume l'approche adoptée pour générer les statistiques liées à ce rapport :

[[File:Aeral_statistic_members_by_activity_schema_algorithm.png|800px]]

==Instructeurs==
Pour calculer les heures de vol de chaque instructeur, il y a 2 façons possibles :
*Première méthode : Lorsqu'il n'y a pas de type d'activité de sélectionné dans le champ '''Activité correspondant à Solo supervisé''', le robot OpenFlyers détermine le total des heures de vol de l'instructeur en place droite, puis le total des heures de vols en place droite de l'instructeur pour lesquelles il y a le type d'activité sélectionné pour le paramètre '''Instruction'''
: '''Heures totales = total des heures en place droite '''
:'''Heures doubles = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = Heures totales - Heures doubles'''
*Deuxième méthode : si le type d'activité solo supervisé est coché pour l'instructeur, dans ce cas on détermine le total des heures en solo supervisé comme étant la somme des heures de vols de l'instructeur pour lesquelles il y a comme type d'activité celle correspondant au paramètre '''Activité correspondant à Solo supervisé'''.
:'''Heures totales = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à solo supervisé'''
:'''Heures doubles = Heures totales - Heures solo supervisé'''

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Activité en instruction et Activité hors instruction==

pour ces deux rapport aeral nous utilisons la même stratégie qui est définie ci-dessous, pour différencier entre ces deux types d'activité on se base sur la place du pilote :

-En instruction place de pilote = 1.

-Hors instruction place de pilote = 0.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour les catégories AVION et HELECOPTERE===

La stratégie retenue pour générer ces rapports Aeral a été de commencer par identifier les variables fiables qui sont présentes chez toutes les structures
(navigation, IFR, Nuit),qui sont récupérées soit à partir du [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]], soit grâce à l'utilisation de [[#Types d'activités|prédictions sur les types d'activités]], et à partir desquelles on calcule le nombre d'heures de vol pour les autres types d'activité.

[[File:Aeral_activity_types_partition_schema.png|650px]]

Les données les plus fiables sont celles qui sont les plus spécifiques, par exemple, pour obtenir la valeur de VFR nuit si ce type d’activité n'est pas présente dans la structure alors on considère que le type d’activité nuit est le plus spécifique et donc il correspond à la donnée la plus fiable pour calculer ce type d’activité.

Le calcul des heures de vol pour les différents types d'activité se fait en suivant les étapes suivantes:
:*On commence par l’obtention des heures de vol total de toutes les activités confondues par une requête sql.
:*Ensuite, les heures de vol de chaque type d'activité sont calculées en fonction des données fournies par le gestionnaire dans le [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]].

La figure suivante représente le schéma de l'algorithme utilisé par le robot OpenFlyers pour calculer les heures de vol en fonction des données présente dans la structure :

[[File:Aeral_statistic_activity_schema_algorithm.png|650px]]

:*'''Exemple''':
on prend l'exemple suivant dans lequel la structure ne possède que les types d'activités suivants: IFR, NUIT et Navigation

on commence par l'obtention le '''total des heures de vol''' : 2430

ensuite on obtient le total '''IFR''' : 1000

puisque le type d'activité VFR nuit n'est pas présent dans la structure:

on commence par exécuter deux requête la première sur le type d'activité nuit et l'autre sur les deux types d'activité ifr et nuit on obtient par exemple:

'''Nuit''' = 1200

'''IFR nuit''' = 400

ce que nous aide à calculer la valeur de VFR Nuit(voir la relation dans la figure ci-dessus)

'''VFR Nuit''': 1200 - 400 = 800.

pour calculer VFR jour navigation:

on commence par calculer navigation jour, pour cela on obtient la valeur de navigation = 700 et la valeur de navigation nuit = 300 à partir de la base de données, et donc
'''Navigation jour''' = 700 - 300 = 400,

ensuite de la même manière on obtient IFR Navigation = 330 et IFR navigation nuit = 200, pour calculer '''IFR navigation jour''' = 330 - 200 = 130.

et en utilisant la relation défini dans figure ci-dessus, on calcule '''VFR jour navigation''' = 400 - 130 = 270.

à la fin on déduit la valeur de VFR jour local en suivant les étapes suivants :

*:On calcule tout d'abord les heures de vol de '''VFR jour''' = VFR - VFR nuit = 1430 - 800.

avec '''VFR''' = Total - IFR = 2430 - 1000 = 1430.

*:ensuite on déduit la valeur de '''VFR Jour local''' = VFR jour - VFR jour navigation = 630 - 270 = 360

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie ULM===
Pour générer les statistiques liée à ces rapports il faut prendre en compte que chaque vol de la catégorie ULM peut être classée selon la catégorie de la ressource. OpenFlyers supporte actuellement quatre catégories ULM principales : '''ULM classe 1 - Paramoteur''', '''ULM classe 2 - Pendulaire''', '''ULM classe 3 - 3 axes''' et '''ULM classe 4 - Autogire'''.

Le système calcule les heures totales des vols ainsi que les heures de vols pour chaque catégorie de ressource configurée : Heures_Paramoteur, Heures_Pendulaire, Heures_Multiaxes et Heures_Autogire. Les catégories non configurées (Heures_Dirigeable et Heures_Helicoptere) utilisent par défaut des zéros, tandis que Heures_Dont_Vol_BIA reste également à zéro.

NB. Si l'un des clients a des catégories de ressources autres que celles listées ci-dessus (par exemple ULM classe 5 - Dirigeable ou ULM classe 6 - Hélicoptère), il faudra ajouter des requêtes spécifiques de génération des heures de vol pour chacune de ces catégories de ressource.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie PLANEUR===
[[File:Gliding_Activity_Categorization_Diagram.png|650px]]

Pour générer les statistiques liées à ces rapports, il est important de noter que chaque vol de la catégorie '''motoplaneur''' est considéré comme un vol '''planeur'''.

La stratégie adoptée pour générer ces rapports Aeral repose sur la prise en compte de divers aspects :

*Extraire les heures totales de vol pour l'activité planeur, quelle que soit sa catégorie (en instruction, hors instruction, autres).
*Extraire les heures de vol étrangères spécifiquement pour l'activité planeur (Nationalité non française).
*Extraire les heures de vol des remorqueurs dans le cadre de l'activité planeur.
* Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie en instruction planeur.
*Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie hors instruction planeur.
*Extraire les heures de vol hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) (total des heures, heures avec BIA, heures de vol de découverte).
*Extraire le nombre de vols hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) selon le type d'activité (Remorqués, Treuillés, Lâchers solo, BPP Théorique, BPP Homologués).

== Mouvements==
Pour calculer les mouvements sur la plateforme en comptant simplement les atterrissages des vols locaux.

Sachant que 1 décollage ou 1 atterrissage ou 1 touch and go= 1 mouvement.

mouvements locaux = total atterrissages vol locaux * 2

==Tarifs ==
ce rapport aeral consiste à renseigner les droits d'entrée, cotisation non pilote et cotisation Club pour les deux tranches d'age (Jeunes et Adultes).

pour cela, les valeurs du droit d'entrée et de la cotisation non pilote sont directement attribuées pour les deux tranches d'age, en se basant sur les variables renseignées dans la [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]] ou trouvées grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]].

pour Cotisation Club on récupère la valeur ADULTES_Cotisation_Club directement à partir de la variable Cotisation.

et on déduit '''Jeunes_Cotisation_Club = ADULTES_Cotisation_Club - remise Cotisation jeunes'''

== Terrains==

==Bureau==
Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Aéronefs==
Ce tableau liste toutes les ressources de catégorie aéronefs (Avion, ULM, Hélicoptère, Planeur) :
*actives pour lesquelles l'option '''Saisie d'activité''' est cochée dans le paramétrage
*qui ont effectué au moins un vol dans l'année considérée
Le tableau contient les colonnes suivantes :
*Immatriculation qui correspond au nom de l'aéronef
*Modèle qui correspond au nom du type de ressource correspond
*Heures_Cette_Annee correspond au total des heures de vols effectuées par l'aéronef
*Heures_dont_en_Double correspond aux heures de vols pour lesquelles il y a 2 utilisateurs : 1 en place gauche et 1 en place droite.
*Heures_dont_en_Solo correspond à la différence de Heures_Cette_Annee et Heures_dont_en_Double.
*Tarif_Solo dont la valeur provient de la variable ayant pour nom "$tarifSolo + le nom du type d'aéronef".
*Tarif_Double correspond au total du Tarif_Solo et tarif d'instruction (la variable ayant pour nom "$tarifInstruction").

==Liste détaillée des personnes liée pour chaque nombre d'adhérents==

Dans l'affichage des statistiques AERAL, pour les tableaux ADHERENTS PAR ACTIVITE X (avec X est une des catégories: AVION, HELICOPTERE, PLANEUR et ULM) et FORMATIONS, on associe pour chaque nombre de personnes différent de 0 un lien vers un nouvel onglet qui contient la table détaillée des personnes , cette dernière contient les informations suivantes :
*Nom
*Prénom
* Sexe
*Date de naissance
*Année de naissance
*Génération
*Colonne dynamique pour chaque type de validité cochées en cas des '''Brevetes''': cette colonne contient une icône checked verte + la date d'obtention si la personne a la validité, sinon elle est vide

=Prédictions=
Le principe de prédictions consiste à essayer de retrouver les paramètres nécessaires au remplissage du formulaire de statistiques AERAL en recherchant dans la base de données des mots clés spécifiques pour chaque référence.

Liste des prédictions utilisées par le robot OpenFlyers.

==Tarifs==
===Tarif cotisation===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''cotisation'''
#'''cotisation club'''
#'''cotisation <nom de la structure>'''

===Tarif droit d'entrée===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Droit d'entrée'''
#'''Tarif entrée'''

===Tarif instruction===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Tarif instruction'''

===Remise cotisation jeune===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Remise cotisation jeune'''

==Qualifications ==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
# '''PPL'''
#'''Brevet de base'''
#'''CPL'''
#'''ATPL'''
#'''Brevet ULM'''

==Profils==
===Non Pilotes===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils''' les occurrences :
#'''Honoraire'''
#'''Non pilote'''

===Instructeurs ===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils > Réservations''' les profils qui ont les deux droits suivants:
#'''Planning personnel'''
#'''Planning individuel visible pour les autres'''

==Types d'activités==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' des occurrences spécifiques pour chaque type d'activité :

IFR :
#'''IFR'''
#'''IFR-FR'''

Instruction :
#'''Instruction'''
#'''Double commande'''

Navigation :
# '''Navigation'''

Nuit :
#'''Nuit'''
#'''Vol de nuit'''

VFR jour navigation :
# '''VFR jour navigation'''

VFR nuit :
# '''VFR nuit'''

Solo supervisé :
#'''Solo supervisé'''

=Non-conformités=
==Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export==
Si la validité correspondant à la licence FFA n'est pas spécifiée ou si les numéros de licence FFA dans les tableaux [[#Bureau_2|BUREAU]] et [[#Instructeurs|INSTRUCTEURS]] n'ont pas été validés par l'API FFA, ces licences sont signalées en rouge avec le message d'erreur '''Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export''' en bas du tableau, et le JSON envoyé à SMILE ne les inclut pas.

Si certains numéros sont en rouge et que d'autres ne le sont pas, alors cela veut dire que les numéros en rouge ne sont pas valides et qu'il faut les corriger dans '''Gestion > Utilisateurs > Validités'''

Si tous les numéros sont en rouge, alors il y a de grandes chances pour que le paramétrage en place du type validité associé à la licence FFA ne soit pas configuré pour être certifié par l'API FFA. Pour corriger cela, il faut :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Éditer le type de validité correspond à la licence FFA
*Dans le champ '''Certification''', sélectionner ''Par API FFA''
*Décocher '''Associer un document'''
*Cocher '''Soumise à échéance'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Heures de vol pour les utilisateurs ayant le sexe '''Indéfini'''==
Dans les blocs Activité en instruction ET Activité hors instruction, s'il y a des heures de vol liées au sexe indéfini, nous ajoutons des lignes supplémentaires où nous stockons les heures sans celles du sexe indéfini.

Pour corriger cette non-conformité, le bon sexe (M/F) doit être renseigné pour les utilisateurs ayant des vols enregistrés dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''.

Remarque: Les utilisateurs sur fond rouge sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.

==Numéro de licence FFA non renseigné==
Dans les blocs INSTRUCTEURS et BUREAU, si l'utilisateur n'a pas le Numéro de licence FFA la case s'affiche en rouge pour indiqué la nécessité de renseigner les numéros de licence FFA pour faire la correspondance côté SMILE FFA.

Pour corriger cette non-conformité, le bon Numéro de licence FFA doit être renseigné pour le personnel de BUREAU et les instructeurs.

AERAL

2026-06-12T16:12:26Z

Ozerhouni: /* Permettre l'export des activités vers SMILE Formation */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire le module OpenFlyers permettant de paramétrer et générer les statistiques Aeral (Acquisition et Exploitation des Rapports d'activités de l'Aviation Légère) requises par la DGAC pour les associations aéronautiques et qui se concrétise au travers du remplissage d'un formulaire dont la version PDF est disponible à cette adresse : https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_12806.do .

La DGAC préconise de ne pas remplir le formulaire PDF mais à la place le formulaire en ligne accessible à cette adresse : https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/WD220AWP/WD220Awp.exe/CONNECT/AERAL

De son côté, la Fédération Française Aéronautique (FFA) propose un module qui permet de faciliter le remplissage des statistiques Aeral au travers de son outil SMILE. Une documentation concernant l'utilisation de ce module est disponible à cette adresse : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/

OpenFlyers s'interface avec le module SMILE de la FFA au travers d'un module de génération et d'envoi des statistiques Aeral. Ce module permet également d'automatiser l'envoi des données mensuelles vers SMILE FFA.

==Chronologie des actions à effectuer sur OpenFlyers==
Lorsque la structure utilise la fonction de génération du rapport Aeral pour la première fois :
*Tenter de générer un premier rapport Aeral en allant dans '''Gestion > Rapports > Statistiques Aeral > Export Aeral'''
Si le robot OpenFlyers n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le paramétrage. Sinon, il affiche les tableaux de statistiques.

Dans tous les cas, '''ne pas tenir des données publiées lors de la première tentative et vérifier les paramètres''' :
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral'''
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans le chapitre [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-SMILE/Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral]] de cette page

Si les paramètres ne sont pas définis ou sauvegardés, [[Alertes-de-configuration#Le-formulaire-de-configuration-de-l'export-aeral-n'a-pas-été-rempli-ou-sauvegardé|une alerte de configuration est affichée]].

Une fois les paramètres définis :
*Retourner dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral'''
* Vérifier l'année sélectionnée
*Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''
*Vérifier la cohérence des statistiques générées
Une fois que les données sont considérées comme correctes, il faut recopier les données sur l'[https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/AERAL outil Aeral] '''sauf pour les aéro-clubs affiliés à la Fédération Française Aéronautique''' où cette dernière souhaite que les données remontent via son outil SMILE. Voir le chapitre suivant [[#Chronologie-des-actions-à-effectuer-sur-SMILE-FFA|Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA]]

==Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA==
;Prérequis
*Avoir renseigné le '''Code FFA''' dans le formulaire [[#Coordonnées|Coordonnées]] présent dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral'''
* Avoir testé le code FFA de sorte à avoir le cadenas vert de verrouillé

;Procédure
*Depuis '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral''', une fois que la cohérence des statistiques générées a été vérifié, il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Envoyer à SMILE'''
*[https://projet.ff-aero.fr/SMILE_II Aller sur SMILE AEROCLUB] et suivre la procédure suivante : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/
*Il faut parcourir les onglets un par un de la gauche vers la droite en cliquant à chaque fois sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.''' puis cliquer sur le bouton '''Oui''' de la boite de dialogue demandant confirmation
*Une fois que tous les onglets ont été parcourus, les données importées et les vérifications effectuées, il faut cliquer sur le dernier onglet '''VALIDATION'''
Si les vérifications d'intégrité sont correctes sur SMILE, un pavé sur fond vert apparait avec 2 cases à cocher pour permettre l'envoi des données vers Aeral

[[File:VALIDATION_SMILE.png|600px]]

'''ATTENTION : il n'est possible d'envoyer les données qu'une seule fois depuis SMILE vers Aeral'''

;Points d'attention
*les données ne remontent dans chaque formulaire SMILE qu'après avoir cliqué sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.'''
Il faut effectuer cette action pour CHAQUE onglet. Il est donc recommandé de parcourir les onglets de la gauche vers la droite.
*Il est possible d'exporter (pousser) les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite. Chaque nouvel envoi de données écrase l'envoi précédent effectué pour le même mois. Par contre, à chaque nouvel envoi, il faut cliquer sur le bouton d'import dans SMILE FFA pour chaque onglet du formulaire.
*A l'heure actuelle, SMILE récupère bien toutes les données OpenFlyers mais ne permet pas de les incorporer toutes. Ainsi il manque le bouton de synchronisation pour les onglets suivants :
**GENERAL : non souhaité par la FFA
**TERRAINS : prévu pour 2024
**BUREAU : à fiabiliser
**MATERIEL : prévu pour 2024
*Autant il est possible de pousser les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite, autant il n'est possible d'exporter de SMILE FFA vers Aeral qu'une seule fois. En cas d'erreur, il faut contacter la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] pour déverrouiller le système et permettre d'effectuer un nouvel envoi.

=Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral=
Pour accéder au paramétrage '''Export SMILE/Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Afin de pouvoir générer les statistiques Aeral, il faut que toutes les questions du formulaire soient complétées. Ce dernier est pré-rempli automatiquement avec les données de la structure grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]] lors de la première tentative de génération des statistiques Aeral depuis [[#Gestion->-Rapports->-Rapports-spécifiques->-Export-Aeral|Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral]].

Il est donc fortement recommandé de générer une première fois les statistiques '''AVANT''' d'éditer le contenu du paramétrage. En effet, une fois que les données de paramétrage des statistiques Aeral sont stockées, la prédiction est désactivée pour ne pas réinitialiser les valeurs enregistrées.

Après une première génération des statistiques, le gestionnaire est invité à vérifier les paramètres pré-remplis du formulaire, à les corriger le cas échéant, et à renseigner manuellement les éléments restants.

les données récupérées de ce formulaire affectent directement la manière dont le robot OpenFlyers traite les rapports. Si une donnée n'est pas présente dans le paramétrage de la structure, le gestionnaire doit sélectionner le choix '''Non applicable'''.

==Coordonnées==
[[File:Aeral coordonnées.png|800px]]

Pour les structures affiliées à la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] :
*Renseigner '''Code FFA (10 chiffres sans espace et sans tiret)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut à droite
*Cliquer sur le bouton '''Valider le code FFA'''. Cela permet de tester le code FFA en envoyant les données des statistique AERAL à l'API SMILE FFA en mode de test.
Une fois que le code FFA est validé, le pictogramme du cadenas à droite passe vert/verrouillé
*Cliquer sur l'interrupteur '''Synchronisation Automatique SMILE FFA''' pour activer la synchronisation automatique les données AERAL vers le serveur SMILE de la FFA. L'interrupteur n'est activable que si le '''Code FFA''' est préalablement validé. Lorsque l'interrupteur est activé et [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|le paramétrage Aeral]] est rempli et sauvegardé, les statistiques sont envoyées tous les 1er du mois à l'API SMILE FFA. Elles concernent la période du 1er janvier de l'année en cours au jour précédent la date d'envoi, sauf pour le 1er janvier où la période correspond à l'année précédente.

