Documentation de la solution web de gestion OpenFlyers - User contributions [en]

Gestion des ressources

2026-02-23T10:13:45Z

Helyousfi: /* Saisir le numéro de ressource pour l'API de geolocalisation */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des ressources''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Type de ressource=
==Ajouter un type de ressource==
''L'ensemble de cette procédure étant complexe et peu fréquente au sein d'une structure, il est recommandé de solliciter le support OpenFlyers.''

;Procédure
*'''Admin > Types de ressources > Actifs'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Saisir les champs du formulaire :
**'''Nom''' : Indiquer le nom du type de ressource.
**'''Catégorie''' : Sélectionner la [[#Catégorie de type de ressource|catégorie de type de ressource]] (ex: Avion).
**'''Places disponibles''' : Indiquer le nombre de places disponibles. Mettre -1 pour un nombre illimité de place.
**'''Vitesse propre''' : Indiquer la vitesse propre du type de ressource.
**'''Commentaires''' : Ajouter des commentaires supplémentaires si nécessaire.
**'''Seuil de déclenchement du facteur de charge''' : La valeur ajoutée sera utilisée dans Teltonika pour définir les seuils d'avertissement.
**'''Durée maximum de réservation''' : Indiquer la durée maximale de réservation pour ce type de ressource.
**'''Faire apparaître le champ "Moyen de mise en l'air"''' : Afficher le champ pour sélectionner le moyen de mise en l'air (principalement utilisé pour les planeurs).
**'''Unité de temps des compteurs du type de ressource''' : Choisir l'unité de temps des compteurs (En heures minutes, En heures centièmes, En heures dixièmes, Pas de compteur).
**'''Autonomie du type de ressource''' : Indiquer l'autonomie du type de ressource en heures et minutes. Il faut indiquer une valeur supérieure à 0 afin de ne pas avoir le [[Alertes de configuration#La_gestion_des_vols_est_activée_mais_l'autonomie_n'est_pas_défini_pour_le_type_de_ressource_X|message d'alerte correspondant]].
**'''Formule de calcul du temps de vol''' :
***Voir les [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|formules de calcul de temps d'activité et temps moteur]]
***Lorsque l'option '''--Autre--''' est sélectionnée, un champ texte '''Formule de calcul du temps d'activité''' apparaît afin de permettre la saisie d'une formule personnalisée non présente dans la liste.
***'''Simulateur de temps de vol''': un bouton permet d'ouvrir une interface de simulation de la formule de vol, où l'utilisateur peut saisir les différentes valeurs requises et visualiser le résultat obtenu.
**'''Calcul du temps moteur différent du temps de vol''':
***Un interrupteur permet d'activer ou de désactiver l'utilisation d'une formule spécifique pour calculer le temps moteur, différente de celle utilisée pour le temps de vol. ***Lorsque l'interrupteur est activé, l'utilisateur peut saisir une formule personnalisée dans le champ texte '''Formule de calcul du temps moteur'''.
***Voir les [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|formules de calcul de temps d'activité et temps moteur]]
**'''Profils pouvant voir ce type de ressource''' : Sélectionner les profils qui peuvent voir ce type de ressource, utiliser les boutons '''tout cocher''' et '''tout décocher''' pour faciliter la sélection
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Configurer les réservoirs pour le type de ressource :
**En bas de la page, dans le tableau '''Réservoirs'''.
**Remplir les champs de la dernière ligne du tableau :
***'''Réservoir''' : Remplir l'intitulé approprié (ex : Central, Moteur).
***'''Type de réservoir''' : Choisir la catégorie du réservoir (ex : Carburant 100LL, Huile).
***'''Unité''' : Sélectionner l'unité de mesure (ex : L pour litres).
***'''Quantité maximum''' : Indiquer la quantité maximum pour ce type de réservoir. Mettre -1 pour une quantité maximum sans limite.
**Cliquer sur l'icône d'ajout pour ajouter le réservoir à la liste.
**Répéter l'opération pour chaque type de réservoir nécessaire au type de ressource.
*Configurer les statuts pour le type de ressource :
**En bas de la page, dans le tableau '''Statuts autorisés'''.
**Remplir les champs de la dernière ligne
***Sélectionner l'intitulé adéquat dans le champ '''Statut''' et le numéro de siège sur lequel il doit être ajouté
**Cliquer sur l'icône d'ajout
**Répéter l'opération pour l'ensemble des statuts devant être attribués aux différentes places du type de ressource.
*Configurer les places pour le type de ressource :
**En bas de la page, dans le tableau '''Places'''.
**Remplir les champs de la dernière ligne
**Cliquer sur l'icône d'ajout
**Pour chaque type de ressource, il faut définir au moins l'intitulé de la 1ère place (c'est à dire la place 0).
**Dans la colonne '''Profils''', affecter les profils configurés aux emplacements souhaités.
Exemple :
{| class="wikitable"
!Numéro de place!!Intitulé!!Profils
|-
|0||Place Gauche||''tous les profils''
|-
|1||Place droite||Instructeur
|}
Types de validité :
*[[Paramétrage-des-validités#Ajouter-un-type-de-validités|Créer]] le cas échéant un type de validité pour habiliter à réserver/utiliser le type de ressource
*[[Paramétrage-des-validités#Ajouter-un-type-de-validités|Créer]] ou mettre à jour un type validité à [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|expériences]]
*[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-pour-chaque-type-de-ressource-les-validités-requises|Paramétrer pour le type de ressource les validités requises]]
Dans le cas où la [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] est en place, il faut :
*Soit rajouter le nouveau type de ressource au domaine d'application d'une ou de règles de facturation existantes
*Soit rajouter une ou des règles de facturation nécessaires à la facturation de ce type de ressource ainsi que les tarifs associés. Voici la procédure pour rajouter la règle de facturation "solo" :
**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-tarif-pour-la-facturation-des-activités|Créer un tarif pour la facturation des activités]]
**[[Gestion-de-la-facturation-des-activités#Créer-une-règle-de-facturation-"solo"-pour-un-type-de-ressource|Créer une règle de facturation "solo" pour un type de ressource]]
**'''/!\ Il ne faut pas oublier de remonter la règle de facturation "Solo" juste en-dessous des autres règles de facturation "Solo" propres aux ressources''' afin de respecter la [[Facturation-des-clients#Cascade-d'écritures-comptables|facturation en cascade]].
**Il faut vérifier les autres règles pour :
***Voir s'il ne faut pas étendre le domaine d'application des règles existantes au nouveau type de ressource.
***Voir s'il ne faut pas, par mimétisme, recopier une règle de facturation existante pour avoir un comportement similaire pour ce nouveau type de ressource. Cela peut être le cas, par exemple, lorsqu'il faut mettre en place un système de gestion de packs d'heures de vol pour le nouveau type de ressource.

==Catégorie de type de ressource==

Le changement de catégorie d'un type de ressource du groupe aéronef vers non-aéronef n'est pas autorisé.

Les catégories du groupe aéronef sont :
* Avion
* Drône
* Hélicoptère
* Planeur
* Ultra-léger motorisé

Les catégories du groupe non-aéronef sont :
* Bateau
* Bateau (ski nautique)
* Camion
* Engin de levage
* Enseignant
* Gilet de sauvetage
* Kayak
* Mise à l'eau
* Moto
* Planche de surf
* Planche à voile
* Pédalo
* Salle
* Salle de classe
* Simulateur
* Véhicule terrestre

==Désactiver un type de ressource==
Lorsqu'un type de ressource n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

Pour pouvoir désactiver un type de ressource, il faut au préalable que toutes les ressources associées soient désactivées.

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller sur la page '''Admin > Types de ressource > Actifs'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type de ressource à désactiver

Un type ressource est supprimé au lieu d'être désactivé si toutes les conditions suivantes sont remplies :
* Aucune ressource n'est associée
* Aucune règle de tarification n'est associée

==Dupliquer un type de ressource==

Dupliquer un type de ressource permet de créer une copie du type de ressource existant ainsi que de ses entrées associées dans diverses tables. Cette fonction est utile pour configurer rapidement un nouveau type de ressource basé sur un type existant avec des modifications minimales.

;Procédure
* Aller sur la page '''Admin > Types de ressources > Actifs'''
* Cliquer sur l'icône de duplication située à côté de l'icône de crayon pour le type de ressource à dupliquer
* Le nouveau type de ressource sera créé avec un nom similaire, suivi de "2" pour indiquer qu'il s'agit d'une duplication

Les éléments dupliqués comprennent :
* Le type de ressource lui-même avec un nom modifié
* Les statuts autorisés pour ce type de ressource
* Les places de ce type de ressource
* Les profils affectés aux places de ce type de ressource
* Les règles de validité associées à ce type de ressource
* Les types d'activités requis par ce type de ressource
* Toute autre entrée liée à ce type de ressource dans les tables pertinentes

Vérifier et modifier les paramètres du nouveau type de ressource.

==Supprimer un type de ressource==

Pour supprimer un type de ressource, suivez les étapes suivantes :

;Procédure
* Aller sur la page '''Admin > Types de ressources > Actifs'''
* Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type de ressource à supprimer

Les conditions de suppression sont les suivantes :

* Si le type de ressource n'a aucune ressource active ou règle de tarification associée, il sera complètement supprimé de la base de données.
* Si le type de ressource a des ressources actives ou des règles de facturation associées, la suppression sera interrompue.
* Si le type de ressource a des ressources désactivées associées, il sera seulement désactivé. Un message de confirmation apparaîtra pour confirmer la désactivation et la raison.

=Ressource=
==Accès à une ressource désactivée==
Pour pouvoir accéder à une ressource désactivée, il faut [[#Réactiver_une_ressource|la réactiver]].

A noter qu'il est possible d'accéder aux informations liées à une ressource désactivée par le biais de [[Gestion des rapports|rapports]] affichant les informations sur toutes les ressources (activées ou désactivées).

==Ajouter une ressource==
;Prérequis
Lorsque la plateforme est en réservation par type, par exemple pour le surbooking, il faut d'abord avoir créé un type de ressource en suivant la procédure [[#Ajouter_un_type_de_ressource|ajouter un type de ressource]] à associer à la nouvelle ressource à créer

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Ressources > Actives''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Saisir les champs du formulaire et valider
*Les comptes comptables liés à la ressource sont créés automatiquement lorsque la ressource est de type compatible avec la '''Saisie d'activité'''
*[[Utilisation de la comptabilité#Créer_un_compte_ressource|Créer les comptes associés à la ressource manuellement ]].

==Changer la couleur de la ligne du planing de la ressource==
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de la resource à modifier
*Champ '''Couleur de la ligne''', choisir la couleur à attribuer à la ressource
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Changer la valeur du compteur en cours==
OpenFlyers enregistre la valeur du compteur en cours en considérant qu'il doit correspondre au compteur arrivé du vol le plus récent enregistré.

Cette valeur est visible et modifiable en suivant cette procédure:
* Aller au menu '''Gestion > Ressources > Actives'''
* Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne de la ressource à Modifier
* Dans le formulaire de la modification dans la colonne '''Données pour la gestion des activités'''
* Modifier la valeur du champ '''Dernier compteur enregistré'''
* Cliquer sur '''Enregistrer'''

En modifiant cette valeur enregistrée, on force le compteur ou l'horamètre à prendre une nouvelle valeur qui sera affichée comme compteur départ du prochain vol saisi.

C'est notamment utile lorsqu'il est nécessaire de recaler un compteur pour cause, par exemple, de changement d'horamètre.

Ne pas oublier de cliquer sur le bouton '''Valider''' du formulaire pour enregistrer la nouvelle valeur.

==Changer le total des heures==
'''Attention :''' si la correction du total des heures est nécessaire du fait d'une activité validée mal saisie, il ne faut pas utiliser la procédure décrite ci-après, mais utiliser la fonction d'[[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Il peut être parfois nécessaire de corriger le total des heures d'une ressource, notamment lors de sa création sur la plateforme OpenFlyers ou encore s'il y a une remise à 0 de son total d'heures.

Pour ce faire :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
*Cliquer l'icône "crayon" pour modifier la ressource souhaitée
*Dans le formulaire '''Données pour la gestion des vols''' :
**modifier le champ '''Date de début de comptabilisation des heures''' en le mettant à une date supérieure au vol mal saisi
**modifier la champ '''Total des heures à la date de début''' pour y inscrire la bonne valeur
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Désactiver une ressource==
;Prérequis
*Toutes les activités associées à la ressource concernée doivent avoir été validées. Si besoin suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-les-activités-d'une-ressource-désactivée-ou-n'ayant-plus-la-saisie-des-activités|Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités]].

;Procédure
Lorsqu'une ressource n'est plus présente, on peut la supprimer sans pour autant perdre l'historique en la désactivant. La procédure suivante décrit comment désactiver complètement une ressource.

Cependant, au cours d'un exercice comptable, il est plus simple de ne pas désactiver une ressource et d'attendre la clôture de l'exercice comptable qui induira une remise à 0 des comptes de toutes les ressources et ensuite une simplification de l'opération de désactivation. Par contre, afin de permettre de réutiliser l'abonnement lié à la ressource devenue obsolète, il faut :
*'''Gestion > Ressources > Actives'''
Pour la ressource concernée :
*Décocher '''Réservable'''
*Décocher '''Saisie d'activité'''
Ainsi, la ressource n'est plus retenue dans le quota de l'abonnement.

'''Voici la procédure permettant de désactiver complètement une ressource''' :

Pour pouvoir désactiver une ressource il faut que les [[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|comptes associés soient désactivables]]. Cela nécessite de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-un-compte|Solder les comptes]] de la ressource en saisissant un flux entre le(s) compte(s) de la ressource et d'autres comptes de charges ou de produits qui seront créés pour l'occasion et qui auront vocation à recevoir le solde créditeur ou débiteur des comptes de la ressource ramenés à 0.

La liste des comptes associés à une ressource se trouve dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressource'''

Ensuite, on peut procéder à sa désactivation :
*Aller sur la page '''Gestion > Ressources > Active'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante à la ressource à désactiver

Une ressource est supprimée au lieu d'être désactivée si toutes les conditions suivantes sont remplies :
* Aucune réservation n'est associée à la ressource
* Aucune activité (vol) n'est associée à la ressource
* Aucun compte n'est associé, c'est à dire que les comptes qui avaient été éventuellement créés avec la ressource ont été complètement supprimé lors de leur désactivation.

==Réactiver une ressource==
Une ressource désactivée n'apparait plus dans la liste des ressources actives, mais on peut le réactiver en allant dans '''Gestion > Ressources > Désactivées''', et en cliquant dessus.

Cette opération est nécessaire si vous souhaitez refaire apparaitre des données sur une ressource précédemment déactivée.

Si votre abonnement ne comporte plus assez de ressource disponible, il faut momentanément [[#Désactiver_une_ressource|désactiver une autre ressource]], puis réactiver la ressource souhaitée. Ne pas oublier de revenir à l'état précédent lorsque vous avez effectué vos opérations de consultation.

==Saisir le numéro de ressource pour l'API de geolocalisation==
'''''NB''': le numéro de ressource [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]] et [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|ClickAndTakeOff]] correspond généralement à l'immatriculation de l'appareil. Attention, l'immatriculation peut être avec ou sans tiret côté Charterware.''

* Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''.
* Pour chaque ressource pour laquelle les vols seront enregistrés :
* Cliquer sur le bouton symbolisant un crayon.
** Renseigner le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' :
*** [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]: avec l'IMEI de la boîte Teltonika utilisée avec cette ressource.
*** [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|ClickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Foxtrot Aviation|Foxtrot Aviation]]: avec l'immatriculation de cette ressource.
** Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*Le système vérifie le nombre de ressources autorisées par l'abonnement d'interconnexion avec boitier GPS/GSM . Si la ressource en cours de configuration dépasse ce nombre, un message d'alerte s'affiche.
==Saisie d'activité et comptes ressource==
*Lorsque '''Saisie d'activité''' est activée pour une ressource compatible, les comptes ressource associés sont créés automatiquement
*Le symbole '''-''' dans la colonne '''Saisie d'activité''' signifie que l'option n'est pas applicable au type de ressource (elle ne peut donc pas être activée pour cette ressource)

Gestion des ressources

2026-02-23T10:09:29Z

Helyousfi: /* Ajouter une ressource */

Paiement en ligne

2026-02-03T13:02:24Z

Helyousfi: /* Mettre en place un TPE HelloAsso Checkout */

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations sur le paiement en ligne et notamment la mise en place d'une terminal de paiement (TPE) virtuel.

==Modèle économique==
OpenFlyers a fait le choix de s'interfacer directement avec les TPE virtuels proposés par les banques. L'autre solution qu'il aurait été possible de mettre en place c'est de proposer un seul fournisseur de TPE. Côté OpenFlyers, cela aurait simplifier la maintenance. En effet, les banques ont tendance à changer leur technologie tous les 5 ans. Cela nécessite à chaque de reprendre intégralement le développement côté OpenFlyers. Aujourd'hui [[#Modules-de-paiement-reconnus-par-OpenFlyers|OpenFlyers s'interface avec près d'une dizaine de TPE]]. Cela fait autant de technologies à maintenir. Aussi, l'interfaçage avec un TPE est facturé en supplément de l'abonnement sauf pour l'abonnement Business+ où il est inclus. Ce supplément permet de financer la maintenance des interfaçages.

Si OpenFlyers avait imposé un fournisseur alors, le coût de l'interfaçage aurait été quasiment nul pour OpenFlyers et il n'y aurait pas de surcoût d'abonnement à supporter. Mais dans ce cas, étant donné que le TPE n'est pas fourni par la banque, la structure devrait demander à la banque un numéro contrat VAD permettant au fournisseur de communiquer avec la banque. Ce contrat VAD est facturé par la banque mensuellement et cela revidendrait nettement plus cher que l'option d'interfaçage côté OpenFlyers.

==Principe de fonctionnement du couplage entre OpenFlyers et un TPE virtuel==
Lorsque une plateforme OpenFlyers est couplée à un terminal de paiement par internet fourni par une banque voici la chronologie de son utilisation :
#Un utilisateur autorisé, se connecte à OpenFlyers.
#Il va sur la page OpenFlyers lui permettant de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|saisir un encaissement]].
#Il sélectionne le type de paiement "carte bancaire en ligne" (l'intitulé est modifiable pour chaque plateforme)
#Il saisit le montant qu'il souhaite verser sur son compte client.
#Il valide le formulaire de saisie de l'approvisionnement et se retrouve dirigé sur l'interface du terminal de paiement électronique de la banque
#Là, il saisit ses coordonnées bancaires : elles ne sont donc pas transmises à OpenFlyers
#Si la transaction est acceptée par la banque, le serveur OpenFlyers hébergeant la plateforme est automatiquement informé
#Le compte de l'utilisateur est crédité du montant correspondant et la contre-partie va sur le compte de trésorerie correspondant à ce mode de paiement. Cette écriture est automatiquement validée car elle a été sécurisée.
Il n'y a donc rien à faire côté gestion.
Sur le compte de trésorerie, le mouvement apparait comme pour les autres mouvements qui correspondent à des encaissements :
*Dans la colonne '''Compte affecté''' est indiqué le nom du compte de contre-partie, c'est à dire le compte de l'utilisateur avec son nom et prénom.
*Dans la colonne '''Commentaire''' apparait le type de paiement, par exemple "carte bancaire en ligne".

Les avantages d'un TPE virtuel sur un TPE physique sont les suivants :
*Un utilisateur peut approvisionner son compte depuis n'importe où, à partir du moment où il a une connexion internet. Avec un TPE physique il est obligé de se déplacer là où il y a le TPE pour effectuer son approvisionnement. Le TPE virtuel permet de rendre acceptable des restrictions liées au solde du compte. Ainsi, il est tout à fait acceptable pour un utilisateur de se retrouver bloqué pour pouvoir réserver par manque d'argent sur son solde si parallèlement il a la possibilité d'approvisionner son solde.
*Cela supprime une tâche de pointage pour le gestionnaire.

Les inconvénients d'un TPE virtuel sur un TPE physique sont les suivants :
*Il y a un surcoût d'abonnement côté OpenFlyers de 120 € HT/an sauf dans le cas de l'abonnement Business+ où il est inclus dans l'abonnement.

Il n'y a pas de différence entre un TPE virtuel et un TPE physique pour les éléments suivants :
*Les coûts bancaires : ils sont normalement identiques par rapport à un TPE physique.
*Les paiements extérieurs : il est possible pour les clients concernés de saisir directement leur numéro de carte bancaire dans le TPE virtuel. Il faut simplement qu'un gestionnaire se connecte à OpenFlyers et ensuite affiche l'interface de saisie des encaissements en précisant "non-utilisateur" puis le nom du client OpenFlyers, qui peut être générique et le montant. Après redirection vers le TPE virtuel, il faut laisser le client saisir le numéor de sa carte bancaire avec les éléments associés.

==Sécurité des données bancaires et double authentification 3-D secure==
OpenFlyers ne reçoit, et à fortiori, ne stocke aucune donnée bancaire. Par donnée bancaire, il faut entendre les éléments liés à la carte bancaire d'un utilisateur. En effet, chaque utilisateur qui effectue un paiement par carte bancaire en ligne depuis OpenFlyers, est redirigé sur le TPE de la banque de la structure. Les données bancaires sont donc stockées auprès de la solution TPE souscrite auprès de la banque par la structure. Cela permet de garantir le niveau le plus élevé de sécurisation des transactions.

Chaque banque propose ou impose une double authentification dite [[Wikipedia-fr:3-D_Secure|3-D secure]]. Il s'agit du fait que l'utilisateur qui insère les éléments de sa carte bancaire devra ensuite confirmer qu'il s'agit bien de lui en renseignant un code reçu par exemple par SMS.

La double authentification a pour objectif d'empêcher une utilisation frauduleuse des éléments d'une carte bancaire qui auraient été dérobés. Cela protège le vendeur contre le risque de livrer un produit pour lequel il aurait à faire face à un impayé. En effet, si le propriétaire de la carte bancaire fait opposition, l'argent que devait recevoir le vendeur peut lui être retiré. Si le produit est déjà livré, c'est trop tard.

Dans le cadre des structures aéronautiques, le risque d'impayé lié à un vol de carte bancaire est très faible. En effet :
*le produit fourni est immatériel (il s'agit en général d'effectuer des heures de vol) et la livraison est décalée dans le temps. De ce fait, la probabilité pour un voleur d'obtenir la livraison des heures de vols avant qu'il y ait une opposition est très faible
*le cercle des clients est souvent fermé (les membres d'une structure par exemple) et ils sont rencontrés physiquement. Là encore, il serait présomptueux pour un voleur d'utiliser une carte bancaire dérobée pour payer ses heures de vols.

Néanmoins, la double authentification a un aspect psychologique : elle peut rassurer certains utilisateurs finaux qui auront le sentiment d'être dans un environnement rassurant si lorsqu'ils font un paiement par carte bancaire, ils doivent confirmer ses éléments insérés par l'utilisation d'un code de confirmation.

A l'inverse, elle peut freiner certains utilisateurs qui ne sauront pas récupérer l'élément de confirmation ou ne comprendront pas ce qu'ils doivent renseigner.

Il appartient donc à chaque structure, si sa solution TPE qui lui est proposée lui permet de choisir ou non l'activation de 3-D secure, de peser les avantages et inconvénients. Voir la [[Wikipedia-fr:3-D_Secure|page Wikipedia 3-D secure]] pour plus de renseignements.

=Modules de paiement reconnus par OpenFlyers=
OpenFlyers a développé des interfaçages avec les modules de paiement des différentes banques françaises.

'''4 points d'attention''' :
*Pour certaines banques, il existe plusieurs modules de paiement possibles : cela peut dépendre de la région géographique ou d'une évolution au niveau de la banque qui lui fait abandonner un ancien système au profit d'un plus récent.
*A l'exception d'[[#Mettre-en-place-un-TPE-HelloAsso-Checkout|HelloAsso]] qui est une solution gratuite réservée aux associations (voir [https://openflyers.com/fr/actualites/interfacage-helloasso actualité]), OpenFlyers s'interface '''UNIQUEMENT''' avec les modules de paiement des banques et en aucun cas directement avec les modules de paiement qui peuvent être proposés par des sociétés tierces spécialisées dans le paiement en ligne (PayPal, PayBox, Ogone, Bluepaid). Cela évite à nos clients d'avoir à souscrire un contrat au près d'un fournisseur supplémentaire : ils souscrivent un contrat uniquement auprès de leur banque. Par contre, pour les banques dont l'intermédiaire est une société tierce, OpenFlyers s’interface avec la solution. C'est le cas, par exemple, pour PayBox.
*Bien vérifier les numéros de version avant de souscrire à une solution. Derrière un numéro de version "commercial" peut se cacher un changement de prestataire ou de technologie utilisée pour l'interfaçage. De ce fait, cela peut rendre incompatible telle version avec OpenFlyers.
*Ne surtout pas souscrire à un contrat de "VAD (vente à distance) sur internet". Car il n'inclut pas l'interface web dite de "TPE virtuel".

Modules de paiement interfacés par OpenFlyers :
*AXEPTA utilisé par les banques suivantes :
**BNP Paribas
*CLIC&PAY :
**Crédit du Nord
*CMCIC version 1.2open et version 3.5 (nom commercial : [https://www.monetico-paiement.fr/fr/accueil.html Monetico Paiement]) utilisés par les banques suivantes :
**Crédit Mutuel
**CIC
*[[#Mettre-en-place-un-TPE-HelloAsso-Checkout|HelloAsso]]
*PAYBOX utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Agricole (Up2pay e-transactions). ''A noter que la [[#Procédure_Paybox_Vision|procédure de mise en place "Paybox Vision"]] est lourde et impose des actions de la part du gestionnaire de la structure. De plus, elle nécessite de disposer d'une adresse qui ne soit pas en @free.fr ou @orange.fr.''
**Crédit Coopératif
*PAYLINE utilisé par les banques suivantes :
**Crédit Mutuel (citélis)
*PAYZEN utilisé par les banques suivantes :
**La Banque Postale (Scellius)
**La Société Générale (sogecommerce)
*SIPS ATOS v. 2 utilisé par les banques suivantes :
**<s>BNP Paribas (mercanet v.2)</s> (doit être arrêté fin 2023 et remplacé par AXEPTA)
**LCL (sherlocks v.2)
**Société Générale (sogenactif v. 2)
*SYSTEMPAY utilisé par les banques suivantes :
**Banque de Savoie
**Banque Populaire (cyberplus paiement)
**Caisse d'Epargne

=Procédure=
==Mettre en place un TPE virtuel==
Voici comment procéder pour créer un TPE virtuel (Terminal de Paiement Electronique en ligne) :
#Contacter votre banque pour :
#*connaitre le module de paiement qu'elle propose et nous l'indiquer afin de vérifier qu'[[#Liste-des-modules-de-paiement-reconnus-par-OpenFlyers|OpenFlyers est bien compatible]]. Il faut aussi nous indiquer le nom de la banque.
#*obtenir son accord de principe sur la mise en place d'un TPE virtuel (normalement cela ne devrait pas poser de problème)
#Nous envoyer un e-mail en nous indiquant le système utilisé par votre banque. Trois cas peuvent se présenter :
#*nous avons déjà fait un interfaçage avec la solution utilisée par votre banque. Dans ce cas, la mise en place peut être très rapide.
#*nous n'avons pas encore fait d'interfaçage mais plusieurs clients d'OF sont intéressés et nous sommes en mesure de le réaliser pour un coût raisonnable. Dans ce cas, le délai peut être de quelques mois ou plus rapide si vous prenez en charge le coût de réalisation.
#*nous n'avons pas fait d'interfaçage et cette solution est très spécifique. Dans ce cas, nous ne ferons un interfaçage que si vous acceptez de supporter les coûts de développement.
#Une fois que nous vous avons répondu positivement, il vous appartient de nous confirmer votre demande de mise en place
#Nous éditons la facture correspondant aux frais de maintenance annuels (voir notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]) et nous vous communiquons les informations nécessaires à votre banque '''qui dépendent du système utilisé par la banque'''. Voici les informations génériques pour toutes les banques :
#*Nom du commerçant ou raison sociale du commerçant : mettre le nom de votre structure
#*Nom de la boutique, du site de e-commerce, intitulé de l'enseigne commerciale : mettre le nom de votre structure
#*Type de site web marchand : indiquer qu'il s'agit d'une solution générique développée l'éditeur logiciel OpenFlyers
#*Nom du client ou nom du propriétaire du TPE : mettre le nom de votre structure
#*Nom du représentant : mettre le nom d'une personne agissant en qualité de représentant de la structure
#*Adresse email du représentant : '''Attention''' pour l'adresse qui recevra le couple identifiant/mot de passe d'accès à la gestion du TPE mettre impérativement une adresse email pérenne de la structure et '''surtout pas''' une adresse email OpenFlyers.
#*Adresse du site internet, adresse du site marchand : il s'agit de l'adresse de votre plateforme OpenFlyers par exemple https://openflyers.com/demo-fr/
#*Éditeur du site internet, nom de l'hébergeur : S.A.R.L. OPENFLYERS. Les mentions légales (adresse, numéro SIRET, etc.) figurent sur nos factures.
#*Nom et prénom de la personne en charge du site ou interlocuteur technique : Indiquer le nom de votre contact OpenFlyers.
#*Adresse de l'hébergeur : mettre l'adresse courrier d'OpenFlyers indiqué sur nos factures.
#*Adresse e-mail de l'hébergeur : mettre l'adresse e-mail de votre interlocuteur chez OpenFlyers.
#*Numéro de téléphone de l'hébergeur : laisser vide ou mettre le numéro 0892.494.123.
#*Système d'exploitation : Linux 64 bits
#*Environnement de développement : PHP
#*Interlocuteur technique : Mettre le nom de votre interlocuteur chez OpenFlyers.
#*Interlocuteur Administratif ou administrateur web pour l'accès au back-office : il s'agit du back-office de la banque. Il faut indiquer le nom de la personne dans votre structure qui sera en charge d'aller consulter. En général il s'agit de la même personne que celle qui fait office d'administrateur OpenFlyers. Cela peut être aussi une personne en charge de la comptabilité. Mais dans ce cas, il faut qu'elle est aussi des notions en informatique.
#:'''Attention''' : dans le cas d'un [[#Liste_des_systèmes_implémentés_par_OpenFlyers|TPE SIPS ATOS]] il faut préciser dans le formulaire que l'exécutable devant contenir la clé de décryptage doit être compilée pour Windows 64 bits.
#Vous payez la facture
#Vous nous communiquez les éléments de votre banque nous permettant de raccorder OpenFlyers à votre TPE virtuel en suivant la [[#Procédures_TPE|procédure TPE]] correspondante à votre type de TPE.
#:'''Attention''' : dans le cas où la banque vous fait parvenir par courrier des documents, conservez-les. Ne transmettez à OpenFlyers que les certificats finaux que vous aurez récupéré directement soit depuis une interface web de la banque soit depuis un programme à installer sur le PC.
#Nous effectuons le raccordement
#Nous testons et quand c'est positif nous vous envoyons un e-mail. Charge à vous, lorsque c'est demandé par votre banque, de renseigner le PV de test.

'''Notre prestation ne prévoit pas d'intervention auprès de la banque et nous ne pouvons agir en tant qu'intermédiaire. En effet, la mise du TPE nécessite de la part de la structure la souscription d'un contrat auprès de sa banque : nous ne pouvons signer les papiers contractuels à la place de la structure ni s'engager en son nom. De plus, il est indispensable que la structure soit destinatrice de l'ensemble des documents envoyés par la banque et qu'ensuite elle nous remette uniquement ce qui nous est nécessaire et que nous demandons en fonction du TPE à mettre en place.'''

Certaines banques vérifient la présence des mentions légales lors de la demande de mise en place du TPE. Ces mentions légales doivent être présentes sur le site vitrine de la structure. La plateforme OpenFlyers doit être considérée comme une sous-partie privative de ce site et n'a donc pas vocation à accueillir les mentions légales.

==Mettre en place un TPE CAWL==

;Connecter au back-office CAWL
*Aller sur le [https://portail.preprod.cawl-solutions.fr Merchant Portal]
*Saisir votre '''Adresse email''' et '''Mot de passe'''
*Cliquer sur le bouton '''Connexion'''
*Connecter avec votre application d'authentification : Authy, Google authenticator ou Microsoft authenticator
*Saisir la '''Mot de passe à usage unique'''
*Cliquer sur le bouton '''Connexion'''

;Récupérer le Merchant Id '''PSPID'''
*Aller à '''Développeur > API de paiement'''
*Le '''PSPID''' est affiché en haut à droite de l'écran

;Configurer les Clés API
*Aller à '''Développeur > API de paiement'''
*Si aucune configuration n'existe, l'écran affichera Aucune clé générée
*Cliquer sur Ajouter une clé API
*L'écran affiche maintenant les deux codes dans le tableau respectivement sur les lignes Identifiant de '''la clé API / La clé secret API'''
::NB: La clé secrète API ne sera affichée qu'une seule fois, assurez-vous de la copier dans un endroit sûr.

;Configurer les clés de Webhook
*Aller à '''Développeur > Webhooks'''
*Si aucune configuration n'existe, l'écran affichera Aucune clé générée
*Cliquer sur Créer des clés de webhook
*L'écran affiche maintenant les deux codes dans le tableau respectivement sur les lignes Identifiant du webhook / Clé secret du webhook
::NB: La clé secrète Webhook ne sera affichée qu'une seule fois, assurez-vous de la copier dans un endroit sûr.

;Définir le point de terminaison des Webhooks
*Aller à '''Développeur > Webhooks'''
*Cliquer sur Ajouter un point de terminaison de webhook
*Entrer l'URL de votre point de terminaison recevant les webhooks sur votre serveur dans la boîte de dialogue par exemple https://openflyers.com/OF_Plateforme_Name
*Cliquer sur '''Confirmer'''

Nous transmettre par e-mail les éléments suivants (les clés API / Secret ainsi que le PSPID), en précisant si vous les avez obtenus depuis l'interface de production ou depuis l'interface de test.

==Mettre en place un TPE CMCICv3==
*Aller sur [https://www.cmcicpaiement.fr/fr/identification/default.cgi l'interface d'administration]
*Dans le champ '''Identifiant''' saisir l'identifiant communiqué par e-mail par la banque
*Dans le champ '''Mot de passe''' saisir le mot de passe communiqué par e-mail par la banque
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''
Une fois connecté, vous êtes soit sur l'interface back-office de production soit sur l'interface back-office de test. L'interface back-office de test est reconnaissable aux mots "test" qui apparaissent un peu partout dans le bandeau supérieur de l'interface.
*Si l'interface indique ''Votre identifiant n'est associé à aucun TPE sur l'environnement de XXX'', basculer sur l'autre interface en cliquant à droite dans la boite '''Environnement''' sur le lien '''Cliquez ici pour basculer vers le Tableau de Bord de XXX.'''
*Cliquer sur le menu '''Paramétrage'''.
*Cliquer sur le sous-menu '''Clé de sécurité'''.
*Sélectionner l'e-mail sur lequel vous souhaitez recevoir le ''code de téléchargement''.
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''.
'''Attention : ''' Ne pas fermer la page '''Obtention de la clé de sécurité''' permettant de récupérer la clé
*Copier depuis sa messagerie e-mail le '''Code de confirmation'''
*Coller ce code dans l'interface '''Obtention de la clé de sécurité'''
*Cliquer sur le bouton '''VALIDER'''
*Cliquer sur le lien '''Télécharger la clé de sécurité'''
*Enregistrer le fichier XXXXXXX.key
*Nous transmettre par e-mail ce fichier en nous précisant si vous l'avez obtenu depuis l'interface de production ou depuis l'interface de test.

==Mettre en place un TPE HelloAsso Checkout==
La solution HelloAsso Checkout présente la particularité d'être gratuite, c'est à dire qu'il n'y a pas d'abonnement ni frais de commission sur les transactions. C'est une solution réservée aux associations. Il y a deux contreparties qui permettent la viabilité du modèle économique d’HelloAsso :
*Lorsque l’utilisateur saisit dans OpenFlyers le montant qu’il souhaite verser sur son compte, il est redirigé vers une page intermédiaire propre à HelloAsso où cette dernière propose de verser sous forme de don un montant supplémentaire. L’utilisateur est libre d'ajuster la contribution volontaire à la hausse, à la baisse, ou de choisir de ne pas laisser de contribution volontaire. Il est ensuite redirigé vers la page classique pour indiquer les informations de sa carte bancaire
*Les montants encaissés par HelloAsso sont ensuite virés sur le compte de la structure avec un délai qui peut avoisiner 2 semaines

;Prérequis

*La structure doit avoir payé l'abonnement pour un TPE en ligne sur l'espace client OpenFlyers
*L'administrateur doit disposer des droits :
**[[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
**[[Gestion-des-profils#Paramétrage-des-types-d'encaissements|Paramétrage des types d'encaissements]]
**[[Gestion-des-profils#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]]

;Mettre en place un compte de remise
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Trésorerie'''
Sur la dernière ligne du bas du tableau :
*Colonne '''Nom''' : saisir ''Compte remise CB HelloAsso''
*Colonne '''Compte d'export''' : saisir un numéro de compte de racine 582 correspondant au premier numéro disponible. Ainsi, s'il n'y a pas déjà de compte de racine 582, saisir 582001.
*Cliquer sur le bouton symbolisant le signe "+" dans la colonne Action

;Créer et interfacer le type de paiement
*Aller dans '''Admin > Comptes > Encaissements > Types'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' en haut à droite du tableau
*Champ '''Nom''' : saisir ''Paiement en ligne HelloAsso''
*Cocher l'interrupteur '''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*Champ '''Compte de trésorerie affecté''' : sélectionner '''Compte remise CB HelloAsso'''
*Champ '''Prestataire paiement en ligne''' : sélectionner l'option '''HelloAsso (x)''' si l'utilisateur a déjà connecté HelloAsso, sinon sélectionner l'option '''Paiement par Internet HelloAsso''' et procéder selon les indications suivantes :

:Une fenêtre contextuelle s'affiche

:*Lire la phrase expliquant le modèle économique de HelloAsso
:*Cliquer sur le bouton '''Connecter à HelloAsso'''

:L'administrateur est redirigé vers la mire d'autorisation HelloAsso

:*Saisir l'adresse email et le mot de passe du compte HelloAsso
:*Sélectionner l'association à connecter (s'il en a plusieurs), si une seule association est disponible, elle est sélectionnée automatiquement

:Si la structure ne possède pas encore de compte HelloAsso :

:*Cliquer le bouton '''Créer mon compte HelloAsso''', situé sous la phrase ''Vous n'avez pas encore de compte ?''

:Une fois l'inscription finalisée, L'utilisateur sera redirigé vers la mire d'autorisation pour terminer le processus de liaison

:Une fois la liaison terminée, l'utilisateur est redirigé vers la page de type d'encaissement, où le champ '''Prestataire paiement en ligne''' affiche '''HelloAsso (x)'''

*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Tester le paiement en ligne
*Aller dans '''Planning > Comptes > Actions > Approvisionner'''
*Champ '''Encaissement de l'utilisateur''' : saisir son propre nom
*Champ '''Type de règlement''' : sélectionner '''Paiement en ligne HelloAsso'''
*Champ '''Montant''' : saisir un '''montant cohérent qui sera réellement débité''' de sa carte bancaire
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
L'utilisateur est redirigé vers l'interface HelloAsso proposant de compléter le montant de la transaction avec un montant proposé par HelloAsso :
*Corriger le montant comme souhaité, il est possible d'indiquer 0 €
*Cliquer sur le bouton ''Indiquer le nom du bouton''
*Saisir les coordonnées de sa carte bancaire et effectuer les opérations de vérification demandées par sa banque
Une fois la validation du paiement effectuée, l'utilisateur est automatiquement redirigé vers la page de son compte dans OpenFlyers :
*Vérifier qu'une nouvelle ligne d'encaissement à la date du jour a été générée dont le montant correspond à celui préalablement saisi dans OpenFlyers

;Permettre à tous les utilisateurs d'utiliser ce type d'encaissement
*Aller dans '''Admin > Comptes > Encaissements > Types'''
*Cliquer sur le bouton symbolisant un crayon à droite de la ligne du type d'encaissement '''Paiement en ligne HelloAsso'''
*Décocher l'interrupteur '''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Mettre en place un TPE Paybox Vision==
''Cette procédure débute après que l'identifiant et le mot de passe ait été changé conformément aux préconisations d'e-transactions. L'identifiant doit correspondre à une adresse e-mail autre que @free.fr ou @orange.fr''
*Aller sur https://www.ca-moncommerce.com/espace-client-mon-commerce/up2pay-e-transactions/portail-vision-air/
*Suivre la procédure consistant à :
**Télécharger et installer Adobe Air
**Télécharger et installer Vision Air
*Lancer Vision Air depuis son PC
*Dans le champ '''Login''', saisir l'identifiant qui correspond normalement à une adresse e-mail
*Dans le champ '''Mot de passe''', saisir le mot de passe qui a été préalablement modifié. '''/!\ Il faut saisir le mot de passe et ne pas faire un copier/coller'''
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter'''
*Cliquer sur le menu représentant une clé de mécanicien.
*Dans la zone de gauche cliquer sur les icônes pour déplier les éléments jusqu'à faire apparaitre '''un élément avec une icône caddy''' puis cliquer sur cette icône pour faire apparaitre un formulaire dans la zone principale à droite
*Dans le tableau, copier/coller sur un fichier texte les champs '''Numéro du magasin''', '''Numéro de rang''' et '''Identifiant Paybox'''. Attention : '''Numéro de rang''' doit être recopié sur 2 chiffres et non pas trois (exemple : 01).
*Dans le tableau, dans le champ '''Réception du ticket de paiement''' sélectionner '''Inactif'''.
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Tout en haut de l'interface, saisir des caractères dans le champ '''Phrase de passe''' de façon à ce que le bouton à droite du champ passe à "Fort"
*Cliquer sur le bouton en-dessous du champ intitulé '''Générer la clé'''
*Une fois la clé générée, recopier le contenu de la clé qui apparait en-dessous du bouton '''Générer la clé''' à côté du champ '''Clé :'''
*'''Valider l'e-mail reçu pour acceptation de la clé'''
*Transmettre par e-mail à OpenFlyers les informations suivantes :
**Numéro du magasin
**Numéro de rang
**Identifiant Paybox
**Clé

==Mettre en place un TPE SIPS ATOS v2==
*Aller sur l'interface de téléchargement soit de :
**[https://mercanet-telechargement.bnpparibas.net/ Mercanet BNP Paribas]
**[https://sherlocks-telecharger.portail.secure.lcl.fr Sherlocks LCL]
**[https://download.sips-atos.com/ SIPS Worldline (Sogenactif Société Générale)]
*Dans le champ '''Utilisateur''', saisir l'identifiant de connexion communiqué par la banque
*Dans le champ '''Mot de passe''', saisir le mot de passe de connexion communiqué par la banque
*Cliquer sur le bouton '''Se connecter'''
''S'il s'agit de la première connexion, le système demandera de changer le mot de passe''
Sur les interfaces SIPS Worldline et BNP Paribas :
*En haut à droite, cliquer sur le bouton '''Clés secrètes''' ou '''GESTION DES CLÉS'''
Sur l'interface LCL Sherlocks :
*'''Téléchargement > Gestion des clés'''
*Cliquer sur le bouton '''DEMANDE DE GENERATION'''
*Sauvegarder le fichier et le transmettre par email à OpenFlyers.

==Renouveler une clé secrète==
;Introduction
Certains TPE nécessitent un renouvellement régulier de la clé secrète. Le gestionnaire est averti de cette nécessité par email.

;Procédure
*S'il s'agit de la solution Sherlocks LCL, il faut renouveler la clé secrète en suivant la procédure [[#Mettre-en-place-un-TPE-SIPS-ATOS-v2|Mettre en place un TPE SIPS ATOS v2]]

==Tester un TPE virtuel==
S'assurer avant de procéder à des tests avec le TPE, que les utilisateurs disposent d'une adresse email valide.

=Qualité de service d'un TPE=
Selon les Terminal de Paiement Électroniques virtuel, certains systèmes n'effectuent pas de renvoi de l'avis de débit aux serveurs dans le cas ou le premier envoi à échouer (cf. [[#Paiement-d'un-utilisateur-n'apparaissant-pas-sur-son-compte-dans-OpenFlyers|Paiement d'un utilisateur n'apparaissant pas sur son compte dans OpenFlyers]]). Ce type de situation est rare mais peut arriver (problème de liaison internet par exemple ou indisponibilité momentanée du serveur recevant les avis de transactions). A contrario, les bons systèmes enregistrent les échecs, attendent un certain délai puis effectuent une nouvelle tentative d'envoi.

De même certains systèmes envoient un e-mail d'erreur lorsque la transaction n'est pas prise en compte par la plateforme OpenFlyers.

Il est donc recommandé de vérifier auprès de sa banque si la solution TPE proposée effectue ce type de surveillance et de renvoi systématique.

==Liste des TPE effectuant plusieurs tentatives d'avis de paiement==
*systempay

=Troubleshooting=
==Email de la banque "transaction soumise plusieurs fois lors d'achats"==
Une sécurité côté TPE bancaire consiste à empêcher d'utiliser un même numéro de transaction à plusieurs reprises afin qu'il n'y ait pas de problème d'identification de l'utilisateur à l'origine de la demande de crédit.

Certaines banques envoient un email pour indiquer qu'il y a eu une tentative, infructueuse, d'utilisation d'un même numéro de transaction à plusieurs reprises.

Cela arrive si par exemple un utilisateur revient en arrière dans son navigateur et/ou rafraichit une page de demande de transaction.

Il n'y a besoin de rien faire car dans tous les cas, la 2ème fois, la banque bloque la tentative de transaction et côté OpenFlyers il n'y a pas d'enregistrement d'effectué.

==Paiement d'un utilisateur n'apparaissant pas sur son compte dans OpenFlyers==
Si le paiement effectué par un utilisateur n'apparait pas dans OpenFlyers, il faut tout d'abord vérifier que cette transaction a bien eu lieu. Pour cela, il faut se connecter à l'interface de gestion du TPE proposé par la banque, retrouver la ligne correspondant à la transaction. Cette ligne doit comporter un message d'anomalie indiquant que le serveur OpenFlyers n'a pas accusé réception de l'avis de transaction.

Ensuite, il faut vérifier le [[Bibliothèque-des-rapports#Paiement-en-ligne|rapport listant les tentatives de paiements]] qui permet de vérifier s'il y a bien eu une tentative de paiement d'initiée côté OpenFlyers.

A la suite de quoi, en transmettant les copies d'écran à OpenFlyers, il est possible de regarder les logs pour voir il y a eu une tentative de transaction. Si à la suite de cette investigation, OpenFlyers n'a pas retrouvé d'enregistrement d'avis de transaction cela veut dire que le message n'est pas parvenu au serveur et que le TPE n'effectue pas de nouvel envoi en cas d'échec (cf. [[#Qualité-de-service-d'un-TPE|Qualité de service d'un TPE]]).

Nous recommandons alors de faire remonter le problème auprès de la banque concernée afin qu'ils améliorent leur processus en mettant en place une surveillance des avis en échec et un renouvellement de l'envoi.

Configuration de la comptabilité

2026-02-03T13:00:12Z

Helyousfi: /* Types d'encaissements */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''[[Configuration#Gestion-des-comptes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Comptes)|Admin > Structure > Paramétrage > Comptes]]'''.

*Activer le toggle switch '''Comptes''' et cliquer sur '''Enregistrer''' pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association loi 1901, exonérées de TVA : B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
**"TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
*Champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus non validés''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu PROFORMA"
*Champ '''Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF.
*:Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités'''.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
*'''Nom''' : Nom de la comptabilité
*'''Unité''' : L'unité employé
*'''Symbole''' : Le symbole de l'unité
*'''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
*'''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
*'''Comptes pour apurement d'un compte utilisateur'''
**'''Solde de compte positif''' : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#75._Autres_produits_de_gestion_courante|758-Produits divers de gestion courante]].
**'''Solde de compte négatif''' : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#65._Autres_charges_de_gestion_courante|654-Perte sur créances irrécouvrable]].
:Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
* '''Solde minimum requis''' et '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
*'''Seuil minimum requis après transfert''' : Permet de bloquer [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|un transfert]] si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-le-seuil-de-transfert-de-compte|Surpasser le seuil de transfert de compte]] permet de outrepasser cette limitation.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]], [[Envoi-des-emails#Présentation|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module [[Suivi-des-emails|Suivi des emails]] (catégorie ''Alerte de solde'').
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]].
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] envoyé à chaque utilisateur concerné

Voir le chapitre [[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]].

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

'''Attention :''' lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion-des-profils#Réservation-en-solo|"Réservation solo"]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-pour-des-tiers|"Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > X''' où X dépend de la [[Comptabilité#Présentation-des-comptes-dans-OpenFlyers|catégorie de comptes]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[File:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''
===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' ou '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer massivement les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer massivement les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Agrégation bancaire et règles d'imputation=

==Activer une synchronisation journalière==
;Introduction
Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours

Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*L'imputation automatique est complètement paramétrée

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*Vérifier si la '''Date de début d'import''' est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
*Activer l'interrupteur '''Synchroniser 1 fois par jour'''
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Agréger un compte bancaire==
;Présentation
Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|importer par API]] les relevés bancaires.
*Vidéo tutorielle : https://www.youtube.com/watch?v=6te0uw8j9mw

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' situé à droite en haut du tableau d'agrégation
Un formulaire s'affiche :
*Dans le champ '''Compte de trésorerie''', sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*Dans le champ '''Date de début d'import''', pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
*Dans le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''', pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
*Dans le champ '''Banque''', sélectionner le nom de la banque concernée
*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*Dans le champ '''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.

Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Import par API]] puis paramétrer les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|Règles d'imputations automatiques]].

Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''' afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.

==Modifier une agrégation bancaire==
;Introduction
Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*'''Compte de trésorerie''': sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*'''Date de début d'import''': choisir une date antérieure à la date actuelle
*'''Synchroniser 1 fois par jour''': cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Banque''': choisir la banque
:#Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag '''(agrégation existante)'''
:#Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
:#*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
:#:Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
:#*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
:#:Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*'''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Règles d'imputations automatiques==
;Introduction
Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importation de relevés bancaires]].

Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM

;Prérequis
*Il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*L'accès à cette fonctionnalité nécessite [[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-compte|la création d'au moins un compte]] client ou fournisseur.

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation'''
Un tableau apparait :

{| class="wikitable"
!Ordonner!!Titre!!Montant sur le relevé bancaire!!Mot clé à rechercher!!Nom du compte imputé dans la comptabilité
|-
|0||Compte d'attente fournisseur||Débit (montant négatif)||--||Fournisseur - compte d'attente
|-
|1||Compte d'attente client||Crédit (montant positif)||--||Client - compte d'attente
|-
|}

Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Ajouter une règle d'imputation''' situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Modifier''' situé dans la colonne '''Actions''' de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.

Présentation des colonnes :
*La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
*La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
*La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
*La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
*La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,

Fonctionnement :
*Lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]], le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
*Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ '''Montant sur le relevé bancaire''') et si l'intitulé contient le mot clé ou l'[[Wikipedia-fr:Expression_régulière|expression régulière]] définie dans le champ '''Mot clé à rechercher''', alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''').
*Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.

Deux règles (''Compte d'attente fournisseur'' et ''Compte d'attente client'') sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''' est modifiable.

[[File:Exemple_regle_imputation.PNG|center|800px]]

==Renouveler l'agrégation des comptes bancaires==
;Présentation
Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.

Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*Avoir un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]]

;Chapitres liés
*[[#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Alertes-de-configuration#Utiliser-correctement-la-fonctionnalité-'Importer-les-relevés-bancaires-par-API'-en-prolongant-l'agrégation-des-banques-au-delà-de-90-jours-après-la-dernière-date-d'authentification|Alerte de configuration pour renouveler l'agrégation bancaire]]

;Procédure
Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :
*Cliquer sur le pictogramme '''Renouveler''', symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée
L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.
*Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour

==Supprimer une agrégation bancaire==
;Introduction
Il existe deux modes de suppression :
*'''Suppression du couplage''' : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques
*'''Suppression totale de l'agrégation''' : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un lien rompu et intitulée '''Dissocier le compte de trésorerie''' situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir dissocier le compte de trésorerie X ? Cette action supprime uniquement le lien entre le compte bancaire et le compte de trésorerie (agrégation conservée).''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

;Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer complètement l'agrégation de la banque''' situé dans la colonne '''Actions sur la banque''' de la banque que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir supprimer toute l'agrégation de la banque X? La banque ne figure plus dans la liste des banques.''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type d'activité "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

=Types d'encaissements=
;Introduction
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).

;Prérequis
*L'administrateur doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Paramétrage-des-types-d'encaissements|Paramétrage des types d'encaissements]]

;Procédure
Aller dans le menu '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''' afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:

*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter'''.

L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:
*'''Type d'encaissement''':
**'''Nom''' : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
**'''Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ)''' : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
**'''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*'''Ventilation''':
**'''Compte de trésorerie affecté''' : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
**'''Remise à une personne''' : toggle switch permet de rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]] (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion-des-profils#Recevoir-de-l'argent|Recevoir de l'argent]]).
*'''Montant minimum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
*'''Montant maximum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].

Gestion des profils

2026-02-03T12:56:55Z

Helyousfi: /* Gestion des comptes */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des profils''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.

=Définition=
*Un '''profil''' correspond à un ensemble de '''droits''' qui définissent les actions que peut effectuer un [[Glossaire|utilisateur]] dans l'application OpenFlyers.
*Un utilisateur peut disposer de '''plusieurs profils'''. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du [[Gestion des utilisateurs|tableau de gestion des utilisateurs]].

''Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.''

=Icônes symbolisant les droits des profils=
Dans la page '''Admin > Utilisateurs > Profils''', il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.

Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit.
L’icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :
*[[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] de l'onglet '''Généralités''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] à été attribuée
*[[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] de l'onglet '''Réservations''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] à été attribuée

Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] si le droit [[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] ci-dessus est coché
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit [[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] ci-dessus qui peut être coché ou non
#Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]]

==Définition des icônes représentant des droits==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Droit qui définit un profil de base.
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.

==Définition des icônes attribuées aux profils==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Profil de base
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.

=Niveau d'accréditation des droits et des profils=
Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :
*0 représente le niveau le plus bas
*6 représente le niveau le plus élevé

Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.

Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.

La page '''Admin > Utilisateurs > Profils''' indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :
*Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
*Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.
Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.

Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.

Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|une alerte de configuration est affichée]].

Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.

=Profils=
La gestion des profils s'effectue depuis le menu '''Admin > Utilisateurs > Profils'''.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet ''Activités'' est disponible.

==Généralités==

===Profil non sélectionnable par l'utilisateur===

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Attribuer-les-profils-aux-utilisateurs|profils non sélectionnables]] ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

===Pas de déconnexion automatique===
Ce droit permet d'éviter la [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique de la session]] au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.

===Accès visiteur===
L'accès visiteur permet de [[Kiosque-PC#Créer-un-compte-utilisateur-Visiteur|créer un compte visiteur]] donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.

Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.

Si un visiteur [[#Réservation|peut réserver]] - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|le système va générer automatiquement un compte utilisateur]] à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.

===Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité===

Permet à un utilisateur de modifier [[Fiche-personnelle#Mettre-à-jour-sa-date-de-naissance,-sa-nationalité-ou-son-sexe|sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle]].

===Voir ses validités===

Permet d'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|accéder à ses validités depuis le planning]].

===Ajout et gestion de ses validités===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités]] qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Gestion de ses validités détenues===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités]] qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Surpasser les restrictions sur les validités===
Permet à un utilisateur de surpasser les [[Connexion#Restriction-d'accès|restrictions d'accès]] dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont [[Validités#Contrôle-des-validités-à-la-connexion|appliquées à la connexion]].

Voir le chapitre [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]] pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Editer sa photo===

Permet à un utilisateur [[Fiche-personnelle#Editer-sa-photo|d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle]].

==Réservation==

===Alertable par e-mail pour toute réservation===
Permet la [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-réservations-ayant-pour-activité|notification par e-mail pour toute réservation]].

===Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation===
Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

===Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

===Etre sur une nouvelle réservation===
Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit [[#Réservation-en-solo|Réservation solo]], [[#Réservation-pour-des-tiers|Réservation pour des tiers]] ou [[#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]].

===Gestion des disponibilités des ressources===
Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

===Gestion des disponibilités des tiers===
Permet de gérer la [[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|disponibilité des utilisateurs]].

===Personnaliser ses ressources visibles===
Permet de personnaliser la [[Fiche-personnelle#Paramétrer-les-ressources-et-les-utilisateurs-visibles-sur-le-planning|liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur]].

===Planning individuel visible pour les autres===
Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

===Planning personnel===
Permet de visualiser son propre planning.

===Réservation de programmes===
Autorise [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Positionner-automatiquement-les-activités-d’un-programme-de-formation|le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning]].

===Réservation en solo===
Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

===Réservation pour des tiers===
Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

===Réservation avec un instructeur===
Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

===Supprimer une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

===Surpasser l'indisponibilité des instructeurs===
Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

===Surpasser l'indisponibilité des ressources===
Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

===Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps===
Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".

===Surpasser la limite de durée minimum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

===Surpasser la limite de durée maximum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

===Surpasser la limite de temps===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

===Surpasser la limite de nombre===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

===Surpasser la réservation par type===
En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.

===Surpasser les formules de saisie===
Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

===Voir les images des pilotes sur le menu contextuel===
Permet de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-images-des-pilotes-sur-le-menu-contextuel|visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel]] lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.

===Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs===
Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|activités réalisées]].

===Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées===
Permet d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-noms-d'activités-sur-les-réservations-et-les-activités-réalisées|afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées]].

==Activités==

===Alertable par email pour toute saisie d'activité===
;Description
Ce droit permet aux gestionnaires de [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-activités-ayant-les-champs-sélectionnés-non-vide|s'abonner aux notifications par emails dès lors qu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire]].

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un [[Envoi-des-emails#E-mail-d'information-des-actions-des-utilisateurs-sur-des-validités|e-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités]] à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Etre sur une nouvelle fermeture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Etre sur une nouvelle ouverture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Saisie d'activité pour soi-même===
Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.

Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Saisie d'activité pour un tiers===
Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.

Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Vérifier la saisie des activités et les modifier===
Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

===Voir les activités de tous===
Permet :
*d'accéder au [[Carnet-de-route|carnet de route]] de chaque ressource aéronef
*de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|voir les activités réalisées sur le planning]] si le paramètre [[Configuration-des-réservations-internes#Affichage-possible-des-activités-réalisées-dans-le-planning|Affichage possible des activités réalisées dans le planning]] est activé

===Voir ses activités===
Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

===Visualiser les traces de vol===
Permet de [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Récupération-des-traces-de-vols|visualiser les traces d'un vol]].

==Formations==
===Voir les suivis de formations===
Autorise l'utilisateur à [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|voir les suivis de formations]] de tous les utilisateurs.

===Gestion des formations===
Ce droit permet la [[Gestion-des-formations|gestion des formations]].

==Comptes==

===Gestion des comptes===
Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.

Permet lors de la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualisation des écritures]] d'un compte :
*de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
*[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|de pouvoir consulter une facture client ou un reçu]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepasser les écritures]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer les écritures]]

Permet [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|d'importer des relevés bancaires]]

Ce droit inclut les droits '''Paramétrage des types d'encaissements''' et '''Voir les comptes'''.

===Voir les comptes===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes]], de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit [[#Voir-les-comptes-utilisateurs|Voir les comptes utilisateurs]].

===Voir les comptes utilisateurs===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes utilisateurs]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

===Gestion des comptabilités===

permet la gestion des comptabilités

===Paramétrage des types d'encaissements===
Permet la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|paramétrage des types d'encaissements]].

===Encaisser ses paiements===

Permet à l'utilisateur de [[FAQ-comptabilité#Comment-autoriser-un-profil-utilisateur-à-saisir-des-encaissements-pour-lui-même-?|saisir ses propres paiements]], de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont ''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers''.

===Saisir les encaissements pour les tiers===

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des [[Configuration de la comptabilité#Créer_un_compte_comptable|comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent]].

===Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert===

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

===Valider les encaissements===

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

===Recevoir de l'argent===

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|configuration de la ventilation des types d'encaissements]].

===Transfert de son compte===
Permet le transfert de compte à compte depuis la page '''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''.

Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit [[#Transfert-de-son-compte-sans-validation|Transfert de son compte sans validation]]) depuis cette page sont validés automatiquement.

===Transfert de son compte sans validation===
Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] est affecté au profil.

'''Conseil OpenFlyers :''' Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "[https://fr.wiktionary.org/wiki/donner_c%E2%80%99est_donner,_reprendre_c%E2%80%99est_voler Donner c'est donner, reprendre c'est voler]". L'attribution du seul droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

===Saisir tout flux===
Permet de :
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisir des flux]] depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*de modifier/supprimer des flux non validés
*de consulter la liste des flux depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]]
*d'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importer des relevés bancaires]]

===Valider tout flux===
Permet de valider les flux de la page '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''.

Ce droit n'a effet que si le droit [[#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]] est affecté au profil.

===Paramétrage de la facturation===
Permet de gérer les règles de [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] et de [[Facturation-des-clients#Facturation-périodique|facturation périodique]].

===Saisie des valeurs de facturation===

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

===Compte sur lequel un utilisateur peut agir===

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

===Surpasser la limitation du solde du compte===
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de [[Connexion#Restriction-d'accès|restriction d'accès]], de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque [[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|une restriction sur les soldes]] est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Surpasser le seuil de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|transfert de compte]]===

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

==Ventes==

===Gestion globale des ventes===

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Achat ventes libres===

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Acheter pour les tiers===
Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]] d'un tiers.
*Couplé au droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]], il permet de vendre des [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-non-stocké-sans-tarif-défini|produits sans tarif]].

===Vente de produit sans tarif===
Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].

===Débrayage des ventes de validités===

Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une [[Validités#Validité-à-vendre|validité à vendre]] sans débiter le compte.

==Achats==

===Gestion des achats===
Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

==Admin==
===Gestion du paramétrage===
Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de [[Paramétrage|paramétrer la plateforme]] et fait apparaitre le menu '''Structure''' avec les items :
*[[Données#Accéder-au-tableau-de-conservation-des-données|'''Admin > Structure > Données > Conservation des données''']]
*'''Admin > Structure > Structure > Canaux de communications'''
*[[Configuration#Admin > Structure > Structure > Paramétrage|'''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''']]
*[[Configuration#Admin->-Structure->-Structure->-Coordonnées|'''Admin > Structure > Structure > Coordonnées''']]
*'''Admin > Structure > Variables > Définition'''
*'''Admin > Structure > Variables > Actualisation'''
*[[Configuration#Structure->-Champs-métiers|'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers''']]
*[[Configuration#Structure->-Export-SQL|'''Admin > Structure > Export SQL > Complet''']]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-son-modèle-de-facture|'''Admin > Structure > Imports > Templates ODT''']]

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], dans le menu '''Admin > Utilisateurs''' :
**[[Champs-métiers|'''Admin > Utilisateurs > Champs métiers''']]
**'''[[Gestion des statuts|Admin > Utilisateurs > Statuts]]'''
*[[Gestion-des-types-d'activités|'''Admin > Types d'activités > Actifs''']]
*[[Champs-métiers|'''Admin > Types d'activités > Champs métiers''']]
*[[Champs-métiers|'''Ventes > Champs métiers > Champs métiers''']]

===Gestion des valeurs===

===Gestion des profils===
permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

===Gestion des utilisateurs===

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Couplé au droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités qui sont à vendre]].

===Gestion des ressources===
Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.

Permet d'accéder à [[Gestion-des-documents|la liste des documents]] qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

===Gestion des rapports===
Fait apparaître le menu '''[[Gestion-des-rapports|Gestion > Rapports]]''' avec les items :
* '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier]]'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Bibliothèque]]'''

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

===Voir tous les rapports===
Fait apparaître le menu '''Rapports''' avec les items :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Rapports spécifiques > Vols et coûts'''

Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

===Gestion des logs===
Fait apparaître le menu '''Admin > Logs''' avec les items :
*'''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*'''Admin > Logs > Adresses IP bloquées'''
*'''Admin > Logs > Historique d'une réservation'''
*'''Admin > Logs > Identifiants bloqués'''
*'''Admin > Logs > Requête utilisateur en attente'''

===Envoyer et suivre les e-mails===
Permet d'accéder à la page [[Mailing|Mailing]] et de [[Suivi-des-emails|suivre les emails]].

===Accès aux tableurs===
Permet d'accéder aux fichiers [[Tableurs|tableurs]] depuis le menu.

===Gestion des communications===
Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

==Modules désactivés==
*Un onglet lié à un module désactivé est affiché uniquement si au moins un droit de son groupe reste actif sur au moins un profil utilisateur.
*Dans ce cas:
**L'onglet apparaît avec l'indication '''désactivé'''.
**Les droits non cochés apparaissent en mode inactif (non modifiables), empêchant toute nouvelle attribution.
**Les droits déjà attribués (cases cochées) restent visibles.
*Si aucun droit du groupe n'est actif, l'onglet correspondant n'est plus affiché.

=Profils Plus=
*'''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''

==Ajouter un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule contenant le caractère '''+'''
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
*pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
*le nouveau profil est placé à la fin du tableau

==Modifier un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule du profil à modifier
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

==Colonnes du tableau Profils Plus==
===Nom (du profil)===
Nom du profil

===Type de compte requis===
Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

===Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning===
Permet d'afficher ou de cacher les [[Champs-métiers|champs métiers]] des formulaires présents dans :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*'''Planning > Planning > Réserver'''

===Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|ajouter/acheter/mettre/supprimer]] (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

===Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer/certifier-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et [[Validités#Validités-en-attente-de-certification|en attente de certification]].

'''NB''': Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option '''[[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-validité-en-attente-de-certification|Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification]]''' dans [[Fiche-personnelle#Notifications|sa fiche personnelle (onglet ''Notifications'')]].

===Contrats non requis===
Voir la définition de [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validité-contrat]].

Permet de [[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil-depuis-Profils-plus|définir]] les [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validités-contrats]] qui ne sont pas requises pour certains profils.

Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.

La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activités'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Profils visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.

La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits [[#Planning-personnel|Planning personnel]] et [[#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|Planning individuel visible pour les autres]]. La colonne '''Profils visibles''' permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

'''Attention :''' Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

===Types de ressources visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile|planning]] ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.

La colonne '''Types de ressources visibles''' permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

===Comptabilités visibles===
Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

=Utilisation=
==[[Connexion#Choix_du_profil|Choix du profil à la connexion]]==

==Ajouter un profil==

Depuis l'interface dynamique :
*Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
*Ajouter une ligne
*Compléter les cellules
*L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
**'''Nom du profil''' : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN PROFIL'''
*Renseigner les droits pour chaque onglet
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

===Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant===
*Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
*Saisir par exemple comme nom '''Non restreignable'''.
*Toujours dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''', onglet '''Généralités''', cocher pour ce profil le droit [[Gestion des profils#Généralités|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]].
*Dans l'onglet '''Gestion des comptes''', sélectionner le droit [[#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]] pour le profil concerné
Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

=Créer un profil empêchant tout surpassement=
Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité ''Cotisation'' périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. [[Configuration-de-la-comptabilité#Restriction-d'accès-en-cas-de-solde-insuffisant|Restriction d'accès en cas de solde insuffisant]]).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :
*[[Gestion-des-profils#Ajouter-un-profil|Ajouter un profil]] en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*[[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil|Modifier le profil]] nouvellement créé
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Activités|Activités]], décocher le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-ouverture-d'activité|Etre sur une nouvelle ouverture d'activité]]
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Réservation|Réservation]], décocher les droits [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|Etre sur une nouvelle réservation]], [[Gestion-des-profils#Réservation-solo|Réservation solo]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]]

==Droits particuliers==
*'''GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur :''' ce droit n'est applicable que si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant du profil concerné]] possèdent au moins un autre [[Connexion#Sélection_du_profil|profil sélectionnable à la connexion]].
*'''GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils :''' au moins un profil doit posséder ce droit.

==Modifier un profil==
La modification des profils s'effectue selon les règles d'[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données#|édition des données d'un tableau]].

==Supprimer un profil==
*La suppression d'un profil est possible uniquement si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant de ce profil]] possèdent aussi au moins un autre profil.
*Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.

==Valeurs par défaut lors de la création d'un profil==
Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :
* Tous les '''Profils visibles'''
* Tous les '''Types de ressources visibles'''
* Toutes les '''Comptabilités visibles'''
* Les '''Attribution de place''' correspondants à la première place de chaque type de ressource

Gestion des profils

2026-02-03T12:56:35Z

Helyousfi: /* Gestion des types d'encaissements */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des profils''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.

=Définition=
*Un '''profil''' correspond à un ensemble de '''droits''' qui définissent les actions que peut effectuer un [[Glossaire|utilisateur]] dans l'application OpenFlyers.
*Un utilisateur peut disposer de '''plusieurs profils'''. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du [[Gestion des utilisateurs|tableau de gestion des utilisateurs]].

''Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.''

=Icônes symbolisant les droits des profils=
Dans la page '''Admin > Utilisateurs > Profils''', il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.

Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit.
L’icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :
*[[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] de l'onglet '''Généralités''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] à été attribuée
*[[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] de l'onglet '''Réservations''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] à été attribuée

Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] si le droit [[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] ci-dessus est coché
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit [[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] ci-dessus qui peut être coché ou non
#Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]]

==Définition des icônes représentant des droits==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Droit qui définit un profil de base.
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.

==Définition des icônes attribuées aux profils==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Profil de base
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.

=Niveau d'accréditation des droits et des profils=
Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :
*0 représente le niveau le plus bas
*6 représente le niveau le plus élevé

Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.

Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.

La page '''Admin > Utilisateurs > Profils''' indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :
*Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
*Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.
Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.

Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.

Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|une alerte de configuration est affichée]].

Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.

=Profils=
La gestion des profils s'effectue depuis le menu '''Admin > Utilisateurs > Profils'''.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet ''Activités'' est disponible.

==Généralités==

===Profil non sélectionnable par l'utilisateur===

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Attribuer-les-profils-aux-utilisateurs|profils non sélectionnables]] ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

===Pas de déconnexion automatique===
Ce droit permet d'éviter la [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique de la session]] au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.

===Accès visiteur===
L'accès visiteur permet de [[Kiosque-PC#Créer-un-compte-utilisateur-Visiteur|créer un compte visiteur]] donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.

Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.

Si un visiteur [[#Réservation|peut réserver]] - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|le système va générer automatiquement un compte utilisateur]] à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.

===Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité===

Permet à un utilisateur de modifier [[Fiche-personnelle#Mettre-à-jour-sa-date-de-naissance,-sa-nationalité-ou-son-sexe|sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle]].

===Voir ses validités===

Permet d'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|accéder à ses validités depuis le planning]].

===Ajout et gestion de ses validités===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités]] qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Gestion de ses validités détenues===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités]] qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Surpasser les restrictions sur les validités===
Permet à un utilisateur de surpasser les [[Connexion#Restriction-d'accès|restrictions d'accès]] dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont [[Validités#Contrôle-des-validités-à-la-connexion|appliquées à la connexion]].

Voir le chapitre [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]] pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Editer sa photo===

Permet à un utilisateur [[Fiche-personnelle#Editer-sa-photo|d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle]].

==Réservation==

===Alertable par e-mail pour toute réservation===
Permet la [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-réservations-ayant-pour-activité|notification par e-mail pour toute réservation]].

===Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation===
Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

===Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

===Etre sur une nouvelle réservation===
Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit [[#Réservation-en-solo|Réservation solo]], [[#Réservation-pour-des-tiers|Réservation pour des tiers]] ou [[#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]].

===Gestion des disponibilités des ressources===
Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

===Gestion des disponibilités des tiers===
Permet de gérer la [[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|disponibilité des utilisateurs]].

===Personnaliser ses ressources visibles===
Permet de personnaliser la [[Fiche-personnelle#Paramétrer-les-ressources-et-les-utilisateurs-visibles-sur-le-planning|liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur]].

===Planning individuel visible pour les autres===
Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

===Planning personnel===
Permet de visualiser son propre planning.

===Réservation de programmes===
Autorise [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Positionner-automatiquement-les-activités-d’un-programme-de-formation|le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning]].

===Réservation en solo===
Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

===Réservation pour des tiers===
Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

===Réservation avec un instructeur===
Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

===Supprimer une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

===Surpasser l'indisponibilité des instructeurs===
Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

===Surpasser l'indisponibilité des ressources===
Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

===Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps===
Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".

===Surpasser la limite de durée minimum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

===Surpasser la limite de durée maximum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

===Surpasser la limite de temps===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

===Surpasser la limite de nombre===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

===Surpasser la réservation par type===
En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.

===Surpasser les formules de saisie===
Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

===Voir les images des pilotes sur le menu contextuel===
Permet de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-images-des-pilotes-sur-le-menu-contextuel|visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel]] lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.

===Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs===
Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|activités réalisées]].

===Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées===
Permet d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-noms-d'activités-sur-les-réservations-et-les-activités-réalisées|afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées]].

==Activités==

===Alertable par email pour toute saisie d'activité===
;Description
Ce droit permet aux gestionnaires de [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-activités-ayant-les-champs-sélectionnés-non-vide|s'abonner aux notifications par emails dès lors qu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire]].

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un [[Envoi-des-emails#E-mail-d'information-des-actions-des-utilisateurs-sur-des-validités|e-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités]] à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Etre sur une nouvelle fermeture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Etre sur une nouvelle ouverture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Saisie d'activité pour soi-même===
Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.

Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Saisie d'activité pour un tiers===
Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.

Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Vérifier la saisie des activités et les modifier===
Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

===Voir les activités de tous===
Permet :
*d'accéder au [[Carnet-de-route|carnet de route]] de chaque ressource aéronef
*de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|voir les activités réalisées sur le planning]] si le paramètre [[Configuration-des-réservations-internes#Affichage-possible-des-activités-réalisées-dans-le-planning|Affichage possible des activités réalisées dans le planning]] est activé

===Voir ses activités===
Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

===Visualiser les traces de vol===
Permet de [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Récupération-des-traces-de-vols|visualiser les traces d'un vol]].

==Formations==
===Voir les suivis de formations===
Autorise l'utilisateur à [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|voir les suivis de formations]] de tous les utilisateurs.

===Gestion des formations===
Ce droit permet la [[Gestion-des-formations|gestion des formations]].

==Comptes==

===Gestion des comptes===
Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.

