2026-10-02T06:26:31Z

Claratte: /* Gestion des disponibilités des ressources */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des profils''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.

=Définition=
*Un '''profil''' correspond à un ensemble de '''droits''' qui définissent les actions que peut effectuer un [[Glossaire|utilisateur]] dans l'application OpenFlyers.
*Un utilisateur peut disposer de '''plusieurs profils'''. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du [[Gestion des utilisateurs|tableau de gestion des utilisateurs]].

''Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.''

=Icônes symbolisant les droits des profils=
Dans la page '''Admin > Utilisateurs > Profils''', il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.

Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit.
L’icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :
*[[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] de l'onglet '''Généralités''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] à été attribuée
*[[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] de l'onglet '''Réservations''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] à été attribuée

Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] si le droit [[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] ci-dessus est coché
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit [[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] ci-dessus qui peut être coché ou non
#Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]]

==Définition des icônes représentant des droits==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Droit qui définit un profil de base.
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.

==Définition des icônes attribuées aux profils==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Profil de base
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.

=Niveau d'accréditation des droits et des profils=
Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :
*0 représente le niveau le plus bas
*6 représente le niveau le plus élevé

Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.

Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.

La page '''Admin > Utilisateurs > Profils''' indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :
*Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
*Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.
Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.

Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.

Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|une alerte de configuration est affichée]].

Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.

=Profils=
La gestion des profils s'effectue depuis le menu '''Admin > Utilisateurs > Profils'''.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet ''Activités'' est disponible.

==Généralités==

===Profil non sélectionnable par l'utilisateur===

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Attribuer-les-profils-aux-utilisateurs|profils non sélectionnables]] ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

===Pas de déconnexion automatique===
Ce droit permet d'éviter la [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique de la session]] au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.

===Accès visiteur===
L'accès visiteur permet de [[Kiosque-PC#Créer-un-compte-utilisateur-Visiteur|créer un compte visiteur]] donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.

Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.

Si un visiteur [[#Réservation|peut réserver]] - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|le système va générer automatiquement un compte utilisateur]] à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.

===Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité===

Permet à un utilisateur de modifier [[Fiche-personnelle#Mettre-à-jour-sa-date-de-naissance,-sa-nationalité-ou-son-sexe|sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle]].

===Voir ses validités===

Permet d'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|accéder à ses validités depuis le planning]].

===Ajout et gestion de ses validités===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités]] qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Gestion de ses validités détenues===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités]] qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Surpasser les restrictions sur les validités===
Permet à un utilisateur de surpasser les [[Connexion#Restriction-d'accès|restrictions d'accès]] dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont [[Validités#Contrôle-des-validités-à-la-connexion|appliquées à la connexion]].

Voir le chapitre [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]] pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Editer sa photo===

Permet à un utilisateur [[Fiche-personnelle#Editer-sa-photo|d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle]].

==Réservation==

===Alertable par e-mail pour toute réservation===
Permet la [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-réservations-ayant-pour-activité|notification par e-mail pour toute réservation]].

===Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation===
Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

===Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

===Etre sur une nouvelle réservation===
Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit [[#Réservation-en-solo|Réservation solo]], [[#Réservation-pour-des-tiers|Réservation pour des tiers]] ou [[#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]].

===Gérer ses disponibilités===
Ce droit permet de gérer ses propres disponibilités.

Ce droit n'est utile que si l'utilisateur concerné dispose également du droit [[#Planning-personnel|Planning personnel]].

===Gestion des disponibilités des ressources===
Permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, etc.).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

===Gestion des disponibilités des tiers===
Permet de gérer la [[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|disponibilité des utilisateurs]].

===Personnaliser ses ressources visibles===
Permet de personnaliser la [[Fiche-personnelle#Paramétrer-les-ressources-et-les-utilisateurs-visibles-sur-le-planning|liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur]].

===Planning individuel visible pour les autres===
Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

===Planning personnel===
Permet de visualiser son propre planning.

===Réservation de programmes===
Autorise [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Positionner-automatiquement-les-activités-d’un-programme-de-formation|le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning]].

===Réservation en solo===
Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

===Réservation pour des tiers===
Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

===Réservation avec un instructeur===
Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

===Supprimer une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

===Surpasser l'indisponibilité des activités===
Permet de surpasser la [[Gestion-des-types-d'activités#Restriction-de-disponibilité-d'un-type-d'activité|restriction horaire d'un type d'activité]] pour les réservations internes.

Ainsi, lors d'une réservation interne, si l'un des types d'activité n'est pas disponible durant la plage horaire de la réservation, un message d'alerte non bloquant apparait permettant de surpasser la restriction et d'enregistrer la réservation.

===Surpasser l'indisponibilité des instructeurs===
Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

===Surpasser l'indisponibilité des ressources===
Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

===Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps===
Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".

=== Surpasser l'interdiction de modifier ou supprimer une réservation débutant dans moins de X temps ===
Permet de surpasser l'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l'interface-web#Alerte-de-délai-minimum-pour-modifier%2Fsupprimer-une-réservation|alerte de délai minimum pour modifier/supprimer une réservation]] qui s'affiche lorsque est paramétrée l'[[Configuration-des-réservations-internes#Interdire-la-modification-ou-la-suppression-d'une-réservation-débutant-dans-moins-de|interdiction de modifier ou supprimer une réservation débutant dans moins de X temps]].

===Surpasser la limite de durée minimum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

===Surpasser la limite de durée maximum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

===Surpasser la limite de temps===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

===Surpasser la limite de nombre===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

===Surpasser la réservation par type===
Lorsque le mode [[Configuration-des-réservations-internes#Réservation-par-type-de-ressource|Réservation par type de ressource]] est activé, ce droit permet de cocher la case [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l'interface-web#Ne-pas-changer-de-ressource|Ne pas changer de ressource]] dans le formulaire de réservation afin d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l'interface-web#Réservation-épinglée|épingler la réservation]].

===Surpasser les formules de saisie===
Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

===Voir les images des pilotes sur le menu contextuel===
Permet de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-images-des-pilotes-sur-le-menu-contextuel|visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel]] lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.

===Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs===
Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|activités réalisées]].

===Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées===
Permet d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-noms-d'activités-sur-les-réservations-et-les-activités-réalisées|afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées]].

==Activités==

===Alertable par email pour toute saisie d'activité ou alerte de maintenance===
;Description
Ce droit permet aux gestionnaires :
*de [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-activités-ayant-les-champs-sélectionnés-non-vide|s'abonner aux notifications par emails dès lorsqu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire]].
*de recevoir un email lorsqu'un aéronef dépasse l'un des seuils d'alerte de potentiel restant

;Cas d'usage
* [[Suivi-de-maintenance#Butées-de-maintenance|Suivi de maintenance]]
* [[Suivi des remarques de maintenance]].

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un [[Envoi-des-emails#E-mail-d'information-des-actions-des-utilisateurs-sur-des-validités|e-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités]] à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Etre sur une nouvelle fermeture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Etre sur une nouvelle ouverture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Saisie d'activité pour soi-même===
Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.

Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Saisie d'activité pour un tiers===
Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.

Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Vérifier la saisie des activités et les modifier===
Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

===Voir les activités de tous===
Permet :
*d'accéder au [[Carnet-de-route|carnet de route]] de chaque ressource aéronef
*de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|voir les activités réalisées sur le planning]] si le paramètre [[Configuration-des-réservations-internes#Affichage-possible-des-activités-réalisées-dans-le-planning|Affichage possible des activités réalisées dans le planning]] est activé

===Voir ses activités===
Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

===Visualiser les traces de vol===
Permet de [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Récupération-des-traces-de-vols|visualiser les traces d'un vol]].

==Formations==
===Voir les suivis de formations===
Autorise l'utilisateur à [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|voir les suivis de formations]] de tous les utilisateurs.

===Gestion des formations===
Ce droit permet la [[Gestion-des-formations|gestion des formations]].

==Comptes==

===Gestion des comptes===
Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.

Permet lors de la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualisation des écritures]] d'un compte :
*de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
*[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|de pouvoir consulter une facture client ou un reçu]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepasser les écritures]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer les écritures]]

Permet [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|d'importer des relevés bancaires]]

Ce droit inclut les droits '''Paramétrage des types d'encaissements''' et '''Voir les comptes'''.

===Voir les comptes===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes]], de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit [[#Voir-les-comptes-utilisateurs|Voir les comptes utilisateurs]].

===Voir les comptes utilisateurs===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes utilisateurs]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

===Gestion des comptabilités===

permet la gestion des comptabilités

===Paramétrage des types d'encaissements===
Permet le [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|paramétrage des types d'encaissements]].

===Encaisser ses paiements===

Permet à l'utilisateur de [[FAQ-comptabilité#Comment-autoriser-un-profil-utilisateur-à-saisir-des-encaissements-pour-lui-même-?|saisir ses propres paiements]], de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont ''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers''.

===Saisir les encaissements pour les tiers===

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des [[Configuration de la comptabilité#Créer_un_compte_comptable|comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent]].

===Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert===

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

===Valider les encaissements===

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

===Recevoir de l'argent===

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|configuration de la ventilation des types d'encaissements]].

===Transfert de son compte===
Permet le transfert de compte à compte depuis la page '''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''.

Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit [[#Transfert-de-son-compte-sans-validation|Transfert de son compte sans validation]]) depuis cette page sont validés automatiquement.

===Transfert de son compte sans validation===
Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] est affecté au profil.

'''Conseil OpenFlyers :''' Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "[https://fr.wiktionary.org/wiki/donner_c%E2%80%99est_donner,_reprendre_c%E2%80%99est_voler Donner c'est donner, reprendre c'est voler]". L'attribution du seul droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

===Saisir tout flux===
Permet de :
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisir des flux]] depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*de modifier/supprimer des flux non validés
*de consulter la liste des flux depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]]
*d'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importer des relevés bancaires]]

===Valider tout flux===
Permet de valider les flux de la page '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''.

Ce droit n'a effet que si le droit [[#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]] est affecté au profil.

===Paramétrage de la facturation===
Permet de gérer les règles de [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] et de [[Facturation-des-clients#Facturation-périodique|facturation périodique]].

===Saisie des valeurs de facturation===

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

===Compte sur lequel un utilisateur peut agir===

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

===Surpasser la limitation du solde du compte===
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de [[Connexion#Restriction-d'accès|restriction d'accès]], de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque [[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|une restriction sur les soldes]] est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Surpasser le seuil de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|transfert de compte]]===

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

==Ventes==

===Gestion globale des ventes===

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Achat ventes libres===

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Acheter pour les tiers===
Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]] d'un tiers.
*Couplé au droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]], il permet de vendre des [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-non-stocké-sans-tarif-défini|produits sans tarif]].

===Vente de produit sans tarif===
Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].

===Débrayage des ventes de validités===

Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une [[Validités#Validité-à-vendre|validité à vendre]] sans débiter le compte.

==Achats==

===Gestion des achats===
Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

==Admin==
===Gestion du paramétrage===
Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de [[Paramétrage|paramétrer la plateforme]] et fait apparaitre le menu '''Structure''' avec les items :
*[[Données#Accéder-au-tableau-de-conservation-des-données|'''Admin > Structure > Données > Conservation des données''']]
*'''Admin > Structure > Structure > Canaux de communications'''
*[[Configuration#Admin > Structure > Structure > Paramétrage|'''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''']]
*[[Configuration#Admin->-Structure->-Structure->-Coordonnées|'''Admin > Structure > Structure > Coordonnées''']]
*[[Configuration#Admin_>_Structure_>_Variables_>_Définition|'''Admin > Structure > Variables > Définition''']]
*[[Configuration#Admin_>_Structure_>_Variables_>_Actualisation|'''Admin > Structure > Variables > Actualisation''']]
*[[Configuration#Structure->-Champs-métiers|'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers''']]
*[[Configuration#Structure->-Export-SQL|'''Admin > Structure > Export SQL > Complet''']]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-son-modèle-de-facture|'''Admin > Structure > Imports > Templates ODT''']]

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], dans le menu '''Admin > Utilisateurs''' :
**[[Champs-métiers|'''Admin > Utilisateurs > Champs métiers''']]
**'''[[Gestion des statuts|Admin > Utilisateurs > Statuts]]'''
*[[Gestion-des-types-d'activités|'''Admin > Types d'activités > Actifs''']]
*[[Champs-métiers|'''Admin > Types d'activités > Champs métiers''']]
*[[Champs-métiers|'''Ventes > Champs métiers > Champs métiers''']]

===Gestion des valeurs===

===Gestion des profils===
permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

===Gestion des utilisateurs===

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Couplé au droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités qui sont à vendre]].

===Gestion des ressources===
Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs, la gestion des statuts et le suivi des signalements, notamment l'ajout de commentaires et la clôture d'un signalement.

Permet d'accéder à [[Gestion-des-documents|la liste des documents]] qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

===Gestion des rapports===
Fait apparaître le menu '''[[Gestion-des-rapports|Gestion > Rapports]]''' avec les items :
* '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier]]'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Bibliothèque]]'''

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

Donne également accès à '''Gestion > Comptes > Gestion > Compte de résultat'''.

===Voir tous les rapports===
Fait apparaître le menu '''Rapports''' avec les items :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Rapports spécifiques > Vols et coûts'''
Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

Donne également accès à '''Gestion > Comptes > Gestion > Compte de résultat'''.

===Gestion des logs===
Fait apparaître le menu '''Admin > Logs''' avec les items :
*'''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*'''Admin > Logs > Adresses IP bloquées'''
*'''Admin > Logs > Historique d'une réservation'''
*'''Admin > Logs > Identifiants bloqués'''
*'''Admin > Logs > Requête utilisateur en attente'''

===Envoyer et suivre les e-mails===
Permet d'accéder à la page [[Mailing|Mailing]] et de [[Suivi-des-emails|suivre les emails]].

===Accès aux tableurs===
Permet d'accéder aux fichiers [[Tableurs|tableurs]] depuis le menu.

===Gestion des communications===
Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

==Modules désactivés==
*Un onglet lié à un module désactivé est affiché uniquement si au moins un droit de son groupe reste actif sur au moins un profil utilisateur.
*Dans ce cas:
**L'onglet apparaît avec l'indication '''désactivé'''.
**Les droits non cochés apparaissent en mode inactif (non modifiables), empêchant toute nouvelle attribution.
**Les droits déjà attribués (cases cochées) restent visibles.
*Si aucun droit du groupe n'est actif, l'onglet correspondant n'est plus affiché.

=Profils Plus=
*'''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''

==Ajouter un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule contenant le caractère '''+'''
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
*pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
*le nouveau profil est placé à la fin du tableau

==Modifier un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule du profil à modifier
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

==Colonnes du tableau Profils Plus==
===Nom (du profil)===
Nom du profil

===Type de compte requis===
Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

===Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning===
Permet d'afficher ou de cacher les [[Champs-métiers|champs métiers]] des formulaires présents dans :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*'''Planning > Planning > Réserver'''

===Types de validités que l'utilisateur peut gérer pour lui-même===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|ajouter/acheter/mettre/supprimer]] (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

===Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer/certifier-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et [[Validités#Validités-en-attente-de-certification|en attente de certification]].

'''NB''': Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option '''[[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-validité-en-attente-de-certification|Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification]]''' dans [[Fiche-personnelle#Notifications|sa fiche personnelle (onglet ''Notifications'')]].

===Types de validités que l'utilisateur peut supprimer pour lui-même===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Supprimer-la-validité-d'un-utilisateur|supprimer]] pour lui-même depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.

L'interrupteur '''Activer la suppression''' n'est visible que si l'utilisateur dispose du droit '''[[#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-supprimer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut supprimer pour lui-même]]''' pour au moins un des types de validités affichés. Lorsque l'interrupteur est activé, l'icône de suppression n'apparaît que pour les types de validités que l'utilisateur est autorisé à supprimer.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-supprimer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

===Types de validités que l'utilisateur peut supprimer pour les autres===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Supprimer-la-validité-d'un-utilisateur|supprimer]] pour les autres utilisateurs depuis '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''.

L'interrupteur '''Activer la suppression''' n'est visible que si l'utilisateur dispose du droit '''[[#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-supprimer-pour-les-autres|Types de validités que l'utilisateur peut supprimer pour les autres]]''' pour au moins un des types de validités affichés. Lorsque l'interrupteur est activé, l'icône de suppression n'apparaît que pour les types de validités que l'utilisateur est autorisé à supprimer.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-supprimer-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

===Contrats non requis===
Voir la définition de [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validité-contrat]].

Permet de [[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil-depuis-Profils-plus|définir]] les [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validités-contrats]] qui ne sont pas requises pour certains profils.

Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.

La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activités'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Profils visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.

La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits [[#Planning-personnel|Planning personnel]] et [[#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|Planning individuel visible pour les autres]]. La colonne '''Profils visibles''' permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

'''Attention :''' Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

===Types de ressources visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile|planning]] ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.

La colonne '''Types de ressources visibles''' permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

===Comptabilités visibles===
Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

=Utilisation=
==[[Connexion#Choix_du_profil|Choix du profil à la connexion]]==

==Ajouter un profil==

Depuis l'interface dynamique :
*Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
*Ajouter une ligne
*Compléter les cellules
*L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
**'''Nom du profil''' : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN PROFIL'''
*Renseigner les droits pour chaque onglet
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

===Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant===
*Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
*Saisir par exemple comme nom '''Non restreignable'''.
*Toujours dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''', onglet '''Généralités''', cocher pour ce profil le droit [[Gestion des profils#Généralités|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]].
*Dans l'onglet '''Gestion des comptes''', sélectionner le droit [[#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]] pour le profil concerné
Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

=Créer un profil empêchant tout surpassement=
Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité ''Cotisation'' périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. [[Configuration-de-la-comptabilité#Restriction-d'accès-en-cas-de-solde-insuffisant|Restriction d'accès en cas de solde insuffisant]]).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :
*[[Gestion-des-profils#Ajouter-un-profil|Ajouter un profil]] en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*[[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil|Modifier le profil]] nouvellement créé
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Activités|Activités]], décocher le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-ouverture-d'activité|Etre sur une nouvelle ouverture d'activité]]
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Réservation|Réservation]], décocher les droits [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|Etre sur une nouvelle réservation]], [[Gestion-des-profils#Réservation-solo|Réservation solo]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]]

==Droits particuliers==
*'''GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur :''' ce droit n'est applicable que si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant du profil concerné]] possèdent au moins un autre [[Connexion#Sélection_du_profil|profil sélectionnable à la connexion]].
*'''GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils :''' au moins un profil doit posséder ce droit.

==Modifier un profil==
La modification des profils s'effectue selon les règles d'[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données#|édition des données d'un tableau]].

==Supprimer un profil==
*La suppression d'un profil est possible uniquement si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant de ce profil]] possèdent aussi au moins un autre profil.
*Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.

==Valeurs par défaut lors de la création d'un profil==
Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :
* Tous les '''Profils visibles'''
* Tous les '''Types de ressources visibles'''
* Toutes les '''Comptabilités visibles'''
* Les '''Attribution de place''' correspondants à la première place de chaque type de ressource

Gestion des types d'activités

2026-10-02T06:19:26Z

Claratte: /* Restriction de disponibilité d'un type d'activité */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des types d'activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette fonctionnalité.

=Affecter une activité antérieure sans ressource matérielle=
Cette fonctionnalité permet d'affecter une activité antérieure sans ressource matérielle, par exemple de définir un temps de briefing lors d'une réservation avec instructeur.

;Prérequis
*Avoir [[Gestion-des-types-d'activités#Ajouter-un-type-d'activité|créé un type d'activité]] permettant de nommer l'activité antérieure

;Procédure
Cette fonctionnalité permet d'affecter une activité antérieure sans ressource matérielle, par exemple de définir un temps de briefing avant une réservation avec instructeur.

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*[[#Ajouter-un-type-d'activité|Ajouter un type d'activité]] ou [[#Modifier-un-type-d'activité|modifier un type d'activité]]
*Aller sur la colonne '''Activité antérieure sans ressource matérielle'''
*Sélectionner le '''Type d'activité''' souhaité parmi ceux déjà créés
*Sélectionner la '''Durée par défaut''' souhaitée (multiple de 15 minutes)
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Affecter une activité postérieure sans ressource matérielle=
Cette fonctionnalité permet d'affecter une activité postérieure sans ressource matérielle, par exemple de définir un temps de débriefing lors d'une réservation avec instructeur.

;Prérequis
*Avoir [[Gestion-des-types-d'activités#Ajouter-un-type-d'activité|créé un type d'activité]] permettant de nommer l'activité antérieure

;Procédure

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*[[#Ajouter-un-type-d'activité|Ajouter un type d'activité]] ou [[#Modifier-un-type-d'activité|modifier un type d'activité]]
*Aller sur la colonne '''Activité postérieure sans ressource matérielle'''
*Sélectionner le '''Type d'activité''' souhaité parmi ceux déjà créés
*Sélectionner la '''Durée par défaut''' souhaitée (multiple de 15 minutes)
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Affecter une couleur à un type d'activité=
;Prérequis
*La [[Configuration des réservations internes]] doit être paramétrée avec le [[Configuration-des-réservations-internes#Code-couleur|Code couleur]] défini par type d'activité.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Aller sur la ligne concernée et cliquer dans la colonne '''Couleur''' où apparait l'icône modifier.
*Sélectionner une couleur.
*La validation se fait automatiquement.

=Ajouter un type d'activité=
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur chaque cellule contenant le symbole '''+''' pour
**Saisir le nom du type d'activité
**[[#Affecter-une-couleur-à-un-type-d'activité|Affecter une couleur]]
**L'interrupteur '''Formation''' permet de définir le type d'activité comme étant un type d'activité formation ce qui permet de [[Gestion-des-activités#Saisir-un-suivi-de-formation|saisir un suivi de formation]] pour chaque activité ayant ce type.
*[[#Affecter-une-activité-antérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité antérieure sans ressource matérielle]]
*[[#Affecter-une-activité-postérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité postérieure sans ressource matérielle]]
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

La règle associée sera ajoutée automatiquement dans les [[Configuration-des-réservations-internes#Règles-de-saisies-XML|règles de saisie XML]], il suffit simplement de l'adapter aux besoins.

=Activer un type d'activité=
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Désactivés'''
*Cliquer sur le bouton '''Activer'''

La règle associée sera ajoutée automatiquement dans les [[Configuration-des-réservations-internes#Règles-de-saisies-XML|règles de saisie XML]], il suffit simplement de l'adapter aux besoins.

=Désactiver un type d'activité=
Lorsqu'un type d'activité n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type d'activité à désactiver

En cas de suppression d'un type d'activité, la règle associée sera également supprimée des [[Configuration-des-réservations-internes#Règles-de-saisies-XML|règles de saisie XML]] sauf si la règle possède l'attribut needs="freezeResource", ce qui indique que ce type d'activité est réservé à l'immobilisation des ressources. 

=Modifier un type d'activité=
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur le champ dont le contenu est à modifier de l'activité concernée et qui correspond à l'une des colonnes suivantes :
**'''Nom''' : nom de l'activité
**'''[[#Affecter-une-couleur-à-un-type-d'activité|Couleur]]'''
**'''Formation''' : permet de définir le type d'activité comme étant un type d'activité formation ce qui permet de [[Gestion-des-activités#Saisir-un-suivi-de-formation|saisir un suivi de formation]] pour chaque activité ayant ce type.
*[[#Affecter-une-activité-antérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité antérieure sans ressource matérielle]]
*[[#Affecter-une-activité-postérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité postérieure sans ressource matérielle]]
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Restriction de disponibilité d'un type d'activité=
;Contexte
Par défaut, un type d'activité est disponible à tout moment pour la réservation. Il est possible de restreindre sa disponibilité à des créneaux hebdomadaires récurrents (par exemple, un type d'activité '''Vol de nuit''' uniquement disponible le vendredi et le samedi soir).

*Un type d'activité '''sans aucune restriction définie reste disponible à tout moment'''
*Dès qu''''au moins une restriction est définie''', le type d'activité n'est disponible que pendant les créneaux ainsi définis ; toute réservation en dehors de ces créneaux sera bloquée, aussi bien pour les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|réservations internes]] que pour les [[Utilisation-des-réservations-externes|réservations externes]]
*Les horaires saisis sont exprimés en heure locale de la structure
*pour les '''réservations internes''', les utilisateurs disposant du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-l'indisponibilité-des-activités|Surpasser l'indisponibilité des activités]] peuvent malgré tout enregistrer une réservation en dehors des créneaux définis : le blocage devient alors un message d'avertissement à confirmer, au lieu d'un blocage strict.

;Ajouter une restriction de disponibilité à un type d'activité
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Sélectionner le '''type d'activité''' concerné
*Saisir le jour et l'heure de début '''Disponible du''' et le jour et l'heure de fin '''au''' du créneau
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

Il est possible d'ajouter plusieurs restrictions pour un même type d'activité (par exemple une par jour de la semaine), le type d'activité sera alors disponible dès qu'au moins une des restrictions couvre la période demandée.

;Modifier une restriction de disponibilité
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée '''Modifier''' sur la ligne correspondant à la restriction à modifier
*Modifier le type d'activité, le jour ou l'heure de début/fin
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

;Supprimer une restriction de disponibilité
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer''' sur la ligne correspondant à la restriction à supprimer

Si c'était la dernière restriction définie pour ce type d'activité, celui-ci redevient disponible à tout moment.

=Supprimer des activités antérieures/postérieures à un type d'activité=
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Editer le type d'activité où vous avez rajouté les temps de briefing/débriefing
*Dans les champs '''Type d'activité''' (antérieure et/ou postérieure), sélectionner ''Aucune activité''
*Dans les champs '''Durée par défaut''', renseigner : 0
Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Désactiver les types d'activités précédemment créés et devenus inutiles :
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur la poubelle pour chaque type d'activité qui n'a plus lieu d'être: ⚠️ Si le type d'activité est toujours lié à une activité antérieure ou postérieure, une alerte s'affiche indiquant qu'il est impossible de le supprimer.

=Typer formation un type d'activité=
Permet de définir un type d'activité comme étant un type d'activité formation ce qui permet de [[Gestion-des-activités#Saisir-un-suivi-de-formation|saisir un suivi de formation]] pour chaque activité ayant ce type.

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur la cellule de la colonne '''Formation''' de la ligne du type d'activité concerné
*Cocher la case à cocher
Une fois la modification effectuée, il faut cliquer en dehors du tableau pour que la modification soit enregistrée en base de données.
Attendre que la page se rafraichisse et qu'un 1 apparaisse

Formules de calcul

2026-09-23T01:10:52Z

Claratte: /* strtoalnum(string) */

Cette page à pour objet de présenter l'ensemble des fonctions et variables utilisables dans des formules de calculs d'OpenFlyers ainsi que les différents types de formules de calculs.
__TOC__

=Présentation=

==Fonctions==

===abs(X)===
Retourne la valeur absolue de X

Exemple :
<pre>abs(-200) donne 200</pre>
<pre>abs(100) donne 100</pre>

===changeTime('date', 'année', 'mois', 'jour', 'minute')===
Retourne la date en changeant l'année, le mois, le jour et/ou les minutes

La date doit être au format '''AAAA-MM-JJ hh:mm:ss''' ou '''AAAA-MM-JJ'''

Les valeurs possibles pour l'année, le mois, le jour ou les minutes sont :
* 0 = L'année, le mois, le jour ou les minutes reste inchangé
* +X = L'année, le mois, le jour ou les minutes est augmenté de X
* -X = L'année, le mois, le jour ou les minutes est diminué de X
* X = L'année, le mois, le jour ou les minutes est placé sur X
** Les minutes sont placés à 0 si X est négatif
** Les minutes sont placés à 59 si X est supérieur à 59

Exemple :
<pre>changeTime( '2011-05-15', '0', '0', '0' ) donne 2011-05-15
changeTime( '2011-05-15', '0', '-test', '0' ) donne 2011-05-15 car la valeur du mois n'est pas valide
changeTime( '2011-05-15', '0', '-2', '0' ) donne 2011-03-15
changeTime( '2011-05-15', '0', '+2', '0' ) donne 2011-07-15
changeTime( '2011-05-15', '0', '2', '0' ) donne 2011-02-15
changeTime( '2011-05-15', '0', '2', '-1' ) donne 2011-02-14
changeTime( %NOW_DATE, '2015', '1', '1' ) donne 2015-01-01
changeTime( '2011-05-15 01:01:00', '0', '2', '-1', '50' ) donne 2011-02-14 01:50:00</pre>

===formatDate('patron', 'date')===

Formate la date selon le patron. Pour les motifs du patron, voir le [[#Formatage-des-dates-et-des-heures|formatage des dates et des heures]].

Exemple :
<pre>formatDate('yyyy', '2015-03-01') donne 2015</pre>
<pre>formatDate('MM', '2015-03-01') donne 03</pre>
<pre>formatDate('d', '2015-03-01') donne 1</pre>
<pre>formatDate( 'yyyy-01-01', %NOW_DATE ) donne le 1er janvier dans l'année en cours</pre>
<pre>formatDate( 'yyyy-MM-dd', %NOW_DATE ) donne le jour courant</pre>

===getSex('person id')===

Retourne un nombre correspondant au sexe de la personne :
* 0 pour un homme
* 1 pour une femme
* 2 lorsque ce n'est pas défini

Exemple :
<pre>getSex(1)
getSex(%USER_ID)</pre>

Exemple pour savoir si un utilisateur est une femme dans une règle de facturation des produits :
<pre>(getSex(%USER_ID) == 1) ? $reductionFemme : 0</pre>

===getSumAccountBusinessField('business field id, 'person id', 'date')===
Retourne la somme des valeurs d'un [[Champs métiers|champ métier]] de catégorie "Ecriture comptable". Seules les valeurs du champ métier associées à des écritures comptable correspondantes à la personne et dont la date est postérieure ou égale à la date indiquée en paramètre sont prises en compte dans le calcul. La date est au format AAAA-MM-JJ.

Exemple :
<pre>getSumAccountBusinessField(13, %PILOT, formatDate( 'yyyy-01-01', %NOW_DATE ) ) ? 100 : 200</pre>

===getValidityExpiredDate('person id', 'validity type id', 'optional default date')===

* Retourne la date d'expiration de la validité de la personne si c'est une validité soumise à échéance et que la date d'expiration a été renseignée. La date est au format AAAA-MM-JJ.
* Dans les autres cas, Retourne "optional default date" ou "0000-00-00" si elle n'est pas renseignée

Exemple :
<pre>getValidityExpiredDate(%USER_ID, 1) donne 2014-12-31</pre>
<pre>getValidityExpiredDate(0, 20, '2014-01-01') donne 2014-01-01</pre>
<pre>getValidityExpiredDate(0, 20) donne 0000-00-00</pre>

===getValidityGrantedDate('person id', 'validity type id', 'optional default date')===
* Retourne la date d'obtention de la validité de la personne si c'est une validité avec gestion de la date d'obtention et que la date d'obtention a été renseignée. La date est au format AAAA-MM-JJ.
* Dans les autres cas, Retourne "optional default date" ou "0000-00-00" si elle n'est pas renseignée

Exemple :
<pre>getValidityGrantedDate(%USER_ID, 1) donne 2014-12-31 si l'utilisateur possède la validité,qu'elle est avec une date d'obtention et que la date d'obtention est renseignée</pre>
<pre>getValidityGrantedDate(0, 20, '2014-01-01') donne 2014-01-01 car il n'existe pas d'utilisateur avec un id 0</pre>
<pre>getValidityGrantedDate(0, 20) donne 0000-00-00</pre>

===getYearsFromDiffDate('first date', 'second date')===

*Retourne la différence en année entre 2 dates
*La date est au format AAAA-MM-JJ ou AAAA-MM-JJ HH:MM:SS
*Quand la 2ème date n'est pas spécifiée, c'est la date du jour qui est utilisée

Exemple :
<pre>getYearsFromDiffDate( '1975-01-01', '2000-03-03') retourne 25
getYearsFromDiffDate( '1975-01-01' ) retourne 37</pre>

===hasValidity('user id', 'validity type id', 'check only holding')===
'check only holding' est un paramètre optionnel. On ne prend en compte sa valeur que si elle est à 1. Dans les autres cas, on l'ignore.

*Si 'check only holding' n'est pas à 1 :
** Retourne '''1''' lorsque :
*** Si c'est une validité à formule d'expérience récente :
**** l'utilisateur a l'expérience requise
*** Si ce n'est pas une validité à formule d'expérience récente :
**** Si la validité n'est pas soumise à échéance alors l'utilisateur possède la validité
**** Si la validité est soumise à échéance alors l'utilisateur possède la validité et elle n'est pas encore expirée
** Retourne '''0''' dans les autres cas
*Si 'check only holding' est à 1 :
** Retourne '''1''' si ce n'est pas une validité à formule d'expérience récente et que l'utilisateur possède la validité (périmée ou non)
** Retourne '''0''' dans les autres cas (y compris dans le cas d'une validité à formule d'expérience récente et que l'utilisateur possède l'expérience récente)

===max(X,Y)===
Retourne le maximum entre X et Y

===min(X,Y)===
Retourne le minimum entre X et Y

===roundCeil(X,Y)===
Arrondi la valeur X au nombre supérieur multiple de l'unité Y le plus proche

Exemples :
<pre>roundCeil(114,100) donne 200</pre>

<pre>roundCeil(114,10) donne 120</pre>

<pre>roundCeil(106,5) return 110</pre>

Pour arrondir une valeur positive à l'entier le plus proche avec 0.5 arrondi à 0 :
<pre>roundCeil(107.5-0.5,1) return 107</pre>

Pour arrondir une valeur positive, avec 2 décimales, à l'entier le plus proche avec 0.5 arrondi à 1 :
<pre>roundCeil(107.5-0.499,1) return 108</pre>

===roundFloor(X,Y)===
Arrondi la valeur X au nombre inférieur multiple de l'unité Y le plus proche

Exemples :
<pre>roundFloor(114,100) donne 100</pre>

<pre>roundFloor(114,10) donne 110</pre>

<pre>roundFloor(106,5) donne 105</pre>

===sprintf('pattern', 'string')===

Formate la chaîne "string" avec le patron "pattern". Pour les motifs du patron, voir [[OF-doc-en::CommonFormula#sprintf_format|format de sprintf]].

Exemple pour formater le numéro de membre pour qu'il ait 5 caractères en ajoutant autant de zéro que possible devant :
<syntaxhighlight lang="php">sprintf('%05s', %MEMBER_NUM) retourne 00010 si %MEMBER_NUM vaut 10 par exemple</syntaxhighlight>

Exemple pour formater le numéro de membre pour qu'il ait 5 caractères en ajoutant autant de zéro que possible derrière :
<syntaxhighlight lang="php">sprintf('%-05d', %MEMBER_NUM) retourne 10000 si %MEMBER_NUM vaut 10 par exemple</syntaxhighlight>

Exemple pour formater le numéro de membre pour qu'il ait 6 caractères en ajoutant autant d'espace que possible devant :
<syntaxhighlight lang="php">sprintf('%6s', %MEMBER_NUM) retourne " 10" si %MEMBER_NUM vaut 10 par exemple</syntaxhighlight>

Exemple pour formater le numéro de membre en format décimal avec 2 chiffres après la virgule :
<syntaxhighlight lang="php">sprintf('%0.2f', %MEMBER_NUM) retourne 10.00 si %MEMBER_NUM vaut 10 par exemple</syntaxhighlight>

===substr(string,a,b)===
Retourne l'extrait de chaîne de caractères "string" à partir du caractère "a", 0 étant le 1er caractère et "b" la longueur à extraire. Lorsque b est une valeur négative, alors il détermine le nombre de caractères devant être enlevé depuis la fin de la chaîne.

Exemples :
<pre>substr('FIRST_NAME', 0, 5) returns FIRST
substr('FIRST_NAME', 0, -2) returns FIRST_NA</pre>

===sumFlightHour('pilot id', 'position', 'day', 'aircraft type 1' , 'aircraft type 2', 'aircraft type X')===

Retourne le total des heures de vol en [[#Définition-Unité-sexacentimal|Sexacentimal]] faite par un pilote %PILOT entre la date du jour moins 'day' sur les types de ressource indiqués.

La position 0 correspond au premier pilote, la position 1 à la personne en seconde place.

Si aucun type de ressource n'est spécifié, le total est déterminé pour tous les types de ressource.

Exemples:
* Le total des heures de vol du premier pilote sur les 90 derniers jours sur les types de ressource 1 et 2
<pre>sumFlightHour(%PILOT, 0, 90, 1, 2)</pre>
* Le total des heures de vol du premier pilote sur les 90 derniers jours
<pre>sumFlightHour(%PILOT, 0, 90)</pre>

===sumFlightTime(%PILOT, 'year', 'month', 'day', 'hour', 'minute', 'position', 'activity type' )===
Retourne en [[#Définition_Unité_sexacentimal|Sexacentimal]] le total des heures de vol postérieures à la date définie par 'year' 'month' 'day' 'hour' 'minute' faite par un pilote '%PILOT' pour le type de vol 'activity type'.

La position 0 correspond au 1er pilote, la position 1 au 2ème pilote.

Si le type de vol n'est pas spécifié, le total est déterminé pour tous les types de vols.