'''NB''': Pour valider le code FFA, on click sur le bouton '''Valider le code FFA''':
*Si le code FFA est valide:
**Le champ de la saisie du code FFA sera verrouillé avec un cadenas qui passe en vert.
** L'interrupteur de la synchronisation automatique peut être activé.
**Le bouton '''Valider le code FFA''' disparaît ( le déverrouillage du Code FFA ne sera fait que par un admin interne d'OpenFlyers).
*Si le code FFA n'est pas valide:
** L'interrupteur de la synchronisation automatique devient désactivé.
**le champ de la saisie du code FFA sera déverrouillé avec un cadenas en rouge.

*'''Département'''
*'''Région aéronautique'''
*'''Délégation régionale'''
*'''Date agrément DGAC'''
*'''Préfecture Agrément DGAC'''
*'''Numéro ATO'''
*'''Date d'obtention de l'ATO'''
*'''Numéro DTO'''
*'''Date d'obtention du DTO'''
*'''APE'''

==Tarifs==
[[File:Aeral_ _Tarifs.png|800px]]

*Droit d'entrée
*Cotisation
*Remise cotisation jeunes
*Tarif supplément instruction

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau [[#Tarifs|Tarifs]] du rapport Aeral.

==Validité définissant la pratique d'une activité==
[[File:Aeral_ _Validité_définissant_la_pratique_d'une_activité.png|800px]]

*Type de validité définissant un utilisateur "Avion"
*Type de validité définissant un utilisateur "Hélicoptère"
*Type de validité définissant un utilisateur "Planeur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 1 - Paramoteur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 2 - Pendulaire"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 3 - 3 axes"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 4 - Autogire"

Ces champs permettent à l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau ADHERENTS du rapport Aeral.

== Correspondance validités / Brevets, licences ou qualifications==
[[File:Aeral_ _Correspondance_validités_Brevets_licences_ou_qualifications.png|800px]]

*Activité Avion
**LAPL
**PPL
**CPL
**ATPL
**Qualif_Voltige
**Qualif_Montagne
**Qualif_Hydravion
**Qualif_IFR
**Qualif_VFR_Nuit
*Activité ULM
**Paramoteur
**Pendulaire
**Multiaxes
**Autogire
**Dirigeable
**Hélicoptère
*Activité Hélicoptère
**LAPL(H)
** PPL(H)
**CPL(H)
**ATPL(H)
*Activité Planeur
**VV/SPL/LAPL(S)

Ces champs permettant l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à Brevets, licences ou qualifications pour chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau FORMATIONS du rapport Aeral.

==Validités correspondant à la cotisation de la structure==
[[File:Aeral_ _Validités_correspondant_à_la_cotisation_de_la_structure.png|500px]]

Les validités cochées dans cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure durant l'année considérée.

==Validité correspondant à la licence FFA ==
Une liste déroulante comprenant tous les types de validités configurés pour obtenir la certification par l'API FFA.

[[File:Aeral_ _Validité_correspondant_à_la_licence_FFA.png|400px]]

Si aucun type de validité n'est défini pour l'obtention de la certification via l'API FFA, le message d'erreur suivant sera affiché.

[[File:Aeral-Validité-correspondant-à-la-licence-FFA-Warning.png|1200px]]

La validité cochée dans cette partie est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs brevetés inscrits dans la structure durant l'année considérée.

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Permettre l'export des activités vers SMILE Formation==
Ce paramètre n'est visible que si un type de validité est sélectionné dans le champ [[#Validité-correspondant-à-la-licence-FFA|Validité correspondant à la licence FFA]].

[[File:Aeral-Permettre-export-SMILE-Formation.png|800px]]

Lorsque l'interrupteur '''Permettre l'export des activités vers SMILE Formation''' est activé, un bouton '''Créer le vol dans SMILE Formation''' apparaît automatiquement à la fin de chaque enregistrement de vol, sous réserve que l'élève dispose d'un numéro de licence FFA renseigné dans sa validité correspondante.

Ce bouton ouvre dans un nouvel onglet le formulaire de saisie de vol SMILE Formation pré-rempli avec les données du vol enregistré :
* Numéro de licence FFA de l'élève
*Numéro de licence FFA de l'instructeur si présent
*Date du vol
*Heure de départ en minutes depuis minuit, en heure locale de la structure
*Durée totale en minutes
*Immatriculation de l'aéronef
*Nombre d'atterrissages
* Type de vol : '''double''' si un instructeur est présent, '''solo''' sinon
*OACI de départ
*OACI d'arrivée

Une page intermédiaire est affichée entre la sauvegarde du vol et la redirection habituelle. Elle propose deux actions :
*Cliquer sur '''Créer le vol dans SMILE Formation''' pour ouvrir le formulaire pré-rempli dans un nouvel onglet
*Cliquer sur '''Continuer''' pour poursuivre vers la destination habituelle post-vol

'''NB''' : Si l'élève ne possède pas de numéro de licence FFA dans sa validité, le bouton n'apparaît pas et la redirection post-vol se déroule normalement sans interruption.

==Validités désignant les brevetés==
[[File:Aeral_ _Validités_désignant_les_brevetés.png|400px]]

Les validités sélectionnées dans ce champ permettent de définir les validités qui permettent de savoir une personne dispose d'un brevet ou non et donc par différence les personnes qui ne disposent d'aucun brevet sont considérées comme des élèves. Cette catégorisation des personnes est utilisée dans les rapports [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]].

==Activités pratiquées ==
[[File:Aeral_ _Activités_pratiquées.png|200px]]

Cocher les activités pratiquées par la structure.

Les paramètres de cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableaux [[#Activité-en-instruction-et-Activité-hors-instruction|Activité en instruction et Activité hors instruction]] ainsi que pour le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] (pour la partie '''solo supervisé''') du rapport Aeral.

==Correspondance activités / typologie des vols Aeral==
[[File:Aeral_ _Correspondance_activités_typologie_des_vols_Aeral.png|1200px]]

*IFR
*VFR Nuit
*Nuit
*VFR jour navigation
*Navigation
*Montagne
* Voltige
*BIA
*Baptême de l'air
*Instruction
*Remorquage
*Treuillage

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableau 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' et 'Hors_Instruction_Par_Activite' du rapport Aeral.

==Activité correspondant à Solo supervisé==
OpenFlyers recommande de ne pas saisir les vols solos supervisés avec l'instructeur en place droite mais de créer un champ spécifique pour renseigner le nom du superviseur. Le paramétrage correspondant est décrit dans le chapitre [[Gestion-des-activités#Paramétrage-des-vols-solos-supervisés|Paramétrage des vols solos supervisés]].

*L'activité sélectionnée dans le champ autocomplète '''Solo Supervisé''' est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux 'En_Instruction_Par_Population pour la catégorie X' et 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' du rapport Aeral afin de déterminer les heures de vol en Solo Supervisé durant l'année considérée.

[[File:Aeral_Instructeur_En_Place_Droite.png|1200px]]
* Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est activé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un instructeur occupant la place droite et qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''.

[[File:Aeral_Champ_Métier_Correspondant_Au_Superviseur.png|1200px]]
*Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est désactivé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un superviseur qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''. Pour cela il faut renseigner le '''Champ métier correspondant au superviseur'''.

==Matériels==
[[File:Aeral_ _Matériels.png|400px]]

Cocher le matériel dont dispose la structure.

==Terrain ==
[[File:Aeral_ _Terrain.png|800px]]

Renseigner les informations concernant l'aérodrome utilisé.

==Bureau==
[[File:Aeral_ _Bureau.png|800px]]

Définir les personnelles exerçant les fonctions définies.

== Personnel==
[[File:Aeral_ _Personnel.png|1600px]]

Renseigner les informatiques statistiques concernant le personnel.

==Profil des adhérents non pilotes==
[[File:Aeral_ _Profil_des_adhérents_non_pilotes.png|300px]]

Le profil sélectionné dans cette partie est utilisé par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure qui rentrent la catégorie '''non pilotes'''.

==Profil(s) désignant les instructeurs==
[[File:Aeral_ _Profil(s)_désignant_les_instructeurs.png|400px]]

Définir le profil permettant de désigner les utilisateurs instructeurs.

Ce profil est utilisé par le robot OpenFlyers pour lister les utilisateurs dans le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] du rapport Aeral.

=Gestion > Rapports > Statistiques Aeral > Export Aeral=
Pour accéder au rapport '''Export Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Voir-tous-les-rapports|Voir tous les rapports]] ou [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Lors de la première tentative de génération d'un export Aeral, le robot OpenFlyers tente de devenir le paramétrage qui doit être mis en place. S'il arrive à renseigner l'ensemble des paramètres indispensables à la génération du rapport, alors il affiche les tableaux pour les statistiques Aeral. S'il n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|paramétrage Aeral]].

Avant de générer le bilan annuel, il faut s'assurer que toutes les informations sont renseignées, si ce n'est pas le cas alors le gestionnaire est redirigé vers le formulaire précédent.

L'année affichée par défaut est :
*l'année précédente lorsque le mois actuel est compris entre le mois de janvier et le mois de mars inclus
*l'année actuelle dans le cas contraire

La distinction entre '''jeunes''' et '''adultes''' dans les rapports se situe à :
*21 ans pour '''AVION'''.
* 25 ans pour les autres catégories ('''ULM''', '''HELECOPTERE''' et '''PLANEUR''')

Une personne est décomptée comme adulte dès lors que son année de naissance est supérieure ou égale à 21 ou 25 ans suivant la catégorie considérée.

==Rapports issus de données de formulaire==
:*rapport Aeral ''' TERRAINS'''
:*rapport Aeral '''BUREAU'''
:*rapport Aeral '''PERSONNEL'''
:* rapport Aeral '''MATERIEL'''

==Adhérents par activité X==
Ce rapport regroupe 4 tableaux qui correspondent chacun à un type d'activité :
*Avion
*Hélicoptère
*ULM
*Planeur

Pour qu'un pratiquant soit pris en compte dans le recensement, il faut :
*Qu'il détienne au moins l'une des validités [[#Validités-correspondant-à-la-cotisation-de-la-structure|Validités correspondant à la cotisation de la structure]] et dont la date d'échéance doit être supérieure ou égale au 31/12 de l'année des statistiques.
*Qu'il dispose d'une date de naissance (cela permet d'exclure les utilisateurs qui ne correspondent pas à des utilisateurs réels en leur mettant une date de naissance vide)

Pour chaque type d'activité, le robot OpenFlyers détermine les pratiquants en prenant en compte au moins l'un des éléments suivants :
*La pratique effective durant l'année sur un type d'aéronef correspondant au type d'activité
*La détention par un utilisateur d'une validité le définissant comme pratiquant de l'activité

Le robot OpenFlyers prend en compte les utilisateurs désactivés.

Une fois calculé le nombre de pratiquants, le robot OpenFlyers détermine le nombre de brevetés parmi ces pratiquants. Est considéré comme breveté un utilisateur qui dispose de l'une des validités sélectionnées dans le paramétrage [[#Validités-désignant-les-brevetés|Validités désignant les brevetés]], peu importe que la validité soit à jour ou non. Cela permet de déterminer, par soustraction, les personnes qui sont élèves. Dis autrement : est élève une personne qui ne possède pas une validité répertoriée comme étant une validité de type "brevet".

La figure suivante résume l'approche adoptée pour générer les statistiques liées à ce rapport :

[[File:Aeral_statistic_members_by_activity_schema_algorithm.png|800px]]

==Instructeurs==
Pour calculer les heures de vol de chaque instructeur, il y a 2 façons possibles :
*Première méthode : Lorsqu'il n'y a pas de type d'activité de sélectionné dans le champ '''Activité correspondant à Solo supervisé''', le robot OpenFlyers détermine le total des heures de vol de l'instructeur en place droite, puis le total des heures de vols en place droite de l'instructeur pour lesquelles il y a le type d'activité sélectionné pour le paramètre '''Instruction'''
: '''Heures totales = total des heures en place droite '''
:'''Heures doubles = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = Heures totales - Heures doubles'''
*Deuxième méthode : si le type d'activité solo supervisé est coché pour l'instructeur, dans ce cas on détermine le total des heures en solo supervisé comme étant la somme des heures de vols de l'instructeur pour lesquelles il y a comme type d'activité celle correspondant au paramètre '''Activité correspondant à Solo supervisé'''.
:'''Heures totales = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à solo supervisé'''
:'''Heures doubles = Heures totales - Heures solo supervisé'''

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Activité en instruction et Activité hors instruction==

pour ces deux rapport aeral nous utilisons la même stratégie qui est définie ci-dessous, pour différencier entre ces deux types d'activité on se base sur la place du pilote :

-En instruction place de pilote = 1.

-Hors instruction place de pilote = 0.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour les catégories AVION et HELECOPTERE===

La stratégie retenue pour générer ces rapports Aeral a été de commencer par identifier les variables fiables qui sont présentes chez toutes les structures
(navigation, IFR, Nuit),qui sont récupérées soit à partir du [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]], soit grâce à l'utilisation de [[#Types d'activités|prédictions sur les types d'activités]], et à partir desquelles on calcule le nombre d'heures de vol pour les autres types d'activité.

[[File:Aeral_activity_types_partition_schema.png|650px]]

Les données les plus fiables sont celles qui sont les plus spécifiques, par exemple, pour obtenir la valeur de VFR nuit si ce type d’activité n'est pas présente dans la structure alors on considère que le type d’activité nuit est le plus spécifique et donc il correspond à la donnée la plus fiable pour calculer ce type d’activité.

Le calcul des heures de vol pour les différents types d'activité se fait en suivant les étapes suivantes:
:*On commence par l’obtention des heures de vol total de toutes les activités confondues par une requête sql.
:*Ensuite, les heures de vol de chaque type d'activité sont calculées en fonction des données fournies par le gestionnaire dans le [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]].

La figure suivante représente le schéma de l'algorithme utilisé par le robot OpenFlyers pour calculer les heures de vol en fonction des données présente dans la structure :

[[File:Aeral_statistic_activity_schema_algorithm.png|650px]]

:*'''Exemple''':
on prend l'exemple suivant dans lequel la structure ne possède que les types d'activités suivants: IFR, NUIT et Navigation

on commence par l'obtention le '''total des heures de vol''' : 2430

ensuite on obtient le total '''IFR''' : 1000

puisque le type d'activité VFR nuit n'est pas présent dans la structure:

on commence par exécuter deux requête la première sur le type d'activité nuit et l'autre sur les deux types d'activité ifr et nuit on obtient par exemple:

'''Nuit''' = 1200

'''IFR nuit''' = 400

ce que nous aide à calculer la valeur de VFR Nuit(voir la relation dans la figure ci-dessus)

'''VFR Nuit''': 1200 - 400 = 800.

pour calculer VFR jour navigation:

on commence par calculer navigation jour, pour cela on obtient la valeur de navigation = 700 et la valeur de navigation nuit = 300 à partir de la base de données, et donc
'''Navigation jour''' = 700 - 300 = 400,

ensuite de la même manière on obtient IFR Navigation = 330 et IFR navigation nuit = 200, pour calculer '''IFR navigation jour''' = 330 - 200 = 130.

et en utilisant la relation défini dans figure ci-dessus, on calcule '''VFR jour navigation''' = 400 - 130 = 270.

à la fin on déduit la valeur de VFR jour local en suivant les étapes suivants :

*:On calcule tout d'abord les heures de vol de '''VFR jour''' = VFR - VFR nuit = 1430 - 800.

avec '''VFR''' = Total - IFR = 2430 - 1000 = 1430.

*:ensuite on déduit la valeur de '''VFR Jour local''' = VFR jour - VFR jour navigation = 630 - 270 = 360

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie ULM===
Pour générer les statistiques liée à ces rapports il faut prendre en compte que chaque vol de la catégorie ULM peut être classée selon la catégorie de la ressource. OpenFlyers supporte actuellement quatre catégories ULM principales : '''ULM classe 1 - Paramoteur''', '''ULM classe 2 - Pendulaire''', '''ULM classe 3 - 3 axes''' et '''ULM classe 4 - Autogire'''.

Le système calcule les heures totales des vols ainsi que les heures de vols pour chaque catégorie de ressource configurée : Heures_Paramoteur, Heures_Pendulaire, Heures_Multiaxes et Heures_Autogire. Les catégories non configurées (Heures_Dirigeable et Heures_Helicoptere) utilisent par défaut des zéros, tandis que Heures_Dont_Vol_BIA reste également à zéro.

NB. Si l'un des clients a des catégories de ressources autres que celles listées ci-dessus (par exemple ULM classe 5 - Dirigeable ou ULM classe 6 - Hélicoptère), il faudra ajouter des requêtes spécifiques de génération des heures de vol pour chacune de ces catégories de ressource.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie PLANEUR===
[[File:Gliding_Activity_Categorization_Diagram.png|650px]]

Pour générer les statistiques liées à ces rapports, il est important de noter que chaque vol de la catégorie '''motoplaneur''' est considéré comme un vol '''planeur'''.

La stratégie adoptée pour générer ces rapports Aeral repose sur la prise en compte de divers aspects :

*Extraire les heures totales de vol pour l'activité planeur, quelle que soit sa catégorie (en instruction, hors instruction, autres).
*Extraire les heures de vol étrangères spécifiquement pour l'activité planeur (Nationalité non française).
*Extraire les heures de vol des remorqueurs dans le cadre de l'activité planeur.
* Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie en instruction planeur.
*Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie hors instruction planeur.
*Extraire les heures de vol hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) (total des heures, heures avec BIA, heures de vol de découverte).
*Extraire le nombre de vols hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) selon le type d'activité (Remorqués, Treuillés, Lâchers solo, BPP Théorique, BPP Homologués).

== Mouvements==
Pour calculer les mouvements sur la plateforme en comptant simplement les atterrissages des vols locaux.