Permet lors de la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualisation des écritures]] d'un compte :
*de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
*[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|de pouvoir consulter une facture client ou un reçu]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepasser les écritures]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer les écritures]]

Permet [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|d'importer des relevés bancaires]]

Ce droit inclut les droits '''Gestion des types d'encaissements''' et '''Voir les comptes'''.

===Voir les comptes===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes]], de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit [[#Voir-les-comptes-utilisateurs|Voir les comptes utilisateurs]].

===Voir les comptes utilisateurs===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes utilisateurs]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

===Gestion des comptabilités===

permet la gestion des comptabilités

===Paramétrage des types d'encaissements===
Permet la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|paramétrage des types d'encaissements]].

===Encaisser ses paiements===

Permet à l'utilisateur de [[FAQ-comptabilité#Comment-autoriser-un-profil-utilisateur-à-saisir-des-encaissements-pour-lui-même-?|saisir ses propres paiements]], de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont ''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers''.

===Saisir les encaissements pour les tiers===

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des [[Configuration de la comptabilité#Créer_un_compte_comptable|comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent]].

===Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert===

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

===Valider les encaissements===

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

===Recevoir de l'argent===

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|configuration de la ventilation des types d'encaissements]].

===Transfert de son compte===
Permet le transfert de compte à compte depuis la page '''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''.

Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit [[#Transfert-de-son-compte-sans-validation|Transfert de son compte sans validation]]) depuis cette page sont validés automatiquement.

===Transfert de son compte sans validation===
Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] est affecté au profil.

'''Conseil OpenFlyers :''' Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "[https://fr.wiktionary.org/wiki/donner_c%E2%80%99est_donner,_reprendre_c%E2%80%99est_voler Donner c'est donner, reprendre c'est voler]". L'attribution du seul droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

===Saisir tout flux===
Permet de :
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisir des flux]] depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*de modifier/supprimer des flux non validés
*de consulter la liste des flux depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]]
*d'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importer des relevés bancaires]]

===Valider tout flux===
Permet de valider les flux de la page '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''.

Ce droit n'a effet que si le droit [[#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]] est affecté au profil.

===Paramétrage de la facturation===
Permet de gérer les règles de [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] et de [[Facturation-des-clients#Facturation-périodique|facturation périodique]].

===Saisie des valeurs de facturation===

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

===Compte sur lequel un utilisateur peut agir===

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

===Surpasser la limitation du solde du compte===
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de [[Connexion#Restriction-d'accès|restriction d'accès]], de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque [[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|une restriction sur les soldes]] est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Surpasser le seuil de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|transfert de compte]]===

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

==Ventes==

===Gestion globale des ventes===

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Achat ventes libres===

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Acheter pour les tiers===
Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]] d'un tiers.
*Couplé au droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]], il permet de vendre des [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-non-stocké-sans-tarif-défini|produits sans tarif]].

===Vente de produit sans tarif===
Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].

===Débrayage des ventes de validités===

Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une [[Validités#Validité-à-vendre|validité à vendre]] sans débiter le compte.

==Achats==

===Gestion des achats===
Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

==Admin==
===Gestion du paramétrage===
Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de [[Paramétrage|paramétrer la plateforme]] et fait apparaitre le menu '''Structure''' avec les items :
*[[Données#Accéder-au-tableau-de-conservation-des-données|'''Admin > Structure > Données > Conservation des données''']]
*'''Admin > Structure > Structure > Canaux de communications'''
*[[Configuration#Admin > Structure > Structure > Paramétrage|'''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''']]
*[[Configuration#Admin->-Structure->-Structure->-Coordonnées|'''Admin > Structure > Structure > Coordonnées''']]
*'''Admin > Structure > Variables > Définition'''
*'''Admin > Structure > Variables > Actualisation'''
*[[Configuration#Structure->-Champs-métiers|'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers''']]
*[[Configuration#Structure->-Export-SQL|'''Admin > Structure > Export SQL > Complet''']]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-son-modèle-de-facture|'''Admin > Structure > Imports > Templates ODT''']]

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], dans le menu '''Admin > Utilisateurs''' :
**[[Champs-métiers|'''Admin > Utilisateurs > Champs métiers''']]
**'''[[Gestion des statuts|Admin > Utilisateurs > Statuts]]'''
*[[Gestion-des-types-d'activités|'''Admin > Types d'activités > Actifs''']]
*[[Champs-métiers|'''Admin > Types d'activités > Champs métiers''']]
*[[Champs-métiers|'''Ventes > Champs métiers > Champs métiers''']]

===Gestion des valeurs===

===Gestion des profils===
permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

===Gestion des utilisateurs===

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Couplé au droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités qui sont à vendre]].

===Gestion des ressources===
Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.

Permet d'accéder à [[Gestion-des-documents|la liste des documents]] qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

===Gestion des rapports===
Fait apparaître le menu '''[[Gestion-des-rapports|Gestion > Rapports]]''' avec les items :
* '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier]]'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Bibliothèque]]'''

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

===Voir tous les rapports===
Fait apparaître le menu '''Rapports''' avec les items :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Rapports spécifiques > Vols et coûts'''

Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

===Gestion des logs===
Fait apparaître le menu '''Admin > Logs''' avec les items :
*'''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*'''Admin > Logs > Adresses IP bloquées'''
*'''Admin > Logs > Historique d'une réservation'''
*'''Admin > Logs > Identifiants bloqués'''
*'''Admin > Logs > Requête utilisateur en attente'''

===Envoyer et suivre les e-mails===
Permet d'accéder à la page [[Mailing|Mailing]] et de [[Suivi-des-emails|suivre les emails]].

===Accès aux tableurs===
Permet d'accéder aux fichiers [[Tableurs|tableurs]] depuis le menu.

===Gestion des communications===
Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

==Modules désactivés==
*Un onglet lié à un module désactivé est affiché uniquement si au moins un droit de son groupe reste actif sur au moins un profil utilisateur.
*Dans ce cas:
**L'onglet apparaît avec l'indication '''désactivé'''.
**Les droits non cochés apparaissent en mode inactif (non modifiables), empêchant toute nouvelle attribution.
**Les droits déjà attribués (cases cochées) restent visibles.
*Si aucun droit du groupe n'est actif, l'onglet correspondant n'est plus affiché.

=Profils Plus=
*'''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''

==Ajouter un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule contenant le caractère '''+'''
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
*pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
*le nouveau profil est placé à la fin du tableau

==Modifier un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule du profil à modifier
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

==Colonnes du tableau Profils Plus==
===Nom (du profil)===
Nom du profil

===Type de compte requis===
Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

===Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning===
Permet d'afficher ou de cacher les [[Champs-métiers|champs métiers]] des formulaires présents dans :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*'''Planning > Planning > Réserver'''

===Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|ajouter/acheter/mettre/supprimer]] (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

===Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer/certifier-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et [[Validités#Validités-en-attente-de-certification|en attente de certification]].

'''NB''': Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option '''[[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-validité-en-attente-de-certification|Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification]]''' dans [[Fiche-personnelle#Notifications|sa fiche personnelle (onglet ''Notifications'')]].

===Contrats non requis===
Voir la définition de [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validité-contrat]].

Permet de [[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil-depuis-Profils-plus|définir]] les [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validités-contrats]] qui ne sont pas requises pour certains profils.

Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.

La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activités'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Profils visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.

La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits [[#Planning-personnel|Planning personnel]] et [[#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|Planning individuel visible pour les autres]]. La colonne '''Profils visibles''' permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

'''Attention :''' Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

===Types de ressources visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile|planning]] ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.

La colonne '''Types de ressources visibles''' permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

===Comptabilités visibles===
Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

=Utilisation=
==[[Connexion#Choix_du_profil|Choix du profil à la connexion]]==

==Ajouter un profil==

Depuis l'interface dynamique :
*Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
*Ajouter une ligne
*Compléter les cellules
*L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
**'''Nom du profil''' : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN PROFIL'''
*Renseigner les droits pour chaque onglet
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

===Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant===
*Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
*Saisir par exemple comme nom '''Non restreignable'''.
*Toujours dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''', onglet '''Généralités''', cocher pour ce profil le droit [[Gestion des profils#Généralités|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]].
*Dans l'onglet '''Gestion des comptes''', sélectionner le droit [[#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]] pour le profil concerné
Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

=Créer un profil empêchant tout surpassement=
Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité ''Cotisation'' périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. [[Configuration-de-la-comptabilité#Restriction-d'accès-en-cas-de-solde-insuffisant|Restriction d'accès en cas de solde insuffisant]]).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :
*[[Gestion-des-profils#Ajouter-un-profil|Ajouter un profil]] en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*[[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil|Modifier le profil]] nouvellement créé
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Activités|Activités]], décocher le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-ouverture-d'activité|Etre sur une nouvelle ouverture d'activité]]
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Réservation|Réservation]], décocher les droits [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|Etre sur une nouvelle réservation]], [[Gestion-des-profils#Réservation-solo|Réservation solo]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]]

==Droits particuliers==
*'''GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur :''' ce droit n'est applicable que si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant du profil concerné]] possèdent au moins un autre [[Connexion#Sélection_du_profil|profil sélectionnable à la connexion]].
*'''GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils :''' au moins un profil doit posséder ce droit.

==Modifier un profil==
La modification des profils s'effectue selon les règles d'[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données#|édition des données d'un tableau]].

==Supprimer un profil==
*La suppression d'un profil est possible uniquement si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant de ce profil]] possèdent aussi au moins un autre profil.
*Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.

==Valeurs par défaut lors de la création d'un profil==
Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :
* Tous les '''Profils visibles'''
* Tous les '''Types de ressources visibles'''
* Toutes les '''Comptabilités visibles'''
* Les '''Attribution de place''' correspondants à la première place de chaque type de ressource

Configuration des réservations internes

2026-01-30T11:36:11Z

Helyousfi:

=Présentation=
Cette page présente le paramétrage du module de réservations interne.

=Gestion du planning (réservations internes)=
La gestion du planning se fait en allant dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes''' :

[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.png|1500px|center|gestion des réservations]]

==Mode de réservation==
===Réservations standards===
Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

===Réservation par type de ressource===
La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :
*pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
*créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.

Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.

'''Attention :''' dans le cas où la structure exploite plusieurs ressources d'un même type mais qu'elle souhaite séparer la gestion des réservations pour chaque ressource, il faut créer autant de type de ressource que de ressources. Exemple : une structure aéronautique dispose de 2 avions de type DR420. Si les 2 avions sont identifiés avec un même type "DR420" alors les réservations seront faite toujours en priorité sur le DR420 du plus forte priorité. Si ce comportement n'est pas souhaité, il faut créer 2 types (DR420-1 et DR420-2 par exemple) et associer un avion au type DR420-1 et l'autre avion au type DR420-2.

==Code couleur==
Permet de définir quelle code couleur doit être utilisée pour l'affichage des réservations :
*Par utilisateur
:deux champs de sélection s'affichent :
:*'''Couleur par défaut pour les réservations qui ne concernent pas l'utilisateur'''
::Il s'agit d'une paire de couleurs [Couleur claire (réservation en solo) / couleur foncée (réservation en instruction)] utilisé pour afficher les réservations qui ne concernent pas l'utilisateur connecté.
:*'''Couleur par défaut pour les réservations qui concernent l'utilisateur'''
::Il s'agit d'une paire de couleurs [Couleur claire (réservation en solo) / couleur foncée (réservation en instruction)] utilisé pour afficher les réservations qui concernent l'utilisateur connecté.
:Il est possible de configurer [[Gestion-des-utilisateurs#Changer-la-couleur-d'affichage-des-réservations-d'un-utilisateur|une paire de couleurs par utilisateur]].
*[[Gestion-des-types-d'activités#Affecter-une-couleur-à-un-type-d'activité|Par type d'activité]]

==Affichage possible des activités réalisées dans le planning==
Permet aux utilisateurs disposant du droit [[Gestion-des-profils#Voir-les-activités-de-tous|Voir les activités de tous]] d'activer le module d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|Affichage des activités réalisées]] sur la page de réservation.

==Réservation multi-ressources==
Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.

'''Attention :''' cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.

==Affichage du nom des ressources dans le planning==
Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.

==Afficher les alertes non bloquantes lors des glisser-déposer==
Ce paramétrage permet d'afficher les alertes non bloquantes lors des [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Glisser-déposer-des-réservations|glisser-déposer des réservations]] sur le planning.

==Autoriser la suppression partielle d'éléments de réservations==
Ce paramétrage permet d'afficher l'action '''Annuler cet élément du groupe de réservations''' lorsqu'un groupe de réservations est lié. Il autorise ainsi la suppression individuelle d'un élément au sein d'un groupe de réservations, sans devoir annuler l'ensemble du groupe.

==Amplitude du planning==
===Heure de début et fin (fuseau X)===
Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire de la structure.

'''Remarque :''' les minutes proposées doivent être des multiples de 15 (00, 15, 30, 45).

==Limitations==
===Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de===
Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.

===Limitation dans le temps des réservations===
Permet de limiter dans le temps les réservations.

===Limitation du nombre de réservations===
Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.

===Durée minimale d'une réservation===
Permet de définir la durée minimale d'une réservation.

La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.

===Durée par défaut d'une réservation===
Permet de définir la durée par défaut.

==Champs visibles==
Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :
*Même jour
*Places à disposition
*Lieu de départ
*Lieu d'arrivée

Les lieux cochés sont ainsi définis avec une valeur par défaut lorsqu'un vol est entré à partir d'une réservation.

===Saisie de la destination===

Ce champ n'est disponible que si le champ '''Lieu d'arrivée''' est activé.

Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

Lorsque le champ '''Lieu d'arrivée''' est désactivé, la valeur enregistrée pour '''Saisie de la destination''' est vidée.

==[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-le-contrôle-des-validités-pour-les-activités-ou-les-réservations|Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations]]==

==Type d'activité par défaut==
Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut :
* lors d'une nouvelle réservation ou lorsqu'on sélectionne une personne en première place sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Formulaire-de-réservation|formulaire de réservation de l'ancienne interface]]
* lors d'une nouvelle réservation sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Tutoriel-vidéo|planning de la nouvelle interface]]

Pour définir le type :
* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Planning'''
* Champ '''Type d'activité par défaut''' : Sélectionner le type d'activité
* Cliquer sur '''Enregistrer'''

==Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)==
Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut lorsqu'on sélectionne une personne en seconde place sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Formulaire-de-réservation|formulaire de réservation de l'ancienne interface]].

Pour définir le type :
* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Planning'''
* Champ '''Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)''' : Sélectionner le type d'activité
* Cliquer sur '''Enregistrer'''

==Règles de saisies XML==
Permet d'éditer les [[#Règles-de-saisies|Règles de saisie]] qui s'appliquent, pour le moment, uniquement pour le planning.

=Règles de saisies=
Les règles de saisie sont utilisées uniquement par le moteur de réservation pour construire l'affichage des champs du formulaire de réservation et pour vérifier, après la saisie d'une réservation, que les données saisies respectent bien les règles de saisie.

Elles sont écrites en [[Wikipedia-fr:Extensible_Markup_Language|XML]]. cf. l'exemple de règles de saisie ci-dessous.

Le moteur de vérification des règles s'enclenche dès qu'une réservation n'est plus "nue", c'est à dire lorsqu'au moins un élément est renseigné (activité, ressource, etc.). Alors il vérifie quelles sont les règles compatibles et en déduit les contenus possibles dans les champs de saisie de l'interface utilisateur.

La compatibilité d'une règle se détermine '''par restriction''' en vérifiant dans cet ordre les informations suivantes :
#Activités
#Ressources
#Profils
#Places

Pour chaque information, le moteur regarde si elle est renseignée. Si ce n'est pas le cas alors il passe à l'information suivante. Par exemple s'il n'y a pas encore d'activité de saisie alors il ne vérifie pas ce point-là dans la règle.

Pour les activités et les ressources, il regarde les règles qui acceptent celles renseignées. S'il y a des règles qui pose problème alors elles sont rejetées.

Pour les profils ce sont les personnes qui sont étudiées et ce de deux manières différentes selon si sur la saisie il y a une ressource de renseignée ou non.
*Lorsqu'il y a une ressource de renseignée, le fonctionnement est similaire aux autres informations. le moteur regarde pour toutes les personnes renseignées si sur la place où elles sont, elles ont au moins un profil valide. Si une personne n'a aucun profil pour la place où il est alors la règle est rejetée.
*Lorsqu'il n'y a pas de ressource le fonctionnement est différent. Au lieu de faire par restriction, le moteur va faire '''par ajout'''. C'est-à-dire qu'au lieu de dire "il ne faut que des pilotes", il va dire "je veux au moins un pilote". Pour ce faire il va regarder les profils de chaque personne. S'il trouve une personne avec un profil valide, il accepte la règle. Si aucune des personnes ne correspond, il va faire une seconde vérification au niveau des places. Si pour cette règle l'une des places n'est pas définie, il considère que les personnes présentes vont potentiellement aller sur cette place et il ne rejette pas la règle. Par contre, si toutes les places sont définies et qu'aucune des personnes ne correspond alors la règle est rejetée.

Pour les places, il vérifie qu'il n'y a pas trop de monde. Comme pour les profils il y a deux manières de les étudier en fonction de s'il y a une ressource ou non.
*Lorsqu'il y a une ressource, il va regarder pour chaque place si le nombre de personnes autorisées n'est pas dépassé. Si sur l'une des places le nombre est dépassé alors la règle est rejetée. Cependant, si le nombre est atteint mais pas dépassé alors la règle n'est pas rejetée.
*Lorsqu'il n'y a pas de ressource, il va parcourir chaque place pour compter le nombre total de personnes autorisées pour cette règle. Si le nombre est dépassé alors la règle est rejetée. Comme précédemment si le nombre est simplement atteint alors la règle n'est pas rejetée.

Si pour chaque information saisie, la règle est compatible alors elle est conservée.

Pour qu'une saisie soit valide, il faut qu'il existe au moins une règle de conservée, c'est à dire de compatible.

;Exemple de règles de saisie
<syntaxhighlight lang="xml"><?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ruleList>
<rule>

<activityTypeList needs="bookAlone">
<activityType>1</activityType> 
</activityTypeList>

<resourceList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>1</resourceType> 
<resourceType>2</resourceType> 
</resourceList>

<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="1" needs="bookAnyone"> 

<profile>2</profile> 
</place>
</placeList>
</rule>
<rule>

<activityTypeList needs="*(bookAlone)(bookWithInstr)">
<activityType>1</activityType> 
<activityType>2</activityType> 
</activityTypeList>

<resourceList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>*</resourceType> 
</resourceList>

<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="1"> 

<profile>1</profile> 
<profile>2</profile> 
</place>
<place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="2"> 

<profile>4</profile> 
</place>
</placeList>
</rule>
<rule>...</rule>
</ruleList>
</syntaxhighlight>

==attribut needs==
L'attribut needs peut être utilisé pour les éléments :
*activityTypeList
*place

Il contient un ou plusieurs droits qui sont requis par l'utilisateur effectuant la saisie pour que la règle puisse s'appliquer.

Lorsqu'il n'y a qu'un droit de requis, il faut écrire ''needs="nomDuDroit"''.

Lorsqu'il y a plusieurs droits possibles, un seul étant requis, il faut commencer par le signe * puis lister chaque droit en l'entourant de parenthèses : ''needs="*(bookAlone)(bookWithInstr)''.

==Capacité maximale autorisée==
La taille maximale autorisée pour les règles de saisie XML est de '''16 Mo'''.
Lors de la création d'un type d'activité ou lors de la modification manuelle depuis '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes''', si la taille des règles de saisie XML dépasse cette limite, un message d'alerte s'affiche indiquant que les règles de saisie XML sont saturées.

Pour résoudre ce problème, il est conseillé de vérifier le contenu XML et d'identifier d'éventuelles données obsolètes afin de les supprimer et d'alléger le fichier.
Si cela ne suffit pas, il est recommandé de contacter OpenFlyers pour discuter de la possibilité d'augmenter la taille du champ.

==ruleList==
Élément racine de la structure XML ne peut contenir comme élément enfant que des éléments "rule" qui correspondent, chacun, à une règle.

Il n'y pas d'attribut possible.

===rule===
Définit une règle.

Les éléments possibles sont :
*formulaList
*activityTypeList
*resourceList
*placeList

Il n'y a pas d'attribut possible.

Chaque règle définit les types d'activités, types de ressources et places qui la rendent compatible.

L'exemple suivant définit une règle qui autorise une saisie pour le type d'activité ''Local'', les types de ressources ''F-001'' ou ''F-002'' et pour laquelle il faut exactement 1 utilisateur avec le profil ''Pilote'' à la place 0. Le statut attribué sera celui de numéro 1. De plus, La personne qui fait la réservation doit avoir le droit "bookAlone" et si elle dispose du droit "bookAnyone" alors elle verra en plus la liste des utilisateurs compatibles avec cette règle pour lui permettre d'en choisir une :
<xml><rule>

<activityTypeList needs="bookAlone">
<activityType>1</activityType> 
</activityTypeList>

<resourceList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>1</resourceType> 
<resourceType>2</resourceType> 
</resourceList>

<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="1" needs="bookAnyone"> 

<profile>2</profile> 
</place>
</placeList>
</rule></xml>

====formulaList====
Contient la liste des formules que la règle doit respecter au travers des éléments ''formula''.

=====formula=====
Doit contenir les attributs :
*''action'' : indique l'action concernée pour la vérification de la formule. Si l'action effectuée par l'utilisateur n'est pas celle de la formule, alors la formule n'est pas vérifiée. Par contre, la règle peut quand être compatible. Il est possible de remplacer le nom d'une action par * pour indiquer que la formule doit être vérifiée quelque soit l'action.
*''title'' : pour indiquer le message d'alerte devant s'afficher lorsque la formule n'est pas respectée

Le contenu de l'élément ''formula'' est une formule qui est testée lors de la saisie.

'''Attention :''' dans la formule, pour les signes de comparaison supérieur ou inférieur, il faut saisir leur équivalent HTML :
* > doit être remplacé par <code>&gt;</code>
* < doit être remplacé par <code>&lt;</code>
* >= doit être remplacé <code>&gt;=</code>
* <= doit être remplacé <code>&lt;=</code>

Exemple :
<xml>
<formula action="update" title="Vous ne pouvez pas faire de réservation ayant une durée supérieure à 30 minutes.">(%DURATION <= 300)</formula></xml>

====activityTypeList====
Contient la liste des types d'activités qui sont compatibles avec la règle.

Peut contenir l'attribut [[#attribut-needs|needs]].
=====activityType=====
Contient l'identifiant d'un type d'activité.

====resourceList====
Contient la liste des types de ressources qui sont compatibles avec la règle.

Peut contenir les attributs ''maxQty'' et ''minQty'' pour définir le nombre de ressources maximum et minimum.

====placeList====
Contient la liste définissant les places.

=====place=====
Contient la définition de chaque place.

Peut contenir des éléments ''profile'' pour indiquer un profil requis parmi plusieurs pour qu'un utilisateur puisse occuper la place.

Doit contenir l'attribut index pour numéroter la place définie.

Peut contenir les attributs ''maxQty'', ''minQty'', ''needs'' et ''status''.

L'attribut ''needs'' permet de définir le droit requis pour l'utilisateur effectuant la saisie afin qu'il puisse choisir l'utilisateur dans la liste des utilisateurs compatibles. typiquement, cet attribut est utilisé ainsi : ''needs="bookAnyone"''.

L'attribut ''status'' permet de définir le statut de la personne à laquelle on attribut la place. Cette définition se fait en utilisant l'identifiant du statut. Exemple : ''status="1"''.

======profile======
Contient l'identifiant du profile requis.

==Wildcard==
Le caractère * peut être utilisé dans les éléments '''resourceType'''. Il indique que la règle s'applique à tous les types de ressources existants de la plateforme.

Exemple avec wildcard :
<xml><resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>*</resourceType>
</resourceTypeList></xml>

Exemple sans wildcard :
<xml><resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>1</resourceType>
<resourceType>2</resourceType>
<resourceType>3</resourceType>
</resourceTypeList></xml>

Configuration des réservations internes

2026-01-30T11:19:27Z

Helyousfi: /* Heure de début et fin (fuseau X) */

=Présentation=
Cette page présente le paramétrage du module de réservations interne.

=Gestion du planning (réservations internes)=
La gestion du planning se fait en allant dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes''' :

[[Image:014_parametrage_gestion_reservation.png|1500px|center|gestion des réservations]]

==Mode de réservation==
===Réservations standards===
Cette option permet de faire des réservations classiques, c'est-à-dire que l'on réserve directement une ressource en fonction de son nom (exemple : son immatriculation), cela ne diffère en rien des réservations "papier".

===Réservation par type de ressource===
La réservation par type permet non pas de choisir une ressource particulière mais un type de ressource. Dans les structures aéronautiques possédant plusieurs aéronefs d'une même famille (plusieurs DR400/120 par exemple) on choisit alors de réserver un DR400/120 parmi ceux de la flotte. Le programme choisira l'immatriculation en fonction de la disponibilité des appareils (entretien mécanique par exemple).

La réservation par type comporte un double intérêt :
*pouvoir donner la priorité à une ressource par rapport à une autre et ainsi pousser telle ou telle ressource à être plus utilisée en fonction des souhaits de programmation (pour les opérations de maintenance par exemple) ;
*créer une ressource fictive supplémentaire pour mettre en place le surbooking.

Si des ressources de même type sont indisponibles, que ce soit parce qu'elles sont réservées ou immobilisées, alors c'est la 1ère ressource disponible qui est choisie par OpenFlyers.

Il est possible de modifier l'ordre de tri des ressources à n'importe quel moment.

De même, pour les utilisateurs disposant du droit "Surpasser la réservation par type", il est possible de forcer une réservation sur une ressource donnée.

'''Attention :''' dans le cas où la structure exploite plusieurs ressources d'un même type mais qu'elle souhaite séparer la gestion des réservations pour chaque ressource, il faut créer autant de type de ressource que de ressources. Exemple : une structure aéronautique dispose de 2 avions de type DR420. Si les 2 avions sont identifiés avec un même type "DR420" alors les réservations seront faite toujours en priorité sur le DR420 du plus forte priorité. Si ce comportement n'est pas souhaité, il faut créer 2 types (DR420-1 et DR420-2 par exemple) et associer un avion au type DR420-1 et l'autre avion au type DR420-2.

==Code couleur==
Permet de définir quelle code couleur doit être utilisée pour l'affichage des réservations :
*Par utilisateur
:deux champs de sélection s'affichent :
:*'''Couleur par défaut pour les réservations qui ne concernent pas l'utilisateur'''
::Il s'agit d'une paire de couleurs [Couleur claire (réservation en solo) / couleur foncée (réservation en instruction)] utilisé pour afficher les réservations qui ne concernent pas l'utilisateur connecté.
:*'''Couleur par défaut pour les réservations qui concernent l'utilisateur'''
::Il s'agit d'une paire de couleurs [Couleur claire (réservation en solo) / couleur foncée (réservation en instruction)] utilisé pour afficher les réservations qui concernent l'utilisateur connecté.
:Il est possible de configurer [[Gestion-des-utilisateurs#Changer-la-couleur-d'affichage-des-réservations-d'un-utilisateur|une paire de couleurs par utilisateur]].
*[[Gestion-des-types-d'activités#Affecter-une-couleur-à-un-type-d'activité|Par type d'activité]]

==Affichage possible des activités réalisées dans le planning==
Permet aux utilisateurs disposant du droit [[Gestion-des-profils#Voir-les-activités-de-tous|Voir les activités de tous]] d'activer le module d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|Affichage des activités réalisées]] sur la page de réservation.

==Réservation multi-ressources==
Cette fonctionnalité permet d'autoriser à un utilisateur de réserver plusieurs ressources sur des créneaux horaires qui se chevauchent.

'''Attention :''' cette fonctionnalité n'est pas conçue pour les formateurs/instructeurs et entraine des bugs d'affichage sur le planning de réservation. La version 4 d'OpenFlyers corrigera ce défaut.

==Affichage du nom des ressources dans le planning==
Ce paramétrage permet d'afficher ou cacher le nom des ressources dans le planning. Cela permet de diminuer la taille verticale des lignes du planning et de cacher ces noms lorsqu'ils ne sont pas nécessaires.

==Afficher les alertes non bloquantes lors des glisser-déposer==
Ce paramétrage permet d'afficher les alertes non bloquantes lors des [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Glisser-déposer-des-réservations|glisser-déposer des réservations]] sur le planning.

==Autoriser la suppression partielle d'éléments de réservations==
Ce paramétrage permet d'afficher l'action '''Annuler cet élément du groupe de réservations''' lorsqu'un groupe de réservations est lié. Il autorise ainsi la suppression individuelle d'un élément au sein d'un groupe de réservations, sans devoir annuler l'ensemble du groupe.

==Amplitude du planning==
===Heure de début et fin (fuseau X)===
Permet de définir la plage horaire du planning de réservation dans le fuseau horaire de la structure.

'''Remarque :''' les minutes proposées doivent être des multiples de 15 (00, 15, 30, 45).

==Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de==
Permet d'empêcher d'effectuer une réservation débutant dans moins de X temps. Cette fonctionnalité est notamment utile en réservation par type lorsque la distribution des ressources réelles par ligne de planning est faite le matin pour la journée. Elle est également utile lorsque la facturation se fait la veille au vu des réservations du lendemain.

==Limitation dans le temps des réservations==
Permet de limiter dans le temps les réservations.

==Limitation du nombre de réservations==
Permet de limiter le nombre de réservations par utilisateur.

==Saisie de la destination (si champ lieu d'arrivée coché)==
Permet de demander à l'utilisateur d'indiquer sa destination et ce en fonction de la durée de sa réservation.

==Durée minimale d'une réservation==
Permet de définir la durée minimale d'une réservation.

La durée maximale d'une réservation peut se définir pour chaque type de ressource.

==Durée par défaut d'une réservation==
Permet de définir la durée par défaut.

==Afficher ces champs==
Permet de définir les champs visibles dans le formulaire de réservation :
*Même jour
*Places à disposition
*Lieu de départ
*Lieu d'arrivée

Les lieux cochés sont ainsi définis avec une valeur par défaut lorsqu'un vol est entré à partir d'une réservation.

==[[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-le-contrôle-des-validités-pour-les-activités-ou-les-réservations|Paramétrage général du contrôle des validités pour les réservations]]==

==Type d'activité par défaut==
Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut :
* lors d'une nouvelle réservation ou lorsqu'on sélectionne une personne en première place sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Formulaire-de-réservation|formulaire de réservation de l'ancienne interface]]
* lors d'une nouvelle réservation sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Tutoriel-vidéo|planning de la nouvelle interface]]

Pour définir le type :
* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Planning'''
* Champ '''Type d'activité par défaut''' : Sélectionner le type d'activité
* Cliquer sur '''Enregistrer'''

==Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)==
Permet de définir le type d'activité à cocher par défaut lorsqu'on sélectionne une personne en seconde place sur le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Formulaire-de-réservation|formulaire de réservation de l'ancienne interface]].

Pour définir le type :
* Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Planning'''
* Champ '''Type d'activité par défaut pour la seconde place (ancienne interface)''' : Sélectionner le type d'activité
* Cliquer sur '''Enregistrer'''

==Règles de saisies XML==
Permet d'éditer les [[#Règles-de-saisies|Règles de saisie]] qui s'appliquent, pour le moment, uniquement pour le planning.

=Règles de saisies=
Les règles de saisie sont utilisées uniquement par le moteur de réservation pour construire l'affichage des champs du formulaire de réservation et pour vérifier, après la saisie d'une réservation, que les données saisies respectent bien les règles de saisie.

Elles sont écrites en [[Wikipedia-fr:Extensible_Markup_Language|XML]]. cf. l'exemple de règles de saisie ci-dessous.

Le moteur de vérification des règles s'enclenche dès qu'une réservation n'est plus "nue", c'est à dire lorsqu'au moins un élément est renseigné (activité, ressource, etc.). Alors il vérifie quelles sont les règles compatibles et en déduit les contenus possibles dans les champs de saisie de l'interface utilisateur.

La compatibilité d'une règle se détermine '''par restriction''' en vérifiant dans cet ordre les informations suivantes :
#Activités
#Ressources
#Profils
#Places

Pour chaque information, le moteur regarde si elle est renseignée. Si ce n'est pas le cas alors il passe à l'information suivante. Par exemple s'il n'y a pas encore d'activité de saisie alors il ne vérifie pas ce point-là dans la règle.

Pour les activités et les ressources, il regarde les règles qui acceptent celles renseignées. S'il y a des règles qui pose problème alors elles sont rejetées.

Pour les profils ce sont les personnes qui sont étudiées et ce de deux manières différentes selon si sur la saisie il y a une ressource de renseignée ou non.
*Lorsqu'il y a une ressource de renseignée, le fonctionnement est similaire aux autres informations. le moteur regarde pour toutes les personnes renseignées si sur la place où elles sont, elles ont au moins un profil valide. Si une personne n'a aucun profil pour la place où il est alors la règle est rejetée.
*Lorsqu'il n'y a pas de ressource le fonctionnement est différent. Au lieu de faire par restriction, le moteur va faire '''par ajout'''. C'est-à-dire qu'au lieu de dire "il ne faut que des pilotes", il va dire "je veux au moins un pilote". Pour ce faire il va regarder les profils de chaque personne. S'il trouve une personne avec un profil valide, il accepte la règle. Si aucune des personnes ne correspond, il va faire une seconde vérification au niveau des places. Si pour cette règle l'une des places n'est pas définie, il considère que les personnes présentes vont potentiellement aller sur cette place et il ne rejette pas la règle. Par contre, si toutes les places sont définies et qu'aucune des personnes ne correspond alors la règle est rejetée.

Pour les places, il vérifie qu'il n'y a pas trop de monde. Comme pour les profils il y a deux manières de les étudier en fonction de s'il y a une ressource ou non.
*Lorsqu'il y a une ressource, il va regarder pour chaque place si le nombre de personnes autorisées n'est pas dépassé. Si sur l'une des places le nombre est dépassé alors la règle est rejetée. Cependant, si le nombre est atteint mais pas dépassé alors la règle n'est pas rejetée.
*Lorsqu'il n'y a pas de ressource, il va parcourir chaque place pour compter le nombre total de personnes autorisées pour cette règle. Si le nombre est dépassé alors la règle est rejetée. Comme précédemment si le nombre est simplement atteint alors la règle n'est pas rejetée.

Si pour chaque information saisie, la règle est compatible alors elle est conservée.

Pour qu'une saisie soit valide, il faut qu'il existe au moins une règle de conservée, c'est à dire de compatible.

;Exemple de règles de saisie
<syntaxhighlight lang="xml"><?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ruleList>
<rule>

<activityTypeList needs="bookAlone">
<activityType>1</activityType> 
</activityTypeList>

<resourceList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>1</resourceType> 
<resourceType>2</resourceType> 
</resourceList>

<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="1" needs="bookAnyone"> 

<profile>2</profile> 
</place>
</placeList>
</rule>
<rule>

<activityTypeList needs="*(bookAlone)(bookWithInstr)">
<activityType>1</activityType> 
<activityType>2</activityType> 
</activityTypeList>

<resourceList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>*</resourceType> 
</resourceList>

<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="1"> 

<profile>1</profile> 
<profile>2</profile> 
</place>
<place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="2"> 

<profile>4</profile> 
</place>
</placeList>
</rule>
<rule>...</rule>
</ruleList>
</syntaxhighlight>

==attribut needs==
L'attribut needs peut être utilisé pour les éléments :
*activityTypeList
*place

Il contient un ou plusieurs droits qui sont requis par l'utilisateur effectuant la saisie pour que la règle puisse s'appliquer.

Lorsqu'il n'y a qu'un droit de requis, il faut écrire ''needs="nomDuDroit"''.

Lorsqu'il y a plusieurs droits possibles, un seul étant requis, il faut commencer par le signe * puis lister chaque droit en l'entourant de parenthèses : ''needs="*(bookAlone)(bookWithInstr)''.

==Capacité maximale autorisée==
La taille maximale autorisée pour les règles de saisie XML est de '''16 Mo'''.
Lors de la création d'un type d'activité ou lors de la modification manuelle depuis '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes''', si la taille des règles de saisie XML dépasse cette limite, un message d'alerte s'affiche indiquant que les règles de saisie XML sont saturées.

Pour résoudre ce problème, il est conseillé de vérifier le contenu XML et d'identifier d'éventuelles données obsolètes afin de les supprimer et d'alléger le fichier.
Si cela ne suffit pas, il est recommandé de contacter OpenFlyers pour discuter de la possibilité d'augmenter la taille du champ.

==ruleList==
Élément racine de la structure XML ne peut contenir comme élément enfant que des éléments "rule" qui correspondent, chacun, à une règle.

Il n'y pas d'attribut possible.

===rule===
Définit une règle.

Les éléments possibles sont :
*formulaList
*activityTypeList
*resourceList
*placeList

Il n'y a pas d'attribut possible.

Chaque règle définit les types d'activités, types de ressources et places qui la rendent compatible.

L'exemple suivant définit une règle qui autorise une saisie pour le type d'activité ''Local'', les types de ressources ''F-001'' ou ''F-002'' et pour laquelle il faut exactement 1 utilisateur avec le profil ''Pilote'' à la place 0. Le statut attribué sera celui de numéro 1. De plus, La personne qui fait la réservation doit avoir le droit "bookAlone" et si elle dispose du droit "bookAnyone" alors elle verra en plus la liste des utilisateurs compatibles avec cette règle pour lui permettre d'en choisir une :
<xml><rule>

<activityTypeList needs="bookAlone">
<activityType>1</activityType> 
</activityTypeList>

<resourceList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>1</resourceType> 
<resourceType>2</resourceType> 
</resourceList>

<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="1" needs="bookAnyone"> 

<profile>2</profile> 
</place>
</placeList>
</rule></xml>

====formulaList====
Contient la liste des formules que la règle doit respecter au travers des éléments ''formula''.

=====formula=====
Doit contenir les attributs :
*''action'' : indique l'action concernée pour la vérification de la formule. Si l'action effectuée par l'utilisateur n'est pas celle de la formule, alors la formule n'est pas vérifiée. Par contre, la règle peut quand être compatible. Il est possible de remplacer le nom d'une action par * pour indiquer que la formule doit être vérifiée quelque soit l'action.
*''title'' : pour indiquer le message d'alerte devant s'afficher lorsque la formule n'est pas respectée

Le contenu de l'élément ''formula'' est une formule qui est testée lors de la saisie.

'''Attention :''' dans la formule, pour les signes de comparaison supérieur ou inférieur, il faut saisir leur équivalent HTML :
* > doit être remplacé par <code>&gt;</code>
* < doit être remplacé par <code>&lt;</code>
* >= doit être remplacé <code>&gt;=</code>
* <= doit être remplacé <code>&lt;=</code>

Exemple :
<xml>
<formula action="update" title="Vous ne pouvez pas faire de réservation ayant une durée supérieure à 30 minutes.">(%DURATION <= 300)</formula></xml>

====activityTypeList====
Contient la liste des types d'activités qui sont compatibles avec la règle.

Peut contenir l'attribut [[#attribut-needs|needs]].
=====activityType=====
Contient l'identifiant d'un type d'activité.

====resourceList====
Contient la liste des types de ressources qui sont compatibles avec la règle.

Peut contenir les attributs ''maxQty'' et ''minQty'' pour définir le nombre de ressources maximum et minimum.

====placeList====
Contient la liste définissant les places.

=====place=====
Contient la définition de chaque place.

Peut contenir des éléments ''profile'' pour indiquer un profil requis parmi plusieurs pour qu'un utilisateur puisse occuper la place.

Doit contenir l'attribut index pour numéroter la place définie.

Peut contenir les attributs ''maxQty'', ''minQty'', ''needs'' et ''status''.

L'attribut ''needs'' permet de définir le droit requis pour l'utilisateur effectuant la saisie afin qu'il puisse choisir l'utilisateur dans la liste des utilisateurs compatibles. typiquement, cet attribut est utilisé ainsi : ''needs="bookAnyone"''.

L'attribut ''status'' permet de définir le statut de la personne à laquelle on attribut la place. Cette définition se fait en utilisant l'identifiant du statut. Exemple : ''status="1"''.

======profile======
Contient l'identifiant du profile requis.

==Wildcard==
Le caractère * peut être utilisé dans les éléments '''resourceType'''. Il indique que la règle s'applique à tous les types de ressources existants de la plateforme.

Exemple avec wildcard :
<xml><resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>*</resourceType>
</resourceTypeList></xml>

Exemple sans wildcard :
<xml><resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>1</resourceType>
<resourceType>2</resourceType>
<resourceType>3</resourceType>
</resourceTypeList></xml>

FAQ comptabilité

2026-01-16T09:57:57Z

Helyousfi: /* Comment saisir directement un mouvement de facturation client ? */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''FAQ Comptabilité''' de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Initialisation=
==Comment accéder à la gestion complète de la compta ?==
Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

==Comment initialiser le 1er exercice comptable ?==
*'''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
*Dans le formulaire '''Gestion de l'exercice comptable''', il faut renseigner '''Date de début du nouvel exercice''' puis cliquer sur le bouton '''Ouvrir la saisie à cette date'''.

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
'''Attention''' : cette procédure est à appliquer uniquement lors de la mise en place de la gestion de la comptabilité. Par la suite, en fin d'année, pour ré-initialiser certains comptes à 0, il faut passer une [[#Ecriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|écriture d'apurement des comptes de résultat]]
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :
*On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
*On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter''' et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
* Aller dans '''Admin > Configuration > Reporting''' et cliquer sur '''Liste des comptes''', vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est [[Wikipedia-fr:Encodage_de_caract%C3%A8res|encodé]] selon le paramètre d'encodage défini dans la page '''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''' formulaire '''Reporting/Export'''.
** Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice]. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur '''Point virgule''' (décocher l'option par défaut '''Virgule''') et dans les champs '''Débit''' et '''Crédit''' il faut mettre le type '''Texte''' (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
** si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] permet de faire ce choix.
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne '''Update''' à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation''' des comptes et importez votre fichier
A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez [[#Caractères_accentués_dans_les_format_d'exports|à regarder du coté de la FAQ]].

=Gestion des règlements=
==Comment autoriser un profil utilisateur à saisir des encaissements pour lui-même ?==

Dans OpenFlyers il y a la possibilité de laisser les pilotes créditer leur compte, il faut leur donner dans leur Profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.
#Aller dans '''[[Gestion des profils|Admin > Utilisateurs > Profils]]'''
#Aller dans l'onglet '''[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]'''
#Rajouter à son profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''
#Sous la colonne '''Type de compte sur lequel un utilisateur peut effectuer des encaissements''' sont définis les types de compte utilisateurs :
#*Cocher les types de comptes auquel le profil associé a le droit de faire des encaissements sur le type de compte
#*Décocher les types de comptes auquel le profil associé n'a pas le droit de faire des encaissements sur le type de compte

Si un pilote saisi correctement les informations il aura son compte à jour sans attendre une mise à jour par le trésorier.

Un autre avantage de ce mode de fonctionnement, est l'allègement du travail du trésorier : tout ce qui est saisi par le pilote n'est plus à faire.

Si le club ne souhaite pas que les utilisateurs saisissent eux-mêmes leurs paiements, il suffit de ne pas leur donner le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment définir les types d'encaissements saisissable ?==
Lorsque dans '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''', le drapeau "Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

==Comment définir les comptes qui peuvent recevoir des encaissements ?==
Lorsqu'on liste les comptes, pour le compte concerné, il faut cocher "Reçoit les paiements des clients extérieurs".

De plus, [[Utilisation de la comptabilité#Saisir_un_encaissement|seuls les comptes clients et utilisateurs peuvent recevoir des encaissements]].

==Comment permettre aux utilisateurs de saisir les factures d'avitaillement ?==
Il suffit de créer un type de règlement "Avitaillement" accessibles aux utilisateurs.

==[[Utilisation de la comptabilité#Validation_des_règlements_clients|Validation des règlements clients]]==

==Peut-on créer un type d'encaissement par virement ?==
Oui, OpenFlyers permet de [[Configuration de la comptabilité#Types_d'encaissements|créer autant de type d'encaissements]] qu'on le souhaite.

==Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ?==
Le pointage des paiements par carte bancaire en ligne est automatique. Par conséquent, il n'y a pas d'opération à effectuer et la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Carte bancaire - TPE physique''' est toujours vide.

Si vous avez besoin d'obtenir la liste des encaissements par carte bancaire, alors vous pouvez utiliser les rapports comme celui de la [[OF-doc-en:Export_generator_3#Payments_list_ordered_by_type|liste des encaissements triés par type]].

=Facturation des heures de vols=
==Peut-on personnaliser le champ commentaire d'une facture d'heures de vols ?==
Il n'est pas possible de personnaliser le champ commentaire, par contre, il est possible de rajouter des champs grâce aux [[Champs-métiers#Créer-une-colonne-supplémentaire-dans-les-factures-des-heures-de-vols|champs additionnels]].

==Pourquoi dans les formules il y a la possibilité de mettre une variable ?==
Pour permettre d'actualiser les tarifs sans avoir à intervenir sur la formule. Cela présente 2 avantages :
*On peut donner le droit de modifier les tarifs à un utilisateur qui n'aura pas pour autant le droit de modifier les formules de tarifications des heures de vols et ainsi garantir qu'il ne fasse pas "bêtise".
*[[#Comment_mettre_.C4.A0_jour_le_tarif_des_a.C4.A9ronefs_.4F|En utilisant les variables]], on garde un historique des tarifs et on peut préparer à l'avance les futurs tarifs. Ainsi, le tarif appliqué pour un vol donné se fait en tenant compte de la date d'application du tarif et si on modifie un vol antérieur à la mise en place d'un tarif, c'est bien l'ancien tarif qui lui reste appliqué lors de la modification du vol.

==Pourquoi les factures de certains utilisateurs regroupent plusieurs vols ?==
Cf. [[Paramétrage-des-activités#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]].

==Les règles de tarification s'additionnent systématiquement...==
Si par exemple 2 règles de tarifications sont définies pour s'appliquer, alors elles s'appliquent et s'additionnent. Cela permet par exemple d'additionner un tarif solo avec de la double commande. Pour que des règles de tarifications ne s'appliquent pas simultanément il faut restreindre leur champ d'application en limitant les types de vols, les types d'aéronefs, et éventuellement en excluant d'autres types de vols.

==Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ?==
*Aller '''Admin > Ventes > Produits > Produits'''
*Créer autant de type de produits "Tarification des heures de vol" que vous le souhaitez
*Aller dans '''Vente > Tarification des heures > Règles de tarification'''
*Editer chaque règle de tarification (avec l'icône crayon) et modifier le champ '''Produit''' en attribuant l'un des produits créés
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' en bas du formulaire

Répéter cette opération d'édition des règles de tarification pour leur attribuer autant de nom de produit différents que vous le souhaitez afin de séparer les écritures générées.

=Avoirs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'un_avoir_client|Comment saisir un avoir client ?]]==
Il faut notamment appliquer cette méthode dans le cas de remboursement d'essences payés par les pilotes et qui doivent être à la charge de la structure. La facture d'essence devra être saisie séparément en tant que facture de charge normale.

=Facturations diverses=
La facturation de produits divers, peut se faire de 2 façons :
#directement au niveau comptable en [[#Comment_saisir_directement_un_mouvement_de_facturation_client_?|saisissant le mouvement de facturation client]].
#en passant par le [[Admin_sale_manager2.1|gestionnaire de ventes]]
La 2ème solution est plus lourde car elle nécessite de créer des règles pour gérer la vente que l'on souhaite créer. Par contre, elle offre plusieurs avantages :
*elle permet de générer des factures en plus des écritures comptables
*elle permet aux utilisateurs d'acheter les produits directement depuis OpenFlyers
*une fois créée, la vente d'un produit s'en trouve simplifiée et évite des erreurs de saisie sur les montants par exemple

==Comment saisir directement un mouvement de facturation client ?==
*'''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*Saisir le [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_client|mouvement de facturation client]] en :
**Débitant le compte de l'utilisateur du montant de la facture TTC
**Créditant le compte produit correspondant du même montant HT (ou TTC si on ne facture pas la TVA)
**Créditant le compte de TVA collectée du montant de la TVA, dans le cas où on facture la TVA

==[[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité|Comment facturer une cotisation ?]]==

==[[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Gérer-les-taxes-d'atterrissage|Comment facturer les taxes d'atterrissages ?]]==

==[[Facturation des clients#Numérotation_des_factures_clients|Peut-on modifier le compteur des factures clients ?]]==

=Comment permettre à un gestionnaire de ne pas être bloqué par un solde de compte requis à la connexion ?=
Si l'utilisateur n'est que gestionnaire (par exemple un salarié qui n'est pas adhérent ou client de la structure) alors il suffit qu'il n'ait pas de compte comptable d'initialisé. Ainsi il ne sera pas bloqué.

Si l'utilisateur a une double casquette : gestionnaire ET adhérent/client, alors il faut qu'il est un compte comptable et dans ce cas, effectivement il y a aura un test fait sur son compte à la connexion.

Si cet utilisateur est l'administrateur référant de la plateforme, alors il ne sera jamais bloqué à la connexion.

Sinon, il pourra être bloqué en cas de solde insuffisant.

Une autre solution consiste à ne pas bloquer les utilisateurs mais juste à restreindre leur profil.

Ainsi, en créant un profil de restriction avec tous les droits sauf celui de réserver pour soi-même, un gestionnaire conservera tous ses droits sauf celui de réserver pour lui-même. Et les utilisateurs standards perdrons la possibilité de réserver pour eux-mêmes.

Cette méthode est notamment pratique dans le cas où une solution de paiement en ligne est en place : cela permet aux utilisateurs de re-créditer leur compte et ainsi de retrouver un solde suffisant pour ne plus être bloqué pour effectuer des réservations.

=Comment supprimer un transfert de compte à compte ?=
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler son "effet"]] en créant une écriture opposée.

=Où sont passés les éditions des à nouveaux ?=
Depuis la version 3.0.3, le champ à nouveau qui permettait d'éditer le solde de début d'exercice d'un compte à été supprimé car nous nous sommes rendu compte que son usage avait été dévoyé par certains gestionnaires qui s'en servaient pour "ajuster" le solde de certains comptes. Or à l'origine, ce champ avait été prévu pour permettre d'importer le solde des comptes des clients lors de la mise en place de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers. Il n'était pas prévu pour "ajuster" un solde de compte. Comptablement ce type d'opération est strictement interdit et il n'y a aucune traçabilité comptable de l'opération effectuée. Cela entrainait des erreurs non détectables et des interventions de notre part pour correction qui auraient pu être évitées.

Normalement, il ne devrait comptablement jamais y avoir besoin d'ajuster un solde de compte. Si une erreur a été détectée, alors il doit être passé un mouvement entre les 2 comptes concernés.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un compte client, soit il s'agit d'un défaut de facturation, soit il s'agit d'un défaut d'encaissement. Les contre-parties concernées sont donc soit des comptes de produits soit des comptes de trésorerie. Et si en dernier ressort on doit ajuster un compte client sans "bourse délier", alors il existe toujours les comptes d'ajustement.

Lors de la mise en place de la comptabilité, la bonne méthode pour "injecter" comptablement les soldes des comptes se fait par l'[[Écritures comptables#Écriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|opération de report d'à nouveau]].

=Gestion des tarifs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?]]==

=[[Écritures comptables#Ecritures_de_fin_d'année|Quelles sont les écritures de fin d'année à passer en comptabilité ?]]=

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]=

=Les exports comptables=
==[[Utilisation de la comptabilité#Compte_d'export|A quoi servent les comptes d'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|Quand et comment exporter ?]]==

==Quels sont les formats d'export supportés ?==
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel, Sage ou Quadratus.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité
En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:
*Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
*Catégorie utilisateur, c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie ressource, c'est le type de compte de ressource suivi du nom de la ressource
*Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

==Caractères accentués dans les format d'exports==
Les formats d'imports pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.

La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]] pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
* Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans Admin > Configuration > Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

==[[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice]]==

==Exporter le résultat du gestionnaire de Rapport==
Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ? La version 3.0.2 permet d'exporter au format csv.

Les requêtes [http://fr.wikipedia.org/wiki/Structured_Query_Language SQL] permettent aux utilisateurs de faire leurs propres extractions, un puissant outil pour accéder à vos données.

Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière.

OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier/coller.
Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce XHTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les cellules numériques affichent le format correct. Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]]

Pour récupérer le contenu d'une requête allez dans le menu '''Admin > Rapports > Visualiser'''
*Sélectionner le rapport que vous voulez visualisez
*Cliquer sur le bouton Visualiser
*Avec la souris sélectionner le tableau (sans le titre mais avec les entêtes de colonne)
*Cliquer sur Édition/Copier dans le menu de votre navigateur
*Aller dans OpenOffice ou Libre Office sur une page vide
*Cliquer dans la case A1 en haut à droite
*Cliquer sur Édition/Coller

==Exporter vers Ciel Compta Evolution==
*Côté OpenFlyers, utiliser le format XImport
*Côté Ciel (description valable pour la version 8.1) : '''Divers > Relation Expert > Import...'''

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes ressources ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_pour_un_compte_ni_utilisateur_ni_ressource|Comment attribuer un code d'export comptable pour les autres comptes ?]]==

==Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?==
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

==[[Comptabilité#Livres-comptables|Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?]]==

==Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que vos A nouveaux sont identiques à ceux d'OF en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' (La requête des A nouveaux est disponible à [[OF-doc-en:Export_generator#Carry_forwards|Report A Nouveaux]]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :
*que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*que tous vos comptes aient un compte d'export,
*que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Comment_exporter_les_écritures_?|Comment exporter les écritures]]

Une fois le changement d'exercice il faut [[#Quelles_sont_les_écritures_de_fin_d'année_à_passer_en_comptabilité_?|Apurer les comptes]]

==Comment exporter les écritures ?==
Dans le bas de la page '''Admin > Comptes > Import/export''' vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[#A_quoi_servent_les_comptes_d'export_?|A quoi servent les comptes d'export ?]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case '''Marquer les écritures'''.

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

==Erreur HTTP 500 ou 504 ou page blanche lors d'un export==
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==[[Utilisation de la comptabilité#Retrouver_les_écritures_non_validées_afin_de_pouvoir_réaliser_l'export|Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Les écritures exportées restent notées comme "non exportées"]]==

=A quoi sert le [[Utilisation-de-la-comptabilité#Grand-livre|grand livre]] ?=

=Comment revenir sur une écriture saisie ?=
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Comment lister toutes les écritures ?=
C'est la liste des mouvements : '''comptes > mouvements > liste'''

=Comment lister toutes les écritures d'un compte ?=
*'''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''
*rapport '''Ecritures validées ou non pour un compte entre deux dates'''

=Comment valider les écritures liées à des vols d'un aéronef désactivé ?=
Suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-les-activités-d'une-ressource-désactivée-ou-n'ayant-plus-la-saisie-des-activités|Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités]].

=[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?]]=

=Visibilité de la colonne '''Comptes de contrepartie''' dans les comptes utilisateurs=

La colonne '''Comptes de contrepartie''' contient les comptes de contrepartie liées par un même flux à une écriture comptable d'un compte utilisateur. Ces comptes sont visibles que pour les utilisateurs ayant un profil permettant la gestion des comptes. Les utilisateurs standards ne peuvent voir les comptes de contrepartie.

=Alertes de configuration=
==Message d'erreur avec nombre de membres sans compte==
ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur
Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation)
Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable
==Vol sans écriture comptable==
ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32
Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :
*Le type d'aéronef
*Les types de vols
*Le type d'utilisateur auquel appartient le pilote
Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.
Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Sous OF30 il y a un module d'audit des tarifs qui vous permet de vérifier qu'il n'y a pas de cas non tarifié (aucune case ne doit être vide)
Admin > Ventes > Tarification des heures > Audit des tarifs

Pour que le message disparaisse il faut
*Créer la formule de tarification manquante
*Ré-ouvrir le vols et sans rien changer le re-valider

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|Quelles sont les règles de clôture de compte ?]]=

=Comment fonctionne un type compte requis ?=

Les types de compte requis se paramètrent du côté de la page [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]].

Lorsqu'un profil est ajouté à un utilisateur, les comptes utilisateur appartenant aux types de comptes requis par le profil vont être créés ou ré-activés pour l'utilisateur.

La suppression d'un compte '''requis''' suit les [[#Quelles_sont_les_règles_de_clôture_de_compte_?|règles de clôture de compte]].

FAQ comptabilité

2026-01-16T09:56:14Z

Helyousfi: /* Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ? */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''FAQ Comptabilité''' de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Initialisation=
==Comment accéder à la gestion complète de la compta ?==
Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

==Comment initialiser le 1er exercice comptable ?==
*'''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
*Dans le formulaire '''Gestion de l'exercice comptable''', il faut renseigner '''Date de début du nouvel exercice''' puis cliquer sur le bouton '''Ouvrir la saisie à cette date'''.

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
'''Attention''' : cette procédure est à appliquer uniquement lors de la mise en place de la gestion de la comptabilité. Par la suite, en fin d'année, pour ré-initialiser certains comptes à 0, il faut passer une [[#Ecriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|écriture d'apurement des comptes de résultat]]
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :
*On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
*On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter''' et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
* Aller dans '''Admin > Configuration > Reporting''' et cliquer sur '''Liste des comptes''', vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est [[Wikipedia-fr:Encodage_de_caract%C3%A8res|encodé]] selon le paramètre d'encodage défini dans la page '''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''' formulaire '''Reporting/Export'''.
** Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice]. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur '''Point virgule''' (décocher l'option par défaut '''Virgule''') et dans les champs '''Débit''' et '''Crédit''' il faut mettre le type '''Texte''' (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
** si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] permet de faire ce choix.
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne '''Update''' à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation''' des comptes et importez votre fichier
A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez [[#Caractères_accentués_dans_les_format_d'exports|à regarder du coté de la FAQ]].

=Gestion des règlements=
==Comment autoriser un profil utilisateur à saisir des encaissements pour lui-même ?==

Dans OpenFlyers il y a la possibilité de laisser les pilotes créditer leur compte, il faut leur donner dans leur Profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.
#Aller dans '''[[Gestion des profils|Admin > Utilisateurs > Profils]]'''
#Aller dans l'onglet '''[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]'''
#Rajouter à son profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''
#Sous la colonne '''Type de compte sur lequel un utilisateur peut effectuer des encaissements''' sont définis les types de compte utilisateurs :
#*Cocher les types de comptes auquel le profil associé a le droit de faire des encaissements sur le type de compte
#*Décocher les types de comptes auquel le profil associé n'a pas le droit de faire des encaissements sur le type de compte

Si un pilote saisi correctement les informations il aura son compte à jour sans attendre une mise à jour par le trésorier.

Un autre avantage de ce mode de fonctionnement, est l'allègement du travail du trésorier : tout ce qui est saisi par le pilote n'est plus à faire.

Si le club ne souhaite pas que les utilisateurs saisissent eux-mêmes leurs paiements, il suffit de ne pas leur donner le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment définir les types d'encaissements saisissable ?==
Lorsque dans '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''', le drapeau "Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

==Comment définir les comptes qui peuvent recevoir des encaissements ?==
Lorsqu'on liste les comptes, pour le compte concerné, il faut cocher "Reçoit les paiements des clients extérieurs".

De plus, [[Utilisation de la comptabilité#Saisir_un_encaissement|seuls les comptes clients et utilisateurs peuvent recevoir des encaissements]].

==Comment permettre aux utilisateurs de saisir les factures d'avitaillement ?==
Il suffit de créer un type de règlement "Avitaillement" accessibles aux utilisateurs.

==[[Utilisation de la comptabilité#Validation_des_règlements_clients|Validation des règlements clients]]==

==Peut-on créer un type d'encaissement par virement ?==
Oui, OpenFlyers permet de [[Configuration de la comptabilité#Types_d'encaissements|créer autant de type d'encaissements]] qu'on le souhaite.

==Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ?==
Le pointage des paiements par carte bancaire en ligne est automatique. Par conséquent, il n'y a pas d'opération à effectuer et la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Carte bancaire - TPE physique''' est toujours vide.

Si vous avez besoin d'obtenir la liste des encaissements par carte bancaire, alors vous pouvez utiliser les rapports comme celui de la [[OF-doc-en:Export_generator_3#Payments_list_ordered_by_type|liste des encaissements triés par type]].

=Facturation des heures de vols=
==Peut-on personnaliser le champ commentaire d'une facture d'heures de vols ?==
Il n'est pas possible de personnaliser le champ commentaire, par contre, il est possible de rajouter des champs grâce aux [[Champs-métiers#Créer-une-colonne-supplémentaire-dans-les-factures-des-heures-de-vols|champs additionnels]].

==Pourquoi dans les formules il y a la possibilité de mettre une variable ?==
Pour permettre d'actualiser les tarifs sans avoir à intervenir sur la formule. Cela présente 2 avantages :
*On peut donner le droit de modifier les tarifs à un utilisateur qui n'aura pas pour autant le droit de modifier les formules de tarifications des heures de vols et ainsi garantir qu'il ne fasse pas "bêtise".
*[[#Comment_mettre_.C4.A0_jour_le_tarif_des_a.C4.A9ronefs_.4F|En utilisant les variables]], on garde un historique des tarifs et on peut préparer à l'avance les futurs tarifs. Ainsi, le tarif appliqué pour un vol donné se fait en tenant compte de la date d'application du tarif et si on modifie un vol antérieur à la mise en place d'un tarif, c'est bien l'ancien tarif qui lui reste appliqué lors de la modification du vol.

==Pourquoi les factures de certains utilisateurs regroupent plusieurs vols ?==
Cf. [[Paramétrage-des-activités#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]].

==Les règles de tarification s'additionnent systématiquement...==
Si par exemple 2 règles de tarifications sont définies pour s'appliquer, alors elles s'appliquent et s'additionnent. Cela permet par exemple d'additionner un tarif solo avec de la double commande. Pour que des règles de tarifications ne s'appliquent pas simultanément il faut restreindre leur champ d'application en limitant les types de vols, les types d'aéronefs, et éventuellement en excluant d'autres types de vols.

==Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ?==
*Aller '''Admin > Ventes > Produits > Produits'''
*Créer autant de type de produits "Tarification des heures de vol" que vous le souhaitez
*Aller dans '''Vente > Tarification des heures > Règles de tarification'''
*Editer chaque règle de tarification (avec l'icône crayon) et modifier le champ '''Produit''' en attribuant l'un des produits créés
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' en bas du formulaire

Répéter cette opération d'édition des règles de tarification pour leur attribuer autant de nom de produit différents que vous le souhaitez afin de séparer les écritures générées.

=Avoirs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'un_avoir_client|Comment saisir un avoir client ?]]==
Il faut notamment appliquer cette méthode dans le cas de remboursement d'essences payés par les pilotes et qui doivent être à la charge de la structure. La facture d'essence devra être saisie séparément en tant que facture de charge normale.

=Facturations diverses=
La facturation de produits divers, peut se faire de 2 façons :
#directement au niveau comptable en [[#Comment_saisir_directement_un_mouvement_de_facturation_client_?|saisissant le mouvement de facturation client]].
#en passant par le [[Admin_sale_manager2.1|gestionnaire de ventes]]
La 2ème solution est plus lourde car elle nécessite de créer des règles pour gérer la vente que l'on souhaite créer. Par contre, elle offre plusieurs avantages :
*elle permet de générer des factures en plus des écritures comptables
*elle permet aux utilisateurs d'acheter les produits directement depuis OpenFlyers
*une fois créée, la vente d'un produit s'en trouve simplifiée et évite des erreurs de saisie sur les montants par exemple

==Comment saisir directement un mouvement de facturation client ?==
*'''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Saisir le [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_client|mouvement de facturation client]] en :
**Débitant le compte de l'utilisateur du montant de la facture TTC
**Créditant le compte produit correspondant du même montant HT (ou TTC si on ne facture pas la TVA)
**Créditant le compte de TVA collectée du montant de la TVA, dans le cas où on facture la TVA

==[[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité|Comment facturer une cotisation ?]]==

==[[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Gérer-les-taxes-d'atterrissage|Comment facturer les taxes d'atterrissages ?]]==

==[[Facturation des clients#Numérotation_des_factures_clients|Peut-on modifier le compteur des factures clients ?]]==

=Comment permettre à un gestionnaire de ne pas être bloqué par un solde de compte requis à la connexion ?=
Si l'utilisateur n'est que gestionnaire (par exemple un salarié qui n'est pas adhérent ou client de la structure) alors il suffit qu'il n'ait pas de compte comptable d'initialisé. Ainsi il ne sera pas bloqué.

Si l'utilisateur a une double casquette : gestionnaire ET adhérent/client, alors il faut qu'il est un compte comptable et dans ce cas, effectivement il y a aura un test fait sur son compte à la connexion.

Si cet utilisateur est l'administrateur référant de la plateforme, alors il ne sera jamais bloqué à la connexion.

Sinon, il pourra être bloqué en cas de solde insuffisant.

Une autre solution consiste à ne pas bloquer les utilisateurs mais juste à restreindre leur profil.

Ainsi, en créant un profil de restriction avec tous les droits sauf celui de réserver pour soi-même, un gestionnaire conservera tous ses droits sauf celui de réserver pour lui-même. Et les utilisateurs standards perdrons la possibilité de réserver pour eux-mêmes.

Cette méthode est notamment pratique dans le cas où une solution de paiement en ligne est en place : cela permet aux utilisateurs de re-créditer leur compte et ainsi de retrouver un solde suffisant pour ne plus être bloqué pour effectuer des réservations.

=Comment supprimer un transfert de compte à compte ?=
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler son "effet"]] en créant une écriture opposée.

=Où sont passés les éditions des à nouveaux ?=
Depuis la version 3.0.3, le champ à nouveau qui permettait d'éditer le solde de début d'exercice d'un compte à été supprimé car nous nous sommes rendu compte que son usage avait été dévoyé par certains gestionnaires qui s'en servaient pour "ajuster" le solde de certains comptes. Or à l'origine, ce champ avait été prévu pour permettre d'importer le solde des comptes des clients lors de la mise en place de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers. Il n'était pas prévu pour "ajuster" un solde de compte. Comptablement ce type d'opération est strictement interdit et il n'y a aucune traçabilité comptable de l'opération effectuée. Cela entrainait des erreurs non détectables et des interventions de notre part pour correction qui auraient pu être évitées.

Normalement, il ne devrait comptablement jamais y avoir besoin d'ajuster un solde de compte. Si une erreur a été détectée, alors il doit être passé un mouvement entre les 2 comptes concernés.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un compte client, soit il s'agit d'un défaut de facturation, soit il s'agit d'un défaut d'encaissement. Les contre-parties concernées sont donc soit des comptes de produits soit des comptes de trésorerie. Et si en dernier ressort on doit ajuster un compte client sans "bourse délier", alors il existe toujours les comptes d'ajustement.

Lors de la mise en place de la comptabilité, la bonne méthode pour "injecter" comptablement les soldes des comptes se fait par l'[[Écritures comptables#Écriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|opération de report d'à nouveau]].

=Gestion des tarifs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?]]==

=[[Écritures comptables#Ecritures_de_fin_d'année|Quelles sont les écritures de fin d'année à passer en comptabilité ?]]=

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]=

=Les exports comptables=
==[[Utilisation de la comptabilité#Compte_d'export|A quoi servent les comptes d'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|Quand et comment exporter ?]]==

==Quels sont les formats d'export supportés ?==
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel, Sage ou Quadratus.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité
En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:
*Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
*Catégorie utilisateur, c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie ressource, c'est le type de compte de ressource suivi du nom de la ressource
*Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

==Caractères accentués dans les format d'exports==
Les formats d'imports pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.

La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]] pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
* Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans Admin > Configuration > Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

==[[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice]]==

==Exporter le résultat du gestionnaire de Rapport==
Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ? La version 3.0.2 permet d'exporter au format csv.

Les requêtes [http://fr.wikipedia.org/wiki/Structured_Query_Language SQL] permettent aux utilisateurs de faire leurs propres extractions, un puissant outil pour accéder à vos données.

Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière.

OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier/coller.
Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce XHTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les cellules numériques affichent le format correct. Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]]

Pour récupérer le contenu d'une requête allez dans le menu '''Admin > Rapports > Visualiser'''
*Sélectionner le rapport que vous voulez visualisez
*Cliquer sur le bouton Visualiser
*Avec la souris sélectionner le tableau (sans le titre mais avec les entêtes de colonne)
*Cliquer sur Édition/Copier dans le menu de votre navigateur
*Aller dans OpenOffice ou Libre Office sur une page vide
*Cliquer dans la case A1 en haut à droite
*Cliquer sur Édition/Coller

==Exporter vers Ciel Compta Evolution==
*Côté OpenFlyers, utiliser le format XImport
*Côté Ciel (description valable pour la version 8.1) : '''Divers > Relation Expert > Import...'''

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes ressources ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_pour_un_compte_ni_utilisateur_ni_ressource|Comment attribuer un code d'export comptable pour les autres comptes ?]]==

==Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?==
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

==[[Comptabilité#Livres-comptables|Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?]]==

==Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que vos A nouveaux sont identiques à ceux d'OF en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' (La requête des A nouveaux est disponible à [[OF-doc-en:Export_generator#Carry_forwards|Report A Nouveaux]]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :
*que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*que tous vos comptes aient un compte d'export,
*que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Comment_exporter_les_écritures_?|Comment exporter les écritures]]

Une fois le changement d'exercice il faut [[#Quelles_sont_les_écritures_de_fin_d'année_à_passer_en_comptabilité_?|Apurer les comptes]]

==Comment exporter les écritures ?==
Dans le bas de la page '''Admin > Comptes > Import/export''' vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[#A_quoi_servent_les_comptes_d'export_?|A quoi servent les comptes d'export ?]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case '''Marquer les écritures'''.

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

==Erreur HTTP 500 ou 504 ou page blanche lors d'un export==
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==[[Utilisation de la comptabilité#Retrouver_les_écritures_non_validées_afin_de_pouvoir_réaliser_l'export|Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Les écritures exportées restent notées comme "non exportées"]]==

=A quoi sert le [[Utilisation-de-la-comptabilité#Grand-livre|grand livre]] ?=

=Comment revenir sur une écriture saisie ?=
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Comment lister toutes les écritures ?=
C'est la liste des mouvements : '''comptes > mouvements > liste'''

=Comment lister toutes les écritures d'un compte ?=
*'''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''
*rapport '''Ecritures validées ou non pour un compte entre deux dates'''

=Comment valider les écritures liées à des vols d'un aéronef désactivé ?=
Suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-les-activités-d'une-ressource-désactivée-ou-n'ayant-plus-la-saisie-des-activités|Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités]].

=[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?]]=

=Visibilité de la colonne '''Comptes de contrepartie''' dans les comptes utilisateurs=

La colonne '''Comptes de contrepartie''' contient les comptes de contrepartie liées par un même flux à une écriture comptable d'un compte utilisateur. Ces comptes sont visibles que pour les utilisateurs ayant un profil permettant la gestion des comptes. Les utilisateurs standards ne peuvent voir les comptes de contrepartie.

=Alertes de configuration=
==Message d'erreur avec nombre de membres sans compte==
ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur
Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation)
Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable
==Vol sans écriture comptable==
ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32
Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :
*Le type d'aéronef
*Les types de vols
*Le type d'utilisateur auquel appartient le pilote
Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.
Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Sous OF30 il y a un module d'audit des tarifs qui vous permet de vérifier qu'il n'y a pas de cas non tarifié (aucune case ne doit être vide)
Admin > Ventes > Tarification des heures > Audit des tarifs

Pour que le message disparaisse il faut
*Créer la formule de tarification manquante
*Ré-ouvrir le vols et sans rien changer le re-valider

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|Quelles sont les règles de clôture de compte ?]]=

=Comment fonctionne un type compte requis ?=

Les types de compte requis se paramètrent du côté de la page [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]].

Lorsqu'un profil est ajouté à un utilisateur, les comptes utilisateur appartenant aux types de comptes requis par le profil vont être créés ou ré-activés pour l'utilisateur.

La suppression d'un compte '''requis''' suit les [[#Quelles_sont_les_règles_de_clôture_de_compte_?|règles de clôture de compte]].

FAQ comptabilité

2026-01-16T09:55:07Z

Helyousfi: /* Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ? */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''FAQ Comptabilité''' de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Initialisation=
==Comment accéder à la gestion complète de la compta ?==
Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

==Comment initialiser le 1er exercice comptable ?==
*'''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
*Dans le formulaire '''Gestion de l'exercice comptable''', il faut renseigner '''Date de début du nouvel exercice''' puis cliquer sur le bouton '''Ouvrir la saisie à cette date'''.

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
'''Attention''' : cette procédure est à appliquer uniquement lors de la mise en place de la gestion de la comptabilité. Par la suite, en fin d'année, pour ré-initialiser certains comptes à 0, il faut passer une [[#Ecriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|écriture d'apurement des comptes de résultat]]
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :
*On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
*On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter''' et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
* Aller dans '''Admin > Configuration > Reporting''' et cliquer sur '''Liste des comptes''', vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est [[Wikipedia-fr:Encodage_de_caract%C3%A8res|encodé]] selon le paramètre d'encodage défini dans la page '''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''' formulaire '''Reporting/Export'''.
** Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice]. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur '''Point virgule''' (décocher l'option par défaut '''Virgule''') et dans les champs '''Débit''' et '''Crédit''' il faut mettre le type '''Texte''' (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
** si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] permet de faire ce choix.
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne '''Update''' à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation''' des comptes et importez votre fichier
A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez [[#Caractères_accentués_dans_les_format_d'exports|à regarder du coté de la FAQ]].

=Gestion des règlements=
==Comment autoriser un profil utilisateur à saisir des encaissements pour lui-même ?==

Dans OpenFlyers il y a la possibilité de laisser les pilotes créditer leur compte, il faut leur donner dans leur Profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.
#Aller dans '''[[Gestion des profils|Admin > Utilisateurs > Profils]]'''
#Aller dans l'onglet '''[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]'''
#Rajouter à son profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''
#Sous la colonne '''Type de compte sur lequel un utilisateur peut effectuer des encaissements''' sont définis les types de compte utilisateurs :
#*Cocher les types de comptes auquel le profil associé a le droit de faire des encaissements sur le type de compte
#*Décocher les types de comptes auquel le profil associé n'a pas le droit de faire des encaissements sur le type de compte

Si un pilote saisi correctement les informations il aura son compte à jour sans attendre une mise à jour par le trésorier.

Un autre avantage de ce mode de fonctionnement, est l'allègement du travail du trésorier : tout ce qui est saisi par le pilote n'est plus à faire.