Exemples :
*Retourne le total des heures faites sur le type de vol 64 en tant que pilote en place gauche depuis le 2008-01-01 00:00:00 :
<pre>sumFlightTime(%PILOT, 2008, 01, 01, 00, 00, 0, 64 )</pre>

*Retourne le total des heures faites sur le type de vol 4 en tant que pilote en place gauche depuis 12 mois :
<pre>sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), formatDate('M', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), formatDate('d', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), 00, 00, 0, 4)</pre>

*Retourne le total des heures faites en place gauche depuis le début de l'année :
<pre>sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 0)</pre>

*Retourne le total des heures faites en place gauche entre le début de l'année et la date de début du vol courant :
<pre>sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 0) - sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %START_DATE), formatDate('M', %START_DATE), formatDate('d', %START_DATE), formatDate('H', %START_DATE), formatDate('m', %START_DATE), 0)</pre>

*Retourne le total des heures faites en place gauche entre le début de l'année et la date de début du vol courant en ignorant les vols qui sont sur le type de vol 8 :
<pre>(sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 0) - sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %START_DATE), formatDate('M', %START_DATE), formatDate('d', %START_DATE), formatDate('H', %START_DATE), formatDate('m', %START_DATE), 0)) - (sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 0, 8) - sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %START_DATE), formatDate('M', %START_DATE), formatDate('d', %START_DATE), formatDate('H', %START_DATE), formatDate('m', %START_DATE), 0, 8))</pre>

*Retourne le total des heures faites sur l'année précédente :
<pre>sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), 1, 1, 00, 00, 0) + sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), 1, 1, 00, 00, 1) - sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 0) - sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 1)</pre>

===sumLandingByType(%PILOT, 'year', 'month', 'day', 'hour', 'minute', 'position', 'activity type')===

Retourne le total d'atterrissage fait par un pilote %PILOT sur les activités postérieures à la date définie par 'year' 'month' 'day' 'hour' 'minute' et qui ont comme type d'activité 'activity type'.

La position 0 correspond au premier pilote, la position 1 à la personne en seconde place.

Si le type d'activité n'est pas spécifié, le total est déterminé pour tous les types d'activités.

Exemples:
* Si le pilote a fait plus de 5 atterrissages en tant que pilote en place gauche depuis le 2008-01-01 00:00:00 sur le type d'activité 64
<pre>sumLandingByType(%PILOT, 2008, 01, 01, 00, 00, 0, 64) > 5</pre>
Exemples:
* Si le pilote a fait plus de 5 atterrissages en tant que pilote en place gauche depuis le début de l'année
<pre>sumLandingByType(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 0) > 5</pre>

===sumLandingNumber(%PILOT, 'position', 'day', 'aircraft type 1' , 'aircraft type 2', 'aircraft type X')===

Retourne le total d'atterrissage faite par un pilote %PILOT sur les X derniers jours ('day') en prenant la date du jour comme référence sur les types de ressource indiqués.

La position 0 correspond au premier pilote, la position 1 à la personne en seconde place.

Si aucun type de ressource n'est spécifié, le total est déterminé pour tous les types de ressource.

Exemples:
* Si le pilote a fait plus de 5 atterrissages sur les 30 derniers jours sur le type de ressource 1
<pre>sumLandingNumber(%PILOT,0,30,1) > 5</pre>
* Si la personne en seconde place a fait plus de 5 atterrissages sur les 15 derniers jours
<pre>sumLandingNumber(%PILOT,1,15) > 5</pre>

===sumPreviousFlightTime('pilot id', 'position', 'day', 'endingDate', 'aircraft type 1' , 'aircraft type 2', 'aircraft type X')===

Retourne le total des heures de vol en [[#Définition-Unité-sexacentimal|Sexacentimal]] faite par un pilote %PILOT sur les X derniers jours ('day') précédant 'endingDate' sur les types de ressource indiqués.

La position 0 correspond au premier pilote, la position 1 à la personne en seconde place.

Si aucun type de ressource n'est spécifié, le total est déterminé pour tous les types de ressource.

Exemple : Le total des heures de vol pour le premier pilote sur les 365 derniers jours précédant la date du vol sur les types de ressource 1 et 2
<pre>sumPreviousFlightTime(%PILOT, 0, 365, %START_FLIGHT, 1, 2)</pre>

===strtoalnum(string)===
Retourne la chaine "string" en supprimant les accents et les caractères spéciaux, ne gardant que les lettres et les chiffres.

Exemple :
<pre>strtoalnum('éàç') retourne "eac"</pre>

Cette fonction est utilisée dans le filtrage des [[Configuration-de-la-comptabilité#Comptes-d'export|comptes d'export]].

===strtolower(string)===
Retourne la chaine "string" en minuscule.

Exemple :
<pre>strtolower('CamelBack') retourne "camelback"</pre>

===strtotime(string)===
convertir une chaîne de date/heure en un timestamp Unix.

strtotime('2023-08-07 15:30:00'); // Output: 1678351800

===strtoupper(string)===
Retourne la chaine "string" en majuscule.

Exemple :
<pre>strtoupper('CamelBack') retourne "CAMELBACK"</pre>

==Formatage des dates et des heures==
To specify the format use a pattern string. In this pattern, all ASCII letters are reserved as pattern letters, which are defined as the following:

The count of pattern letters determine the format.

(Text): 4 or more pattern letters--use full form, < 4--use short or abbreviated form if one exists.

(Number): the minimum number of digits. Shorter numbers are zero-padded to this amount. Year is handled specially; that is, if the count of 'y' is 2, the Year will be truncated to 2 digits.

(Text & Number): 3 or over, use text, otherwise use number.

Any characters in the pattern that are not in the ranges of ['a'..'z'] and ['A'..'Z'] will be treated as quoted text. For instance, characters like ':', '.', ' ', '#' and '@' will appear in the resulting time text even they are not embraced within single quotes.

A pattern containing any invalid pattern letter will result in a thrown exception during formatting or parsing.

Syntax available:
{| {{prettytable}}
!Symbol!!Meaning!!Presentation!!Example
|-
|G||era designator||Text||AD
|-
|y||year||Number||1996
|-
|M||month in year||"MMM": Text "MM" or "M" : Number||July 07 or 7
|-
|d||day in month||Number||10
|-
|h||hour in am/pm (1~12)||Number||12
|-
|H||hour in day (0~23)||Number||0
|-
|m||minute in hour||Number||30
|-
|s||second in minute||Number||55
|-
|S||millisecond||Number||978
|-
|E||day in week||Text||Tuesday
|-
|e||dow (=day of week: 1 = sunday, 2 = monday, )||(Number)||2 (=monday)
|-
|D||day in year||Number||189
|-
|F||day of week in month||Number||2 (2nd Wed in July)
|-
|w||week in year||Number||27
|-
|W||week in month||Number||2
|-
|a||am/pm marker||Text||PM
|-
|k||hour in day (1~24)||Number||24
|-
|K||hour in am/pm (0~11)||Number||0
|-
|z||time zone||Text||Pacific Standard Time
|-
|'||escape for text||Delimiter||
|-
|<nowiki>''</nowiki>||single quote||(Literal)||'
|}

Examples Using the local unit system:
{| {{prettytable}}
!Format Pattern!!Result
|-
|<nowiki>"yyyy.MM.dd G 'at' HH:mm:ss z"</nowiki>||1996.07.10 AD at 15:08:56 PDT
|-
|<nowiki>"EEE, MMM d, 'yy"</nowiki>||Wed, July 10, '96
|-
|<nowiki>"KK:mm a, z"</nowiki>||00:08 AM, PST
|-
|<nowiki>"h:mm a"</nowiki>||12:08 PM
|-
|<nowiki>"h 'o''clock' a, zzzz"</nowiki>||12 o'clock PM, Pacific Daylight Time
|-
|<nowiki>"yyyyy.MMMMM.dd GGG h:mm aaa"</nowiki>||1996.July.10 AD 0:08 PM
|-
|<nowiki>"dd/MMM/yyyyy HH:mm"</nowiki>||10/07/1996 00:08
|}

==Tests conditionnels==
===Opérateur == ===
<pre>(getSex(%USER_ID) == 1) ? $womanReduction : 0</pre>

===Opérateur OR===
<pre>( test1 OR test2 ) ? true-case : false-case</pre>

Sur OpenFlyers 4.0 et au-dessus il est aussi possible d'utiliser :
<pre>( test1 || test2 ) ? true-case : false-case</pre>

===Opérateur AND===
<pre>( test1 AND test2 ) ? true-case : false-case</pre>

Sur OpenFlyers 4.0 et au-dessus il est aussi possible d'utiliser :
<pre>( test1 && test2 ) ? true-case : false-case</pre>

==Variables==
===%ACCOUNT_BALANCE===
Solde de compte

===%ACCOUNT_TYPE===
Type de compte

===%AIRFIELD_ARRIVAL===

Terrain d'arrivée du vol

===%AIRFIELD_DEPARTURE===

Terrain de départ du vol

===%AUTHENTICATION_LOGIN===
Identifiant utilisateur

===%AUTO_INCREMENT===
Valeur auto-incrémentale

===%BOOKING_START_DATE===
Date de début d'une réservation.

===%COUNTER_ARRIVAL===
Compteur arrivé saisi dans le formulaire.

===%COUNTER_DEPARTURE===
Compteur départ saisi dans le formulaire

===%DURATION===
Durée du vol

===%EXTRAFIELDxx===
Permet de récupérer le contenu d'un champ métier.

Description :
*xx = numéro d'identifiant du champ métier. Exemple : %EXTRAFIELD12
*Pour les formules de facturation, seuls les champs métiers de type de valeur suivants sont acceptés :
**Nombre entier
**Nombre entier unique
**Nombre à virgule
*Pour le modèle de l'e-mail d'annulation de réservation extérieure, seuls les champs métiers des catégories suivantes sont acceptés :
**Utilisateur (PERSON)
**Ressource (RESOURCE)
**Réservation (BOOKING)

===%FIRSTNAME===
Prénom de l'utilisateur

===%LASTNAME===
Nom de l'utilisateur

===%PILOT===
Id de l'utilisateur.

Cette variable est utilisable dans les formules :
* d'email d'alerte de solde
* d'expérience récente
* de facturation des activités et dans ce cas, c'est l'id de l'utilisateur en première place

===%PILOT2===

Id de l'utilisateur en seconde place. Cette variable est utilisable que dans les formules de facturation des activités.

===%MEMBER_NUM===
Numéro de membre

===%NOW_DATE===
Date courante au format '''AAAA-MM-JJ hh:mm:ss'''

Par exemple : 2015-03-31 14:20:03

===%RESOURCE_ID===
Id de la ressource.

Cette variable est utilisable dans les formules de :
*[[#Compte-d'export|Compte d'export]]

===%RESOURCE_NAME===
Nom de la ressource

===<s>%TIME_ARRIVAL</s>===
<s>Heure de fin saisie dans le formulaire</s>

===<s>%TIME_DEPARTURE</s>===
<s>Heure de début saisie dans le formulaire</s>

===%START_DATE===

Date de début du vol ou date d'achat de produit au format '''AAAA-MM-JJ hh:mm:ss'''

Par exemple : 2015-03-31 14:20:03

===%USER_ID===
Id de l'utilisateur.

Cette variable est utilisable dans les formules :
*[[#Compte-d'export|Compte d'export]]
*[[#Date-d'expiration|Date d'expiration]]
*[[#Expérience-récente|Expérience récente]]
*[[#Facturation|Facturation des produits]]

==Variables associées aux formules de facturation==
Les variables associées aux formules de facturation sont utilisables uniquement dans les formules de facturation.

Voir le chapitre [[Facturation-des-clients#Fonctionnement-et-nommage-des-variables-associées-aux-formules-de-facturation|Fonctionnement et nommage des variables associées aux formules de facturation]].

=[[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Paramétrage-des-arrondis|Charterware]]=

=[[Interfaçage-OpenFlyers-et-ClickAndTakeoff#Paramétrage-des-arrondis|ClickAndTakeoff]]=

=Compte d'export=
==Fonctions autorisées pour le calcul du compte d'export==

*[[#sprintf('pattern',_'string')|sprintf]]
*[[#substr(string,a,b)|substr]]
*[[#strtoalnum(string)|strtoalnum]]
*[[#strtolower(string)|strtolower]]
*[[#strtoupper(string)|strtoupper]]

==Variables autorisées pour le calcul du compte d'export==
*[[#.ACCOUNT_TYPE|%ACCOUNT_TYPE]]
*[[#.AUTHENTICATION_LOGIN|%AUTHENTICATION_LOGIN]]
*[[#.AUTO_INCREMENT|%AUTO_INCREMENT]]
*[[#.FIRSTNAME|%FIRSTNAME]]
*[[#.LASTNAME|%LASTNAME]]
*[[#.MEMBER_NUM|%MEMBER_NUM]]
*[[#.RESOURCE_ID|%RESOURCE_ID]]
*[[#.RESOURCE_NAME|%RESOURCE_NAME]]
*[[#.USER_ID|%USER_ID]]

==Exemples de formules pour le calcul du compte d'export==
{| class="wikitable sortable centre"
!Formule de calcul!!Usage!!Exemples de génération
|-
|411+%ACCOUNT_TYPE||Comptes ressources et utilisateurs||4110002, 4110005
|-
|411+%AUTHENTICATION_LOGIN||Comptes utilisateurs||411pdupont '''c'est le modèle recommandé par OpenFlyers et proposé par défaut pour les comptes utilisateurs'''
|-
|411+%AUTO_INCREMENT||Comptes ressources et utilisateurs||41100001, 41100002, ...., 4110000x
|-
|411+%LASTNAME||Comptes utilisateurs||411dupont, 411dupond
|-
|411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1)||Comptes utilisateurs||411dupontp, 411dupontf
|-
|411+%MEMBER_NUM||Comptes utilisateurs||411XXXXX, l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos adhérents. Exemple : 411001. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs
|-
|411+sprintf('%03s', %USER_ID)||Comptes utilisateurs||411001, 411002, etc.
|-
|411+substr(%AUTHENTICATION_LOGIN,0,3)||Comptes utilisateurs||411pdu 411 suivi de l'identifiant limité à 3 caractères. Cela permet d'être compatible avec les logiciels de comptabilités paramétrés pour n'accepter que 6 caractères. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier les comptes d'exports en doublon.
|-
|7061+sprintf('%02s', %RESOURCE_ID)||Comptes ressources||706101, 706102, etc. '''c'est le modèle recommandé par OpenFlyers et proposé par défaut pour les comptes ressources'''
|}

=Date d'expiration=
Les formules de date d'expiration sont présentes dans l'[[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|interface des validités à vendre]].
==Fonctions autorisées pour le calcul de la date d'expiration==
*[[#changeTime('date',-'année',-'mois',-'jour',-'minute')|changeTime]]
*[[#formatDate('patron',_'date')|formatDate]]
*[[#getValidityExpiredDate('person-id',-'validity-type-id',-'optional-default-date')|getValidityExpiredDate]]
*[[#hasValidity('user-id',-'validity-type-id',-'check-only-holding')|hasValidity]]

==Variables autorisées pour le calcul de la date d'expiration==

* [[#.NOW-DATE|%NOW_DATE]]
* [[#.USER-ID|%USER_ID]]

==Exemples de formules de calcul de la date d'expiration==

===Dans 3 mois===
<pre>formatDate( 'yyyy-MM-dd', changeTime(%NOW_DATE, '0', '+3', '0' ))</pre>

===Date fixe===
<pre>2012-12-31</pre>

===Date dans un an ou dans un an après la date d'expiration d'une validité déjà détenue===
Cette formule permet de vendre une validité (par exemple une carte de réduction) valable 1 an.

Remplacer dans l'exemple suivant XX par l'identifiant du type de validité concerné :
<pre>formatDate( 'yyyy-MM-dd', changeTime( ( hasValidity(%USER_ID, XX) ? getValidityExpiredDate(%USER_ID, XX) : %NOW_DATE ), '+1', '0', '0' ) )</pre>

===Fin de l'année courante===
<pre>formatDate( 'yyyy-12-31', %NOW_DATE )</pre>

===Fin de l'année courante ou la fin de l'année suivante si la date courante est strictement supérieure au 30 septembre===
Cette formule permet de vendre une validité (par exemple cotisation) dont la prise est valable jusqu'au 31 décembre de l'année en cours ou de l'année suivante si elle est souscrite à partir du 1er octobre.

<pre>formatDate( 'yyyy-12-31', (formatDate('MM', %NOW_DATE)<10) ? %NOW_DATE : changeTime(%NOW_DATE, '+1', 0, 0) )</pre>

===Fin de l'année courante pour une première attribution ou fin de l'année suivante pour un renouvellement===
Cette formule permet de vendre une validité (par exemple cotisation) avec une échéance au 31 décembre de l'année en cours dans le cas d'une première attribution ou de renouveler l'échéance au 31 décembre de l'année suivante si l'utilisateur possède déjà cette validité et qu'elle n'est pas périmée.

Dans la formule ci-dessous, il faut remplacer XX par l'id du type de validité dont on vérifie le renouvellement ou non :
<pre>formatDate( 'yyyy-12-31', hasValidity(%USER_ID, XX) ? changeTime(%NOW_DATE, '+1', 0, 0) : %NOW_DATE )</pre>

=Email de rappel de solde=
Voir également :
*Chapitre [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|Email de rappel de solde]] dans la page [[Envoi des emails]]
*Chapitre [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|Paramétrage général des comptabilités]] dans la page [[Configuration de la comptabilité]]

==Variables autorisées pour l'email de rappel de solde==
*[[#.ACCOUNT-BALANCE|%ACCOUNT_BALANCE]]
*[[#.FIRSTNAME|%FIRSTNAME]]
*[[#.LASTNAME|%LASTNAME]]
*[[#.NOW-DATE|%NOW_DATE]]

==Exemples de patrons d'emails de rappel de solde==
===Email de rappel de solde pour une structure associative===
<pre>Cher adhérent,

En date du %NOW_DATE, votre compte au sein de l'aéro-club Jean Mermoz présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de 0 €.

Pensez à anticiper avant votre prochain vol.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

L'équipe de l'Aéroclub.
----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique
</pre>

===Email de rappel de solde pour une structure professionnelle===
<pre>Cher client,

En date du %NOW_DATE, votre compte au sein de la société Latécoère présente un solde de %ACCOUNT_BALANCE € en dessous du seuil minimum de 50 €.

Nous vous remercions par avance pour la régularisation de votre compte.

Le service comptable
----------
Le contrôle de votre compte et l'envoi de ce message sont effectués de façon automatique</pre>

=Expérience récente=
==Fonctions autorisées pour le calcul de l'expérience récente==
*[[#hasValidity('user-id',-'validity-type-id',-'check-only-holding')|hasValidity]]
*[[#changeTime('date',-'année',-'mois',-'jour',-'minute')|changeTime]]
*[[#getValidityGrantedDate('person-id',-'validity-type-id',-'optional-default-date')|getValidityGrantedDate]]
*[[#sumFlightHour('pilot_id',_'position',_'day',_'aircraft_type_1'_,_'aircraft_type_2',_'aircraft_type_X')|sumFlightHour]]
*[[#sumFlightTime(.25PILOT,_'year',_'month',_'day',_'hour',_'minute',_'position',_'flight_type'_)|sumFlightTime]]
*[[#sumLandingByType(.PILOT,-'year',-'month',-'day',-'hour',-'minute',-'position',-'activity-type')|sumLandingByType]]
*[[#sumLandingNumber(.PILOT,-'position',-'day',-'aircraft-type-1'-,-'aircraft-type-2',-'aircraft-type-X')|sumLandingNumber]]
*[[#sumPreviousFlightTime('pilot_id',_'position',_'day',_'endingDate',_'aircraft_type_1'_,_'aircraft_type_2',_'aircraft_type_X')|sumPreviousFlightTime]]

==Variables autorisées pour le calcul de l'expérience récente==

*[[#.PILOT|%PILOT]]
*[[#.NOW-DATE|%NOW_DATE]]
*[[#.USER-ID|%USER_ID]]

==Exemples de formules de calcul de l'expérience récente==
===Calcul d'expérience récente uniquement si l'utilisateur dispose d'une autre validité===
L'exemple suivant vérifie qu'un utilisateur dispose d'une validité #40 et si c'est le cas alors il renvoie 0 si l'expérience récente sur le type de ressource #90 est insuffisante.

Dit autrement : si l'expérience récente est suffisante sur le type de ressource #1 ou si l'utilisateur ne dispose pas de la validité #40, il renvoie 1.

Ce calcul est utile, par exemple, pour n'afficher une alerte de manque d'expérience récente que pour les utilisateurs disposant de l'autorisation d'utiliser le type de ressource considéré.

<syntaxhighlight lang="php">(hasValidity(%USER_ID, 40) AND ( sumFlightHour(%PILOT, 0, 90, 1) + sumFlightHour(%PILOT, 1, 90, 1) < 1 ))? 0 : 1</syntaxhighlight>

===Expérience récente en heures ou la détention d'une validité spécifique===
L'exemple suivant vérifie qu'un utilisateur a une expérience de 30 heures dans les 12 derniers mois ou qu'il possède une validité X lui permettant de s'affranchir du quota d'heures.

Remplacer dans l'exemple suivant XX par l'identifiant du type de validité spécifique :

<syntaxhighlight lang="php">( (sumFlightHour(%PILOT, 0, 365)+sumFlightHour(%PILOT, 1, 365) > 17999) OR hasValidity(%PILOT, XX) )</syntaxhighlight>

17999 est déterminé par la formule 600 * 30 - 1 où 600 est la base du [[#Définition-Unité-sexacentimal|système sexacentimal]] utilisé par OpenFlyers.

Ainsi, 17999 doit être remplacé par le résultat du calcul 600 * X - 1 où X est le nombre d'heures requis.

===Type d'activité X dans les 12 derniers mois===
L'exemple suivant vérifie si un utilisateur a effectué une activité d'un type X donné dans les 365 derniers jours.

Remplacer dans l'exemple suivant XX par l'identifiant du type d'activité donné :

<syntaxhighlight lang="php">sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), formatDate('M', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), formatDate('d', changeTime( %NOW_DATE, '-1', '0', '0' )), 00, 00, 0, XX ) > 0</syntaxhighlight>

===Validités à expérience récente pour le LAPL et l'ABL===
Le LAPL ([[Wikipedia-en:Light_aircraft_pilot_licence|Light Aircraft Pilot Licence]]) est un brevet de pilote dont la validité dépend de l'expérience récente. L'ABL est l'Autorisation de base du LAPL. Il a vocation à remplacer le Brevet de base. Les deux mettent en œuvre une succession de règles.

Pour le LAPL :
*Pendant les 24 premiers mois suivant son obtention, ce brevet est valide.
*Au-delà de 24 mois, pour rester valide, un pilote doit justifier avoir effectué, dans les 24 mois précédents de :
**12 mouvements
**12 heures de vols
**1 vol d'au moins une heure d'instruction en tant qu'élève

Voici la formule à expérience récente '''12 mouvements dans les 24 mois (LAPL)''' qui permet d'afficher une alerte pour les pilotes :
*Qui ont le LAPL depuis plus de 24 mois
*ET qui n'ont pas les '''12 mouvements dans les 730 derniers jours'''
*ET qui n'ont pas une validité "Expérience récente extérieure"
<syntaxhighlight lang="php">( ( getYearsFromDiffDate(getValidityGrantedDate(%PILOT, XXXXXX, formatDate( 'yyyy-MM-dd', %NOW_DATE )), %NOW_DATE)>=2) AND (( sumLandingNumber(%PILOT, 0, 730) + sumLandingNumber(%PILOT, 1, 730) ) < 12) AND (hasValidity(%PILOT, YYYYYY) == 0) ) ? 0 : 1</syntaxhighlight>
Dans cette formule, il faut remplacer :
*XXXXXX par l'id du type de validité "LAPL"
*YYYYYY par l'id du type de validité "Expérience récente extérieure"

Voici la formule à expérience récente '''12 heures de vols dans les 24 mois (LAPL)''' qui permet d'afficher une alerte pour les pilotes :
*Qui ont le LAPL depuis plus de 24 mois
*ET qui n'ont pas les '''12 heures dans les 730 derniers jours'''
*ET qui n'ont pas une validité "Expérience récente extérieure"
<syntaxhighlight lang="php">( (getYearsFromDiffDate(getValidityGrantedDate(%PILOT, XXXXXX, formatDate( 'yyyy-MM-dd', %NOW_DATE )), %NOW_DATE) >= 2) AND (( sumFlightHour(%PILOT, 0, 730) + sumFlightHour(%PILOT, 1, 730) ) < 7200) AND (hasValidity(%PILOT, YYYYYY) == 0) ) ? 0 : 1</syntaxhighlight>
Dans cette formule, il faut remplacer :
*XXXXXX par l'id du type de validité "LAPL"
*YYYYYY par l'id du type de validité "Expérience récente extérieure"

Remarque : pour être pertinente, la validité "Expérience récente extérieure" devrait être une validité à échéance qui permette ainsi d'indiquer la date jusqu'à laquelle l'utilisateur concerné peut être considéré comme remplissant les critères.

Pour l'ABL :
*Pendant les 24 premiers mois suivant son obtention, ce brevet est valide.
*Au-delà de 24 mois, pour rester valide, un pilote doit justifier avoir effectué, dans les 24 mois précédents de :
**12 mouvements en tant que commandant de bord
**12 heures de vols en tant que commandant de bord
**1 vol d'au moins une heure d'instruction en tant qu'élève

Voici la formule à expérience récente '''12 mouvements en tant que commandant de bord dans les 24 mois (ABL)''' qui permet d'afficher une alerte pour les pilotes :
*Qui ont l'ABL depuis plus de 24 mois
*ET qui n'ont pas les '''12 mouvements dans les 730 derniers jours'''
*ET qui n'ont pas une validité "Expérience récente extérieure"
<syntaxhighlight lang="php">((getYearsFromDiffDate(getValidityGrantedDate(%PILOT, XXXXXX, formatDate( 'yyyy-MM-dd', %NOW_DATE )), %NOW_DATE)>=2) AND (( sumLandingNumber(%PILOT, 0, 730)+sumLandingNumber(%PILOT, 1, 730) - sumLandingByType(%PILOT, formatDate('yyyy', changeTime( %NOW_DATE, '-2', '0', '0' )), formatDate('M', changeTime( %NOW_DATE, '-2', '0', '0' )), formatDate('d', changeTime( %NOW_DATE, '-2', '0', '0' )), 00, 00, 0, 4 ) ) < 12) AND (hasValidity(%PILOT, YYYYYY) == 0))? 0 : 1</syntaxhighlight>
Dans cette formule, il faut remplacer :
*XXXXXX par l'id du type de validité "ABL"
*YYYYYY par l'id du type de validité "Expérience récente extérieure"

Voici la formule à expérience récente '''12 heures de vols en tant que commandant de bord dans les 24 mois (ABL)''' qui permet d'afficher une alerte pour les pilotes :
*Qui ont l'ABL depuis plus de 24 mois
*ET qui n'ont pas les '''12 heures dans les 730 derniers jours'''
*ET qui n'ont pas une validité "Expérience récente extérieure"
<syntaxhighlight lang="php">((getYearsFromDiffDate(getValidityGrantedDate(%PILOT, XXXXXX, formatDate( 'yyyy-MM-dd', %NOW_DATE )), %NOW_DATE)>=2) AND (( sumFlightHour(%PILOT, 0, 730)+sumFlightHour(%PILOT, 1, 730) - sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', changeTime( %NOW_DATE, '-2', '0', '0' )), formatDate('M', changeTime( %NOW_DATE, '-2', '0', '0' )), formatDate('d', changeTime( %NOW_DATE, '-2', '0', '0' )), 00, 00, 0, 4 ) ) < 7200) AND (hasValidity(%PILOT, YYYYYY) == 0))? 0 : 1</syntaxhighlight>
Dans cette formule, il faut remplacer :
*XXXXXX par l'id du type de validité "ABL"
*YYYYYY par l'id du type de validité "Expérience récente extérieure"

===Visite médicale depuis moins d'un an===
Certaines assurances peuvent exiger que le pilote effectuant des activités spécifiques dispose d'une aptitude médicale de moins d'un an.

Pour cela, il faut mettre en place un type de validité "Visite médicale" avec la saisie de la date d'obtention.

Ensuite, il faut créer une validité à expérience contenant la formule suivante où il faut remplacer XXXX par l'id du type de validité "Visite médicale" :
<syntaxhighlight lang="php">(getYearsFromDiffDate(getValidityGrantedDate(%PILOT, XXXX), %NOW_DATE)>=1)? 0 : 1</syntaxhighlight>

=Facturation des activités=
Outre les définitions toujours valides pour le calcul du temps d'activité, voici d'autres définitions :
''A rédiger''

Voir [http://doc-en.openflyers.com/index.php?title=AdminDoc2.1 Formules en anglais]

==Fonctions autorisées pour le calcul de la facturation==

*[[#abs(X)|abs(X)]]
*[[#changeTime('date',-'année',-'mois',-'jour',-'minute')|changeTime]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#convertTimezone.28.25SOME_DATE.2C_.25SOME_TZ1.2C_.25SOME_TZ2.29|convertTimezone]]
*[[#formatDate('patron',-'date')|formatDate('pattern',%SOME_DATE)]]
*[[OF-doc-en:CommonFormula#getBalance(U,option-B)|getBalance(U,[option-B])]]
*[[OF-doc-en:CommonFormula#getBirthdate('person-id')|getBirthdate('person id')]]
*[[OF-doc-en:CommonFormula#getFlowSumBetweenAccount.28.27accound_id_1.27.2C_.27account_id_2.27.2C_.27start_date.27.2C_.27end_date.27.29|getFlowSumBetweenAccount('accound id 1', 'account id 2', 'start date', 'end date')]]
*[[#getSumAccountBusinessField('business-field-id,-'person-id',-'date')|getSumAccountBusinessField]]
*[[#getValidityExpiredDate('person-id',-'validity-type-id',-'optional-default-date')|getValidityExpiredDate('person id', 'valididty type id', 'default optional date')]]
*[[#getValidityGrantedDate('person-id',-'validity-type-id',-'optional-default-date')|getValidityGrantedDate('person id', 'valididty type id', 'default optional date')]]
*[[#getYearsFromDiffDate('first-date',-'second-date')|getYearsFromDiffDate('first date', 'second date')]]
*[[#hasValidity('user-id',-'validity-type-id',-'check-only-holding')|hasValidity('person id', 'valididty type id')]]
*[[#max(X,Y)|max(X,Y)]]
*[[#min(X,Y)|min(X,Y)]]
*[[#roundCeil(X,Y)|roundCeil(X,Y)]]
*[[#sumFlightTime(.PILOT,-'year',-'month',-'day',-'hour',-'minute',-'position',-'flight-type'-)|sumFlightTime(%PILOT, 'year', 'month', 'day', 'hour', 'minute', 'position', 'flight type')]]
*[[#sumFlightHour('pilot-id',-'position',-'day',-'aircraft-type-1'-,-'aircraft-type-2',-'aircraft-type-X')|sumFlightHour(%PILOT, 'position', 'day','aircraft type')]]
*[[#sumLandingNumber(.PILOT,-'position',-'day',-'aircraft-type-1'-,-'aircraft-type-2',-'aircraft-type-X')|sumLandingNumber(%PILOT, 'position', 'day', 'aircraft type')]]
*[[#sumPreviousFlightTime('pilot-id',-'position',-'day',-'endingDate',-'aircraft-type-1'-,-'aircraft-type-2',-'aircraft-type-X')|sumPreviousFlightTime(%PILOT, 'position', 'day', '%START_FLIGHT', 'flight type')]]

==Variables autorisées pour le calcul de la facturation==
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ACCOUNT1|%ACCOUNT1]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ACCOUNT2|%ACCOUNT2]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ACCOUNTING_START_DATE|%ACCOUNTING_START_DATE]]
*[[#.AIRFIELD-ARRIVAL|%AIRFIELD_ARRIVAL]]
*[[#.AIRFIELD-DEPARTURE|%AIRFIELD_DEPARTURE]]
*[[#.COUNTER-ARRIVAL|%COUNTER_ARRIVAL]]
*[[#.COUNTER-DEPARTURE|%COUNTER_DEPARTURE]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.CURRENT_QUANTITY|%CURRENT_QUANTITY]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.CURRENT_UNIT_PRICE|%CURRENT_UNIT_PRICE]]
*[[#.DURATION|%DURATION]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ENTITY_TZ|%ENTITY_TZ]]
*[[#.EXTRAFIELDxx|%EXTRAFIELDxx]]
*[[#.PILOT|%PILOT]]
*[[#.PILOT2|%PILOT2]]
*[[#.NOW-DATE|%NOW_DATE]]
*[[#.START-DATE|%START_DATE]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.USER_TZ|%USER_TZ]]

==Exemples de formules pour le calcul de la facturation==
===Motoplaneur : facturation à l'heure de vol ET à l'utilisation du moteur===
Pour cela, on suppose que les compteurs sont utilisés et qu'ils prennent en compte le temps d'utilisation du moteur :
%DURATION * $FLIGHT_HOUR_PRICE + (%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE) * $ENGINE_HOUR_PRICE

===Aéronautique : réduction lorsque le compte pilote a un solde positif===
$C2 concerne le tarif horaire de l'avion 
$S le solde positif qui doit être atteint pour bénéficier de la réduction 
$R le montant horaire de la réduction obtenue dans ce cas 

roundCeil((((getBalance(%PILOT)>$S ? ($C2-$R) : $C2)*%DURATION/600)-0.5),1)

===Aéronautique : réduction lorsque le pilote a fait au moins 16 heures depuis le 1er janvier de l'année===
$montantRemise correspond au montant de la réduction à appliquer
<pre>(sumFlightTime(%PILOT, formatDate('yyyy', %NOW_DATE), 1, 1, 00, 00, 0) > 15599) ? $montantRemise : 0</pre>

===Aéronautique : réduction lorsque le vol se fait après une certaine heure===

$C2 concerne le tarif horaire de l'avion 
$C2R concerne le tarif horaire réduit de l'avion après une certaine heure 
659 correspond à 06:59 en temps UTC 
Dans ce cas la formule considère que dès 700, la réduction s'applique. 

roundCeil(((((formatDate('hmm',%START_DATE)>659)?$C2R:$C2)*%DURATION/600)-0.5),1)

===Aéronautique : réduction lorsque le vol se fait un jour de la semaine en dehors des mois de juillet et août===
$C1R concerne le tarif de la réduction

<pre>( (formatDate('e', %START_DATE) > 1) AND (formatDate('e', %START_DATE) < 7) AND ((formatDate('MM', %START_DATE) < 7) OR (formatDate('MM', %START_DATE) > 8)) ) ? $C1R : 0</pre>

===Aéronautique : réduction pour un jeune===
Exemple de formule de calcul permettant à un jeune de moins de 21 ans de bénéficier d'une réduction de $remiseSoloJeune par heure.