Sachant que 1 décollage ou 1 atterrissage ou 1 touch and go= 1 mouvement.

mouvements locaux = total atterrissages vol locaux * 2

==Tarifs ==
ce rapport aeral consiste à renseigner les droits d'entrée, cotisation non pilote et cotisation Club pour les deux tranches d'age (Jeunes et Adultes).

pour cela, les valeurs du droit d'entrée et de la cotisation non pilote sont directement attribuées pour les deux tranches d'age, en se basant sur les variables renseignées dans la [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]] ou trouvées grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]].

pour Cotisation Club on récupère la valeur ADULTES_Cotisation_Club directement à partir de la variable Cotisation.

et on déduit '''Jeunes_Cotisation_Club = ADULTES_Cotisation_Club - remise Cotisation jeunes'''

== Terrains==

==Bureau==
Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Aéronefs==
Ce tableau liste toutes les ressources de catégorie aéronefs (Avion, ULM, Hélicoptère, Planeur) :
*actives pour lesquelles l'option '''Saisie d'activité''' est cochée dans le paramétrage
*qui ont effectué au moins un vol dans l'année considérée
Le tableau contient les colonnes suivantes :
*Immatriculation qui correspond au nom de l'aéronef
*Modèle qui correspond au nom du type de ressource correspond
*Heures_Cette_Annee correspond au total des heures de vols effectuées par l'aéronef
*Heures_dont_en_Double correspond aux heures de vols pour lesquelles il y a 2 utilisateurs : 1 en place gauche et 1 en place droite.
*Heures_dont_en_Solo correspond à la différence de Heures_Cette_Annee et Heures_dont_en_Double.
*Tarif_Solo dont la valeur provient de la variable ayant pour nom "$tarifSolo + le nom du type d'aéronef".
*Tarif_Double correspond au total du Tarif_Solo et tarif d'instruction (la variable ayant pour nom "$tarifInstruction").

==Liste détaillée des personnes liée pour chaque nombre d'adhérents==

Dans l'affichage des statistiques AERAL, pour les tableaux ADHERENTS PAR ACTIVITE X (avec X est une des catégories: AVION, HELICOPTERE, PLANEUR et ULM) et FORMATIONS, on associe pour chaque nombre de personnes différent de 0 un lien vers un nouvel onglet qui contient la table détaillée des personnes , cette dernière contient les informations suivantes :
*Nom
*Prénom
* Sexe
*Date de naissance
*Année de naissance
*Génération
*Colonne dynamique pour chaque type de validité cochées en cas des '''Brevetes''': cette colonne contient une icône checked verte + la date d'obtention si la personne a la validité, sinon elle est vide

=Prédictions=
Le principe de prédictions consiste à essayer de retrouver les paramètres nécessaires au remplissage du formulaire de statistiques AERAL en recherchant dans la base de données des mots clés spécifiques pour chaque référence.

Liste des prédictions utilisées par le robot OpenFlyers.

==Tarifs==
===Tarif cotisation===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''cotisation'''
#'''cotisation club'''
#'''cotisation <nom de la structure>'''

===Tarif droit d'entrée===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Droit d'entrée'''
#'''Tarif entrée'''

===Tarif instruction===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Tarif instruction'''

===Remise cotisation jeune===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Remise cotisation jeune'''

==Qualifications ==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
# '''PPL'''
#'''Brevet de base'''
#'''CPL'''
#'''ATPL'''
#'''Brevet ULM'''

==Profils==
===Non Pilotes===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils''' les occurrences :
#'''Honoraire'''
#'''Non pilote'''

===Instructeurs ===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils > Réservations''' les profils qui ont les deux droits suivants:
#'''Planning personnel'''
#'''Planning individuel visible pour les autres'''

==Types d'activités==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' des occurrences spécifiques pour chaque type d'activité :

IFR :
#'''IFR'''
#'''IFR-FR'''

Instruction :
#'''Instruction'''
#'''Double commande'''

Navigation :
# '''Navigation'''

Nuit :
#'''Nuit'''
#'''Vol de nuit'''

VFR jour navigation :
# '''VFR jour navigation'''

VFR nuit :
# '''VFR nuit'''

Solo supervisé :
#'''Solo supervisé'''

=Non-conformités=
==Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export==
Si la validité correspondant à la licence FFA n'est pas spécifiée ou si les numéros de licence FFA dans les tableaux [[#Bureau_2|BUREAU]] et [[#Instructeurs|INSTRUCTEURS]] n'ont pas été validés par l'API FFA, ces licences sont signalées en rouge avec le message d'erreur '''Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export''' en bas du tableau, et le JSON envoyé à SMILE ne les inclut pas.

Si certains numéros sont en rouge et que d'autres ne le sont pas, alors cela veut dire que les numéros en rouge ne sont pas valides et qu'il faut les corriger dans '''Gestion > Utilisateurs > Validités'''

Si tous les numéros sont en rouge, alors il y a de grandes chances pour que le paramétrage en place du type validité associé à la licence FFA ne soit pas configuré pour être certifié par l'API FFA. Pour corriger cela, il faut :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Éditer le type de validité correspond à la licence FFA
*Dans le champ '''Certification''', sélectionner ''Par API FFA''
*Décocher '''Associer un document'''
*Cocher '''Soumise à échéance'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Heures de vol pour les utilisateurs ayant le sexe '''Indéfini'''==
Dans les blocs Activité en instruction ET Activité hors instruction, s'il y a des heures de vol liées au sexe indéfini, nous ajoutons des lignes supplémentaires où nous stockons les heures sans celles du sexe indéfini.

Pour corriger cette non-conformité, le bon sexe (M/F) doit être renseigné pour les utilisateurs ayant des vols enregistrés dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''.

Remarque: Les utilisateurs sur fond rouge sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.

==Numéro de licence FFA non renseigné==
Dans les blocs INSTRUCTEURS et BUREAU, si l'utilisateur n'a pas le Numéro de licence FFA la case s'affiche en rouge pour indiqué la nécessité de renseigner les numéros de licence FFA pour faire la correspondance côté SMILE FFA.

Pour corriger cette non-conformité, le bon Numéro de licence FFA doit être renseigné pour le personnel de BUREAU et les instructeurs.

File:Aeral Permettre export SMILE Formation.png

2026-06-12T16:11:56Z

Ozerhouni:

AERAL

2026-06-12T16:08:24Z

Ozerhouni:

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire le module OpenFlyers permettant de paramétrer et générer les statistiques Aeral (Acquisition et Exploitation des Rapports d'activités de l'Aviation Légère) requises par la DGAC pour les associations aéronautiques et qui se concrétise au travers du remplissage d'un formulaire dont la version PDF est disponible à cette adresse : https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_12806.do .

La DGAC préconise de ne pas remplir le formulaire PDF mais à la place le formulaire en ligne accessible à cette adresse : https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/WD220AWP/WD220Awp.exe/CONNECT/AERAL

De son côté, la Fédération Française Aéronautique (FFA) propose un module qui permet de faciliter le remplissage des statistiques Aeral au travers de son outil SMILE. Une documentation concernant l'utilisation de ce module est disponible à cette adresse : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/

OpenFlyers s'interface avec le module SMILE de la FFA au travers d'un module de génération et d'envoi des statistiques Aeral. Ce module permet également d'automatiser l'envoi des données mensuelles vers SMILE FFA.

==Chronologie des actions à effectuer sur OpenFlyers==
Lorsque la structure utilise la fonction de génération du rapport Aeral pour la première fois :
*Tenter de générer un premier rapport Aeral en allant dans '''Gestion > Rapports > Statistiques Aeral > Export Aeral'''
Si le robot OpenFlyers n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le paramétrage. Sinon, il affiche les tableaux de statistiques.

Dans tous les cas, '''ne pas tenir des données publiées lors de la première tentative et vérifier les paramètres''' :
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral'''
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans le chapitre [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-SMILE/Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral]] de cette page

Si les paramètres ne sont pas définis ou sauvegardés, [[Alertes-de-configuration#Le-formulaire-de-configuration-de-l'export-aeral-n'a-pas-été-rempli-ou-sauvegardé|une alerte de configuration est affichée]].

Une fois les paramètres définis :
*Retourner dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral'''
* Vérifier l'année sélectionnée
*Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''
*Vérifier la cohérence des statistiques générées
Une fois que les données sont considérées comme correctes, il faut recopier les données sur l'[https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/AERAL outil Aeral] '''sauf pour les aéro-clubs affiliés à la Fédération Française Aéronautique''' où cette dernière souhaite que les données remontent via son outil SMILE. Voir le chapitre suivant [[#Chronologie-des-actions-à-effectuer-sur-SMILE-FFA|Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA]]

==Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA==
;Prérequis
*Avoir renseigné le '''Code FFA''' dans le formulaire [[#Coordonnées|Coordonnées]] présent dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral'''
* Avoir testé le code FFA de sorte à avoir le cadenas vert de verrouillé

;Procédure
*Depuis '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral''', une fois que la cohérence des statistiques générées a été vérifié, il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Envoyer à SMILE'''
*[https://projet.ff-aero.fr/SMILE_II Aller sur SMILE AEROCLUB] et suivre la procédure suivante : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/
*Il faut parcourir les onglets un par un de la gauche vers la droite en cliquant à chaque fois sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.''' puis cliquer sur le bouton '''Oui''' de la boite de dialogue demandant confirmation
*Une fois que tous les onglets ont été parcourus, les données importées et les vérifications effectuées, il faut cliquer sur le dernier onglet '''VALIDATION'''
Si les vérifications d'intégrité sont correctes sur SMILE, un pavé sur fond vert apparait avec 2 cases à cocher pour permettre l'envoi des données vers Aeral

[[File:VALIDATION_SMILE.png|600px]]

'''ATTENTION : il n'est possible d'envoyer les données qu'une seule fois depuis SMILE vers Aeral'''

;Points d'attention
*les données ne remontent dans chaque formulaire SMILE qu'après avoir cliqué sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.'''
Il faut effectuer cette action pour CHAQUE onglet. Il est donc recommandé de parcourir les onglets de la gauche vers la droite.
*Il est possible d'exporter (pousser) les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite. Chaque nouvel envoi de données écrase l'envoi précédent effectué pour le même mois. Par contre, à chaque nouvel envoi, il faut cliquer sur le bouton d'import dans SMILE FFA pour chaque onglet du formulaire.
*A l'heure actuelle, SMILE récupère bien toutes les données OpenFlyers mais ne permet pas de les incorporer toutes. Ainsi il manque le bouton de synchronisation pour les onglets suivants :
**GENERAL : non souhaité par la FFA
**TERRAINS : prévu pour 2024
**BUREAU : à fiabiliser
**MATERIEL : prévu pour 2024
*Autant il est possible de pousser les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite, autant il n'est possible d'exporter de SMILE FFA vers Aeral qu'une seule fois. En cas d'erreur, il faut contacter la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] pour déverrouiller le système et permettre d'effectuer un nouvel envoi.

=Admin > Structure > Paramétrage > Export SMILE/Aeral=
Pour accéder au paramétrage '''Export SMILE/Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Afin de pouvoir générer les statistiques Aeral, il faut que toutes les questions du formulaire soient complétées. Ce dernier est pré-rempli automatiquement avec les données de la structure grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]] lors de la première tentative de génération des statistiques Aeral depuis [[#Gestion->-Rapports->-Rapports-spécifiques->-Export-Aeral|Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral]].

Il est donc fortement recommandé de générer une première fois les statistiques '''AVANT''' d'éditer le contenu du paramétrage. En effet, une fois que les données de paramétrage des statistiques Aeral sont stockées, la prédiction est désactivée pour ne pas réinitialiser les valeurs enregistrées.

Après une première génération des statistiques, le gestionnaire est invité à vérifier les paramètres pré-remplis du formulaire, à les corriger le cas échéant, et à renseigner manuellement les éléments restants.

les données récupérées de ce formulaire affectent directement la manière dont le robot OpenFlyers traite les rapports. Si une donnée n'est pas présente dans le paramétrage de la structure, le gestionnaire doit sélectionner le choix '''Non applicable'''.

==Coordonnées==
[[File:Aeral coordonnées.png|800px]]

Pour les structures affiliées à la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] :
*Renseigner '''Code FFA (10 chiffres sans espace et sans tiret)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut à droite
*Cliquer sur le bouton '''Valider le code FFA'''. Cela permet de tester le code FFA en envoyant les données des statistique AERAL à l'API SMILE FFA en mode de test.
Une fois que le code FFA est validé, le pictogramme du cadenas à droite passe vert/verrouillé
*Cliquer sur l'interrupteur '''Synchronisation Automatique SMILE FFA''' pour activer la synchronisation automatique les données AERAL vers le serveur SMILE de la FFA. L'interrupteur n'est activable que si le '''Code FFA''' est préalablement validé. Lorsque l'interrupteur est activé et [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|le paramétrage Aeral]] est rempli et sauvegardé, les statistiques sont envoyées tous les 1er du mois à l'API SMILE FFA. Elles concernent la période du 1er janvier de l'année en cours au jour précédent la date d'envoi, sauf pour le 1er janvier où la période correspond à l'année précédente.

'''NB''': Pour valider le code FFA, on click sur le bouton '''Valider le code FFA''':
*Si le code FFA est valide:
**Le champ de la saisie du code FFA sera verrouillé avec un cadenas qui passe en vert.
** L'interrupteur de la synchronisation automatique peut être activé.
**Le bouton '''Valider le code FFA''' disparaît ( le déverrouillage du Code FFA ne sera fait que par un admin interne d'OpenFlyers).
*Si le code FFA n'est pas valide:
** L'interrupteur de la synchronisation automatique devient désactivé.
**le champ de la saisie du code FFA sera déverrouillé avec un cadenas en rouge.

*'''Département'''
*'''Région aéronautique'''
*'''Délégation régionale'''
*'''Date agrément DGAC'''
*'''Préfecture Agrément DGAC'''
*'''Numéro ATO'''
*'''Date d'obtention de l'ATO'''
*'''Numéro DTO'''
*'''Date d'obtention du DTO'''
*'''APE'''

==Tarifs==
[[File:Aeral_ _Tarifs.png|800px]]

*Droit d'entrée
*Cotisation
*Remise cotisation jeunes
*Tarif supplément instruction

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau [[#Tarifs|Tarifs]] du rapport Aeral.

==Validité définissant la pratique d'une activité==
[[File:Aeral_ _Validité_définissant_la_pratique_d'une_activité.png|800px]]

*Type de validité définissant un utilisateur "Avion"
*Type de validité définissant un utilisateur "Hélicoptère"
*Type de validité définissant un utilisateur "Planeur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 1 - Paramoteur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 2 - Pendulaire"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 3 - 3 axes"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 4 - Autogire"

Ces champs permettent à l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau ADHERENTS du rapport Aeral.

== Correspondance validités / Brevets, licences ou qualifications==
[[File:Aeral_ _Correspondance_validités_Brevets_licences_ou_qualifications.png|800px]]

*Activité Avion
**LAPL
**PPL
**CPL
**ATPL
**Qualif_Voltige
**Qualif_Montagne
**Qualif_Hydravion
**Qualif_IFR
**Qualif_VFR_Nuit
*Activité ULM
**Paramoteur
**Pendulaire
**Multiaxes
**Autogire
**Dirigeable
**Hélicoptère
*Activité Hélicoptère
**LAPL(H)
** PPL(H)
**CPL(H)
**ATPL(H)
*Activité Planeur
**VV/SPL/LAPL(S)

Ces champs permettant l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à Brevets, licences ou qualifications pour chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau FORMATIONS du rapport Aeral.

==Validités correspondant à la cotisation de la structure==
[[File:Aeral_ _Validités_correspondant_à_la_cotisation_de_la_structure.png|500px]]

Les validités cochées dans cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure durant l'année considérée.

==Validité correspondant à la licence FFA ==
Une liste déroulante comprenant tous les types de validités configurés pour obtenir la certification par l'API FFA.

[[File:Aeral_ _Validité_correspondant_à_la_licence_FFA.png|400px]]

Si aucun type de validité n'est défini pour l'obtention de la certification via l'API FFA, le message d'erreur suivant sera affiché.

[[File:Aeral-Validité-correspondant-à-la-licence-FFA-Warning.png|1200px]]

La validité cochée dans cette partie est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs brevetés inscrits dans la structure durant l'année considérée.

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Permettre l'export des activités vers SMILE Formation==
Ce paramètre n'est visible que si un type de validité est sélectionné dans le champ [[#Validité-correspondant-à-la-licence-FFA|Validité correspondant à la licence FFA]].

[[File:Aeral_Permettre_export_SMILE_Formation.png|400px]]

Lorsque l'interrupteur '''Permettre l'export des activités vers SMILE Formation''' est activé, un bouton '''Créer le vol dans SMILE Formation''' apparaît automatiquement à la fin de chaque enregistrement de vol, sous réserve que l'élève dispose d'un numéro de licence FFA renseigné dans sa validité correspondante.

Ce bouton ouvre dans un nouvel onglet le formulaire de saisie de vol SMILE Formation pré-rempli avec les données du vol enregistré :
* Numéro de licence FFA de l'élève
*Numéro de licence FFA de l'instructeur si présent
*Date du vol
*Heure de départ en minutes depuis minuit, en heure locale de la structure
*Durée totale en minutes
*Immatriculation de l'aéronef
*Nombre d'atterrissages
* Type de vol : '''double''' si un instructeur est présent, '''solo''' sinon
*OACI de départ
*OACI d'arrivée

Une page intermédiaire est affichée entre la sauvegarde du vol et la redirection habituelle. Elle propose deux actions :
*Cliquer sur '''Créer le vol dans SMILE Formation''' pour ouvrir le formulaire pré-rempli dans un nouvel onglet
*Cliquer sur '''Continuer''' pour poursuivre vers la destination habituelle post-vol

'''NB''' : Si l'élève ne possède pas de numéro de licence FFA dans sa validité, le bouton n'apparaît pas et la redirection post-vol se déroule normalement sans interruption.

==Validités désignant les brevetés==
[[File:Aeral_ _Validités_désignant_les_brevetés.png|400px]]

Les validités sélectionnées dans ce champ permettent de définir les validités qui permettent de savoir une personne dispose d'un brevet ou non et donc par différence les personnes qui ne disposent d'aucun brevet sont considérées comme des élèves. Cette catégorisation des personnes est utilisée dans les rapports [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]].

==Activités pratiquées ==
[[File:Aeral_ _Activités_pratiquées.png|200px]]

Cocher les activités pratiquées par la structure.

Les paramètres de cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableaux [[#Activité-en-instruction-et-Activité-hors-instruction|Activité en instruction et Activité hors instruction]] ainsi que pour le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] (pour la partie '''solo supervisé''') du rapport Aeral.

==Correspondance activités / typologie des vols Aeral==
[[File:Aeral_ _Correspondance_activités_typologie_des_vols_Aeral.png|1200px]]

*IFR
*VFR Nuit
*Nuit
*VFR jour navigation
*Navigation
*Montagne
* Voltige
*BIA
*Baptême de l'air
*Instruction
*Remorquage
*Treuillage

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableau 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' et 'Hors_Instruction_Par_Activite' du rapport Aeral.

==Activité correspondant à Solo supervisé==
OpenFlyers recommande de ne pas saisir les vols solos supervisés avec l'instructeur en place droite mais de créer un champ spécifique pour renseigner le nom du superviseur. Le paramétrage correspondant est décrit dans le chapitre [[Gestion-des-activités#Paramétrage-des-vols-solos-supervisés|Paramétrage des vols solos supervisés]].

*L'activité sélectionnée dans le champ autocomplète '''Solo Supervisé''' est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux 'En_Instruction_Par_Population pour la catégorie X' et 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' du rapport Aeral afin de déterminer les heures de vol en Solo Supervisé durant l'année considérée.

[[File:Aeral_Instructeur_En_Place_Droite.png|1200px]]
* Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est activé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un instructeur occupant la place droite et qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''.