Si le club ne souhaite pas que les utilisateurs saisissent eux-mêmes leurs paiements, il suffit de ne pas leur donner le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment définir les types d'encaissements saisissable ?==
Lorsque dans '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''', le drapeau "Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

==Comment définir les comptes qui peuvent recevoir des encaissements ?==
Lorsqu'on liste les comptes, pour le compte concerné, il faut cocher "Reçoit les paiements des clients extérieurs".

De plus, [[Utilisation de la comptabilité#Saisir_un_encaissement|seuls les comptes clients et utilisateurs peuvent recevoir des encaissements]].

==Comment permettre aux utilisateurs de saisir les factures d'avitaillement ?==
Il suffit de créer un type de règlement "Avitaillement" accessibles aux utilisateurs.

==[[Utilisation de la comptabilité#Validation_des_règlements_clients|Validation des règlements clients]]==

==Peut-on créer un type d'encaissement par virement ?==
Oui, OpenFlyers permet de [[Configuration de la comptabilité#Types_d'encaissements|créer autant de type d'encaissements]] qu'on le souhaite.

==Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ?==
Le pointage des paiements par carte bancaire en ligne est automatique. Par conséquent, il n'y a pas d'opération à effectuer et la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Carte bancaire - TPE physique''' est toujours vide.

Si vous avez besoin d'obtenir la liste des encaissements par carte bancaire, alors vous pouvez utiliser les rapports comme celui de la [[OF-doc-en:Export_generator_3#Payments_list_ordered_by_type|liste des encaissements triés par type]].

=Facturation des heures de vols=
==Peut-on personnaliser le champ commentaire d'une facture d'heures de vols ?==
Il n'est pas possible de personnaliser le champ commentaire, par contre, il est possible de rajouter des champs grâce aux [[Champs-métiers#Créer-une-colonne-supplémentaire-dans-les-factures-des-heures-de-vols|champs additionnels]].

==Pourquoi dans les formules il y a la possibilité de mettre une variable ?==
Pour permettre d'actualiser les tarifs sans avoir à intervenir sur la formule. Cela présente 2 avantages :
*On peut donner le droit de modifier les tarifs à un utilisateur qui n'aura pas pour autant le droit de modifier les formules de tarifications des heures de vols et ainsi garantir qu'il ne fasse pas "bêtise".
*[[#Comment_mettre_.C4.A0_jour_le_tarif_des_a.C4.A9ronefs_.4F|En utilisant les variables]], on garde un historique des tarifs et on peut préparer à l'avance les futurs tarifs. Ainsi, le tarif appliqué pour un vol donné se fait en tenant compte de la date d'application du tarif et si on modifie un vol antérieur à la mise en place d'un tarif, c'est bien l'ancien tarif qui lui reste appliqué lors de la modification du vol.

==Pourquoi les factures de certains utilisateurs regroupent plusieurs vols ?==
Cf. [[Paramétrage-des-activités#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]].

==Les règles de tarification s'additionnent systématiquement...==
Si par exemple 2 règles de tarifications sont définies pour s'appliquer, alors elles s'appliquent et s'additionnent. Cela permet par exemple d'additionner un tarif solo avec de la double commande. Pour que des règles de tarifications ne s'appliquent pas simultanément il faut restreindre leur champ d'application en limitant les types de vols, les types d'aéronefs, et éventuellement en excluant d'autres types de vols.

==Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ?==
*Aller '''Vente > Produits'''
*Créer autant de type de produits "Tarification des heures de vol" que vous le souhaitez
*Aller dans '''Vente > Tarification des heures > Règles de tarification'''
*Editer chaque règle de tarification (avec l'icône crayon) et modifier le champ '''Produit''' en attribuant l'un des produits créés
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' en bas du formulaire

Répéter cette opération d'édition des règles de tarification pour leur attribuer autant de nom de produit différents que vous le souhaitez afin de séparer les écritures générées.

=Avoirs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'un_avoir_client|Comment saisir un avoir client ?]]==
Il faut notamment appliquer cette méthode dans le cas de remboursement d'essences payés par les pilotes et qui doivent être à la charge de la structure. La facture d'essence devra être saisie séparément en tant que facture de charge normale.

=Facturations diverses=
La facturation de produits divers, peut se faire de 2 façons :
#directement au niveau comptable en [[#Comment_saisir_directement_un_mouvement_de_facturation_client_?|saisissant le mouvement de facturation client]].
#en passant par le [[Admin_sale_manager2.1|gestionnaire de ventes]]
La 2ème solution est plus lourde car elle nécessite de créer des règles pour gérer la vente que l'on souhaite créer. Par contre, elle offre plusieurs avantages :
*elle permet de générer des factures en plus des écritures comptables
*elle permet aux utilisateurs d'acheter les produits directement depuis OpenFlyers
*une fois créée, la vente d'un produit s'en trouve simplifiée et évite des erreurs de saisie sur les montants par exemple

==Comment saisir directement un mouvement de facturation client ?==
*'''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Saisir le [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_client|mouvement de facturation client]] en :
**Débitant le compte de l'utilisateur du montant de la facture TTC
**Créditant le compte produit correspondant du même montant HT (ou TTC si on ne facture pas la TVA)
**Créditant le compte de TVA collectée du montant de la TVA, dans le cas où on facture la TVA

==[[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité|Comment facturer une cotisation ?]]==

==[[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Gérer-les-taxes-d'atterrissage|Comment facturer les taxes d'atterrissages ?]]==

==[[Facturation des clients#Numérotation_des_factures_clients|Peut-on modifier le compteur des factures clients ?]]==

=Comment permettre à un gestionnaire de ne pas être bloqué par un solde de compte requis à la connexion ?=
Si l'utilisateur n'est que gestionnaire (par exemple un salarié qui n'est pas adhérent ou client de la structure) alors il suffit qu'il n'ait pas de compte comptable d'initialisé. Ainsi il ne sera pas bloqué.

Si l'utilisateur a une double casquette : gestionnaire ET adhérent/client, alors il faut qu'il est un compte comptable et dans ce cas, effectivement il y a aura un test fait sur son compte à la connexion.

Si cet utilisateur est l'administrateur référant de la plateforme, alors il ne sera jamais bloqué à la connexion.

Sinon, il pourra être bloqué en cas de solde insuffisant.

Une autre solution consiste à ne pas bloquer les utilisateurs mais juste à restreindre leur profil.

Ainsi, en créant un profil de restriction avec tous les droits sauf celui de réserver pour soi-même, un gestionnaire conservera tous ses droits sauf celui de réserver pour lui-même. Et les utilisateurs standards perdrons la possibilité de réserver pour eux-mêmes.

Cette méthode est notamment pratique dans le cas où une solution de paiement en ligne est en place : cela permet aux utilisateurs de re-créditer leur compte et ainsi de retrouver un solde suffisant pour ne plus être bloqué pour effectuer des réservations.

=Comment supprimer un transfert de compte à compte ?=
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler son "effet"]] en créant une écriture opposée.

=Où sont passés les éditions des à nouveaux ?=
Depuis la version 3.0.3, le champ à nouveau qui permettait d'éditer le solde de début d'exercice d'un compte à été supprimé car nous nous sommes rendu compte que son usage avait été dévoyé par certains gestionnaires qui s'en servaient pour "ajuster" le solde de certains comptes. Or à l'origine, ce champ avait été prévu pour permettre d'importer le solde des comptes des clients lors de la mise en place de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers. Il n'était pas prévu pour "ajuster" un solde de compte. Comptablement ce type d'opération est strictement interdit et il n'y a aucune traçabilité comptable de l'opération effectuée. Cela entrainait des erreurs non détectables et des interventions de notre part pour correction qui auraient pu être évitées.

Normalement, il ne devrait comptablement jamais y avoir besoin d'ajuster un solde de compte. Si une erreur a été détectée, alors il doit être passé un mouvement entre les 2 comptes concernés.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un compte client, soit il s'agit d'un défaut de facturation, soit il s'agit d'un défaut d'encaissement. Les contre-parties concernées sont donc soit des comptes de produits soit des comptes de trésorerie. Et si en dernier ressort on doit ajuster un compte client sans "bourse délier", alors il existe toujours les comptes d'ajustement.

Lors de la mise en place de la comptabilité, la bonne méthode pour "injecter" comptablement les soldes des comptes se fait par l'[[Écritures comptables#Écriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|opération de report d'à nouveau]].

=Gestion des tarifs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?]]==

=[[Écritures comptables#Ecritures_de_fin_d'année|Quelles sont les écritures de fin d'année à passer en comptabilité ?]]=

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]=

=Les exports comptables=
==[[Utilisation de la comptabilité#Compte_d'export|A quoi servent les comptes d'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|Quand et comment exporter ?]]==

==Quels sont les formats d'export supportés ?==
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel, Sage ou Quadratus.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité
En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:
*Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
*Catégorie utilisateur, c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie ressource, c'est le type de compte de ressource suivi du nom de la ressource
*Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

==Caractères accentués dans les format d'exports==
Les formats d'imports pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.

La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]] pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
* Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans Admin > Configuration > Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

==[[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice]]==

==Exporter le résultat du gestionnaire de Rapport==
Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ? La version 3.0.2 permet d'exporter au format csv.

Les requêtes [http://fr.wikipedia.org/wiki/Structured_Query_Language SQL] permettent aux utilisateurs de faire leurs propres extractions, un puissant outil pour accéder à vos données.

Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière.

OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier/coller.
Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce XHTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les cellules numériques affichent le format correct. Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]]

Pour récupérer le contenu d'une requête allez dans le menu '''Admin > Rapports > Visualiser'''
*Sélectionner le rapport que vous voulez visualisez
*Cliquer sur le bouton Visualiser
*Avec la souris sélectionner le tableau (sans le titre mais avec les entêtes de colonne)
*Cliquer sur Édition/Copier dans le menu de votre navigateur
*Aller dans OpenOffice ou Libre Office sur une page vide
*Cliquer dans la case A1 en haut à droite
*Cliquer sur Édition/Coller

==Exporter vers Ciel Compta Evolution==
*Côté OpenFlyers, utiliser le format XImport
*Côté Ciel (description valable pour la version 8.1) : '''Divers > Relation Expert > Import...'''

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes ressources ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_pour_un_compte_ni_utilisateur_ni_ressource|Comment attribuer un code d'export comptable pour les autres comptes ?]]==

==Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?==
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

==[[Comptabilité#Livres-comptables|Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?]]==

==Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que vos A nouveaux sont identiques à ceux d'OF en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' (La requête des A nouveaux est disponible à [[OF-doc-en:Export_generator#Carry_forwards|Report A Nouveaux]]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :
*que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*que tous vos comptes aient un compte d'export,
*que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Comment_exporter_les_écritures_?|Comment exporter les écritures]]

Une fois le changement d'exercice il faut [[#Quelles_sont_les_écritures_de_fin_d'année_à_passer_en_comptabilité_?|Apurer les comptes]]

==Comment exporter les écritures ?==
Dans le bas de la page '''Admin > Comptes > Import/export''' vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[#A_quoi_servent_les_comptes_d'export_?|A quoi servent les comptes d'export ?]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case '''Marquer les écritures'''.

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

==Erreur HTTP 500 ou 504 ou page blanche lors d'un export==
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==[[Utilisation de la comptabilité#Retrouver_les_écritures_non_validées_afin_de_pouvoir_réaliser_l'export|Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Les écritures exportées restent notées comme "non exportées"]]==

=A quoi sert le [[Utilisation-de-la-comptabilité#Grand-livre|grand livre]] ?=

=Comment revenir sur une écriture saisie ?=
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Comment lister toutes les écritures ?=
C'est la liste des mouvements : '''comptes > mouvements > liste'''

=Comment lister toutes les écritures d'un compte ?=
*'''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''
*rapport '''Ecritures validées ou non pour un compte entre deux dates'''

=Comment valider les écritures liées à des vols d'un aéronef désactivé ?=
Suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-les-activités-d'une-ressource-désactivée-ou-n'ayant-plus-la-saisie-des-activités|Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités]].

=[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?]]=

=Visibilité de la colonne '''Comptes de contrepartie''' dans les comptes utilisateurs=

La colonne '''Comptes de contrepartie''' contient les comptes de contrepartie liées par un même flux à une écriture comptable d'un compte utilisateur. Ces comptes sont visibles que pour les utilisateurs ayant un profil permettant la gestion des comptes. Les utilisateurs standards ne peuvent voir les comptes de contrepartie.

=Alertes de configuration=
==Message d'erreur avec nombre de membres sans compte==
ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur
Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation)
Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable
==Vol sans écriture comptable==
ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32
Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :
*Le type d'aéronef
*Les types de vols
*Le type d'utilisateur auquel appartient le pilote
Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.
Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Sous OF30 il y a un module d'audit des tarifs qui vous permet de vérifier qu'il n'y a pas de cas non tarifié (aucune case ne doit être vide)
Admin > Ventes > Tarification des heures > Audit des tarifs

Pour que le message disparaisse il faut
*Créer la formule de tarification manquante
*Ré-ouvrir le vols et sans rien changer le re-valider

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|Quelles sont les règles de clôture de compte ?]]=

=Comment fonctionne un type compte requis ?=

Les types de compte requis se paramètrent du côté de la page [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]].

Lorsqu'un profil est ajouté à un utilisateur, les comptes utilisateur appartenant aux types de comptes requis par le profil vont être créés ou ré-activés pour l'utilisateur.

La suppression d'un compte '''requis''' suit les [[#Quelles_sont_les_règles_de_clôture_de_compte_?|règles de clôture de compte]].

FAQ comptabilité

2026-01-16T09:54:45Z

Helyousfi: /* Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ? */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''FAQ Comptabilité''' de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Initialisation=
==Comment accéder à la gestion complète de la compta ?==
Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

==Comment initialiser le 1er exercice comptable ?==
*'''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
*Dans le formulaire '''Gestion de l'exercice comptable''', il faut renseigner '''Date de début du nouvel exercice''' puis cliquer sur le bouton '''Ouvrir la saisie à cette date'''.

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
'''Attention''' : cette procédure est à appliquer uniquement lors de la mise en place de la gestion de la comptabilité. Par la suite, en fin d'année, pour ré-initialiser certains comptes à 0, il faut passer une [[#Ecriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|écriture d'apurement des comptes de résultat]]
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :
*On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
*On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter''' et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
* Aller dans '''Admin > Configuration > Reporting''' et cliquer sur '''Liste des comptes''', vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est [[Wikipedia-fr:Encodage_de_caract%C3%A8res|encodé]] selon le paramètre d'encodage défini dans la page '''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''' formulaire '''Reporting/Export'''.
** Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice]. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur '''Point virgule''' (décocher l'option par défaut '''Virgule''') et dans les champs '''Débit''' et '''Crédit''' il faut mettre le type '''Texte''' (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
** si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] permet de faire ce choix.
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne '''Update''' à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation''' des comptes et importez votre fichier
A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez [[#Caractères_accentués_dans_les_format_d'exports|à regarder du coté de la FAQ]].

=Gestion des règlements=
==Comment autoriser un profil utilisateur à saisir des encaissements pour lui-même ?==

Dans OpenFlyers il y a la possibilité de laisser les pilotes créditer leur compte, il faut leur donner dans leur Profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.
#Aller dans '''[[Gestion des profils|Admin > Utilisateurs > Profils]]'''
#Aller dans l'onglet '''[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]'''
#Rajouter à son profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''
#Sous la colonne '''Type de compte sur lequel un utilisateur peut effectuer des encaissements''' sont définis les types de compte utilisateurs :
#*Cocher les types de comptes auquel le profil associé a le droit de faire des encaissements sur le type de compte
#*Décocher les types de comptes auquel le profil associé n'a pas le droit de faire des encaissements sur le type de compte

Si un pilote saisi correctement les informations il aura son compte à jour sans attendre une mise à jour par le trésorier.

Un autre avantage de ce mode de fonctionnement, est l'allègement du travail du trésorier : tout ce qui est saisi par le pilote n'est plus à faire.

Si le club ne souhaite pas que les utilisateurs saisissent eux-mêmes leurs paiements, il suffit de ne pas leur donner le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment définir les types d'encaissements saisissable ?==
Lorsque dans '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''', le drapeau "Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

==Comment définir les comptes qui peuvent recevoir des encaissements ?==
Lorsqu'on liste les comptes, pour le compte concerné, il faut cocher "Reçoit les paiements des clients extérieurs".

De plus, [[Utilisation de la comptabilité#Saisir_un_encaissement|seuls les comptes clients et utilisateurs peuvent recevoir des encaissements]].

==Comment permettre aux utilisateurs de saisir les factures d'avitaillement ?==
Il suffit de créer un type de règlement "Avitaillement" accessibles aux utilisateurs.

==[[Utilisation de la comptabilité#Validation_des_règlements_clients|Validation des règlements clients]]==

==Peut-on créer un type d'encaissement par virement ?==
Oui, OpenFlyers permet de [[Configuration de la comptabilité#Types_d'encaissements|créer autant de type d'encaissements]] qu'on le souhaite.

==Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ?==
Le pointage des paiements par carte bancaire en ligne est automatique. Par conséquent, il n'y a pas d'opération à effectuer et la page '''Gestion › Comptes › Pointer › Carte bancaire - TPE physique''' est toujours vide.

Si vous avez besoin d'obtenir la liste des encaissements par carte bancaire, alors vous pouvez utiliser les rapports comme celui de la [[OF-doc-en:Export_generator_3#Payments_list_ordered_by_type|liste des encaissements triés par type]].

=Facturation des heures de vols=
==Peut-on personnaliser le champ commentaire d'une facture d'heures de vols ?==
Il n'est pas possible de personnaliser le champ commentaire, par contre, il est possible de rajouter des champs grâce aux [[Champs-métiers#Créer-une-colonne-supplémentaire-dans-les-factures-des-heures-de-vols|champs additionnels]].

==Pourquoi dans les formules il y a la possibilité de mettre une variable ?==
Pour permettre d'actualiser les tarifs sans avoir à intervenir sur la formule. Cela présente 2 avantages :
*On peut donner le droit de modifier les tarifs à un utilisateur qui n'aura pas pour autant le droit de modifier les formules de tarifications des heures de vols et ainsi garantir qu'il ne fasse pas "bêtise".
*[[#Comment_mettre_.C4.A0_jour_le_tarif_des_a.C4.A9ronefs_.4F|En utilisant les variables]], on garde un historique des tarifs et on peut préparer à l'avance les futurs tarifs. Ainsi, le tarif appliqué pour un vol donné se fait en tenant compte de la date d'application du tarif et si on modifie un vol antérieur à la mise en place d'un tarif, c'est bien l'ancien tarif qui lui reste appliqué lors de la modification du vol.

==Pourquoi les factures de certains utilisateurs regroupent plusieurs vols ?==
Cf. [[Paramétrage-des-activités#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]].

==Les règles de tarification s'additionnent systématiquement...==
Si par exemple 2 règles de tarifications sont définies pour s'appliquer, alors elles s'appliquent et s'additionnent. Cela permet par exemple d'additionner un tarif solo avec de la double commande. Pour que des règles de tarifications ne s'appliquent pas simultanément il faut restreindre leur champ d'application en limitant les types de vols, les types d'aéronefs, et éventuellement en excluant d'autres types de vols.

==Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ?==
*Aller '''Vente > Produits'''
*Créer autant de type de produits "Tarification des heures de vol" que vous le souhaitez
*Aller dans '''Vente > Tarification des heures > Règles de tarification'''
*Editer chaque règle de tarification (avec l'icône crayon) et modifier le champ '''Produit''' en attribuant l'un des produits créés
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' en bas du formulaire

Répéter cette opération d'édition des règles de tarification pour leur attribuer autant de nom de produit différents que vous le souhaitez afin de séparer les écritures générées.

=Avoirs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'un_avoir_client|Comment saisir un avoir client ?]]==
Il faut notamment appliquer cette méthode dans le cas de remboursement d'essences payés par les pilotes et qui doivent être à la charge de la structure. La facture d'essence devra être saisie séparément en tant que facture de charge normale.

=Facturations diverses=
La facturation de produits divers, peut se faire de 2 façons :
#directement au niveau comptable en [[#Comment_saisir_directement_un_mouvement_de_facturation_client_?|saisissant le mouvement de facturation client]].
#en passant par le [[Admin_sale_manager2.1|gestionnaire de ventes]]
La 2ème solution est plus lourde car elle nécessite de créer des règles pour gérer la vente que l'on souhaite créer. Par contre, elle offre plusieurs avantages :
*elle permet de générer des factures en plus des écritures comptables
*elle permet aux utilisateurs d'acheter les produits directement depuis OpenFlyers
*une fois créée, la vente d'un produit s'en trouve simplifiée et évite des erreurs de saisie sur les montants par exemple

==Comment saisir directement un mouvement de facturation client ?==
*'''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Saisir le [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_client|mouvement de facturation client]] en :
**Débitant le compte de l'utilisateur du montant de la facture TTC
**Créditant le compte produit correspondant du même montant HT (ou TTC si on ne facture pas la TVA)
**Créditant le compte de TVA collectée du montant de la TVA, dans le cas où on facture la TVA

==[[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité|Comment facturer une cotisation ?]]==

==[[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Gérer-les-taxes-d'atterrissage|Comment facturer les taxes d'atterrissages ?]]==

==[[Facturation des clients#Numérotation_des_factures_clients|Peut-on modifier le compteur des factures clients ?]]==

=Comment permettre à un gestionnaire de ne pas être bloqué par un solde de compte requis à la connexion ?=
Si l'utilisateur n'est que gestionnaire (par exemple un salarié qui n'est pas adhérent ou client de la structure) alors il suffit qu'il n'ait pas de compte comptable d'initialisé. Ainsi il ne sera pas bloqué.

Si l'utilisateur a une double casquette : gestionnaire ET adhérent/client, alors il faut qu'il est un compte comptable et dans ce cas, effectivement il y a aura un test fait sur son compte à la connexion.

Si cet utilisateur est l'administrateur référant de la plateforme, alors il ne sera jamais bloqué à la connexion.

Sinon, il pourra être bloqué en cas de solde insuffisant.

Une autre solution consiste à ne pas bloquer les utilisateurs mais juste à restreindre leur profil.

Ainsi, en créant un profil de restriction avec tous les droits sauf celui de réserver pour soi-même, un gestionnaire conservera tous ses droits sauf celui de réserver pour lui-même. Et les utilisateurs standards perdrons la possibilité de réserver pour eux-mêmes.

Cette méthode est notamment pratique dans le cas où une solution de paiement en ligne est en place : cela permet aux utilisateurs de re-créditer leur compte et ainsi de retrouver un solde suffisant pour ne plus être bloqué pour effectuer des réservations.

=Comment supprimer un transfert de compte à compte ?=
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler son "effet"]] en créant une écriture opposée.

=Où sont passés les éditions des à nouveaux ?=
Depuis la version 3.0.3, le champ à nouveau qui permettait d'éditer le solde de début d'exercice d'un compte à été supprimé car nous nous sommes rendu compte que son usage avait été dévoyé par certains gestionnaires qui s'en servaient pour "ajuster" le solde de certains comptes. Or à l'origine, ce champ avait été prévu pour permettre d'importer le solde des comptes des clients lors de la mise en place de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers. Il n'était pas prévu pour "ajuster" un solde de compte. Comptablement ce type d'opération est strictement interdit et il n'y a aucune traçabilité comptable de l'opération effectuée. Cela entrainait des erreurs non détectables et des interventions de notre part pour correction qui auraient pu être évitées.

Normalement, il ne devrait comptablement jamais y avoir besoin d'ajuster un solde de compte. Si une erreur a été détectée, alors il doit être passé un mouvement entre les 2 comptes concernés.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un compte client, soit il s'agit d'un défaut de facturation, soit il s'agit d'un défaut d'encaissement. Les contre-parties concernées sont donc soit des comptes de produits soit des comptes de trésorerie. Et si en dernier ressort on doit ajuster un compte client sans "bourse délier", alors il existe toujours les comptes d'ajustement.

Lors de la mise en place de la comptabilité, la bonne méthode pour "injecter" comptablement les soldes des comptes se fait par l'[[Écritures comptables#Écriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|opération de report d'à nouveau]].

=Gestion des tarifs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?]]==

=[[Écritures comptables#Ecritures_de_fin_d'année|Quelles sont les écritures de fin d'année à passer en comptabilité ?]]=

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]=

=Les exports comptables=
==[[Utilisation de la comptabilité#Compte_d'export|A quoi servent les comptes d'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|Quand et comment exporter ?]]==

==Quels sont les formats d'export supportés ?==
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel, Sage ou Quadratus.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité
En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:
*Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
*Catégorie utilisateur, c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie ressource, c'est le type de compte de ressource suivi du nom de la ressource
*Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

==Caractères accentués dans les format d'exports==
Les formats d'imports pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.

La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]] pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
* Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans Admin > Configuration > Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

==[[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice]]==

==Exporter le résultat du gestionnaire de Rapport==
Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ? La version 3.0.2 permet d'exporter au format csv.

Les requêtes [http://fr.wikipedia.org/wiki/Structured_Query_Language SQL] permettent aux utilisateurs de faire leurs propres extractions, un puissant outil pour accéder à vos données.

Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière.

OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier/coller.
Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce XHTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les cellules numériques affichent le format correct. Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]]

Pour récupérer le contenu d'une requête allez dans le menu '''Admin > Rapports > Visualiser'''
*Sélectionner le rapport que vous voulez visualisez
*Cliquer sur le bouton Visualiser
*Avec la souris sélectionner le tableau (sans le titre mais avec les entêtes de colonne)
*Cliquer sur Édition/Copier dans le menu de votre navigateur
*Aller dans OpenOffice ou Libre Office sur une page vide
*Cliquer dans la case A1 en haut à droite
*Cliquer sur Édition/Coller

==Exporter vers Ciel Compta Evolution==
*Côté OpenFlyers, utiliser le format XImport
*Côté Ciel (description valable pour la version 8.1) : '''Divers > Relation Expert > Import...'''

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes ressources ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_pour_un_compte_ni_utilisateur_ni_ressource|Comment attribuer un code d'export comptable pour les autres comptes ?]]==

==Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?==
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

==[[Comptabilité#Livres-comptables|Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?]]==

==Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que vos A nouveaux sont identiques à ceux d'OF en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' (La requête des A nouveaux est disponible à [[OF-doc-en:Export_generator#Carry_forwards|Report A Nouveaux]]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :
*que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*que tous vos comptes aient un compte d'export,
*que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Comment_exporter_les_écritures_?|Comment exporter les écritures]]

Une fois le changement d'exercice il faut [[#Quelles_sont_les_écritures_de_fin_d'année_à_passer_en_comptabilité_?|Apurer les comptes]]

==Comment exporter les écritures ?==
Dans le bas de la page '''Admin > Comptes > Import/export''' vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[#A_quoi_servent_les_comptes_d'export_?|A quoi servent les comptes d'export ?]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case '''Marquer les écritures'''.

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

==Erreur HTTP 500 ou 504 ou page blanche lors d'un export==
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==[[Utilisation de la comptabilité#Retrouver_les_écritures_non_validées_afin_de_pouvoir_réaliser_l'export|Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Les écritures exportées restent notées comme "non exportées"]]==

=A quoi sert le [[Utilisation-de-la-comptabilité#Grand-livre|grand livre]] ?=

=Comment revenir sur une écriture saisie ?=
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Comment lister toutes les écritures ?=
C'est la liste des mouvements : '''comptes > mouvements > liste'''

=Comment lister toutes les écritures d'un compte ?=
*'''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''
*rapport '''Ecritures validées ou non pour un compte entre deux dates'''

=Comment valider les écritures liées à des vols d'un aéronef désactivé ?=
Suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-les-activités-d'une-ressource-désactivée-ou-n'ayant-plus-la-saisie-des-activités|Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités]].

=[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?]]=

=Visibilité de la colonne '''Comptes de contrepartie''' dans les comptes utilisateurs=

La colonne '''Comptes de contrepartie''' contient les comptes de contrepartie liées par un même flux à une écriture comptable d'un compte utilisateur. Ces comptes sont visibles que pour les utilisateurs ayant un profil permettant la gestion des comptes. Les utilisateurs standards ne peuvent voir les comptes de contrepartie.

=Alertes de configuration=
==Message d'erreur avec nombre de membres sans compte==
ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur
Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation)
Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable
==Vol sans écriture comptable==
ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32
Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :
*Le type d'aéronef
*Les types de vols
*Le type d'utilisateur auquel appartient le pilote
Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.
Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Sous OF30 il y a un module d'audit des tarifs qui vous permet de vérifier qu'il n'y a pas de cas non tarifié (aucune case ne doit être vide)
Admin > Ventes > Tarification des heures > Audit des tarifs

Pour que le message disparaisse il faut
*Créer la formule de tarification manquante
*Ré-ouvrir le vols et sans rien changer le re-valider

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|Quelles sont les règles de clôture de compte ?]]=

=Comment fonctionne un type compte requis ?=

Les types de compte requis se paramètrent du côté de la page [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]].

Lorsqu'un profil est ajouté à un utilisateur, les comptes utilisateur appartenant aux types de comptes requis par le profil vont être créés ou ré-activés pour l'utilisateur.

La suppression d'un compte '''requis''' suit les [[#Quelles_sont_les_règles_de_clôture_de_compte_?|règles de clôture de compte]].

FAQ comptabilité

2026-01-16T09:53:14Z

Helyousfi: /* Comment définir les types d'encaissements saisissable ? */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''FAQ Comptabilité''' de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Initialisation=
==Comment accéder à la gestion complète de la compta ?==
Il faut activer la gestion des comptes et attribuer les droits de gestion correspondant aux profils souhaités.

==Comment initialiser le 1er exercice comptable ?==
*'''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
*Dans le formulaire '''Gestion de l'exercice comptable''', il faut renseigner '''Date de début du nouvel exercice''' puis cliquer sur le bouton '''Ouvrir la saisie à cette date'''.

==Comment initialiser la balance des comptes ?==
'''Attention''' : cette procédure est à appliquer uniquement lors de la mise en place de la gestion de la comptabilité. Par la suite, en fin d'année, pour ré-initialiser certains comptes à 0, il faut passer une [[#Ecriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|écriture d'apurement des comptes de résultat]]
Pour que le solde des comptes soit exact il faut initialiser la balance à la date d'activation de votre comptabilité. Cette opération se fait en 2 temps :
*On exporte un fichier csv qui contient la structure et notamment les numéros des comptes depuis OpenFlyers
*On modifie ce fichier pour mettre à jour les soldes des comptes puis on le ré-injecte dans OpenFlyers

La procédure se décompose comme suit :
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter''' et initialiser la date de début d'exercice
* Voir la rubrique Comment créer des comptes d'export ?
* Tous vos intitulés de compte doivent avoir au moins un compte valide
* Aller dans '''Admin > Configuration > Reporting''' et cliquer sur '''Liste des comptes''', vous récupérez un fichier au format csv. Le fichier est [[Wikipedia-fr:Encodage_de_caract%C3%A8res|encodé]] selon le paramètre d'encodage défini dans la page '''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''' formulaire '''Reporting/Export'''.
** Si vous avez sélectionné UTF-8 alors le fichier sera encodé en UTF-8. Attention : si par la suite vous éditez le fichier avec un logiciel qui n'accepte pas l'UTF-8 alors le fichier ne sera plus conforme au format d'encodage UTF-8 après enregistrement par ce logiciel. Pour ouvrir un fichier encodé en UTF-8 nous conseillons [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice]. A l'ouverture du fichier il y a une fenêtre de paramétrage. Il faut choisir le jeu de caractère UTF-8, séparateur '''Point virgule''' (décocher l'option par défaut '''Virgule''') et dans les champs '''Débit''' et '''Crédit''' il faut mettre le type '''Texte''' (sinon, avec les paramètres par défaut, certains montants seront transformés en Date). Le fichier garde alors sa structure UTF-8 et à l'enregistrement ces paramètres seront conservés.
** si vous avez choisi un autre encodage (CP-1252 pour Microsoft Windows), vous devez l'ouvrir avec un éditeur de texte qui reconnait votre encodage. Mais à l'enregistrement vous devrez définir l'encodage UTF-8 du fichier de sorti. [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] permet de faire ce choix.
* Vous indiquez le montant pour chacun des comptes (attention au séparateur décimale des débits/crédits, c'est le point et non la virgule qui est reconnu) et il faut passer la colonne '''Update''' à 1 sinon la ligne ne sera pas prise en compte
* Il n'est pas possible de créer des comptes, il ne faut pas en ajouter
* Sauvez votre fichier
* Allez dans '''Admin > Configuration > Imports > Initialisation''' des comptes et importez votre fichier
A noter que lors de l'import, les seuls champs qui sont pris en compte par OpenFlyers sont n° de compte;;;;;compte d'export;débit;crédit;update;. De plus, les colonnes comptes d'export, débit et crédit, rattachés au compte dont le numéro correspond, sont mise à jour uniquement si la colonne update est à un.

Si vous rencontrez des problèmes d'encodage de caractères, pensez [[#Caractères_accentués_dans_les_format_d'exports|à regarder du coté de la FAQ]].

=Gestion des règlements=
==Comment autoriser un profil utilisateur à saisir des encaissements pour lui-même ?==

Dans OpenFlyers il y a la possibilité de laisser les pilotes créditer leur compte, il faut leur donner dans leur Profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.
#Aller dans '''[[Gestion des profils|Admin > Utilisateurs > Profils]]'''
#Aller dans l'onglet '''[[Gestion des profils#Gestion_des_comptes|Gestion des comptes]]'''
#Rajouter à son profil le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''
#Sous la colonne '''Type de compte sur lequel un utilisateur peut effectuer des encaissements''' sont définis les types de compte utilisateurs :
#*Cocher les types de comptes auquel le profil associé a le droit de faire des encaissements sur le type de compte
#*Décocher les types de comptes auquel le profil associé n'a pas le droit de faire des encaissements sur le type de compte

Si un pilote saisi correctement les informations il aura son compte à jour sans attendre une mise à jour par le trésorier.

Un autre avantage de ce mode de fonctionnement, est l'allègement du travail du trésorier : tout ce qui est saisi par le pilote n'est plus à faire.

Si le club ne souhaite pas que les utilisateurs saisissent eux-mêmes leurs paiements, il suffit de ne pas leur donner le droit '''[[Gestion-des-profils#Encaisser-ses-paiements|Encaisser ses paiements]]'''.

==Comment autoriser une personne à saisir des encaissements pour les autres ?==
Il faut rajouter à son profil le droit "Saisir les encaissements pour les tiers" disponible dans la liste "Gestion des comptes" des droits des profils

==Comment définir les types d'encaissements saisissable ?==
Lorsque dans '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''', le drapeau "Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers" est coché cela signifie que seules les personnes disposant du droit "Saisir les encaissements pour les tiers" seront autorisées à saisir un encaissement de ce type sinon toutes les personnes disposant du droit "Encaisser ses paiements" ou "Saisir les encaissements pour les tiers" en auront la possibilité.

==Comment définir les comptes qui peuvent recevoir des encaissements ?==
Lorsqu'on liste les comptes, pour le compte concerné, il faut cocher "Reçoit les paiements des clients extérieurs".

De plus, [[Utilisation de la comptabilité#Saisir_un_encaissement|seuls les comptes clients et utilisateurs peuvent recevoir des encaissements]].

==Comment permettre aux utilisateurs de saisir les factures d'avitaillement ?==
Il suffit de créer un type de règlement "Avitaillement" accessibles aux utilisateurs.

==[[Utilisation de la comptabilité#Validation_des_règlements_clients|Validation des règlements clients]]==

==Peut-on créer un type d'encaissement par virement ?==
Oui, OpenFlyers permet de [[Configuration de la comptabilité#Types_d'encaissements|créer autant de type d'encaissements]] qu'on le souhaite.

==Comment pointer les encaissements par carte bancaire en ligne ?==
Le pointage des paiements par carte bancaire en ligne est automatique. Par conséquent, il n'y a pas d'opération à effectuer et la page '''Comptes > Pointer > Carte bancaire (ou équivalent)''' est toujours vide.

Si vous avez besoin d'obtenir la liste des encaissements par carte bancaire, alors vous pouvez utiliser les rapports comme celui de la [[OF-doc-en:Export_generator_3#Payments_list_ordered_by_type|liste des encaissements triés par type]].

=Facturation des heures de vols=
==Peut-on personnaliser le champ commentaire d'une facture d'heures de vols ?==
Il n'est pas possible de personnaliser le champ commentaire, par contre, il est possible de rajouter des champs grâce aux [[Champs-métiers#Créer-une-colonne-supplémentaire-dans-les-factures-des-heures-de-vols|champs additionnels]].

==Pourquoi dans les formules il y a la possibilité de mettre une variable ?==
Pour permettre d'actualiser les tarifs sans avoir à intervenir sur la formule. Cela présente 2 avantages :
*On peut donner le droit de modifier les tarifs à un utilisateur qui n'aura pas pour autant le droit de modifier les formules de tarifications des heures de vols et ainsi garantir qu'il ne fasse pas "bêtise".
*[[#Comment_mettre_.C4.A0_jour_le_tarif_des_a.C4.A9ronefs_.4F|En utilisant les variables]], on garde un historique des tarifs et on peut préparer à l'avance les futurs tarifs. Ainsi, le tarif appliqué pour un vol donné se fait en tenant compte de la date d'application du tarif et si on modifie un vol antérieur à la mise en place d'un tarif, c'est bien l'ancien tarif qui lui reste appliqué lors de la modification du vol.

==Pourquoi les factures de certains utilisateurs regroupent plusieurs vols ?==
Cf. [[Paramétrage-des-activités#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]].

==Les règles de tarification s'additionnent systématiquement...==
Si par exemple 2 règles de tarifications sont définies pour s'appliquer, alors elles s'appliquent et s'additionnent. Cela permet par exemple d'additionner un tarif solo avec de la double commande. Pour que des règles de tarifications ne s'appliquent pas simultanément il faut restreindre leur champ d'application en limitant les types de vols, les types d'aéronefs, et éventuellement en excluant d'autres types de vols.

==Le résultat des règles de tarification se retrouve "fusionné", comment faire pour séparer les lignes comptablement ?==
*Aller '''Vente > Produits'''
*Créer autant de type de produits "Tarification des heures de vol" que vous le souhaitez
*Aller dans '''Vente > Tarification des heures > Règles de tarification'''
*Editer chaque règle de tarification (avec l'icône crayon) et modifier le champ '''Produit''' en attribuant l'un des produits créés
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' en bas du formulaire

Répéter cette opération d'édition des règles de tarification pour leur attribuer autant de nom de produit différents que vous le souhaitez afin de séparer les écritures générées.

=Avoirs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Saisie_d'un_avoir_client|Comment saisir un avoir client ?]]==
Il faut notamment appliquer cette méthode dans le cas de remboursement d'essences payés par les pilotes et qui doivent être à la charge de la structure. La facture d'essence devra être saisie séparément en tant que facture de charge normale.

=Facturations diverses=
La facturation de produits divers, peut se faire de 2 façons :
#directement au niveau comptable en [[#Comment_saisir_directement_un_mouvement_de_facturation_client_?|saisissant le mouvement de facturation client]].
#en passant par le [[Admin_sale_manager2.1|gestionnaire de ventes]]
La 2ème solution est plus lourde car elle nécessite de créer des règles pour gérer la vente que l'on souhaite créer. Par contre, elle offre plusieurs avantages :
*elle permet de générer des factures en plus des écritures comptables
*elle permet aux utilisateurs d'acheter les produits directement depuis OpenFlyers
*une fois créée, la vente d'un produit s'en trouve simplifiée et évite des erreurs de saisie sur les montants par exemple

==Comment saisir directement un mouvement de facturation client ?==
*'''Admin > Comptes > Saisir un flux'''
*Saisir le [[Écritures comptables#Saisie_d'une_facture_client|mouvement de facturation client]] en :
**Débitant le compte de l'utilisateur du montant de la facture TTC
**Créditant le compte produit correspondant du même montant HT (ou TTC si on ne facture pas la TVA)
**Créditant le compte de TVA collectée du montant de la TVA, dans le cas où on facture la TVA

==[[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité|Comment facturer une cotisation ?]]==

==[[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Gérer-les-taxes-d'atterrissage|Comment facturer les taxes d'atterrissages ?]]==

==[[Facturation des clients#Numérotation_des_factures_clients|Peut-on modifier le compteur des factures clients ?]]==

=Comment permettre à un gestionnaire de ne pas être bloqué par un solde de compte requis à la connexion ?=
Si l'utilisateur n'est que gestionnaire (par exemple un salarié qui n'est pas adhérent ou client de la structure) alors il suffit qu'il n'ait pas de compte comptable d'initialisé. Ainsi il ne sera pas bloqué.

Si l'utilisateur a une double casquette : gestionnaire ET adhérent/client, alors il faut qu'il est un compte comptable et dans ce cas, effectivement il y a aura un test fait sur son compte à la connexion.

Si cet utilisateur est l'administrateur référant de la plateforme, alors il ne sera jamais bloqué à la connexion.

Sinon, il pourra être bloqué en cas de solde insuffisant.

Une autre solution consiste à ne pas bloquer les utilisateurs mais juste à restreindre leur profil.

Ainsi, en créant un profil de restriction avec tous les droits sauf celui de réserver pour soi-même, un gestionnaire conservera tous ses droits sauf celui de réserver pour lui-même. Et les utilisateurs standards perdrons la possibilité de réserver pour eux-mêmes.

Cette méthode est notamment pratique dans le cas où une solution de paiement en ligne est en place : cela permet aux utilisateurs de re-créditer leur compte et ainsi de retrouver un solde suffisant pour ne plus être bloqué pour effectuer des réservations.

=Comment supprimer un transfert de compte à compte ?=
Il n'est pas possible de supprimer un transfert de compte à compte si il a été fait par les utilisateurs.

Par contre il est possible d'[[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler son "effet"]] en créant une écriture opposée.

=Où sont passés les éditions des à nouveaux ?=
Depuis la version 3.0.3, le champ à nouveau qui permettait d'éditer le solde de début d'exercice d'un compte à été supprimé car nous nous sommes rendu compte que son usage avait été dévoyé par certains gestionnaires qui s'en servaient pour "ajuster" le solde de certains comptes. Or à l'origine, ce champ avait été prévu pour permettre d'importer le solde des comptes des clients lors de la mise en place de la gestion du chiffre d'affaire dans OpenFlyers. Il n'était pas prévu pour "ajuster" un solde de compte. Comptablement ce type d'opération est strictement interdit et il n'y a aucune traçabilité comptable de l'opération effectuée. Cela entrainait des erreurs non détectables et des interventions de notre part pour correction qui auraient pu être évitées.

Normalement, il ne devrait comptablement jamais y avoir besoin d'ajuster un solde de compte. Si une erreur a été détectée, alors il doit être passé un mouvement entre les 2 comptes concernés.

Ainsi, lorsqu'il s'agit d'un compte client, soit il s'agit d'un défaut de facturation, soit il s'agit d'un défaut d'encaissement. Les contre-parties concernées sont donc soit des comptes de produits soit des comptes de trésorerie. Et si en dernier ressort on doit ajuster un compte client sans "bourse délier", alors il existe toujours les comptes d'ajustement.

Lors de la mise en place de la comptabilité, la bonne méthode pour "injecter" comptablement les soldes des comptes se fait par l'[[Écritures comptables#Écriture_d'apurement_des_comptes_de_résultat|opération de report d'à nouveau]].

=Gestion des tarifs=
==[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Comment mettre à jour le tarif des aéronefs ?]]==

=[[Écritures comptables#Ecritures_de_fin_d'année|Quelles sont les écritures de fin d'année à passer en comptabilité ?]]=

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_un_TPE_virtuel|Paiement en ligne]]=

=Les exports comptables=
==[[Utilisation de la comptabilité#Compte_d'export|A quoi servent les comptes d'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|Quand et comment exporter ?]]==

==Quels sont les formats d'export supportés ?==
Nous intégrons à la demande tout type de format d'export.

Actuellement nous avons créé des formats d'export pour des logiciels de comptabilité tels que EBP, Ciel, Sage ou Quadratus.

Les exports sont constitués des éléments demandés par le logiciel de comptabilité
En cas, de différence de format, ne pas hésiter à nous contacter.

Le contenu de la colonne du libellé est contextuel, l'affichage dépend de la catégorie du compte:
*Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe, c'est le nom du compte
*Catégorie utilisateur, c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie ressource, c'est le type de compte de ressource suivi du nom de la ressource
*Catégorie fournisseur, c'est le nom du fournisseur

Cependant il faut être vigilant sur le fait que ces logiciels peuvent faire évoluer leur format d'import et qu'il est préférable de faire des tests pour valider le format avant un export avec validation des écritures.

==Caractères accentués dans les format d'exports==
Les formats d'imports pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec une programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.

La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice choisir dans l'import de texte: Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]] pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
* Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie: pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans Admin > Configuration > Paramètres vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

==[[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|Lire un fichier exporté en .csv avec OpenOffice ou LibreOffice]]==

==Exporter le résultat du gestionnaire de Rapport==
Comment je peux exporter les informations que l'on visualise par les rapports (requêtes SQL). Pourquoi ne pas disposer d'un format .csv ? La version 3.0.2 permet d'exporter au format csv.

Les requêtes [http://fr.wikipedia.org/wiki/Structured_Query_Language SQL] permettent aux utilisateurs de faire leurs propres extractions, un puissant outil pour accéder à vos données.

Il est cependant utile de pouvoir récupérer les données pour une exploitation particulière.

OF affiche une page XHTML ce qui signifie un texte correctement formaté qui peut être récupéré par un simple copier/coller.
Le tableur Calc de Open Office ou Libre Office interprète correctement ce XHTML et le formate en colonne conformément à la présentation de votre page. Il a cependant un paramétrage à faire pour que les cellules numériques affichent le format correct. Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]]

Pour récupérer le contenu d'une requête allez dans le menu '''Admin > Rapports > Visualiser'''
*Sélectionner le rapport que vous voulez visualisez
*Cliquer sur le bouton Visualiser
*Avec la souris sélectionner le tableau (sans le titre mais avec les entêtes de colonne)
*Cliquer sur Édition/Copier dans le menu de votre navigateur
*Aller dans OpenOffice ou Libre Office sur une page vide
*Cliquer dans la case A1 en haut à droite
*Cliquer sur Édition/Coller

==Exporter vers Ciel Compta Evolution==
*Côté OpenFlyers, utiliser le format XImport
*Côté Ciel (description valable pour la version 8.1) : '''Divers > Relation Expert > Import...'''

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|Comment attribuer un code d'export comptable à un utilisateur ou pour les comptes ressources ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Attribuer_les_comptes_d'export_pour_un_compte_ni_utilisateur_ni_ressource|Comment attribuer un code d'export comptable pour les autres comptes ?]]==

==Doit-on saisir les codes d'export avant de saisir des mouvements ?==
C'est inutile ! Vous pouvez même modifier vos codes d'export à n'importe quel moment. Ces codes ne sont jamais utilisés dans l'application OpenFlyers. Ils sont utilisés uniquement pour générer le fichier d'export.

==[[Comptabilité#Livres-comptables|Comment est effectuée la répartition des journaux dans les exports comptables ?]]==

==Comment réaliser le passage d'un exercice comptable à l'autre ?==
Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit faite ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tous les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple).

Si vous avez un logiciel de comptabilité, la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta. il vous sera possible de vérifier que vos A nouveaux sont identiques à ceux d'OF en allant dans '''Admin > Rapports > Structure > Visualiser''' (La requête des A nouveaux est disponible à [[OF-doc-en:Export_generator#Carry_forwards|Report A Nouveaux]]).

Jusqu'à la version 2.0 OF ne fait pas la comptabilité. Il faut donc transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE; si vous avez un autre logiciel, regardez s'il n'accepte pas un de ces formats ou alors utilisez le format .csv et formatez-le conformément à votre besoin.

A partir de la version 2.1 OF permet de saisir facilement toutes les écritures comptables usuelles (ventes, achats, paiements, encaissements). Par contre, il n'y a pour le moment rien de fait au niveau des amortissements et plus généralement du bilan. Mais cela peut très bien se faire à la main en passant les écritures adéquates.

Si vous n'avez pas de logiciel de compta, il faudra quand même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus modifiables une fois l'export effectué (leur visualisation reste toujours possible dans OF).

Pour clôturer un exercice il faut :
*que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validées,
*que tous vos comptes aient un compte d'export,
*que les écritures soient exportées.

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin > Comptes > Import-export. Au début de la page vous allez avoir quelque chose comme cela :
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice".
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1

Dans l'exemple ci-dessus, cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique [[#Comment_exporter_les_écritures_?|Comment exporter les écritures]]

Une fois le changement d'exercice il faut [[#Quelles_sont_les_écritures_de_fin_d'année_à_passer_en_comptabilité_?|Apurer les comptes]]

==Comment exporter les écritures ?==
Dans le bas de la page '''Admin > Comptes > Import/export''' vous avez soit
*le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)

Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique [[#A_quoi_servent_les_comptes_d'export_?|A quoi servent les comptes d'export ?]]

*un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher ou non la case '''Marquer les écritures'''.

'''Attention : il faut prendre soin de réaliser un premier export sans "Marquer les écritures".'''

'''Le but est de vérifier que le format de l'export correspond bien au format souhaité par le logiciel où sont importées les données (lisible avec un traitement de texte).'''

'''De plus, il faut toujours, pour chaque export, faire la manipulation au moins une fois sans valider au cas où il y aurait une coupure internet lors de la réception du fichier.'''

'''Une fois marquées, les écritures exportées ne peuvent plus être modifiées!!!'''

Sélectionner la période d'exportation

Attention, ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à 3 mois selon votre volume de vols). Si vous avez un fichier d'export dénommé index.php c'est que votre demande était trop forte.

==Erreur HTTP 500 ou 504 ou page blanche lors d'un export==
Si vous rencontrer une erreur de ce type cela veut dire que le fichier d'export à générer est trop gros.

La solution consiste à scinder l'export en plusieurs morceaux en modifiant les dates à prendre en compte.

==[[Utilisation de la comptabilité#Retrouver_les_écritures_non_validées_afin_de_pouvoir_réaliser_l'export|Comment retrouver les écritures non validées afin de pouvoir réaliser l'export ?]]==

==[[Utilisation de la comptabilité#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Les écritures exportées restent notées comme "non exportées"]]==

=A quoi sert le [[Utilisation-de-la-comptabilité#Grand-livre|grand livre]] ?=

=Comment revenir sur une écriture saisie ?=
*Soit l'écriture n'est pas validée (elle apparaît en vert, gras, italique) : vous pouvez alors modifier ou supprimer l'écriture
*Soit l'écriture est validée (elle apparaît en noir, "droit") : dans ce cas, vous ne pouvez pas revenir sur cette écriture. Il s'agit d'un principe fondamental de traçabilité comptable. En effet, si vous pouviez faire "disparaître" une écriture validée, alors vos utilisateurs pourraient croire qu'ils ont "rêvé" en voyant une écriture un jour et en ne la voyant plus le lendemain. Par contre, vous pouvez toujours passer une contrepartie qui annule l'effet d'une écriture qui n'aurait pas due exister. Ainsi, les utilisateurs verront la première écriture et également la seconde.

=Comment lister toutes les écritures ?=
C'est la liste des mouvements : '''comptes > mouvements > liste'''

=Comment lister toutes les écritures d'un compte ?=
*'''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''
*rapport '''Ecritures validées ou non pour un compte entre deux dates'''

=Comment valider les écritures liées à des vols d'un aéronef désactivé ?=
Suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-les-activités-d'une-ressource-désactivée-ou-n'ayant-plus-la-saisie-des-activités|Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités]].

=[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_des_comptabilités|Comment mettre en place des alertes par e-mail pour les soldes insuffisants ?]]=

=Visibilité de la colonne '''Comptes de contrepartie''' dans les comptes utilisateurs=

La colonne '''Comptes de contrepartie''' contient les comptes de contrepartie liées par un même flux à une écriture comptable d'un compte utilisateur. Ces comptes sont visibles que pour les utilisateurs ayant un profil permettant la gestion des comptes. Les utilisateurs standards ne peuvent voir les comptes de contrepartie.

=Alertes de configuration=
==Message d'erreur avec nombre de membres sans compte==
ALERTE DE CONFIGURATION :
La gestion des comptes est activée mais il y a 3 membre(s) qui n'a (ont) pas de compte

Ce message survient si des membres non pas de compte de défini. Chaque utilisateur avec le statut membre et appartenant à un groupe doit avoir au moins un compte, sinon aucun mouvement ne sera autorisé pour cet utilisateur
Allez dans la page Admin > Comptes > Membres et cliquer sur l'icône rouge

Si le nombre est négatif (- 3) cela signifie qu'il y a des membres avec des comptes alors qu'ils n'appartiennent à aucun groupe (Ceci a pu ce produire avant la correction d'un bug qui ne verrouillait pas cette situation)
Aller dans Admin > Club > Utilisateurs repérez les membres dont le Groupe est vide et affectez lui un groupe

Si vous créer de "Faux" utilisateurs pour des besoins de gestion, il ne faut pas leur attribuer de Groupe. Ceci bloquera une éventuelle utilisation de ce compte pour une opération comptable
==Vol sans écriture comptable==
ALERTE DE CONFIGURATION :
Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol
01 01 2000 F-ABCD DUPONT Pierre 1:32
Ce message survient lorsqu'il y a un trou dans le paramétrage de la tarification des heures de vols : le vol saisi ne correspond à aucune des règles définies et par conséquent aucun mouvement comptable n'est créé (alors que le vol lui est bien créé).

Pour corriger ce problème, il faut regarder pour ce vol :
*Le type d'aéronef
*Les types de vols
*Le type d'utilisateur auquel appartient le pilote
Et ensuite regarder dans les règles de tarification, la ou les règles qui devraient s'appliquer et détecter pourquoi dans le cas présent la où les règles ne s'appliquent.
Il faut notamment faire attention aux exclusions des types de vol qui peuvent avoir été attribuées aux règles de tarification.

Sous OF30 il y a un module d'audit des tarifs qui vous permet de vérifier qu'il n'y a pas de cas non tarifié (aucune case ne doit être vide)
Admin > Ventes > Tarification des heures > Audit des tarifs

Pour que le message disparaisse il faut
*Créer la formule de tarification manquante
*Ré-ouvrir le vols et sans rien changer le re-valider

Si ce vol a été validé, alors il faut le faire dé-valider par l'équipe OpenFlyers. Cette opération est soit incluse soit en sus de votre abonnement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Désactiver_un_compte|Quelles sont les règles de clôture de compte ?]]=

=Comment fonctionne un type compte requis ?=

Les types de compte requis se paramètrent du côté de la page [[Gestion des profils#Page_Profils_Plus|Profils plus]].

Lorsqu'un profil est ajouté à un utilisateur, les comptes utilisateur appartenant aux types de comptes requis par le profil vont être créés ou ré-activés pour l'utilisateur.

La suppression d'un compte '''requis''' suit les [[#Quelles_sont_les_règles_de_clôture_de_compte_?|règles de clôture de compte]].

Configuration des réservations externes

2026-01-16T09:28:25Z

Helyousfi: /* Créer les champs métiers, les profils, le type d'activité et le type de validité */

=Présentation=
Cette page présente le paramétrage du module de réservations externes.

Voir la page [[Utilisation des réservations externes]] pour la présentation et l'utilisation du module.

=Configurer la mise en place des réservations externes=
La procédure de configuration des réservations externes est découpée en 3 chapitres ci-dessous qu'il faut suivre dans l'ordre.

==Créer les champs métiers, les profils, le type d'activité et le type de validité==
;Ajouter les champs métiers pour les réservations externes
*Aller dans '''Admin > Structure › Variables › Champs métiers'''
*Pour chaque ligne du tableau ci-dessous :Types d'activités > Actifs
**Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne renseigner les champs avec les valeurs indiquées dans la ligne correspondante
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

{| class="wikitable"
|-
! Nom de variable
! Intitulé
! Catégorie
! Type de valeur
! Remplissage obligatoire
! Catégorie liée
! Champ à lier
|-
| externalLastName
| Nom
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| last_name
|-
| externalFirstName
| Prénom
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| first_name
|-
| externalCellPhone
| Téléphone portable
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| cell_phone
|-
| externalEmail
| E-mail
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| email
|}

Il est possible d'[[#Ajouter-les-champs-métiers-optionnels|ajouter d'autres champs métiers]] selon les besoins, afin d'enrichir le formulaire de réservation externe et de collecter ainsi davantage d'informations auprès des utilisateurs effectuant les réservations.

;Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations externes
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un profil'''
*Renseigner le champ '''Nom du profil''' avec le nom souhaité (exemple : "Pilote baptême")
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Cliquer sur l'onglet '''Réservations'''
*Cliquer sur la case à cocher '''Planning personnel''' pour ce profil
*Cliquer sur la case à cocher '''Planning individuel visible pour les autres''' pour ce profil
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
Pour les profils qui doivent pouvoir voir les lignes de réservations de ces utilisateurs ou modifier les disponibilités de ces utilisateurs :
*colonne '''Profils visibles''', cocher le profil précédemment créé

;Créer un profil pour les clients externes
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un profil'''
*Renseigner le champ '''Nom du profil''' avec le nom souhaité (exemple : "Client baptême")
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
''Note : Le profil ne doit avoir aucun droit''

;Créer un type d'activité
Si nécessaire, il faut créer un type d'activité dédié aux réservations externes :
*Aller dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur le bouton "+" en haut à droite du tableau '''Liste des types d'activités'''
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du type d'activité souhaité (exemple : "Baptême")
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
'''Attention :''' le nom du type d'activité apparait sur l'interface de réservation externe. Afin qu'il s'intègre correctement, sans créer de faute d'orthographe, il doit être un groupe nominal masculin.

Exemples :
*Baptême de l'air
*Vol découverte

Déconseillé :
* Balade découverte

Il est possible de demander aux clients externes de téléverser un document permettant d'attester d'une commande effectuée par un autre biais et donnant le droit d'effectuer une réservation.

Ce document est alors stocké dans une validité.

Pour paramétrer cela, il faut suivre la procédure [[#Créer-un-type-de-validité-pour-stocker-une-preuve-d'achat|Créer un type de validité pour stocker une preuve d'achat]].

==Paramétrer le module de réservations externes==
;Activer et paramétrer le module des réservations externes
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Activer l'interrupteur '''Réservations externes'''
Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :
*'''Synchronisation avec une API REST tierce''' (facultatif, voir [[#Interfacer-les-réservations-externes-avec-un-service-web-de-gestion-des-codes-de-référence-de-vente|Interfacer les réservations externes avec un service web de gestion des codes de référence de vente]])
*'''Heure de début (fuseau X)'''
*'''Heure de fin (fuseau X)'''
*'''Durée d'une réservation externes'''
*'''Permettre de choisir la durée d'activité'''
*'''Utiliser la couleur de la 1ère ressource disponible pour chaque créneau''': permet d'activer [[#Coloriser-les-créneaux-disponibles-en-fonction-de-la-1ère-ressource-disponible|Colorisation des créneaux disponibles en fonction de la 1ère ressource disponible]]
*'''Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de''' (la valeur minimale ne peut être inférieure à la valeur définie dans le [[Configuration-des-réservations-internes#Interdire-d'effectuer-une-réservation-débutant-dans-moins-de|Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de]] du formulaire de configuration des réservations internes
*'''Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de'''
*'''Interdire d'annuler une réservation débutant dans moins de '''
*'''Limitation du nombre de réservations'''
*'''Autoriser uniquement les emails des utilisateurs actifs''': lorsque activé, permet de n'envoyer un email de demande de confirmation qu'aux adresses emails d'un utilisateur actif, c'est à dire pour une adresse email présente en base de données.
*'''Profil utilisateur partie prenante''' : sélectionner le profil créé précédemment ("Pilote baptême" dans l'exemple)
''Note : Si '''Aucun''' est sélectionné, les périodes disponibles pour une réservation externe sont déterminées uniquement en fonction de la disponibilité des ressources''
*'''Filtrer les utilisateurs avec le champ métier''' et '''Filtrer les ressources avec le champ métier''' (voir [[#Filtrer-les-utilisateurs/ressources-prises-en-compte-pour-les-créneaux-horaires-disponibles|Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles]])
*'''Profil à affecter aux clients''' : sélectionner le profil créé par précédemment ("Client baptême" dans l'exemple)
*'''Type d'activité à affecter aux réservations''' : sélectionner le type d'activité à affecter aux réservations externes. Exemple : "Baptême".
*'''Demander une pièce jointe et l'enregistrer dans le type de validité suivant ''' : si un type de validité pour stocker une preuve d'achat a été créé dans le paramétrage préliminaire, sélectionner la validité correspondante. Sinon, laisser vide
**Modifier le label associé au champ d'importation de la pièce jointe qui apparait dans l'interface de la saisie des coordonnées en éditant le champ '''Nom du champ pour la pièce jointe'''.
**Préciser si l'import de la pièce jointe est obligatoire ou facultative en sélectionnant l'une des deux options du champ '''Pièce jointe'''.
*'''Enregistrer la référence transmise en paramètre GET en tant que''' (voir [[#Affecter-la-référence-du-bon-d'achat-à-la-réservation-externes|Affecter la référence du bon d'achat à la réservation externes]])
*'''Template de l'e-mail de confirmation de réservation''' (voir l'exemple [[#Template-e-mail-de-confirmation-de-réservation|Template e-mail de confirmation de réservation]])
*'''Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation''' (voir l'exemple [[#Template-e-mail-d'annulation-de-réservation|Template e-mail d'annulation de réservation]])
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*'''Template de l'e-mail d'annulation de réservation''' (voir l'exemple [[#Template-e-mail-d'annulation-de-réservation|Template e-mail d'annulation de réservation]]
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

L'interface des réservations externes ('''Planning > Planning > Réservations externes'''). Devrait désormais afficher un calendrier (vide)

==Associer les ressources et les utilisateurs==
;Ajouter des ressources pouvant être utilisées pour les réservations externes
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''.
*Choisir la ressource à ajouter et cliquer sur l'icône '''modifier'''.
*Cocher '''Peut être utilisé pour les réservations externes''' dans la colonne '''Champs métier'''.
*Valider en appuyant sur le bouton '''Enregistrer'''.

;Ajouter des utilisateurs pouvant être affectés à des réservations externes
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Choisir un utilisateur à ajouter et cliquer sur l'icône '''modifier'''
*Dans la liste '''profil''' sélectionner le profil indiquant que l'utilisateur peut être sur des réservations externes
*Valider en appuyant sur le bouton '''Enregistrer'''
*Aller dans '''Planning > Données > (In)disponibilités''' et indiquer les disponibilités de l'utilisateur

;Gérer les places
Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils plus''', dans la colonne '''Attribution de place''' :
* S'assurer que le profil des clients externes puisse s'attribuer une place de pilote (1ère place) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.
* S'assurer que le profil des pilotes pouvant effectuer un baptême puisse s'attribuer une place d'instructeur (2ème place) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.

;Tester
Une fois l'ensemble de ce paramétrage effectué, il faut tester le module de réservation externe pour vérifier qu'il permet :
*de sélectionner un créneau disponible
*d'envoyer un email de demande de confirmation
*de confirmer
*de recevoir un email de confirmation
*d'annuler en cliquant sur le lien présent dans l'email de confirmation
*de valider la demande d'annulation
*de recevoir un nouvel email d'annulation

=Configurer la vente des produits externes=
;Présentation
Ce paramétrage permet d'activer la vente de produits externes. A l'heure actuelle, le module permet uniquement de coupler la vente d'un produit avec le module des réservations externes et de valider cette vente par paiement en ligne.

;Prérequis
*Avoir [[#Configurer|configuré les réservations externes]] et testé son fonctionnement

==Créer les champs métiers requis pour le processus de paiement==
*Aller dans '''Admin > Structure › Variables › Champs métiers'''
*Pour chaque ligne du tableau ci-dessous :
**Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne renseigner les champs avec les valeurs indiquées dans la ligne correspondante
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

Ce tableau présente la liste des champs métiers à créer obligatoirement, en suivant la procédure ci-dessus.

{| class="wikitable"
|-
! Nom de variable
! Intitulé
! Catégorie
! Type de valeur
! Remplissage obligatoire
! Catégorie liée
! Champ à lier
|-
| externalAddress
| Adresse
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| address
|-
| externalCity
| Ville
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| city
|-
| externalZipCode
| Code postal
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| zipcode
|-
| externalCountry
| Pays
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| country
|}

==Créer le produit, les comptes et les règles de ventilation comptables==
;Créer un produit externe
*Aller dans '''Admin > Ventes > Produits > Produits'''
En bas du tableau sur la dernière ligne vide :
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du produit qui apparaitra sur l'interface utilisateur (exemple : "Baptême de l'air")
*Cocher '''Produit externe'''
*Dans le champ '''Type de vente''', sélectionner ''Produit non stocké''
*Dans le champ '''Montant du tarif''' indiqué le tarif souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

;Créer un compte client externe devant être débité pour les ventes externes
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Clients'''
En bas du tableau sur la dernière ligne :
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du compte (exemple : "Client Baptême")
*Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec le code comptable (exemple : 411000)
*Cocher la case '''Reçoit les paiements des clients extérieurs'''
*Cliquer sur le bouton symbolisant le signe plus

;Activer les ventes externes et définir le compte créé ci-dessus comme compte d'imputation pour les ventes externes
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
*Activer l'interrupteur '''Ventes externes'''
*Dans le champ '''Compte imputé pour les ventes externes''', sélectionner le compte défini précédemment
*Dans le champ '''Type d'encaissement par internet''', sélectionner le type de paiement correspondant à un TPE virtuel (exemple : ''Carte bancaire en ligne'')
*Dans le champ '''Comptabilité pour le format monétaire''', sélectionner la comptabilité à utiliser pour définir le format pour la mise en forme monétaire (exemple : ''Principale'')
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Créer un compte produit devant être crédité pour les ventes externes
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Produits'''
En bas du tableau sur la dernière ligne :
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du compte (exemple : "Ventes externes")
*Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec le code comptable (exemple : 706000)
*Cliquer sur le bouton symbolisant le signe plus

;Configurer les règles de facturations
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Produits'''
*Vérifier que la première règle de facturation est intitulée "Tarification générale des produits" et que la cellule "Produit externe" contient une étoile, si ce n'est pas le cas :
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter une ligne de facturation'''
**Renseigner le champ '''Nom''' avec l'intitulé : Tarification generale des produits
**Renseigner le champ '''Quantité / taux''' avec la formule : %PRODUCT_QUANTITY
**Renseigner le champ '''Prix unitaire hors-taxe / TVA''' avec la formule : %UNIT_PRICE_VALUE
**Renseigner le champ '''Formule''' avec la formule : %CURRENT_QUANTITY * %CURRENT_UNIT_PRICE
**Renseigner le champ '''Nom de variable associé à la formule''' avec l'intitulé : tarifGeneral
**Dans le champ '''Type de compte à débiter''', sélectionner ''Compte utilisateur / ventes externes''
**Dans le champ '''Compte utilisateur à débiter''', sélectionner le compte utilisateur par défaut (exemple ''Compte Pilote'')
**Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte produit''
**Dans le champ '''Compte produit à créditer''', sélectionner ''Boutique'' ou ''Ventes externes''
**Dans le champ '''Produits internes''', cocher '''Tous'''
**Dans le champ '''Produits externes''', cocher '''Tous'''
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une ligne de facturation'''
*Renseigner le champ '''Nom''' avec l'intitulé souhaité (exemple : "Vente externe - baptêmes")
*Renseigner le champ '''Formule''' avec la formule suivante : @tarifGeneral
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''', sélectionner ''Compte produit''
*Dans le champ '''Compte produit à débiter''', sélectionner le compte crédité par défaut à la première ligne des règles de facturation (exemple : "Boutique" ou "Ventes diverses")
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte produit''
*Dans le champ '''Compte produit à créditer''', sélectionner le nom du compte produit créé précédemment
*Dans le champ '''Produits externes''', cocher le ou les produit(s) externe(s) souhaités dans la liste (exemple : ''Tous'')
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Paramétrages facultatifs=
==Affecter la référence du bon d'achat à la réservation externe==
Il est possible d'affecter le code de la référence du bon d'achat à la réservation externe en fonction de paramètre attribué dans un champ métier réservation.

Voici un exemple de paramétrage permettant d'ajouter le champ métier dédié au stockage de la référence du bon d'achat :
*Aller dans '''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Sur la dernier ligne :
*Colonne '''Nom de variable''', renseigner "reference"
*Colonne '''Intitulé''', renseigner "Référence d'achat"
*Colonne '''Catégorie''', sélectionner ''Réservation''
*Colonne '''Type de valeur''', sélectionner ''Chaîne textuelle''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Enregistrer la référence transmise en paramètre GET en tant que''' : sélectionner le champ préalablement créé '''Référence d'achat (reference)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Cela permet de capturer le code associé au paramètre GET '''reference''' passé dans l'URL permettant d'afficher l'interface de réservations externes et de le stocker dans le champ métier '''Référence d'achat''' lors de l'enregistrement de la réservation.

Exemple :
<pre>https://localhost/4.0/externalBooking.php?reference=AZERTY</pre>
Permet d'attribuer le code de référence d'achat ''AZERTY'' à la réservation en cours.

==[[Champs-métiers#Ajouter-un-champ-métier|Ajouter les champs métiers]] optionnels==

Il est possible d’ajouter d’autres champs métiers lors de l’utilisation du module de réservations externes, à condition de respecter les exigences suivantes lors de leur [[Champs-métiers#Ajouter-un-champ-métier|création]] :

* '''Nom du champ''' : Ajouter le préfixe '''external''' au début du nom pour indiquer qu'il s'agit d'un champ métier externe.
* '''Catégorie''' : Sélectionner '''Réservation externe''' comme catégorie.
* '''Remplissage obligatoire''' : Cocher cette case si le champ doit être complété par l’utilisateur.
* '''Catégorie liée''' : Associer le champ métier à la catégorie correspondante ('''Utilisateur''' / '''Réservation''').
* '''Champ à lier''' : Associer le champ au '''champ métier''' (si celui-ci n'existe pas, il faut le créer) ou bien au '''champ original''' de la catégorie liée, ce champ lié indique l’endroit où la valeur saisie par le client externe est enregistrée.

==Ajouter une règle pour les réservations externes==

Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes'''.

Dans '''Régles de saisie XML''' ajouter une règle de la forme suivante :

<syntaxhighlight lang="xml">
<rule>
<activityTypeList>
<activityType></activityType>
</activityTypeList>
<resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>*</resourceType>
</resourceTypeList>
<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="4">
<profile></profile>
</place>
<place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="4">
<profile></profile>
</place>
</placeList>
</rule>
</syntaxhighlight>

==Coloriser les créneaux disponibles en fonction de la 1ère ressource disponible==
Le paramètrage suivant permet de définir la couleur de fond en fonction de la couleur de la première ressource disponible dans le tableau des créneaux disponibles des réservations externes:
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-couleur-de-la-ligne-du-planing-de-la-ressource|Changer la couleur de la ligne du planing de la ressource]]
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Utiliser la couleur de la 1ère ressource disponible pour chaque créneau''' : activer l'interrupteur

==Créer un type de validité pour stocker une preuve d'achat==
;Prérequis
*Avoir [[#Configurer-la-mise-en-place-des-réservations-externes|configuré la mise en place des réservations externes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validité'''
*Renseigner le champ '''Nom''' avec l'intitulé souhaité (exemple : "Bon d'achat")
*Cocher '''Associer un document'''
*Dans les champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''' cocher les profils de gestion devant pouvoir accéder à cette validité
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Renseigner le champ '''Demander une pièce jointe et l'enregistrer dans le type de validité suivant''' avec le type de validité créé ci-dessus
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles==
Il est possible de restreindre les utilisateurs et/ou les ressources en fonction de paramètres attribués dans un champ métier utilisateur/ressource

Voici un exemple de paramétrage permettant de prendre en compte les utilisateurs en fonction de leur base géographique d'affectation :
*Aller dans '''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Sur la dernier ligne :
*Colonne '''Nom de variable''', renseigner "locationPerson"
*Colonne '''Intitulé''', renseigner "Base géographique"
*Colonne '''Catégorie''', sélectionner ''Utilisateur''
*Colonne '''Type de valeur''', sélectionner ''dbObject:Location''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Filtrer les utilisateurs avec le champ métier''' : sélectionner le champ préalablement créé '''Base géographique (locationPerson)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Cela permet de ne prendre en compte que les utilisateurs pour lesquels le champ métier ''Base géographique'' correspond au paramètre GET locationPerson passé dans l'URL permettant d'afficher l'interface de réservations externes.

Exemple :
<pre>https://localhost/4.0/externalBooking.php?locationPerson=LFBD</pre>
Permet de ne prendre en compte que les utilisateurs disponibles ayant dans le champ '''Base géographique''' la valeur ''LFBD (BORDEAUX MERIGNAC)''.

==Interfacer les réservations externes avec un service web de gestion des codes de référence de vente==
OpenFlyers implémente un interfaçage vers une API REST tierce de gestion des codes qui permet de vérifier si le code de référence renseigné par l'utilisateur ou transmis via l'URL est valide ou non.

Les échanges se font au format JSON.

OpenFlyers renvoie à l'API la date de la réservation, le type de ressource et les coordonnées de la personne en charge de l'activité lors de la prise de réservation externe ou lors de son annulation.

Pour interfacer OpenFlyers avec l'API, il faut :
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Synchronisation avec une API REST tierce''' : activer le '''toggle switch'''.

Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :
*'''URL de l'API REST tierce''' : Assigner le lien de base de l'API
*'''Jeton d'authentification''' : Assigner le Jeton d'authentification de l'API

Une fois que la configuration est faite par OpenFlyers, les opérations suivantes s'effectuent systématiquement :
*Vérification de la validité du code de référence via le lien '''externalBookingWebServiceURL/{code}''' avec la méthode '''GET''', auquel l'API doit répondre en transmettant un JSON sous le format suivant :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"validity": true,
"code": "Code_De_Référence",
"buyer_name": "Nom_Agence_web",
"validity_date": "YYYY-MM-DD",
"video": "true",
"cancellable": "true",
"activity_type": 4,
"booking_duration": "45"
}
</syntaxhighlight>

NB:Le code est valide si la valeur de '''validity''' est '''true'''.
*Si la variable '''booking_duration''' est définie et contient une valeur multiple de '''15''', elle sera utilisée à la place du paramètre '''Durée d'une réservation externe'''.
*Si la variable '''activity_type''' est définie et correspond à l'id d'un type d'activité actif, la valeur sera utilisée à la place du paramètre ''' Type d'activité à affecter aux réservations'''.