Formule à mettre dans le champ '''Prix unitaire hors-taxe / TVA''' :
<pre>(getYearsFromDiffDate( getBirthdate(%PILOT), %NOW_DATE ) > 20)? 0 : $remiseSoloJeune</pre>

Formule à mettre dans le champ '''Formule :''' :
<pre>%CURRENT_QUANTITY * %CURRENT_UNIT_PRICE / 600</pre>

=Facturation des produits=

==Fonctions autorisées pour le calcul de la facturation des produits==

*[[#abs(X)|abs(X)]]
*[[#changeTime('date',-'année',-'mois',-'jour',-'minute')|changeTime]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#convertTimezone.28.25SOME_DATE.2C_.25SOME_TZ1.2C_.25SOME_TZ2.29|convertTimezone]]
*[[#formatDate('patron',-'date')|formatDate('pattern',%SOME_DATE)]]
*[[OF-doc-en:CommonFormula#getBalance(U,option-B)|getBalance(U,[option-B])]]
*[[OF-doc-en:CommonFormula#getBirthdate('person-id')|getBirthdate('person id')]]
*[[OF-doc-en:CommonFormula#getFlowSumBetweenAccount.28.27accound_id_1.27.2C_.27account_id_2.27.2C_.27start_date.27.2C_.27end_date.27.29|getFlowSumBetweenAccount('accound id 1', 'account id 2', 'start date', 'end date')]]
*[[#getSumAccountBusinessField('business-field-id,-'person-id',-'date')|getSumAccountBusinessField]]
*[[#getValidityExpiredDate('person-id',-'validity-type-id',-'optional-default-date')|getValidityExpiredDate('person id', 'valididty type id', 'default optional date')]]
*[[#getValidityGrantedDate('person-id',-'validity-type-id',-'optional-default-date')|getValidityGrantedDate('person id', 'valididty type id', 'default optional date')]]
*[[#getYearsFromDiffDate('first-date',-'second-date')|getYearsFromDiffDate('first date', 'second date')]]
*[[#hasValidity('user-id',-'validity-type-id',-'check-only-holding')|hasValidity('person id', 'valididty type id')]]
*[[#max(X,Y)|max(X,Y)]]
*[[#min(X,Y)|min(X,Y)]]
*[[#roundCeil(X,Y)|roundCeil(X,Y)]]
*[[#sumFlightTime(.PILOT,-'year',-'month',-'day',-'hour',-'minute',-'position',-'flight-type'-)|sumFlightTime(%USER_ID, 'year', 'month', 'day', 'hour', 'minute', 'position', 'flight type')]]
*[[#sumFlightHour('pilot-id',-'position',-'day',-'aircraft-type-1'-,-'aircraft-type-2',-'aircraft-type-X')|sumFlightHour(%USER_ID, 'position', 'day','aircraft type')]]
*[[#sumLandingNumber(.PILOT,-'position',-'day',-'aircraft-type-1'-,-'aircraft-type-2',-'aircraft-type-X')|sumLandingNumber(%USER_ID, 'position', 'day', 'aircraft type')]]
*[[#sumPreviousFlightTime('pilot-id',-'position',-'day',-'endingDate',-'aircraft-type-1'-,-'aircraft-type-2',-'aircraft-type-X')|sumPreviousFlightTime(%USER_ID, 'position', 'day', '%START_FLIGHT', 'flight type')]]

==Variables autorisées pour le calcul de la facturation des produits==
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ACCOUNT1|%ACCOUNT1]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ACCOUNT2|%ACCOUNT2]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ACCOUNTING_START_DATE|%ACCOUNTING_START_DATE]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.CURRENT_QUANTITY|%CURRENT_QUANTITY]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.CURRENT_UNIT_PRICE|%CURRENT_UNIT_PRICE]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.ENTITY_TZ|%ENTITY_TZ]]
*[[#.EXTRAFIELDxx|%EXTRAFIELDxx]]
*[[#.NOW-DATE|%NOW_DATE]]
*[[#.START-DATE|%START_DATE]]
*[[OF-doc-en::CommonFormula#.USER_TZ|%USER_TZ]]

==Exemples de formules pour le calcul de la facturation des produits==
===Facturation de la cotisation au prorata de l'année civile===
<pre>1 - (formatDate('D', %NOW_DATE) / formatDate('D', formatDate( 'yyyy-12-31', %NOW_DATE ) ) )</pre>

où ''formatDate('D', formatDate( 'yyyy-12-31', %NOW_DATE ) )'' permet de connaitre le nombre de jours dans l'année (365 ou 366).

===Remise sur cotisation jeune en calculant l'âge par rapport à la date du jour ou à dans un an===
La formule suivante applique une remise du montant $remiseCotisationJeune lorsque l'age de la personne concernée est inférieure ou égale à 25 par rapport à la date du jour ou par rapport à dans 1 an si la cotisation est souscrite à partir du mois d'octobre.

Dans la formule ci-dessous :
*La variable $remiseCotisationJeune doit être définie avec un montant de remise à appliquer
*25 doit être remplacé par l'âge limite permettant de bénéficier de la remise

<pre>(getYearsFromDiffDate( getBirthdate(%USER_ID), ( (formatDate('MM', %NOW_DATE)<10) ? %NOW_DATE : changeTime(%NOW_DATE, '+1', 0, 0) ) ) > 25)? 0 : $remiseCotisationJeune</pre>

===Remise sur cotisation jeune en calculant l'âge par rapport au 1er janvier de l'année ou au 1er janvier de l'année suivante===
La formule suivante applique une remise du montant $remiseCotisationJeune lorsque l'age de la personne concernée est inférieure ou égale à 25 par rapport au 1er janvier de l'année en cours ou par rapport au 1er janvier de l'année suivante si la cotisation est souscrite à partir du mois d'octobre.

Dans la formule ci-dessous :
*La variable $remiseCotisationJeune doit être définie avec un montant de remise à appliquer
*25 doit être remplacé par l'âge limite permettant de bénéficier de la remise

<pre>(getYearsFromDiffDate( getBirthdate(%USER_ID), ( (formatDate('MM', %NOW_DATE)<10) ? formatDate( 'yyyy-01-01', %NOW_DATE ) : formatDate( 'yyyy-01-01', changeTime(%NOW_DATE, '+1', 0, 0) ) ) ) > 25)? 0 : $remiseCotisationJeune</pre>

=Temps d'activité et temps moteur=
Pour calculer le temps d'activité ou le temps moteur (exemple : vol), les règles diffèrent selon les structures.

OpenFlyers permet d'attribuer des formules de calcul de temps d'activité ou moteur par type de ressource. Cf. la [[Gestion des ressources#Ajouter_un_type_de_ressource|gestion des types de ressources]].

Pour le temps moteur, lorsqu'aucune formule de calcul n'est définie, c'est la formule de calcul du temps d'activité qui est utilisée.

==Définition Unité sexacentimal==
En base de données, les temps et les compteurs sont stockés selon le multiple au centième (100) et au système sexagésimale (heures minutes => 60). Nous avons appelé cela le format ''sexacentimal''.

Cela permet de stocker les valeurs de temps sous la forme d'un entier. Cela supprime tout problème d'arrondi qui pourrait être problématique pour les additions selon le format d'entrée (heures minutes ou heures centièmes).

Ainsi :
*1 heure = 600 sexacentièmes
*1 minute = 10 sexacentièmes
*5 minutes = 50 sexacentièmes
*6 minutes = 60 sexacentièmes

*1 centième de minute = 6 sexacentièmes
*10 centième de minute (=1 dixième de minute) = 60 sexacentièmes

Exemples de formules :
*pour arrondir à 5 minutes : roundCeil(X,50)
*pour arrondir à 10 centièmes : roundCeil(X,60)

==Fonctions autorisées pour le calcul du temps d'activité==
*[[#abs(X)|abs]]
*[[#max(X,Y)|max]]
*[[#min(X,Y)|min]]
*[[#roundCeil(X,Y)|roundCeil]]

==Variables autorisées pour le calcul du temps d'activité==
*[[#.AIRFIELD-ARRIVAL|%AIRFIELD_ARRIVAL]]
*[[#.AIRFIELD-DEPARTURE|%AIRFIELD_DEPARTURE]]
*[[#.COUNTER_ARRIVAL|%COUNTER_ARRIVAL]]
*[[#.COUNTER_DEPARTURE|%COUNTER_DEPARTURE]]
*[[#.DURATION|%DURATION]]
*[[#.TIME_ARRIVAL|%TIME_ARRIVAL]]
*[[#.TIME_DEPARTURE|%TIME_DEPARTURE]]

==Exemples de formules de calcul du temps d'activité==
===Durée saisie===
<pre>%DURATION</pre>

===Différence des compteurs saisis===
<pre>%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE</pre>

===Durée saisie arrondie à 5 minutes===
<pre>roundCeil(%DURATION, 50)</pre>

===Différence des compteurs plus 5 centièmes ===
<pre>%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE + 30</pre>

===Différence des compteurs plus 5 minutes ===
<pre>%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE + 50</pre>

===Différence des compteurs plus 5 ou 10 minutes selon l'aérodrome de départ===
Si l'aérodrome de départ est LFBD, on rajoute 10 minutes à la différence des compteurs, sinon on rajoute 5 minutes :
<pre>%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE + ( (%AIRFIELD_DEPARTURE=='LFBD')? 100 : 50 )</pre>

===Différence des compteurs arrondie au 5 minutes les plus proches plus 5 minutes===
<pre>roundCeil(%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE - 25, 50) + 50</pre>

===Différence des compteurs arrondie à 10 centièmes===
<pre>roundCeil(%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE, 60)</pre>

===Le plus grand entre la durée du vol et la différence des compteurs===
<pre>max(%DURATION, %COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE)</pre>

===Le plus grand entre la durée du vol et la différence des compteurs arrondie à 5 minutes===
<pre>max(%DURATION,roundCeil(%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE, 50))</pre>
Cette formule calcule :
*la différence des compteurs et l'arrondi à 5 minutes
*la valeur de la durée de vol saisie par le pilote
Puis elle prend le plus grand des deux

===Le plus grand entre la durée du vol et la différence des compteurs moins 5 minutes===
<pre>max(%DURATION, %COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE - 50)</pre>

===Le plus grand entre la durée saisie, arrondie à 5 minutes, et la différence des compteurs, arrondie à 5 minutes===
<pre>max(roundCeil(%DURATION,50),roundCeil(%COUNTER_ARRIVAL - %COUNTER_DEPARTURE, 50))</pre>
Cette formule calcule :
*la différence des compteurs et l'arrondi à 5 minutes
*la valeur de la durée de vol saisie par le pilote et l'arrondi à 5 minutes
Puis elle prend le plus grand des deux

Configuration de la comptabilité

2026-09-23T01:09:20Z

Claratte: /* Comptes d'export */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''[[Configuration#Gestion-des-comptes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Comptes)|Admin > Structure > Paramétrage > Comptes]]'''.

*Activer le toggle switch '''Comptes''' et cliquer sur '''Enregistrer''' pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association loi 1901, exonérées de TVA : B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
**"TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
*Champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus non validés''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu PROFORMA"
*Champ '''Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF.
*:Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités'''.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
*'''Nom''' : Nom de la comptabilité
*'''Unité''' : L'unité employé
*'''Symbole''' : Le symbole de l'unité
*'''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
*'''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
*'''Comptes pour apurement d'un compte utilisateur'''
**'''Solde de compte positif''' : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#75._Autres_produits_de_gestion_courante|758-Produits divers de gestion courante]].
**'''Solde de compte négatif''' : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#65._Autres_charges_de_gestion_courante|654-Perte sur créances irrécouvrable]].
:Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
* '''Solde minimum requis''' et '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
*'''Seuil minimum requis après transfert''' : Permet de bloquer [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|un transfert]] si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-le-seuil-de-transfert-de-compte|Surpasser le seuil de transfert de compte]] permet de outrepasser cette limitation.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]], [[Envoi-des-emails#Présentation|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module [[Suivi-des-emails|Suivi des emails]] (catégorie ''Alerte de solde'').
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]].
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] envoyé à chaque utilisateur concerné

Voir le chapitre [[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]].

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

'''Attention :''' lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion-des-profils#Réservation-en-solo|"Réservation solo"]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-pour-des-tiers|"Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > X''' où X dépend de la [[Comptabilité#Présentation-des-comptes-dans-OpenFlyers|catégorie de comptes]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[File:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*Lors de la saisie du compte d'export, comme indiqué dans le chapitre [[Import-dans-un-logiciel-comptable-tiers#Bonnes-pratiques|Bonnes pratiques]] de la page [[Import dans un logiciel comptable tiers]], un filtrage est effectué pour remplacer ou supprimer les caractères interdits en utilisant la fonction [[Formules-de-calcul#strtoalnum(string)|strtoalnum]] qui remplace les caractères accentués par leur équivalent non accentué et en supprimant les caractères interdits car ils sont supprimées dans les [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''

===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' ou '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer massivement les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer massivement les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Agrégation bancaire et règles d'imputation=

==Activer une synchronisation journalière==
;Introduction
Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours

Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*L'imputation automatique est complètement paramétrée

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*Vérifier si la '''Date de début d'import''' est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
*Activer l'interrupteur '''Synchroniser 1 fois par jour'''
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Agréger un compte bancaire==
;Présentation
Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|importer par API]] les relevés bancaires.
*Vidéo tutorielle : https://www.youtube.com/watch?v=6te0uw8j9mw

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' situé à droite en haut du tableau d'agrégation
Un formulaire s'affiche :
*Dans le champ '''Compte de trésorerie''', sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*Dans le champ '''Date de début d'import''', pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
*Dans le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''', pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
*Dans le champ '''Banque''', sélectionner le nom de la banque concernée
*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*Dans le champ '''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.

Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Import par API]] puis paramétrer les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|Règles d'imputations automatiques]].

Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''' afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.

==Modifier une agrégation bancaire==
;Introduction
Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*'''Compte de trésorerie''': sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*'''Date de début d'import''': choisir une date antérieure à la date actuelle
*'''Synchroniser 1 fois par jour''': cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Banque''': choisir la banque
:#Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag '''(agrégation existante)'''
:#Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
:#*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
:#:Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
:#*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
:#:Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*'''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Règles d'imputations automatiques==
;Introduction
Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importation de relevés bancaires]].

Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM

;Prérequis
*Il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*L'accès à cette fonctionnalité nécessite [[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-compte|la création d'au moins un compte]] client ou fournisseur.

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation'''
Un tableau apparait :

{| class="wikitable"
!Ordonner!!Titre!!Montant sur le relevé bancaire!!Mot clé à rechercher!!Nom du compte imputé dans la comptabilité
|-
|0||Compte d'attente fournisseur||Débit (montant négatif)||--||Fournisseur - compte d'attente
|-
|1||Compte d'attente client||Crédit (montant positif)||--||Client - compte d'attente
|-
|}

Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Ajouter une règle d'imputation''' situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Modifier''' situé dans la colonne '''Actions''' de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.

Présentation des colonnes :
*La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
*La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
*La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
*La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
*La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,

Fonctionnement :
*Lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]], le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
*Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ '''Montant sur le relevé bancaire''') et si l'intitulé contient le mot clé ou l'[[Wikipedia-fr:Expression_régulière|expression régulière]] définie dans le champ '''Mot clé à rechercher''', alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''').
*Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.

Deux règles (''Compte d'attente fournisseur'' et ''Compte d'attente client'') sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''' est modifiable.

[[File:Exemple_regle_imputation.PNG|center|800px]]

==Renouveler l'agrégation des comptes bancaires==
;Présentation
Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.

Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*Avoir un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]]

;Chapitres liés
*[[#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Alertes-de-configuration#Utiliser-correctement-la-fonctionnalité-'Importer-les-relevés-bancaires-par-API'-en-prolongant-l'agrégation-des-banques-au-delà-de-90-jours-après-la-dernière-date-d'authentification|Alerte de configuration pour renouveler l'agrégation bancaire]]

;Procédure
Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :
*Cliquer sur le pictogramme '''Renouveler''', symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée
L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.
*Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour

==Supprimer une agrégation bancaire==
;Introduction
Il existe deux modes de suppression :
*'''Suppression du couplage''' : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques
*'''Suppression totale de l'agrégation''' : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un lien rompu et intitulée '''Dissocier le compte de trésorerie''' situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir dissocier le compte de trésorerie X ? Cette action supprime uniquement le lien entre le compte bancaire et le compte de trésorerie (agrégation conservée).''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

;Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer complètement l'agrégation de la banque''' situé dans la colonne '''Actions sur la banque''' de la banque que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir supprimer toute l'agrégation de la banque X? La banque ne figure plus dans la liste des banques.''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type d'activité "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

=Types d'encaissements=
;Introduction
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).

;Prérequis
*L'administrateur doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Paramétrage-des-types-d'encaissements|Paramétrage des types d'encaissements]]

;Procédure
Aller dans le menu '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''' afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:

*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter'''.

L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:
*'''Type d'encaissement''':
**'''Nom''' : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
**'''Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ)''' : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
**'''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*'''Ventilation''':
**'''Compte de trésorerie affecté''' : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
**'''Remise à une personne''' : toggle switch permet de rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]] (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion-des-profils#Recevoir-de-l'argent|Recevoir de l'argent]]).
*'''Montant minimum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
*'''Montant maximum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].

Configuration de la comptabilité

2026-09-23T01:05:46Z

Claratte: /* Comptes d'export */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''[[Configuration#Gestion-des-comptes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Comptes)|Admin > Structure > Paramétrage > Comptes]]'''.

*Activer le toggle switch '''Comptes''' et cliquer sur '''Enregistrer''' pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association loi 1901, exonérées de TVA : B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
**"TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
*Champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus non validés''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu PROFORMA"
*Champ '''Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF.
*:Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités'''.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
*'''Nom''' : Nom de la comptabilité
*'''Unité''' : L'unité employé
*'''Symbole''' : Le symbole de l'unité
*'''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
*'''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
*'''Comptes pour apurement d'un compte utilisateur'''
**'''Solde de compte positif''' : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#75._Autres_produits_de_gestion_courante|758-Produits divers de gestion courante]].
**'''Solde de compte négatif''' : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#65._Autres_charges_de_gestion_courante|654-Perte sur créances irrécouvrable]].
:Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
* '''Solde minimum requis''' et '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
*'''Seuil minimum requis après transfert''' : Permet de bloquer [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|un transfert]] si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-le-seuil-de-transfert-de-compte|Surpasser le seuil de transfert de compte]] permet de outrepasser cette limitation.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]], [[Envoi-des-emails#Présentation|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module [[Suivi-des-emails|Suivi des emails]] (catégorie ''Alerte de solde'').
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]].
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] envoyé à chaque utilisateur concerné

Voir le chapitre [[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]].

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

'''Attention :''' lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion-des-profils#Réservation-en-solo|"Réservation solo"]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-pour-des-tiers|"Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > X''' où X dépend de la [[Comptabilité#Présentation-des-comptes-dans-OpenFlyers|catégorie de comptes]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[File:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*Lors de la saisie du compte d'export, comme indiqué dans le chapitre [[Import-dans-un-logiciel-comptable-tiers#Bonnes-pratiques|Bonnes pratiques]] de la page [[Import dans un logiciel comptable tiers]], un filtrage est effectué pour remplacer ou supprimer les caractères interdits en utilisant [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''

===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' ou '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer massivement les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer massivement les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Agrégation bancaire et règles d'imputation=

==Activer une synchronisation journalière==
;Introduction
Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours

Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*L'imputation automatique est complètement paramétrée

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*Vérifier si la '''Date de début d'import''' est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
*Activer l'interrupteur '''Synchroniser 1 fois par jour'''
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Agréger un compte bancaire==
;Présentation
Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|importer par API]] les relevés bancaires.
*Vidéo tutorielle : https://www.youtube.com/watch?v=6te0uw8j9mw

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' situé à droite en haut du tableau d'agrégation
Un formulaire s'affiche :
*Dans le champ '''Compte de trésorerie''', sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*Dans le champ '''Date de début d'import''', pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
*Dans le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''', pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
*Dans le champ '''Banque''', sélectionner le nom de la banque concernée
*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*Dans le champ '''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.

Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Import par API]] puis paramétrer les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|Règles d'imputations automatiques]].

Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''' afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.

==Modifier une agrégation bancaire==
;Introduction
Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*'''Compte de trésorerie''': sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*'''Date de début d'import''': choisir une date antérieure à la date actuelle
*'''Synchroniser 1 fois par jour''': cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Banque''': choisir la banque
:#Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag '''(agrégation existante)'''
:#Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
:#*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
:#:Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
:#*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
:#:Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*'''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Règles d'imputations automatiques==
;Introduction
Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importation de relevés bancaires]].

Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM

;Prérequis
*Il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*L'accès à cette fonctionnalité nécessite [[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-compte|la création d'au moins un compte]] client ou fournisseur.

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation'''
Un tableau apparait :

{| class="wikitable"
!Ordonner!!Titre!!Montant sur le relevé bancaire!!Mot clé à rechercher!!Nom du compte imputé dans la comptabilité
|-
|0||Compte d'attente fournisseur||Débit (montant négatif)||--||Fournisseur - compte d'attente
|-
|1||Compte d'attente client||Crédit (montant positif)||--||Client - compte d'attente
|-
|}

Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Ajouter une règle d'imputation''' situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Modifier''' situé dans la colonne '''Actions''' de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.

Présentation des colonnes :
*La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
*La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
*La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
*La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
*La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,

Fonctionnement :
*Lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]], le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
*Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ '''Montant sur le relevé bancaire''') et si l'intitulé contient le mot clé ou l'[[Wikipedia-fr:Expression_régulière|expression régulière]] définie dans le champ '''Mot clé à rechercher''', alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''').
*Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.

Deux règles (''Compte d'attente fournisseur'' et ''Compte d'attente client'') sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''' est modifiable.

[[File:Exemple_regle_imputation.PNG|center|800px]]

==Renouveler l'agrégation des comptes bancaires==
;Présentation
Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.

Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*Avoir un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]]

;Chapitres liés
*[[#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Alertes-de-configuration#Utiliser-correctement-la-fonctionnalité-'Importer-les-relevés-bancaires-par-API'-en-prolongant-l'agrégation-des-banques-au-delà-de-90-jours-après-la-dernière-date-d'authentification|Alerte de configuration pour renouveler l'agrégation bancaire]]

;Procédure
Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :
*Cliquer sur le pictogramme '''Renouveler''', symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée
L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.
*Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour

==Supprimer une agrégation bancaire==
;Introduction
Il existe deux modes de suppression :
*'''Suppression du couplage''' : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques
*'''Suppression totale de l'agrégation''' : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un lien rompu et intitulée '''Dissocier le compte de trésorerie''' situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir dissocier le compte de trésorerie X ? Cette action supprime uniquement le lien entre le compte bancaire et le compte de trésorerie (agrégation conservée).''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

;Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer complètement l'agrégation de la banque''' situé dans la colonne '''Actions sur la banque''' de la banque que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir supprimer toute l'agrégation de la banque X? La banque ne figure plus dans la liste des banques.''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type d'activité "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

=Types d'encaissements=
;Introduction
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).

;Prérequis
*L'administrateur doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Paramétrage-des-types-d'encaissements|Paramétrage des types d'encaissements]]

;Procédure
Aller dans le menu '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''' afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:

*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter'''.

L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:
*'''Type d'encaissement''':
**'''Nom''' : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
**'''Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ)''' : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
**'''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*'''Ventilation''':
**'''Compte de trésorerie affecté''' : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
**'''Remise à une personne''' : toggle switch permet de rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]] (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion-des-profils#Recevoir-de-l'argent|Recevoir de l'argent]]).
*'''Montant minimum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
*'''Montant maximum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].

Configuration de la comptabilité

2026-09-23T01:05:26Z

Claratte: /* Comptes d'export */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''[[Configuration#Gestion-des-comptes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Comptes)|Admin > Structure > Paramétrage > Comptes]]'''.

*Activer le toggle switch '''Comptes''' et cliquer sur '''Enregistrer''' pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association loi 1901, exonérées de TVA : B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
**"TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
*Champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus non validés''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu PROFORMA"
*Champ '''Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF.
*:Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités'''.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
*'''Nom''' : Nom de la comptabilité
*'''Unité''' : L'unité employé
*'''Symbole''' : Le symbole de l'unité
*'''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
*'''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
*'''Comptes pour apurement d'un compte utilisateur'''
**'''Solde de compte positif''' : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#75._Autres_produits_de_gestion_courante|758-Produits divers de gestion courante]].
**'''Solde de compte négatif''' : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#65._Autres_charges_de_gestion_courante|654-Perte sur créances irrécouvrable]].
:Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
* '''Solde minimum requis''' et '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
*'''Seuil minimum requis après transfert''' : Permet de bloquer [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|un transfert]] si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-le-seuil-de-transfert-de-compte|Surpasser le seuil de transfert de compte]] permet de outrepasser cette limitation.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]], [[Envoi-des-emails#Présentation|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module [[Suivi-des-emails|Suivi des emails]] (catégorie ''Alerte de solde'').
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]].
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] envoyé à chaque utilisateur concerné

Voir le chapitre [[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]].

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

'''Attention :''' lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion-des-profils#Réservation-en-solo|"Réservation solo"]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-pour-des-tiers|"Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > X''' où X dépend de la [[Comptabilité#Présentation-des-comptes-dans-OpenFlyers|catégorie de comptes]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[File:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*Lors de la saisie du compte d'export, comme indiqué dans le chapitre [[Import-dans-un-logiciel-comptable-tiers#Bonnes-pratiques|Bonnes pratiques]] de la page [[Import dans un logiciel comptable tiers]] un filtrage est effectué pour remplacer ou supprimer les caractères interdits en utilisant [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''

===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' ou '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer massivement les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer massivement les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Agrégation bancaire et règles d'imputation=

==Activer une synchronisation journalière==
;Introduction
Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours

Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*L'imputation automatique est complètement paramétrée

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*Vérifier si la '''Date de début d'import''' est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
*Activer l'interrupteur '''Synchroniser 1 fois par jour'''
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Agréger un compte bancaire==
;Présentation
Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|importer par API]] les relevés bancaires.
*Vidéo tutorielle : https://www.youtube.com/watch?v=6te0uw8j9mw

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' situé à droite en haut du tableau d'agrégation
Un formulaire s'affiche :
*Dans le champ '''Compte de trésorerie''', sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*Dans le champ '''Date de début d'import''', pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
*Dans le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''', pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
*Dans le champ '''Banque''', sélectionner le nom de la banque concernée
*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*Dans le champ '''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.

Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Import par API]] puis paramétrer les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|Règles d'imputations automatiques]].

Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''' afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.

==Modifier une agrégation bancaire==
;Introduction
Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*'''Compte de trésorerie''': sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*'''Date de début d'import''': choisir une date antérieure à la date actuelle
*'''Synchroniser 1 fois par jour''': cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Banque''': choisir la banque
:#Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag '''(agrégation existante)'''
:#Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
:#*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
:#:Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
:#*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
:#:Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*'''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Règles d'imputations automatiques==
;Introduction
Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importation de relevés bancaires]].

Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM

;Prérequis
*Il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*L'accès à cette fonctionnalité nécessite [[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-compte|la création d'au moins un compte]] client ou fournisseur.

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation'''
Un tableau apparait :

{| class="wikitable"
!Ordonner!!Titre!!Montant sur le relevé bancaire!!Mot clé à rechercher!!Nom du compte imputé dans la comptabilité
|-
|0||Compte d'attente fournisseur||Débit (montant négatif)||--||Fournisseur - compte d'attente
|-
|1||Compte d'attente client||Crédit (montant positif)||--||Client - compte d'attente
|-
|}

Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Ajouter une règle d'imputation''' situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Modifier''' situé dans la colonne '''Actions''' de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.

Présentation des colonnes :
*La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
*La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
*La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
*La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
*La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,

Fonctionnement :
*Lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]], le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
*Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ '''Montant sur le relevé bancaire''') et si l'intitulé contient le mot clé ou l'[[Wikipedia-fr:Expression_régulière|expression régulière]] définie dans le champ '''Mot clé à rechercher''', alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''').
*Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.

Deux règles (''Compte d'attente fournisseur'' et ''Compte d'attente client'') sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''' est modifiable.

[[File:Exemple_regle_imputation.PNG|center|800px]]

==Renouveler l'agrégation des comptes bancaires==
;Présentation
Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.

Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*Avoir un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]]

;Chapitres liés
*[[#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Alertes-de-configuration#Utiliser-correctement-la-fonctionnalité-'Importer-les-relevés-bancaires-par-API'-en-prolongant-l'agrégation-des-banques-au-delà-de-90-jours-après-la-dernière-date-d'authentification|Alerte de configuration pour renouveler l'agrégation bancaire]]

;Procédure
Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :
*Cliquer sur le pictogramme '''Renouveler''', symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée
L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.
*Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour

==Supprimer une agrégation bancaire==
;Introduction
Il existe deux modes de suppression :
*'''Suppression du couplage''' : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques
*'''Suppression totale de l'agrégation''' : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un lien rompu et intitulée '''Dissocier le compte de trésorerie''' situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir dissocier le compte de trésorerie X ? Cette action supprime uniquement le lien entre le compte bancaire et le compte de trésorerie (agrégation conservée).''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

;Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer complètement l'agrégation de la banque''' situé dans la colonne '''Actions sur la banque''' de la banque que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir supprimer toute l'agrégation de la banque X? La banque ne figure plus dans la liste des banques.''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type d'activité "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

=Types d'encaissements=
;Introduction
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).

;Prérequis
*L'administrateur doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Paramétrage-des-types-d'encaissements|Paramétrage des types d'encaissements]]

;Procédure
Aller dans le menu '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''' afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:

*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter'''.

L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:
*'''Type d'encaissement''':
**'''Nom''' : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
**'''Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ)''' : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
**'''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*'''Ventilation''':
**'''Compte de trésorerie affecté''' : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
**'''Remise à une personne''' : toggle switch permet de rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]] (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion-des-profils#Recevoir-de-l'argent|Recevoir de l'argent]]).
*'''Montant minimum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
*'''Montant maximum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].

Import dans un logiciel comptable tiers

2026-09-23T01:03:34Z

Claratte: /* Bonnes pratiques */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter les bonnes pratiques pour permettre l'import des écritures comptables générées par OpenFlyers dans les logiciels de comptabilités tiers et d'indiquer les procédures à suivre selon les logiciels connus.

=Bonnes pratiques=
La plupart des logiciels de comptabilité exigent que les comptes soient numérotés uniquement avec des chiffres (exemple : 706000) sauf pour les comptes fournisseurs et les comptes clients où les caractères alphanumériques sont acceptés (exemples : 411pdupont ou 401extal). OpenFlyers filtre les comptes [[Configuration de la comptabilité#Comptes_d'export|Comptes d'export]] en conséquence.

=Exports/Imports=
Pour importer les écritures comptables générées par OpenFlyers dans un logiciel de comptabilité, il faut d'abord déterminer le format d'export comptable à utiliser dans OpenFlyers.

[[OF-doc-en:Accounting-export-template-list|Différents formats d'exports comptables]] sont disponibles dans OpenFlyers version 4.

Le contenu de la colonne du libellé dépend de la catégorie du compte :
*Catégorie divers, charge, trésorerie, produit et taxe : c'est le nom du compte
*Catégorie utilisateur : c'est le type de compte utilisateur suivi du nom de l'utilisateur
*Catégorie ressource : c'est le type de compte ressource suivi du nom de la ressource
*Catégorie fournisseur : c'est le nom du fournisseur

Le code du journal est défini en fonction des comptes d'exports impliqués dans le flux comptable. Voici les règles programmées par défaut :
#Les comptes d'export de racine "7" génèrent l'utilisation d'un code journal "VT"
#Les comptes d'export de racine "53" génèrent l'utilisation d'un code journal "CA"
#Les comptes d'export de racine "512" génèrent l'utilisation d'un code journal "BQ"

Ces règles s'appliquent par ordre croissant de racine d'export. Ainsi, la racine "7" est inférieure à la racine "53". La règle de racine "7" s'applique donc en 1er et peut-être surpassée par la règle de racine "53".

Nous intégrons sur demande tout type de format d'export. Nous pouvons également personnaliser les formats d'export pour y modifier les règles de génération des codes journaux en sachant que les règles s'appliquent toujours par ordre croissant de racine.

Une fois les écritures exportées dans un fichier, il faut les importer dans le logiciel de comptabilité. Vous trouverez dans les sous-chapitres ci-dessous les procédures pour certains logiciels. N'hésitez-pas à nous contacter pour compléter ces procédures afin d'y faire figurer la procédure pour votre logiciel de comptabilité.

En cas de problème lors d'un import, une liste de messages d'erreurs est générée. Il est recommandé de copier/coller le détail des erreurs dans un [[Trucs-et-astuces#Editer-un-fichier-texte|éditeur de texte]] pour en facilité la lecture. En général, la lecture des messages d'erreur permet d'en comprendre l'origine et de trouver une solution.

Si le problème d'import persiste, il faut [[#Rapporter_un_problème_d'import|rapporter le problème d'import]] à l'équipe OpenFlyers.

Il faut être vigilant sur le fait les logiciels de comptabilité peuvent faire évoluer leur format d'import. Il faut donc faire des tests pour valider le format avant toute utilisation en production.

==Import dans [http://www.ciel.com/logiciel-ciel-compta-evolution.aspx Ciel Compta Evolution]==
Depuis OpenFlyers, utiliser le format [[OF-doc-en:Accounting_export_template_CielXimport|Ciel Ximport]] pour exporter les écritures comptables.

Pour la version 8.1 de Ciel Compta Evolution :
*Aller dans '''Divers > Relation Expert > Import...'''

Pour la version 14.0 de Ciel Compta Evolution :
*Aller dans '''Echange > Importer les écritures'''
*Choisir '''Ciel'''

==Import dans EBP==
''Documentation rédigée d'après la version 2012 du logiciel [http://www.ebp.com/ EBP Compta].''

Dans OpenFlyers, il faut utiliser le format [[OF-doc-en:Accounting_export_template_Ebp2012|EBP 2012]] pour exporter les écritures comptables.

Depuis le logiciel EBP :
*Aller dans '''Outils > Imports/Exports > Import texte au format EBP'''
*Une fenêtre s'ouvre intitulée '''Import texte au format EBP'''
*Dans le cas où il existe déjà des écritures comptables dans la comptabilité d'EBP, il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier comptable actuel en cliquant sur le bouton '''Sauver mon dossier maintenant'''. Cela permettra de restaurer la comptabilité en cas de mauvaise injection.
*Ensuite, cliquer sur le bouton '''Suivant >'''
*Dans '''Fichier à importer''', indiquer le nom du fichier généré par OpenFlyers à importer
*Laisser cochés '''Création automatique des comptes''' et '''Création automatique des journaux'''
*Laisser décochés les autres lignes sauf '''Changer les comptes racines en détail'''
*Cliquer sur '''Suivant >'''
*Cliquer sur '''Lancer'''

==Caractères accentués dans les formats d'export==
Les formats d'export pour Ciel et EBP sont anciens (compatibilité avec d'anciennes versions), ils utilisent le format d'encodage CP850. Nos exports pour ces logiciels sont convertis à ce format donc si vous les ouvrez avec un programme qui n'accepte pas cet encodage (tel que Word ou Excel) alors les caractères ne s'afficheront pas correctement. Nous conseillons le logiciel [http://fr.openoffice.org/ OpenOffice] pour les lire. Lors de l'import dans votre logiciel de comptabilité les écritures doivent apparaitre correctement.

La tendance des programmes plus récents est de gérer l'encodage, si ces caractères n'apparaissent pas correctement nous contacter
*'''Conseils''': pour OpenOffice choisir dans l'import de texte : Europe occidentale (DOS/OS2-850 international). Voir [[FAQ-export#Import_de_fichiers_CSV_dans_OpenOffice/LibreOffice|FAQ csv reading with Oo]] pour ne pas avoir de conversion des colonnes avec des chiffres
* Pour le format d'export '''csv''' vous pouvez choisir directement l'encodage de sortie : pour Windows => CP1252, pour Mac => Mac Roman, pour Linux => ISO-8859-15. Dans '''Admin > Configuration > Paramètres''' vous pouvez mettre une valeur par défaut qui sera utilisée dans tous les exports au format csv

=Rapporter un problème d'import=
En cas de problème d'import d'un fichier dans un logiciel de comptabilité, il est nécessaire de faire un copier/coller de l'intégralité du détail des erreurs générées par le logiciel de comptabilité. Si ces erreurs contiennent des informations confidentielles, il est possible de nous envoyer par e-mail le détail des erreurs en indiquant le numéro de bug généré lors de la saisie du [[Rapporter un bug|rapport de bug]].

Configuration de la comptabilité

2026-09-23T01:00:19Z

Claratte: /* Comptes d'export */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de décrire la configuration de la [[Comptabilité|comptabilité]] dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=[[Bien débuter avec OpenFlyers#Mettre_en_place_la_gestion_d'activité_sur_OpenFlyers|Mise en place de la comptabilité dans OpenFlyers]]=

=Paramétrage général de la gestion des comptes=
*Aller dans '''[[Configuration#Gestion-des-comptes-(Admin->-Structure->-Paramétrage->-Comptes)|Admin > Structure > Paramétrage > Comptes]]'''.

*Activer le toggle switch '''Comptes''' et cliquer sur '''Enregistrer''' pour activer la gestion des comptes.
*Champ '''Gestion TVA''' : activer le toggle switch si la structure est soumise à la TVA, sinon le laisser désactivé. Lorsque le toggle switch est désactivé, le champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' est saisissable.
*Champ '''Mention spécifique pour l'absence de TVA''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"TVA non applicable : article 293B du CGI" pour une association loi 1901, exonérée de TVA car ne dépassant pas un certain chiffre d'affaire
**"Association loi 1901, exonérées de TVA : B.O.I. N° 208 du 18/12/2006 [BOI 4H-5-06]" pour une association exonérée de TVA du fait de son caractère non lucratif
**"TVA non applicable : article 202B du CGI" pour un organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA
**"Organisme de formation professionnelle continue déclaré ayant opté pour l'exonération de TVA : article 202B du CGI" pour les organismes de formation ayant opté pour l'exonération de TVA
**"TVA provisoirement non applicable en Guyane, Article 294-1 du CGI" pour une structure commerciale en Guyane.
**"TVA non applicable sur vols internationaux : Article 262-II-8° du CGI" pour une structure commerciale effectuant des vols internationaux
*Champ '''Titre spécifique pour les factures validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture"
**"Note de participation aux frais"
*Champ '''Titre spécifique pour les factures non validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Facture PROFORMA"
**"Note de participation aux frais PROFORMA"
**"Devis"
**"Bon de commande"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus validées''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu"
*Champ '''Titre spécifique pour les reçus non validés''' :
*:Exemple de valeurs possibles pour le champ :
**"Reçu PROFORMA"
*Champ '''Nombre maximal de jours antérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours avant la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Nombre maximal de jours postérieur pour lettrer''' : définit le nombre de jours après la date d'une écriture pour lequel le lettrage automatique peut s'appliquer avec une autre écriture d'un même compte lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]]
*Champ '''Mentions sur les conditions de paiement''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[payment_notice_tag]]] dans le template de la facture PDF.
*:Exemple de texte possible :
<pre>Règlement à réception

En cas de retard de paiement, il sera appliqué des pénalités correspondant au taux légal en vigueur par mois de retard.