[[File:Aeral_Champ_Métier_Correspondant_Au_Superviseur.png|1200px]]
*Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est désactivé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un superviseur qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''. Pour cela il faut renseigner le '''Champ métier correspondant au superviseur'''.

==Matériels==
[[File:Aeral_ _Matériels.png|400px]]

Cocher le matériel dont dispose la structure.

==Terrain ==
[[File:Aeral_ _Terrain.png|800px]]

Renseigner les informations concernant l'aérodrome utilisé.

==Bureau==
[[File:Aeral_ _Bureau.png|800px]]

Définir les personnelles exerçant les fonctions définies.

== Personnel==
[[File:Aeral_ _Personnel.png|1600px]]

Renseigner les informatiques statistiques concernant le personnel.

==Profil des adhérents non pilotes==
[[File:Aeral_ _Profil_des_adhérents_non_pilotes.png|300px]]

Le profil sélectionné dans cette partie est utilisé par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure qui rentrent la catégorie '''non pilotes'''.

==Profil(s) désignant les instructeurs==
[[File:Aeral_ _Profil(s)_désignant_les_instructeurs.png|400px]]

Définir le profil permettant de désigner les utilisateurs instructeurs.

Ce profil est utilisé par le robot OpenFlyers pour lister les utilisateurs dans le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] du rapport Aeral.

=Gestion > Rapports > Statistiques Aeral > Export Aeral=
Pour accéder au rapport '''Export Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Voir-tous-les-rapports|Voir tous les rapports]] ou [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Lors de la première tentative de génération d'un export Aeral, le robot OpenFlyers tente de devenir le paramétrage qui doit être mis en place. S'il arrive à renseigner l'ensemble des paramètres indispensables à la génération du rapport, alors il affiche les tableaux pour les statistiques Aeral. S'il n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|paramétrage Aeral]].

Avant de générer le bilan annuel, il faut s'assurer que toutes les informations sont renseignées, si ce n'est pas le cas alors le gestionnaire est redirigé vers le formulaire précédent.

L'année affichée par défaut est :
*l'année précédente lorsque le mois actuel est compris entre le mois de janvier et le mois de mars inclus
*l'année actuelle dans le cas contraire

La distinction entre '''jeunes''' et '''adultes''' dans les rapports se situe à :
*21 ans pour '''AVION'''.
* 25 ans pour les autres catégories ('''ULM''', '''HELECOPTERE''' et '''PLANEUR''')

Une personne est décomptée comme adulte dès lors que son année de naissance est supérieure ou égale à 21 ou 25 ans suivant la catégorie considérée.

==Rapports issus de données de formulaire==
:*rapport Aeral ''' TERRAINS'''
:*rapport Aeral '''BUREAU'''
:*rapport Aeral '''PERSONNEL'''
:* rapport Aeral '''MATERIEL'''

==Adhérents par activité X==
Ce rapport regroupe 4 tableaux qui correspondent chacun à un type d'activité :
*Avion
*Hélicoptère
*ULM
*Planeur

Pour qu'un pratiquant soit pris en compte dans le recensement, il faut :
*Qu'il détienne au moins l'une des validités [[#Validités-correspondant-à-la-cotisation-de-la-structure|Validités correspondant à la cotisation de la structure]] et dont la date d'échéance doit être supérieure ou égale au 31/12 de l'année des statistiques.
*Qu'il dispose d'une date de naissance (cela permet d'exclure les utilisateurs qui ne correspondent pas à des utilisateurs réels en leur mettant une date de naissance vide)

Pour chaque type d'activité, le robot OpenFlyers détermine les pratiquants en prenant en compte au moins l'un des éléments suivants :
*La pratique effective durant l'année sur un type d'aéronef correspondant au type d'activité
*La détention par un utilisateur d'une validité le définissant comme pratiquant de l'activité

Le robot OpenFlyers prend en compte les utilisateurs désactivés.

Une fois calculé le nombre de pratiquants, le robot OpenFlyers détermine le nombre de brevetés parmi ces pratiquants. Est considéré comme breveté un utilisateur qui dispose de l'une des validités sélectionnées dans le paramétrage [[#Validités-désignant-les-brevetés|Validités désignant les brevetés]], peu importe que la validité soit à jour ou non. Cela permet de déterminer, par soustraction, les personnes qui sont élèves. Dis autrement : est élève une personne qui ne possède pas une validité répertoriée comme étant une validité de type "brevet".

La figure suivante résume l'approche adoptée pour générer les statistiques liées à ce rapport :

[[File:Aeral_statistic_members_by_activity_schema_algorithm.png|800px]]

==Instructeurs==
Pour calculer les heures de vol de chaque instructeur, il y a 2 façons possibles :
*Première méthode : Lorsqu'il n'y a pas de type d'activité de sélectionné dans le champ '''Activité correspondant à Solo supervisé''', le robot OpenFlyers détermine le total des heures de vol de l'instructeur en place droite, puis le total des heures de vols en place droite de l'instructeur pour lesquelles il y a le type d'activité sélectionné pour le paramètre '''Instruction'''
: '''Heures totales = total des heures en place droite '''
:'''Heures doubles = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = Heures totales - Heures doubles'''
*Deuxième méthode : si le type d'activité solo supervisé est coché pour l'instructeur, dans ce cas on détermine le total des heures en solo supervisé comme étant la somme des heures de vols de l'instructeur pour lesquelles il y a comme type d'activité celle correspondant au paramètre '''Activité correspondant à Solo supervisé'''.
:'''Heures totales = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à solo supervisé'''
:'''Heures doubles = Heures totales - Heures solo supervisé'''

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Activité en instruction et Activité hors instruction==

pour ces deux rapport aeral nous utilisons la même stratégie qui est définie ci-dessous, pour différencier entre ces deux types d'activité on se base sur la place du pilote :

-En instruction place de pilote = 1.

-Hors instruction place de pilote = 0.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour les catégories AVION et HELECOPTERE===

La stratégie retenue pour générer ces rapports Aeral a été de commencer par identifier les variables fiables qui sont présentes chez toutes les structures
(navigation, IFR, Nuit),qui sont récupérées soit à partir du [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]], soit grâce à l'utilisation de [[#Types d'activités|prédictions sur les types d'activités]], et à partir desquelles on calcule le nombre d'heures de vol pour les autres types d'activité.

[[File:Aeral_activity_types_partition_schema.png|650px]]

Les données les plus fiables sont celles qui sont les plus spécifiques, par exemple, pour obtenir la valeur de VFR nuit si ce type d’activité n'est pas présente dans la structure alors on considère que le type d’activité nuit est le plus spécifique et donc il correspond à la donnée la plus fiable pour calculer ce type d’activité.

Le calcul des heures de vol pour les différents types d'activité se fait en suivant les étapes suivantes:
:*On commence par l’obtention des heures de vol total de toutes les activités confondues par une requête sql.
:*Ensuite, les heures de vol de chaque type d'activité sont calculées en fonction des données fournies par le gestionnaire dans le [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]].

La figure suivante représente le schéma de l'algorithme utilisé par le robot OpenFlyers pour calculer les heures de vol en fonction des données présente dans la structure :

[[File:Aeral_statistic_activity_schema_algorithm.png|650px]]

:*'''Exemple''':
on prend l'exemple suivant dans lequel la structure ne possède que les types d'activités suivants: IFR, NUIT et Navigation

on commence par l'obtention le '''total des heures de vol''' : 2430

ensuite on obtient le total '''IFR''' : 1000

puisque le type d'activité VFR nuit n'est pas présent dans la structure:

on commence par exécuter deux requête la première sur le type d'activité nuit et l'autre sur les deux types d'activité ifr et nuit on obtient par exemple:

'''Nuit''' = 1200

'''IFR nuit''' = 400

ce que nous aide à calculer la valeur de VFR Nuit(voir la relation dans la figure ci-dessus)

'''VFR Nuit''': 1200 - 400 = 800.

pour calculer VFR jour navigation:

on commence par calculer navigation jour, pour cela on obtient la valeur de navigation = 700 et la valeur de navigation nuit = 300 à partir de la base de données, et donc
'''Navigation jour''' = 700 - 300 = 400,

ensuite de la même manière on obtient IFR Navigation = 330 et IFR navigation nuit = 200, pour calculer '''IFR navigation jour''' = 330 - 200 = 130.

et en utilisant la relation défini dans figure ci-dessus, on calcule '''VFR jour navigation''' = 400 - 130 = 270.

à la fin on déduit la valeur de VFR jour local en suivant les étapes suivants :

*:On calcule tout d'abord les heures de vol de '''VFR jour''' = VFR - VFR nuit = 1430 - 800.

avec '''VFR''' = Total - IFR = 2430 - 1000 = 1430.

*:ensuite on déduit la valeur de '''VFR Jour local''' = VFR jour - VFR jour navigation = 630 - 270 = 360

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie ULM===
Pour générer les statistiques liée à ces rapports il faut prendre en compte que chaque vol de la catégorie ULM peut être classée selon la catégorie de la ressource. OpenFlyers supporte actuellement quatre catégories ULM principales : '''ULM classe 1 - Paramoteur''', '''ULM classe 2 - Pendulaire''', '''ULM classe 3 - 3 axes''' et '''ULM classe 4 - Autogire'''.

Le système calcule les heures totales des vols ainsi que les heures de vols pour chaque catégorie de ressource configurée : Heures_Paramoteur, Heures_Pendulaire, Heures_Multiaxes et Heures_Autogire. Les catégories non configurées (Heures_Dirigeable et Heures_Helicoptere) utilisent par défaut des zéros, tandis que Heures_Dont_Vol_BIA reste également à zéro.

NB. Si l'un des clients a des catégories de ressources autres que celles listées ci-dessus (par exemple ULM classe 5 - Dirigeable ou ULM classe 6 - Hélicoptère), il faudra ajouter des requêtes spécifiques de génération des heures de vol pour chacune de ces catégories de ressource.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie PLANEUR===
[[File:Gliding_Activity_Categorization_Diagram.png|650px]]

Pour générer les statistiques liées à ces rapports, il est important de noter que chaque vol de la catégorie '''motoplaneur''' est considéré comme un vol '''planeur'''.

La stratégie adoptée pour générer ces rapports Aeral repose sur la prise en compte de divers aspects :

*Extraire les heures totales de vol pour l'activité planeur, quelle que soit sa catégorie (en instruction, hors instruction, autres).
*Extraire les heures de vol étrangères spécifiquement pour l'activité planeur (Nationalité non française).
*Extraire les heures de vol des remorqueurs dans le cadre de l'activité planeur.
* Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie en instruction planeur.
*Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie hors instruction planeur.
*Extraire les heures de vol hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) (total des heures, heures avec BIA, heures de vol de découverte).
*Extraire le nombre de vols hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) selon le type d'activité (Remorqués, Treuillés, Lâchers solo, BPP Théorique, BPP Homologués).

== Mouvements==
Pour calculer les mouvements sur la plateforme en comptant simplement les atterrissages des vols locaux.

Sachant que 1 décollage ou 1 atterrissage ou 1 touch and go= 1 mouvement.

mouvements locaux = total atterrissages vol locaux * 2

==Tarifs ==
ce rapport aeral consiste à renseigner les droits d'entrée, cotisation non pilote et cotisation Club pour les deux tranches d'age (Jeunes et Adultes).

pour cela, les valeurs du droit d'entrée et de la cotisation non pilote sont directement attribuées pour les deux tranches d'age, en se basant sur les variables renseignées dans la [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]] ou trouvées grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]].

pour Cotisation Club on récupère la valeur ADULTES_Cotisation_Club directement à partir de la variable Cotisation.

et on déduit '''Jeunes_Cotisation_Club = ADULTES_Cotisation_Club - remise Cotisation jeunes'''

== Terrains==

==Bureau==
Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Aéronefs==
Ce tableau liste toutes les ressources de catégorie aéronefs (Avion, ULM, Hélicoptère, Planeur) :
*actives pour lesquelles l'option '''Saisie d'activité''' est cochée dans le paramétrage
*qui ont effectué au moins un vol dans l'année considérée
Le tableau contient les colonnes suivantes :
*Immatriculation qui correspond au nom de l'aéronef
*Modèle qui correspond au nom du type de ressource correspond
*Heures_Cette_Annee correspond au total des heures de vols effectuées par l'aéronef
*Heures_dont_en_Double correspond aux heures de vols pour lesquelles il y a 2 utilisateurs : 1 en place gauche et 1 en place droite.
*Heures_dont_en_Solo correspond à la différence de Heures_Cette_Annee et Heures_dont_en_Double.
*Tarif_Solo dont la valeur provient de la variable ayant pour nom "$tarifSolo + le nom du type d'aéronef".
*Tarif_Double correspond au total du Tarif_Solo et tarif d'instruction (la variable ayant pour nom "$tarifInstruction").

==Liste détaillée des personnes liée pour chaque nombre d'adhérents==

Dans l'affichage des statistiques AERAL, pour les tableaux ADHERENTS PAR ACTIVITE X (avec X est une des catégories: AVION, HELICOPTERE, PLANEUR et ULM) et FORMATIONS, on associe pour chaque nombre de personnes différent de 0 un lien vers un nouvel onglet qui contient la table détaillée des personnes , cette dernière contient les informations suivantes :
*Nom
*Prénom
* Sexe
*Date de naissance
*Année de naissance
*Génération
*Colonne dynamique pour chaque type de validité cochées en cas des '''Brevetes''': cette colonne contient une icône checked verte + la date d'obtention si la personne a la validité, sinon elle est vide

=Prédictions=
Le principe de prédictions consiste à essayer de retrouver les paramètres nécessaires au remplissage du formulaire de statistiques AERAL en recherchant dans la base de données des mots clés spécifiques pour chaque référence.

Liste des prédictions utilisées par le robot OpenFlyers.

==Tarifs==
===Tarif cotisation===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''cotisation'''
#'''cotisation club'''
#'''cotisation <nom de la structure>'''

===Tarif droit d'entrée===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Droit d'entrée'''
#'''Tarif entrée'''

===Tarif instruction===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Tarif instruction'''

===Remise cotisation jeune===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Remise cotisation jeune'''

==Qualifications ==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
# '''PPL'''
#'''Brevet de base'''
#'''CPL'''
#'''ATPL'''
#'''Brevet ULM'''

==Profils==
===Non Pilotes===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils''' les occurrences :
#'''Honoraire'''
#'''Non pilote'''

===Instructeurs ===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils > Réservations''' les profils qui ont les deux droits suivants:
#'''Planning personnel'''
#'''Planning individuel visible pour les autres'''

==Types d'activités==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' des occurrences spécifiques pour chaque type d'activité :

IFR :
#'''IFR'''
#'''IFR-FR'''

Instruction :
#'''Instruction'''
#'''Double commande'''

Navigation :
# '''Navigation'''

Nuit :
#'''Nuit'''
#'''Vol de nuit'''

VFR jour navigation :
# '''VFR jour navigation'''

VFR nuit :
# '''VFR nuit'''

Solo supervisé :
#'''Solo supervisé'''

=Non-conformités=
==Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export==
Si la validité correspondant à la licence FFA n'est pas spécifiée ou si les numéros de licence FFA dans les tableaux [[#Bureau_2|BUREAU]] et [[#Instructeurs|INSTRUCTEURS]] n'ont pas été validés par l'API FFA, ces licences sont signalées en rouge avec le message d'erreur '''Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export''' en bas du tableau, et le JSON envoyé à SMILE ne les inclut pas.

Si certains numéros sont en rouge et que d'autres ne le sont pas, alors cela veut dire que les numéros en rouge ne sont pas valides et qu'il faut les corriger dans '''Gestion > Utilisateurs > Validités'''

Si tous les numéros sont en rouge, alors il y a de grandes chances pour que le paramétrage en place du type validité associé à la licence FFA ne soit pas configuré pour être certifié par l'API FFA. Pour corriger cela, il faut :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Éditer le type de validité correspond à la licence FFA
*Dans le champ '''Certification''', sélectionner ''Par API FFA''
*Décocher '''Associer un document'''
*Cocher '''Soumise à échéance'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Heures de vol pour les utilisateurs ayant le sexe '''Indéfini'''==
Dans les blocs Activité en instruction ET Activité hors instruction, s'il y a des heures de vol liées au sexe indéfini, nous ajoutons des lignes supplémentaires où nous stockons les heures sans celles du sexe indéfini.

Pour corriger cette non-conformité, le bon sexe (M/F) doit être renseigné pour les utilisateurs ayant des vols enregistrés dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''.

Remarque: Les utilisateurs sur fond rouge sont les utilisateurs pour lesquels le sexe, la nationalité ou la date de naissance ne sont pas renseignés.

==Numéro de licence FFA non renseigné==
Dans les blocs INSTRUCTEURS et BUREAU, si l'utilisateur n'a pas le Numéro de licence FFA la case s'affiche en rouge pour indiqué la nécessité de renseigner les numéros de licence FFA pour faire la correspondance côté SMILE FFA.

Pour corriger cette non-conformité, le bon Numéro de licence FFA doit être renseigné pour le personnel de BUREAU et les instructeurs.

Interfaçage OpenFlyers et Super PDP

2026-05-14T12:11:21Z

Ozerhouni: /* Interconnecter OpenFlyers à Super PDP */

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant [https://www.superpdp.tech/ Super PDP] le PDP agréé par l'état français retenu par OpenFlyers pour la [https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-et-plateformes-agreees facturation électronique].