*Notification à l'API tierce d'une nouvelle réservation via le lien '''externalBookingWebServiceURL/{code}/activate''' avec la méthode '''PUT''', en passant les données de requête suivantes :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"date" : "2022-04-05T06:00:00Z", //date de la réservation en format ISO UTC
"resource_type" : "le type de la ressource utilisée dans la réservation",
"structure_person_name" : "le nom du pilote",
"structure_person_email" : "l'email du pilote",
"structure_person_phone" : "le numéro de téléphone du pilote"
}
</syntaxhighlight>
- En retour l'API doit répondre en cas de succès :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": true
}
</syntaxhighlight>

- En retour l'API doit répondre en cas d'échec :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": false,
"error_msg": "le message d'erreur"
}
</syntaxhighlight>

*Notification à l'API tierce de l'annulation d'une réservation via le lien '''externalBookingWebServiceURL/{code}/release''' avec la méthode '''PUT'''

- En cas de la réussite de la notification, l'API répond :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": true
}
</syntaxhighlight>

- En cas d'échec l'API répond :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": false,
"error_msg": "le message d'erreur"
}
</syntaxhighlight>

'''Exemple de la communication en PHP avec l'API:'''
<syntaxhighlight lang="php">
// Prepare data to send by request
$requestData = array(
'date' => "2022-04-05T06:00:00Z", //date de la réservation en format ISO UTC
'resource_type' => 'resource_type',
'structure_person_name' => 'pilot_full_name',
'structure_person_email' => 'pilot_email',
'structure_person_phone' => 'pilot_cell_phone',
);
// Initialize a curl session
$curl = curl_init();
// Set options
curl_setopt_array($curl, array(
CURLOPT_URL => 'externalBookingWebServiceURL/42E390B0D843561F/activate',
CURLOPT_RETURNTRANSFER => true,
CURLOPT_FOLLOWLOCATION => true,
CURLOPT_CUSTOMREQUEST => 'PUT',
CURLOPT_HTTPHEADER => array('Content-Type: application/json', 'Authorization: Bearer uqpsildfqtw5o2qq9o45guz3ydfceehb'),
CURLOPT_SSL_VERIFYPEER => false,
CURLOPT_POSTFIELDS => json_encode($requestData),
));
// Execute the curl session
curl_exec($curl);
// Close curl session
curl_close($curl);
</syntaxhighlight>

=Templates d'email=
==Template e-mail d'annulation de réservation==
* Définir la template de l'e-mail dans le champ '''Template de l'e-mail d'annulation de réservation''' dans l'interface de paramétrage '''Réservations externes'''.
Exemple de template d'e-mail par défaut:
<pre>
Madame, Monsieur %CLIENT_FULL_NAME,

Nous sommes au regret de vous informer de l'annulation de votre réservation sur l'appareil %RESOURCE_NAME le %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
avec comme pilote %PILOT_FULL_NAME.

Cette opération a été effectuée par %AUTHENTICATION_LOGIN

Vous pouvez nous contacter par téléphone pour trouver un nouveau créneau disponible.

Annuler la réservation : %%BOOKING_CANCEL_URL

En vous remerciant par avance pour votre compréhension,

Cordialement,
</pre>

* Personnaliser l'objet de l'e-mail dans le champ '''Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation''' dans l'interface de paramétrage '''Réservations externes'''.
Exemple de l'objet d'e-mail par défaut:
<pre>Annulation de votre réservation %STRUCTURE_NAME</pre>

*L'e-mail est envoyé immédiatement après l'annulation de la réservation.

==Template e-mail de confirmation de réservation==
* Définir la template de l'e-mail dans le champ '''Template de l'e-mail de confirmation de réservation''' dans l'interface de paramétrage '''Réservations externes'''.

Exemple de template d'e-mail par défaut:
<pre>
Votre %ACTIVITY_TYPE_NAME a été réservé avec succès.

Numéro du bon de réservation: %BOOKING_ID
Réservé au nom de: %CLIENT_FULL_NAME
Date: %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
Votre pilote: %PILOT_FULL_NAME
Son adresse e-mail: %PILOT_EMAIL
Son numéro de téléphone portable: %PILOT_CELL_PHONE
Votre appareil: %RESOURCE_NAME
Vous recevrez un email de confirmation ou d'annulation de la demande au plus tard %CANCEL_BOOKING_MIN_TIME avant le vol projeté.

Annuler la réservation:

Afin d'annuler votre réservation, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous.
<a href="%BOOKING_CANCEL_URL" >Cliquez ici pour annuler.</a>

À bientôt!
</pre>
* L'e-mail est envoyé immédiatement après l'enregistrement de la réservation

==Variables==
{| class="wikitable"
|-
! Nom de la variable
! Valeur de la variable
|-
| %ACTIVITY_TYPE_NAME
| Le nom du type d'activité affecté aux réservations.
|-
| %AUTHENTICATION_LOGIN
|Le nom + prénom d'utilisateur connecté
|-
| %BOOKING_CANCEL_URL
| Lien pour annuler la réservation
|-
| %BOOKING_ID
| Le numéro de commande. / L'identifiant de la réservation.
|-
| %CLIENT_FULL_NAME
| Le nom + prénom du client.
|-
| %CANCEL_BOOKING_MIN_TIME
| Le délai minimum avant la réservation pour l'annuler.
|-
| %DATE
| La date de la réservation.
|-
| %END_TIME
| L'heure de fin de la réservation.
|-
| %EXTRAFIELDxx
| Permet de récupérer le contenu d'un champ métier. xx = numéro d'identifiant du champ métier. Exemple : %EXTRAFIELD35
|-
| %PILOT_EMAIL
| L'adresse email du pilote.
|-
| %PILOT_HOME_PHONE
| Le numéro de téléphone personnel du pilote.
|-
| %PILOT_WORK_PHONE
| Le numéro de téléphone professionnel du pilote.
|-
| %PILOT_CELL_PHONE
| Le numéro de téléphone portable du pilote.
|-
| %PILOT_FULL_NAME
| Le nom + prénom du pilote.
|-
| %RESOURCE_NAME
| Le nom de la ressource réservée.
|-
| %START_TIME
| L'heure de début de la réservation.
|-
|%STRUCTURE_NAME
|Le nom de la structure
|}

Connexion

2026-01-16T09:18:58Z

Helyousfi: /* Alerte sur les validités */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les fonctionnalités de '''connexion''' à l'application de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Accès=
L'accès à OpenFlyers s'effectue avec un couple identifiant/mot de passe.

La [[Gestion des utilisateurs|création d'utilisateurs]] est effectuée par les utilisateurs disposant de droits spécifiques.

==Se rendre sur une plateforme==
Pour accéder à une plateforme OpenFlyers, il faut entrer son URL dans un navigateur web.

L'URL est ''http://openflyers.com/plateforme/'', où "plateforme" doit être remplacé par le vrai nom de la plateforme OpenFlyers.

En fonction du [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme, l'interface de connexion affichée correspond à la nouvelle ou à l'ancienne interface. Il est possible pour chaque utilisateur de surpasser ce choix par défaut à l'échelle de la plateforme pour [[#Changer-l'interface-affichée-par-défaut|définir un choix par défaut au niveau de l'utilisateur]].

==Champs de saisie==
Deux champs sont à remplir :
*'''Nom d'utilisateur'''
*'''Mot de passe'''

La '''casse''' est prise en compte : les majuscules et les minuscules du nom de l'utilisateur et du mot de passe doivent être respectées.

En plus de ces champs, il est possible de cocher la case [[#Enregistrer l'interface affichée par défaut|'''En faire mon interface par défaut''']] pour que l'interface actuellement utilisée soit enregistrée et automatiquement affichée lors des prochaines connexions.

Lorsque les champs sont correctement remplis, cliquer sur le bouton '''Se connecter''' afin d'accéder à l'application.

==Changer l'interface affichée par défaut==

Sur la [[#Champs de saisie|page de connexion]], il est possible de cocher la case '''En faire mon interface par défaut'''.

Lors du clic sur le bouton '''Se connecter''', si la case est cochée, l'interface utilisée est enregistrée puis sera affichée lors des prochains accès à la plateforme OpenFlyers.

Lorsque aucune interface par défaut n'a été choisie par l'utilisateur, alors l'affichage se fait selon le [[Configuration#Page-de-connexion-par-défaut|paramétrage]] de la plateforme.

==Erreurs de saisie==
*En cas d'erreur de saisie, une [[boîtes de dialogue|boîte de dialogue]] apparaît pour signaler l'erreur à l'utilisateur.
*Après 5 tentatives de connexion infructueuses, l'accès à l'application est '''bloqué''' pendant une durée déterminée.

==Signer des validités-contrats==
Si un utilisateur a des [[Validités#Validité-contrat|validités-contrats]] à signer, elles apparaissent juste après avoir passé l'identification.

Les documents associés à chaque validité-contrat à signer sont consultables en cliquant sur leur nom. Tant qu'il reste des contrats à signer cette page reste affichée et il est impossible d'accéder au site.

Pour signer un contrat il faut le sélectionner en cliquant dans la '''checkbox''' à gauche de son nom puis sur '''Signer les contrats'''.

Il est possible de retrouver les validités-contrats signées dans le [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|tableau des validités]].

Si un utilisateur essaie de se connecter depuis l''''interface dynamique''' et qu'il a des contrats à signer, un message d'alerte apparaît lui indiquant de se rendre sur l'interface légère pour signer ses contrats.

==Sélection du profil==
Un utilisateur peut disposer de plusieurs [[Gestion des profils|profils]]. Dans ce cas, lorsque sa connexion est validée, il choisit le profil avec lequel il va utiliser l'application dans une [[Boîtes de dialogue|boîte de dialogue]]. Les profiles sont triés par ordre alphabétique.

==Impossible de se connecter à la plateforme OpenFlyers de sa structure==
Si vous n'arrivez pas à accéder une plateforme OpenFlyers il faut en rechercher la raison. Voici un certain nombre de questions qui peuvent vous permettre de solutionner votre problème :
*Accédez-vous à la page d'identification de la plateforme OpenFlyers ?
**Si non, alors il faut regarder la FAQ [[#Page_indisponible|Page indisponible]]
*Lorsque vous vous identifiez, avez-vous un message de rejet indiquant que votre identifiant et/ou votre mot de passe ne sont pas corrects ?
**Si oui, alors il faut vérifier si c'est la BONNE plateforme. Pour cela, il faut regarder quel est le nom de la structure qui apparait sur la page d'accueil de la plateforme. Si ce n'est pas la bonne plateforme, il faut faire une recherche la bonne plateforme depuis le moteur de recherche d'OpenFlyers à cette adresse : https://openflyers.com/fr/rechercher
**Si c'est la bonne plateforme, alors le problème peut venir du mot de passe qui a changé. Dans ce cas là, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe en suivant la procédure [[#Réinitialiser-son-mot-de-passe|de réinitialisation de mot de passe]]. Cela peut également venir de votre identifiant qui n'est pas bon. Dans ce cas, il faut demander à la personne en charge de la gestion d'OpenFlyers au sein de votre structure
**Si c'est la bonne plateforme, que le mot de passe a été réinitialisé volontairement et que le nouveau mot de passe ne permet toujours pas de se connecter, alors il y a de fortes chances que le problème vienne du fait que l'ancien mot de passe est mémorisé par le navigateur et qu'il transmet cet ancien mot de passe lors de la connexion. Pour s'en assurer, il faut tester la connexion depuis un autre ordinateur ou un navigateur pour lequel il est certain que le couple identifiant/mot de passe n'a pas été mémorisé. Si la connexion est possible, alors cela confirme le problème de mémorisation du mot de passe dans le premier navigateur. Il faut alors supprimer le couple identifiant/mot de passe enregistré par le navigateur en suivant la procédure [[Navigateurs#Supprimer-une-saisie-automatique|Supprimer une saisie automatique]].
*Une fois connecté, revenez-vous sur la page d'identification lorsque vous changez de page ?
**Si oui, alors il faut regarder la [[FAQ-utilisateur#Navigation-dans-OpenFlyers|procédure de gestion des cookies du navigateur]].
Si vous n'êtes dans aucun des cas répertoriés ci-dessus, alors vous pouvez rapporter votre problème en nous envoyant un e-mail et en décrivant le plus précisément possible le problème que vous rencontrez :
*Navigateur utilisé
*Système d'exploitation
*type de PC, smartphone ou tablette
*Nom du fournisseur d'accès internet
*Actions effectuées
*Message d'erreur s'affichant

==Page indisponible==
Si vous n'arrivez pas à accéder à la plateforme OpenFlyers de votre structure :
*Si vous avez un message d'erreur ''Erreur de connexion SSL'', alors il y a une forte probabilité que votre navigateur ne soit pas à jour et ne gère pas le [[Normes-et-réglementations#Protocole-TLS-1.2|protocole TLS 1.2]]. Pour s'assurer que le problème ne vient pas de là, il faut aller sur la page https://www.ssllabs.com/ssltest/viewMyClient.html et de vérifier que le résultat de la page renvoie dans la partie '''Protocol Support''' le message ''Your user agent supports TLS 1.2, which is recommended protocol version at the moment.''. Si le résultat n'est pas conforme, alors il faut mettre à jour le navigateur.
*Sinon, voici une liste d'actions à effectuer :
**Redémarrer votre ordinateur
**Redémarrer la "box" ADSL
**Si cela ne fonctionne toujours pas, il faut [[#Tester_les_résolutions_DNS|tester les résolutions DNS]].

===Tester les résolutions DNS===
Pour effectuer les tests suivants, il faut ouvrir une fenêtre "[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|en ligne de commandes]]". En cas de problème, il faut nous rapporter les résultats en ouvrant un rapport de bug sur le [http://bts.openflyers.org BTS]. Pour cela, il est pratique de procéder par [[#Copier/Coller_dans_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|copier/coller]].
*Dans la fenêtre en ligne de commande taper ce qui suit (en remplaçant '''structure''' par le sous-domaine correspondant à votre structure) :
<bash>ping structure.openflyers.fr</bash>
La réponse normale est pour OpenFlyers 3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of3.openflyers.net [87.98.143.237] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.143.237 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of3.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.143.237" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 2.1 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur8-of21.openflyers.net [87.98.145.26] avec 32 octets de données :
Réponse de 87.98.145.26 : octets=32 temps=37 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur8-of21.openflyers.net" ou "Réponse de 87.98.145.26" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

La réponse normale est pour OpenFlyers 1.3 :
Envoi d'une requête 'ping' sur serveur6-of1.openflyers.net [178.33.105.217] avec 32 octets de données :
Réponse de 178.33.105.217 : octets=32 temps=41 ms TTL=55
Si vous n'avez pas "serveur6-of1.openflyers.net" ou "Réponse de 178.33.105.217" cela veut dire que vous avez un [[#Vérifier la configuration de résolution des DNS|problème de résolution de DNS]].

====Tests plus poussés====
*Faire un :
<bash>nslookup structure.openflyers.fr</bash>
*Et un :
<bash>tracert structure.openflyers.fr</bash>
*Faire le test avec '''dig +trace''' :
<bash>dig +trace structure.openflyers.fr</bash>
Sous Windows, il faudra au préalable récupérer l'utilitaire (par exemple dans un package [http://www.isc.org./downloads bind]). Une fois télécharger le package, il faut copier/coller le programme dig ainsi que les fichiers .dll dans un répertoire commun et se positionner dans ce répertoire depuis la fenêtre en ligne de commandes avec la commande dir '''"nom du chemin du répertoire"'''.

====Tester les résolutions DNS sous Mac====
De plus, nous disposons de commandes plus puissantes qui permettent d'avoir d'avantage d'informations :
*cat /etc/resolv.conf

===Vérifier la configuration de résolution des DNS===
====Vérifier la configuration de résolution des DNS sous Windows====
Si vous avez un problème de résolution DNS sous windows, il peut être utile de vérifier que la résolution DNS est dynamique :
#Double-cliquer sur la connexion réseau concernée (par exemple le symbole "WIFI")
#Cliquer sur "Propriétés" dans l'onglet "Général" de l'"Etat de Connexion réseau sans fil" (si WIFI))
#Sélectionner "Protocole internet TCP/IP"
#Cliquer sur "Propriétés"
#Vérifier qu'est sélectionné "Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement". (si ce n'est pas le cas, modifier).
#En dernier ressort, [[#Changer de serveur DNS|Changer de serveur DNS]] ou [[#Forcer_les_DNS|Forcer les DNS]].

===Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS===
====Nous communiquez les adresses IP des serveurs DNS sous Windows====
#[[#Ouvrir_une_fenêtre_en_ligne_de_commande|Ouvrir une fenêtre en ligne de commande]]
#Taper : '''ipconfig /all'''
Les adresses IP des serveurs DNS se trouvent au droit de '''Serveurs DNS'''

===Changer de serveur DNS===
Si vous rencontrez un problème de résolution de DNS avec votre fournisseur d'accès, vous pouvez changer les serveurs qui effectue la résolution des DNS pour votre accès.
====Changer de serveur DNS sous Mac====
*Dans '''Préférences Systèmes''', choisir '''Réseau''', puis une fois la bonne carte réseau sélectionnée, appuyer sur Avancé.
*Dans la fenêtre qui apparaît, aller sur l'onglet '''DNS''' et dans '''Serveurs DNS''' appuyer sur le + pour ajouter '''8.8.8.8''' et une autre fois pour ajouter '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Il ne reste plus qu'à '''Appliquer''' et à tester.

====Changer de serveur DNS sous Windows XP====
*'''Démarrer > Connexions''' puis cliquer sur la connexion réseau active (par exemple la connexion WIFI)
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*Sélectionner '''Protocole Internet (TCP/IP)'''
*Cliquer sur '''Propriétés'''
*En général, en bas de la fenêtre '''Propriétés de Protocole Internet (TCP/IP)''' la configuration active est : '''Obtenir les adresses des serveurs DNS automatiquement'''
*Cocher '''Utiliser l'adresse de serveur DNS suivante :'''
*Pour '''Serveur DNS préféré''', saisir '''8.8.8.8'''
*Pour '''Serveur DNS auxiliaire''', saisir '''8.8.4.4''' (ce sont les [http://code.google.com/speed/public-dns/|serveurs DNS public Google])
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''OK'''
*Cliquer sur '''Fermer'''

===Forcer les DNS===
====Forcer les DNS sous Windows====
Attention, avec Vista, il faut appliquer une [[#Particularité_avec_Windows_Vista|procédure préalable]].
*Il est possible de résoudre ce problème de DNS en éditant le fichier C:\WINDOWS\system32\drivers\etc\hosts (avec le bloc-notes) en rajoutant la ligne (il faut remplacer structure par le sous-domaine de la plateforme OpenFlyers de votre structure) :
**Pour OF 1.3 :
<pre>178.33.105.217 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 2.1 :
<pre>87.98.145.26 structure.openflyers.fr</pre>
**Pour OF 3 :
<pre>87.98.143.237 structure.openflyers.fr</pre>
*Ensuite, il faut relancer votre PC
*Une fois la connexion correctement effectuée, il est parfois possible de supprimer cette entrée dans le fichier hosts tout en gardant la connexion.

====Particularité avec Windows Vista====
*Il faut être administrateur pour pouvoir modifier le fichier hosts.
*Il faut également copier le fichier hosts sur le bureau pour le modifier puis ensuite le recopier dans le bon répertoire (si on édite directement le fichier hosts depuis (system32\drivers\etc\) on ne peut pas le ré-enregistrer).

====Forcer les DNS sous Mac====
*lancer Terminal (dans Applications/Utilitaires)
*taper "sudo nano /etc/hosts" (il demande le mot de passe de l'utilisateur qui a les droits admin sur la machine)
*Ajouter les entrées sur le modèle de la [[#Forcer_les_DNS_sous_Windows|procédure sous Windows]]
*Faire controle-o pour enregistrer puis controle-x pour quitter
*Eventuellement, faire "dscacheutil -flushcache" si le changement n'est pas encore pris en compte.

===Ouvrir une fenêtre en ligne de commande===
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
*Aller dans le menu "Démarrer"
*Puis Tous les programmes/Accessoires
*Lancer l'"invite de commandes"
====Ouvrir une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Sous OSX (mac) il faut lancer un Terminal. Pour cela 2 solutions :
*Taper "terminal" dans spotlight
ou
*lancer l'application qui est dans Applications > Utilitaires.

===Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande===
====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Windows====
Vous pouvez faire un copier/coller en utilisant le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'invite de commandes puis en choisissant "sélectionner" et ensuite en appuyant sur le bouton gauche et en le laissant appuyer tout en sélectionnant la zone souhaitée)

====Copier/Coller dans une fenêtre en ligne de commande sous Mac====
Pour faire un copier/coller de ces informations et nous les communiquer, il suffit d'utiliser commande-C dans le terminal.

==Restriction d'accès==
En fonction de la politique de la structure, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers peut entrainer des restrictions lors de la connexion. Un message s'affiche, à ce moment là, indiquant les raisons de la restriction et le type de restriction. L'intitulé du profil est inchangé une fois connecté mais les droits associés peuvent être restreints. Par exemple, il peut ne plus être possible d'effectuer une réservation ou d'ouvrir une activité (vol).

Ces restrictions peuvent avoir lieu dans les cas suivants :
*En cas de solde insuffisant.
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit et que l'accès devrait être limité à cause du solde de l'un de ses comptes, un message d'alerte sans restriction s'affiche pour indiquer que son solde de compte est inférieur au seuil requis.
*En cas de validité obsolète (date de fin de validité dépassée), incomplète (manque de document) ou non certifiée.
*En cas de condition d'expérience récente non remplie (validité à expérience)
Cette restriction peut être surpassée à l'aide du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités-expirées|Surpasser les restrictions sur les validités expirées]]. Lorsque l'utilisateur dispose de ce droit, il n'y a pas de message d'alerte pour lui indiquer que l'absence de telle ou telle validité devrait entrainer la restriction de ses droits.

===Restriction d'accès pour un administrateur référent===
Lorsqu'un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]] se connecte et que des restrictions le concernant sont détectées, l'interrupteur '''Activer le surpassement des restrictions de droits en tant qu'administrateur référent''' s'affiche. Si l'utilisateur active l'interrupteur, il obtient automatiquement les droits suivants, même s'ils n'étaient pas présent dans le profil qu'il sélectionne :
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-les-restrictions-sur-les-validités|Surpasser les restrictions sur les validités]]
*[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]

Ainsi, l'administrateur référent n'est soumis à aucune restriction et les messages affichés sont uniquement informatifs et non bloquants. Le message suivant apparaît :
<pre>
En tant qu'administrateur référent de la plateforme, vos droits ne peuvent être restreints et vous disposez des droits "Surpasser les restrictions sur les validités" et "Surpasser la limitation du solde du compte" même s'ils ne sont pas attribués à votre profil
</pre>

=Alertes sur la page de connexion=
==Plateforme de test pour la version 4, ne pas utiliser en production==
Ce message d'alerte apparait pour les plateformes dont l'URL est sous la forme '''openflyers.com/X.of4'''.

Il s'agit de plateformes de tests qui ne doivent pas être utilisées en production car elles peuvent être écrasées par simple recopie.

==Votre navigateur n'accepte pas les cookies==
Lors de l'affichage de la page de connexion, OpenFlyers fait un test d'enregistrement de cookie depuis le navigateur (en javascript) pour vérifier que ce dernier accepte bien l'enregistrement des cookies. Si ce test échoue, le message d'alerte est affiché.

Pour corriger ce problème, il faut [[FAQ utilisateur#Navigation_dans_OpenFlyers|autoriser l'enregistrement des cookies]].

==Votre plateforme est passée à la version 4.0 d'OpenFlyers, qui propose une nouvelle interface==

Cette alerte est un message d'information qui apparaît sur les plateformes récemment migrées en version 4. Ce message s'affiche jusqu'à 90 jours après une migration.

=Alertes après l'identification=
==Alerte adresse IP bloquée==
Un message d'alerte signalant que '''l'adresse IP est bloquée''' peut apparaître lorsque vous souhaitez vous connecter. Ce message apparaît lorsque vous avez tenté de vous connecter mais que le couple identifiant / mot de passe est incorrect.

Après avoir attendu le temps indiqué par le message d'alerte, vous pouvez tenter de vous reconnecter en faisant attention [[Wikipedia-fr:Sensibilit%C3%A9_%C3%A0_la_casse|à la casse]].

==Alerte d'abonnement OpenFlyers==
A la connexion, un message d'alerte apparaît pour les utilisateurs gestionnaires lorsque l'abonnement à la plateforme OpenFlyers arrive à expiration.

Cette alerte s'affiche lorsque :
*L'abonnement expire dans 23 jours ou moins
*L'utilisateur connecté possède des droits de gestionnaire de [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 3 et plus]]

Le message d'alerte affiche un [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Renouveler-l'abonnement-OpenFlyers|lien vers la documentation pour renouveler l'abonnement]].

==Alerte sur les validités==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont soumises à échéance
*les validités à expérience récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à une semaine.

L'utilisateur a la possibilité d'activer l'interrupteur "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

=Déconnexion=
==Manuelle==
Pour se déconnecter de l'application, cliquer sur le '''pictogramme déconnexion''' situé en haut à droite de l'application : [[File:Disconnect.png]].

==Automatique==
La '''déconnexion automatique''' sécurise l'accès à l'application.

Si aucune action n'est effectuée par un utilisateur au bout de 10 minutes sur une page du planning ou au bout de 2 heures sur une page de l'onglet Admin, l'application est redirigée vers la page de connexion.

Si l'utilisateur dispose du droit [[Gestion-des-profils#Pas-de-déconnexion-automatique|Pas de déconnexion automatique]], alors la déconnexion se fait au bout de 2 heures, quelque soit la page.

Afin de pouvoir de nouveau utiliser OpenFlyers, l'utilisateur doit de nouveau entrer son identifiant et son mot de passe.

Si l'utilisateur est connecté avec un profil de type kiosque (voir [[Kiosque PC]]), alors au bout de 5 minutes d'inactivité, la page se rafraichit automatiquement pour revenir sur la page par défaut (page du planning). Cela permet de réinitialiser le compteur des 10 minutes avant une déconnexion et ainsi de maintenir la connexion tout le temps active.

=Réinitialiser son mot de passe=
Attention, lorsqu'un mot de passe est perdu vous n'avez que trois tentatives possibles pour le retrouver. A la 4ème tentative un compteur exponentiel s'active pour éviter les robots créés par les pirates de tenter d'accéder aux plateformes par des [[Wikipedia-fr:Attaque_par_force_brute|attaques par force brute]].

Par contre, vous pouvez ré-initialiser votre mot de passe depuis la page d'accueil de votre plateforme OpenFlyers :
*Cliquer sur le lien '''Mot de passe oublié ?'''
*Dans le formulaire '''Demande de réinitialisation du mot de passe''', remplissez le champ '''E-mail''' avec l'adresse e-mail qui est enregistrée dans votre plateforme OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
*Si l'e-mail est valide et présent en base de données, alors le message suivant doit s'afficher :
'''Merci, un e-mail avec les détails pour réinitialiser le mot de passe a été envoyé sur cette adresse e-mail.'''
*Récupérer l'e-mail dans votre messagerie, il s'intitule :
'''Demande de réinitialisation du mot de passe à openflyers.com/xxx'''
et contient les éléments suivants :
<pre>Jean MERMOZ,

Pour compléter la phase de réinitialisation du mot de passe de votre compte, vous devrez entrer l'URL ci-dessous dans votre navigateur web.
openflyers.com/nom-de-plateforme/index.php?menuAction=password_reset

Vous devrez ensuite entrer les données suivantes :
Identifiant : jmermoz
Code d'activation : 2827230595252713d5b5f1

Merci,
L'équipe OpenFlyers</pre>
*Cliquer sur le lien de l'e-mail pour retourner sur la page de réinitialisation de mot de passe
*Dans le 2ème formulaire intitulé '''Réinitialisation du mot de passe''', renseigner les champs :
**'''Identifiant''' avec votre identifiant de connexion OpenFlyers qui vous a été rappelé dans l'e-mail de réinitialisation
**'''Code d'activation''' avec le code d'activation reçu par e-mail
*Cliquer sur le bouton '''REINITIALISER'''

Validités

2026-01-16T09:15:21Z

Helyousfi: /* Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Validités

2026-01-16T09:13:01Z

Helyousfi: /* Certification manuelle */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Alertes de configuration

2026-01-15T10:08:46Z

Helyousfi: /* La plateforme a plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. Les utilisateurs concernés sont : XXX */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire les actions à entreprendre pour corriger les '''alertes de configuration''' qui peuvent apparaitre sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Attention : dès qu'une nouvelle alerte apparait, il faut la prendre en compte et la traiter sans délai. En effet, bien souvent ces alertes peuvent être corrigées directement par un gestionnaire de la structure sans avoir à remonter le problème à l'équipe OpenFlyers. Cependant, si les écritures comptables ou d'activité liées à cette alerte ont été validées, alors vous êtes obligé de faire intervenir l'équipe OpenFlyers. Dans ce cas, le temps d'intervention pour la dé-validation des écritures concernées est soit facturé soit décompté de votre bonus assistance / développement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Action annulée car il faut que chaque variable dispose d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable]]=

=Alertes liées à des absences de règles de tarification en base de données=
==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol==
Tout vol génère une charge (essence, maintenance, etc.). De ce fait, tout vol doit généré un chiffre d'affaire. Même dans le cas où le coût du vol est supporté par la structure, comptablement ce vol doit générer une charge pour la structure.

Il arrive parfois que le paramétrage puisse avoir été mis en place en oubliant un cas et ainsi lorsqu'un tel vol est saisi, il n'y a pas de mouvement comptable qui est généré. Afin, de pouvoir identifier ces "trous" comptables, une alerte est générée côté admin pour les vols dont la date est postérieure à la date de début de l'exercice comptable en cours.

Cette alerte peut aussi apparaître à la suite de cette opération :
* Désactivation de la gestion des comptes
* Saisie d'un vol. Vu que la gestion des comptes est désactivé, aucune mouvement comptable n'est généré pour le vol.
* Réactivation de la gestion des comptes

Pour résoudre ce problème, 2 cas possibles :
*Le vol n'a été validé : dans ce cas, il faut mettre en place (en général en demandant à l'équipe OpenFlyers) de vérifier les règles mises en place et de les compléter pour que ce cas soit traité. Une fois que les règles sont complétées, il suffit de re-saisir le vol.
*Le vol a été validé : dans ce cas, il n'est plus possible d'intervenir sur le vol. Par contre, il est possible de générer manuellement le flux manquant. Ensuite, il suffira d'attendre la clôture de la comptabilité pour que ce message disparaisse.

==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol créé par le boîtier d'interconnexion GPS/GSM dont le pilote n'est pas renseigné==
Lorsqu'un vol est récupéré via un boîtier d'interconnexion GPS/GSM ([[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]) et qu'il n'existe pas de correspondance dans notre base de données, le vol est créé sans pilote, ce qui empêche la génération automatique d'un mouvement comptable. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le vol et de prendre l'une des deux actions suivantes :

*Supprimer le vol s'il est dupliqué.
*Renseigner manuellement le pilote en modifiant l'activité.

=Alertes liées à des ruptures d'intégrité de base de données=
Une rupture d'intégrité de base de données se produit lorsqu'une entrée dans une table de la base de données fait référence à une autre entrée dans cette même base de données et que cette entrée n'existe pas. Par extension, l'équipe de développement OpenFlyers inclut dans la famille des ruptures d'intégrité de base de données un mauvais enregistrement qui devrait être lié à une autre entrée mais que cette liaison n'existe pas soit du fait que logiciel a été mal programmé ou que la plateforme a été mal configurée. D'un point de vu utilisateur le résultat est le même : la base de données n'est pas "propre" et il faut y remédier.

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable x du ...==
Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**la re-saisir en tant que vol
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable X (Probablement une duplication)==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé et qui pourrait faire doublon avec une autre écriture comptable liées à un vol.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Le vol X est validé mais les écritures comptables du flux Y associées au vol ne sont pas validées==

Cette alerte apparaît lorsqu'un vol est validé sans que ses écritures comptables ne le soient.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers intervienne en validant les écritures comptables associées.

==Vous avez des entrées de la table flight_pilot qui pointent sur des vols absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre le détail d'un vol et un vol qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers nettoie la base de données en supprimant les entrées concernées.

==Vous avez des flux qui pointent sur des comptes absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable et un compte qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème :
*Créer un compte de bilan intitulé "En attente d'affectation" et de code d'export "471"
*[[Rapporter un bug|Rapporter le problème]]
L'équipe OpenFlyers attribuera le compte "En attente d'affectation" en lieu et place du compte disparu.

=Alertes liées à la cohérence des comptes=
Dans OpenFlyers, il existe 2 notions liées à la comptabilité :
*[[Comptabilité#Catégories-de-comptes|Les catégories de comptes]] qui sont une notion interne à OpenFlyers
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|Les comptes d'export]] qui sont une notion de comptabilité qui dépend du système comptable utilisé, par exemple le plan comptable français

Pour chaque compte défini dans OpenFlyers, la cohérence entre sa catégorie de comptes et son compte d'export est fondamentale pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|clôturer l'exercice comptable]] correctement. En effet, lors de l'opération [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-les-comptes|Solder les comptes]], seuls les comptes de catégorie charges, produits, et éventuellement ressources sont mis à 0. Par conséquent, si la correspondance n'est pas respectée, alors il peut y avoir des comptes qui se retrouvent soldés alors qu'il s'agissait de [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|comptes de bilan, au sens de la comptabilité française,]] et inversement il peut y avoir des [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] qui ne soient pas soldés.

Cette famille d'alertes permet de détecter des incohérences, pour chaque compte, entre sa catégorie de compte et la racine de son compte d'export. La racine d'un compte d'export correspond au premier chiffre du compte d'export. Par exemple, pour un compte d'export ''601100'', la racine est ''6''.

Pour chaque compte, OpenFlyers vérifie les correspondances suivantes entre la racine du compte d'export et sa catégorie :
*Les comptes dont le compte d'export commence par 6 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]
*Les comptes dont le compte d'export commence par 7 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]

OpenFlyers affiche des alertes d'incohérences :
*A la racine des onglets '''Gestion''' et '''Admin''' comme pour les autres alertes de configuration
*Dans '''Gestion > Comptes > Edition > Compte de résultat'''
*Dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

La consultation et la modification se fait dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''', puis :
*Pour les catégories de comptes : colonne '''Catégorie'''
*Pour les comptes d'export : colonne '''Compte d'export'''

==Comptes de racine 6 sans catégorie Compte de charges ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 6 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de charges''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de charges sans racine 6==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 6.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 6.

==Comptes de racine 7 sans catégorie Compte de produits ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 7 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de produits''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de produits sans racine 7==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 7.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 7.
*Vérifier que l'alerte a disparu

=Alertes liées au logo de la structure=

==Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge==
Lorsque le logo est présent mais qu'il utilise un format n'est pas pris en charge, l'alerte "'''Le format du logo de la structure XXX n\'est pas pris en charge et peut empêcher la génération ou la signature des factures PDF...'''" est affichée. Dans ce cas le type MIME détecté n'est pas supporté pour la génération des factures PDF.

Cette situation se produit notamment après un téléversement via le formulaire ''Coordonnées'' avec un format exotique ou un fichier mal identifié (par exemple un fichier "x-png").

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser le fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

==Le logo de la structure est manquant==
La comptabilité nécessite la présence d'un logo pour générer ou signer les factures PDF. Lorsqu'aucune image n'est enregistrée dans la fiche structure, l'alerte "'''Le logo de la structure est manquant, il est nécessaire pour générer les factures.'''" apparaît sur l'accueil administrateur.

Cette situation survient souvent après l'ouverture d'une nouvelle plateforme ou après la suppression accidentelle du fichier depuis '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''.

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser un fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

=Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des activités, tels que des vols, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas validés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des activités, il faut valider ces activités en suivant la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|Valider une activité]].

Si toutes les activités de toutes les ressources sont validées et que le message d'alerte continue à s'afficher cela vient de ressources pour lesquelles la saisie d'activité a été désactivée sans que les activités soient validées. Dans ce cas, il faut réactiver temporairement la saisie d'activité pour la ressource concernée dans '''Gestion > Ressources > Actives'''. Il peut être nécessaire de désactiver temporairement une autre ressource pour rester dans le volume de ressources permis par l'abonnement.

=Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des encaissements, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas pointés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des encaissements saisis, il faut les pointer en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Pointer-les-encaissements|Pointer les encaissements]].

=La gestion des comptes est activée mais l'utilisateur X n'a pas de compte Y=
Cette alerte apparait lorsqu'un utilisateur a été créé et que le compte Y correspondant à l'un de ces profils n'est pas activé.

Il faut [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour prise en compte et en attendant sa correction, il est possible de contourner les conséquences de ce problème en créant manuellement les comptes concernés :
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''
*Retrouver l'utilisateur concerné
*Cliquer sur l'icône symbolisant une "check" dans une pastille rouge correspondant à la ligne de l'utilisateur et à la colonne du compte concerné afin de l'activer.

=La gestion des vols est activée mais l'autonomie n'est pas défini pour le type de ressource X=
Ce message d'erreur apparait lorsque un type de ressource a été créé sans définir d'autonomie.

Cela se corrige en suivant la [[Gestion des ressources#Ajouter_un_type_de_ressource|procédure d'ajout de type de ressource]].

=La plateforme a plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. Les utilisateurs concernés sont : XXX=
Cette alerte apparaît lorsque la plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. L'alerte liste les utilisateurs concernés.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Vérifier les profils ayant un [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau d'accréditation]] égal à 6.
*Le cas échéant retirer des droits à des profils qui n'ont pas vocation à avoir des droits de niveau 6. Cela peut permettre de diminuer le nombre d'utilisateurs ayant un profil de niveau 6.
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Retirer aux utilisateurs qui n'en n'ont pas besoin les profils de niveau 6, afin de réduire le nombre total d'utilisateurs ayant ce niveau d'accréditation à 3.

=La plateforme est synchronisée avec un dispositif de géolocalisation, même si l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas à jour=
Cette alerte apparaît lorsque l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas réglé, alors que la plateforme a déjà au moins un boîtier de géolocalisation synchronisé: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].

La solution est de payer l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM.

=Le formulaire de configuration de l'export aeral n'a pas été rempli ou sauvegardé=
Cette alerte apparaît lorsque le [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|formulaire du paramétrage d'export aeral]] n'a pas été rempli ou sauvegardé.

Pour résoudre ce probllème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral]].
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|ce chapitre]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.

=Le nombre de ressources actives, pour lesquelles l'activité peut être saisie et configurées pour la synchronisation avec un boîtier de géolocalisation a dépassé la limite autorisée par l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM=
Cette alerte apparaît lorsque :

*L'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM est déjà réglé.
*La synchronisation est effectuée pour au moins un boîtier de géolocalisation: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].
*Le nombre de ressources actives, configurées pour la saisie d'activité et ayant le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' renseigné, dépasse le nombre de ressources autorisées par l'abonnement.

Pour résoudre ce problème, vider le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' des ressources souhaitées afin de ne conserver que le nombre autorisé par l'abonnement.

=Le produit XXX est sans type de vente=

Ce message d'erreur apparaître quand un produit n'a pas de type de vente associé. Pour corriger cela, il faut [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration|affecter un type de vente au produit signalé]].

=Le type de paiement X est sans ventilation=
Cette alerte apparait lorsqu'il existe un type de paiement sans de ventilation associée.

Il faut :
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|supprimer le type de paiement inutile]]
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|rajouter la ventilation]]

=L'exercice comptable courant a plus d'un an=
Cette alerte apparait lorsque l'exercice comptable en cours date de plus de 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice comptable qui dure en général 1 an. Il a pour objectif de rappeler aux gestionnaires en charge du suivi de la comptabilité dans OpenFlyers qu'il leur faut [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|procéder à la clôture de l'exercice comptable]].

=L'identifiant admin n'a pas été supprimé=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Une armoire à clés est paramétrée cependant la dernière synchronisation remonte à X=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme est paramétrée avec l'utilisation d'une armoire à clés et que cette armoire ne s'est pas connectée à la plateforme OpenFlyers depuis la date X :
*soit pour une demande de libération de clés dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]]
*soit pour une synchronisation dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]] ou d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]].

Ce message d'alerte est donc une sécurité qui permet d'être alerté dans le cas où aucune communication ne s'est établie entre l'armoire et la plateforme depuis la date indiquée par le message d'alerte.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut :
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]] faire une demande de libération de clés et vérifier que cette demande aboutie
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]] ou une armoire [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]], il faut vérifier les fichiers de mise à jour de la base de données de l'armoire contenue sur le PC pilotant l'armoire et vérifier que la tâche de fond tourne toujours.

=Utiliser correctement la fonctionnalité 'Importer les relevés bancaires par API' en prolongant l'agrégation des banques au-delà de 90 jours après la dernière date d'authentification=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme a un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]] dont leurs dates d'authentification arrive à 30 jours ou moins de l'échéance (la dernière date d'authentification + 90 jours).

Ce message d'alerte permet d'être alerté dans le cas où aucune [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|communication par email]] ne s'est établie entre la plateforme et l'utilisateur.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut [[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l%27agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]

=Vol X dans le futur au Y=
Cette alerte apparait lorsqu'il y a des vols dont la date de début est postérieure au lendemain.

=Vous avez un ou plusieurs produits qui ont été validés mais dont les écritures ne le sont pas=

Cette alerte apparait lorsque des produits ont été validés alors que les écritures ne l'ont pas été.

A la suite de l'erreur est affiché le nombre de cas concernés et la date et heure du premier cas concerné.

Il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers le traite.

Alertes de configuration

2026-01-15T10:08:23Z

Helyousfi: /* Le logo de la structure est manquant */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire les actions à entreprendre pour corriger les '''alertes de configuration''' qui peuvent apparaitre sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Attention : dès qu'une nouvelle alerte apparait, il faut la prendre en compte et la traiter sans délai. En effet, bien souvent ces alertes peuvent être corrigées directement par un gestionnaire de la structure sans avoir à remonter le problème à l'équipe OpenFlyers. Cependant, si les écritures comptables ou d'activité liées à cette alerte ont été validées, alors vous êtes obligé de faire intervenir l'équipe OpenFlyers. Dans ce cas, le temps d'intervention pour la dé-validation des écritures concernées est soit facturé soit décompté de votre bonus assistance / développement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Action annulée car il faut que chaque variable dispose d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable]]=

=Alertes liées à des absences de règles de tarification en base de données=
==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol==
Tout vol génère une charge (essence, maintenance, etc.). De ce fait, tout vol doit généré un chiffre d'affaire. Même dans le cas où le coût du vol est supporté par la structure, comptablement ce vol doit générer une charge pour la structure.

Il arrive parfois que le paramétrage puisse avoir été mis en place en oubliant un cas et ainsi lorsqu'un tel vol est saisi, il n'y a pas de mouvement comptable qui est généré. Afin, de pouvoir identifier ces "trous" comptables, une alerte est générée côté admin pour les vols dont la date est postérieure à la date de début de l'exercice comptable en cours.

Cette alerte peut aussi apparaître à la suite de cette opération :
* Désactivation de la gestion des comptes
* Saisie d'un vol. Vu que la gestion des comptes est désactivé, aucune mouvement comptable n'est généré pour le vol.
* Réactivation de la gestion des comptes

Pour résoudre ce problème, 2 cas possibles :
*Le vol n'a été validé : dans ce cas, il faut mettre en place (en général en demandant à l'équipe OpenFlyers) de vérifier les règles mises en place et de les compléter pour que ce cas soit traité. Une fois que les règles sont complétées, il suffit de re-saisir le vol.
*Le vol a été validé : dans ce cas, il n'est plus possible d'intervenir sur le vol. Par contre, il est possible de générer manuellement le flux manquant. Ensuite, il suffira d'attendre la clôture de la comptabilité pour que ce message disparaisse.

==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol créé par le boîtier d'interconnexion GPS/GSM dont le pilote n'est pas renseigné==
Lorsqu'un vol est récupéré via un boîtier d'interconnexion GPS/GSM ([[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]) et qu'il n'existe pas de correspondance dans notre base de données, le vol est créé sans pilote, ce qui empêche la génération automatique d'un mouvement comptable. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le vol et de prendre l'une des deux actions suivantes :

*Supprimer le vol s'il est dupliqué.
*Renseigner manuellement le pilote en modifiant l'activité.

=Alertes liées à des ruptures d'intégrité de base de données=
Une rupture d'intégrité de base de données se produit lorsqu'une entrée dans une table de la base de données fait référence à une autre entrée dans cette même base de données et que cette entrée n'existe pas. Par extension, l'équipe de développement OpenFlyers inclut dans la famille des ruptures d'intégrité de base de données un mauvais enregistrement qui devrait être lié à une autre entrée mais que cette liaison n'existe pas soit du fait que logiciel a été mal programmé ou que la plateforme a été mal configurée. D'un point de vu utilisateur le résultat est le même : la base de données n'est pas "propre" et il faut y remédier.

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable x du ...==
Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**la re-saisir en tant que vol
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable X (Probablement une duplication)==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé et qui pourrait faire doublon avec une autre écriture comptable liées à un vol.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Le vol X est validé mais les écritures comptables du flux Y associées au vol ne sont pas validées==

Cette alerte apparaît lorsqu'un vol est validé sans que ses écritures comptables ne le soient.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers intervienne en validant les écritures comptables associées.

==Vous avez des entrées de la table flight_pilot qui pointent sur des vols absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre le détail d'un vol et un vol qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers nettoie la base de données en supprimant les entrées concernées.

==Vous avez des flux qui pointent sur des comptes absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable et un compte qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème :
*Créer un compte de bilan intitulé "En attente d'affectation" et de code d'export "471"
*[[Rapporter un bug|Rapporter le problème]]
L'équipe OpenFlyers attribuera le compte "En attente d'affectation" en lieu et place du compte disparu.

=Alertes liées à la cohérence des comptes=
Dans OpenFlyers, il existe 2 notions liées à la comptabilité :
*[[Comptabilité#Catégories-de-comptes|Les catégories de comptes]] qui sont une notion interne à OpenFlyers
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|Les comptes d'export]] qui sont une notion de comptabilité qui dépend du système comptable utilisé, par exemple le plan comptable français

Pour chaque compte défini dans OpenFlyers, la cohérence entre sa catégorie de comptes et son compte d'export est fondamentale pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|clôturer l'exercice comptable]] correctement. En effet, lors de l'opération [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-les-comptes|Solder les comptes]], seuls les comptes de catégorie charges, produits, et éventuellement ressources sont mis à 0. Par conséquent, si la correspondance n'est pas respectée, alors il peut y avoir des comptes qui se retrouvent soldés alors qu'il s'agissait de [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|comptes de bilan, au sens de la comptabilité française,]] et inversement il peut y avoir des [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] qui ne soient pas soldés.

Cette famille d'alertes permet de détecter des incohérences, pour chaque compte, entre sa catégorie de compte et la racine de son compte d'export. La racine d'un compte d'export correspond au premier chiffre du compte d'export. Par exemple, pour un compte d'export ''601100'', la racine est ''6''.

Pour chaque compte, OpenFlyers vérifie les correspondances suivantes entre la racine du compte d'export et sa catégorie :
*Les comptes dont le compte d'export commence par 6 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]
*Les comptes dont le compte d'export commence par 7 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]

OpenFlyers affiche des alertes d'incohérences :
*A la racine des onglets '''Gestion''' et '''Admin''' comme pour les autres alertes de configuration
*Dans '''Gestion > Comptes > Edition > Compte de résultat'''
*Dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

La consultation et la modification se fait dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''', puis :
*Pour les catégories de comptes : colonne '''Catégorie'''
*Pour les comptes d'export : colonne '''Compte d'export'''

==Comptes de racine 6 sans catégorie Compte de charges ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 6 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de charges''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de charges sans racine 6==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 6.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 6.

==Comptes de racine 7 sans catégorie Compte de produits ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 7 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de produits''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de produits sans racine 7==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 7.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 7.
*Vérifier que l'alerte a disparu

=Alertes liées au logo de la structure=

==Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge==
Lorsque le logo est présent mais qu'il utilise un format n'est pas pris en charge, l'alerte "'''Le format du logo de la structure XXX n\'est pas pris en charge et peut empêcher la génération ou la signature des factures PDF...'''" est affichée. Dans ce cas le type MIME détecté n'est pas supporté pour la génération des factures PDF.

Cette situation se produit notamment après un téléversement via le formulaire ''Coordonnées'' avec un format exotique ou un fichier mal identifié (par exemple un fichier "x-png").

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser le fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

==Le logo de la structure est manquant==
La comptabilité nécessite la présence d'un logo pour générer ou signer les factures PDF. Lorsqu'aucune image n'est enregistrée dans la fiche structure, l'alerte "'''Le logo de la structure est manquant, il est nécessaire pour générer les factures.'''" apparaît sur l'accueil administrateur.

Cette situation survient souvent après l'ouverture d'une nouvelle plateforme ou après la suppression accidentelle du fichier depuis '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''.

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser un fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

=Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des activités, tels que des vols, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas validés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des activités, il faut valider ces activités en suivant la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|Valider une activité]].

Si toutes les activités de toutes les ressources sont validées et que le message d'alerte continue à s'afficher cela vient de ressources pour lesquelles la saisie d'activité a été désactivée sans que les activités soient validées. Dans ce cas, il faut réactiver temporairement la saisie d'activité pour la ressource concernée dans '''Gestion > Ressources > Actives'''. Il peut être nécessaire de désactiver temporairement une autre ressource pour rester dans le volume de ressources permis par l'abonnement.

=Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des encaissements, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas pointés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des encaissements saisis, il faut les pointer en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Pointer-les-encaissements|Pointer les encaissements]].

=La gestion des comptes est activée mais l'utilisateur X n'a pas de compte Y=
Cette alerte apparait lorsqu'un utilisateur a été créé et que le compte Y correspondant à l'un de ces profils n'est pas activé.

Il faut [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour prise en compte et en attendant sa correction, il est possible de contourner les conséquences de ce problème en créant manuellement les comptes concernés :
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''
*Retrouver l'utilisateur concerné
*Cliquer sur l'icône symbolisant une "check" dans une pastille rouge correspondant à la ligne de l'utilisateur et à la colonne du compte concerné afin de l'activer.

=La gestion des vols est activée mais l'autonomie n'est pas défini pour le type de ressource X=
Ce message d'erreur apparait lorsque un type de ressource a été créé sans définir d'autonomie.

Cela se corrige en suivant la [[Gestion des ressources#Ajouter_un_type_de_ressource|procédure d'ajout de type de ressource]].

=La plateforme a plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. Les utilisateurs concernés sont : XXX=
Cette alerte apparaît lorsque la plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. L'alerte liste les utilisateurs concernés.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs › Profils'''
*Vérifier les profils ayant un [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau d'accréditation]] égal à 6.
*Le cas échéant retirer des droits à des profils qui n'ont pas vocation à avoir des droits de niveau 6. Cela peut permettre de diminuer le nombre d'utilisateurs ayant un profil de niveau 6.
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Retirer aux utilisateurs qui n'en n'ont pas besoin les profils de niveau 6, afin de réduire le nombre total d'utilisateurs ayant ce niveau d'accréditation à 3.

=La plateforme est synchronisée avec un dispositif de géolocalisation, même si l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas à jour=
Cette alerte apparaît lorsque l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas réglé, alors que la plateforme a déjà au moins un boîtier de géolocalisation synchronisé: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].

La solution est de payer l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM.

=Le formulaire de configuration de l'export aeral n'a pas été rempli ou sauvegardé=
Cette alerte apparaît lorsque le [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|formulaire du paramétrage d'export aeral]] n'a pas été rempli ou sauvegardé.

Pour résoudre ce probllème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral]].
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|ce chapitre]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.

=Le nombre de ressources actives, pour lesquelles l'activité peut être saisie et configurées pour la synchronisation avec un boîtier de géolocalisation a dépassé la limite autorisée par l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM=
Cette alerte apparaît lorsque :

*L'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM est déjà réglé.
*La synchronisation est effectuée pour au moins un boîtier de géolocalisation: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].
*Le nombre de ressources actives, configurées pour la saisie d'activité et ayant le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' renseigné, dépasse le nombre de ressources autorisées par l'abonnement.

Pour résoudre ce problème, vider le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' des ressources souhaitées afin de ne conserver que le nombre autorisé par l'abonnement.

=Le produit XXX est sans type de vente=

Ce message d'erreur apparaître quand un produit n'a pas de type de vente associé. Pour corriger cela, il faut [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration|affecter un type de vente au produit signalé]].

=Le type de paiement X est sans ventilation=
Cette alerte apparait lorsqu'il existe un type de paiement sans de ventilation associée.

Il faut :
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|supprimer le type de paiement inutile]]
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|rajouter la ventilation]]

=L'exercice comptable courant a plus d'un an=
Cette alerte apparait lorsque l'exercice comptable en cours date de plus de 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice comptable qui dure en général 1 an. Il a pour objectif de rappeler aux gestionnaires en charge du suivi de la comptabilité dans OpenFlyers qu'il leur faut [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|procéder à la clôture de l'exercice comptable]].

=L'identifiant admin n'a pas été supprimé=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Une armoire à clés est paramétrée cependant la dernière synchronisation remonte à X=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme est paramétrée avec l'utilisation d'une armoire à clés et que cette armoire ne s'est pas connectée à la plateforme OpenFlyers depuis la date X :
*soit pour une demande de libération de clés dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]]
*soit pour une synchronisation dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]] ou d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]].

Ce message d'alerte est donc une sécurité qui permet d'être alerté dans le cas où aucune communication ne s'est établie entre l'armoire et la plateforme depuis la date indiquée par le message d'alerte.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut :
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]] faire une demande de libération de clés et vérifier que cette demande aboutie
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]] ou une armoire [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]], il faut vérifier les fichiers de mise à jour de la base de données de l'armoire contenue sur le PC pilotant l'armoire et vérifier que la tâche de fond tourne toujours.

=Utiliser correctement la fonctionnalité 'Importer les relevés bancaires par API' en prolongant l'agrégation des banques au-delà de 90 jours après la dernière date d'authentification=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme a un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]] dont leurs dates d'authentification arrive à 30 jours ou moins de l'échéance (la dernière date d'authentification + 90 jours).

Ce message d'alerte permet d'être alerté dans le cas où aucune [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|communication par email]] ne s'est établie entre la plateforme et l'utilisateur.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut [[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l%27agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]

=Vol X dans le futur au Y=
Cette alerte apparait lorsqu'il y a des vols dont la date de début est postérieure au lendemain.

=Vous avez un ou plusieurs produits qui ont été validés mais dont les écritures ne le sont pas=

Cette alerte apparait lorsque des produits ont été validés alors que les écritures ne l'ont pas été.

A la suite de l'erreur est affiché le nombre de cas concernés et la date et heure du premier cas concerné.

Il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers le traite.

Alertes de configuration

2026-01-15T10:07:54Z

Helyousfi: /* Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire les actions à entreprendre pour corriger les '''alertes de configuration''' qui peuvent apparaitre sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Attention : dès qu'une nouvelle alerte apparait, il faut la prendre en compte et la traiter sans délai. En effet, bien souvent ces alertes peuvent être corrigées directement par un gestionnaire de la structure sans avoir à remonter le problème à l'équipe OpenFlyers. Cependant, si les écritures comptables ou d'activité liées à cette alerte ont été validées, alors vous êtes obligé de faire intervenir l'équipe OpenFlyers. Dans ce cas, le temps d'intervention pour la dé-validation des écritures concernées est soit facturé soit décompté de votre bonus assistance / développement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Action annulée car il faut que chaque variable dispose d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable]]=

=Alertes liées à des absences de règles de tarification en base de données=
==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol==
Tout vol génère une charge (essence, maintenance, etc.). De ce fait, tout vol doit généré un chiffre d'affaire. Même dans le cas où le coût du vol est supporté par la structure, comptablement ce vol doit générer une charge pour la structure.

Il arrive parfois que le paramétrage puisse avoir été mis en place en oubliant un cas et ainsi lorsqu'un tel vol est saisi, il n'y a pas de mouvement comptable qui est généré. Afin, de pouvoir identifier ces "trous" comptables, une alerte est générée côté admin pour les vols dont la date est postérieure à la date de début de l'exercice comptable en cours.

Cette alerte peut aussi apparaître à la suite de cette opération :
* Désactivation de la gestion des comptes
* Saisie d'un vol. Vu que la gestion des comptes est désactivé, aucune mouvement comptable n'est généré pour le vol.
* Réactivation de la gestion des comptes

Pour résoudre ce problème, 2 cas possibles :
*Le vol n'a été validé : dans ce cas, il faut mettre en place (en général en demandant à l'équipe OpenFlyers) de vérifier les règles mises en place et de les compléter pour que ce cas soit traité. Une fois que les règles sont complétées, il suffit de re-saisir le vol.
*Le vol a été validé : dans ce cas, il n'est plus possible d'intervenir sur le vol. Par contre, il est possible de générer manuellement le flux manquant. Ensuite, il suffira d'attendre la clôture de la comptabilité pour que ce message disparaisse.

==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol créé par le boîtier d'interconnexion GPS/GSM dont le pilote n'est pas renseigné==
Lorsqu'un vol est récupéré via un boîtier d'interconnexion GPS/GSM ([[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]) et qu'il n'existe pas de correspondance dans notre base de données, le vol est créé sans pilote, ce qui empêche la génération automatique d'un mouvement comptable. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le vol et de prendre l'une des deux actions suivantes :

*Supprimer le vol s'il est dupliqué.
*Renseigner manuellement le pilote en modifiant l'activité.

=Alertes liées à des ruptures d'intégrité de base de données=
Une rupture d'intégrité de base de données se produit lorsqu'une entrée dans une table de la base de données fait référence à une autre entrée dans cette même base de données et que cette entrée n'existe pas. Par extension, l'équipe de développement OpenFlyers inclut dans la famille des ruptures d'intégrité de base de données un mauvais enregistrement qui devrait être lié à une autre entrée mais que cette liaison n'existe pas soit du fait que logiciel a été mal programmé ou que la plateforme a été mal configurée. D'un point de vu utilisateur le résultat est le même : la base de données n'est pas "propre" et il faut y remédier.

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable x du ...==
Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**la re-saisir en tant que vol
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable X (Probablement une duplication)==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé et qui pourrait faire doublon avec une autre écriture comptable liées à un vol.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Le vol X est validé mais les écritures comptables du flux Y associées au vol ne sont pas validées==

Cette alerte apparaît lorsqu'un vol est validé sans que ses écritures comptables ne le soient.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers intervienne en validant les écritures comptables associées.

==Vous avez des entrées de la table flight_pilot qui pointent sur des vols absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre le détail d'un vol et un vol qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers nettoie la base de données en supprimant les entrées concernées.

==Vous avez des flux qui pointent sur des comptes absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable et un compte qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème :
*Créer un compte de bilan intitulé "En attente d'affectation" et de code d'export "471"
*[[Rapporter un bug|Rapporter le problème]]
L'équipe OpenFlyers attribuera le compte "En attente d'affectation" en lieu et place du compte disparu.

=Alertes liées à la cohérence des comptes=
Dans OpenFlyers, il existe 2 notions liées à la comptabilité :
*[[Comptabilité#Catégories-de-comptes|Les catégories de comptes]] qui sont une notion interne à OpenFlyers
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|Les comptes d'export]] qui sont une notion de comptabilité qui dépend du système comptable utilisé, par exemple le plan comptable français

Pour chaque compte défini dans OpenFlyers, la cohérence entre sa catégorie de comptes et son compte d'export est fondamentale pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|clôturer l'exercice comptable]] correctement. En effet, lors de l'opération [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-les-comptes|Solder les comptes]], seuls les comptes de catégorie charges, produits, et éventuellement ressources sont mis à 0. Par conséquent, si la correspondance n'est pas respectée, alors il peut y avoir des comptes qui se retrouvent soldés alors qu'il s'agissait de [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|comptes de bilan, au sens de la comptabilité française,]] et inversement il peut y avoir des [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] qui ne soient pas soldés.

Cette famille d'alertes permet de détecter des incohérences, pour chaque compte, entre sa catégorie de compte et la racine de son compte d'export. La racine d'un compte d'export correspond au premier chiffre du compte d'export. Par exemple, pour un compte d'export ''601100'', la racine est ''6''.

Pour chaque compte, OpenFlyers vérifie les correspondances suivantes entre la racine du compte d'export et sa catégorie :
*Les comptes dont le compte d'export commence par 6 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]
*Les comptes dont le compte d'export commence par 7 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]

OpenFlyers affiche des alertes d'incohérences :
*A la racine des onglets '''Gestion''' et '''Admin''' comme pour les autres alertes de configuration
*Dans '''Gestion > Comptes > Edition > Compte de résultat'''
*Dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

La consultation et la modification se fait dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''', puis :
*Pour les catégories de comptes : colonne '''Catégorie'''
*Pour les comptes d'export : colonne '''Compte d'export'''

==Comptes de racine 6 sans catégorie Compte de charges ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 6 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de charges''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de charges sans racine 6==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 6.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 6.

==Comptes de racine 7 sans catégorie Compte de produits ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 7 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de produits''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de produits sans racine 7==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 7.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 7.
*Vérifier que l'alerte a disparu

=Alertes liées au logo de la structure=

==Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge==
Lorsque le logo est présent mais qu'il utilise un format n'est pas pris en charge, l'alerte "'''Le format du logo de la structure XXX n\'est pas pris en charge et peut empêcher la génération ou la signature des factures PDF...'''" est affichée. Dans ce cas le type MIME détecté n'est pas supporté pour la génération des factures PDF.

Cette situation se produit notamment après un téléversement via le formulaire ''Coordonnées'' avec un format exotique ou un fichier mal identifié (par exemple un fichier "x-png").

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser le fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

==Le logo de la structure est manquant==
La comptabilité nécessite la présence d'un logo pour générer ou signer les factures PDF. Lorsqu'aucune image n'est enregistrée dans la fiche structure, l'alerte "'''Le logo de la structure est manquant, il est nécessaire pour générer les factures.'''" apparaît sur l'accueil administrateur.

Cette situation survient souvent après l'ouverture d'une nouvelle plateforme ou après la suppression accidentelle du fichier depuis '''Admin > Structure > Coordonnées'''.

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser un fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

=Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des activités, tels que des vols, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas validés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des activités, il faut valider ces activités en suivant la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|Valider une activité]].

Si toutes les activités de toutes les ressources sont validées et que le message d'alerte continue à s'afficher cela vient de ressources pour lesquelles la saisie d'activité a été désactivée sans que les activités soient validées. Dans ce cas, il faut réactiver temporairement la saisie d'activité pour la ressource concernée dans '''Gestion > Ressources > Actives'''. Il peut être nécessaire de désactiver temporairement une autre ressource pour rester dans le volume de ressources permis par l'abonnement.

=Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des encaissements, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas pointés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des encaissements saisis, il faut les pointer en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Pointer-les-encaissements|Pointer les encaissements]].

=La gestion des comptes est activée mais l'utilisateur X n'a pas de compte Y=
Cette alerte apparait lorsqu'un utilisateur a été créé et que le compte Y correspondant à l'un de ces profils n'est pas activé.

Il faut [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour prise en compte et en attendant sa correction, il est possible de contourner les conséquences de ce problème en créant manuellement les comptes concernés :
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''
*Retrouver l'utilisateur concerné
*Cliquer sur l'icône symbolisant une "check" dans une pastille rouge correspondant à la ligne de l'utilisateur et à la colonne du compte concerné afin de l'activer.

=La gestion des vols est activée mais l'autonomie n'est pas défini pour le type de ressource X=
Ce message d'erreur apparait lorsque un type de ressource a été créé sans définir d'autonomie.

Cela se corrige en suivant la [[Gestion des ressources#Ajouter_un_type_de_ressource|procédure d'ajout de type de ressource]].

=La plateforme a plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. Les utilisateurs concernés sont : XXX=
Cette alerte apparaît lorsque la plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. L'alerte liste les utilisateurs concernés.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs › Profils'''
*Vérifier les profils ayant un [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau d'accréditation]] égal à 6.
*Le cas échéant retirer des droits à des profils qui n'ont pas vocation à avoir des droits de niveau 6. Cela peut permettre de diminuer le nombre d'utilisateurs ayant un profil de niveau 6.
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Retirer aux utilisateurs qui n'en n'ont pas besoin les profils de niveau 6, afin de réduire le nombre total d'utilisateurs ayant ce niveau d'accréditation à 3.

=La plateforme est synchronisée avec un dispositif de géolocalisation, même si l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas à jour=
Cette alerte apparaît lorsque l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas réglé, alors que la plateforme a déjà au moins un boîtier de géolocalisation synchronisé: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].

La solution est de payer l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM.

=Le formulaire de configuration de l'export aeral n'a pas été rempli ou sauvegardé=
Cette alerte apparaît lorsque le [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|formulaire du paramétrage d'export aeral]] n'a pas été rempli ou sauvegardé.

Pour résoudre ce probllème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral]].
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|ce chapitre]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.

=Le nombre de ressources actives, pour lesquelles l'activité peut être saisie et configurées pour la synchronisation avec un boîtier de géolocalisation a dépassé la limite autorisée par l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM=
Cette alerte apparaît lorsque :

*L'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM est déjà réglé.
*La synchronisation est effectuée pour au moins un boîtier de géolocalisation: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].
*Le nombre de ressources actives, configurées pour la saisie d'activité et ayant le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' renseigné, dépasse le nombre de ressources autorisées par l'abonnement.

Pour résoudre ce problème, vider le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' des ressources souhaitées afin de ne conserver que le nombre autorisé par l'abonnement.

=Le produit XXX est sans type de vente=

Ce message d'erreur apparaître quand un produit n'a pas de type de vente associé. Pour corriger cela, il faut [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration|affecter un type de vente au produit signalé]].

=Le type de paiement X est sans ventilation=
Cette alerte apparait lorsqu'il existe un type de paiement sans de ventilation associée.

Il faut :
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|supprimer le type de paiement inutile]]
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|rajouter la ventilation]]

=L'exercice comptable courant a plus d'un an=
Cette alerte apparait lorsque l'exercice comptable en cours date de plus de 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice comptable qui dure en général 1 an. Il a pour objectif de rappeler aux gestionnaires en charge du suivi de la comptabilité dans OpenFlyers qu'il leur faut [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|procéder à la clôture de l'exercice comptable]].

=L'identifiant admin n'a pas été supprimé=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Une armoire à clés est paramétrée cependant la dernière synchronisation remonte à X=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme est paramétrée avec l'utilisation d'une armoire à clés et que cette armoire ne s'est pas connectée à la plateforme OpenFlyers depuis la date X :
*soit pour une demande de libération de clés dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]]
*soit pour une synchronisation dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]] ou d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]].

Ce message d'alerte est donc une sécurité qui permet d'être alerté dans le cas où aucune communication ne s'est établie entre l'armoire et la plateforme depuis la date indiquée par le message d'alerte.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut :
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]] faire une demande de libération de clés et vérifier que cette demande aboutie
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]] ou une armoire [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]], il faut vérifier les fichiers de mise à jour de la base de données de l'armoire contenue sur le PC pilotant l'armoire et vérifier que la tâche de fond tourne toujours.

=Utiliser correctement la fonctionnalité 'Importer les relevés bancaires par API' en prolongant l'agrégation des banques au-delà de 90 jours après la dernière date d'authentification=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme a un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]] dont leurs dates d'authentification arrive à 30 jours ou moins de l'échéance (la dernière date d'authentification + 90 jours).

Ce message d'alerte permet d'être alerté dans le cas où aucune [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|communication par email]] ne s'est établie entre la plateforme et l'utilisateur.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut [[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l%27agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]

=Vol X dans le futur au Y=
Cette alerte apparait lorsqu'il y a des vols dont la date de début est postérieure au lendemain.

=Vous avez un ou plusieurs produits qui ont été validés mais dont les écritures ne le sont pas=

Cette alerte apparait lorsque des produits ont été validés alors que les écritures ne l'ont pas été.

A la suite de l'erreur est affiché le nombre de cas concernés et la date et heure du premier cas concerné.

Il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers le traite.

Alertes de configuration

2026-01-15T10:03:05Z

Helyousfi: /* Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire les actions à entreprendre pour corriger les '''alertes de configuration''' qui peuvent apparaitre sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Attention : dès qu'une nouvelle alerte apparait, il faut la prendre en compte et la traiter sans délai. En effet, bien souvent ces alertes peuvent être corrigées directement par un gestionnaire de la structure sans avoir à remonter le problème à l'équipe OpenFlyers. Cependant, si les écritures comptables ou d'activité liées à cette alerte ont été validées, alors vous êtes obligé de faire intervenir l'équipe OpenFlyers. Dans ce cas, le temps d'intervention pour la dé-validation des écritures concernées est soit facturé soit décompté de votre bonus assistance / développement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Action annulée car il faut que chaque variable dispose d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable]]=

=Alertes liées à des absences de règles de tarification en base de données=
==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol==
Tout vol génère une charge (essence, maintenance, etc.). De ce fait, tout vol doit généré un chiffre d'affaire. Même dans le cas où le coût du vol est supporté par la structure, comptablement ce vol doit générer une charge pour la structure.

Il arrive parfois que le paramétrage puisse avoir été mis en place en oubliant un cas et ainsi lorsqu'un tel vol est saisi, il n'y a pas de mouvement comptable qui est généré. Afin, de pouvoir identifier ces "trous" comptables, une alerte est générée côté admin pour les vols dont la date est postérieure à la date de début de l'exercice comptable en cours.

Cette alerte peut aussi apparaître à la suite de cette opération :
* Désactivation de la gestion des comptes
* Saisie d'un vol. Vu que la gestion des comptes est désactivé, aucune mouvement comptable n'est généré pour le vol.
* Réactivation de la gestion des comptes

Pour résoudre ce problème, 2 cas possibles :
*Le vol n'a été validé : dans ce cas, il faut mettre en place (en général en demandant à l'équipe OpenFlyers) de vérifier les règles mises en place et de les compléter pour que ce cas soit traité. Une fois que les règles sont complétées, il suffit de re-saisir le vol.
*Le vol a été validé : dans ce cas, il n'est plus possible d'intervenir sur le vol. Par contre, il est possible de générer manuellement le flux manquant. Ensuite, il suffira d'attendre la clôture de la comptabilité pour que ce message disparaisse.

==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol créé par le boîtier d'interconnexion GPS/GSM dont le pilote n'est pas renseigné==
Lorsqu'un vol est récupéré via un boîtier d'interconnexion GPS/GSM ([[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]) et qu'il n'existe pas de correspondance dans notre base de données, le vol est créé sans pilote, ce qui empêche la génération automatique d'un mouvement comptable. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le vol et de prendre l'une des deux actions suivantes :

*Supprimer le vol s'il est dupliqué.
*Renseigner manuellement le pilote en modifiant l'activité.

=Alertes liées à des ruptures d'intégrité de base de données=
Une rupture d'intégrité de base de données se produit lorsqu'une entrée dans une table de la base de données fait référence à une autre entrée dans cette même base de données et que cette entrée n'existe pas. Par extension, l'équipe de développement OpenFlyers inclut dans la famille des ruptures d'intégrité de base de données un mauvais enregistrement qui devrait être lié à une autre entrée mais que cette liaison n'existe pas soit du fait que logiciel a été mal programmé ou que la plateforme a été mal configurée. D'un point de vu utilisateur le résultat est le même : la base de données n'est pas "propre" et il faut y remédier.

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable x du ...==
Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**la re-saisir en tant que vol
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable X (Probablement une duplication)==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé et qui pourrait faire doublon avec une autre écriture comptable liées à un vol.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Le vol X est validé mais les écritures comptables du flux Y associées au vol ne sont pas validées==

Cette alerte apparaît lorsqu'un vol est validé sans que ses écritures comptables ne le soient.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers intervienne en validant les écritures comptables associées.

==Vous avez des entrées de la table flight_pilot qui pointent sur des vols absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre le détail d'un vol et un vol qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers nettoie la base de données en supprimant les entrées concernées.

==Vous avez des flux qui pointent sur des comptes absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable et un compte qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème :
*Créer un compte de bilan intitulé "En attente d'affectation" et de code d'export "471"
*[[Rapporter un bug|Rapporter le problème]]
L'équipe OpenFlyers attribuera le compte "En attente d'affectation" en lieu et place du compte disparu.

=Alertes liées à la cohérence des comptes=
Dans OpenFlyers, il existe 2 notions liées à la comptabilité :
*[[Comptabilité#Catégories-de-comptes|Les catégories de comptes]] qui sont une notion interne à OpenFlyers
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|Les comptes d'export]] qui sont une notion de comptabilité qui dépend du système comptable utilisé, par exemple le plan comptable français

Pour chaque compte défini dans OpenFlyers, la cohérence entre sa catégorie de comptes et son compte d'export est fondamentale pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|clôturer l'exercice comptable]] correctement. En effet, lors de l'opération [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-les-comptes|Solder les comptes]], seuls les comptes de catégorie charges, produits, et éventuellement ressources sont mis à 0. Par conséquent, si la correspondance n'est pas respectée, alors il peut y avoir des comptes qui se retrouvent soldés alors qu'il s'agissait de [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|comptes de bilan, au sens de la comptabilité française,]] et inversement il peut y avoir des [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] qui ne soient pas soldés.

Cette famille d'alertes permet de détecter des incohérences, pour chaque compte, entre sa catégorie de compte et la racine de son compte d'export. La racine d'un compte d'export correspond au premier chiffre du compte d'export. Par exemple, pour un compte d'export ''601100'', la racine est ''6''.

Pour chaque compte, OpenFlyers vérifie les correspondances suivantes entre la racine du compte d'export et sa catégorie :
*Les comptes dont le compte d'export commence par 6 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]
*Les comptes dont le compte d'export commence par 7 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]

OpenFlyers affiche des alertes d'incohérences :
*A la racine des onglets '''Gestion''' et '''Admin''' comme pour les autres alertes de configuration
*Dans '''Gestion > Comptes > Edition > Compte de résultat'''
*Dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

La consultation et la modification se fait dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''', puis :
*Pour les catégories de comptes : colonne '''Catégorie'''
*Pour les comptes d'export : colonne '''Compte d'export'''

==Comptes de racine 6 sans catégorie Compte de charges ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 6 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de charges''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de charges sans racine 6==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 6.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 6.