En outre, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € sera due.

Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.</pre>
*'''Mentions pieds de page''' : remplace le champ [[Modèle de facture ODT#Variables|[footer_tag]]] dans le template de la facture PDF. Exemple de texte possible :
<pre>SARL DUPONT au capital de 22 000 €, SIREN 123 456 789 RCS Paris, FR01234567890</pre>

=Paramétrage général des comptabilités=
*Aller dans '''Admin > Comptes > Comptabilités > Comptabilités'''.

Les différentes colonnes permettent de paramétrer une comptabilité :
*'''Nom''' : Nom de la comptabilité
*'''Unité''' : L'unité employé
*'''Symbole''' : Le symbole de l'unité
*'''Format''' : Le format d'affichage à utiliser pour les montants
*'''Nombre de chiffre après la virgule''' : Détermine à combien de chiffre après la virgule vont être arrondi les montants calculés au sein de la comptabilité. L'arrondissement s'effectue aussi sur les variable-formules.
*'''Comptes pour apurement d'un compte utilisateur'''
**'''Solde de compte positif''' : compte de produit défini pour recevoir le crédit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde positif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#75._Autres_produits_de_gestion_courante|758-Produits divers de gestion courante]].
**'''Solde de compte négatif''' : compte de charge défini pour recevoir le débit lors de l'apurement d'un compte utilisateur ayant un solde négatif lors de sa désactivation. Le compte défini par défaut est le compte [[Wikipedia-fr::Plan_comptable_général_(France)#65._Autres_charges_de_gestion_courante|654-Perte sur créances irrécouvrable]].
:Si le compte utilisateur à mettre à 0 est un compte en heure alors le compte de contre-partie est en général un compte de bilan intitulé "Encours xxx" appartement à la même comptabilité que le compte utilisateur concerné.
* '''Solde minimum requis''' et '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' : Permettent d'alerter et de restreindre l'accès à un profil déterminé ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.
*'''Seuil minimum requis après transfert''' : Permet de bloquer [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|un transfert]] si après opération, le solde du compte de l'utilisateur serait inférieur au seuil minimum requis. Si le seuil n'est pas défini alors il n'y a pas de vérification sur le solde. Le droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-le-seuil-de-transfert-de-compte|Surpasser le seuil de transfert de compte]] permet de outrepasser cette limitation.
* '''Seuil de compte pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Permet l'envoi d'un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]], [[Envoi-des-emails#Présentation|uniquement sur les plateformes en production]], lorsque l'utilisateur a un solde de compte inférieur au seuil. L'email est envoyé à tous les utilisateurs concernés dès lors qu'une adresse email est enregistrée dans leur fiche utilisateur. Il est possible de suivre la bonne réception des alertes par email dans le module [[Suivi-des-emails|Suivi des emails]] (catégorie ''Alerte de solde'').
* '''Fréquence de rappel pour l'envoi d'e-mail d'alerte''' : Détermine la fréquence de rappel pour l'envoi de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] (Jamais, tous les jours, tous les 3 jours).
* '''Contenu de l'e-mail d'alerte''' : Le contenu à insérer dans le message d'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]].
* '''Ajouté en copie d'e-mail''' : Permet d'ajouter les utilisateurs des profils cochés en copie de l'[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-solde|email d'alerte]] envoyé à chaque utilisateur concerné

Voir le chapitre [[Formules-de-calcul#Exemples-de-patrons-d'emails-de-rappel-de-solde|Exemples de patrons d'emails de rappel de solde]].

Nous recommandons fortement de mettre le paramètre %ACCOUNT_BALANCE € dans le patron d'emails. Cela permet d'avoir une traçabilité du montant calculé par OpenFlyers au moment de l'envoi de l'e-mail et ainsi d'éviter tout problème de discussion ultérieur.

==Restriction d'accès en cas de solde insuffisant==
Il est possible de définir des règles de restriction et/ou alerte pour chaque comptabilité. Pour cela, il faut :
*[[Gestion des profils|Créer un profil]] spécifique qui peut s'intituler ''Accès restreint''. Lors de la restriction, seuls les droits présents à la fois sur ce profil et sur celui de l'utilisateur restreint, resteront valides. Il faut donc bien définir les droits qui doivent rester présent pour le profil restreint.
*Dans le [[#Paramétrage_général_des_comptabilités|paramétrage général des comptabilités]], paramétrer les colonnes '''Si solde utilisateur inférieur au minimum''' et '''Solde minimum requis''' pour permettent d'alerter et de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre l'accès à un profil déterminé]] ou de bloquer l'accès lorsque l'un des soldes des comptes d'un utilisateur est inférieur au minimum requis.

Le fait de [[Connexion#Restriction-d'accès|restreindre le profil d'un utilisateur]], permet de l'empêcher de pouvoir effectuer certaines actions comme réserver ou débuter une activité si l'un de ses soldes est insuffisant.

Ce contrôle sur le solde du compte et les droits qui en résultent s'effectue :
*A la connexion de l'utilisateur pour en déduire le type d'accès auquel il a droit
*Lors d'une action de réservation ou de saisie de vol effectuée par n'importe quel utilisateur. Dans ce cas, OpenFlyers contrôle le solde non pas de la personne effectuant l'action mais celui pour qui l'action est effectuée. Cela permet d'empêcher à un utilisateur de contourner une restriction en demandant à un autre utilisateur disposant de droits étendus de faire par exemple une réservation à son nom.

Il est possible d'attribuer à des profils le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]" qui seraient ainsi mise en place.

'''Attention :''' lorsqu'un utilisateur dispose d'un profil avec le droit "[[Gestion-des-profils#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]]", alors même s'il se connecte avec un autre profil, il n'aura pas de restriction en cas de solde insuffisant.

Il est possible d'empêcher les utilisateurs standards d'effectuer des réservations en cas de solde insuffisant en enlevant les droits [[Gestion-des-profils#Réservation-en-solo|"Réservation solo"]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-pour-des-tiers|"Réservation pour des tiers"]] au profil ''Accès restreint'' tout en permettant à des tiers de pouvoir effectuer des réservations pour eux en laissant le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|"Etre sur une nouvelle réservation"]] au profil ''Accès restreint''.

Conseil OpenFlyers : il est possible d'utiliser l'alerte sur une comptabilité pour mettre en place l'envoi automatique d'un e-mail lorsque le crédit d'heures de vol devient inférieur à une certaine valeur. Exemple : "Votre crédit d'heures de vol est inférieur à 1h, n'hésitez-pas à le recharger en achetant un pack de 10 heures".

=Compte comptable=
==Créer un compte comptable==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > X''' où X dépend de la [[Comptabilité#Présentation-des-comptes-dans-OpenFlyers|catégorie de comptes]] à créer.
*En bas du tableau :
**Remplir le champ de la colonne '''Nom''' avec le nom souhaité pour désigner le compte à créer. Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports]]
***'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
**Remplir le champ de la colonne '''Compte d'export''' avec le numéro de compte d'export comptable souhaité. Cette information peut être saisie ou mise à jour à tout moment jusqu'à avant l'export vers un logiciel de comptabilité.
**Dans le cas où il s'agit d'un compte client, il faut sélectionner la case à cocher de la colonne '''Reçoit les paiements des clients extérieurs''' si l'on souhaite pouvoir saisir des encaissements directement sur ce compte
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

==Créer un compte pour les ressources==
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Cliquer sur l'icône [[File:Icone_creation_compte.png]]

Les ressources affichées sont :
* celles utilisables pour la '''Saisie d'activité'''
* celles non utilisables pour la '''Saisie d'activité''' mais ayant au moins un compte actif : cela permet de continuer à pouvoir consulter l'historique du compte de la ressource alors que la ressource n'est plus utilisée.

==Comptes d'export==
A chaque [[#Compte_comptable|compte comptable]] est associé un compte d'export qui lui est propre.
*Ce numéro de compte d'export est utilisé exclusivement pour les [[Utilisation de la comptabilité#Les_exports_comptables|exports comptables]] et les rapports comptables
*Tous les comptes d'export doivent être définis avant de pouvoir réaliser un export comptable.
*Cette attribution de compte d'export peut être effectuée et modifiée à n'importe quel moment.
*Ce compte d'export est éditable directement au niveau du compte.
*De plus, pour les comptes utilisateurs et les comptes ressources, il est possible et fortement recommandé de définir des règles de numérotation automatique qui permettent de créer automatiquement les numéros de compte d'export lors de la création de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles ressources.
*'''Attention''' : Certains caractères ne sont pas recommandés dans le nom [[OF-doc-en::Accounting-export-template-CsvWithPointDecimal#Introduction|car ils sont supprimées dans les fichiers d'exports au format CSV]]
''Dans le cadre du paramétrage effectué par OpenFlyers, nous livrons la plateforme avec les comptes d'export attribués selon le modèle couramment utilisé pour tous les comptes créés par nos soins.''

===Attribuer les comptes d'export utilisateurs ou ressources===
Pour attribuer les comptes d'export aux comptes utilisateurs ou aux comptes ressources, il existe 2 possibilités :
*soit par [[#Attribuer_manuellement_les_comptes_d'export_utilisateurs_ou_ressources|édition du compte d'export de chaque compte individuellement]]
*soit par [[#Mettre_en_place_un_patron_de_génération_automatique_de_compte_d'export_utilisateurs_ou_ressources|mise en place d'une formule permettant de générer automatiquement les valeurs]]
Il est recommandé de mettre en place une formule pour chaque type de compte utilisateur/ressource. Cela permet, lors de l'ajout de nouveaux utilisateurs/ressources, d'être sûr d'avoir une règle qui va être respectée et de permettre une génération automatique du compte d'export.

====Attribuer manuellement les comptes d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Utilisateurs''' ou '''Gestion > Comptes > Comptes > Ressources'''
*Retrouver le compte souhaité
*Cliquer sur l'icône "crayon" pour modifier : un formulaire apparait permettant de modifier/saisir le Code comptable pour l'exportation

====Mettre en place un patron de génération automatique de compte d'export utilisateurs ou ressources====
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Types actifs''' ou '''Admin > Comptes > Ressources > Types actifs''' selon le cas.
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon de la ligne du type de compte pour lequel vous souhaitez mettre en place/éditer le patron de code comptable.
*Renseigner le champ '''Patron de code comptable pour l'exportation''' (cf. [[Formules de calcul#Compte_d'export|les exemples]]).
*Cliquer sur le bouton '''Valider'''.
Il faut ensuite appliquer le patron :
*Aller dans '''Admin > Comptes > Utilisateurs > Gérer massivement les comptes d'export''' ou dans '''Admin > Comptes > Ressources > Gérer massivement les comptes d'export''' selon le cas.
*Dans le champ '''Appliquer la mise à jour sur les types de comptes''' sélectionner le type de compte concerné. Le champ '''Formule à appliquer''' doit automatiquement se remplir avec le patron précédemment créé
*Si vous souhaitez que le patron s'applique à tous les comptes, sélectionner '''Tous les comptes'''. Sinon, sélectionner '''Uniquement les comptes sans numéro d'export'''.
*Cliquer sur le bouton '''Appliquer'''.

===Attribuer les comptes d'export pour un compte ni utilisateur ni ressource===
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Tous'''
*Modifier le champ Compte d'export, la validation est automatique lors de la sortie du champ

=Agrégation bancaire et règles d'imputation=

==Activer une synchronisation journalière==
;Introduction
Cette procédure permet d'activer la synchronisation journalière pour une agrégation bancaire afin d'importer le relevé bancaire tous les jours

Lorsque la synchronisation est activée, alors le robot OpenFlyers importe automatiquement une fois par jour l'extrait de compte du compte bancaire concerné dans le compte de trésorerie couplé

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*L'imputation automatique est complètement paramétrée

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*Vérifier si la '''Date de début d'import''' est antérieure à la date actuelle, si ce n'est pas le cas, modifier la date pour qu'elle soit antérieure à la date actuelle
*Activer l'interrupteur '''Synchroniser 1 fois par jour'''
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Agréger un compte bancaire==
;Présentation
Cette action préliminaire est nécessaire pour permettre soit d'activer l'import quotidien automatique des relevés bancaires soit pour [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|importer par API]] les relevés bancaires.
*Vidéo tutorielle : https://www.youtube.com/watch?v=6te0uw8j9mw

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter''' situé à droite en haut du tableau d'agrégation
Un formulaire s'affiche :
*Dans le champ '''Compte de trésorerie''', sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*Dans le champ '''Date de début d'import''', pour une première agrégation sélectionner une date de début proche mais antérieure de quelques jours à la date actuelle pour être sûr de récupérer des écritures sans pour autant récupérer trop d'écritures
*Dans le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''', pour une première agrégation, ne pas cocher ce champ. Il faudra le faire ultérieurement, une fois que l'imputation automatique sera complètement paramétrée
*Dans le champ '''Banque''', sélectionner le nom de la banque concernée
*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*Dans le champ '''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
Une fois l'agrégation effectuée, une nouvelle ligne apparait dans le tableau d'agrégation.

Il faut ensuite poursuivre la configuration en procédant à un premier [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Import par API]] puis paramétrer les [[Configuration-de-la-comptabilité#Règles-d'imputations-automatiques|Règles d'imputations automatiques]].

Une fois l'ensemble des règles d'imputations définies, il est recommandé d'activer le champ '''Synchroniser 1 fois par jour''' afin que l'import se fasse quotidiennement de façon automatique.

==Modifier une agrégation bancaire==
;Introduction
Cette procédure permet de modifier un couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée "Modifier" situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite modifier
Un formulaire s'affiche :
*'''Compte de trésorerie''': sélectionner le compte de comptabilité qui doit être agrégé avec le compte de banque
*'''Date de début d'import''': choisir une date antérieure à la date actuelle
*'''Synchroniser 1 fois par jour''': cocher ce champ une fois que l'imputation automatique est complètement paramétrée
*'''Banque''': choisir la banque
:#Si la banque est déjà agrégée, elle porte le tag '''(agrégation existante)'''
:#Si la banque n'est plus agrégée, un bouton s'affiche pour l'agréger
:#*Cliquer sur le bouton '''Agréger la banque'''
:#:Une redirection est effectuée vers la page d'authentification de la banque sélectionnée.
:#*Remplir les champs demandés par la banque. Une authentification forte est exigée pour la connexion.
:#:Une fois l'authentification et l'acceptation effectuée côté banque, une redirection est à nouveau effectuée pour revenir vers la page d'agrégation OpenFlyers
*'''Compte bancaire''', sélectionner le compte de la banque à agréger avec OpenFlyers
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

==Règles d'imputations automatiques==
;Introduction
Cette procédure permet de créer ou modifier les règles d'imputation automatique utilisées lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importation de relevés bancaires]].

Une vidéo YouTube décrit en détail comment procéder à ce paramétrage. La partie concernant les règles d’imputation débute à partir de 2'30 : https://www.youtube.com/watch?v=VVCdPWlwglM

;Prérequis
*Il faut disposer des droits de [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]] ou [[Gestion-des-profils#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]].
*L'accès à cette fonctionnalité nécessite [[Utilisation-de-la-comptabilité#Créer-un-compte|la création d'au moins un compte]] client ou fournisseur.

;Procédure
*'''Gestion > Comptes > relevé bancaire > Règles d'imputation'''
Un tableau apparait :

{| class="wikitable"
!Ordonner!!Titre!!Montant sur le relevé bancaire!!Mot clé à rechercher!!Nom du compte imputé dans la comptabilité
|-
|0||Compte d'attente fournisseur||Débit (montant négatif)||--||Fournisseur - compte d'attente
|-
|1||Compte d'attente client||Crédit (montant positif)||--||Client - compte d'attente
|-
|}

Pour créer une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Ajouter une règle d'imputation''' situé en bas du tableau. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour modifier une nouvelle règle il faut cliquer sur le bouton '''Modifier''' situé dans la colonne '''Actions''' de la règle d'imputation que l'on souhaite éditer. Il faut ensuite remplir le formulaire et appuyer sur le bouton '''Enregistrer'''. Le champ "Titre" doit être obligatoirement rempli.

Pour les règles d'imputation "Compte d'attente fournisseur" et "Compte d'attente client" seul les champs "Placer avant" et "Nom de compte" sont modifiable.

Présentation des colonnes :
*La colonne 'Ordonner' : Ordre dans lequel s'applique les règles d'imputation;
*La colonne 'Titre' : Titre des règles d'imputation;
*La colonne 'Montant sur le relevé bancaire' : L'utilisateur à le choix entre "Crédit" ou "Débit",
*La colonne 'Mot clé à rechercher' : Champs texte;
*La colonne 'Nom du compte imputé dans la comptabilité' : L'utilisateur à le choix entre les comptes déjà existant,

Fonctionnement :
*Lors de l'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|import d'un relevé bancaire]], le robot OpenFlyers va pour chaque ligne du relevé bancaire, parcourir les règles d'imputation dans l'ordre dans lequel elles sont définies.
*Si le montant de la ligne du relevé est du même signe que celui défini dans la règle (champ '''Montant sur le relevé bancaire''') et si l'intitulé contient le mot clé ou l'[[Wikipedia-fr:Expression_régulière|expression régulière]] définie dans le champ '''Mot clé à rechercher''', alors la règle s'applique. Dans ce cas, le robot, génère un flux qui va débiter/créditer le compte de trésorerie définie dans l'interface d'import des relevés bancaires et va mettre la contre-partie dans le compte défini dans la règle (champ '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''').
*Si la règle ne correspond pas, le robot passe à la règle suivante jusqu'à trouver une règle qui s'applique.

Deux règles (''Compte d'attente fournisseur'' et ''Compte d'attente client'') sont créées par défaut. Elles ne peuvent être supprimées et leur ordre ne peut être modifiées. Elles sont positionnées en dernier. Ainsi, elles permettent de garantir que pour toute ligne du relevé bancaire, une règle va correspondre et que la ligne va donc bien être enregistrée dans OpenFlyers. Ces règles sont prévues pour s'appliquer sur des comptes par défaut (comptes d'attentes) afin de permettre un traitement manuel ultérieur par le gestionnaire. Seul le paramètre '''Nom du compte imputé dans la comptabilité''' est modifiable.

[[File:Exemple_regle_imputation.PNG|center|800px]]

==Renouveler l'agrégation des comptes bancaires==
;Présentation
Le renouvellement de l'agrégation des comptes bancaires doit être effectués tous les 3 mois. Il s'agit d'une obligation légale européenne. Si le renouvellement de l'agrégation n'est pas effectué au bout de 3 mois, alors il n'est plus possible de synchroniser manuellement ou automatiquement les comptes bancaires avec l'API de la banque.

Il est important de noter qu'il ne faut pas supprimer une agrégation existante pour la renouveler. En effet, si un utilisateur effectue cette action, alors les références de la nouvelle agrégation ne correspondront plus avec celles de l'ancienne et l'import des écritures bancaires va créer des doublons avec les anciens imports.

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]
*Avoir un ou plusieurs [[#Agréger-des-comptes-bancaires|comptes bancaires agrégés]]

;Chapitres liés
*[[#Agréger-des-comptes-bancaires|Agréger des comptes bancaires]]
*[[Envoi-des-emails#E-mail-de-rappel-de-renouvellement-d'agrégation-bancaire|E-mail de rappel de renouvellement d'agrégation bancaire]]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-par-API|Importer par API un relevé bancaire]]
*[[Alertes-de-configuration#Utiliser-correctement-la-fonctionnalité-'Importer-les-relevés-bancaires-par-API'-en-prolongant-l'agrégation-des-banques-au-delà-de-90-jours-après-la-dernière-date-d'authentification|Alerte de configuration pour renouveler l'agrégation bancaire]]

;Procédure
Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
Un tableau s'affiche. Il doit contenir la liste des banques agrégées. Pour renouveler l'agrégation de l'une d'elle, il faut :
*Cliquer sur le pictogramme '''Renouveler''', symbolisant un triangle avec une flèche qui tourne autour, à gauche de la ligne de la banque concernée
L'interface de la banque apparait pour effectuer l'action de renouvellement de l'agrégation. Suivre les consignes et renseigner les informations demandées par la banque. Une fois le renouvellement de l'agrégation achevé, apparait à nouveau la page OpenFlyers du tableau des agrégations.
*Vérifier que la date d'agrégation correspond à la date du jour

==Supprimer une agrégation bancaire==
;Introduction
Il existe deux modes de suppression :
*'''Suppression du couplage''' : dissocier un compte bancaire d'un compte de trésorerie tout en maintenant l'agrégation. La banque continue alors d'apparaître avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques
*'''Suppression totale de l'agrégation''' : supprimer entièrement l'agrégation de la banque X, et pas seulement le lien entre l'un de ses comptes avec un compte de trésorerie. Dans ce cas, la banque n'affiche plus avec le tag '''(agrégation existante)''' dans la liste des banques

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptabilités|Gestion des comptabilités]] ou du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-comptes|Gestion des comptes]]

;Procédure pour la suppression du couplage entre un compte bancaire et un compte de trésorerie
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un lien rompu et intitulée '''Dissocier le compte de trésorerie''' situé dans la colonne '''Actions''' de l'agrégation que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir dissocier le compte de trésorerie X ? Cette action supprime uniquement le lien entre le compte bancaire et le compte de trésorerie (agrégation conservée).''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

;Procédure pour la suppression totale de l'agrégation
*Aller dans '''Admin > Comptes > Banque > Agréger'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer complètement l'agrégation de la banque''' situé dans la colonne '''Actions sur la banque''' de la banque que l'on souhaite supprimer
un message de confirmation s'affiche: ''Etes-vous sûr de vouloir supprimer toute l'agrégation de la banque X? La banque ne figure plus dans la liste des banques.''
*Confirmer la suppression en appuyant sur le bouton '''OK'''

=Spécificités métiers=
==[[Conseils spécifiques pour la comptabilité#Baptêmes_dans_un_aéro-club|Gestion des baptêmes]]==
#Créer un type d'activité "baptême"
#Créer un compte client "Clients extérieurs"
#Créer une règle de tarification concernant le type de vol "baptême" qui va débiter le compte "Clients extérieurs" et créditer le compte du pilote qui effectue le baptême à hauteur du montant du prix du vol en solo
Ainsi :
*le pilote qui effectue le baptême ne sera pas facturé
*le compte client "Clients extérieurs" sera débité du montant du prix du vol "solo"
*le compte produit "heures de vol" sera crédité normalement

=Types d'encaissements=
;Introduction
OpenFlyers permet de définir librement autant de types d'encaissements que nécessaire. Le module permet de définir tout type d'encaissement, des plus courants (espèce, carte bancaire, chèque ou virement) au plus spécifiques (chèques vacances, bons de comités d'entreprises).

;Prérequis
*L'administrateur doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Paramétrage-des-types-d'encaissements|Paramétrage des types d'encaissements]]

;Procédure
Aller dans le menu '''Admin > Comptes > Encaissements > Types''' afin d'afficher l'interface tableau de bord (vue synthétique), cette interface permet de visualiser les types d'encaissement créés précédemment. Il est possible d'y effectuer des modifications, notamment pour les actions suivants:

*Supprimer un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant une poubelle à droite de la ligne du type d'encaissement à supprimer.
*Modifier un type d'encaissement existant en cliquant sur le pictogramme symbolisant un crayon sur la ligne correspondante au type d'encaissement à modifier.
*Créer un nouveau type d'encaissement en cliquant sur le bouton '''Ajouter'''.

L'ajout ou la modification d'un type d'encaissement redirige vers un formulaire contenant les champs suivants:
*'''Type d'encaissement''':
**'''Nom''' : Champ de saisie de texte permet de définir le nom du type d'encaissement (il est interdit de créer deux types d'encaissement avec le même nom).
**'''Intitulé du champ de saisie (vide si pas de champ)''' : champ de saisie de texte permet de définir l'intitulé
**'''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers'''
*'''Ventilation''':
**'''Compte de trésorerie affecté''' : champ de sélection permet de définir sur quel compte de trésorerie les paiements doivent être affectés au débit en contre partie du crédit sur le compte de l'utilisateur concerné.
**'''Remise à une personne''' : toggle switch permet de rendra actif le champ '''Personne qui reçoit''' lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]] (La liste des utilisateurs apparaissant dans le menu déroulant de ce champ contient les utilisateurs disposant d'un profil ayant le droit [[Gestion-des-profils#Recevoir-de-l'argent|Recevoir de l'argent]]).
*'''Montant minimum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite minimum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant minimum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
*'''Montant maximum''' :
**'''Aucune limite''' : si le toggle switch est activé donc il n'y a aucune limite maximum pour le montant lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].
**Sinon, Champ de saisie de texte s'affiche pour définir le montant maximum autorisée pour le type d'encaissement lors de [[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-encaissement|la saisie d'un encaissement]].

Gestion des types d'activités

2026-09-17T13:26:39Z

Claratte: /* Restriction de disponibilité d'un type d'activité */

__TOC__

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des types d'activités''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]] est nécessaire pour accéder à cette fonctionnalité.

=Affecter une activité antérieure sans ressource matérielle=
Cette fonctionnalité permet d'affecter une activité antérieure sans ressource matérielle, par exemple de définir un temps de briefing lors d'une réservation avec instructeur.

;Prérequis
*Avoir [[Gestion-des-types-d'activités#Ajouter-un-type-d'activité|créé un type d'activité]] permettant de nommer l'activité antérieure

;Procédure
Cette fonctionnalité permet d'affecter une activité antérieure sans ressource matérielle, par exemple de définir un temps de briefing avant une réservation avec instructeur.

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*[[#Ajouter-un-type-d'activité|Ajouter un type d'activité]] ou [[#Modifier-un-type-d'activité|modifier un type d'activité]]
*Aller sur la colonne '''Activité antérieure sans ressource matérielle'''
*Sélectionner le '''Type d'activité''' souhaité parmi ceux déjà créés
*Sélectionner la '''Durée par défaut''' souhaitée (multiple de 15 minutes)
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Affecter une activité postérieure sans ressource matérielle=
Cette fonctionnalité permet d'affecter une activité postérieure sans ressource matérielle, par exemple de définir un temps de débriefing lors d'une réservation avec instructeur.

;Prérequis
*Avoir [[Gestion-des-types-d'activités#Ajouter-un-type-d'activité|créé un type d'activité]] permettant de nommer l'activité antérieure

;Procédure

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*[[#Ajouter-un-type-d'activité|Ajouter un type d'activité]] ou [[#Modifier-un-type-d'activité|modifier un type d'activité]]
*Aller sur la colonne '''Activité postérieure sans ressource matérielle'''
*Sélectionner le '''Type d'activité''' souhaité parmi ceux déjà créés
*Sélectionner la '''Durée par défaut''' souhaitée (multiple de 15 minutes)
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Affecter une couleur à un type d'activité=
;Prérequis
*La [[Configuration des réservations internes]] doit être paramétrée avec le [[Configuration-des-réservations-internes#Code-couleur|Code couleur]] défini par type d'activité.

;Procédure
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Aller sur la ligne concernée et cliquer dans la colonne '''Couleur''' où apparait l'icône modifier.
*Sélectionner une couleur.
*La validation se fait automatiquement.

=Ajouter un type d'activité=
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur chaque cellule contenant le symbole '''+''' pour
**Saisir le nom du type d'activité
**[[#Affecter-une-couleur-à-un-type-d'activité|Affecter une couleur]]
**L'interrupteur '''Formation''' permet de définir le type d'activité comme étant un type d'activité formation ce qui permet de [[Gestion-des-activités#Saisir-un-suivi-de-formation|saisir un suivi de formation]] pour chaque activité ayant ce type.
*[[#Affecter-une-activité-antérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité antérieure sans ressource matérielle]]
*[[#Affecter-une-activité-postérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité postérieure sans ressource matérielle]]
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

La règle associée sera ajoutée automatiquement dans les [[Configuration-des-réservations-internes#Règles-de-saisies-XML|règles de saisie XML]], il suffit simplement de l'adapter aux besoins.

=Activer un type d'activité=
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Désactivés'''
*Cliquer sur le bouton '''Activer'''

La règle associée sera ajoutée automatiquement dans les [[Configuration-des-réservations-internes#Règles-de-saisies-XML|règles de saisie XML]], il suffit simplement de l'adapter aux besoins.

=Désactiver un type d'activité=
Lorsqu'un type d'activité n'est plus présent, on peut le supprimer sans pour autant perdre l'historique en le désactivant.

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée "Supprimer" sur la ligne correspondante au type d'activité à désactiver

En cas de suppression d'un type d'activité, la règle associée sera également supprimée des [[Configuration-des-réservations-internes#Règles-de-saisies-XML|règles de saisie XML]] sauf si la règle possède l'attribut needs="freezeResource", ce qui indique que ce type d'activité est réservé à l'immobilisation des ressources. 

=Modifier un type d'activité=
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur le champ dont le contenu est à modifier de l'activité concernée et qui correspond à l'une des colonnes suivantes :
**'''Nom''' : nom de l'activité
**'''[[#Affecter-une-couleur-à-un-type-d'activité|Couleur]]'''
**'''Formation''' : permet de définir le type d'activité comme étant un type d'activité formation ce qui permet de [[Gestion-des-activités#Saisir-un-suivi-de-formation|saisir un suivi de formation]] pour chaque activité ayant ce type.
*[[#Affecter-une-activité-antérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité antérieure sans ressource matérielle]]
*[[#Affecter-une-activité-postérieure-sans-ressource-matérielle|Affecter une activité postérieure sans ressource matérielle]]
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Restriction de disponibilité d'un type d'activité=
;Contexte
Par défaut, un type d'activité est disponible à tout moment pour la réservation. Il est possible de restreindre sa disponibilité à des créneaux hebdomadaires récurrents (par exemple, un type d'activité '''Vol de nuit''' uniquement disponible le vendredi et le samedi soir).

*Un type d'activité '''sans aucune restriction définie reste disponible à tout moment'''
*Dès qu''''au moins une restriction est définie''', le type d'activité n'est disponible que pendant les créneaux ainsi définis ; toute réservation en dehors de ces créneaux sera bloquée, aussi bien pour les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web|réservations internes]] que pour les [[Utilisation-des-réservations-externes|réservations externes]]
*Les horaires saisis sont exprimés en heure locale de la structure
*pour les réservations internes, les utilisateurs disposant du droit [[Gestion-des-profils#Surpasser-l'indisponibilité-des-activités|Surpasser l'indisponibilité des activités]] peuvent malgré tout enregistrer une réservation en dehors des créneaux définis : le blocage devient alors un message d'avertissement à confirmer, au lieu d'un blocage strict.

;Ajouter une restriction de disponibilité à un type d'activité
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Sélectionner le '''type d'activité''' concerné
*Saisir le jour et l'heure de début '''Disponible du''' et le jour et l'heure de fin '''au''' du créneau
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

Il est possible d'ajouter plusieurs restrictions pour un même type d'activité (par exemple une par jour de la semaine), le type d'activité sera alors disponible dès qu'au moins une des restrictions couvre la période demandée.

;Modifier une restriction de disponibilité
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant un crayon et intitulée '''Modifier''' sur la ligne correspondant à la restriction à modifier
*Modifier le type d'activité, le jour ou l'heure de début/fin
*Cliquer sur le bouton '''Modifier'''

;Supprimer une restriction de disponibilité
*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Restrictions de disponibilité'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une poubelle et intitulée '''Supprimer''' sur la ligne correspondant à la restriction à supprimer

Si c'était la dernière restriction définie pour ce type d'activité, celui-ci redevient disponible à tout moment.

=Supprimer des activités antérieures/postérieures à un type d'activité=
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Editer le type d'activité où vous avez rajouté les temps de briefing/débriefing
*Dans les champs '''Type d'activité''' (antérieure et/ou postérieure), sélectionner ''Aucune activité''
*Dans les champs '''Durée par défaut''', renseigner : 0
Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Désactiver les types d'activités précédemment créés et devenus inutiles :
*'''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur la poubelle pour chaque type d'activité qui n'a plus lieu d'être: ⚠️ Si le type d'activité est toujours lié à une activité antérieure ou postérieure, une alerte s'affiche indiquant qu'il est impossible de le supprimer.

=Typer formation un type d'activité=
Permet de définir un type d'activité comme étant un type d'activité formation ce qui permet de [[Gestion-des-activités#Saisir-un-suivi-de-formation|saisir un suivi de formation]] pour chaque activité ayant ce type.

*Aller sur la page '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur la cellule de la colonne '''Formation''' de la ligne du type d'activité concerné
*Cocher la case à cocher
Une fois la modification effectuée, il faut cliquer en dehors du tableau pour que la modification soit enregistrée en base de données.
Attendre que la page se rafraichisse et qu'un 1 apparaisse

Gestion des profils

2026-09-17T13:25:49Z

Claratte: /* Surpasser l'indisponibilité des activités */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des profils''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Les profils attribués par défaut à un utilisateur créé automatiquement sont définis dans '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut'''.

=Définition=
*Un '''profil''' correspond à un ensemble de '''droits''' qui définissent les actions que peut effectuer un [[Glossaire|utilisateur]] dans l'application OpenFlyers.
*Un utilisateur peut disposer de '''plusieurs profils'''. L'attribution des profils aux utilisateurs se fait par l'intermédiaire du [[Gestion des utilisateurs|tableau de gestion des utilisateurs]].

''Exemple de profils : administrateur, pilote, formateur, technicien, mécanicien, trésorier, secrétaire.''

=Icônes symbolisant les droits des profils=
Dans la page '''Admin > Utilisateurs > Profils''', il faut distinguer deux éléments pour comprendre le principe des icônes. Il y a les droits d'un côté et les profils de l'autre.

Les droits constituent les entêtes du tableau. Chaque entête de colonne correspond à un droit.
L’icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] a été attribuée à l'ensemble de ces droits sauf deux :
*[[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] de l'onglet '''Généralités''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] à été attribuée
*[[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] de l'onglet '''Réservations''' à laquelle l'icône [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] à été attribuée

Les profils correspondent à chaque ligne du tableau. L'icône d'un profil est variable et dépend des droits qui lui sont attribués.
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] si le droit [[#Profil-non-sélectionnable-par-l'utilisateur|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]] ci-dessus est coché
#L'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] si aucun droit n'est attribué au profil à l'exception du droit [[#Voir-les-noms-sur-les-réservations%2C-les-activités-réalisées-et-la-liste-des-utilisateurs|Voir les noms sur les réservations]] ci-dessus qui peut être coché ou non
#Dans tous les autres cas, l'icône d'un profil sera [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]]

==Définition des icônes représentant des droits==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Droit qui définit un profil de base.
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Droit qui rend un profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Droit qui rend un profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Si au moins un droit de base est activé, le profil devient un profil de base.

==Définition des icônes attribuées aux profils==
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_connected.gif]] : Profil de base
:[[File:Profile-management3.0.x_ConnectedNoFilling.png]] : Profil non sélectionnable par un utilisateur lors de sa connexion.
:[[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] : Profil de type "kiosque" (voir [[Kiosque PC]]) permettant de consulter le planning uniquement. Toute modification ou saisie par un utilisateur nécessitera une identification par le biais d'une fenêtre "pop-up" demandant à l'utilisateur son propre identifiant et mot de passe.

=Niveau d'accréditation des droits et des profils=
Les niveaux d'accréditation vont de 0 à 6 :
*0 représente le niveau le plus bas
*6 représente le niveau le plus élevé

Chaque droit dispose d'un niveau d'accréditation qui lui est propre : plus le droit permet de faire des actions pouvant avoir des conséquences sur les données, plus le niveau d'accréditation est élevé.

Chaque profil dispose également d'un niveau d'accréditation. Le niveau d'accréditation d'un profil correspond au niveau d'accréditation le plus élevé des droits détenus par le profil.

La page '''Admin > Utilisateurs > Profils''' indique les niveaux d'accréditation à la fois des droits et des profils :
*Les droits sont indiqués dans les entêtes de chaque colonne. Le niveau d'accréditation du droit est indiqué en dessous du nom du droit dans un cercle.
*Les profils sont indiqués à chaque ligne du tableau. le niveau d'accréditation du profil est indiqué en dessous du nom du profil dans un cercle.
Le niveau d'accréditation 6 est affiché en inverse vidéo par rapport aux autres niveaux pour le distinguer.

Un gestionnaire disposant le droit de gérer des utilisateurs ne peut attribuer un profil à un utilisateur qui soit plus élevé que le profil le plus élevé qu'il détient lui-même.

Lorsqu'une plateforme dispose de plus de 3 utilisateurs avec le niveau 6, [[Alertes-de-configuration#La-plateforme-a-plus-de-3-utilisateurs-actifs-avec-un-profil-de-niveau-6.-Les-utilisateurs-concernés-sont-:-XXX|une alerte de configuration est affichée]].

Lorsqu'un droit de niveau 6 est accordé à un profil, une alerte est générée si cela entraîne plus de 3 utilisateurs de niveau 6.

=Profils=
La gestion des profils s'effectue depuis le menu '''Admin > Utilisateurs > Profils'''.