Chaque structure souhaitant récupérer les factures électroniques de ses fournisseurs via OpenFlyers doit effectuer 2 actions :
*[[#Créer-le-compte-client-Super-PDP-pour-sa-structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]]
*Interconnecter son compte client Super PDP avec OpenFlyers

=Procédures=

==Créer le compte client Super PDP pour sa structure==

;Prérequis
*La procédure doit être effectuée par le représentant légal de la structure : une vérification d'identité en ligne est effectuée
*Disposer du numéro SIREN de la structure. Il est à noter que toute structure déclarée, y compris une association loi 1901, dispose d'un numéro SIREN. Pour retrouver le numéro SIREN d'une association, il faut aller sur https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr

;Création du compte
*Aller sur https://www.superpdp.tech
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte''' en haut à droite
*Dans le champ '''E-mail''' saisir une adresse email de la structure concernée
*Dans le champ '''Mot de passe''' saisir un mot de passe
*Cocher la case '''J'accepte les Condition Générales'''
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte'''
Un email est envoyé à l'adresse email renseignée contenant un code de vérification
*Copier/coller le code de vérification dans le champ qui apparait
*Valider
Ensuite, il est demandé de choisir une technique d'authentification à 2 facteurs :
*Sélectionner la technique d'authentification par email
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un nouvel email est envoyé contenant un code d'authentification
*Copier le code d'authentification reçu par email et le saisir dans le champ '''Code d'authentification'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

;Ajout de l'entreprise
Lors de la création, 2 entreprises fictives sont créées (Burger Queen et Tricatel). Il faut créer sa propre entreprise :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter entreprise''' en bas dans la barre latérale de gauche
*Dans le champ '''Pays d'enregistrement''', laisser le champ par défaut '''France (Numéro SIREN)'''
*Dans le champ '''Numéro SIREN''' saisir le numéro SIREN de la structure
*Dans le champ '''Représentant·e légal·e''' vérifier que le nom qui apparait est conforme
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
*Cocher les cases :
**'''Accord formel'''
**'''Inscription annuaire'''
Il est également possible de cocher la case '''Phase pilote'''
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
Un QR code apparait

;Vérification d'identité depuis le smartphone
*Scanner le QR code avec son smartphone et ouvrir le lien
*Cliquer sur le bouton '''Commencer ma vérification'''
*Cocher la case '''Je consens à ce que mes informations biométriques soient traitées dans le but de vérifier mon identifié à distance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Saisir les informations dans les champs '''Prénom''', '''Nom''' et '''Date de naissance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Démarrer'''
*Dans le champ '''Pays émetteur''' taper ''fr'' puis sélectionner '''France'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Dans le champ '''Type de document''' sélectionner le type de document utilisé pour vérifier l'identité, 3 choix sont possibles :
**Passeport
**Carte nationale d'identité
**Titre de séjour
Procédure avec une carte nationale d'identité :
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le recto. La photo doit être nette (pas de flou). Il vaut mieux cadrer large que trop serré pour privilégier la netteté.
Patienter jusqu'à avoir à nouveau '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le verso
Patienter jusqu'à avoir l'affichage des 2 photos
*Cliquer sur le bouton '''Confirmer'''
Patienter pendant la phase de vérification automatique. Si cette dernière échoue, il est possible de reprendre les photos.
*Cliquer sur le bouton '''Terminer'''

;Finalisation depuis le navigateur
*Si la vérification n'a pas abouti dès le premier essai, un bouton '''Demander une vérification manuelle''' apparait. Il faut cliquer sur ce bouton même si la vérification a abouti ensuite.
L'entreprise apparait alors en premier avec 3 lignes d'annuaire :
*Annuaire France
*2 lignes Annuaire Peppol dont le deuxième est "replyto"
Initialement, le statut de ces lignes est "en cours". En cliquant sur une autre page puis en revenant, il passe à "OK".

==Interconnecter OpenFlyers à Super PDP==

;Prérequis
*Le compte Super PDP de la structure doit être créé et actif (voir [[#Créer le compte client Super PDP pour sa structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]])
*Être connecté à OpenFlyers en tant qu'administrateur disposant du droit '''Gérer la structure'''

;Procédure

;Lancer la connexion depuis OpenFlyers
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
*Activer l'interrupteur '''Récupérer les factures électroniques'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter à SuperPDP'''
Le navigateur est redirigé vers le tunnel d'intégration SuperPDP.

;Saisir les informations de l'entreprise sur SuperPDP
*Saisir les informations de l'entreprise demandées (numéro SIREN, raison sociale, etc.)
*Valider le consentement formel autorisant OpenFlyers à agir au nom de la structure auprès de SuperPDP

;Vérification KYC/KYB ''(première connexion uniquement)''
*SuperPDP déclenche un processus de vérification d'identité via son partenaire.

;Autoriser OpenFlyers sur l'écran OAuth SuperPDP
*L'écran d'autorisation OAuth SuperPDP s'affiche
** Cocher la case '''Autoriser OpenFlyers à gérer mon compte SuperPDP. OpenFlyers aura accès à mes factures, pourra envoyer mes factures, et gérer mes lignes d'annuaire.'''
*Cliquer sur le bouton '''Autoriser'''

;Retour sur OpenFlyers
*Le navigateur est automatiquement redirigé vers '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
*Vérifier que le statut affiché est '''Connecté à SuperPDP'''
La connexion est établie. OpenFlyers peut désormais récupérer automatiquement les factures fournisseurs depuis Super PDP.

Interfaçage OpenFlyers et Super PDP

2026-05-08T15:57:45Z

Ozerhouni: /* Procédures */

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant [https://www.superpdp.tech/ Super PDP] le PDP agréé par l'état français retenu par OpenFlyers pour la [https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-et-plateformes-agreees facturation électronique].

Chaque structure souhaitant récupérer les factures électroniques de ses fournisseurs via OpenFlyers doit effectuer 2 actions :
*[[#Créer-le-compte-client-Super-PDP-pour-sa-structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]]
*Interconnecter son compte client Super PDP avec OpenFlyers

=Procédures=

==Créer le compte client Super PDP pour sa structure==

;Prérequis
*La procédure doit être effectuée par le représentant légal de la structure : une vérification d'identité en ligne est effectuée
*Disposer du numéro SIREN de la structure. Il est à noter que toute structure déclarée, y compris une association loi 1901, dispose d'un numéro SIREN. Pour retrouver le numéro SIREN d'une association, il faut aller sur https://annuaire-entreprises.data.gouv.fr

;Création du compte
*Aller sur https://www.superpdp.tech
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte''' en haut à droite
*Dans le champ '''E-mail''' saisir une adresse email de la structure concernée
*Dans le champ '''Mot de passe''' saisir un mot de passe
*Cocher la case '''J'accepte les Condition Générales'''
*Cliquer sur le bouton '''Créer un compte'''
Un email est envoyé à l'adresse email renseignée contenant un code de vérification
*Copier/coller le code de vérification dans le champ qui apparait
*Valider
Ensuite, il est demandé de choisir une technique d'authentification à 2 facteurs :
*Sélectionner la technique d'authentification par email
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Un nouvel email est envoyé contenant un code d'authentification
*Copier le code d'authentification reçu par email et le saisir dans le champ '''Code d'authentification'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

;Ajout de l'entreprise
Lors de la création, 2 entreprises fictives sont créées (Burger Queen et Tricatel). Il faut créer sa propre entreprise :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter entreprise''' en bas dans la barre latérale de gauche
*Dans le champ '''Pays d'enregistrement''', laisser le champ par défaut '''France (Numéro SIREN)'''
*Dans le champ '''Numéro SIREN''' saisir le numéro SIREN de la structure
*Dans le champ '''Représentant·e légal·e''' vérifier que le nom qui apparait est conforme
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
*Cocher les cases :
**'''Accord formel'''
**'''Inscription annuaire'''
Il est également possible de cocher la case '''Phase pilote'''
*Cliquer sur le bouton '''Suivant'''
Un QR code apparait

;Vérification d'identité depuis le smartphone
*Scanner le QR code avec son smartphone et ouvrir le lien
*Cliquer sur le bouton '''Commencer ma vérification'''
*Cocher la case '''Je consens à ce que mes informations biométriques soient traitées dans le but de vérifier mon identifié à distance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Saisir les informations dans les champs '''Prénom''', '''Nom''' et '''Date de naissance'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Démarrer'''
*Dans le champ '''Pays émetteur''' taper ''fr'' puis sélectionner '''France'''
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Dans le champ '''Type de document''' sélectionner le type de document utilisé pour vérifier l'identité, 3 choix sont possibles :
**Passeport
**Carte nationale d'identité
**Titre de séjour
Procédure avec une carte nationale d'identité :
*Cliquer sur le bouton '''Continuer'''
*Cliquer sur le bouton '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le recto. La photo doit être nette (pas de flou). Il vaut mieux cadrer large que trop serré pour privilégier la netteté.
Patienter jusqu'à avoir à nouveau '''Je suis prêt.e'''
*Prendre en photo le verso
Patienter jusqu'à avoir l'affichage des 2 photos
*Cliquer sur le bouton '''Confirmer'''
Patienter pendant la phase de vérification automatique. Si cette dernière échoue, il est possible de reprendre les photos.
*Cliquer sur le bouton '''Terminer'''

;Finalisation depuis le navigateur
*Si la vérification n'a pas abouti dès le premier essai, un bouton '''Demander une vérification manuelle''' apparait. Il faut cliquer sur ce bouton même si la vérification a abouti ensuite.
L'entreprise apparait alors en premier avec 3 lignes d'annuaire :
*Annuaire France
*2 lignes Annuaire Peppol dont le deuxième est "replyto"
Initialement, le statut de ces lignes est "en cours". En cliquant sur une autre page puis en revenant, il passe à "OK".

==Interconnecter OpenFlyers à Super PDP==

;Prérequis
*Le compte Super PDP de la structure doit être créé et actif (voir [[#Créer le compte client Super PDP pour sa structure|Créer le compte client Super PDP pour sa structure]])
*Être connecté à OpenFlyers en tant qu'administrateur disposant du droit '''Gérer la structure'''

;Procédure

;Lancer la connexion depuis OpenFlyers
**Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
**Activer l'interrupteur '''Récupérer les factures électroniques'''
**Cliquer sur le bouton '''Se connecter à SuperPDP'''
Le navigateur est redirigé vers le tunnel d'intégration SuperPDP.

;Saisir les informations de l'entreprise sur SuperPDP
**Saisir les informations de l'entreprise demandées (numéro SIREN, raison sociale, etc.)
**Valider le consentement formel autorisant OpenFlyers à agir au nom de la structure auprès de SuperPDP

;Vérification KYC/KYB ''(première connexion uniquement)''
*SuperPDP déclenche un processus de vérification d'identité via son partenaire :
**Vérification des informations de l'entreprise (KYB)
**Validation de l'identité légale de la structure
**Validation de l'identité du représentant légal (KYC)

;Autoriser OpenFlyers sur l'écran OAuth SuperPDP
**L'écran d'autorisation OAuth SuperPDP s'affiche
** Cocher la case '''Autoriser OpenFlyers à gérer mon compte SuperPDP. OpenFlyers aura accès à mes factures, pourra envoyer mes factures, et gérer mes lignes d'annuaire.'''
**Cliquer sur le bouton '''Autoriser'''

;Retour sur OpenFlyers
**Le navigateur est automatiquement redirigé vers '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
**Vérifier que le statut affiché est '''Connecté à SuperPDP'''
La connexion est établie. OpenFlyers peut désormais récupérer automatiquement les factures fournisseurs depuis Super PDP.

Gestion des activités

2026-03-27T09:29:18Z

Ozerhouni: /* L'aéronef est déjà en l'air */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Paramétrage des vols solos supervisés==
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.

;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page

;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''

;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''

;Facturation du solo supervisé au tarif de l'instruction
Dans le cas où la structure facture le solo supervisé à l'identique de l'instruction, il faut :
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Activités'''
*Editer la ligne "Instruction" en cliquant sur le bouton symbolisant un crayon et situé à droite de la ligne concernée
*Cocher ''Solo supervisé'' dans le champ '''Types d'activités concernés'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.

Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.

=Alertes=
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==

==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==

==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==

==L'aéronef est déjà en l'air==
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte orange '''L'aéronef est déjà en l'air''', cela veut dire qu'un vol a déjà été ouvert avec cet aéronef.

Dans ce cas, il y'a 2 choix :
*'''Fermer le vol déjà ouvert''' si le vol en cours doit être clôturé.
*'''Saisir un nouveau vol''' pour continuer malgré tout la saisie d'un nouveau vol.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].

==Le compteur d'arrivée du vol précédent est incompatible avec le compteur de départ saisi==
Cette alerte peut apparaître lorsque le compteur de départ saisi est incohérent par rapport au compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné, par exemple avec un message du type :

<pre>Le compteur arrivée du vol précédent (X) est supérieur au compteur départ de ce vol</pre>

ou :

<pre>Le compteur arrivé précédent (X) est bien inférieur au compteur départ de cette saisie</pre>

Il s'agit d'une alerte non bloquante. En dessous du message, un bouton permet de corriger automatiquement la saisie en reprenant la valeur de référence du dernier vol fermé :

<pre>Utiliser le compteur précédent (X)</pre>

En cliquant sur ce bouton, le compteur de départ est remplacé par le compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné.

Le bouton de confirmation reste disponible pour conserver la saisie initiale.

==Le pilote X est déjà en l'air==
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

==Vous êtes actuellement en l'air==
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

=Annuler une activité validée=
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données''' (Cette opération n'entraîne pas de contrôle restrictif (chevauchement), car le vol concerné a déjà été contre-passé).

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''

=Annuler un vol ouvert=
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Lister les activités=
La liste des activités est accessible depuis:
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle. Un interrupteur Date en '''UTC''' permet d'afficher sous la date locale une ligne orange indiquant l'heure '''UTC''' si la conversion reste le même jour, ou la date complète en '''UTC''' lorsque la conversion recule sur la veille.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Temps d'activité''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Temps moteur''' : le temps moteur s'affiche si la ressource appartient à un type de ressource configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol, il est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''

=Modifier une activité=
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.

=Saisir une activité=
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''

;Mécanismes de traitement
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du dernier vol fermé renseigné par l'aéronef sélectionné. S'il n'existe pas de vol fermé précédent, la valeur utilisée est le compteur courant de la ressource. Changer la date de départ rafraîchit la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du dernier vol fermé. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.

Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
*La saisie optimisée avec un clavier (via les flèches ou par saisie directe) en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie. En cas de la saisie manuelle, un message d'aide s'affiche pendant la saisie afin de guider l'utilisateur : ''Terminez la saisie, puis cliquez en dehors du champ pour appliquer les modifications''.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.

Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.

Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps d'activité]]
Lorsque le temps d'activité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps moteur]]
Ce champ apparaît si le type de ressource de l'aéronef sélectionné est configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol.

Lorsque le temps moteur est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso / [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]] (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]), le bouton de validation a deux affichages possibles :

*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est ignorée dans ce cas.

*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

;Mécanismes d'alertes
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

=Supprimer une activité=
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée

=Valider une activité=
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.

Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]

;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Foxtrot-Aviation|l'interfaçage avec Foxtrot Aviation]].

Gestion des activités

2026-03-26T11:23:00Z

Ozerhouni:

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Paramétrage des vols solos supervisés==
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.

;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page

;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''

;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''

;Facturation du solo supervisé au tarif de l'instruction
Dans le cas où la structure facture le solo supervisé à l'identique de l'instruction, il faut :
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Activités'''
*Editer la ligne "Instruction" en cliquant sur le bouton symbolisant un crayon et situé à droite de la ligne concernée
*Cocher ''Solo supervisé'' dans le champ '''Types d'activités concernés'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.

Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.

=Alertes=
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==

==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==

==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==

==L'aéronef est déjà en l'air==
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].

==Le compteur d'arrivée du vol précédent est incompatible avec le compteur de départ saisi==
Cette alerte peut apparaître lorsque le compteur de départ saisi est incohérent par rapport au compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné, par exemple avec un message du type :

<pre>Le compteur arrivée du vol précédent (X) est supérieur au compteur départ de ce vol</pre>

ou :

<pre>Le compteur arrivé précédent (X) est bien inférieur au compteur départ de cette saisie</pre>

Il s'agit d'une alerte non bloquante. En dessous du message, un bouton permet de corriger automatiquement la saisie en reprenant la valeur de référence du dernier vol fermé :

<pre>Utiliser le compteur précédent (X)</pre>

En cliquant sur ce bouton, le compteur de départ est remplacé par le compteur d'arrivée du dernier vol fermé de l'aéronef sélectionné.

Le bouton de confirmation reste disponible pour conserver la saisie initiale.

==Le pilote X est déjà en l'air==
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

==Vous êtes actuellement en l'air==
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

=Annuler une activité validée=
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données''' (Cette opération n'entraîne pas de contrôle restrictif (chevauchement), car le vol concerné a déjà été contre-passé).

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''

=Annuler un vol ouvert=
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Lister les activités=
La liste des activités est accessible depuis:
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle. Un interrupteur Date en '''UTC''' permet d'afficher sous la date locale une ligne orange indiquant l'heure '''UTC''' si la conversion reste le même jour, ou la date complète en '''UTC''' lorsque la conversion recule sur la veille.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Temps d'activité''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Temps moteur''' : le temps moteur s'affiche si la ressource appartient à un type de ressource configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol, il est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''

=Modifier une activité=
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.

=Saisir une activité=
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''

;Mécanismes de traitement
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du dernier vol fermé renseigné par l'aéronef sélectionné. S'il n'existe pas de vol fermé précédent, la valeur utilisée est le compteur courant de la ressource. Changer la date de départ rafraîchit la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du dernier vol fermé. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.

Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
*La saisie optimisée avec un clavier (via les flèches ou par saisie directe) en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie. En cas de la saisie manuelle, un message d'aide s'affiche pendant la saisie afin de guider l'utilisateur : ''Terminez la saisie, puis cliquez en dehors du champ pour appliquer les modifications''.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.

Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.

Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps d'activité]]
Lorsque le temps d'activité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps moteur]]
Ce champ apparaît si le type de ressource de l'aéronef sélectionné est configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol.

Lorsque le temps moteur est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso / [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]] (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]), le bouton de validation a deux affichages possibles :

*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est ignorée dans ce cas.

*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

;Mécanismes d'alertes
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

=Supprimer une activité=
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée

=Valider une activité=
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.

Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]

;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Foxtrot-Aviation|l'interfaçage avec Foxtrot Aviation]].

Validités

2026-03-10T13:44:47Z

Ozerhouni: /* Historique des validités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

Chaque entrée d'historique affiche également :
* l'utilisateur (login) ayant effectué l'action ;
* l'adresse IP de l'utilisateur connecté ayant effectué l'action.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Validités

2026-03-10T13:43:54Z

Ozerhouni: /* Historique des validités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

Chaque entrée d'historique affiche également :
* l'utilisateur (login) ayant effectué l'action.
* l'adresse IP associée à l'action.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2026-03-06T11:06:26Z

Ozerhouni: /* Paramétrage des formules */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation''':
****Formule par défaut: <code> formatDate('yyyy-MM-dd HH:mm:ss', roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60))</code>
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_OFFMAIN_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60)</code>
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_LANDING_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_TAKEOFF_DATE'),60)</code>
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource '''Gestion > Ressources > Actives'''
** [[Gestion-des-ressources#Saisir-le-numéro-de-ressource-pour-l'API-de-geolocalisation|Configurer le numéro de l'API de géolocalisation pour les ressources]].
** Renseigner :
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

L'interfaçage Foxtrot Aviation fonctionne en mode "push" : Foxtrot Aviation envoie une notification à OpenFlyers lorsqu'un ou plusieurs vols sont disponibles pour un aéronef.

OpenFlyers reçoit la demande (avec le code de l'aéronef / planeCode) puis lance l'import des vols.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation.