==Comptes de racine 7 sans catégorie Compte de produits ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 7 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de produits''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de produits sans racine 7==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 7.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 7.
*Vérifier que l'alerte a disparu

=Alertes liées au logo de la structure=

==Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge==
Lorsque le logo est présent mais qu'il utilise un format n'est pas pris en charge, l'alerte "'''Le format du logo de la structure XXX n\'est pas pris en charge et peut empêcher la génération ou la signature des factures PDF...'''" est affichée. Dans ce cas le type MIME détecté n'est pas supporté pour la génération des factures PDF.

Cette situation se produit notamment après un téléversement via le formulaire ''Coordonnées'' avec un format exotique ou un fichier mal identifié (par exemple un fichier "x-png").

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser le fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

==Le logo de la structure est manquant==
La comptabilité nécessite la présence d'un logo pour générer ou signer les factures PDF. Lorsqu'aucune image n'est enregistrée dans la fiche structure, l'alerte "'''Le logo de la structure est manquant, il est nécessaire pour générer les factures.'''" apparaît sur l'accueil administrateur.

Cette situation survient souvent après l'ouverture d'une nouvelle plateforme ou après la suppression accidentelle du fichier depuis '''Admin > Structure > Coordonnées'''.

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser un fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

=Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des activités, tels que des vols, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas validés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des activités, il faut valider ces activités en suivant la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|Valider une activité]].

Si toutes les activités de toutes les ressources sont validées et que le message d'alerte continue à s'afficher cela vient de ressources pour lesquelles la saisie d'activité a été désactivée sans que les activités soient validées. Dans ce cas, il faut réactiver temporairement la saisie d'activité pour la ressource concernée dans '''Gestion > Ressources > Actives'''. Il peut être nécessaire de désactiver temporairement une autre ressource pour rester dans le volume de ressources permis par l'abonnement.

=Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des encaissements, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas pointés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des encaissements saisis, il faut les pointer en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Pointer-les-encaissements|Pointer les encaissements]].

=La gestion des comptes est activée mais l'utilisateur X n'a pas de compte Y=
Cette alerte apparait lorsqu'un utilisateur a été créé et que le compte Y correspondant à l'un de ces profils n'est pas activé.

Il faut [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour prise en compte et en attendant sa correction, il est possible de contourner les conséquences de ce problème en créant manuellement les comptes concernés :
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''
*Retrouver l'utilisateur concerné
*Cliquer sur l'icône symbolisant une "check" dans une pastille rouge correspondant à la ligne de l'utilisateur et à la colonne du compte concerné afin de l'activer.

=La gestion des vols est activée mais l'autonomie n'est pas défini pour le type de ressource X=
Ce message d'erreur apparait lorsque un type de ressource a été créé sans définir d'autonomie.

Cela se corrige en suivant la [[Gestion des ressources#Ajouter_un_type_de_ressource|procédure d'ajout de type de ressource]].

=La plateforme a plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. Les utilisateurs concernés sont : XXX=
Cette alerte apparaît lorsque la plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. L'alerte liste les utilisateurs concernés.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs › Profils'''
*Vérifier les profils ayant un [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau d'accréditation]] égal à 6.
*Le cas échéant retirer des droits à des profils qui n'ont pas vocation à avoir des droits de niveau 6. Cela peut permettre de diminuer le nombre d'utilisateurs ayant un profil de niveau 6.
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Retirer aux utilisateurs qui n'en n'ont pas besoin les profils de niveau 6, afin de réduire le nombre total d'utilisateurs ayant ce niveau d'accréditation à 3.

=La plateforme est synchronisée avec un dispositif de géolocalisation, même si l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas à jour=
Cette alerte apparaît lorsque l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas réglé, alors que la plateforme a déjà au moins un boîtier de géolocalisation synchronisé: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].

La solution est de payer l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM.

=Le formulaire de configuration de l'export aeral n'a pas été rempli ou sauvegardé=
Cette alerte apparaît lorsque le [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|formulaire du paramétrage d'export aeral]] n'a pas été rempli ou sauvegardé.

Pour résoudre ce probllème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral]].
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|ce chapitre]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.

=Le nombre de ressources actives, pour lesquelles l'activité peut être saisie et configurées pour la synchronisation avec un boîtier de géolocalisation a dépassé la limite autorisée par l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM=
Cette alerte apparaît lorsque :

*L'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM est déjà réglé.
*La synchronisation est effectuée pour au moins un boîtier de géolocalisation: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].
*Le nombre de ressources actives, configurées pour la saisie d'activité et ayant le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' renseigné, dépasse le nombre de ressources autorisées par l'abonnement.

Pour résoudre ce problème, vider le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' des ressources souhaitées afin de ne conserver que le nombre autorisé par l'abonnement.

=Le produit XXX est sans type de vente=

Ce message d'erreur apparaître quand un produit n'a pas de type de vente associé. Pour corriger cela, il faut [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration|affecter un type de vente au produit signalé]].

=Le type de paiement X est sans ventilation=
Cette alerte apparait lorsqu'il existe un type de paiement sans de ventilation associée.

Il faut :
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|supprimer le type de paiement inutile]]
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|rajouter la ventilation]]

=L'exercice comptable courant a plus d'un an=
Cette alerte apparait lorsque l'exercice comptable en cours date de plus de 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice comptable qui dure en général 1 an. Il a pour objectif de rappeler aux gestionnaires en charge du suivi de la comptabilité dans OpenFlyers qu'il leur faut [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|procéder à la clôture de l'exercice comptable]].

=L'identifiant admin n'a pas été supprimé=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Une armoire à clés est paramétrée cependant la dernière synchronisation remonte à X=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme est paramétrée avec l'utilisation d'une armoire à clés et que cette armoire ne s'est pas connectée à la plateforme OpenFlyers depuis la date X :
*soit pour une demande de libération de clés dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]]
*soit pour une synchronisation dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]] ou d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]].

Ce message d'alerte est donc une sécurité qui permet d'être alerté dans le cas où aucune communication ne s'est établie entre l'armoire et la plateforme depuis la date indiquée par le message d'alerte.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut :
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]] faire une demande de libération de clés et vérifier que cette demande aboutie
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]] ou une armoire [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]], il faut vérifier les fichiers de mise à jour de la base de données de l'armoire contenue sur le PC pilotant l'armoire et vérifier que la tâche de fond tourne toujours.

=Utiliser correctement la fonctionnalité 'Importer les relevés bancaires par API' en prolongant l'agrégation des banques au-delà de 90 jours après la dernière date d'authentification=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme a un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]] dont leurs dates d'authentification arrive à 30 jours ou moins de l'échéance (la dernière date d'authentification + 90 jours).

Ce message d'alerte permet d'être alerté dans le cas où aucune [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|communication par email]] ne s'est établie entre la plateforme et l'utilisateur.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut [[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l%27agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]

=Vol X dans le futur au Y=
Cette alerte apparait lorsqu'il y a des vols dont la date de début est postérieure au lendemain.

=Vous avez un ou plusieurs produits qui ont été validés mais dont les écritures ne le sont pas=

Cette alerte apparait lorsque des produits ont été validés alors que les écritures ne l'ont pas été.

A la suite de l'erreur est affiché le nombre de cas concernés et la date et heure du premier cas concerné.

Il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers le traite.

Alertes de configuration

2026-01-15T10:02:36Z

Helyousfi: /* Le logo de la structure est manquant */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire les actions à entreprendre pour corriger les '''alertes de configuration''' qui peuvent apparaitre sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Attention : dès qu'une nouvelle alerte apparait, il faut la prendre en compte et la traiter sans délai. En effet, bien souvent ces alertes peuvent être corrigées directement par un gestionnaire de la structure sans avoir à remonter le problème à l'équipe OpenFlyers. Cependant, si les écritures comptables ou d'activité liées à cette alerte ont été validées, alors vous êtes obligé de faire intervenir l'équipe OpenFlyers. Dans ce cas, le temps d'intervention pour la dé-validation des écritures concernées est soit facturé soit décompté de votre bonus assistance / développement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Action annulée car il faut que chaque variable dispose d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable]]=

=Alertes liées à des absences de règles de tarification en base de données=
==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol==
Tout vol génère une charge (essence, maintenance, etc.). De ce fait, tout vol doit généré un chiffre d'affaire. Même dans le cas où le coût du vol est supporté par la structure, comptablement ce vol doit générer une charge pour la structure.

Il arrive parfois que le paramétrage puisse avoir été mis en place en oubliant un cas et ainsi lorsqu'un tel vol est saisi, il n'y a pas de mouvement comptable qui est généré. Afin, de pouvoir identifier ces "trous" comptables, une alerte est générée côté admin pour les vols dont la date est postérieure à la date de début de l'exercice comptable en cours.

Cette alerte peut aussi apparaître à la suite de cette opération :
* Désactivation de la gestion des comptes
* Saisie d'un vol. Vu que la gestion des comptes est désactivé, aucune mouvement comptable n'est généré pour le vol.
* Réactivation de la gestion des comptes

Pour résoudre ce problème, 2 cas possibles :
*Le vol n'a été validé : dans ce cas, il faut mettre en place (en général en demandant à l'équipe OpenFlyers) de vérifier les règles mises en place et de les compléter pour que ce cas soit traité. Une fois que les règles sont complétées, il suffit de re-saisir le vol.
*Le vol a été validé : dans ce cas, il n'est plus possible d'intervenir sur le vol. Par contre, il est possible de générer manuellement le flux manquant. Ensuite, il suffira d'attendre la clôture de la comptabilité pour que ce message disparaisse.

==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol créé par le boîtier d'interconnexion GPS/GSM dont le pilote n'est pas renseigné==
Lorsqu'un vol est récupéré via un boîtier d'interconnexion GPS/GSM ([[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]) et qu'il n'existe pas de correspondance dans notre base de données, le vol est créé sans pilote, ce qui empêche la génération automatique d'un mouvement comptable. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le vol et de prendre l'une des deux actions suivantes :

*Supprimer le vol s'il est dupliqué.
*Renseigner manuellement le pilote en modifiant l'activité.

=Alertes liées à des ruptures d'intégrité de base de données=
Une rupture d'intégrité de base de données se produit lorsqu'une entrée dans une table de la base de données fait référence à une autre entrée dans cette même base de données et que cette entrée n'existe pas. Par extension, l'équipe de développement OpenFlyers inclut dans la famille des ruptures d'intégrité de base de données un mauvais enregistrement qui devrait être lié à une autre entrée mais que cette liaison n'existe pas soit du fait que logiciel a été mal programmé ou que la plateforme a été mal configurée. D'un point de vu utilisateur le résultat est le même : la base de données n'est pas "propre" et il faut y remédier.

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable x du ...==
Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**la re-saisir en tant que vol
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable X (Probablement une duplication)==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé et qui pourrait faire doublon avec une autre écriture comptable liées à un vol.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Le vol X est validé mais les écritures comptables du flux Y associées au vol ne sont pas validées==

Cette alerte apparaît lorsqu'un vol est validé sans que ses écritures comptables ne le soient.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers intervienne en validant les écritures comptables associées.

==Vous avez des entrées de la table flight_pilot qui pointent sur des vols absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre le détail d'un vol et un vol qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers nettoie la base de données en supprimant les entrées concernées.

==Vous avez des flux qui pointent sur des comptes absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable et un compte qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème :
*Créer un compte de bilan intitulé "En attente d'affectation" et de code d'export "471"
*[[Rapporter un bug|Rapporter le problème]]
L'équipe OpenFlyers attribuera le compte "En attente d'affectation" en lieu et place du compte disparu.

=Alertes liées à la cohérence des comptes=
Dans OpenFlyers, il existe 2 notions liées à la comptabilité :
*[[Comptabilité#Catégories-de-comptes|Les catégories de comptes]] qui sont une notion interne à OpenFlyers
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|Les comptes d'export]] qui sont une notion de comptabilité qui dépend du système comptable utilisé, par exemple le plan comptable français

Pour chaque compte défini dans OpenFlyers, la cohérence entre sa catégorie de comptes et son compte d'export est fondamentale pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|clôturer l'exercice comptable]] correctement. En effet, lors de l'opération [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-les-comptes|Solder les comptes]], seuls les comptes de catégorie charges, produits, et éventuellement ressources sont mis à 0. Par conséquent, si la correspondance n'est pas respectée, alors il peut y avoir des comptes qui se retrouvent soldés alors qu'il s'agissait de [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|comptes de bilan, au sens de la comptabilité française,]] et inversement il peut y avoir des [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] qui ne soient pas soldés.

Cette famille d'alertes permet de détecter des incohérences, pour chaque compte, entre sa catégorie de compte et la racine de son compte d'export. La racine d'un compte d'export correspond au premier chiffre du compte d'export. Par exemple, pour un compte d'export ''601100'', la racine est ''6''.

Pour chaque compte, OpenFlyers vérifie les correspondances suivantes entre la racine du compte d'export et sa catégorie :
*Les comptes dont le compte d'export commence par 6 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]
*Les comptes dont le compte d'export commence par 7 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]

OpenFlyers affiche des alertes d'incohérences :
*A la racine des onglets '''Gestion''' et '''Admin''' comme pour les autres alertes de configuration
*Dans '''Gestion > Comptes > Edition > Compte de résultat'''
*Dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

La consultation et la modification se fait dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''', puis :
*Pour les catégories de comptes : colonne '''Catégorie'''
*Pour les comptes d'export : colonne '''Compte d'export'''

==Comptes de racine 6 sans catégorie Compte de charges ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 6 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de charges''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de charges sans racine 6==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 6.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 6.

==Comptes de racine 7 sans catégorie Compte de produits ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 7 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de produits''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de produits sans racine 7==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 7.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 7.
*Vérifier que l'alerte a disparu

=Alertes liées au logo de la structure=

==Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge==
Lorsque le logo est présent mais qu'il utilise un format n'est pas pris en charge, l'alerte "'''Le format du logo de la structure XXX n\'est pas pris en charge et peut empêcher la génération ou la signature des factures PDF...'''" est affichée. Dans ce cas le type MIME détecté n'est pas supporté pour la génération des factures PDF.

Cette situation se produit notamment après un téléversement via le formulaire ''Coordonnées'' avec un format exotique ou un fichier mal identifié (par exemple un fichier "x-png").

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser le fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

==Le logo de la structure est manquant==
La comptabilité nécessite la présence d'un logo pour générer ou signer les factures PDF. Lorsqu'aucune image n'est enregistrée dans la fiche structure, l'alerte "'''Le logo de la structure est manquant, il est nécessaire pour générer les factures.'''" apparaît sur l'accueil administrateur.

Cette situation survient souvent après l'ouverture d'une nouvelle plateforme ou après la suppression accidentelle du fichier depuis '''Admin > Structure > Coordonnées'''.

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser un fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

=Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des activités, tels que des vols, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas validés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des activités, il faut valider ces activités en suivant la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|Valider une activité]].

Si toutes les activités de toutes les ressources sont validées et que le message d'alerte continue à s'afficher cela vient de ressources pour lesquelles la saisie d'activité a été désactivée sans que les activités soient validées. Dans ce cas, il faut réactiver temporairement la saisie d'activité pour la ressource concernée dans Gestion > Ressources > Actives. Il peut être nécessaire de désactiver temporairement une autre ressource pour rester dans le volume de ressources permis par l'abonnement.

=Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des encaissements, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas pointés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des encaissements saisis, il faut les pointer en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Pointer-les-encaissements|Pointer les encaissements]].

=La gestion des comptes est activée mais l'utilisateur X n'a pas de compte Y=
Cette alerte apparait lorsqu'un utilisateur a été créé et que le compte Y correspondant à l'un de ces profils n'est pas activé.

Il faut [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour prise en compte et en attendant sa correction, il est possible de contourner les conséquences de ce problème en créant manuellement les comptes concernés :
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''
*Retrouver l'utilisateur concerné
*Cliquer sur l'icône symbolisant une "check" dans une pastille rouge correspondant à la ligne de l'utilisateur et à la colonne du compte concerné afin de l'activer.

=La gestion des vols est activée mais l'autonomie n'est pas défini pour le type de ressource X=
Ce message d'erreur apparait lorsque un type de ressource a été créé sans définir d'autonomie.

Cela se corrige en suivant la [[Gestion des ressources#Ajouter_un_type_de_ressource|procédure d'ajout de type de ressource]].

=La plateforme a plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. Les utilisateurs concernés sont : XXX=
Cette alerte apparaît lorsque la plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. L'alerte liste les utilisateurs concernés.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs › Profils'''
*Vérifier les profils ayant un [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau d'accréditation]] égal à 6.
*Le cas échéant retirer des droits à des profils qui n'ont pas vocation à avoir des droits de niveau 6. Cela peut permettre de diminuer le nombre d'utilisateurs ayant un profil de niveau 6.
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Retirer aux utilisateurs qui n'en n'ont pas besoin les profils de niveau 6, afin de réduire le nombre total d'utilisateurs ayant ce niveau d'accréditation à 3.

=La plateforme est synchronisée avec un dispositif de géolocalisation, même si l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas à jour=
Cette alerte apparaît lorsque l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas réglé, alors que la plateforme a déjà au moins un boîtier de géolocalisation synchronisé: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].

La solution est de payer l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM.

=Le formulaire de configuration de l'export aeral n'a pas été rempli ou sauvegardé=
Cette alerte apparaît lorsque le [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|formulaire du paramétrage d'export aeral]] n'a pas été rempli ou sauvegardé.

Pour résoudre ce probllème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral]].
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|ce chapitre]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.

=Le nombre de ressources actives, pour lesquelles l'activité peut être saisie et configurées pour la synchronisation avec un boîtier de géolocalisation a dépassé la limite autorisée par l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM=
Cette alerte apparaît lorsque :

*L'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM est déjà réglé.
*La synchronisation est effectuée pour au moins un boîtier de géolocalisation: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].
*Le nombre de ressources actives, configurées pour la saisie d'activité et ayant le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' renseigné, dépasse le nombre de ressources autorisées par l'abonnement.

Pour résoudre ce problème, vider le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' des ressources souhaitées afin de ne conserver que le nombre autorisé par l'abonnement.

=Le produit XXX est sans type de vente=

Ce message d'erreur apparaître quand un produit n'a pas de type de vente associé. Pour corriger cela, il faut [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration|affecter un type de vente au produit signalé]].

=Le type de paiement X est sans ventilation=
Cette alerte apparait lorsqu'il existe un type de paiement sans de ventilation associée.

Il faut :
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|supprimer le type de paiement inutile]]
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|rajouter la ventilation]]

=L'exercice comptable courant a plus d'un an=
Cette alerte apparait lorsque l'exercice comptable en cours date de plus de 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice comptable qui dure en général 1 an. Il a pour objectif de rappeler aux gestionnaires en charge du suivi de la comptabilité dans OpenFlyers qu'il leur faut [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|procéder à la clôture de l'exercice comptable]].

=L'identifiant admin n'a pas été supprimé=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Une armoire à clés est paramétrée cependant la dernière synchronisation remonte à X=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme est paramétrée avec l'utilisation d'une armoire à clés et que cette armoire ne s'est pas connectée à la plateforme OpenFlyers depuis la date X :
*soit pour une demande de libération de clés dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]]
*soit pour une synchronisation dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]] ou d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]].

Ce message d'alerte est donc une sécurité qui permet d'être alerté dans le cas où aucune communication ne s'est établie entre l'armoire et la plateforme depuis la date indiquée par le message d'alerte.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut :
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]] faire une demande de libération de clés et vérifier que cette demande aboutie
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]] ou une armoire [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]], il faut vérifier les fichiers de mise à jour de la base de données de l'armoire contenue sur le PC pilotant l'armoire et vérifier que la tâche de fond tourne toujours.

=Utiliser correctement la fonctionnalité 'Importer les relevés bancaires par API' en prolongant l'agrégation des banques au-delà de 90 jours après la dernière date d'authentification=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme a un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]] dont leurs dates d'authentification arrive à 30 jours ou moins de l'échéance (la dernière date d'authentification + 90 jours).

Ce message d'alerte permet d'être alerté dans le cas où aucune [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|communication par email]] ne s'est établie entre la plateforme et l'utilisateur.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut [[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l%27agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]

=Vol X dans le futur au Y=
Cette alerte apparait lorsqu'il y a des vols dont la date de début est postérieure au lendemain.

=Vous avez un ou plusieurs produits qui ont été validés mais dont les écritures ne le sont pas=

Cette alerte apparait lorsque des produits ont été validés alors que les écritures ne l'ont pas été.

A la suite de l'erreur est affiché le nombre de cas concernés et la date et heure du premier cas concerné.

Il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers le traite.

Alertes de configuration

2026-01-15T10:02:08Z

Helyousfi: /* Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire les actions à entreprendre pour corriger les '''alertes de configuration''' qui peuvent apparaitre sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Attention : dès qu'une nouvelle alerte apparait, il faut la prendre en compte et la traiter sans délai. En effet, bien souvent ces alertes peuvent être corrigées directement par un gestionnaire de la structure sans avoir à remonter le problème à l'équipe OpenFlyers. Cependant, si les écritures comptables ou d'activité liées à cette alerte ont été validées, alors vous êtes obligé de faire intervenir l'équipe OpenFlyers. Dans ce cas, le temps d'intervention pour la dé-validation des écritures concernées est soit facturé soit décompté de votre bonus assistance / développement.

=[[Utilisation de la comptabilité#Mettre_à_jour_les_tarifs|Action annulée car il faut que chaque variable dispose d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable]]=

=Alertes liées à des absences de règles de tarification en base de données=
==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol==
Tout vol génère une charge (essence, maintenance, etc.). De ce fait, tout vol doit généré un chiffre d'affaire. Même dans le cas où le coût du vol est supporté par la structure, comptablement ce vol doit générer une charge pour la structure.

Il arrive parfois que le paramétrage puisse avoir été mis en place en oubliant un cas et ainsi lorsqu'un tel vol est saisi, il n'y a pas de mouvement comptable qui est généré. Afin, de pouvoir identifier ces "trous" comptables, une alerte est générée côté admin pour les vols dont la date est postérieure à la date de début de l'exercice comptable en cours.

Cette alerte peut aussi apparaître à la suite de cette opération :
* Désactivation de la gestion des comptes
* Saisie d'un vol. Vu que la gestion des comptes est désactivé, aucune mouvement comptable n'est généré pour le vol.
* Réactivation de la gestion des comptes

Pour résoudre ce problème, 2 cas possibles :
*Le vol n'a été validé : dans ce cas, il faut mettre en place (en général en demandant à l'équipe OpenFlyers) de vérifier les règles mises en place et de les compléter pour que ce cas soit traité. Une fois que les règles sont complétées, il suffit de re-saisir le vol.
*Le vol a été validé : dans ce cas, il n'est plus possible d'intervenir sur le vol. Par contre, il est possible de générer manuellement le flux manquant. Ensuite, il suffira d'attendre la clôture de la comptabilité pour que ce message disparaisse.

==Il n'y a pas de mouvement comptable associé au vol créé par le boîtier d'interconnexion GPS/GSM dont le pilote n'est pas renseigné==
Lorsqu'un vol est récupéré via un boîtier d'interconnexion GPS/GSM ([[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]]) et qu'il n'existe pas de correspondance dans notre base de données, le vol est créé sans pilote, ce qui empêche la génération automatique d'un mouvement comptable. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le vol et de prendre l'une des deux actions suivantes :

*Supprimer le vol s'il est dupliqué.
*Renseigner manuellement le pilote en modifiant l'activité.

=Alertes liées à des ruptures d'intégrité de base de données=
Une rupture d'intégrité de base de données se produit lorsqu'une entrée dans une table de la base de données fait référence à une autre entrée dans cette même base de données et que cette entrée n'existe pas. Par extension, l'équipe de développement OpenFlyers inclut dans la famille des ruptures d'intégrité de base de données un mauvais enregistrement qui devrait être lié à une autre entrée mais que cette liaison n'existe pas soit du fait que logiciel a été mal programmé ou que la plateforme a été mal configurée. D'un point de vu utilisateur le résultat est le même : la base de données n'est pas "propre" et il faut y remédier.

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable x du ...==
Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**la re-saisir en tant que vol
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Il n'y a pas de vol associé au mouvement comptable X (Probablement une duplication)==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable qui est identifiée comme liée à un vol mais qu'il n'y a pas de vol associé et qui pourrait faire doublon avec une autre écriture comptable liées à un vol.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Modifier la période visible pour qu'elle corresponde à la date de l'écriture comptable en alerte
*Identifier l'écriture par son numéro de flux qui correspond au numéro indiqué dans l'alerte
*Noter tous les éléments concernant cette écriture. Le plus simple est d'[[Trucs-et-astuces#Effectuer-une-copie-d'écran|effectuer une copie d'écran]].
*Si l'écriture n'a pas été validée :
**il faut la supprimer
**vérifier que l'alerte à disparu
*Si l'écriture a été validée, il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers traite le problème. Si l'écriture est postérieure à la date de début du dernier exercice comptable en cours sur la plateforme OpenFlyers, alors il faudra demander la dé-validation de l'écriture pour pouvoir se retrouver dans le cas précédent. Si l'écriture est antérieure à l'exercice comptable en cours, alors 2 options sont possible :
**Supprimer l'écriture (en général ce n'est pas souhaitable car la comptabilité ayant été clôturé, cette écriture a été prise en compte)
**Changer la nature de l'écriture pour qu'elle n'apparaisse plus comme liée à un vol et qu'ainsi elle ne crée plus d'alerte.
C'est à vous à préciser votre souhait dans votre [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

==Le vol X est validé mais les écritures comptables du flux Y associées au vol ne sont pas validées==

Cette alerte apparaît lorsqu'un vol est validé sans que ses écritures comptables ne le soient.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers intervienne en validant les écritures comptables associées.

==Vous avez des entrées de la table flight_pilot qui pointent sur des vols absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre le détail d'un vol et un vol qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème, [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers nettoie la base de données en supprimant les entrées concernées.

==Vous avez des flux qui pointent sur des comptes absents en base de données==

Cette alerte apparait lorsqu'une rupture d'intégrité apparait en base de données entre une écriture comptable et un compte qui n'existe plus.

Pour résoudre ce problème :
*Créer un compte de bilan intitulé "En attente d'affectation" et de code d'export "471"
*[[Rapporter un bug|Rapporter le problème]]
L'équipe OpenFlyers attribuera le compte "En attente d'affectation" en lieu et place du compte disparu.

=Alertes liées à la cohérence des comptes=
Dans OpenFlyers, il existe 2 notions liées à la comptabilité :
*[[Comptabilité#Catégories-de-comptes|Les catégories de comptes]] qui sont une notion interne à OpenFlyers
*[[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|Les comptes d'export]] qui sont une notion de comptabilité qui dépend du système comptable utilisé, par exemple le plan comptable français

Pour chaque compte défini dans OpenFlyers, la cohérence entre sa catégorie de comptes et son compte d'export est fondamentale pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|clôturer l'exercice comptable]] correctement. En effet, lors de l'opération [[Utilisation-de-la-comptabilité#Solder-les-comptes|Solder les comptes]], seuls les comptes de catégorie charges, produits, et éventuellement ressources sont mis à 0. Par conséquent, si la correspondance n'est pas respectée, alors il peut y avoir des comptes qui se retrouvent soldés alors qu'il s'agissait de [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|comptes de bilan, au sens de la comptabilité française,]] et inversement il peut y avoir des [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] qui ne soient pas soldés.

Cette famille d'alertes permet de détecter des incohérences, pour chaque compte, entre sa catégorie de compte et la racine de son compte d'export. La racine d'un compte d'export correspond au premier chiffre du compte d'export. Par exemple, pour un compte d'export ''601100'', la racine est ''6''.

Pour chaque compte, OpenFlyers vérifie les correspondances suivantes entre la racine du compte d'export et sa catégorie :
*Les comptes dont le compte d'export commence par 6 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]
*Les comptes dont le compte d'export commence par 7 doivent être catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] ou [[Comptabilité#Comptes-ressources|Comptes ressources]]

OpenFlyers affiche des alertes d'incohérences :
*A la racine des onglets '''Gestion''' et '''Admin''' comme pour les autres alertes de configuration
*Dans '''Gestion > Comptes > Edition > Compte de résultat'''
*Dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

La consultation et la modification se fait dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''', puis :
*Pour les catégories de comptes : colonne '''Catégorie'''
*Pour les comptes d'export : colonne '''Compte d'export'''

==Comptes de racine 6 sans catégorie Compte de charges ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 6 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de charges''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de charges sans racine 6==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|Comptes de charges]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 6.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 6.

==Comptes de racine 7 sans catégorie Compte de produits ou compte ressource==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] commence par 7 mais qui ne sont pas catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]].

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte
*Dans la colonne de droite '''Catégorie''', sélectionner ''Compte de produits''
*Vérifier que l'alerte a disparu

==Comptes de catégorie Compte de produits sans racine 7==
Cette alerte apparaît lorsqu'il existe des comptes actifs catégorisés comme [[Comptabilité#Comptes-de-produits-2|Comptes de produits]] mais dont le [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|compte d'export]] ne commence pas par 7.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions suivantes :

*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Identifier les comptes listés dans l'alerte.
*Modifier le compte d'export pour qu'il commence par 7.
*Vérifier que l'alerte a disparu

=Alertes liées au logo de la structure=

==Le format du logo de la structure n'est pas pris en charge==
Lorsque le logo est présent mais qu'il utilise un format n'est pas pris en charge, l'alerte "'''Le format du logo de la structure XXX n\'est pas pris en charge et peut empêcher la génération ou la signature des factures PDF...'''" est affichée. Dans ce cas le type MIME détecté n'est pas supporté pour la génération des factures PDF.

Cette situation se produit notamment après un téléversement via le formulaire ''Coordonnées'' avec un format exotique ou un fichier mal identifié (par exemple un fichier "x-png").

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir '''Admin > Structure > Coordonnées'''
* Téléverser le fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

==Le logo de la structure est manquant==
La comptabilité nécessite la présence d'un logo pour générer ou signer les factures PDF. Lorsqu'aucune image n'est enregistrée dans la fiche structure, l'alerte "'''Le logo de la structure est manquant, il est nécessaire pour générer les factures.'''" apparaît sur l'accueil administrateur.

Cette situation survient souvent après l'ouverture d'une nouvelle plateforme ou après la suppression accidentelle du fichier depuis ''Admin > Structure > Coordonnées''.

Pour corriger ce problème :
* Se connecter avec un profil disposant des droits d'administration.
* Ouvrir ''Admin > Structure > Coordonnées''
* Téléverser un fichier conforme puis enregistrer.
* Vérifier que l'alerte a disparu

=Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des activités, tels que des vols, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas validés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des activités, il faut valider ces activités en suivant la procédure [[Gestion-des-activités#Valider-une-activité|Valider une activité]].

Si toutes les activités de toutes les ressources sont validées et que le message d'alerte continue à s'afficher cela vient de ressources pour lesquelles la saisie d'activité a été désactivée sans que les activités soient validées. Dans ce cas, il faut réactiver temporairement la saisie d'activité pour la ressource concernée dans Gestion > Ressources > Actives. Il peut être nécessaire de désactiver temporairement une autre ressource pour rester dans le volume de ressources permis par l'abonnement.

=Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours=
Cette alerte s'affiche lorsqu'il existe des encaissements, qui datent de plus de 30 jours et qui ne sont toujours pas pointés.

Afin d'éviter tout problème de modification intempestive des encaissements saisis, il faut les pointer en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Pointer-les-encaissements|Pointer les encaissements]].

=La gestion des comptes est activée mais l'utilisateur X n'a pas de compte Y=
Cette alerte apparait lorsqu'un utilisateur a été créé et que le compte Y correspondant à l'un de ces profils n'est pas activé.

Il faut [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour prise en compte et en attendant sa correction, il est possible de contourner les conséquences de ce problème en créant manuellement les comptes concernés :
*'''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''
*Retrouver l'utilisateur concerné
*Cliquer sur l'icône symbolisant une "check" dans une pastille rouge correspondant à la ligne de l'utilisateur et à la colonne du compte concerné afin de l'activer.

=La gestion des vols est activée mais l'autonomie n'est pas défini pour le type de ressource X=
Ce message d'erreur apparait lorsque un type de ressource a été créé sans définir d'autonomie.

Cela se corrige en suivant la [[Gestion des ressources#Ajouter_un_type_de_ressource|procédure d'ajout de type de ressource]].

=La plateforme a plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. Les utilisateurs concernés sont : XXX=
Cette alerte apparaît lorsque la plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs actifs avec un profil de niveau 6. L'alerte liste les utilisateurs concernés.

Pour résoudre ce problème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs › Profils'''
*Vérifier les profils ayant un [[Gestion-des-profils#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau d'accréditation]] égal à 6.
*Le cas échéant retirer des droits à des profils qui n'ont pas vocation à avoir des droits de niveau 6. Cela peut permettre de diminuer le nombre d'utilisateurs ayant un profil de niveau 6.
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Retirer aux utilisateurs qui n'en n'ont pas besoin les profils de niveau 6, afin de réduire le nombre total d'utilisateurs ayant ce niveau d'accréditation à 3.

=La plateforme est synchronisée avec un dispositif de géolocalisation, même si l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas à jour=
Cette alerte apparaît lorsque l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM n'est pas réglé, alors que la plateforme a déjà au moins un boîtier de géolocalisation synchronisé: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].

La solution est de payer l'abonnement pour l'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM.

=Le formulaire de configuration de l'export aeral n'a pas été rempli ou sauvegardé=
Cette alerte apparaît lorsque le [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|formulaire du paramétrage d'export aeral]] n'a pas été rempli ou sauvegardé.

Pour résoudre ce probllème, il faut effectuer les actions correctives suivantes :
*Aller dans [[AERAL#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral]].
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|ce chapitre]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.

=Le nombre de ressources actives, pour lesquelles l'activité peut être saisie et configurées pour la synchronisation avec un boîtier de géolocalisation a dépassé la limite autorisée par l'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM=
Cette alerte apparaît lorsque :

*L'abonnement d'interconnexion avec le boîtier GPS/GSM est déjà réglé.
*La synchronisation est effectuée pour au moins un boîtier de géolocalisation: [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|clickAndTakeOff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Teltonika|Teltonika]].
*Le nombre de ressources actives, configurées pour la saisie d'activité et ayant le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' renseigné, dépasse le nombre de ressources autorisées par l'abonnement.

Pour résoudre ce problème, vider le champ '''Numéro de ressource API géolocalisation''' des ressources souhaitées afin de ne conserver que le nombre autorisé par l'abonnement.

=Le produit XXX est sans type de vente=

Ce message d'erreur apparaître quand un produit n'a pas de type de vente associé. Pour corriger cela, il faut [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration|affecter un type de vente au produit signalé]].

=Le type de paiement X est sans ventilation=
Cette alerte apparait lorsqu'il existe un type de paiement sans de ventilation associée.

Il faut :
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|supprimer le type de paiement inutile]]
*soit [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|rajouter la ventilation]]

=L'exercice comptable courant a plus d'un an=
Cette alerte apparait lorsque l'exercice comptable en cours date de plus de 400 jours, c'est à dire 35/36 jours après la fin d'un exercice comptable qui dure en général 1 an. Il a pour objectif de rappeler aux gestionnaires en charge du suivi de la comptabilité dans OpenFlyers qu'il leur faut [[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|procéder à la clôture de l'exercice comptable]].

=L'identifiant admin n'a pas été supprimé=
Lors de l'installation d'openflyers, il n'y a dans la base de donnée qu'un seul utilisateur. Cet utilisateur possède tous les droits sur OF. Son nom est <tt>admin</tt> et son mot de passe est aussi <tt>admin</tt>. Cela doit être bien entendu corrigé dès que possible.

[[Image:001_acceuil_postinstallation.jpg|page d'accueil avant modification du compte admin]]

Pour corriger cela, connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe <tt>admin</tt>.

Actuellement l'interface n'affiche pas grand chose car aucune information n'a encore été renseignée dans le logiciel. Nous détaillerons plus loin cette page.

[[Image:002_premiere_connection.jpg|page d'acceuil]]

Cliquez ensuite sur le menu <tt>admin</tt>, ce lien vous permet d'accéder au centre de configuration d'openflyers, sélectionnez ensuite <tt>Utilisateurs</tt> puis <tt>Utilisateurs</tt>

[[Image:003_menu_utilisateur.jpg|page d'admin]]

Actuellement le seul utilisateur c'est <tt>admin</tt> ; nous allons modifier ce compte en cliquant sur l'icône crayon :

[[Image:004_admin_avant_modif.jpg|menu utilisateur]]

Remplacez :
*l'identifiant
*le mot de passe utilisateur (les deux zones doivent identiques)
*le nom de l'utilisateur
*le prénom de l'utilisateur
*cochez le type d'utilisateur <tt>standard</tt>
*cochez le groupe <tt>standard</tt>
Au bas du formulaire, utilisez le bouton <tt>validez</tt> pour accepter ces modifications.

[[Image:005_modif_admin.jpg|modification du compte admin]]

=Une armoire à clés est paramétrée cependant la dernière synchronisation remonte à X=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme est paramétrée avec l'utilisation d'une armoire à clés et que cette armoire ne s'est pas connectée à la plateforme OpenFlyers depuis la date X :
*soit pour une demande de libération de clés dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]]
*soit pour une synchronisation dans le cas d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]] ou d'une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]].

Ce message d'alerte est donc une sécurité qui permet d'être alerté dans le cas où aucune communication ne s'est établie entre l'armoire et la plateforme depuis la date indiquée par le message d'alerte.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut :
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-Deister-commercialisées-par-OpenFlyers|armoire Deister]] faire une demande de libération de clés et vérifier que cette demande aboutie
*Pour une [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-KeyGard-anciennement-commercialisées-par-BKS-électronique|armoire KeyGard]] ou une armoire [[Contrôle-des-accès#Armoires-à-clés-FlogBox-anciennement-commercialisées-par-Francelog|armoire FlogBox]], il faut vérifier les fichiers de mise à jour de la base de données de l'armoire contenue sur le PC pilotant l'armoire et vérifier que la tâche de fond tourne toujours.

=Utiliser correctement la fonctionnalité 'Importer les relevés bancaires par API' en prolongant l'agrégation des banques au-delà de 90 jours après la dernière date d'authentification=
Cette alerte apparait lorsque la plateforme a un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]] dont leurs dates d'authentification arrive à 30 jours ou moins de l'échéance (la dernière date d'authentification + 90 jours).

Ce message d'alerte permet d'être alerté dans le cas où aucune [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|communication par email]] ne s'est établie entre la plateforme et l'utilisateur.

Pour faire disparaitre ce message d'alerte, il faut [[Configuration-de-la-comptabilité#Renouveler-l%27agrégation-des-comptes-bancaires|Renouveler l'agrégation des comptes bancaires]]

=Vol X dans le futur au Y=
Cette alerte apparait lorsqu'il y a des vols dont la date de début est postérieure au lendemain.

=Vous avez un ou plusieurs produits qui ont été validés mais dont les écritures ne le sont pas=

Cette alerte apparait lorsque des produits ont été validés alors que les écritures ne l'ont pas été.

A la suite de l'erreur est affiché le nombre de cas concernés et la date et heure du premier cas concerné.

Il faut alors [[Rapporter un bug|rapporter le problème]] pour que l'équipe OpenFlyers le traite.

Compte client OpenFlyers et modèle commercial

2026-01-15T09:59:21Z

Helyousfi: /* Enlever une ressource à l'abonnement OpenFlyers */

__TOC__
=Définitions=
==Plateforme de démonstration==
Les plateformes de démonstration sont accessibles au public et servent de bac à sable.

Le sous-domaine de l'URL des plateformes de démonstration est ''demo'' ou commence par ''demo-''. Il existe également des plateformes de démonstration spécifiques dont le sous-domaine est différent.

Elles sont réinitialisées toutes les heures à la minute 44.
==Plateforme en production==
Une plateforme est considérée en production lorsque l'abonnement pour l'année en cours a été payé.

La phase de paramétrage qui précède le "passage en production" effectif s'effectue toujours sur une "plateforme en production".

==Plateforme en test==
Les plateformes de test sont la première version d'une plateforme lors de sa [[Créer-une-plateforme-OpenFlyers-pour-sa-structure|création]].

Elles sont de 2 natures :
*Les plateformes créées par un utilisateur et qui ne sont pas [[#Plateforme-en-production|en production]];
*[[#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|Les plateformes supplémentaires de test]];

Les plateformes de test sont identifiables grâce à une [[Barre-supérieure#Bac-à-sable|barre supérieure rouge avec un bandeau ''bac à sable'']].

Certaines fonctionnalités sont bloquées :
*L'[[Envoi-des-emails#Présentation|envoi automatique de certaines catégories d'emails]]
*La génération de "vrais" factures est remplacée par des fac-similés conformément à la réglementation (''mettre lien vers une page présentant la réglementation'').

=Compte client OpenFlyers=
Attention, il ne faut pas confondre le '''compte client OpenFlyers''' qui permet d'accéder à sa fiche client OpenFlyers et qui permet de renouveler son abonnement OpenFlyers, via l'espace client OpenFlyers, avec l''''identifiant personnel''' qui permet d'accéder à une plateforme OpenFlyers.

==Accéder à l'espace client OpenFlyers==
Aller sur [https://client.openflyers.com l'espace client] OpenFlyers.

L'identifiant permettant d'accéder au compte client correspond au nom de la plateforme.

Par exemple, si la plateforme est référencée par l'adresse :
https://openflyers.com/mermoz/

Alors le nom de la plateforme est '''mermoz'''.

C'est donc '''mermoz''' qu'il faut utiliser comme identifiant pour se connecter.

S'il n'est pas possible d'identifier le nom de la plateforme, il faut aller sur le site vitrine https://openflyers.com puis, en haut à gauche, dans le champ '''Rechercher une plateforme...''' renseigner le début du nom de la structure. Une liste de proposition de noms de plateforme doit alors apparaitre permettant de retrouver le nom de la plateforme. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton '''Accéder à l'espace client''' de la ligne correspondante au nom de la plateforme pour être redirigée vers l'espace client avec le champ '''Identifiant de la structure''' automatiquement renseigné.

Si le mot de passe est oublié, il est possible de le réactiver en cliquant sur le lien '''Mot de passe oublié ?''' présent sur la page d'identification. Sur la page suivante, il faut alors indiquer le nom de la structure. Un e-mail de réinitialisation de mot de passe est envoyé aux 2 adresses renseignées dans la fiche client.

==Changer de responsable en charge d'OpenFlyers (administrateur référent)==
Lorsqu'il y a un changement de responsable en charge d'OpenFlyers, pour que la passation se passe dans les meilleures conditions, il faut penser à effectuer les 3 changements suivants :
*[[Gestion des utilisateurs#Modifier_un_utilisateur|Attribuer un profil]] d'administrateur de la plateforme OpenFlyers au niveau de la plateforme.
*[[Configuration#Administrateur-référent|Mettre à jour le champ d'administrateur référent]] au niveau de la plateforme.
*Mettre à jour le nom du responsable OpenFlyers au niveau de la fiche client en effectuant la procédure suivante :
**[[#Accéder-à-l'espace-client-OpenFlyers|Accéder à l'espace client OpenFlyers]]
**Aller dans '''Fiche contact'''
**Mettre à jour la fiche
**Cliquer sur le bouton '''Valider'''

Dans le cas où la passation ne peut pas se faire ainsi car l'ancien responsable OpenFlyers ne peut pas effectuer ces opérations ou transmettre les couples (identifiants, mots de passe) au nouveau responsable pour qu'il effectue ces opérations, vous pouvez nous demandez, uniquement par e-mail, d'effectuer ces changements de responsable OpenFlyers, en joignant à l'e-mail :
#Un courrier signé du responsable de la structure (gérant, président, etc.) contenant la demande de mise à jour du responsable OpenFlyers désigné et indiquant explicitement le nom du nouveau responsable avec son adresse e-mail
#Une copie d'un document officiel (voir les [[#Documents-officiels-désignant-le-représentant-d'une-personne-morale|Documents officiels désignant le représentant d'une personne morale]]) permettant de prouver la qualité du responsable de la structure.
Le courrier scanné n'est pas nécessaire dans le cas où le nouveau responsable OpenFlyers apparait sur l'extrait K-BIS.

'''Attention :''' dans le cas d'une société, le responsable de la structure doit détenir plus de la moitié des parts dans la société. Dans le cas où il y a cogérance, alors il faut que le courrier soit signé de l'ensemble des responsables de sorte à représenter plus de la moitié des parts de la société.

==Mettre à jour la fiche client==
*[[#Accéder-à-l'espace-client-OpenFlyers|Accéder à l'espace client]]
*Cliquer sur le menu '''Fiche contact'''
*Mettre à jour le contenu des champs concernés
*Cliquer sur le bouton valider
''Conseil OpenFlyers :'' Il est fortement recommandé d'avoir 2 adresses e-mails différentes pour les champs '''E-mail client''' et '''E-mail contact'''

==Migrer vers une nouvelle version OpenFlyers==
Chez OpenFlyers, nous parlons de migration vers une nouvelle version lorsqu'il s'agit de mettre à jour une plateforme d'une version N vers une version N+X. Une migration implique des changements majeurs :
*Modification de la structure de la base de données
*Nouvelle interface graphique
*Nouvelles fonctionnalités importantes

Par contre, il existe les mises à jours. Les mises à jour ne changent pas le numéro de version principal (exemple : 3.2 ou 3.5 correspondent à la même version principale). OpenFlyers effectue ces mises à jour automatiquement. Leur objectif est de corriger des bugs ou de rajouter de nouvelles fonctionnalités.

Hormis pour les abonnements Première, qui disposent d'une plateforme avec une version gelée et indépendante, toutes les autres plateformes OpenFlyers sont sur un moteur commun qui est mis à jour de façon transparente plusieurs fois par semaine, voir même par jour.

Nous ne présentons ci-dessous que les migrations "majeurs" qui peuvent impliquer des opérations de nettoyage manuel post-migration.

===Coût d'une migration===
Lorsque vous êtes en production sur une version N d'OpenFlyers, vous pouvez demander à migrer vers la dernière version stable proposée aux nouveaux clients ou même vers la dernière version en développement dénommée "alpha" ou "beta" (par exemple "version 3.0alpha").

Les migrations sont incluses dans le support des abonnement Business, Business+ et Première.

Dans le cas d'un abonnement First Price, la migration est facturée 200 € HT sauf dans le cas d'une migration vers une version alpha ou beta ou depuis vers une version alpha ou beta vers la version stable suivante. Exemple de migrations offertes en abonnement First Price :
*Migration depuis la version 3.0alpha vers la version 3
*Migration depuis la version 3.5 vers la version 4.0alpha
*Migration depuis la version 4.0alpha vers la version 4

Enfin, dans le cas où la plateforme bénéficiait d'un ancien tarif, le fait de migrer implique le passage au tarif en vigueur au moment de la migration et à l'acquittement de la différence de tarif par rapport à l'ancien tarif. Pour savoir si la plateforme est sous un ancien tarif, il faut regarder sa dernière facture et comparer par rapport à la [https://openflyers.com/fr/tarifs grille tarifaire en vigueur]. Si le montant acquitté correspond à la grille tarifaire, alors, il n'y aura pas de différence d'abonnement.

===Déroulement de la migration===
#Il faut avoir pris connaissance des [[#Conséquences-de-la-migration|conséquences d'une migration]] et accepter le fait qu'elle est irréversible
#Il faut éventuellement créer la ou les factures selon l'abonnement déjà souscrit et l'abonnement souhaité (cf. [[#Coût-d'une-migration|Coût d'une migration]] en [[#Accéder-à-l'espace-client-OpenFlyers|se connectant sur l'espace client]].
#Il faut payer les factures correspondantes ainsi créées.
#Il faut en faire la demande par e-mail et précisant la date avant laquelle vous ne souhaitez pas qu'on effectue de migration. Il n'est pas possible de programmer une date pour une migration : cela se fait en fonction de la synchronisation des disponibilités des différents collaborateurs d'OpenFlyers qui doivent intervenir à tour de rôle.
#Nous créons alors les factures liées à la migration, à la différence de tarif et au forfait paramétrage selon votre abonnement et les options souscrites (cf. le [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire]).
#Vous payez.
#Nous procédons alors à cette migration. Lors de la migration l'interruption de service est seulement de quelques minutes. Elle est donc transparente pour la quasi totalité des utilisateurs.
#Si vous avez souscrit au forfait paramétrage ou qu'il est inclut dans votre abonnement, nous vous envoyons un questionnaire pour le paramétrage. Cf. [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Forfait-paramétrage|Forfait paramétrage]]

===Conséquences d'une migration===
*'''Toute migration est irréversible''' : nous ne créons pas de script permettant de revenir vers une version antérieure. En effet, nous effectuons des migrations "cachées" plusieurs fois par semaine qui constituent des corrections de bugs ou l'ajout de nouvelles fonctionnalités. De ce fait, notre exploitation est organisée pour pouvoir palier à un défaut apparaissant à l'issue d'une migration tout comme elle est organisée pour faire face à l'apparition d'un nouveau bug lors d'une mise à jour transparente.
*Attention notamment à une migration vers une version "alpha" ou "beta" : en effet, une migration vers cette version implique que vous acceptiez de fonctionner sur une version qui évolue sans cesse. Outre les corrections de bugs, nous rajoutons sur la version beta régulièrement des fonctionnalités qui peuvent créer de nouvelles anomalies. Bien entendu, nous faisons le nécessaire dès que nous avons connaissance d'un problème (notamment par le [http://bts.openflyers.org BTS] pour résoudre les défauts. C'est d'ailleurs grâce aux clients volontaires pour fonctionner sur la version beta que nous pouvons faire évoluer le produit.
*Nous ne mettons pas à jour les rapports personnalisés : c'est à la charge du client d'effectuer la mise à jour des requêtes correspondantes. Pour cela, nous mettons à sa disposition la [[structure de la base de données]] pour qu'il puisse identifier les changements. Dans le cas de rapports personnalisés développés par nos soins, cette mise à jour peut être effectuée par nos soins, sur simple demande. Le temps consacré à ces modifications est déduit des heures de bonus dont bénéficie le client.

===Tester une nouvelle version avant de migrer en production===
Pour les clients disposant d'une plateforme sous version 3, nous offrons la possibilité de tester ce que donnerait leur plateforme une fois migrée sous version 4 en effectuant une recopie de la base de données de leur plateforme de production vers une plateforme de test. La différence entre une migration en production et une migration vers une plateforme de test réside dans le fait que c'est le client qui effectue lui-même cette opération depuis l'interface client et que pas conséquent il n'y a pas de test de notre côté. Voir le chapitre [[#Plateforme-supplémentaire-de-test|plateforme supplémentaire de test]] pour plus de renseignements.

==Ajouter une ressource à l'abonnement OpenFlyers==
L'abonnement OpenFlyers est calculé en fonction du nombre de ressources. Le nombre est déterminé pour l'année civile complète.

S'il est nécessaire de rajouter une ressource en cours d'année, alors il faut [[#Accéder-à-l'espace-client-OpenFlyers|se connecter sur l'espace client OpenFlyers]] et créer une facture d'ajout de ressource en indiquant le nombre de ressources supplémentaires. Le tarif appliqué sera alors celui de l'année complète.

Une fois le paiement de la facture correspondante acquitté, il sera possible d'intervenir sur la plateforme concernée pour rajouter la ressource. Il y alors 2 cas possible :
*C'est une ressource dont les tarifs correspondent à un type de ressource déjà présent sur la plateforme concernée. Dans ce cas, l'opération est relativement simple et nous conseillons de suivre soi-même la [[Gestion des ressources#Ajouter_une_ressource|procédure de création]].
*C'est une ressource qui nécessite la création d'un nouveau type de ressource avec de nouveaux tarifs : dans ce cas, l'opération est plus complexe. Elle peut être effectuée de façon autonome en suivant la [[Gestion des ressources#Ajouter_une_ressource|procédure de création]] et en procédant par comparaison avec les types de ressources existantes. Cependant, si vous souhaitez éviter tout risque d'erreur, il est préférable de nous confier cette tâche en nous communiquant les éléments comme lors de la mise en place du paramétrage par nos soins à l'aide du questionnaire. Nous décomptons notre intervention des heures de bonus assistance/développement à hauteur d'une heure.

==Enlever une ressource à l'abonnement OpenFlyers==
Si vous enlevez une ressource en cours d'année, il n'y a aucun changement d'abonnement puisque les ressources sont souscrites pour toute l'année.

Pour l'année suivante, afin que la ressource en moins ne soit pas prise en compte dans le calcul du nombre minimum de ressources, il faut juste décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' dans '''Gestion > Ressources > Actives''' pour la ressource concernée.

Une fois qu'il n'y a plus besoin d'accéder aux écritures comptables liées à la ressource, il est recommandé de la [[Gestion des ressources#Désactiver_une_ressource|désactiver]].

Les données associées à la ressource restent disponibles :
*Si la ressource n'est pas désactivée, les données restent directement accessibles
*Si la ressource est désactivée, il faut la réactiver temporairement pour accéder aux données qui la concerne.

==Remplacer une ressource par une autre dans l'abonnement OpenFlyers==
S'il y a un remplacement de ressource, alors il n'y a pas besoin d'acquitter un abonnement supplémentaire pour la nouvelle ressource. Le remplacement doit se faire en 2 étapes :
#[[Gestion-des-ressources#Désactiver-une-ressource|désactiver l'ancienne ressource]]
#[[Gestion-des-ressources#Ajouter-une-ressource|activer la nouvelle ressource]]

Une ressource désactivée peut être réactivée à tout moment pour consulter les données associées (activités et données comptables).

Plutôt que de désactiver directement la ressource, notamment lors d'un remplacement temporaire, il est possible de simplement aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et décocher les fonctions '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée.

==Renouveler l'abonnement OpenFlyers==
Pour renouveler l'abonnement, il faut :
#[[#Accéder-à-l'espace-client-OpenFlyers|Se connecter]] sur le compte client OpenFlyers
#Créer la facture en fonction du choix d'abonnement (vous trouverez plus d'informations dans notre [http://www.openflyers.com/doc/catalogue-tarifaire.pdf catalogue tarifaire])
#Ensuite, payer soit :
#*par carte bancaire en cliquant sur le lien "paiement par carte bancaire" (le choix le plus pratique pour une prise en compte immédiate)
#*par transfert bancaire (dans ce cas, vous devez prendre en charge tous les frais liés à la transaction). Les coordonnées bancaires sont indiquées sur la facture.
#*par chèque (attention au délai d'acheminement du courrier)

Lorsque l'abonnement arrive à échéance, une [[Connexion#Alerte-d'abonnement-OpenFlyers|alerte d'abonnement]] s'affiche à la connexion pour les gestionnaires.

===Variation du nombre de ressources lors du renouvellement===
Lors du renouvellement, le nombre minimum de ressources proposées, dans l'interface de renouvellement de l'abonnement, correspond au nombre de ressources activées dans la plateforme OpenFlyers.

S'il est nécessaire d'augmenter le nombre de ressources pour l'année suivante, il suffit de modifier la valeur proposée par défaut.

S'il faut diminuer le nombre de ressources pour l'année suivante, il faut d'abord suivre la procédure [[#Enlever-une-ressource-à-l'abonnement-OpenFlyers|Enlever une ressource à l'abonnement OpenFlyers]] afin que le nombre proposé par défaut diminue avant de créer la facture de renouvellement d'abonnement.

==Plateforme supplémentaire de test (bac à sable)==
[https://www.youtube.com/watch?v=X9bIEzxXIDw&t=12s Vidéo tutorielle pour créer une plateforme bac à sable]

Cette fonctionnalité est utile dans le cas où on l'on souhaite :
*effectuer des tests sur une recopie de la plateforme de démonstration.
*effectuer des tests sur une recopie de sa propre plateforme de production et ainsi modifier son paramétrage sur une version [[Wikipedia-fr:Sandbox_(sécurité_informatique)|bac à sable (sandbox en anglais)]] sans impacter la version de production.

Dans tous les cas, cela revient à dupliquer la base de données de la plateforme source vers la plateforme de destination.

Il s'agit donc d'un copier/coller intégral qui préserve l'ensemble des données présentes dans la base de données de production.

Par contre, certaines fonctionnalités sont limitées dans la plateforme de test. Voir la définition de [[#Plateforme-en-test|plateforme en test]] pour plus de détails.

Il est possible d'effectuer à tout moment une nouvelle copie. Aussi, OpenFlyers ne garantit pas le maintien de la plateforme de test : elle peut être effacée par OpenFlyers ou par un gestionnaire de la plateforme à tout moment. De ce fait, OpenFlyers n'intervient jamais sur une plateforme de test pour en modifier le paramétrage.

[[File:Sandbox.png]]

Pour cela, il faut :
*[[#Accéder-à-l'espace-client-OpenFlyers|Accéder à l'espace client]]
*Aller dans le menu '''Plateforme'''
Apparait '''De openflyers.com/abcd vers openflyers.com/abcd.test'''
* Cliquer sur '''Valider'''

Si la plateforme est référencée par l'adresse :
<pre>http://openflyers.com/abcd/</pre>
L'accès à la plateforme de test se fait par l'adresse :
<pre>http://openflyers.com/abcd.test/</pre>

==Suppression automatique d'une plateforme OpenFlyers==
Les plateformes pour lesquelles l'abonnement n'est pas renouvelé, sont automatiquement supprimées après 40 jours.

=Documents officiels désignant le représentant d'une personne morale=
Pour certaines interventions sur une plateforme OpenFlyers ou sur la fiche client, la société OpenFlyers peut demander des documents officiels permettant d'attester de la qualité de représentant de la structure.

==Document officiel désignant le représentant d'une structure associative==
Pour une structure associative, le document officiel à communiquer permettant d'attester de la qualité de représentant de la structure (Président) est le récépissé d'enregistrement. Cf. [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1123 Modification des statuts et changements dans l'administration d'une association] :

<pre>Changement de dirigeants

Les statuts de l'association peuvent prévoir que les dirigeants soient régulièrement désignés : chaque année civile, à chaque date anniversaire de la constitution de l'association, etc. Les statuts peuvent prévoir qu'une même personne puisse exercer le même mandat ou différents mandats plusieurs années de suite.

Lorsque de nouveaux dirigeants sont désignés, leurs nom, prénoms, profession, domicile, nationalité et fonction doivent être déclarés en préfecture.

La déclaration doit être accomplie par les dirigeants qui ont été désignés (et non pas ceux qui ont cessé d'exercer leurs fonctions).

L'administration délivre un récépissé de déclaration que les dirigeants en exercice peuvent produire aux tiers en justificatif de leurs fonctions.

La décision de l'organe délibérant et une liste consolidée et à jour de l'équipe dirigeante doivent être jointes à la déclaration.</pre>

==Document officiel désignant le représentant d'une structure commerciale==
Pour une structure commerciale, le document officiel à communiquer permettant d'attester de la qualité de représentant de la structure est l'extrait KBIS de la société.

=Modèle commercial=
==Fonctionnement économique==
OpenFlyers fonctionne sur le modèle économique d'une ASP (=Application Service Provider) ou SaaS (= Software as a Service). On parle également de "cloud computing" (informatique dans les nuages). C'est-à-dire que nous fournissons un service applicatif par le biais d'internet pour lequel nous facturons un abonnement annuel.

Les avantages de ce système pour les clients finaux sont les suivants :
*la maintenance logiciel est déportée et ne nécessite plus le déplacement d'un technicien. Cela permet également de mettre en œuvre plus rapidement des correctifs à la demande ;
*le coût des développements est mutualisé entre les différents clients ;
*nous assurons nous-mêmes la pérennité des données. Voir le chapitre [[#Sauvegarde-automatique-des-données|Sauvegarde automatique des données]].

De plus, OpenFlyers existe en plusieurs versions dont certaines sont disponibles en téléchargement. Vous pouvez retrouver [http://wiki.openflyers.org/index.php?title=FAQ#May_I_install_OpenFlyers_on_my_own_server? plus d'infos sur notre support libre].

==Arbitrage des demandes de développements==
Les demandes de développements pour avoir de nouvelles fonctionnalités sont infinies. Au début de son existence OpenFlyers devait arbitrer entre les demandes des différents clients. Pour cela, l'équipe de développement OpenFlyers tenait compte de la taille d'un client ou d'un prospect pour arbitrer les différentes demandes et du potentiel impact qui pouvait en résulter sur le chiffre d'affaire au travers des nouveaux clients qui pouvaient se décider à passer à OpenFlyers du fait de l'existence de telle ou telle fonctionnalité. Ces demandes étant nombreuses, les demandes non retenues étaient nombreuses et cela pouvait conduire à irriter un client qui pouvait considérer que sa demande non retenue ou mise en attente était plus pertinente qu'une autre demande retenue.

Aussi, afin de ne pas être juge et parti, OpenFlyers utilise le mécanisme du [[Wikipedia-fr:Suffrage_censitaire|vote censitaire]] au travers des heures de bonus développement. Ainsi, les conditions générales d'OpenFlyers donne la possibilité aux clients de choisir eux-mêmes le développement qu'ils jugent comme étant le plus utile. Le fonctionnement est le suivant :
*Tout client désireux de voir développer une nouvelle fonctionnalité peut faire '''une unique demande''' de devis développement '''par an'''. Cette demande doit être effectuée par e-mail en précisant le nom de la structure aéronautique cliente.
*OpenFlyers répond en indiquant un nombre d'heures de participation aux coûts de développement.
*En fonction de ce nombre d'heures, le développement peut être financé par les heures de bonus développement dont bénéficie chaque client. Plusieurs clients peuvent mutualiser leurs heures de bonus de développement. Les développements peuvent être également financés en partie ou en totalité par une facturation spécifique dans le cas où le bonus développement ne permet pas de couvrir l'intégralité du coût en heures.
*A l'issue d'une demande de devis, un client peut demander un nouveau devis à condition qu'il ait accepté le 1er devis et que le développement soit réalisé. Le but est de limiter le temps consacré par l'équipe OpenFlyers à effectuer des devis. En effet, pour certaines demandes, la détermination du temps nécessaire au développement prend jusqu'à la moitié du temps total de développement.
Nous mutualisons les développements : tous nos développements sont intégrés au sein de l'unique version en cours de développement. Ainsi, tous les clients bénéficient des demandes de chacun d'entre-eux.
*Les développements "votés" sont triés par ordre d'arrivé sauf pour ceux dont une partie est financée en somme "sonnante et trébuchante" qui passent en priorité.

==Bonus assistance/développement==
Chaque client dispose en fonction de son abonnement d'un quota d'heures de bonus qui peuvent être utilisées comme assistance ou comme développement (cf. [[#Arbitrage_des_demandes_de_développements|Arbitrage des demandes de développements]]).

L'assistance permet de couvrir une demande de support téléphonique ou une demande d'intervention sur la plateforme.

Pour utiliser les heures de bonus, il faut :
*Faire une demande par e-mail d'intervention ou de support.
''Nous répondons en indiquant le temps à prévoir/déduire des heures de bonus''
*Confirmer sa demande par retour d'e-mail

Les demandes sont triées par ordre d'arrivé sauf pour celles dont une partie est financée en somme "sonnante et trébuchante" qui passent en priorité.

A noter que les heures non utilisées dans l'année sont perdues (cf. les [https://openflyers.com/fr/entreprise/conditions-generales conditions générales de vente]).

Il n'existe pas à ce jour d'interface permettant de suivre les heures déjà utilisées. Il est néanmoins possible d'en obtenir le suivi sur simple demande par e-mail.

==Calcul du nombre de ressources retenues pour l'abonnement==
Seules les ressources qui génèrent du chiffre d'affaires pour la structure cliente sont intégrées dans l'abonnement. Ainsi, les salles de cours ne sont pas retenues dans le calcul de l'abonnement.

Dans le calcul de l'abonnement, on ne prend en compte que les ressources actives dont [[Gestion-des-ressources#Catégorie-de-type-de-ressource|la catégorie est du groupe aéronef ou simulateur]] :
* et qui ont la saisie d'activité lorsque le mode de réservation par type est activé
* et qui sont réservables ou qui ont la saisie d'activité lorsque le mode de réservation par type est désactivé

=Sauvegarde automatique des données=
Les robots OpenFlyers sauvegardent automatiquement toutes les nuits la base de données de chaque plateforme et la duplique sur différents serveurs répartis dans des data centers physiquement séparés, c'est à dire dans des villes différentes. La sauvegarde est assurée sur 20 jours glissants.

Cela permet de se prémunir contre les risques suivants :
*Incendie dans un datacenter
*Corruption accidentelle ou non des données

Chaque client peut demander la restauration d'une sauvegarde de moins de 20 jours. Cela induit l'écrasement des données modifiées depuis la date de la sauvegarde. Cette opération est facturée par OpenFlyers.

Voir le chapitre [[Normes-et-réglementations#Sauvegarder-les-données|Sauvegarder les données]] de la page [[Normes et réglementations]].

Configuration

2026-01-15T09:53:05Z

Helyousfi: /* Structure > Export SQL > Table person */

__TOC__
=Admin > Structure > Paramétrage=
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.

==[[Gestion-des-achats|Gestion des achats]] (Admin > Structure > Paramétrage > Achats)==
Dans cette partie, il est possible d'activer ou désactiver le mode '''[[Gestion-des-achats|Gestion des achats]]'''.
===[[Gestion-des-achats#Importer-les-e-mails|Récupération des factures sur messagerie électronique par synchronisation IMAP]]===
Permet d'automatiser le rapatriement des factures fournisseur en base de données à partir du compte de messagerie en effectuant une synchronisation périodique. On peut choisir d'activer ou non cette fonctionnalité.

Pour l'activation, il faut fournir l'adresse e-mail et le mot de passe correspondant, ainsi que l'adresse du serveur de messagerie, les options de connexion au serveur et le port à utiliser pour une connexion avec le protocole IMAP. L'utilisateur doit indiquer également une date à partir de laquelle il souhaite que ses e-mails soient traités lors de la synchronisation périodique.

Par exemple :
{| class="wikitable"
!Serveur de messagerie!!Adresse!!Port!!Options
|-
|Outlook||outlook.office365.com||993||/ssl
|-
|Gmail||imap.gmail.com||993||/ssl
|}
Ces informations sont indiquées par chaque fournisseur de messagerie électronique. À noter qu'il ne faut pas oublier le '/' au début des options.

En validant, le mécanisme implémenté se charge de consulter la boîte de réception et d'analyser les fichiers contenus dans les messages électroniques afin de les stocker.

==[[Paramétrage-des-activités|Gestion des activités]] (Admin > Structure > Paramétrage > Activités)==

==[[Gestion-des-budgets|Gestion des budgets]] (Admin > Structure > Paramétrage > Budgets)==

==[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_de_la_gestion_des_comptes|Gestion des comptes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Comptes)==

==[[Contrôle-des-accès|Gestion du contrôle d'accès]] (Admin > Structure > Paramétrage > Contrôle d'accès)==

==[[AERAL|Gestion de l'export aeral]] (Admin > Structure > Paramétrage > Export aeral)==

==Reporting/Export (Admin > Structure > Paramétrage > Exports)==
*Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Export-CSV|exports CSV]] des rapports.
*Séparateur décimal : permet de définir pour la plateforme le type de séparateur pour le [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Formatage-des-nombres|formatage des nombres]] dans les rapports. Ce paramètre est également utilisé par la fonction stockée SQL '''[[OF-doc-en:OpenFlyers-SQL-stored-functions-and-procedures#formatDecimal|formatDecimal]]'''.
*Formats d'export à afficher: Permet de définir les formats d'exports disponibles pour l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export de la comptabilité]].

==Gestion des formations (Admin > Structure > Paramétrage > Formations)==
[[Image:manage_training.png|1300px|center|gestion des formations]]
La "date de début d'utilisation du livret" permet de n'afficher que les vols sans saisie de progression postérieurs à cette date dans le [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|suivi des formations]].

==Gestion générale (Admin > Structure > Paramétrage > Général)==
===Page de connexion par défaut===
Permet de définir quelle interface doit être affichée par défaut pour les utilisateurs n'ayant pas définit leur propre interface par défaut.

Il existe 2 types d'interfaces :
*[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-dynamique|L'interface dynamique]]
*[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-légère|L'interface légère]]

===Autoriser un même utilisateur sur plusieurs places===
Permet d'autoriser un utilisateur à être sur plusieurs réservations situées sur une même période.

===Fuseau horaire de la structure===
Fuseau horaire par défaut de la structure.

===Patron de format de date===
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] de date de la structure.

===Patron de format d'heure===
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] d'heure de la structure.

===Unité de temps===
Unité de temps par défaut de la structure.

===Clé de service web (lorsque requis)===
La clé de sécurité pour les services web. Cette clé est principalement utilisée pour [[Récupération-des-vols-par-un-logiciel-tiers|le service web de récupération des vols]].

Il s'agit d'une phrase choisie librement qui doit être identique dans OpenFlyers et dans le logiciel qui s'interface avec OpenFlyers.

==[[Configuration des réservations externes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes)==
==[[Configuration des réservations internes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes)==

=Admin > Structure > Structure > Coordonnées=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.

*Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
*Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.

==Adresse de la structure==
*Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
*Téléphone : Téléphone de la structure.
*Fax : Fax de la structure.
*E-mail : E-mail de la structure. Si celui-ci est saisi, il s'affiche à gauche dans le [[Éléments-communs-à-toutes-les-pages#Pied-de-page|pied de page]].

==Logo de la structure==
*Aller sur '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
*Cliquer sur le bouton '''Parcourir''' pour téléverser un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets. Le logo est redimensionner à 500 pixels s'il est trop grand (hauteur ou largeur supérieure à 500 pixels). Son poids ne doit pas excéder 100Ko.
*Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton '''Valider'''.
'''Attention''' : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R (puis CTRL+F5 sous Chrome).

==URL du site internet de la structure==
Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir ''http://''.

==Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)==
Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.

==Code OACI du terrain de la structure==
Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.

==Liste de diffusion==
Les champs '''Nom de la liste de diffusion''' et '''Type de liste de diffusion''' permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.

{| class="wikitable"
!Type de liste!!Format du nom de la liste!!Description
|-
|ezmlm||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|free||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|generic||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|hostedMailman||nom-ml||Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
|-
|mailman||nom@domaine||Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
|-
|majordomo||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|}

==Administrateur référent==
;Présentation
Le champ '''administrateur référent''' désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaissent sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.

Il y a toujours un et un seul administrateur référent par plateforme OpenFlyers.

De plus, il a la possibilité de [[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|surpasser les restrictions lors de la connexion]], ce qui lui permet d'effectuer ses réservations, ses vols et de mettre à jour ses validités sans aucune limitation.

;Procédure
*Aller sur '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
*Dans le champ '''Administrateur référent''', sélectionner l'utilisateur souhaité. Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant le [[#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 6]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=[[Champs métiers|Admin > Structure > Variables > Champs métiers]]=

=Admin > Structure > Export SQL=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à ce menu.

==Admin > Structure > Export SQL > Complet==
Permet d'exporter l'intégralité de la base de données
==Admin > Structure > Export SQL > Table person==
Permet d'export uniquement la table des utilisateurs

=Emails types=
''Actuellement il n'y a pas d'interface permettant d'éditer le contenu des emails types présentés ci-dessous''
==Email type de création d'utilisateur==
Définit le contenu de l'email qui est envoyé lors de la [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|création d'utilisateur depuis le planning]].

Les variables suivantes sont remplacées :
* %PLATFORM_URL par l'URL de la plateforme
* %USER_LOGIN par l'identifiant de l'utilisateur créé
* %USER_PASSWORD par le mot de passe de l'utilisateur créé

Exemple de contenu par défaut :
<pre>Bonjour,

Un compte utilisateur a été créé sur :
%PLATFORM_URL

L'identifiant est : %USER_LOGIN
Le mot de passe est : %USER_PASSWORD

Cordialement,
L'équipe OpenFlyers</pre>

==Email de rappel des réservations de la journée==
Définit le texte qui est ajouté au début de [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-réservation|l'email de rappel des réservations]] de la journée.

Configuration

2026-01-15T09:52:46Z

Helyousfi: /* Structure > Export SQL */

__TOC__
=Admin > Structure > Paramétrage=
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.

==[[Gestion-des-achats|Gestion des achats]] (Admin > Structure > Paramétrage > Achats)==
Dans cette partie, il est possible d'activer ou désactiver le mode '''[[Gestion-des-achats|Gestion des achats]]'''.
===[[Gestion-des-achats#Importer-les-e-mails|Récupération des factures sur messagerie électronique par synchronisation IMAP]]===
Permet d'automatiser le rapatriement des factures fournisseur en base de données à partir du compte de messagerie en effectuant une synchronisation périodique. On peut choisir d'activer ou non cette fonctionnalité.

Pour l'activation, il faut fournir l'adresse e-mail et le mot de passe correspondant, ainsi que l'adresse du serveur de messagerie, les options de connexion au serveur et le port à utiliser pour une connexion avec le protocole IMAP. L'utilisateur doit indiquer également une date à partir de laquelle il souhaite que ses e-mails soient traités lors de la synchronisation périodique.

Par exemple :
{| class="wikitable"
!Serveur de messagerie!!Adresse!!Port!!Options
|-
|Outlook||outlook.office365.com||993||/ssl
|-
|Gmail||imap.gmail.com||993||/ssl
|}
Ces informations sont indiquées par chaque fournisseur de messagerie électronique. À noter qu'il ne faut pas oublier le '/' au début des options.

En validant, le mécanisme implémenté se charge de consulter la boîte de réception et d'analyser les fichiers contenus dans les messages électroniques afin de les stocker.

==[[Paramétrage-des-activités|Gestion des activités]] (Admin > Structure > Paramétrage > Activités)==

==[[Gestion-des-budgets|Gestion des budgets]] (Admin > Structure > Paramétrage > Budgets)==

==[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_de_la_gestion_des_comptes|Gestion des comptes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Comptes)==

==[[Contrôle-des-accès|Gestion du contrôle d'accès]] (Admin > Structure > Paramétrage > Contrôle d'accès)==

==[[AERAL|Gestion de l'export aeral]] (Admin > Structure > Paramétrage > Export aeral)==

==Reporting/Export (Admin > Structure > Paramétrage > Exports)==
*Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Export-CSV|exports CSV]] des rapports.
*Séparateur décimal : permet de définir pour la plateforme le type de séparateur pour le [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Formatage-des-nombres|formatage des nombres]] dans les rapports. Ce paramètre est également utilisé par la fonction stockée SQL '''[[OF-doc-en:OpenFlyers-SQL-stored-functions-and-procedures#formatDecimal|formatDecimal]]'''.
*Formats d'export à afficher: Permet de définir les formats d'exports disponibles pour l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export de la comptabilité]].