Le nombre d'onglets disponible dépend du paramétrage de la plateforme OpenFlyers. Par exemple, si la gestion des activités est activée, alors l'onglet ''Activités'' est disponible.

==Généralités==

===Profil non sélectionnable par l'utilisateur===

Lors de la connexion et lorsqu'un utilisateur doit faire le choix entre un profil pour se connecter, les [[Bien-débuter-avec-OpenFlyers#Attribuer-les-profils-aux-utilisateurs|profils non sélectionnables]] ne seront pas proposés parmi la liste. Ce droit ne peut pas être attribué à un profil ayant des droits de gestion.

===Pas de déconnexion automatique===
Ce droit permet d'éviter la [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique de la session]] au bout de 10 minutes et étend la connexion à 2 heures.

===Accès visiteur===
L'accès visiteur permet de [[Kiosque-PC#Créer-un-compte-utilisateur-Visiteur|créer un compte visiteur]] donnant un accès limité destiné à pouvoir être utilisé par n'importe quelle personne.

Cet accès permet également de créer un lien vers OpenFlyers avec une connexion automatique en passant les identifiants via l'URL.

Si un visiteur [[#Réservation|peut réserver]] - dépend du paramétrage - alors, lors de la création d'une réservation, [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile#Créer-automatiquement-un-utilisateur-en-créant-une-réservation|le système va générer automatiquement un compte utilisateur]] à partir des informations que le visiteur aura saisi. Le visiteur sera connecté automatiquement sur ce nouveau compte.

===Mise à jour de sa date de naissance, de son sexe et de sa nationalité===

Permet à un utilisateur de modifier [[Fiche-personnelle#Mettre-à-jour-sa-date-de-naissance,-sa-nationalité-ou-son-sexe|sa date de naissance, sa nationalité et/ou son sexe dans sa fiche personnelle]].

===Voir ses validités===

Permet d'[[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|accéder à ses validités depuis le planning]].

===Ajout et gestion de ses validités===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de rajouter/supprimer/mettre à jour ses validités]] qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Gestion de ses validités détenues===

Permet à un [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|utilisateur de mettre à jour/supprimer uniquement les validités]] qui lui sont déjà attribuées et qui sont dans la liste [[#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer]] et pour la mise à jour, sous réserve que le type de validité dispose d'informations qui peuvent être mises à jour.

===Surpasser les restrictions sur les validités===
Permet à un utilisateur de surpasser les [[Connexion#Restriction-d'accès|restrictions d'accès]] dues à des validités expirées, incomplétes ou non certifiées qui sont [[Validités#Contrôle-des-validités-à-la-connexion|appliquées à la connexion]].

Voir le chapitre [[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]] pour le paramétrage des restrictions sur les validités.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Editer sa photo===

Permet à un utilisateur [[Fiche-personnelle#Editer-sa-photo|d'importer ou de supprimer sa photo dans sa fiche personnelle]].

==Réservation==

===Alertable par e-mail pour toute réservation===
Permet la [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-réservations-ayant-pour-activité|notification par e-mail pour toute réservation]].

===Champs additionnels visualisables dans les pop-ups de réservation===
Permet de visualiser le contenu des champs additionnels dans la pop-up de réservation.

===Créer ou modifier une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à créer ou modifier une réservation dont la date de début est dépassée.

===Etre sur une nouvelle réservation===
Permet lors d'une nouvelle réservation, que l'utilisateur disposant du profil concerné soit autorisé à être sur une des places.

Permet entre autre à un utilisateur tiers, de pouvoir effectuer de nouvelles réservations pour un utilisateur disposant du profil concerné et n'ayant pas de droit [[#Réservation-en-solo|Réservation solo]], [[#Réservation-pour-des-tiers|Réservation pour des tiers]] ou [[#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]].

===Gestion des disponibilités des ressources===
Sur l'ancienne interface, permet de gérer la disponibilité des ressources et de les immobiliser (pour entretien, maintenance, réparation, arrêt d'activité, ...).

Cela se fait comme pour une réservation, une case "immobiliser la ressource" est alors disponible. Sur la frise de réservation, il sera indiqué "Mise en maintenance" pour la période demandée.

===Gestion des disponibilités des tiers===
Permet de gérer la [[Gestion-des-disponibilités#Gérer-la-disponibilité-des-intervenants|disponibilité des utilisateurs]].

===Personnaliser ses ressources visibles===
Permet de personnaliser la [[Fiche-personnelle#Paramétrer-les-ressources-et-les-utilisateurs-visibles-sur-le-planning|liste des ressources et utilisateurs visibles dans le planning depuis sa fiche utilisateur]].

===Planning individuel visible pour les autres===
Permet de rendre disponible son planning aux autres utilisateurs.

===Planning personnel===
Permet de visualiser son propre planning.

===Réservation de programmes===
Autorise [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Positionner-automatiquement-les-activités-d’un-programme-de-formation|le positionnement automatique des activités d’un programme de formation dans le planning]].

===Réservation en solo===
Autorise un utilisateur de réserver une ressource avec lui-même en première place.

===Réservation pour des tiers===
Autorise la réservation d'une ressource pour un autre utilisateur (en solo et/ou double selon les droits du profil de cet utilisateur tiers).

===Réservation avec un instructeur===
Autorise la réservation d'une ressource avec une personne en seconde place.

===Supprimer une réservation avec une date de début dépassée===
Autorise à supprimer une réservation dont la date de début est dépassée.

===Surpasser l'indisponibilité des activités===
Permet de surpasser la [[Gestion-des-types-d'activités#Restriction-de-disponibilité-d'un-type-d'activité|restriction horaire d'un type d'activité]] pour les réservations internes.

Ainsi, lors d'une réservation interne, si l'un des types d'activité n'est pas disponible durant la plage horaire de la réservation, un message d'alerte non bloquant apparait permettant de surpasser la restriction et d'enregistrer la réservation.

===Surpasser l'indisponibilité des instructeurs===
Autorise la réservation d'une ressource avec un instructeur même si celui-ci n'est pas enregistré comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même. Fonction utile pour les instructeurs et le secrétariat).

===Surpasser l'indisponibilité des ressources===
Autorise la réservation d'une ressource même si celle-ci n'est pas enregistrée comme disponible durant la plage horaire de la réservation (Un message d'alerte prévient quand même).

===Surpasser l'interdiction d'effectuer une réservation dans moins de X temps===
Autorise la réservation en annulant l'interdiction "d'effectuer une réservation débutant dans moins de".

=== Surpasser l'interdiction de modifier ou supprimer une réservation débutant dans moins de X temps ===
Permet de surpasser l'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l'interface-web#Alerte-de-délai-minimum-pour-modifier%2Fsupprimer-une-réservation|alerte de délai minimum pour modifier/supprimer une réservation]] qui s'affiche lorsque est paramétrée l'[[Configuration-des-réservations-internes#Interdire-la-modification-ou-la-suppression-d'une-réservation-débutant-dans-moins-de|interdiction de modifier ou supprimer une réservation débutant dans moins de X temps]].

===Surpasser la limite de durée minimum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée minimum d'une réservation.

===Surpasser la limite de durée maximum===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la durée maximum d'une réservation.

===Surpasser la limite de temps===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur la limitation dans le temps des réservations.

===Surpasser la limite de nombre===
Autorise la réservation en annulant la restriction sur le nombre maximum de réservation.

===Surpasser la réservation par type===
Lorsque le mode [[Configuration-des-réservations-internes#Réservation-par-type-de-ressource|Réservation par type de ressource]] est activé, ce droit permet de cocher la case [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l'interface-web#Ne-pas-changer-de-ressource|Ne pas changer de ressource]] dans le formulaire de réservation afin d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l'interface-web#Réservation-épinglée|épingler la réservation]].

===Surpasser les formules de saisie===
Permet de surpasser les règles de saisie sur les réservations.

===Voir les images des pilotes sur le menu contextuel===
Permet de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-images-des-pilotes-sur-le-menu-contextuel|visualiser images des pilotes associés à chaque réservation sur le menu contextuel]] lorsqu'on survole ou effectue un clic droit sur la réservation.

===Voir les noms sur les réservations, les activités réalisées et la liste des utilisateurs===
Permet de visualiser les noms des utilisateurs sur la page du planning à la fois pour les réservations et les [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|activités réalisées]].

===Voir les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées===
Permet d'[[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-noms-d'activités-sur-les-réservations-et-les-activités-réalisées|afficher les noms d'activités sur les réservations et les activités réalisées]].

==Activités==

===Alertable par email pour toute saisie d'activité ou alerte de maintenance===
;Description
Ce droit permet aux gestionnaires :
*de [[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-les-activités-ayant-les-champs-sélectionnés-non-vide|s'abonner aux notifications par emails dès lorsqu'une activité est saisie par un utilisateur en renseignant un champ suivi par le gestionnaire]].
*de recevoir un email lorsqu'un aéronef dépasse l'un des seuils d'alerte de potentiel restant

;Cas d'usage
* [[Suivi-de-maintenance#Butées-de-maintenance|Suivi de maintenance]]
* [[Suivi des remarques de maintenance]].

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par un [[Envoi-des-emails#E-mail-d'information-des-actions-des-utilisateurs-sur-des-validités|e-mail d'information des actions des utilisateurs sur des validités]] à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des types de validités'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs qui se nttrouve à la saisie d'une réservation ou d'une activité.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Etre sur une nouvelle fermeture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle fermeture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles fermetures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Etre sur une nouvelle ouverture d'activité===
Permet lors d'une nouvelle ouverture d'activité, que la personne disposant du profil concerné soit autorisée à être sur une des places.

Permet entre autre à une personne tierce, de pouvoir effectuer de nouvelles ouvertures d'activité pour une personne disposant du profil concerné et n'ayant pas le droit [[#Saisie-d'activité-pour-soi-même|Saisie d'activité pour soi-même]] ou [[#Saisie-d'activité-pour-un-tiers|Saisie d'activité pour un tiers]].

===Saisie d'activité pour soi-même===
Autorise la saisie des vols et permet aussi à l'utilisateur de voir son carnet de vols.

Permet également de supprimer ses propres vols depuis son carnet de vol et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Saisie d'activité pour un tiers===
Autorise la saisie des vols pour des tiers et permet de voir les carnets de vols des utilisateurs.

Permet également de supprimer les vols des tiers depuis le carnet de vol d'un utilisateur et depuis le [[Carnet-de-route#Modifier-et-supprimer|carnet de route]].

===Vérifier la saisie des activités et les modifier===
Permet de voir les carnets de vols des utilisateurs et de pointer les vols (vérification qui entérine un vol et qui rend ainsi sa modification ou suppression impossible), permet ainsi de voir les "vols oubliés" aussi (trous dans les horamètres).

===Voir les activités de tous===
Permet :
*d'accéder au [[Carnet-de-route|carnet de route]] de chaque ressource aéronef
*de [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27interface-web#Affichage-des-activités-réalisées|voir les activités réalisées sur le planning]] si le paramètre [[Configuration-des-réservations-internes#Affichage-possible-des-activités-réalisées-dans-le-planning|Affichage possible des activités réalisées dans le planning]] est activé

===Voir ses activités===
Autorise l'utilisateur à voir son carnet de vol.

===Visualiser les traces de vol===
Permet de [[Interfaçage-OpenFlyers-et-Charterware#Récupération-des-traces-de-vols|visualiser les traces d'un vol]].

==Formations==
===Voir les suivis de formations===
Autorise l'utilisateur à [[Gestion-des-activités#Consulter-le-suivi-de-formation|voir les suivis de formations]] de tous les utilisateurs.

===Gestion des formations===
Ce droit permet la [[Gestion-des-formations|gestion des formations]].

==Comptes==

===Gestion des comptes===
Couplé à d'autres droits, permet de créer et modifier les intitulés des comptes (boutiques, espèces, etc.) ainsi que d'accéder à la comptabilité.

Permet lors de la [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualisation des écritures]] d'un compte :
*de pouvoir consulter les écritures des comptes affectés
*[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|de pouvoir consulter une facture client ou un reçu]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Contrepasser-une-écriture|contrepasser les écritures]]
*de pouvoir [[Utilisation-de-la-comptabilité#Lettrer-des-écritures-comptables|lettrer les écritures]]

Permet [[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|d'importer des relevés bancaires]]

Ce droit inclut les droits '''Paramétrage des types d'encaissements''' et '''Voir les comptes'''.

===Voir les comptes===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes]], de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur tous comptes. Ce droit inclut les privilèges du droit [[#Voir-les-comptes-utilisateurs|Voir les comptes utilisateurs]].

===Voir les comptes utilisateurs===
[[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-son-compte-ou-celui-d'un-tiers|Permet de voir tous les comptes utilisateurs]] et de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Consulter-une-facture-client-ou-un-reçu-d'encaissement|consulter les factures clients et les reçus]].

Couplé au droit [[#Saisir-les-encaissements-pour-les-tiers|Saisir les encaissements pour les tiers]], il permet de saisir un encaissement sur les comptes utilisateurs.

===Gestion des comptabilités===

permet la gestion des comptabilités

===Paramétrage des types d'encaissements===
Permet le [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|paramétrage des types d'encaissements]].

===Encaisser ses paiements===

Permet à l'utilisateur de [[FAQ-comptabilité#Comment-autoriser-un-profil-utilisateur-à-saisir-des-encaissements-pour-lui-même-?|saisir ses propres paiements]], de les modifier ou de les supprimer tant qu'ils n'ont pas été validés. L'utilisateur ne peut pas saisir les types d'encaissements qui sont ''Accessible uniquement aux personnes autorisées à saisir pour les tiers''.

===Saisir les encaissements pour les tiers===

Permet à l'utilisateur de saisir, modifier ou supprimer, tant qu'ils n'ont pas été validés, les encaissements d'autres utilisateurs ainsi que les encaissements devant être affectés sur des [[Configuration de la comptabilité#Créer_un_compte_comptable|comptes comptables clients autorisés à recevoir de l'argent]].

===Modifier la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert===

autorise la modification de la date d'un encaissement, d'un flux ou d'un transfert s'il peut être modifié

===Valider les encaissements===

pointage des paiements saisis par les pilotes par exemple (Modification ultérieure de cette saisie impossible, en cas de problème il faudra alors faire l'opération inverse). Permet également la suppression d'encaissement.

===Recevoir de l'argent===

Permet à un utilisateur d'être sur la liste des paiements remis. Voir la [[Configuration-de-la-comptabilité#Types-d'encaissements|configuration de la ventilation des types d'encaissements]].

===Transfert de son compte===
Permet le transfert de compte à compte depuis la page '''Planning > Comptes > Actions > Transférer'''.

Les transferts effectués avec ce seul droit (sans le droit [[#Transfert-de-son-compte-sans-validation|Transfert de son compte sans validation]]) depuis cette page sont validés automatiquement.

===Transfert de son compte sans validation===
Permet lors d'un transfert de compte à compte, que les flux générés ne soient pas automatiquement validés. Ce droit n'a d'effet que si le droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] est affecté au profil.

'''Conseil OpenFlyers :''' Ce droit a été créé à la demande de clients OpenFlyers. Néanmoins, nous en déconseillons son usage. En effet, avec ce droit, un utilisateur qui "donne" de l'argent à un autre utilisateur peut ensuite reprendre sa donation. Or comme le dit l'expression : "[https://fr.wiktionary.org/wiki/donner_c%E2%80%99est_donner,_reprendre_c%E2%80%99est_voler Donner c'est donner, reprendre c'est voler]". L'attribution du seul droit [[#Transfert-de-son-compte|Transfert de son compte]] permet un comportement conforme aux fonctionnalités présentes sur les applications bancaires, à savoir que lorsqu'on effectue un virement ce virement est définitif. Si un utilisateur se trompe dans son virement, alors il faut qu'il demande soit à la personne à qui il a donné de lui rendre le trop-perçu, soit à un gestionnaire de la structure pour qu'elle saisisse une écriture corrective. L'intérêt de procéder ainsi est qu'on conserve visuellement et directement sur les comptes la trace des opérations effectuées.

===Saisir tout flux===
Permet de :
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Saisir-un-flux|saisir des flux]] depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Saisir'''
*de modifier/supprimer des flux non validés
*de consulter la liste des flux depuis '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''
*de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Extrait-de-compte|visualiser la liste des mouvements]]
*d'[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-un-relevé-bancaire|importer des relevés bancaires]]

===Valider tout flux===
Permet de valider les flux de la page '''Gestion > Comptes > Flux > Valider'''.

Ce droit n'a effet que si le droit [[#Saisir-tout-flux|Saisir tout flux]] est affecté au profil.

===Paramétrage de la facturation===
Permet de gérer les règles de [[Facturation-des-clients#Facturation-des-activités|facturation des activités]] et de [[Facturation-des-clients#Facturation-périodique|facturation périodique]].

===Saisie des valeurs de facturation===

Permet de gérer les variables et leurs valeurs destinés aux règles de facturation

===Compte sur lequel un utilisateur peut agir===

Permet de définir sur quel compte utilisateur un encaissement ou un transfert peut être réalisé par la personne connectée. Attention : ce droit est pour l'utilisateur connecté et non pas pour l'utilisateur concerné par l'encaissement ou le transfert.

===Surpasser la limitation du solde du compte===
Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas avoir de [[Connexion#Restriction-d'accès|restriction d'accès]], de saisie de réservation ou de saisie de vol lorsque [[Configuration de la comptabilité#Restriction_d'accès_en_cas_de_solde_insuffisant|une restriction sur les soldes]] est en place. Il aura juste une alerte à la connexion. Ce droit ne permet pas à l'utilisateur concerné X de pouvoir surpasser les restrictions d'un autre utilisateur Y en effectuant par exemple une réservation en son nom alors que Y n'a ni le droit de surpasser ni le solde suffisant.

[[Connexion#Restriction-d'accès-pour-un-administrateur-référent|Ce droit peut être attribué de façon dynamique à la connexion]] par un [[Configuration#Administrateur-référent|administrateur référent]].

===Surpasser le seuil de [[Gestion-de-la-comptabilité-côté-utilisateur#Transférer-de-l'argent|transfert de compte]]===

Permet à un utilisateur disposant de ce droit dans l'un de ses profils de ne pas être bloqué lorsque une [[Configuration-de-la-comptabilité#Paramétrage-général-des-comptabilités|restriction sur les soldes]] est en place et qu'il ne dispose pas d'un solde suffisant.

==Ventes==

===Gestion globale des ventes===

Permet de gérer les produits, la facturation des produits, les stocks et [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Achat ventes libres===

Autorise à acheter tous les produits qui sont en vente libre. Permet également de modifier/supprimer des achats de produit.

===Acheter pour les tiers===
Autorise à effectuer/modifier/supprimer des achats de produit pour un tiers.
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]] d'un tiers.
*Couplé au droit [[Gestion-des-profils#Vente-de-produit-sans-tarif|Vente de produit sans tarif]], il permet de vendre des [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-non-stocké-sans-tarif-défini|produits sans tarif]].

===Vente de produit sans tarif===
Autorise à rendre disponible et à acheter des produits sans tarif. Nécessite le droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]].

===Débrayage des ventes de validités===

Autorise à ajouter et modifier la date d'expiration d'une [[Validités#Validité-à-vendre|validité à vendre]] sans débiter le compte.

==Achats==

===Gestion des achats===
Permet la gestion des factures fournisseurs, à en créer, modifier et supprimer.

==Admin==
===Gestion du paramétrage===
Ce droit est nécessaire pour accéder aux pages permettant de [[Paramétrage|paramétrer la plateforme]] et fait apparaitre le menu '''Structure''' avec les items :
*[[Données#Accéder-au-tableau-de-conservation-des-données|'''Admin > Structure > Données > Conservation des données''']]
*'''Admin > Structure > Structure > Canaux de communications'''
*[[Configuration#Admin > Structure > Structure > Paramétrage|'''Admin > Structure > Structure > Paramétrage''']]
*[[Configuration#Admin->-Structure->-Structure->-Coordonnées|'''Admin > Structure > Structure > Coordonnées''']]
*'''Admin > Structure > Variables > Définition'''
*'''Admin > Structure > Variables > Actualisation'''
*[[Configuration#Structure->-Champs-métiers|'''Admin > Structure > Variables > Champs métiers''']]
*[[Configuration#Structure->-Export-SQL|'''Admin > Structure > Export SQL > Complet''']]
*[[Utilisation-de-la-comptabilité#Importer-son-modèle-de-facture|'''Admin > Structure > Imports > Templates ODT''']]

Ce droit fait également apparaitre des items utiles au paramétrage mais présents dans d'autres menus :
*Couplé au droit [[#Gestion-des-utilisateurs|Gestion des utilisateurs]], dans le menu '''Admin > Utilisateurs''' :
**[[Champs-métiers|'''Admin > Utilisateurs > Champs métiers''']]
**'''[[Gestion des statuts|Admin > Utilisateurs > Statuts]]'''
*[[Gestion-des-types-d'activités|'''Admin > Types d'activités > Actifs''']]
*[[Champs-métiers|'''Admin > Types d'activités > Champs métiers''']]
*[[Champs-métiers|'''Ventes > Champs métiers > Champs métiers''']]

===Gestion des valeurs===

===Gestion des profils===
permet de créer et modifier les profils. Attention, laisser cette autorisation à au moins un profil !

===Gestion des utilisateurs===

Permet de modifier les caractéristiques, infos et photos des utilisateurs, les désactiver et gérer leurs validités qui ne correspondent pas à des [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités à vendre]]. Couplé au droit [[#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]], il permet de gérer les [[Paramétrage-des-validités#Validité-à-vendre|validités qui sont à vendre]].

===Gestion des ressources===
Permet la gestion complète des types de ressources et des ressources (créer/supprimer/modifier/associer des validités). Autorise également la gestion de navigabilité des ressources aéronefs, la gestion des statuts et le suivi des signalements, notamment l'ajout de commentaires et la clôture d'un signalement.

Permet d'accéder à [[Gestion-des-documents|la liste des documents]] qui sont associés aux ressources et leur gestion (Ajouter, modifier, supprimer). Permet aussi de gérer la liste des catégories de ces documents.

===Gestion des rapports===
Fait apparaître le menu '''[[Gestion-des-rapports|Gestion > Rapports]]''' avec les items :
* '''Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Champs métiers'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Créer/Modifier]]'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Gestion > Rapports > Rapports spécifiques > Activités et coûts'''
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Gestion > Rapports > Bibliothèque]]'''

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

Donne également accès à '''Gestion > Comptes > Gestion > Compte de résultat'''.

===Voir tous les rapports===
Fait apparaître le menu '''Rapports''' avec les items :
* '''[[Gestion-des-rapports#Configurer-les-rapports-visibles-pour-les-utilisateurs|Rapports personnalisés > Visualiser]]'''
* '''Rapports spécifiques > Vols et coûts'''
Cela permet de consulter l'intégralité des rapports, y compris les favoris.

Fait apparaître la [[Gestion-des-rapports#Case-à-cocher-Mémoriser-ce-choix|case à cocher '''Mémoriser ce choix''']].

Donne également accès à '''Gestion > Comptes > Gestion > Compte de résultat'''.

===Gestion des logs===
Fait apparaître le menu '''Admin > Logs''' avec les items :
*'''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*'''Admin > Logs > Adresses IP bloquées'''
*'''Admin > Logs > Historique d'une réservation'''
*'''Admin > Logs > Identifiants bloqués'''
*'''Admin > Logs > Requête utilisateur en attente'''

===Envoyer et suivre les e-mails===
Permet d'accéder à la page [[Mailing|Mailing]] et de [[Suivi-des-emails|suivre les emails]].

===Accès aux tableurs===
Permet d'accéder aux fichiers [[Tableurs|tableurs]] depuis le menu.

===Gestion des communications===
Permet de gérer les flux d'informations et leurs canaux.

==Modules désactivés==
*Un onglet lié à un module désactivé est affiché uniquement si au moins un droit de son groupe reste actif sur au moins un profil utilisateur.
*Dans ce cas:
**L'onglet apparaît avec l'indication '''désactivé'''.
**Les droits non cochés apparaissent en mode inactif (non modifiables), empêchant toute nouvelle attribution.
**Les droits déjà attribués (cases cochées) restent visibles.
*Si aucun droit du groupe n'est actif, l'onglet correspondant n'est plus affiché.

=Profils Plus=
*'''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''

==Ajouter un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule contenant le caractère '''+'''
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"
*pour valider cliquer sur la disquette à gauche dans la colonne "Actions"
*le nouveau profil est placé à la fin du tableau

==Modifier un profil depuis Profils plus==
*Cliquer sur une cellule du profil à modifier
*remplissez la cellule puis appuyer sur la touche "Entrée"

==Colonnes du tableau Profils Plus==
===Nom (du profil)===
Nom du profil

===Type de compte requis===
Permet de définir les comptes utilisateurs appartenant aux types sélectionnés qui seront créés pour les nouveaux utilisateurs ou ajoutés aux utilisateurs existants à qui on attribuera ce profil

===Champ métier visible par le profil sur le formulaire utilisateur ou sur le planning===
Permet d'afficher ou de cacher les [[Champs-métiers|champs métiers]] des formulaires présents dans :
*'''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*'''Planning > Planning > Réserver'''

===Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut [[Validités#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|ajouter/acheter/mettre/supprimer]] (ex: Licence fédérale, Visite Médicale, Autres licences) pour lui-même. Les validités d'un utilisateur sont accessibles depuis '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer-pour-eux-mêmes|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

===Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier===
Permet de sélectionner les types de validités qu'un utilisateur de ce profil peut gérer et certifier.

[[Paramétrage-des-validités#Profils-autorisés-à-gérer/certifier-pour-les-autres|Lors de l'ajout d'un type de validité, celui-ci est automatiquement affecté aux profils]].

Tous les utilisateurs détenant un profil pouvant certifier un type de validité coché recevront un [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|e-mail]] lorsqu'une validité d'un des types choisis sera ajoutée par un utilisateur et [[Validités#Validités-en-attente-de-certification|en attente de certification]].

'''NB''': Pour que la notification soit effective, il faut également que l'utilisateur ait coché l'option '''[[Fiche-personnelle#Recevoir-un-e-mail-pour-chaque-validité-en-attente-de-certification|Recevoir un e-mail pour chaque validité en attente de certification]]''' dans [[Fiche-personnelle#Notifications|sa fiche personnelle (onglet ''Notifications'')]].

===Contrats non requis===
Voir la définition de [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validité-contrat]].

Permet de [[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil-depuis-Profils-plus|définir]] les [[Paramétrage-des-validités#Validité-contrat|validités-contrats]] qui ne sont pas requises pour certains profils.

Les utilisateurs ne disposant que de profils exemptés, ne se verront pas demandés la signature des validités-contrats à la connexion. Tous les autres utilisateurs doivent signer chacun des contrats s'ils disposent d'au moins un profil non-exempté ou si la validité-contrat est requise pour tous les profils.

La signature des validités-contrats, se fait juste après l'identification à la connexion. Le formulaire apparait tant qu'il reste au moins un contrat non-signé. L'utilisateur ne peut passer outre ce processus.

===Attribution de place===
Permet d'attribuer les places auxquelles sont autorisées les utilisateurs de ce profil. Cela impacte sur les listes des utilisateurs que l'on trouve à la saisie d'une réservation ou d'un vol.

Ces listes sont accessibles depuis '''Planning > Planning > Réserver''' et '''Planning > Activités > Saisir une activités'''.

La page '''Admin > Type de ressource > Places''' permet de gérer les places d'un type de ressource. Elle permet également de définir qui a le droit d'être sur telle place en cas de restriction de profil.

===Profils visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les utilisateurs auxquels on souhaite voir leur planning.

La liste des utilisateurs affichés sont ceux possédant un profil ayant les droits [[#Planning-personnel|Planning personnel]] et [[#Planning-individuel-visible-pour-les-autres|Planning individuel visible pour les autres]]. La colonne '''Profils visibles''' permet de restreindre la liste de ces utilisateurs pour ne la limiter qu'aux utilisateurs possédant les profils sélectionnés.

'''Attention :''' Il faut attribuer à un profil au moins une place de 1ère rang (numéro de place 0).

===Types de ressources visibles===
Dans les pages '''Planning > Données > Personnelles > Affichage et fiche personnelle''', '''Gestion > Utilisateurs > Actifs''' et '''Admin > Utilisateurs > Paramètres par défaut''', on peut sélectionner les ressources dont on souhaite voir le [[Utilisation-des-réservations-internes-sur-l%27appli-mobile|planning]] ou les rendre disponibles dans les formulaires de saisie de réservation et d'activité.

La colonne '''Types de ressources visibles''' permet de restreindre la liste de ces ressources pour ne la limiter qu'aux ressources appartenant aux types de ressources sélectionnés.

===Comptabilités visibles===
Permet de sélectionner les comptabilités qui sont visibles pour un profil. De plus, les types de compte et les comptes n'étant pas d'une comptabilité sélectionnée ne seront pas visibles.

===Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs===
Ce droit permet de suivre le renouvellement des validités par les utilisateurs en étant alerté par e-mail à chaque fois qu'un utilisateur renouvelle une validité sélectionnée dans la liste de la cellule '''Alerté par e-mail pour le renouvellement des validités de tous les utilisateurs'''. Attention : la mise en place de ce droit peut provoquer la réception de nombreux e-mails.

=Utilisation=
==[[Connexion#Choix_du_profil|Choix du profil à la connexion]]==

==Ajouter un profil==

Depuis l'interface dynamique :
*Cliquer sur l'icône de menu correspondant à la gestion des profils
*Ajouter une ligne
*Compléter les cellules
*L'ajout est enregistré si les cellules suivantes sont correctement remplies :
**'''Nom du profil''' : la cellule doit être remplie et le nom ne pas avoir déjà été utilisé comme nom de profil.

Depuis l'interface légère :
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*En-dessous du tableau listant les profils, cliquer sur le bouton '''AJOUTER UN PROFIL'''
*Renseigner les droits pour chaque onglet
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*Renseigner les colonnes pour la ligne du profil nouvellement créé

===Ajouter un profil qui surpasse la restriction en cas de solde insuffisant===
*Procéder à l'ajout de ligne dans un tableau.
*Saisir par exemple comme nom '''Non restreignable'''.
*Toujours dans '''Admin > Utilisateurs > Profils''', onglet '''Généralités''', cocher pour ce profil le droit [[Gestion des profils#Généralités|Profil non sélectionnable par l'utilisateur]].
*Dans l'onglet '''Gestion des comptes''', sélectionner le droit [[#Surpasser-la-limitation-du-solde-du-compte|Surpasser la limitation du solde du compte]] pour le profil concerné
Il suffit ensuite de rajouter ce profil aux utilisateurs concernés.

=Créer un profil empêchant tout surpassement=
Il peut être nécessaire d'empêcher un utilisateur de pouvoir réserver ou saisir une activité même en recourant à l'aide d'un tiers qui disposerait de droits permettant de surpasser des restrictions, que cela soit sur des comptes ou sur des validités.

Cela peut être le cas, par exemple, pour la détention d'une validité ''Cotisation'' périmée ou lorsque le solde du compte utilisateur est insuffisant (cf. [[Configuration-de-la-comptabilité#Restriction-d'accès-en-cas-de-solde-insuffisant|Restriction d'accès en cas de solde insuffisant]]).

Pour mettre en place une telle restriction, il faut :
*[[Gestion-des-profils#Ajouter-un-profil|Ajouter un profil]] en lui attribuant l'ensemble des droits (ne pas oublier la page '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
*[[Gestion-des-profils#Modifier-un-profil|Modifier le profil]] nouvellement créé
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir ouvrir un vol : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Activités|Activités]], décocher le droit [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-ouverture-d'activité|Etre sur une nouvelle ouverture d'activité]]
**Si l'utilisateur ne doit pas pouvoir être sur une réservation : dans l'onglet [[Gestion-des-profils#Réservation|Réservation]], décocher les droits [[Gestion-des-profils#Etre-sur-une-nouvelle-réservation|Etre sur une nouvelle réservation]], [[Gestion-des-profils#Réservation-solo|Réservation solo]] et [[Gestion-des-profils#Réservation-avec-un-instructeur|Réservation avec un instructeur]]

==Droits particuliers==
*'''GÉNÉRALITÉS / Profil non sélectionnable par l'utilisateur :''' ce droit n'est applicable que si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant du profil concerné]] possèdent au moins un autre [[Connexion#Sélection_du_profil|profil sélectionnable à la connexion]].
*'''GÉNÉRALITÉS ADMIN / Gestion des profils :''' au moins un profil doit posséder ce droit.

==Modifier un profil==
La modification des profils s'effectue selon les règles d'[[Utilisation des tableaux#Édition_des_données#|édition des données d'un tableau]].

==Supprimer un profil==
*La suppression d'un profil est possible uniquement si les [[Gestion des utilisateurs|utilisateurs disposant de ce profil]] possèdent aussi au moins un autre profil.
*Procéder à la suppression de ligne dans un tableau.

==Valeurs par défaut lors de la création d'un profil==
Lors de la création d'un profil, on affecte automatiquement par défaut :
* Tous les '''Profils visibles'''
* Tous les '''Types de ressources visibles'''
* Toutes les '''Comptabilités visibles'''
* Les '''Attribution de place''' correspondants à la première place de chaque type de ressource

Kiosque PC

2026-09-03T13:26:16Z

Claratte: /* Définir la page par défaut à l'ouverture du navigateur */

=Présentation=
Le but de cette page est de référencer et de proposer des solutions de configuration pour les ordinateurs en accès public.

Les objectifs d'un mode kiosque sont multiples et peuvent recouvrir les besoins suivants :
*Empêcher l'utilisateur de fermer le navigateur
*Empêcher l'utilisateur de changer les pages affichées
*Empêcher l'utilisateur de surfer sur d'autres sites que ceux autorisés
*Empêcher l'utilisateur de basculer sur d'autres programmes que le navigateur souhaité
*Empêcher l'utilisateur de lancer d'autres programmes
*Empêcher l'utilisateur d'accéder au "Bureau".
*Empêcher l'utilisateur de pouvoir éteindre l'ordinateur
*Permettre à l'utilisateur d'allumer l'ordinateur dans le cas où ce dernier a eu par exemple une coupure d'alimentation mais empêcher ce dernier d'accéder au BIOS.

Un prérequis pour la mise en place d'un ordinateur en mode kiosque consiste à ne proposer que les interfaces nécessaires à l'utilisateur :
*Souris
*Clavier
*Écran
Les autres éléments attachés à l'unité centrale ne doivent pas être accessibles (ports, lecteurs)

Pour un PC sous Windows, les opérations suivantes permettent de mettre en place un PC kiosque avec le navigateur souhaité :
*[[#Lancer_un_programme_au_démarrage_de_Windows|Lancer automatiquement un programme au démarrage de Windows]]
*[[#Configurer_un_navigateur_en_mode_kiosque|Modifier l'icône du raccourci pour que le navigateur soit lancé en mode kiosque]] (à effectuer avec l'icône du navigateur placée dans le répertoire de démarrage
*[[#Bloquer-Alt+F4-avec-Deskman|Paramétrer deskman pour qu'il désactive le raccourci [Alt+F4]]]
Il pourra être utile d'utiliser également [[#deskman|Deskman]] pour mettre en place des restrictions d'accès sur certains site internet ou de bloquer l'exécution de programmes ou des fonctionnalités liées à Windows.

=Créer un compte utilisateur Kiosque=
Il est possible de créer un compte utilisateur "kiosque" permettant de ne pas avoir de [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique]] et permettant également d'avoir un retour automatique sur la page du planning du jour au bout de 5 minutes d'inactivité. Pour cela il faut effectuer les actions suivantes :
*Créer un profil "kiosque" de type public c'est à dire avec un picto associé noir [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] (voir le chapitre des [[Gestion-des-profils#Icônes-symbolisant-les-droits-des-profils|Icônes symbolisant les droits des profils]]).
*Créer un compte kiosque/kiosque par exemple disposant de ce profil.
*[[#Définir_la_page_par_défaut_à_l'ouverture_du_navigateur|Mettre en place une page par défaut]] sur le navigateur du PC en accès public permettant une connexion automatique avec le compte kiosque.

=Définir la page par défaut à l'ouverture du navigateur=
En l'absence d'un mode kiosque pour un PC, il est toujours possible de mettre OpenFlyers en page par défaut du navigateur.

Pour pousser la personnalisation, il est possible de mettre dans l'adresse l'identifiant et le mot de passe de l'utilisateur sans droit ([[#Créer_un_compte_utilisateur_"visiteur"|type kiosque]]) afin de garder la page de cahier journalier affichée en permanence et dès le lancement du navigateur. Pour cela, il faut mettre en lien par défaut du navigateur le lien suivant :

<nowiki>https://</nowiki>openflyers.com/'''plateforme'''/?login='''identifiant'''&password='''motdepasse'''

En remplaçant :
*'''plateforme''' par le nom de la plateforme de sorte à obtenir l'URL de la plateforme à la place de <nowiki>https://</nowiki>openflyers.com/'''plateforme'''/
*'''identifiant''' par l'identifiant de l'utilisateur ayant un [[#Créer_un_compte_utilisateur_"visiteur"|profil kiosque]] et '''motdepasse''' par son mot de passe

Cette méthode de connexion ne fonctionne que pour les comptes qui ont uniquement un profil type "kiosque", c'est à dire sans aucun droit.