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-06T11:16:16Z

Ozerhouni: /* Données envoyées à Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
**Lorsque un vol avec 2 pilotes est transmis à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]], le statut du 1er pilote est forcé à "élève-pilote" au sens [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] pour permettre à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] d'identifier le vol comme un vol d'instruction/double-commande.
**Lorsque un vol solo, le statut qui sera envoyée à carnet.aero est CDB.
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-05T12:40:11Z

Ozerhouni: /* Données envoyées à Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
**Lorsque un vol avec 2 pilotes est transmis à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]], le statut du 1er pilote est forcé à "élève-pilote" au sens [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] pour permettre à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] d'identifier le vol comme un vol d'instruction/double-commande.
**Lorsque un vol solo et que le pilote sélectionné a le statut élève, le statut qui sera envoyée à carnet.aero est CDB.
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-04T11:30:49Z

Ozerhouni: /* Données envoyées à Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
**Lorsque un vol avec 2 pilotes est transmis à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]], le statut du 1er pilote est forcé à "élève-pilote" au sens [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] pour permettre à [[/carnet.aero/|Carnet.aero]] d'identifier le vol comme un vol d'instruction/double-commande.
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

File:2025 12 04 14 28 09 Paramètres Carnet.aero Brave.png

2026-02-04T11:03:48Z

Ozerhouni: Ozerhouni reverted File:2025 12 04 14 28 09 Paramètres Carnet.aero Brave.png to an old version

Identifiants Carnet.aero

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-02-04T11:02:46Z

Ozerhouni: /* Forcer la synchronisation avec Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système mettra ensuite tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation et n'ont pas encore été synchronisés) en file d’attente pour être synchronisés par le serveur dans un délai maximum d’une minute.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Fiche personnelle

2026-01-16T11:41:01Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète utilisateur Carnet.aero correctement avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|400px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|400px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|400px]]

* Synchronisation manuelle réussie :
[[File:CarnetAero manual sync succeeded.png|600px]]

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

Fiche personnelle

2026-01-16T11:39:51Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|400px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|400px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|400px]]

* Synchronisation manuelle réussie :
[[File:CarnetAero manual sync succeeded.png|600px]]

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

Fiche personnelle

2026-01-16T11:38:47Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|600px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|600px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|600px]]

* Synchronisation manuelle réussie : [[File:CarnetAero manual sync succeeded.png|frameless]]

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

File:CarnetAero manual sync succeeded.png

2026-01-16T11:38:34Z

Ozerhouni:

carnetAero manual sync succeeded

Fiche personnelle

2026-01-16T11:34:38Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
[[File:CarnetAero succesful connexion.png|600px]]

* Erreur de connexion Carnet.aero :
[[File:CarnetAero wrong userId.png|600px]]

[[File:CarnetAero wrong userSecret.png|600px]]

* Déconnexion :
[[File:CarnetAero green msg.png|600px]]

* Aucun vol à synchroniser :
[[File:CarnetAero no flight to sync .png|600px]]

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
[[File:CarnetAero no status configuered.png|700px]]

File:CarnetAero no status configuered.png

2026-01-16T11:31:42Z

Ozerhouni: Ozerhouni moved page File:CarnetAero no status configuered.png to File:CarnetAero no status configuered.png without leaving a redirect

carnetAero no status configuered

File:CarnetAero no status configuered.png

2026-01-16T11:30:33Z

Ozerhouni:

carnetAero no status configuered

File:CarnetAero no flight to sync .png

2026-01-16T11:28:51Z

Ozerhouni:

carnetAero no flight to sync

File:CarnetAero succesful connexion.png

2026-01-16T11:26:53Z

Ozerhouni:

carnetAero succesful connexion

File:CarnetAero wrong userSecret.png

2026-01-16T11:24:33Z

Ozerhouni:

carnetAero wrong userSecret

File:CarnetAero wrong userId.png

2026-01-16T11:23:39Z

Ozerhouni:

carnetAero wrong userId

File:CarnetAero green msg.png

2026-01-16T11:20:44Z

Ozerhouni:

carnetAero green msg

Interfaçage OpenFlyers et Foxtrot Aviation

2026-01-15T14:36:54Z

Ozerhouni: /* Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation */

=Présentation=

L'objet de cette page est de présenter :
* Le service Foxtrot Aviation
* La configuration de l'interfaçage OpenFlyers avec Foxtrot Aviation
* Son utilisation dans OpenFlyers

L'interfaçage [https://foxtrotaviation.com/ Foxtrot Aviation] permet à OpenFlyers d'importer et de synchroniser des données de vol via l'API Foxtrot Aviation.

=Données récupérées via Foxtrot Aviation=

En récupérant les vols via Foxtrot Aviation, les informations suivantes sont récupérées ou calculées.

;Données issues de l'API
* Aéronef utilisé (immatriculation)
* Horodatages bloc (données onblock/offblock)
* Horodatages "moteur / principal" (onengine/offengine/onmain/offmain)
* Décollage / atterrissage (données takeoff/landing des legs)
* Lieu de départ / arrivée (codes ICAO depuis les legs : from/to)
* Nombre d'atterrissages (somme de nooflandings de chaque leg)
* Trajectoire (KMZ) via l'endpoint trace, quand disponible

;Données calculées par OpenFlyers via formule
* Date de début du vol
* Durée du vol
* Temps en l'air

;Pilotes / statut / place / type d'activité
Foxtrot Aviation ne fournissant pas les pilotes dans le payload, OpenFlyers procède comme suit :
* Si une réservation unique correspondant au vol est trouvée :
** Les pilotes, statuts et places sont récupérés depuis la réservation.
** Les types d'activité sont récupérés depuis la réservation.
* Si aucune réservation ne peut être associée (ou s'il existe plusieurs réservations qui se chevauchent) :
** Les pilotes restent vides.
** Le type d'activité est déterminé par les paramètres "type d'activité par défaut" (2 pilotes vs 0-1 pilote). Si non renseignés, OpenFlyers utilise le premier type d'activité disponible.

=Paramétrage des formules=

Foxtrot Aviation transmet des horodatages à la seconde. OpenFlyers fonctionne avec des dates à la minute.
Il est donc nécessaire de définir des formules dans le [[Paramétrage des activités#Foxtrot Aviation|paramétrage Foxtrot Aviation]] de la plateforme.

;Variables utilisables
Les variables suivantes sont utilisables dans les formules :
* %FOXTROT_AVIATION_ONBLOCK_DATE : Datetime de départ bloc
* %FOXTROT_AVIATION_OFFBLOCK_DATE : Datetime de bloc arrivée
* %FOXTROT_AVIATION_TAKEOFF_DATE : Datetime de décollage (premier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_LANDING_DATE : Datetime d'atterrissage (dernier leg)
* %FOXTROT_AVIATION_ONMAIN_DATE : Datetime "on main"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFMAIN_DATE : Datetime "off main"
* %FOXTROT_AVIATION_ONENGINE_DATE : Datetime "on engine"
* %FOXTROT_AVIATION_OFFENGINE_DATE : Datetime "off engine"

;Fonctions utilisables
Les fonctions suivantes peuvent être utilisées dans les formules :
* [[Formules-de-calcul#formatDate('patron',-'date')|formatDate]] : Permet de formater une date
* [[Formules-de-calcul#roundCeil(X,Y)|roundCeil]] : Arrondi à la minute supérieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#roundFloor(X,Y)|roundFloor]] : Arrondi à la minute inférieure la date transmise en paramètre
* [[Formules-de-calcul#strtotime(string)|strtotime]] : Transforme une date en timestamp

=Procédure=

==Interfacer OpenFlyers avec Foxtrot Aviation==

* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''
** Activer l'interrupteur '''Foxtrot Aviation'''
** Renseigner les champs suivants :
*** '''Formule date de début du vol Foxtrot Aviation''':
****Formule par défaut: <code> formatDate('yyyy-MM-dd HH:mm:ss', roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60))</code>
*** '''Formule durée du vol Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_OFFMAIN_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_ONMAIN_DATE'),60)</code>
*** '''Formule temps en l'air Foxtrot Aviation'''
****Formule par défaut: <code>roundCeil(strtotime('%FOXTROT_LANDING_DATE'),60) - roundFloor(strtotime('%FOXTROT_TAKEOFF_DATE'),60)</code>
*** '''Type d'activité par défaut avec zéro ou un pilote'''
*** '''Type d'activité par défaut avec deux pilotes'''
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

* Configurer les champs métiers des ressources :
** Aller sur la fiche ressource '''Gestion > Ressources > Actives'''
** [[Gestion-des-ressources#Saisir-le-numéro-de-ressource-pour-l'API-de-geolocalisation|Configurer le numéro de l'API de géolocalisation pour les ressources]].
** Renseigner :
*** '''Username Foxtrot''' : identifiant de connexion Foxtrot Aviation
*** '''Mot de passe Foxtrot''' : mot de passe de connexion Foxtrot Aviation

=Récupération des vols Foxtrot Aviation=

L'interfaçage Foxtrot Aviation fonctionne en mode "push" : Foxtrot Aviation envoie une notification à OpenFlyers lorsqu'un ou plusieurs vols sont disponibles pour un aéronef.

OpenFlyers reçoit la demande (avec le code de l'aéronef / planeCode) puis lance l'import des vols.

La synchronisation peut aussi être lancée manuellement dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

==Association aux réservations==
OpenFlyers tente d'associer un vol importé à une réservation correspondant à la ressource et aux horaires du vol.
* Si plusieurs réservations se chevauchent sur la période, aucune n'est prise en compte.
* Si une réservation unique correspond :
** Les pilotes/statuts/places et types d'activité sont repris depuis la réservation.

=Récupération des traces de vols=
Foxtrot Aviation fournit une trajectoire par vol (KMZ).

Les traces de vols sont téléchargeables depuis les interfaces [[Carnet-de-route#Traces-de-vols|Planning > Activités > Carnet de route]] et '''Planning > Activités > Carnet de vol'''. Pour visualiser les traces de vol il faut soit être sur le vol en tant que pilote ou instructeur ou bien avoir le droit [[Gestion-des-profils#Visualiser-les-traces-de-vol|Visualiser les traces de vol]].

Utilisation de la comptabilité

2026-01-08T10:18:32Z

Ozerhouni: /* Rechercher */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

File:Recherche des flux.png

2026-01-08T10:18:13Z

Ozerhouni:

Recherche des flux

Utilisation de la comptabilité

2026-01-08T10:16:27Z

Ozerhouni: /* Rechercher */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Connexion

2026-01-07T11:29:36Z

Ozerhouni: /* Alerte d'abonnement OpenFlyers */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les fonctionnalités de '''connexion''' à l'application de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
L'accès à OpenFlyers s'effectue avec un couple identifiant/mot de passe.

La [[Gestion des utilisateurs|création d'utilisateurs]] est effectuée par les utilisateurs disposant de droits spécifiques.

==Se rendre sur une plateforme==
Pour accéder à une plateforme OpenFlyers, il faut entrer son URL dans un navigateur web.

L'URL est ''http://openflyers.com/plateforme/'', où "plateforme" doit être remplacé par le vrai nom de la plateforme OpenFlyers.

En fonction du [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme, l'interface de connexion affichée correspond à la nouvelle ou à l'ancienne interface. Il est possible pour chaque utilisateur de surpasser ce choix par défaut à l'échelle de la plateforme pour [[#Changer-l'interface-affichée-par-défaut|définir un choix par défaut au niveau de l'utilisateur]].

==Champs de saisie==
Deux champs sont à remplir :
*'''Nom d'utilisateur'''
*'''Mot de passe'''

La '''casse''' est prise en compte : les majuscules et les minuscules du nom de l'utilisateur et du mot de passe doivent être respectées.

En plus de ces champs, il est possible de cocher la case [[#Enregistrer l'interface affichée par défaut|'''En faire mon interface par défaut''']] pour que l'interface actuellement utilisée soit enregistrée et automatiquement affichée lors des prochaines connexions.

Lorsque les champs sont correctement remplis, cliquer sur le bouton '''Se connecter''' afin d'accéder à l'application.

==Changer l'interface affichée par défaut==

Sur la [[#Champs de saisie|page de connexion]], il est possible de cocher la case '''En faire mon interface par défaut'''.

Lors du clic sur le bouton '''Se connecter''', si la case est cochée, l'interface utilisée est enregistrée puis sera affichée lors des prochains accès à la plateforme OpenFlyers.

Lorsque aucune interface par défaut n'a été choisie par l'utilisateur, alors l'affichage se fait selon le [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme.

==Erreurs de saisie==
*En cas d'erreur de saisie, une [[boîtes de dialogue|boîte de dialogue]] apparaît pour signaler l'erreur à l'utilisateur.
*Après 5 tentatives de connexion infructueuses, l'accès à l'application est '''bloqué''' pendant une durée déterminée.

==Signer des validités-contrats==
Si un utilisateur a des [[Validités#Validité-contrat|validités-contrats]] à signer, elles apparaissent juste après avoir passé l'identification.

Les documents associés à chaque validité-contrat à signer sont consultables en cliquant sur leur nom. Tant qu'il reste des contrats à signer cette page reste affichée et il est impossible d'accéder au site.

Pour signer un contrat il faut le sélectionner en cliquant dans la '''checkbox''' à gauche de son nom puis sur '''Signer les contrats'''.

Il est possible de retrouver les validités-contrats signées dans le [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|tableau des validités]].

Si un utilisateur essaie de se connecter depuis l''''interface dynamique''' et qu'il a des contrats à signer, un message d'alerte apparaît lui indiquant de se rendre sur l'interface légère pour signer ses contrats.

==Sélection du profil==
Un utilisateur peut disposer de plusieurs [[Gestion des profils|profils]]. Dans ce cas, lorsque sa connexion est validée, il choisit le profil avec lequel il va utiliser l'application dans une [[Boîtes de dialogue|boîte de dialogue]]. Les profiles sont triés par ordre alphabétique.

==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors il faut vérifier si c'est la BONNE plateforme. Pour cela, il faut regarder quel est le nom de la structure qui apparait sur la page d'accueil de la plateforme. Si ce n'est pas la bonne plateforme, il faut faire une recherche la bonne plateforme depuis le moteur de recherche d'OpenFlyers à cette adresse : https://openflyers.com/fr/rechercher
**Si c'est la bonne plateforme, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure
**Si c'est la bonne plateforme, que le mot de passe a été réinitialisé volontairement et que le nouveau mot de passe ne permet toujours pas de se connecter, alors il y a de fortes chances que le problème vienne du fait que l'ancien mot de passe est mémorisé par le navigateur et qu'il transmet cet ancien mot de passe lors de la connexion. Pour s'en assurer, il faut tester la connexion depuis un autre ordinateur ou un navigateur pour lequel il est certain que le couple identifiant/mot de passe n'a pas été mémorisé. Si la connexion est possible, alors cela confirme le problème de mémorisation du mot de passe dans le premier navigateur. Il faut alors supprimer le couple identifiant/mot de passe enregistré par le navigateur en suivant la procédure [[Navigateurs#Supprimer-une-saisie-automatique|Supprimer une saisie automatique]].
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure :
*Si vous avez un message d'erreur ''Erreur de connexion SSL'', alors il y a une forte probabilité que votre navigateur ne soit pas à jour et ne gère pas le [[Normes-et-réglementations#Protocole-TLS-1.2|protocole TLS 1.2]]. Pour s'assurer que le problème ne vient pas de là, il faut aller sur la page https://www.ssllabs.com/ssltest/viewMyClient.html et de vérifier que le résultat de la page renvoie dans la partie '''Protocol Support''' le message ''Your user agent supports TLS 1.2, which is recommended protocol version at the moment.''. Si le résultat n'est pas conforme, alors il faut mettre à jour le navigateur.
*Sinon, voici une liste d'actions à effectuer :
**Redémarrer votre ordinateur
**Redémarrer la "box" ADSL
**Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.org BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète (date de fin de validité dépassée), incomplète (manque de document) ou non certifiée.
*En cas de condition d'expérience récente non remplie (validité à expérience)
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

===Restriction d'accès pour un administrateur référent===
Lorsqu'un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] se connecte et que des restrictions le concernant sont détectées, l'interrupteur '''Activer le surpassement des restrictions de droits en tant qu'administrateur référent''' s'affiche. Si l'utilisateur active l'interrupteur, il obtient automatiquement les droits suivants, même s'ils n'étaient pas présent dans le profil qu'il sélectionne :
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités|Surpasser les restrictions sur les validités]]
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]

Ainsi, l'administrateur référent n'est soumis à aucune restriction et les messages affichés sont uniquement informatifs et non bloquants. Le message suivant apparaît :
<pre>
En tant qu'administrateur référent de la plateforme, vos droits ne peuvent être restreints et vous disposez des droits "Surpasser les restrictions sur les validités" et "Surpasser la limitation du solde du compte" même s'ils ne sont pas attribués à votre profil
</pre>

=Alertes sur la page de connexion=
==Plateforme de test pour la version 4, ne pas utiliser en production==
Ce message d'alerte apparait pour les plateformes dont l'URL est sous la forme '''openflyers.com/X.of4'''.

Il s'agit de plateformes de tests qui ne doivent pas être utilisées en production car elles peuvent être écrasées par simple recopie.

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ utilisateur#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

==Votre plateforme est passée à la version 4.0 d'OpenFlyers, qui propose une nouvelle interface==

Cette alerte est un message d'information qui apparaît sur les plateformes récemment migrées en version 4. Ce message s'affiche jusqu'à 90 jours après une migration.

=Alertes après l'identification=
==Alerte adresse IP bloquée==
Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Alerte d'abonnement OpenFlyers==
A la connexion, un message d'alerte apparaît pour les utilisateurs gestionnaires lorsque l'abonnement à la plateforme OpenFlyers arrive à expiration.

Cette alerte s'affiche lorsque :
*L'abonnement expire dans 23 jours ou moins
*L'utilisateur connecté possède des droits de gestionnaire de [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 3 et plus]]

Le message d'alerte affiche un [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Renouveler-l'abonnement-OpenFlyers|lien vers la documentation pour renouveler l'abonnement]].

==Alerte sur les validités==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à une semaine.

L'utilisateur a la possibilité d'activer l'interrupteur "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

=Déconnexion=
==Manuelle==
Pour se déconnecter de l'application, cliquer sur le '''pictogramme déconnexion''' situé en haut à droite de l'application : [[File:Disconnect.png]].

==Automatique==
La '''déconnexion automatique''' sécurise l'accès à l'application.

Si aucune action n'est effectuée par un utilisateur au bout de 10 minutes sur une page du planning ou au bout de 2 heures sur une page de l'onglet Admin, l'application est redirigée vers la page de connexion.

Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Pas-de-déconnexion-automatique|Pas de déconnexion automatique]], alors la déconnexion se fait au bout de 2 heures, quelque soit la page.

Afin de pouvoir de nouveau utiliser OpenFlyers, l'utilisateur doit de nouveau entrer son identifiant et son mot de passe.

Si l'utilisateur est connecté avec un profil de type kiosque (voir [[Kiosque PC]]), alors au bout de 5 minutes d'inactivité, la page se rafraichit automatiquement pour revenir sur la page par défaut (page du planning). Cela permet de réinitialiser le compteur des 10 minutes avant une déconnexion et ainsi de maintenir la connexion tout le temps active.

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à openflyers.com/xxx'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

Utilisation de la comptabilité

2026-01-06T14:12:46Z

Ozerhouni: /* Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

File:Saisir facture fournisseur.png

2026-01-06T14:11:44Z

Ozerhouni:

Saisir facture fournisseur

Utilisation de la comptabilité

2026-01-06T14:10:27Z

Ozerhouni: /* Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Connexion

2026-01-06T09:15:41Z

Ozerhouni: /* Message d'alerte abonnement OpenFlyers */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les fonctionnalités de '''connexion''' à l'application de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
L'accès à OpenFlyers s'effectue avec un couple identifiant/mot de passe.