==Gestion des formations (Admin > Structure > Paramétrage > Formations)==
[[Image:manage_training.png|1300px|center|gestion des formations]]
La "date de début d'utilisation du livret" permet de n'afficher que les vols sans saisie de progression postérieurs à cette date dans le [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|suivi des formations]].

==Gestion générale (Admin > Structure > Paramétrage > Général)==
===Page de connexion par défaut===
Permet de définir quelle interface doit être affichée par défaut pour les utilisateurs n'ayant pas définit leur propre interface par défaut.

Il existe 2 types d'interfaces :
*[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-dynamique|L'interface dynamique]]
*[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-légère|L'interface légère]]

===Autoriser un même utilisateur sur plusieurs places===
Permet d'autoriser un utilisateur à être sur plusieurs réservations situées sur une même période.

===Fuseau horaire de la structure===
Fuseau horaire par défaut de la structure.

===Patron de format de date===
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] de date de la structure.

===Patron de format d'heure===
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] d'heure de la structure.

===Unité de temps===
Unité de temps par défaut de la structure.

===Clé de service web (lorsque requis)===
La clé de sécurité pour les services web. Cette clé est principalement utilisée pour [[Récupération-des-vols-par-un-logiciel-tiers|le service web de récupération des vols]].

Il s'agit d'une phrase choisie librement qui doit être identique dans OpenFlyers et dans le logiciel qui s'interface avec OpenFlyers.

==[[Configuration des réservations externes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes)==
==[[Configuration des réservations internes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes)==

=Admin > Structure > Structure > Coordonnées=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.

*Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
*Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.

==Adresse de la structure==
*Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
*Téléphone : Téléphone de la structure.
*Fax : Fax de la structure.
*E-mail : E-mail de la structure. Si celui-ci est saisi, il s'affiche à gauche dans le [[Éléments-communs-à-toutes-les-pages#Pied-de-page|pied de page]].

==Logo de la structure==
*Aller sur '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
*Cliquer sur le bouton '''Parcourir''' pour téléverser un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets. Le logo est redimensionner à 500 pixels s'il est trop grand (hauteur ou largeur supérieure à 500 pixels). Son poids ne doit pas excéder 100Ko.
*Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton '''Valider'''.
'''Attention''' : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R (puis CTRL+F5 sous Chrome).

==URL du site internet de la structure==
Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir ''http://''.

==Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)==
Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.

==Code OACI du terrain de la structure==
Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.

==Liste de diffusion==
Les champs '''Nom de la liste de diffusion''' et '''Type de liste de diffusion''' permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.

{| class="wikitable"
!Type de liste!!Format du nom de la liste!!Description
|-
|ezmlm||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|free||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|generic||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|hostedMailman||nom-ml||Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
|-
|mailman||nom@domaine||Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
|-
|majordomo||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|}

==Administrateur référent==
;Présentation
Le champ '''administrateur référent''' désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaissent sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.

Il y a toujours un et un seul administrateur référent par plateforme OpenFlyers.

De plus, il a la possibilité de [[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|surpasser les restrictions lors de la connexion]], ce qui lui permet d'effectuer ses réservations, ses vols et de mettre à jour ses validités sans aucune limitation.

;Procédure
*Aller sur '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
*Dans le champ '''Administrateur référent''', sélectionner l'utilisateur souhaité. Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant le [[#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 6]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=[[Champs métiers|Admin > Structure > Variables > Champs métiers]]=

=Admin > Structure > Export SQL=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à ce menu.

==Admin > Structure > Export SQL > Complet==
Permet d'exporter l'intégralité de la base de données
==Structure > Export SQL > Table person==
Permet d'export uniquement la table des utilisateurs

=Emails types=
''Actuellement il n'y a pas d'interface permettant d'éditer le contenu des emails types présentés ci-dessous''
==Email type de création d'utilisateur==
Définit le contenu de l'email qui est envoyé lors de la [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|création d'utilisateur depuis le planning]].

Les variables suivantes sont remplacées :
* %PLATFORM_URL par l'URL de la plateforme
* %USER_LOGIN par l'identifiant de l'utilisateur créé
* %USER_PASSWORD par le mot de passe de l'utilisateur créé

Exemple de contenu par défaut :
<pre>Bonjour,

Un compte utilisateur a été créé sur :
%PLATFORM_URL

L'identifiant est : %USER_LOGIN
Le mot de passe est : %USER_PASSWORD

Cordialement,
L'équipe OpenFlyers</pre>

==Email de rappel des réservations de la journée==
Définit le texte qui est ajouté au début de [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-réservation|l'email de rappel des réservations]] de la journée.

Configuration

2026-01-15T09:51:12Z

Helyousfi: /* Structure > Champs métiers */

__TOC__
=Admin > Structure > Paramétrage=
Cette partie a pour but de sélectionner les différentes options de configuration d'Openflyers.

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.

==[[Gestion-des-achats|Gestion des achats]] (Admin > Structure > Paramétrage > Achats)==
Dans cette partie, il est possible d'activer ou désactiver le mode '''[[Gestion-des-achats|Gestion des achats]]'''.
===[[Gestion-des-achats#Importer-les-e-mails|Récupération des factures sur messagerie électronique par synchronisation IMAP]]===
Permet d'automatiser le rapatriement des factures fournisseur en base de données à partir du compte de messagerie en effectuant une synchronisation périodique. On peut choisir d'activer ou non cette fonctionnalité.

Pour l'activation, il faut fournir l'adresse e-mail et le mot de passe correspondant, ainsi que l'adresse du serveur de messagerie, les options de connexion au serveur et le port à utiliser pour une connexion avec le protocole IMAP. L'utilisateur doit indiquer également une date à partir de laquelle il souhaite que ses e-mails soient traités lors de la synchronisation périodique.

Par exemple :
{| class="wikitable"
!Serveur de messagerie!!Adresse!!Port!!Options
|-
|Outlook||outlook.office365.com||993||/ssl
|-
|Gmail||imap.gmail.com||993||/ssl
|}
Ces informations sont indiquées par chaque fournisseur de messagerie électronique. À noter qu'il ne faut pas oublier le '/' au début des options.

En validant, le mécanisme implémenté se charge de consulter la boîte de réception et d'analyser les fichiers contenus dans les messages électroniques afin de les stocker.

==[[Paramétrage-des-activités|Gestion des activités]] (Admin > Structure > Paramétrage > Activités)==

==[[Gestion-des-budgets|Gestion des budgets]] (Admin > Structure > Paramétrage > Budgets)==

==[[Configuration de la comptabilité#Paramétrage_général_de_la_gestion_des_comptes|Gestion des comptes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Comptes)==

==[[Contrôle-des-accès|Gestion du contrôle d'accès]] (Admin > Structure > Paramétrage > Contrôle d'accès)==

==[[AERAL|Gestion de l'export aeral]] (Admin > Structure > Paramétrage > Export aeral)==

==Reporting/Export (Admin > Structure > Paramétrage > Exports)==
*Jeu de caractère CSV par défaut : permet de définir pour la plateforme le format d'encodage pour les [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Export-CSV|exports CSV]] des rapports.
*Séparateur décimal : permet de définir pour la plateforme le type de séparateur pour le [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Formatage-des-nombres|formatage des nombres]] dans les rapports. Ce paramètre est également utilisé par la fonction stockée SQL '''[[OF-doc-en:OpenFlyers-SQL-stored-functions-and-procedures#formatDecimal|formatDecimal]]'''.
*Formats d'export à afficher: Permet de définir les formats d'exports disponibles pour l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export de la comptabilité]].

==Gestion des formations (Admin > Structure > Paramétrage > Formations)==
[[Image:manage_training.png|1300px|center|gestion des formations]]
La "date de début d'utilisation du livret" permet de n'afficher que les vols sans saisie de progression postérieurs à cette date dans le [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|suivi des formations]].

==Gestion générale (Admin > Structure > Paramétrage > Général)==
===Page de connexion par défaut===
Permet de définir quelle interface doit être affichée par défaut pour les utilisateurs n'ayant pas définit leur propre interface par défaut.

Il existe 2 types d'interfaces :
*[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-dynamique|L'interface dynamique]]
*[[Présentation-d'OpenFlyers-4#Interface-légère|L'interface légère]]

===Autoriser un même utilisateur sur plusieurs places===
Permet d'autoriser un utilisateur à être sur plusieurs réservations situées sur une même période.

===Fuseau horaire de la structure===
Fuseau horaire par défaut de la structure.

===Patron de format de date===
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] de date de la structure.

===Patron de format d'heure===
[[Formules-de-calcul#Formatage-des-dates-et-des-heures|Patron de format]] d'heure de la structure.

===Unité de temps===
Unité de temps par défaut de la structure.

===Clé de service web (lorsque requis)===
La clé de sécurité pour les services web. Cette clé est principalement utilisée pour [[Récupération-des-vols-par-un-logiciel-tiers|le service web de récupération des vols]].

Il s'agit d'une phrase choisie librement qui doit être identique dans OpenFlyers et dans le logiciel qui s'interface avec OpenFlyers.

==[[Configuration des réservations externes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes)==
==[[Configuration des réservations internes]] (Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes)==

=Admin > Structure > Structure > Coordonnées=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette page.

*Nom de la structure : Indiquer le nom en clair et complet de la structure.
*Langue de la structure : Définit la langue utilisée par défaut sur la page d'accueil lorsque la langue du navigateur ne peut être prise en compte.

==Adresse de la structure==
*Adresse, Code postal, Ville, Etat, Pays : champs permettant de définir l'adresse postale de la structure.
*Téléphone : Téléphone de la structure.
*Fax : Fax de la structure.
*E-mail : E-mail de la structure. Si celui-ci est saisi, il s'affiche à gauche dans le [[Éléments-communs-à-toutes-les-pages#Pied-de-page|pied de page]].

==Logo de la structure==
*Aller sur '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
*Cliquer sur le bouton '''Parcourir''' pour téléverser un fichier image. Une taille normale devrait être de l'ordre de 100 pixels par 100 pixels et faire un poids d'une vingtaine de kilo-octets. Le logo est redimensionner à 500 pixels s'il est trop grand (hauteur ou largeur supérieure à 500 pixels). Son poids ne doit pas excéder 100Ko.
*Une fois le fichier sélectionné, il faut cliquer sur le bouton '''Valider'''.
'''Attention''' : La mise à jour de l'affichage du logo ne s'effectue pas automatiquement dans le navigateur. Il faut forcer le rafraichissement du contenu du cache du navigateur en utilisant le raccourci CTRL+R (puis CTRL+F5 sous Chrome).

==URL du site internet de la structure==
Permet de mettre en place un lien depuis le logo de la structure vers le site vitrine de la structure. l'URL doit contenir ''http://''.

==Adresse de l'expéditeur (pour la confirmation des réservations)==
Cette adresse est utilisée pour l'envoi des e-mails de confirmation des réservations.

==Code OACI du terrain de la structure==
Le code OACI sélectionné permet de savoir où est basée la structure et détermine le comportement d'OpenFlyers lors de la saisie des vols.

==Liste de diffusion==
Les champs '''Nom de la liste de diffusion''' et '''Type de liste de diffusion''' permettent de coupler OpenFlyers avec une liste de diffusion.

{| class="wikitable"
!Type de liste!!Format du nom de la liste!!Description
|-
|ezmlm||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|free||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|generic||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|hostedMailman||nom-ml||Pour les listes de diffusions Mailman gérées internement par OpenFlyers. Par exemple test-ml pour la liste de diffusion test-ml@openflyers.info.
|-
|mailman||nom@domaine||Pour les listes de diffusions Mailman externe. Exemple : test@quelquechose.com
|-
|majordomo||nom@domaine||Exemple : test@quelquechose.com
|-
|}

==Administrateur référent==
;Présentation
Le champ '''administrateur référent''' désigne l'utilisateur responsable de la plateforme OpenFlyers. C'est son nom et son adresse e-mail qui apparaissent sur la page d'accueil de la plateforme OpenFlyers.

Il y a toujours un et un seul administrateur référent par plateforme OpenFlyers.

De plus, il a la possibilité de [[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|surpasser les restrictions lors de la connexion]], ce qui lui permet d'effectuer ses réservations, ses vols et de mettre à jour ses validités sans aucune limitation.

;Procédure
*Aller sur '''Admin > Structure > Structure > Coordonnées'''
*Dans le champ '''Administrateur référent''', sélectionner l'utilisateur souhaité. Le menu déroulant ne propose que des utilisateurs ayant le [[#Niveau-d'accréditation-des-droits-et-des-profils|niveau 6]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=[[Champs métiers|Admin > Structure > Variables > Champs métiers]]=

=Structure > Export SQL=
Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à ce menu.

==Structure > Export SQL > Complet==
Permet d'exporter l'intégralité de la base de données
==Structure > Export SQL > Table person==
Permet d'export uniquement la table des utilisateurs

=Emails types=
''Actuellement il n'y a pas d'interface permettant d'éditer le contenu des emails types présentés ci-dessous''
==Email type de création d'utilisateur==
Définit le contenu de l'email qui est envoyé lors de la [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|création d'utilisateur depuis le planning]].

Les variables suivantes sont remplacées :
* %PLATFORM_URL par l'URL de la plateforme
* %USER_LOGIN par l'identifiant de l'utilisateur créé
* %USER_PASSWORD par le mot de passe de l'utilisateur créé

Exemple de contenu par défaut :
<pre>Bonjour,

Un compte utilisateur a été créé sur :
%PLATFORM_URL

L'identifiant est : %USER_LOGIN
Le mot de passe est : %USER_PASSWORD

Cordialement,
L'équipe OpenFlyers</pre>

==Email de rappel des réservations de la journée==
Définit le texte qui est ajouté au début de [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-réservation|l'email de rappel des réservations]] de la journée.

Gestion des activités

2026-01-15T09:33:24Z

Helyousfi: /* Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Paramétrage des vols solos supervisés==
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.

;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page

;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''

;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''

;Facturation du solo supervisé au tarif de l'instruction
Dans le cas où la structure facture le solo supervisé à l'identique de l'instruction, il faut :
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Activités'''
*Editer la ligne "Instruction" en cliquant sur le bouton symbolisant un crayon et situé à droite de la ligne concernée
*Cocher ''Solo supervisé'' dans le champ '''Types d'activités concernés'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.

Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.

=Alertes=
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==

==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==

==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==

==L'aéronef est déjà en l'air==
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].

==Le pilote X est déjà en l'air==
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

==Vous êtes actuellement en l'air==
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

=Annuler une activité validée=
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données''' (Cette opération n'entraîne pas de contrôle restrictif (chevauchement), car le vol concerné a déjà été contre-passé).

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''

=Annuler un vol ouvert=
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Lister les activités=
La liste des activités est accessible depuis:
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle. Un interrupteur Date en '''UTC''' permet d'afficher sous la date locale une ligne orange indiquant l'heure '''UTC''' si la conversion reste le même jour, ou la date complète en '''UTC''' lorsque la conversion recule sur la veille.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Temps d'activité''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Temps moteur''' : le temps moteur s'affiche si la ressource appartient à un type de ressource configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol, il est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''

=Modifier une activité=
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.

=Saisir une activité=
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''

;Mécanismes de traitement
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de départ rafraîchi la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du vol précédent. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.

Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.

Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.

Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps d'activité]]
Lorsque le temps d'activité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité-et-temps-moteur|temps moteur]]
Ce champ apparaît si le type de ressource de l'aéronef sélectionné est configuré pour utiliser un calcul de temps moteur différent du temps de vol.

Lorsque le temps moteur est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso / [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]] (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]), le bouton de validation a deux affichages possibles :

*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est ignorée dans ce cas.

*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso (ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Carnet.aero|Carnet.aero]]) est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

;Mécanismes d'alertes
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

=Supprimer une activité=
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée

=Valider une activité=
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.

Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]

;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]], [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Foxtrot-Aviation|l'interfaçage avec Foxtrot Aviation]].

AERAL

2026-01-13T15:42:12Z

Helyousfi: /* Chronologie des actions à effectuer sur OpenFlyers */

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire le module OpenFlyers permettant de paramétrer et générer les statistiques Aeral (Acquisition et Exploitation des Rapports d'activités de l'Aviation Légère) requises par la DGAC pour les associations aéronautiques et qui se concrétise au travers du remplissage d'un formulaire dont la version PDF est disponible à cette adresse : https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_12806.do .

La DGAC préconise de ne pas remplir le formulaire PDF mais à la place le formulaire en ligne accessible à cette adresse : https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/WD220AWP/WD220Awp.exe/CONNECT/AERAL

De son côté, la Fédération Française Aéronautique (FFA) propose un module qui permet de faciliter le remplissage des statistiques Aeral au travers de son outil SMILE. Une documentation concernant l'utilisation de ce module est disponible à cette adresse : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/

OpenFlyers s'interface avec le module SMILE de la FFA au travers d'un module de génération et d'envoi des statistiques Aeral. Ce module permet également d'automatiser l'envoi des données mensuelles vers SMILE FFA.

==Chronologie des actions à effectuer sur OpenFlyers==
Lorsque la structure utilise la fonction de génération du rapport Aeral pour la première fois :
*Tenter de générer un premier rapport Aeral en allant dans '''Gestion > Rapports > Statistiques Aeral > Export Aeral'''
Si le robot OpenFlyers n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le paramétrage. Sinon, il affiche les tableaux de statistiques.

Dans tous les cas, '''ne pas tenir des données publiées lors de la première tentative et vérifier les paramètres''' :
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
*Vérifier que les paramètres renseignés sont conformes à la configuration de la plateforme OpenFlyers en s'aidant des consignes et copies d'écrans publiées dans le chapitre [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral]] de cette page

Si les paramètres ne sont pas définis ou sauvegardés, [[Alertes-de-configuration#Le-formulaire-de-configuration-de-l'export-aeral-n'a-pas-été-rempli-ou-sauvegardé|une alerte de configuration est affichée]].

Une fois les paramètres définis :
*Retourner dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral'''
*Vérifier l'année sélectionnée
*Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''
*Vérifier la cohérence des statistiques générées
Une fois que les données sont considérées comme correctes, il faut recopier les données sur l'[https://aeral.dg.aviation-civile.gouv.fr/AERAL outil Aeral] '''sauf pour les aéro-clubs affiliés à la Fédération Française Aéronautique''' où cette dernière souhaite que les données remontent via son outil SMILE. Voir le chapitre suivant [[#Chronologie-des-actions-à-effectuer-sur-SMILE-FFA|Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA]]

==Chronologie des actions à effectuer sur SMILE FFA==
;Prérequis
*Avoir renseigné le '''Code FFA''' dans le formulaire [[#Coordonnées|Coordonnées]] présent dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
*Avoir testé le code FFA de sorte à avoir le cadenas vert de verrouillé

;Procédure
*Depuis '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral''', une fois que la cohérence des statistiques générées a été vérifié, il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Envoyer à SMILE'''
*[https://projet.ff-aero.fr/SMILE_II Aller sur SMILE AEROCLUB] et suivre la procédure suivante : https://faq.ffa-aero.fr/smile/docs/aeral/saisir-son-rapport-aeral-dans-smile/
*Il faut parcourir les onglets un par un de la gauche vers la droite en cliquant à chaque fois sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.''' puis cliquer sur le bouton '''Oui''' de la boite de dialogue demandant confirmation
*Une fois que tous les onglets ont été parcourus, les données importées et les vérifications effectuées, il faut cliquer sur le dernier onglet '''VALIDATION'''
Si les vérifications d'intégrité sont correctes sur SMILE, un pavé sur fond vert apparait avec 2 cases à cocher pour permettre l'envoi des données vers Aeral

[[File:VALIDATION_SMILE.png|600px]]

'''ATTENTION : il n'est possible d'envoyer les données qu'une seule fois depuis SMILE vers Aeral'''

;Points d'attention
*les données ne remontent dans chaque formulaire SMILE qu'après avoir cliqué sur le bouton '''Nous avons reçu des données de votre logiciel de gestion d'Aeroclub OpenFlyers. Dates des données : fin 12/2022. CLIQUER ICI POUR CHARGER CES DONNEES AUTOMATIQUEMENT.'''
Il faut effectuer cette action pour CHAQUE onglet. Il est donc recommandé de parcourir les onglets de la gauche vers la droite.
*Il est possible d'exporter (pousser) les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite. Chaque nouvel envoi de données écrase l'envoi précédent effectué pour le même mois. Par contre, à chaque nouvel envoi, il faut cliquer sur le bouton d'import dans SMILE FFA pour chaque onglet du formulaire.
*A l'heure actuelle, SMILE récupère bien toutes les données OpenFlyers mais ne permet pas de les incorporer toutes. Ainsi il manque le bouton de synchronisation pour les onglets suivants :
**GENERAL : non souhaité par la FFA
**TERRAINS : prévu pour 2024
**BUREAU : à fiabiliser
**MATERIEL : prévu pour 2024
*Autant il est possible de pousser les données depuis OpenFlyers vers SMILE FFA autant de fois qu'on le souhaite, autant il n'est possible d'exporter de SMILE FFA vers Aeral qu'une seule fois. En cas d'erreur, il faut contacter la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] pour déverrouiller le système et permettre d'effectuer un nouvel envoi.

=Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral=
Pour accéder au paramétrage '''Export Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Afin de pouvoir générer les statistiques Aeral, il faut que toutes les questions du formulaire soient complétées. Ce dernier est pré-rempli automatiquement avec les données de la structure grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]] lors de la première tentative de génération des statistiques Aeral depuis [[#Gestion->-Rapports->-Rapports-spécifiques->-Export-Aeral|Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral]].

Il est donc fortement recommandé de générer une première fois les statistiques '''AVANT''' d'éditer le contenu du paramétrage. En effet, une fois que les données de paramétrage des statistiques Aeral sont stockées, la prédiction est désactivée pour ne pas réinitialiser les valeurs enregistrées.

Après une première génération des statistiques, le gestionnaire est invité à vérifier les paramètres pré-remplis du formulaire, à les corriger le cas échéant, et à renseigner manuellement les éléments restants.

les données récupérées de ce formulaire affectent directement la manière dont le robot OpenFlyers traite les rapports. Si une donnée n'est pas présente dans le paramétrage de la structure, le gestionnaire doit sélectionner le choix '''Non applicable'''.

==Coordonnées==
[[File:Aeral coordonnées.png|800px]]

Pour les structures affiliées à la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique] :
*Renseigner '''Code FFA (10 chiffres sans espace et sans tiret)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut à droite
*Cliquer sur le bouton '''Valider le code FFA'''. Cela permet de tester le code FFA en envoyant les données des statistique AERAL à l'API SMILE FFA en mode de test.
Une fois que le code FFA est validé, le pictogramme du cadenas à droite passe vert/verrouillé
*Cliquer sur l'interrupteur '''Synchronisation Automatique SMILE FFA''' pour activer la synchronisation automatique les données AERAL vers le serveur SMILE de la FFA. L'interrupteur n'est activable que si le '''Code FFA''' est préalablement validé. Lorsque l'interrupteur est activé et [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|le paramétrage Aeral]] est rempli et sauvegardé, les statistiques sont envoyées tous les 1er du mois à l'API SMILE FFA. Elles concernent la période du 1er janvier de l'année en cours au jour précédent la date d'envoi, sauf pour le 1er janvier où la période correspond à l'année précédente.

'''NB''': Pour valider le code FFA, on click sur le bouton '''Valider le code FFA''':
*Si le code FFA est valide:
**Le champ de la saisie du code FFA sera verrouillé avec un cadenas qui passe en vert.
**L'interrupteur de la synchronisation automatique peut être activé.
**Le bouton '''Valider le code FFA''' disparaît ( le déverrouillage du Code FFA ne sera fait que par un admin interne d'OpenFlyers).
*Si le code FFA n'est pas valide:
**L'interrupteur de la synchronisation automatique devient désactivé.
**le champ de la saisie du code FFA sera déverrouillé avec un cadenas en rouge.

*'''Département'''
*'''Région aéronautique'''
*'''Délégation régionale'''
*'''Date agrément DGAC'''
*'''Préfecture Agrément DGAC'''
*'''Numéro ATO'''
*'''Date d'obtention de l'ATO'''
*'''Numéro DTO'''
*'''Date d'obtention du DTO'''
*'''APE'''

==Tarifs==
[[File:Aeral_ _Tarifs.png|800px]]

*Droit d'entrée
*Cotisation
*Remise cotisation jeunes
*Tarif supplément instruction

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau [[#Tarifs|Tarifs]] du rapport Aeral.

==Validité définissant la pratique d'une activité==
[[File:Aeral_ _Validité_définissant_la_pratique_d'une_activité.png|800px]]

*Type de validité définissant un utilisateur "Avion"
*Type de validité définissant un utilisateur "Hélicoptère"
*Type de validité définissant un utilisateur "Planeur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 1 - Paramoteur"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 2 - Pendulaire"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 3 - 3 axes"
*Type de validité définissant un utilisateur "ULM classe 4 - Autogire"

Ces champs permettent à l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau ADHERENTS du rapport Aeral.

==Correspondance validités / Brevets, licences ou qualifications==
[[File:Aeral_ _Correspondance_validités_Brevets_licences_ou_qualifications.png|800px]]

*Activité Avion
**LAPL
**PPL
**CPL
**ATPL
**Qualif_Voltige
**Qualif_Montagne
**Qualif_Hydravion
**Qualif_IFR
**Qualif_VFR_Nuit
*Activité ULM
**Paramoteur
**Pendulaire
**Multiaxes
**Autogire
**Dirigeable
**Hélicoptère
*Activité Hélicoptère
**LAPL(H)
**PPL(H)
**CPL(H)
**ATPL(H)
*Activité Planeur
**VV/SPL/LAPL(S)

Ces champs permettant l'utilisateur de choisir le type de validité correspondant à Brevets, licences ou qualifications pour chaque type d'activité.

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer le tableau FORMATIONS du rapport Aeral.

==Validités correspondant à la cotisation de la structure==
[[File:Aeral_ _Validités_correspondant_à_la_cotisation_de_la_structure.png|500px]]

Les validités cochées dans cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure durant l'année considérée.

==Validité correspondant à la licence FFA==
Une liste déroulante comprenant tous les types de validités configurés pour obtenir la certification par l'API FFA.

[[File:Aeral_ _Validité_correspondant_à_la_licence_FFA.png|400px]]

Si aucun type de validité n'est défini pour l'obtention de la certification via l'API FFA, le message d'erreur suivant sera affiché.

[[File:Aeral-Validité-correspondant-à-la-licence-FFA-Warning.png|1200px]]

La validité cochée dans cette partie est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs brevetés inscrits dans la structure durant l'année considérée.

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Validités désignant les brevetés==
[[File:Aeral_ _Validités_désignant_les_brevetés.png|400px]]

Les validités sélectionnées dans ce champ permettent de définir les validités qui permettent de savoir une personne dispose d'un brevet ou non et donc par différence les personnes qui ne disposent d'aucun brevet sont considérées comme des élèves. Cette catégorisation des personnes est utilisée dans les rapports [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]].

==Activités pratiquées==
[[File:Aeral_ _Activités_pratiquées.png|200px]]

Cocher les activités pratiquées par la structure.

Les paramètres de cette partie sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableaux [[#Activité-en-instruction-et-Activité-hors-instruction|Activité en instruction et Activité hors instruction]] ainsi que pour le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] (pour la partie '''solo supervisé''') du rapport Aeral.

==Correspondance activités / typologie des vols Aeral==
[[File:Aeral_ _Correspondance_activités_typologie_des_vols_Aeral.png|1200px]]

*IFR
*VFR Nuit
*Nuit
*VFR jour navigation
*Navigation
*Montagne
*Voltige
*BIA
*Baptême de l'air
*Instruction
*Remorquage
*Treuillage

Les informations renseignées sont utilisées par le robot OpenFlyers pour générer les tableau 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' et 'Hors_Instruction_Par_Activite' du rapport Aeral.

==Activité correspondant à Solo supervisé==
OpenFlyers recommande de ne pas saisir les vols solos supervisés avec l'instructeur en place droite mais de créer un champ spécifique pour renseigner le nom du superviseur. Le paramétrage correspondant est décrit dans le chapitre [[Gestion-des-activités#Paramétrage-des-vols-solos-supervisés|Paramétrage des vols solos supervisés]].

*L'activité sélectionnée dans le champ autocomplète '''Solo Supervisé''' est utilisée par le robot OpenFlyers dans les tableaux 'En_Instruction_Par_Population pour la catégorie X' et 'En_Instruction_Par_Activite pour la catégorie X' du rapport Aeral afin de déterminer les heures de vol en Solo Supervisé durant l'année considérée.

[[File:Aeral_Instructeur_En_Place_Droite.png|1200px]]
*Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est activé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un instructeur occupant la place droite et qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''.

[[File:Aeral_Champ_Métier_Correspondant_Au_Superviseur.png|1200px]]
*Si l'interrupteur '''instructeur en place droite''' est désactivé, les heures de vol en solo supervisé durant l'année considérée sont déterminées en fonction du fait qu'il y a un superviseur qui effectue un vol avec l'activité sélectionnée dans le champ '''Solo Supervisé'''. Pour cela il faut renseigner le '''Champ métier correspondant au superviseur'''.

==Matériels==
[[File:Aeral_ _Matériels.png|400px]]

Cocher le matériel dont dispose la structure.

==Terrain==
[[File:Aeral_ _Terrain.png|800px]]

Renseigner les informations concernant l'aérodrome utilisé.

==Bureau==
[[File:Aeral_ _Bureau.png|800px]]

Définir les personnelles exerçant les fonctions définies.

==Personnel==
[[File:Aeral_ _Personnel.png|1600px]]

Renseigner les informatiques statistiques concernant le personnel.

==Profil des adhérents non pilotes==
[[File:Aeral_ _Profil_des_adhérents_non_pilotes.png|300px]]

Le profil sélectionné dans cette partie est utilisé par le robot OpenFlyers dans les tableaux [[#Adhérents-par-activité-X|Adhérents par activité X]] du rapport Aeral afin de déterminer les utilisateurs inscrits dans la structure qui rentrent la catégorie '''non pilotes'''.

==Profil(s) désignant les instructeurs==
[[File:Aeral_ _Profil(s)_désignant_les_instructeurs.png|400px]]

Définir le profil permettant de désigner les utilisateurs instructeurs.

Ce profil est utilisé par le robot OpenFlyers pour lister les utilisateurs dans le tableau [[#Instructeurs|Instructeurs]] du rapport Aeral.

=Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Export Aeral=
Pour accéder au rapport '''Export Aeral''', il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Voir-tous-les-rapports|Voir tous les rapports]] ou [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]].

Lors de la première tentative de génération d'un export Aeral, le robot OpenFlyers tente de devenir le paramétrage qui doit être mis en place. S'il arrive à renseigner l'ensemble des paramètres indispensables à la génération du rapport, alors il affiche les tableaux pour les statistiques Aeral. S'il n'est pas en mesure de prédire l'ensemble des paramètres par défaut nécessaires à la génération du rapport, il renvoie vers le [[#Admin->-Structure->-Paramétrage->-Export-Aeral|paramétrage Aeral]].

Avant de générer le bilan annuel, il faut s'assurer que toutes les informations sont renseignées, si ce n'est pas le cas alors le gestionnaire est redirigé vers le formulaire précédent.

L'année affichée par défaut est :
*l'année précédente lorsque le mois actuel est compris entre le mois de janvier et le mois de mars inclus
*l'année actuelle dans le cas contraire

La distinction entre '''jeunes''' et '''adultes''' dans les rapports se situe à :
*21 ans pour '''AVION'''.
*25 ans pour les autres catégories ('''ULM''', '''HELECOPTERE''' et '''PLANEUR''')

Une personne est décomptée comme adulte dès lors que son année de naissance est supérieure ou égale à 21 ou 25 ans suivant la catégorie considérée.

==Rapports issus de données de formulaire==
:* rapport Aeral ''' TERRAINS'''
:* rapport Aeral '''BUREAU'''
:* rapport Aeral '''PERSONNEL'''
:* rapport Aeral '''MATERIEL'''

==Adhérents par activité X==
Ce rapport regroupe 4 tableaux qui correspondent chacun à un type d'activité :
*Avion
*Hélicoptère
*ULM
*Planeur

Pour qu'un pratiquant soit pris en compte dans le recensement, il faut :
*Qu'il détienne au moins l'une des validités [[#Validités-correspondant-à-la-cotisation-de-la-structure|Validités correspondant à la cotisation de la structure]] et dont la date d'échéance doit être supérieure ou égale au 31/12 de l'année des statistiques.
*Qu'il dispose d'une date de naissance (cela permet d'exclure les utilisateurs qui ne correspondent pas à des utilisateurs réels en leur mettant une date de naissance vide)

Pour chaque type d'activité, le robot OpenFlyers détermine les pratiquants en prenant en compte au moins l'un des éléments suivants :
*La pratique effective durant l'année sur un type d'aéronef correspondant au type d'activité
*La détention par un utilisateur d'une validité le définissant comme pratiquant de l'activité

Le robot OpenFlyers prend en compte les utilisateurs désactivés.

Une fois calculé le nombre de pratiquants, le robot OpenFlyers détermine le nombre de brevetés parmi ces pratiquants. Est considéré comme breveté un utilisateur qui dispose de l'une des validités sélectionnées dans le paramétrage [[#Validités-désignant-les-brevetés|Validités désignant les brevetés]], peu importe que la validité soit à jour ou non. Cela permet de déterminer, par soustraction, les personnes qui sont élèves. Dis autrement : est élève une personne qui ne possède pas une validité répertoriée comme étant une validité de type "brevet".

La figure suivante résume l'approche adoptée pour générer les statistiques liées à ce rapport :

[[File:Aeral_statistic_members_by_activity_schema_algorithm.png|800px]]

==Instructeurs==
Pour calculer les heures de vol de chaque instructeur, il y a 2 façons possibles :
*Première méthode : Lorsqu'il n'y a pas de type d'activité de sélectionné dans le champ '''Activité correspondant à Solo supervisé''', le robot OpenFlyers détermine le total des heures de vol de l'instructeur en place droite, puis le total des heures de vols en place droite de l'instructeur pour lesquelles il y a le type d'activité sélectionné pour le paramètre '''Instruction'''
:'''Heures totales = total des heures en place droite '''
:'''Heures doubles = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = Heures totales - Heures doubles'''
*Deuxième méthode : si le type d'activité solo supervisé est coché pour l'instructeur, dans ce cas on détermine le total des heures en solo supervisé comme étant la somme des heures de vols de l'instructeur pour lesquelles il y a comme type d'activité celle correspondant au paramètre '''Activité correspondant à Solo supervisé'''.
:'''Heures totales = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à instruction'''
:'''Heures solo supervisé = total des heures en place droite avec le type d'activité correspondant à solo supervisé'''
:'''Heures doubles = Heures totales - Heures solo supervisé'''

Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Activité en instruction et Activité hors instruction==

pour ces deux rapport aeral nous utilisons la même stratégie qui est définie ci-dessous, pour différencier entre ces deux types d'activité on se base sur la place du pilote :

-En instruction place de pilote = 1.

-Hors instruction place de pilote = 0.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour les catégories AVION et HELECOPTERE===

La stratégie retenue pour générer ces rapports Aeral a été de commencer par identifier les variables fiables qui sont présentes chez toutes les structures
(navigation, IFR, Nuit),qui sont récupérées soit à partir du [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]], soit grâce à l'utilisation de [[#Types d'activités|prédictions sur les types d'activités]], et à partir desquelles on calcule le nombre d'heures de vol pour les autres types d'activité.

[[File:Aeral_activity_types_partition_schema.png|650px]]

Les données les plus fiables sont celles qui sont les plus spécifiques, par exemple, pour obtenir la valeur de VFR nuit si ce type d’activité n'est pas présente dans la structure alors on considère que le type d’activité nuit est le plus spécifique et donc il correspond à la donnée la plus fiable pour calculer ce type d’activité.

Le calcul des heures de vol pour les différents types d'activité se fait en suivant les étapes suivantes:
:* On commence par l’obtention des heures de vol total de toutes les activités confondues par une requête sql.
:* Ensuite, les heures de vol de chaque type d'activité sont calculées en fonction des données fournies par le gestionnaire dans le [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]].

La figure suivante représente le schéma de l'algorithme utilisé par le robot OpenFlyers pour calculer les heures de vol en fonction des données présente dans la structure :

[[File:Aeral_statistic_activity_schema_algorithm.png|650px]]

:*'''Exemple''':
on prend l'exemple suivant dans lequel la structure ne possède que les types d'activités suivants: IFR, NUIT et Navigation

on commence par l'obtention le '''total des heures de vol''' : 2430

ensuite on obtient le total '''IFR''' : 1000

puisque le type d'activité VFR nuit n'est pas présent dans la structure:

on commence par exécuter deux requête la première sur le type d'activité nuit et l'autre sur les deux types d'activité ifr et nuit on obtient par exemple:

'''Nuit''' = 1200

'''IFR nuit''' = 400

ce que nous aide à calculer la valeur de VFR Nuit(voir la relation dans la figure ci-dessus)

'''VFR Nuit''': 1200 - 400 = 800.

pour calculer VFR jour navigation:

on commence par calculer navigation jour, pour cela on obtient la valeur de navigation = 700 et la valeur de navigation nuit = 300 à partir de la base de données, et donc
'''Navigation jour''' = 700 - 300 = 400,

ensuite de la même manière on obtient IFR Navigation = 330 et IFR navigation nuit = 200, pour calculer '''IFR navigation jour''' = 330 - 200 = 130.

et en utilisant la relation défini dans figure ci-dessus, on calcule '''VFR jour navigation''' = 400 - 130 = 270.

à la fin on déduit la valeur de VFR jour local en suivant les étapes suivants :

*:On calcule tout d'abord les heures de vol de '''VFR jour''' = VFR - VFR nuit = 1430 - 800.

avec '''VFR''' = Total - IFR = 2430 - 1000 = 1430.

*:ensuite on déduit la valeur de '''VFR Jour local''' = VFR jour - VFR jour navigation = 630 - 270 = 360

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie ULM===
Pour générer les statistiques liée à ces rapports il faut prendre en compte que chaque vol de la catégorie ULM peut être classée selon la catégorie de la ressource. OpenFlyers supporte actuellement quatre catégories ULM principales : '''ULM classe 1 - Paramoteur''', '''ULM classe 2 - Pendulaire''', '''ULM classe 3 - 3 axes''' et '''ULM classe 4 - Autogire'''.

Le système calcule les heures totales des vols ainsi que les heures de vols pour chaque catégorie de ressource configurée : Heures_Paramoteur, Heures_Pendulaire, Heures_Multiaxes et Heures_Autogire. Les catégories non configurées (Heures_Dirigeable et Heures_Helicoptere) utilisent par défaut des zéros, tandis que Heures_Dont_Vol_BIA reste également à zéro.

NB. Si l'un des clients a des catégories de ressources autres que celles listées ci-dessus (par exemple ULM classe 5 - Dirigeable ou ULM classe 6 - Hélicoptère), il faudra ajouter des requêtes spécifiques de génération des heures de vol pour chacune de ces catégories de ressource.

===Activité en instruction / Activité hors instruction pour la catégorie PLANEUR===
[[File:Gliding_Activity_Categorization_Diagram.png|650px]]

Pour générer les statistiques liées à ces rapports, il est important de noter que chaque vol de la catégorie '''motoplaneur''' est considéré comme un vol '''planeur'''.

La stratégie adoptée pour générer ces rapports Aeral repose sur la prise en compte de divers aspects :

*Extraire les heures totales de vol pour l'activité planeur, quelle que soit sa catégorie (en instruction, hors instruction, autres).
*Extraire les heures de vol étrangères spécifiquement pour l'activité planeur (Nationalité non française).
*Extraire les heures de vol des remorqueurs dans le cadre de l'activité planeur.
*Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie en instruction planeur.
*Extraire les heures de vol en fonction du sexe pour la catégorie hors instruction planeur.
*Extraire les heures de vol hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) (total des heures, heures avec BIA, heures de vol de découverte).
*Extraire le nombre de vols hors instruction destiné aux personnes françaises (Jeunes/Adultes) selon le type d'activité (Remorqués, Treuillés, Lâchers solo, BPP Théorique, BPP Homologués).

==Mouvements==
Pour calculer les mouvements sur la plateforme en comptant simplement les atterrissages des vols locaux.

Sachant que 1 décollage ou 1 atterrissage ou 1 touch and go= 1 mouvement.

mouvements locaux = total atterrissages vol locaux * 2

==Tarifs==
ce rapport aeral consiste à renseigner les droits d'entrée, cotisation non pilote et cotisation Club pour les deux tranches d'age (Jeunes et Adultes).

pour cela, les valeurs du droit d'entrée et de la cotisation non pilote sont directement attribuées pour les deux tranches d'age, en se basant sur les variables renseignées dans la [[#Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral| formulaire]] ou trouvées grâce à l'utilisation de [[#Prédictions|prédictions]].

pour Cotisation Club on récupère la valeur ADULTES_Cotisation_Club directement à partir de la variable Cotisation.

et on déduit '''Jeunes_Cotisation_Club = ADULTES_Cotisation_Club - remise Cotisation jeunes'''

==Terrains==

==Bureau==
Voir le chapitre de non conformité [[#Ce-numéro-de-licence-FFA-n'a-pas-été-certifié-par-SMILE-et-ne-sera-donc-pas-pris-en-compte-lors-de-l'export|Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export]] pour les explications sur ce message d'alerte.

==Aéronefs==
Ce tableau liste toutes les ressources de catégorie aéronefs (Avion, ULM, Hélicoptère, Planeur) :
*actives pour lesquelles l'option '''Saisie d'activité''' est cochée dans le paramétrage
*qui ont effectué au moins un vol dans l'année considérée
Le tableau contient les colonnes suivantes :
*Immatriculation qui correspond au nom de l'aéronef
*Modèle qui correspond au nom du type de ressource correspond
*Heures_Cette_Annee correspond au total des heures de vols effectuées par l'aéronef
*Heures_dont_en_Double correspond aux heures de vols pour lesquelles il y a 2 utilisateurs : 1 en place gauche et 1 en place droite.
*Heures_dont_en_Solo correspond à la différence de Heures_Cette_Annee et Heures_dont_en_Double.
*Tarif_Solo dont la valeur provient de la variable ayant pour nom "$tarifSolo + le nom du type d'aéronef".
*Tarif_Double dont la valeur provient de la variable ayant pour nom "$tarifSolo + le nom du type d'aéronef".

==Liste détaillée des personnes liée pour chaque nombre d'adhérents==

Dans l'affichage des statistiques AERAL, pour les tableaux ADHERENTS PAR ACTIVITE X (avec X est une des catégories: AVION, HELICOPTERE, PLANEUR et ULM) et FORMATIONS, on associe pour chaque nombre de personnes différent de 0 un lien vers un nouvel onglet qui contient la table détaillée des personnes , cette dernière contient les informations suivantes :
*Nom
*Prénom
*Sexe
*Date de naissance
*Année de naissance
*Génération
*Colonne dynamique pour chaque type de validité cochées en cas des '''Brevetes''': cette colonne contient une icône checked verte + la date d'obtention si la personne a la validité, sinon elle est vide

=Prédictions=
Le principe de prédictions consiste à essayer de retrouver les paramètres nécessaires au remplissage du formulaire de statistiques AERAL en recherchant dans la base de données des mots clés spécifiques pour chaque référence.

Liste des prédictions utilisées par le robot OpenFlyers.

==Tarifs==
===Tarif cotisation===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''cotisation'''
#'''cotisation club'''
#'''cotisation <nom de la structure>'''

===Tarif droit d'entrée===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Droit d'entrée'''
#'''Tarif entrée'''

===Tarif instruction===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Tarif instruction'''

===Remise cotisation jeune===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''Remise cotisation jeune'''

==Qualifications==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' les occurrences :
#'''PPL'''
#'''Brevet de base'''
#'''CPL'''
#'''ATPL'''
#'''Brevet ULM'''

==Profils==
===Non Pilotes===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils''' les occurrences :
#'''Honoraire'''
#'''Non pilote'''

===Instructeurs===
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des profils '''Admin > Utilisateur > Profils > Réservations''' les profils qui ont les deux droits suivants:
#'''Planning personnel'''
#'''Planning individuel visible pour les autres'''

==Types d'activités==
Le robot OpenFlyers cherche dans la liste des variables '''Admin > Ventes > Variables > Définition''' des occurrences spécifiques pour chaque type d'activité :

IFR :
#'''IFR'''
#'''IFR-FR'''

Instruction :
#'''Instruction'''
#'''Double commande'''

Navigation :
#'''Navigation'''

Nuit :
#'''Nuit'''
#'''Vol de nuit'''

VFR jour navigation :
#'''VFR jour navigation'''

VFR nuit :
#'''VFR nuit'''

Solo supervisé :
# '''Solo supervisé'''

=Non-conformités=
==Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export==
Si la validité correspondant à la licence FFA n'est pas spécifiée ou si les numéros de licence FFA dans les tableaux [[#Bureau_2|BUREAU]] et [[#Instructeurs|INSTRUCTEURS]] n'ont pas été validés par l'API FFA, ces licences sont signalées en rouge avec le message d'erreur '''Ce numéro de licence FFA n'a pas été certifié par SMILE et ne sera donc pas pris en compte lors de l'export''' en bas du tableau, et le JSON envoyé à SMILE ne les inclut pas.

Si certains numéros sont en rouge et que d'autres ne le sont pas, alors cela veut dire que les numéros en rouge ne sont pas valides et qu'il faut les corriger dans '''Gestion > Utilisateurs > Validités'''

Si tous les numéros sont en rouge, alors il y a de grandes chances pour que le paramétrage en place du type validité associé à la licence FFA ne soit pas configuré pour être certifié par l'API FFA. Pour corriger cela, il faut :
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Éditer le type de validité correspond à la licence FFA
*Dans le champ '''Certification''', sélectionner ''Par API FFA''
*Décocher '''Associer un document'''
*Cocher '''Soumise à échéance'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Heures de vol pour les utilisateurs ayant le sexe '''Indéfini'''==
Dans les blocs Activité en instruction ET Activité hors instruction, s'il y a des heures de vol liées au sexe indéfini, nous ajoutons des lignes supplémentaires où nous stockons les heures sans celles du sexe indéfini.

Pour corriger cette non-conformité, le bon sexe (M/F) doit être renseigné pour les utilisateurs ayant des vols enregistrés.

==Numéro de licence FFA non renseigné==
Dans les blocs INSTRUCTEURS et BUREAU, si l'utilisateur n'a pas le Numéro de licence FFA la case s'affiche en rouge pour indiqué la nécessité de renseigner les numéros de licence FFA pour faire la correspondance côté SMILE FFA.

Pour corriger cette non-conformité, le bon Numéro de licence FFA doit être renseigné pour le personnel de BUREAU et les instructeurs.

Configuration de la comptabilité

2026-01-13T15:37:34Z

Helyousfi: /* Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''[[Configuration#Gestion-des-comptes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Comptes)|Admin > Structure > Paramétrage > Comptes]]'''.

*Activer le toggle switch '''Comptes''' et cliquer sur '''Enregistrer''' pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association loi 1901, exonérées de TVA : B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
**"TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
*Champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus non validés''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu PROFORMA"
*Champ '''Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF.
*:Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités'''.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
*'''Nom''' : Nom de la comptabilité
*'''Unité''' : L'unité employé
*'''Symbole''' : Le symbole de l'unité
*'''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
*'''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
*'''Comptes pour apurement d'un compte utilisateur'''
**'''Solde de compte positif''' : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#75._Autres_produits_de_gestion_courante|758-Produits divers de gestion courante]].
**'''Solde de compte négatif''' : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#65._Autres_charges_de_gestion_courante|654-Perte sur créances irrécouvrable]].
:Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
* '''Solde minimum requis''' et '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
*'''Seuil minimum requis après transfert''' : Permet de bloquer [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|un transfert]] si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-le-seuil-de-transfert-de-compte|Surpasser le seuil de transfert de compte]] permet de outrepasser cette limitation.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]], [[Envoi-des-emails#Présentation|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module [[Suivi-des-emails|Suivi des emails]] (catégorie ''Alerte de solde'').
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]].
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] envoyé à chaque utilisateur concerné

Voir le chapitre [[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]].

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

'''Attention :''' lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion-des-profils#Réservation-en-solo|"Réservation solo"]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-pour-des-tiers|"Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > X''' où X dépend de la [[Comptabilité#Présentation-des-comptes-dans-OpenFlyers|catégorie de comptes]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[File:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''
===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' ou '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer massivement les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer massivement les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Agrégation bancaire et règles d'imputation=

==Activer une synchronisation journalière==
;Introduction
Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours

Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*L'imputation automatique est complètement paramétrée

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*Vérifier si la '''Date de début d'import''' est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
*Activer l'interrupteur '''Synchroniser 1 fois par jour'''
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Agréger un compte bancaire==
;Présentation
Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|importer par API]] les relevés bancaires.
*Vidéo tutorielle : https://www.youtube.com/watch?v=6te0uw8j9mw

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' situé à droite en haut du tableau d'agrégation
Un formulaire s'affiche :
*Dans le champ '''Compte de trésorerie''', sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*Dans le champ '''Date de début d'import''', pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
*Dans le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''', pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
*Dans le champ '''Banque''', sélectionner le nom de la banque concernée
*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*Dans le champ '''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.

Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Import par API]] puis paramétrer les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|Règles d'imputations automatiques]].

Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''' afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.

==Modifier une agrégation bancaire==
;Introduction
Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*'''Compte de trésorerie''': sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*'''Date de début d'import''': choisir une date antérieure à la date actuelle
*'''Synchroniser 1 fois par jour''': cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Banque''': choisir la banque
:#Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag '''(agrégation existante)'''
:#Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
:#*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
:#:Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
:#*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
:#:Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*'''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Règles d'imputations automatiques==
;Introduction
Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importation de relevés bancaires]].

Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM

;Prérequis
*Il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*L'accès à cette fonctionnalité nécessite [[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-compte|la création d'au moins un compte]] client ou fournisseur.

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation'''
Un tableau apparait :

{| class="wikitable"
!Ordonner!!Titre!!Montant sur le relevé bancaire!!Mot clé à rechercher!!Nom du compte imputé dans la comptabilité
|-
|0||Compte d'attente fournisseur||Débit (montant négatif)||--||Fournisseur - compte d'attente
|-
|1||Compte d'attente client||Crédit (montant positif)||--||Client - compte d'attente
|-
|}

Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Ajouter une règle d'imputation''' situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Modifier''' situé dans la colonne '''Actions''' de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.

Présentation des colonnes :
*La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
*La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
*La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
*La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
*La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,

Fonctionnement :
*Lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]], le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
*Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ '''Montant sur le relevé bancaire''') et si l'intitulé contient le mot clé ou l'[[Wikipedia-fr:Expression_régulière|expression régulière]] définie dans le champ '''Mot clé à rechercher''', alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''').
*Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.

Deux règles (''Compte d'attente fournisseur'' et ''Compte d'attente client'') sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''' est modifiable.

[[File:Exemple_regle_imputation.PNG|center|800px]]

==Renouveler l'agrégation des comptes bancaires==
;Présentation
Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.

Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*Avoir un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]]

;Chapitres liés
*[[#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Alertes-de-configuration#Utiliser-correctement-la-fonctionnalité-'Importer-les-relevés-bancaires-par-API'-en-prolongant-l'agrégation-des-banques-au-delà-de-90-jours-après-la-dernière-date-d'authentification|Alerte de configuration pour renouveler l'agrégation bancaire]]

;Procédure
Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :
*Cliquer sur le pictogramme '''Renouveler''', symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée
L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.
*Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour

==Supprimer une agrégation bancaire==
;Introduction
Il existe deux modes de suppression :
*'''Suppression du couplage''' : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques
*'''Suppression totale de l'agrégation''' : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un lien rompu et intitulée '''Dissocier le compte de trésorerie''' situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir dissocier le compte de trésorerie X ? Cette action supprime uniquement le lien entre le compte bancaire et le compte de trésorerie (agrégation conservée).''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

;Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer complètement l'agrégation de la banque''' situé dans la colonne '''Actions sur la banque''' de la banque que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir supprimer toute l'agrégation de la banque X? La banque ne figure plus dans la liste des banques.''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type d'activité "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

=Types d'encaissements=
;Introduction
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).

;Prérequis
*L'administrateur doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-types-d'encaissements|Gestion des types d'encaissements]]

;Procédure
Aller dans le menu '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''' afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:

*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter'''.

L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:
*'''Type d'encaissement''':
**'''Nom''' : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
**'''Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ)''' : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
**'''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*'''Ventilation''':
**'''Compte de trésorerie affecté''' : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
**'''Remise à une personne''' : toggle switch permet de rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]] (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion-des-profils#Recevoir-de-l'argent|Recevoir de l'argent]]).
*'''Montant minimum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
*'''Montant maximum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].

Utilisation de la comptabilité

2026-01-13T15:20:16Z

Helyousfi: /* Saisir un encaissement */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisir facture fournisseur'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Actions > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Utilisation de la comptabilité

2026-01-13T15:09:34Z

Helyousfi: /* Saisir des factures fournisseurs */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisir facture fournisseur'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Utilisation de la comptabilité

2026-01-13T14:58:08Z

Helyousfi: /* Retrouver les écritures non validées */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Utilisation de la comptabilité

2026-01-13T14:55:28Z

Helyousfi: /* Retrouver les écritures non validées */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Utilisation de la comptabilité

2026-01-13T14:20:09Z

Helyousfi: /* Export de la comptabilité */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Utilisation de la comptabilité

2026-01-13T14:18:44Z

Helyousfi: /* Grand livre */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
;Présentation
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

;Prérequis
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, il faut avoir [[Écritures-comptables#Écritures-de-fin-d'exercice-avant-la-clôture-de-la-comptabilité|saisi les écritures de fin d'exercice]]
Dans tous les cas, il faut avoir :
*[[#Solder-les-comptes|Soldé les comptes d'exploitation]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Validé toutes les écritures antérieures à la date de clôture]]
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

S'il subsiste des écritures non validées antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée, la date est affichée en rouge.

Le bouton '''Aller vers la première écriture comptable non validée''' ou '''Aller vers la première activité non validée''' permet d'aller vers l'interface de validation correspondante afin d'identifier et valider les écritures correspondantes.

Pour éviter d'avoir à valider les écritures une par une, il est possible de les valider toutes d'un coup (cf. Prérequis ci-dessus).

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable actuellement ouvert
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.

Dans '''Gestion de l'exercice comptable''', apparait le texte ''Après clôture, le nouvel exercice débutera le ''. La date indiquée correspond au jour suivant la date de clôture définie grâce au bouton calendrier décrit ci-dessus.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile, la date de clôture devrait être le 31/12/N. Ainsi le nouvel exercice débute le 01/01/N+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''
Si le bouton n'est pas sélectionnable, cela veut dire qu'il reste des écritures à valider qui apparaissent en rouge dans le tableau des statistiques.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Editions > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début
*Décocher éventuellement les comptes ressources à ne pas solder (normalement ils doivent tous être laissés cochés sauf si des comptes ressources sont utilisés comme comptes de bilan)
*Dans le champ Compte de contrepartie, le compte sélectionné doit être ''Résultat de l'exercice (Bilan)'' ou ''Report à nouveau (Bilan)''
*Dans le champ '''Solder les comptes à la date du''', la date doit correspondre au dernier jour de l'exercice à clôturer. Typiquement pour clôturer l'année N, il faut sélectionner 31/12/N
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Champ '''Montant''' : filtrer les valeurs des colonnes crédit/débit (montant positif : crédit, montant négatif : débit).
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

[[File:Recherche des flux.png|frameless|800x800px]]

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
;Présentation
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures antérieures à une date choisie.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', apparait la date de début de l'exercice comptable ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validées avec la date de la première écriture concernée.

En bas du formulaire, à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du''' apparaît une date :
:*la valeur par défaut correspond au 31 décembre de l'année précédente
:*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d'un-encaissement,-d'un-flux-ou-d'un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un bouton calendrier est affiché permettant de modifier la date. Cette dernière ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable et ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser'''
*Cliquer sur le boutton '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Si plusieurs comptabilités existent, choisir dabord la '''Comptabilité'''. Le formulaire est alors rechargé et les listes de comptes proposées (fournisseur/charge/TVA) sont '''filtrées''' pour n'afficher que les comptes de la comptabilité sélectionnée.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

[[File:Saisir facture fournisseur.png|frameless|800x800px]]

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée (liste filtrée selon la '''Comptabilité''' choisie) et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Bibliothèque des rapports

2025-12-09T13:35:09Z

Helyousfi: /* Activités et coûts */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les rapports présents dans la bibliothèque des rapports de la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

La '''bibliothèque''' des rapports est disponible par le menu '''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''.

Les rapports de la bibliothèques sont classés en catégories et répartis dans les menus correspondants :
*Activités : menu '''Gestion > Activités > Rapports'''
*Comptabilité : '''Gestion > Comptes > Rapports'''
*Réservations : '''Planning > Données > Rapports sur les réservations'''
*Statistiques Aeral : '''Gestion > Rapports > Statistiques Aeral'''
*Utilisateurs : '''Gestion > Utilisateurs > Rapports'''

Les rapports de la bibliothèque s'affichent s'ils sont cochés en tant que '''favoris'''. Pour la gestion des rapports favoris voir [[Gestion-des-rapports#Ajouter-un-rapport-en-favori|Ajouter un rapport en favori]].

Il est également possible de rendre visible les rapports depuis l'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|interface légère du planning]] pour les utilisateurs finaux depuis le menu '''Données > Rapports'''. Pour gérer les rapports visibles, il faut suivre la procédure [[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Configurer les rapports visibles pour les utilisateurs]].

Pour plus de détails sur les rapports, voir la page de [[Gestion-des-rapports|gestion des rapports]].

Les requêtes SQL des rapports de la bibliothèque sont consultables [[OF-doc-en:Export-generator-4|dans la version anglaise de la documentation]].

=Gestion > Activités > Rapports=
==Heures de vol par mois==
Ce rapport fournit le total des heures de vol mensuelles.
==Heures de vol par type d'activité par mois==
Ce rapport fournit le total des heures de vol mensuelles, détaillé par type d'activité et par la nature du vol (solo ou en double).
==Heures de vol sur le profil sélectionné : Moins et plus de 21 ans, homme, femme==
==Total des heures de vol par pilote==
Ce rapport mis par défaut lors du paramétrage d'une plateforme aéronautique permet d'avoir le total des heures de vol par pilote dans l'année.

Rapport : [[OF-doc-en:Reports-3#Flight-hours-total-per-pilot|Flight hours total per pilot]]

=Gestion > Comptabilité > Rapports=
==Paiement en ligne==
Ce rapport permet d'avoir la liste des tentatives de paiement entre 2 dates.

Rapport : [[OF-doc-en:Accounting-reports-3#online_payment_attempts_list|online payment attempts list]]

=Gestion > Rapports > Rapports spécifiques=

Le menu '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques''' liste des rapports externes à la [[OF-doc-en:Export-generator-4|bibliothèque]] et propres au logiciel.

==Activités et coûts==
Ce rapport permet d'exporter au format CSV la liste des vols avec les informations d'activités et les coûts associés.
;Pré-requis :
* La [[Gestion-des-activités|gestion des activités]] doit être active.
* L'utilisateur doit disposer des droits d'accès aux rapports
Aller au menu :
*'''Gestion -> Rapports -> Rapports spécifiques -> Activités et coûts.'''
*Sélectionner la période à exporter.
*Choisir le plan comptable.
*Filtrer les données si nécessaire (Profils utilisateur, Utilisateur, Ressource, Type d'activité).
*Sélectionner le '''Jeu de caractère'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.

==[[Facturation-des-clients|Relevés de factures clients]]==

=Gestion > Rapports > Statistiques Aeral=

==Heures de vol en instruction sur le profil et type de vol sélectionnés==

==Heures de vol hors instruction sur le profil et type de vol sélectionnés==

==Nombre de mouvements sur l'aérodrome basé sur le profil sélectionné==

==Nombre d'hommes, femmes plus et moins de X ans pour le profil P, la validité V à jour pour l'année A==

==Total d'heures par activités et catégories de ressources pour un instructeur pour une année==

==Validité de l'année : Nombre de personne de plus et moins de 21 ans pour le profil sélectionné==

=Gestion > Utilisateurs > Rapports=
==Utilisateurs ayant la validité X dont l'année d'obtention est supérieure ou égale à l'année Y==
Ce rapport permet d'avoir la liste des utilisateurs qui ont obtenue la validité X l'année Y ou après.

Rapport : [[OF-doc-en:Users-exports-4#User-validity-superior-year|User validity superior year]]

=Procédures=

==Renseigner les formulaires de statistiques Aeral==
La procédure suivante a été réalisée pour les demandes de statistiques aeral de l'année 2013. Elle est valable pour les années suivantes sauf si les statistiques aeral sont modifiées. Dans ce cas, nous vous invitons à contacter l'équipe OpenFlyers pour signaler les modifications.

===Adhérents par activité===
[[File:Rapport_AERAL_adherent.png]]

Le tableau se remplit à l'aide du rapport [[#Nombre-d'hommes,-femmes-plus-et-moins-de-X-ans-pour-le-profil-P,-la-validité-V-à-jour-pour-l'année-A|Statistiques Aeral > Nombre d'hommes, femmes plus et moins de X ans pour le profil P, la validité V à jour pour l'année A]].

Il faut sélectionner la validité ''Cotisation'', l'année passée et le profil à visualiser s'il faut restreindre les personnes à compter à un profil donné. Sinon, il faut laisser le profil vide.

===Brevets, qualifications ou licences===

[[FILE:Rapport_AERAL_validite.png]]

Le tableau se remplit à l'aide du rapport [[#Validité-de-l'année-:-Nombre-de-personne-de-plus-et-moins-de-21-ans-pour-le-profil-sélectionné|Statistiques Aeral > Validité de l'année : Nombre de personne de plus et moins de 21 ans pour le profil sélectionné]] où il faut sélectionner l'année et le profil à visualiser.

===Activité en instruction===

[[FILE:Rapport_AERAL_hdv_instruction.png]]

Pour remplir ces deux formulaires, utiliser :
* Le rapport [[OF-doc-en::Export-generator-4#Flight_type_:_Flight_hours_total_on_instruction_with_specific_profile|Statistiques Aeral > Heures de vol en instruction sur le profil et type de vol sélectionnés]] où il faut sélectionner l'année et le profil à visualiser. Sélectionner le type de vol "Local" pour avoir le total "VFR Jour local", le type de vol "Navigation" pour le total "VFR Jour navigation", etc.
* Le rapport [[#Heures-de-vol-sur-le-profil-sélectionné-:-Moins-et-plus-de-21-ans,-homme,-femme|Activité > Heures de vol sur le profil sélectionné : Moins et plus de 21 ans, homme, femme]] où il faut sélectionner l'année et le profil à visualiser.

===Activité hors instruction===

[[FILE:Rapport_AERAL_hdv_hors_instruction.png]]

Pour remplir ces deux formulaires, utiliser :
* Le rapport [[#Heures-de-vol-hors-instruction-sur-le-profil-et-type-de-vol-sélectionnés|Statistiques Aeral > Heures de vol hors instruction sur le profil et type de vol sélectionnés]] où il faut sélectionner l'année et le profil à visualiser. Sélectionner le type de vol "Local" pour avoir le total "VFR Jour local", le type de vol "Navigation" pour le total "VFR Jour navigation", etc.
* Le rapport [[#Heures-de-vol-sur-le-profil-sélectionné-:-Moins-et-plus-de-21-ans,-homme,-femme|Activité > Heures de vol sur le profil sélectionné : Moins et plus de 21 ans, homme, femme]] où il faut sélectionner l'année et le profil à visualiser.

===Instructeurs===

[[FILE:Rapport_AERAL_total_heures_instructeur.jpg]]

Le détail des heures d'un instructeur s'obtient avec le rapport [[#Total-d'heures-par-activités-et-catégories-de-ressources-pour-un-instructeur-pour-une-année|Statistiques Aeral > Total d'heures par activités et catégories de ressources pour un instructeur pour une année]] où il faut sélectionner l'année et l'instructeur à visualiser.

===Toutes activités dont mouvements===

[[FILE:Rapport_AERAL_activite_mouvement.png]]

Le nombre de mouvements s'obtient avec le rapport [[#Nombre-de-mouvements-sur-l'aérodrome-basé-sur-le-profil-sélectionné|Statistiques Aeral > Nombre de mouvements sur l'aérodrome basé sur le profil sélectionné]] où il faut sélectionner l'année et le profil à visualiser.

Gestion des rapports

2025-12-09T13:08:32Z

Helyousfi: /* Afficher un rapport favori */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la gestion des rapports personnalisés sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

A chaque fois qu'OpenFlyers développe un nouveau rapport à la demande d'une structure, l'équipe rajoute ce rapport dans la [[Bibliothèque des rapports]].

Nous recommandons aux clients d'éviter de développer leurs propres rapports personnalisés et de faire appel à OpenFlyers afin de compléter la bibliothèque des rapports en fonction de leurs besoins. En effet, seuls les rapports présents dans cette liste sont maintenus à jour par OpenFlyers lors de mises à jour de la structure de la base de données.

Pour les clients qui souhaitent néanmoins développer eux-mêmes leurs propres rapports, nous mettons à disposition la [[Structure de la base de données|structure de la base de données]].

=Afficher un rapport favori=

* Aller au menu '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser'''
* Aller dans une des catégories de rapport
* Sélectionner un rapport à visualiser
* Compléter le formulaire qui s'affiche
* Appuyer sur le bouton '''Visualiser'''
* Le contenu du rapport va s'afficher dans un nouvel onglet
Il est également possible d'exporter le rapport au format CSV. Le jeu de caractères sélectionné est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.

=Ajouter un rapport=
Dans le cas où le rapport nécessite un ou plusieurs champs non présents dans la plateforme, il faut au préalable [[#Ajouter-un-champ-dans-le-formulaire-des-rapports|créer ce champ]].
*Côté admin, '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier'''
*Tout en bas du tableau, cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Dans le champ '''Intitulé''', saisir un texte libre permettant de décrire l'objet du rapport
*Dans le champ '''Requête SQL''', saisir une requête SQL permettant de générer le rapport
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

==Vérification lors de l'ajout==
Lors du clic sur le bouton '''Valider''', deux vérifications sont effectuées sur la requête :
*La première vérifie que la syntaxe de la requête SQL est correctement écrite.
*La seconde vérifie que les champs et tables mentionnés dans la requête correspondent bien à des champs de la base de données.

=Ajouter un rapport en favori=

* Côté admin, '''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''
* Colonne '''Favori''' : cocher les rapports à mettre en favoris

=Champ de saisie=

==Ajouter un champ dans le formulaire des rapports==

Pour permettre de rajouter un paramètre pris en compte lors de la génération d'un rapport, il peut être nécessaire de rajouter un champ de saisie pour l'utilisateur lors d'une demande de rapport. Pour ce faire il faut effectuer les opérations suivantes :
*'''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
*En bas du tableau :
**Dans le champ vide de la colonne '''Nom de variable''', saisir le nom de la variable sans espace et sans caractère particulier
**Dans le champ '''Intitulé''', saisir le nom en clair qui apparaitra dans le formulaire de saisie des rapports
**Dans le champ '''Type de valeur''', choisir [[Champs-métiers#Type-de-valeur|le type en fonction du champ]]
**Cocher ou non la case à cocher '''Remplissage obligatoire''' pour indiquer que le champ doit être systématiquement saisi lorsqu'il est mentionné dans la requête SQL
**Dans le champ '''Valeur d'affichage maximum''', si la saisie est possible, mettre la valeur maximum ou la valeur -1 s'il n'y a pas de valeur maximum
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
'''Attention :''' cette étape doit être effectuée avant d'[[#Ajouter-un-rapport|ajouter une requête SQL pour un rapport]] qui fait [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Remplacement-des-variables|référence au nouveau champ]].

==Case à cocher '''Mémoriser ce choix'''==

Cette fonctionnalité n'est présente que sur les rapports de la [[Fonctionnement-du-moteur-des-rapports#Bibliothèque-des-rapports|bibliothèque]]. Pour rendre visible la case à cocher '''Mémoriser ce choix''' au niveau de chaque champ du formulaire, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Voir-tous-les-rapports|Voir tous les rapports]].

La case à cocher '''Mémoriser ce choix''' permet de mémoriser la sélection d'un champ dans le formulaire d'un rapport afin de simplifier une future exécution du rapport. Cette case à cocher est par défaut cochée. La mémorisation du choix n'est pas propre à un utilisateur mais à la plateforme.

==[[Champs-métiers#Type-de-valeur|Type de valeur]]==

=[[Configuration#Reporting/Export|Configurer la mise en forme des rapports]]=

=Configurer les rapports visibles pour les utilisateurs=
Pour rendre tous les rapports visibles à un profil d'utilisateurs, cela se paramètre en attribuant le droit [[Gestion-des-profils#Voir-tous-les-rapports|Voir tous les rapports]] au profil souhaité. Les rapports seront alors visible côté admin.

Pour rendre uniquement certains rapports visibles à certains profils d'utilisateurs, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-rapports|Gestion des rapports]] et effectuer les actions suivantes :
*'''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier''' ou '''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''
*Sélectionner la check-box correspondant à l'intersection de la colonne du profil pour lequel le rapport doit être visible avec la ligne du rapport concerné
Les rapports rendus visibles pour les profils considérés sont consultables dans les menus correspondants :
**'''Gestion > Activités > Rapports'''
**'''Gestion > Comptes > Rapports'''
**'''Gestion > Rapports > Statistiques Aeral'''
**'''Gestion > Utilisateurs > Rapports'''
**'''Planning > Données > Rapports sur les réservations'''
**'''Planning > Données > Rapports utilisateur > Rapports personnalisés'''

=[[Fonctionnement du moteur des rapports]]=

Fonctionnement du moteur des rapports

2025-12-09T12:59:31Z

Helyousfi:

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter le fonctionnement du moteur des rapports.

=[[Bibliothèque des rapports]]=

=Conversion des nombres stockés en sexacentimal avec sexa2HoursMinute=
Certaines durées, comme les temps d'activités, sont stockés en [[Formules-de-calcul#Définition-Unité-sexacentimal|unité sexacentimal]].

La fonction stockée sexa2HoursMinute permet de convertir ces valeurs en heure minute.

Exemple de requête :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT sexa2HoursMinute(duration) FROM flight</syntaxhighlight>

Il est recommandé pour les rapports devant être utilisés au travers de l'[[API OpenFlyers]] de transmettre les valeurs directement en sexacentimal et d'effectuer la conversion en une autre unité côté serveur.

=Export CSV=
Les nombres sont formatés selon le chapitre [[#Formatage-des-nombres|formatage des nombres]].

L'encodage de l'export CSV est défini par le champ '''[[Configuration#Reporting/Export|Jeu de caractère CSV par défaut]]''' du paramétrage de la plateforme.

Le caractère de séparation des champs dans l'export CSV est le point-virgule.

Les caractères points-virgules présents dans les données exportées sont remplacés par des virgules pour éviter tout décalage de colonne sur une ligne.

=Formatage des nombres=
Pour l'affichage dans le navigateur et pour les exports CSV, les nombres sont formatés en conservant uniquement les chiffres significatifs, c'est à dire en supprimant les zéros non significatifs. Le formatage n'est fait que sur les colonnes contenant exclusivement des nombres.

Exemples de formatage :
*2.10 sera formaté 2.1
*2.00 sera formaté 2
*2.135 sera formaté 2.135

Le séparateur décimal est défini par le champ '''[[Configuration#Reporting/Export|Séparateur décimal]]''' du paramétrage de la plateforme.

=Multilinguisme=
''Cette fonction n'est possible que pour les rapports de la [[#Bibliothèque-des-rapports|bibliothèque]].''

Il est possible d'avoir des phrases traduites dans la langue de l'utilisateur par l'utilisation des tags '''_tr(XXX)''' où '''XXX''' est un tag de traduction.

Lorsque le moteur repère une occurrence de '''_tr(XXX)''', il :
* extrait le tag de traduction '''XXX'''
* lance la traduction du tag dans la langue de l'utilisateur connecté
* échappe les apostrophes
* remplace '''_tr(XXX)''' par le tag traduit

Exemple de requête :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT id, name AS login, first_name AS '_tr(FIRST_NAME)', last_name AS '_tr(LAST_NAME)'
FROM person</syntaxhighlight>

Exemple d'affichage :
{| class="wikitable"
|-
|id||login||Nom||Prénom
|-
|1||bjean||Beau||Jean
|-
|5||dmichel||Dupont||Michel
|-
|}

Le parsage des tags '''_tr(XXX)''' s'effectue avant l'exécution de la requête SQL afin de n'avoir à traduire que la requête elle-même et non pas l'intégralité des résultats. Dans le cas d'une [[#Requête-dynamique|requête dynamique]], le parsage a lieu après la première passe qui génère la 2ème requête et avant la 2ème passe qui génère les résultats.

=Requête dynamique=

La présence du tag "[OF_DYNAMIC_SQL]" dans un rapport, permet d'identifier une requête dynamique.

Une requête dynamique est une requête '''SELECT''' construisant une autre requête '''SELECT''' à l'intérieur d'elle-même. L'on nomme cette autre requête, une requête imbriquée.

Les requêtes dynamiques sont principalement utilisées pour afficher sous forme de colonne, des données provenant de [[Champs-métiers|champs métiers]] comme par exemple, pour le rapport [[OF-doc-en::Users-exports-4#Personal-details-(with-profile-X-and/or-validity-Y-expiring-at-a-date-posterior-or-equal-to-Z)|Coordonnées (avec profil X et/ou validité Y expirant à une date postérieure ou égale à Z)]].