'''ATTENTION : si cette URL est mise à disposition sur un site internet alors l'accès est ouvert à tous.'''

==Page par défaut dans Firefox==
*Aller dans '''Outils > Options'''
*Dans l'onglet '''Général''', renseigner le champ '''Page d'accueil''' avec l'URL souhaitée.
*Cliquer sur le bouton '''Fermer'''

==Page par défaut dans Internet Explorer==
*Aller dans '''Outils > Options internet'''
**Dans l'onglet '''Général''', renseigner le champ '''page de démarrage''' avec l'adresse du site.
*Sélectionner le radio-bouton '''Démarrer avec la page d'accueil'''
*Cliquer sur le bouton '''OK'''

=Smile TV=
L'accès kiosque peut être utilisé pour encapsuler l'affichage du planning dans SMILE TV : https://faq.ffa-aero.fr/smiletv/docs/parametrage-des-ecrans/comment-afficher-mon-planning-reservation/

=Solutions Mac=
==[http://www.icab.de/ iCab]==
iCab possède un mode kiosque contenant des fonctionnalités "Outils", "Mode public", une protection par mot de passe, et dans lequel ni le Dock de Mac Os X, ni la barre de menu n'apparaissent.

Il faut mettre dans les ouvertures au démarrage un script en applescript, qui démarre automatiquement iCab en ouverture de session, en mode kiosque.

<bash>tell application "iCab"
Activate
enter kiosk mode with password "password"
-- ''le mot de passe qui permettra de sortir du mode kiosque avec le raccourci [Commande-k]''
OpenURL "http://monsite.org/?login=monidentifiant&password=monmotdepasse" toWindow -1
-- ''ouvre la page en question dans iCab et au premier plan, en introduisant identifiant et MdP de l'utilisateur invité''
end tell</bash>

Il faut supprimer toutes les barres d'affichage : Adresse, Barre d'état, Signets, Liens standards, dans les Préférences du mode Kiosque PC, et mettre la page d'OF en page d'accueil du navigateur.

Il est néanmoins nécessaire dans le mode kiosque de garder la barre de navigation, pour relancer le navigateur lors des pertes de connexion.

Comme il est possible de n'autoriser la connexion qu'à un ou plusieurs sites nommément désignés par un système de filtres, il est possible de de bloquer le navigateur sur OpenFlyers.

Le mode kiosque doit être lancé depuis une session d'un utilisateur sans mot de passe (permet les ouvertures et extinctions automatiques la nuit), utilisateur qui n'a aucun droit de gestion sur l'ordinateur et qui travaille sur un Finder restreint.

Une version Free existe, une version Pro sans limitations est disponible pour 15 €.

==wKiosque PC Browser==
Il existe également [http://www.app4mac.com/wkioskbrowser.html wKiosque PC Browser], créé spécifiquement pour cet usage, mais payant ($69 pour un seul poste, la version d'essai quitte après une heure ). Il a des paramétrages très complets et en particulier relance la connexion lors du boot jusqu'à la connexion au site.

=Solutions Windows=
==Configurer un navigateur en mode kiosque==
===Configurer Firefox en mode kiosque===
Il existe des thèmes et extensions permettant de transformer Firefox en kiosque.
Par exemple R-kiosk.

===Configurer Chrome en mode kiosque===
*Créer un raccourci de Chrome
*Survoler avec le pointeur de la souris l'icône du raccourci
*Sélectionner '''Propriétés'''
*Dans l'onglet '''Raccourci''', champ '''Cible''', rajouter à la fin de la ligne : ''--kiosk http://openflyers.com/plateforme/'' en remplaçant ''plateforme'' par le nom de votre plateforme OpenFlyers
<pre>"C:\Program Files (x86)\Google\Chrome\Application\chrome.exe" --kiosk http://openflyers.com/plateforme/</pre>
*Cliquer sur le bouton '''OK'''
Une fois Chrome lancé, pour le fermer, il faut utiliser la combinaison de touches [Alt+F4]

===Configurer Internet Explorer en mode kiosque===
*Créer un raccourci d'Internet Explorer
*Survoler avec le pointeur de la souris l'icône du raccourci
*Sélectionner '''Propriétés'''
*Dans l'onglet '''Raccourci''', champ '''Cible''', rajouter à la fin de la ligne : ''-k http://openflyers.com/plateforme/'' en remplaçant ''plateforme'' par le nom de votre plateforme OpenFlyers
<pre>""C:\Program Files (x86)\Internet Explorer\iexplore.exe" -k http://openflyers.com/plateforme/</pre>
*Cliquer sur le bouton '''OK'''
Une fois Internet Explorer lancé, pour le fermer, il faut utiliser la combinaison de touches [Alt+F4]

==Lancer un programme au démarrage de Windows==
===Lancer un programme au démarrage de Windows XP===
Mettre un raccourci vers le navigateur dans le menu '''Démarrer > Programmes > Démarrage'''

===Lancer un programme au démarrage de Windows 8===
*Ouvrir la fenêtre '''Exécuter''' par la combinaison de touches [Win+R]
*Saisir ''shell:startup''
*Dans ce répertoire démarrage, mettre un raccourci vers le navigateur

==Sécuriser Windows==
===[http://www.anfibia-soft.com/products/deskman/index.html deskman]===
Deskman permet de contrôler l'accessibilité des fonctionnalités de Windows. Il est disponible pour Windows XP, Vista 7 et 8 en 32 et 64 bits. Il est disponible pour essai gratuitement et son prix est de 35 € pour un poste.

====Installation de Deskman====
'''Attention''' : ce programme permet de limiter totalement l'accès à un ordinateur notamment en empêchant l'exécution de programmes. S'il est mal configuré, il peut devenir [[#Impossible_de_saisir_le_mot_de_passe_dans_deskman|impossible d'en retrouver le contrôle]].
*[http://www.anfibia-soft.com/products/deskman/index.html#getdeskman Télécharger deskman] en cliquant sur le bouton '''Donwnload Deskman'''.
*Exécuter ''deskmansetup.exe'', accepter les conditions générales et lancer Deskman.
*Cliquer sur l'icône '''Settings'''
*Dans l'onglet '''Basic''', formulaire '''Deskman Authentication'', renseigner dans '''Main password''' et '''Confirm password''', le mot de passe permettant d'accéder à deskman.
*Noter le raccourci par défaut permettant d'afficher affiché dans le formulaire '''Open Deskman''', champ '''Primary Hotkey''' : [CTRL + MAJ + F12]
*Cliquer sur le bouton '''Save'''.

====Activer le contrôle avec Deskman====
Il faut avoir [[#Installation_de_Deskman|installé]] Deskman et mis en place un mot de passe d'accès
*Lancer Deskman
*Cliquer sur l'icône '''Secure'''

====Bloquer Alt+F4 avec Deskman====
Il faut avoir [[#Installation_de_Deskman|installé]] Deskman
*Lancer Deskman
*Dans l'onglet '''Keys''', cocher '''Key Options > Program Closing Disable Alt-F4'''
*[[#Activer_le_contrôle_avec_Deskman|Activer le contrôle avec Deskman]]

====deskman troubleshooting====
=====Impossible de saisir le mot de passe dans deskman=====
Lors de nos essais sur un PC portable avec écran tactile sous Windows 8, il nous a été impossible de saisir le mot de passe permettant de reprendre l'accès car la plupart des touches du clavier étaient reconnues commes des raccourcis pour lancer des programmes au lieu d'afficher le caractère correspondant dans le champ de saisie du mot de passe.

Procédure pour retrouver le contrôle total et les paramètres d'origine :

*Eteindre l'ordinateur
*Déconnecter le disque dur contenant Windows
*Déconnecter le disque dur et le connecter depuis un autre ordinateur
*Renommer les fichiers exécutables correspondants au programme deskman présents dans "Program Files (x86)\anfibia deskman" en rajoutant par exemple un caractère pour en empêcher l'exécution au démarrage.
*Reconnecter le disque dur le PC d'origine
*Lancer Windows : vous retrouver l'accès à l'ordinateur
*Remettre les noms de fichiers initiaux de deskman
*Désinstaller deskman
*Ré-installer deskman
*Activer deskman sans rien restreindre : cela permet de rétablir l'intégralité des accès à Windows notamment au répertoire racine "Ce PC" qui peut ne pas être réapparu.
*Désactiver deskman

Kiosque PC

2026-09-03T13:25:39Z

Claratte: /* Définir la page par défaut à l'ouverture du navigateur */

=Présentation=
Le but de cette page est de référencer et de proposer des solutions de configuration pour les ordinateurs en accès public.

Les objectifs d'un mode kiosque sont multiples et peuvent recouvrir les besoins suivants :
*Empêcher l'utilisateur de fermer le navigateur
*Empêcher l'utilisateur de changer les pages affichées
*Empêcher l'utilisateur de surfer sur d'autres sites que ceux autorisés
*Empêcher l'utilisateur de basculer sur d'autres programmes que le navigateur souhaité
*Empêcher l'utilisateur de lancer d'autres programmes
*Empêcher l'utilisateur d'accéder au "Bureau".
*Empêcher l'utilisateur de pouvoir éteindre l'ordinateur
*Permettre à l'utilisateur d'allumer l'ordinateur dans le cas où ce dernier a eu par exemple une coupure d'alimentation mais empêcher ce dernier d'accéder au BIOS.

Un prérequis pour la mise en place d'un ordinateur en mode kiosque consiste à ne proposer que les interfaces nécessaires à l'utilisateur :
*Souris
*Clavier
*Écran
Les autres éléments attachés à l'unité centrale ne doivent pas être accessibles (ports, lecteurs)

Pour un PC sous Windows, les opérations suivantes permettent de mettre en place un PC kiosque avec le navigateur souhaité :
*[[#Lancer_un_programme_au_démarrage_de_Windows|Lancer automatiquement un programme au démarrage de Windows]]
*[[#Configurer_un_navigateur_en_mode_kiosque|Modifier l'icône du raccourci pour que le navigateur soit lancé en mode kiosque]] (à effectuer avec l'icône du navigateur placée dans le répertoire de démarrage
*[[#Bloquer-Alt+F4-avec-Deskman|Paramétrer deskman pour qu'il désactive le raccourci [Alt+F4]]]
Il pourra être utile d'utiliser également [[#deskman|Deskman]] pour mettre en place des restrictions d'accès sur certains site internet ou de bloquer l'exécution de programmes ou des fonctionnalités liées à Windows.

=Créer un compte utilisateur Kiosque=
Il est possible de créer un compte utilisateur "kiosque" permettant de ne pas avoir de [[Connexion#Automatique|déconnexion automatique]] et permettant également d'avoir un retour automatique sur la page du planning du jour au bout de 5 minutes d'inactivité. Pour cela il faut effectuer les actions suivantes :
*Créer un profil "kiosque" de type public c'est à dire avec un picto associé noir [[File:Profile-management3.0.x_Userinfo_kiosk.gif]] (voir le chapitre des [[Gestion-des-profils#Icônes-symbolisant-les-droits-des-profils|Icônes symbolisant les droits des profils]]).
*Créer un compte kiosque/kiosque par exemple disposant de ce profil.
*[[#Définir_la_page_par_défaut_à_l'ouverture_du_navigateur|Mettre en place une page par défaut]] sur le navigateur du PC en accès public permettant une connexion automatique avec le compte kiosque.

=Définir la page par défaut à l'ouverture du navigateur=
En l'absence d'un mode kiosque pour un PC, il est toujours possible de mettre OpenFlyers en page par défaut du navigateur.

Pour pousser la personnalisation, il est possible de mettre dans l'adresse l'identifiant et le mot de passe de l'utilisateur sans droit ([[#Créer_un_compte_utilisateur_"visiteur"|type kiosque]]) afin de garder la page de cahier journalier affichée en permanence et dès le lancement du navigateur. Pour cela, il faut mettre en lien par défaut du navigateur le lien suivant :

<nowiki>https://</nowiki>openflyers.com/'''plateforme'''/?login='''identifiant'''&password='''motdepasse'''

En remplaçant :
*'''plateforme''' par le nom de la plateforme de sorte à obtenir l'URL de la plateforme à la place de <nowiki>https://</nowiki>openflyers.com/'''plateforme'''/
*'''identifiant''' par l'identifiant de l'utilisateur ayant un [[#Créer_un_compte_utilisateur_"visiteur"|profil kiosque]] et '''motdepasse''' par son mot de passe

Cette méthode de connexion ne fonctionne que pour les comptes qui ont uniquement un profil type "kiosque", c'est à dire sans aucun droit.

A noter que si cette URL est mise à disposition sur un site internet alors l'accès est ouvert à tous.

==Page par défaut dans Firefox==
*Aller dans '''Outils > Options'''
*Dans l'onglet '''Général''', renseigner le champ '''Page d'accueil''' avec l'URL souhaitée.
*Cliquer sur le bouton '''Fermer'''

==Page par défaut dans Internet Explorer==
*Aller dans '''Outils > Options internet'''
**Dans l'onglet '''Général''', renseigner le champ '''page de démarrage''' avec l'adresse du site.
*Sélectionner le radio-bouton '''Démarrer avec la page d'accueil'''
*Cliquer sur le bouton '''OK'''

=Smile TV=
L'accès kiosque peut être utilisé pour encapsuler l'affichage du planning dans SMILE TV : https://faq.ffa-aero.fr/smiletv/docs/parametrage-des-ecrans/comment-afficher-mon-planning-reservation/

=Solutions Mac=
==[http://www.icab.de/ iCab]==
iCab possède un mode kiosque contenant des fonctionnalités "Outils", "Mode public", une protection par mot de passe, et dans lequel ni le Dock de Mac Os X, ni la barre de menu n'apparaissent.

Il faut mettre dans les ouvertures au démarrage un script en applescript, qui démarre automatiquement iCab en ouverture de session, en mode kiosque.

<bash>tell application "iCab"
Activate
enter kiosk mode with password "password"
-- ''le mot de passe qui permettra de sortir du mode kiosque avec le raccourci [Commande-k]''
OpenURL "http://monsite.org/?login=monidentifiant&password=monmotdepasse" toWindow -1
-- ''ouvre la page en question dans iCab et au premier plan, en introduisant identifiant et MdP de l'utilisateur invité''
end tell</bash>

Il faut supprimer toutes les barres d'affichage : Adresse, Barre d'état, Signets, Liens standards, dans les Préférences du mode Kiosque PC, et mettre la page d'OF en page d'accueil du navigateur.

Il est néanmoins nécessaire dans le mode kiosque de garder la barre de navigation, pour relancer le navigateur lors des pertes de connexion.

Comme il est possible de n'autoriser la connexion qu'à un ou plusieurs sites nommément désignés par un système de filtres, il est possible de de bloquer le navigateur sur OpenFlyers.

Le mode kiosque doit être lancé depuis une session d'un utilisateur sans mot de passe (permet les ouvertures et extinctions automatiques la nuit), utilisateur qui n'a aucun droit de gestion sur l'ordinateur et qui travaille sur un Finder restreint.

Une version Free existe, une version Pro sans limitations est disponible pour 15 €.

==wKiosque PC Browser==
Il existe également [http://www.app4mac.com/wkioskbrowser.html wKiosque PC Browser], créé spécifiquement pour cet usage, mais payant ($69 pour un seul poste, la version d'essai quitte après une heure ). Il a des paramétrages très complets et en particulier relance la connexion lors du boot jusqu'à la connexion au site.

=Solutions Windows=
==Configurer un navigateur en mode kiosque==
===Configurer Firefox en mode kiosque===
Il existe des thèmes et extensions permettant de transformer Firefox en kiosque.
Par exemple R-kiosk.

===Configurer Chrome en mode kiosque===
*Créer un raccourci de Chrome
*Survoler avec le pointeur de la souris l'icône du raccourci
*Sélectionner '''Propriétés'''
*Dans l'onglet '''Raccourci''', champ '''Cible''', rajouter à la fin de la ligne : ''--kiosk http://openflyers.com/plateforme/'' en remplaçant ''plateforme'' par le nom de votre plateforme OpenFlyers
<pre>"C:\Program Files (x86)\Google\Chrome\Application\chrome.exe" --kiosk http://openflyers.com/plateforme/</pre>
*Cliquer sur le bouton '''OK'''
Une fois Chrome lancé, pour le fermer, il faut utiliser la combinaison de touches [Alt+F4]

===Configurer Internet Explorer en mode kiosque===
*Créer un raccourci d'Internet Explorer
*Survoler avec le pointeur de la souris l'icône du raccourci
*Sélectionner '''Propriétés'''
*Dans l'onglet '''Raccourci''', champ '''Cible''', rajouter à la fin de la ligne : ''-k http://openflyers.com/plateforme/'' en remplaçant ''plateforme'' par le nom de votre plateforme OpenFlyers
<pre>""C:\Program Files (x86)\Internet Explorer\iexplore.exe" -k http://openflyers.com/plateforme/</pre>
*Cliquer sur le bouton '''OK'''
Une fois Internet Explorer lancé, pour le fermer, il faut utiliser la combinaison de touches [Alt+F4]

==Lancer un programme au démarrage de Windows==
===Lancer un programme au démarrage de Windows XP===
Mettre un raccourci vers le navigateur dans le menu '''Démarrer > Programmes > Démarrage'''

===Lancer un programme au démarrage de Windows 8===
*Ouvrir la fenêtre '''Exécuter''' par la combinaison de touches [Win+R]
*Saisir ''shell:startup''
*Dans ce répertoire démarrage, mettre un raccourci vers le navigateur

==Sécuriser Windows==
===[http://www.anfibia-soft.com/products/deskman/index.html deskman]===
Deskman permet de contrôler l'accessibilité des fonctionnalités de Windows. Il est disponible pour Windows XP, Vista 7 et 8 en 32 et 64 bits. Il est disponible pour essai gratuitement et son prix est de 35 € pour un poste.

====Installation de Deskman====
'''Attention''' : ce programme permet de limiter totalement l'accès à un ordinateur notamment en empêchant l'exécution de programmes. S'il est mal configuré, il peut devenir [[#Impossible_de_saisir_le_mot_de_passe_dans_deskman|impossible d'en retrouver le contrôle]].
*[http://www.anfibia-soft.com/products/deskman/index.html#getdeskman Télécharger deskman] en cliquant sur le bouton '''Donwnload Deskman'''.
*Exécuter ''deskmansetup.exe'', accepter les conditions générales et lancer Deskman.
*Cliquer sur l'icône '''Settings'''
*Dans l'onglet '''Basic''', formulaire '''Deskman Authentication'', renseigner dans '''Main password''' et '''Confirm password''', le mot de passe permettant d'accéder à deskman.
*Noter le raccourci par défaut permettant d'afficher affiché dans le formulaire '''Open Deskman''', champ '''Primary Hotkey''' : [CTRL + MAJ + F12]
*Cliquer sur le bouton '''Save'''.

====Activer le contrôle avec Deskman====
Il faut avoir [[#Installation_de_Deskman|installé]] Deskman et mis en place un mot de passe d'accès
*Lancer Deskman
*Cliquer sur l'icône '''Secure'''

====Bloquer Alt+F4 avec Deskman====
Il faut avoir [[#Installation_de_Deskman|installé]] Deskman
*Lancer Deskman
*Dans l'onglet '''Keys''', cocher '''Key Options > Program Closing Disable Alt-F4'''
*[[#Activer_le_contrôle_avec_Deskman|Activer le contrôle avec Deskman]]

====deskman troubleshooting====
=====Impossible de saisir le mot de passe dans deskman=====
Lors de nos essais sur un PC portable avec écran tactile sous Windows 8, il nous a été impossible de saisir le mot de passe permettant de reprendre l'accès car la plupart des touches du clavier étaient reconnues commes des raccourcis pour lancer des programmes au lieu d'afficher le caractère correspondant dans le champ de saisie du mot de passe.

Procédure pour retrouver le contrôle total et les paramètres d'origine :

*Eteindre l'ordinateur
*Déconnecter le disque dur contenant Windows
*Déconnecter le disque dur et le connecter depuis un autre ordinateur
*Renommer les fichiers exécutables correspondants au programme deskman présents dans "Program Files (x86)\anfibia deskman" en rajoutant par exemple un caractère pour en empêcher l'exécution au démarrage.
*Reconnecter le disque dur le PC d'origine
*Lancer Windows : vous retrouver l'accès à l'ordinateur
*Remettre les noms de fichiers initiaux de deskman
*Désinstaller deskman
*Ré-installer deskman
*Activer deskman sans rien restreindre : cela permet de rétablir l'intégralité des accès à Windows notamment au répertoire racine "Ce PC" qui peut ne pas être réapparu.
*Désactiver deskman

Logs

2026-08-31T08:12:36Z

Claratte: /* Historique d'une réservation */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des logs''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Définition=
Les logs correspondent aux '''actions qui sont enregistrées en base de données'''.

Selon les droits attribués à son profil, un utilisateur peut accéder à ces informations par le biais des formulaires de recherches du menu '''Admin > Logs'''.

Conformément à l'article 12 ''Confidentialité et propriété des données'' des [https://openflyers.com/fr/entreprise/conditions-generales conditions générales], les logs sont effacés automatiquement par un robot une fois par semaine en ne conservant que les enregistrements de 12 mois et moins.

==Traçabilité==
Toute action effectuée, qui impacte la base de données, est enregistrée automatiquement dans la base de données avec les informations suivantes :
*Nom de l'action
*Identifiant ayant effectué l'action
*Horodatage de l'action
*Nouvelles données sauvegardées en base de données

=Historique d'une réservation=
L'historique des modifications d'une réservation est disponible en effectuant les actions suivantes :
*'''Planning › Planning › Réservations'''
*Cliquer sur le bouton avec trois traits horizontaux dans la colonne '''Actions possibles'''

Alternativement, une personne disposant des droits d'accès aux logs peut lister les modifications des réservations depuis '''Admin › Logs › Historique d'une réservation''' :
Le formulaire comporte les champs suivants :
*Numéro de la réservation (optionnel)
*Login de l'utilisateur (optionnel)
*Créée entre le
*et le
Les 2 premiers champs sont optionnels : on peut donc les laisser vide dans un 1er temps.

'''Attention : les données doivent être saisies en UTC.'''

Si on souhaite tracer une réservation encore existante, alors il est plus simple de renseigner le numéro de la réservation. Celui-ci peut être retrouvé à l'aide du rapport '''Réservations''' disponible dans '''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''.
==Retrouver qui a supprimé une réservation==
*Remplir les champs '''Créée entre le''' et '''et le''' pour encadrer au plus près la date et l'heure à laquelle la réservation a été effectuée. Il est également possible de renseigner le champ '''Login de l'utilisateur''' afin de restreindre les résultats. Si plusieurs résultats s'affichent, alors il faut regarder dans la liste des résultats les données '''start_date''' et '''end_date''' qui correspondent à la réservation.
*Une fois que la réservation est identifiée, il faut noter son numéro : c'est le nombre présent dans la colonne '''Valeur''' qui correspond à la ligne ayant comme entrée "id" dans la colonne '''Champ''' et "booking" dans la colonne '''Table'''. Normalement, le type de requête est "INSERT" ou "UPDATE" s'il y a eu une mise à jour de la réservation.
*Faire une nouvelle recherche en renseignant cette fois-ci le champ '''Numéro de la réservation''' avec le nombre obtenu précédemment et remplir les champs '''Créée entre le''' et '''et le''' sur une période suffisamment large.
*L'identifiant de la personne qui a supprimé la réservation apparaitra dans la colonne '''Identifiant''' associé à la dernière action qui devrait être "delete_book".

=Actions effectuées=
Le formulaire comporte les champs suivants :
*Login de l'utilisateur (optionnel) : permet de restreindre une recherche sur les seules actions effectué par un utilisateur donné à partir de son identifiant
*Type d'opération : contient l'intégralité des opérations possibles dans OpenFlyers. La liste est triée par ordre alphabétique des actions sauf pour les 2 premiers items qui sont :
**"all" : permet de ne pas restreindre la recherche à un type d'action
**"connect" : correspond à la connexion au logiciel OpenFlyers
*Créée entre le xx/xx/xxxx et le xx/xx/xxxx : permet de restreindre une recherche sur une période donnée. Le 1er champ doit contenir une date antérieure au 2ème champ.

Attention : en base de données, ne sont loguées que des actions qui impactent le contenue de la navigation. Ainsi, certaines actions listées et qui ne conduisent à aucun changement ne renverront pas de résultat à l'exception de l'action "connect".

Les opérations possibles sont très nombreuses et il n'est pas pertinent d'en faire une liste exhaustive qui ne permettrait pas facilement de trouver telle ou telle action. Voici néanmoins la règle de nommage des actions :
*Les actions sont nommées en anglais et leur nom indique l'objet de l'action
*Les actions qui commencent par l'intitulé "admin" concernant des actions qui ne peuvent être effectuées que côté admin
*Les actions qui correspondent à une modification de la base de données contiennent souvent le terme ''add_modify''

Exemple de décodage de nom d'action :
*''admin_add_modify_user'' : correspond à l'action de créer ou modifier un utilisateur

==Retrouver les actions d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*Renseigner le champ '''Login''' avec l'identifiant de l'utilisateur concerné
*Laisser le champ '''Type d'opération''' à ''all''
*Choisir la période souhaitée en tenant compte du fait que les heures doivent être renseignées en TU.
*Appuyer sur le bouton '''Rechercher'''
Le tableau de résultat contient les actions de l'utilisateur pour la période souhaitée.

==Retrouver l'historique des accès d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*Renseigner le champ '''Login''' avec l'identifiant de l'utilisateur concerné
*Mettre le champ '''Type d'opération''' à ''connect''
*Choisir la période souhaitée en tenant compte du fait que les heures doivent être renseignées en TU.
*Appuyer sur le bouton '''Rechercher'''
Le tableau de résultat contient les actions de l'utilisateur pour la période souhaitée.

==Retrouver l'utilisateur ayant effectué telle ou telle action==
Pour retrouver l'utilisateur ayant fait une action donnée, voici la méthode la plus simple :
*Dupliquer la base de données de la plateforme de production sur la plateforme de test en suivant la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|procédure de recopie de plateforme]]
*Attendre 5 minutes, le temps que la recopie se fasse et se connecter sur la plateforme de test
*Effectuer le même type d'action que l'action pour laquelle on souhaite trouver l'utilisateur l'ayant effectuée
*Aller dans '''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*Renseigner le champ '''Login''' avec son propre identifiant
*Laisser le champ '''Type d'opération''' à ''all''
*Choisir une période permettant d'inclure le moment où on a fait l'action en tenant compte du fait que les heures doivent être renseignées en TU.
*Appuyer sur le bouton '''Rechercher'''
Le tableau de résultat doit contenir normalement le log correspondant à sa propre action
*Noter l'intitulé de l'action qui apparait dans la colonne '''Action'''
*Effectuer une nouvelle recherche en :
*Laisser vide le champ '''Login''' (cela permet de lancer la recherche sur l'intégralité des utilisateurs),
*remplissant le champ '''Type d'opération''' avec le nom de sa propre action,
*choisissant une période encadrant le moment où on suspecte l'action d'avoir été effectuée
*Cliquer le bouton '''Rechercher'''

=Identifiants bloqués=

=Adresses IP bloquées=

=Requête utilisateur en attente=

Logs

2026-08-31T08:10:35Z

Claratte: /* Historique d'une réservation */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter la '''gestion des logs''' sur la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

=Définition=
Les logs correspondent aux '''actions qui sont enregistrées en base de données'''.

Selon les droits attribués à son profil, un utilisateur peut accéder à ces informations par le biais des formulaires de recherches du menu '''Admin > Logs'''.

Conformément à l'article 12 ''Confidentialité et propriété des données'' des [https://openflyers.com/fr/entreprise/conditions-generales conditions générales], les logs sont effacés automatiquement par un robot une fois par semaine en ne conservant que les enregistrements de 12 mois et moins.

==Traçabilité==
Toute action effectuée, qui impacte la base de données, est enregistrée automatiquement dans la base de données avec les informations suivantes :
*Nom de l'action
*Identifiant ayant effectué l'action
*Horodatage de l'action
*Nouvelles données sauvegardées en base de données

=Historique d'une réservation=
Le formulaire comporte les champs suivants :
*Numéro de la réservation (optionnel)
*Login de l'utilisateur (optionnel)
*Créée entre le
*et le
Les 2 premiers champs sont optionnels : on peut donc les laisser vide dans un 1er temps.

'''Attention : les données doivent être saisies en UTC.'''

Si on souhaite tracer une réservation encore existante, alors il est plus simple de renseigner le numéro de la réservation. Celui-ci peut être retrouvé à l'aide du rapport '''Réservations''' disponible dans '''Gestion > Rapports > Bibliothèque > Accès'''.

L'historique des modifications d'une réservation est également accessible depuis '''Planning › Planning › Réservations''' puis en cliquant sur le bouton avec trois traits horizontaux dans la colonne '''Actions possibles'''.
==Retrouver qui a supprimé une réservation==
*Remplir les champs '''Créée entre le''' et '''et le''' pour encadrer au plus près la date et l'heure à laquelle la réservation a été effectuée. Il est également possible de renseigner le champ '''Login de l'utilisateur''' afin de restreindre les résultats. Si plusieurs résultats s'affichent, alors il faut regarder dans la liste des résultats les données '''start_date''' et '''end_date''' qui correspondent à la réservation.
*Une fois que la réservation est identifiée, il faut noter son numéro : c'est le nombre présent dans la colonne '''Valeur''' qui correspond à la ligne ayant comme entrée "id" dans la colonne '''Champ''' et "booking" dans la colonne '''Table'''. Normalement, le type de requête est "INSERT" ou "UPDATE" s'il y a eu une mise à jour de la réservation.
*Faire une nouvelle recherche en renseignant cette fois-ci le champ '''Numéro de la réservation''' avec le nombre obtenu précédemment et remplir les champs '''Créée entre le''' et '''et le''' sur une période suffisamment large.
*L'identifiant de la personne qui a supprimé la réservation apparaitra dans la colonne '''Identifiant''' associé à la dernière action qui devrait être "delete_book".

=Actions effectuées=
Le formulaire comporte les champs suivants :
*Login de l'utilisateur (optionnel) : permet de restreindre une recherche sur les seules actions effectué par un utilisateur donné à partir de son identifiant
*Type d'opération : contient l'intégralité des opérations possibles dans OpenFlyers. La liste est triée par ordre alphabétique des actions sauf pour les 2 premiers items qui sont :
**"all" : permet de ne pas restreindre la recherche à un type d'action
**"connect" : correspond à la connexion au logiciel OpenFlyers
*Créée entre le xx/xx/xxxx et le xx/xx/xxxx : permet de restreindre une recherche sur une période donnée. Le 1er champ doit contenir une date antérieure au 2ème champ.

Attention : en base de données, ne sont loguées que des actions qui impactent le contenue de la navigation. Ainsi, certaines actions listées et qui ne conduisent à aucun changement ne renverront pas de résultat à l'exception de l'action "connect".

Les opérations possibles sont très nombreuses et il n'est pas pertinent d'en faire une liste exhaustive qui ne permettrait pas facilement de trouver telle ou telle action. Voici néanmoins la règle de nommage des actions :
*Les actions sont nommées en anglais et leur nom indique l'objet de l'action
*Les actions qui commencent par l'intitulé "admin" concernant des actions qui ne peuvent être effectuées que côté admin
*Les actions qui correspondent à une modification de la base de données contiennent souvent le terme ''add_modify''

Exemple de décodage de nom d'action :
*''admin_add_modify_user'' : correspond à l'action de créer ou modifier un utilisateur

==Retrouver les actions d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*Renseigner le champ '''Login''' avec l'identifiant de l'utilisateur concerné
*Laisser le champ '''Type d'opération''' à ''all''
*Choisir la période souhaitée en tenant compte du fait que les heures doivent être renseignées en TU.
*Appuyer sur le bouton '''Rechercher'''
Le tableau de résultat contient les actions de l'utilisateur pour la période souhaitée.

==Retrouver l'historique des accès d'un utilisateur==
*Aller dans '''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*Renseigner le champ '''Login''' avec l'identifiant de l'utilisateur concerné
*Mettre le champ '''Type d'opération''' à ''connect''
*Choisir la période souhaitée en tenant compte du fait que les heures doivent être renseignées en TU.
*Appuyer sur le bouton '''Rechercher'''
Le tableau de résultat contient les actions de l'utilisateur pour la période souhaitée.

==Retrouver l'utilisateur ayant effectué telle ou telle action==
Pour retrouver l'utilisateur ayant fait une action donnée, voici la méthode la plus simple :
*Dupliquer la base de données de la plateforme de production sur la plateforme de test en suivant la [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|procédure de recopie de plateforme]]
*Attendre 5 minutes, le temps que la recopie se fasse et se connecter sur la plateforme de test
*Effectuer le même type d'action que l'action pour laquelle on souhaite trouver l'utilisateur l'ayant effectuée
*Aller dans '''Admin > Logs > Actions effectuées'''
*Renseigner le champ '''Login''' avec son propre identifiant
*Laisser le champ '''Type d'opération''' à ''all''
*Choisir une période permettant d'inclure le moment où on a fait l'action en tenant compte du fait que les heures doivent être renseignées en TU.
*Appuyer sur le bouton '''Rechercher'''
Le tableau de résultat doit contenir normalement le log correspondant à sa propre action
*Noter l'intitulé de l'action qui apparait dans la colonne '''Action'''
*Effectuer une nouvelle recherche en :
*Laisser vide le champ '''Login''' (cela permet de lancer la recherche sur l'intégralité des utilisateurs),
*remplissant le champ '''Type d'opération''' avec le nom de sa propre action,
*choisissant une période encadrant le moment où on suspecte l'action d'avoir été effectuée
*Cliquer le bouton '''Rechercher'''

=Identifiants bloqués=

=Adresses IP bloquées=

=Requête utilisateur en attente=

Validités

2026-08-25T14:54:15Z

Claratte: /* Supprimer la validité d'un utilisateur */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
;Introduction
Attention, la suppression d'une validité attribuée à un utilisateur entraine la suppression de toutes les informations associées à la validité :
*historique des modifications
*documents associés

;Procédure
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

Chaque entrée d'historique affiche également :
* l'utilisateur (login) ayant effectué l'action ;
* l'adresse IP de l'utilisateur connecté ayant effectué l'action.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Validités

2026-08-25T14:53:55Z

Claratte: /* Supprimer la validité d'un utilisateur */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
Attention, la suppression d'une validité attribuée à un utilisateur entraine la suppression de toutes les informations associées à la validité :
*historique des modifications
*documents associés

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

Chaque entrée d'historique affiche également :
* l'utilisateur (login) ayant effectué l'action ;
* l'adresse IP de l'utilisateur connecté ayant effectué l'action.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Validités

2026-08-25T14:53:32Z

Claratte: /* Supprimer la validité d'un utilisateur */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'utilisation des validités dans la [[Accueil|version 4 d'OpenFlyers]].

Il existe également une page qui traite du [[paramétrage des validités]].

==Définitions==
Le terme '''validité''' est utilisé par OpenFlyers pour désigner tout ce qui peut constituer une attestation, autorisation, brevet, certificat, diplôme, échelon, expérience acquise, grade, licence, permis, qualification, etc.

Les '''types de validités''' permettent de [[#Paramètres-de-configuration|définir des validités]] qui seront attribuées aux utilisateurs.

La détention par un utilisateur de validités requises peut être vérifié :
*A la connexion de l'utilisateur
*Lors d'une réservation faite pour un utilisateur par lui-même ou un autre utilisateur. OpenFlyers vérifie les validités de l'utilisateur concerné par la réservation.
*Lors d'une saisie d'activité (par exemple lors de la saisie d'un vol pour l'aéronautique).

===Documents-validités===
Document associé à la validité d'un utilisateur et qui permet de démontrer la réelle détention de la validité par un utilisateur. Pour qu'un document soit associable à une validité, le type de validité doit avoir le paramètre [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|Associer un document]].

Pour un tel type de validité, la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] est en général activée pour permettre la validation du document par un gestionnaire.

===Validité à échéance===
Un type de validité est une validité à échéance lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]] est coché.

Dans ce cas, la date d'échéance doit obligatoirement être renseignée lors de la création de la validité. Une fois cette date dépassée, l'utilisateur ne détient plus cette validité.

===Validité à expérience===
Un type de validité est une validité à expérience lorsque le champ de paramétrage du type de validité [[Paramétrage-des-validités#Formule-d'expérience|formule d'expérience]] contient une formule. Dans ce cas, la validité n'est pas attribuable à un utilisateur. C'est l'expérience de l'utilisateur, c'est à dire son activité passée vérifiée par la formule d'expérience, qui définit si l'utilisateur détient cette validité.

===Validité à vendre===
Une validité à vendre est une validité qui est couplée à un [[Gestion-des-produits-et-des-ventes#Configuration-d'un-produit-Validité|produit en vente]].