La [[Gestion des utilisateurs|création d'utilisateurs]] est effectuée par les utilisateurs disposant de droits spécifiques.

==Se rendre sur une plateforme==
Pour accéder à une plateforme OpenFlyers, il faut entrer son URL dans un navigateur web.

L'URL est ''http://openflyers.com/plateforme/'', où "plateforme" doit être remplacé par le vrai nom de la plateforme OpenFlyers.

En fonction du [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme, l'interface de connexion affichée correspond à la nouvelle ou à l'ancienne interface. Il est possible pour chaque utilisateur de surpasser ce choix par défaut à l'échelle de la plateforme pour [[#Changer-l'interface-affichée-par-défaut|définir un choix par défaut au niveau de l'utilisateur]].

==Champs de saisie==
Deux champs sont à remplir :
*'''Nom d'utilisateur'''
*'''Mot de passe'''

La '''casse''' est prise en compte : les majuscules et les minuscules du nom de l'utilisateur et du mot de passe doivent être respectées.

En plus de ces champs, il est possible de cocher la case [[#Enregistrer l'interface affichée par défaut|'''En faire mon interface par défaut''']] pour que l'interface actuellement utilisée soit enregistrée et automatiquement affichée lors des prochaines connexions.

Lorsque les champs sont correctement remplis, cliquer sur le bouton '''Se connecter''' afin d'accéder à l'application.

==Changer l'interface affichée par défaut==

Sur la [[#Champs de saisie|page de connexion]], il est possible de cocher la case '''En faire mon interface par défaut'''.

Lors du clic sur le bouton '''Se connecter''', si la case est cochée, l'interface utilisée est enregistrée puis sera affichée lors des prochains accès à la plateforme OpenFlyers.

Lorsque aucune interface par défaut n'a été choisie par l'utilisateur, alors l'affichage se fait selon le [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme.

==Erreurs de saisie==
*En cas d'erreur de saisie, une [[boîtes de dialogue|boîte de dialogue]] apparaît pour signaler l'erreur à l'utilisateur.
*Après 5 tentatives de connexion infructueuses, l'accès à l'application est '''bloqué''' pendant une durée déterminée.

==Signer des validités-contrats==
Si un utilisateur a des [[Validités#Validité-contrat|validités-contrats]] à signer, elles apparaissent juste après avoir passé l'identification.

Les documents associés à chaque validité-contrat à signer sont consultables en cliquant sur leur nom. Tant qu'il reste des contrats à signer cette page reste affichée et il est impossible d'accéder au site.

Pour signer un contrat il faut le sélectionner en cliquant dans la '''checkbox''' à gauche de son nom puis sur '''Signer les contrats'''.

Il est possible de retrouver les validités-contrats signées dans le [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|tableau des validités]].

Si un utilisateur essaie de se connecter depuis l''''interface dynamique''' et qu'il a des contrats à signer, un message d'alerte apparaît lui indiquant de se rendre sur l'interface légère pour signer ses contrats.

==Sélection du profil==
Un utilisateur peut disposer de plusieurs [[Gestion des profils|profils]]. Dans ce cas, lorsque sa connexion est validée, il choisit le profil avec lequel il va utiliser l'application dans une [[Boîtes de dialogue|boîte de dialogue]]. Les profiles sont triés par ordre alphabétique.

==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors il faut vérifier si c'est la BONNE plateforme. Pour cela, il faut regarder quel est le nom de la structure qui apparait sur la page d'accueil de la plateforme. Si ce n'est pas la bonne plateforme, il faut faire une recherche la bonne plateforme depuis le moteur de recherche d'OpenFlyers à cette adresse : https://openflyers.com/fr/rechercher
**Si c'est la bonne plateforme, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure
**Si c'est la bonne plateforme, que le mot de passe a été réinitialisé volontairement et que le nouveau mot de passe ne permet toujours pas de se connecter, alors il y a de fortes chances que le problème vienne du fait que l'ancien mot de passe est mémorisé par le navigateur et qu'il transmet cet ancien mot de passe lors de la connexion. Pour s'en assurer, il faut tester la connexion depuis un autre ordinateur ou un navigateur pour lequel il est certain que le couple identifiant/mot de passe n'a pas été mémorisé. Si la connexion est possible, alors cela confirme le problème de mémorisation du mot de passe dans le premier navigateur. Il faut alors supprimer le couple identifiant/mot de passe enregistré par le navigateur en suivant la procédure [[Navigateurs#Supprimer-une-saisie-automatique|Supprimer une saisie automatique]].
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure :
*Si vous avez un message d'erreur ''Erreur de connexion SSL'', alors il y a une forte probabilité que votre navigateur ne soit pas à jour et ne gère pas le [[Normes-et-réglementations#Protocole-TLS-1.2|protocole TLS 1.2]]. Pour s'assurer que le problème ne vient pas de là, il faut aller sur la page https://www.ssllabs.com/ssltest/viewMyClient.html et de vérifier que le résultat de la page renvoie dans la partie '''Protocol Support''' le message ''Your user agent supports TLS 1.2, which is recommended protocol version at the moment.''. Si le résultat n'est pas conforme, alors il faut mettre à jour le navigateur.
*Sinon, voici une liste d'actions à effectuer :
**Redémarrer votre ordinateur
**Redémarrer la "box" ADSL
**Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.org BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète (date de fin de validité dépassée), incomplète (manque de document) ou non certifiée.
*En cas de condition d'expérience récente non remplie (validité à expérience)
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

===Restriction d'accès pour un administrateur référent===
Lorsqu'un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] se connecte et que des restrictions le concernant sont détectées, l'interrupteur '''Activer le surpassement des restrictions de droits en tant qu'administrateur référent''' s'affiche. Si l'utilisateur active l'interrupteur, il obtient automatiquement les droits suivants, même s'ils n'étaient pas présent dans le profil qu'il sélectionne :
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités|Surpasser les restrictions sur les validités]]
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]

Ainsi, l'administrateur référent n'est soumis à aucune restriction et les messages affichés sont uniquement informatifs et non bloquants. Le message suivant apparaît :
<pre>
En tant qu'administrateur référent de la plateforme, vos droits ne peuvent être restreints et vous disposez des droits "Surpasser les restrictions sur les validités" et "Surpasser la limitation du solde du compte" même s'ils ne sont pas attribués à votre profil
</pre>

=Alertes sur la page de connexion=
==Alertes à la connexion==
===Alertes à la connexion sur les validités===

Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à une semaine.

L'utilisateur a la possibilité d'activer l'interrupteur "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.
===Message d'alerte abonnement OpenFlyers===
Un message d'alerte peut apparaître pour les utilisateurs ayant des droits de niveau 3 ou supérieur (gestionnaires) lorsque l'abonnement à la plateforme OpenFlyers arrive bientôt à expiration.

Cette alerte s'affiche lorsque :
*L'abonnement expire dans 10 jours ou moins
*L'utilisateur connecté possède des droits de gestionnaire de [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 3 et plus]]
*L'utilisateur n'a pas choisi de masquer l'alerte pour l'année en cours

Le message affiche :
*Un lien vers la doc pour renouveler l'abonnement

L'utilisateur a la possibilité de masquer cette alerte pour l'année en cours.

===Message d'alerte adresse IP bloquée===
Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Plateforme de test pour la version 4, ne pas utiliser en production==
Ce message d'alerte apparait pour les plateformes dont l'URL est sous la forme '''openflyers.com/X.of4'''.

Il s'agit de plateformes de tests qui ne doivent pas être utilisées en production car elles peuvent être écrasées par simple recopie.

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ utilisateur#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

==Votre plateforme est passée à la version 4.0 d'OpenFlyers, qui propose une nouvelle interface==

Cette alerte est un message d'information qui apparaît sur les plateformes récemment migrées en version 4. Ce message s'affiche jusqu'à 90 jours après une migration.

=Déconnexion=
==Manuelle==
Pour se déconnecter de l'application, cliquer sur le '''pictogramme déconnexion''' situé en haut à droite de l'application : [[File:Disconnect.png]].

==Automatique==
La '''déconnexion automatique''' sécurise l'accès à l'application.

Si aucune action n'est effectuée par un utilisateur au bout de 10 minutes sur une page du planning ou au bout de 2 heures sur une page de l'onglet Admin, l'application est redirigée vers la page de connexion.

Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Pas-de-déconnexion-automatique|Pas de déconnexion automatique]], alors la déconnexion se fait au bout de 2 heures, quelque soit la page.

Afin de pouvoir de nouveau utiliser OpenFlyers, l'utilisateur doit de nouveau entrer son identifiant et son mot de passe.

Si l'utilisateur est connecté avec un profil de type kiosque (voir [[Kiosque PC]]), alors au bout de 5 minutes d'inactivité, la page se rafraichit automatiquement pour revenir sur la page par défaut (page du planning). Cela permet de réinitialiser le compteur des 10 minutes avant une déconnexion et ainsi de maintenir la connexion tout le temps active.

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à openflyers.com/xxx'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

Connexion

2026-01-05T16:36:20Z

Ozerhouni: /* Alertes à la connexion */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les fonctionnalités de '''connexion''' à l'application de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
L'accès à OpenFlyers s'effectue avec un couple identifiant/mot de passe.

La [[Gestion des utilisateurs|création d'utilisateurs]] est effectuée par les utilisateurs disposant de droits spécifiques.

==Se rendre sur une plateforme==
Pour accéder à une plateforme OpenFlyers, il faut entrer son URL dans un navigateur web.

L'URL est ''http://openflyers.com/plateforme/'', où "plateforme" doit être remplacé par le vrai nom de la plateforme OpenFlyers.

En fonction du [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme, l'interface de connexion affichée correspond à la nouvelle ou à l'ancienne interface. Il est possible pour chaque utilisateur de surpasser ce choix par défaut à l'échelle de la plateforme pour [[#Changer-l'interface-affichée-par-défaut|définir un choix par défaut au niveau de l'utilisateur]].

==Champs de saisie==
Deux champs sont à remplir :
*'''Nom d'utilisateur'''
*'''Mot de passe'''

La '''casse''' est prise en compte : les majuscules et les minuscules du nom de l'utilisateur et du mot de passe doivent être respectées.

En plus de ces champs, il est possible de cocher la case [[#Enregistrer l'interface affichée par défaut|'''En faire mon interface par défaut''']] pour que l'interface actuellement utilisée soit enregistrée et automatiquement affichée lors des prochaines connexions.

Lorsque les champs sont correctement remplis, cliquer sur le bouton '''Se connecter''' afin d'accéder à l'application.

==Changer l'interface affichée par défaut==

Sur la [[#Champs de saisie|page de connexion]], il est possible de cocher la case '''En faire mon interface par défaut'''.

Lors du clic sur le bouton '''Se connecter''', si la case est cochée, l'interface utilisée est enregistrée puis sera affichée lors des prochains accès à la plateforme OpenFlyers.

Lorsque aucune interface par défaut n'a été choisie par l'utilisateur, alors l'affichage se fait selon le [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme.

==Erreurs de saisie==
*En cas d'erreur de saisie, une [[boîtes de dialogue|boîte de dialogue]] apparaît pour signaler l'erreur à l'utilisateur.
*Après 5 tentatives de connexion infructueuses, l'accès à l'application est '''bloqué''' pendant une durée déterminée.

==Signer des validités-contrats==
Si un utilisateur a des [[Validités#Validité-contrat|validités-contrats]] à signer, elles apparaissent juste après avoir passé l'identification.

Les documents associés à chaque validité-contrat à signer sont consultables en cliquant sur leur nom. Tant qu'il reste des contrats à signer cette page reste affichée et il est impossible d'accéder au site.

Pour signer un contrat il faut le sélectionner en cliquant dans la '''checkbox''' à gauche de son nom puis sur '''Signer les contrats'''.

Il est possible de retrouver les validités-contrats signées dans le [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|tableau des validités]].

Si un utilisateur essaie de se connecter depuis l''''interface dynamique''' et qu'il a des contrats à signer, un message d'alerte apparaît lui indiquant de se rendre sur l'interface légère pour signer ses contrats.

==Sélection du profil==
Un utilisateur peut disposer de plusieurs [[Gestion des profils|profils]]. Dans ce cas, lorsque sa connexion est validée, il choisit le profil avec lequel il va utiliser l'application dans une [[Boîtes de dialogue|boîte de dialogue]]. Les profiles sont triés par ordre alphabétique.

==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors il faut vérifier si c'est la BONNE plateforme. Pour cela, il faut regarder quel est le nom de la structure qui apparait sur la page d'accueil de la plateforme. Si ce n'est pas la bonne plateforme, il faut faire une recherche la bonne plateforme depuis le moteur de recherche d'OpenFlyers à cette adresse : https://openflyers.com/fr/rechercher
**Si c'est la bonne plateforme, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure
**Si c'est la bonne plateforme, que le mot de passe a été réinitialisé volontairement et que le nouveau mot de passe ne permet toujours pas de se connecter, alors il y a de fortes chances que le problème vienne du fait que l'ancien mot de passe est mémorisé par le navigateur et qu'il transmet cet ancien mot de passe lors de la connexion. Pour s'en assurer, il faut tester la connexion depuis un autre ordinateur ou un navigateur pour lequel il est certain que le couple identifiant/mot de passe n'a pas été mémorisé. Si la connexion est possible, alors cela confirme le problème de mémorisation du mot de passe dans le premier navigateur. Il faut alors supprimer le couple identifiant/mot de passe enregistré par le navigateur en suivant la procédure [[Navigateurs#Supprimer-une-saisie-automatique|Supprimer une saisie automatique]].
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure :
*Si vous avez un message d'erreur ''Erreur de connexion SSL'', alors il y a une forte probabilité que votre navigateur ne soit pas à jour et ne gère pas le [[Normes-et-réglementations#Protocole-TLS-1.2|protocole TLS 1.2]]. Pour s'assurer que le problème ne vient pas de là, il faut aller sur la page https://www.ssllabs.com/ssltest/viewMyClient.html et de vérifier que le résultat de la page renvoie dans la partie '''Protocol Support''' le message ''Your user agent supports TLS 1.2, which is recommended protocol version at the moment.''. Si le résultat n'est pas conforme, alors il faut mettre à jour le navigateur.
*Sinon, voici une liste d'actions à effectuer :
**Redémarrer votre ordinateur
**Redémarrer la "box" ADSL
**Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.org BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète (date de fin de validité dépassée), incomplète (manque de document) ou non certifiée.
*En cas de condition d'expérience récente non remplie (validité à expérience)
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

===Restriction d'accès pour un administrateur référent===
Lorsqu'un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] se connecte et que des restrictions le concernant sont détectées, l'interrupteur '''Activer le surpassement des restrictions de droits en tant qu'administrateur référent''' s'affiche. Si l'utilisateur active l'interrupteur, il obtient automatiquement les droits suivants, même s'ils n'étaient pas présent dans le profil qu'il sélectionne :
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités|Surpasser les restrictions sur les validités]]
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]

Ainsi, l'administrateur référent n'est soumis à aucune restriction et les messages affichés sont uniquement informatifs et non bloquants. Le message suivant apparaît :
<pre>
En tant qu'administrateur référent de la plateforme, vos droits ne peuvent être restreints et vous disposez des droits "Surpasser les restrictions sur les validités" et "Surpasser la limitation du solde du compte" même s'ils ne sont pas attribués à votre profil
</pre>

=Alertes sur la page de connexion=
==Alertes à la connexion==
===Alertes à la connexion sur les validités===

Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à une semaine.

L'utilisateur a la possibilité d'activer l'interrupteur "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Données > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.
===Message d'alerte abonnement OpenFlyers===
Un message d'alerte peut apparaître pour les utilisateurs ayant des droits de niveau 3 ou supérieur (gestionnaires) lorsque l'abonnement à la plateforme OpenFlyers arrive bientôt à expiration.

Cette alerte s'affiche lorsque :
* L'abonnement expire dans moins de 365 jours
* L'utilisateur connecté possède des droits de gestionnaire (niveau 3+)
* L'utilisateur n'a pas choisi de masquer l'alerte pour l'année en cours

Le message affiche :
* Le nombre de jours restants avant l'expiration
* Un lien vers la plateforme pour renouveler l'abonnement

L'utilisateur a la possibilité de masquer cette alerte pour l'année en cours.
===Message d'alerte adresse IP bloquée===
Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Plateforme de test pour la version 4, ne pas utiliser en production==
Ce message d'alerte apparait pour les plateformes dont l'URL est sous la forme '''openflyers.com/X.of4'''.

Il s'agit de plateformes de tests qui ne doivent pas être utilisées en production car elles peuvent être écrasées par simple recopie.

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ utilisateur#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

==Votre plateforme est passée à la version 4.0 d'OpenFlyers, qui propose une nouvelle interface==

Cette alerte est un message d'information qui apparaît sur les plateformes récemment migrées en version 4. Ce message s'affiche jusqu'à 90 jours après une migration.

=Déconnexion=
==Manuelle==
Pour se déconnecter de l'application, cliquer sur le '''pictogramme déconnexion''' situé en haut à droite de l'application : [[File:Disconnect.png]].

==Automatique==
La '''déconnexion automatique''' sécurise l'accès à l'application.

Si aucune action n'est effectuée par un utilisateur au bout de 10 minutes sur une page du planning ou au bout de 2 heures sur une page de l'onglet Admin, l'application est redirigée vers la page de connexion.

Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Pas-de-déconnexion-automatique|Pas de déconnexion automatique]], alors la déconnexion se fait au bout de 2 heures, quelque soit la page.

Afin de pouvoir de nouveau utiliser OpenFlyers, l'utilisateur doit de nouveau entrer son identifiant et son mot de passe.

Si l'utilisateur est connecté avec un profil de type kiosque (voir [[Kiosque PC]]), alors au bout de 5 minutes d'inactivité, la page se rafraichit automatiquement pour revenir sur la page par défaut (page du planning). Cela permet de réinitialiser le compteur des 10 minutes avant une déconnexion et ainsi de maintenir la connexion tout le temps active.

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à openflyers.com/xxx'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero

2026-01-02T13:15:38Z

Ozerhouni: /* Forcer la synchronisation avec Carnet.aero */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la synchronisation de https://www.carnet.aero/ avec OpenFlyers. Cette application permet à chaque pilote de disposer de son carnet de vol numérique. Lorsqu'il est synchronisé avec OpenFlyers, la saisie d'un vol dans OpenFlyers remonte automatiquement vers Carnet.aero.

Sur la plupart des plateformes OpenFlyers, l'administrateur de la plateforme n'a pas d'action à effectuer : l'association des statuts pilote - au sens OpenFlyers - avec les fonctions - au sens Carnet.aero - est automatique.

Néanmoins, il est possible de vérifier/mettre à jour cette association en suivant la procédure [[#Configurer-les-fonctions-Carnet.aero|Configurer les fonctions Carnet.aero]].

Par contre, chaque pilote souhaitant interfacer son compte OpenFlyers avec son compte Carnet.aero doit suivre la procédure [[#Configurer-les-identifiants-utilisateur-Carnet.aero|Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero]].