Exemple de requête dynamique avec des variables : La requête imbriquée sert à obtenir les utilisateurs d'un certain profil.
<syntaxhighlight lang="sql">[OF_DYNAMIC_SQL]
SELECT '
SELECT *
FROM person
LEFT profile ON person.profile & profile.id
WHERE profile.id=\'$profileId\'
'
FROM ma_table
WHERE mon_champ='$monId'</syntaxhighlight>

Pour les [[#Variable-associé-à-un-champ-de-type-dbObjectMulti|variable associé à un champ de type dbObject::Multi]], l'utilisation de la variable dans la requête imbriquée doit être écrite de telle sorte :
<syntaxhighlight lang="sql">[OF_DYNAMIC_SQL]
SELECT CONCAT('
SELECT *
FROM person
LEFT profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id IN (', IF('-' IN ($profileId), '\'-\'', '$profileId'), ') OR \'-\' IN (', IF('-' IN ($profileId), '\'-\'', '$profileId'), ') )')
FROM ma_table
WHERE mon_champ='$monId'</syntaxhighlight>

La requête imbriquée permet d'obtenir cela :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id IN ($profileId) OR '-' IN ($profileId) )</syntaxhighlight>

==Afficher/cacher des colonnes en fonction des champs==

L'utilisation de [[#Requête-dynamique|requête dynamique]] permet d'afficher/cacher des colonnes en fonction des champs.

C'est dans la requête imbriquée où se fait le choix d'afficher ou non, les colonnes désirées.

Par exemple, le rapport [[OF-doc-en::Users-exports-4#Personal-details-(with-profile-X-and/or-validity-Y-expiring-at-a-date-posterior-or-equal-to-Z)|Coordonnées (avec profil X et/ou validité Y expirant à une date postérieure ou égale à Z)]] cache les colonnes liées aux validités lorsqu'aucun type de validité n'est sélectionné.

Exemple de requête de base qui récupère les utilisateurs et leurs validités :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT person.id AS ID, last_name AS Nom, first_name AS Prénom,
validity_type.name AS 'Validité'
FROM person
LEFT JOIN validity ON (person.id=validity.person_id)
LEFT JOIN validity_type ON (validity_type.id=validity.validity_type_id)
WHERE person.activated=1
AND (
(validity.validity_type_id IN ($validityTypeId) AND validity_type.time_limitation=1)
OR
'-' IN ($validityTypeId)
)
ORDER BY last_name, first_name</syntaxhighlight>

Exemple de la requête transformée en requête dynamique :
<syntaxhighlight lang="sql">[OF_DYNAMIC_SQL]
SELECT CONCAT('
SELECT person.id AS ID, last_name AS Nom, first_name AS Prénom,
validity_type.name AS \'Validité\'
FROM person
LEFT JOIN validity ON (person.id=validity.person_id)
LEFT JOIN validity_type ON (validity_type.id=validity.validity_type_id)
WHERE person.activated=1
AND (
(validity.validity_type_id IN ($validityTypeId) AND validity_type.time_limitation=1)
OR
\'-\' IN (', IF('-' IN ($validityTypeId), '\'-\'', '$validityTypeId'), ')
)
ORDER BY last_name, first_name
')</syntaxhighlight>

Exemple pour cacher la colonne "Validité" lorsque rien n'est sélectionné pour la variable $validityTypeId :
<syntaxhighlight lang="sql">[OF_DYNAMIC_SQL]
SELECT CONCAT('
SELECT person.id AS ID, last_name AS Nom, first_name AS Prénom',
IF('-' IN ($validityTypeId), '', ', validity_type.name AS \'Validité\', )', '
FROM person
LEFT JOIN validity ON (person.id=validity.person_id)
LEFT JOIN validity_type ON (validity_type.id=validity.validity_type_id)
WHERE person.activated=1
AND (
(validity.validity_type_id IN ($validityTypeId) AND validity_type.time_limitation=1)
OR
\'-\' IN (', IF('-' IN ($validityTypeId), '\'-\'', '$validityTypeId'), ')
)
ORDER BY last_name, first_name
')</syntaxhighlight>

=Remplacement des variables=
===Variable associé à un [[Gestion-des-rapports#Champ-de-type-dbObject|champ de type dbObject]]===
Une variable associée à ce type de champ recevra comme valeur possible :
* Lorsque "Pas de filtre" est sélectionné, le caractère : -
* Lorsqu'une valeur est sélectionnée, un id sous forme de nombre

Exemple de rapport : Liste des utilisateurs actifs possédant le profil "$profileId"
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT person.*
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE profile.id='$profileId'
AND activated=1</syntaxhighlight>

Exemple de remplacement :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT person.*
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE profile.id='1'
AND activated=1</syntaxhighlight>

Exemple de rapport : Liste des utilisateurs actifs avec ou non, un filtrage sur le profil "$profileId"
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id='$profileId' OR '-'='$profileId' )</syntaxhighlight>

Dans ce rapport, cette partie permet d'assurer le filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">profile.id='$profileId'</syntaxhighlight>
Et cette partie s'assurer le non-filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">'-'='$profileId'</syntaxhighlight>

Exemple de remplacement assurant le filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id='1' OR '-'='1' )</syntaxhighlight>

Exemple de remplacement assurant le non-filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id='-' OR '-'='-' )</syntaxhighlight>

Exemple de rapport avec une [[#Requête-dynamique|requête dynamique]] :
<syntaxhighlight lang="sql">[OF_DYNAMIC_SQL]
SELECT 'SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id=\'$profileId\' OR \'-\'=\'$profileId\' )'
FROM ma_table
WHERE mon_champ='$unId'</syntaxhighlight>

===Variable associé à un [[Gestion-des-rapports#Champ-de-type-dbObject|champ de type dbObjectMulti]]===

Une variable associée à ce type de champ recevra comme valeur possible :
* Lorsque rien n'est coché, la chaîne : '-'. Cela est considéré comme "Pas de filtre".
* Lorsqu'une valeur est cochée, un id sous forme de nombre
* Lorsque plusieurs valeurs sont cochées, plusieurs id sous forme de chaîne suivante : 1,2,3

Exemple de rapport : Liste des utilisateurs actifs avec ou non, un filtrage sur le(s) profil(s) "$profileId"
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id IN ($profileId) OR '-' IN ($profileId) )</syntaxhighlight>

Dans ce rapport, cette partie permet d'assurer le filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">profile.id IN ($profileId)</syntaxhighlight>
Et cette partie s'assurer le non-filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">'-' IN ($profileId)</syntaxhighlight>

Exemples de remplacement assurant le filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id IN (1) OR '-' IN (1) )</syntaxhighlight>

<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id IN (1,2,4) OR '-' IN (1,2,4) )</syntaxhighlight>

Exemple de remplacement assurant le non-filtrage :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id IN ('-') OR '-' IN ('-') )</syntaxhighlight>

Exemple de rapport avec une [[#Requête-dynamique|requête dynamique]] :
<syntaxhighlight lang="sql">[OF_DYNAMIC_SQL]
SELECT CONCAT('SELECT *
FROM person
LEFT JOIN profile ON person.profile & profile.id
WHERE ( profile.id IN (', IF('-' IN ($profileId), '\'-\'', '$profileId'), ') OR \'-\' IN (', IF('-' IN ($profileId), '\'-\'', '$profileId'), ') )')
FROM ma_table
WHERE mon_champ='$unId'</syntaxhighlight>

=Rendre des liens cliquables=
Par défaut, si du contenu dans les rapports produit des liens, ceux-ci ne sont pas cliquables.

Pour que les liens le deviennent, ceux-ci doivent être sur la forme :
<pre>[LINK=lien_cliquable]Du texte[/LINK]</pre>

Les liens sont construits pour que le contenu s'ouvre dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre (selon la configuration du navigateur).

Par exemple :
<pre>[LINK=http://openflyers.com]Site OpenFlyers[/LINK]</pre>

Attention : s'il est nécessaire de mettre un point d'interrogation dans l'URL, alors il faut remplacer le point d'interrogation par '''[QUESTION_MARK]'''.

Exemple de construction de lien permettant d'éditer les 50 derniers vols :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT CONCAT( '[LINK=index.php[QUESTION_MARK]menuAction=flight_record&menuParameter=', flight.id, ']Edit[/LINK]' ) AS Link, flight.*
FROM flight
WHERE flight.validated=0
ORDER BY flight.start_date DESC LIMIT 50</syntaxhighlight>

=Totaux=
Lorsqu'on visualise un rapport dans le navigateur, une ligne est ajoutée en fin d'édition pour contenir les totaux des colonnes.

Le total est calcule pour les colonnes dont soit :
*toutes les cellules de la colonne contiennent un nombre
*toutes les cellules de la colonne contiennent une durée inférieure à 24h.

De plus, la première cellule de cette dernière ligne contient le nombre total de lignes affichées (sans la dernière).

=Visualisation de rapport=

Lors d'une demande de visualisation de rapport, le moteur des rapports :
* Récupère les valeurs des [[#Champ-de-saisie|champs de saisie]] affichées dans le formulaire et stocke ces valeurs dans les variables correspondantes à ces [[#Champ-de-saisie|champs de saisie]]
* Extrait la requête du rapport
* [[#Remplacement-des-variables|Remplace dans la requête]], chaque variable par leur valeur correspondante
* Interprète la requête. Lors d'une [[#Requête-dynamique|requête dynamique]], celle-ci est interprété une seconde fois
* Affiche le résultat sous forme de tableau

Exemple de rapport :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM ma_table
WHERE mon_champ='$maVariable'</syntaxhighlight>

Exemple de rapport après remplacement des variables :
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM ma_table
WHERE mon_champ='1'</syntaxhighlight>
<syntaxhighlight lang="sql">SELECT *
FROM ma_table
WHERE mon_champ='test'</syntaxhighlight>

Utilisation de la comptabilité

2025-12-09T12:49:47Z

Helyousfi: /* Export de la comptabilité */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

Avant de clôturer, il faut :
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
*[[#Solder-les-comptes|Solder les comptes d'exploitation]].
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture]].
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.

Ensuite, pour clôturer :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''.
*Dans la première colonne, la date de début de l'exercice comptable est renseignée ainsi qu'un tableau intitulé '''Statistiques''' fournit des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée. Si tel est le cas, la date sera affichée en rouge. Dans ce scénario, il est nécessaire de localiser les écritures non validées et de les valider en utilisant le bouton "Aller vers la première écriture comptable non validée" pour les écritures comptables non validées, ou le bouton "Aller vers la première activité non validée" pour les activités non validées.
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de clôture]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Clôturer l'exercice à la date du :''' en bas du formulaire. Lorsque l'utilisateur saisit une date, '''la date de début du nouvel exercice''' est automatiquement mise à jour dans la deuxième colonne intitulée '''Gestion de l'exercice comptable'''. Sinon, la date par défaut affichée sera le 31/12 de l'année suivant celle de la dernière clôture.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité ainsi que le '''Jeu de caractère'''. Le jeu de caractères choisi est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début.

Dans cette interface :
*Décocher les comptes ressources à ne pas solder
*Sélectionner la date comptable
*Sélectionner la comptabilité
*Choisir un compte de contrepartie
*Cliquer sur '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures comprises avant une date choisie.
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
*Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', la date de début de l'exercice comptable est renseignée ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validés avec la date de la première écriture non validée.
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du:''' en bas du formulaire. En cliquant sur le calendrier.
** Cette date ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable.
** Et, ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année précédente.
* Activer l'interrupteur '''Autoriser''' et cliquer sur le button '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

Utilisation de la comptabilité

2025-12-09T12:40:59Z

Helyousfi: /* Grand livre */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la saisie des opérations de [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Date par défaut dans les formulaires==
La date proposée par défaut dans les formulaires de saisie (saisie des factures fournisseurs, saisie des transferts de compte à compte, etc.) est la date de la dernière écriture enregistrée.

==Définitions==
===Compte d'export===
Pour chaque compte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Définir_les_comptes_d'export|préciser un compte d'export]] qui sert dans le cas où on exporte la comptabilité vers un autre logiciel de comptabilité.

Cela sert également si on souhaite éditer une comptabilité depuis OpenFlyers et son module de gestion des rapports tout en respectant un plan comptable codifié.

=Clôturer l'exercice comptable=
[https://www.youtube.com/watch?v=_hjOHHXP_ig Vidéo tutorielle pour clôturer une comptabilité]

''Attention : la clôture de la comptabilité ne doit être effectuée qu'une fois qu'on est sûr et certain de ne plus avoir à intervenir sur l'exercice à clôturer. Cette opération doit donc être temporisée dans le temps sachant qu'il est tout à fait possible de poursuivre son activité sur l'exercice suivant sans que l'exercice précédent ne soit clôturé.''

OpenFlyers affiche une [[Alertes de configuration#L'exercice_comptable_courant_a_plus_d'un_an|alerte lorsque l'exercice en cours est ouvert depuis 400 jours]].

Avant de clôturer, il faut :
*Si le bilan est effectué dans OpenFlyers, [[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|saisir les écritures de fin d'exercice]]
*[[#Solder-les-comptes|Solder les comptes d'exploitation]].
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures antérieures à la date de clôture]].
En effet, on ne peut clôturer qu'une période pour laquelle toutes les écritures comptables ont été validées sinon cela engendre [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|des alertes]]. Si des comptes n'ont pas été [[#Solder-les-comptes|soldés]] alors un [[Alertes-administrateur#Alertes-lors-de-la-clôture-de-la-comptabilité|message d'alerte]] apparaitra. Il n'est également pas possible de clôturer sur une date future.

Ensuite, pour clôturer :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Clôturer'''.
*Dans la première colonne, la date de début de l'exercice comptable est renseignée ainsi qu'un tableau intitulé '''Statistiques''' fournit des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période de clôture souhaitée. Si tel est le cas, la date sera affichée en rouge. Dans ce scénario, il est nécessaire de localiser les écritures non validées et de les valider en utilisant le bouton "Aller vers la première écriture comptable non validée" pour les écritures comptables non validées, ou le bouton "Aller vers la première activité non validée" pour les activités non validées.
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de clôture]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Clôturer l'exercice à la date du :''' en bas du formulaire. Lorsque l'utilisateur saisit une date, '''la date de début du nouvel exercice''' est automatiquement mise à jour dans la deuxième colonne intitulée '''Gestion de l'exercice comptable'''. Sinon, la date par défaut affichée sera le 31/12 de l'année suivant celle de la dernière clôture.

Pour une structure qui a un exercice annuel correspondant à l'année civile les dates devraient être 31/12/XXXX et 01/01/XXXX+1
*Cliquer sur le bouton '''Clôturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice'''.

En cas d'erreur de clôture, il est possible de [[#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice clôturé]].

=Créer un tarif pour la facturation des activités=
*'''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Champ '''Nom de variable''', renseigner un nom de variable sous la forme ''tarifSoloXXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer. Exemple : ''tarifSoloDR42''. Il est primordial de respecter la casse (c'est à dire les majuscules et minuscules).
*Champ '''Intitulé''', renseigner le nom en clair de la variable sous la forme ''Tarif Solo XXXX'' en remplaçant XXXX par le nom du type de ressource pour lequel le tarif doit s'appliquer.
*Champ '''Type de valeur''', laisser ''Nombre à virgule''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Il faut ensuite associer une valeur au tarif :
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau
*Champ '''Nom de variable''', sélectionner le nom de la variable précédemment créé
*Champ '''Valeur''', renseigner le tarif à associer à la variable
*Champ '''Date de début''', laisser la date renseignée par défaut : elle correspond à la date de début d'exercice comptable et permet de ne pas avoir de "trou tarifaire"
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Déclôturer l'exercice comptable=
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]]

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Exercice > Déclôturer'''.
*Activer l'interrupteur '''Autoriser la déclôture de l'exercice''', le bouton '''Supprimer''' devient opérationnel sur la première ligne du tableau, qui correspond à la dernière clôture (la date la plus récente).
*Cliquer sur le button '''Supprimer'''.

'''NB''': Il n'est pas permis de déclôturer l'exercice comptable en cas d'une seule clôture comptable.

=Éditions=
==[[Compte de résultat]]==

==Grand livre==
;Description
Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Grand_livre grand livre] sert à lister l'ensemble des écritures comptables sur une période donnée dans l'ordre chronologique où ils ont lieu et l'ordre des numéros des flux. Il présente pour chaque compte :
* Le solde initial
* La liste des écritures
* Le solde final

;Utilisation
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Grand livre'''
*Choisir la date de début '''du'''
*Choisir la date de fin '''au'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de début'''
*Sélectionner le '''Compte d'export de fin'''
*Sélectionner le '''Jeu de caractère (Applicable seulement pour les exports CSV)'''. Ce choix est [[FAQ-export#Mémorisation-du-choix-d'encodage-lors-des-exports-CSV|mémorisé]] pour les prochains exports et peut être modifié à tout moment.
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV'''

'''/!\ Le grand livre n'affiche que les comptes ayant eu au moins une écriture comptable sur la période donnée.'''

=Exporter la comptabilité=
''Conseil OpenFlyers : l'export de la comptabilité nécessite au préalable des actions irréversibles comme la validation de l'ensemble des écritures. Pour les personnes débutantes avec cette fonction et qui souhaite pouvoir exporter sans effectuer ces actions irréversibles, il est recommandé de [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|s'entrainer avec le bac à sable]] en effectuant une recopie de sa plateforme de production.''

Pour les exports comptable, la date de début d'export proposée par défaut correspond à la date du mouvement le plus vieux qui n'ait pas été encore exporté.
==Actions à effectuer par ordre chronologique==
OpenFlyers permet d'exporter uniquement les [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|écritures validées]] et ainsi ne propose par défaut comme période d'export que la période maximum exportable ne contenant que des écritures validées.

Les exports se font généralement à intervalle régulier : tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans.

Si vous n'avez pas de logiciel de comptabilité, il est recommandé d'effectuer quand même l'export et de l'archiver sur un support de stockage (disque dur par exemple) pour conservation.

Dans le cas du dernier export d'un exercice comptable donné, il est important de décider avant l'export si tout ou partie des écritures de fin d'exercice doivent être réalisées avant ou après. En général, si l'export sert ensuite à être retravaillé dans un logiciel de comptabilité, alors les écritures de fin d'exercice seront réalisées dans le logiciel de comptabilité et il ne faudra faire le "nettoyage" côté OpenFlyers qu'à l'issue de l'export comptable officiel. Ainsi les points 2 et 3 des "Opérations à effectuer avant tout export" ci-dessous doit être, dans certains cas, réalisé en partie ou en totalité après le point 2 des "Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice" ci-dessous.

De plus, si vous utilisez un logiciel de comptabilité uniquement pour le bilan, c'est à dire que les charges sont gérées dans OpenFlyers, alors la clôture dans OpenFlyers doit être faite après la clôture dans ce logiciel de comptabilité. Il est ainsi possible de vérifier que les "A nouveaux" sont identiques dans les 2 logiciels et de corriger dans OpenFlyers si nécessaire. Il existe un [[OF-doc-en:Accounting_exports_3#Carry_forwards|rapport qui permet d'avoir les à nouveaux]].

Prérequis à tout export comptable :
*[[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Attribuer les comptes d'export]] pour ne pas avoir l'alerte "[[#Vous_ne_pouvez_exporter_car_il_y_a_des_comptes_sans_valeur_d'export|Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export]]".

Opérations à effectuer pour tout export :
#[[#Retrouver-les-écritures-non-validées|Retrouver les écritures non validées]] pour [[Bien débuter avec OpenFlyers#Validation_des_écritures|les valider]]
#[[#Export_de_la_comptabilité|Export de la comptabilité]]
#[[Import dans un logiciel comptable tiers|import dans un logiciel de comptabilité]]

Opérations supplémentaires pour l'export de fin d'exercice :
#[[Écritures comptables#Écritures_de_fin_d'exercice_avant_la_clôture_de_la_comptabilité|Écritures de fin d'exercice avant la clôture de l'exercice]] dont le [[#Solder-les-comptes|solde des comptes d'exploitation]]
#Validation des écritures de fin d'exercice par la [[Utilisation de la comptabilité#Validation_d'un_flux|validation des flux]] correspondant.
#Ultime export pour stockage [[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|en marquant les écritures]].
#[[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôture / ouverture du nouvel exercice comptable]].
#[[Écritures comptables#Écritures_de_début_d'exercice_après_l'ouverture_de_la_comptabilité|Écritures de début d'exercice après l'ouverture de la comptabilité]].

==Alertes générées lors d'une tentative d'[[Utilisation de la comptabilité#Export-de-la-comptabilité|export comptable]]==
===Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export===
Cette alerte bloquante apparait dans '''Comptes > Exporter''' avec les éléments suivants :
<pre>Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export
intitulé de compte X (type de compte Y)</pre>
Pour supprimer cette alerte, il faut [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|attribuer les comptes d'export manquants]].

==Export de la comptabilité==
Pré-requis : vérifier que le format d'export pour votre logiciel est présent dans le tableau '''Format de l'export'''. S'il n'est pas présent, [[Configuration#Formats-d'export-à-afficher|le rendre visible depuis la page Configuration]].

Pour exporter la comptabilité, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Exporter'''

Dans la première colonne, le tableau '''Statistiques''' donne des informations sur les écritures. Sa lecture est indispensable pour vérifier qu'il ne subsiste pas d'écriture non validée antérieures à la fin de la période d'export souhaitée. Si c'est le cas, il faut alors [[#Retrouver-les-écritures-non-validées|trouver les écritures non validées]] et les valider.

Dans la deuxième colonne:
*Choisir la '''Comptabilité''' à exporter.
*Indiquer la période que l'on souhaite exporter.

Attention: la période proposée par défaut correspond à la plus grande période possible et ne correspond donc pas à la période souhaitée. Il faut donc modifier la date de fin.

Exemples :
*Si on souhaite exporter '''une année civile complète''', alors il faut sélectionner comme date de fin le 31 décembre.
*Si on souhaite exporter '''un mois''', il faut sélectionner comme date de fin le dernier jour du mois concerné.

Il est également possible de marquer les écritures exportées afin qu'elles ne soient plus ré-exportées. Cependant, à la place de cette zone de saisie, il peut apparaitre la liste des comptes sans [[#Compte_d'export|valeur d'export]] c'est à dire sans le numéro de compte du plan comptable. Dans ce cas, il faut d'abord rechercher le compte concerné dans '''Comptes > Lister les comptes''' puis attribuer au compte concerné une valeur d'export.
*Cocher ou non '''[[#Marquer_les_écritures_lors_de_l'export|Marquer les écritures]]'''.
*Dans la troisième colonne, sélectionner le format d'export souhaité.
*L'export s'effectue en cliquant sur le bouton '''Exporter'''.
*Il faut ensuite [[Import dans un logiciel comptable tiers|importer dans un logiciel comptable tiers]].

'''Remarques :'''
*Sauf à avoir cocher la case '''Ecritures non validées''', il n'est possible d'exporter que des écritures validées. Par conséquent, s'il subsiste des écritures non validées sur la période d'export souhaitée, alors une alerte apparait signalant qu'il n'est pas possible d'exporter la période souhaitée.
*Dans le fichier d'export, les écritures sont triées par numéro de flux.

===Exporter les écritures marquées comme exportées===
Il est possible de ré-exporter les écritures marquées comme ayant été déjà exportées (et [[#Marquer-les-écritures-lors-de-l'export|marquées comme tel]]) en cochant '''Ecritures marquées comme exportées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures marquées, elles ont sans doute déjà étaient importées dans la comptabilité réelle.''.

===Exporter les écritures non validées===
Il est possible d'exporter les écritures non validées en cochant '''Ecritures non validées''' dans la colonne '''Écriture'''. En cochant cette case, un message d'alerte apparait indiquant ''Attention : vous allez exporter des écritures non validées, elles ne devraient pas être importées dans la comptabilité réelle.''.

===Marquer les écritures lors de l'export===
Lors d'un export comptable, OpenFlyers donne la possibilité de marquer ou non les écritures qui vont être exportées. Cela permet :
*Soit de pouvoir ré-exporter des écritures déjà exportées (mais non marquées)
*Soit au contraire de ne plus exporter des écritures dont OpenFlyers sait qu'elles ont déjà été exportées car marquées.

Ce choix se fait dans le formulaire d'export en cochant '''Marquer les écritures (elles ne pourront plus être exportées de nouveau)'''.

Il est conseillé de toujours procéder à un 1er export sans marquer les écritures. Ainsi, si l'export se passe mal, on aura la garantie de pouvoir le refaire.

=Importer un relevé bancaire=
'''Attention :''' avant d'effectuer un import de relevé bancaire en production, il est vivement recommandé de le faire sur la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test-(bac-à-sable)|plateforme bac à sable]]. En effet, un import de relevé bancaire génère de nombreuses écritures qu'il peut être ensuite fastidieux de supprimer à la main en cas de mauvais import.

De la même façon, lors des tests, il est recommandé d'importer qu'une petite période comptable (quelques jours) afin de ne pas générer de trop nombreuses écritures qui peuvent rendre totalement illisibles la consultation des comptes.

Pour accéder à cette fonctionnalité il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].

Il est recommandé de saisir les [[Gestion-des-achats#Saisie-d'une-facture-fournisseur|factures fournisseurs]] avant d'effectuer l'import du relevé bancaire conformément au [[Comptabilité#Règles-de-saisies-de-la-comptabilité-courante|règles de saisies de la comptabilité courante]].

Voir également le chapitre [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Rapprochement-des-encaissements|Rapprochement des encaissements]] concernant la ventilation des écritures comptables liées à des encaissements.

OpenFlyers propose plusieurs méthodes d'import des relevés bancaires :
*[[#Importer-par-fichier|Importer par fichier]] : il s'agit de la méthode historique d'import. Elle présente plusieurs inconvénients et est désormais déconseillée. OpenFlyers n'effectue plus d'évolution sur cette fonctionnalité et n'assure pas de support.
*[[#Importer-par-API|Importer API]] : il s'agit de la nouvelle méthode recommandée par OpenFlyers. Elle nécessite d'[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|avoir agrégé un compte bancaire]] et peut être complètement automatisée en activant la synchronisation automatique 1 fois par jour.

==Importer par API==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire] : à partir de la minute 2'37 uniquement pour le paramétrage de l'imputation automatique.

;Prérequis
*Avoir [[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-un-compte-bancaire|agrégé un ou plusieurs compte(s) bancaire(s)avec des comptes de trésorerie]]
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
Aller dans '''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par API''':
*'''Compte de trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être mis à jour par import du relevé du compte bancaire agrégé avec ce compte.
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''
Les écritures générées via l'import par API sont identifiées dans la liste des mouvements par l'icône [[File:b-letter-bank-symbol.png|10px]].

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ce compte n'est plus agrégé, refaire le processus d'agrégation'''
**[[Configuration-de-la-comptabilité#Agréger-des-comptes-bancaires|Supprimer l'agrégation et la réinitialiser]]
*'''Le compte trésorerie Compte courant (512000) n'a aucun compte agrégé associé: Connecter et agréger un compte'''
**S'assurer que le compte de trésorerie est correctement affecté en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*'''Il n'est pas possible de saisir une écriture comptable avec une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable'''
:Pour corriger ce problème, il y a 2 possibilités :
:*Soit modifier la date de début d'agrégation pour qu'elle soit postérieure à la date de début de l'exercice comptable :
:**Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
:**Modifier la '''date de début d'import''' en conséquence
:*Soit modifier la date de début de l'exercice comptable pour qu'elle soit antérieure à la date de début d'import :
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Déclôturer-l'exercice-comptable|Déclôturer le dernier exercice comptable]]
:**Retenter l'[[#Importer-par-API|import par API]]
:**Temps que le même message d'erreur s'affiche, renouveler les 2 actions précédentes
:**[[Utilisation-de-la-comptabilité#Clôturer-l'exercice-comptable|Reclôturer l'exercice comptable]]

;Messages d'avertissements possibles
*Si lors de l'import des lignes ne sont pas importées car déjà présentes en base de données, un avertissement du type suivant s'affiche :
<pre>20 lignes comprises entre 01-03-2023 et 30-03-2023 n'ont pas été importées</pre>
*Si le compte n'a aucune transaction à importer un message d'avertissement en orange s'affiche :
<pre>La liste des transactions est vide dans la période souhaitée</pre>
:Dans ce cas, deux options sont possibles :
:*Soit, le compte n'a réellement aucune transaction enregistrée côté banque pour la période souhaitée. Donc, il faudra attendre les futures transactions pour les importer.
:*Soit, la date indiquée dans "Date de début d'import" est incorrecte. Il faudra alors saisir la date correcte en accédant à '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''.

==Importer par fichier==
;Vidéo tutorielle
[https://youtu.be/VVCdPWlwglM Importer un relevé bancaire]

;Prérequis
*L'export du relevé doit avoir été réalisé (voir les procédures pour chaque dans la page [[Exporter un relevé bancaire depuis un site internet de banque]])
*Les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]] doivent être paramétrées

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > Relevé bancaire > Importer par fichier'''
*'''Fichier''' : Sélectionner le fichier à importer
*'''Format d'import''' : Sélectionner le [[Modèles-de-format-d'import-de-relevé-bancaire#Format-d'import|format]] correspondant au fichier à importer. La sélection est mémorisée pour les imports suivants.
*'''Compte trésorerie''' : Sélectionner le compte de trésorerie qui va être débité. Lorsque le montant est négatif, ce compte est crédité.
:Le compte affiché par défaut est déterminé dans l'ordre suivant :
:#Compte utilisé lors du précédent import
:#Compte ayant le plus petit numéro d'export comptable
*'''Lettrer automatiquement les écritures importées''' : en cochant cette case, le [[#Lettrage-automatique|lettrage automatique]] des écritures générées par l'import s'effectue
*Cliquer sur le bouton '''Importer'''

* S'il y a un message d'erreur '''Ligne : xxx déjà présente en base de données''', l'import n'est pas réalisé afin de ne pas générer de doublons (cf. ci-dessous dans la partie '''Messages d'erreurs possibles''').

Lors de l'import, des [[Comptabilité#Flux|flux]] sont générés. Ils sont définis en fonction des [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|règles d'imputation]]. Il est ensuite possible de modifier ces écritures en [[Utilisation-de-la-comptabilité#Modifier-un-flux|modifiant les flux]] depuis la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|liste des mouvements]] ou le détail des comptes imputés.

Le compte de banque sélectionné lors de l'import contient une ligne de débit ou de crédit pour chaque flux généré par l'import.

;Messages d'erreurs possibles
En cas d'échec de l'import, des messages d'alertes peuvent s'afficher :
*'''Ligne : xxx déjà présente en base de données'''
*:Ce message d'erreur peut être généré lors de l'utilisation de la fonctionnalité d'import de relevé bancaire.
*:Il indique que la ligne affichée est déjà présente en base de données.
*:Dans ce cas, aucune ligne du fichier n'est chargée en base de données.
*:En cas de présence de cette erreur, vérifier que la période d'export de votre relevé bancaire ne chevauche pas la période de l'export précédent.

=Lettrer des écritures comptables=
Tutoriel OpenFlyers : [https://www.youtube.com/watch?v=Bgb32Ay6TVU Lettrer des écritures comptables]

Le [https://fr.wikipedia.org/wiki/Lettrage_comptable lettrage] est une opération comptable qui consiste à affecter un seul repère à 2 ou plusieurs entrées comptables dans ce compte. la somme des entrées au crédit devant être égale à la somme des entrées au débit.

Pour pouvoir effectuer le lettrage il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]].

==Annulation automatique du lettrage==
Dans le cas où un flux comptable est modifié ou annulé, les écritures comptables lettrées avec les écritures du flux concerné sont automatiquement délettrées.

==Lettrage automatique==
Le lettrage automatique se fait lors de l'[[#Importer-un-relevé-bancaire|import de relevés bancaires]] en cochant la case à cocher '''Lettrer automatiquement les écritures comptables''' de l'interface correspondante. Un robot va alors essayer de trouver des écritures à lettrer. Son fonctionnement est le suivant :
*Génération de l'écriture comptable
*Recherche d'une écriture comptable ayant le montant inverse (somme des crédits et débits égal à 0) et appartenant au même compte
*Création d'un lettrage pour les deux écritures correspondantes ainsi qu'une date de lettrage
*Enregistrement de l'écriture dans la base de données.
Pour la recherche de l'écriture inverse, le robot se limite à X jours avant et Y jours après la date de l'écriture d'origine. X et Y sont définis dans le [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-de-la-gestion-des-comptes|Paramétrage général de la gestion des comptes]].

Si plusieurs écritures ont été trouvées dans la base de données comme correspondante alors le lettrage n'est pas fait. Si plusieurs écritures générées ont la même écriture correspondante seule, la première est lettrée.

==Lettrer manuellement==
Le lettrage manuel est fait par l'utilisateur via l'interface '''Gestion > Comptes › Comptes > X'''. Pour ajouter un lettrage à une écriture il faut :
*Cliquer sur le bouton d'édition du lettrage en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite associer
*Chaque entrée sélectionnée est ajoutée au panier des écritures en attente de lettrage affiché en haut de l'extrait de compte. Le contenu de ce panier est préservé en affichant d'autres pages d'extraits de compte du compte concerné. Cela permet d'associer des écritures comptables réparties sur des dates éloignées.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.
OpenFlyers va alors s'assurer que la somme des entrées au crédit est égale à la somme des entrées au débit. Si c'est le cas alors le lettrage est effectué.

Seules les écritures n'ayant pas encore de lettrage peuvent être sélectionnées par l'utilisateur.

Pour supprimer un lettrage, il faut :
*Cliquer sur le bouton de dissociation en haut de la colonne lettrage
*Cliquer sur les écritures que l'on souhaite dissocier.
*Re-cliquer sur le bouton d'édition.

L'ensemble des écritures sélectionnées n'auront alors plus de lettrage ainsi que leurs écritures correspondantes. Si l'utilisateur a sélectionné deux écritures correspondantes, leur lettrage sera supprimé comme si une seul avait été sélectionnée.

Ainsi si l'on souhaite modifier le lettrage d'une écriture il faut dans un premier temps supprimer son lettrage puis en ajouter un nouveau.

=Mettre à jour les tarifs=
==Mettre à jour les tarifs associés à des produits==
*'''Gestion > Ventes > Produits'''

*Les tarifs sont définis dans la partie droite du tableau à partir de la colonne '''Tarif associé'''.
[[Image:Tableau_produits_actualisation_tarifs.png|800px]]
*Dans '''Historique des montants''', sélectionner '''Nouveau couple...''' pour créer un nouveau tarif.
*Saisir un nouveau '''Montant du tarif''' et la nouvelle '''Date d'entrée en vigueur du tarif''' à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.

'''Attention''': si vous sélectionnez un couple existant dans '''Historique des montants''' et que vous modifiez le montant ou la date d'entrée en vigueur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

* S'il y a un message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Admin > Comptes > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait une absence de tarif applicable.
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

==Mettre à jour les tarifs associés à des activités==
*'''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
[[Image:Menu-vente-prix-actualisation-des-prix.jpg|250px]]

Si vous souhaitez mettre à jour un tarif, c'est à dire définir un prix qui doit s'appliquer à partir d'une certaine date, alors il faut :
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une nouvelle valeur à une variable existante''' en bas du tableau et '''non pas sur l'icône crayon à droite de la ligne de tarif'''.
[[Image:Tableau-vente-prix-actualisation-de-prix.jpg|500px]]

*Saisir une nouvelle valeur et la date à partir de laquelle le tarif s'appliquera. Vous pouvez anticiper un changement de tarif. Le tarif s'appliquera à la date du mouvement.
[[Image:Ajout-nouvelle-valeur-variable-tarif.png|400px]]

'''Attention''': si vous cliquez sur l'icône "Édition" (Crayon dans la colonne action) et que vous modifiez la valeur, alors vous changez le prix de cette période mais vous ne créez pas un nouveau tarif. Vous perdrez toute possibilité de corriger par exemple un vol à une date donnée.

*Si vous avez le message d'erreur "chaque variable doit disposer d'une valeur antérieure à la date de début de l'exercice comptable" cela signifie que la variable ne possède pas de valeur entre la date de début d'exercice (date définie dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion & Export''') et la date indiquée. Le programme refuse qu'il y ait un "trou tarifaire" (vols non facturés).
*Chaque variable utilisée dans les formules de tarification doit avoir une valeur initialisée depuis une date antérieure à la date de début de l'exercice comptable

Après mise à jour des tarifs, s'il est nécessaire de mettre à jour les activités déjà saisies, alors il faut suivre la procédure [[Gestion-des-activités#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]].

==Supprimer les tarifs associés à des activités==
;Supprimer une valeur de tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Actualisation'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si deux valeurs ou plus de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer ont une date de début antérieure ou égale à celle de l'exercice, alors la suppression est autorisée.
*Si une seule valeur de la même variable que celle que nous souhaitons supprimer a une date de début antérieure ou égale à la date de début de l'exercice, nous devons alors vérifier si la valeur que nous voulons supprimer a une date de début ultérieure à celle de l'exercice. Si tel est le cas, nous pouvons la supprimer.
*Dans tous les autres cas, la suppression n'est pas autorisée. Cela signifie soit qu'il n'y aura aucune valeur applicable à la date de début de l'exercice comptable, soit que la situation est déjà compromise, c'est-à-dire qu'aucune valeur applicable n'existe à la date de début de l'exercice comptable.

;Supprimer une variable tarif
*Accéder à '''Admin > Ventes > Variables > Définition'''
*Cliquer sur l'icone ''Supprimer'' (représentée par une poubelle dans la colonne Actions)
*Si la valeur est utilisée dans une règle de facturation des '''Activités''' ou des '''Produits''', la suppression n'est pas autorisée et un message d'alerte s'affiche.
*Si aucune règle de facturation n'utilise cette variable tarif, la suppression sera autorisée, entraînant la suppression de toutes les valeurs associées à cette variable tarif.

=Mouvements=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Champs de sélection '''Mois''' et '''Année''' : permettent de filtrer les écritures comptables sur une période mensuelle ou annuelle.
*Champ '''Filtrer par budget''' : pour filtrer les écritures par budget (si le module budget est activé).
*Champ '''Comptabilité''' : pour filtrer par type de comptabilité.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.

La liste des mouvements s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Opérations sur les comptes=
==Afficher la liste des opérations d'un compte==
*S'il s'agit d'un compte ressource, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*S'il s'agit d'un compte utilisateur, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Sinon, aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*Le cas échéant, cliquer la lettre correspond à la première lettre du nom du compte.
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une liste d'écritures dans la colonne '''Action''' de la ligne du compte concerné

==Créer un compte==
===Créer un compte ressource===
Pour créer un compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''.
*Dans la ligne de la ressource concernée, cliquer sur l'icône '''+''' du compte souhaité.

===Créer un compte utilisateur===
Pour créer un compte utilisateur, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs'''.
*Dans la ligne de l'utilisateur concerné, cliquer sur l'icône check du compte souhaité.

===Créer un compte non-ressource non-utilisateur===
Pour créer un compte, il faut :
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''.
*En bas du tableau, remplir la ligne et choisir la catégorie du compte
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un type de compte==
===Créer un type de compte ressource===
Pour créer un type de compte ressource, il faut :
*Aller sur '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' puis cliquer sur le bouton '''Ajouter un compte'''.
*Saisir les champs du formulaire et valider .

==Désactiver un compte==
Pour désactiver un compte qui ne doit plus être utilisé, il faut que :
* le compte ne doit pas être utilisé dans une règle de tarification. Cela concerne directement les comptes et non pas les types de comptes. Ainsi, il est possible de désactiver un compte utilisateur ou un compte ressource alors qu'il existe des règles de tarification qui utilisent le même type de compte que le compte à désactiver.
* dans le cas d'un compte de type utilisateur, l'utilisateur possédant ce compte ne doit pas être lié à un profil qui requiert le type de compte
* le compte ne doit pas être utilisé par un type de facture fournisseur
* le compte ne doit pas créer de trou dans la comptabilité. C'est à dire que :
** le [[#Solder_un_compte|solde du compte doit être à 0]]
** les écritures associées à ce compte doivent être toutes validées
Ensuite, on peut procéder à sa désactivation en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle sur la ligne de ce compte. Un compte n'ayant jamais eu d'écriture est supprimé au lieu de passer à l'état désactivé.

==Lister les comptes==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources''' pour obtenir les comptes ressource
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' pour obtenir les comptes utilisateur
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous''' pour obtenir les autres comptes.

Dans ces pages, le solde de chaque compte est calculé en prenant les écritures datant du début d'exercice comptable jusqu'à la fin de la journée courante dans le [[Configuration#Fuseau-horaire-de-la-structure|fuseau horaire de la structure]]. Ainsi, les écritures comptables avec une date comptable future ne sont pas prises en compte pour le calcul du solde.

Le symbole '''*''' peut apparaître à gauche d'un solde : Cela signifie que le compte possède des écritures comptables dans le futur.

==Renommer un compte==
*Aller sur '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Cliquer éventuellement sur la lettre correspond à la 1ère lettre du nom du compte concerné.
*Cliquer sur le champ de la colonne '''Nom''' du compte concerné.
*Changer le nom du compte.
*Cliquer en dehors de la zone de saisie afin de permettre l'enregistrement de la saisie et le rafraichissement du tableau.

==Supprimer un compte créé en double==
Il peut arriver que deux comptes identiques soient créés par inadvertance. Dans ce cas, il est nécessaire de supprimer le compte en trop. Pour cela il faut :
*[[#Renommer-un-compte|Renommer le compte]] en trop pour qu'il ne porte pas le même nom que le compte initial. Cela peut se faire en lui rajoutant un numéro. Exemple : ''Compte en trop'' deviendra ''Compte en trop 1''.
*Si le compte comporte des écritures non validées, il est recommandé de modifier les écritures pour les affecter au bon compte. Pour cela, il faut :
*[[#Afficher-la-liste-des-opérations-d'un-compte|Afficher la liste des opérations du compte]].
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon pour chaque ligne concernée afin d'éditer la saisie. Il est recommandé d'utiliser le [[Ergonomie#Clic-droit-et-clic-molette|clic droit ou le clic molette]] de la souris. Cela permet d'effectuer l'édition dans un nouvel onglet et ainsi de ne pas perdre la page contenant le détail du compte.
*S'il s'agit d'un flux, il suffit de modifier la saisie du flux, puis de cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
*S'il s'agit d'une facture fournisseur, il faut d'abord modifier le type de facture fournisseur correspondant. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Achats > Types de facture fournisseur'''
**Retrouver le type de facture correspondant
**Cliquer sur le pictogramme symbolisant un crayon dans la colonne '''Actions''' de la ligne du type de facture fournisseur concerné.
**Modifier la sélection du champ '''Compte fournisseur ou trésorerie''' ou du champ '''Compte de charge, de bilan ou ressource''' pour y mettre le ''compte qui n'est pas en trop''.
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''.
:Ensuite, il est possible d'éditer la facture fournisseur et de la réenregistrer. Cela permet l'imputation sur le bon compte.
*Répéter l'opération d'édition de chaque ligne afin de faire disparaitre toutes les lignes non validées.
*Une fois qu'il ne reste plus de ligne non validée, alors il faut retourner sur l'affichage des comptes de même catégorie afin de pouvoir cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle à l'intersection de la colonne '''Actions''' et de la ligne concernée.

=Retrouver les écritures non validées=
S'il y a beaucoup d'écritures à valider, il faut procéder de façon systématique en parcourant chaque interface de validation :
*Pour les activités, aller dans '''Gestion > Activités > Activités > Liste''' puis '''Valider les activités sélectionnés''' pour chaque ressource.
*Pour les encaissements, aller dans '''Gestion > Comptes > Pointer > X''' où X correspond au type de paiement à pointer.
*Pour les transferts, aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' puis '''valider les transferts'''.
*Pour les factures, aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs'''.
*Pour les ventes, aller dans '''Gestion > Ventes > Valider les ventes'''. Choisir ses critères de recherche et valider le formulaire. Ensuite cocher les différentes ventes listées puis '''Pointer les entrées sélectionnées'''.
En procédant ainsi, il ne doit normalement ne pas subsister d'écriture à valider. Cependant, si l'essentiel des écritures a été validé, alors il est plus rapide de rechercher les écritures à valider que de parcourir chaque interface de validation.

Pour rechercher les écritures restantes à valider, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Gestion / Export'''
En-dessous du titre '''Statistiques''' figure un tableau :

[[Image:Tableau_statistiques_gestion-export.png]]

Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir à la ligne ''Ecritures non validées'', colonne ''Date de première écriture'' l'horodatage "19/08/2013 14:45".

Cela veut dire qu'il y a au moins une écriture qui date du 19 août 2013 et qui n'a pas été validée.

Pour retrouver cette écriture non validée, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Rechercher l'écriture d'après la date indiquée.
Son contenu permettra de savoir s'il s'agit d'un vol, d'un encaissement, d'un flux, etc. Si un doute subsiste sur le type d'écriture, il faut cliquer sur l'icône "modifier" de l'écriture considérée afin de se retrouver dans son formulaire d'édition.

Si les vols non validés correspondent à une ressource qui a été désactivée, alors pour valider les vols concernés, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' désactiver temporairement '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour une ressource existante afin de pouvoir avoir la possibilité de réactiver l'autre ressource
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Désactivées'''
*Réactiver la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et activer temporairement '''Saisie d'activité''' pour la ressource concernée
*Aller dans '''Gestion > Activités > Liste d'activités''' puis cliquer le bouton de la colonne '''Valider les activités sélectionnées''' correspondant à la ressource concernée
*Pointer les activités de la ressource
*Retourner dans '''Gestion > Ressources > Actives''' et désactiver la ressource concernée en cliquant sur l'icône symbolisant une poubelle
*Toujours dans cette interface, remettre '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource temporairement désactivée

Remarques :
*Le nombre d'écritures non validées indiqué dans le tableau '''Statistiques''' correspond au nombre TOTAL d'écritures non validées. En effet, OpenFlyers sait quand est-ce que vous commencez un exercice mais il ne sait pas quand est-ce que vous voulez qu'il s'arrête. Donc il prend toutes les écritures non validées.
*OpenFlyers ne permet d'exporter ou de clôturer que la période qui inclut des écritures validées. Dès qu'il rencontre une écriture non validée, il bloque toute action d'export ou de clôture.

=Saisir des écritures comptables=
==Annuler une écriture comptable==
Dans le cas où une écriture comptable saisie n'a pas été encore validée, pour l'annuler, il faut cliquer sur le bouton symbolisant une poubelle. Cela supprimera complètement l'écriture.

Dans le cas où une écriture comptable a été validée, il n'est plus possible de la supprimer du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]]. Le seul moyen d'en annuler son effet consiste à saisir une écriture opposée. Pour cela, il faut [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]].

Cette solution permet de garantir l'inaltérabilité des écritures qui peuvent avoir été saisies par d'autres personnes et surtout qui peuvent affecter des comptes d'utilisateurs.

C'est comme pour un compte bancaire : un banquier ne supprime jamais une écriture sur un compte client. Il passe simplement une nouvelle écriture qui annule l'effet de la précédente.

==Contrepasser une écriture==
Cette fonction nécessite le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|gestion des comptes]].

La fonction de contrepassation d'une écriture permet d'annuler l'effet d'une vente (produit stocké ou non stocké), d'un encaissement ou d'un flux. Cette fonction n'existe pas pour contrepasser la vente de validité ou la vente d'activité. Pour la vente d'activité, il faut [[Gestion-des-activités#Annuler-une-activité-validée|annuler l'activité validée]].

;Procédure
*Aller sur la page d'un extrait de compte ou sur la liste des mouvements : '''Gestion > Comptes > Flux > Mouvements'''
*Dans la colonne '''Actions''', cliquer sur le pictogramme '''Contrepasser le flux'''
*Une alerte demande de confirmer le souhait de créer une écriture de contrepassation
*Cela crée une écriture opposée, à la date de l'écriture initiale, qui a pour commentaire le texte "Contrepassation flux X du XX/XX/XXXX". L'écriture générée est directement validée.

==Modifier un flux==
* Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider''' ou dans l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]]
* Cliquer sur l'icône "Crayon" correspond au flux à éditer
* [[#Saisir-un-flux|Procéder à éditer le flux]]

==[[Écritures comptables#Avoir_clients|Saisie d'un avoir client]]==
Il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer un compte utilisateur/client d'un certain montant et débiter un compte produit "Remise X" du même montant.

==Saisir un flux==
Pour saisir un flux, il faut :
*Soit aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Soit afficher un extrait de compte et cliquer sur le bouton '''Saisir un flux''' situé en bas à droite de l'affichage du compte à droite de la ligne du solde.
Si le gestionnaire arrive sur le formulaire de saisie d'un flux depuis un extrait de compte, alors la première ligne est pré-remplie avec le compte depuis lequel le formulaire a été affiché.

Sinon, Il faut sélectionner sur la première ligne de compte, le compte souhaité. Pour cela, il est possible de cliquer sur le champ afin de faire apparaitre la liste de tous les comptes. Ils sont regroupés par catégorie et dans chaque catégorie triés par ordre alphabétique. A droite de chaque nom de compte apparait entre parenthèses le compte d'export associé.

Il est possible de renseigner dans le champ de saisie quelques lettres correspondantes à une partie du nom du compte afin de faire apparaitre la liste des comptes qui correspondent. Il est également possible de saisir quelques chiffres du compte d'export.
*Remplir le champ débit ou crédit selon le cas
S'il n'y a que 2 lignes comptables pour le flux :
*Sélectionner sur la 2ème ligne un compte de contre-partie
*Sur cette 2ème ligne, cliquer sur l'icône qui symbolise une balance avec une flèche bleue et intitulé "Equilibrer la dernière ligne"
S'il y a plus 2 lignes comptables pour le flux :
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant un "plus" dans la colonne '''Action''' de la dernière ligne du flux afin de faire apparaitre une ligne supplémentaire
*Répéter cette opération autant de fois que nécessaire
Une fois que l'ensemble des lignes du flux sont remplies :
*Compléter éventuellement le champ '''commentaires'''
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de flux]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Choisir la date comptable :''' en bas du formulaire. choisir une date comptable en cliquant sur le calendrier, Si la date est à la date du jour l'heure courante est utilisée. Sinon la date est définie à 12:00 heure locale.
*Sinon, la date actuelle est affichée lors de la création d'un nouveau flux, tandis que la date du flux est affichée en cas de modification d'un flux existant à côté de la mention '''La date comptable :'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''
Remarque : La date comptable proposée par défaut correspond à la date comptable du dernier flux saisi. Cela permet de faciliter les [[Comptabilité#Règles_de_saisies_de_la_comptabilité_courante|saisies au vu du relevé de banque]].

==Solder les comptes==
;Présentation
Cette fonction permet de solder les [[Comptabilité#Comptes-d'exploitation|comptes d'exploitation]] afin d'enregistrer le résultat de l'exercice au bilan.

Cela consiste à générer un flux pour mettre à 0 tous les comptes de catégorie [[Comptabilité#Comptes-de-charges-2|comptes de charges]], [[Comptabilité#Comptes-de-produits|comptes de produits]] et [[Comptabilité#Comptes-ressources|comptes ressources]] avec comme compte de contrepartie un [[Comptabilité#Comptes-de-bilan|compte de bilan]]. Seuls les comptes actifs sont traités.

Cette écriture doit normalement être enregistrée à la date du dernier jour de l'exercice comptable.

;Procédure
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''

Si des [[Alertes-de-configuration#Alertes-liées-à-la-cohérence-des-comptes|alertes liées à la cohérence des comptes]] apparaissent, il faut suivre les procédures associées qui permettent de supprimer les alertes, puis reprendre cette procédure à son début.

Dans cette interface :
*Décocher les comptes ressources à ne pas solder
*Sélectionner la date comptable
*Sélectionner la comptabilité
*Choisir un compte de contrepartie
*Cliquer sur '''Générer les écritures'''

==Solder un compte==
Pour solder un compte, il faut [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] avec la particularité que l'on souhaite "ramener le solde à zéro" d'un compte donné. Pour cela, il faut en plus des [[#Saisir-un-flux|opérations]] indiquées pour la saisie d'un flux, il faut :
*dans la première ligne de compte, sélectionner le compte concerné
*Cliquer sur l'icône qui symbolise une balance intitulé "Ramener le solde à zéro"

==Validation d'un flux==
Pour pouvoir valider les flux, il faut disposer des droits [[Gestion-des-profils#Valider-tout-flux|Valider tout flux]] et [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*Cocher dans la 1ère colonne '''Pointer''' les lignes à valider
*Cliquer sur le bouton '''Valider les flux sélectionnés (cette action est irréversible)'''

=Rechercher=
Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Rechercher'''
*Champ '''Date de début''' et champ '''Date de fin''' : définir la plage de dates et d'heures de la recherche.
*Champ '''Rechercher par commentaire''' : filtrer les écritures dont le commentaire contient le texte saisi.
*Bouton à bascule '''Afficher le bouton de régénération de facture''' : affiche une icône permettant de forcer la regénération du PDF d'une facture.
*Champ '''Numéro de flux''' : rechercher une écriture par son identifiant de flux.
*Champ '''Numéro de suivi fournisseur''' : rechercher les écritures par le numéro de suivi figurant sur les factures fournisseurs.
*Champ '''Numéro de facture client''' : rechercher les écritures par le numéro de facture client.
*Champ '''Numéro de reçu client''' : rechercher les écritures par le numéro de reçu client.
*Champ '''Compte imputé''' : restreindre la recherche aux écritures imputées sur un compte précis.
*Champ '''Compte de contrepartie''' : restreindre la recherche aux écritures contenant un compte de contrepartie sélectionné.
*Champ '''Comptabilité''' : filtrer les résultats par type de comptabilité.
*Bouton '''Exporter en CSV''' : générer un export des écritures filtrées en tenant compte des filtres actifs et de la page sélectionnée.

Le résultat de la recherche s'affiche selon la description présente dans le chapitre [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|Extrait de compte]].

=Solder les comptes=
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Solder les comptes'''
*Dans la première colonne '''Comptes à solder''', laisser tous les comptes "Ressources" cochés sauf si certains ne sont pas des comptes d'exploitation
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de solde des comptes]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Solder les comptes à la date du :''' en bas du formulaire. Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année de l'exercice comptable en cours.
*Dans la deuxième colonne '''Période''', si plusieurs comptabilités sont paramétrées, un le champ '''Comptabilité''' est visible, sélectionner la comptabilité souhaitée : il faudra effectuer cette opération pour chacune des comptabilités de la plateforme
*Dans le champ '''Compte de contrepartie''', sélectionner le compte de bilan souhaité
**Par défaut, est sélectionné, soit le compte '''Report à nouveau (Bilan)''' pour la comptabilité générale, soit le compte utilisé lors du précédent import
*Cliquer sur le bouton '''Générer les écritures'''

Ce module génère alors un unique flux qui solde les comptes de charges, de produits et ceux liés aux ressources vers un compte de contrepartie de sorte que ces comptes soient ramenés à 0 à la date sélectionnée.

Seuls les comptes actifs sont pris en compte.

Le flux généré est modifiable.

Après avoir cliqué sur le bouton '''Générer les écritures''', le gestionnaire est redirigé vers '''Admin > Comptes > Valider les flux''' avec par défaut l'affichage du mois et de l'année correspondant aux flux générés afin de lui permettre de valider ces flux. Cette opération est nécessaire avant de pouvoir [[#Clôturer-l'exercice-comptable|Clôturer l'exercice comptable]].

=Valider toutes les écritures=
OpenFlyers permet de valider toutes les écritures comprises avant une date choisie.
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Gestion > Valider'''
*Dans la colonne intitulée '''Statistiques''', la date de début de l'exercice comptable est renseignée ainsi qu'un tableau indiquant le nombre d'écritures non validés avec la date de la première écriture non validée.
*Si l'utilisateur connecté dispose du [[Gestion-des-profils#Modifier-la-date-d%27un-encaissement,-d%27un-flux-ou-d%27un-transfert|droit de modifier la date de validation des écritures]], un calendrier apparaît à côté de la mention '''Valider les écritures jusqu'à la date du:''' en bas du formulaire. En cliquant sur le calendrier.
** Cette date ne doit pas être inférieure à la date de début de l'exercice comptable.
** Et, ne doit pas être supérieure au 31 décembre de l'année précédente.
*Sinon, la date par défaut affichée doit correspondre au 31 décembre de l'année précédente.
* Activer l'interrupteur '''Autoriser''' et cliquer sur le button '''Valider toutes les écritures'''

=Factures fournisseurs=
==Saisir des factures fournisseurs==
[https://www.youtube.com/watch?v=QVUgYEfqDk0 Vidéo tutorielle pour saisir une facture fournisseur]

*Aller dans '''Gestion > Achats > Saisie Factures fournisseurs'''.
*Vous vous retrouvez alors avec le formulaire de saisie suivant :

2 cas peuvent se présenter :
*Soit [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-de-facture-est-déjà-enregistré|le type de facture fournisseur correspondant à la facture à saisir est déjà existant]]
*Soit la facture fournisseur à saisir nécessite la création d'un nouveau type de facture fournisseur. Dans ce cas, il existe plusieurs façons de créer un nouveau type de facture fournisseur dont la possibilité de [[#Saisir-une-facture-fournisseur-dont-le-type-est-nouveau|le faire directement en saisissant la facture]].

Vous pouvez importer un fichier en plus si nécessaire. Seulement [[Gestion-des-documents#Type-de-fichier-autorisé|certains types de fichiers sont autorisés]].

===Saisir une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré===
*Sélectionner le '''type de facture fournisseur''' correspondant à la facture à saisie. Le nombre de champs à renseigner se réduit alors automatiquement :
*Reporter sur la facture originale le '''numéro de pointage''' qui apparaît dans le formulaire. Ce numéro de pointage est unique et permet de rapprocher les factures fournisseurs saisies dans OpenFlyers avec leurs originaux.
*Cocher "'''J'ai bien pris en compte cette valeur et je l'ai reporté sur ma facture'''". A défaut, si vous validez, le système refusera votre saisie et une alerte apparaitra.
*Le champ '''Description''' permet d'indiquer toute information utile concernant la facture et d'en faciliter la recherche ultérieure.
*Indiquer la date de facturation en cliquant sur le calendrier. Il est possible de paramétrer le format d'affichage de la date en allant dans le menu '''Données/Affichage''' puis de modifier le contenu du champ '''fiche personnelle/Patron de format de date'''.
*Renseigner le '''montant hors taxe'''
*Renseigner la '''TVA''' (champ visible uniquement si la comptabilité est paramétrée pour la prise en compte de la TVA). Si la TVA est nulle, il faut indiquer 0.
*Cliquer sur '''Valider''' ou '''Valider et Saisir le suivant''' si vous avez plusieurs factures à saisir à la volée. Dans ce dernier cas, le formulaire de saisie de facture fournisseur s'affiche à nouveau et il faut reprendre les opérations de saisie depuis le début de ce paragraphe.

===Saisir une facture fournisseur dont le type est nouveau===
Lors de la saisie d'un nouveau compte fournisseur, aucun élément n'est renseigné par défaut.

Plusieurs parties du formulaire peuvent se réduire à partir du moment où dans le champ précédant la partie réductible, l'utilisateur remplace '''Autre...''' par un choix proposé. A contrario, en laissant '''Autre...''' ou '''Associer un nouveau compte''' (dans le cas du premier champ), c'est l'information saisie dans le champ suivant qui sera prise en compte.

La saisie va consister à définir les ventilations comptables associée à ce type de facture fournisseur. A savoir :
*le fournisseur et son compte fournisseur qui sera crédité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*le compte de charge qui sera débité du montant des factures associées à ce type de facture fournisseur
*Si la gestion de la TVA est activée, le compte de TVA qui sera débité du montant de la TVA associée à ce type de facture fournisseur
*De plus, si la gestion des budgets est activée, il est demandé, pour chaque compte (fournisseur, charge et TVA), le budget à associer

*Ainsi, si on doit saisir une facture fournisseur associée à un nouveau type de facture fournisseur, alors il faut laisser '''associer un nouveau compte''' au champ '''Type de facture fournisseur''' et renseigner l'intitulé souhaité pour le type de facture fournisseur dans le champ suivant '''Nom de type de facture'''
*Ensuite, dans le champ '''Fournisseur''', là aussi, 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le fournisseur à mentionner est déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et auquel cas il faut le sélectionner (et le champ suivant '''Nom du fournisseur''' disparaitra)
**Soit le fournisseur à mentionner n'est pas déjà dans la liste proposée dans le champ '''Fournisseur''' et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer'''' au fournisseur ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner pour tous les fournisseurs un budget ''Fournisseurs''.
***Renseigner le champ '''Nom du fournisseur''' qui doit correspondre au fournisseur souhaité
***Choisir un compte d'export associé au nouveau fournisseur créé :
****Soit il existe déjà un compte d'export dans le champ '''Compte du fournisseur'''
****Soit il n'existe pas de compte d'export associable à ce nouveau fournisseur (en général on associe un compte d'export différent pour chaque compte défini dans OpenFlyers) et auquel cas, il faut renseigner le champ '''Compte fournisseur d'export'''. On peut, par exemple, saisir ''401NOMDUFOURNISSEUR'' dans le cas du plan comptable français.
***Si la gestion des budgets est active, le champ suivant est '''Budget à attribuer''' et OpenFlyers a dû le remplir par défaut avec la même valeur que pour le champ du même nom rattaché au '''Nom du fournisseur'''. Il ne doit pas y avoir besoin de modifier le contenu de ce champ.
*Dans le champ '''Compte de charge''', 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de charge à associer est déjà dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de charge à associer n'est pas déjà dans la liste proposée et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de charge que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget représentatif du type de facture et ainsi avoir la ventilation de toutes les factures fournisseurs par poste budgétaire
***Renseigner le champ '''Nom du compte''' avec l'intitulé correspondant au compte de charge à créer
***Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec la valeur du plan comptable correspondante. Pour le plan comptable français, ce sera un compte en 6xx.
*Si la gestion de la TVA est activée, le champ '''Compte TVA du type de facture''' est présent et 2 cas peuvent se présenter :
**Soit le compte de TVA à associer à ce type de facture est dans la liste proposée et auquel cas il faut le sélectionner
**Soit le compte de TVA n'existe pas et il faut dans ce cas :
***Si la gestion des budgets est active : choisir dans le champ suivant un '''Budget à attribuer''' au compte de TVA que l'on crée ou laisser '''Aucun budget'''. On peut, par exemple, sélectionner un budget ''TVA Fournisseur''
***Renseigner le champ '''Nom de compte TVA'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''TVA déductible sur autres biens et services''
***Renseigner le champ '''Compte TVA d'export'''. Par exemple, dans le cas des factures fournisseurs provenant de France : ''445660''.
*Le reste de la saisie s'effectue comme pour la [[#Saisie_d'une_facture_fournisseur_dont_le_type_de_facture_est_déjà_enregistré|saisie d'une facture fournisseur dont le type de facture est déjà enregistré]].

===Supprimer une facture fournisseur===
Pour supprimer une facture fournisseur qui aurait été saisie par erreur, il faut :
*Aller dans '''Gestion > Achats > Liste des factures fournisseurs''' ;

*Rechercher le '''numéro de pointage''' de la facture concernée en ayant pris soin au préalable de sélectionner le mois de la facture (ou l'année complète pour lister l'ensemble des factures).
*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

Le numéro de la facture supprimée n'existera plus dans la comptabilité. Il ne sera pas proposé à nouveau lors de la saisie d'une nouvelle facture. Par ailleurs, la numérotation des factures saisies a posteriori de la facture supprimée demeurera inchangée.

===Supprimer un type de facture fournisseur===
Pour supprimer un type de facture fournisseur qui aurait été saisi par erreur, il faut :

*Aller dans '''Gestion > Achats > Types de factures fournisseurs''' ;

*Sélectionner le type de fournisseur concerné dans la colonne '''Nom''' ;

*Cliquer sur l'icône poubelle associée à la facture concernée.

==Saisir un [[Écritures comptables#Paiement_(à_un_fournisseur)|paiement à un fournisseur]]==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*Sur la première ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte du fournisseur
**dans la colonne '''Débit''' saisir le montant du paiement que vous effectuez. Si vous souhaiter solder le compte du fournisseur, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une balance et intitulée "Ramener le solde à zéro"
*Sur la deuxième ligne :
**dans la colonne '''Compte''' sélectionner le compte bancaire depuis lequel l'argent est débité
**cliquer sur l'icône représentant une balance avec une flèche bleue et intitulée "Equilibrer la dernière ligne"
*Dans le champ '''Commentaires''' saisir un texte libre
*Ne pas oublier de renseigner le champ '''Date comptable'''
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''

=Bon de commande et facture clients=

==Visualiser des factures au format PDF==
Nous conseillons de se connecter en https à votre espace http://openflyers.com/demo-fr/index.php

OpenFlyers propose par défaut un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]] qui permet d'éditer des factures PDF pour les prestations suivantes :
*les achats réalisés depuis le gestionnaire des ventes
**depuis la page du planning de réservation, cliquer sur le menu '''Comptes/Acheter'''.
*les validités qui ont été achetées/renouvelées
*les vols.
**Aller dans le menu '''Comptes/Etat/Pilote''' et se rendre dans la [[Gestion de la comptabilité côté utilisateur#Colonne-Numéro-de-pointage-ou-de-facture|colonne numéro de pointage ou de facture]]

==Importer son [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]]==

'''/!\ En important un [[Modèle de facture ODT|modèle de facture]], ce sera celui-ci qui va être utilisé pour générer les nouvelles factures au format PDF. Les factures qui ont déjà créées avant la mise en place du nouveau modèle continuera d'appliquer les anciens versions du modèle ou ceux fournis par défaut par OF'''

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour cette fonctionnalité.

*Aller dans '''Admin > Structure > Imports > Templates ODT'''.
* Préparer le fichier ODT contenant tous les modèles utilisés qui doivent être organisés comme suit :
**'''page 1''' : Facture client
**'''page 2''' : Duplicata de la facture client
*Importer le fichier
*Cocher '''Facturation client'''
*Valider

==Calcul du montant HT, de la TVA et du montant TTC==

Les différents montants sont calculés de la sorte :
* Pour la TVA, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liés aux
** comptes de catégorie TVA
** produits de type de vente TVA
* Pour le montant TTC, on effectue la somme des écritures de débit et de crédit liées aux
** comptes qui ne sont pas de catégorie TVA
** produits qui ne sont pas de type de vente TVA
* Pour le montant HT, on effectue la différence entre la TVA et le montant TTC

==Relevés de factures clients==
Une facture client est un document unique. Les PDF d'une facture déjà exportée seront générés avec la mention "Duplicata".

===Formulaire de sélection===
Ce formulaire permet d'établir une sélection générale de factures clients.
*Aller dans '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Relevés de factures clients'''
*Les champs "A partir du" et "Jusqu'au" permettent d'établir une sélection en fonction des dates de facturation. Pour éviter un temps de chargement trop long, il est conseillé de définir une plage d'un mois maximum.
*Le champ "Compte client" permet de sélectionner les relevés de factures d'un client particulier
*Le champ "Types de vols" permet de sélectionner des factures en fonction du type de vol
*Le champ "Produits non stockés" permet de sélectionner des factures en fonction de la nature du produit
*Le champ "Validités" permet de sélectionner des factures en fonction des produits de type "validité"
*Valider pour accéder aux factures à exporter

===Tableau de factures à exporter===
Ce tableau est le résultat du formulaire. Il liste des factures clients.
*Sélectionner au cas par cas les factures à exporter
*Cliquer sur le bouton '''Générer PDF''' en bas du tableau pour générer le PDF des factures sélectionnées
*Cliquer sur le bouton '''Sauver dans un fichier CSV''' en bas du tableau pour exporter les factures sélectionnées au format CSV

=Gestion des règlements clients=
==Saisir un encaissement==
;Préambule
Se référer aux [[Écritures comptables#Encaissement-(d'un-client)|mouvements associés à un encaissement client]] pour connaitre les mouvements créés lors de la saisie comptable.

;Procédure
* Aller dans '''Planning > Comptes > Approvisionner''' ou '''Gestion > Comptes > Encaissements > Saisir'''
*'''Comptes clients''' :
**Si le payeur est un utilisateur de la plateforme, laisser sélectionné '''Utilisateur'''
**Sinon, sélectionner '''Non-utilisateur'''
*(facultatif) '''Email client''' : si '''Non-utilisateur''' est sélectionné, saisir l'adresse email du client où sera [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|envoyé le reçu pour le paiement]]
*'''Encaissement de l'utilisateur''' : sélectionner le nom de l'utilisateur effectuant le paiement
ou
*'''Compte à créditer''' : sélectionner le nom du client "connu" ou à défaut "Clients extérieurs"
** Seuls les [[Comptabilité#Comptes_clients|comptes clients]] et les [[Comptabilité#Comptes_utilisateurs|comptes utilisateurs]] peuvent recevoir des encaissements. En effet, comptablement, cela n'a pas de sens de faire un encaissement sur d'autres types de comptes.
** Il faut sélectionner le compte correspondant à celui qui a été facturé et donc débité.
*'''Type de règlement''' : sélectionner le type de règlement.
** Les types de règlement disponibles dépendent du compte à créditer pour s'assurer que [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Les-comptes-n'ont-pas-la-même-comptabilité|les comptes ont la même comptabilité]].
*'''Montant''' : indiquer le montant du paiement qui doit être dans l'intervalle '''[Montant minimum, Montant maximum]''' autorisé pour chaque [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|type d'encaissement]].
*'''Date du paiement''' :
**pour les paiements par chèque on laisse en général la date du jour qui correspond "au mieux" à la date à laquelle l'encaissement sera fait.
**pour les paiements en espèce on met la date à laquelle les sommes ont été reçus.
**pour les paiements par virement on met la date du virement.
*'''Heure du paiement''' : l'heure est saisie automatiquement et ne peut pas être saisie manuellement
**Si la date du paiement correspond à la date du jour alors c'est l'heure courante qui est saisi
**Autrement, l'heure est fixée à 12h00.
*Cliquer sur le bouton '''Valider''' ou le bouton '''VALIDER ET SAISIR LE SUIVANT'''

==Saisir l'encaissement d'un comité d'entreprise ou d'un groupement d'utilisateurs==
Dans le cas où un comité d'entreprise ou un groupement d'utilisateurs (comme la DGAC dans le cas des contrôleurs aériens) prend en charge tout ou partie du coût d'une activité générée par OpenFlyers, la plateforme est normalement configurée pour que ce soit le compte du CE ou du groupement qui soit automatiquement débité lors de la saisie de l'activité.

De ce fait, saisir dans OpenFlyers un règlement provenant d'une telle entité revient à [[#Saisir_un_encaissement|saisir un encaissement d'un "non-utilisateur" sur son propre compte client]].

==Pointer les encaissements==
;Introduction
Le pointage des encaissements doit être effectué à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des écritures]].

Cela doit être fait au plus tard avant de remettre l'argent en banque, que la saisie soit faite par un utilisateur final ou par un gestionnaire de la structure.

Lorsqu'il existe des encaissements non validés qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-encaissements-non-pointés-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des encaissements non pointés qui datent de plus de 30 jours]]''.

Tant qu'une écriture n'est pas validée, elle apparaît différemment dans les extraits de compte afin de bien signifier que le mouvement n'est pas validé et que le solde du compte est donc susceptible d'être modifié. Une écriture non validée peut être modifiée mais '''Une fois la validation effectuée''' il n'est plus possible de '''revenir en arrière'''.

En cas d'erreur, la personne en charge de la tenue des comptes doit [[#Contrepasser-une-écriture|contrepasser l'écriture]] et ressaisir le règlement correct.

Pour pointer les encaissements, il faut disposer du droit [[Gestion-des-profils#Valider-les-encaissements|Valider les encaissements]].

;Procédure
Voici la description de la tâche de validation des règlements de type "Chèques" :
*Récupérer les chèques et espèces à valider
*Classer les chèques par ordre de date
*Aller dans la page '''Gestion > Comptes > Pointer > Chèques'''
Cette pages affiche les règlements saisis et qui sont en attente de validation :
*Cocher les règlements correspondants aux chèques physiquement présents
*Si des règlements ne sont pas dans la liste en attente, il faut suivre la procédure [[#Saisir-un-encaissement|Saisir un encaissement]]
*Si des saisies sont erronées, il faut les corriger puis les cocher
*Supprimer les saisies inopportunes
Une fois que tout les chèques sont pointés :
*Cliquer sur le bouton '''Éditer le bordereau de remise'''
Une nouvelle page s'affiche contenant la liste des règlements validés :
*Vérifier sa conformité
*Imprimer le bordereau de remise en banque avec la [[Navigateurs#Imprimer-avec-un-navigateur|fonction du navigateur prévue à cet effet]]
*Cliquer sur le bouton '''Valider (penser à imprimer avant)'''
A l'issue de cette procédure, il faut porter la remise en banque.

Une fois le paiement validé, [[Envoi-des-emails#E-mail-de-reçu|un email sera automatiquement envoyé à l'utilisateur avec en pièce-jointe le reçu au format PDF]].

Le processus est le même pour les autres types de règlements à l'exception des [[Paiement en ligne|paiements en ligne]] qui sont automatiquement validées et qui par conséquent ne nécessitent pas de pointage.

Il est possible de retrouver la liste des encaissements par type et pour la période souhaitée dans le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Paiements par type'''.

Le [[Gestion-des-rapports|rapport]] '''Gestion > Comptes > Rapports > Ventilation des encaissements''' permet d'avoir le tableau du total des encaissements par mois et par type.

'''La validation régulière des règlements permet de bloquer les modifications par les utilisateurs et facilite la tenue de la comptabilité'''.

=Cas particuliers=
==Ecritures manuelles dans le cadre [[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Facturation_automatique_à_des_organismes_avec_ou_sans_quotas|d'une facturation automatique à un organisme tiers]]==
Normalement, le paramétrage d'une plateforme OpenFlyers est effectué pour que les écritures soient automatiquement réalisées lors de la saisie d'une activité.

Cependant, si les écritures ne se sont pas effectuées automatiquement, ne serait-ce que dans le cas où le paramétrage a été mis en place ultérieurement à la saisie d'activité et que ces saisies ont été validées, il est nécessaire d'effectuer la saisie manuelle des flux permettant d'obtenir la [[Facturation des clients#Cascade_d'écritures_comptables|situation comptable souhaitée]].

Ainsi, si l'utilisateur a été intégralement débité du montant de l'activité et qu'il faut simplement saisir une écriture permettant de créditer son compte du montant devant être débité à l'organisme tiers, il suffit de [[#Saisir-un-flux|saisir un flux]] qui va créditer son compte du montant concerné et débiter le compte de l'organisme tiers du même montant.

De plus, si une gestion de quota est en place, il faut également corriger le compte de quota de l'utilisateur concerné sur le même modèle d'écriture que pour l'[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Initialisation_du_solde_d'heures_lors_de_la_mise_en_place_des_packs|initialisation d'un quota]] mais en sens opposé (le compte quota de l'utilisateur doit être débité au lieu d'être crédité et inversement pour le compte de bilan correspondant).

==Gestion des baptêmes==
Certaines structures utilisent le terme "Vol découverte" pour parler des baptêmes de l'air. Il est important d'avoir en tête que le grand public ne connait que le terme "Baptême de l'air" et que par conséquent ce terme est sans commune mesure plus utilisé dans les moteurs de recherche en comparaison au terme "Vol découverte".

===Utiliser le [[Configuration de la comptabilité#Gestion_des_baptêmes|paramétrage préconisé des baptêmes]]===
On appelle dans l'exemple "Clients extérieurs" le compte client qui est utilisé pour les clients baptêmes. La dénomination peut changer d'une configuration à l'autre.
Lorsqu'un baptême est effectué :
#Saisir le vol avec comme type de vol "baptême" : le coût du vol au tarif solo est alors débité sur le compte client "Clients extérieurs".
#Encaisser le paiement du baptême sur le compte client "Clients extérieurs" (qui est accessible dans le formulaire de saisie des encaissements en sélectionnant comme type d'utilisateur "non utilisateur").
Ainsi, le compte client "Clients extérieurs" se retrouvera avec un solde correspondant à la différence entre le prix du baptême payé par le client et le prix du vol solo facturé par OpenFlyers.

Il suffit alors de passer une écriture, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans, entre le compte "Clients extérieurs" et un compte produit (par exemple compte produit "gain baptêmes") qui va recevoir le solde du compte client "Clients extérieurs" afin de le ramener à 0.

Cas pratique :
*Tarif solo : 100 €/h
*Tarif baptême : 60 €
*Vol effectué de 30 minutes

Alors :
*En saisissant le vol de 30 minutes en tant que "baptême", le compte "clients extérieurs" sera débité du montant du tarif solo soit 50 €.
*En saisissant l'encaissement du paiement de 60 € effectué par le baptisé, le compte "clients extérieurs" sera crédité de 60 €.
*Il est résulte sur le compte "clients extérieur" un solde positif de 10 €.
A la fin de l'année, le compte "clients extérieur" aura vu son solde augmenter au fur et à mesure que les baptêmes auront été effectuée. Admettons qu'il se retrouve avec un solde positif de 1210 €. Il faut alors passer un mouvement (via la saisie d'un flux) pour débiter le compte "clients extérieurs" de 1210 € et créditer un compte produit "delta baptêmes" de 1210 €. Ce faisant le solde du compte client "clients extérieurs" est ramené à 0 ce qui est important pour montrer comptablement que personne ne doit de l'argent à l'aéro-club et le gain spécifique aux baptêmes est enregistré dans le compte produit "delta baptêmes".

==Mettre à jour un plafond d'heures ou d'argent sur une comptabilité parallèle==
Certaines plateformes sont paramétrées avec une comptabilité parallèle permettant de [[Conseils-spécifiques-pour-la-comptabilité#Facturation-automatique-à-des-organismes-avec-ou-sans-quotas|gérer des quotas d'heures ou d'argent]] pour des utilisateurs du fait de leur appartenance à une entreprise, un comité d'entreprise ou un comité d'établissement public, etc.

Les utilisateurs disposent alors d'un 2ème compte qui permet de suivre l'évolution de leur utilisation du quota qui leur est attribué, par exemple annuellement. Si le montant crédité automatiquement ne correspond pas au quota auquel ils ont droit, il faut alors, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux qui permet de mettre à jour ce quota.

Pour cela, il faut d'abord identifier le compte de contre-partie qui est utilisé pour les écritures comptables qui impactent ce compte. Généralement ce compte est un compte de bilan dont le nom est du type "Encours...". Pour le trouver 2 méthodes :
#Aller sur '''Gestion > Comptes > Lister les comptes > Comptes bilan''' puis rechercher le compte concerné
#Aller sur le compte de suivi de quota d'un utilisateur concerné et identifier dans la cellule de la colonne '''Compte affecté''' et de la ligne d'une écriture comptable d'initialisation, le nom du compte de contre-partie.

Une fois ce travail d'identification effectué, il faut, pour chaque compte utilisateur concerné, saisir un flux dans '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir''', en mettant au crédit ou au débit le compte quota de l'utilisateur concerné et en contre-partie le compte d'encours identifié précédemment. Le montant doit correspondre à la différence entre ce qu'aurait du être le plafond initial et le plafond attribué. Si le plafond final est supérieur, alors c'est un crédit sur le compte utilisateur. Sinon, c'est un débit.

FAQ export

2025-12-09T11:31:29Z

Helyousfi: /* Choix du jeu de caractères par page d'export */

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la FAQ des fonctions d'exports d'[[Accueil|OpenFlyers]] notamment pour importer dans d'autres logiciels.

=Encodage des caractères=
OF utilise par défaut le jeu de caractère [[Wikipedia-fr:UTF-8|UTF-8]] qui est le format de [[Wikipedia-fr:Codage_de_caractères|codage des caractères]] recommandé pour les échanges de données.

Cependant, lors de l'exportation de données il faut que l'encodage utilisé pour le fichier généré par OpenFlyers soit accepté par le logiciel utilisé pour lire le fichier. Selon le système d'exploitation et selon les versions, les formats reconnus varient. Voici quelques exemples d'encodage de caractères courants pour la France
* MS-DOS : CP850 (Europe occidentale DOS International)
* Windows : CP1252 (Europe occidentale Windows Latin1)
* Linux : ISO-8859-1 (Europe occidentale ou latin-1), ISO-8859-15/Euro (Europe occidentale ou latin-9), UTF-8 (unicode), etc. Sur Linux l'encodage dépend de la distribution et de la configuration. Faire ''locale charmap'' pour connaitre l'encodage utilisé.
* Apple : macRoman, UTF-8 (unicode)

Dans OpenFlyers, vous pouvez définir l'encodage par défaut dans '''Admin > Structure > Paramétrage''' dans le formulaire '''Reporting/Export''' en bas de la page. Sur certaines pages, vous pouvez également changer occasionnellement l'encodage au moment de l'export.

=Mémorisation du choix d'encodage lors des exports CSV=
Par défaut, OpenFlyers utilise le jeu de caractères défini dans :

'''Admin > Structure > Paramétrage > Export'''

Ce paramètre constitue la valeur par défaut pour l'ensemble des exports CSV.

certaines pages d'export permettent désormais de :
* choisir un jeu de caractères spécifique au moment de l'export,
* mémoriser ce choix pour les prochaines utilisations de la même page,
* sans modifier le paramétrage global défini par l'administrateur.
Lorsque aucun jeu de caractères spécifique n'est mémorisé pour une page donnée, OpenFlyers utilise automatiquement l'encodage par défaut configuré dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export''' .

=Import de fichiers CSV=
==Import de fichiers CSV dans OpenOffice/LibreOffice==
Lors de l'ouverture du fichier OpenOffice ou LibreOffice ouvre une fenêtre d'import de texte qui vous permet de sélectionner le jeu de caractère. Il suffit de choisir le même jeu de caractère que celui utilisé dans l'export côté OpenFlyers.

===Les nombres sont remplacés par des dates dans OpenOffice/LibreOffice===
Le format Standard d'Open Office ou de Libre Office interprète les cellules comme du texte ou comme une date si les chiffres sont compatibles.

Pour que ne pas avoir cette conversion automatique (désagréable) il faut, dans OpenOffice ou LibreOffice, modifier le format de la colonne en Texte dans la fenêtre de préparation de l'import de texte.

Voici la procédure :
*Changer l'encodage par UTF-8 si vous ne l'avez pas paramétré dans votre config OF,
*Décocher le séparateur virgule (Colon) mis par défaut,
*Cliquer sur le séparateur point virgule (SemiColon),
*Cliquer sur l'entête du tableau de prévisualisation pour sélectionner la colonne dont vous souhaitez modifier le format (colonne comportant des montants tel que Solde, Débit ou Crédit)
*Dans la comboBox Type de colonne (column type) cliquer sur Texte
*Répéter l'opération pour les colonnes que vous souhaitez modifier le format

Il sera nécessaire de remplacer le "Point" par une virgule dans les colonnes numériques:
*Sélectionner les colonnes à modifier
*Sélectionner la fenêtre Edit > Cherche & Remplace et remplir les champs avec Recherche = . et Remplace = ,
*Dans Plus d'options sélectionner "Sélection courante seulement"
*Cliquer sur Remplacer tous
Le format sera alors correctement interprété par votre tableur et vous pourrez l'enregistrer sous le format ods

=== Alignement des en-têtes ===
Si les en-têtes ou données des dernières colonnes sont manquants ou décalés :
* '''Cause''' : LibreOffice utilise un séparateur incorrect (virgule au lieu de point-virgule).
* '''Solution''' :
# Relancer l’import du CSV.
# Décocher le séparateur "Virgule" (par défaut).
# Cocher "Point-virgule" (ou le séparateur utilisé dans le fichier CSV).

[[File:LibreOfficeImportCSV.png|400px]]

===Séparateur décimal lors de copier/coller vers OpenOffice ou LibreOffice===
Le séparateur décimal dans les pages XHTML fourni par OF dans votre navigateur est le point.
Lors d'un copier/Coller Open Office ou Libre Office interprète les cellules au format standard par défaut et interprète alors les cellules comme du texte.
OpenOffice ou Libre office peut etre configuré pour une interprétation automatique du point comme séparateur décimal
*Allez dans l'onglet Outils > Options > Chargement&Enregistrement > Compatibilité HTML (Tools > Options > Load&Save > HTML Compatibility)
*Cocher "Utiliser l'environnement linguistique Anglais (USA) pour les nombres", ("Use English (USA) locale numbers")

Le programme interprète alors le point comme le séparateur décimal et le format de la cellule sera alors numérique

==Import de fichiers CSV dans Excel==
Les anciennes versions d'Excel ne gèrent pas le choix ou la reconnaisse automatique de l'encodage des caractères. Si vous êtes dans cette situation vous pouvez soit vous tourner vers le logiciel libre [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] ou modifier le format d'encodage côté OpenFlyers en spécifiant [[#Encodage_des_caractères|un format d'encodage qui correspond à votre système d'exploitation]].

===Somme de nombres décimaux d'un export CSV===
Si la somme de nombre décimaux retourne 0 :
#Vérifier la nature du séparateur de décimales
#*une virgule en français (ex: 0,1)
#*un point en anglais (ex: 0.1)
#Dans '''Excel 2007''' : Cliquer sur le "Bouton Office" (bouton rond avec le logo Microsoft Office en haut à gauche)
#Cliquer sur le bouton "Options Excel" en bas de la liste. Cette action ouvre une fenêtre
#Aller dans '''Options avancées > Options d'édition'''
#Décocher "Utiliser les séparateurs système" et remplacer le séparateur de décimales par celui utilisé dans le fichier
#Sauvegarder, quitter puis ouvrir le fichier
#Utiliser la fonction "somme"

FAQ export

2025-12-09T11:27:58Z

Helyousfi:

__TOC__
=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la FAQ des fonctions d'exports d'[[Accueil|OpenFlyers]] notamment pour importer dans d'autres logiciels.

=Encodage des caractères=
OF utilise par défaut le jeu de caractère [[Wikipedia-fr:UTF-8|UTF-8]] qui est le format de [[Wikipedia-fr:Codage_de_caractères|codage des caractères]] recommandé pour les échanges de données.

Cependant, lors de l'exportation de données il faut que l'encodage utilisé pour le fichier généré par OpenFlyers soit accepté par le logiciel utilisé pour lire le fichier. Selon le système d'exploitation et selon les versions, les formats reconnus varient. Voici quelques exemples d'encodage de caractères courants pour la France
* MS-DOS : CP850 (Europe occidentale DOS International)
* Windows : CP1252 (Europe occidentale Windows Latin1)
* Linux : ISO-8859-1 (Europe occidentale ou latin-1), ISO-8859-15/Euro (Europe occidentale ou latin-9), UTF-8 (unicode), etc. Sur Linux l'encodage dépend de la distribution et de la configuration. Faire ''locale charmap'' pour connaitre l'encodage utilisé.
* Apple : macRoman, UTF-8 (unicode)

Dans OpenFlyers, vous pouvez définir l'encodage par défaut dans '''Admin > Structure > Paramétrage''' dans le formulaire '''Reporting/Export''' en bas de la page. Sur certaines pages, vous pouvez également changer occasionnellement l'encodage au moment de l'export.

=Choix du jeu de caractères par page d'export=
Par défaut, OpenFlyers utilise le jeu de caractères défini dans :

'''Admin > Structure > Paramétrage > Export'''

Ce paramètre constitue la valeur par défaut pour l'ensemble des exports CSV.

certaines pages d'export permettent désormais de :
* choisir un jeu de caractères spécifique au moment de l'export,
* mémoriser ce choix pour les prochaines utilisations de la même page,
* sans modifier le paramétrage global défini par l'administrateur.
Lorsque aucun jeu de caractères spécifique n'est mémorisé pour une page donnée, OpenFlyers utilise automatiquement l'encodage par défaut configuré dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Export''' .

=Import de fichiers CSV=
==Import de fichiers CSV dans OpenOffice/LibreOffice==
Lors de l'ouverture du fichier OpenOffice ou LibreOffice ouvre une fenêtre d'import de texte qui vous permet de sélectionner le jeu de caractère. Il suffit de choisir le même jeu de caractère que celui utilisé dans l'export côté OpenFlyers.

===Les nombres sont remplacés par des dates dans OpenOffice/LibreOffice===
Le format Standard d'Open Office ou de Libre Office interprète les cellules comme du texte ou comme une date si les chiffres sont compatibles.

Pour que ne pas avoir cette conversion automatique (désagréable) il faut, dans OpenOffice ou LibreOffice, modifier le format de la colonne en Texte dans la fenêtre de préparation de l'import de texte.

Voici la procédure :
*Changer l'encodage par UTF-8 si vous ne l'avez pas paramétré dans votre config OF,
*Décocher le séparateur virgule (Colon) mis par défaut,
*Cliquer sur le séparateur point virgule (SemiColon),
*Cliquer sur l'entête du tableau de prévisualisation pour sélectionner la colonne dont vous souhaitez modifier le format (colonne comportant des montants tel que Solde, Débit ou Crédit)
*Dans la comboBox Type de colonne (column type) cliquer sur Texte
*Répéter l'opération pour les colonnes que vous souhaitez modifier le format

Il sera nécessaire de remplacer le "Point" par une virgule dans les colonnes numériques:
*Sélectionner les colonnes à modifier
*Sélectionner la fenêtre Edit > Cherche & Remplace et remplir les champs avec Recherche = . et Remplace = ,
*Dans Plus d'options sélectionner "Sélection courante seulement"
*Cliquer sur Remplacer tous
Le format sera alors correctement interprété par votre tableur et vous pourrez l'enregistrer sous le format ods

=== Alignement des en-têtes ===
Si les en-têtes ou données des dernières colonnes sont manquants ou décalés :
* '''Cause''' : LibreOffice utilise un séparateur incorrect (virgule au lieu de point-virgule).
* '''Solution''' :
# Relancer l’import du CSV.
# Décocher le séparateur "Virgule" (par défaut).
# Cocher "Point-virgule" (ou le séparateur utilisé dans le fichier CSV).

[[File:LibreOfficeImportCSV.png|400px]]

===Séparateur décimal lors de copier/coller vers OpenOffice ou LibreOffice===
Le séparateur décimal dans les pages XHTML fourni par OF dans votre navigateur est le point.
Lors d'un copier/Coller Open Office ou Libre Office interprète les cellules au format standard par défaut et interprète alors les cellules comme du texte.
OpenOffice ou Libre office peut etre configuré pour une interprétation automatique du point comme séparateur décimal
*Allez dans l'onglet Outils > Options > Chargement&Enregistrement > Compatibilité HTML (Tools > Options > Load&Save > HTML Compatibility)
*Cocher "Utiliser l'environnement linguistique Anglais (USA) pour les nombres", ("Use English (USA) locale numbers")

Le programme interprète alors le point comme le séparateur décimal et le format de la cellule sera alors numérique

==Import de fichiers CSV dans Excel==
Les anciennes versions d'Excel ne gèrent pas le choix ou la reconnaisse automatique de l'encodage des caractères. Si vous êtes dans cette situation vous pouvez soit vous tourner vers le logiciel libre [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] ou modifier le format d'encodage côté OpenFlyers en spécifiant [[#Encodage_des_caractères|un format d'encodage qui correspond à votre système d'exploitation]].

===Somme de nombres décimaux d'un export CSV===
Si la somme de nombre décimaux retourne 0 :
#Vérifier la nature du séparateur de décimales
#*une virgule en français (ex: 0,1)
#*un point en anglais (ex: 0.1)
#Dans '''Excel 2007''' : Cliquer sur le "Bouton Office" (bouton rond avec le logo Microsoft Office en haut à gauche)
#Cliquer sur le bouton "Options Excel" en bas de la liste. Cette action ouvre une fenêtre
#Aller dans '''Options avancées > Options d'édition'''
#Décocher "Utiliser les séparateurs système" et remplacer le séparateur de décimales par celui utilisé dans le fichier
#Sauvegarder, quitter puis ouvrir le fichier
#Utiliser la fonction "somme"

Gestion des activités

2025-10-06T08:40:34Z

Helyousfi: /* Lister les activités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Paramétrage des vols solos supervisés==
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.

;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page

;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''

;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''

=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.

Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.

=Alertes=
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==

==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==

==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==

==L'aéronef est déjà en l'air==
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].

==Le pilote X est déjà en l'air==
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

==Vous êtes actuellement en l'air==
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

=Annuler une activité validée=
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données'''

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''

=Annuler un vol ouvert=
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Lister les activités=
La liste des activités est accessible depuis:
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle. Un interrupteur Date en '''UTC''' permet d'afficher sous la date locale une ligne orange indiquant l'heure '''UTC''' si la conversion reste le même jour, ou la date complète en '''UTC''' lorsque la conversion recule sur la veille.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Durée''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''

=Modifier une activité=
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.

=Saisir une activité=
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''

;Mécanismes de traitement
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de départ rafraîchi la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du vol précédent. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.

Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.

Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.

Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|durée d'activité]]
Lorsque la durée d'actvité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]], le bouton de validation a deux affichages possibles :

*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso est ignorée dans ce cas.

*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

;Mécanismes d'alertes
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

=Supprimer une activité=
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée

=Valider une activité=
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.

Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]

;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]].

Gestion des activités

2025-10-01T09:18:34Z

Helyousfi: /* Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

==Paramétrage des vols solos supervisés==
La réglementation aéronautique EASA, différencie les instructeurs en 2 catégories : les instructeurs restreints et non restreints. Les instructeurs sont restreints tant qu'ils ont effectués moins de 100 heures d'instruction. Pour le décompte de leurs heures d'instruction, il est possible de prendre en compte les heures solo, effectuées par leurs élèves, heures solos qu'ils ont supervisées. De plus, le rapport annuel de statistiques [[AERAL]] nécessite de faire remonter les heures solos supervisées par instructeur ainsi que par activité.

OpenFlyers déconseille de saisir les heures de solo supervisées en renseignant le nom de l'instructeur dans le champ '''Place droite''' ou '''Instructeur''' afin de ne pas créer d'effets de bords sur l'ensemble du logiciel.

OpenFlyers recommande de paramétrer le suivi des heures solos supervisées de la façon suivante :

;Créer un type d'activité ''Solo supervisé''
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
En bas du tableau '''Liste des types d'activités''', sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom''', indiquer ''Solo supervisé''
*Champ '''Couleur''', sélectionner une couleur, de préférence proche de la couleur pour l'instruction
*Cliquer sur le bouton avec un pictogramme symbolisant le signe plus
*Aller à nouveau dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs''' pour mettre à jour les autres tableaux
Dans le tableau '''Types d'activités incompatibles''', rendre incompatible le type d'activité ''Solo supervisé'' avec les autres types d'activités qui doivent être incompatible, notamment ''Instruction'', ''Baptême'', ''Maintenance'', ''Vol découverte'', etc.

;Créer un champ métier "Instructeur superviseur" pour le formulaire de saisie d'activité afin de pouvoir noter le nom de l'instructeur pour les vols solos des élèves
*'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Tout en bas sur la dernière ligne qui doit être vide :
*Champ '''Nom de variable''', indiquer ''supervisor''
*Champ '''Intitulé''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Champ '''Catégorie''', indiquer ''Activité''
*Champ '''Type de valeur''', indiquer ''dbObject::Person(Instructeur)''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Mettre à jour le paramétrage [[AERAL#Activité-correspondant-à-Solo-supervisé|Activité correspondant à Solo supervisé]] pour AERAL :
*'''Admin > Structure > Paramétrage > Export Aeral'''
Formulaire '''Activité correspondant à Solo supervisé''' :
*Champ '''Solo supervisé''', indiquer '''Solo supervisé'''
*Désactiver l'interrupteur '''instructeur en place droite'''
*Champ '''Champ métier correspondant au superviseur''', indiquer ''Instructeur superviseur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer''' en haut ou en bas à droite de la page

;Ensuite, pour chaque vol solo supervisé, il faut dans le formulaire de saisie d'activité
*Cocher le type d'activité ''Solo supervisé''
*Renseigner le nom de l'instructeur dans le champ ''Instructeur superviseur''

;Mettre en place une validité "Élève autorisé solo"
Dans le cas où la structure met en place des restrictions sur les réservations ou la saisie des vols, un élève en solo supervisé, n'ayant donc pas les validités d'un pilote breveté, peut se retrouver bloqué. Pour contourner ces restrictions, il est recommandé de créer un type de validité "Élève autorisé solo" et de lui permettre de contourner les exigences des autres validités non détenues par un élève.
*'''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validités'''
*Champ '''Nom''', indiquer ''Élève autorisé solo''
*Cliquer sur la case à cocher '''Soumise à échéance'''
*Champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''', cocher les profils ''admin'', ''gestionnaire'' (ou équivalents) et ''instructeur''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer"
*'''Admin > Types de ressource'''
Pour chaque type de ressource :
*Cliquer sur le bouton '''Validité'''
*Pour chaque ligne de validité qui exige une validité qu'un élève n'a pas l'obligation de détenir, cocher le type de validité ''Élève autorisé solo''

=Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources=
*Naviguer vers la section '''Gestion > Activités > Activités > Liste'''.

Une synthèse sous forme de tableau des activités '''actives''' et '''physiques''', s'affiche automatiquement :
*les ressources actives y figurent toujours.
*les ressources désactivées ou celles pour lesquelles l'interrupteur '''Saisie d'activité''' (accessible via '''Gestion > Ressources > Actives''') est décoché réapparaissent dès qu'elles possèdent au moins une activité non validée.

Ainsi, aucune action supplémentaire n'est nécessaire pour retrouver les ressources portant encore des validations à effectuer.

=Alertes=
==[[Gestion-armoire-à-clés#Alertes-lors-de-la-saisie-d'une-activité|Alertes générées par le contrôle d'accès]]==

==[[Facturation-des-clients#Alertes-générées-par-le-moteur-de-facturation|Alertes générées par le moteur de facturation]]==

==[[Validités#Alertes-lors-d'une-réservation-ou-une-saisie-d'activité|Alertes générées sur les validités]]==

==L'aéronef est déjà en l'air==
Si en tentant d'ouvrir le vol d'un aéronef, apparait une alerte rouge '''L'aéronef est déjà en l'air''' cela veut dire qu'un vol a déjà ouvert avec cet aéronef. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==La différence entre le temps de vol calculé et le temps de vol saisi est de : X:XX heure(s)==
Cette alerte est suivie du message :
<pre>Veuillez contacter votre administrateur à propos de l'incompatibilité entre votre saisie et la formule du temps de vol choisie pour le type d'aéronef : X</pre>

Cette alerte apparait lorsque la valeur saisie du temps d'activité est incompatible avec la valeur calculée par la [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|formule de calcul du temps d'activité]] définie pour la ressource X.

En général elle provient du fait que le temps de vol qui avait été calculé automatiquement dans le formulaire lors de la saisie des champs de compteurs départ/arrivée et/ou des heures de départ/arrivée ont été modifiés manuellement.

Lorsqu'une telle erreur apparait, vous devez :
*Essayer de reprendre la saisie et essayer de comprendre pourquoi vous saisissez mal les valeurs dans les champs concernés
*Si vous n'arrivez pas à comprendre la raison, contacter sans délai un gestionnaire de votre structure afin qu'il vous explique les erreurs que vous commettez lorsque le problème vient d'une saisie erronée ou qu'il analyser lui-même le problème.
*Si vous êtes vous-même un gestionnaire de la plateforme, vous devez également pousser l'analyse pour comprendre en quoi votre saisie est incompatible avec la formule de calcul et le cas échéant faire effectuer une modification du paramétrage.

Voir également, comment [[#Forcer-la-saisie-d'une-durée-d'activité-incompatible-avec-sa-formule-de-calcul|Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul]].

==Le pilote X est déjà en l'air==
Ce message apparait lorsque vous tentez de saisir un vol en ouverture de vol et que le pilote occupant la position X est déjà enregistré sur un vol ouvert, c'est à dire en l'air.

Cette protection permet de ne pas avoir un utilisateur occupé simultanément sur 2 ressources.

S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Seul le type de vol requis dans le cas de la présence d'un second pilote a été sélectionné, vous devez en sélectionner au moins un autre en plus==
Lors de la saisie d'un vol, cette alerte s'affiche si la configuration de la plateforme nécessite la saisie d'au moins un type de vol supplémentaire en plus du type de vol obligatoire dans le cas de la présence d'un second pilote.

C'est typiquement le cas pour les vols d'instruction où le paramétrage nécessite généralement de préciser un 2ème type de vol comme "local", "navigation", etc.

==Vous êtes actuellement en l'air==
Si en tentant de saisir un vol, l'alerte '''Vous êtes actuellement en l'air''' apparait cela veut dire qu'il y a déjà un vol d'ouvert à votre nom. S'il s'agit d'un vol qui n'a pas été fermé et qui doit être supprimé, il faut [[#Annuler-un-vol-ouvert|annuler le vol ouvert]].

==Vous ne pouvez ouvrir un vol avec une date de début dépassée==
Cette protection empêche d'ouvrir une activité avec un horodatage de début antérieur à l'heure actuelle moins 15 minutes.

En général, pour un tel cas, le souhait n'est pas d'ouvrir une activité mais de fermer une activité. Il faut donc penser à passer le champ '''Etat du vol''' en "Retour de vol".

=Annuler une activité validée=
Contrairement à la [[#Supprimer-une-activité|suppression des activités non validées]] et du fait de l'[[Comptabilité#Inaltérabilité-des-données|inaltérabilité des données]], il n'est pas possible de supprimer physiquement une activité après [[#Valider-une-activité|sa validation]]. Par contre, la fonction d'annulation de la saisie d'une activité permet d'en annuler son effet.

'''C'est cette fonction qu'il faut utiliser dans le cas où une activité validée doit être corrigée. L'utilisateur assurant la gestion :'''
#'''Annule l'activité validée qui n'a pas été saisie correctement'''
#'''Saisie une nouvelle activité avec les bonnes données'''

La fonction d'annulation d'activité génère les enregistrements suivants en base de données :
#Création d'une même activité que l'activité à annuler mais avec une durée opposée. Cela permet de garantir que les totaux d'heures d'activités sont correctement corrigés. De plus, le champ commentaire contient une référence à l'activité ciblée par l'annulation.
#Création des écritures comptables associées correspondant à l'identique à celles de l'activité à annuler mais de sens opposé (débit au lieu de crédit et vice versa).
Ces enregistrements sont générées à la date du jour et sont automatiquement validés. Cela permet de garantir la traçabilité des opérations.

'''Attention''' : il est possible d'annuler plusieurs fois une même activité.

Pour utiliser cette fonction :
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Dans la colonne '''Annuler une activité validée''', cliquer sur l’icône rouge symbolisant une flèche qui fait demi-tour
* Une page listant les activités validées apparait :
** Dans la colonne '''Annuler''', sélectionner l'activité à annuler
** Cliquer sur le bouton '''Annuler l'activité sélectionnée (cette action est irréversible)'''

=Annuler un vol ouvert=
*Aller sur le planning
*Cliquer sur le rectangle sur fond bleu correspondant à l'immatriculation de l'aéronef considéré
*Cliquer sur le bouton '''Annuler le vol''' tout en bas du formulaire.

=Lister les activités=
La liste des activités est accessible depuis:
* [[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
* Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Valider les activités sélectionnées'''.
* Ou bien Cliquer sur l'icône correspondant à la colonne '''Vérifier la succession des activités'''.
** la page de Contrôle des compteurs de la resource a apparu.
** Entrer Le compteur de départ, puis Sélectionner la date de début et de fin de l'intervale que vous voulez visualiser.
** Cliquer sur le bouton '''Visualiser'''.

La liste des activités synthétise les informations les plus importantes pour l'ensemble des activités dans un intervalle de temps:

* '''Pointer''': contient les deux icônes '''tout cocher''' et '''tout décocher''', aussi les cases à cocher de chaque ligne, en cochant la case puis en Cliquant sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)''' vous pouvez valider l'activité.
* '''Date''': date et heure de départ de vol, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-de-date|patrons de format de date]], affichée en rouge lorsque la date est dans le futur ( demain ou plus tard) ou bien lorsque la date de début de l'activité précédente chevauche une activité existante, c'est-à-dire la date de début de l'activité précédente + sa durée dépasse la date de début de l'activité actuelle.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''0''' (par exemple: place droite, pilote, Elève, Ouvert): la personne attribué au position 0, affichée en rouge lorsque l'activité n'avait pas de pilote.
* le champ place_tag qui permet d'étiqueter le numéro de place '''1''' s'il existe (par exemple: place gauche, instructeur, Adhérent): la personne attribué au position 1.
* '''Activités''' : les types d'activités sélectionnés pour l'activité (par exemple: Voltige, Instruction, Vol technique, ...).
* '''Durée''' : la durée de l'activité, elle est affichée en fonction des [[Configuration#Patron-de-format-d'heure|patrons de format d'heure]], en vert pour les activités non validées et en noir gras pour les activités validées.
* '''Départ''' : Terrain de départ affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain de départ.
* '''Arrivée''': Terrain d'arrivée affiché en rouge lorsque l'activité n'avait pas de terrain d'arrivée.
* '''Att.''' : Nombre d'atterrissages.
* '''Ajouts réservoirs''': Réapprovisionnement de réservoir avant/après vol, ils sont affichées sous format suivante " quantité + Unité (Type de éservoir)".
* les éventuelles colonnes correspondant aux champs métiers de type "Activité".
* '''Compteurs''': affichés en deux manières ( compteur hexadécimal : HH:MM , compteur décimal: HH,CC ).
** '''Départ''' : Le compteur de départ, affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle inférieur au compteur d'arrivée de l'activité précédente ou bien si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** '''Arrivée''' : Le compteur d'arrivée.
** '''Diff.''' : la difference entre les compteurs. affiché en rouge si le compteur de départ de l'activité actuelle dépasse le compteur d'arrivée de l'activité actuelle ou bien si '''(''' le compteur d'arrivée de l'activité actuelle '''-''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
* '''Actions''': L'utilisateur peut effectuer sur une activité les actions suivantes:
** Modifier : L'utilisateur peut modifier une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Supprimer : L'utilisateur peut supprimer une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si l'activité n'est pas validée.
** Ajouter : L'utilisateur peut ajouter une activité s'il a des autoristations pour gérer ses activités et qu'il est l'instructeur de l'activité ou bien s'il peut gérer les activités des autres utilisteurs. ET si '''(''' le compteur de départ de l'activité actuelle '''-''' le compteur d'arrivée de l'activité précédente '''-''' la tolérance ''') > 1'''.
** Afficher la trace de vol: L'utilisateur peut afficher la trace de vol s'il est sur le vol ou s'il a le droit de voir les traces de vol.

=Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées=
Dans le cas où, suite à une saisie d'activité, des changements de facturations ont été fait, il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables associées à celle-ci.
La mise à jour ne peut se faire que sur les activités non validées ayant au moins un utilisateur et étant associées à une ressource active.

Procédure pour mettre à jour les écritures comptables d'une ou plusieurs activités :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Mettre à jour les entrées comptables des activités non validées'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités dont il est nécessaire de mettre à jour les entrées comptables en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Mettre à jour les activités sélectionnées'''

=Modifier une activité=
Une activité peut être saisie :
*Soit à l'état ouvert
*Soit à l'état fermé

Si l'activité est saisie à l'état ouvert, aucune écriture comptable n'est encore générée. Pour fermer une telle activité, il faut sur le planning de réservation :
*Soit, cliquer sur le rectangle de la ressource considérée qui doit être sur fond bleu pour indiquer que la ressource est en l'air
*Soit, cliquer la zone en bleue correspondante à la période du vol ouvert.

Si l'activité est saisie à l'état fermée, pour la modifier, il faut :
*Soit aller sur le compte de l'un des utilisateurs concerné par l'activité et pour lequel une écriture a été générée
*Soit aller sur le carnet de vol ou le carnet de route impacté
Dans tous les cas, il faut ensuite cliquer sur l'icône crayon qui apparait sur la ligne correspondante à l'activité.

Tout activité saisie reste modifiable tant qu'elle n'est pas validée.

Si l'objectif est de mettre à jour des calculs de facturation sur plusieurs activités, alors il est recommandé de suivre la procédure [[#Mettre-à-jour-les-entrées-comptables-associées-à-des-activités-non-validées|Mettre à jour les entrées comptables associées à des activités non validées]] pour gagner du temps.

Si l'activité à modifier est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]] puis saisir une nouvelle activité.

=Saisir une activité=
*Aller dans '''Planning > Activités > Activités > Saisir'''

;Mécanismes de traitement
*[[Formulaires#Valeur-par-défaut|Champs avec des valeurs par défaut]]
*La [[Formulaires#Valeur-par-défaut|valeur par défaut]] du champ '''terrain de départ''' correspond au '''terrain d'arrivée''' du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de début d'activité ou l'aéronef entraîne un rafraîchissement de la page et la valeur par défaut du champ '''terrain de départ''' se met à jour. S'il n'y a pas de vol précédent, la valeur par défaut est le terrain associé à la plateforme.
*Le compteur de départ par défaut équivaut au compteur d'arrivée du vol précédent renseigné par l'aéronef sélectionné. Changer la date de départ rafraîchi la page si la date de départ est antérieure à la date de départ du vol précédent. Le compteur est mis à jour en fonction. Si le compteur est changé manuellement, le compteur n'est pas mis à jour lors du rafraîchissement. Changer d'aéronef réinitialise ce comportement.
*Suivant l'activité choisie et le [[Configuration#Terrain-d'arrivée-égal-au-terrain-de-départ,-lorsque-l'une-des-activités-suivantes-est-sélectionnée|paramétrage de la plateforme]], le terrain d'arrivée peut être automatiquement rempli avec la même valeur que celle du terrain de départ.
*La saisie d'une activité d'une durée inférieure à 15 minutes déclenche l'affichage d'un message d'avertissement (en orange). Cliquer sur '''Confirmer la validation''' au dessous de ce message pour saisir définitivement l'activité.
*Lorsqu'un utilisateur est saisi, un champ pour définir son statut apparaît. Ce champ disparaît si l'utilisateur n'est pas défini.
*Lors de la saisie des utilisateurs, le nombre de personnes à bord se mets automatiquement à jour. Le nombre de personnes à bord est égal au nombre d'utilisateurs saisis. Si le nombre de personnes à bord est défini manuellement, la valeur n'est pas changée automatiquement par la suite."
*Lors de la saisie d'un lieu, si aucun lieu correspondant n'est trouvé, [[#Demander-l'ajout-d'un-lieu|une option]] apparait afin de demander à OpenFlyers l'ajout du lieu.

;Champs de saisie date/heure départ/arrivée
A gauche du champ de saisie est indiqué le fuseau horaire défini par la structure et dans lequel le couple date/heure (horodatage) doit être saisi.

Les champs de saisie pour l'horodatage de départ et d'arrivée sont conçus pour :
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : la barre oblique entre le jour et le mois ou le mois et l'année ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

En-dessous du champ de saisie de l'horodatage départ/arrivée apparait une ligne qui affiche l'horodatage en UTC.

Tant que l'aéronef n'est pas encore sélectionné, si l'utilisateur ouvre le formulaire de saisie d'activité puis modifie le premier champ (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers recalcule et propose de nouvelles heures par défaut conformément aux deux règles ci-dessous :

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Fermeture seulement''' :
**L'heure de retour proposée correspond à ''l'heure actuelle''.
**L'heure de départ est automatiquement calculée en soustrayant la durée d'activité par défaut à cette heure de fin.

*Lorsque la structure est configurée en mode '''Ouverture et fermeture''' :
*L'heure de départ proposée est ''l'heure actuelle + 10 minutes''
*L'heure de retour est automatiquement calculée en ajoutant la durée d'activité par défaut à cette heure de début.

Lorsque l'aéronef est sélectionné et que l'utilisateur modifie le premier champ du formulaire (en passant de '''départ en vol''' à '''retour de vol''' ou l'inverse), OpenFlyers conserve les heures déjà renseignées dans les champs.

;Champs de saisie [[Formules-de-calcul#Temps-d'activité|durée d'activité]]
Lorsque la durée d'actvité est affiché en unité de temps '''heures minutes''':
*La saisie optimisée avec un clavier en ne nécessitant de saisir que les informations utiles : les deux points entre l'heure et les minutes ne doit pas être saisie.
*La saisie avec un écran tactile en affichant, à droite du champ, un pictogramme qu'il faut toucher pour faire apparaitre des zones de saisies dédiées.

Si la durée inclut des jours, un champ numérique (avec les boutons '''+''' et '''–''') apparaît à gauche du champ de type time pour renseigner le nombre de jours. Lorsque la valeur atteint 0, ce champ disparaît.

;Synchronisation d'une saisie avec Gesasso
Lors de la saisie d'une activité et lorsque la plateforme est configurée pour la synchronisation externe avec [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Gesasso|Gesasso]], le bouton de validation a deux affichages possibles :

*'''Enregistrer''' : Si la ressource sélectionnée n'a pas de numéro d'immatriculation Gesasso valide, ou si l'un des pilotes ne dispose pas d'une licence FFVP valide, alors la synchronisation avec Gesasso est ignorée dans ce cas.

*'''Enregistrer et Synchroniser avec Gesasso''' : indique que les ressources et les pilotes sélectionnés remplissent les critères requis, et que la synchronisation avec Gesasso est effectuée après l'enregistrement de l'activité.

;Mécanismes d'alertes
*[[Formulaires#Surbrillance-jaune|Effet de surbrillance jaune]]
*[[Formulaires#Surbrillance-rouge|Effet de surbrillance rouge]]
*Des [[Présentation-générale-des-alertes|alertes]] bloquantes ou non bloquantes peuvent être affichées après l'envoi du formulaire nécessitant une action complémentaire de l'utilisateur

;Page affichée par défaut après la saisie d'une activité
*Le planning lors d'une ouverture d'activité.
*La page du [[Gestion-des-activit%C3%A9s#Saisir-un-suivi-de-formation|saisie de progression]] lors d'une fermeture d'activité.
*A nouveau le formulaire de saisie d'activité lorsque l'activité précédemment saisie l'était en fermeture et que le terrain d'arrivée saisi était différent du terrain par défaut de la structure.
*Dans les autres cas, l'[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|extrait de compte]] de la personne en première place. Si plusieurs comptes sont impactés, c'est le premier compte impacté de la personne qui est choisi.
*Si l'utilisateur connecté n'a pas le droit de visualiser le compte concerné, alors c'est le carnet de route qui est affiché.

==Demander l'ajout d'un aérodrome==
Lors de la saisie du terrain de départ, ou d'arrivée, il se peut que le lieu que l'utilisateur souhaite saisir ne soit pas dans nos bases de données. Une proposition apparait alors :
<pre>XXXX ( Demander l'ajout du lieu à OpenFlyers )</pre>
Il suffit à l'utilisateur de sélectionner cette option afin d'effectuer la demande d'ajout à OpenFlyers.
Cette option ne prend en compte que les lieux recensés par l'OACI ou la FFPLUM.

Attention, pour demander l'ajout d'un lieu, il faut saisir uniquement le code OACI (code à 4 lettres) ou FFPLUM (code au format LF + 4 chiffres) du lieu.

Une fois l'option sélectionnée, la demande est enregistrée par OpenFlyers, mais le lieu n'est pas ajouté immédiatement, il faut donc saisir temporairement un autre lieu.

==Forcer la saisie d'une durée d'activité incompatible avec sa formule de calcul==
Un gestionnaire peut forcer la saisie d'un [[#La-différence-entre-le-temps-de-vol-calculé-et-le-temps-de-vol-saisi-est-de-:-X:XX-heure(s)|temps d'activité incompatible avec la formule de calcul]] associée au type ressource pour lequel on souhaite saisir l'activité.

Pour cela, il doit :
*Saisir l'activité en modifiant le compteur d'arrivé de sorte à obtenir le temps d'activité souhaité.
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-valeur-du-compteur-en-cours|Changer la valeur du compteur en cours]] de la ressource.

Dans le cas où plusieurs activités successives doivent être saisies, il est alors judicieux de ne mettre à jour le compteur de la ressource qu'une que toutes les activités ont été saisies.

=Supprimer une activité=
Si l'activité à supprimer est validée, il faut utiliser la fonction d'[[#Annuler-une-activité-validée|annulation d'une activité validée]].

Si l'activité à supprimer n'est pas validée, pour effectuer sa suppression il faut :
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Dans le tableau qui va lister les activités, cliquer sur l'icône poubelle correspondant à l'activité à supprimer et confirmer.

=Valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités=
Pour valider les activités d'une ressource désactivée ou n'ayant plus la saisie des activités de cochée, il existe 2 solutions :
*Si l'objectif c'est de clôturer la comptabilité et donc de valider toutes les écritures antérieure à une certaine date, alors la solution la plus simple est de valider toutes les écritures antérieures à cette date en suivant la procédure [[Utilisation-de-la-comptabilité#Valider-toutes-les-écritures|Valider toutes les écritures]].
*Si l'objectif est de contrôler, voir de modifier les activités liées à la ressource avant de réellement les valider, alors il faut réactiver temporairement la ressource pour qu'elle apparaisse dans '''Gestion > Activités > Liste''' et ainsi pouvoir contrôler et valider ses activités associées. Pour cela il faut :
**Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' d'une ressource existante
**Cocher '''Saisie d'activité''' pour la ressource dont on souhaite contrôler les activités puis les valider
**valider les activités en allant dans '''Gestion > Activités > Liste'''
**Revenir sur '''Gestion > Ressources > Actives'''
**Décocher '''Saisie d'activité''' pour cette ressource
**Re-cocher '''Réservable''' et '''Saisie d'activité''' pour la ressource qui devait être temporairement décochée

=Valider une activité=
;Introduction
La validation des activités doit être effectuée à intervalle régulier comme préconisé dans le [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Validation-des-écritures|workflow de validation des activités]].

Lorsqu'il existe des écritures non validées qui datent de plus de 30 jours, un message d'alerte de configuration s'affiche indiquant ''[[Alertes-de-configuration#Il-y-a-des-activités-non-validées-qui-datent-de-plus-de-30-jours|Il y a des activités non validées qui datent de plus de 30 jours]]''.

Option disponible pour la validation : [[Configuration#Regrouper-les-activités-en-une-facture-lors-de-la-validation|Regrouper les activités en une facture lors de la validation]]

;Procédure pour valider une ou plusieurs activités
*[[Gestion-des-activités#Afficher-la-vue-d'ensemble-des-activités-selon-les-ressources|Afficher la vue d'ensemble des activités selon les ressources]].
*Cliquer sur l'icône correspondant à la ligne de la ressource et de la colonne '''Valider les activités sélectionnés'''. Si l'icône est grisée alors il n'y a aucune activité non validée.
*Sélectionner les lignes d'activités à valider en cochant la case à cocher de la ligne correspondante dans la colonne '''Pointer'''.
*Cliquer sur le bouton '''Pointer les activités sélectionnées (attention cette action est irréversible)'''

Dans le cas où une activité a été validée alors qu'elle ne devait pas l'être, il est toujours possible d'en [[#Annuler-une-activité-validée|annuler l'effet]].

Dans le cas d'une activité incomplète (Pas de pilote ou pas de localisation d'arrivée ou de départ) l'activité ne peut pas être validée il est donc impossible de la pointer. Ce cas ne devrait arriver que pour les activités générées via [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware|l'interfaçage avec Charterware]] ou [[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff|l'interfaçage avec ClickAndTakeoff]].

Mailing

2025-09-24T13:59:55Z

Helyousfi: /* Contenu de l'e-mail */

__TOC__
=Introduction=
L'envoi d'e-mails en masse, le ''mailing'' permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu '''Gestion > Communications > Envoyer un e-mail''' et il faut disposer du droit d'[[Gestion-des-profils#Envoyer-et-suivre-les-e-mails|envoyer et suivre les emails]].

=Destinataires=
Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages.

Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas").

Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite :
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-profils-concernés-(ou)|Sélectionner les profils concernés (ou)]] pour faire dérouler la liste des profils que l'on souhaite sélectionne
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-validités-requises-(et)|Sélectionner les validités requises (et)]] pour faire dérouler la liste des validités pour sélectionner seules que l'on souhaite inclure ou contraire exclure
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires''' pour appliquer les choix et ensuite, éventuellement, modifier la liste finale

==Sélectionner les profils concernés (ou)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les profils concernés (ou)''', la liste des profils de la structure apparaît.

Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
*Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant '''au moins''' un des profils choisis seront listées en destinataires.

Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.

==Sélectionner les validités requises (et)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les validités requises (et)''', la liste des types de validités de la structure apparaît.

Les types de validités peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun type de validité n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les validités détenues ou non par les utilisateurs.
*Si une ou plusieurs validités sont sélectionnées pour inclure ou exclure, seules les personnes ayant '''toutes''' les validités demandées et '''aucune''' des validités exclues seront dans la liste des destinataires.

==Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires==
Pour que les filtres précédents soient pris en compte, il faut cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires'''.

Lors d'un clic sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparait comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail. Cela permet ainsi de modifier manuellement la liste des destinataires sélectionnés en fonction des filtres.

Il faut ensuite dans tous les cas cliquer sur le bouton '''Mettre à jour la liste''' pour pouvoir ensuite sélectionner le pictogramme associé à l'email et rédiger le contenu.

=Rédaction de l’e-mail=
==Pictogramme de l'e-mail==
Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque '''Pictogramme de l'e-mail'''.

==Contenu de l'e-mail==
Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l'e-mail de manière personnalisée :
*Le champ '''Intitulé de l'émetteur''', permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l'e-mail '''"Message de "''' suivi de '''la valeur du champ'''. Par défaut, la valeur est '''"Nom de l'utilisateur, Profil"'''. Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
*Le champ '''Sujet''' pour le sujet de l'e-mail.
*Le champ '''Texte''' contenant le corps de l'e-mail.
*Le champ '''Pièce jointe''' permet de rajouter autant de fichiers que souhaité. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un fichier supplémentaire à ce même message.

Pour garantir le bon envoi de vos e-mail :

*Les champs '''Sujet''' et '''Texte''' sont indispensables. Un e-mail ne peut pas être transmis si l'un d'eux est laissé vide, une alerte apparaîtra et le champ sera mis en [[Formulaires#Surbrillance-rouge|surbrillance rouge]].

*La taille cumulée de vos pièces jointes est limitée à '''8 Mo'''. Au-delà, l'envoi sera bloqué et un message d'alerte vous guidera.

=Envoi de l’e-mail=
Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton '''Envoyer''' en bas de la page.

Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message '''Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi.''' est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.

Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message '''L’e-mail a été envoyé.''' est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.

=Suivi des emails=
L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de [[Suivi des emails|suivi des emails]].

Mailing

2025-09-24T13:46:08Z

Helyousfi: /* Contenu de l'e-mail */

__TOC__
=Introduction=
L'envoi d'e-mails en masse, le ''mailing'' permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu '''Gestion > Communications > Envoyer un e-mail''' et il faut disposer du droit d'[[Gestion-des-profils#Envoyer-et-suivre-les-e-mails|envoyer et suivre les emails]].

=Destinataires=
Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages.

Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas").

Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite :
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-profils-concernés-(ou)|Sélectionner les profils concernés (ou)]] pour faire dérouler la liste des profils que l'on souhaite sélectionne
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-validités-requises-(et)|Sélectionner les validités requises (et)]] pour faire dérouler la liste des validités pour sélectionner seules que l'on souhaite inclure ou contraire exclure
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires''' pour appliquer les choix et ensuite, éventuellement, modifier la liste finale

==Sélectionner les profils concernés (ou)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les profils concernés (ou)''', la liste des profils de la structure apparaît.

Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
*Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant '''au moins''' un des profils choisis seront listées en destinataires.

Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.

==Sélectionner les validités requises (et)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les validités requises (et)''', la liste des types de validités de la structure apparaît.

Les types de validités peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun type de validité n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les validités détenues ou non par les utilisateurs.
*Si une ou plusieurs validités sont sélectionnées pour inclure ou exclure, seules les personnes ayant '''toutes''' les validités demandées et '''aucune''' des validités exclues seront dans la liste des destinataires.

==Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires==
Pour que les filtres précédents soient pris en compte, il faut cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires'''.

Lors d'un clic sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparait comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail. Cela permet ainsi de modifier manuellement la liste des destinataires sélectionnés en fonction des filtres.

Il faut ensuite dans tous les cas cliquer sur le bouton '''Mettre à jour la liste''' pour pouvoir ensuite sélectionner le pictogramme associé à l'email et rédiger le contenu.

=Rédaction de l’e-mail=
==Pictogramme de l'e-mail==
Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque '''Pictogramme de l'e-mail'''.

==Contenu de l'e-mail==
Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l'e-mail de manière personnalisée :
*Le champ '''Intitulé de l'émetteur''', permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l'e-mail '''"Message de "''' suivi de '''la valeur du champ'''. Par défaut, la valeur est '''"Nom de l'utilisateur, Profil"'''. Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
*Le champ '''Sujet''' pour le sujet de l'e-mail.
*Le champ '''Texte''' contenant le corps de l'e-mail.
*Le champ '''Pièce jointe''' permet de rajouter autant de fichiers que souhaité. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un fichier supplémentaire à ce même message.

Pour garantir le bon envoi de vos e-mail :

*Les champs '''Sujet''' et '''Texte''' sont indispensables. Un e-mail ne peut pas être transmis si l'un d'eux est laissé vide, une alerte apparaîtra et le champ sera mis en [[Formulaires#Surbrillance-rouge|surbrillance rouge]].

*La taille cumulée de vos pièces jointes est limitée à '''10 Mo'''. Au-delà, l'envoi sera bloqué et un message d'alerte vous guidera.

=Envoi de l’e-mail=
Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton '''Envoyer''' en bas de la page.

Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message '''Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi.''' est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.

Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message '''L’e-mail a été envoyé.''' est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.

=Suivi des emails=
L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de [[Suivi des emails|suivi des emails]].

Mailing

2025-09-24T09:44:52Z

Helyousfi: /* Contenu de l'e-mail */

__TOC__
=Introduction=
L'envoi d'e-mails en masse, le ''mailing'' permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu '''Gestion > Communications > Envoyer un e-mail''' et il faut disposer du droit d'[[Gestion-des-profils#Envoyer-et-suivre-les-e-mails|envoyer et suivre les emails]].

=Destinataires=
Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages.

Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas").

Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite :
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-profils-concernés-(ou)|Sélectionner les profils concernés (ou)]] pour faire dérouler la liste des profils que l'on souhaite sélectionne
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-validités-requises-(et)|Sélectionner les validités requises (et)]] pour faire dérouler la liste des validités pour sélectionner seules que l'on souhaite inclure ou contraire exclure
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires''' pour appliquer les choix et ensuite, éventuellement, modifier la liste finale

==Sélectionner les profils concernés (ou)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les profils concernés (ou)''', la liste des profils de la structure apparaît.

Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
*Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant '''au moins''' un des profils choisis seront listées en destinataires.

Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.

==Sélectionner les validités requises (et)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les validités requises (et)''', la liste des types de validités de la structure apparaît.

Les types de validités peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun type de validité n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les validités détenues ou non par les utilisateurs.
*Si une ou plusieurs validités sont sélectionnées pour inclure ou exclure, seules les personnes ayant '''toutes''' les validités demandées et '''aucune''' des validités exclues seront dans la liste des destinataires.

==Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires==
Pour que les filtres précédents soient pris en compte, il faut cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires'''.

Lors d'un clic sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparait comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail. Cela permet ainsi de modifier manuellement la liste des destinataires sélectionnés en fonction des filtres.

Il faut ensuite dans tous les cas cliquer sur le bouton '''Mettre à jour la liste''' pour pouvoir ensuite sélectionner le pictogramme associé à l'email et rédiger le contenu.

=Rédaction de l’e-mail=
==Pictogramme de l'e-mail==
Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque '''Pictogramme de l'e-mail'''.

==Contenu de l'e-mail==
Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l'e-mail de manière personnalisée :
*Le champ '''Intitulé de l'émetteur''', permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l'e-mail '''"Message de "''' suivi de '''la valeur du champ'''. Par défaut, la valeur est '''"Nom de l'utilisateur, Profil"'''. Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
*Le champ '''Sujet''' pour le sujet de l’e-mail.
*Le champ '''Texte''' contenant le corps de l'e-mail.
*Le champ '''Pièce jointe''' permet de rajouter autant de fichiers que souhaité. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un fichier supplémentaire à ce même message.

=Envoi de l’e-mail=
Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton '''Envoyer''' en bas de la page.

Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message '''Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi.''' est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.

Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message '''L’e-mail a été envoyé.''' est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.

=Suivi des emails=
L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de [[Suivi des emails|suivi des emails]].

Mailing

2025-09-24T09:18:55Z

Helyousfi: /* Contenu de l'e-mail */

__TOC__
=Introduction=
L'envoi d'e-mails en masse, le ''mailing'' permet d'envoyer un e-mail personnalisé à un groupement d'utilisateurs de la structure OpenFlyers.

Cette fonctionnalité est accessible depuis le menu '''Gestion > Communications > Envoyer un e-mail''' et il faut disposer du droit d'[[Gestion-des-profils#Envoyer-et-suivre-les-e-mails|envoyer et suivre les emails]].

=Destinataires=
Le formulaire de mailing permet de cibler les destinataires du messages.

Il est possible de limiter les destinataires du mailing à certains profils et parmi les utilisateurs disposant d'un ou des profils sélectionnés uniquement à ce qui détiennent ou au contraire qui ne détiennent pas le ou les types de validités sélectionnés ("A" ou "N'a pas").

Pour se faire, il faut procéder de la gauche vers la droite :
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-profils-concernés-(ou)|Sélectionner les profils concernés (ou)]] pour faire dérouler la liste des profils que l'on souhaite sélectionne
*Cliquer sur le lien [[#Sélectionner-les-validités-requises-(et)|Sélectionner les validités requises (et)]] pour faire dérouler la liste des validités pour sélectionner seules que l'on souhaite inclure ou contraire exclure
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires''' pour appliquer les choix et ensuite, éventuellement, modifier la liste finale

==Sélectionner les profils concernés (ou)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les profils concernés (ou)''', la liste des profils de la structure apparaît.

Les profils peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun profil n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les profils.
*Si plusieurs profils sont sélectionnés, les personnes ayant '''au moins''' un des profils choisis seront listées en destinataires.

Par conséquent, cocher tous les profils et donc tous les cibler revient à ne rien cocher et ignorer le filtrage par profils.

==Sélectionner les validités requises (et)==
Lors d'un clic sur le lien '''Sélectionner les validités requises (et)''', la liste des types de validités de la structure apparaît.

Les types de validités peuvent être sélectionnés afin de filtrer les destinataires du message :
*Si aucun type de validité n'est sélectionné, aucun filtrage ne sera fait sur les validités détenues ou non par les utilisateurs.
*Si une ou plusieurs validités sont sélectionnées pour inclure ou exclure, seules les personnes ayant '''toutes''' les validités demandées et '''aucune''' des validités exclues seront dans la liste des destinataires.

==Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires==
Pour que les filtres précédents soient pris en compte, il faut cliquer sur le bouton '''Appliquer la restriction d'après la sélection puis modifier la liste des destinataires'''.

Lors d'un clic sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparait comportant une tableau de toutes les personnes de la structure ayant une adresse e-mail. Cela permet ainsi de modifier manuellement la liste des destinataires sélectionnés en fonction des filtres.

Il faut ensuite dans tous les cas cliquer sur le bouton '''Mettre à jour la liste''' pour pouvoir ensuite sélectionner le pictogramme associé à l'email et rédiger le contenu.

=Rédaction de l’e-mail=
==Pictogramme de l'e-mail==
Le pictogramme principal de l’e-mail, qui est affiché dans le texte à côté du titre, peut aussi être personnalisé en sélectionnant l'une des images proposées dans le bloque '''Pictogramme de l'e-mail'''.

==Contenu de l'e-mail==
Une fois la sélection des destinataires faite ou laissée par défaut, plusieurs champs permettent de rédiger le contenu de l'e-mail de manière personnalisée :
*Le champ '''Intitulé de l'émetteur''', permettant d'inscrire dans le bloc d'entête de l'e-mail '''"Message de "''' suivi de '''la valeur du champ'''. Par défaut, la valeur est '''"Nom de l'utilisateur, Profil"'''. Si le champ est vide, le bloc en entête ne sera pas présent.
*Le champ '''Sujet''' pour le sujet de l’e-mail. Ce champ est obligatoire. Si vous tentez d'envoyer un message sans remplir le sujet, une alerte apparaîtra et le champ sera mis en [[Formulaires#Surbrillance-rouge|surbrillance rouge]].
*Le champ '''Texte''' contenant le corps de l'e-mail. Ce champ est également obligatoire. Si vous tentez d'envoyer un message sans texte, une alerte apparaîtra et le champ sera mis en [[Formulaires#Surbrillance-rouge|surbrillance rouge]].
*Le champ '''Pièce jointe''' permet de rajouter autant de fichiers que souhaité. Lorsqu'une pièce jointe est ajoutée, un champ de sélection de fichier supplémentaire apparaît permettant d'ajouter un fichier supplémentaire à ce même message. La taille totale des pièces jointes ne doit pas dépasser '''10 Mo'''. Si vous essayez d'ajouter des fichiers dépassant cette limite, une alerte apparaîtra et le champ sera mis en [[Formulaires#Surbrillance-rouge|surbrillance rouge]].

=Envoi de l’e-mail=
Une fois l’e-mail rédigé, le message peut-être envoyé en appuyant sur le bouton '''Envoyer''' en bas de la page.

Si l’e-mail contient une pièce jointe, le message '''Veuillez ne pas fermer la page, l’e-mail est en cours d'envoi.''' est affiché dans une fenêtre, afin de vous avertir de ne pas quitter la page. L'envoi de la pièce jointe est une opération pouvant prendre du temps. Si le navigateur internet est fermé pendant l'opération, l'envoi sera annulé.

Une fois l'email envoyé, une autre fenêtre contenant le message '''L’e-mail a été envoyé.''' est affiché, à ce moment la page peut-être fermée.

=Suivi des emails=
L’e-mail envoyé est visible dans la fonctionnalité de [[Suivi des emails|suivi des emails]].

Gestion des profils

2025-09-11T13:00:57Z

Helyousfi: /* Admin */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des profils''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.

=Définition=
*Un '''profil''' correspond à un ensemble de '''droits''' qui définissent les actions que peut effectuer un [[Glossaire|utilisateur]] dans l'application OpenFlyers.
*Un utilisateur peut disposer de '''plusieurs profils'''. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du [[Gestion des utilisateurs|tableau de gestion des utilisateurs]].

''Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.''

=Icônes symbolisant les droits des profils=
Dans la page '''Admin > Utilisateurs > Profils''', il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.

Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit.
L’icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :
*[[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] de l'onglet '''Généralités''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] à été attribuée
*[[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] de l'onglet '''Réservations''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] à été attribuée

Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] si le droit [[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] ci-dessus est coché
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit [[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] ci-dessus qui peut être coché ou non
#Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]]

==Définition des icônes représentant des droits==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Droit qui définit un profil de base.
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.

==Définition des icônes attribuées aux profils==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Profil de base
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.

=Niveau d'accréditation des droits et des profils=
Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :
*0 représente le niveau le plus bas
*6 représente le niveau le plus élevé

Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.

Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.

La page '''Admin > Utilisateurs > Profils''' indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :
*Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
*Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.
Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.

Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.

Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|une alerte de configuration est affichée]].

Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.

=Profils=
La gestion des profils s'effectue depuis le menu '''Admin > Utilisateurs > Profils'''.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet ''Activités'' est disponible.

==Généralités==

===Profil non sélectionnable par l'utilisateur===

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Attribuer-les-profils-aux-utilisateurs|profils non sélectionnables]] ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

===Pas de déconnexion automatique===
Ce droit permet d'éviter la [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique de la session]] au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.

===Accès visiteur===
L'accès visiteur permet de [[Kiosque-PC#Créer-un-compte-utilisateur-Visiteur|créer un compte visiteur]] donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.

Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.

Si un visiteur [[#Réservation|peut réserver]] - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|le système va générer automatiquement un compte utilisateur]] à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.

===Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité===

Permet à un utilisateur de modifier [[Fiche-personnelle#Mettre-à-jour-sa-date-de-naissance,-sa-nationalité-ou-son-sexe|sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle]].

===Voir ses validités===

Permet d'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|accéder à ses validités depuis le planning]].

===Ajout et gestion de ses validités===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités]] qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Gestion de ses validités détenues===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités]] qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Surpasser les restrictions sur les validités===
Permet à un utilisateur de surpasser les [[Connexion#Restriction_d'accès|restrictions d'accès]] dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont [[Validités#Contrôle-des-validités-à-la-connexion|appliquées à la connexion]].

Voir le chapitre [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]] pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Editer sa photo===

Permet à un utilisateur [[Fiche-personnelle#Editer-sa-photo|d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle]].

==Réservation==

===Alertable par e-mail pour toute réservation===
Permet la [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-réservations-ayant-pour-activité|notification par e-mail pour toute réservation]].

===Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation===
Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

===Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

===Etre sur une nouvelle réservation===
Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit [[#Réservation-en-solo|Réservation solo]], [[#Réservation-pour-des-tiers|Réservation pour des tiers]] ou [[#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]].

===Gestion des disponibilités des ressources===
Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

===Gestion des disponibilités des tiers===
Permet de gérer la [[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|disponibilité des utilisateurs]].

===Personnaliser ses ressources visibles===
Permet de personnaliser la [[Fiche-personnelle#Paramétrer-les-ressources-et-les-utilisateurs-visibles-sur-le-planning|liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur]].

===Planning individuel visible pour les autres===
Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

===Planning personnel===
Permet de visualiser son propre planning.

===Réservation de programmes===
Autorise [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Positionner-automatiquement-les-activités-d’un-programme-de-formation|le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning]].

===Réservation en solo===
Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

===Réservation pour des tiers===
Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

===Réservation avec un instructeur===
Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

===Supprimer une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

===Surpasser l'indisponibilité des instructeurs===
Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

===Surpasser l'indisponibilité des ressources===
Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

===Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps===
Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".

===Surpasser la limite de durée minimum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

===Surpasser la limite de durée maximum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

===Surpasser la limite de temps===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

===Surpasser la limite de nombre===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

===Surpasser la réservation par type===
En cas de chevauchement, cela permet de déplacer la réservation sur une autre ressource de type différent.

===Surpasser les formules de saisie===
Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

===Voir les images des pilotes sur le menu contextuel===
Permet de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-images-des-pilotes-sur-le-menu-contextuel|visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel]] lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.

===Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs===
Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|activités réalisées]].

===Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées===
Permet d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-noms-d'activités-sur-les-réservations-et-les-activités-réalisées|afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées]].

==Activités==

===Alertable par email pour toute saisie d'activité===
;Description
Ce droit permet aux gestionnaires de [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-activités-ayant-les-champs-sélectionnés-non-vide|s'abonner aux notifications par emails dès lors qu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire]].

;Cas d'usage
[[Suivi des remarques de maintenance]].

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un [[Envoi-des-emails#E-mail-d'information-des-actions-des-utilisateurs-sur-des-validités|e-maild'information des actions des utilisateurs sur des validités]] à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Etre sur une nouvelle fermeture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Etre sur une nouvelle ouverture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Saisie d'activité pour soi-même===
Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.

Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Saisie d'activité pour un tiers===
Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.

Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Vérifier la saisie des activités et les modifier===
Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

===Voir les activités de tous===
Permet :
*d'accéder au [[Carnet-de-route|carnet de route]] de chaque ressource aéronef
*de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|voir les activités réalisées sur le planning]] si le paramètre [[Configuration-des-réservations-internes#Affichage-possible-des-activités-réalisées-dans-le-planning|Affichage possible des activités réalisées dans le planning]] est activé

===Voir ses activités===
Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

===Visualiser les traces de vol===
Permet de [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Récupération-des-traces-de-vols|visualiser les traces d'un vol]].

==Formations==
===Voir les suivis de formations===
Autorise l'utilisateur à [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|voir les suivis de formations]] de tous les utilisateurs.

===Gestion des formations===
Ce droit permet la [[Gestion-des-formations|gestion des formations]].

==Comptes==

===Gestion des comptes===
Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.

Permet lors de la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualisation des écritures]] d'un compte :
*de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
*[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|de pouvoir consulter une facture client ou un reçu]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepasser les écritures]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer les écritures]]

Permet [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|d'importer des relevés bancaires]]

Ce droit inclut les droits '''Gestion des types d'encaissements''' et '''Voir les comptes'''.

===Voir les comptes===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes]], de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit [[#Voir-les-comptes-utilisateurs|Voir les comptes utilisateurs]].

===Voir les comptes utilisateurs===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes utilisateurs]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

===Gestion des comptabilités===

permet la gestion des comptabilités

===Gestion des types d'encaissements===
Permet la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|gestion des types d'encaissements]].

===Encaisser ses paiements===

Permet à l'utilisateur de [[FAQ-comptabilité#Comment-autoriser-un-profil-utilisateur-à-saisir-des-encaissements-pour-lui-même-?|saisir ses propres paiements]], de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont ''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers''.

===Saisir les encaissements pour les tiers===

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des [[Configuration de la comptabilité#Créer_un_compte_comptable|comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent]].

===Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert===

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

===Valider les encaissements===

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

===Recevoir de l'argent===

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|configuration de la ventilation des types d'encaissements]].

===Transfert de son compte===
Permet le transfert de compte à compte depuis la page '''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''.

Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit [[#Transfert-de-son-compte-sans-validation|Transfert de son compte sans validation]]) depuis cette page sont validés automatiquement.

===Transfert de son compte sans validation===
Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] est affecté au profil.

'''Conseil OpenFlyers :''' Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "[https://fr.wiktionary.org/wiki/donner_c%E2%80%99est_donner,_reprendre_c%E2%80%99est_voler Donner c'est donner, reprendre c'est voler]". L'attribution du seul droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

===Saisir tout flux===
Permet de :
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisir des flux]] depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*de modifier/supprimer des flux non validés
*de consulter la liste des flux depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]]
*d'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importer des relevés bancaires]]

===Valider tout flux===
Permet de valider les flux de la page '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''.

Ce droit n'a effet que si le droit [[#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]] est affecté au profil.

===Paramétrage de la facturation===
Permet de gérer les règles de [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] et de [[Facturation-des-clients#Facturation-périodique|facturation périodique]].

===Saisie des valeurs de facturation===

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

===Compte sur lequel un utilisateur peut agir===

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

===Surpasser la limitation du solde du compte===
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de [[Connexion#Restriction_d'accès|restriction d'accès]], de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque [[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|une restriction sur les soldes]] est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Surpasser le seuil de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|transfert de compte]]===

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

==Ventes==

===Gestion globale des ventes===

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Achat ventes libres===

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Acheter pour les tiers===
Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]] d'un tiers.
*Couplé au droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]], il permet de vendre des [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-non-stocké-sans-tarif-défini|produits sans tarif]].

===Vente de produit sans tarif===
Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].

===Débrayage des ventes de validités===

Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une [[Validités#Validité-à-vendre|validité à vendre]] sans débiter le compte.

==Achats==

===Gestion des achats===
Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

==Admin==
===Gestion du paramétrage===
Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de [[Paramétrage|paramétrer la plateforme]] et fait apparaitre le menu '''Structure''' avec les items :
*[[Données#Accéder-au-tableau-de-conservation-des-données|'''Admin > Structure > Données > Conservation des données''']]
*'''Admin > Structure > Structure > Canaux de communications'''
*[[Configuration#Admin > Structure > Structure > Paramétrage|'''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''']]
*[[Configuration#Admin->-Structure->-Structure->-Coordonnées|'''Admin > Structure > Structure > Coordonnées''']]
*'''Admin > Structure > Variables > Définition'''
*'''Admin > Structure > Variables > Actualisation'''
*[[Configuration#Structure->-Champs-métiers|'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers''']]
*[[Configuration#Structure->-Export-SQL|'''Admin > Structure > Export SQL > Complet''']]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-son-modèle-de-facture|'''Admin > Structure > Imports > Templates ODT''']]

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], dans le menu '''Admin > Utilisateurs''' :
**[[Champs-métiers|'''Admin > Utilisateurs > Champs métiers''']]
**'''Admin > Utilisateurs > Statuts'''
*[[Gestion-des-types-d'activités|'''Admin > Types d'activités > Actifs''']]
*[[Champs-métiers|'''Admin > Types d'activités > Champs métiers''']]
*[[Champs-métiers|'''Ventes > Champs métiers > Champs métiers''']]

===Gestion des valeurs===

===Gestion des profils===
permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

===Gestion des utilisateurs===

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Couplé au droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités qui sont à vendre]].

===Gestion des ressources===
Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs et la gestion des statuts.

Permet d'accéder à [[Gestion-des-documents|la liste des documents]] qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

===Gestion des rapports===
Fait apparaître le menu '''[[Gestion-des-rapports|Gestion > Rapports]]''' avec les items :
* '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier]]'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Bibliothèque]]'''

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

===Voir tous les rapports===
Fait apparaître le menu '''Rapports''' avec les items :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Rapports spécifiques > Vols et coûts'''

Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

===Gestion des logs===
Fait apparaître le menu '''Admin > Logs''' avec les items :
*'''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*'''Admin > Logs > Adresses IP bloquées'''
*'''Admin > Logs > Historique d'une réservation'''
*'''Admin > Logs > Identifiants bloqués'''
*'''Admin > Logs > Requête utilisateur en attente'''

===Envoyer et suivre les e-mails===
Permet d'accéder à la page [[Mailing|Mailing]] et de [[Suivi-des-emails|suivre les emails]].

===Accès aux tableurs===
Permet d'accéder aux fichiers [[Tableurs|tableurs]] depuis le menu.

===Gestion des communications===
Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

==Onglets des modules désactivés==
Un onglet correspondant à un module désactivé s'affiche uniquement si au moins un droit de ce groupe est encore actif sur au moins un profil. Dans ce cas, l'onglet est indiqué comme désactivé, les cases non cochées apparaissent en mode désactivé et l'ajout de droits est bloqué, tandis que les droits déjà cochés restent visibles. Si aucun droit n'est actif dans le groupe, l'onglet n'est pas affiché.

=Profils Plus=
*'''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''

==Ajouter un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule contenant le caractère '''+'''
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
*pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
*le nouveau profil est placé à la fin du tableau

==Modifier un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule du profil à modifier
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

==Colonnes du tableau Profils Plus==
===Nom (du profil)===
Nom du profil

===Type de compte requis===
Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

===Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning===
Permet d'afficher ou de cacher les [[Champs-métiers|champs métiers]] des formulaires présents dans :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*'''Planning > Planning > Réserver'''

===Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|ajouter/acheter/mettre/supprimer]] (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

===Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer/certifier-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et [[Validités#Validités-en-attente-de-certification|en attente de certification]].

'''NB''': Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option '''[[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-validité-en-attente-de-certification|Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification]]''' dans [[Fiche-personnelle#Notifications|sa fiche personnelle (onglet ''Notifications'')]].

===Contrats non requis===
Voir la définition de [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validité-contrat]].

Permet de [[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil-depuis-Profils-plus|définir]] les [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validités-contrats]] qui ne sont pas requises pour certains profils.

Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.

La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activités'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Profils visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.

La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits [[#Planning-personnel|Planning personnel]] et [[#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|Planning individuel visible pour les autres]]. La colonne '''Profils visibles''' permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

'''Attention :''' Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

===Types de ressources visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile|planning]] ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.

La colonne '''Types de ressources visibles''' permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

===Comptabilités visibles===
Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

=Utilisation=
==[[Connexion#Choix_du_profil|Choix du profil à la connexion]]==

==Ajouter un profil==

Depuis l'interface dynamique :
*Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
*Ajouter une ligne
*Compléter les cellules
*L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
**'''Nom du profil''' : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN PROFIL'''
*Renseigner les droits pour chaque onglet
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

===Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant===
*Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
*Saisir par exemple comme nom '''Non restreignable'''.
*Toujours dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''', onglet '''Généralités''', cocher pour ce profil le droit [[Gestion des profils#Généralités|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]].
*Dans l'onglet '''Gestion des comptes''', sélectionner le droit [[#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]] pour le profil concerné
Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

=Créer un profil empêchant tout surpassement=
Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité ''Cotisation'' périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. [[Configuration-de-la-comptabilité#Restriction-d'accès-en-cas-de-solde-insuffisant|Restriction d'accès en cas de solde insuffisant]]).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :
*[[Gestion-des-profils#Ajouter-un-profil|Ajouter un profil]] en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*[[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil|Modifier le profil]] nouvellement créé
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Activités|Activités]], décocher le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-ouverture-d'activité|Etre sur une nouvelle ouverture d'activité]]
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Réservation|Réservation]], décocher les droits [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|Etre sur une nouvelle réservation]], [[Gestion-des-profils#Réservation-solo|Réservation solo]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]]

==Droits particuliers==
*'''GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur :''' ce droit n'est applicable que si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant du profil concerné]] possèdent au moins un autre [[Connexion#Sélection_du_profil|profil sélectionnable à la connexion]].
*'''GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils :''' au moins un profil doit posséder ce droit.

==Modifier un profil==
La modification des profils s'effectue selon les règles d'[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données#|édition des données d'un tableau]].

==Supprimer un profil==
*La suppression d'un profil est possible uniquement si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant de ce profil]] possèdent aussi au moins un autre profil.
*Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.

==Valeurs par défaut lors de la création d'un profil==
Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :
* Tous les '''Profils visibles'''
* Tous les '''Types de ressources visibles'''
* Toutes les '''Comptabilités visibles'''
* Les '''Attribution de place''' correspondants à la première place de chaque type de ressource