===Validité complète===

Une validité est complète lorsque tous les points suivants sont réunis :

* Si la date d'expiration est requise, elle doit être renseignée.
* Si le code identifiant est requis, il doit être renseigné.
* Si la date d'obtention est requise, elle doit être renseignée.
* Si un document peut être associé, les pages obligatoires (s'il y en a) doivent être téléversées.

===Validité contrat===
Une validité contrat est un validité qui a été déclarée comme contrat. Un contrat est une validité avec un document défini, le but est de permettre de mettre en ligne un document que les utilisateurs doivent signer.

Un utilisateur qui n'a pas signé ses contrats ne peux pas se connecter. Il a la possibilité de signer ses contrats lors de ses tentatives de connexion.

Un contrat signé est stocké en base de données avec le nom et l'adresse IP du signataire ainsi que la date et l'heure de signature.

Suivre [[Paramétrage-des-validités#Paramétrer-une-validité-comme-contrat|cette procédure]] pour mettre en place des contrats.

Voir également la procédure de [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signature des validités-contrats]].

=Alertes sur les validités=
==Alerte à la connexion==
Les validités contrôlées à la connexion sont uniquement :
*celles possédées par l'utilisateur qui se connecte et qui sont [[Validités#Validité-à-échéance|soumises à échéance]]
*[[Validités#Validité-à-expérience|les validités à expérience]] récente.

Ainsi, les validités sans échéance ne sont pas contrôlées.

OpenFlyers affiche un message d'alerte pour les validités dont la date d'échéance est expirée ou va expirer dans un délai inférieur à la période d'alerte définie dans la fiche utilisateur. L'utilisateur a la possibilité de cliquer sur la case à cocher "Ne plus le rappeler" afin de ne plus avoir de message de rappel. Dans ce cas, lors des connexions ultérieures, il n'aura plus de message de rappel. Il peut cependant réactiver cette alerte en la réactivant dans la colonne "Alertes" de la ligne correspondante dans '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''. Cette réactivation est automatique lors d'une modification de la validité.

==Alertes lors d'une réservation ou une saisie d'activité==
Les [[Gestion-des-activités#Alertes|alertes suivantes sont générées lors de la saisie d'une activité]] ou d'une réservation.

Les validités périmées apparaissent systématiquement lors de la saisie d'une réservation ou d'une activité comme à la connexion. Leur affichage ne dépend pas du type de ressource. C'est juste un rappel.

Ce rappel est notamment utile lorsqu'une personne effectue une réservation ou une saisie de vol pour le compte d'un tiers. Cela lui permet d'être informé et d'informer ce tiers de sa situation.

==Alertes sur la page listant les validités d'un utilisateur==
*Alerte de cellule vide alors qu'elle devrait être remplie : la cellule affiche une bordure et un panneau rouges.
*[[#Alertes-d'expiration|Alertes d'expiration]]

==[[Envoi-des-emails#s#E-mail-de-rappel-d'échéance-de-validité|Email de rappel d'échéance de validité]]==

=Certifier des validités=
La certification permet à une structure d'attester qu'une validité saisie dans OpenFlyers a été vérifiée.

Lorsqu'un document est associé à une validité, cela permet d'indiquer que le document a été vérifié et que les données saisies correspondantes à la validité sont conformes au document téléversé. Cela permet également d'indiquer que le document est valide.

Un document-validité peut être certifié de 2 façons :
*Soit manuellement par un gestionnaire disposant des droits de certification du document
*Soit par un robot dans le cas où le robot dispose d'un modèle du type de document à certifier.

Voir le [[Paramétrage-des-validités#Certification|paramétrage de la certification d'un type de validité]] pour définir les validités qui peuvent être certifiées et la colonne [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]] dans la gestion des profils pour définir ceux qui peuvent certifier.

==Certification manuelle==
;Pré-requis
Pour pouvoir certifier une validité, un utilisateur doit disposer du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]]

;Procédure
Pour certifier manuellement une validité, il faut soit :
*Passer par l'interface de gestion des [[#Validités-en-attente-de-certification|validités en attente de certification]] :
**Vérifier les informations des validités en attente, corriger si besoin
**Quand une validités est conforme, cliquer sur certifier
*Passer par le menu de gestion individuelle des validités des utilisateurs :
**Aller sur la page de gestion des validités des utilisateurs dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
**Chercher l'utilisateur dont la validité est à certifier puis dans la colonne action cliquer sur l'icône "Editer les validités de l'utilisateur"
**Sur la page qui s'ouvre, contrôler les informations de la validité puis cliquer sur le bouton dans la colonne "Certifier"

==Certification automatique==
===Certification automatique à partir du numéro de licence délivré par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Par API FFA''']].

;Certification automatique
Lorsque la validité est nécessaire, à la connexion, lors de la réservation en solo ou lors d'une saisie d'activité en solo, si la validité n'est pas déjà certifiée ou si elle est périmée, le robot OpenFlyers interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

;Réactualisation manuelle
Il est possible de forcer la réactualisation de la certification en appuyant sur l'icône de mise à jour qui apparaît dans la colonne '''Actions''' de la liste des validités, cela permet d'appeler le robot OpenFlyers qui interroge l'API SMILE FFA pour vérifier la validité de la licence.

Le bouton n'est actif que si l'une des conditions suivantes est rencontrée :
*La date d'échéance de la validité est dépassée
*La date courante est supérieure ou égale au 1er octobre et l'année de la date d'échéance est l'année en cours

; Interrogation de l'API SMILE FFA par le robot OpenFlyers
* Après interrogation de l'API FFA, nous avons les cas suivants :
** Si la licence est valide, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année renvoyée par l'API FFA.
** Si la licence n'est pas valide :
*** Si une date d'échéance est fournie par API FFA, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance avec la date de fin indiquée dans la réponse.
*** Si non, le robot certifie automatiquement la validité en mettant à jour la date d'échéance au 31/12 de l'année la précédente.

Un document peut-être associé à la validité. Il n'est pas pris en compte pour la certification.

===Certification automatique de l'attestation délivrée par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique]===
Cette certification est active lorsque le type de validité est paramétré avec le [[Paramétrage-des-validités#Certification|type de certification '''Possible par robot (FFA)''']].

Le robot d'OpenFlyers est capable d'analyser les fichiers PDF correspondant aux attestations de licence délivrées par la [https://www.ffa-aero.fr Fédération Française Aéronautique (FFA)]. Chaque pilote licencié à la FFA peut récupérer ce document sur le site web [http://projet.ff-aero.fr/SMILE_II/ SMILE]. Le robot extrait du document :
*Le numéro de licence de l'utilisateur
*Les noms et prénom de l'utilisateur
*La date de naissance de l'utilisateur
*La date de début de validité la licence FFA
*La date de fin de validité de la licence FFA
*La présence de l'assurance "Individuelle Accident de base" avec l'attribut "Oui"

Ces informations lui permettent de valider que le document est conforme et correspond à l'utilisateur pour qui le document a été téléversé. Il se base sur le nom et la date de naissance.

Lorsque la correspondance est établie, il met à jour la validité avec les données suivantes :
*Le numéro de licence
*La date de début de validité
*La date de fin de validité

Quand un document est sélectionné les champs mis à jour disparaissent dans le formulaire de saisie, car les données seront extraite du document.

===Licence de pilote privé (PPL)===
''(en développement)''

La certification de ce type de validité n'est en fonction que lorsque la [[Paramétrage-des-validités#Certification|certification]] de ce type de validité est activé avec le choix '''Possible par OCR'''.

Un deuxième robot d'OpenFlyers permet d'analyser les fichiers PDF ou JPEG qui correspondent aux Licences de Pilote Privé (PPL).

Les champs détéctés par le robot sont :
*Les noms et prénoms
*Le numéro de la licence
*L'intitulé de la licence
*La date de validité de la licence

Déroulement de la procédure :
*Quand un document est téléversé, la détéction commence automatiquement.
*A l'issue du traitment, quatre champs remplis des données résultantes du traitement par le robot apparaîssent. Des boutons de confirmations apparaîssent aussi en dessous de chaque champ :
*A ce stade, l'utilisateur est amené à '''effectuer certaines actions''' avant de pouvoir valider le formulaire de saisie. '''Il doit vérifier si les résultats sont correctes puis les confirmer ou les corriger''' sinon :
**Si l'utilisateur corrige le champ, le bouton de confirmation est remplacé par le message "Vous avez corrigé ce champ".
**Si l'utilisateur remet le résultat initial dans le champ, le bouton de confirmation réapparaît sous le champ à la place du message.
**Si l'utilisateur est en train de modifier un champ, des points de suspension sont affichés en dessou du champ réspectif.
Les champs sont toujours modifiables. C'est-à-dire, l'utilisateur peut corriger un champ même après l'appui sur le bouton de confirmation.

Dans tous les cas, la validation du formulaire n'est possible que si l'utilisateur a '''corrigé''' ou '''validé''' tous les champs.

=Consulter et gérer ses validités ou celles d'un tiers=

L'interface de gestion des validités est accessible :
*côté planning : '''Planning > Données > Personnelles > Validités'''
*côté Gestion :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs''' et cliquer sur l’icône représentant une check-list dans la colonne '''Actions'''.

Conditions pour consulter et gérer ses validités :
*Pour consulter ses validités un utilisateur doit posséder le droit [[Gestion-des-profils#Voir-ses-validités|Voir ses validités]].
*Un utilisateur peut gérer pour lui-même les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Type de validité que l'utilisateur peut gérer pour lui-même]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une nouvelle validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à renouveler une validité détenue ou à mettre à jour le '''Code identifiant''', la '''Date d'obtention''', la '''Limite de validité''' (d'une validité non achetable) ou à supprimer une validité, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Ajout-et-gestion-de-ses-validités|Ajout et gestion de ses validités]] ou le droit [[Gestion-des-profils#Gestion-de-ses-validités-détenues|Gestion de ses validités détenues]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à acheter ou renouveler une validité-produit, il doit détenir le droit [[Gestion des profils#Achat-ventes-libres|Achat ventes libres]] et le produit associé à la validité doit être en vente libre.

Conditions pour consulter et gérer les validités d'un tiers :
*Un utilisateur peut consulter et gérer les validités qui sont définies dans le droit [[Gestion des profils#Type-de-validité-que-l'utilisateur-peut-gérer-pour-lui-même|Types de validités que l'utilisateur peut gérer et certifier]].
*Pour qu'un utilisateur soit autorisé à ajouter une validité à vendre à un autre utilisateur, il doit détenir le droit [[Gestion-des-profils#Acheter-pour-les-tiers|Acheter pour les tiers]]

Il est possible d'afficher uniquement les validités nécessaires en sélectionnant un filtre :

[[File:selecteur-validités.png]]

Il est donc possible d'afficher uniquement :
*les validités qui peuvent être certifiées
*les validités effectives ([[#Prise-en-compte-d'une-validité|prises en compte]])

Si les validités de tous les utilisateurs sont affichées, il est possible d'afficher uniquement les validités d'un certain type grâce au sélecteur présent en haut à droite de la page. Si tous les types de validités sont affichés, alors il est uniquement possible d'afficher les validités qui peuvent être certifiées.

Pour renouveler une validité détenue, il faut éditer la validité en appuyant sur l'icône crayon qui apparaît dans la colonne '''Actions'''. Une fois sur le formulaire d'édition de la validité concernée un bouton '''Renouveler la validité''' est affiché. Cliquer dessus puis valider.

Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], l'utilisateur peut [[#Téléverser-un-fichier|téléverser un fichier]]. Une fois le fichier téléversé, il est téléchargeable.

Dans le tableau de la liste des validités, l'utilisateur concerné, peut voir qui et quand ont été certifiées ses validités. Il retrouve aussi les [[#Validité-contrat|validités-contrats]] qu'il a [[Connexion#Signer-des-validités-contrats|signé à la connexion]].

Si l'utilisateur peut gérer les validités de tiers, une liste déroulante '''Utilisateur''' apparaît au-dessus du tableau. Si la valeur '''Tous''' est sélectionné seules les validités à certifier sont affichées. De plus, une colonne ''Nom du titulaire'' est ajoutée et la colonne ''Alerte ?'' ainsi que le champ ''délai de prévenance'' sont cachés. Si on sélectionne un utilisateur autre que soi-même la colonne ''Alerte ?'' et le champ ''délai de prévenance'' sont cachés.

Remarques :
*Les validités arrivées à échéance apparaissent sur fond orange.
*Lorsqu'une validité n'est pas certifiée la cellule '''Etat de certification''' apparaît sur fond rouge.
*La mise à jour de la date d'échéance d'une validité réactive automatiquement la cellule de la colonne [[#Alertes-d'expiration|Alertes ?]] si celle-ci n'est pas modifié lors de la saisie dans le formulaire.
*Une validité-produit déjà détenue ne peut pas être supprimée.

==Alertes d'expiration==
Il existe deux types d'alertes liées à l'expiration d'une validité :
*Lorsque la date limite d'une validité est bientôt atteinte, une '''alerte avant échéance''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure orange et contenant un panneau orange.
*Lorsque la date limite d'une validité est dépassée, une '''alerte de validité expirée''' apparaît. Celle-ci s'affiche sous la forme d'une cellule à bordure et contenant un panneau rouges.

La case '''Alerte ?''' dans le formulaire de gestion d'une validité permet à un utilisateur d'activer ou désactiver les '''rappels à la connexion''' des validités arrivant à expiration ou ayant expiré.

Le délai de rappel des validités arrivant à expiration est visible dans le champ '''Délai de prévenance en semaines avant chaque échéance''' sous le tableau listant les validités d'un utilisateur. L'utilisateur connecté peut modifier son propre délai. Dans ce cas, ce champ affiche un menu déroulant dans lequel l'utilisateur connecté peut changer le délai. Par ailleurs, pour chaque activité, la case '''Alerte''' doit être cochée.

==Ajouter une validité à un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Sélectionner la validité à ajouter et valider.
*Saisir les données dans le formulaire et valider

Si la validité est une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], l'utilisateur sera automatiquement débité du montant correspondant. Les écritures comptables générées correspondantes sont validées. L'objectif est d'empêcher la réversibilité de cette opération par un utilisateur qui aurait souscrit à une validité. Cela permet de garantir la traçabilité des engagements.

Il est néanmoins possible de [[#Supprimer_la_validité_d'un_utilisateur|supprimer une validité]] à vendre indument attribuée.

Il est également possible de débrayer la vente an cliquant sur le toggle-switch '''Débrayer la vente''' afin que le compte ne soit pas débité. Cela nécessite d'avoir le [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]].

===Téléverser un fichier===
Lorsqu'un type de validité est configuré pour y [[Paramétrage-des-validités#Associer-un-document|associer un document]], le téléversement des fichiers se fait comme suit :
*L'utilisateur téléverse le fichier
Ensuite :
*S'il s'agit d'un fichier image, il est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF contenant du texte, le PDF est stocké en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient une seule image, celle-ci est extraite du PDF et est stockée en base de données.
*S'il s'agit d'un PDF qui contient plusieurs images, seule la première image est extraite du PDF et stockée en base de données.
*Si le fichier est vide (ne contient ni texte ni image), une alerte utilisateur [[Alertes-utilisateur#Le-contenu-du-fichier-est-vide.-Le-fichier-n'as-pas-pu-être-téléchargé|indiquant que le contenu du fichier est vide]] est affichée à l'écran. Le fichier ne peut pas être téléversé.
Dans un cas particulier où l'image encapsulée dans le PDF se compose de plusieurs masques transparents, OpenFlyers convertit l'ensemble de la page du PDF en une image jpeg. Dans le cas où plusieurs images sont encapsulées dans le fichier sur plusieurs pages, seule la première page est extraite.

Les fichiers téléversés sont stockés directement en base de données sous réserve d'être conforme aux règles de téléversement ci-dessous :
*Formats des fichiers autorisés : GIF, JPEG, PNG et PDF. Si le fichier téléversé n'est pas dans l'un de ces formats, [[Alertes-utilisateur#Ce-n'est-pas-un-fichier-de-type-:-gif,-jpeg,-png,-pdf|un message d'alerte correspondant]] s'affiche à l'écran.
*Poids maximal autorisé au moment du téléversement : 10 Mo.
*Poids maximal autorisé pour le stockage : 500 ko. Si le fichier téléversé dépasse les 500 Ko, il est redimensionné dans le cas où c'est une image. Si le fichier est toujours trop gros, alors il est refusé et le [[Alertes-utilisateur#La-taille-maximale-d'un-fichier-est-500ko|message d'alerte correspondant]] s'affiche.

Récapitulatif :

[[File:traitement-apres-televersement.png|800px]]

==États de la validité==
{| class="wikitable"
!État de validité!!description!!
|-
|À échéance||La validité est sur le point d'expirer et nécessite une mise à jour||[[File:pendingExpirationValidity.png|1000px]]
|-
|Expirée||La validité est périmée, elle n'est plus conforme et ne peut plus être utilisée||[[File:expiredValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Validités-en-attente-de-certification|Non certifiée]]||La validité n'a pas encore été validée officiellement et ne peut pas être utilisée||[[File:notCertifiedValidity.png|1000px]]
|-
|[[#Prise-en-compte-d'une-validité|Prise en compte]]||La validité est active et conforme, elle peut être utilisée sans restrictions||[[File:effectiveValidity.png|1000px]]
|-
|Provisoire||un état temporaire où une [[#Historique-des-validités|ancienne version]] reste [[#Prise-en-compte-d'une-validité|prise en compte]] en [[#Certifier-des-validités|attendant la certification]] d'une nouvelle||[[File:provisionalValidity.png|1000px]]
|}

==Modifier la validité d'un utilisateur==
*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les modifications s'effectuent via le formulaire d'édition d'une validité accessible depuis l'icône crayon dans la colonne '''Actions''' du tableau.

''Note :''
*Avant de faire un enregistrement en base de données, OpenFlyers vérifie s'il y a des modifications par rapport au dernier enregistrement actif de la même validité pour le même utilisateur.
*Les cellules non renseignées sont en rouges. Lors de l'édition via le formulaire, les champs associés sont également en surbrillance rouge.

Dans le cas d'une [[#Validité-à-vendre|validité à vendre]], la limite de validité n'est pas modifiable. Afin de l'augmenter, il faut passer par un renouvellement. Il est également possible de la modifier manuellement (à condition de disposer du [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|droit de débrayage]]) en cliquant sur l'interrupteur '''Débrayer la vente'''.

==Supprimer la validité d'un utilisateur==
La suppression d'une validité attribuée à un utilisateur entraine la suppression de toutes les informations associées à la validité :
*historique des modifications
*documents associés

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Les suppressions s'effectuent directement sur la ligne de la validité concernée en cliquant sur l'icône poubelle de la validité associée.

;Dans le cas où la ligne de la validité concernée ne dispose pas de l'icône poubelle
Cela veut dire que [[Gestion des produits et des ventes#Configuration_du_produit_Validité_"Cotisation"|la validité est à vendre]]. Il faut effectuer la procédure suivante :
*Si l'utilisateur a été indument débité, il faut [[Utilisation de la comptabilité#Annuler_l'effet_d'une_écriture_comptable|annuler l'effet d'une écriture comptable]] correspond au montant facturé qui n'aurait pas du l'être
Supprimer la vente de validité de façon temporaire :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
*Repérer la ligne qui lie le type de validité concerné avec un produit
*Copier la '''Formule de calcul de la date d'expiration''' de la ligne concernée et la coller dans un fichier texte temporaire pour la récupérer ultérieurement
*Noter le nom du produit associé
*Supprimer la ligne
*Supprimer la validité de l'utilisateur concerné (cf. début de la présente procédure)
Remettre en place la vente du type de validité :
*'''Admin > Ventes > Produits > Validités à vendre'''
Sur la dernière ligne :
*Champ '''Validité''' : sélectionner le nom du type de validité concerné
*Champ '''Produit''' : sélectionner le nom du produit associé
*Champ '''Formule de calcul de la date d'expiration''' : recoller la formule de calcul
*Cliquer le bouton '''Ajouter'''.

=Contrôle des validités=
==Contrôle des validités à la connexion==
Dès que l'utilisateur est identifié, un contrôle de ses validités est effectué. Les validités contrôlées sont uniquement celles que possède l'utilisateur et qui sont soumises à échéance ([[#Validité-complète|complète]]) ou les validités à expérience récente.

Le paramétrage du contrôle des validités s'effectue au travers de 2 champs :
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Alerte-à-la-connexion|Alerte à la connexion]]''' qui définit le comportement que l'application OpenFlyers doit adopter à la connexion
*le champ '''[[Paramétrage-des-validités#Soumise-à-échéance|Soumise à échéance]]''' qui doit être attribué. S'il n'y a pas d'échéance, alors il n'y a pas de contrôle de validité de l'échéance à la connexion

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une réservation==
Lors d'une réservation, OpenFlyers contrôle les validités détenues par la personne occupant la 1ère place dans la ressource '''et seulement s'il n'y a qu'une seule personne pour cette réservation'''. OpenFlyers vérifie également pour cette personne si des validités ne vont pas expirés avant la date de fin de la réservation. Les validités détenues doivent correspondre aux validités demandées pour le type de ressource correspondant à la ressource réservée et aux validités demandées pour les types d'activités sélectionnés.

Il y a 3 comportement possibles :
*Pas de contrôle des validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.
*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]] dans le cas où il manque une ou plusieurs validités.

Il y a un [[Configuration-des-réservations-internes#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-les-réservations|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].

Le comportement est le même pour toutes les validités.

==Contrôle des validités lors de la saisie d'une activité==
Lors de la saisie d'une activité, OpenFlyers effectue 2 contrôles :
#'''S'il n'y a qu'une seule personne pour cette activité''', le logiciel vérifie la présence des validités requises pour la ressource utilisée et les types d'activités sélectionnés. Il y a 2 comportements possibles pour chaque validité manquante :
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-orange|alerte non bloquante]].
#*Une [[Présentation-générale-des-alertes#Alerte-rouge|alerte bloquante]].
#:Il y a un [[Paramétrage-des-activités#Paramétrage-général-du-contrôle-des-validités-pour-la-saisie-des-vols|paramétrage général]] qui définit si toute validité manquante doit entrainer un blocage. Si ce n'est pas le cas, alors cela dépend du paramétrage associé à chaque type de validité grâce à la case à cocher [[Paramétrage-des-validités#Validité-bloquante-pour-la-saisie-(si-requise)|Validité bloquante pour la saisie des activités (si requise)]].
#OpenFlyers affiche une alerte pour les validités périmées [[#Contrôle_des_validités_à_la_connexion|comme à la connexion]].

=Débrayer la vente d'une validité=
Débrayer la vente d'une validité consiste à modifier la date limite d'une validité sans déclencher de vente afin que l'utilisateur concerné ne soit pas débité.

;Prérequis :
Pour pouvoir débrayer la vente d'une validité, le gestionnaire doit disposer du droit [[Gestion-des-profils#Débrayage-des-ventes-de-validités|débrayage des ventes de validités]].

;Procédure pour attribuer une nouvelle validité sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
*Sélectionner en haut à droite, dans la liste des validités, la validité à attribuer
Si la validité est une validité à vendre, alors apparait à côté de la liste, un interrupteur
*Cliquer sur cet interrupteur '''Débrayer la vente'''
Le bouton '''Acheter''' se transforme en '''Ajouter'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''
*Compléter le formulaire, notamment la '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Procédure pour modifier la limite validité d'une validité déjà attribuée sans la vendre :
*'''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Validités'''
*Sélectionner en haut à gauche, dans la liste des utilisateurs, l'utilisateur concerné
Les validités attribuées à l'utilisateur apparaissent
*A droite de la ligne de la validité à modifier, cliquer sur le pictogramme avec le symbole de l'euro barré et un crayon
Le formulaire d'édition de la validité apparait
*Modifier le champ '''Limite de validité'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Historique des validités=
Une validité possède un historique contenant tous les états par lesquels elle est passée.
Chaque changement effectué sur une validité entraîne automatiquement une entrée dans l'historique.

L'historique d'une validité est conservé même si la validité est supprimée, il sera consultable si une nouvelle validité du même type est créée pour le même utilisateur.

Il est possible de consulter les anciens fichiers contenus par la validité mêmes s'ils ont été remplacés.

Les fichiers validités téléversés sont comparés. S'ils sont identiques, alors seul l'ancien fichier est conservé. Cela permet de limiter l'augmentation de la taille de la base de données.

Chaque entrée d'historique affiche également :
* l'utilisateur (login) ayant effectué l'action ;
* l'adresse IP de l'utilisateur connecté ayant effectué l'action.

==Afficher l'historique des validités==
Pour afficher l'historique des validité :
*Aller sur l'[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|interface de gestion des validités d'un utilisateur]].
*Cliquer sur le nom de la validité dans la colonne de gauche du tableau pour ouvrir la page d'historique.
L'historique s'affiche chronologiquement, du changement le plus récent au plus ancien.

=Lister les détenteurs d'un type de validité=
*Aller sur '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur l'icône symbolisant une liste dans la colonne '''Liste''' de la ligne correspondante à la validité concernée.

Le tableau liste les personnes ayant la validité correspondante.

Lorsque la validité est soumise à échéance, la liste fait ressortir en rouge sur fond gris les dates d'échéances périmées.

Lorsque la validité est une validité à expérience, la liste contient uniquement les utilisateurs remplissant les critères de la formule d'expérience.

=Prise en compte d'une validité=

Une validité prend effet lorsque tous les points suivants sont réunis :

* La validité doit être [[#Validité-complète|complète]].
* Si une date d'expiration est présente, elle ne doit pas être dépassée.
* Si la [[#Certifier-des-validités|certification]] est possible, la validité doit être certifiée.

NB : Si la dernière validité enregistrée n'est pas prise en compte pour un utilisateur X et un type de validité Y, on vérifie dans [[#Historique-des-validités|l'historique]] s'il existe une validité qui est encore considérée comme valide pour la prendre en compte, on parle de [[#États-de-la-validité|validité provisoire]].

=Validités en attente de certification=

*[[#Consulter-et-gérer-ses-validités-ou-celles-d'un-tiers|Accéder à l'interface de gestion des validités]]
*Par défaut le filtre ''Utilisateur'' est sélectionné sur ''Tous'' ce qui permet de visualiser toutes les validités que l'utilisateur peut certifier.

Il est possible de consulter et modifier les renseignements rentrés par les utilisateurs, dans le cas où les informations sont valides, l'utilisateur peut certifier la validité.

Une fois certifiée, la validité reste encore visible 24h, ainsi il est encore possible de corriger la validité si une erreur apparaît.

Cette page est accessible en suivant le lien contenu dans [[Envoi-des-emails#E-mail-de-demande-de-certification-de-validité|l'e-mail de notification]] envoyé automatiquement aux utilisateurs disposant du [[Gestion-des-profils#Types-de-validités-que-l'utilisateur-peut-gérer-et-certifier|droit de certifier la validité concernée]].

Signalements

2026-08-23T15:16:51Z

Claratte: /* Présentation */

__TOC__

= Présentation =
Les signalements permettent de déclarer, suivre et clôturer un problème constaté sur un aéronef.

Un signalement contient :
* la ressource concernée.
* le problème signalé.
* le statut de l'aéronef.
* l'état du signalement.
* le déclarant, la date de signalement et l'adresse IP.
* le vol associé.
* les commentaires de suivi.

==Affichage sur le planning==
Sur le planning, une pastille colorée peut apparaître devant le nom d'une ressource aéronef physique. Il représente le statut le plus restrictif parmi les signalements ouverts de l'aéronef :
* vert foncé : aucun signalement ouvert.
* vert clair : signalement ouvert avec statut '''Opérationnel'''.
* orange : signalement ouvert avec statut '''Restreint'''.
* rouge : signalement ouvert avec statut '''Bloquant'''.

==État du signalement==
Les états de signalement disponibles sont :
* '''Ouvert'''.
* '''Fermé'''.

==Signature d'approbation de navigabilité==
La signature d'approbation de navigabilité est paramétrée dans :

'''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''

Elle peut contenir les variables suivantes :
* %FIRSTNAME : prénom de l'utilisateur connecté.
* %LASTNAME : nom de l'utilisateur connecté.

Le texte par défaut est :

<pre>
Certifies that the work specified, except as otherwise specified, was carried out in accordance with Part-ML, and in respect to that work, the aircraft is considered ready for release to service.

%FIRSTNAME %LASTNAME - N° licence Part66
</pre>

==Statut de l'aéronef==
Les statuts d'aéronef disponibles sont :
* '''Opérationnel''' : l'aéronef reste exploitable.
* '''Restreint''' : l'aéronef reste exploitable avec restriction.
* '''Bloquant''' : l'aéronef ne doit pas être exploité avant traitement.

= Procédures =

== Accéder aux signalements ==

Les signalements sont accessibles depuis :
* '''Planning > Activités > Activités > Signalements'''.
* le formulaire de saisie d'activité, lorsqu'un signalement est saisi en même temps que l'activité.
* le carnet de route ou le carnet de vol, via l'action de modification d'une activité validée, qui permet d'ajouter un signalement sans modifier l'activité validée.

La page '''Signalements''' affiche la liste des signalements avec les colonnes suivantes :
* Ressource.
* Problème signalé.
* Statut de l'aéronef.
* État.
* Déclarant.
* Signalé le.
* Dernier commentaire.
* Actions, pour les utilisateurs ayant le profil [[Gestion-des-profils#Gestion-des-ressources|Gestion des ressources]].

== Ajouter un commentaire et clôturer un signalement ==

;Prérequis
*disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-ressources|Gestion des ressources]]

;Procédure

Sur la fiche d'un signalement, le bloc '''Ajouter un commentaire''' permet de saisir :
* un commentaire.
* l'état du signalement : '''Ouvert''' ou '''Fermé'''.
* le statut de l'aéronef si le signalement reste ouvert.
* la certification.

Les champs sont obligatoires.

Lorsque l'état est '''Fermé''', ou lorsque le statut de l'aéronef est modifié, la signature d'approbation de navigabilité est affichée et enregistrée dans la base de données.

== Consulter un signalement ==

;Prérequis
*disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-ressources|Gestion des ressources]]

;Procédure

L'ouverture d'un signalement affiche :
* les informations du vol associé, s'il existe.
* le problème signalé.
* le statut de l'aéronef.
* la certification.
* l'historique des commentaires.

Chaque commentaire indique :
* la date.
* l'utilisateur.
* l'adresse IP.
* le commentaire.
* l'état du signalement.
* le statut de l'aéronef, s'il a été modifié.
* la signature d'approbation de navigabilité, lorsqu'elle est requise.

== Créer un signalement depuis une activité ==

Lors de la saisie ou de la modification d'une activité, Il y a un colonne permet de renseigner :
* '''Problème signalé'''.
* '''Statut de l'aéronef'''.
* '''la case de certification''' : '''Je, soussigné ... certifie l'exactitude des informations saisies.'''

Si l'un de ces champs est renseigné, tous les champs du signalement deviennent obligatoires. Le signalement doit donc contenir une description, un statut et la certification.

Lorsque l'activité est enregistrée, le signalement est créé et associé au vol.

== Créer un signalement sans activité associée ==

Depuis la page '''Planning > Activités > Activités > Signalements''', cliquer sur le bouton '''Nouveau signalement sans vol'''.

Le formulaire demande :
* la ressource.
* le problème signalé.
* le statut de la ressource.
* la certification.

Un signalement créé de cette manière n'est pas rattaché à une activité.

== Filtrer les signalements ==

La liste des signalements peut être filtrée par :
* ressource.
* état du signalement (Ouvert, Fermé).
* statut de l'aéronef (Opérationnel, Restreint, Bloquant).

Signalements

2026-08-23T15:14:27Z

Claratte: /* Présentation */

__TOC__

= Présentation =

Les signalements permettent de déclarer, suivre et clôturer un problème constaté sur un aéronef.

Un signalement contient :
* la ressource concernée.
* le problème signalé.
* le statut de l'aéronef.
* l'état du signalement.
* le déclarant, la date de signalement et l'adresse IP.
* le vol associé.
* les commentaires de suivi.

;Affichage sur le planning

Sur le planning, une pastille colorée peut apparaître devant le nom d'une ressource aéronef physique. Il représente le statut le plus restrictif parmi les signalements ouverts de l'aéronef :
* vert foncé : aucun signalement ouvert.
* vert clair : signalement ouvert avec statut '''Opérationnel'''.
* orange : signalement ouvert avec statut '''Restreint'''.
* rouge : signalement ouvert avec statut '''Bloquant'''.

;État du signalement

Les états de signalement disponibles sont :
* '''Ouvert'''.
* '''Fermé'''.

;Signature d'approbation de navigabilité

La signature d'approbation de navigabilité est paramétrée dans :

'''Admin > Structure > Paramétrage > Activités'''

Elle peut contenir les variables suivantes :
* %FIRSTNAME : prénom de l'utilisateur connecté.
* %LASTNAME : nom de l'utilisateur connecté.

Le texte par défaut est :

<pre>
Certifies that the work specified, except as otherwise specified, was carried out in accordance with Part-ML, and in respect to that work, the aircraft is considered ready for release to service.

%FIRSTNAME %LASTNAME - N° licence Part66
</pre>

;Statut de l'aéronef

Les statuts d'aéronef disponibles sont :
* '''Opérationnel''' : l'aéronef reste exploitable.
* '''Restreint''' : l'aéronef reste exploitable avec restriction.
* '''Bloquant''' : l'aéronef ne doit pas être exploité avant traitement.

= Procédures =

== Accéder aux signalements ==

Les signalements sont accessibles depuis :
* '''Planning > Activités > Activités > Signalements'''.
* le formulaire de saisie d'activité, lorsqu'un signalement est saisi en même temps que l'activité.
* le carnet de route ou le carnet de vol, via l'action de modification d'une activité validée, qui permet d'ajouter un signalement sans modifier l'activité validée.

La page '''Signalements''' affiche la liste des signalements avec les colonnes suivantes :
* Ressource.
* Problème signalé.
* Statut de l'aéronef.
* État.
* Déclarant.
* Signalé le.
* Dernier commentaire.
* Actions, pour les utilisateurs ayant le profil [[Gestion-des-profils#Gestion-des-ressources|Gestion des ressources]].

== Ajouter un commentaire et clôturer un signalement ==

;Prérequis
*disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-ressources|Gestion des ressources]]

;Procédure

Sur la fiche d'un signalement, le bloc '''Ajouter un commentaire''' permet de saisir :
* un commentaire.
* l'état du signalement : '''Ouvert''' ou '''Fermé'''.
* le statut de l'aéronef si le signalement reste ouvert.
* la certification.

Les champs sont obligatoires.

Lorsque l'état est '''Fermé''', ou lorsque le statut de l'aéronef est modifié, la signature d'approbation de navigabilité est affichée et enregistrée dans la base de données.

== Consulter un signalement ==

;Prérequis
*disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-des-ressources|Gestion des ressources]]

;Procédure

L'ouverture d'un signalement affiche :
* les informations du vol associé, s'il existe.
* le problème signalé.
* le statut de l'aéronef.
* la certification.
* l'historique des commentaires.

Chaque commentaire indique :
* la date.
* l'utilisateur.
* l'adresse IP.
* le commentaire.
* l'état du signalement.
* le statut de l'aéronef, s'il a été modifié.
* la signature d'approbation de navigabilité, lorsqu'elle est requise.

== Créer un signalement depuis une activité ==

Lors de la saisie ou de la modification d'une activité, Il y a un colonne permet de renseigner :
* '''Problème signalé'''.
* '''Statut de l'aéronef'''.
* '''la case de certification''' : '''Je, soussigné ... certifie l'exactitude des informations saisies.'''

Si l'un de ces champs est renseigné, tous les champs du signalement deviennent obligatoires. Le signalement doit donc contenir une description, un statut et la certification.

Lorsque l'activité est enregistrée, le signalement est créé et associé au vol.

== Créer un signalement sans activité associée ==

Depuis la page '''Planning > Activités > Activités > Signalements''', cliquer sur le bouton '''Nouveau signalement sans vol'''.

Le formulaire demande :
* la ressource.
* le problème signalé.
* le statut de la ressource.
* la certification.

Un signalement créé de cette manière n'est pas rattaché à une activité.

== Filtrer les signalements ==

La liste des signalements peut être filtrée par :
* ressource.
* état du signalement (Ouvert, Fermé).
* statut de l'aéronef (Opérationnel, Restreint, Bloquant).

Configuration des réservations externes

2026-08-20T16:01:24Z

Claratte: /* Configurer la vente des produits externes */

=Présentation=
Cette page présente le paramétrage du module de réservations externes.

Voir la page [[Utilisation des réservations externes]] pour la présentation et l'utilisation du module.

=Configurer la mise en place des réservations externes=
La procédure de configuration des réservations externes est découpée en 3 chapitres ci-dessous qu'il faut suivre dans l'ordre.

==Créer les champs métiers, les profils, le type d'activité et le type de validité==
;Ajouter les champs métiers pour les réservations externes
*Aller dans '''Admin > Structure › Variables › Champs métiers'''
*Pour chaque ligne du tableau ci-dessous :Types d'activités > Actifs
**Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne renseigner les champs avec les valeurs indiquées dans la ligne correspondante
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

{| class="wikitable"
|-
! Nom de variable
! Intitulé
! Catégorie
! Type de valeur
! Remplissage obligatoire
! Catégorie liée
! Champ à lier
|-
| externalLastName
| Nom
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| last_name
|-
| externalFirstName
| Prénom
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| first_name
|-
| externalCellPhone
| Téléphone portable
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| cell_phone
|-
| externalEmail
| E-mail
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| email
|}

Il est possible d'[[#Ajouter-les-champs-métiers-optionnels|ajouter d'autres champs métiers]] selon les besoins, afin d'enrichir le formulaire de réservation externe et de collecter ainsi davantage d'informations auprès des utilisateurs effectuant les réservations.

;Créer un profil pour les utilisateurs effectuant les activités liées aux réservations externes
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un profil'''
*Renseigner le champ '''Nom du profil''' avec le nom souhaité (exemple : "Pilote baptême")
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Cliquer sur l'onglet '''Réservations'''
*Cliquer sur la case à cocher '''Planning personnel''' pour ce profil
*Cliquer sur la case à cocher '''Planning individuel visible pour les autres''' pour ce profil
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils plus'''
Pour les profils qui doivent pouvoir voir les lignes de réservations de ces utilisateurs ou modifier les disponibilités de ces utilisateurs :
*colonne '''Profils visibles''', cocher le profil précédemment créé

;Créer un profil pour les clients externes
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un profil'''
*Renseigner le champ '''Nom du profil''' avec le nom souhaité (exemple : "Client baptême")
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
''Note : Le profil ne doit avoir aucun droit''

;Créer un type d'activité
Si nécessaire, il faut créer un type d'activité dédié aux réservations externes :
*Aller dans '''Admin > Types d'activités > Types d'activités > Actifs'''
*Cliquer sur le bouton "+" en haut à droite du tableau '''Liste des types d'activités'''
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du type d'activité souhaité (exemple : "Baptême")
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
'''Attention :''' le nom du type d'activité apparait sur l'interface de réservation externe. Afin qu'il s'intègre correctement, sans créer de faute d'orthographe, il doit être un groupe nominal masculin.

Exemples :
*Baptême de l'air
*Vol découverte

Déconseillé :
* Balade découverte

Il est possible de demander aux clients externes de téléverser un document permettant d'attester d'une commande effectuée par un autre biais et donnant le droit d'effectuer une réservation.

Ce document est alors stocké dans une validité.

Pour paramétrer cela, il faut suivre la procédure [[#Créer-un-type-de-validité-pour-stocker-une-preuve-d'achat|Créer un type de validité pour stocker une preuve d'achat]].

==Paramétrer le module de réservations externes==
;Activer et paramétrer le module des réservations externes
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Activer l'interrupteur '''Réservations externes'''
Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :
*'''Synchronisation avec une API REST tierce''' (facultatif, voir [[#Interfacer-les-réservations-externes-avec-un-service-web-de-gestion-des-codes-de-référence-de-vente|Interfacer les réservations externes avec un service web de gestion des codes de référence de vente]])
*'''Heure de début (fuseau X)'''
*'''Heure de fin (fuseau X)'''
*'''Durée d'une réservation externes'''
*'''Permettre de choisir la durée d'activité'''
*'''Utiliser la couleur de la 1ère ressource disponible pour chaque créneau''': permet d'activer [[#Coloriser-les-créneaux-disponibles-en-fonction-de-la-1ère-ressource-disponible|Colorisation des créneaux disponibles en fonction de la 1ère ressource disponible]]
*'''Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de''' (la valeur minimale ne peut être inférieure à la valeur définie dans le [[Configuration-des-réservations-internes#Interdire-d'effectuer-une-réservation-débutant-dans-moins-de|Interdire d'effectuer une réservation débutant dans moins de]] du formulaire de configuration des réservations internes
*'''Interdire d'effectuer une réservation se terminant dans plus de'''
*'''Interdire d'annuler une réservation débutant dans moins de '''
*'''Limitation du nombre de réservations'''
*'''Autoriser uniquement les emails des utilisateurs actifs''': lorsque activé, permet de n'envoyer un email de demande de confirmation qu'aux adresses emails d'un utilisateur actif, c'est à dire pour une adresse email présente en base de données.
*'''Profil utilisateur partie prenante''' : sélectionner le profil créé précédemment ("Pilote baptême" dans l'exemple)
''Note : Si '''Aucun''' est sélectionné, les périodes disponibles pour une réservation externe sont déterminées uniquement en fonction de la disponibilité des ressources''
*'''Filtrer les utilisateurs avec le champ métier''' et '''Filtrer les ressources avec le champ métier''' (voir [[#Filtrer-les-utilisateurs/ressources-prises-en-compte-pour-les-créneaux-horaires-disponibles|Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles]])
*'''Profil à affecter aux clients''' : sélectionner le profil créé par précédemment ("Client baptême" dans l'exemple)
*'''Type d'activité à affecter aux réservations''' : sélectionner le type d'activité à affecter aux réservations externes. Exemple : "Baptême".
*'''Demander une pièce jointe et l'enregistrer dans le type de validité suivant ''' : si un type de validité pour stocker une preuve d'achat a été créé dans le paramétrage préliminaire, sélectionner la validité correspondante. Sinon, laisser vide
**Modifier le label associé au champ d'importation de la pièce jointe qui apparait dans l'interface de la saisie des coordonnées en éditant le champ '''Nom du champ pour la pièce jointe'''.
**Préciser si l'import de la pièce jointe est obligatoire ou facultative en sélectionnant l'une des deux options du champ '''Pièce jointe'''.
*'''Enregistrer la référence transmise en paramètre GET en tant que''' (voir [[#Affecter-la-référence-du-bon-d'achat-à-la-réservation-externes|Affecter la référence du bon d'achat à la réservation externes]])
*'''Template de l'e-mail de confirmation de réservation''' (voir l'exemple [[#Template-e-mail-de-confirmation-de-réservation|Template e-mail de confirmation de réservation]])
*'''Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation''' (voir l'exemple [[#Template-e-mail-d'annulation-de-réservation|Template e-mail d'annulation de réservation]])
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*'''Template de l'e-mail d'annulation de réservation''' (voir l'exemple [[#Template-e-mail-d'annulation-de-réservation|Template e-mail d'annulation de réservation]]
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

L'interface des réservations externes ('''Planning > Planning > Réservations externes'''). Devrait désormais afficher un calendrier (vide)

==Associer les ressources et les utilisateurs==
;Ajouter des ressources pouvant être utilisées pour les réservations externes
*Aller dans '''Gestion > Ressources > Actives'''.
*Choisir la ressource à ajouter et cliquer sur l'icône '''modifier'''.
*Cocher '''Peut être utilisé pour les réservations externes''' dans la colonne '''Champs métier'''.
*Valider en appuyant sur le bouton '''Enregistrer'''.

;Ajouter des utilisateurs pouvant être affectés à des réservations externes
*Aller dans '''Gestion > Utilisateurs > Utilisateurs > Actifs'''
*Choisir un utilisateur à ajouter et cliquer sur l'icône '''modifier'''
*Dans la liste '''profil''' sélectionner le profil indiquant que l'utilisateur peut être sur des réservations externes
*Valider en appuyant sur le bouton '''Enregistrer'''
*Aller dans '''Planning > Données > (In)disponibilités''' et indiquer les disponibilités de l'utilisateur

;Gérer les places
Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Profils plus''', dans la colonne '''Attribution de place''' :
* S'assurer que le profil des clients externes puisse s'attribuer une place de pilote (1ère place) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.
* S'assurer que le profil des pilotes pouvant effectuer un baptême puisse s'attribuer une place d'instructeur (2ème place) sur les types de ressources concernés par les baptêmes de l'air.

;Tester
Une fois l'ensemble de ce paramétrage effectué, il faut tester le module de réservation externe pour vérifier qu'il permet :
*de sélectionner un créneau disponible
*d'envoyer un email de demande de confirmation
*de confirmer
*de recevoir un email de confirmation
*d'annuler en cliquant sur le lien présent dans l'email de confirmation
*de valider la demande d'annulation
*de recevoir un nouvel email d'annulation

=Configurer la vente des produits externes=
;Présentation
Ce paramétrage permet d'activer la vente de produits externes. A l'heure actuelle, le module permet uniquement de coupler la vente d'un produit avec le module des réservations externes et de valider cette vente par paiement en ligne. A noter qu'il est possible de définir plusieurs produits/tarifs proposés à la vente. Par contre, il n'est pas possible de définir les ressources éligibles en fonction des produits/tarifs.

;Prérequis
*Avoir [[#Configurer|configuré les réservations externes]] et testé son fonctionnement

==Créer les champs métiers requis pour le processus de paiement==
*Aller dans '''Admin > Structure › Variables › Champs métiers'''
*Pour chaque ligne du tableau ci-dessous :
**Tout en bas du tableau, sur la dernière ligne renseigner les champs avec les valeurs indiquées dans la ligne correspondante
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

Ce tableau présente la liste des champs métiers à créer obligatoirement, en suivant la procédure ci-dessus.

{| class="wikitable"
|-
! Nom de variable
! Intitulé
! Catégorie
! Type de valeur
! Remplissage obligatoire
! Catégorie liée
! Champ à lier
|-
| externalAddress
| Adresse
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| address
|-
| externalCity
| Ville
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| city
|-
| externalZipCode
| Code postal
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| zipcode
|-
| externalCountry
| Pays
| Réservation externe
| Chaîne textuelle
| OUI
| Utilisateur
| country
|}

==Créer le produit, les comptes et les règles de ventilation comptables==
;Créer un produit externe
*Aller dans '''Admin > Ventes > Produits > Produits'''
En bas du tableau sur la dernière ligne vide :
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du produit qui apparaitra sur l'interface utilisateur (exemple : "Baptême de l'air")
*Cocher '''Produit externe'''
*Dans le champ '''Type de vente''', sélectionner ''Produit non stocké''
*Dans le champ '''Montant du tarif''' indiqué le tarif souhaité
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

;Créer un compte client externe devant être débité pour les ventes externes
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Clients'''
En bas du tableau sur la dernière ligne :
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du compte (exemple : "Client Baptême")
*Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec le code comptable (exemple : 411000)
*Cocher la case '''Reçoit les paiements des clients extérieurs'''
*Cliquer sur le bouton symbolisant le signe plus

;Activer les ventes externes et définir le compte créé ci-dessus comme compte d'imputation pour les ventes externes
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Comptes'''
*Activer l'interrupteur '''Ventes externes'''
*Dans le champ '''Compte imputé pour les ventes externes''', sélectionner le compte défini précédemment
*Dans le champ '''Type d'encaissement par internet''', sélectionner le type de paiement correspondant à un TPE virtuel (exemple : ''Carte bancaire en ligne'')
*Dans le champ '''Comptabilité pour le format monétaire''', sélectionner la comptabilité à utiliser pour définir le format pour la mise en forme monétaire (exemple : ''Principale'')
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

;Créer un compte produit devant être crédité pour les ventes externes
*Aller dans '''Gestion > Comptes > Comptes > Produits'''
En bas du tableau sur la dernière ligne :
*Renseigner le champ '''Nom''' avec le nom du compte (exemple : "Ventes externes")
*Renseigner le champ '''Compte d'export''' avec le code comptable (exemple : 706000)
*Cliquer sur le bouton symbolisant le signe plus

;Configurer les règles de facturations
*Aller dans '''Admin > Ventes > Facturation > Produits'''
*Vérifier que la première règle de facturation est intitulée "Tarification générale des produits" et que la cellule "Produit externe" contient une étoile, si ce n'est pas le cas :
**Cliquer sur le bouton '''Ajouter une ligne de facturation'''
**Renseigner le champ '''Nom''' avec l'intitulé : Tarification generale des produits
**Renseigner le champ '''Quantité / taux''' avec la formule : %PRODUCT_QUANTITY
**Renseigner le champ '''Prix unitaire hors-taxe / TVA''' avec la formule : %UNIT_PRICE_VALUE
**Renseigner le champ '''Formule''' avec la formule : %CURRENT_QUANTITY * %CURRENT_UNIT_PRICE
**Renseigner le champ '''Nom de variable associé à la formule''' avec l'intitulé : tarifGeneral
**Dans le champ '''Type de compte à débiter''', sélectionner ''Compte utilisateur / ventes externes''
**Dans le champ '''Compte utilisateur à débiter''', sélectionner le compte utilisateur par défaut (exemple ''Compte Pilote'')
**Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte produit''
**Dans le champ '''Compte produit à créditer''', sélectionner ''Boutique'' ou ''Ventes externes''
**Dans le champ '''Produits internes''', cocher '''Tous'''
**Dans le champ '''Produits externes''', cocher '''Tous'''
**Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter une ligne de facturation'''
*Renseigner le champ '''Nom''' avec l'intitulé souhaité (exemple : "Vente externe - baptêmes")
*Renseigner le champ '''Formule''' avec la formule suivante : @tarifGeneral
*Dans le champ '''Type de compte à débiter''', sélectionner ''Compte produit''
*Dans le champ '''Compte produit à débiter''', sélectionner le compte crédité par défaut à la première ligne des règles de facturation (exemple : "Boutique" ou "Ventes diverses")
*Dans le champ '''Type de compte à créditer''', sélectionner ''Compte produit''
*Dans le champ '''Compte produit à créditer''', sélectionner le nom du compte produit créé précédemment
*Dans le champ '''Produits externes''', cocher le ou les produit(s) externe(s) souhaités dans la liste (exemple : ''Tous'')
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

=Paramétrages facultatifs=
==Affecter la référence du bon d'achat à la réservation externe==
Il est possible d'affecter le code de la référence du bon d'achat à la réservation externe en fonction de paramètre attribué dans un champ métier réservation.

Voici un exemple de paramétrage permettant d'ajouter le champ métier dédié au stockage de la référence du bon d'achat :
*Aller dans '''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Sur la dernier ligne :
*Colonne '''Nom de variable''', renseigner "reference"
*Colonne '''Intitulé''', renseigner "Référence d'achat"
*Colonne '''Catégorie''', sélectionner ''Réservation''
*Colonne '''Type de valeur''', sélectionner ''Chaîne textuelle''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Enregistrer la référence transmise en paramètre GET en tant que''' : sélectionner le champ préalablement créé '''Référence d'achat (reference)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Cela permet de capturer le code associé au paramètre GET '''reference''' passé dans l'URL permettant d'afficher l'interface de réservations externes et de le stocker dans le champ métier '''Référence d'achat''' lors de l'enregistrement de la réservation.

Exemple :
<pre>https://localhost/4.0/externalBooking.php?reference=AZERTY</pre>
Permet d'attribuer le code de référence d'achat ''AZERTY'' à la réservation en cours.

==[[Champs-métiers#Ajouter-un-champ-métier|Ajouter les champs métiers]] optionnels==

Il est possible d’ajouter d’autres champs métiers lors de l’utilisation du module de réservations externes, à condition de respecter les exigences suivantes lors de leur [[Champs-métiers#Ajouter-un-champ-métier|création]] :

* '''Nom du champ''' : Ajouter le préfixe '''external''' au début du nom pour indiquer qu'il s'agit d'un champ métier externe.
* '''Catégorie''' : Sélectionner '''Réservation externe''' comme catégorie.
* '''Remplissage obligatoire''' : Cocher cette case si le champ doit être complété par l’utilisateur.
* '''Catégorie liée''' : Associer le champ métier à la catégorie correspondante ('''Utilisateur''' / '''Réservation''').
* '''Champ à lier''' : Associer le champ au '''champ métier''' (si celui-ci n'existe pas, il faut le créer) ou bien au '''champ original''' de la catégorie liée, ce champ lié indique l’endroit où la valeur saisie par le client externe est enregistrée.

==Ajouter une règle pour les réservations externes==

Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations internes'''.

Dans '''Régles de saisie XML''' ajouter une règle de la forme suivante :

<syntaxhighlight lang="xml">
<rule>
<activityTypeList>
<activityType></activityType>
</activityTypeList>
<resourceTypeList minQty="1" maxQty="1">
<resourceType>*</resourceType>
</resourceTypeList>
<placeList>
<place index="0" minQty="1" maxQty="1" status="4">
<profile></profile>
</place>
<place index="1" minQty="1" maxQty="1" status="4">
<profile></profile>
</place>
</placeList>
</rule>
</syntaxhighlight>

==Coloriser les créneaux disponibles en fonction de la 1ère ressource disponible==
Le paramètrage suivant permet de définir la couleur de fond en fonction de la couleur de la première ressource disponible dans le tableau des créneaux disponibles des réservations externes:
*[[Gestion-des-ressources#Changer-la-couleur-de-la-ligne-du-planing-de-la-ressource|Changer la couleur de la ligne du planing de la ressource]]
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Utiliser la couleur de la 1ère ressource disponible pour chaque créneau''' : activer l'interrupteur

==Créer un type de validité pour stocker une preuve d'achat==
;Prérequis
*Avoir [[#Configurer-la-mise-en-place-des-réservations-externes|configuré la mise en place des réservations externes]]

;Procédure
*Aller dans '''Admin > Utilisateurs > Types de validités'''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter un type de validité'''
*Renseigner le champ '''Nom''' avec l'intitulé souhaité (exemple : "Bon d'achat")
*Cocher '''Associer un document'''
*Dans les champs '''Profils autorisés à gérer pour eux-mêmes''' et '''Profils autorisés à gérer/certifier pour les autres''' cocher les profils de gestion devant pouvoir accéder à cette validité
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Renseigner le champ '''Demander une pièce jointe et l'enregistrer dans le type de validité suivant''' avec le type de validité créé ci-dessus
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Filtrer les utilisateurs/ressources prises en compte pour les créneaux horaires disponibles==
Il est possible de restreindre les utilisateurs et/ou les ressources en fonction de paramètres attribués dans un champ métier utilisateur/ressource

Voici un exemple de paramétrage permettant de prendre en compte les utilisateurs en fonction de leur base géographique d'affectation :
*Aller dans '''Admin > Structure > Variables > Champs métiers'''
Sur la dernier ligne :
*Colonne '''Nom de variable''', renseigner "locationPerson"
*Colonne '''Intitulé''', renseigner "Base géographique"
*Colonne '''Catégorie''', sélectionner ''Utilisateur''
*Colonne '''Type de valeur''', sélectionner ''dbObject:Location''
*Cliquer sur le bouton '''Ajouter'''

*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Filtrer les utilisateurs avec le champ métier''' : sélectionner le champ préalablement créé '''Base géographique (locationPerson)'''
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

Cela permet de ne prendre en compte que les utilisateurs pour lesquels le champ métier ''Base géographique'' correspond au paramètre GET locationPerson passé dans l'URL permettant d'afficher l'interface de réservations externes.

Exemple :
<pre>https://localhost/4.0/externalBooking.php?locationPerson=LFBD</pre>
Permet de ne prendre en compte que les utilisateurs disponibles ayant dans le champ '''Base géographique''' la valeur ''LFBD (BORDEAUX MERIGNAC)''.

==Interfacer les réservations externes avec un service web de gestion des codes de référence de vente==
OpenFlyers implémente un interfaçage vers une API REST tierce de gestion des codes qui permet de vérifier si le code de référence renseigné par l'utilisateur ou transmis via l'URL est valide ou non.

Les échanges se font au format JSON.

OpenFlyers renvoie à l'API la date de la réservation, le type de ressource et les coordonnées de la personne en charge de l'activité lors de la prise de réservation externe ou lors de son annulation.

Pour interfacer OpenFlyers avec l'API, il faut :
*Aller dans '''Admin > Structure > Paramétrage > Réservations externes'''
*Champ '''Synchronisation avec une API REST tierce''' : activer le '''toggle switch'''.

Renseigner les champs suivants avec les paramètres souhaités :
*'''URL de l'API REST tierce''' : Assigner le lien de base de l'API
*'''Jeton d'authentification''' : Assigner le Jeton d'authentification de l'API

Une fois que la configuration est faite par OpenFlyers, les opérations suivantes s'effectuent systématiquement :
*Vérification de la validité du code de référence via le lien '''externalBookingWebServiceURL/{code}''' avec la méthode '''GET''', auquel l'API doit répondre en transmettant un JSON sous le format suivant :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"validity": true,
"code": "Code_De_Référence",
"buyer_name": "Nom_Agence_web",
"validity_date": "YYYY-MM-DD",
"video": "true",
"cancellable": "true",
"activity_type": 4,
"booking_duration": "45"
}
</syntaxhighlight>

NB:Le code est valide si la valeur de '''validity''' est '''true'''.
*Si la variable '''booking_duration''' est définie et contient une valeur multiple de '''15''', elle sera utilisée à la place du paramètre '''Durée d'une réservation externe'''.
*Si la variable '''activity_type''' est définie et correspond à l'id d'un type d'activité actif, la valeur sera utilisée à la place du paramètre ''' Type d'activité à affecter aux réservations'''.

*Notification à l'API tierce d'une nouvelle réservation via le lien '''externalBookingWebServiceURL/{code}/activate''' avec la méthode '''PUT''', en passant les données de requête suivantes :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"date" : "2022-04-05T06:00:00Z", //date de la réservation en format ISO UTC
"resource_type" : "le type de la ressource utilisée dans la réservation",
"structure_person_name" : "le nom du pilote",
"structure_person_email" : "l'email du pilote",
"structure_person_phone" : "le numéro de téléphone du pilote"
}
</syntaxhighlight>
- En retour l'API doit répondre en cas de succès :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": true
}
</syntaxhighlight>

- En retour l'API doit répondre en cas d'échec :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": false,
"error_msg": "le message d'erreur"
}
</syntaxhighlight>

*Notification à l'API tierce de l'annulation d'une réservation via le lien '''externalBookingWebServiceURL/{code}/release''' avec la méthode '''PUT'''

- En cas de la réussite de la notification, l'API répond :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": true
}
</syntaxhighlight>

- En cas d'échec l'API répond :
<syntaxhighlight lang="javascript">
{
"status": false,
"error_msg": "le message d'erreur"
}
</syntaxhighlight>

'''Exemple de la communication en PHP avec l'API:'''
<syntaxhighlight lang="php">
// Prepare data to send by request
$requestData = array(
'date' => "2022-04-05T06:00:00Z", //date de la réservation en format ISO UTC
'resource_type' => 'resource_type',
'structure_person_name' => 'pilot_full_name',
'structure_person_email' => 'pilot_email',
'structure_person_phone' => 'pilot_cell_phone',
);
// Initialize a curl session
$curl = curl_init();
// Set options
curl_setopt_array($curl, array(
CURLOPT_URL => 'externalBookingWebServiceURL/42E390B0D843561F/activate',
CURLOPT_RETURNTRANSFER => true,
CURLOPT_FOLLOWLOCATION => true,
CURLOPT_CUSTOMREQUEST => 'PUT',
CURLOPT_HTTPHEADER => array('Content-Type: application/json', 'Authorization: Bearer uqpsildfqtw5o2qq9o45guz3ydfceehb'),
CURLOPT_SSL_VERIFYPEER => false,
CURLOPT_POSTFIELDS => json_encode($requestData),
));
// Execute the curl session
curl_exec($curl);
// Close curl session
curl_close($curl);
</syntaxhighlight>

=Templates d'email=
==Template e-mail d'annulation de réservation==
* Définir la template de l'e-mail dans le champ '''Template de l'e-mail d'annulation de réservation''' dans l'interface de paramétrage '''Réservations externes'''.
Exemple de template d'e-mail par défaut:
<pre>
Madame, Monsieur %CLIENT_FULL_NAME,

Nous sommes au regret de vous informer de l'annulation de votre réservation sur l'appareil %RESOURCE_NAME le %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
avec comme pilote %PILOT_FULL_NAME.

Cette opération a été effectuée par %AUTHENTICATION_LOGIN

Vous pouvez nous contacter par téléphone pour trouver un nouveau créneau disponible.

Annuler la réservation : %%BOOKING_CANCEL_URL

En vous remerciant par avance pour votre compréhension,

Cordialement,
</pre>

* Personnaliser l'objet de l'e-mail dans le champ '''Personnaliser l'objet de l'e-mail d'annulation de réservation''' dans l'interface de paramétrage '''Réservations externes'''.
Exemple de l'objet d'e-mail par défaut:
<pre>Annulation de votre réservation %STRUCTURE_NAME</pre>

*L'e-mail est envoyé immédiatement après l'annulation de la réservation.

==Template e-mail de confirmation de réservation==
* Définir la template de l'e-mail dans le champ '''Template de l'e-mail de confirmation de réservation''' dans l'interface de paramétrage '''Réservations externes'''.

Exemple de template d'e-mail par défaut:
<pre>
Votre %ACTIVITY_TYPE_NAME a été réservé avec succès.

Numéro du bon de réservation: %BOOKING_ID
Réservé au nom de: %CLIENT_FULL_NAME
Date: %DATE, de %START_TIME à %END_TIME
Votre pilote: %PILOT_FULL_NAME
Son adresse e-mail: %PILOT_EMAIL
Son numéro de téléphone portable: %PILOT_CELL_PHONE
Votre appareil: %RESOURCE_NAME
Vous recevrez un email de confirmation ou d'annulation de la demande au plus tard %CANCEL_BOOKING_MIN_TIME avant le vol projeté.

Annuler la réservation:

Afin d'annuler votre réservation, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous.
<a href="%BOOKING_CANCEL_URL" >Cliquez ici pour annuler.</a>

À bientôt!
</pre>
* L'e-mail est envoyé immédiatement après l'enregistrement de la réservation

==Variables==
{| class="wikitable"
|-
! Nom de la variable
! Valeur de la variable
|-
| %ACTIVITY_TYPE_NAME
| Le nom du type d'activité affecté aux réservations.
|-
| %AUTHENTICATION_LOGIN
|Le nom + prénom d'utilisateur connecté
|-
| %BOOKING_CANCEL_URL
| Lien pour annuler la réservation
|-
| %BOOKING_ID
| Le numéro de commande. / L'identifiant de la réservation.
|-
| %CLIENT_FULL_NAME
| Le nom + prénom du client.
|-
| %CANCEL_BOOKING_MIN_TIME
| Le délai minimum avant la réservation pour l'annuler.
|-
| %DATE
| La date de la réservation.
|-
| %END_TIME
| L'heure de fin de la réservation.
|-
| %EXTRAFIELDxx
| Permet de récupérer le contenu d'un champ métier. xx = numéro d'identifiant du champ métier. Exemple : %EXTRAFIELD35
|-
| %PILOT_EMAIL
| L'adresse email du pilote.
|-
| %PILOT_HOME_PHONE
| Le numéro de téléphone personnel du pilote.
|-
| %PILOT_WORK_PHONE
| Le numéro de téléphone professionnel du pilote.
|-
| %PILOT_CELL_PHONE
| Le numéro de téléphone portable du pilote.
|-
| %PILOT_FULL_NAME
| Le nom + prénom du pilote.
|-
| %RESOURCE_NAME
| Le nom de la ressource réservée.
|-
| %START_TIME
| L'heure de début de la réservation.
|-
|%STRUCTURE_NAME
|Le nom de la structure
|}

Données

2026-08-12T09:46:36Z

Claratte: /* Transmettre les données personnelles d'un utilisateur */

=Présentation=
L'objet de cette page est de regrouper les informations concernant le module de gestion des données d'OpenFlyers. Ce module aide les gestionnaires de structures à être en conformité avec le [[Règlement Général sur la Protection des Données|Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)]]. En effet il permet :
*de définir les durées de conservations ;
*de supprimer les données obsolètes de la base de données ;
*de servir de [[Règlement-Général-sur-la-Protection-des-Données#Registre-de-traitement-des-données|registre de traitement des données]].

==Affichage==
L'interface de la gestion des données se présente sous la forme d'un tableau contenant une ligne par [[#Catégorie|catégorie de données]] :

Avec pour chaque catégorie les éléments suivants :
*[[#Catégorie-de-données|Catégorie]]
*Traitement effectué
*[[Règlement-Général-sur-la-Protection-des-Données#Base-légale|Base légale]]
*Finalité
*Type de données
*Modalité de collecte (Si elle est manuelle ou automatique)
*Espace de stockage
*Responsable du traitement
*Profils habilités à consulter avec le nombre de personnes concernées
*Profils habilités à modifier avec le nombre de personnes concernées
*Utilisateurs concernés
*Durée de conservation en jours
*Date la plus ancienne
*Nombre de données obsolètes
*Nombre de données non obsolètes

Pour chaque catégorie, il est possible de :
*Modifier les durées de conservation (pictogramme crayon)
*Modifier le responsable de traitement (pictogramme crayon)
*Supprimer les données obsolètes (pictogramme corbeille)

Ce tableau peut être utilisé tel quel comme [[Règlement Général sur la Protection des Données#Registre de traitement des données|registre de traitement des données]].

==Catégorie de données==
Les catégories de données représentent les différents types de traitement proposés par la solution OpenFlyers.

Les catégories existentes sont les suivantes :
*Activités ''(ne comprend pas les vols de formation)''.
*Comptabilité : deux traitements possibles :
**Les entrées comptables
**Les comptes utilisateurs
*Formations ''(centré autour des activités d'instruction)''
*Utilisateurs
*Réservations
*Validités

==Contraintes d'obsolescence==
Afin de déterminer si une donnée est obsolète, chaque [[#Catégorie-de-données|catégorie]] possède ses propres contraintes.

Pour qu'une donnée obsolète soit supprimable, certaines [[#Catégorie-de-données|catégories]] ont des contraintes supplémentaires.

;Activités
*La date de l'activité doit être antérieure à la durée de conservation
*'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée

;Comptes
*Le compte doit être désactivé
*'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée

;Entrées comptables
*L'entrée comptable doit dépasser la durée de conservation
*Le compte associé doit avoir une balance dont la date doit être postérieure à celle de l'entrée comptable
Lors de la suppression des données obsolètes, les données comptables d'une année entière sont supprimées

;Formations
*La date de l'activité associée doit dépasser la durée de conservation
*'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée

;Réservations
*La date de la réservation doit dépasser la durée de conservation
*'''Supprimable :''' Aucune entrée comptable ne doit y être associée

;Utilisateurs
*L'utilisateur doit être désactivé
*'''Supprimable :''' Il ne doit pas exister de donnée liée:
**Aucun compte bancaire
**Aucune réservation
**Aucun vol et formation

;Validités
*La date d'expiration doit dépasser la durée de conservation

=Utilisation=

==Accéder au tableau de conservation des données==
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]]

;Procédure
*'''Admin > Structure > Données > Conservation des données'''

==Modifier la base légale d'un traitement==
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]]

;Procédure
*'''Admin > Structure > Données > Conservation des données'''
*Cliquer sur l’icône symbolisant un crayon pour la ligne du traitement concerné
*Dans le champ '''Base légale''', choisir le nom de la base légale parmi les [[Règlement-Général-sur-la-Protection-des-Données#Base-légale|6 choix définis par le RGPD]].
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Modifier la durée de conservation d'un traitement==
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]]

;Procédure
*'''Admin > Structure > Données > Conservation des données'''
*Cliquer sur l’icône symbolisant un crayon pour la ligne du traitement concerné
*Dans le champ '''Durée de conservation*''', indiquer la durée de conservation souhaitée en jours
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

'''/!\''' pour certains traitement il existe une durée minimale indiquée dans '''Valeur minimale'''

==Modifier le responsable d'un traitement==
;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]]

;Procédure
*'''Admin > Structure > Données > Conservation des données'''
*Cliquer sur l’icône symbolisant un crayon pour la ligne du traitement concerné
*Dans le champ '''Responsable du traitement''', indiquer le nom du responsable parmi les noms des gestionnaires proposés
*Cliquer sur le bouton '''Enregistrer'''

==Supprimer des données==
'''/!\ La suppression des données est une action irréversible''' : les données supprimées le sont définitivement et ne peuvent donc être récupérées. Aussi, il est recommandé de tester la fonctionnalité de suppression des données sur une [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|plateforme de test]].

La procédure suivante décrit la suppression des données pour un traitement. La suppression ne se fait que pour les données obsolètes supprimables c'est à dire les données qui n'ont pas [[#Contraintes-d'obsolescence|de contraintes]] avec d'autres données. Seules les données obsolètes supprimables sont supprimées.

;Prérequis
*Disposer du droit [[Gestion-des-profils#Gestion-du-paramétrage|Gestion du paramétrage]]
*Avoir [[Données#Modifier-la-durée-de-conservation-d'un-traitement|défini la durée de conservation souhaitée]]
*Avoir des '''données obsolètes supprimables'''

;Procédure
*Dans le cas d'une première suppression, il est recommandé de tester la fonctionnalité sur une [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|plateforme de test]]. Dans ce cas, il faut aller sur la plateforme de test ou en [[Compte-client-OpenFlyers-et-modèle-commercial#Plateforme-supplémentaire-de-test|créer une]]
*'''Admin > Structure > Données > Conservation des données'''
*Noter les :
**'''Nombre de données non obsolètes'''
**'''Nombre de données obsolètes non supprimables'''
*Cliquer sur le pictogramme symbolisant une poubelle liée au traitement pour lequel il faut supprimer des données
*Cliquer sur le bouton '''OK''' pour confirmer la demande de suppression
*Vérifier que la suppression s'est correctement faite :
**Vérifier que le '''Nombre de données obsolètes supprimables''' est passé à 0
**Vérifier que le '''Nombre de données non obsolètes''' et le '''Nombre de données obsolètes non supprimables''' n'ont pas changé
**Effectuer un sondage pour vérifier que les données antérieures à la date de suppression sont toujours présentes
*Après vérification, répéter l'opération sur la plateforme de production

==Transmettre les données personnelles d'un utilisateur==
Conformément au [[Règlement-Général-sur-la-Protection-des-Données#Droit-d'accès|Droit d'accès]] du RGPD un utilisateur doit pouvoir accéder à ses données personnelles. Le délai légal ([https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre3#Article12 RGPD, Art. 12.3]) pour répondre à une demande d'exercice de droit d'accès/portabilité est de 1 mois (prolongeable de 2 mois si la demande est complexe).

Chaque structure doit pouvoir proposer une solution d'accès. Par défaut, la solution d'accès est tout simplement de laisser l'utilisateur accéder lui-même à ses données personnelles via son accès personnel en lui indiquant où il peut retrouver les données personnelles qui le concerne à savoir :
*Nom, prénom, adresse, numéros de téléphones, adresse email : Planning › Données › Personnelles › Affichage et fiche personnelle
*Validités qui le concernent : Planning › Données › Personnelles › Validités. L'accès à l'historique des modifications est disponible en cliquant sur le bouton "historique de la validité" associé à chaque validité.
*Réservations qui le concernent : Planning › Planning › Réservations
*Activités/vols qui le concernent : Planning › Activités › Activités › Carnet de vol
*Facturations/encaissements : Planning › Comptes › Utilisateurs › Extrait de compte › Nom du ou des comptes
Si l'utilisateur ne peut se connecter à la plateforme OpenFlyers, il faut alors lui transmettre les informations qu'il souhaite obtenir. Celles-ci sont disponibles pour les gestionnaires depuis les menus suivants :
*Nom, prénom, adresse, numéros de téléphones, adresse email : Gestion › Utilisateurs › Utilisateurs › Actifs
*Validités qui concernent l'utilisateur : Gestion › Utilisateurs › Utilisateurs › Validités. L'accès à l'historique des modifications est disponible en cliquant sur le bouton "historique de la validité" associé à chaque validité.
*Réservations qui concernent l'utilisateur : Planning › Planning › Réservations
*Activités/vols qui concernent l'utilisateur : Planning › Activités › Activités › Carnet de vol
*Facturations/encaissements qui concernent l'utilisateur : Gestion › Utilisateurs › Utilisateurs › Actifs puis cliquer sur le ou les soldes de comptes de l'utilisateur concerné

A noter qu'OpenFlyers ne dispose que d'une interface permettant d'accéder à l'historisation des modifications des validités. Les autres données ne sont pas historisées dans un but d'exploitation. Cela est conforme au principe de frugalité du stockage dans une logique de limitation des impacts de l'informatique sur le changement climatique. Ce point est repris dans le réglement RGPD en tant que principe de minimisation des données ([https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre2#Article5|Art. 5.1.c du RGPD]).

L'export des données peut se faire en faisant une impression PDF. Cela permet de répondre à l'obligation de consultation des données.

S'il y a également un besoin de portabilité des données, le plus simple est de faire un copier/coller des tableaux dans un tableur puis ensuite d'effectuer une sauvegarde au format .csv.

Données

2026-08-12T09:43:56Z

Claratte: /* Transmettre les données personnelles d'un utilisateur */

Données

2026-08-12T09:39:16Z

Claratte: /* Transmettre les données personnelles d'un utilisateur */

2026-07-30T13:26:59Z

Claratte: /* Interfacer SkyZen à OpenFlyers */

=Présentation=
L'objet de cette page est de présenter l'interfaçage d'OpenFlyers avec la solution de suivi de navigabilité et de gestion de maintenance [https://skyzen.aero skyzen].

=Interfacer SkyZen à OpenFlyers=
;Prérequis
*Il faut disposer du droit ''A documenter''

;Procédure

Interfaçage OpenFlyers et Skyzen

2026-07-30T13:26:50Z

Claratte: /* Interfaçage */