Une fois l'interfaçage du compte OpenFlyers effectué avec le compte Carnet.aero, le pilote peut [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero#Synchroniser manuellement|synchroniser manuellement]] pour envoyer tous les vols éligibles et non encore synchronisés.

;Synchronisation automatique entre OpenFlyers et Carnet.aero
*Le pilote doit avoir renseigné [[Fiche personnelle#Synchronisation des activités|les identifiants Carnet.aero]].
*La date du vol doit être postérieure ou égale à la "Date de début de synchronisation" définie par le pilote.
*Elle se produit après chaque insertion, modification ou suppression d'un vol dans OpenFlyers.
*Le statut du pilote sur le vol (ex: Commandant de bord, Élève) doit être associé à une fonction [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] correspondante dans le paramétrage d'OpenFlyers.

=Données envoyées à Carnet.aero=
Lors de la synchronisation, les informations suivantes sont transmises à [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] :

Données systématiquement transmises :
*Date du vol
*Fonction à bord : Déterminée par le statut configué dans [[Gestion-des-statuts#Fonction_Carnet.aero|Fonctions Carnet.aero]].
*Temps total : Durée du vol en minutes.
*Aéronef : Immatriculation et modèle de l'aéronef.

Données transmises si disponibles :
*Heures bloc : Heure de départ et d'arrivée en TU.
*Décollage/atterrissage : Codes OACI des aérodromes de départ et d'arrivée.
*Nombre d'atterrissages
*Nature du vol : Les types d'activités OpenFlyers sont envoyés comme "Tags". Le tag "''Instruction''" est ajouté automatiquement pour les vols avec deux pilotes dont l'un a le statut "Instructeur" au sens OpenFlyers/Carnet.aero.
*Remarques : Les commentaires saisis sur le vol.
*Temps spécifiques : Durée de l'activité.
*Équipage : Les noms des autres membres d'équipage (Instructeur, Élève, Copilote, Examinateur) sont transmis selon le statut de chaque personne sur le vol.

=Procédures=

==Configurer les fonctions Carnet.aero==
Pour que la synchronisation fonctionne, il faut définir une fonction Carnet.aero pour chaque statut pilote défini dans OpenFlyers.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion des statuts#Modifier un statut|Sélectionner]] la fonction appropriée dans la liste déroulante dans la colonne '''Fonction Carnet.aero'''

==Configurer les identifiants utilisateur Carnet.aero==
Pour qu'un pilote puisse synchroniser ses vols dans Carnet.aero, il doit préalablement renseigner son couple identifiant/clé secrète [https://www.carnet.aero/ Carnet.aero] dans sa fiche personnelle en suivant la procédure : [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Synchroniser les activités avec Carnet.aero]].

==Forcer la synchronisation avec Carnet.aero==
Une fois que le couple identifiant/clé secrète est renseigné, il est possible de forcer la synchronisation dans Carnet.aero des vols existants dans OpenFlyers.

;Prérequis
*Il faut avoir mis en place la [[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|synchronisation des activités avec Carnet.aero]].

;Procédure
*Aller dans '''[[Fiche-personnelle#Synchroniser-les-activités-avec-Carnet.aero|Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle]]'''
*Cliquer sur le bouton '''Forcer la Synchronisation avec Carnet.aero'''
Le système va alors tenter de synchroniser tous les vols éligibles (postérieurs à la date de début de synchronisation) qui n'ont pas encore été synchronisés.

==Récupérer les identifiants API sur Carnet.aero==

* Se connecter sur le site [https://www.carnet.aero/Connexion.aspx carnet.aero].
* Cliquer en haut à droite sur le bouton '''Paramètres'''.
[[File:Carnet.aero parameter.png|250px]]
* Dans le menu des paramètres, sélectionner l'onglet '''API'''.
* Copier les identifiants API suivants :
** '''UserId''' : à utiliser dans ''Identifiant Utilisateur Carnet.aero''.
** '''UserSecretKey''' : à utiliser dans ''Clé secrète utilisateur Carnet.aero''.
[[File:2025-12-04-14-28-09-Paramètres---Carnet.aero---Brave.png|alt=Identifiants Carnet.aero|900px]]

Fiche personnelle

2026-01-02T11:26:24Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Se déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

Fiche personnelle

2026-01-02T11:23:51Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:Carnet-aero-manual-sync-and-config.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

Fiche personnelle

2026-01-02T11:23:17Z

Ozerhouni: /* Synchroniser les activités avec Carnet.aero */

[[File:Fiche_personnelle.png|right|thumb|200px|Fiche personnelle]]

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''fiche personnelle''' dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
Depuis le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

=Affichage du menu contextuel=
Le menu contextuel et un menu déroulant qui apparait lors du survol d'une réservation ou d'un vol ouvert. Ce menu contextuel peut apparaitre :
*soit automatiquement
*soit par un clic droit de la souris
Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''N'afficher la description des réservations qu'avec le bouton droit de la souris''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Afficher les éphémérides=
Permet sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|planning de l'interface légère]] :
* D'afficher la boîte des éphémérides
* Faire une distinction de couleur sur les créneaux horaires liés aux éphémérides

[[File:Ephemeride_ancienne_interface.png|800px]]

Ce paramétrage est personnalisable pour chaque utilisateur :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Cocher ou décocher '''Afficher les éphémérides''' selon le comportement souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Sauver''' tout en bas du formulaire

=Choisir l'unité de temps=
Chaque utilisateur peut choisir l'unité de temps qui sert à afficher les heures.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Choisir dans le champ '''Unité de temps''' parmi :
**heures minutes
**heures centièmes
**heures dixièmes
*Appuyer sur le bouton '''Sauver'''.

==[[Champs métiers]]==
En plus des champs habituels, des [[Champs-métiers|champs métiers]] spécifiques à la structure peuvent apparaître dans la fiche personnelle.

Ils sont affichés [[Gestion-des-profils#Généralités|si les droits sont attribués par l'administrateur]] et permettent d'activer des fonctionnalités supplémentaires, par exemple, [[Interfaçage-Aérogligli|l'interfaçage avec Aérogligli]].

=Changer sa langue=
*Aller dans '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la colonne '''Accès et interface''', changer la '''langue'''
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Changer son mot de passe=

==Alertes en changeant son mot de passe==

===Vous devez saisir l'ancien mot de passe et deux fois le nouveau===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi.

===Vous devez saisir deux fois le même nouveau mot de passe===

Lors du changement du mot de passe, cette alerte s'affiche si :
*L'un des champs du formulaire n'a pas été saisi et que l'ancien mot de passe n'est pas demandé.
*Le nouveau mot de passe et sa confirmation ne sont pas identiques.

==Niveau de sécurité du mot de passe==

Lors du changement du mot de passe, une barre montre le niveau de sécurité du mot de passe. Cette barre a 4 niveaux : '''faible''', '''moyen''', '''fort''' et '''excellent'''. Pour évaluer le niveau de sécurité du mot de passe nous regardons son nombre de caractères, s'il y a des lettres minuscules et majuscules, s'il y a des chiffres et s'il y a des caractères de ponctuation.

Plus précisément voici ce que requiert chaque niveau :
*Faible : le mot de passe doit avoir au moins 1 caractère
*Moyen : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 2 types de caractères (par exemple des lettres minuscules et des lettres majuscules)
*Fort : le mot de passe doit avoir au moins 8 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)
*Excellent : le mot de passe doit avoir au moins 14 caractères et doit être composé de 3 types de caractères (par exemple des lettres minuscules, des lettres majuscules et des chiffres)

=Communication=
== E-mail ==
; Saisir plusieurs adresses
Il est possible de renseigner plusieurs adresses e-mails dans ce champ en séparant chaque adresse e-mail par une virgule.

Attention : Il ne faut jamais mettre d’espace :
* Ni dans l’adresse e-mail elle-même
* Ni avant ou après les virgules de séparation des adresses e-mails.

Exemple correct :
<pre>exemple1@domaine.com,exemple2@domaine.com</pre>

Exemples incorrects :
<pre>
exemple1@domaine.com , exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com ,exemple2@domaine.com
exemple1@domaine.com, exemple2@domaine.com
</pre>

; Règles de format
Les adresses e-mails doivent respecter les normes définies par la [https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322#section-3.4.1 RFC 5322]. Voici les principales règles à suivre :

Caractères autorisés dans la partie locale (avant le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Caractères spéciaux : <code>! # $ % & ' * + - / = ? ^ _ ` { | } ~</code>
* Le point (<code>.</code>), à condition qu'il :
** Ne soit ni en début, ni en fin
** Ne se suive pas lui-même (pas de <code>..</code>)

Caractères autorisés dans le domaine (après le "@") :
* Lettres majuscules et minuscules (A–Z, a–z)
* Chiffres (0–9)
* Tirets (<code>-</code>), à condition qu'ils :
** Ne soient ni en début, ni en fin

Exemples d'adresses e-mails valides :
* <code>exemple@domaine.com</code>
* <code>prenom.nom@domaine.fr</code>
* <code>utilisateur+tag@domaine.co.uk</code>

Exemples d'adresses e-mails invalides :
* <code>exemple@domaine..com</code> (double point consécutif)
* <code>ç@domaine.com</code> (caractère "ç" non autorisé dans la partie locale)
* <code>espace @domaine.com</code> (espace non autorisé)

==Gérer l'abonnement à la liste de diffusion==
Lorsque une liste de diffusion mailman gérée par OpenFlyers est activée pour la plateforme OpenFlyers, l'utilisateur peut de lui-même gérer son abonnement à la liste de diffusion :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Formulaire '''Liste de diffusion : nomdelastructure-ml@openflyers.info'''
*Cocher/décocher le bouton '''Abonné(e)'''
*Cliquer sur le bouton '''Sauver'''

=Editer sa photo=
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'import ou la suppression d'une photo requiert le droit [[Gestion-des-profils#Editer-sa-photo|Editer sa photo]]. Ce droit n'est pas nécessaire pour rendre sa photo visible pour tous.
*Lors de l'import, si la photo de profil a une taille supérieure à 600 pixels (de largeur ou de hauteur), elle est automatiquement redimensionner à cette taille. Son poids ne doit pas être supérieur à 100Ko.

=Mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe=
Le droit [[Gestion-des-profils#Mise-à-jour-de-sa-date-de-naissance,-de-son-sexe-et-de-sa-nationalité|Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité]] est requis pour mettre à jour sa date de naissance, sa nationalité ou son sexe.

=Notifications=
==Etre informé des actualités OpenFlyers par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par e-mail des nouveautés OpenFlyers.

==Recevoir un e-mail pour chaque facture==
Cette option permet d'activer ou de désactiver l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-facture|envoi automatique de chaque facture]] appartenant à l'utilisateur.

Cette option apparait lorsque les paramètres [[Paramétrage-des-activités#Envoyer-un-email-pour-chaque-facture|Envoyer un-email pour chaque facture]] et [[Paramétrage-des-activités#Autoriser-les-utilisateurs-à-choisir-de-recevoir-ou-non-un-email-pour-chaque-facture|Autoriser les utilisateurs à choisir de recevoir ou non un-email pour chaque facture]] sont activés. Cf. chapitre [[Facturation-des-clients#Envoi-automatique-de-chaque-facture-client|Envoi automatique de chaque facture client]].

==Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification==
Cette option permet à un utilisateur de recevoir un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité est en attente de certification.

Pour que cela fonctionne, l'utilisateur doit faire partie [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|d'un profil ayant le droit de certifier le type de validité concerné]].

=Notifications des réservations=
==Notification des réservations par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[Envoi-des-emails#E-mail-de-notification-de-réservation|e-mail des réservations créées ou modifiées]] le concernant.

==Rappel des réservations de 2 jours d'avance par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non par e-mail un rappel de réservation.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations débutant entre 2 et 3 jours après.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Rappel des réservations de la veille ou de la journée par e-mail==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin de recevoir ou non l'e-mail de rappel de la structure concernant une réservation passée (réservation de la veille ou de la journée). L'e-mail contient un message paramétré par la structure.

Les rappels sont envoyés entre 0h et 6h au fuseau Europe/Paris pour les réservations de la veille.

Les [[Envoi-des-emails#Présentation|rappels ne sont effectifs que sur les plateformes en production]].

==Notification des réservations annulées==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*L'utilisateur peut cocher ou décocher cette case afin d'être prévenu ou non par [[#E-mail_d'annulation_de_réservation|e-mail des réservations annulées]] le concernant.

==Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité==
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Lorsque l'utilisateur dispose d'un profil avec le droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]], apparait une liste de case à cocher avec pour label '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité'''.
*L'utilisateur peut cocher ou décocher ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails|par e-mail]] lorsqu'une réservation avec l'une de ces [[Gestion-des-activités|activités]] est créée ou modifiée par n'importe quel utilisateur.

=Notification des activités=
==Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide==
;Prérequis
*Disposé du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-email-pour-toute-saisie-d'activité|Alertable par email pour toute saisie d'activité]]

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Dans la partie '''Notification des activités''', apparait le champ ''Recevoir un e-mail pour les activités ayant les champs sélectionnés non vide'' avec en-dessous une liste de champs métiers cochables :
*L'utilisateur coche ou décoche ces cases afin d'être prévenu ou non [[Envoi-des-emails#E-mail-d%27activités-avec-champs-non-vides|par e-mail]] lorsqu'une activité est saisie avec l'un des champs concernés renseigné par n'importe quel utilisateur.

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

=Paramétrer les ressources et les utilisateurs visibles sur le planning=
Depuis la fiche personnelle, il est possible de choisir quelles ressources matérielles et humaines sont visibles sur le planning avec le droit [[Gestion-des-profils#Personnaliser-ses-ressources-visibles|Personnaliser ses ressources visibles]].

*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*Dans la catégorie '''Options d'affichage''' :
*Cocher ou décocher les '''Ressources visibles''' ou '''Utilisateurs visibles''' à afficher.

=Synchronisation des réservations=
==Mettre en place un planning partagé avec Google agenda==
;Présentation
L'objectif de cette procédure est de permettre la création d'un planning partagé contenant l'ensemble des réservations d'une plateforme OpenFlyers afin qu'elles soient visibles depuis un agenda Google lui-même partagé entre plusieurs personnes

;Procédure
*Créer un compte utilisateur ayant un profil disposant du droit [[Gestion-des-profils#Alertable-par-e-mail-pour-toute-réservation|Alertable par e-mail pour toute réservation]]
Depuis la fiche personnelle de l'utilisateur créé :
*Suivre la procédure [[#Synchroniser-les-réservations-dans-OpenFlyers-avec-un-agenda-Google|Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google]]
*Dans '''Recevoir un e-mail pour les réservations ayant pour activité''', cocher les activités pour lesquelles la synchronisation avec le planning partagé Google agenda doit s'effectuer
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Synchroniser les réservations dans OpenFlyers avec un agenda Google==
;Présentation
L'objectif est de synchroniser ses réservations personnelles présentes sur une plateforme OpenFlyers avec un compte Google agenda

;Procédure
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''avec Google agenda'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter avec Google'''
*Si plusieurs comptes Google sont enregistrés dans le navigateur, une page s'affiche demandant avec quel compte Google il faut se synchroniser. Sélectionner le compte concerné
*Une fois le compte Google sélectionné, le nom du compte en question s'affiche en dessous du sous titre '''avec Google agenda'''
Lorsque l'utilisateur a lié son compte Google agenda, une liste d'agendas apparaît lui permettant de choisir dans quel agenda les événements doivent être créés.
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
Sous le titre '''Synchronisation des réservations''' et le sous titre '''Calendrier'''
*Choisir un des agendas de la liste
*Cliquer sur '''Enregistrer'''

=Synchroniser les activités avec Carnet.aero=
;Présentation
L'objectif est de permettre la synchronisation et l'exportation automatiques des données d'activités vers [[Interfaçage OpenFlyers et Carnet.aero|'''Carnet.aero''']].

;Prérequis
* Il faut [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero#Récupérer-les-identifiants-API-sur-Carnet.aero|disposer des identifiants]] ('''UserId''' et '''UserSecretKey''') fournis par '''Carnet.aero'''.

;Procédure

* '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''

Sous le titre '''Synchronisation des activités''', l'écran fonctionne en 2 étapes :

; Vérifier la connexion
[[File:2025-12-04-11-48-51-Affichage-et-fiche-personnelle---Brave.png|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Renseigner :
** '''Identifiant Utilisateur'''
** '''Clé secrète utilisateur'''

*Puis cliquer sur '''Vérifier la connexion'''.
** Tant que la connexion n'est pas vérifiée, les identifiants ne sont pas enregistrés.
** Si la vérification réussit, OpenFlyers enregistre les identifiants et affiche la configuration de synchronisation.

; Configurer / lancer la synchronisation
[[File:carnet-aero-manual-sync-and-config|alt=Synchronisation des activités|Synchronisation des activités]]

*Une fois connecté, renseigner :
** '''Date de début de synchronisation'''

*Actions disponibles :
** Cliquer sur '''Enregistrer''' pour sauvegarder toute modification sans lancer la synchronisation.
** Cliquer sur '''Forcer la synchronisation''' pour enregistrer et synchroniser toutes les activités non encore synchronisées dont la date de début est postérieure à la '''Date de début de synchronisation'''.
** Cliquer sur '''Déconnecter''' pour supprimer les identifiants Carnet.aero enregistrés (l'écran revient à l'étape '''Vérifier la connexion''').

Après connexion et enregistrement, les vols futurs de l'utilisateur concerné seront automatiquement synchronisés si le statut attribué est configuré avec une [[Gestion des statuts#Fonction Carnet.aero|fonction Carnet.aero]].

;Retours possibles

* Champs manquants lors de la vérification :
**Message : "Veuillez renseigner l'Identifiant utilisateur et la Clé secrète Carnet.aero avant de vérifier la connexion"

* Connexion vérifiée :
**Message vert : "Connexion à Carnet.aero vérifiée avec succès"

* Erreur de connexion Carnet.aero :
**Message rouge: "Erreur de connexion Carnet.aero : [détail]"

* Déconnexion :
**Message vert : "Déconnexion de Carnet.aero effectuée avec succès"

* Aucun vol à synchroniser :
**Message vert : "Aucun nouveau vol à synchroniser avec Carnet.aero"

* Synchronisation réussie :
**Message vert : "La synchronisation avec Carnet.aero a été effectuée avec succès"

* Erreur de configuration - Aucun statut configuré :
**Message rouge : "Aucun statut n'est configuré avec une fonction Carnet.aero. Veuillez configurer au moins une fonction Carnet.aero pour un statut dans Admin > Utilisateurs > Statuts."

* Erreur retournée par Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a une erreur avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Réponse Carnet.aero]"

* Avertissement de conformité Carnet.aero :
**Message orange : "La mise à jour des données est enregistrée avec succès dans OpenFlyers, mais il y a un avertissement avec la synchronisation avec Carnet.aero pour [Nom Pilote] : [Avertissements conformité]"

File:Carnet aero manual sync and config.png

2026-01-02T11:23:05Z

Ozerhouni: